مساحة مفتوحة في المكتب - ما هذا.
المساحة المفتوحة (أو المساحة المفتوحة) هي منظمة مكتبية حديثة. غرفة ضخمة حيث يتحدث شخص ما باستمرار على الهاتف ، حيث يناقش الزملاء قضايا العمل وطباعة المستندات. كل شيء يبدو وكأنه خلية نحل. تكتسب بنية مماثلة شعبية تدريجية - لقد تحولت العديد من الشركات بالفعل إلى المساحات المفتوحة. يمكن أن يتواجد عشرات الأشخاص في مثل هذا المكتب ؛ فلا توجد مكاتب منفصلة أو جدران فارغة أو حتى أقسام. لكن ليس كل الموظفين يفضلون هذا النوع من العمل. يشعر البعض بالسعادة ويشعرون بالرضا في مثل هذا الجو. يقارن آخرون المكتب بشقة مشتركة ، يحلمون بمكتب منفصل. لكن هذا الأخير لا يُمنح دائمًا الحق في الاختيار. إذا كنت لا توافق على المساحات المفتوحة ، ولكنك مجبر على العمل في مثل هذه الظروف ، فستكون قواعدنا في متناول اليد. إنها مناسبة ليس فقط للموظفين ، ولكن أيضًا للرؤساء. سنساعد في جعل العمل في مثل هذا المكتب مثمرًا قدر الإمكان.
كيف تعمل في مكتب مفتوح
أحد أسباب الشعبية المتزايدة للمكاتب المفتوحة هو فعاليتها من حيث التكلفة. توافق على أن المكاتب المنفصلة ستكلف أكثر من المساحة المفتوحة. ميزة أخرى هي الحل السريع للقضايا الفردية. في الأماكن المفتوحة ، من الأسهل بكثير العثور على الزميل المناسب ، حتى لو ترك مكانه. ومن مزايا هذه المكاتب أيضا جو ديمقراطي مميز. إذا لم تكن هناك حدود للمكتب ، فإن الحواجز النفسية بين الناس تختفي. يتفاعل الموظفون بشكل أفضل ، ويأتون للمساعدة ، ويتواصلون أكثر.
ولكن هناك أيضًا جوانب سلبية لخلو الحواجز. على سبيل المثال ، عدم السرية. يمكن سماع جميع الأحاديث. عدم وجود مساحة شخصية هو عيب خطير.... علاوة على ذلك ، يجب أن يمتثل مكان العمل للوائح صارمة. وجد الباحثون نمطًا يجعل المكاتب الفضائية المفتوحة أقل ملاءمة لإنتاجية العمل. والسبب في ذلك هو الضجيج المستمر والتوتر والمشتتات.
يمكن التعامل مع تفاصيل العمل في المكاتب المفتوحة بمساعدة أسرار معينة:
- قواعد. في مكتب صغير مفتوح المساحة ، حيث يعمل الموظفون معًا لفترة طويلة ، توجد قواعد خاصة تجعل وجود الزملاء أكثر ملاءمة وراحة. يمكن إنشاء هذه القواعد بشكل جماعي ، مع مراعاة جميع التفضيلات والرغبات. يمكن إخبار الأشخاص الجدد بجميع القواعد شفهياً حتى يتمكنوا من الاندماج بسهولة في الفريق. ولكن يجب أن يكون للمكتب الكبير ذي المساحات المفتوحة مع معدل دوران مرتفع للموظفين ، وفقًا لخبراء البوابة http://rabota.ua/ ، مجموعة القواعد الخاصة به. عادة ما يكون الرأس مشغولاً بذلك ، ويصلح كل شيء على الورق. سيصف هذا الملخص ، على سبيل المثال ، ما هو مسموح به في مكان العمل. يُسمح بفنجان من الشاي أو القهوة ، ووجبة أكثر كثافة على الطاولة من المحرمات بالفعل.
- تقسيم المباني. بالإضافة إلى أماكن العمل ، يجب أن تحتوي المساحة المفتوحة على أماكن مخصصة ، على سبيل المثال ، مطبخ. هنا يمكنك بالفعل تناول وجبة خفيفة بهدوء وتسخين الطعام والدردشة مع الزملاء أثناء الاستراحة. يحتوي المكتب الجيد أيضًا على غرفة منفصلة حيث يمكن للموظف الجلوس في صمت والتركيز على أمور العمل. مساحة أخرى مفيدة هي غرفة الترفيه. هنا يمكنك وضع طاولة لتنس الطاولة أو الهوكي الهوائي. يعتقد بعض المديرين أن العمال سوف يصرفون عن واجباتهم من خلال امتلاك مثل هذه الغرفة ، لكن هذا ليس هو الحال. تُظهر الممارسة أن الموظفين مثقلون بالفعل بالعمل ، لذلك يخصصون حدًا أدنى من الوقت للترفيه. لكن هذه الغرفة ستسمح لك بتشتيت انتباهك في الوقت المناسب ، بحيث يمكنك لاحقًا البدء في العمل بطاقة جديدة.
- مكان العمل. تتشابه جميع الطاولات في المكاتب ذات المساحات المفتوحة مع بعضها البعض ، ولكن يمكنك إضافة الفردية. انشر صورة لأحد أفراد أسرتك أو أحضر معك حلية لطيفة من المنزل أو احصل على نبتة منزلية. هذا سيخلق مساحة شخصية. بطبيعة الحال ، إذا كانت قواعد الشركة تسمح بذلك. ومع ذلك ، يجب أن يكون مكان العمل دائمًا منظمًا.
- التواصل مع الزملاء. عمل مساحة مفتوحة- هذه فرصة للاتصال سريعًا بالشخص المناسب. لكن لا تصرخوا عليه ، لأن ذلك يصرف انتباه العمال الآخرين. سيكون الاتصال عبر الإنترنت غريبًا أيضًا ، خاصةً إذا كانت مكاتبك قريبة من بعضها البعض. يجب حل جميع الأسئلة شخصيًا. لتحسين العمل ، يجدر جمع العديد من الأسئلة في وقت واحد وحلها بشكل مجمّع ، بدلاً من الركض باستمرار في المكتب. على الرغم من أن بعض القضايا تتطلب حلولا فورية. على الرغم من انفتاح الغرفة ، فأنت بحاجة إلى احترام المساحة الشخصية للشخص الآخر. قبل الاقتراب منه ، تحققي مما إذا كان لديه الوقت لحل مشاكلك.
- "ساعات العمل". يمكن حل أي مشكلة على الفور ، فهذه ميزة المساحة المفتوحة. ولكن غالبًا ما يعني هذا أنك مشتت باستمرار بسبب المشكلات والمكالمات والوثائق والاقتراحات الدخيلة. لمنع حدوث ذلك ، ينظم العديد من الموظفين "ساعات زيارة" لأنفسهم - وهو الوقت الذي يمكن تخصيصه لحل مشكلات الآخرين. يمكن أيضًا حلها بواسطة المكتب بأكمله من خلال تحديد أوقات اجتماعات محددة. يجب تكريس بقية اليوم للعمل الفردي.
- اتصالات هاتفية. الهاتف الذي يرن باستمرار هو بلاء جميع المكاتب المفتوحة. من أجل عدم تشتيت انتباه الزملاء ، واحترام عملهم ، من الضروري عدم وضع لحن بصوت عالٍ في المكالمة. من الأفضل ضبط وضع الاهتزاز. لا تناقش القضايا الشخصية عبر الهاتف ، ولا تنتظر الغداء أو تخرج إلى الردهة. زملائك بالتأكيد ليسوا مهتمين بخططك للمساء. فكر فيما إذا كنت تريد تكريس الغرباء لحياتك الشخصية.
- عازل للصوت. يستخدم العديد من الأشخاص سماعات الرأس أو سدادات الأذن في المكتب لحماية أنفسهم من الضوضاء المحيطة. هذا فعال ، لكنه ليس فعالًا دائمًا. لا يمكن أن يحمي المرء نفسه تمامًا من العالم الخارجي إلا في الحالات الاستثنائية للغاية ، وإلا فإن ذلك يتعارض مع أخلاقيات العمل. غالبًا ما تكون الضوضاء الصادرة عن ماكينات القهوة مصدر إلهاء. اقترحت منظمة مبيعات حلاً جيدًا. لديهم استراحات لتناول القهوة مرتين في اليوم في مكتبهم. خلال هذا الوقت ، يشتت انتباه جميع الموظفين عن العمل لتناول فنجان من القهوة ، وبالتالي فإن ضوضاء ماكينة القهوة لا تزعج أحداً.
- الروائح. الرائحة هي مصدر إلهاء مثل الضوضاء. الأمر يستحق احترام زملائك وعدم تناول الطعام في مكان العمل. هذا ينطبق أيضًا على العطور أو مستحضرات التجميل. رائحة العطر القوية جدًا يمكن أن تكون مزعجة ، وبعض الناس لديهم حساسية منها. للتفاعل الناجح مع الموظفين ، يجدر التخلي عن المنتجات ذات الرائحة النفاذة.
وفقًا للأسطورة ، اخترع Potemkin الوظائف المفتوحة. كان رجل الدولة غير راضٍ عن كسل الأقنان ، وبالتالي أصدر مرسوماً بشأن الموقع الخاص للمباني الملحقة. تم نصبهم بطريقة يمكن للمدير أن يراقب عمل كل الأقنان. ومع ذلك ، اكتسبت المساحة المفتوحة شعبية واسعة النطاق فقط في منتصف القرن العشرين في أمريكا. في القرن الحادي والعشرين ، يعمل 90٪ من العمال الأمريكيين في هذا النوع من المكاتب. في الوقت الحالي ، أصبحت المساحة المفتوحة أكثر شيوعًا في روسيا. على الرغم من الطلب ، فإن الخلافات حول منفعتها لا تهدأ. يعتقد البعض أن أماكن العمل المفتوحة توفر روحًا مؤسسية ، بينما يعتقد البعض الآخر أنها تقلل من إنتاجية الموظفين.
ما هو الفضاء المفتوح؟
المساحة المفتوحة هي تصميم خاص لمساحة المكتب. يتم إيواء جميع الموظفين في غرفة واحدة كبيرة. يتم فصل أماكن العمل عن بعضها بواسطة قسم رفيع. الجداول مرتبة في صفوف. يمكنك أن تتخيل كيف تبدو المساحة المفتوحة من خلال تذكر الأفلام الأمريكية التي تعرض المكاتب. في أغلب الأحيان ، يتم تقديم مساحة مفتوحة فيها.
مزايا
ما سر انتشار الفضاء المفتوح؟ في مزاياها التي لا شك فيها:
- توفير المساحة... غرفة صغيرة يمكن أن تستوعب العديد من الموظفين. لا يشترط تأجير مساحة كبيرة. المنفعة الاقتصادية لصاحب العمل لا يمكن إنكارها.
- التفاعل السريع للموظفين مع بعضهم البعض... يتم حل جميع قضايا العمل على الفور. من أجل مخاطبة زميل بطلب أو سؤال ، لا تحتاج إلى الالتفاف حول مكاتب مختلفة. هذا مهم بشكل خاص عند العمل بسرعة.
- إمكانية التحكم البسيط في عمل الموظفين.يميل الأشخاص الذين يبقون في غرفة منفصلة إلى تشتت انتباههم عن العمل. المدير ليس لديه عمليا أي وسيلة لتتبع هذه الراحة غير المصرح بها. المكتب المفتوح يحل هذه المشكلة تمامًا. الموظفين ليس لديهم فرصة لتأجيل العمل.
- ديمقراطية.هذا يضمن المساواة بين جميع الموظفين. تقل احتمالية تكوين مجتمعات مغلقة.
- المحافظة على الروح المؤسسية... تخلق المساحة المشتركة روح عمل موحدة ، مما يفيد التحفيز.
- سهولة إعداد الموظفين الجدد... يمكن للمبتدئين بسرعة. في اليوم الأول ، يتعرف الشخص على زملائه. إذا كان المبتدئ يعاني من مشاكل ، فيمكنه اللجوء إلى الموظفين ذوي الخبرة لجميع الأسئلة دون التجول في المنظمة.
- سهولة سير العمل... توجد جميع المستندات في غرفة واحدة ، وبالتالي لا يتعين عليك البحث عنها في جميع الغرف.
بادئ ذي بدء ، تعتبر المساحة المفتوحة مفيدة لمالك المنظمة. لا يحتاج صاحب العمل إلى تخصيص مكان عمل منفصل لكل موظف. يكفي استئجار غرفة واحدة كبيرة وتقسيمها إلى مناطق باستخدام الفواصل. تكلفة هذا الأخير لن تضر بميزانية الشركة.
سلبيات
الفضاء المفتوح له العديد من العيوب:
- زيادة مستوى الضوضاء... عدة عشرات من العمال في غرفة واحدة - هذه ضوضاء مستمرة. المكالمات الهاتفية ، ومحادثات الموظفين ، والضوضاء الصادرة عن المعدات المكتبية - كل هذا يمكن أن يدفعك إلى الجنون. من الصعب للغاية على الموظف التركيز في مثل هذه الظروف العصيبة.
- إجهاد مستمر... عدم وجود مساحة شخصية وضيق وضجيج كلها عوامل تثير التوتر والتهيج. بالطبع ، هذا له تأثير سلبي على الأداء.
- خطر السرقة... جميع المتعلقات الشخصية للموظفين (الهواتف ، حقائب اليد) معروضة للعامة. هذا يمكن أن يجعل العمال يخشون فقدان أصولهم.
- احتمالية النزاعات... يفضل أحدهم الجلوس والنافذة مفتوحة ، والآخر يكون الجو باردًا. مثل هذه الأشياء الصغيرة تسبب صراعات بين الزملاء ، وتخلق جوًا متوترًا.
- الانتشار السريع للأمراض المعدية... تنتقل جميع البكتيريا والالتهابات والفيروسات بسرعة من موظف إلى آخر. وفقًا للبحث ، من المرجح أن يمرض الناس في الأماكن المفتوحة.
يكسب صاحب العمل مدخرات الإيجارات ، لكنه يخسر إنتاجية موظفيه.
وماذا يقول الموظفون أنفسهم؟
كانت المساحات المفتوحة تعمل لفترة طويلة ، وبالتالي ظهرت بالفعل الكثير من الدراسات حول العمل فيها. ضع في اعتبارك نتائج البعض:
- 56٪ من الموظفين يقولون إنهم يفتقرون إلى المساحة الشخصية.
- 55٪ من الموظفين لا يحبون درجة الحرارة الداخلية.
- 60٪ يفتقر إلى الصمت.
تظهر العديد من الدراسات أن المساحات المفتوحة تزيد من مستوى التوتر لدى الموظفين وتثير الخلافات. يتم تشخيص ارتفاع ضغط الدم للموظفين العاملين في المكاتب المفتوحة. بالإضافة إلى ذلك ، هناك معدل دوران مرتفع للموظفين في هذه المكاتب.
كيف تزيد من إنتاجية الموظفين داخل الفضاء المفتوح؟
يمكن للمدير تحييد مساوئ المساحة المفتوحة باستخدام الإرشادات التالية:
- مساحة عمل متنوعة... لا يوصى بتوحيد أماكن العمل ، لأن لكل موظف احتياجاته الفردية. يجب عزل بعض الأماكن جيدًا ، ويتم وضع أقسام صغيرة بين الطاولات الأخرى. يمكن للموظف اختيار المكان الذي يناسب احتياجاته.
- التنسيب الصحيح للمناطق المشتركة... لن تكون الوظائف وحدها كافية لمواجهة التحديات اليومية. مطلوب أيضًا تثبيت طاولة كبيرة للمناقشات المشتركة ، وتوفير صالة ومنطقة لتناول الطعام. يجب أن تكون كل هذه المناطق قريبة جدًا من مساحة العمل الرئيسية.
- عدم وجود حواجز عالية... يبدو أن تثبيت أقسام عالية سيحل مشكلة المساحة الشخصية. ومع ذلك ، هذا مفهوم خاطئ. سيشعر الموظفون الذين يعملون خلف "أسوار عالية" وكأنهم بمفردهم في الغرفة. سيؤدي ذلك إلى زيادة مستوى الضوضاء. العمال في مثل هذه الظروف لا يلتزمون الصمت ، يتحدثون بصوت عال.
- الموافقة على قواعد السلوك... قد تشمل القواعد حظر الحديث بصوت عالٍ والموسيقى. يجب تشجيع الموظفين على استخدام الدردشة الداخلية في كثير من الأحيان. يمكنك تعيين إشارة خاصة تفيد بأن الموظف لا يحتاج إلى إزعاج في الوقت الحالي.
- المزيد من النباتات... ثبت أن الحياة النباتية في مكان العمل تقلل مستويات التوتر ، وتزيد الإنتاجية والتركيز على مهام العمل ، وتخلق بيئة داعمة.
- وضع أماكن العمل للمديرين في مكان مشترك... كقاعدة عامة ، يتم إيواء المديرين في مكتب منفصل. ومع ذلك ، هذه ليست سياسة صحيحة تماما. أولاً ، لن يكون المدير قادرًا على التحكم الكامل في عمل موظفيه ، وثانيًا ، سيتم عزله عن الفريق ، ولن يتمكن من تحديد نقاط الضعف في عملية العمل في الوقت المناسب.
يجب على المدير أن يسعى للحصول على رأي صادق من موظفيه من أجل الابتكار وفقًا للاحتياجات الحقيقية للفريق.
إن تحسين الراحة في المساحة المشتركة ليس مهمة المدير فحسب ، بل مهمة الموظفين أيضًا. يمكن للموظفين الاستفادة من الإرشادات التالية:
- يمكن لكل شخص ترتيب مساحة شخصية مريحة بمفرده. للقيام بذلك ، يمكنك الحصول على سماعات رأس ، ووضع صور فوتوغرافية ، وحلي زينة مفضلة على مكتبك.
- لا ينصح بتناول الطعام في مكان العمل ، وكذلك استخدام العطور ذات الرائحة النفاذة. مزيج الروائح يمكن أن يسبب إزعاج لزملاء السكن.
- حتى لو لم يصدر المدير أوامر خاصة ، فأنت بحاجة إلى اتباع القواعد العامة للمجانسة: التحدث بهدوء أكثر ، وتقليل صوت الهاتف.
ستساعد الجهود المشتركة لمالك المنظمة والموظفين في جعل المساحات المفتوحة مريحة للعمل.
عند التوظيف ، يهتم كل موظف بالشكل الذي يبدو عليه مكان عمله. يؤثر التنظيم الكفء لمساحة العمل على مزاج الموظفين ونشاط عملهم ، وهو أمر مهم للشركة. في الآونة الأخيرة ، اكتسبت منظمة مكتبية جديدة تمامًا شعبية - مساحة مفتوحة. ما هو المكتب المفتوح وما هي مزاياه - حول هذا في مراجعتنا.
الانفتاح والوصول
مكتب المساحة المفتوحة هو تنظيم أماكن عمل الموظفين في منطقة مفتوحة واحدة بدون جدران. الفواصل المرئية لمنطقة عمل موظف واحد عبارة عن حواجز منخفضة مصنوعة من الزجاج والخشب والبلاستيك. يساهم غياب الجدران في تماسك الفريق ، والتواصل الاجتماعي للموظفين ومشاركة القائد في معظم لحظات العمل. مفاوضات مستمرة ، ومناقشة قضايا العمل ، وطباعة المستندات - يشبه عمل هذا المكتب أزيز خلية نحل كبيرة.
للمكاتب ذات المساحات المفتوحة قواعدها الخاصة التي تجعل الموظفين يشعرون بمزيد من الراحة. يتم إنشاؤها بشكل جماعي ويجب الالتزام بها من قبل جميع العاملين في المكتب. على سبيل المثال ، هذا ينطبق على تناول الطعام في مكان العمل أو التحدث بصوت عالٍ في الهاتف.
بالإضافة إلى منطقة العمل ، تم تجهيز المكاتب ذات المساحات المفتوحة بأماكن إضافية:
- منطقة المطبخ. هنا ، يقوم الموظفون بتسخين الطعام وشرب الشاي أو القهوة أثناء استراحة الغداء.
- غرفة منفصلة. الغرفة مغلقة من المنطقة العامة وهي مخصصة للموظفين للبقاء في صمت وراحة.
- غرفة التسلية. خلال فترة الراحة ، يتمتع الموظفون بفرصة ممارسة هوايتهم المفضلة - لعب الشطرنج وكرة الطاولة والهوكي الهوائي. يساعد وجود غرفة ترفيه الموظفين على أخذ استراحة من العمل الروتيني واستئناف واجباتهم بقوة متجددة بعد فترة راحة.
يساعد وجود غرفة ترفيه الموظفين على أخذ استراحة من العمل الروتيني واستئناف واجباتهم بقوة متجددة بعد فترة راحة.
إنها مريحة وعملية
جاء اتجاه الموضة للمكاتب ذات المساحات المفتوحة إلينا من الغرب. تستخدم مراكز الأعمال الحديثة هذا النموذج بشكل متزايد لتنظيم مساحة العمل ، لأنه يوفر مساحة المبنى وملائمًا للوصول إلى الإدارة. إضافة إلى ذلك فإن مزايا الفضاء المفتوح لعمل الشركة ككل واضحة وهي:
- يسمح تصميم المكتب "المفتوح" للزملاء بتبادل المعلومات الضرورية دون إضاعة الوقت في الطريق إلى المكتب.
- يتم زيادة إنتاجية الموظفين - يساهم عدم وجود أقسام في تماسكهم وتوحيدهم.
- يسهل على الإدارة التحكم في عمل المرؤوسين ، لأن كل موظف على مرمى البصر.
- يثق العملاء في المزيد من الشركات التي لديها مكاتب ذات مساحات مفتوحة. بالنظر إلى المساحة المفتوحة وإمكانية الوصول ، لا يساور العميل شك في نزاهة الشركة و "شفافية" خدماتها.
- يكون الموظفون أقل تشتتًا بسبب الأمور الدخيلة ، لأنهم يخضعون للإشراف المستمر.
المكتب المفتوح هو اتجاه حديث وعصري يسمح للشركة بمواكبة العصر والاستفادة من هذا النموذج لتنظيم المساحات المكتبية. من بين عيوب المكاتب المفتوحة ، يمكن للمرء أن يميز الضغط النفسي والعاطفي القوي للموظفين ، لأنهم في ضجيج دائم. نوع من "الشقة الجماعية" في مكان العمل يزعج بعض العمال ويساهم في التعب والإلهاء المستمر. وهذا يؤثر على كفاءة عملهم ويؤدي إلى استمراره
يخضع تنسيق مكتب "المساحة المفتوحة" لمبدأ المساحة المشتركة ، حرفيًا "المساحة المفتوحة". في مثل هذه المساحة المكتبية ، لا توجد غرف دراسة فردية بالمعنى المعتاد. يعمل قسم في شركة كبيرة أو جميع موظفي شركة أصغر في غرفة واحدة ضخمة بها أماكن عمل فردية على شكل كرسي وطاولة وجهاز كمبيوتر مثبت عليها ، وأحيانًا حتى بدونها (مكان العمل عالمي ومشترك) .
كثيرون ممن تمكنوا من العمل في مثل هذا المكتب أو تلقوا أنباء عن هذا الشاغر ، يهتمون بمصدر هذه «الفوضى». الجواب واضح - هذه هي الطريقة الغربية للعمل بالنسبة للموظفين العاديين وحتى المديرين المتوسطين.
لأي غرض؟
تاريخياً ، ظهر مثل هذا النظام لتنظيم مساحة العمل بهدف:
- سيطرة أفضل على الفريق وكل موظف على وجه الخصوص.
- أكبر فائدة اقتصادية.
لكن من الطبيعي أن يكون لدى موظف المدرسة القديم سؤال - ماذا عن المساحة الشخصية؟ الجواب فوري - إنه غير موجود ، وبالنسبة للكثيرين ، قد تؤدي مثل هذه الإجابة إلى انخفاض الكفاءة ، وبالفعل مثل هذا المكتب المجاني له الكثير من العيوب ... للوهلة الأولى!
لحل جزئي للاضطراب النفسي ، يلجأ العديد من أصحاب الشركات ، على سبيل المثال ، إلى تسييج مساحة العمل بأقسام صغيرة تخلق مظهر المساحة الشخصية ، وهذه طريقة أكيدة لتحسين عملية العمل والحالة النفسية للموظفين.
الوقت يجعل التعديلات الخاصة به
بشكل عام ، يجب أن ينسى العاملون في المكاتب الحديثة أوقات الحسابات الشخصية ، لأنه في الشركة ، كل موظف هو نظير لآلة مصممة لأداء وظائف محددة. نعم ، كل موظف مهم ، لكن النجاح العام للأعمال أهم بكثير من الإزعاج الشخصي والطموح وسمات الشخصية والأهواء الأخرى. لا تنس أنه لا يمكن القيام ببعض الأعمال على الإطلاق في المساحة الضيقة للمكاتب الشخصية. بعد كل شيء ، فإن مبدأ "رأس واحد جيد ، ورأسان أفضل" هو تجربة أجيال يصعب التنافس معها. إن أبرز مثال على نجاح مكتب "غير قياسي" من جميع النواحي هو شركة Google ، أو بالأحرى نجاح أنشطتها.
سلبيات مكتب "Open Space"
لا تتطلب عملية العمل في مكان يشبه مؤسسة عامة بها عدد كبير من الأشخاص وضوضاء مميزة منهم تفسيرات طويلة.
بالإضافة إلى الضوضاء في "الفضاء المفتوح" ، هناك ميزات أخرى غير سارة:
- عدم القدرة على التركيز على العمل ؛ الزملاء والرؤساء الذين يتنقلون في جميع الاتجاهات يجبرون ، بدلاً من ذلك ، على الانتباه إلى سلوكهم ووضعهم الصحيح وملابسهم وما إلى ذلك.
- تسبب الحركة "المشبوهة" المستمرة خلف ظهرك هوسًا من الاضطهاد والمراقبة ، وبشكل عام ، القلق المفرط بشأن شخصك ، وهذا بالفعل طريق مباشر إلى طبيب نفساني لإجراء طويل وغير سار من الفحص الذاتي والتعامل مع الذات. اكتشاف.
- مضايقات درجة الحرارة. بعض الزملاء باردون ، وبعضهم حار ، وفي مكان ما يوجد مصدر لرائحة كريهة ، وما إلى ذلك.
- مشاكل الإضاءة - على غرار النقطة السابقة: بعضها خفيف للغاية ، والبعض الآخر يفضل الشفق وما شابه.
إن النتيجة والأوج لكل هذا ليس انتصارًا لروح الفريق ، بل صراعات مستمرة ، وتعطيل للخطط والمشاريع.
لكننا نجرؤ على أن نؤكد لكم أنه يمكن حل هذه المضايقات ، بالإضافة إلى وجود الكثير من الجوانب الإيجابية في مثل هذا التنظيم لمساحة العمل وعملية العمل.
أو ربما للأفضل؟
في نهاية المقال ، يجب تخفيف الألوان الحزينة للشك والاستياء والانهيار الكامل لنظام المكاتب المفتوحة. بعد التعرف التفصيلي على إحصائيات وخصائص المكاتب المحلية للشركات الكبيرة ، ينفتح تصور مختلف تمامًا عن مكاتب Open Space:
كل هذا مضمون في ظروف مثالية ، لكننا جميعًا بشر ، أفرادًا وأفرادًا ، وبالتالي لا يمكن لأحد القضاء على مظاهر حالات الصراع. ومع ذلك ، هناك العديد من الأسرار التي ستسمح لك بتحييد وتخفيف نصيب الأسد من السلبية.
لنعمل أيها الرفاق! بدلا من الاستنتاج
قواعد
تعمل القواعد الجماعية المعتمدة معًا على تطوير قواعد الاتصال وتنظيم جميع الجوانب الخلافية والسلبية للتعايش.
تقسيم الغرفة حسب المناطق الوظيفية
سيساعدك المطبخ في الحصول على وجبة خفيفة مريحة دون إزعاج الموظفين بالروائح. ستساعدك غرفة الترفيه والاسترخاء على تشتيت انتباهك أثناء استراحة الغداء ، وبمساعدة الألعاب الرياضية (الهوكي الهوائي وتنس الطاولة) ، يمكنك حل المشكلات المثيرة للجدل بسرعة وبطريقة سلمية.
الحد الأدنى من التخصيص في مكان العمل
ستساعد الهدايا التذكارية التي تم ذكرها بالفعل ، بالإضافة إلى بعض الصور الجميلة ، في جعل مساحة العمل أكثر راحة وترحيباً. يمكنك حتى أن تطلب طلاء لوحات طاولة العمل باللون المفضل لديك (إن أمكن).
تنظيم المكالمات الهاتفية
الحد من المكالمات الشخصية أو رفضها تمامًا أثناء ساعات العمل. قم بإيقاف تشغيل صوت الهاتف المحمول ، وخفض مستوى صوت الإشارة على محطة العمل.
عازل للصوت
سيؤدي استخدام سماعات الرأس إلى تخفيف التوتر العاطفي ، والقضاء على الضوضاء والسماح لك بالتركيز على العمل.
الروائح
بالنسبة للغداء ، يتم تنظيم المطبخ أو غرفة الطعام ، ويمكن لرفض العطور القوية ومراعاة النظافة الشخصية حل هذه النقطة المهمة بسهولة.
يتم التعامل مع مكاتب المساحات المفتوحة بشكل مختلف. يعتقد شخص ما أن مثل هذه المكاتب مثالية لعمل معظم الشركات ، ويرى شخص ما أن المساحات المفتوحة ليست مناسبة للعمل المنتج للموظفين. بطريقة أو بأخرى ، المكاتب من هذا النوع شائعة جدًا ولن تدخل التاريخ.
ميزتهم الرئيسية هي أنهم لا يحتاجون إلى تكاليف عالية لمنظمتهم ، لأنهم يستخدمون غرفة واحدة كبيرة ، حيث يكون لكل موظف مكان عمل خاص به. استخدم أصحاب العمل مكاتب المساحات المفتوحة وسيستخدمونها ، ولكن من أجل خلق ظروف عمل أكثر راحة وإنتاجية للموظفين ، يجب اتباع العديد من القواعد.
كيفية جعل المساحة المفتوحة مريحة للعمل
نوِّع مساحة عملك
غرفة ضخمة بها طاولات متطابقة ، تقف في صف واحد على نفس المسافة ، مناسبة للعمل فقط لأولئك الأشخاص القلائل الذين لديهم موهبة التكيف مع أي ظروف وعدم فقدان إنتاجيتهم في العمل. لكن معظم الناس لديهم تفضيلاتهم واحتياجاتهم الخاصة. يحتاج شخص ما إلى التواصل مع الزملاء أثناء العمل ، لذا فإن الأقسام الكبيرة بين الجداول ستعيق الطريق فقط. يمكن للبعض فقط العمل في صمت ، لذا فهم بحاجة إلى مساحة عمل شبه معزولة.
بالطبع لن تتمكن من إنشاء مكان عمل منفصل لكل موظف لاحتياجاته الشخصية. وصيغة المساحة المفتوحة نفسها تتعارض مع هذا بطريقة ما. ولكن يمكنك بسهولة عمل عدة خيارات للوظائف بحيث يمكن لكل موظف اختيار الخيار الذي يناسبه بشكل أفضل. تقوم العديد من الشركات الحديثة ، بالإضافة إلى المكاتب التقليدية ذات المساحات المفتوحة ، بإنشاء مساحة عمل إضافية تشبه المكتبة. هناك لا يمكنك التحدث بصوت عالٍ مع بعضكما البعض ، وتشغيل الموسيقى ، واستقبال المكالمات الهاتفية. إذا احتاج الموظف إلى التركيز في عملية العمل وكان بحاجة إلى الصمت من أجل ذلك ، فيمكنه الذهاب إلى هذه المكتبة بجهاز الكمبيوتر المحمول الخاص به.
يمكنك أيضًا إنشاء مساحة عمل مخصصة مع طاولة كبيرة مفتوحة حيث يمكن للموظفين مناقشة تفاصيل مشروع مشترك ، مع الاستمرار في العمل وعدم إزعاج زملائهم الذين يحتاجون إلى الصمت.
ترتيب مناطق المكاتب الفردية بشكل صحيح
إذا كان موظفوك يعملون في مكتب مفتوح ، فهذا لا يعني أنهم سيؤدون جميع مهام العمل وغير المتعلقة بالعمل في مكان واحد. على أي حال ، أنت بحاجة إلى غرفة للراحة ، وغرفة طعام ، وغرفة اجتماعات. تقوم بعض الشركات أيضًا بتجهيز كشك هاتف خاص حيث يمكن للموظفين التحدث عبر الهاتف وعدم التدخل مع زملائهم.
لذلك ، يجب ترتيب كل هذه المناطق بحيث يقضي الموظفون الحد الأدنى من الوقت للوصول إليها. إذا احتاج الموظف ، للتحدث عبر الهاتف ، إلى المرور عبر مكتب ضخم بالكامل ، فسيتلقى ببساطة مكالماته الهاتفية الشخصية في مكان عمله. وبعد ذلك لن يكون هناك فائدة في كشك هاتف منفصل. الشيء نفسه ينطبق على غرفة الطعام. ضعه بشكل غير مريح - وسيتناول الموظفون الطعام في مكاتبهم.
كيف تعرف أي موقع من المناطق سيكون الأمثل؟ أولاً ، احصل على نصيحة المصمم الجيد. سيساعد في وضع التصميم الأمثل للمباني بناءً على الغرض والحجم والعدد. ثانيًا ، تحقق مع موظفيك مباشرةً. في النهاية ، سيتعين عليهم العمل هناك ، وسيقولون فقط بالضبط كيف سيكون الأمر أكثر ملاءمة وأفضل لهم.
لا تستخدم حواجز عالية بين الجداول
في أغلب الأحيان ، يتم وضع الأقسام بين الجداول في مساحة العمل الرئيسية من أجل خلق إحساس بالخصوصية لكل موظف بطريقة ما. في الواقع ، ستكون الحواجز الطويلة التي تحجب وجوه الموظفين عن جيرانهم مصدرًا غير مباشر للضوضاء الإضافية في الغرفة. نظرًا لأن الموظفين الجالسين بجانب بعضهم البعض لا يرون وجوه بعضهم البعض ، فسيشعرون بأنهم لن يسمعوا بعضهم البعض ، على سبيل المثال ، أثناء محادثة هاتفية. لكن هذا ليس هو الحال على الإطلاق. لذلك إذا قمت بعمل أقسام منخفضة أو قمت بإزالتها تمامًا ، فسيكون من غير الملائم للموظف التحدث بالهاتف أمام زملائه في مكان العمل ، حيث سيشاهدها ويسمعها كل من حوله.
تم بالفعل تجربة هذه النظرية من قبل العديد من الشركات الكبيرة التي تستخدم مكاتب ذات مساحات مفتوحة ، وقد تم التأكيد عليها: الأقسام المنخفضة أو عدم وجودها يقلل من مستوى الضوضاء في الغرفة.
ضع قواعد السلوك
المناطق المختلفة في الفضاء المفتوح (التي تمت مناقشتها في النقطة 1) هي لأغراض محددة. ضع قواعد لاستخدام كل مجال من هذه المجالات التي يجب على جميع الموظفين معرفتها واتباعها. على سبيل المثال ، في مساحة العمل الرئيسية ، لا يمكنك التحدث بصوت عالٍ على الهاتف أو التواصل الاجتماعي ، ولا يمكنك إحضار أجهزة الكمبيوتر المحمولة الخاصة بك إلى غرفة الطعام ، ولا يمكنك تناول الطعام أو الاستماع إلى الموسيقى في غرفة الاجتماعات.
للتواصل في الغرفة الرئيسية ، يمكن للموظفين استخدام محادثة داخلية - وهذا مناسب لكل من الموظفين أنفسهم (لن يحتاجوا إلى الصراخ بشيء لزملائهم في الطرف الآخر من الغرفة) والمديرين (يمكنك دائمًا التقاط أولئك الذين هم منخرطون في الثرثرة الراكدة ولا يعملون).
يجدر أيضًا تقديم إشارة معينة يمكن أن يعطيها كل موظف عندما يكون مشغولاً للغاية ولا يحتاج إلى تشتيت انتباهه. أسهل طريقة للقيام بذلك هي بمساعدة سماعات الرأس: إذا تم ارتداؤها على الرأس ، فمن الأفضل عدم لمس زميل. تستخدم بعض الشركات أساليب إشارات أكثر تقدمًا ، مثل مؤشرات USB على أجهزة الكمبيوتر المحمولة. إذا كان المؤشر باللون الأحمر ، فالموظف مشغول للغاية ولا يريد التحدث إلى أي شخص ، وإذا كان باللون الأخضر ، فهو مستعد للتحدث.
أضف نباتات حية
الإنسان جزء من الطبيعة ، لذلك له تأثير واضح على راحته وإنتاجيته. قد لا نلاحظ ذلك ، ولكن إذا كانت هناك نباتات حية في مجال رؤيتنا أثناء العمل ، فسيصبح اتخاذ القرار أسهل بالنسبة لنا ، وسنبدأ في الاستجابة بشكل أسرع للمهام المعقدة ، وسيقل عدد الأخطاء . هذا هو السبب في أن العديد من الشركات الكبيرة ترتب حدائق وحدائق كاملة في مكاتبها ، وتخصص أرضية منفصلة أو سقف مبنى لهذا الغرض. يمكن لكل موظف في أي وقت القدوم إلى الحديقة ، حيث تنمو مجموعة متنوعة من النباتات ، وقضاء بضع دقائق هناك. حتى هذا الاندماج القصير مع الطبيعة سيسمح لك باكتساب الطاقة والبدء في العمل مع قوى جديدة.
إذا كانت شركتك لا تستطيع تحمل هذه الرفاهية حتى الآن ، فعليك على الأقل تثبيت أواني طويلة مع نباتات حية في كل مساحة مكتبية. على النوافذ ، في الممرات ، فقط على الأرض. هناك العديد من النباتات التي لا تتطلب الكثير من الصيانة. يمكن أن يعهد بواجبات سقيها ومسح الأوراق من الغبار إلى عاملة النظافة. بالإضافة إلى منح موظفيك طاقة جديدة للعمل ، ستعمل النباتات الخضراء أيضًا على إضفاء الإشراق على مكتبك ، مما يجعله أكثر نضارة وحيوية.
تسليط الضوء على الوظائف والقيادة
في كثير من الأحيان ، يعمل قادة الشركة في مكاتب منفصلة بينما يجلس جميع المرؤوسين في مكان مفتوح. لكن في بعض الأحيان يكون من المفيد أن ينتقل الرؤساء إلى المساحة المفتوحة من أجل فهم أفضل لكيفية عمل جميع الموظفين ، والتحكم فيه ، والاندماج مع الفريق. لست بحاجة إلى توديع حساباتك الشخصية إلى الأبد - يكفي فقط بضع ساعات يوميًا للعمل في مكان مفتوح. أو خصص يوم عمل كاملًا لهذا مرتين في الأسبوع.
من خلال العمل في هذا الوضع ، لن يتم فصل القائد عن الفريق ، ولكنه سيكون قادرًا على فهم الجوانب الضعيفة والقوية لعملية العمل بشكل أفضل ، مما سيساعده في إيجاد طرق لتحسينها.
تجربة
يكاد يكون من المستحيل العثور على تنسيق المساحة المفتوحة الأمثل لفريقك في المرة الأولى. كل فريق خاص وله تفضيلاته واحتياجاته. إذا كنت تهتم حقًا بموظفيك ولا تريدهم أن يعملوا بشكل جيد فحسب ، ولكن أيضًا أن يشعروا بالراحة ، فعليك ألا توافق على ظروف العمل الخاصة بهم مرة واحدة وإلى الأبد. قم بتغييرها من وقت لآخر وراقب كيف يتغير مزاج موظفيك ، ومدى زيادة أو انخفاض أدائهم ، وما إلى ذلك.
يمكن تنظيم المساحات المفتوحة بطرق مختلفة. يمكن للموظفين الجلوس في مواجهة بعضهم البعض أو وفقًا لمبدأ "القطار الصغير" ، يمكن أن يكون هناك عدد مختلف من الأشخاص على نفس الطاولة ، ويمكن ترتيب الجداول في شكل متاهة أو صفوف واضحة أو حتى بطريقة فوضوية. حتى يعمل موظفوك في تنسيقات متعددة ، لن يفهموا أيها هو الأفضل لفريقهم.
عمل مريح ومنتج لك!
