Görüşlər və görüşlər, ümumi və xüsusi əlamətlər. "Görüş" və "görüş" anlayışları
Təcrübədə, yığıncaqların tapşırıq və məqsədlərinə uyğun olaraq geniş yayılması mövcuddur. Beləliklə, problemli, ibrətamiz və əməliyyat görüşləri fərqləndirilir Şəxsi idarəetmə: Dərslik / S.D. Reznik və s. - 2-ci nəşr. Yenidən işlənmişdir. əlavə edin. - M .: INFRA-M, 2004 .-- 622 səh.
Problem toplantısının məqsədi müzakirə olunan problemin ən yaxşı idarəetmə həllini tapmaqdır. Belə iclasda qərarlar ümumiyyətlə müzakirə nəticəsində formalaşdırılır və səsvermədən sonra qəbul edilir. Belə bir yığıncaq aşağıdakı sxemə uyğun olaraq aparılır: hesabatlar; natiqlərə suallar; müzakirə; bir həll işləyir.
Brifinq yığıncağının məqsədi daha sürətli və daha səmərəli həyata keçirmək üçün sifariş sxemini və lazımi məlumatları nəzarət sxeminin yuxarıdan aşağıya çatdırmaqdır. Belə bir yığıncaqda rəhbər qəbul edilmiş inzibati qərarlar barədə auditoriyanı məlumatlandırır.
Əməliyyat iclasları sözdə planlaşdırma görüşləri, brifinqlər, beş dəqiqəlik iclaslardır. Onlar uzanmır. Bu cür görüşlərin məqsədi istehsalçının hazırkı vəziyyəti barədə menecerə məlumat verməkdir. Brifinqdən fərqli olaraq, əməliyyat iclası nəzarət sxemi vasitəsilə aşağıdan yuxarıya məlumat verir. İclas iştirakçılarından operativ məlumat aldıqdan sonra menecer "problemlərin" mövcudluğunu, geriləmənin və uğursuzluqların səbəblərini müəyyənləşdirir və burada lazımi qərarlar verir, tapşırıqlar verir, onların həyata keçirilmə vaxtını təyin edir. Əməliyyat iclasında hesabat verilmir. Əsas məqsəd komandanın əsas səylərini istiqamətləndirməli olan istehsal problemlərini müəyyənləşdirməkdir.
Buna baxmayaraq, hər hansı bir görüşün və ya görüşün əsas məqsədi kollektiv məlumat mübadiləsindən sonra ortaq qərar vermək, yəni müəyyən bir nəticəyə nail olmaqdır.
İclasların və görüşlərin təsnifatı
Görüşlər və konfranslar rəsmi və qeyri-rəsmi xarakter daşıyır. Bir hadisəni uğurla keçirmək üçün əvvəlcə onun xarakterini müəyyənləşdirməlisiniz.
Görüş növləri idarəetmə funksiyalarına görə təsnif edilə bilər:
1. Təşkilatın strategiyası və taktikası, planların icrası üçün lazım olan mənbələri müzakirə edən planlaşdırma iclasları;
2. Əmək motivasiyası, məhsuldarlıq və keyfiyyət problemləri, işçilərin məmnuniyyəti, motivasiyanın aşağı olması səbəbləri, onu dəyişdirmə ehtimalı, mənəvi və maddi həvəsləndirmə məsələləri müzakirə olunduğu iclaslar;
3. Müzakirə predmeti təşkilatın qurulması, struktur bölmələrin, koordinasiya qurumlarının hərəkətlərinin əlaqələndirilməsi və s. Məsələlər olduğu daxili təşkilatla bağlı iclaslar;
4. İşçilərin fəaliyyətinə nəzarət üzrə yığıncaqlar fəaliyyətlərin nəticələrinin müzakirəsi, qarşıya qoyulmuş məqsədlərə çatmaq, pozulma problemləri, məhsuldarlığın aşağı olması;
5. Qurumdakı vəziyyət, yeniliklər və onların həyata keçirilmə ehtimalı, yaşamaq problemləri, rəqabət qabiliyyəti, imic, üslubla əlaqəli operativ idarəetmə məsələləri müzakirə olunan təşkilata məxsus iclaslar.
Görüşlərin keçirilmə tərzinə görə təsnifatı da mövcuddur:
1. Avtokratik görüşlər, danışmaq hüququ və yalnız rəhbərin olduğu qərar qəbul etmək hüququ. Bu görüşlərdə iştirak edənlər liderin verdiyi sualları dinləməli və cavab verməlidirlər. Bu cür yığıncaqlar menecerin məlumat verməsi və ya tabeçiliyinə göstəriş vermələri lazım olduqda keçirilir.
2. Pulsuz görüşlərin gündəliyi yoxdur. Onlar sədrlik etmədən saxlanıla bilər. Bu cür görüşlər fikir mübadiləsinə endirilir, qərarları yazılmır. Belə bir görüş söhbət və ya söhbət şəklində keçirilir.
3. Müzakirə iclasları - müəyyən qaydalara əsasən keçirilən iclas zamanı bir qrup insanın kollektiv işi nəticəsində yeni fikirlər səsləndirmək və təklif olunan həlləri təhlil etməklə istənilən məsələyə həll yolu tapmaq. Bu metodun xarakterik bir xüsusiyyəti tənqidin və ifadə olunan fikirlərin qiymətləndirilməməsidir.
Rəsmi tədbir dəqiq qeyd olunmuş bir statusa malikdir və müəyyən edilmiş qaydalara uyğun olaraq keçirilir. Xüsusi dəvət olunan insanlar həmişə belə bir yığıncaqda iştirak edirlər. Tədbirin əsas komponentləri:
1. Gündəm (müzakirə ediləcək məsələlərin siyahısı);
2. Məruzələr (məsələlərin mahiyyəti barədə bəyanat);
3. Çıxışlar (gündəliyə aid məsələlərin müzakirəsi);
4. Düzəlişlər (müzakirəyə təqdim ediləcək dəyişikliklərin müzakirəsi);
5. Debat (müzakirə);
7. Protokol tərtib etmək (hadisələrin yazılı bəyanatı);
8. Müxtəlif (gündəmdə olmayan məsələlərin müzakirəsi).
İnsanlar ictimai toplantılarda özlərini daha rahat hiss edirlər, amma siz də bu cür tədbirlərə hazırlaşmalısınız. Qeyri-rəsmi görüşlər üçün sizə lazımdır:
1. Müzakirə ediləcək mövzuların siyahısı;
2. Tədbirin aparıcısı;
3. Əldə edilmiş razılaşmaların protokolu.
Qeyri-rəsmi hadisələr daha rahat bir atmosferdə baş verir, amma yenə də yadda saxlamaq lazımdır ki, yalnız yaxşı təşkil olunmuş bir görüş və ya görüş müsbət nəticə verir.
Hər yığıncağın əvvəlcədən düşünülməli bir gündəliyi olmalıdır. Gündəlik, vaxta qənaət etməyə və uzun müddət ikinci dərəcəli məsələlərə toxunmamağa kömək edir.
Yaxşı hazırlanmış bir gündəliyə aşağıdakılar daxildir:
* görüşün məqsədi, tarixi, vaxtı və yeri;
* dəvət olunanların siyahısı;
* müzakirə olunan problemlərin siyahısı;
* Əsas mövzu;
* fərqli;
* növbəti görüşün tarixləri.
İclas, müəyyən qərarların qəbulu (məlumatlandırılması) ilə işgüzar məlumatların kollektiv mübadiləsi üsuludur. İclas ümumiyyətlə iş kollektivinə məlumat vermək üçün rəhbərlik tərəfindən təşkil olunur.
İclas, iclas keçirmək. Görüşdəki qarşıdurmalar
Tabeliyində olanlarla ünsiyyətin ümumi qəbul edilmiş üsulları və eyni zamanda menecer işinin təşkili formaları istehsal yığıncaqları və iclaslardır.
Görüşlər və konfranslar, müdirinizin rəhbərliyi altında iş məlumatlarını kollektiv şəkildə bölüşmək və konkret qərarlar qəbul etmək üsuludur.
Görüş və iclasların aşağıdakı növləri məqsədi ilə fərqlənir:
Giriş (yeni layihələrin təqdimatı, qabaqcıl təlim);
İnformasiya (məlumatların ümumiləşdirilməsi, baxışların öyrənilməsi);
İzahlı (işçilərin bir şeyə inandırması);
• problemli (məsələnin həlli üçün kollektiv axtarış);
Təlimatlı (zəruri məlumatları diqqətə çatdırmaq və fəaliyyət metodunu izah etmək);
Əməliyyat ("operativ") (vəziyyət haqqında cari məlumat almaq və "sıxıntıları" müəyyənləşdirmək);
Planlaşdırma iclası (növbəti qısa müddət üçün vəzifələr və planlar təyin etmək)
Koordinasiya (qarşılıqlı əlaqəni təmin etmək)
bölmə);
Final (bir müddət və ya istehsal dövrü üçün yekunlaşdırma);
Təntənə (təntənəli yekunlaşdırmaq,
şirkət üçün vacib tarixlər və ya hadisələr, ən yaxşı işçiləri mükafatlandırmaq);
"Əmək kollektivinin iclası" (bütün digərləri üçün)
iclaslar həm də iş kollektivini bir araya gətirir, lakin bu ad, iclasda iş şəraiti, işə hazırlıq kimi rəhbərlik üçün deyil, iş kollektivi üçün daha çox vacib məsələlərin müzakirə edildiyini vurğulayır.
tətil, mövzunun istehsalı ilə birbaşa əlaqəli olmayan bəzi digər qeyri-rəsmi; eyni cərgədən - həmkarlar ittifaqı iclası).
"İclas" və "görüş" terminləri çox vaxt sinonim şəkildə alınır. Ancaq qəti şəkildə deyim ki, görüş və görüş həm məqsəd, həm də keçirilmə qaydasında fərqlənir.
lazımi mütəxəssislər və qərar qəbul etmək üçün onların fikirlərini dinləyir (müzakirə təşkil edir)... Adətən iclaslar müdirin, şöbə müdirlərinin, aparıcı mütəxəssislərin - yəni rəyi əhəmiyyətli və övladlığa götürməyə təsir edə biləcəklərin iştirakı ilə toplanır.
Beləliklə, iclasın vəzifəsi iş kollektivini məlumatlandırmaqdır, iclasın vəzifəsi ortaq inkişaf etməkdir
problemlə məşğul olanların daha dar bir dairəsində həll
mütəxəssislər. İşgüzar ünsiyyətin bu formatları arasındakı fərqi etimologiyanı təhlil edərək anlamaq asandır.
adlarının (mənşəyi): yığıncaq üçün toplanmışdır
İstənilən məqsəd, yığıncaq vermək üçün toplanır. Hər hansı bir görüş bir yığıncaqdır, amma hər görüş bir yığıncaq deyil. Yığıncaq ümumiyyətlə daha dar bir formatı əhatə edir, buna görə aşağıda daha geniş aspektləri əhatə etmək üçün görüşün təşkili və keçirilməsinin əsas prinsiplərini nəzərdən keçirəcəyik.
İclasa hazırlıqbir məqsəd, bir mövzu, gündəliyi və iştirakçıların tərkibi müəyyənləşdirməklə başlayır.
Görüşün səmərəliliyi əsasən müəyyən edilir
keçirilmə vaxtı və yeri, habelə tərkibi
iştirakçıları. Minimum insan yığıncağa dəvət edilməlidir - yalnız kimlərsə təsirsiz olacaq. (Bəzən iclas bitmədən artıq ehtiyacı olan işçiləri buraxmaq ehtiyatlı olur.)
Düzgün qurulmuş bir gündəliyi bir yığıncağın uğur qazanması üçün əsasdır. Adətən yığıncaq iştirakçılarına əvvəlcədən bildirilir ki, iclasda hansı məsələlərin müzakirə olunacağını artıq bilsinlər və hazırlaşsınlar. Hər halda, gündəliyi iclasın ən əvvəlində elan edilməlidir.
Gündəlik tez-tez ayrı bir sənəd şəklində aparılır. Bu sənəd hər ikisidir
iclasın elanı və bu və ya digər mövzuda iclas keçirməyi əmr edən bir əmr
belə və bu kimi suallarla və belə və belə iştirakçılarla. Buna görə də onu sifariş lövhəsinə yazdırmağın mənası var.
İclasın gündəliyində aşağıdakılar olmalıdır:
· İclasın adı (mövzusu);
· Görüşün yeri, vaxtı və müddəti haqqında məlumat; ...
· Görüş iştirakçıları haqqında məlumat (kimin gələcəyi);
Müzakirə ediləcək sualların siyahısı (lazım olduqda - məruzəçilərin adları ilə);
Qaydalar - gündəliyin mövzularına vaxtın bölüşdürülməsi. Yığıncağın statusu əhəmiyyətsizdirsə, gündəliyə daxil olan mövzunu, vaxtını, məsələlərin siyahısını göstərmək kifayətdir.
Bəzi iclaslar ətraflı gündəliyi tələb etmir. Məsələn, bəzən kiçik bir görüş üçün
şifahi olaraq məkan vaxtını, iştirakçıların siyahısını elan etmək kifayətdir
mövzu. Müzakirə ediləcək məsələlərin siyahısı iclasın özündə hazırlanacaqdır.
Görüşün başlanğıcı.Görüşü həmişə bir nəfər aparır -
sədrlik edən şəxs əksər hallarda liderin özüdür. İclasın ilk, ilkin mərhələsində sədr, hər şeydən əvvəl, əsas prosessual məsələləri diqqətə çatdırır: iclasın mövzusu və məqsədi, gündəliyin məzmunu, prosedur qaydaları.
İclas rəhbərliyimenecer üçün, həmişə iki paralel xəttə bölünür: proseduru saxlamaq və məzmunu qorumaq.
İclas rəhbərliyi
Müxtəlif mövzuların müzakirə edildiyi və ya müəyyən problemlər barəsində qərarlar qəbul edildiyi müəyyən bir yerdə müəyyən bir qrup insanlar üçün keçirilən bir neçə növ tədbir var. Məsələn, səhmdarların rüblük iclası və ya ümumi bir yığıncaq. Bu fəaliyyətlər bir neçə növə bölünür:
ü Kolleksiya
ü Görüş
ü İş görüşməsi:
Ø İşgüzar söhbət
Ø Danışıqlar
Kolleksiya müəyyən qaydalara uyğun olaraq həyata keçirilir ( iclasın keçirilməsi qaydası), təşkilatın nizamnaməsində göstərilən. İclasın keçirilməsi və orada qəbul olunan qərarlar adlı xüsusi sənəddə qeyd olunur iclasın protokolları.
Görüş bir yığıncaqdan fərqlənir ki, adətən iclasa az sayda insan dəvət olunur. Məsələn, eyni təşkilatın fərqli şöbələrini və ya fərqli şirkət və firmaların nümayəndələrini təmsil edən insanlar.
Görüşlər tez-tez görüşlərdən daha müntəzəm olur. Müəyyən bir anda, ümumiyyətlə həftədə bir dəfə çağırılırlar. Yığıncaqlar yanan problemlər və mövzular üzərində düşünmək üçün mövcuddur. Bu cür görüşlər, təcili bir ehtiyacla əsaslandırılarsa, planlaşdırılmamış bir xarakterə də sahib ola bilər. Ümumiyyətlə iclaslarda protokollar saxlanılmır, lakin nəticələr barədə qətiliklə qətnamə qəbul edilir.
İşgüzar görüşlər bölünür işgüzar söhbətlər və söhbət.
İşgüzar söhbət sərbəst söhbət şəklində baş verir və müxtəlif aktual məqamları müzakirə etmək üçün keçirilir, lakin sonda mütləq hökm çıxarılır.
Söhbət şirkətlərin, təşkilatların və ya müəssisələrin birgə fəaliyyəti üçün daha fundamental məsələlərin və tapşırıqların həllini təmin etmək, məsələn: qarşılıqlı fəaliyyət dairəsini müəyyənləşdirmək, təsir dairəsini məhdudlaşdırmaq və s. Danışıqlar yekun razılaşmanın və ya şifahi bəyanatın imzalanması ilə başa çatır.
Hər bir sahibkar, iş adamı, tacir, fəaliyyətinin təbiəti ilə, çox vaxt iştirakçı kimi çıxış etməsi və ya müxtəlif görüşlər, konfranslar və işgüzar görüşlər təşkil etməsi tələb olunur. Bu tədbirlərin həyata keçirilməsi üçün müəyyən edilmiş bir prosedur mövcuddur, çünki bu, işin uğuruna və inkişafına birbaşa təsir göstərir.
Bu tədbirləri yüksək səviyyədə hazırlamaq və həyata keçirmək üçün hansı şərtlərə əməl edilməlidir?
1. Mövzunu dəqiq müəyyənləşdirmək və gündəliyi tərtib etmək vacibdir.
Gündəlikdə 2-3 vacib və 3-4 kiçik məsələlər olmalıdır. Niyə bu nisbətdir? Əsas suallarınız az olduqda, onları daha dərindən araşdırmaq və işləmək üçün daha çox vaxt ayıra bilərsiniz. Əgər bunlar çoxdursa, məhdud vaxt nəzərə alınmaqla əsas məsələlərə səthi baxılacaq və bir çox nüans əldən veriləcəkdir.
2. İclasa, iclasa, danışıqlara dəvət olunan konkret şəxslərin siyahısını tərtib edin.
İstisna budur istehsal toplantısı. Müntəzəm olaraq və dəyişilməz iştirak siyahısı ilə keçirilir.
3. Tədbir üçün bir tarix və müəyyən bir vaxt təyin edin.
Danışıqların tarixi və vaxtı bütün tərəflərlə razılaşdırılmalıdır.
4. Tədbirin keçiriləcəyi tarix və vaxt barədə bütün potensial şəxslərə məcburi bildiriş.
Görüşün baş tutması üçün bu, ən azı bir həftə əvvəl edilməlidir. Yalnız daimi iştirakçısı olmayan insanlara qarşıdakı istehsal görüşü barədə xəbərdarlıq edilir.
5. Hadisənin baş verəcəyi vaxt müddətini müəyyənləşdirin və bütün iştirakçılara bu barədə məlumat verin.
Təcrübə göstərir ki, tədbirin bitmə vaxtı barədə xəbərdarlıq bütün iştirakçıları nizamlayır və tədbirin vaxtını 10% -dən 15% -ə qədər azaldır.
6. Əsas nitqi hazırlamaq lazımdır. Bir hesabat və ya kiçik bir mesaj ola bilər. Müzakirə üçün tələb olunanları təyin edin.
Çıxış mövzuya uyğun şəkildə edilməli və baxılan problemi aşkar etməlidir. Arqumentlər və nəticələr əsaslandırılmalı və faktlarla dəstəklənməlidir. Boş danışma və spesifikliyin olmaması yalnız diqqətsizliyə və auditoriyada laqeydliyə səbəb olacaqdır.
7. Yerlərdə qərar verin və tədbirə hazırlayın.
Otaq və ya salon rahat və geniş olmalıdır ki, bütün nəzərdə tutulan auditoriyanı qəbul etsin. Əvvəlcədən oturacaqların sayını düşünün - hər kəs üçün kifayət qədər stul olmalıdır. Fövqəladə ehtiyat ehtiyatına sahib olmaq daha yaxşıdır. Danışıqlar üçün, hər bir iştirakçı qarşısında tam hərfləri ilə bir kart yerləşdirmək yerində deyil. Bunun üzərində bu şəxsin iştirak etdiyi təşkilatın və ya şirkətin adını göstərin. Hər bir iştirakçı üçün masalara bir kağız / notebook və bir neçə qələm qoyun. İçkilərin (qazsız və qazsız mineral su) və eynəklərin olması təşviq olunur. Nəzakət qaydaları danışıqlar zamanı çay və qəhvənin xidmətini təmin edir.
Razılaşdırılmış vaxtda iş ağır başlamalıdır. Gecikmələr yalnız sonrakı fəaliyyətlərdə daha çox gecikmələrə səbəb olacaqdır. Bütün tərəflər - iştirakçılar tərəfindən danışıqlar təşkil edilərkən, işə başlama anını qeyd-şərtsiz müşahidə etmək adətdir. Tərəfdaşlarınızla danışıqlar üçün əsassız gecikməyiniz ən yüksək dərəcədə laqeydlik kimi qiymətləndiriləcək və bundan sonrakı nəticələri proqnozlaşdırmaq çətin olacaq.
Tədbir zamanı ümumi atmosferin xoş qarşılandığından əmin olun. Şəxsiyyətlərə keçid, münasibətlərin aydınlaşdırılması, təhqir və təxribatlar yolverilməzdir.
İclas keçirmək üçün bir sədr seçmək lazımdır. Bu ümumi açıq və ya qapalı səsvermə yolu ilə həyata keçirilir. Bu mərhələ mütləq protokolda qeyd olunur.
Sədr qaydalara nəzarət etməli və hər bir spikerin adını və soyadını, mövqeyini və iştirakçının danışdığı şirkətin adını elan etməlidir.
Seçilən natiq müəyyən keyfiyyətlərə sahib bir insan olmalıdır. Sədr ilk növbədə səlahiyyətli və qərəzsiz bir insan olmalıdır. Özünü açıq və aydın ifadə etməyi bacarmalı, əks fikrə dözümlü olmalıdır. Heç kimə üstünlük verməyə və fikir bildirməyə haqqı yoxdur. Görüş zamanı öz təklifləri varsa, sədr yalnız bütün məruzəçilərdən sonra ifadə etmək hüququna malikdir.
Hər hansı bir hadisənin ən vacib anı yekunlaşdırmaq və qərar verməkdir. Ən çox, bu anda bir növ enerji itkisi və çarəsizlik var. Bunun səbəbi psixoloji cəhətdir: iştirakçılar zamanın sona çatdığını başa düşə bilmirlər və bir növ qərara gəlmək lazımdır. Şübhə etməyə başlayır, tərəddüd edir, seçim etməkdən çəkinirlər. Belə bir vəziyyət yaranarsa, bunun ən yaxşı yolu bir təklif almaq və nəzərə almaqdır. Müzakirənin bitməli olduğu bir anı qaçırmamaq çox vacibdir. Bu tamamilə sədrin təcrübəsindən asılıdır. Müzakirənin hər mərhələsi üçün xülasə edildikdə orta müddətli səsvermə təcrübəsi də mövcuddur. Ancaq bu qərar azlıq tərəfindən rədd edildiyi təqdirdə son qərara tələsməməlisiniz. Bu vəziyyətdə, müzakirənin bütün tərəflərini qane edən bir həll yolu tapmaq üçün müzakirəni davam etdirməlisiniz.
Katibin müqəddəs vəzifələrindən biri də müxtəlif səviyyələrdə liderlərin təşəbbüsü ilə iclas, konfrans və iclas hazırlamaqdır. Əksər hallarda katib belə hadisələrin dəqiqələrini saxlayır. Bu yazı bu proseslərin daha səmərəli olmasını sizə göstərəcəkdir.
Protokol haqqında danışmağa başlamaq üçün əvvəlcə görüşlərin hazırlanmasına diqqət yetirməlisiniz. Belə bir tədbirdən əvvəl gündəliyi düşünmək, iştirakçıların tərkibini müəyyənləşdirmək, bütün məruzəçilərin məruzələrini və digər materialları oxumaq lazımdır. Bütün bunlar əlavə səylər tələb edəcək, amma nəticədə protokolu qorumaq daha asan olacaq.
ZAMANI NECƏ QANUNUR?
Müxtəlif araşdırmalara görə, yığıncaqlar təşkilat rəhbərinin və digər işçilərin iş vaxtının 10 ilə 50% arasında vaxt keçirə bilər. Keçirilən vaxtı azaltmaq üçün görüş təşəbbüskarları, ev sahibləri və iclas iştirakçıları aşağıdakı qaydaları yadda saxlamalıdırlar:
İclasda yalnız müntəzəm olaraq həll edilə bilməyən məsələləri müzakirə edin.
İclaslarda iştirak edənlərin sayını məhdudlaşdırın. Tədbirin davamı ilə birbaşa mütənasibdir. 5 işçi ilə görüşün müddəti 1 saatdırsa, iştirakçıların sayı 10 və ya daha çoxdursa, ehtimal ki, 2 saat və ya daha çox davam edəcəkdir.
Görüş brifinqlərini əvvəlcədən hazırlayın. Hesablamalar, analitik hesabatlar, cədvəllər, qrafiklər, xülasələr, foto və video materiallar, təqdimatlar, məhsul nümunələri, ekspert rəyləri ixtisaslaşmış mütəxəssislər tərəfindən verilməlidir. Amma iclas katibi materialların hazırlığını yoxlamağa borcludur. Buna görə, tədbirdən bir və ya iki gün əvvəl, etməlisiniz:
a) təqdimat aparacaq məsul şəxslərin köməyi ilə bütün məlumat materiallarının siyahısını tərtib etmək;
b) cavabdeh şəxslərdən elektron materiallar (məsələn, təqdimatlar, izahlı qeydlər və s.) almaq;
c) cavabdeh şəxslərdən çap olunmuş referat və hesabat mətnlərini almaq.
Hər bir məsələ üçün bir qrup adamın əmrini icra etməli olduğu halda bir məsul işçi təyin edin.
Günahkarı ifşa etmək üçün vaxt sərf etməyin. Unutmayın ki, hər iclasın əsas vəzifəsi gündəliyi müzakirə etmək və bununla bağlı qərarlar verməkdir.
GÜNÜN
Bu iclasda müzakirə ediləcək məsələlərin siyahısı. Bunları iclasın sədri təyin edir. Bununla yanaşı, katib də bu prosesdə iştirak edə bilər.
Gündəliyinizi hazırlayarkən aşağıdakı qaydalardan istifadə edin:
- Çox geniş olan iclas mövzularını çox subtopiklərə bölün. Hər bir alt mövzu üçün məsul şəxslər zəruri hallarda hazırlıq iclasları keçirə bilərlər.
Məsələn, "Əsas istehsal sexləri tərəfindən planlaşdırılmış hədəflərin yerinə yetirilməsi haqqında" mövzusunda ayın sonuna planlaşdırılan yığıncaqdan əvvəl dükanlarda bir sıra kiçik yığıncaqlar keçirilməlidir: "Tökmə müəssisəsi tərəfindən planın yerinə yetirilməsi haqqında", "Satınalma sexi tərəfindən planın yerinə yetirilməsi haqqında", "Planın maşın maşınları tərəfindən yerinə yetirilməsi haqqında", "Montaj sexi tərəfindən planın icrası haqqında." Və ya "Bir müəssisədə ERP sisteminin tətbiqi haqqında" mövzusunda bir yığıncaqdan əvvəl bir neçə görüş keçirilməlidir: "İstehsalatda ERP sisteminin tətbiqi problemləri haqqında", "ERP sistemi ilə mühasibat uçotunda 1C arasında əlaqənin təmin edilməsi haqqında", "ERP sisteminin texniki dəstəyi və məlumat ötürülməsi ”və s.
- Gündəmdə ortaq bir mövzu ilə birləşdirilmiş bərabər əhəmiyyətli mövzuları gündəmə gətirin... Məsələn, nəqliyyatın təmin edilməsi, anbara çatdırılma qaydası, hazır məhsulların müəssisə ərazisindən çıxarılması və çıxarılması.
Qarşılıqlı problemlərin daha geniş bir hissəsi də gündəmə gətirilə bilər. Məsələn, bunlar ola bilər:
Yeni bir istehsal xəttinin alınması;
İstehsalın texnoloji hazırlığı;
Yeni avadanlığın alınması ilə əlaqədar dizayn və texnoloji sənədlərdə dəyişikliklər;
İstehsal binalarının modernləşdirilməsi və dəzgah bağlayıcılarının inkişafı;
İstehsalın maddi-texniki təminatı.
Eyni zamanda, fabrik girişinin yenidən qurulması və ya fabrik yeməkxanasına giriş üçün elektron ödənişlərin təşkili bu iclasda müzakirə etməyə dəyməz.
Katibin həmişə gündəliyin məzmununa təsir göstərə bilmədiyi aydındır. Yığıncaq lider tərəfindən çağırılır, eyni zamanda bir sıra məsələlərə də toxundu. Bir menecer, bir yığıncağın gündəliyinə tökmə istehsalı üçün yeni bir istehsal xəttinin alınması və bahar təmizlənməsinin təşkili daxil edilsə, onu inandırmaq mümkün olmaya bilər. Ancaq öz növbəmizdə, təmizlənmənin təşkili müzakirəsini başqa bir toplantıya gətirməyi təklif edə bilərik, məsələn, bir binanın fasadının rənglənməsi və ya təşkilatın ad günü münasibətilə qeyd etmələr məsələsi ilə birləşdirmək.
- Gündəliyi yalnız yığıncaq iştirakçılarının səlahiyyətlərinə və məsuliyyət dairəsinə daxil olan məsələlərdən hazırlayın. Məsələn, tədarük rəisinin olmaması ilə təchizat məsələlərini müzakirə etmək faydasız olardı.
- Gündəlik mövzuların və məsələlərin sayını məhdudlaşdırın... Vaxt ayrılmış müddət ərzində səmərəli müzakirə oluna və həll edilə bilən qədər olmalıdır. Məsələn, 1 saatlıq görüşdə müzakirə olunan mövzuların miqyasından və toplantıya hazırlıq keyfiyyətindən asılı olaraq 1-dən 5-ə qədər sual müzakirə edə bilərsiniz.
- Son iclasda verilmiş tapşırıqlar və tapşırıqlar barədə hesabatı gündəliyə daxil ediniclasların ümumi mövzu və iştirakçıların tərkibi olduqda. Gündəmdə belə bir maddə olmadıqda, sədr onu səlahiyyətləri ilə tanış edə biləcəyinə hazır olun. Buna görə təlimatların siyahısını əvvəlcədən çap etmək daha yaxşıdır - sədr, məsul şəxs və katib olmalıdır.
Yığıncağın iştirakçıları
Tədbir iştirakçılarına ümumi tələblər:
Gündəlikdə olan məsələlərə bacarıq və maraq;
İclasdan sonra qərar qəbul etmək və tabeçiliyə təlimat vermək üçün kifayət qədər yüksək bir mövqe.
Tədbir zamanı iştirakçıların tərkibi dəyişə bilər. Gündəlikdə iclasın bütün iştirakçılarına təsir edən mövzular və yalnız bəzilərinə aid olan məsələlər varsa, əvvəlcə ümumi məsələlər müzakirə edilməlidir. İclasın bu hissəsinin sonunda, sonrakı müzakirələrdə iştirak etməyən işçilər işdən azad edilə bilər.
Hamıya necə məlumat vermək olar
Bütün iclas iştirakçılarına məlumat verin hadisənin tarixi, vaxtı, yeri, mövzusu haqqında.
Bir telefon zəngi, sms, e-poçt (çatdırılma və oxumaq bildirişi ilə), şəxsi bypass istifadə edərək görüş barədə məlumat verə bilərsiniz.
İştirakçılardan biri müxtəlif səbəblərdən (illik məzuniyyət, müvəqqəti əlillik, işgüzar səfər və s.) İş yerində olmadıqda, olmamağın səbəbini tapmaq və yoxluğu dəyişdirmə sxeminə uyğun olmayan işçini iclasda iştirak etməli olduğunu xatırlatmaq lazımdır.
Kompüterinizdəki təqvimdə "deputatın planlaşdırma iclasına qatılmağı xatırlatma" kimi bir pop-up istəyi əlavə etmək də kömək edəcəkdir.
Görüş haqqında kimin və nə vaxt xəbərdar edildiyi barədə məlumat bir cədvələ daxil edilə bilər (Misal 1).
NÜMUNƏ 1
Görüş iştirakçılarına xəbərdarlıq
İclas 24 iyun 2017-ci il, saat 11: 00-da satınalma üzrə direktorun kabinetində baş tutacaq.
Mövzu: 2017-ci ilin ikinci yarısı üçün təchizatçılarla müqavilələrin bağlanması.
Görüş iştirakçıları üçün oturma
Görüş iştirakçıları üçün oturma cədvəlini hazırlamağınızdan əmin olun, əgər:
Yüksək vəzifəli şəxslər (şəhərlər, bölgələr, ərazilər, respublikalar, federasiyalar);
Transmilli korporasiyaların və holdinqlərin sahibləri və s .;
Tərəfdaş təşkilatların nümayəndələri.
Mümkünsə, katib sədr masasının yanında ayrı bir masada oturmalıdır (Misal 2).
Misal 2
Oturma qrafiki
Ad kartları
Müvafiq yerlərin qarşısındakı masalarda mövqe və (və ya) tam adı olan kart kartları qoymaq lazımdır. hər bir iştirakçı. Ən sadə seçim qatlanmış bir kağız hesabatıdır (şəkil 1)
Şek. 1. Görüş iştirakçısının adı kartı
Nişanlar
Xüsusilə kritik hallarda, döş nişanlarını (döş nişanlarını) hazırlamaq lazımdır, bunun üzərində aşağıdakıları göstərməlisiniz:
Tam adı. iştirakçılar;
Onların mövqeləri;
Hər bir iştirakçının təmsil etdiyi təşkilatın adı;
Göstərilən təşkilatın yerləşdiyi yer.
Nişan da daxil ola bilər:
İştirakçının təmsil etdiyi təşkilatın loqotipi;
Tədbirin (yığıncağın, konfransın və s.) Loqotipi (emblemi).
Nişanları bir çəkmə və ya paltar paltarı ilə istifadə edə bilərsiniz. Ofis ləvazimatları və ofis təchizatı mağazalarında satılır.
Özünüzü mətnlə əlavə edə bilərsiniz, sonra printerə yazdırın, qayçı ilə kəsin və döş nişanlarına qoyun (Şəkil 2).
Şek. 2. Öz-özünə hazırlanmış nişan əlavə
Hazırlanması üçün kifayət qədər vəsait ayrılıbsa, kartları çap xidmətləri göstərən bir qurumdan sifariş etmək olar. Daimi daxili görüşlər üçün döş nişanları ümumiyyətlə lazım deyil.
Yığıncağın DAVAMI
Fərqli tipli görüşlərin vaxtı fərqli olur. Məsələn, bir səhər görüşü təxminən yarım saat, müəyyən bir mövzuda bölgələrarası görüş isə bütün günü çəkə bilər.
Görüşün uzunluğu əvvəlcədən planlaşdırılmalıdır. Bütün iştirakçılar tədbirin başlama və bitmə vaxtlarını bilməlidirlər. Gec qalmamaq üçün bu tez və səmərəli işləməyinizə kömək edəcəkdir.
Fasilələr
Yığıncaq bir astronomik saatdan (60 dəqiqə) daha uzun olarsa, hər akademik saatda (45 dəqiqə) fasilələr alınmalıdır.
Xüsusilə uzun tədbirlərdə fasilələr verilə bilər, bu müddətdə iştirakçılara qəlyanaltılar (sendviç, meyvə, şirniyyat) və içkilər (çay, qəhvə, şirələr, mineral su və s.) Təqdim olunur.
Yığıncağın səviyyəsi yüksək olmadıqda və iclas otağının yanında ofis qonaqları üçün soyuducu, bir qəhvə maşını və birdəfəlik yeməklər mövcud olduqda görüş iştirakçıları asanlıqla özlərinə qəhvə, çay və ya su tökə bilərlər.
Şüşə su və eynək iclas iştirakçılarının oturduğu masalara əvvəlcədən yerləşdirilə bilər - o zaman susuzluqları nəinki fasilə zamanı, həm də istənilən vaxt ala bilərlər. Masalara yemək qoymamaq daha yaxşıdır. İştirakçılardan biri iş sənədlərinə bir sendviç atsa və ya qəhvə töksə utanc verici olacaq.
Ayrı bir otaqda qəlyanaltılar və içkilər ilə masa qoymaq daha yaxşıdır. Bunu ümumiyyətlə katib edir, ancaq dəqiqə saxlamadığı təqdirdə. Katib iclas zamanı otaqdan çıxa bilmədikdə, bu vəzifəni yerinə yetirən başqa bir adam fasilə təşkil etməlidir. Və ya alternativ olaraq, katib iclas başlamazdan əvvəl qəhvə fasilələri üçün hər şeyi hazırlayır. Uzadılmış görüşlər üçün köməkçilər ümumiyyətlə əvəzedilməzdir.
Vaxt çərçivəsi
Tədbirin müddəti tənzimlənməlidir. Bu qaydaya iclasın sədri nəzarət edir.
İclasın gündəliyini planlaşdırarkən, hər bir məruzəçinin danışması və hər bir məsələni müzakirə etməsi üçün lazım olan vaxtı nəzərə al.
Hər bir təqdimatın qrafiki üçün sədri ilə yoxlayın.
Ehtiyac olduqda cədvəl pozulur.
Kalkulyatordakı bütün vaxt aralıqlarını əlavə edin və cəminə əlavə edin
İclasın nə qədər davam edə biləcəyi barədə sədrə məlumat verilməlidir. Bu rəqəmlə razılaşarsa, qaydalar bütün iştirakçıların diqqətinə çatdırılmalıdır, əks halda düzəlişlər edilməli və yenidən sədrə bildirilməlidir.
Razılaşdırıldıqdan sonra vaxt məhdudiyyəti gündəliyi bütün iclas iştirakçılarına göndərilir (Misal 3).
NÜMUNƏ 3
Vaxt məhdud gündəm
Yığıncağın Dəqiqələri: 5 ƏLAQƏ
Protokolhəm daimi kollegial orqanların (komissiyalar, komitələr, şuralar və s.), həm də müvəqqəti kollegial orqanların fəaliyyətini sənədləşdirmək - müxtəlif iclaslar, konfranslar, seminar və konfranslar.
Aşağıdakı protokol növləri fərqlənir:
. Qısa Protokol - tam adı yazıldığı sənəd. və iclas iştirakçılarının mövqeyi, mövzusu, əsas sualları, məruzələrin xülasəsi, qəbul edilmiş qərarlar, hər bir məsul şəxs üçün tapşırıqların siyahısı. Bu protokol ümumiyyətlə əməliyyat iclaslarında saxlanılır.
. Tam protokolyuxarıda göstərilənlərin hamısına əlavə olaraq bütün çıxışların, fikirlərin, dəyişikliklərin və müzakirənin digər nüanslarının ətraflı qeydləri daxil edilmişdir. Bu sənəd görüşün ətraflı mənzərəsini yenidən yaratmağa imkan verir.
Protokolun aparılması forması iclasın sədri və ya müəssisə rəhbəri tərəfindən seçilir.
Çıxışların mətni və iclas üçün hazırlanan digər materiallar əlavələr şəklində hazırlanır. Protokol mətnində istinad edilməlidir.
Katib iclasın gedişatının düzgün və tamamilə qeyd olunmasına cavabdehdir. Protokol bütün çıxışları, müzakirələri, şərhləri və həyata keçirilməli olan qərarları əks etdirən yeganə sənəd olduğundan bu məsuliyyəti qiymətləndirməmək lazım deyil. Görüş zamanı onun iştirakçıları bir şey eşitməməlidir, onu yazmağa vaxtı yoxdur. Protokola istinad edərək bərpa etmək asan olacaq.
Addım 1: iş yerinin hazırlanması
Görüşdən əvvəl dəqiqə saxlamağı asanlaşdırmaq üçün:
. Salonda özünə yer seçintədbirin keçiriləcəyi yer. Bütün iştirakçıları şəxsən göstərməlidir, sədrin, natiqlərin nitqlərini və "tamaşaçıların iradlarını" dəqiq eşitməlidir (2-ci nümunədəki oturma qrafikinə baxın).
. Masanıza yığıncaq iştirakçılarının adlarını və adlarını yazan bir siyahısını qoyun. mövqelər, habelə oturma qrafiki... Yığıncaq başlamazdan əvvəl kimin oturduğunu diqqətlə öyrənmək və lazım olduqda diaqrama baxmaq faydalı olacaqdır.
. Dəftərxana ləvazimatına yığın... 2-3 qələm, 2 qələm, 2 silgi götürün.
. Ofis avadanlığı və digər cihazların işlədiyini yoxlayın: saat, diktofon, videokamera (varsa). Elektrik kabelini və ehtiyat batareyaları və ya akkumulyatorları unutma.
İclasdan əvvəl hər təqdimatın əsas məqamlarını yeniləyin.
Addım 2: görüşün gedişatını ələ keçirin
İclas üçün hazırlanan materiallara (məruzələrin, çıxışların mətnləri, arayışlar, qərar layihələri, gündəliyi, iştirakçıların siyahıları və s.) Əlavə olaraq iclas zamanı saxlanılan səs qeydləri, video qeydlər, transkripsiyalar və ya kobud əlyazma qeydləri əsasında protokollar tərtib edilir.
Kobud qeydləri necə saxlayım?
1. Vərəqələri qaralama dəqiqə üçün hazırlayın - onların sayı gündəliyin ölçüsündən asılıdır. Birinci vərəqdə iclasın tarixini, mövzusunu, dəqiqə nömrələrini, iştirakçıların siyahısını, gündəliyini yazın (Misal 4).
NÜMUNƏ 4
İclasın protokolları. 1 nömrəli vərəq
Müzakirə üçün sualları ayrı boş kağız vərəqlərinə yazın, qeydlər üçün kifayət qədər yer qoyun:
2 nömrəli vərəq: "Əlvan və qara metal tədarükü üçün müqavilələrin bağlanması üzrə işlərin vəziyyəti haqqında." P.D. Proxorovun məruzəsi;
3 nömrəli vərəq
4 nömrəli vərəq: "Tədarüklərin daşınmasında." V.Yu.Medvedevin məruzəsi;
5 nömrəli vərəq: ... (Görüş zamanı tamamlanacaq);
6 nömrəli vərəq: "Xammal və materialların alınması üçün bağlanmış və icra olunan müqavilələr üzrə hesablaşmaların vəziyyəti haqqında." K.D.Fominanın məruzəsi;
Vərəq № 7: ... (Görüş zamanı tamamlanacaq);
8 nömrəli vərəq: "Ametist" MMC ilə ESPZ ASC-yə polad və ərintilərin tədarükü haqqında müqavilələrin bağlanması haqqında. I.I.Teleginanın təklifləri;
9 nömrəli vərəq: ... (Görüş zamanı tamamlanacaq).
2. Bütün iclas iştirakçılarının iştirak etdiyini təsdiqləyin.Protokol layihəsində olmayanları qələmlə kəsin - gec ola bilər. Görüşdən sonra olmamağın və gecikməyin səbəblərini öyrənin.
Gecikmişlərin gəliş vaxtı birbaşa mötərizədə protokolun mətnində qeyd olunur:
Bu vəziyyətdə, iştirak edənlərin dəqiq kim olduğu və görüş zamanı nəyin qaçırıldığı bilinəcəkdir.
3. "Dinlədi" maddəsini doldurun... Layihənin birinci vərəqində və məruzələrin müvafiq adları olan vərəqlərdə ardıcıl olaraq şəxsin tam adını qeyd edin. və natiq adları, mövzular və ümumiləşdirmələr. Yalnız əsas məlumatları əldə etməlisiniz: tarixlər, nömrələr, faktlar... Sonradan qeydləri verilən nitq (tezis) mətnləri ilə yoxlayın. Bir uyğunsuzluq taparsanız, iclas salonuna bildirin.
4. "GÖZƏLLİ" maddəsini daxil edin (zəruridirsə). Bu abzas natiqlərin kursu digər iştirakçıların şərhləri, sualları və etirazları ilə kəsildikdə tamamlanır. Tam protokolda hər belə qeyd dərhal qeyd edilməlidir, xüsusən: "Zəhmət olmasa protokola daxil olun" cümləsi ilə müşayiət olunarsa. Misal üçün:
Fakt budur ki, hər hansı bir bəyanat görüşün gedişatını dəyişdirə bilər və sonradan bunun nə vaxt və nə ilə əlaqəli olduğunu vurğulamaq lazımdır.
Qısa dəqiqələrdə
Yığıncaq, bir təşkilatın bütün üzvlərinin iştirak etdiyi məcburi bir hadisədir, məsələn, səhmdarların illik yığıncağı və ya kooperativ üzvlərinin ümumi yığıncağı. İclasın keçirilməsi qaydası müvafiq təşkilatın nizamnaməsi ilə tənzimlənir, iclasın gedişi və qəbul edilmiş qərarlar xüsusi sənəddə - iclas protokollarında qeyd olunur.
Yığıncaqdan fərqli olaraq, bir yığıncaqda, müəyyən bir sabit insan dairəsi, bir qayda olaraq, müxtəlif firma və ya müəssisələrin nümayəndələri iştirak edir. Görüşlər ümumiyyətlə müntəzəm olur və qəti müəyyən edilmiş qaydada görüşürlər.
bölünmüş vaxt, ən çox həftədə bir dəfə və cari problemləri müzakirə etmək üçün nəzərdə tutulmuşdur, baxmayaraq ki, istehsal ehtiyacları səbəbindən planlaşdırılmış iclaslar ola bilər. İclasın protokollarını saxlamaq lazım deyil, lakin ümumiyyətlə iclasın sonunda qərar verilir.
İşgüzar görüşlər işgüzar danışıqlar və danışıqlar bölünür. İşgüzar söhbətlər pulsuz formada aparılır, ortaya çıxan və mütləq bir qərarla bitməyən hər hansı bir məsələni müzakirə etmək üçün nəzərdə tutulmuşdur. Danışıqlarda müştərək müəssisələrin ciddi problemlərinin həlli, fəaliyyət sahələrinin delimitasiyası, qiymət siyasətinin inkişafı və s. Onlar yekun sənədlərin və ya şifahi bəyannamələrin qəbulu ilə başa çatır.
İşinin xüsusiyyətlərinə görə hər hansı bir tacir tez-tez müxtəlif görüşlərdə, konfranslarda və işgüzar görüşlərdə iştirak etməli, bu tədbirləri özü təşkil etməlidir. Onların təşkili və aparılması üçün müəyyən edilmiş qaydalara riayət etmək lazımdır, çünki tez-tez bütün kommersiya işlərinin uğuru ondan asılıdır.
İclas, görüş və ya danışıqlar hazırlayarkən aşağıdakıları etməlisiniz:
1. Bir gündəliyi seçin və dəqiq ifadə edin. Gündəlikdə iki və ya üç əsas məsələ, üç-dörd kiçik məsələ ola bilər. Əsas suallar azdırsa, iclas yavaş-yavaş davam edəcək və kifayət qədər sayda vaxt lazım olacaq və çox sayda sual ilə müzakirə səthi olacaq.
2. İştirakçıların tərkibini müəyyənləşdirin (görüşlər, danışıqlar üçün). İstisna, daimi üzv olduğu müntəzəm olaraq (həftədə bir dəfə) keçirilən istehsal yığıncaqlarıdır.
3. Tədbirin gününü və vaxtını seçin. Danışıqlar zamanı gün və vaxt bütün iştirakçılarla əvvəlcədən razılaşdırılır.
4. Tədbirin keçirildiyi gün və vaxt barədə iştirakçılara məlumat verin. Yığıncaq keçirərkən bunu 5-7 gün əvvəl etmək arzu olunur. İstehsal yığıncağının günü və saatı yalnız iclasın daimi iştirakçıları olmayan dəvət olunmuşlara bildirilir.
5. Tədbirin gözlənilən müddətini təyin edin və bu barədə iştirakçıları xəbərdar edin. Təcrübə göstərir ki, görüşün və ya iclasın bitmə vaxtının elan edilməsi onun müddətini 10-15% azaldır.
6. Əsas məruzə nitqi və ya təqdimat hazırlayın və tələb olunan müzakirə iştirakçılarını müəyyənləşdirin. Məruzə konkret olmalıdır, baxılan məsələnin mahiyyətini əks etdirməlidir, nəticələr əsaslandırılmalıdır. Hesabatın və ya mesajın çoxluğu və spesifikliyinin olmaması dinləyicilər arasında laqeydliyə səbəb olur.
7. Bir otaq seçin və hazırlayın. Otağın bütün iştirakçıları qəbul edə biləcəyi qədər rahat olmasına diqqət yetirmək lazımdır. Kreslolarda heç bir çətinlik olmamalıdır. Hər bir iştirakçının qarşısında masalarda danışıqlar təşkil edərkən soyadı, adı, atasının adı və təmsil etdiyi şirkətin adını göstərən bir kart qoymaq məsləhətdir. Masaların üstündə kağız və yazı materialları da olmalıdır, içməli içkilər də yerləşdirilə bilər. Danışıqlar zamanı bir az pasta ilə çay və ya qəhvə vermək yaxşı təcrübə hesab olunur.
İşə dəqiq təyin olunmuş vaxtda başlamaq lazımdır. Görüşün və ya iclasın başlanmasının gecikməsi ümumiyyətlə növbəti iclasın iştirakçılarının çox gec olacağını bildirir. Bütün tərəflərin danışıqların başlama vaxtına riayət etməsi adətdir, danışıqlara gecikmək tərəfdaşlara hədsiz hörmətsizlik kimi qəbul edilir və arzuolunmaz nəticələrə səbəb ola bilər.
Görüş (görüş) və ya işgüzar görüş zamanı atmosfer mehriban olmalıdır. İştirakçılara fərdi hücumlar, münasibətlərin aydınlaşdırılması yolverilməzdir.
İclasın keçirilməsi üçün sədr seçilir. Sədrin əsas vəzifələri bunlardır:
qaydalara əməl etmək;
spikerin adını və vəzifəsini, təmsil etdiyi qurumun adını elan edin.
Yığıncağın sədri müəyyən tələblərə cavab verməlidir, bunlardan ən başlıcası bunlardır: səriştə, qərəzsizlik, aydın və aydın ifadə etmək bacarığı və digər insanların fikirlərinə dözümlülük. Sədrin bu və ya digər rəyə və ya iclas iştirakçısına üstünlük vermək, habelə rəyini tətbiq etmək hüququ yoxdur. Bütün bunlardan sonra təkliflərini bildirməlidir.
Hər hansı bir görüşdə və ya görüşdə vacib bir addım qərar verməkdir. Belə anlarda yığıncaq enerjisini itirən kimi tez-tez köməksiz olur. Bu, iştirakçıların qərar vermək vaxtının gəldiyini başa düşmədikləri və ya seçim etməkdə cəsarət etmədikləri üçün baş verir. Belə hallarda ən yaxşısı bir təklifi götürüb nəzərdən keçirməyə davam etməkdir. Müzakirələrin bağlanmalı olduğu anı qaçırmamaq vacibdir - bunun üçün sədrin təcrübəsi və bacarığı lazımdır. Yaxşı bir yol aralıq səsvermədir. Müzakirənin növbəti mərhələsini yekunlaşdırır. Ancaq son səs verməyə çox tələsməmək lazımdır azlığın rədd etdiyi bir qərarın qəbul edilməsi mümkündür. Bu vəziyyətdə, azlıq üzvləri əksəriyyətin səhvini sübut edən hərəkətlərə davam edə bilər ki, bu da müzakirələrin yenidən başlanmasına və əldə edilmiş nəticələrin itirilməsinə səbəb ola bilər.
Xüsusi bir görüş növü "beyin hücumu" adlanır. Belə bir yığıncaq kompleks bir problemi həll etmək, qarışıq vəziyyətdən çıxış yolu tapmaq və məsuliyyətli bir qərar vermək lazım gəldikdə keçirilir.
Belə bir yığıncaq keçirmək üçün ilk növbədə vəzifəni dəqiq bir şəkildə formalaşdırmaq lazımdır - yalnız bir, ən çətin və ən vacibdir. Müzakirədə artıq 7-12 nəfərin iştirak etməsi arzu olunur. Kresloları bir dairə halına gətirmək məsləhət görülür ki, "qalereya" və "rəyasət heyəti" olmasın. Müzakirənin vaxtı dəqiq müəyyənləşdirilməlidir. Vaxtın azlığı beyin fəaliyyətini stimullaşdıran stress yaradır. Belə bir görüş üçün optimal vaxt təxminən 30 dəqiqədir. Heç kim təklif olunan təklifləri tənqid etməməlidir. Əksər insanlar mənəvi təhlükə şəraitində yaradıcı şəkildə işləyə bilmirlər, əgər geri çəkilərsə, digərləri yalnız ən axmaq görünməməyi düşünəcəklər. Müzakirənin əvvəlində, bir qayda olaraq, qüsursuz, boş fikirlər irəli sürülür. Tənqidin qadağan edilməsi hər hansı bir fikir irəli sürməyi asanlaşdırır, bunların arasında çox qiymətli də ola bilər. Ən yaxşı fikirləri seçməyiniz məsləhət görülür və ən pisini atmamaq, indi yararsız görünən şeylər sonradan yararlana bilər. Fikirlərin müəllifliyini qurmağa ehtiyac yoxdur - ən yaxşı fikirlər həmişə kollektiv yaradıcılığın məhsuludur.
Çətin vəziyyətdən çıxış yolu tapıldığı zaman iki qrupa - "tərəfdarlar" və "əleyhdarlar" a bölünmək və inkişaf etmiş həll yolunda zəif nöqtələr tapmağa çalışmaq tövsiyə olunur. Son qərar dəqiq tərtib olunmalı və qeyd olunmalıdır.
