Yığıncaqlar və yığıncaqlar, ümumi və xüsusi işarələr. "Görüş" və "görüş" anlayışı
Təcrübədə müşavirələrin tapşırıq və məqsədlərinə görə bölgüsü geniş yayılmışdır. Deməli, problemli, təlimatlandırıcı və operativ görüşlər fərqləndirilir.Şəxsi idarəetmə: Dərslik / S.D. Reznik və başqaları - 2-ci nəşr, Yenidən işlənmiş. və əlavə edin. - M .: INFRA-M, 2004 .-- 622 s ..
Problem görüşünün məqsədi müzakirə olunan problemin ən yaxşı idarəetmə həllini tapmaqdır. Belə iclasda qərarlar adətən müzakirə nəticəsində formalaşır və səsvermədən sonra qəbul edilir. Belə iclas aşağıdakı sxem üzrə keçirilir: hesabatlar; natiqlərə suallar; müzakirə; həlli işləyib hazırlamaq.
Brifinq görüşünün məqsədi daha sürətli və daha səmərəli icrası üçün nəzarət sxeminin yuxarıdan aşağıya çatdırılması üçün əmrləri və lazımi məlumatları çatdırmaqdır. Belə bir iclasda rəhbər qəbul edilmiş inzibati qərarlar barədə auditoriyaya məlumat verir.
Əməliyyat görüşləri planlaşdırma görüşləri, brifinqlər, beş dəqiqəlik görüşlər adlanır. Onlar uzadılmır. Belə görüşlərin keçirilməsində məqsəd menecerə istehsalatdakı işlərin cari vəziyyəti haqqında məlumat almaqdır. Brifinqdən fərqli olaraq, əməliyyat iclası nəzarət sxemi vasitəsilə aşağıdan yuxarıya doğru məlumat verir. Yığıncaq iştirakçılarından operativ məlumat alan menecer “darboğazların” mövcudluğunu, geriləmə və uğursuzluqların səbəblərini müəyyənləşdirir və burada lazımi qərarlar qəbul edir, göstərişlər verir, onların yerinə yetirilmə vaxtını müəyyənləşdirir. Əməliyyat müşavirəsində heç bir hesabat verilmir. Əsas məqsəd o istehsal problemlərini müəyyən etməkdir ki, onların həllinə komandanın əsas səyləri yönəldilməlidir.
Buna baxmayaraq, hər hansı bir görüşün və ya görüşün əsas məqsədi kollektiv məlumat mübadiləsindən sonra birgə qərar qəbul etmək, yəni müəyyən nəticə əldə etməkdir.
Görüşlərin və iclasların təsnifatı
Görüşlər və konfranslar rəsmi və qeyri-rəsmidir. Tədbiri uğurla keçirmək üçün ilk növbədə onun mahiyyətini müəyyənləşdirmək lazımdır.
İdarəetmə funksiyalarına görə yığıncaq növlərini təsnif etmək olar:
1. Təşkilatın strategiya və taktikasını, planların həyata keçirilməsi üçün tələb olunan resursları müzakirə edən planlaşdırma iclasları;
2. Məhsuldarlıq və keyfiyyət problemləri, işçi heyətin məmnunluğu, aşağı motivasiyanın səbəbləri, onun dəyişdirilməsi imkanları, mənəvi və maddi həvəsləndirmə məsələləri müzakirə edilən əmək motivasiyası üzrə müşavirələr;
3. Müzakirə predmeti təşkilatın strukturlaşdırılması, struktur bölmələrinin fəaliyyətinin əlaqələndirilməsi, səlahiyyətlərin verilməsi və s. məsələləri olan daxili təşkilatla bağlı iclaslar;
4. İşçilərin fəaliyyətinə nəzarət üzrə müşavirələr fəaliyyətin nəticələrinin, qarşıya qoyulan məqsədlərə nail olunmasının, pozuntuların, aşağı məhsuldarlığın problemlərinin müzakirəsinə həsr olunur;
5. Təşkilatdakı vəziyyət, yeniliklər və onların həyata keçirilməsi imkanları, yaşamaq, rəqabət qabiliyyəti, imic, üslub problemləri ilə bağlı operativ idarəetmə məsələlərinin müzakirə edildiyi təşkilata xas iclaslar.
İclasların keçirilmə tərzinə görə təsnifatı da var:
1. Avtokratik yığıncaqlar, danışmaq hüququ və yalnız liderin malik olduğu qərarlar qəbul etmək hüququ. Bu görüşlərdə iştirak edənlər liderin verdiyi sualları dinləyib cavablandırmalıdırlar. Bu cür görüşlər menecerin tabeliyində olanlara məlumat verməli və ya göstəriş verməli olduğu zaman keçirilir.
2. Pulsuz görüşlərin gündəliyi yoxdur. Onlar sədrlik edən zabit olmadan keçirilə bilər. Bu cür görüşlər fikir mübadiləsinə çevrilir, qərarları qeydə alınmır. Belə bir görüş söhbət və ya söhbət şəklində keçirilir.
3. Müzakirə görüşləri - müəyyən qaydalara uyğun keçirilən görüş zamanı bir qrup insanın kollektiv əməyi nəticəsində yeni ideyalar yaratmaq və təklif olunan həll yollarını təhlil etməklə hər hansı məsələnin həlli yoludur. Bu metodun xarakterik xüsusiyyəti ifadə olunan fikirlərin tənqidi və qiymətləndirilməsinin olmamasıdır.
Rəsmi tədbir aydın şəkildə qeyd edilmiş statusa malikdir və müəyyən edilmiş qaydalara uyğun keçirilir. Belə bir məclisdə həmişə xüsusi təcrid olunmuş insanlar iştirak edirlər. Tədbirin əsas komponentləri:
1. Gündəlik (müzakirə olunacaq məsələlərin siyahısı);
2. Hesabatlar (məsələlərin mahiyyətinin təqdimatı);
3. Çıxışlar (gündəlikdəki məsələlərin müzakirəsi);
4. Düzəlişlər (müzakirəyə daxil edilməsi təklif olunan dəyişikliklərin müzakirəsi);
5. Debat (müzakirə);
7. Protokolun tərtib edilməsi (hadisələrin yazılı surəti);
8. Müxtəlif (gündəlikdə olmayan məsələlərin müzakirəsi).
Qeyri-rəsmi toplantılar insanların özlərini daha rahat hiss etməsinə səbəb olur, lakin siz də belə tədbirlərə hazırlaşmalısınız. Qeyri-rəsmi görüşlər üçün sizə lazımdır:
1. Müzakirə üçün mövzuların siyahısı;
2. Tədbirin aparıcısı;
3. Əldə edilmiş razılaşmaların protokolu.
Qeyri-rəsmi tədbirlər daha rahat bir atmosferdə baş verir, lakin hələ də yadda saxlamaq lazımdır ki, yalnız yaxşı təşkil edilmiş görüş və ya görüş müsbət nəticə verir.
Hər bir görüşün əvvəlcədən düşünülməli olan gündəliyi olmalıdır. Gündəlik vaxta qənaət etməyə və uzun müddət ikinci dərəcəli məsələlər üzərində dayanmamağa kömək edir.
Yaxşı hazırlanmış gündəm aşağıdakılardan ibarətdir:
* iclasın məqsədi, tarixi, vaxtı və yeri;
* dəvət olunmuş şəxslərin siyahısı;
* müzakirə olunan problemlərin siyahısı;
* Əsas mövzu;
* fərqli;
* növbəti görüş üçün tarixlər.
Yığıncaq, konkret qərarların qəbulu (məlumatlandırılması) ilə işgüzar məlumatların kollektiv mübadiləsi üsuludur. İclas adətən rəhbərlik tərəfindən əmək kollektivini məlumatlandırmaq üçün təşkil edilir.
Yığıncaq, yığıncaq keçirmək. Görüş konfliktləri
Tabeliyində olanlarla ünsiyyətin ümumi qəbul edilmiş üsulları və eyni zamanda menecerin işinin təşkili formaları istehsalat müşavirələri və yığıncaqlarıdır.
Görüşlər və konfranslar müdirinizin göstərişi ilə kollektiv şəkildə işgüzar məlumat mübadiləsi və konkret qərarlar qəbul etmək üsuludur.
Məqsədinə görə aşağıdakı görüş və görüş növləri fərqləndirilir:
Giriş (yeni layihələrin təqdimatı, təkmilləşdirmə);
İnformasiya xarakterli (məlumatların ümumiləşdirilməsi, baxışların öyrənilməsi);
· izahedici (işçiləri nəyəsə inandırmaq);
• problemli (məsələnin həlli üçün kollektiv axtarış);
· Təlimedici (zəruri məlumatları diqqətə çatdırmaq və hərəkət üsulunu izah etmək);
Operativ ("operativ") (işlərin vəziyyəti haqqında cari məlumatların alınması və "darboğazların" müəyyən edilməsi);
Planlaşdırma görüşü (növbəti qısa müddət üçün tapşırıqların və planların müəyyən edilməsi)
Koordinasiya (qarşılıqlı əlaqənin təmin edilməsi
bölmələr);
Yekun (müəyyən müddət və ya istehsal dövrü üçün yekun);
təntənə (təntənəli yekun,
şirkət üçün vacib tarixlər və ya hadisələr, ən yaxşı işçilərin mükafatlandırılması);
"Əmək kollektivinin yığıncağı" (hamısı üçün
yığıncaqlar həm də əmək kollektivini bir araya gətirir, lakin bu ad vurğulayır ki, iclasda rəhbərlikdən daha çox əmək kollektivi üçün - iş şəraiti, işə hazırlıqla bağlı bəzi vacib məsələlər müzakirə olunur.
bayramlar, bəzi qeyri-rəsmi, mövzuların istehsalı ilə birbaşa əlaqəli olmayan; eyni sıradan - həmkarlar ittifaqı yığıncağı).
“Görüş” və “görüş” terminləri çox vaxt sinonim kimi qəbul edilir. Düzdür, məclis və məclis həm məqsəd, həm də keçirilmə üsulu ilə fərqlənir.
zəruri mütəxəssisləri cəlb edir və qərar qəbul etmək üçün onların rəyini dinləyir (müzakirə təşkil edir).... Bir qayda olaraq, iclaslar rəhbərin, şöbə müdirlərinin, aparıcı mütəxəssislərin - yəni rəyi əhəmiyyətli olan və övladlığa götürməyə təsir edə bilənlərin iştirakı ilə toplanır.
Deməli, yığıncağın vəzifəsi əmək kollektivini məlumatlandırmaq, yığıncağın vəzifəsi birgə iş hazırlamaqdır
problemlə məşğul olanların daha dar bir dairəsində həlli
mütəxəssislər. İşgüzar ünsiyyətin bu formatları arasındakı fərqi etimologiyanı təhlil etməklə başa düşmək asandır.
(mənşəyi) adlarının: yığıncaq üçün toplanır
Hər hansı bir məqsədlə yığıncaq görüşmək üçün toplanır. İstənilən görüş görüşdür, amma hər görüş görüş deyil. Görüş adətən daha dar formatı əhatə edir, ona görə də aşağıda daha geniş aspektləri əhatə etmək üçün görüşün təşkili və keçirilməsinin əsas prinsiplərini nəzərdən keçirəcəyik.
Görüşə hazırlıq məqsədin qoyulması, mövzunun, gündəliyin və iştirakçıların tərkibinin müəyyən edilməsi ilə başlayır.
Görüşün effektivliyi əsasən müəyyən edilir
onun keçirilmə vaxtı və yeri, habelə tərkibi
iştirakçılar. Görüşə minimum sayda adam dəvət edilməlidir - yalnız onlarsız bu səmərəsiz olacaq. (Bəzən iclas bitməzdən əvvəl artıq iştirak etməyə ehtiyacı olmayan işçiləri buraxmaq ehtiyatlı olar.)
Yığıncağın müvəffəqiyyətinin açarı yaxşı işlənmiş gündəmdir. Adətən görüş iştirakçılarına əvvəlcədən xəbər verilir ki, onlar görüşdə hansı məsələlərin müzakirə olunacağını artıq bilsinlər və hazırlaşa bilsinlər. İstənilən halda gündəm iclasın lap əvvəlində açıqlanmalıdır.
Gündəlik çox vaxt ayrıca sənəd kimi həyata keçirilir. Bu sənəd hər ikisidir
iclasın elan edilməsi və filan mövzuda iclasın keçirilməsini nəzərdə tutan əmr.
filan suallarla və filan iştirakçılarla. Buna görə də, onu sifariş lövhəsində yerləşdirməyin mənası var.
İclasın gündəliyinə aşağıdakılar daxil edilməlidir:
· İclasın adı (mövzusu);
· İclasın yeri, vaxtı və müddəti haqqında məlumat; ...
· İclas iştirakçıları haqqında məlumat (kimlər iştirak etməlidir);
· Müzakirə üçün sualların siyahısı (lazım olduqda - çıxış edənlərin adları göstərilməklə);
Reqlament - gündəmdəki məsələlər üzrə vaxt bölgüsü. İclasın statusu əhəmiyyətsizdirsə, mövzunu, vaxtını, gündəliyindəki məsələlərin siyahısını və
Bəzi görüşlər ətraflı gündəliyə ehtiyac duymur. Məsələn, kiçik bir görüş üçün, bəzən
yeri-zamanı, iştirakçıların siyahısını və şifahi olaraq elan etmək kifayətdir
mövzu. Müzakirə olunacaq məsələlərin siyahısı artıq iclasın özündə işlənib hazırlanacaq.
Görüşün başlanğıcı. Yığıncağa həmişə bir nəfər rəhbərlik edir -
sədrlik edən zabit, çox vaxt, rəhbərin özüdür. İclasın ilk, ilkin mərhələsində sədr, ilk növbədə, əsas prosedur məsələlərini diqqətə çatdırır: iclasın mövzusu və məqsədi, gündəliyin məzmunu, prosedur qaydaları.
Görüşün keçirilməsi menecer üçün həmişə iki paralel xəttə bölünür: prosedurun saxlanması və məzmunun saxlanması.
Görüşün keçirilməsi
Müəyyən bir qrup insanlar üçün, konkret yerdə keçirilən, müxtəlif mövzuların müzakirə olunduğu və ya konkret problemlərlə bağlı qərarların qəbul edildiyi bir neçə növ tədbir var. Məsələn, səhmdarların rüblük yığıncağı və ya ümumi korporativ yığıncaq. Bu fəaliyyətlər bir neçə növə bölünür:
ü Görüş
ü Görüş
ü İş görüşməsi:
Ø İşgüzar söhbət
Ø Danışıqlar
Görüş müəyyən qaydalara uyğun olaraq həyata keçirilir ( iclasın keçirilməsi qaydası), təşkilatın nizamnaməsində əksini tapmışdır. İclasın keçirilməsi və orada qəbul edilən qərarlar adlı xüsusi sənəddə qeyd olunur iclas protokolu.
Görüş görüşdən onunla fərqlənir ki, iclasa adətən az sayda adam dəvət olunur. Məsələn, eyni təşkilatın müxtəlif şöbələrini təmsil edən insanlar və ya müxtəlif şirkət və firmaların nümayəndələri.
Görüşlər çox vaxt görüşlərdən daha müntəzəm olur. Onlar müəyyən vaxtda, adətən həftədə bir dəfə çağırılırlar. Yığıncaqlar yanan məsələlər və problemlər üzərində düşünmək üçün mövcuddur. Bu cür görüşlər təcili ehtiyacla əsaslandırılarsa, planlaşdırılmamış da ola bilər. İclaslarda adətən protokollar aparılmır, lakin nəticələrə əsasən qərar mütləq qəbul edilir.
İşgüzar görüşlər bölünür işgüzar söhbətlər və danışıqlar.
İşgüzar söhbətsərbəst söhbət şəklində baş verir və müxtəlif aktual ani tapşırıqların müzakirəsi üçün keçirilir, lakin sonda mütləq hökm çıxarılır.
Danışıqlarşirkətlərin, təşkilatların və ya müəssisələrin birgə fəaliyyəti üçün daha əsaslı məsələlərin və vəzifələrin həllini təmin edir, məsələn: qarşılıqlı fəaliyyət dairəsinin müəyyən edilməsi, təsir dairələrinin məhdudlaşdırılması və s. Danışıqlar yekun razılaşmanın və ya şifahi bəyanatın imzalanması ilə başa çatır.
Hər bir sahibkardan, iş adamından, tacirdən öz fəaliyyətinin xarakterinə görə çox vaxt iştirakçı kimi çıxış etməli və ya özü müxtəlif görüşlər, konfranslar, işgüzar görüşlər təşkil etməlidir. Bu tədbirlərin həyata keçirilməsi üçün müəyyən edilmiş prosedur var, buna əməl edilməlidir, çünki bu, biznesin uğuruna və inkişafına birbaşa təsir göstərir.
Bu tədbirlərin yüksək keyfiyyətlə hazırlanıb keçirilməsi üçün hansı şərtlər yerinə yetirilməlidir?
1. Mövzunu dəqiq müəyyənləşdirmək və gündəliyi planlaşdırmaq vacibdir.
Gündəliyə 2-3 mühüm, 3-4 ikinci dərəcəli məsələ daxil edilməlidir. Niyə bu nisbətdir? Bir neçə əsas sual olduğu halda, onları daha dərindən nəzərdən keçirmək və işləmək üçün onlara daha çox vaxt ayıra bilərsiniz. Əgər onların sayı çox olarsa, zamanın məhdudluğunu nəzərə alaraq, əsas məsələlərə səthi baxılacaq və bir çox nüanslar qaçırılacaq.
2. Görüşə, görüşə, danışıqlara dəvət olunan konkret şəxslərin siyahısını tərtib edin.
İstisnadır istehsalat görüşü. Mütəmadi olaraq və dəyişməz iştirak siyahısı ilə keçirilir.
3. Tədbir üçün tarix və konkret vaxt təyin edin.
Danışıqların tarixi və vaxtı bütün tərəflərlə razılaşdırılmalıdır.
4. Tədbirin tarixi və vaxtı haqqında bütün potensial şəxslərə məcburi bildiriş.
Görüşün baş tutması üçün bu, ən azı bir həftə əvvəl edilməlidir. Yalnız onun daimi iştirakçısı olmayan insanlara qarşıdan gələn istehsal görüşü barədə xəbərdarlıq edilir.
5. Bu tədbirin baş tutacağı vaxt çərçivəsini müəyyənləşdirin və bu barədə bütün iştirakçılara məlumat verin.
Təcrübə göstərir ki, tədbirin bitmə vaxtı ilə bağlı xəbərdarlıq tədbirdə iştirak edənlərin hamısını cəzalandırır və tədbirin vaxtını 10%-dən 15%-ə qədər azaldır.
6. Əsas nitqi hazırlamaq lazımdır. Bu bir hesabat və ya kiçik bir mesaj ola bilər. Müzakirə üçün tələb olunan iştirakçıları təyin edin.
Çıxış ciddi şəkildə mövzu ətrafında aparılmalı və baxılan problemi ortaya qoymalıdır. Arqumentlər və nəticələr əsaslandırılmalı və faktlarla təsdiqlənməlidir. Boş söz-söhbət, konkretliyin olmaması tamaşaçıda ancaq diqqətsizlik və laqeydlik yaradar.
7. Bina haqqında qərar verin və onu tədbirə hazırlayın.
Otaq və ya salon bütün gözlənilən iştirakçıları yerləşdirmək üçün rahat və kifayət qədər böyük olmalıdır. Oturacaqların sayını əvvəlcədən düşünün - hər kəs üçün kifayət qədər stul olmalıdır. Bir az ehtiyat ehtiyatına sahib olmaq daha yaxşıdır. Danışıqlar aparmaq üçün hər bir iştirakçının qarşısına tam baş hərflərlə kart yerləşdirmək yersiz deyil. Orada bu şəxsin adından iştirak etdiyi təşkilatın və ya şirkətin adını göstərin. Hər bir iştirakçı üçün masaların üzərinə bir kağız parçası / notebook və bir neçə qələm qoyun. İçkilərin (qazlı və qazsız mineral su) və stəkanların olması tövsiyə olunur. Nəzakət siyasəti danışıqlar zamanı çay və kofenin verilməsini nəzərdə tutur.
İş razılaşdırılmış vaxtda sərt başlamalıdır. Gecikmələr yalnız daha böyük gecikmələrlə başlayan sonrakı hadisələrə səbəb olacaq. Bütün tərəflər - iştirakçılar tərəfindən danışıqlar təşkil edilərkən, işin başlama anını qeyd-şərtsiz müşahidə etmək adətdir. Tərəfdaşlar tərəfindən danışıqlara əsassız gecikməniz ən yüksək laqeydlik kimi qiymətləndiriləcək və gələcək nəticələri proqnozlaşdırmaq çətin olacaq.
Tədbir zamanı ümumi atmosferin qonaqpərvər olduğundan əmin olun. Şəxsiyyətlərə keçid, münasibətlərin aydınlaşdırılması, təhqir və təxribatlar yolverilməzdir.
Görüş keçirmək üçün sədr seçmək lazımdır. Bu, ümumi açıq və ya qapalı səsvermə yolu ilə həyata keçirilir. Bu mərhələ mütləq protokolda qeyd olunur.
Sədr reqlamentə nəzarət etməyə və hər bir çıxışçının adını və soyadını, vəzifəsini və iştirakçının adından çıxış etdiyi şirkətin adını açıqlamağa borcludur.
Seçilən natiq müəyyən keyfiyyətlərə malik şəxs olmalıdır. Sədr hər şeydən əvvəl səriştəli və qərəzsiz şəxs olmalıdır. Öz fikrini aydın və aydın ifadə etməyi bacarmalı, əks fikrə dözümlü olmalıdır. Onun kiməsə üstünlük verib öz fikrini təlqin etməyə haqqı yoxdur. İclas zamanı onun öz təklifləri olarsa, sədr yalnız bütün çıxış edənlərdən sonra ifadə vermək hüququna malikdir.
İstənilən hadisənin ən vacib anı yekunlaşdırmaq və qərar verməkdir. Çox vaxt, bu anda bir növ enerji itkisi və çarəsizlik var. Bunun səbəbi psixoloji aspektdir: iştirakçılar zamanın sona çatdığını və hansısa qərara gəlmək lazım olduğunu dərk edə bilmirlər. Seçim etməkdən şübhələnməyə, tərəddüd etməyə, tərəddüd etməyə başlayırlar. Əgər belə bir vəziyyət yaranarsa, ən yaxşı çıxış yolu bir təklif götürüb onu nəzərdən keçirməkdir. Müzakirənin bitməli olduğu anı qaçırmamaq çox vacibdir. Bu, tamamilə sədrin təcrübəsindən asılıdır. Aralıq səsvermə praktikası da var, o zaman müzakirənin hər bir mərhələsi üçün xülasə hazırlanır. Ancaq bu qərar azlıq tərəfindən rədd edilərsə, yekun qərara da tələsməməlisiniz. Belə olan halda, müzakirənin bütün tərəflərini qane edən bir həllə gəlmək üçün müzakirəni davam etdirməlisiniz.
Katibin müqəddəs vəzifələrindən biri də müxtəlif səviyyələrdə rəhbərlərin təşəbbüsü ilə keçirilən toplantıları, konfransları, yığıncaqları hazırlamaqdır. Əksər hallarda katib belə hadisələrin protokollarını da aparır. Bu məqalə sizə bu prosesləri necə daha səmərəli edə biləcəyinizi göstərəcək.
Protokol haqqında danışmağa başlamaq üçün, ilk növbədə, görüşlərin hazırlanmasına diqqət yetirmək lazımdır. Belə bir tədbirdən əvvəl gündəliyi düşünmək, iştirakçıların tərkibini müəyyən etmək, bütün məruzəçilərin məruzələrini və digər materialları oxumaq vacibdir. Bütün bunlar əlavə səylər tələb edəcək, lakin nəticədə protokolu saxlamaq çox asan olacaq.
VAXTA NECƏ QƏNAƏT ETMƏK?
Müxtəlif araşdırmalara görə, yığıncaqlar təşkilat rəhbərinin və digər işçilərin iş vaxtının 10-dan 50% -ə qədər sərf edilə bilər. Keçirilən vaxtı azaltmaq üçün görüşün təşəbbüskarları, ev sahibləri və iştirakçıları aşağıdakı təlimatları yadda saxlamalıdırlar:
İclasda yalnız müntəzəm olaraq həlli mümkün olmayan məsələləri müzakirə edin.
Görüşlərdə iştirak edənlərin sayını məhdudlaşdırın. Bu, hadisənin müddəti ilə düz mütənasibdir. 5 işçinin iştirak etdiyi görüşün müddəti 1 saatdırsa, iştirakçıların sayı 10 və ya daha çox olarsa, 2 saat və daha çox davam etməsi ehtimalı var.
Əvvəlcədən yığıncaq brifinqləri hazırlayın. Hesablamalar, analitik hesabatlar, cədvəllər, qrafiklər, xülasələr, foto və video materiallar, təqdimatlar, məhsul nümunələri, ekspert rəyləri ixtisaslaşmış mütəxəssislər tərəfindən təqdim edilməlidir. Amma iclasın katibi materialların hazırlığını yoxlamağa borcludur. Buna görə də, tədbirdən bir və ya iki gün əvvəl siz:
a) təqdimatlar edəcək məsul şəxslərin köməyi ilə bütün məlumat materiallarının siyahısını tərtib etmək;
b) məsul şəxslərdən elektron materialları almaq (məsələn, təqdimatlar, izahat qeydləri və s.);
c) məsul şəxslərdən çap olunmuş tezisləri və məruzələrin mətnlərini almaq.
Hər bir sual üçün bir məsul işçi təyin edin, hətta bir qrup insan əmri yerinə yetirməli olsa belə.
Günahkarı ifşa etmək üçün vaxt itirməyin. Unutmayın ki, hər bir iclasın əsas vəzifəsi gündəliyi müzakirə etmək və onunla bağlı qərarlar qəbul etməkdir.
GÜNDƏM
Bu, iclasda müzakirə olunacaq məsələlərin siyahısıdır. Onlar iclasın sədri tərəfindən müəyyən edilir. Bununla belə, katib də bu prosesdə iştirak edə bilər.
Gündəliyinizi tərtib edərkən aşağıdakı təlimatlardan istifadə edin:
- Çox geniş olan görüş mövzularını çoxlu alt mövzulara bölün. Lazım gələrsə, hər bir alt mövzu üzrə mərkəzlər tərəfindən hazırlıq iclasları keçirilə bilər.
Məsələn, “Əsas istehsalat sexləri tərəfindən plan tapşırıqlarının yerinə yetirilməsi haqqında” mövzusunda ayın sonuna planlaşdırılan müşavirədən əvvəl sexlərdə bir sıra kiçik görüşlər keçirilməlidir: “Planın icrası ilə bağlı tökmə sexi”, “Təchizat sexi tərəfindən planın yerinə yetirilməsi haqqında”, “Maşın sexi tərəfindən planın yerinə yetirilməsi haqqında”, “Yığışdırıcı sex tərəfindən planın yerinə yetirilməsi haqqında”. Və ya "Müəssisədə ERP sisteminin tətbiqi haqqında" mövzusunda görüşdən əvvəl bir neçə görüş keçirilməlidir: "İstehsalata ERP sisteminin tətbiqi problemləri haqqında", "Mühasibat uçotunda ERP sistemi ilə 1C arasında əlaqənin təmin edilməsi haqqında" ", "ERP sisteminin texniki dəstəyi və məlumatların ötürülməsi haqqında" və s.
- Ümumi mövzu ilə birləşdirilən eyni əhəmiyyətə malik məsələləri gündəmə gətirin... Məsələn, nəqliyyatla təminat, anbara çatdırılma qaydası, hazır məhsulun müəssisə ərazisindən göndərilməsi və çıxarılması.
Bir-biri ilə əlaqəli problemlərin daha geniş spektri də gündəmə gətirilə bilər. Məsələn, bunlara aşağıdakılar daxil ola bilər:
Yeni istehsal xəttinin alınması;
İstehsalın texnoloji hazırlanması;
Yeni avadanlıqların alınması ilə əlaqədar layihə və texnoloji sənədlərdə dəyişikliklər;
İstehsal binalarının modernləşdirilməsi və dəzgah bağlamalarının inkişafı;
İstehsalın maddi-texniki təminatı.
Eyni zamanda, fabrikin girişinin yenidən qurulması və ya fabrik yeməkxanasına giriş üçün elektron ödənişlərin təşkili bu iclasda açıq şəkildə müzakirəyə dəyməz.
Aydındır ki, katib həmişə gündəliyin məzmununa təsir göstərə bilməz. İclas lider tərəfindən çağırılır, o, həmçinin məsələlərin spektrini müəyyənləşdirir. Və əgər menecer bir yığıncağın gündəliyinə tökmə istehsalı üçün yeni istehsal xəttinin alınmasını və yaz təmizliyinin təşkilini daxil edərsə, onu inandırmaq mümkün olmaya bilər. Amma biz öz tərəfimizdən təmizlik gününün təşkili ilə bağlı müzakirənin başqa iclasa çıxarılmasını təklif edə bilərik, məsələn, binanın fasadının rənglənməsi və ya təşkilatın ad günü münasibətilə şənliklərin keçirilməsi məsələsi ilə birləşdirilə bilər.
- Gündəliyi yalnız iclas iştirakçılarının səlahiyyətlərinə və məsuliyyət sahəsinə aid olan məsələlərdən hazırlayın. Məsələn, təchizat rəisinin olmadığı yerdə təchizat məsələlərini müzakirə etmək faydasız olardı.
- Gündəlikdəki mövzu və məsələlərin sayını məhdudlaşdırın... Ayrılmış müddət ərzində səmərəli müzakirə və həll edilə bilən qədər çox olmalıdır. Məsələn, iclasın 1 saatında müzakirə olunan mövzuların miqyasından və iclasa hazırlıq keyfiyyətindən asılı olaraq 1-dən 5-ə qədər sual müzakirə edə bilərsiniz.
- Son iclasda verilən tapşırıqlar və tapşırıqlar haqqında hesabatı gündəliyə daxil edin yığıncaqların ümumi mövzusu və iştirakçıların tərkibi olduqda. Hazır olun ki, gündəmdə belə bir məsələ olmasa belə, sədr öz səlahiyyəti ilə bunu təqdim edə bilər. Buna görə də, təlimatların siyahısını əvvəlcədən çap etmək daha yaxşıdır - bu, sədr, məsul şəxs və katiblə olmalıdır.
İclasın İŞTİRAKÇILARI
Tədbir iştirakçıları üçün ümumi tələblər:
Gündəlikdəki məsələlərə səriştə və maraq;
İclasın nəticələrinə əsasən qərarlar qəbul etmək və tabeliyində olanlara göstərişlər vermək üçün kifayət qədər yüksək vəzifə.
Tədbir zamanı iştirakçıların tərkibi dəyişə bilər. Əgər gündəmdə iclasın bütün iştirakçılarını əhatə edən mövzular varsa və onların yalnız bəzilərinə aid olan məsələlər varsa, ilk növbədə ümumi məsələlər müzakirə edilməlidir. İclasın bu hissəsinin sonunda əlavə müzakirəyə cəlb edilməyən işçilər buraxıla bilər.
Hər kəsi necə xəbərdar etmək olar
Bütün iclas iştirakçılarına məlumat verin tədbirin tarixi, vaxtı, yeri, mövzusu haqqında.
Siz telefon zəngi, sms, e-poçt (çatdırılma və oxunma bildirişi), şəxsi bypass vasitəsilə görüş barədə məlumat verə bilərsiniz.
İştirakçılardan biri müxtəlif səbəblərə görə (illik məzuniyyət, müvəqqəti əlillik, ezamiyyət və s.) iş yerində olmadıqda, işdə olmamağın səbəbini öyrənmək və işdə olmayan şəxsi işdən çıxaran işçiyə xatırlatmaq lazımdır. onun iclasda iştirak etməli olduğu dəyişdirmə sxemi.
Kompüterinizdəki təqvimə “müavinə planlaşdırma iclasında iştirak etməsini xatırlat” kimi pop-up əmri əlavə etmək də faydalı olacaq.
Görüş haqqında kimə və nə vaxt xəbərdarlıq edildiyi barədə məlumat cədvələ daxil edilə bilər (Nümunə 1).
NÜMUNƏ 1
İclas İştirakçılarını Xəbərdar etmək
İclas 24 iyun 2017-ci il tarixində saat 11:00-da Satınalmalar Direktorunun kabinetində keçiriləcək.
Mövzu: 2017-ci ilin ikinci yarısı üçün təchizatçılarla müqavilələrin bağlanması.
Yığıncaq iştirakçıları üçün oturacaqlar
Yığıncaq iştirakçıları üçün oturma cədvəli hazırladığınızdan əmin olun, əgər:
Yüksək vəzifəli şəxslər (şəhərlər, rayonlar, ərazilər, respublikalar, federasiyalar);
Transmilli korporasiyaların və holdinqlərin sahibləri və s.;
Tərəfdaş təşkilatların nümayəndələri.
Mümkünsə, katib sədrin masasının yanında ayrıca stolda əyləşməlidir (Nümunə 2).
Misal 2
Oturma cədvəli
Ad kartları
Müvafiq yerlərin qarşısındakı masalarda vəzifəsi və (və ya) tam adı ilə ad vəsiqələrini yerləşdirmək lazımdır. hər bir iştirakçı. Ən sadə seçim qatlanmış vərəqdir (şək. 1)
düyü. bir. Görüş İştirakçısının Adı Kartı
Nişanlar
Xüsusilə kritik hallarda, nişanlar (nişanlar) hazırlamaq lazımdır, bunlarda aşağıdakıları göstərməlisiniz:
TAM ADI. iştirakçılar;
Onların mövqeləri;
Hər bir iştirakçının təmsil etdiyi təşkilatın adı;
Göstərilən təşkilatın yerləşdiyi ərazi.
Nişanda həmçinin aşağıdakılar ola bilər:
İştirakçı tərəfindən təmsil olunan təşkilatın loqosu;
Tədbirin loqosu (emblemi) (iclas, konfrans və s.).
Siz ipli və ya paltar sancağı olan nişanlardan istifadə edə bilərsiniz. Onlar dəftərxana ləvazimatları və ofis ləvazimatları mağazalarında satılır.
Siz özünüz mətn ilə əlavələr hazırlaya, sonra onları printerdə çap edə, qayçı ilə kəsib nişanlara qoya bilərsiniz (şək. 2).
düyü. 2.Öz-özünə hazırlanmış nişan əlavəsi
Hazırlıq üçün kifayət qədər vəsait ayrılıbsa, insert kartları çap xidmətləri göstərən bir təşkilatdan sifariş verilə bilər. Və müntəzəm daxili görüşlər üçün döş nişanları ümumiyyətlə tələb olunmur.
İclasın Müddəti
Fərqli görüş növləri fərqli vaxtlara malikdir. Məsələn, səhər iclası təxminən yarım saat çəkə bilər, konkret məsələ ilə bağlı regionlararası görüş isə bütün günü apara bilər.
Görüşün müddəti əvvəlcədən planlaşdırılmalıdır. Bütün iştirakçılar tədbirin başlama və bitmə vaxtlarını bilməlidirlər. Bu, tez və səmərəli işləməyinizə kömək edəcək ki, gec qalmayasınız.
Fasilələr
Əgər iclas astronomik saatdan (60 dəqiqə) artıqdırsa, onda hər akademik saatda (45 dəqiqə) fasilələr verilməlidir.
Xüsusilə uzun tədbirlərdə fasilələr verilə bilər, bu müddət ərzində iştirakçılara qəlyanaltılar (sendviçlər, meyvələr, şirniyyatlar) və içkilər (çay, qəhvə, şirələr, mineral su və s.) təklif olunur.
İclasın səviyyəsi aşağı olduqda və iclas zalının yanında ofis ziyarətçiləri üçün soyuducu, kofe maşını və birdəfəlik istifadə olunan qablar olduqda, iclas iştirakçıları özlərinə qəhvə, çay və ya su tökə biləcəklər.
İclas iştirakçılarının oturduğu masaların üzərinə su butulkaları və stəkanlar əvvəlcədən yerləşdirilə bilər - o zaman onlar susuzluqlarını təkcə fasilə zamanı deyil, istənilən vaxt yatıra bilərlər. Süfrələrə yemək qoymamaq daha yaxşıdır. İştirakçılardan biri iş sənədlərinə sendviç atırsa və ya qəhvə tökürsə, utanc verici olacaq.
Ayrı bir otaqda qəlyanaltı və içkilərlə süfrə qurmaq daha yaxşıdır. Bu, adətən, katib tərəfindən edilir, ancaq o, protokolu saxlamadıqda. Katib görüş zamanı otağı tərk edə bilməyəndə, bunu etmək üçün təyin edilmiş başqa şəxs fasiləni təşkil etməlidir. Və ya alternativ olaraq, katib görüş başlamazdan əvvəl kofe fasiləsi üçün hər şeyi hazırlayır. Genişləndirilmiş görüşlər üçün köməkçilər adətən əvəzolunmazdır.
Vaxt çərçivəsi
Tədbirin müddəti tənzimlənməlidir. Bu qaydaya iclasın sədri nəzarət edir.
İclasın gündəliyini planlaşdırarkən, hər bir məruzəçinin çıxışı və hər bir məsələni müzakirə etməsi üçün tələb olunan vaxtı nəzərə aldığınızdan əmin olun.
Hər təqdimat üçün vaxt qrafiki üçün sədrlə yoxlayın.
Lazım gələrsə, fasilələri planlaşdırın.
Kalkulyatordakı bütün vaxt intervallarını əlavə edin və cəminə əlavə edin
İclasın nə qədər çəkə biləcəyi sədrə bildirilməlidir. O, bu rəqəmlə razılaşarsa, reqlament bütün iştirakçıların diqqətinə çatdırılmalı, əks halda düzəlişlər edilməli və yenidən sədrə məlumat verilməlidir.
Razılaşdırıldıqdan sonra vaxt məhdudiyyəti olan gündəlik bütün iclas iştirakçılarına göndərilir (Nümunə 3).
NÜMUNƏ 3
Vaxt məhdud gündəm
İclasın protokolları: 5 ƏSAS ADDIM
Protokol həm daimi fəaliyyət göstərən kollegial orqanların (komissiyalar, komitələr, şuralar və s.), həm də müvəqqəti kollegial orqanların - müxtəlif iclaslar, konfranslar, seminarlar və konfransların fəaliyyətini sənədləşdirir.
Aşağıdakı protokol növləri var:
. Qısa Protokol- tam adın qeyd olunduğu sənəd. və iclas iştirakçılarının mövqeləri, onun mövzusu, əsas suallar, məruzələrin xülasəsi, qəbul edilmiş qərarlar, hər bir məsul şəxs üçün tapşırıqların siyahısı. Bu protokol adətən operativ iclaslarda saxlanılır.
. Tam protokol, yuxarıda göstərilənlərin hamısına əlavə olaraq, bütün çıxışların, rəylərin, düzəlişlərin və müzakirənin digər nüanslarının ətraflı qeydlərini ehtiva edir. Bu sənəd görüşün ətraflı mənzərəsini yenidən qurmağa imkan verir.
Protokolun aparılması formasını iclasın sədri və ya müəssisənin rəhbəri seçir.
İclas üçün hazırlanan çıxışların mətnləri və digər materiallar əlavələr şəklində tərtib edilir. Onlara protokolun mətnində istinad edilməlidir.
Katib iclasın gedişatının nə qədər düzgün və tam qeyd olunmasına cavabdehdir. Protokol icra edilməli olan bütün çıxışları, müzakirələri, şərhləri və qəbul edilmiş qərarları özündə əks etdirən yeganə sənəd olduğundan bu məsuliyyəti də nəzərə almamaq lazımdır. Görüş zamanı onun iştirakçıları nəyisə eşitməyə, onu yazmağa vaxt tapmaya bilər. Protokola istinad edərək onu bərpa etmək asan olacaq.
Addım 1: iş yerinin hazırlanması
Görüşdən əvvəl protokolları saxlamağı asanlaşdırmaq üçün:
. Salonda özünüz üçün bir yer seçin tədbirin harada baş tutacağı. O, bütün iştirakçıları görməli şəkildə göstərməli, sədrin, məruzəçilərin çıxışlarını və “tamaşaçıların iradlarını” eşitməlidir (Nümunə 2-də oturma cədvəlinə baxın).
. Yığıncaq iştirakçılarının siyahısını tam adları ilə masanıza qoyun. və vəzifələr, habelə oturma cədvəli... İclas başlamazdan əvvəl kimin harada oturduğunu diqqətlə öyrənmək və lazım olduqda diaqrama baxmaq faydalı olacaq.
. Dəftərxana ləvazimatlarını yığın... Özünüzlə 2-3 qələm, 2 qələm, 2 pozan götürün.
. Ofis avadanlıqlarının və digər cihazların işlək olub olmadığını yoxlayın: saat, səs yazıcısı, videokamera (əgər varsa). Elektrik kabelini və ehtiyat batareyaları və ya akkumulyatorları unutma.
Görüşdən əvvəl bütün danışıqların əsas məqamlarını təzələyin.
Addım 2: görüşün gedişatını qeyd edin
İclas üçün hazırlanmış materiallardan (məruzələrin mətnləri, çıxışlar, arayışlar, qərar layihələri, gündəliyi, iştirakçıların siyahıları və s.) əlavə olaraq protokol səs yazıları, videoyazılar, stenoqramlar və ya kobud əl yazısı əsasında tərtib edilir. görüş zamanı saxlanılan qeydlər.
Kobud qeydləri necə saxlaya bilərəm?
1. Qaralama dəqiqələri üçün vərəqləri hazırlayın- onların sayı gündəmin ölçüsündən asılıdır. Birinci vərəqdə iclasın tarixini, onun mövzusunu, protokol nömrəsini, iştirakçıların siyahısını, gündəliyi yazın (Nümunə 4).
NÜMUNƏ 4
İclas protokolunun layihəsi. Vərəq №1
Müzakirə üçün sualları qeydlər üçün kifayət qədər yer qoyaraq ayrı-ayrı boş vərəqlərə yazın:
Vərəq № 2: “Əlvan və qara metalın tədarükü üzrə müqavilələrin bağlanması üzrə işlərin vəziyyəti haqqında”. P.D.Proxorovun məruzəsi;
Vərəq № 3
Vərəq № 4: "Təchizatların daşınması haqqında." V.Yu.Medvedevin məruzəsi;
Vərəq № 5:... (İclas zamanı tamamlanacaq);
Vərəq № 6: “Xammal və materialların alınması üzrə bağlanmış və icra edilmiş müqavilələr üzrə hesablaşmaların vəziyyəti haqqında”. K.D. Fominanın məruzəsi;
Vərəq № 7:... (İclas zamanı tamamlanacaq);
Vərəq № 8: "MMC Ametist ilə ESPZ ASC-yə polad və ərintilərin tədarükünə dair müqavilələrin bağlanması haqqında." İ.İ.Teleqinanın təklifləri;
Vərəq № 9:… (İclas zamanı tamamlanacaq).
2. Bütün iclas iştirakçılarının iştirak etdiyini yoxlayın. Protokol layihəsində olmayanların üstünü karandaşla çəkin - onlar gecikə bilər. Görüşdən sonra gəlməməyin və gecikmənin səbəblərini öyrənin.
Gecikmiş şəxslərin gəliş vaxtı birbaşa protokolun mətnində mötərizədə qeyd edilir:
Belə olan halda iclasda iştirak edənlərdən hansının və konkret olaraq nəyin buraxıldığı dəqiq bilinəcək.
3. "DİNLƏDİ" bəndini doldurun... Layihənin birinci vərəqində və hesabatların müvafiq başlıqları olan vərəqlərdə ardıcıl olaraq şəxsin tam adını qeyd edin. və məruzəçi adları, mövzular və xülasələr. Yalnız əsas məlumatları qeyd etməlisiniz: tarixlər, rəqəmlər, faktlar... Daha sonra qeydləri təqdim olunmuş nitqlərin (tezislərin) mətnləri ilə yoxlayın. Əgər uyğunsuzluq aşkar etsəniz, lütfən, iclasın sədrinə məlumat verin.
4. "DANIŞILDI" maddəsini daxil edin(zəruridirsə). Bu paraqraf məruzəçilərin kursu digər iştirakçıların şərhləri, sualları və etirazları ilə kəsildikdə tamamlanır. Tam protokolda hər bir belə qeyd dərhal qeyd edilməlidir, xüsusən də o ifadə ilə müşayiət olunarsa: “Zəhmət olmasa, protokola daxil olun”. Məsələn:
Məsələ burasındadır ki, istənilən bəyanat görüşün gedişatını dəyişə bilər və daha sonra bunun nə vaxt və nə ilə bağlı baş verdiyini vurğulamaq lazımdır.
Qısa dəqiqələrdə
Yığıncaq, təşkilatın bütün üzvlərinin iştirak etdiyi məcburi bir tədbirdir, məsələn, səhmdarların illik yığıncağı və ya kooperativ üzvlərinin ümumi yığıncağı. İclasın keçirilməsi qaydası müvafiq təşkilatın nizamnaməsi ilə tənzimlənir, iclasın gedişi və qəbul edilən qərarlar xüsusi sənəddə - iclasın protokolunda qeyd olunur.
Yığıncaqdan fərqli olaraq, yığıncaqda müəyyən sabit insanlar dairəsi, bir qayda olaraq, müxtəlif firmaların və ya müəssisənin bölmələrinin nümayəndələri iştirak edir. Görüşlər adətən müntəzəmdir və ciddi şəkildə müəyyən edilmiş qaydada görüşür.
vaxta bölünür, çox vaxt həftədə bir dəfə və cari məsələləri müzakirə etmək üçün nəzərdə tutulur, baxmayaraq ki, istehsal ehtiyacları səbəbindən planlaşdırılmamış görüşlər ola bilər. İclasın protokolunu saxlamaq lazım deyil, adətən iclasın sonunda qərar qəbul edilir.
İşgüzar görüşlər işgüzar söhbətlər və danışıqlara bölünür. İşgüzar söhbətlər sərbəst formada keçirilir, ortaya çıxan hər hansı məsələləri müzakirə etmək üçün nəzərdə tutulub və mütləq qərarla yekunlaşmır. Danışıqlar müəssisələrin birgə fəaliyyəti ilə bağlı ciddi məsələlərin həlli, fəaliyyət sahələrinin delimitasiyası, qiymət siyasətinin hazırlanması və s. Onlar yekun sənədlərin və ya şifahi bəyannamələrin qəbulu ilə başa çatır.
İstənilən iş adamı öz işinin xüsusiyyətlərinə görə tez-tez müxtəlif görüşlərdə, konfranslarda və işgüzar görüşlərdə iştirak etməli, həm də bu tədbirləri özü təşkil etməli olur. Çünki onların təşkili və aparılmasının müəyyən edilmiş qaydasına riayət etmək lazımdır çox vaxt bütün kommersiya işlərinin uğuru ondan asılıdır.
Görüş, görüş və ya danışıqlara hazırlaşarkən aşağıdakıları etməlisiniz:
1. Gündəliyi seçin və aydın şəkildə ifadə edin. Gündəlikdə iki və ya üç əsas, üç və ya dörd kiçik məsələ ola bilər. Əgər əsas suallar azdırsa, o zaman görüş yavaş-yavaş davam edəcək və kifayət qədər sayda sualla olduğu kimi çox vaxt aparacaq və çoxlu suallarla müzakirə səthi olacaq.
2. İştirakçıların tərkibini müəyyənləşdirin (görüşlər, danışıqlar üçün). İstisna daimi üzvlüklə müntəzəm olaraq (adətən həftədə bir dəfə) keçirilən istehsalat yığıncaqlarıdır.
3. Tədbirin gününü və vaxtını seçin. Danışıqlar aparılarkən gün və vaxt bütün iştirakçılarla əvvəlcədən razılaşdırılır.
4. İştirakçılara tədbirin günü və vaxtı barədə məlumat verin. Yığıncaq keçirərkən bunu 5-7 gün əvvəldən etmək məsləhətdir. İstehsalat yığıncağının günü və vaxtı barədə yalnız iclasın daimi iştirakçıları olmayan ona dəvət olunmuş şəxslərə məlumat verilir.
5. Tədbirin gözlənilən müddətini təyin edin və bu barədə iştirakçıları xəbərdar edin. Təcrübə göstərir ki, iclasın və ya iclasın bitmə vaxtının elan edilməsi onun müddətini 10-15% azaldacaq.
6. Əsas nitq və ya təqdimat hazırlayın və müzakirə üçün tələb olunan iştirakçıları müəyyənləşdirin. Hesabat konkret olmalı, baxılan məsələnin mahiyyətini əks etdirməli, nəticələr əsaslandırılmalıdır. Hesabatın və ya mesajın çoxlu və konkret olmaması dinləyicilərin biganəliyinə səbəb olur.
7. Otağı seçin və hazırlayın. Otağın bütün iştirakçıları yerləşdirmək üçün kifayət qədər rahat olmasına diqqət yetirilməlidir. Kreslo çatışmazlığı olmamalıdır. Hər bir iştirakçının qarşısında masalar üzərində danışıqlar təşkil edərkən, onun soyadını, adını, atasının adını və təmsil etdiyi şirkətin adını göstərən vəsiqə qoymaq məsləhətdir. Stolların üzərində kağız və yazı materialları da olmalıdır, qəlyanaltılar qoya bilərsiniz. Danışıqlar zamanı az miqdarda xəmirlə çay və ya qəhvə vermək yaxşı təcrübə hesab olunur.
Tam təyin olunmuş vaxtda işə başlamaq lazımdır. Görüşün və ya görüşün başlanmasının gecikməsi adətən növbəti görüşün iştirakçılar üçün gecikməsi deməkdir. Bütün tərəflər tərəfindən danışıqların başlama vaxtını müşahidə etmək adətdir, danışıqlara gecikmək tərəfdaşlara həddindən artıq hörmətsizlik hesab olunur və arzuolunmaz nəticələrə səbəb ola bilər.
Görüş (görüş) və ya işgüzar görüş zamanı atmosfer mehriban olmalıdır. İştirakçılara şəxsi hücumlar, münasibətlərin aydınlaşdırılması yolverilməzdir.
İclasın keçirilməsi üçün sədr seçilir. Sədrin əsas vəzifələri bunlardır:
qaydalara riayət etmək;
məruzəçinin adını və vəzifəsini, nümayəndəsi olduğu təşkilatın adını elan edir.
İclasın sədri müəyyən tələblərə cavab verməlidir, bunlardan başlıcaları: səriştə, qərəzsizlik, fikirlərini aydın və aydın ifadə etmək bacarığı və başqalarının fikirlərinə dözümlülük. Sədrlik edənin bu və ya digər fikrə və ya iclas iştirakçısına üstünlük verdiyini göstərmək, habelə öz fikrini təlqin etmək hüququ yoxdur. Axı o, öz təkliflərini bildirməlidir.
İstənilən görüşdə və ya görüşdə mühüm addım qərar qəbul etməkdir. Belə məqamlarda görüş tez-tez acizləşir, sanki enerjisini itirir. Bu, ona görə baş verir ki, iştirakçılar qərar qəbul etmək vaxtının gəldiyini dərk edə bilmirlər və ya tərəddüd edir, seçim etməyə cəsarət etmirlər. Belə hallarda ən yaxşısı bir təklif seçmək və onu nəzərdən keçirməyə davam etməkdir. Müzakirənin qapalı keçirilməli olduğu anı qaçırmamaq vacibdir - bu, sədrdən təcrübə və bacarıq tələb edir. Yaxşı yol aralıq səsvermədir. O, müzakirənin növbəti mərhələsini yekunlaşdırır. Bununla belə, son səsvermədə çox tələsmək olmaz azlığın rədd etdiyi qərarın qəbul edilməsi mümkündür. Belə olan halda, azlığın üzvləri çoxluğun səhv olduğunu sübut etmək üçün hərəkətə keçə bilər ki, bu da müzakirənin yenidən başlanmasına və artıq əldə edilmiş nəticələrin itirilməsinə səbəb ola bilər.
Görüşün xüsusi növü "beyin fırtınası" adlanan görüşdür. Çətin problemi həll etmək, çaşqın vəziyyətdən çıxış yolu tapmaq, məsuliyyətli qərar qəbul etmək lazım olduqda belə bir görüş keçirilir.
Belə bir görüşü keçirmək üçün, ilk növbədə, vəzifəni aydın şəkildə formalaşdırmaq lazımdır - yalnız bir, ən çətin və ya ən vacib. Müzakirələrdə 7-12 nəfərdən çox adamın iştirak etməməsi arzu edilir. "Qalereya" və "rəyasət heyəti" olmaması üçün stulları bir dairədə təşkil etmək məsləhətdir. Müzakirənin vaxtı dəqiq müəyyən edilməlidir. Vaxtın olmaması beyin fəaliyyətini stimullaşdıran stress yaradır. Belə bir görüş üçün optimal vaxt təxminən 30 dəqiqədir. İrəli sürülən təklifləri heç kim tənqid etməməlidir. İnsanların çoxu mənəvi təhlükə şəraitində yaradıcı işləyə bilməz, əgər biri geri çəkilsə, digərləri yalnız necə ən axmaq görünməmək barədə düşünəcəklər. Müzakirənin əvvəlində bir qayda olaraq bayağı, boş fikirlər irəli sürülür. Tənqid qadağası istənilən ideyanın irəli sürülməsini asanlaşdırır, onların arasında çox dəyərliləri də ola bilər. Ən yaxşı ideyaları seçmək, ən pisini atmamaq məsləhətdir, indi yararsız görünənlər sonradan işə yaraya bilər. İdeyaların müəllifliyini müəyyən etməyə ehtiyac yoxdur - ən yaxşı ideyalar həmişə kollektiv yaradıcılığın məhsuludur.
Çətin vəziyyətdən çıxış yolu tapılmış kimi görünəndə, iki qrupa - "tərəfdarlar" və "opponentlər"ə bölünmək və işlənmiş həll yolunda zəif nöqtələri tapmağa çalışmaq məsləhətdir. Yekun qərar aydın şəkildə tərtib edilməli və qeyd edilməlidir.
