Yrityksen kirjeenvaihdon säännöt sähköpostitse. Säännöt sähköpostilla tapahtuvasta liikekirjeenvaihdosta

Älykkään ihmisen kirjeet heijastavat niiden luonnetta, joille ne on osoitettu.

[Lichtenberg Georg Christoph]

Kirjoita kirjeitä, jotka haluat saada.

[Antiikkiaforismi]

Kirjoittaminen on vahva argumentti liike-elämässä.

[Bekhtereva Victoria]

1. Miksi yrityskirjeenvaihdossa on yhtenäiset yritysstandardit?

Sähköposti on pakollinen yritysviestinnän ominaisuus kaikille yrityksille. Käytännössä ei ole yrityksiä, jotka eivät käyttäisi sähköpostia. Mutta kysy itseltäsi seuraavat kysymykset:

• Tuntuuko sinusta joskus siltä, ​​että lähetät sähköpostin mustaan ​​aukkoon, kun lähetät sähköpostin kollegallesi, etkä ehkä saa vastausta?
• Kun työntekijät soittavat toisilleen ja pyytävät lukemaan kiireellisen sähköpostin, niin tätä tapahtuu koko päivän
• Kun et todellakaan voi ymmärtää, mitä he tarkalleen haluavat sinulta sähköpostissa
• Kun monimutkaiset ja vaikeat asiat, kun niistä keskustellaan sähköpostitse, hukkuvat tiedon, yksityiskohtien mereen, eikä ongelma ratkea

Jos nämä kysymykset ovat sinulle tärkeitä, voit säästää paljon aikaa joka päivä ottamalla käyttöön yhtenäiset säännöt sähköiselle kirjeenvaihdolle. Tässä artikkelissa puhumme liikekirjeen etiketistä.

2. Seitsemän liikekirjeenvaihdon etiikan pääsääntöä

Erotamme ehdollisesti liikekirjeenvaihdon säännöt eettisistä säännöistä ja viestintä- ja tiedonvaihtosäännöt.

Viestintäsääntöjä säätelevät liiketoimintaprosessien ja projektien sisäistä tiedonvaihtoa koskevat säännöt. Omistamme heille erillisen artikkelin. Eettiset säännöt muodostavat yrityksen työntekijöiden sisäisten suhteiden tyylin ja vaikuttavat väistämättä yrityksesi kuvan muodostumiseen kumppaneiden keskuudessa. Sain esimerkiksi äskettäin kirjeen yhdeltä kumppaniltamme, joka alkoi sanoilla "Hyvää päivää, Bekhterev." Mitä mieltä olet yhteistyöstämme?

Jotta yritys ei "menetä kasvojaan" liikekirjeenvaihdon aikana, on noudatettava liikekirjeenvaihdon etiikan "kultaisia ​​sääntöjä":

1. Aloitamme kirjeen aina valituksella
2. Sähköpostin aiherivin tulee olla
3. Tarkista oikeinkirjoitus-, välimerkit ja puhevirheet ennen lähettämistä.
4. Kirjeen tulee olla jäsennelty (EI vettä!)
5. Kirjeen tulee sisältää oikea sanamuoto
6. Jos lähetämme liitteitä kirjeessä, kirjoitamme ehdottomasti, että liitetiedostoja on (tämä siirto auttaa välttämään tilanteet, joissa lähetät kirjeen ja tiedostoa ei ole liitetty; vastaanottaja on lukenut kirjeen eikä löydä liitetiedostoa asiakirja, voi vastata nopeasti ja kirjoittaa sinulle, että kirjeessä ilmoittamasi liiteasiakirjat puuttuvat).
7. Emme koskaan poista viestejä. Yksi tärkeimmistä kohdista. Viestihistoriaa ei saa koskaan poistaa, koska kirje on asiakirja. Tarvittaessa sinun tulee aina pystyä nostamaan kirjeenvaihtohistoriaa. Esimerkiksi Radislav Gandapas jopa sisällytti allekirjoitukseensa pyynnön olla poistamatta kirjeenvaihtohistoriaa.

3. Kirjaintyypit

Luokituksia on monia, ehdotamme kirjainten erottamista suunnittelurakenteen mukaan:

1. Ilmoituskirje (kieltäytymiskirje, vaatimuskirje, tunnustuskirje, perustelukirje jne.)
2. Suostumuskirje

Kirje-viestintä

Tämän tyyppisiin kirjeisiin sisällytämme kaiken tyyppiset kirjeet, joita työntekijä käyttää ammatillisen toiminnan yhteydessä.

Kirjeen rakenne

Kirjettä ei saa muotoilla yhdeksi tekstiksi. Sen tulee olla selkeästi jäsennelty ja hyvin muotoiltu, jotta vastaanottaja ei unohda tärkeitä tietoja. Kirjeen rakenne koostuu selkeistä osista:

Kirjeen aihe

Kirjeen aiheen tulee sisältää konkreettinen toiminta, jota odotat vastaajalta: "neuvotella sopimus", "ehdottaa asioita harkittavaksi", "lähetä raportti" jne.

Jos lähetät asiakirjoja, aiherivillä tulee olla selkeä sanamuoto kirjeen liitteen sisältämistä asiakirjoista.

Miksi on tärkeää kirjoittaa oikea aiherivi?

Kirjeen aiheen mukaan on erittäin helppo löytää tarvittava kirje päivittäisestä tiedonkulusta. Mikään kirje ei häviä.

Huomaa: jos lähetät kirjeen yrityksen sisällä, niin kirjeen aihe muotoillaan tietyn standardin mukaan; jos lähetät kirjeen yrityksen ulkopuolelle, niin aihe kannattaa muotoilla mallin mukaan: Yrityksen nimi: kirjeen tarkoitus.

Mitä rakentavampi teksti on, sitä parempi! Yksi yrityskirjeenvaihdon keskeisistä taidoista, jota sinun tulee kehittää työntekijöissäsi, on kyky ilmaista ajatuksesi selkeästi ja ytimekkäästi.

P.S. Jos me kirjettä kirjoitettaessa mainitsemme tosiasian keskustelukumppanin kirjeestä, se on lainattava erottamalla se värillä tai fontilla.

Yrityksen allekirjoitus

Yrityksen allekirjoituksen suunnittelumallin on oltava sama kaikille yrityksen työntekijöille.

Allekirjoituksen tulee sisältää kaikki vastaanottajan keskeiset tiedot, jotta kirjeen vastaanottaja voi tarvittaessa ottaa sinuun helposti yhteyttä.

Ystävällisin terveisin,

Koko nimi, asema.

P.S. Jos haluamme lämpimän suhteen kumppanin/asiakkaan kanssa, kannattaa antaa henkilökohtainen allekirjoitus. Jokainen saa mielellään henkilökohtaisen asenteen sisältävän kirjeen, jopa virallisessa kirjeenvaihdossa.

Henkilökohtainen allekirjoitus viittaa aina kirjeen runkoon. Esimerkki: Mukavaa päivää / Kiitos / Mukava keskustella kanssasi tänään / Kiitos, että käytit aikaa niin tärkeän asian käsittelyyn / Terveisiä perheelle ja lapsille jne.

To/Cc

Täytämme "Vastaanottaja"- ja "Kopio"-kentät viimeiseksi, jotta emme lähetä kirjettä vahingossa, kun se ei ole vielä valmis.

Mitä eroa on "Vastaanottaja"- ja "Kopio"-kentillä?

Lisäämme "Vastaanottaja"-kenttään sen henkilön osoitteen, jolta haluamme suorittaa jonkin toiminnon.

Kopioi-kenttään syötetään sellaisen henkilön osoite, joka hyötyisi kirjeen sisällön lukemisesta.

P.S. Kokemuksemme on osoittanut, että "Kopioi"-kenttä on erittäin hyödyllinen. Jos neuvottelemme tavallisen työntekijän kanssa, keskustelemme tärkeistä asioista, mutta emme saa vastauksia asiallisesti ja ajoissa, kannattaa lisätä kopioon johtajan tai korkeamman esimiehen kirje heti, kun kirjeenvaihto alkaa rakentavasti .

Valitettavasti monissa yrityksissä yrityskulttuurin taso ei ole oikealla tasolla, minkä seurauksena tulee tilanteita, joissa työntekijän työskentelyn eteen tarvitaan tiukkaa valvontaa johtoryhmältä.

Myös Outlookissa on toiminto, kuten "Piilokopio" - tärkeä työkalu, jonka avulla voit ilmoittaa kiinnostuneille osapuolille kirjeestä, mutta samalla ei hävetä vastaanottajaa siitä, ettei kirje ole osoitettu hänelle yksin!

Suostumuskirje

Tärkeä kirjetyyppi, jonka avulla voit tehdä yhteenvedon kokouksen tuloksista, tehdä kirjallisia sopimuksia, ilmoittaa valmistumisajan ja selventää: ymmärsivätkö molemmat osapuolet, mitä heidän on tehtävä oikein?

Tällaisia ​​kirjeitä on hyödyllistä kirjoittaa kokouksen, neuvottelujen ja tapaamisten jälkeen, jotta saadaan kirjalliset sopimukset ja yhteinen näkemys niiden toteuttamisesta.

Kirjeen rakenne:

1. Tervehdys, vetoomus ja kiitos keskustelun osallistujille.
2. Sen kokouksen tarkoituksen toistaminen, jossa sopimukset tehtiin.
3. Luettelo kaikista käsitellyistä asioista yhdessä niistä tehtyjen päätösten ja toimeenpanosta vastaavan henkilön nimeämisen kanssa.
4. Korjataan ajatuksia, jotka eivät vaadi kiireellistä toteutusta historian kannalta.
5. Kysymys vastaanottajille: Onko kaikki otettu huomioon? Onko kommentteja tai lisäyksiä?

Esimerkiksi:

Kirjeen suunnittelu

Fontti

Kirjeen fontin tulee olla yhtenäinen, kursiivilla voidaan korostaa tekstin keskeisiä kohtia, otsikoita, mutta on välttämätöntä noudattaa yhtä suunnittelutyyliä.

P.S. Sinun tulee aina muistaa, että isoilla kirjaimilla kirjoitetut sanat koetaan äänen nousuna. Niitä tulee välttää.

Kohta

Jokainen erillinen ajatus on toivottavaa järjestää omaan kappaleeseen, jotta teksti on helpompi havaita.

Sisennys

Kappaleet eivät saa sulautua toisiinsa. Jotta kirje olisi luettavampi, sisennys tulee tehdä tervehdyksen jälkeen, ennen jokaista kappaletta ja ennen allekirjoitusta:

Jotta kirjeestä tulee visuaalisesti houkuttelevampi, on parempi muotoilla kirjeen tekstiosassa olevat linkit hyperlinkeiksi:

Kirjoitustyyli

Kutsumme sinut Sergei Bekhterevin mestarikurssille.

Voita tällä koulutuksella vähintään 1 tunti vapaa-aikaa joka päivä!

Mestarikurssilla opit:
✓ Kuinka hallita tehtäviä niin, että kaikki tehtävät on suoritettu 100 % ja ajallaan
✓ Kuinka valmistella ja johtaa kokouksia tehokkaasti
✓ Kuinka järjestää työntekijöiden tuottava työ yhdessä toimistossa

Liikeviestintää ei voi kuvitella ilman kirjeenvaihtoa, koska henkilökohtainen tapaaminen yhteistyökysymyksien ratkaisemiseksi ei ole aina mahdollista. Kiireellisimmät yrityskirjeenvaihtoongelmat

Liikeviestintää ei voi kuvitella ilman kirjeenvaihtoa, koska henkilökohtainen tapaaminen yhteistyökysymyksien ratkaisemiseksi ei ole aina mahdollista. Suurin osa liikekirjeen kiireellisistä ongelmista voidaan ratkaista lyhyessä ajassa, mutta etiketin sääntöjen noudattamatta jättäminen tai kirjeen epälooginen rakenne voi vahingoittaa kumppanuuksia tai vieraannuttaa potentiaalisen asiakkaan. Kuten virallisissa neuvotteluissa, tässäkin on tiettyjä sääntöjä: kirjeen muoto ja viestintätyyli.

Yleiset säännöt liikekirjeenvaihdosta

Liikeviestintä sähköpostitse on olennainen osa jokaisen nykyajan elämää: kirjoitamme kollegoille työpaikalla, johdolle, asiakkaille, liikekumppaneille, ihmisille, jotka tuntevat meidät, ja niille, jotka eivät vielä tunne meitä. Mitä on liikeetiikka sähköisessä kirjeenvaihdossa, kuinka paljon se on menestyvän liiketoiminnan kannalta välttämätöntä?

Jokainen kirjain on käyntikorttimme ja heijastus liiketoiminnastamme. Ja jos meille on tärkeää, että tämä käyntikortti näyttää kunnolliselta ja liikeasema edistää kommunikoinnin mukavuutta ja tuottavuutta, niin hyvien tapojen perussääntöjen tunteminen ja niiden noudattaminen päivittäisessä kirjeenvaihdossa on menestymisen tärkein edellytys.

Sähköiseen liikekirjeenvaihtoon pätevät samat säännöt ja määräykset, joita elinkeinoelämä toimii missä tahansa muussa yritysvuorovaikutuksessa: puhelinviestinnässä, neuvotteluissa jne. Mielestäni yrityssähköpostin kirjeenvaihdon etiikka perustuu useisiin horjumattomiin periaatteisiin:

1. Vastustajien molemminpuolinen kunnioitus toistensa persoonallisuutta ja liiketoiminta-asemaa kohtaan.
2. Huomio vastustajan liike-elämän edut.
3. Yksityisyysongelmien tärkeyden ymmärtäminen.
4. Täsmällisyys tiedonvaihdossa.

Harkitse käytännön työkaluja näiden periaatteiden toteuttamiseksi

1. Taitavasti ja selkeästi suunniteltu kenttä "Aihe" / "Aihe"

Aiheen määrittäminen säästää vastaanottajan aikaa, jolloin hän voi välittömästi arvioida vastaanotetun kirjeen sisällön ja päättää nopeasti sen tärkeydestä lukiessaan.

2. Tervehdys ja henkilökohtainen osoite vastaanottajalle/osoittajille

Rakentaa luottamusta ja antaa kirjeelle henkilökohtaisen painopisteen. Vastaanottajan nimen huomiotta jättäminen katsotaan virheeksi.

3. Osoitteen tarkkuus

Kenttien "To", "Cc", "Bcc" oikea täyttö on viestinnän tehokkuuden ja eettisyyden tärkein työkalu. Virheiden välttämiseksi näiden alojen kanssa työskentelyssä sinun on tiedettävä niiden tarkoitus, joka on yleisesti hyväksytty nykyaikaisessa liiketoimintaympäristössä:

• jos nimesi on suoraosoitekentässä ("Vastaanottaja"), tämä tarkoittaa, että kirjeen lähettäjä odottaa sinulta vastausta kysymykseensä;
• jos tähän kenttään on asetettu useita vastaanottajia, tämä tarkoittaa, että kirjeen lähettäjä odottaa vastausta jokaiselta tai joltakin vastaanottajalta;
• jos nimesi sijoitetaan "CC"-kenttään, tämä tarkoittaa, että lähettäjä haluaa sinun olevan tietoinen ongelmasta, mutta hän ei odota sinulta vastausta. Älä syötä kirjeenvaihdon aihetta, jos nimesi on "Kopioi"-kentässä. Jos päätät silti aloittaa kirjeenvaihdon, hyvän muodon merkki on alkaa kirjoittaa jokin lauseista: "Salli minun osallistua keskusteluun tästä aiheesta...", "Anteeksi, että puutun...", "Anna minun ilmaista mielipiteeni...".

Erityistä huomiota etiikan näkökulmasta kuuluu kenttään "Bcc". Tämä on liiketoimintaetiikan kannalta "haavoittuvin" sähköpostityökalu. tämä kenttä nähdään yleensä salaisen ohjauksen ja tiedon välineenä. Piilokopio-kansioon sijoitetut vastaanottajat eivät näy muille vastaanottajille. Jotkut eettisesti herkät yritykset kieltävät tämän työkalun käytön yritysviestinnässä. Poikkeuksena ovat joukkopostitukset (esimerkiksi kutsut). Ne lähetetään suurelle määrälle vastaanottajia, mutta sähköpostiosoitteet eivät saa olla kaikkien näkyvissä.

On yrityksiä, joissa "Bcc"-kenttää kohdellaan rauhallisemmin noudattaen seuraavia yleisiä sääntöjä:

• "Piilokopio"-kenttään sijoitetaan vastaanottajat (piilotetut vastaanottajat), joiden tulisi olla tietoisia kirjeenvaihdosta, mutta heidän tietoisuutensa ei saa olla ilmeistä suorille vastaanottajille;
• kirjeen lähettäminen kentällä "Piilokopio" täytettynä tarkoittaa kirjeen kirjoittajan ja piilossa olevien vastaanottajien ennakkosopimusta tai myöhempää tietoisuutta tällaisen tietoisuuden muodon syystä ja tavoitteista;
• piilotettu vastaanottaja ei saa kirjoittaa kirjeenvaihdon aiheeseen "Piilokopio"-kentästä.

4. Nopea vastaus

Vastausaika kirjeeseen on yksi osoittimistasi asemastasi suhteessa kumppaneiden ja asiakkaiden liiketoimintaintresseihin. Yrityksillä on tähän erilaiset standardit. Hyväksyttävä vastaus/vastausaika kirjeeseen on kahdesta kolmeen tuntia. Jos kirjeen saatuasi ja sen lukemisen jälkeen ymmärrät, että et voi antaa siihen vastausta 24 tunnin kuluessa, niin hyvän muodon sääntö on, että lähetät vastaanottajalle tiedon, että olet vastaanottanut hänen kirjeensä ja vastaa siihen: "Sain kirjeen. Vastaan ​​tänään päivällä" tai "Sain kirjeen. Vastaamiseen tarvitaan lisätietoja. Yritän vastata viimeistään...".

Tarjoamme

5. Oikea tiedon käsittely (määrä, kieli, rakenne, muoto)

Tietojen esittämisen luonne ja erikoisuus kirjeen tekstissä on myös työkalu ja osoitus kyvystäsi ja halustasi vastata mahdollisimman oikein ja kunnioittavasti vastaanottajaasi kohtaan:

• kirjeen tilavuus, joka sopii "yhdelle näytölle", enintään - yhden A-4-muotoisen arkin tekstin volyymi on mukavin luettaessa;
• lähetettyjen liitteiden määrä ei saa ylittää 3 Mt (suuremmat tiedostot voivat aiheuttaa ongelmia, koska ne eivät välttämättä kulje vastaanottajan sähköpostipalvelimen läpi);
• on parempi "pakkaa" lähetettävät tiedostot yleisiin koodauksiin: Zip tai rar (muut laajennukset voivat tukkeutua tai katketa ​​siirron aikana ja aiheuttaa ongelmia vastaanottajalle);
• kun vastaat vastaanottajan kirjeeseen, vastauksesi teksti tulee sijoittaa kirjeen yläosaan (alkuun) eikä alareunaan (tämä säästää vastaanottajaa joutumasta "vierimään" kirjeen edellistä tekstiä. etsi kirjoittamaasi vastausta);
• vastaanottajan kirjeeseen ei pidä alkaa vastaamaan uutena kirjeenä (tallettamatta kirjeenvaihtohistoriaa). Tällainen vastaus pakottaisi vastaanottavan vastaanottajan käyttämään aikaa alkuperäisen viestin etsimiseen;
• on tarpeen kirjoittaa kielellä, jota vastaanottaja ymmärtää parhaiten. Kussakin tapauksessa ratkaistaan ​​ammatillisen, yrityksen sisäisen sanaston, slängin, lyhenteiden ja anglicismien käytön tarkoituksenmukaisuus (lainaus englannista millä tahansa muulla kielellä).

Jos slängin ja lyhenteiden käyttö lisää kirjeenvaihdon nopeutta ja tehokkuutta, on slängin käyttö hyväksyttävää ja eettistä. Yrityksen sisäinen kirjeenvaihto on siis lähes aina täynnä slangia: se on tuttua ja ymmärrettävää kaikille kirjeenvaihtoon osallistuville ja säästää aikaa. Mutta kirjeenvaihdossa ulkoisten liikekumppaneiden / asiakkaiden kanssa - tämä on asia, joka vaatii varovaisuutta.

Joskus terminologia on välttämätöntä. Esimerkiksi yritys tarjoaa asiakkailleen sellaisen tuotteen/palvelun, kuten verkkomainonnan, ja sellaisia ​​käsitteitä kuin "mediakontekstuaalinen banneri", "avainsanat", "negatiiviset avainsanat", "ctr" ei voi korvata millään, ne on esitettävä liiketoimintaympäristöön ja opettaa asiakasta toimimaan heidän kanssaan. Tässä tapauksessa on tärkeää, että molemmat osapuolet ovat kärsivällisiä ja halukkaita selittämään ja oppimaan.

On kuitenkin tapauksia, joissa lyhenteiden ja termien käyttöä voidaan ja pitäisi välttää.

ESIMERKKI:

Ystäväni vietti 2 päivää etsiessään vastausta kysymykseen: mikä on ASAP. Hän valmisteli materiaalia kustantamolle ja viimeisessä kirjeessään he kirjoittivat hänelle: " Masha, lähetä kaikki materiaalisi mahdollisimman pian". Masha päätti, että tämä oli hänelle tuntemattoman muodon nimitys, johon oli tarpeen "kääntää" teksti. Aika, jonka Masha käytti "salaukseen" ja kustantajan pyynnön tyydyttämiseen, kesti 2 päivää. Kuvittele Machinen ärsytystä, kun hän 2 päivää myöhemmin sai selville, että salaperäisen "asap" takana oli englanninkielisessä ympäristössä laajalti käytetty lyhenne. niin pian kuin mahdollista» – « niin nopeasti kuin mahdollista».

NEUVOT:älä käytä väärin anglisismia, erikoistermejä ja yrityksen sisäisiä lyhenteitä kirjeenvaihdossa ulkoisten asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa.

6. Allekirjoituksen ja yhteystietojen saatavuus

Tämä on välttämätön ominaisuus, jonka pitäisi lopettaa jokainen kirjaimesi. Allekirjoituskenttään on sijoitettava seuraavat tiedot:

1. Etu- ja sukunimesi.

Tämä tekee kirjeenvaihdosta henkilökohtaista, mikä vaikuttaa viestinnän tehokkuuteen ja psykologiseen mukavuuteen. Allekirjoituksessa ei saa käyttää lyhenteitä. T.L:n sijaan Vorotyntsev allekirjoitukseeni, kirjoitan Tamara Leonidovna Vorotyntseva (tai Tamara Vorotyntseva), jotta vastaanottaja ymmärtää, kuinka minuun voi ottaa yhteyttä vastauskirjeessä.

1. Osoitus asemastasi.

Näin annat vastaanottajan ymmärtää toimivaltasi ja ammatillisen osaamisesi rajat asioiden ratkaisemisessa.

1. Yhteystiedot (puhelin, sähköpostiosoite, yrityksen nimi ja osoite, verkkosivut).

Tämä antaa vastaanottajalle mahdollisuuden operatiiviseen lisäviestintään tarvittaessa.

Yhteenvetona kaikesta yllä olevasta ja samalla monen vuoden kokemuksella kirjeenvaihdon tarkkailusta eri yrityksissä voin vakuuttavasti sanoa seuraavan: modernin liike-elämän eettiset normit eivät ole vain eivätkä niinkään sääntöjen nimellisiä ominaisuuksia. hyvänmakuisia, ne ovat eloon herättäviä käytännöllisiä työkaluja, joiden avulla yritysviestinnästä tehdään oikeaa, tehokasta, mukavaa ja viime kädessä tehokasta.

Kiinnitä huomiota koulutukseen, jonka vetää Tamara Vorotyntseva.

Artikkelit

Mikä on sähköposti? Nykypäivän yritysmaailmassa tämä on:

• Kasvosi. Sähköpostin avulla voit luoda positiivisen kuvan vastapuolen silmissä tai pilata ensivaikutelman.
• Työvälineesi. Suuri osa kommunikaatiosta ulkomaailman kanssa tapahtuu sähköpostitse. Siksi, kun hallitset tämän työkalun hyvin, voit tehdä elämästäsi paljon helpompaa.
• Voimakas häiriötekijä. Ulkomaailma yrittää saada sinut, häiritä sinua ja johtaa sinut harhaan sähköpostin kautta.

Näistä paikoista ja katso sähköpostin kanssa työskentelemistä. Aloitetaan yksinkertaisesta.

Kirjeen suunnittelu

Käytän Mozilla Thunderbird -sähköpostiohjelmaa, joten käytän sen esimerkkiä. Luodaan uusi kirjain ja siirrytään kenttien luettelon läpi ylhäältä alas.

Kenelle. Kopio. Piilotettu kopio

Ehkä joku ei tiedä, mutta "To" Mozillassa voidaan muuttaa "Cc" tai "Bcc".

• Kenelle: kirjoitamme päävastaanottajan tai useita vastaanottajia puolipisteellä erotettuina.
• Kopio: kirjoitamme jonkun, jonka pitäisi lukea kirje, mutta jolta emme odota reaktiota.
• Piilotettu kopio: kirjoitamme jonkun, jonka pitäisi lukea kirje, mutta jäädä muille kirjeen vastaanottajille tuntemattomaksi. Sitä on erityisen sopivaa käyttää liikekirjeiden, kuten ilmoitusten, joukkopostituksiin.

Ei kunnolla massapostituksissa määritä vastaanottajat "Kopio"- tai "Vastaanottaja"-kenttien kautta. Useita kertoja vuodessa saan kirjeitä, joissa "Cc"-kentässä on 50-90 vastaanottajaa. Yksityisyyttä on loukattu. Kaikkien vastaanottajien ei tarvitse tietää, kenen muun kanssa työskentelet samankaltaisen aiheen parissa. On hyvä, jos he ovat ihmisiä, jotka tuntevat toisensa. Ja jos listalla on kilpailevia yrityksiä, jotka eivät tiedä toisistaan? Vähintäänkin sinun on varauduttava tarpeettomiin selityksiin ja ainakin lopetettava yhteistyö jommankumman kanssa. Älä tee sitä tällä tavalla.

Kirjeen aihe

Ammattimaiset postituspalvelut kirjoittavat usein aiherivin tärkeydestä (joskus järkevästi) yritysblogeissaan. Mutta siellä puhutaan useimmiten myyntikirjeistä, joissa kirjeen aihe ratkaisee ongelman "sähköposti pitäisi avata".

Keskustelemme päivittäisestä liikekirjeenvaihdosta. Täällä teema ratkaisee ongelman "kirje ja sen kirjoittaja pitäisi helposti tunnistaa ja sitten löytää." Lisäksi ahkeruutesi palaa sinulle lukuisten vastauskirjeiden karman muodossa, vain etuliitteillä Re: tai fwd, joista sinun on etsittävä haluamasi kirje aiheesta.

Kaksikymmentä kirjettä vastaa keskijohtajan yhden päivän kirjeenvaihtoa. Yrittäjistä ja yrittäjistä en puhu ollenkaan, heidän kirjeiden määrä on joskus yli 200 tai enemmänkin päivässä. Eli vielä kerran: Älä lähetä sähköposteja tyhjällä aiherivillä.

Joten kuinka muotoilla kirjeen aihe oikein?

Virhe #1 : vain yrityksen nimi aiheessa. Esimerkiksi "Sky" ja kaikki. Ensinnäkin et luultavasti kuulu yritykseesi, joka kommunikoi tämän vastapuolen kanssa. Toiseksi tällaisessa aiheessa ei ole mitään järkeä, koska yrityksesi nimi näkyy jo osoitteesta. Kolmanneksi, arvaa miltä oma postilaatikkosi näyttää tällä kirjeenvaihdolla? Suunnilleen näin.

Onko tällaisista aiheista kätevä etsiä?

Virhe #2 : näyttävä, myyntinimike. On hienoa, jos osaat kirjoittaa tällaisia ​​otsikoita. Mutta onko tarkoituksenmukaista käyttää näitä taitoja liikekirjeenvaihdossa? Muista liikekirjeen aiherivin tarkoitus: ei myydä, vaan tunnistaa ja etsiä.

Kirjeen teksti

Tekstien kirjoittamiseen eri tilanteisiin on olemassa monia oppaita. Esimerkiksi Maxim Ilyakhovilla, Alexander Amzinilla ja muilla sanan mestareilla on paljon hyödyllistä tietoa. Suosittelen lukemaan heidän artikkelinsa ainakin yleisen lukutaidon parantamiseksi ja kirjoitetun puheen yleisen tyylin parantamiseksi.

Kirjeen kirjoittamisen aikana meidän on johdonmukaisesti tehtävä useita päätöksiä.

Kohteliaisuuskysymys . Kirjeen alussa voit hämärtää kohteliaisuuksia tai jopa hellyyttä hengessä ”Rakas Rodya, en ole nyt yli kahteen kuukauteen puhunut kanssasi kirjallisesti, mistä itse kärsin enkä edes nukkunut toista yö, ajattelen." Erittäin kohtelias ja erittäin kallista, sekä sellaisen johdannon laatimiseen kuluvan ajan että keskustelukumppanin lukemisajan suhteen. Kirjeenvaihto on bisnestä, muistatko? Ei kirjoittanut epistolaarista genreä kilpailuun eikä hänen äitinsä kirjettä Raskolnikoville, vaan liikekirjeenvaihtoa.

Kunnioitamme aikaamme ja vastaanottajaa!

Itsesi esittely ja tuttavuutesi olosuhteiden muisteleminen on järkevää vasta ensimmäisessä lyhytaikaisen näyttelytapaamisen jälkeen lähetetyssä kirjeessä. Jos tämä on yhteistyön tai nykyisen kirjeenvaihdon jatkoa, päivän ensimmäiseen kirjaimeen kirjoitamme: "Hei, Ivan", toiseen ja sitä seuraaviin: "Ivan, ...".

Vetoomus . Olin aina huolissani siitä, keneen ottaa yhteyttä kirjeessä, jos vastaanottajia on useita. Kirjoitin äskettäin kirjeen kolmelle tytölle nimeltä Anna. Epäröimättä kirjoitin "Hei, Anna" enkä mennyt höyrysaunaan. Mutta näin ei aina ole.

Entä jos vastaanottajia on kolme tai jopa seitsemän ja heillä ei ole samaa nimeä? Voit listata nimellä: "Hyvää päivää, Rodion, Pulcheria, Avdotya ja Pjotr ​​Petrovitš." Mutta se on pitkä ja vie aikaa. Voit kirjoittaa: "Hei, kollegat!".

Käytän itselleni sääntöä osoitteeseen "Vastaanottaja"-kentässä olevalle nimellä. Ja niille, jotka ovat kopiossa, älä ota yhteyttä ollenkaan. Tämän säännön avulla voit samalla määrittää tarkemmin (yksi!) Kirjeen vastaanottaja ja tämän kirjeen tarkoitus.

Lainaus . Kirjeenvaihto on usein kirjeketju, jossa on kysymyksiä ja vastauksia - sanalla sanoen dialogia. Hyväksi muodoksi katsotaan, että kirjeenvaihtohistoriaa ei poisteta ja kirjoitat vastauksesi lainatun tekstin yläosaan, jotta viikon päästä palatessasi voit helposti lukea dialogin ylhäältä alas päivämäärien mukaan.

Jostain syystä Mozillan oletusasetus on "Aseta kohdistin lainatun tekstin jälkeen". Suosittelen sen vaihtamista valikossa "Työkalut" → "Tiliasetukset" → "Käyttö ja osoitus". Sen täytyy olla niin.

Kirjeen tarkoitus . Yrityskirjeitä on kahta tyyppiä:

• kun yksinkertaisesti ilmoitamme asiasta keskustelukumppanille (esimerkiksi raportti kuukauden työstä);
• ja kun haluamme jotain keskustelukumppanilta. Esimerkiksi niin, että hän hyväksyy liitteenä olevan laskun maksua varten.

Kannustinkirjeitä on yleensä paljon enemmän kuin ilmoituskirjeitä. Jos haluamme saavuttaa jotain keskustelukumppanilta, on erittäin tärkeää sanoa tämä kirjeessä selkeästi. Toimintakehotuksen jälkeen tulee olla etunimi, ja sen tulee olla kirjeen viimeinen virke.

Ei kunnolla : "Porfiry Petrovich, tiedän kuka tappoi vanhan naisen."

oikein : "Porfiry Petrovich, minä tapoin vanhan naisen, ryhdy toimenpiteisiin pidätykseni johdosta, olen kyllästynyt kärsimykseen!"

Miksi kirjeenvaihtajan pitäisi miettiä puolestasi, mitä tehdä tälle kirjeelle? Loppujen lopuksi hän voi tehdä väärän päätöksen.

Allekirjoitus tekstissä . Hänen täytyy olla. Lisäksi kaikissa sähköpostiohjelmissa voit määrittää allekirjoituksen automaattisen korvaamisen, esimerkiksi klassisen "Kunnioittavasti ...". Mozillassa tämä tehdään valikossa "Työkalut" → "Tilin asetukset".

Yhteystietojen kirjoittaminen tai jättäminen allekirjoitukseen on jokaisen henkilökohtainen asia. Mutta jos olet jotenkin yhteydessä myyntiin - muista kirjoittaa. Vaikka kaupankäynti ei tapahdukaan viestinnän tulosten perusteella, löydät sinut jatkossa helposti allekirjoituksen yhteystietojen avulla.

Lopuksi vielä yksi ominaisuus kirjeen rungosta niille keskustelukumppaneille, jotka eivät halua (eivät voi, eivät halua, eivät ehdi) vastata kirjeihisi. Määritä oletusarvo kirjeen tekstissä. Esimerkiksi: "Porfiry Petrovich, jos et tule pidättämään minua ennen klo 12.00 perjantaina, pidän itseäni armahdettuina." Tietysti määräajan tulee olla todellinen (älä lähetä tekstiä esimerkistä perjantaina klo 11:50). Vastaanottajan tulee fyysisesti pystyä lukemaan kirjeesi ja päättämään siitä. Tällainen "hiljaisuus" vapauttaa sinut vastuusta keskustelukumppanin vastaamatta jättämisestä. Kuten aina, tämän sirun käyttöön tulee suhtautua viisaasti. Jos henkilö vastaa kirjeihisi ajoissa ja säännöllisesti, tällainen uhkavaatimus voi, ellei loukata häntä, niin rasittaa häntä hieman tai johtaa päätökseen olla vastaamatta kirjeeseen juuri nyt, vaan saada sinut odottamaan perjantaita.

Liitteet

Kirjeiden mukana tulee usein liitteitä: ansioluetteloita, kaupallisia tarjouksia, arvioita, aikatauluja, asiakirjojen skannauksia - erittäin kätevä työkalu ja samalla suosittujen virheiden lähde.

Virhe : Valtava investointikoko. Saamme usein sähköposteja, joissa on enintään 20 Mt:n liitetiedostoja. Yleensä nämä ovat joidenkin asiakirjojen skannauksia TIFF-muodossa, resoluutiolla 600 dpi. Kirjeenvaihtajan sähköpostiohjelma jää lähes varmasti roikkumaan useiksi minuutiksi turhiin yrityksiin ladata tämän liitteen esikatselu. Ja Jumala varjelkoon vastaanottajaa yrittämästä lukea tätä kirjettä älypuhelimella ...

Henkilökohtaisesti poistan tällaiset kirjeet välittömästi. Etkö halua, että sähköpostisi päätyy roskakoriin ennen kuin se on luettu? Hallitse liitteen kokoa. On suositeltavaa, että se on enintään 3 Mt.

Entä jos se ylittää?

• Yritä määrittää skannerisi uudelleen eri muotoa ja resoluutiota varten. Esimerkiksi PDF:ssä ja 300 dpi:ssä saadaan melko luettavia skannauksia.
• Ajattele ohjelmia, kuten WinRar-arkistointia tai 7zip. Jotkut tiedostot pakataan täydellisesti.
• Entä jos liite on valtava, etkä voi pakata sitä? Esimerkiksi lähes tyhjä kirjanpitotietokanta painaa 900 Mt. Tietojen pilvivarastot tulevat apuun: Dropbox, Google Drive ja vastaavat. Jotkut palvelut, kuten Mail.ru, muuntavat automaattisesti valtavat liitteet pilvitallennuslinkeiksi. Mutta mieluummin hallitsen pilveen tallennettuja tietojani itse, joten en ole tyytyväinen Mail.ru:n automaatioon.

Ja vielä yksi ei aivan ilmeinen suositus sijoituksista - heidän nimi . Sen on oltava vastaanottajalle ymmärrettävää ja hyväksyttävää. Kerran yrityksessä valmistelimme kaupallista tarjousta, joka oli osoitettu ... olkoon se Fjodor Mihailovitš Dostojevski. Sain johtajalta kirjeen CP-luonnoksen kanssa hyväksyttäväksi, ja liitteenä oli tiedosto nimeltä "DlyaFedi.docx". Tämän minulle lähettäneen esimiehen kanssa käytiin seuraavanlainen keskustelu:

Hyvä johtaja, oletko henkilökohtaisesti valmis lähestymään tätä arvostettua henkilöä ja kutsumaan häntä Fjodoriksi kasvoilleen?

Jotenkin ei, arvostettu henkilö, kaikki kutsuvat häntä etunimellään ja sukunimellään.

Miksi kutsuit liitettä "Fedille"? Jos lähetän sen hänelle juuri nyt, luuletko, että hän ostaa meiltä kirveitä tällä CP:llä?

Aioin nimetä uudelleen...

Miksi valmistaa aikapommi - potentiaalisen asiakkaan hylkääminen - tai tehdä lisätyötä itsellesi nimeämällä tiedosto uudelleen? Miksi ei heti nimeä liite oikein: "For Fedor Mikhailovich.docx" tai vielä paremmin - "KP_Sky_Axes.docx".

Joten sähköpostilla "kasvoina" enemmän tai vähemmän selvitetty. Siirrytään sähköpostiin tuottavuuden työkaluna ja puhutaan sen häiriötekijöistä.

Työskentely kirjaimien kanssa

Sähköposti on voimakas häiriötekijä. Kuten kaikki häiriötekijät, myös postia on käsiteltävä tiukentamalla sääntöjä ja toteuttamalla työaikatauluja.

Sinun on ainakin poistettava KAIKKI sähköposti-ilmoitukset käytöstä. Jos sähköpostiohjelma on määritetty oletusarvoisesti, sinulle ilmoitetaan äänimerkillä ja kellon vieressä oleva kuvake vilkkuu ja kirjeen esikatselu tulee näkyviin. Sanalla sanoen, he tekevät kaikkensa repiäkseen sinut ensin pois huolellisesta työstä ja syöstäkseen sinut sitten lukemattomien kirjeiden ja katsomattomien postitusten kuiluun - miinus tunti tai kaksi elämää.

Joillekin voimakas tahdonvoima antaa sinun olla häiritsemättä ilmoituksia, ja tavallisten ihmisten on parempi olla houkuttelematta kohtaloa ja sammuttamatta niitä. Mozillla Thunderbirdissä tämä tehdään valikosta "Työkalut" → "Asetukset" → "Yleiset" → "Kun uusia viestejä ilmestyy".

Jos ilmoituksia ei ole, miten ymmärtää, että kirje on saapunut?

Erittäin yksinkertainen. Varaat itse tietoisesti aikaa postin jäsentämiseen, avaat sähköpostiohjelman ja näet kaikki lukemattomat viestit. Tämä voidaan tehdä kahdesti päivässä, esimerkiksi lounas- ja ilta-aikaan tai pakkoseisokkien aikana, esimerkiksi liikenneruuhkissa.

Ihmiset kysyvät usein, entä vastausajat ja kiireelliset sähköpostit? Vastaan: sinulla ei ole kiireellisiä kirjeitä postissa. Ellei työskentele asiakastukiosastolla (tällaisella osastolla on omat säännöt postin kanssa työskentelemisestä).

Jos on kiireellisiä kirjeitä, lähettäjä ilmoittaa sinulle siitä muiden kanavien kautta - puhelimitse, tekstiviestillä, Skypellä. Sitten siirryt tietoisesti sähköpostiohjelmaan ja käsittelet kiireelliset postit. Kaikki ajanhallinnan gurut (esimerkiksi Gleb Arkhangelsky "Time Driven" kanssa) julistavat standardin sähköposteihin vastaamiselle jopa 24 tuntia. Tämä on normaali hyvän muodon sääntö - älä odota keskustelukumppanilta välittömiä vastauksia sähköpostitse. Jos on kiireellinen kirje, ilmoita siitä nopeampia viestintäkanavia pitkin.

Joten laitoimme ilmoitukset pois päältä ja nyt laitamme sähköpostiohjelman päälle aikataulumme mukaisesti.

Mitä tehdä, kun menimme postiin ja osallistuimme toimintoon, jota kutsutaan "sähköpostin jäsentämiseksi"? Missä on tämän työn alku ja loppu?

Olen kuullut paljon zero-inbox-järjestelmästä, mutta valitettavasti en ole tavannut yhtäkään sitä käyttävää henkilöä. Minun piti keksiä pyöräni uudelleen. Lifehackerissa on tästä aiheesta artikkeleita. Esimerkiksi, " ". Alla puhun tulkinnassani nollapostilaatikkojärjestelmästä. Olen kiitollinen, jos GTD-gurut huomioidaan kommenteissa, täydentävät tai parantavat kuvattua järjestelmää.

On tärkeää ymmärtää ja hyväksyä, että sähköposti ei ole tehtävien suunnittelu tai arkisto toiminnallesi. Siksi Saapuneet-kansion tulee aina olla tyhjä. Jos olet ryhtynyt analysoimaan Saapuneet-kansiota, älä pysähdy äläkä jätä huomiosi mihinkään ennen kuin tyhjennät tämän kansion.

Mitä tehdä postilaatikossa oleville sähköposteille? Sinun täytyy käydä läpi jokainen kirjain peräkkäin ja poistaa se. Kyllä, valitse vain ja paina näppäimistön Delete-näppäintä. Jos et voi pakottaa itseäsi poistamaan sähköpostia, sinun on tehtävä päätös, mitä tehdä sillä.

1. Voitko vastata kolmessa minuutissa? Tarvitseeko siihen vastata? Kyllä, vastaaminen kestää enintään kolme minuuttia, ja vastaa sitten heti.
2. Sinun on vastattava, mutta vastauksen valmistelu kestää yli kolme minuuttia. Jos käytät tehtävän ajastinta, jonka avulla voit muuntaa sähköpostin tehtäväksi, muuta sähköpostisi tehtäväksi ja unohda se hetkeksi. Käytän esimerkiksi aivan mahtavaa palvelua Doit.im. Sen avulla voit luoda henkilökohtaisen sähköpostiosoitteen: lähetät kirjeen siihen, ja se muuttuu tehtäväksi. Mutta jos sinulla ei ole tehtävän ajastinta, siirrä kirjain "0_Run"-alikansioon.
3. Kun olet vastannut nopeasti kirjeeseen, muuttanut sen tehtäväksi tai vain lukenut sen, sinun on päätettävä, mitä teet tälle viestille seuraavaksi: poista se tai lähetä se johonkin kansiosta pitkäaikaista säilytystä varten.

Tässä ovat kansiot pitkäaikaista säilytystä varten.

• 0_Suorita. Minulla ei ole tällaista kansiota, mutta jos sinulla ei ole suunnittelijaa, toistan, voit lisätä tähän kirjeitä, jotka vaativat yksityiskohtaista tutkimista. Tämä kansio on myös puhdistettava säännöllisesti, mutta harkiten tähän tarkoitukseen varattuna aikana.
• 1_Viite Tänne laitan kirjeitä taustatiedoilla: tervetulokirjeitä kirjautumisilla eri verkkopalveluista, lippuja tuleville lennoille ja niin edelleen.
• 2_Projektit. Täällä on arkisto kirjeenvaihdosta kumppaneista ja projekteista, joiden kanssa on nykyinen suhde. Luonnollisesti jokaiselle projektille tai kumppanille on oma kansio. Laitoin kumppanin kansioon kirjeitä paitsi hänen työntekijöiltä, ​​myös kirjeitä tähän kumppaniin liittyviltä "Sky" -yrityksiltä. Erittäin kätevä: tarvittaessa kaikki projektia koskeva kirjeenvaihto on käsillä muutamalla napsautuksella.
• 3_Museo. Heitän tänne ne kirjaimet, jotka on sääli poistaa, ja niiden hyödyt eivät ole ilmeisiä. Myös kansiot, joissa on suljettuja projekteja kohteesta "2_Projects", siirtyvät tänne. Sanalla sanoen, ensimmäiset poistoehdokkaat on tallennettu "museoon".
• 4_Asiakirjat. Tässä on kirjeitä, joissa on sähköisiä näyteasiakirjoja, joista voi olla hyötyä jatkossa kirjanpidossa, esimerkiksi asiakkaiden sovitteluasiakirjat, matkaliput. Kansiolla on paljon yhteistä kansioiden "2_Projects" ja "1_Sprav" kanssa, vain se tallentaa kirjanpitotiedot ja kansioon "2_Projects" - hallintatiedot. Kohdassa "4_Documents" - kuollut tieto ja "2_Projects" -kohdassa - live.
• 5_Tieto. Laitan tähän vain todella hyödyllisiä postituksia, joihin haluan palata hetken kuluttua inspiraatiota tai ratkaisuja etsimään.

On muitakin sähköpostiohjelman asetuksia, jotka ovat tärkeitä tämän järjestelmän toiminnan kannalta. Ensinnäkin Thunderbirdissä on oletusarvoisesti "Merkitse viestit luetuiksi" -valintaruutu. Teen sen mieluummin tietoisesti, joten lippu on pois! Voit tehdä tämän siirtymällä valikkoon "Työkalut" → "Asetukset" → "Lisäasetukset" → "Luku ja näyttö".

Toiseksi käytämme suodattimet . Aiemmin käytin aktiivisesti suodattimia, jotka lähettivät kirjeet automaattisesti sopiviin kansioihin lähettäjän osoitteen perusteella. Esimerkiksi asianajajan kirjeet siirrettiin "Lakimies"-kansioon. Hylkäsin tästä lähestymistavasta useista syistä. Ensinnäkin: asianajajan kirjeet liittyvät 99 prosentissa tapauksista projektiin tai kumppaniin, mikä tarkoittaa, että ne on siirrettävä tämän kumppanin tai hankkeen kansioon. Toinen: Päätin lisätä tietoisuutta. Sinun on itse päätettävä, mihin tietty kirje tallennetaan, ja on kätevämpää etsiä käsittelemättömiä viestejä vain yhdestä paikasta - postilaatikosta. Nyt käytän suodattimia vain eri järjestelmien automaattisten tavallisten kirjeiden järjestämiseen kansioihin, eli kirjeisiin, jotka eivät vaadi minua tekemään päätöksiä. Mozilla Thunderbirdin suodattimet määritetään "Työkalut" → "Viestisuodattimet" -valikosta.

Joten oikealla lähestymistavalla sähköpostin tulisi kestää 10–60 minuuttia päivässä kirjeenvaihdon määrästä riippuen.

Kyllä, ja vielä yksi asia. Oletko jo poistanut uusien sähköpostien ilmoitukset käytöstä? ;)

Henkilö, joka yrittää näyttää kunnolliselta liikesuhteissa, käyttää aina sähköpostin kirjeenvaihdon sääntöjä. Hän muistaa, että sähköposti ei voi pilata vastaanottajaa, edustamansa yrityksen mainetta ja yrityskuvaa.

Kyky hoitaa pätevästi ja ytimekkäästi sähköistä kirjeenvaihtoa on tärkeä osa menestyvän johtajan imagoa. Tämä tosiasia todistaa hänen yleisestä kulttuurisesta tasosta ja ammattitaidosta. Sen perusteella, kuinka ihminen osaa muotoilla ja muotoilla ajatuksiaan, voit ymmärtää, kuinka hän suhtautuu itseensä ja muihin. Huolimattomasti kirjoitettu sähköposti pilaa helposti vaikutelman sinusta ja heikentää yrityksesi mainetta.

Yrityssähköpostisäännöt

Käytä työsähköpostiosoitettasi vain liiketoimintatarkoituksiin. Kun lähetät kirjeen yrityksen palvelimelta, se tallentuu siihen sekä lähtevinä että saapuvina viesteinä. Työnantajasi pystyy aina lukemaan nämä kirjeet ja ymmärtämään, mitä todella teet. Kun olet toimistossa, käytä sähköpostia vain yrityskirjeenvaihtoon.

Ymmärrä, kenelle viesti on osoitettu ja kenelle siinä annetuista tiedoista voi olla hyötyä.

Kenelle osoitat kirjeesi? Kumppani? Asiakas? Kollega? Johtaja? Alainen? Vastaanottaja on ilmoitettava "vastaanottaja" -kenttään, kiinnostuneet - "kopio". Ylimääräisiä kopioita ei saa koskaan lähettää, etenkään esimiehelle. Jos kirje koskee kolmansia osapuolia, ne merkitään yleensä myös "kopio"-kenttään.

Selvitä viestin tarkoitus. Mitä haluat saavuttaa lähettämällä kirjeesi? Mitä vastaanottajan tulee tehdä sen lukemisen jälkeen? Millaista reaktiota odotat? Vastaanottajan tulee heti ymmärtää, mitä häneltä tarkalleen ottaen haluat. Keneltä henkilöltä kirje tulee kirjoittaa?

Se riippuu tapauksesta:

• jos haluat näyttää yksilöllisen näkemyksesi tapahtumista - ensimmäisestä (minä, me);
• jos viestisi sisältää pyynnön tai ohjeen - toiselta (sinä, sinä);
• jos lähetät kirjeen ulkopuolisena tarkkailijana, haluat tiedottaa vastaanottajalle tietyistä tapahtumista tai menneisyydestä - kolmannelta osapuolelta (hän, hän, he).

Täytä aina "aihe"-kenttä. Useimmat sähköpostin vastaanottajat katsovat ensin aihekentän. Sen sisältämien tietojen perusteella tehdään päätös, luetaanko kirje vai ei. Jos on hankala lause, joka ei sisällä mitään tietoa tai kenttä on tyhjä, on todennäköistä, että henkilö ei avaa kirjettä ollenkaan. Määrittele aihe lyhyesti, erityisesti, informatiivisesti.
Seuraa sisältöä: tervehdys ja vetoomus, leipäteksti, yhteenveto, allekirjoitus ja yhteystiedot. Sinun tulee noudattaa sähköisen yritysviestinnän etikettiä.

Älä ohita tiettyjä osia perinteisestä sisällöstä, muotoile kirje oikein, tämä osoittaa ammattitaitoasi.

Puhumalla ja tervehtimällä ilmaiset kunnioituksen vastaanottajaa kohtaan. Jos mahdollista, käytä jokaisen kirjeen alussa henkilökohtaista osoitetta ja tervehdystä. Puhu keskustelukumppanillesi nimellä, tämä on myös osa kunnioitusta. Jos haluat viestin näyttävän rennolta, laita pilkku valituksen jälkeen. Jos haluat huomata sen merkityksen ja virallisuuden - huutomerkki.

Noudata tätä sääntöä myös kollegoiden kanssa, joiden kanssa kommunikoit usein.

Noudata lyhyyden ja selkeyden periaatetta. Yrityskirjeenvaihdossa tulisi olla vähintään sanoja, joissa on enintään hyödyllistä tietoa. Ilmaise ajatuksesi tarkasti, ytimekkäästi, johdonmukaisesti ja helposti ymmärrettävästi. Muodosta lyhyitä lauseita, jotta vastaanottajan on helpompi havaita tiedot. Käsittele yhdessä kirjeessä yksi aihe.

On parempi lähettää useita kirjeitä, jos haluat puhua eri aiheista, tämä on paljon parempi kuin yksi pitkä viesti, jossa on erilaisia ​​ideoita, jotka eivät liity toisiinsa.

Älä muuta epävirallista viestintää liikekirjeenvaihdoksi. Tunteita ei tarvitse käyttää sähköposteissa. Jos haluat emotionaalisesti korostaa joitain kohtia viestissäsi, yritä piilottaa emotionaaliset sävyt rauhallisen, oikean ja neutraalin esityksen taakse. Sitä ei voida saavuttaa kielellä, vaan sisällöllä.
Noudata kirjeen rungon selkeää muotoilua.

Kirje on yleensä jaettu kolmeen osaan:

• Kirjoittamisen syy (syy, syy). Pidä tämä osa mahdollisimman lyhyenä.
• Johdonmukainen paljastaminen.
• Päätökset, ehdotukset, päätelmät, pyynnöt.

Viestin tulee olla hyvännäköinen, helposti ymmärrettävä. Tee tekstiin kappaleita, jotka koostuvat 5-6 rivistä. On suositeltavaa erottaa kappaleet toisistaan ​​tyhjällä rivillä. Käytä yhtä fonttia ja väriä. Jos tämä ei ole välttämätöntä, älä käytä lyhenteitä, hymiöitä, kursiivielementtejä tai huutomerkkejä.

Kirjoita viisaasti. Lukutaidoton kirjoitettu kirje puhuu kirjoittajan koulutuksen puutteesta. Painovirheet ja virheet ovat haitallisia yrityksesi maineelle. Ennen kirjeen lähettämistä on suositeltavaa lukea se huolellisesti. Monissa tekstieditoreissa ja sähköpostiohjelmissa on välimerkkien ja oikeinkirjoituksen tarkistustoiminto, jos virheitä löytyy, tarjotaan korjausvaihtoehtoja. Muista käyttää näitä ominaisuuksia, kun kirjoitat sähköposteja.

Mieti, mitä asiakirjoja sinun tulee sisällyttää kirjeeseen. Sinun ei tarvitse sisällyttää yksityiskohtaisia ​​tietoja itse tekstiin, on parempi lähettää ne erillisessä tiedostossa. Ilmoita aiheeseen liittämäsi tiedoston, missä muodossa se on ja mitä siinä on (lyhyesti), muuten vastaanottaja voi pitää sen viruksena. Ennen kuin lähetät tiedoston, tarkista se virustorjuntaohjelmalla.

Jätä yhteystietosi ja allekirjoitus. Tämä on vain plussa maineesi kannalta, se heijastaa ammattitaitoasi. Älä tee pitkää allekirjoitusta, enintään viisi tai kuusi riviä. Sen tulee sisältää yrityksen nimi, koko nimesi, asemasi. Pääsääntöisesti ne ilmoittavat myös verkkosivuston osoitteen, puhelinnumeron ja sähköpostiosoitteen.

Älä käytä tarpeettomasti postscriptiä liikekirjeenvaihdossa. Sen läsnäolo osoittaa, että et ole ajatellut tarpeeksi kirjeen sisältöä.

Käytä lukukuittauksia vain, kun se on ehdottoman välttämätöntä. Pääsääntöisesti sitä tarvitaan vain kommunikoitaessa ulkoisten vastaanottajien kanssa, ja sitten vain, jos vastaus on erittäin tärkeä.

Käytä myös "korkean tärkeän" -lippua vain tarvittaessa. Jos kirje sisältää todella tärkeitä tietoja, jotka sinun on harkittava kiireellisesti, valitse tämä ruutu. Tämän ansiosta kirje erottuu "postilaatikossa". Älä kuitenkaan käytä tätä toimintoa väärin, se voi näyttää ärsyttävältä ja ärtyneeltä.

Muista lukea sähköposti ennen lähettämistä. Tarkista, onko kaikki selkeä, täsmällinen, ytimekäs, onko siinä jotain tarpeetonta ja sopimatonta, kielioppivirheitä. Oletko syöttänyt vastaanottajan tiedot oikein? Tarkista esityksen logiikka ja johdonmukaisuus.

Vastaa saapuneisiin sähköposteihin ajoissa. Ilmoita, että olet lukenut kirjeen, joten osoitat kunnioitusta, osoitat hyvää sävyä. Jos et pysty vastaamaan vastaanottamaasi kirjeeseen tietyllä hetkellä, varoita kirjoittajaa tästä, lupaa vastata mahdollisimman pian. Vastaa kysymyksiin järjestyksessä. Vastaamista ei tarvitse aloittaa uutena viestinä.

Jos et vastaa kahden päivän kuluessa, vastaanottaja luulee, että et kiinnittänyt huomiota hänen kirjeeseensä tai se on kadonnut.

Yleensä sen alullepanijan tulee lopettaa sähköinen dialogi. Vaikka tätä sääntöä ei toisinaan noudateta, tietyn kirjeenvaihdon erityispiirteiden perusteella.
Muista kaikki yllä olevat sähköisen kirjeenvaihdon säännöt. Noudata niitä aina, ole tarkkaavainen ja järkevä.

Voit siis näyttää itsesi ammattitaitoisena, nykyaikaisena ja pätevänä johtajana, jonka kanssa on miellyttävää ja mukavaa työskennellä.