Vaikuttaa siltä, ​​että miksi ylipäätään nitoa asiakirjoja, kun ne voi nitoa, paperiliittimellä, taittaa tiedostoksi tai jopa liimata, puhumattakaan papereiden siirtämisestä sähköisesti? On kuitenkin monia paikkoja, joissa joudut kantamaan langalla ommeltuja lakanoita: verotoimistoon, arkistoon, tuomioistuimeen ja niin edelleen. Tämä on välttämätöntä turvallisuustason lisäämiseksi: loppujen lopuksi on mahdotonta vaihtaa arkkia huomaamattomasti oikein ommeltuihin asiakirjoihin. Tämä voidaan helposti tarkistaa katsomalla sidottuja asiakirjoja.

Vaikuttaa siltä, ​​​​että kaikki on melko yksinkertaista: flash-arkit ja sertifioi ne. Mutta on yksi vaikeus, joka usein hämmentää virkailijoita - tämä on yhden ompelusäännön puute. Samalla verovirastolla tai arkistolla on oikeus palauttaa väärin kiinnitetyt asiakirjat, mikä voi viivästyttää huomattavasti jo ennestään hitaita menettelyjä. Älä kuitenkaan ole epätoivoinen: on olemassa useita GOST-standardeja, joiden mukaan tämä prosessi tulisi suorittaa.

Mitkä GOST-standardit ja standardit tulisi ottaa huomioon

Kuvassa näkyy, kuinka dokumentaatio nidotaan 3 reiän läpi

Kuten jo todettiin, suurin vaikeus on yhden standardin puute. On kuitenkin olemassa yleisiä varmennussääntöjä, joita sovelletaan useimmissa tapauksissa A4-asiakirjoihin. Löydät niistä liittovaltion toimeenpanevien elinten toimistotyön ohjeiden kehittämistä koskevissa ohjeissa, jotka on hyväksytty liittovaltion arkiston määräyksellä 23. joulukuuta 2009 nro 76 ja GOST R 51141-98 "Toimistotyö ja arkistointi".

Jos sinun on rekisteröitävä LLC, tutustu 26. helmikuuta 2004 päivättyihin 26. helmikuuta 2004 N-110 päivättyihin "Oikeushenkilöiden sekä yksityisten henkilöiden valtion rekisteröinnissä käytettyjen asiakirjojen täytäntöönpanoa koskeviin vaatimuksiin" ja "Metodologiset selitykset oikeushenkilön valtion rekisteröinnissä käytettävien asiakirjojen lomakkeiden täyttömenettely” (1 artiklan 3 kohta). On huomattava, että suurin osa suosituksista asiakirjoille, joita säilytetään yli kymmenen vuotta.

Jos kuitenkin epäilet yllä olevien tietojen oikeellisuutta, on parempi selvittää kaikki yksityiskohdat etukäteen paikan päällä. Joskus jokainen arkki tai numeroarkki tai sivu on todistettava. Sekin kannattaa muistaa kaikki asiakirjat, jotka koostuvat useammasta kuin yhdestä arkista, ovat laiteohjelmiston alaisia.

Kannen suunnittelu

Kansi on välttämätön asiakirjan parhaan säilymisen kannalta. Sitä on kahta tyyppiä: normaali ja pitkäaikainen säilytys. Ensimmäinen on ohutta pahvia, toinen on valmistettu tiheämästä, kovemmasta. Samanaikaisesti valtion varastointiin luovutettavien asiakirjojen kanteena tulee käyttää vain hapotonta pahvia.

A4-kokoisista arkeista koostuvan asiakirjan ompelemiseen käytetään kannen kokoa 22,9 x 32,4 cm, ts. hieman suurempi kuin itse arkki.

Jos koteloon ommeltujen arkkien koko on epätyypillinen, kannen on oltava sopivan kokoinen ilman sivuvarauksia. Lujuuden lisäämiseksi sen lisäksi eteen ja taakse ommellaan ohuita pahviliuskoja, joiden läpi köyden on kuljettava. Samaan aikaan jopa liimalle on olemassa erityismääräyksiä: ei tahnoja, vain paperitavarat tai silikaattivaihtoehdot.

Jos et ole vielä rekisteröinyt organisaatiota, niin helpoin Tämä voidaan tehdä verkkopalveluilla, joiden avulla voit luoda kaikki tarvittavat asiakirjat ilmaiseksi: Jos sinulla on jo organisaatio ja mietit kuinka helpottaa ja automatisoida kirjanpitoa ja raportointia, niin seuraavat verkkopalvelut tulevat apuun, joka korvaa kokonaan kirjanpitäjän tehtaallasi ja säästää paljon rahaa ja aikaa. Kaikki raportit luodaan automaattisesti, allekirjoitetaan sähköisellä allekirjoituksella ja lähetetään automaattisesti verkkoon. Se on ihanteellinen yksittäiselle yrittäjälle tai LLC:lle yksinkertaistetussa verojärjestelmässä, UTII, PSN, TS, OSNO.
Kaikki tapahtuu muutamalla napsautuksella ilman jonoja ja stressiä. Kokeile sitä ja tulet yllättymään kuinka helppoa se olikaan!

Sivunumerointi

Arkkien sekoittumisen ja katoamisen estämiseksi asiakirja on numeroitu. Tämä on tärkeä osa ompelemista, jolla on omat ominaisuutensa ja säännöt:

• Ennen kuin aloitat numeroiden kirjoittamisen, sinun on vedettävä kaikki tyhjät arkit kotelosta ja asetettava varasto sivuun - se ei näy numeroinnissa. Lajittele sitten aliasiakirjat päivämäärän tai muiden kriteerien, kuten maan tai aakkosten, mukaan. Tarjoukset ovat poikkeus: niille yritykset ilmoittavat itse sijainnin.
• Seuraavaksi tarvitset yksinkertaisen kynän. Yksinkertaisissa arkeissa numerointi asetetaan oikeaan yläkulmaan; ommeltuissa kartoissa, valokuvissa, piirustuksissa jne. - päinvastoin takana vasemmassa yläkulmassa. Suurikokoiset arkit on sijoitettu oikeaan yläkulmaan. Vaikka kartta koostuisi useista yhdeksi liimatusta arkista, se on asiakirjassa yksi arkki. Samanaikaisesti arkkien lukumäärä on kirjoitettu sen takapuolelle: "Arkki nro xxx - xxx-arkkien liimauskaavio." Tämä koskee myös valokuvia, kaavioita ja leikkeitä, jotka on liimattu tiukasti arkkiin: "Arkille nro xxx, xxx leikkeitä ja xxx valokuvat liimataan taustalla olevan kuvauksen mukaisesti." Jos tällaiset lisäosat liimataan vain yhdestä kulmasta, ne ovat erillisiä arkkeja ja numeroitu erikseen.
• On syytä heti huomata suurikokoisen laiteohjelmiston ominaisuudet: taita arkki vaadittuun muotoon, liitä se asiakirjoihin ja katso, mihin lanka menee. Siellä sinun täytyy vilkkua se eikä missään muualla.
• Jos kotelon sisällä on asiakirja, jolla on oma numerointi (esite, aikakauslehdet, sanomalehdet), se voidaan jättää ennalleen vain, jos numerot vastaavat yleisiä numeroita. Muussa tapauksessa asiakirja numeroidaan uudelleen ja sisällytetään yleiseen luetteloon. Jos koteloon ommeltiin kirjekuori materiaaleineen, materiaalit on numeroitava erikseen, merkitään kirjekuoreen haluttu numero ja laadittava erillinen luettelo liitteestä. Yhden kotelon niteet tai osat on myös numeroitu erikseen.
• Jos teet virheen numeroinnissa, sinun on yliviivattava numerot huolellisesti kauttaviivalla ja asetettava haluamasi numero sen viereen. Samalla laaditaan uusi sertifiointimerkintä. Jos virheitä on liikaa, tiedosto numeroidaan uudelleen, vanha varmennemerkintä yliviivataan ja tehdään uusi. Jos tiedostoon lisätään uusia arkkeja, asiakirja on numeroitava kokonaan uudelleen. Poikkeustapauksissa voit sallia kirjainten käytön numeroiden sijaan: 1, 2, 2a, 2b, 3.

Numeroiden kiinnittämisen jälkeen laaditaan vahvistusmerkintä. Se sisältää tiedot kaikista koteloon ommeltuista arkkeista: kokonaismäärä, mitä tarkalleen on ommeltu (kortit, valokuvat, leikkeet), missä kunnossa ne ovat (revitty, monta tahraa), mitkä arkkien numerot puuttuvat, mistä päivämäärästä numerointi alkoi. Muista laittaa allekirjoitus, transkriptio, asema, päivämäärä, arkin muoto.

Asiakirjan kuvaus

Inventaari on tarpeen käytettävissä olevien arkkien, niiden sijainnin ja kokoonpanon vertailua varten. Sitä ei numeroida, vaan se käytetään ennen ensimmäistä arkkia. Sen tulee sisältää seuraavat tiedot: yritys, kaupunki, päivämäärä, asema ja varmentajan täydellinen nimi. Itse inventaario voidaan esittää taulukon muodossa, josta käy ilmi liitteenä olevan asiakirjan laatimispäivämäärä, nimi, mitkä arkit se kaappaa ja niiden kokonaismäärä.

Asiakirjan mukana tulee aina olla yleinen kuvaus. Sen lisäksi kotelon sisällä voi olla erillisille arkeille laadittu luettelo tai suljettava kirjekuori.

Asiakirjan sertifiointi

Sertifiointi kruunaa koko kotelon nidontaprosessin, ellei jokaista arkkia tarvitse sertifioida erikseen. Todistus on valtuutetun henkilön allekirjoitus, joka on vastuussa kaikkien sidottujen asiakirjojen luovuttamisesta vero-, arkisto- tai muille viranomaisille. Se asetetaan viimeisen arkin takapuolelle.

Miten laiteohjelmisto yleensä toimii? Tarvitset rei'itys, lanka, tarra varmuuden vuoksi sekä kova lanka, teippi, tavallinen lanka tai jotain vastaavaa. On parasta käyttää ensimmäistä vaihtoehtoa - se on tarpeeksi vahva eikä repeä. Sertifiointitarra on ohutta paperia, johon on painettu seuraava teksti:

Ommeltu, numeroitu, signeerattu

ja sinetti _______ (_____) arkki ___

toimitusjohtaja

OOO "______"

KOKO NIMI"

Itse menettely näyttää tältä:

1. Kun olet ottanut arkit, laita ne rei'ityslaitteeseen ja tee kaksi tai useampia reikiä yhteen paikkaan. Jos arkkien määrä on pieni, voit puhkaista ne neulalla tai naskalilla, mutta sinun on oltava varovainen, ettet repeä paperia. Vedä lanka molempien reikien läpi niin, että sen keskikohta on ulkopuolella ja pyrstö alas taakse. Sinun on pujotettava lanka kahdesti vahvuuden lisäämiseksi.
2. Sido hännät solmuun, leikkaa ylimääräinen lanka (häntien pituus ei saa ylittää kuutta senttimetriä) ja kiinnitä valmis paperi päälle niin, että se peittää solmun, mutta ei piilota sitä kokonaan. Jos asiakirjaa säilytetään yli kymmenen vuotta, tarra on valmistettu papyruspaperista.
3. Kun liima on kuivunut, osoitettu henkilö leimaa ja allekirjoittaa tarran, mutta ne eivät saa ylittää paperin reunoja. Joskus voi olla tarpeen varmistaa tiedot edelleen liimalla. Joissakin tapauksissa jokainen arkki pyydetään varmentamaan. Tässä tapauksessa takana olevan valtuutetun henkilön allekirjoitus asetetaan alareunaan.

Ompeleet 3 ja 4 reikään

Koko silloitusprosessi on kuvattu lyhyesti edellä. Samanaikaisesti erotetaan useita kiinnitysvaihtoehtoja: kolmelle ja neljälle reialle. Niiden yleinen periaate pysyy samana, vain yksityiskohdat eroavat:

• Ommellaksesi kotelon kolmeen reikään, sinun on lävistettävä arkit kolme kertaa ja kiristettävä lanka oikein. Reikien välinen etäisyys ei saa ylittää kolmea senttimetriä. Käännä kotelo ympäri ja pujota lanka keskimmäisen reiän läpi (kärjen tulee työntyä ulos ensimmäisestä arkista). Vie lanka sitten yläreiän, sitten alareiän ja lopuksi keskireiän läpi. Langan molemmat päät jäävät ulos kotelon takaa, ja voit solmia turvallisesti solmun ja kiinnittää paperin.
• Melkein samalla tavalla ompeleminen tapahtuu neljään reikään, joiden välinen etäisyys on noin puolitoista senttimetriä. Käännä asiakirja ympäri ja pujota lanka toisen reiän läpi ylhäältä ja pujota se sitten alareiän läpi. Tee sitten käärme: toinen reikä alhaalta - ylin reikä ensimmäisestä arkista - toinen reikä ylhäältä, josta kaikki alkoi. Sido lanka solmuun, liimaa leivinpaperi ja allekirjoita asiakirjoja lähettäessäsi.

Joissakin tapauksissa viiden reiän laiteohjelmisto on mahdollista, kun taas periaate ei muutu ollenkaan.

Tämä prosessi selitetään vaihe vaiheelta seuraavassa videossa:

Miksi asiakirjat pitää sitoa

Asiakirjojen nidontataitoa voi tarvita jokainen: asiakirjat ompelevat yrityksen avaamista, tarjouskilpailuun osallistumista, asiakirjoja arkistoon tai tuomioistuimelle toimitettaessa, kirjanpitoraportteja tai henkilöstöasiakirjoja siirrettäessä. Samanaikaisesti on tarpeen nitoa paitsi alkuperäiset myös kopiot tärkeistä asiakirjoista, joita ei voida siirtää kysyntäpaikalla.

Useimmiten joudut ompelemaan käteistä ja kirjanpitoa sekä monia yritysasiakirjoja: liikekirjat, suunnittelu- ja veroasiakirjat, notaarin vahvistamat asiakirjat. Joillakin niistä on erityisiä laiteohjelmistovaatimuksia, jotka sinun tulee olla tietoisia etukäteen. Kirjanpitoasiakirjat ommellaan viiden reiän läpi, vero- ja arkistoasiakirjat kolmen reiän läpi, kassaasiakirjat ommellaan usein vasemman yläkulman läpi.

Yleisistä säännöistä huolimatta joillakin tapauksilla on omat erityispiirteensä, jotka on parempi selvittää etukäteen, jotta sinun ei tarvitse korjata kaikkea myöhemmin. Ja muista tärkeä tosiasia: vain työntekijä, jolla on nämä oikeudet, voi ommella asiakirjoja.

Asiakirjojen laiteohjelmisto (nauhoitus): A:sta Z:hen

Asiakirjojen asianmukainen valmistelu on vaivalloinen ja vaikea tehtävä. Todellakin, niiden instituutioiden käsittelyn lopputulos ja siihen liittyvät seuraukset riippuvat suurelta osin melkein jokaisesta kirjaimesta ja pilusta.

Huolimatta siitä, että nykyään Internetissä on monia oppaita asiakirjojen asianmukaisesta täyttämisestä, laatimisesta ja jäsentämisestä, et todennäköisesti löydä täydellisiä ja yksityiskohtaisia ​​ohjeita heidän laiteohjelmistolleen mistään. Meidän kannaltamme asiakirjan oikea laiteohjelmisto on yhtä tärkeä kuin kaikki muut sen valmistelun vaiheet alla olevista syistä.

Ensinnäkin asiakirjan virheellinen laiteohjelmisto toimii varmasti painavana syynä kieltäytyä hyväksymästä sitä. Kuten ymmärrät, jokainen tällainen kieltäytyminen aiheuttaa ajanhukkaa, lisäponnisteluja ja taloudellisia kustannuksia. Mutta tämä ei ole vaarallisin tässä tilanteessa.

Toiseksi kiinnostuneet osapuolet voivat käyttää yrityksesi asiakirjojen heikkolaatuista tai huolimatonta laiteohjelmistoa, jotka eivät ole sinun eduksesi. Toisin sanoen tärkeitä asiakirjoja voidaan kirjata ja purkaa ja tärkeitä tietoja sisältävät arkit korvataan. Ja korvaamista on erittäin vaikea todistaa.

Mielestämme ei tarvitse miettiä erikseen, mitä valitettavia seurauksia huolimattomalla laiteohjelmistolla voi olla organisaatiosi ja koko yrityksesi tulevaisuudelle.

Lainsäädäntönäkökulma

Tähän mennessä on olemassa useita säädöksiä, jotka säätelevät menettelyä tällaisten asiakirjojen täyttämisen lisäksi myös vilkkumisesta. Niistä on syytä korostaa seuraavaa:

Metodologiset selvennykset menettelystä tiettyjen oikeushenkilön valtion rekisteröinnissä käytettävien asiakirjojen täyttämisessä, hyväksytty Venäjän federaation ministeriön veroista ja maksuista 18. huhtikuuta 2003 päivätyllä määräyksellä N BG-3-09 / 198;

Kohdan 2.6 kohta 2.6.22. Venäjän kulttuuriministeriön määräys nro 536, 8.11.2005 "Liittovaltion toimeenpanevien elinten paperityön malliohjeista";

Kohta 6.2.2.4. Venäjän keskuspankin ohje "Venäjän federaation keskuspankin (Venäjän Pankki) toimistotyöstä", joka hyväksyttiin 7. joulukuuta 1992 annetulla määräyksellä nro 02-213;

P.p. 4, 5 "Oikeushenkilöiden sekä yksityisten yksityisten yrittäjien valtion rekisteröintiin käytettävien asiakirjojen täytäntöönpanoa koskevat vaatimukset", hyväksytty Venäjän federaation hallituksen 19. kesäkuuta 2002 antamalla asetuksella N 439 (sellaisena kuin se on muutettuna 16. lokakuuta , 2003, 26. helmikuuta 2004).

GOST R 51141-98 "Toistotyö ja arkistointi. Termit ja määritelmät.

Vilkkumiseen tarvittavat peruskäsitteet ja työkalut

Yllä olevien määräysten mukaisesti tarkastelemme yhtä asiakirjojen valmistelun viimeisistä vaiheista, nimittäin niiden laiteohjelmistosta.

Perus, ts. seuraavat periaatteet, joita käytetään kaikentyyppisten asiakirjojen vilkkumiseen:

Pakollinen bruttosivunumerointi, joka pääsääntöisesti suoritetaan arabialaisilla numeroilla asiakirjan jokaisen arkin oikeassa yläkulmassa (Venäjän keskuspankin ohjeen nro 9, 12.7.1992, kohta 6.2.2.4) ;

Kaikki asiakirjat, jotka koostuvat kahdesta tai useammasta arkista, ovat laiteohjelmiston alaisia;

Lakisääteisten asiakirjojen kopiot tulee myös peittää, sillä ainoa ero on, että niihin ei liimata tarraa eikä sinettiä kiinnitetä.

Laiteohjelmisto tulee tehdä erityisellä paksulla ompeleella käyttämällä nassua ja ompelulankoja tai lankaa. Korkealaatuista laiteohjelmistoa varten tarvitaan luotettavaa liimaa, joka ei menetä ominaisuuksiaan pitkään aikaan.

Laiteohjelmiston vaiheittainen opas

Asiakirjojen oikean laiteohjelmiston varmistamiseksi sinun on suoritettava seuraavat vaiheet tiukassa järjestyksessä:

1. Poistamme asiakirjaarkeista kaikki tapit, paperiliittimet ja muut metalliset kiinnikkeet.

2. Taitamme ommeltavat arkit tasaisesti ja siististi vaaditussa järjestyksessä, unohtamatta tarkistaa niiden numerointia.

3. Otetaan erityinen nippu tai jos arkkien määrä ei ole suuri, ompeluneula ja dokumentin vasempaan marginaaliin, sisennys noin 1,5 cm tekstiosasta, tehdään 3 läpimenevää reikää. Näiden reikien on oltava pystysuorassa suhteessa asiakirjan alaosaan, ja kunkin niiden välisen etäisyyden on oltava vähintään 3 senttimetriä arkin keskiosaan nähden.

4. Mittaamme langan pituuden 70 cm (hieman enemmän kuin kyynärvarren pituus) ja pujotamme sen neulaan;

5. Parhaan käyttömukavuuden vuoksi ohjeiden jatkotestissä ompelureiät numeroidaan numeroista 1 - 3 ylhäältä alas;

6. Sen jälkeen yritämme olla siirtämättä arkkeja, ja pujotamme neulan reiän nro 2 läpi jättäen yhden langan päistä takapuolelle ja varmistaen, että se pysyy tässä paikassa koko laiteohjelmistoprosessin ajan.

7. Sitten arkkien etupuolella pujotamme neulan reiän nro 1 läpi;

8. Nyt kun neula on tullut ulos asiakirjan takaosasta, pujotamme sen uudelleen reiän nro 3 läpi ja sitten vedämme sen reiän nro 2 läpi etupuolelta siten, että neula ja lanka ovat jälleen lakanoiden takaosa.

9. Siten langamme molemmat päät päätyivät arkkien takaosaan, pujotettuna reikien nro 2 ja nro 3 läpi.

10. Katkaisimme langan ylimääräisen pituuden, unohtamatta kuitenkaan jättää päät noin 6-7 cm pitkiksi, jotta ne voidaan sitoa solmuun.

11. Teemme solmun langan päistä mahdollisimman lähelle asiakirjan arkkia ja kiinnitämme sen tiukasti viimeisen arkin takaosaan.

12. Liimaa kaksi kertaa viisi senttimetriä (tarra) paperiarkin päälle toimistoliimalla niin, että se peittää koko määritellyn solmun ja osittain jäljellä olevan lankojen pituuden. Samalla noin 1-2 cm lankojen päät jäävät vapaiksi tarrasta.

13. Merkitsemme ilmoitetulle paperiarkille merkinnän "Numeroitu, ommeltu ja sinetöity ___ (___ numero sanoin) arkille" siten, että se ulottuu osittain asiakirjan viimeisen sivun taakse tarran ylitse.

14. Vahvistamme tämän merkinnän asianomaisen valtuutetun henkilön allekirjoituksella ja oikeushenkilön leimalla. Sekä sinetin jäljennöksen että allekirjoituksen on peitettävä osa viimeisistä arkista tarran ylitse.

"Tapauksen arkistosidonta", ts. Muodostettujen arkistoasiakirjojen käsittely on tulosta asioiden käsittelystä valmisteltaessa niitä myöhempää varastointia ja käyttöä varten organisaation arkistossa (tai yksinkertaisesti arkistointiin, jos organisaatiossa ei ole arkistoa).

Tapausten rekisteröinti edustaa työpaketti tapauksen kannessa olevan kuvauksen (siihen sisältyvien asiakirjojen kokoonpanon ja sisällön) mukaan, ts. tietyn nimikkeen kannessa oleva malli, jota on jalostettu tapausten nimikkeistöön verrattuna, arkkien numerointi, sisäisen luettelon laatiminen tapausasiakirjoista ja todistuslomakkeesta sekä lopuksi esitteet, ts. asioiden arkistointi ja sitominen. Tätä teossarjaa kutsutaan myös asiakirjojen arkistointi ja tekninen käsittely niiden valmisteluvaiheessa arkistovarastointia varten (valmistelut toimitettaviksi organisaation arkistoon tai valtiolle, kunta-arkistoon). Käytäntö osoittaa, että organisaatiot mieluummin tilaavat tällä hetkellä asiakirjojen arkistointi- ja teknisen käsittelyn palvelut ulkoistamalla tai äärimmäisissä tapauksissa kutsuvat koulutetun sidontatyöntekijän ompelemaan yhteen toimistotyössä jo muodostetut ja kuvatut tiedostot, jotka on tarkoitettu arkistointiin.

Asiakirjojen säilytysehdoista riippuen tapaukset voidaan käsitellä joko kokonaan tai osittain:

• täydellinen tapausten arkistointi koskee pysyvän säilytysajan, henkilöstön ja väliaikaisen säilytysajan (yli 10 vuotta) asiakirjoja (tapauksia);
• osittainen tyhjennys, jossa kotelon arkkeja ei saa numeroida, sisäistä inventaariota ja todistuslomaketta ei tehdä, koskee väliaikaista (enintään 10 vuotta) varastointia.

Asiakirjojen (säilytysyksiköiden) sisäisen luettelon vakiintuneet lomakkeet ja tapaustodistuslomake löytyvät osoitteesta:

• Osastoarkiston toiminnan perussäännöt (hyväksytty Neuvostoliiton pääarkiston kollegion päätöksellä 28.8.1982, hyväksytty Neuvostoliiton pääarkiston määräyksellä 5.9.1985 nro 263; hakemukset nro . 4-5),
• Organisaatioiden arkiston toiminnan perussäännöt (hyväksytty liittovaltion arkiston kollegion päätöksellä 6. helmikuuta 2002; hakemukset nro 9-10) ja
• Menetelmäsuositukset liittovaltion toimeenpanevien elinten toimistotyötä koskevien ohjeiden kehittämiseksi (hyväksytty liittovaltion arkiston määräyksellä 23. joulukuuta 2009 nro 76; hakemukset nro 26-27; jäljempänä - Metodologiset ohjeet).

Asiakirjojen systematisointia koskevat säännöt, niiden numerointi ja kuvaus tapauksen kannessa käsitellään yksityiskohtaisesti samoissa säädös- ja menetelmäasiakirjoissa.

Asiakirjat, jotka muodostavat asian ommeltu 4 reikään pahvista valmistettuun kovaan kanteen tai kietoutunut yhteen ottaen huomioon mahdollisuus lukea vapaasti kaikkien asiakirjojen, päivämäärien, viisumien ja niitä koskevien päätöslauselmien tekstit. Kun tiedostoja valmistellaan arkistointia varten (sidonta, sidonta), kaikki asiakirjojen metalliset kiinnikkeet (paperiliittimet, nitojat) on poistettava.

Kansikartonkia ja kannessa olevan kotelokuvauksen muotoa (kuvauselementtien järjestely) koskevat vaatimukset on määritelty GOST 17914-72:ssa ”Koteloiden kannet pitkäaikaiseen varastointiin. Tyypit, mitat ja tekniset tiedot”, jota jatkettiin vuoteen 1985 ja joka ilman lisätarkastuksia jatkuu itse asiassa tähän päivään asti. Katso kuva 2.

Kannessa käytettävän pahvin tulee siis olla 0,35-1,5 mm paksua (asiakirjojen arkistointia ja teknistä käsittelyä ulkoistavat arkistoyritykset noudattavat näitä vaatimuksia), kannen selkärangan tulee olla 40 mm leveä (koska kannen paksuus). kotelo - noin 250 arkkia asiakirjoja, mikä on 4 cm), ja tämän GOST:n mukaista kotelon kannen muotoa suositellaan tällä hetkellä ohjeissa (Liite nro 25).

Valmistetun tapauksen esitteen täydentäminen, ts. 4 piston viilaus, käytä naskaa, poraa, puristinta pakkauksen kiinnittämiseen, suurilukuisia neuloja, luonnollisia pellava- tai puuvillalankoja, mutta on parasta käyttää ompelemiseen (sidontaan) erikoislaitteita, jotka ovat saatavilla toimistolaitteissa markkinoida.

Erityistä huomiota tulee kiinnittää "arkistoompeleen" tekniikkaan, ts. askartelukysymys:

1. Asian kokoonpano tarkistetaan, jossa ensin sijaitsevat sisäisen inventaarion arkit, joilla on itsenäinen numerointi (1 - N), sitten asiakirjojen numeroidut arkit (1 - noin 250), lopussa. - tapauksen todistajapaperi.
2. Kapeat paperiarkit, jotka ovat yhtä leveitä kuin kotelon sidottujen asiakirjojen marginaalit, asetetaan kotelonipun päälle ja alapuolelle (tietysti 35-40 mm on parempi, mutta myös 20-30 mm on mahdollista).
3. Jos tapaus rekisteröidään osittain väliaikaisen (enintään 10 vuotta) säilytyksen asiakirjoilla, pahvilevyt (kansi) asetetaan välittömästi pakkauskotelon pohjalle ja yläpuolelle.
   Kun tiedosto on kokonaan käsitelty pysyvästi säilytettävillä asiakirjoilla, henkilökunnan toimesta tai väliaikaisesti (yli 10 vuotta) varastoinnilla, nippukotelo ommellaan ensin yhteen ja sitten kotelo sidotaan vakiintuneen "typografisen" tekniikan mukaisesti. on tarpeen käyttää PVA-liimaa ja synteettistä liimaa - vain, jos se on suojattu hajoamiselta ja homeelta.
4. Pakkauskotelo kiinnitetään paineen alaisena, puristimeen tai erikoislaitteeseen.
5. Pakkauskotelon puhkaisut suoritetaan:
   • alempi ja ylempi - 30 mm:n etäisyydellä pakkauksen ala- ja yläreunan rajasta;
   • kaksi keskimmäistä puhkaisua noin 80 mm etäisyydellä alemmasta ja ylemmästä pistosta, niiden välissä tulee myös olla noin 80 mm etäisyys.
6. Luonnollinen lanka johdetaan reikiin kahdella tavalla:
   • 1 tapa(näkyy kuvassa 1). Kumpikin langan pää pujotetaan erilliseen neulaan (eli langan molemmat päät on pujotettu omaan neulaansa). Lanka kahdella neulalla tehdään kahdessa keskirei'issä etupuolella. Takaosasta lanka tuodaan ulos etupuolen ylä- ja alareikään. Etupuolelta, ylä- ja alapunktiosta, lanka pujotetaan neuloilla lähimpään keskireikään. Lanka irrotetaan neuloista, kohdistetaan ja sen päät venytetään ja sidotaan pakkauskotelon takaosaan;
   • 2 tapa(näkyy myös kuvassa 1). Lanka pujotetaan yhteen neulaan. Pakkauskotelon takapuolelta lanka johdetaan toiseen pistoon pohjasta (langan pää jätetään myöhempää sidontaa varten), se poistetaan etupuolelta ja johdetaan pohjareikään. Takapuolella lanka vedetään jälleen toiseen reikään alhaalta etupuolelle. Etupuolella ylhäältä lanka työnnetään toiseen pistoon ylhäältä ja takapuolta pitkin se viedään ylempään pistoon. Sen läpi lanka johdetaan toiseen puhkaisuun ylhäältä etusivua pitkin, kierretään ja tuodaan ulos pakkauskotelon takapuolelle. Takapuolella lanka irrotetaan neulasta ja sen kaksi päätä kiristetään ja sidotaan.

Paperityö ja dokumenttien hallinta ovat varsin monimutkaisia ​​prosesseja monessa suhteessa. Tämä koskee myös laiteohjelmistoasiakirjoja. Varsin usein arkistoitavat ja arkistoitavat paperit palautetaankin, koska niitä ei ole ommeltu oikein. Miten asiakirjat nidotaan? Vastauksen tähän kysymykseen antavat toimistotyötä koskevat metodologiset suositukset, jotka hyväksyttiin liittovaltion arkiston 23. joulukuuta 2009 antamalla määräyksellä.

Lakisäännöt

Kaikki eivät tiedä, mitä varten asiakirjoja flash-muistiin tulee. Mutta käy ilmi, että on monia paikkoja, joissa voit luovuttaa vain oikein ommeltuja papereita. Esimerkiksi arkistoon tai tarjousasiakirjoja toimitettaessa ja yksityisten yrittäjien tai oikeushenkilöiden valtion rekisteröintimenettely edellyttää asianmukaisesti sidottujen asiakirjojen toimittamista.

Minun on sanottava, että tänään ei ole yhtä ohjetta asiakirjojen vilkkumiseen. Mutta samaan aikaan on olemassa useita asetuksia, jotka säätelevät erilaisten asiakirjojen ylläpitomenettelyä, mukaan lukien tapausten ompeleminen.

Tällaisia ​​määräyksiä ovat paitsi liittovaltion arkiston metodologiset suositukset, myös Venäjän kulttuuriministeriön määräys nro 536 vuodelta 2005, joka hyväksyy toimistotyön vakioohjeen, Venäjän keskuspankin ohje, joka määrittää tärkeimmät määräykset toimistotyön suorittamisesta keskuspankissa sekä metodologiset selitykset yksittäisten asiakirjalomakkeiden täyttömenettelystä, jotka on hyväksytty vero- ja tulliministeriön 18. huhtikuuta 2003 annetulla määräyksellä, ja tietysti , GOST R 51141.

On syytä huomata, että sinun on vilkuttava kaikki asiakirjat, joiden tilavuus on enemmän kuin yksi arkki.

Tämä koskee myös oikeushenkilöiden lakisääteisten asiakirjojen kopioita (erona ommeltujen alkuperäisten ja kopioiden välillä on se, että kopioita ei ole leimattu). Lisäksi asiakirjoja arkistoitaessa kaikki sivut numeroidaan. Tämä tehdään arabialaisilla numeroilla, jotka sijoitetaan jokaisen arkin oikeaan yläkulmaan. Ompeleessa käytetään erikoislankoja (tai lankaa), ompeluneulaa ja naskaa. Ja viimeisen sivun taakse on liimattava vahvistustarra, joka osoittaa ommeltujen sivujen lukumäärän, organisaation sinetin ja pään (tai valtuutetun henkilön) allekirjoituksen.

Kannet

Asiakirjoja arkistoitaessa kannattaa huolehtia kullekin tapaukselle oikeasta pahvikansista. Kannet voivat olla:

• standardi
• ei-standardi
• pitkäaikaissäilytys

Vakiokansien koko on yleensä 229x324 mm, ja niitä käytetään nidottaessa asiakirjoja, jotka tehdään vakioarkeille. Mitä tulee epästandardeihin kansiin, ne ovat välttämättömiä, jos sinun on päärmettävä vakiokokoa suurempia arkkeja. Sitten päällinen tehdään päärrattavien arkkien koon mukaan.

Kovalevykansia käytetään tapauksissa, joissa joudut ompelemaan pitkäaikaiseen varastointiin (kaksikymmentäviisi vuotta) tarkoitettuja asiakirjoja. Ja asiakirjojen toimittamiseen valtion arkistoon käytetään hapottomasta pahvista valmistettuja kansia.

Kuvaus - kaiken pää

Jokaiseen erikseen ommeltuun asiakirjasarjaan on liitettävä luettelo, jonka tulee sisältää tiettyjä tietoja, nimittäin:

• Asiakirjan nimi;
• luettelon laatimispäivämäärä;
• otsikko ja huomautus (se selittää, mihin tarkoituksiin tätä dokumentaatiosarjaa tarvitaan);
• kaikkien arkistossa olevien asiakirjojen luettelo (jokaiselle on ilmoitettu arkkien lukumäärä);
• vastuuhenkilön sukunimi, asema ja allekirjoitus - luettelon laatija.

Varastoa ei numeroida, ja se voi näyttää tältä:

Suljettu osakeyhtiö

"Itään"

Pietari 00.00.0000

Luettelo asiakirjoista

Asiakirjoja yhteensä _____________________________________________________.

(numeroilla ja sanoilla)

Virkailija ____________________ Petrova A.I.

Kuinka numeroida arkit?

Arkkien numeroinnissa on muistettava muutama sääntö:

• arkit on numeroitu, ei sivuja;
• numerointiluettelo ei ole aiheellinen;
• jos asiakirjanipussa on kirjaimia, itse kirjekuori numeroidaan ensin ja sitten vuorotellen kaikki oheiset arkit;
• numerot tulee laittaa jokaisen arkin oikeaan yläkulmaan koskematta asiakirjojen tekstiin;
• numerointi suoritetaan nousevassa järjestyksessä arabialaisilla numeroilla;
• jos tiedosto koostuu useasta niteestä, numerointi suoritetaan erikseen jokaiselle niteelle ja myös erillisinä niteinä myönnetyt asioiden liitteet numeroidaan erikseen;
• jos asiakirjoihin jätetään useita arkkeja, joilla on oma numerointi (mukaan lukien painetut julkaisut), ne on silti numeroitava yleisessä järjestyksessä;

• suurikokoiset arkit - A2, A3 - on avattava ja numeroitava oikeaan yläkulmaan ja päärtetty sitten toisesta reunasta;
• arkki, jossa on tiukasti liimattuja katkelmia (sekit, rahtikirjat, sanomalehtileikkeet, otteet, valokuvat) on numeroitu yhdeksi arkiksi, mutta sen taakse tai alareunaan (jos tilaa) on tehtävä inventaario liimatuista asiakirjoista viimeistään käsin, kun taas tapauksen yleisessä inventaariossa sarakkeessa "Huomautus" tai todistusmerkinnässä on ilmoitettava, että tällaiset asiakirjat tai valokuvat 00 kappaletta on liitetty arkille nro 00 luettelo arkin kääntöpuolella;
• jos valokuvat, shekit, todistukset liimataan arkille vain yhdestä reunasta, ne numeroidaan erillisiksi asiakirjoiksi tapausnumerointijärjestyksessä;
• jos tiedosto sisältää kaavioita, piirustuksia tai valokuvia sekä muita erityisiä liitteitä, jotka ovat erillinen arkki, ne on numeroitava takaosan vasempaan yläkulmaan;
• useasta arkista liimatut kartat tai kaaviot on numeroitu yhdeksi arkiksi, ja yleisluettelossa "Huomautus"-sarakkeessa ja kartan takana tulee merkitä liimattujen arkkien lukumäärä.

Numeroinnissa virheitä

Jos tapauksen numeroinnissa on pieniä virheitä (puuttuvat arkit), kirjaimellisen numeroinnin käyttö on sallittu arkistohenkilökunnan kanssa. Tämä tarkoittaa, että kaikki numeroidut arkit pysyvät samoilla numeroilla ja edessä olevan arkin numero kirjaimella (kirjaimella) lisätään puuttuviin arkkeihin. Esimerkiksi 5, 6, 6a, 7…

Mutta jos tapauksen numeroinnissa tehtiin suurempia virheitä, esimerkiksi yhdelle puolelle liimattuja pieniä asiakirjoja ei numeroitu, numerointi on tehtävä uudelleen. Tämä tarkoittaa, että vanhat numerot on yliviivattava huolellisesti yhdellä kauttaviivalla ja oikea numero sen vieressä. Jos numerointi tehtiin uudelleen, tulee myös tehdä uusi todistusmerkintä. Samanaikaisesti vanhaa merkintää ei poisteta tiedostosta, vaan se yksinkertaisesti yliviivataan.

Miten asiakirjoja nidotaan?

Vain valtuutetut työntekijät saavat ommella asiakirjoja erikoislangoilla (lanka, LSh-210 langat) ja neuloilla. Asiakirjojen ompelemiseksi (tämä on tehtävä, jotta tiedostoa voi tarvittaessa lukea) tehdään vasempaan marginaaliin (noin 1,5 senttimetriä tekstistä) nastimella kolme reikää päällekkäin: keskimmäinen. tulee olla tiukasti keskellä, ja keski- ja ylemmän (alemman) puhkaisun välisen etäisyyden tulee olla kolme senttimetriä. Jos kotelo on monisivuinen, on helpompaa tehdä lävistykset naskalilla, ja herkemmissä tapauksissa voit käyttää rei'ityslaitetta. Kotelon ensimmäisen ja viimeisen arkin mekaanisten vaurioiden estämiseksi on parempi liimata ohuita pahviliuskoja ompelukohtaan, jonka läpi lanka viedään. Asiakirjojen ompelemiseen tarvitaan lanka, jonka pituus on noin seitsemänkymmentä senttimetriä.

Selvityksen helpottamiseksi numeroimme rei'ityskohdat ehdollisesti: nro 1 - ylempi, nro 2 - keskellä, nro 3 - alempi. Aloita pujotamalla neula reikään nro 2 ja jättämällä langan toinen pää laiteohjelmiston taakse. Sen jälkeen viemme neulan etupuolelta reikään nro 1. Heti kun langan pää ja neula ovat kotelon takana, sinun on vietävä neula etupuolelle reiän nro 3 kautta ja sitten taas takapuolelle reiän nro 2 kautta. Kotelo on ommeltu kaikkien kolmen puhkaisun läpi, ja nyt voit solmia solmun taakse. Solmu sidotaan erittäin tiukasti, mahdollisimman lähelle viimeistä arkkia ja kiinnitetään liimalla ja vahvistustarralla. Tässä tapauksessa langan päiden tulee olla vapaita ja näkyviä.

Sertifiointimerkintä

Kun kotelo on ommeltu ja numeroitu, on tarpeen tehdä sertifiointimerkintä. Se suoritetaan erillisellä arkilla ja sijaitsee kotelon viimeisen arkin takana. Tästä merkinnästä on käytävä ilmi tiedostossa olevien nauhoitettujen ja numeroitujen arkkien lukumäärä (numeroin ja sanoin) sekä tarvittaessa saatavilla olevien asiakirjojen ominaisuudet ja niiden kunto (valokuvat, piirustukset, piirustukset, tahrat, repeytyneet tai vaurioituneet levyt). Päällikkö tai valtuutettu kääntäjä allekirjoittaa varmennusmerkinnän, joka kertoo myös hänen asemansa ja allekirjoituksen dekoodauksen. Sertifiointimerkintä on tehty tarraan, jonka koko on 5 x 6 senttimetriä. Se on liimattava laadukkaaseen liimaan, joka kestää pitkän varastoinnin, kiinnittää solmun ja langan osat (jätä päät vapaiksi), joilla kotelo ommellaan, ja tiivistää. Tässä tapauksessa sinetti on kiinnitettävä siten, että painatus on osittain tarrassa ja osittain koteloarkissa.

Kuinka saumata asiakirjat oikein ja millä langoilla.

Oikean laiteohjelmiston ansiosta asiakirjat on helpompi järjestää. Monet asiakirjat siirretään arkistoon. On kätevämpää säilyttää ommeltuja moniarkkiasiakirjoja ja toimittaa asiakirjoja tarkastuselimille. Paperit pysyvät täysin turvassa, vaihtamisen, väärentämisen tai katoamisen mahdollisuus on poissuljettu.

• Asiakirjojen oikea laiteohjelmisto huolestuttaa paitsi valtion laitosten työntekijöitä myös pienyritysten edustajia.
• Jos laiteohjelmisto suoritetaan rikkomuksella, rekisteröintiprosessi voi viivästyä määräämättömäksi ajaksi. Oikea laiteohjelmisto takaa parhaan mahdollisen dokumentaation suojauksen.

Kuinka suorittaa laiteohjelmisto olemassa olevien vaatimusten mukaisesti? Kuinka tehdä kaikki ensimmäisellä kerralla, jos toimistopaperien vilkkumiselle ei ole olemassa selkeitä sääntöjä? Tämän artikkelin materiaali on omistettu erilaisille tavoille vilkkua asiakirjoja.

• Jos sinun on kiinnitettävä paperityöt useille arkille, sinun on ensin tutustuttava standardeihin. Tietysti ensimmäisenä tulee mieleen liima tai nitoja. Monisivuisia asiakirjoja ei voi liittää. Mutta miten ne yhdistetään? Loppujen lopuksi virheellinen laiteohjelmisto voi johtaa ainakin siihen, että asiakirjapakettia vaativan elimen rekisteröinti evätään.
• Mitä tehdä, jos sääntöjä ja näytteitä ei ole, ja papereita on mahdotonta ommella niin kuin osoittautuu, eikä niin kuin sen pitäisi olla. Huolimatta siitä, että asiakirjojen sitomisesta ei ole selkeitä ohjeita, on syytä keskittyä ommeltuna asiakirjapaketin muodossa tietoja pyytävän viranomaisen erityisvaatimuksiin.
• On myös hyödyllistä tutustua yleisiin suosituksiin useammasta kuin yhdestä arkista koostuvien asiakirjojen vilkkumisesta. Ne on koottu vuoden 2009 esitteeseen tai ohjeisiin. Siellä on myös esite vuodelta 2004. Se sopii paremmin LLC-asiakirjojen rekisteröintiin.

• Esitteissä kuvatut arkkien nidontatavat viittaavat dokumentaatioon, joka on säilytettävä yli 10 vuotta.
• Monisivuisten asiakirjojen laiteohjelmisto suoritetaan tavallisella neulalla ja tiheällä langalla. Mutta kuinka oppia päivittämään yritysasiakirjoja oikein? Loppujen lopuksi tämä kyky on hyödyllinen useammin kuin kerran koko byrokraattisessa tai yritystoiminnassa.

Mitä asiakirjoja ommellaan?

• Kuluvan vuoden henkilöstöasiakirjat
• Kirjanpitoasiakirjat
• Virkailijan saapuvat ja lähtevät asiakirjat
• Asiakirjat verotusta varten
• asiakirjat rahanpesun selvittelykeskukselle raportoimista varten
• asiakirjoja pankin eri osastoille
• tarjousasiakirjat
• kopiot lakisääteisistä asiakirjoista
• asiakirjoja erityisen tärkeiden sopimusten tekemisen yhteydessä
• voittokirjat
• notaarin vahvistamat kopiot ja käännökset
• kun valmistellaan dokumentaatiota arkistointia varten

• Asiakirjapaketti on tapana ommella neulalla ja langalla. Tämän avulla voit säilyttää niiden eheyden: tämäntyyppisessä paperissa sitä on vaikea vaihtaa, mikä on erittäin tärkeää nykyään.
• Joskus on sallittua käyttää nitojaa asiakirjojen vilkkumiseen. Ihanteellinen vaihtoehto on käyttää erikoislaitteita.
• Monien organisaatioiden kirjanpitäjät siirtyvät työskentelemään kirjanpito-ohjelmien parissa. Niitä ei tarvitse kopioida paperille. Sitä varten verkkokirjanpito on. Sähköisessä muodossa olevilla asiakirjoilla, jotka on allekirjoitettu digitaalisella allekirjoituksella, on sama oikeudellinen arvo kuin paperiasiakirjoilla (esim. laskuilla).
• Mutta huolimatta digitaalisen dokumentaation yksinkertaisuudesta työskennellä, joudumme käsittelemään tavallista paperidokumentaatiota pitkään, ja lisäksi joidenkin asiakirjojen valmistelu on nyt tarpeen.

Kirjanpidolla on erilaisia ​​merkityksiä. Asiakirjat eroavat kotelon paksuudesta, arkkien muodosta. Tästä syystä on olemassa useita tapoja flash-asiakirjoihin.

Mitkä voivat olla ulkoiset erot ompeluobjektien välillä:

• asiakirja, joka koostuu kahdesta tai useammasta A4-arkista
• kirjanpitoasiakirjat, mukaan lukien kassaasiakirjat, jotka koostuvat eri määrästä asiakirjoja, säilytetään pahvilaatikoissa

Millaista lankaa asiakirjojen ompelemiseen?

• Jos suhtaudut asiakirjojen arkistointiin kevyesti, toimitettaviksi valmistetut paperit voidaan yksinkertaisesti palauttaa sinulle edellyttäen, että laiteohjelmisto on uusittava kokonaan. Siksi on suositeltavaa tutustua nidonnan sääntöihin ja perusvaatimuksiin ennen kuin asiakirjojen laiteohjelmistossa tehdään vakavia virheitä.
• Toinen ratkaisu ongelmaan on ottaa yhteyttä ammattilaisiin. Jos ei ole aikaa tutkia laiteohjelmiston dokumentaatiota, voit uskoa tämän painoyrityksen asiantuntijoille. Asiakirjojen ompeleminen muovi- tai metallijousella, jossa on kansi, kestää 10-30 minuuttia.
• Asiakirjojen uskottamisen kolmannen osapuolen organisaatiolle on kuitenkin olemassa tietty riski: paperit voivat sisältää liikesalaisuuksia.
• Siksi kannattaa kerran lukea huolellisesti ohjeet eri muotoisten dokumenttien flash-muistiin tavallisilla säikeillä tai nitojalla.

• Dokumentaatio ommellaan yhteen langalla, ohuella lavsan-nauhalla tai ompelulangalla. Mutta jos tällaisia ​​lankoja ei ole, tavalliset ankarat langat sopivat.
• 2-3 arkkia ommellaan yhteen tavallisella langalla. Se on taitettava puoliksi vahvuuden vuoksi. Laiteohjelmistoprosessi alkaa siitä, että levyihin tehdään reikiä. Laiteohjelmisto tuotetaan yhteen koottujen arkkien takapuolelta.
• Neula työnnetään ensin keskimmäiseen reikään. On parempi käyttää kahta laiteohjelmistoa. Kun nidonta on valmis, neula ja lanka työnnetään keskireikään ja tuodaan ulos koottujen asiakirjojen takapuolelle. Langan loppupää on sidottava solmulla.

Kuinka flash-dokumentaatiota säikeellä

Tarvikkeiden valmistelu:

• neuloja sopivan paksuisella langalla
• flash-asiakirjat
• naskala tai muu työkalu reikien tekemiseen paperiin
• organisaation sinetti
• paperitavara liimaa

Päivitämme asiakirjan kolmessa vaiheessa:

• Paperin valmistelu laiteohjelmistoa varten. Tätä varten sinun on järjestettävä ne ryhmiin.
• Tarkista, onko numerointi oikein
• Me ompelemme
• Teemme mukana olevan merkinnän.
• Valmistelemme sisäistä inventaariota.
• Sertifioimme valmiin tapauksen

Ommeltujen asiakirjojen pakkauksissa seuraavat sallitaan:

• ohita asiakirjojen järjestämisvaihe
• jakaa asiakirjoja ilman numerointia
• asiakirjoja on mahdollista toimittaa ilman todistusta

Vaihe 1:

• Asetamme paperit niin kuin niiden pitäisi olla asiakirjassa. Numeroimme jokaisen sivun numeroilla oikeassa yläkulmassa. Käytämme tähän yksinkertaista kynää.
• Teemme reikiä. Jos meillä on useista arkeista koostuva asiakirja, on helppo tehdä reikä neulalla ja langalla. Lävistämme monisivuisen asiakirjan naskalilla tai käytämme terävää naulaa. Paperin lävistysprosessin helpottamiseksi otamme vasaran.
• Kuinka monta reikää tehdä? Se riippuu asiakirjoja pyytävän organisaation vaatimuksista. Puhkaisujen tulee olla tasaisin välein vasenta marginaalia pitkin. Arkin keskelle tehdään reikiä, joiden välinen etäisyys on 3 cm.

• Erityisen tärkeitä asiakirjoja varten on tehty viisi reikää. Tämä on luotettavin tapa suojata paperit vaihtamiselta.
• Varmennamme asiakirjan: valmistamme paperin, jonka mitat ovat 4 x 5-6 cm. Merkitsemme siihen ommeltujen arkkien lukumäärän numeroin ja sanoin. Lisäämme tähän asiakirjat vahvistavan henkilön aseman, sukunimen, nimen ja isänimen.

• Levitämme liimaa ja laitamme tämän arkin paikalleen, jossa solmu sijaitsee ja langat yhtyvät. Viemme lankojen lyhyet päät lehden taakse niin, että ne riippuvat vapaasti. Varmentaja allekirjoittaa asiakirjat. Jos asiakirjassa on sinetti tai se on välttämätöntä, laitamme sinetin. Tässä ei tule vain allekirjoittaa tai leimata, vaan tehdä se siten, että osa allekirjoituksesta ja sinetistä menee liimatun arkin rajan yli.

• Tee nastimella kolme reikää. Niiden välillä tulee olla 3-5 cm etäisyys.
  Aloitamme neulan keskimmäisen puhkaisun läpi koottujen arkkien kääntöpuolelle, jättäen yli 7 cm:n lankasegmentin.
• Tuomme neulan etupuolelle yläosassa olevan reiän kautta. Venytämme neulaa ja pujotamme takapuolen alemman reiän läpi.
• Viemme neulan etupuolen läpi keskireikään. Nyt lanka voidaan katkaista, jolloin pituus on vähintään 7 cm.
• Olemme muodostaneet kaksi langan jäännöstä: ylempään reikään ja keskelle. Yhdistämme ne yhteen.
  Valmistamme suorakaiteen muotoisen lehden ja liimaamme sen tuloksena olevaan solmuun.

Video: Kuinka ommella tutkintotodistus kolmella reiällä?

• Luotettavampi tapa salata asiakirjoja on neljällä rei'ityksellä. Teemme 4 reikää. Ompele reiästä toisena ylhäältä. Laitamme neulan ylempään reikään, palaamme yläosan toiseen reikään ja sitten kolmanteen. Neljännen puhkaisun kautta lähetämme neulan asiakirjan takaosaan.
• On vielä työnnettävä neula etupuolen kolmanteen reikään. Alla olevassa kuvassa kerrotaan, kuinka asiakirjat ompelevat neljään reikään.

Mihin kannattaa kiinnittää huomiota:

• Tuotamme laiteohjelmiston tiukasti pystysuoraan ja symmetriaa noudattaen
• asiakirjojen reikien tulee olla vasemmassa reunassa
• reunus arkin reunasta on 1,5-2 cm
• kun neula työnnetään ensimmäisen kerran asiakirjan takaosasta

Video: Kuinka flash-asiakirjoja?

Asiakirjojen ompeleminen kulmaan: kaavio

Joskus joudut ompelemaan asiakirjan nurkan taakse. Kuinka tehdä se oikein, katso video.

Video: Kuinka ommella asiakirjoja?

Nido asiakirjat nitojalla

Asiakirjojen ompeleminen nitojan paperiliittimellä - katso video.

Video: Kuinka flash-asiakirjoja oikein?

Kuinka numeroidaan asiakirjan sivut oikein arkistoinnin yhteydessä?

• Laitoimme lakanoihin arabialaisia ​​numeroita
• Käytämme tähän yksinkertaista kynää.
• Laita numerot nousevaan järjestykseen
• Numeroimme arkkeja, emme sivuja (asiakirjoilla voi olla oma numerointi)
• Laitamme sivunumeron oikeaan yläkulmaan koskematta asiakirjan tekstiin.
• Hakemukset on numeroitu yleisessä järjestyksessä
• Numeroimme kirjaimet seuraavasti: laitamme numeron kirjekuoreen ja vasta sen jälkeen numeroimme kirjeen sisältämät arkit
• Useat asiakirjojen osat on numeroitu erikseen
• Erilliseen talteen allokoidut hakemukset on myös numeroitu erikseen.
• Jos asiakirjat on laadittu suurelle arkille, aseta numerointi oikeaan yläkulmaan, taivuta ja päätä yhden reunan alle
• Asiakirjassa ilmoitetuista yksittäisistä fragmenteista (esimerkiksi shekeistä) laadimme luettelon, ja tämä asiakirja on numeroitu yleisessä järjestyksessä.

Asiakirjojen nidonta verotusta varten: säännöt, näyte

• arkkien määrä yhdessä laiteohjelmistossa - enintään 150
• asiakirjat on ommeltu siten, että päivämäärät ja viisumit pysyvät luettavissa
• verotarkastaja saattaa tarvita kopion asiakirjasta, joten paperit on nidottava siten, ettei laiteohjelmistoa tarvitse rikkoa skannausta tai muuta kopiointia varten
• kaikki asiakirjan arkit on numeroitu (numerointi alkaa yhdestä: 1, 2, 3)
• Asiakirjat ommellaan yhteen 2-4 puhkaisulla. Lanka tuodaan taakse ja sidotaan.
• Solmuun liimataan paperipala (sen koko on 3x5 cm), jossa on vahvistusmerkintä ja sinetti.

• Kirjanpitopäiväkirja ommellaan käyttäen kovakantista. Tämä on välttämätöntä asiakirjan oikean ulkonäön säilyttämiseksi pitkän säilytyksen ajan.
• Asiakirjat on numeroitu.
• Lokikirja on ommeltu tavallisella karkealla langalla ilman, että noudatetaan säännösten vaatimuksia.

Laiteohjelmistossa voit käyttää seuraavia materiaaleja:

• pankkilanka
• tavallinen lanka nro 10 (ommeltu suurella määrällä ompeleita)
• ohut pitkä johto
• kova tai ompelulanka
• ommeltu asiakirja on sinetöity suojatakseen tietueita väärentämiseltä

Kirjanpitolokin vilkkumisprosessi:

• valmistamme kolme reikää rei'itysrei'illä tai naskalilla (teemme reikiä vasemmalle lehden reunoihin)
• työnnä lanka lehden kannen takaa äärimmäiseen reikään
• vie lanka etupuolelle ja vedä reunoja kohdistaen ne
• asetamme lankojen päät (segmentin tulee olla 6-8 cm) keskellä olevaan reikään ja vedä se takapuolelle
• jos käytät lankaa, joka ei ole tarpeeksi vahva, toista toimenpide
• sidomme lankojen päät solmulla takapuolelle tarttumalla keskilangasta, joka kulkee äärimmäisten reikien läpi
• liimaa lankojen päät lehteen ja päälle liimaamme pienen neliömäisen lehden, johon vastuuhenkilö allekirjoittaa ja allekirjoittaa
• määritä laiteohjelmiston päivämäärä

Kuinka flash-muistikirjaa: esimerkki

Video: Kuinka flash-asiakirjoja IP:lle?

Firmware-asiakirjat arkistoon

Opit arkiston asiakirjojen vilkkumisen ominaisuuksista videosta.

Video: Talletan ARKISTOKANSION kameraan - yksityiskohtainen kuvaus

Kuinka flash-kansio asiakirjoilla?

Asiakirjoja sisältävän kansion vilkkuminen näkyy videossa.

Video: Tiedoston arkistointi

Kuinka ommella kotelo?

Katso video, kuinka kotelo päärmätään.

Video: Tiedoston arkistointi (1. vaihtoehto).

Video: Tiedoston arkistointi (2. vaihtoehto)