Kokous on kollektiivisen liiketoiminnan tietojen vaihto, jossa johto kuuluu. Täydennellyn ajankohdan käsittelyn päätyttyä opettaa ihmisiä nopeasti löytämään oikeat päätökset, tieteenalat ja samanaikaisesti antaa

§yksi. Kokous konsernin liiketoiminnan viestinnän organisaatioksi

Liiketoimintakokous (kokoelma) - ihmisryhmän (tiimi) suullinen vuorovaikutus. Tällaisessa viestinnässä eri tyylilajit yhdistetään: spektrin monologi (johdanto ja viimeinen sana, osallistujien esitys, raportti), keskustelu (tietojenvaihto, nimittäminen ja ideoiden keskustelu ideoista "aivohyökkäyksessä), keskustelu.

Kokouksen tehokkuus riippuu suurelta osin järjestäjän lahjakkuudesta - hänen puheenvuoroistaan \u200b\u200bja johtamiskyvystä. Usein kokous pitää johtajan itse.

Seuraavat liiketoimintakokousten tärkeimmät tehtävät erotetaan:

1) selvittää, analysoida asian tilan (kuten on esitetty, joka tapahtuu kollektiivisessa ...); Vaihda tietoja keskustelusta keskustelusta, koordinoi ponnisteluja ja tehdä organisaation päätelmät. Nämä tehtävät vastaavat kokoonpanon tietotyyppiä.

2) Ilmoita ryhmälle hakuista ongelmien ratkaisemisessa, uusista kokemuksista ja mahdollisuuksista sen täytäntöönpanemiseksi, vakuuttaa työntekijät talouspolitiikan oikeellisuudessa. Näiden tehtävien ratkaisemiseksi on suunniteltu selittävä kokous tai kokous on kehotettu.

3) Etsi kollektiivinen ratkaisu ongelmaan, tuottaa, kerätä ideoita. Tämäntyyppinen kokous on ongelma tai "aivohyökkäys".

4) Valitse ja hyväksy rakentavia ratkaisuja. Tämä on kokouksen tehtävä - päätöksentekijä.

5) Osallistujille tarvittavat tiedot lisäävät pätevyyttään. Tätä tyyppiä kutsutaan konferenssiksi tai koulutuskokoukseksi.

Jos pää on kiinnostunut jatkuvasta yhteyksistä tiimiin, se järjestää säännöllisiä kokouksia. Kokouksen taajuudessa voi olla myös kertaluonteinen ja säännöllinen.

§2. Valmistelun ja kokouksen vaiheet

Kokous on konsernin viestintä, jota hallinnoidaan, järjestetään. Hänen menestyksensä 90 prosenttia riippuu kommunikaatiovaiheen rakenteellisista elementeistä ja myöhemmästä arvioinnista ja itsetuntoa.

Kokouksen valmistelu alkaa sen tarvetta. Tämä monimutkainen työtyyppinen työ on suositeltavaa käyttää, jos vaihtoehtoja ei ole, kuten keskustelu, korkeamman johdon päätös, liitto muiden kokouksien kanssa. Kun ratkaisu järjestää kollektiivinen keskusteluprosessi selventää aiheensa ja tarkoituksensa. Allokoimalla ja ryhmitellä esityslista kehitetään. Kun valitset sekvenssin ongelmien huomioon ottaen, siirry psykologisista syistä. Useimmat "vaikeat" kohteet, jotka vaativat laajennettua keskustelua, tutkimusta, parhaalla paikalla kokouksen toisessa kolmanneksessa, kun ryhmän fyysinen ja henkinen suorituskyky saavuttaa huippunsa. Nykyiset tai kiireelliset kysymykset, jotka eivät vaadi paljon aikaa voidaan ratkaista ensinnäkin, ja eniten "yksinkertaisimmat" kohteet tai mielenkiintoisin lomaa lopussa.

Yleensä on tarpeen valmistella, voi koota komissiota päätösluonnoksesta. Hän edustaa usein "kyselylomaketta", joista jokaiselle osanottajalle annetaan erityisiä vastauksia kokouksen aikana.

Seuraava vaihe on määrittää yleisön kvantitatiivinen ja laadullinen koostumus, osallistujien valmistelu.

Ei välttämättä kutakin kokousta kutsua kaikkien yksiköiden johtajia. Trendit houkuttelevat ne virkamiehet, jotka ovat eniten toimivaltaisia \u200b\u200bongelmasta. On tarpeen selvittää, edustavatko viestinnät monenlaisia \u200b\u200bmielipiteitä tai muodostavat yhtenäisen ryhmän, jolla on samat näkemykset. Kokouksen osanottajien määrä voi olla kapea (enintään 5 henkilöä), laajennetaan (jopa 20 henkilöä) ja edustajat (yli 20 henkilöä). Pienet ryhmät jäähdytetään, erittäin tuottavat, mutta niihin on vaikea perustaa keskustelua, on olemassa riski ottaa epäluotettavia ratkaisuja. Suuri, pääsääntöisesti olettaa, että monet näkökohdat perustuvat tarkistettuihin ratkaisuihin, mutta niitä on vaikea päästä yhteiseen lausuntoon, tehostettu valvonta, on olemassa riski ryhmittelyyn, paine "Sabotnikov". Sisäisen liiketoimintakokouksen osallistujien täydellinen määrä on 6-9. Kaikkien työntekijöiden on tunnettava aihe, esityslistan tarkoitus ja tarvittavat materiaalit, asiakirjat.

Paras aika kokoukseen ergonomisien tutkimusten mukaan on myöhemmin aamulla (11 tuntia keskipitkän tai torstaina). Säännöllisissä kokouksissa tietty viikonpäivä on purkautunut.

Tapahtuma on pääsääntöisesti järjestön päällikön kaappi. Kuitenkin on parempi kutsua kokouksia erityisesti varustetussa huoneessa. Siinä on oltava hyvä akustiikka, äänieristys, ilmanvaihto, normaali ilman lämpötila (+ 19 o c), mukavat huonekalut. Osallistujien optimaalinen sijainti on pitkänomaisen käden etäisyydellä toisistaan \u200b\u200btrapezoidisella pöydässä.

Suurten ihmisten yhteisen henkisen toiminnan tarkoituksenmukainen kesto on 40 - 45 minuuttia. Jos tapauksen olosuhteet vaativat enemmän aikaa, sen jälkeen 40 minuuttia julistaa kymmenen minuutin tauko. Asetus perustetaan kokouksen alussa. Yleensä johdon johdanto ja viimeinen sana sekä kaikki esitykset suunnitellaan 10 minuuttia. Johdanto-sanassa on tarpeen selkeästi ja erittäin konkreettisesti tiivistää ongelmat ja kiinnitettävä jälleen huomiota kokoukseen, joka on läsnä lopullisesti. Jos haluat luoda keskustelun ärsykkeen, voit korostaa ongelmien käytännön merkitystä, laittaa useita erityisiä tehtäviä kuuntelijoille. Yksi kokouksen puheenjohtajan tärkeimmistä vaatimuksista ei saa asettaa alusta alkaen sen asemasta muualla osallistujilla. Asema kiinnitetään erityisen painon ja työntekijöiden pään sanat, jotka noudattavat vastakkaisia \u200b\u200bnäkemyksiä, eivät yksinkertaisesti päätä ilmaista niitä, jotta ne eivät ole ristiriidassa pomojen kanssa. On tarpeen yrittää ottaa neutraali asento, määritellä mielipiteesi kolmannesta henkilöstä tai muotoilua kysymyksenä. Vakavimpi kokous on tarkoituksenmukaista aloittaa yllättäen mielenkiintoisella kopiolla ja jopa vitsejä. Hyvin upea, jos lauseke, ajatus, että kokous avautuu, käytetään sen valmistumisessa. Kääntäminen, lyijy kutsuu osallistujia nimen mukaan - patronymic, jos mahdollista, korostaa heidän kokemuksensa ja osaamisen asiaa koskevaan kysymykseen. Puheenjohtajan on oltava erittäin tarkkaavainen paitsi puheen ydin, myös siitä, miten kukin niistä sopii yleiseen muotoiluun, koska se pyrkii saavuttamaan suunniteltu tavoite; Ei johda sivuun. Järjestäjä seuraa säännöksiä, kunkin ongelman aikana ja sen jälkeen lyhyesti yhteenveto puheenvuorosta. Näin voit luottaa siihen, että kaikki nykyiset selkeästi ymmärtävät, mitä sanotaan, että keskustelun aikana saavutetaan tietty edistys. Jos puhuja ylittää ongelman, sen pitäisi olla diplomaattinen lopettaa se. Ehdotusten kriittinen arviointi annetaan tai heti puheen jälkeen tai jos "aivoriihi" -menetelmää käytetään kaikkien ideoiden lausunnon jälkeen.

Kokouksen mahdollinen vaihe on päätöksenteko. Valmisteltu päätösluonnos luetaan etukäteen, ja kokouksen osallistujat tekevät omat mukautukset, ottamaan sen äänestyksen tuloksista. Päätöksen tekemisen jälkeen määritetään henkilöt, jotka toteuttavat sen toteuttamista ja valvontaa.

Kokouksen viimeistely esittelijä voi kutsua kaikki täyttämään nämä suunnitelmat, ohjelmat, jotta saavutat tavoitteet, joihin he ovat tulleet lopulta; lyhyesti yhteenveto keskustelusta; Ylistys onnistuneita ideoita, liiketoiminnan esityksiä; Kiitos kaikille tuottavasta työstä.

Englanti Tutkijan kokouksessa Elan Barker uskoo perustellusti, että voitoksi toteutettujen kollektiivisten keskustelujen jatkuvaan analyysi. Arvioinnin olisi oltava objektiivinen, jonka koko konserni on laatinut erillisellä kokouksella kokouksen puitteiden ulkopuolella. Voit tarjota osallistujia täyttämään kyselylomakkeen käyttämällä ns. Liukuva asteikko vastauksiin: (ei) 1 2 3 4 5 6 (kyllä):

Oliko tarpeen tavata?

Onko selvä?

Vastaako se tavoitetta?

Oletteko samaa mieltä siitä, että kesto ja aika olivat käteviä?

Oliko huone tyytyväisiä sinut?

Saitko asialistan ajoissa, asiakirjat?

Onko olemassa esityslistan kohteita?

Onko sinulla ollut kyseiset osaamiset?

Oliko puheenjohtaja toteuttanut asianmukaisen valvonnan?

Oletko tyytyväinen päätöksentekomenettelyyn?

Kokouksen analyysi voidaan suorittaa tehokkaammin, jos houkuttele itsenäistä asiantuntijaa. Hänellä on mahdollisuus puolueeton arviointi siitä, mikä on hyvin, ja mitä on muutettava.

Aloittelijapäällikkö voi analysoida kollektiivista viestintää itsenäisesti järjestelmän mukaan:

1. Miten otsikon tyyppi riippuen tavoitteesta?

2. Onko aihe ja alaosa (esityslista) muotoiltu?

3. Milloin on vaikeimpien kysymysten huomioon ottaminen?

4. Onko paikka, aika, määrä, määrä ja koostumus osallistujien?

5.Mitä johtaa avaussana?

6. Mikä on hyväksyttyjä määräyksiä?

7. Mitkä ovat johdon puhetoimet vuoropuhelun aikana?

8. Aikooko ne osallistuvat keskusteluun?

9. Mitä päätöksiä hyväksytään?

10. Miten järjestäjä valmistui kokouksesta?

11. Onko pöytäkirjan politiikka oikein?

Käytännössä on yhteinen kokouskokous niiden tehtävistä ja tavoitteista. Täältä jakautuvat ongelmat, opettavat ja operatiiviset kokoukset. Henkilökohtainen johto: Tutorial / C.D. Reznik et ai. - 2. ed., Pererab. ja lisää. - M.: infra-m, 2004. - 622 s ..

Ongelmakokouksen tarkoituksena on löytää parempi hallintapäätös käsiteltävästä ongelmasta. Tällaisessa kokouksessa olevat ratkaisut on yleensä muotoiltu keskustelun seurauksena ja hyväksytään äänestyksen jälkeen. Tällainen kokous toteutetaan järjestelmän mukaisesti: raportit; kysymykset esittelijöille; keskustelu; Kehitysratkaisut.

Instrumentaalisen kokouksen tehtävänä on siirtää tilauksia ja tarvittavat tiedot ylhäältä alaspäin ohjausjärjestelmän mukaan niiden nopeammin ja tehokkaaseen täytäntöönpanoon. Tällaisessa kokouksessa päätä tarkastettujen hallinnollisten päätösten huomion.

Operatiiviset kokoukset ovat niin sanotut lentokentät, jalkakäytävät, viisi minuuttia. Niitä ei ole ulottunut. Tällaisten kokousten tehtävänä on saada tietoja nykyisestä tilanteesta. Sitä vastoin opettavainen toimintakokous antaa tiedonsiirron alhaalta ylöspäin ohjausjärjestelmä. Saatuaan operatiivisia tietoja osallistujilta, pää paljastaa "kapeiden" paikkojen läsnäolon, perustelut ja epäonnistumiset, se myös tarvittavat ratkaisut antavat tilauksia määrittämällä niiden täytäntöönpanon ajoituksen. Toimintakokouksessa ei tee raportteja. Päätavoitteena on tunnistaa tuotannon ongelmat, joiden ratkaisu on suunnattu.

Kokouksen tai kokouksen päätavoitteena on kuitenkin tehdä yhteinen päätös kollektiivisen tiedonvaihdon jälkeen, ts. Tiettyjen tulosten saavuttamisen jälkeen.

Kokousten ja kokousten luokittelu

Kokoukset ja kokoukset ovat virallisia ja epävirallisia. Jotta tapahtuma toteutettaisiin onnistuneesti, on ensin määriteltävä sen luonne.

Kokoustyypit voidaan luokitella hallintatoimintojen mukaan:

1. Suunnittele kokouksia, joissa käsitellään organisaation toiminnan strategian ja taktiikkaa koskevia kysymyksiä, suunnitelmien täytäntöönpanemiseksi tarvittavat resurssit;

2. Kokoukset työvoiman motivaatiosta, jossa käsitellään tuottavuuden ja laadun ongelmia henkilöstön tyytyväisyyttä, alhaisen motivaation syyt, mahdollisuus muuttaa, moraaliset ja aineelliset kannustimet;

3. Kokoukset sisäisestä organisaatiosta, jossa keskustelun aiheesta tulee organisaation jäsentämisen kysymykset, rakenneosastojen toimien yhteensovittaminen, viranomaisen valtuuskunta jne.;

4. Kokoukset työntekijöiden toiminnan valvomiseksi on omistettu keskusteluun toiminnan tuloksista, saavuttaa tavoitteet, häiriöongelmat, alhainen tuottavuus;

5. Organisaation erityiset kokoukset, joissa hallinnon operatiivisia kysymyksiä käsitellään organisaation tilanteen, innovoinnin ja niiden toteuttamisen, selviytymisongelmien, kilpailukyvyn, kuvan, tyylinsä, mahdollisuuden yhteydessä.

Myös kokousten kokoukset luokittelu:

1. Autokraattiset kokoukset, oikeus tehdä ja oikeus tehdä päätös, johon vain johtaja on. Tällaisten kokousten osallistujien pitäisi kuunnella ja vastata pään esittämiin kysymyksiin. Tällaiset kokoukset pidetään siinä tapauksessa, että johtajan on ilmoitettava tai kehottaa alisteista.

2. Ilmainen kokouksiin ei ole esityslistaa. Ne voidaan toteuttaa ilman puheenjohtajaa. Tällaiset kokoukset vähenevät keskusteluun, joita ratkaisuja ei kirjata. Tällainen kokous toteutetaan keskustelun tai keskustelun muodossa.

3. Keskustelukokoukset - tapa saada päätöksiä kaikista asiasta tuottamalla uusia ideoita ja analyysi ehdotetuista päätöksistä ihmisryhmän kollektiivisen työn seurauksena tiettyjen sääntöjen mukaisesti toteutetun kokouksen aikana. Tämän menetelmän ominaispiirre on kritiikin puuttuminen ja ideoiden ajatusten arviointi.

Virallisessa tapahtumassa on selvästi nimetty asema ja se toteutetaan vakiintuneiden sääntöjen mukaisesti. Tässä kokouksessa on aina erityisiä tungosta ihmisiä. Pääkomponentit:

1. Agenda (luettelo kysymyksistä, joita käsitellään);

2. Raportit (asioiden olemuksen esittely);

3. Puheet (keskustelu asialistan kysymyksistä);

4. Tarkistukset (keskustelu, jotka tarjotaan keskustelun tekemiseksi);

5. Keskustelu (keskustelu);

7. Pöytäkirjan laatiminen (kirjallinen tapahtumasopimus);

8. Sekalaiset (keskustelu kysymyksistä, jotka eivät sisälly asialistalle).

Epävirallisissa kokouksissa ihmiset tuntevat helpommin, mutta tällaiset tapahtumat olisi myös laadittava. Tarvitaan epävirallisia kokouksia:

1. Luettelo keskustelun aiheista;

2. Johtava tapahtuma;

3. Pöytäkirjan saavuttamat sopimukset.

Epävirallisia tapahtumia pidetään rauhallisemmassa ympäristössä, mutta silti on muistettava, että vain hyvin järjestäytynyt kokous tai kokous antaa myönteisen tuloksen.

Jokaisessa kokouksessa olisi oltava esityslista, joka on ajateltava etukäteen. Agenda auttaa säästämään aikaa ja eivät viipyä toissijaisiin kysymyksiin pitkään.

Hyvin valmis esityslista koostuu:

* Kokouksen tavoitteet, päivämäärät, aika ja paikka;

* Luettelo kutstuneista henkilöistä;

* Luettelo keskustelemisesta ongelmista;

* Pääaihe;

* erilainen;

* Seuraavan kokouksen päivämäärät.

Kokous on kansalaisten ryhmän yhteinen läsnäolo tietyllä paikalla keskustella eri aiheista tai tiettyjen ongelmien ratkaisuista.

Kokouksen toinen käsite - tämä on yrityksen tai organisaation koko työryhmän kokoelma, ratkaista kiireelliset kysymykset ja antaa tietoja oppaan massapäätöksiin.

Yksi monimutkaisimmista liiketoiminnan vuorovaikutusvaihtoehdoista on kokous - varsinkin jos ne järjestetään organisaation konfliktin tai kriisin tilanteessa. Useiden organisaatioiden osalta kokous on korkein viranomainen. Siksi työn tulosten aiheuttamat asiakirjat vaikuttavat aina organisaation strategisiin suunnitelmiin ja vaikuttavat tiimin psykologiseen ilmapiiriin.

Kokousten valmistelua koskevat tärkeimmät suuntaviivat ovat sääntelyasiakirjat, jotka sääntelevät itse organisaation toimintaa kokonaisuutena ja kokous kollegiaalisena viranomainen. Tällaisia \u200b\u200basiakirjoihin kuuluvat: Organisaation peruskirja, lainsäädännölliset säädökset, joilla on tämäntyyppisen laitoksen mallien määräyksiä. Tällaisissa asiakirjoissa on usein sisältyviä kysymyksiä, jotka voidaan tehdä kollegiaaliseen keskusteluun, sisältyy kokouksen asialistalle. Lisäksi organisaatio- ja hallinnolliset asiakirjat esittävät usein kuvauksen kokoonpanon valmistelumenettelystä, tämän työn sääntelyyn, jossa määritellään tiettyjen liiketoiminnan vuorovaikutusteknologian merkitys.

Harjoittelu osoittaa, että konfliktitilanteissa on tärkeä, miten koko kokoonpanon esityslista muodostuu. Rakentavan konfliktien ratkaisemisen todennäköisyys kasvaa, jos vain kysymykset sisällytetään suoraan konfliktin olemukseen suoraan vaikuttaviin esityslistalle, syntyvien ristiriitojen kohteena. Jos itse konfliktin lisäksi pyritään ratkaisemaan kaikki lisäkysymykset kokouksen aikana, tämä esityslista luo edellytyksen konfliktin kehittämiselle Avalanche-kaltaiseksi. Tämä johtuu useiden ihmisten osallistumisesta samanaikaisesti välittömään vuorovaikutukseen. Niiden monisuuntaiset edut yhdessä joukkoon konfliktitilanteet kilpailuille voivat aiheuttaa konfliktin alueen laajentamista, ristiriitojen kasvavan ja komplikaation.

Monet liiketoimintakokoukset ja kokoukset toteutetaan keskustelujen muodossa. Massan keskustelulla kaikki osallistujat, lukuun ottamatta puheenjohtajaa, ovat yhtä suuret. Erityisesti valmistetut esittelijät eivät ole nimetty, samalla kun kaikki ovat läsnä kuin kuuntelijat. Erityistä kysymystä käsitellään tietyssä järjestyksessä, yleensä tiukkojen määräysten mukaisesti ja sen puheenjohtajana.

Jotta voisimme muodostaa kokous ja valmius informatiiviseen viestintään muutamia päiviä ennen sitä, voidaan esittää todistus keskustelun kohteena olevan ongelman olemuksesta. Sen valmistelemiseksi on suositeltavaa luoda asiantuntijaryhmä, joka keskittyy kattavaan analyysiin organisaation tilanteesta.

Yleensä seurakunnan materiaalit (raporttien esityslistat tai tekstit, päätösehdotukset jne.) Tarjotaan tulevia kokouksia osallistujille viimeistään kolme tai neljä päivää ennen kuin se alkoi. Tämä antaa heille mahdollisuuden tehdä muutoksia jo kehitettyihin asiakirjoihin ja toimittaa sitten ehdotuksensa viipymättä kokoonpanon aikana.

Psykologisessa suunnitelmassa työskennellä asiakirjojen kanssa, jotka ovat jo kokoonpanon aikana, vähentävät itseään ristiriitaisten osapuolten henkilökohtaisten antipatiojen pahenemisen todennäköisyyttä. Valitus asiakirjaan, ohittaa suoraa vuorovaikutusta vastustajan kanssa, asiakirjan käyttöönotto epäsuoraksi yhdistyksi vähentää affektiivisten reaktioiden puhkeamisen todennäköisyyttä, räjähdyskenaarion ristiriita.

Työskentely konfliktin kanssa pelin skenaarion kokouksen aikana tulee usein hallittavammaksi, jos se on mahdollista ottaa yleinen asetus. Asetusehdotuksen helpottamiseksi voit käyttää alkuperäisen työkappaleena seuraavana yhteinen kokoonpanojärjestelmä:

• · Avausana, jonka kokonaiskesto on 3-5 minuuttia, jotka kommunikoivat yleisten sääntöjen kanssa kokouksen työhön, sen käyttäytymisen järjestämisestä, likimääräisestä loppusummasta;
• · Pääkertomus 25-30 minuuttia (jos kokouksessa tehdään koko vastakkaisia \u200b\u200bkantoja ristiriitaisia \u200b\u200bpuolueita, niin heidän näkemyksensä lausunnossa kaikkien olisi annettava yhtä aikaa, mutta on toivottavaa, että se ei ylitä 30 minuuttia - muutoin luonnollisen väsymyksen seurauksena yksinkertaisesti tulla huomaamaton);
• · Esittelijöiden kysymykset ja heidän vastauksensa (jokainen kysymys ja vastaus - enintään 2 minuuttia);
• · Yhteisen kannattajien puheet, lisäviestit (enintään 10-15 minuuttia kaikki ulkonevat lisäviestit, jotka johtuvat 2 kohdassa mainituista syistä);
• · Co-Pilotin kysymykset (enintään 1 minuutti kysymystä kohden ja vastaus siihen);
• · Kokouskokouksen puheenvuorot (5-7 minuuttia);
• · Kaiuttimien vastaukset (enintään 5 minuuttia);
• · Turvallisuusvastuu (enintään 3 minuuttia kukin);
• · Viittaukset kokouksen aikana (ei saa olla enempää kuin kolme tai viisi, jotta ei häiritse huomiota pääaihetta ja ei tuota heikkoa alustavaa valmistelua kokoukseen; yksi todistus olisi annettava enempää kuin 3 minuuttia);
• · Kokoelmalla kokouspäätöksen (enintään 5 minuuttia) kokoelma;
• · Ehdotukset päätösluonnoksesta (enintään 1-3 minuuttia peritään);
• · Yhteenveto kokoelmista (enintään 10 minuuttia).

Jos on 50-75 osallistujaa, sitä pidetään optimaalisena keskeytyksinä 10 minuutin tunnissa. Useamman osallistujien kanssa tauko suoritetaan asianmukaisesti 1,5-2 tunnin toiminnan jälkeen ja sen kesto on 15-20 minuuttia.

Edellä mainittu koko keräys- ja aikakokoelma on likimääräinen. Mutta riippumatta siitä, kuinka epävarma eikä näytti tapahtuvan kokouksessa, järjestäjien olisi ennalta määrätty ja kehittää asetusehdotus. Jos konfliktin konfliktin yhteydessä kokous täysin valmistautuneesta sääntelystä alkaa, tämä työkysymys voi olla ylimääräinen syy lisätä konfliktien asennuksia, hyödytön "selventää suhteita".

Lisääntynyt emotionaalinen herätys, joka on ominaista kaikista julkisista puheesta ja vieläkin enemmän kokouksen konfliktien tilanteen takia, edellyttää jokaisen vakavan tutkimuksen, sekä sen viestinnän rakenteita että sisältöä. Jokainen puheen on välttämättä oltava rakentavia ehdotuksia ongelman ratkaisemiseksi. Kokouksessa konfliktitilanteessa emotionaaliset jäljennökset, piilossa. Siksi emotionaaliset hyökkäykset olisi jätettävä julkisista puheista.

Jos puhe on raportin luonne, sen pitäisi sisältää:

• · Viestin tarkoituksen nopea määritelmä;
• · Tärkeimien tosiseikkojen esittäminen;
• · Laconinen selkeä selvitys ehdotetuista keinoista ongelman ratkaisemiseksi;
• · Lyhyt mielekäs johtopäätös.

Säännösten mukaan esittelijöiden pitäisi valmistella tekstiään etukäteen. Materiaali voi olla organisaatiossa tapahtuvien tapausten analyysin tuloksena saadut tiedot. Lisäksi mietintö olisi tehtävä asialistan ja olemassa olevien tietojen raportointitietojen osalta. Digitaalista materiaalia ei pidä ylikuormittua: Ainoastaan \u200b\u200btärkeitä indikaattoreita on käytettävä nykyisen tilanteen arvioimiseksi ja ehdotetuista ratkaisuista.

Valmistaessaan esittelijää puheeseen, on mahdollista suositella lukemaan mietinnön tekstin ääneen siinä rytmissä ja tapa, jolla hän aikoo tehdä tämän kokouksessa. Tämä ensinnäkin voit määrittää ja säätää puheen väliaikaista kehystä. Toiseksi se edistää tekstissä nopeampaa suuntausta. Tämä suuntaus osoittautuu erittäin hyödylliseksi kokouksen tunnepitoisessa ilmapiirissä, kun puhuja voi keskeyttää, hän itse voi koputtaa tai jos hän on jälleen palata puheeseen joihinkin fragmenttiin. Koska kokous on kallis kollegiaalisesta strategisesta johtoryhmästä, esittelijän ennakkomaksun ajankohtana on melko perusteltua.

Konfliktien ratkaisemisessa olisi maksettava yleisten kokousten järjestäjät pöytäkirjan laatimiseksi, mikä on tärkeä organisaatio ja hallinnollinen asiakirja. Tässä pöytäkirjassa olisi kirjattava asianomaisten kysymysten keskustelu, päätöksentekomenettely ja kokouspäätökset itse.

Nykyaikaisissa olosuhteissa pöytäkirja laaditaan usein koko kokoonpanon aikana vaan videon tai äänitallenteiden perusteella. Käsittelyn ja dokumenttien tehokkuuden ja mukavuuden kannalta kokoonpanon digitaalinen tallennus on edullinen. Mutta jopa digitaalisen teknologian käytön tapauksessa, jotta kokouksen merkittäviä hetkiä ei menetä, kaikki on suositeltavaa mukana käsinkirjoitetun protokollan äänen tai videotallennuksen mukana avainpäivänä. Tällainen protokolla auttaa edelleen salaamaan elokuvan tallennettua ja kuvastavat sitä pääprotokollan sisällössä.

Pöytäkirjassa on suuri merkitys, sillä virallisella asiakirjalla on sen suunnittelun sääntöjen noudattaminen. Pöytäkirja on päivätty kokouksen iltapäivälle eikä sen allekirjoittamisen hetki. Jos kokous pidettiin useita päiviä, pöytäkirja on peräisin loppuun päivään ja loppu, joka on merkitty väliviivojen kautta. Lisäksi pöytäkirjassa on oltava sen järjestysnumero, joka vastaa kokouksen järjestysnumeroa. Se osoittaa myös sellaisen ratkaisun nimen, jossa kokoonpano suoritettiin.

Pöytäkirjan laatimisessa olisi pidettävä mielessä, että keskustelun kattavuuden täydellisyydestä tällaiset asiakirjat jaetaan täysimääräisesti ja lyhyesti. Lyhyisessä pöytäkirjassa puhujan nimi, raportin aihe, kaiuttimien nimet. Lyhyen pöytäkirjan puheiden sisältöpuolue ei heijastu. Jos kokous on osoitettu konfliktin ratkaisemiseksi, tällaiset pöytäkirjat voidaan laatia vain, jos raporttien ja puheiden sisällön vahvistamista (transkriptit, raporttien ja puheiden sertifioidut tekstit, laadukkaat äänet tai videot). Tällöin pöytäkirja kirjataan siihen, että siihen liitetään vastaavia yksityiskohtaisia \u200b\u200btietoja esityksistä. Jos tämä ei ole mahdollista, on laadittava käyttöönotettu pöytäkirja, täysin heijastava keskustelu ja päätökset.

Kokouksen aikana koko pöytäkirjan lopullinen versio on käytännössä mahdotonta. Siksi tehdään pöytäkirja luonnos. Tällaisten akuuttien kysymysten ratkaisemisessa voidaan laatia pöytäkirjat, vaan useat kokouksen osallistujat, jotka sitten viiden päivän aikana muodostavat pöytäkirjan viimeistelyn.

Täysin valmistettu pöytäkirja allekirjoittaa puheenjohtaja ja kokoonpanon sihteeri. Lopulliset kokoukset saatetaan osallistujille riippumattomien asiakirjojen muodossa - Päätökset ja ratkaisut, jotka perustuvat pöytäkirjoihin sisältyvään aineistoon.

Näiden menettelyjen noudattaminen, vaikka se ei takaa täydellistä ratkaisua ristiriitojen aiheuttamiin sääntöihin, luo edellytyksiä kokouksen rakentavalle ja tehokkaalle työlle. Suuren osan osanottajien vuoksi ihmisten kokousten tilan tilanteen ei vähennä itsekontrollien kykyä, ennustamisen tehokkuus on huonompi. Kuvatut menettelyt suorittavat paperilla tehtyjen suuntausjärjestelmien rooli ei-standarditilanteessa. Ihmisten vapauttaminen tällaisista järjestelmistä, kokouksen järjestäjät helpottavat osallistujia intensiivistä työtä ongelman olemuksella eikä pitämällä kokousta pitämään kokous.

Yleensä kokouksen valmisteluun olisi pyrittävä maksimoimaan osallistujiensa keskittyminen ratkaistujen ristiriitojen olemukseen. Tätä varten olisi järjestettävä ratkaisu kaikkiin mahdollisiin menettelykysymyksiin, ja siinä säädetään myös kaikkien tarvittavien tietojen valmistelusta, jotka ovat olennaisilta osiltaan ongelman keskusteluun.

Kuten kokoonpanon valmisteluvaiheessa, kokousosapuolten yksittäiset piirteet olisi otettava huomioon. Järjestäjät ovat velvollisia varmistamaan ymmärryksen osallistujista, että se on heidän tahtoa ja aikomuksia monella tavalla koko organisaation toiminnan tehokkuus kokonaisuutena.

On olemassa useita erilaisia \u200b\u200btapahtumia, jotka järjestetään tiettyyn ihmisryhmään, tietyssä paikassa, jossa käsitellään eri aiheita tai päätöksiä tehdään tiettyihin kysymyksiin. Esimerkiksi neljännesvuosittainen osakkeenomistajien kokous tai yhteinen yrityskokous. Nämä tapahtumat on jaettu useisiin tyyppeihin:

ü Kokoelma

ü Tapaaminen

ü Yrityskokous:

Ø Liiketoimintakeskustelu

Ø neuvottelut

Kokoelma tietyn sääntelyn mukaisesti ( keräysmenettely), joka on rekisteröity organisaation peruskirjassa. Kokouksen ja päätösten tekeminen, jotka on hyväksytty, kirjataan erityiseen asiakirjaan kokouksen pöytäkirja.

Tapaaminen se eroaa kokouksesta, että kapea ihmisten ympyrä kutsutaan yleensä kokoukseen. Esimerkiksi ihmiset, jotka edustavat eri osastoja yhden organisaation tai eri yritysten ja yritysten edustajista.

Kokoukset pidetään useimmiten säännöllisesti kuin kokoukset. Ne kokoontuvat tiettyyn tiettyyn pisteeseen, yleensä kerran viikossa. Kokouksia on ajatella ajankohtaisia \u200b\u200bongelmia ja ongelmia. Tällaisilla kokouksilla voi olla epätyypillinen luonne, jos ne ovat perusteltuja kiireellisellä tarpeeksi. Pöytäkirjaa kokouksissa ei yleensä toteuteta, mutta päätöslauselma on varmasti suoritettu tulosten mukaan.

Liiketoimintakokoukset jaetaan yrityskeskustelut ja keskustelu.

Liiketoiminnan keskustelu Se tapahtuu vapaan keskustelun muodossa ja se toteutetaan keskustelemaan erilaisista kiireellisistä tärkeistä tehtävistä, mutta seurauksena tuomio on välttämättä poistettu.

Keskustelu Tarjoa ratkaisu kiinteisiin kysymyksiin ja tehtäviin yritysten, organisaatioiden tai yritysten yhteiseen toimintaan, kuten: vuorovaikutuksen ympyrän määrittäminen, vaikutusvaltuuden rajoitukset ja niin edelleen. Neuvottelut valmistuu allekirjoittamalla lopullinen sopimus tai suullinen lausunto.

Jokainen yrittäjä, liikemies, kauppias, sen toiminnan luonteella on usein velvollinen toimimaan osallistujana tai järjestämään eri kokouksia, kokouksia ja yrityskokouksia. Näille toimille on todettu vakiintunut menettely, koska se vaikuttaa suoraan liiketoiminnan onnistumiseen ja kehittämiseen.

Millaisia \u200b\u200bedellytyksiä on noudatettava valmistelemaan ja laadullisesti suorittamaan nämä toimet?

1. On tärkeää määritellä selkeästi aihe ja kirjoittaa esityslista.

Esityslistalla on oltava 2-3 tärkeä kysymys ja 3-4 toissijainen. Miksi tämä suhde on? Siinä tapauksessa, että tärkeimmät kysymykset ovat hieman, voit antaa heille enemmän aikaa harkita ja työskennellä perusteellisemmin. Jos niistä on paljon, kun otetaan huomioon rajoitetun ajan, tärkeimmät kysymykset katsotaan pintapuolisesti ja monet vivahteet jäävät huomiotta.

2. Tee luettelo kokouksiin, kokoukseen, neuvotteluihin, neuvotteluihin.

Poikkeus on tuotantokokous. Se toteutetaan säännöllisesti ja jatkuvasti läsnäolevista luettelosta.

3. Määritä tapahtuman päivämäärä ja tietty aika.

Neuvottelujen päivämäärä ja kellonaika olisi sovittava kaikkien osapuolten kanssa.

4. Pakollinen ilmoitus kaikista väitetyistä henkilöistä tapahtuman päivämäärästä ja kellosta.

Kokouksen toteuttamiseksi tämä on tehtävä vähintään viikko. Vain ne ihmiset, jotka eivät ole sen muuttumattomia osallistujia, varoitti tulevasta tuotantokokouksesta.

5. Määritä aikakehys, jonka aikana tämä tapahtuma tapahtuu ja ilmoittaa heille kaikista osallistujista.

Kokemus osoittaa, varoitus tapahtumapaikan loppuun saattamisesta koko yleisölle ja vähentää 10-15 prosentin aikaa.

6. On tarpeen valmistella päätehtävä. Tämä voi olla raportti tai pieni viesti. Nimittää pakolliset osallistujat keskustelemaan.

Puhe on tehtävä tiukasti aiheeseen ja luovuttaa kyseisen ongelman. Tosiseikkojen on perusteltava ja päätelmät perustelut ja päätelmät. Työllisyys ja luottamus aiheuttavat vain tarkkailemalla ja välinpitämättömyyttä kuuntelijoilta.

7. Päätä huoneeseen ja valmistella se tapahtumaan.

Huoneessa tai hallissa on oltava mukavat ja tällaiset koot kaikkiin väitettyihin läsnäoloihin. Käsittele etukäteen istuvien määrä - tuolit pitäisi riittää kaikille. Olkoon parempi sinulle, on varastossa odottamaton tapaus. Neuvotteluissa ei ole tarpeen asettaa korttia ennen jokaista osallistujaa täyteen alkukirjaimiin. Määritä siitä organisaation tai yrityksen nimi, jonka puolesta tämä henkilö on läsnä. Laita paperi / muistikirja pöydille ja useita kahvoja jokaiselle osallistujalle. Juomien läsnäolo (kivennäisvettä kaasulla ja ilman) ja lasit ovat tervetulleita. Kohtavuus säännöt tarjoavat teetä ja kahvia neuvottelujen aikana.

Työn pitäisi alkaa kovasti sovitussa ajassa. Kehitys johtaa vain siihen, että myöhemmät tapahtumat alkavat suurilla viivästyksellä. Neuvottelujen järjestämisessä kaikki osapuolet - osallistujat ovat varmasti tarkkailevat työn aloittamista. Yhteistyökumppaneiden ennennäkemättömän neuvottelujen viivästymistä pidetään enimmäismääränä, ja lisätuloksia on vaikea ennustaa.

Varmista, että koko ilmapiiri tapahtuman aikana oli ystävällinen. Persoonallisuuden siirtymät, selkeyttävät suhteet, loukkaukset ja provokaatiot eivät ole sallittuja.

Kokouksen pitämiseksi, sinun täytyy valita tuoli. Tämä tehdään yleisen avoimen tai suljetun äänestyksen avulla. Tämä vaihe on välttämättä kiinnitetty pöytäkirjaan.

Puheenjohtaja on velvollinen hallitsemaan sääntöjä ja ilmoittamaan kunkin puhujan nimi ja sukunimi, hänen tehtävänsä ja yrityksen nimi osallistujan puolesta.

Valitun kaiuttimen on oltava henkilö, jolla on tiettyjä ominaisuuksia. Ensinnäkin puheenjohtajan on oltava pätevä ja puolueeton henkilö. On kyettävä selkeästi ja selkeästi ilmaisemaan vastakkaista lausuntoa. Hänellä ei ole oikeutta antaa kenellekään mieluummin ja asettaa hänen mielipiteensä. Jos hänellä on omat ehdotuksensa kokouksen aikana, puheenjohtajalla on oikeus vain sen jälkeen, kun kaikki puhuivat.

Jokaisen tapahtuman tärkein hetki on tiivistää ja päätöksenteko. Useimmiten tällä hetkellä on jonkinlainen energian menetys ja avuttomuus. Syynä tähän on psykologinen näkökohta: osallistujat eivät pysty ymmärtämään, että aika päättyy ja on välttämätöntä tulla johonkin ratkaisuun. He alkavat epäillä, epäröi, älä päätä tehdä valinnan. Jos tällainen tilanne syntyy, paras tapa on ottaa yksi lause ja harkita sitä. On erittäin tärkeää, ettei välitä hetki, kun keskustelua olisi keskusteltava. Tämä riippuu täysin tuolista kärsii. Myös välityssäännöistä on käytäntö, kun tulos on tiivistetty keskustelun jokaisesta vaiheesta. Mutta lopullisella päätöksellä ei pitäisi kiirehtiä, jos tämä päätös hylätään vähemmistöllä. Tällöin on tarpeen jatkaa keskustelua ratkaisuun, joka täytti kaikki osapuolet keskustelemaan.

Yrityshallinnon tärkeä osa on järjestää kokouksia ja kokouksia, joiden liikevoittoa toteutetaan. Kokoukset ja kokoukset ovat tehokkaita, niiden johtajat (puheenjohtajat) on suositeltavaa noudattaa seuraavia suosituksia. Ennen kokousta (kokous):

1. Valmista esityslistats. Luettelo kysymyksistä, jotka on ratkaistava kokouksessa (kokous). Näitä kysymyksiä voidaan käsitellä

aiemmin hyväksyttyjen päätösten luonne ja uudet kysymykset, jotka ovat syntyneet edellisestä kokouksesta (kokoukset).

2. Päättää, kenen pitäisi osallistua kokoukseen,ja ilmoittaa niistä etukäteen siitä. Yleensä kaikki työvoimakohteiden jäsenet ovat läsnä valmistuskokouksessa. Vain nämä työntekijät kutsutaan kokoukseen, jonka osaaminen on ratkaisu niille, jotka ovat syntyneet.

3. Valitse sopiva paikka ja aika.Varmista, että paikka on varustettu kaikesta tarpeellisesta. Määritä aika, joka tarvitaan näistä asioista. Huomioithan, että kokousten ihanteellinen kesto (kokoukset) on enintään puolitoista tuntia. Jos kokouksen pitäisi jatkaa pidempään, ylpeitä taukoja.

4. Jakaa esityslistan.Esityslistalla olisi oltava työntekijöiden käsissä muutama päivä ennen kokousta (kokouksia), jotta he voivat valmistautua kokoukseen (kokous).

5. Määritä etukäteen tärkeimmät ulkonevat ja yhteistyökumppanit.

6. Prealt kunkin kokouksen kokouksessa, selvitä heidän asemansa.Tämä auttaa ennakoimaan konfliktitilanteita ja suunnittelemaan päätöslauselmansa säilyttäen kollektiivisen yhteenkuuluvuuden.

7. On tärkeää valita huone kokoukseen.Huoneessa on oltava mukavat huonekalut, joilla on normaali ilman lämpötila. On parasta sijoittaa pyöreän pöydän kokouksen osallistujat, kun jokainen niistä on kaikkien muiden edessä. Parantaa viestintää osallistujille, on suositeltavaa asettaa merkkejä täydellisillä nimillä, jotka näkyvät kaikkiin nykyisiin.

Kokouksen aikana (kokoukset):

1. Keskustele esityslistaltaja tarvittaessa tehdä muutoksia siihen uusien olosuhteiden kanssa, jotka ovat ilmestyneet viime aikoina.

2. Seuraa aikaa, jos haluat säilyttää määräykset,koska avattu keskustelu voi rikkoa sen.

3. Varmista, että ilmaisevat mielipiteitä tapaamaan osallistujia riippumatta heidän virallisesta asemastaan.On tarpeen rajoittaa voimakkaasti henkilöiden energiaa, jotka ovat tottuneet hallussaan aloitteen luonteensa perusteella, antavat vähemmän aktiivisia osallistujia aikaisemmin.

4. Keskustelun aikana ota neutraali asema suhteessa ilmaistuihin lausuntoihin.

5. Katsella konfliktien aloittamista ja häiritä tarvittaessa.Loitsu välittäjän rooli tilanteen poistamiseksi.

6. Tarkista säännöllisesti, onko ryhmä valmis tekemään päätöksen.Et saa menettää hetkiä, jolloin ryhmä tuli sopimukseen ja uusi keskustelu ei voi enää lisätä mitään merkittävää.

7. Noudattaa konsernin kehittämiä päätöksentekosääntöjä.Jos on toisinajattelijoita, sinun on äänestettävä ja tehtävä päätös enemmistöllä.

8. Ennen kokouksen suorittamista (kokous), tiivistä työn tulokset.Selvitä ryhmästä, jos on jälleen tehtävä yhteen. On tärkeää, että ihmiset lähtevät kokouksesta (kokoukset) selkeästi ymmärryksellä seuraavista vaiheista. Kun kokous päättyy ilman ratkaisuja, saattaa ilmetä toiveiden pettymystä ja kaatumista.

Kokouksen jälkeen (kokoukset):

1. Analysoi aikaisemman kokouksen kurssin (kokoukset).On ajateltava, onko kokous täyttänyt tehtävänsä ja onko konsernin yhteenkuuluvuus hävittänyt sen jälkeen.

2. Valmista ja jakaa yhteenveto kokouksen tuloksiin (kokoukset).Tallenna tietoa siitä, mitä koordinoitiin, mitkä kysymykset ratkaistiin ja mitkä ovat seuraavat toimenpiteet, pitäisi muistuttaa ryhmän jäseniä työstä, jota heitä on tehtävä.

3. Palauta tuhoutunut suhde epävirallisen keskustelun avulla.Jos kokouksen aikana tapahtui kuuma keskustelu (kokoukset), on todennäköistä, että suhteet pilaantuvat joidenkin ryhmän jäsenten kesken ja he jättivät kokouksen järkyttyneillä tai loukkaamilla. Keskustele heille ja rauhoittava.

4. Jäljitä, miten ryhmän jäsenet selviytyvät niiden edessä asetettuihin tehtäviin.On tarpeen tarkistaa, onko erityisten tehtävien toteuttamisen ongelmia.

Kokousten tyypilliset puutteet ovat:

Kohtuuttomasti suuri määrä kokouksia;

Kokouksen epäselvä teema;

Tarpeettomien keskustelujen vuoksi käytetty tuottamaton aika;

Kohtuuttomasti suuri määrä osallistujia;

Osallistujien riittämätön määrä;

Pöytäkirjan puute huolimatta sen tarpeesta;

Ei riitä ratkaisujen selkeää muotoilua.