बैठकें और बैठकें, सामान्य और विशेष संकेत। "बैठक" और "बैठक" की अवधारणा

व्यवहार में, उनके कार्यों और लक्ष्यों के अनुसार बैठकों का एक व्यापक विभाजन है। इसलिए, समस्याग्रस्त, शिक्षाप्रद और परिचालन बैठकें प्रतिष्ठित हैं निजी प्रबंधन: पाठ्यपुस्तक / एस.डी. रेज़निक एट अल। - दूसरा संस्करण।, संशोधित। और जोड़। - एम।: इन्फ्रा-एम, 2004 ।-- 622 पी ।।

समस्या बैठक का उद्देश्य चर्चा के तहत समस्या का सबसे अच्छा प्रबंधन समाधान खोजना है। ऐसी बैठक में निर्णय आम तौर पर चर्चा के परिणामस्वरूप तैयार किए जाते हैं और एक वोट के बाद लिया जाता है। इस तरह की बैठक निम्नलिखित योजना के अनुसार आयोजित की जाती है: रिपोर्ट; वक्ताओं को सवाल; चर्चा; कोई हल निकालना।

ब्रीफिंग बैठक का उद्देश्य तेजी से और अधिक कुशल कार्यान्वयन के लिए नियंत्रण योजना के ऊपर से नीचे तक के आदेशों और आवश्यक जानकारी से अवगत कराना है। इस तरह की बैठक में, प्रमुख प्रशासनिक निर्णयों के दर्शकों को सूचित करता है।

संचालन बैठकें तथाकथित नियोजन बैठकें, ब्रीफिंग, पांच मिनट की बैठकें होती हैं। उन्हें विघटित नहीं किया जाता है। ऐसी बैठकों का उद्देश्य उत्पादन में मामलों की वर्तमान स्थिति के बारे में जानकारी के प्रबंधक को प्राप्त करना है। एक ब्रीफिंग के विपरीत, एक परिचालन बैठक नियंत्रण योजना के माध्यम से नीचे से जानकारी प्रदान करती है। बैठक के प्रतिभागियों से परिचालन संबंधी जानकारी प्राप्त करने के बाद, प्रबंधक "अड़चनों" की उपस्थिति की पहचान करता है, बैकलॉग और विफलताओं के कारण, और यहां वह आवश्यक निर्णय लेता है, निर्देश देता है, उनके कार्यान्वयन के लिए समय सीमा निर्धारित करता है। परिचालन बैठक में कोई रिपोर्ट नहीं बनाई जाती है। मुख्य लक्ष्य उन उत्पादन समस्याओं की पहचान करना है, जिनके समाधान के लिए टीम के मुख्य प्रयासों को निर्देशित किया जाना चाहिए।

फिर भी, किसी भी बैठक या बैठक का मुख्य उद्देश्य एक निश्चित परिणाम प्राप्त करने के लिए, सूचना के सामूहिक आदान-प्रदान के बाद एक संयुक्त निर्णय लेना है।

बैठकों और बैठकों का वर्गीकरण

बैठक और सम्मेलन औपचारिक और अनौपचारिक होते हैं। किसी घटना को सफलतापूर्वक आयोजित करने के लिए, आपको पहले इसकी प्रकृति को परिभाषित करना होगा।

मीटिंग प्रकारों को प्रबंधन कार्यों के अनुसार वर्गीकृत किया जा सकता है:

1. योजना बैठकें, जो संगठन की रणनीति और रणनीति पर चर्चा करती हैं, योजनाओं को लागू करने के लिए आवश्यक संसाधन;

2. श्रम प्रेरणा पर बैठकें, जहां उत्पादकता और गुणवत्ता की समस्याएं, कर्मियों की संतुष्टि, कम प्रेरणा के कारण, इसे बदलने की संभावना, नैतिक और सामग्री प्रोत्साहन के मुद्दों पर चर्चा की जाती है;

3. आंतरिक संगठन पर बैठकें, जहां चर्चा का विषय संगठन के ढांचे, संरचनात्मक इकाइयों के कार्यों का समन्वय, प्राधिकरण के प्रतिनिधिमंडल आदि के मुद्दे हैं;

4. कर्मचारियों की गतिविधियों पर नियंत्रण पर बैठकें गतिविधियों के परिणामों, निर्धारित लक्ष्यों की प्राप्ति, व्यवधान की समस्याओं, कम उत्पादकता की चर्चा के लिए समर्पित हैं;

5. संगठन-विशिष्ट बैठकें, जहां परिचालन प्रबंधन के मुद्दों पर संगठन में स्थिति, नवाचारों और उनके कार्यान्वयन की संभावना, अस्तित्व की समस्याओं, प्रतिस्पर्धा, छवि, शैली के संबंध में चर्चा की जाती है।

शैली द्वारा बैठकों का एक वर्गीकरण भी है:

1. निरंकुश बैठकें, बोलने का अधिकार और निर्णय लेने का अधिकार जिस पर केवल नेता होता है। इन बैठकों में प्रतिभागियों को नेता द्वारा पूछे गए सवालों को सुनना और उनका जवाब देना चाहिए। ऐसी बैठकें आयोजित की जाती हैं जब प्रबंधक को अपने अधीनस्थों को सूचित करने या निर्देश देने की आवश्यकता होती है।

2. मुक्त बैठकों का कोई एजेंडा नहीं है। उन्हें एक पीठासीन अधिकारी के बिना रखा जा सकता है। इस तरह की बैठकें विचारों के आदान-प्रदान पर कम हो जाती हैं, जिन पर निर्णय दर्ज नहीं किए जाते हैं। इस तरह की बैठक बातचीत या बातचीत के रूप में आयोजित की जाती है।

3. चर्चा बैठकें - कुछ नियमों के अनुसार आयोजित बैठक के दौरान लोगों के समूह के सामूहिक कार्य के परिणामस्वरूप नए विचारों को उत्पन्न करके और प्रस्तावित समाधानों का विश्लेषण करके किसी भी मुद्दे पर समाधान प्राप्त करने का एक तरीका है। इस पद्धति की एक विशेषता विशेषता व्यक्त विचारों की आलोचना और मूल्यांकन की अनुपस्थिति है।

आधिकारिक घटना में एक स्पष्ट रूप से चिह्नित स्थिति है और इसे स्थापित नियमों के अनुसार आयोजित किया जाता है। विशेष रूप से दमित लोग ऐसी बैठक में हमेशा मौजूद होते हैं। घटना के मुख्य घटक:

1. एजेंडा (चर्चा की जाने वाली समस्याओं की सूची);

2. रिपोर्ट (मुद्दों के सार की प्रस्तुति);

3. भाषण (एजेंडा आइटम की चर्चा);

4. संशोधन (चर्चा में पेश किए जाने वाले परिवर्तनों की चर्चा);

5. वाद-विवाद (चर्चा);

7. एक प्रोटोकॉल को आकर्षित करना (घटनाओं का लिखित बयान);

8. विविध (उन मुद्दों की चर्चा जो एजेंडे पर नहीं थे)।

लोग सामाजिक समारोहों में अधिक सहज महसूस करते हैं, लेकिन आपको ऐसे आयोजनों की तैयारी भी करनी चाहिए। अनौपचारिक बैठकों के लिए आपको चाहिए:

1. चर्चा के लिए विषयों की सूची;

2. कार्यक्रम की मेजबानी;

3. पहुंच समझौतों का प्रोटोकॉल।

अनौपचारिक घटनाएं अधिक आराम के माहौल में होती हैं, लेकिन आपको अभी भी यह याद रखना होगा कि केवल एक अच्छी तरह से आयोजित बैठक या बैठक सकारात्मक परिणाम देती है।

हर बैठक में एक एजेंडा होना चाहिए, जिस पर पहले ही विचार किया जाना चाहिए। एजेंडा समय बचाने में मदद करता है और लंबे समय तक माध्यमिक मुद्दों पर नहीं रहता है।

एक अच्छी तरह से तैयार एजेंडे में निम्न शामिल हैं:

* उद्देश्य, तिथि, समय और बैठक का स्थान;

* आमंत्रित व्यक्तियों की सूची;

* चर्चा की समस्याओं की सूची;

* मुख्य विषय;

* विभिन्न;

* अगली बैठक की तारीखें।

एक बैठक विशिष्ट निर्णयों को अपनाने (संचार) के साथ व्यावसायिक जानकारी के सामूहिक आदान-प्रदान का एक तरीका है। बैठक आम तौर पर प्रबंधन द्वारा कार्य सामूहिक को सूचित करने के लिए आयोजित की जाती है।

बैठक आयोजित करना, बैठक करना। संघर्षों का मिलन

अधीनस्थों के साथ संचार के आम तौर पर स्वीकृत तरीके और एक प्रबंधक के काम को व्यवस्थित करने के एक ही समय में उत्पादन बैठकें और बैठकें होती हैं।

बैठकें और बैठकें आपके बॉस के निर्देशन में और विशिष्ट निर्णय लेने के तहत सामूहिक रूप से व्यावसायिक जानकारी साझा करने का एक तरीका है।

निम्नलिखित प्रकार की बैठकें और बैठकें उद्देश्य से प्रतिष्ठित की जाती हैं:

परिचयात्मक (नई परियोजनाओं की प्रस्तुति, उन्नत प्रशिक्षण);

सूचनात्मक (सूचना का सामान्यीकरण, बिंदुओं का अध्ययन);

· व्याख्यात्मक (कुछ के कर्मचारियों को समझाने);

• समस्याग्रस्त (समस्या के समाधान के लिए सामूहिक खोज);

· निर्देशात्मक (आवश्यक जानकारी के ध्यान में लाने और कार्रवाई की विधि को समझाते हुए);

परिचालन ("ऑपरेटिव") (मामलों की स्थिति के बारे में वर्तमान जानकारी प्राप्त करना और "अड़चनों" की पहचान करना);

नियोजन बैठक (समय की अगली छोटी अवधि के लिए कार्य और योजनाएं स्थापित करना)

समन्वय (सहभागिता सुनिश्चित करना)

डिवीजनों);

अंतिम (समय या उत्पादन चक्र की अवधि के लिए संक्षेप);

सॉलिमेनेटी (पूरी तरह से संक्षेप,

कंपनी के लिए महत्वपूर्ण तिथियां या घटनाएं, सर्वश्रेष्ठ कर्मचारियों को पुरस्कृत करना);

"श्रम सामूहिक की बैठक" (अन्य सभी के लिए)

बैठकें श्रम सामूहिक को भी इकट्ठा करती हैं, लेकिन यह नाम इस बात पर जोर देता है कि बैठक में कुछ महत्वपूर्ण मुद्दों पर चर्चा की जाती है, नेतृत्व के लिए श्रम सामूहिक की तुलना में अधिक, - काम करने की स्थिति, तैयारी

छुट्टियां, कुछ अन्य अनौपचारिक, सीधे विषय के उत्पादन से संबंधित नहीं; उसी पंक्ति से - ट्रेड यूनियन की बैठक)।

"बैठक" और "बैठक" शब्द अक्सर पर्यायवाची रूप से लिए जाते हैं। हालांकि, सख्ती से बोलना, एक बैठक और एक बैठक दोनों उद्देश्य और जिस तरह से वे आयोजित की जाती हैं, दोनों में भिन्न होती हैं।

आवश्यक विशेषज्ञ और निर्णय लेने के लिए उनकी राय (चर्चा का आयोजन) सुनते हैं... आमतौर पर, बैठकों में प्रमुखों, विभागों के प्रमुखों, प्रमुख विशेषज्ञों की भागीदारी के साथ एकत्र किया जाता है - अर्थात, जिनकी राय महत्वपूर्ण है और जो प्रभाव को रोक सकते हैं

इसलिए, बैठक का कार्य सामूहिक कार्य को सूचित करना है, बैठक का कार्य एक संयुक्त विकास करना है

समस्या में शामिल लोगों के एक संकीर्ण दायरे में समाधान

विशेषज्ञों। व्यावसायिक संचार के इन स्वरूपों के बीच का अंतर व्युत्पत्ति का विश्लेषण करके समझना आसान है।

(मूल) उनके नाम: बैठक के लिए एकत्र किया जाता है

किसी भी उद्देश्य के लिए, बैठक आयोजित करने के लिए इकट्ठा किया जाता है। कोई भी बैठक एक बैठक है, लेकिन हर बैठक एक बैठक नहीं है। बैठक में आमतौर पर एक संकीर्ण प्रारूप शामिल होता है, इसलिए, नीचे हम पहलुओं की एक विस्तृत श्रृंखला को कवर करने के लिए बैठक के आयोजन और संचालन के बुनियादी सिद्धांतों पर विचार करेंगे।

बैठक की तैयारीएक लक्ष्य निर्धारित करने के साथ शुरू होता है, एक विषय, एजेंडा और प्रतिभागियों की संरचना को परिभाषित करना।

बैठक की प्रभावशीलता काफी हद तक निर्धारित होती है

समय और उसके धारण का स्थान, साथ ही इसकी संरचना भी

प्रतिभागियों। बैठक में न्यूनतम संख्या में लोगों को आमंत्रित किया जाना चाहिए - केवल वे जिनके बिना यह अप्रभावी होगा। (कभी-कभी उन कार्यकर्ताओं को जाने देना समझदारी होती है, जिन्हें बैठक खत्म होने से पहले ज़रूरत नहीं होती है।)

बैठक की सफलता का आधार एक अच्छी तरह से तैयार किया गया एजेंडा है। आमतौर पर यह बैठक के प्रतिभागियों को पहले से सूचित किया जाता है ताकि वे पहले से ही जान सकें कि बैठक में किन मुद्दों पर चर्चा होगी और तैयार हो सकते हैं। किसी भी मामले में, बैठक की शुरुआत में ही एजेंडे की घोषणा की जानी चाहिए।

एजेंडे को अक्सर एक अलग दस्तावेज़ के रूप में किया जाता है। यह दस्तावेज दोनों है

बैठक की घोषणा, और इस तरह के विषय के साथ बैठक आयोजित करने का आदेश

इस तरह के और इस तरह के सवालों और इस तरह के प्रतिभागियों के साथ। इसलिए, इसे आदेश बोर्ड पर पोस्ट करने के लिए समझ में आता है।

बैठक के एजेंडे में शामिल होना चाहिए:

बैठक का शीर्षक (विषय);

· बैठक की जगह, समय और अवधि के बारे में जानकारी; ...

· बैठक के प्रतिभागियों (जो उपस्थित होना चाहिए) के बारे में जानकारी;

· चर्चा के लिए प्रश्नों की एक सूची (यदि आवश्यक हो - वक्ताओं के नाम के साथ);

विनियम - एजेंडा आइटम पर समय का वितरण। यदि बैठक की स्थिति महत्वहीन है, तो यह विषय, समय-स्थान, कार्यसूची में मुद्दों की सूची और

कुछ बैठकों में विस्तृत एजेंडे की आवश्यकता नहीं होती है। उदाहरण के लिए, एक छोटी सी बैठक के लिए, कभी-कभी

यह मौखिक रूप से स्थान-समय, प्रतिभागियों की सूची और की घोषणा करने के लिए पर्याप्त है

विषय। जिन मुद्दों पर चर्चा की जानी है उनकी सूची पर बैठक में ही काम किया जाएगा।

बैठक की शुरुआत।बैठक का नेतृत्व हमेशा एक व्यक्ति द्वारा किया जाता है -

पीठासीन अधिकारी सबसे अधिक बार स्वयं नेता होता है। बैठक के पहले, प्रारंभिक चरण में, अध्यक्ष, सबसे पहले, मुख्य प्रक्रियागत मुद्दों पर ध्यान देता है: बैठक का विषय और उद्देश्य, कार्यसूची का विषय, प्रक्रिया के नियम।

बैठक प्रबंधनप्रबंधक के लिए, यह हमेशा दो समानांतर लाइनों में टूट जाता है: प्रक्रिया को बनाए रखना और सामग्री को बनाए रखना।

बैठक प्रबंधन

लोगों के एक विशिष्ट समूह के लिए एक विशिष्ट स्थान पर कई प्रकार के कार्यक्रम आयोजित किए जाते हैं, जहां विभिन्न विषयों पर चर्चा की जाती है या विशिष्ट समस्याओं पर निर्णय किए जाते हैं। उदाहरण के लिए, एक त्रैमासिक शेयरधारक बैठक या एक सामान्य कॉर्पोरेट बैठक। इन गतिविधियों को कई प्रकारों में विभाजित किया जाता है:

ü संग्रह

ü मुलाकात

ü व्यापार बैठक:

Ø व्यापार वार्तालाप

Ations बातचीत

संग्रह कुछ नियमों के अनुसार किया गया ( एक बैठक आयोजित करने की प्रक्रिया), जिसे संगठन के चार्टर में लिखा गया है। बैठक का आयोजन और उस पर किए गए निर्णय को एक विशेष दस्तावेज में दर्ज किया जाता है बैठक के मिनट.

मुलाकात बैठक में अलग-अलग लोगों को आम तौर पर बैठक में आमंत्रित किया जाता है। उदाहरण के लिए, जो लोग एक ही संगठन के विभिन्न विभागों या विभिन्न कंपनियों और फर्मों के प्रतिनिधियों का प्रतिनिधित्व करते हैं।

बैठकों की तुलना में बैठकें अक्सर अधिक नियमित होती हैं। वे एक निश्चित समय पर बुलाए जाते हैं, आमतौर पर सप्ताह में एक बार। ज्वलंत मुद्दों और मुद्दों पर विचार करने के लिए बैठकें मौजूद हैं। इस तरह की बैठकों में एक अनिर्धारित चरित्र भी हो सकता है यदि वे तत्काल आवश्यकता से उचित हों। आम तौर पर बैठकों में मिनटों को नहीं रखा जाता है, लेकिन परिणामों पर निश्चित रूप से एक प्रस्ताव पारित किया जाता है।

व्यावसायिक मुलाक़ात में विभाजित है व्यापार वार्तालाप तथा बातचीत।

व्यापारिक बातचीत एक निशुल्क वार्तालाप के रूप में होता है और विभिन्न दबाने वाले क्षणिक कार्यों पर चर्चा करने के लिए आयोजित किया जाता है, लेकिन अंत में एक निर्णय जारी किया जाता है।

बातचीत कंपनियों, संगठनों या उद्यमों की संयुक्त गतिविधियों के लिए अधिक मौलिक मुद्दों और कार्यों के समाधान के लिए प्रदान करते हैं, जैसे: बातचीत की सीमा निर्धारित करना, प्रभाव के क्षेत्रों को सीमित करना, और इसी तरह। अंतिम समझौते या मौखिक बयान पर हस्ताक्षर करने के साथ वार्ता समाप्त होती है।

प्रत्येक उद्यमी, व्यापारी, व्यापारी, अपनी गतिविधि की प्रकृति से, अक्सर प्रतिभागी के रूप में कार्य करने के लिए या स्वयं विभिन्न बैठकों, सम्मेलनों और व्यावसायिक बैठकों को आयोजित करने के लिए आवश्यक होता है। इन घटनाओं को अंजाम देने के लिए एक स्थापित प्रक्रिया है, जिसका पालन किया जाना चाहिए, क्योंकि यह सीधे व्यवसाय की सफलता और विकास को प्रभावित करता है।

उच्च गुणवत्ता के साथ इन घटनाओं को तैयार करने और आगे बढ़ाने के लिए किन शर्तों को पूरा किया जाना चाहिए?

1. विषय को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना और एजेंडा निर्धारित करना महत्वपूर्ण है।

एजेंडे में 2-3 महत्वपूर्ण मुद्दे और 3-4 माध्यमिक शामिल होना चाहिए। यह अनुपात क्यों है? इस घटना में कि कुछ मुख्य प्रश्न हैं, तो आप उन्हें और अधिक गहराई से विचार करने और काम करने के लिए अधिक समय समर्पित कर सकते हैं। यदि उनमें से बहुत सारे हैं, तो, सीमित समय को देखते हुए, मुख्य मुद्दों को सतही रूप से माना जाएगा और कई बारीकियों को याद किया जाएगा।

2. बैठक, बैठक, वार्ता के लिए आमंत्रित विशिष्ट व्यक्तियों की एक सूची बनाएं।

अपवाद है उत्पादन बैठक। यह नियमित रूप से और एक अपरिवर्तनीय उपस्थिति सूची के साथ आयोजित किया जाता है।

3. घटना के लिए एक तिथि और विशिष्ट समय निर्धारित करें।

सभी पक्षों के साथ बातचीत की तारीख और समय पर सहमति होनी चाहिए।

4. घटना की तारीख और समय के बारे में सभी भावी व्यक्तियों की अनिवार्य अधिसूचना।

यह बैठक होने के लिए कम से कम एक सप्ताह पहले किया जाना चाहिए। केवल वे लोग जो निरंतर प्रतिभागी नहीं हैं, उन्हें आगामी उत्पादन बैठक के बारे में चेतावनी दी जाती है।

5. उस समय सीमा का निर्धारण करें जिसके दौरान घटना घटित होगी, और सभी प्रतिभागियों को उनके बारे में सूचित करेंगे।

अनुभव बताता है कि घटना के अंत के समय के बारे में चेतावनी उन सभी को अनुशासित करती है और घटना के समय को 10 से 15% तक कम कर देती है।

6. मुख्य भाषण तैयार करना आवश्यक है। यह एक रिपोर्ट या एक छोटा संदेश हो सकता है। चर्चा के लिए उपस्थित लोगों को नामित करें।

भाषण को विषय पर सख्ती से बनाया जाना चाहिए और विचार के तहत समस्या को प्रकट करना चाहिए। तर्क और निष्कर्ष तथ्यों द्वारा पुष्ट और समर्थित होने चाहिए। बेकार की बात और विशिष्टता की कमी दर्शकों में केवल असावधानी और उदासीनता का कारण बनेगी।

7. परिसर में निर्णय लें और इसे घटना के लिए तैयार करें।

सभी इच्छित दर्शकों को समायोजित करने के लिए कमरा या हॉल आरामदायक और बड़ा होना चाहिए। सीटों की संख्या के बारे में पहले से सोचें - सभी के लिए पर्याप्त कुर्सियां \u200b\u200bहोनी चाहिए। कुछ आकस्मिक आरक्षित रखने के लिए बेहतर है। बातचीत के लिए, यह पूर्ण प्रतिभागी के साथ प्रत्येक भागीदार के सामने एक कार्ड रखने के लिए जगह से बाहर नहीं है। उस पर उस संगठन या कंपनी का नाम इंगित करें, जहां यह व्यक्ति मौजूद है। प्रत्येक भागीदार के लिए कागज़ / नोटबुक का एक टुकड़ा और तालिकाओं पर कुछ पेन रखें। पेय (गैस के साथ और बिना खनिज पानी) और चश्मे की उपस्थिति को प्रोत्साहित किया जाता है। शिष्टाचार नीति वार्ता के दौरान चाय और कॉफी परोसने के लिए प्रदान करती है।

सहमत समय पर काम शुरू करना चाहिए। देर से आगमन केवल बाद की घटनाओं को और भी अधिक देरी से शुरू करेगा। जब सभी पक्षों - प्रतिभागियों द्वारा वार्ता का आयोजन किया जाता है, तो यह काम शुरू करने के क्षण का बिना शर्त निरीक्षण करने के लिए प्रथागत है। भागीदारों द्वारा बातचीत के लिए आपकी अनुचित विलंबता को उपेक्षा की अधिकतम डिग्री माना जाएगा और आगे के परिणामों की भविष्यवाणी करना मुश्किल होगा।

सुनिश्चित करें कि घटना के दौरान सामान्य वातावरण स्वागत कर रहा है। व्यक्तित्वों में बदलाव, रिश्तों का स्पष्टीकरण, अपमान और उकसावे अस्वीकार्य हैं।

बैठक आयोजित करने के लिए, आपको एक अध्यक्ष चुनने की आवश्यकता है। यह एक सामान्य खुले या बंद वोट के माध्यम से किया जाता है। यह चरण आवश्यक रूप से प्रोटोकॉल में दर्ज किया गया है।

चेयरपर्सन नियमों को नियंत्रित करने और प्रत्येक स्पीकर के नाम और उपनाम, उसकी स्थिति और कंपनी के नाम की घोषणा करने के लिए बाध्य है, जिसके लिए प्रतिभागी बोलता है।

चुने गए वक्ता को कुछ विशिष्ट गुणों वाला व्यक्ति होना चाहिए। सबसे पहले, अध्यक्ष को एक सक्षम और निष्पक्ष व्यक्ति होना चाहिए। वह खुद को स्पष्ट और स्पष्ट रूप से व्यक्त करने में सक्षम होना चाहिए, विपरीत राय के प्रति सहिष्णु होना चाहिए। उसे किसी को तरजीह देने और अपनी राय थोपने का कोई अधिकार नहीं है। यदि बैठक के दौरान उनके अपने प्रस्ताव हैं, तो अध्यक्ष को सभी वक्ताओं के बाद ही व्यक्त करने का अधिकार है।

किसी भी घटना का सबसे महत्वपूर्ण क्षण योग है और निर्णय लेना। सबसे अधिक, इस समय ऊर्जा और असहायता का कुछ नुकसान है। इसका कारण मनोवैज्ञानिक पहलू है: प्रतिभागी यह महसूस नहीं कर पा रहे हैं कि समय समाप्त हो रहा है और किसी प्रकार के निर्णय पर आना आवश्यक है। वे संदेह करना शुरू करते हैं, संकोच करते हैं, एक विकल्प बनाने में संकोच करते हैं। यदि ऐसी स्थिति उत्पन्न होती है, तो सबसे अच्छा तरीका यह है कि आप एक प्रस्ताव लें और उस पर विचार करें। यह बहुत महत्वपूर्ण है कि उस क्षण को याद न करें जब चर्चा समाप्त होनी चाहिए। यह पूरी तरह से अध्यक्ष के अनुभव पर निर्भर करता है। अंतरिम मतदान की प्रथा भी है, जब चर्चा के प्रत्येक चरण के लिए एक सारांश बनाया जाता है। लेकिन आपको किसी अंतिम निर्णय के लिए जल्दबाजी नहीं करनी चाहिए, यदि यह निर्णय अल्पसंख्यक द्वारा अस्वीकार कर दिया जाता है। इस मामले में, आपको चर्चा के सभी पक्षों को संतुष्ट करने वाले समाधान के लिए आने के लिए चर्चा जारी रखने की आवश्यकता है।

एक सचिव के पवित्र कर्तव्यों में से एक विभिन्न स्तरों पर नेताओं द्वारा शुरू की गई बैठकों, सम्मेलनों और बैठकों को तैयार करना है। ज्यादातर मामलों में, सचिव भी इस तरह के आयोजनों में मिनट लगाता है। यह आलेख आपको दिखाएगा कि इन प्रक्रियाओं को अधिक कुशल कैसे बनाया जाए।

प्रोटोकॉल के बारे में बात करना शुरू करने के लिए, आपको पहले बैठकों की तैयारी पर ध्यान देने की आवश्यकता है। इस तरह की घटना से पहले, एजेंडा पर विचार करना महत्वपूर्ण है, प्रतिभागियों की संरचना निर्धारित करें, सभी वक्ताओं और अन्य सामग्रियों की रिपोर्ट पढ़ें। यह सब अतिरिक्त प्रयासों की आवश्यकता होगी, लेकिन परिणामस्वरूप, प्रोटोकॉल को बनाए रखना बहुत आसान होगा।

समय बचाने के लिए कैसे?

विभिन्न अध्ययनों के अनुसार, बैठक में संगठन के प्रमुख और अन्य कर्मचारियों के कामकाजी समय का 10 से 50% तक खर्च किया जा सकता है। खर्च किए गए समय को कम करने के लिए, आरंभकर्ताओं, मेजबानों और उपस्थित लोगों से मिलना, निम्नलिखित दिशानिर्देशों को ध्यान में रखना चाहिए:

बैठक में केवल उन्हीं मुद्दों पर चर्चा करें जिन्हें नियमित आधार पर हल नहीं किया जा सकता है।

बैठकों में भाग लेने वालों की संख्या को सीमित करें। यह घटना की अवधि के लिए सीधे आनुपातिक है। यदि 5 कर्मचारियों के साथ बैठक की अवधि 1 घंटे है, तो यदि प्रतिभागियों की संख्या 10 या अधिक है, तो यह 2 घंटे या उससे अधिक समय तक चलने की संभावना है।

पहले से मीटिंग ब्रीफिंग तैयार करें। गणना, विश्लेषणात्मक रिपोर्ट, टेबल, ग्राफ, सारांश, फोटो और वीडियो सामग्री, प्रस्तुतियां, उत्पाद के नमूने, विशेषज्ञ राय विशेष विशेषज्ञों द्वारा प्रदान की जानी चाहिए। लेकिन बैठक के सचिव सामग्री की तत्परता की जांच करने के लिए बाध्य हैं। इसलिए, घटना से एक या दो दिन पहले, आपको चाहिए:

क) जिम्मेदार व्यक्तियों की मदद से जो प्रस्तुतियाँ करेंगे, सभी सूचना सामग्री की सूची संकलित करेंगे;

बी) जिम्मेदार व्यक्तियों (उदाहरण के लिए, प्रस्तुतिकरण, व्याख्यात्मक नोट्स, आदि) से इलेक्ट्रॉनिक सामग्री प्राप्त करते हैं;

ग) जिम्मेदार व्यक्तियों से रिपोर्ट के मुद्रित सार और ग्रंथों को प्राप्त करें।

प्रत्येक मुद्दे के लिए, एक जिम्मेदार कर्मचारी को नियुक्त करें, तब भी जब लोगों के समूह को आदेश निष्पादित करना हो।

अपराधी को उजागर करने में समय बर्बाद न करें। याद रखें कि हर बैठक का मुख्य कार्य एजेंडा पर चर्चा करना और उस पर निर्णय लेना है।

कार्यसूची

यह बैठक में चर्चा किए जाने वाले मुद्दों की एक सूची है। वे बैठक के अध्यक्ष द्वारा निर्धारित किए जाते हैं। हालांकि, सचिव भी इस प्रक्रिया में भाग ले सकते हैं।

अपना एजेंडा विकसित करते समय निम्नलिखित दिशा-निर्देशों का उपयोग करें:

• मीटिंग टॉपिक्स को विभाजित करें जो कई सबटॉपिक्स में बहुत व्यापक हैं। प्रत्येक उप-विषय के लिए, यदि आवश्यक हो, तो जिम्मेदार व्यक्ति तैयारी बैठकें कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, "मुख्य उत्पादन दुकानों द्वारा नियोजित लक्ष्यों की पूर्ति पर" विषय पर महीने के अंत में एक बैठक निर्धारित की गई है: दुकानों में छोटी बैठकों की एक श्रृंखला से पहले होना चाहिए: "फाउंड्री द्वारा योजना की पूर्ति पर", "खरीद की दुकान द्वारा योजना की पूर्ति पर", "मशीन द्वारा योजना की पूर्ति पर"। "विधानसभा की दुकान द्वारा योजना के कार्यान्वयन पर।" या "किसी उद्यम में ईआरपी प्रणाली के कार्यान्वयन पर" विषय पर एक बैठक कई बैठकों से पहले होनी चाहिए: "उत्पादन में ईआरपी प्रणाली शुरू करने की समस्याओं पर", "लेखांकन में ईआरपी प्रणाली और 1 सी के बीच संचार सुनिश्चित करने पर," एक ईआरपी प्रणाली के तकनीकी समर्थन पर और डेटा ट्रांसफर ”, आदि।

• समान विषय के एजेंडे के मुद्दों को एक सामान्य विषय द्वारा एकजुट करें... उदाहरण के लिए, परिवहन का प्रावधान, गोदाम के लिए डिलीवरी का आदेश, उद्यम के क्षेत्र से तैयार उत्पादों को हटाने और शिपमेंट करना।

परस्पर संबंधित समस्याओं की एक विस्तृत श्रृंखला को भी एजेंडे में रखा जा सकता है। उदाहरण के लिए, वे शामिल हो सकते हैं:

एक नई उत्पादन लाइन का अधिग्रहण;

उत्पादन की तकनीकी तैयारी;

नए उपकरणों की खरीद के संबंध में डिजाइन और तकनीकी दस्तावेज में परिवर्तन;

उत्पादन भवनों का आधुनिकीकरण और मशीन टूल बाइंडिंग का विकास;

उत्पादन की सामग्री और तकनीकी सहायता।

इसी समय, कारखाने के प्रवेश द्वार या कारखाने के प्रवेश द्वार के लिए इलेक्ट्रॉनिक भुगतान के संगठन का पुनर्निर्माण स्पष्ट रूप से इस बैठक में चर्चा करने के लायक नहीं है।

यह स्पष्ट है कि सचिव हमेशा कार्यसूची की सामग्री को प्रभावित नहीं कर सकता है। बैठक नेता द्वारा बुलाई जाती है, वह मुद्दों की सीमा को भी रेखांकित करती है। और अगर प्रबंधक कास्टिंग के उत्पादन और एक स्प्रिंग क्लीन के संगठन के लिए एक नई उत्पादन लाइन की खरीद की बैठक के एजेंडे में शामिल करता है, तो उसे मनाने के लिए संभव नहीं हो सकता है। लेकिन दूसरी ओर, आप एक और बैठक के लिए एक सफाई दिवस के आयोजन की चर्चा लाने का प्रस्ताव कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, इसे एक इमारत के मुखौटे को चित्रित करने या संगठन के जन्मदिन के अवसर पर उत्सव आयोजित करने के मुद्दे के साथ जोड़ सकते हैं।

• केवल उन मुद्दों से ही एजेंडा बनाएं जो मीटिंग प्रतिभागियों की जिम्मेदारी की क्षमता और क्षेत्र के भीतर आते हैं। उदाहरण के लिए, आपूर्ति प्रमुख की अनुपस्थिति में आपूर्ति के मुद्दों पर चर्चा करना बेकार होगा।
• एजेंडे पर विषयों और मुद्दों की संख्या को सीमित करें... उनमें से कई के रूप में होना चाहिए के रूप में प्रभावी ढंग से चर्चा की और समय की आवंटित अवधि के भीतर हल किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, एक बैठक के 1 घंटे में, आप चर्चा किए गए विषयों के पैमाने पर और बैठक की तैयारी की गुणवत्ता के आधार पर 1 से 5 प्रश्नों पर चर्चा कर सकते हैं।
• एजेंडे में अंतिम बैठक में दिए गए असाइनमेंट और असाइनमेंट पर एक रिपोर्ट शामिल करेंयदि बैठकों में प्रतिभागियों की एक सामान्य विषय और रचना होती है। इस तथ्य के लिए तैयार रहें कि, भले ही एजेंडे में ऐसा कोई आइटम नहीं है, अध्यक्ष इसे अपने अधिकार के साथ पेश कर सकते हैं। इसलिए, अग्रिम में निर्देशों की सूची को प्रिंट करना बेहतर है - यह अध्यक्ष, प्रभारी व्यक्ति और सचिव के पास होना चाहिए।

बैठक का भाग

इवेंट प्रतिभागियों के लिए सामान्य आवश्यकताएं:

एजेंडे पर मुद्दों में क्षमता और रुचि;

बैठक करने के बाद निर्णय लेने और अधीनस्थों को निर्देश देने के लिए पर्याप्त उच्च स्थिति।

घटना के दौरान प्रतिभागियों की संरचना बदल सकती है। यदि एजेंडे पर ऐसे विषय हैं जो बैठक में सभी प्रतिभागियों को प्रभावित करते हैं, और ऐसे मुद्दे जो उनमें से कुछ से संबंधित हैं, तो सामान्य मुद्दों पर पहले चर्चा की जानी चाहिए। बैठक के इस भाग के अंत में, आगे की चर्चा में शामिल नहीं होने वाले कर्मचारियों को बर्खास्त किया जा सकता है।

सभी को सूचित कैसे करें

सभी बैठक प्रतिभागियों को सूचित करें घटना की तारीख, समय, स्थान, विषय के बारे में.

आप एक फोन कॉल, एसएमएस, ईमेल (डिलीवरी के साथ और अधिसूचना पढ़ें), व्यक्तिगत बायपास का उपयोग करके एक बैठक की रिपोर्ट कर सकते हैं।

यदि प्रतिभागियों में से एक विभिन्न कारणों (वार्षिक अवकाश, अस्थायी विकलांगता, व्यवसाय यात्रा आदि) के लिए कार्यस्थल से अनुपस्थित है, तो अनुपस्थिति के कारण का पता लगाना आवश्यक है और उस कर्मचारी को याद दिलाना है जो प्रतिस्थापन योजना के अनुसार अनुपस्थित व्यक्ति को बदलता है जो बैठक में शामिल होना चाहिए।

यह आपके कंप्यूटर पर कैलेंडर में "प्लानिंग मीटिंग में भाग लेने के लिए डिप्टी को याद दिलाना" जैसे पॉप-अप प्रॉम्प्ट को जोड़ने के लिए भी उपयोगी होगा।

बैठक के बारे में किसे सूचना दी जाती है और कब तालिका में दर्ज किया जा सकता है (उदाहरण 1)।

उदाहरण 1

बैठक प्रतिभागियों को सचेत करना

बैठक 24 जून, 2017 को प्रोक्योरमेंट डायरेक्टर के कार्यालय में होगी।

विषय: 2017 की दूसरी छमाही के लिए आपूर्तिकर्ताओं के साथ अनुबंध का निष्कर्ष।

प्रतिभागियों से मिलने के लिए बैठना

यदि आप हैं, तो अपनी बैठक के लिए बैठने का चार्ट सुनिश्चित करें:

शीर्ष अधिकारी (शहर, क्षेत्र, क्षेत्र, गणराज्य, संघ);

अंतरराष्ट्रीय निगमों और होल्डिंग्स, आदि के मालिक;

साथी संगठनों के प्रतिनिधि।

यदि संभव हो तो, सचिव को अध्यक्ष की मेज (उदाहरण 2) के बगल में एक अलग टेबल पर बैठाया जाना चाहिए।

उदाहरण 2

बैठने का नक़्शा

नाम कार्ड

संबंधित स्थानों के विपरीत तालिकाओं पर, स्थिति और (या) पूर्ण नाम के साथ नाम कार्ड रखना आवश्यक है। प्रत्येक प्रतिभागी। सबसे सरल विकल्प कागज का एक मुड़ा हुआ शीट है (अंजीर। 1)

चित्र: 1। बैठक प्रतिभागी का नाम कार्ड

बैज

विशेष रूप से महत्वपूर्ण मामलों में, बैज (बैज) तैयार करना आवश्यक है, जिस पर आपको संकेत देना चाहिए:

पूरा नाम। प्रतिभागियों;

उनकी स्थिति;

प्रत्येक प्रतिभागी का प्रतिनिधित्व करने वाले संगठन का नाम;

वह स्थान जहाँ निर्दिष्ट संगठन स्थित है।

बैज में ये भी शामिल हो सकते हैं:

प्रतिभागी द्वारा प्रतिनिधित्व संगठन का लोगो;

घटना (बैठक, सम्मेलन, आदि) का लोगो (प्रतीक)।

आप एक ड्रॉस्ट्रिंग या एक कपड़ेपिन के साथ बैज का उपयोग कर सकते हैं। वे स्टेशनरी और ऑफिस सप्लाई स्टोर में बेचे जाते हैं।

आप अपने आप को पाठ के साथ आवेषण डिजाइन कर सकते हैं, फिर उन्हें एक प्रिंटर पर प्रिंट कर सकते हैं, उन्हें कैंची से काट सकते हैं और बैज में डाल सकते हैं (छवि 2)।

चित्र: 2। स्व-डिज़ाइन बैज डालें

यदि प्रशिक्षण के लिए पर्याप्त धनराशि आवंटित की गई है, तो कार्ड डालने के लिए एक संगठन से आदेश दिया जा सकता है जो मुद्रण सेवाएँ प्रदान करता है। और नियमित आंतरिक बैठकों के लिए, बैज की आवश्यकता बिल्कुल नहीं होती है।

बैठक का निर्माण

विभिन्न प्रकार की बैठकों में अलग-अलग समय होता है। उदाहरण के लिए, एक सुबह की बैठक में लगभग आधे घंटे लग सकते हैं, और एक विशिष्ट मुद्दे पर एक अंतर्राज्यीय बैठक में पूरे दिन लग सकते हैं।

बैठक की अवधि पहले से तय की जानी चाहिए। सभी प्रतिभागियों को इवेंट की शुरुआत और समाप्ति समय पता होना चाहिए। यह आपको जल्दी और कुशलता से काम करने में मदद करेगा ताकि आप देर तक न रहें।

ब्रेक

यदि बैठक खगोलीय घंटे (60 मिनट) से अधिक है, तो हर शैक्षणिक घंटे (45 मिनट) पर ब्रेक लिया जाना चाहिए।

विशेष रूप से लंबे कार्यक्रमों में, ठहराव प्रदान किया जा सकता है, जिसके दौरान प्रतिभागियों को स्नैक्स (सैंडविच, फल, मिठाई) और पेय (चाय, कॉफी, रस, खनिज पानी, आदि) की पेशकश की जाती है।

जब बैठक का स्तर अधिक नहीं होता है, और बैठक कक्ष के बगल में कार्यालय आगंतुकों के लिए एक कूलर, एक कॉफी मशीन और डिस्पोजेबल व्यंजन होते हैं, तो बैठक में भाग लेने वाले आसानी से खुद को कॉफी, चाय या पानी डाल सकते हैं।

पानी और चश्मे की बोतलों को उन तालिकाओं पर अग्रिम रूप से रखा जा सकता है, जिन पर बैठक के प्रतिभागी बैठते हैं - फिर वे न केवल ब्रेक के दौरान, बल्कि किसी भी समय अपनी प्यास बुझा सकते हैं। खाने को मेजों पर न रखना बेहतर है। यह शर्मनाक होगा अगर प्रतिभागियों में से एक व्यवसाय के कागजात पर सैंडविच गिराता है या कॉफी बिखेरता है।

एक अलग कमरे में स्नैक्स और पेय के साथ टेबल सेट करना बेहतर है। यह आमतौर पर सचिव द्वारा किया जाता है, लेकिन केवल अगर वह मिनट नहीं रखता है। जब सचिव एक बैठक के दौरान कमरे से बाहर जाने में असमर्थ होता है, तो प्रभार में नियुक्त किसी अन्य व्यक्ति को ब्रेक की व्यवस्था करनी चाहिए। या, वैकल्पिक रूप से, सचिव बैठक शुरू होने से पहले कॉफी ब्रेक के लिए सब कुछ तैयार करता है। विस्तारित बैठकों के लिए, सहायक आमतौर पर अपरिहार्य हैं।

समय सीमा

घटना की अवधि को विनियमित किया जाना चाहिए। इस नियम की निगरानी बैठक के अध्यक्ष द्वारा की जाती है।

अपनी बैठक के एजेंडे की योजना बनाते समय, प्रत्येक वक्ता को प्रत्येक मुद्दे को बोलने और चर्चा करने के लिए आवश्यक समय को ध्यान में रखना चाहिए।

प्रत्येक प्रस्तुति के लिए समयरेखा के लिए अध्यक्ष के साथ जांचें।

जरूरत पड़ने पर शेड्यूल टूट जाता है।

कैलकुलेटर पर सभी समय अंतराल जोड़ें और कुल में जोड़ें

बैठक में कितना समय लग सकता है, इसकी सूचना चेयरमैन को देनी चाहिए। यदि वह इस आंकड़े से सहमत है, तो नियमों को सभी प्रतिभागियों के ध्यान में लाया जाना चाहिए, यदि नहीं, तो समायोजन करना होगा और फिर से अध्यक्ष को सूचना दी जाएगी।

एक बार सहमति के बाद, समय-सीमित एजेंडा सभी बैठक प्रतिभागियों (उदाहरण 3) को भेजा जाता है।

उदाहरण ३

समय-सीमित एजेंडा

बैठक के मिनट: 5 प्रमुख स्तंभ

मसविदा बनानास्थायी कॉलेजियम निकायों (आयोगों, समितियों, परिषदों, इत्यादि) और अस्थायी कॉलेजियम निकायों की गतिविधियों - विभिन्न बैठकों, बैठकों, सेमिनारों और सम्मेलनों दोनों का दस्तावेजीकरण करें।

निम्नलिखित प्रकार के प्रोटोकॉल प्रतिष्ठित हैं:

. संक्षिप्त प्रोटोकॉल - एक दस्तावेज जिसमें पूरा नाम दर्ज है। और बैठक के प्रतिभागियों की स्थिति, इसका विषय, मुख्य प्रश्न, रिपोर्ट का सारांश, निर्णय, प्रत्येक जिम्मेदार व्यक्ति के कार्यों की एक सूची। यह प्रोटोकॉल आमतौर पर परिचालन बैठकों में रखा जाता है।

. पूरा प्रोटोकॉलउपरोक्त सभी के अलावा, सभी भाषणों, राय, संशोधन और चर्चा की अन्य बारीकियों के विस्तृत रिकॉर्ड शामिल हैं। यह दस्तावेज़ आपको बैठक की एक विस्तृत तस्वीर को फिर से संगठित करने की अनुमति देता है।

मिनटों को रखने का रूप बैठक के अध्यक्ष या उद्यम के प्रमुख द्वारा चुना जाता है।

बैठक के लिए तैयार किए गए भाषणों और अन्य सामग्रियों के ग्रंथों को संलग्नक के रूप में तैयार किया जाता है। उन्हें प्रोटोकॉल पाठ में संदर्भित किया जाना चाहिए।

बैठक के पाठ्यक्रम को सही ढंग से और पूरी तरह से दर्ज करने के लिए सचिव जिम्मेदार है। इस जिम्मेदारी को कम करके नहीं आंका जाना चाहिए, क्योंकि प्रोटोकॉल एकमात्र ऐसा दस्तावेज है जो सभी भाषणों, चर्चाओं, टिप्पणियों और निर्णयों को दर्शाता है जिन्हें लागू किया जाना चाहिए। बैठक के दौरान, इसके प्रतिभागियों को कुछ सुनने को नहीं मिला, इसे लिखने का समय नहीं मिला। प्रोटोकॉल का हवाला देकर उबरना आसान होगा।

चरण 1: कार्यस्थल की तैयारी

मीटिंग से पहले मिनटों को रखना आसान बनाने के लिए:

. हॉल में अपने लिए जगह चुनेंजहां घटना होगी। इसमें सभी प्रतिभागियों को व्यक्तिगत रूप से दिखाना चाहिए, अध्यक्ष के भाषणों को स्पष्ट रूप से सुनना चाहिए, "दर्शकों से टिप्पणी" (उदाहरण 2 में बैठने का चार्ट देखें)।

. अपने डेस्क पर अपने पूर्ण नामों के साथ प्रतिभागियों की बैठक की सूची रखें। और स्थान, साथ ही एक बैठने का चार्ट... बैठक की शुरुआत से पहले, यह सावधानीपूर्वक अध्ययन करना उपयोगी होगा कि कौन कहाँ बैठा है, और फिर आवश्यकतानुसार आरेख पर गौर करें।

. स्टेशनरी पर स्टॉक करें... अपने साथ 2-3 पेन, 2 पेंसिल, 2 इरेज़र लें।

. जाँच करें कि क्या कार्यालय उपकरण और अन्य उपकरण काम कर रहे हैं: घड़ी, तानाशाह, कैमकॉर्डर (यदि कोई हो)। पावर कॉर्ड और बैटरी या संचायक को न भूलें।

मीटिंग से पहले सभी वार्ता के प्रमुख संदेशों को ताज़ा करें।

चरण 2: बैठक की प्रगति पर कब्जा

बैठक के लिए तैयार की गई सामग्रियों (रिपोर्ट, भाषण, संदर्भ, मसौदा निर्णय, एजेंडा, प्रतिभागियों की सूची, आदि) के अलावा, मिनटों को ध्वनि रिकॉर्डिंग, वीडियो रिकॉर्डिंग, टेप या किसी न किसी हस्तलिखित नोट्स के आधार पर तैयार किया जाता है।

मैं मोटे नोट कैसे रख सकता हूं?

1. ड्राफ्ट मिनटों के लिए शीट तैयार करें - उनकी संख्या एजेंडा के आकार पर निर्भर करती है। पहली शीट पर, बैठक की तारीख, उसका विषय, मिनट संख्या, प्रतिभागियों की सूची, एजेंडा (उदाहरण 4) लिखें।

उदाहरण ४

बैठक का ड्राफ्ट मिनट। चादर नंबर १

नोट के लिए पर्याप्त जगह छोड़कर, कागज की अलग-अलग खाली शीट पर चर्चा के लिए प्रश्न लिखें:

शीट नंबर 2: "अलौह और लौह धातु की आपूर्ति के लिए अनुबंध के समापन पर काम की स्थिति पर।" पी। डी। प्रोखोरोव की रिपोर्ट;

शीट नंबर 3

शीट नंबर 4: "आपूर्ति के परिवहन पर।" वी। यू। मेदवेदेव की रिपोर्ट;

शीट नंबर 5:… (बैठक के दौरान पूरा होना);

शीट नंबर 6: "कच्चे माल और सामग्रियों की खरीद के लिए संपन्न और निष्पादित अनुबंधों के तहत बस्तियों की स्थिति पर।" केडी फ़ोमिना की रिपोर्ट;

शीट नंबर 7:… (बैठक के दौरान पूरा होना);

शीट नंबर 8: “स्टील की आपूर्ति पर एलएलसी अमेटिस्ट के साथ समझौतों के समापन पर और जेएससी ईएसपीजेड को मिश्र धातु। आई। टेलेगिन के प्रस्ताव;

शीट नंबर 9: ... (बैठक के दौरान पूरा होना)।

2. सत्यापित करें कि सभी बैठक प्रतिभागी मौजूद हैं।पेंसिल में ड्राफ्ट प्रोटोकॉल में अनुपस्थित रहने वालों को बाहर करें - उन्हें देर हो सकती है। बैठक के बाद अनुपस्थिति और विलंब के कारणों का पता लगाएं।

देर से आने वालों के आने का समय, कोष्ठक में प्रोटोकॉल के पाठ में सीधे रिकॉर्ड करें:

इस मामले में, यह पता चल जाएगा कि बैठक के दौरान उपस्थित लोगों में से कौन सा सही है और क्या चूक गया।

3. "LISTENED" आइटम भरें... ड्राफ्ट की पहली शीट पर और रिपोर्ट की संबंधित उपाधियों के साथ शीट पर, व्यक्ति का पूरा नाम लगातार रिकॉर्ड करें। और वक्ता के शीर्षक, विषय और सारांश। आपको केवल मूल जानकारी रिकॉर्ड करने की आवश्यकता है: दिनांक, संख्या, तथ्य... इसके बाद, भाषणों (शोध) के प्रदान किए गए ग्रंथों के साथ नोट्स की जांच करें। यदि आपको कोई गड़बड़ी लगती है, तो कृपया इसे बैठक की कुर्सी पर रिपोर्ट करें

4. आइटम "दर्ज करें" दर्ज करें (यदि आवश्यक है)। यह पैराग्राफ तब पूरा होता है जब अन्य प्रतिभागियों की टिप्पणियों, प्रश्नों और आपत्तियों से वक्ताओं का पाठ्यक्रम बाधित होता है। पूर्ण प्रोटोकॉल में ऐसी हर टिप्पणी को तुरंत दर्ज किया जाना चाहिए, खासकर अगर यह वाक्यांश के साथ है: "कृपया प्रोटोकॉल में दर्ज करें।" उदाहरण के लिए:

तथ्य यह है कि कोई भी बयान बैठक के पाठ्यक्रम को बदल सकता है, और बाद में यह कब और किस संबंध में हुआ, इस पर प्रकाश डालना आवश्यक है।

थोड़े ही मिनटों में

एक बैठक एक अनिवार्य घटना है जिसमें एक संगठन के सभी सदस्य भाग लेते हैं, उदाहरण के लिए, शेयरधारकों की वार्षिक बैठक या सहकारी समिति के सदस्यों की एक सामान्य बैठक। बैठक आयोजित करने की प्रक्रिया को संबंधित संगठन के चार्टर द्वारा नियंत्रित किया जाता है, बैठक का पाठ्यक्रम और लिए गए निर्णय एक विशेष दस्तावेज में दर्ज किए जाते हैं - बैठक के मिनट।

एक बैठक के विपरीत, एक बैठक में व्यक्तियों के एक निश्चित निश्चित सर्कल द्वारा भाग लिया जाता है, एक नियम के रूप में, विभिन्न फर्मों के प्रतिनिधियों या उद्यम के डिवीजनों। बैठकें आमतौर पर नियमित होती हैं और सख्त क्रम में मिलती हैं।

विभाजित समय, सप्ताह में एक बार सबसे अधिक, और वर्तमान मुद्दों पर चर्चा करने का इरादा है, हालांकि उत्पादन की जरूरतों के कारण अनिर्धारित बैठकें हो सकती हैं। बैठक के मिनटों को रखना आवश्यक नहीं है, लेकिन आमतौर पर बैठक के अंत में निर्णय लिया जाता है।

व्यावसायिक बैठकों को व्यावसायिक बातचीत और वार्ता में विभाजित किया जाता है। व्यावसायिक वार्तालाप एक स्वतंत्र रूप में आयोजित किए जाते हैं, किसी भी मुद्दे पर चर्चा करने के लिए अभिप्रेत होते हैं जो किसी निर्णय के साथ समाप्त नहीं होते हैं। संयुक्त उपक्रमों के गंभीर मुद्दों को हल करने, गतिविधि के क्षेत्रों के परिसीमन, मूल्य निर्धारण नीति के विकास आदि के लिए वार्ता का उद्देश्य है। वे अंतिम दस्तावेजों या मौखिक घोषणाओं को अपनाने के साथ समाप्त होते हैं।

अपने काम की बारीकियों के कारण, किसी भी व्यापारी को अक्सर विभिन्न बैठकों, सम्मेलनों और व्यावसायिक बैठकों में भाग लेना पड़ता है, साथ ही इन घटनाओं को स्वयं आयोजित करना होता है। उनके संगठन और आचरण के लिए स्थापित प्रक्रिया का पालन करना आवश्यक है, क्योंकि प्रायः सभी व्यावसायिक कार्यों की सफलता इस पर निर्भर करती है।

बैठक, बैठक या वार्ता की तैयारी करते समय, आपको यह करना चाहिए:

1. चुनें और स्पष्ट रूप से एक एजेंडा स्पष्ट करें। एजेंडे में दो या तीन मुख्य मुद्दे हो सकते हैं और तीन या चार मामूली। यदि कुछ मुख्य प्रश्न हैं, तो यह बैठक बिना सोचे-समझे आगे बढ़ेगी और उनमें से पर्याप्त संख्या के साथ अधिक से अधिक समय लेगी, और बड़ी संख्या में प्रश्नों के साथ, चर्चा सतही हो जाएगी।

2. प्रतिभागियों की बैठकों (बातचीत के लिए) की संरचना निर्धारित करें। अपवाद उत्पादन बैठकें हैं, जो स्थायी सदस्यता के साथ नियमित रूप से (आमतौर पर सप्ताह में एक बार) आयोजित की जाती हैं।

3. घटना का दिन और समय चुनें। बातचीत के दौरान, दिन और समय सभी प्रतिभागियों के साथ अग्रिम रूप से सहमत हैं।

4. आयोजन के दिन और समय के बारे में प्रतिभागियों को सूचित करें। बैठक आयोजित करते समय, 5-7 दिनों में ऐसा करना वांछनीय है। केवल उन लोगों को आमंत्रित किया जाता है जो बैठक के स्थायी भागीदार नहीं होते हैं और उन्हें उत्पादन बैठक के दिन और समय के बारे में सूचित किया जाता है।

5. घटना की अपेक्षित अवधि निर्धारित करें और प्रतिभागियों को इसके बारे में चेतावनी दें। अनुभव से पता चला है कि किसी मीटिंग या मीटिंग के अंत समय की घोषणा करने से इसकी अवधि 10-15% कम हो जाएगी।

6. एक मुख्य भाषण या प्रस्तुति तैयार करें और आवश्यक चर्चा प्रतिभागियों की पहचान करें। रिपोर्ट विशिष्ट होनी चाहिए, विचाराधीन मुद्दे के सार को प्रतिबिंबित करें, निष्कर्ष की पुष्टि की जानी चाहिए। रिपोर्ट या संदेश की विशिष्टता की कमी और दर्शकों के बीच उदासीनता का कारण बनता है।

7. एक कमरा चुनें और तैयार करें। यह सुनिश्चित करने के लिए ध्यान रखा जाना चाहिए कि कमरा सभी प्रतिभागियों को समायोजित करने के लिए पर्याप्त आरामदायक हो। कुर्सियों की कमी नहीं होनी चाहिए। प्रत्येक प्रतिभागी के सामने तालिकाओं पर वार्ता आयोजित करते समय, अंतिम नाम, प्रथम नाम, संरक्षक और उस कंपनी के नाम का संकेत देते हुए एक कार्ड लगाना उचित होगा। तालिकाओं पर कागज और लेखन सामग्री भी होनी चाहिए, और शीतल पेय रखा जा सकता है। बातचीत के दौरान थोड़ी पेस्ट्री के साथ चाय या कॉफी परोसना अच्छा अभ्यास माना जाता है।

आपको निश्चित समय पर काम शुरू करने की आवश्यकता है। बैठक या बैठक की शुरुआत में देरी का मतलब आमतौर पर यह होता है कि अगली बैठक में प्रतिभागियों को देरी होगी। सभी पक्षों द्वारा वार्ता की शुरुआत के समय का पालन करने के लिए यह प्रथा है, बातचीत के लिए देर से होने को भागीदारों के लिए अत्यधिक अपमान माना जाता है और अवांछनीय परिणाम हो सकते हैं।

बैठक (मीटिंग) या व्यावसायिक बैठक के दौरान का वातावरण अनुकूल होना चाहिए। प्रतिभागियों पर व्यक्तिगत हमले, संबंधों का स्पष्टीकरण अस्वीकार्य है।

बैठक आयोजित करने के लिए एक अध्यक्ष चुना जाता है। अध्यक्ष के मुख्य कर्तव्य हैं:

नियमों का पालन करें;

स्पीकर के नाम और स्थिति की घोषणा करें, जिस संगठन का वह प्रतिनिधि है।

बैठक के अध्यक्ष को कुछ आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए, जिनमें से मुख्य हैं: सक्षमता, निष्पक्षता, खुद को स्पष्ट और स्पष्ट रूप से व्यक्त करने की क्षमता और अन्य लोगों की राय। चेयरमैन के पास यह अधिकार नहीं है कि वह एक या दूसरे मत या बैठक में भाग लेने वाले के लिए अपनी पसंद दर्शाने के साथ-साथ अपनी राय भी थोपे। उसे अपने प्रस्तावों को बताना चाहिए।

किसी भी बैठक या बैठक में एक महत्वपूर्ण कदम एक निर्णय है। ऐसे क्षणों में, बैठक अक्सर असहाय हो जाती है, जैसे कि ऊर्जा खोना। ऐसा इसलिए होता है क्योंकि प्रतिभागी यह महसूस करने में सक्षम नहीं होते हैं कि यह निर्णय लेने का समय है, या वे संकोच करते हैं, विकल्प बनाने की हिम्मत नहीं कर रहे हैं। ऐसे मामलों में, एक प्रस्ताव चुनना सबसे अच्छा है और इस पर विचार करना जारी रखें। यह महत्वपूर्ण है कि उस क्षण को याद न करें जब बहस बंद होनी चाहिए - इसके लिए अध्यक्ष के अनुभव और कौशल की आवश्यकता होती है। एक अच्छा तरीका एक मध्यावधि वोट है। यह चर्चा का अगला चरण है। हालांकि, अंतिम वोट के साथ किसी को भी जल्दबाजी नहीं करनी चाहिए अल्पसंख्यक द्वारा खारिज कर दिया गया निर्णय करना संभव है। इस मामले में, अल्पसंख्यक के सदस्य बहुमत के गलत साबित होने वाले कार्यों के साथ आगे बढ़ सकते हैं, जिससे चर्चा फिर से शुरू हो सकती है और पहले से प्राप्त परिणामों का नुकसान हो सकता है।

एक विशेष प्रकार की बैठक तथाकथित "बुद्धिशीलता" है। इस तरह की बैठक तब होती है जब किसी जटिल समस्या को हल करने के लिए आवश्यक होता है, एक भ्रामक स्थिति से बाहर निकलने का रास्ता खोजता है, और एक जिम्मेदार निर्णय लेता है।

इस तरह की बैठक आयोजित करने के लिए, सबसे पहले, कार्य को स्पष्ट रूप से तैयार करना आवश्यक है - केवल एक, सबसे कठिन या सबसे महत्वपूर्ण। यह वांछनीय है कि 7-12 से अधिक लोग चर्चा में भाग नहीं लेते हैं। यह सलाह दी जाती है कि कुर्सियों को एक सर्कल में व्यवस्थित करें ताकि कोई "गैलरी" और "प्रेसिडियम" न हो। चर्चा के समय को दृढ़ता से परिभाषित किया जाना चाहिए। समय की कमी तनाव पैदा करती है जो मस्तिष्क की गतिविधि को उत्तेजित करती है। ऐसी बैठक के लिए इष्टतम समय लगभग 30 मिनट है। किसी को भी प्रस्तावित प्रस्तावों की आलोचना नहीं करनी चाहिए। अधिकांश लोग रचनात्मक रूप से नैतिक खतरे की स्थितियों में काम नहीं कर सकते हैं, यदि किसी को वापस खींच लिया जाता है, तो अन्य केवल इस बारे में सोचेंगे कि सभी को बेवकूफ कैसे नहीं माना जाए। चर्चा की शुरुआत में, एक नियम के रूप में, भोज, खाली विचारों को सामने रखा जाता है। आलोचना पर रोक से किसी भी विचार को सामने रखना आसान हो जाता है, जिसके बीच कुछ बहुत मूल्यवान भी हो सकते हैं। सबसे अच्छे विचारों का चयन करना उचित है, और सबसे बुरा नहीं छोड़ना, जो अनुपयोगी लग रहा था वह बाद में काम आ सकता है। विचारों के लेखकत्व को स्थापित करने की आवश्यकता नहीं है - सर्वश्रेष्ठ विचार हमेशा सामूहिक रचनात्मकता के उत्पाद होते हैं।

जब एक कठिन स्थिति से बाहर निकलने का रास्ता मिल जाता है, तो दो समूहों में विभाजित करने की सलाह दी जाती है - "समर्थक" और "विरोधी" और विकसित समाधान में कमजोर बिंदुओं को खोजने की कोशिश करें। अंतिम निर्णय स्पष्ट रूप से तैयार और दर्ज किया जाना चाहिए।