बैठक और बैठकों के लक्ष्य और उद्देश्यों। और अनुभवी नेता हमेशा बैठक के अंत को स्थापित करेंगे, भाषणों की अवधि प्रत्येक मुद्दे पर चर्चा करने के नियमों को निर्धारित करेगी

व्यापारमुलाकात - निर्णय लेने और निर्णय लेने के लिए विचारों के आदान-प्रदान के माध्यम से हितधारकों के समूह की संगठित, लक्षित बातचीत का रूप।

1. पीओ सार्वजनिक जीवन के क्षेत्र में सहायक उपकरणआवंटित करें: प्रशासनिक, वैज्ञानिक या वैज्ञानिक और तकनीकी, राजनीतिक, व्यापार संघ और संयुक्त बैठकें।

2. पी। प्रतिभागियों की भागीदारी का पैमाना:इंटरनेशनल, रिपब्लिकन, सेक्टरल, क्षेत्रीय, क्षेत्रीय, शहर, जिला, आंतरिक।

3. में जगह:स्थानीय और बाहर निकलें।

4. पी। होल्डिंग की आवधिकता:एक बार, स्थायी, आवधिक।

5. पी। प्रतिभागियों की संख्या:एक संकीर्ण संरचना (5 लोगों तक) में, एक विस्तारित संरचना (20 लोगों तक), प्रतिनिधि (20 से अधिक लोगों) में।

6. पी। मुख्य कार्य:निर्देशक, परिचालन (ग्लाइडर), समस्याग्रस्त।

8. पी। प्रतिभागियों की दूरी:पूर्णकालिक और चयनकर्ता (स्वचालित टेलीफोन स्टेशनों की मदद से जो उनके कार्यस्थलों में मीटिंग प्रतिभागियों के साथ सिर के एक परिसर को स्थापित करते हैं)।

प्रबंधन का सिद्धांत उनके इच्छित उद्देश्य के लिए बैठकों और बैठकों का निम्नलिखित वर्गीकरण प्रदान करता है:

■ सूचनात्मक साक्षात्कार।प्रत्येक प्रतिभागी संक्षेप में सिर के राज्य की स्थिति पर रिपोर्ट करता है, जो लिखित रिपोर्ट दाखिल करने से बचाता है और संस्थान में मामलों की स्थिति का विचार प्राप्त करना संभव बनाता है;

■ निर्णय लेने के लिए बैठक।विभिन्न विभागों का प्रतिनिधित्व करने वाले प्रतिभागियों की राय का समन्वय करना

किसी विशिष्ट समस्या पर निर्णय लेने के लिए संगठन को अलग करना; ■। रचनात्मक बैठक।नए विचारों का उपयोग, आशाजनक गतिविधियों को विकसित करना। कोई भी बैठक और बैठक केवल तभी प्रभावी होती है जब वे व्यावसायिक संचार की प्रक्रिया में लोगों के व्यवहार के नैतिक रूप से उन्मुख मानदंडों के अनुपालन में आयोजित किए जाते हैं। एम। ब्रियाह।यह नोट करता है कि चर्चा में किसी और की राय के सम्मान के लिए यह आवश्यक है, भले ही यह पहली नज़र में बेतुका लगता है।

बिजनेस मीटिंग्स में, 7-9, अधिकतम 12 लोग भाग ले सकते हैं, बड़ी संख्या में प्रतिभागी काम की दक्षता को कम कर सकते हैं। चर्चा का विषय पूर्व निर्धारित किया जाना चाहिए कि प्रतिभागी व्यावसायिक रूप से तैयार कर सकते हैं, अपने प्रस्तावों पर विचार कर सकते हैं, यहां तक \u200b\u200bकि प्रासंगिक रिपोर्ट तैयार भी कर सकते हैं। बातचीत को सक्रिय करने के लिए प्रतिभागियों के स्थानिक स्थान के लिए "राउंड टेबल" के रूप में महत्वपूर्ण है। प्रमुख बैठक को शुरुआत में उम्मीद की जानी चाहिए कि बैठक के दौरान बैठक के दौरान बैठक के दौरान बैठक के दौरान बैठक व्यापार और रचनात्मक होगी, चर्चा के तहत विषय के तहत विषयों के तहत विषयों को "निष्क्रिय", "निष्क्रिय" को परिभाषित करके "शब्द का शब्द" को परिभाषित करना आवश्यक प्रश्न पूछकर शब्दों को उपलब्ध कराने की प्रक्रिया।, पैराफ्राज़ोव को बाहर निकालने और अंतरिम को सारांशित करते हुए, बैठक में अंतिम टिप्पणी देते हुए। यह याद रखना चाहिए कि व्यापार की बैठक में वास्तविक पदों की आलोचना करने की संभावना शामिल है, न कि उस व्यक्ति की व्यक्तिगत विशेषताओं को नहीं, और इस नियम का अनुपालन करने की सिफारिश की जाती है: स्थिति के संयोग को नोट करने के लिए, और फिर चर्चा करें समस्या को हल करने के लिए विभिन्न पदों और दृष्टिकोणों में अंतर, आश्वस्त रूप से प्रत्येक विकल्प के फायदे और नुकसान बहस करना। यदि आप आलोचना की आग के नीचे गिर गए हैं, तो समस्या पर हमले में हमला करने के लिए उपयोगी है: "मुझे खुशी है कि आप एक ही प्रश्न के बारे में चिंतित हैं और आप सबसे अच्छा समाधान खोजने की कोशिश कर रहे हैं .. । " मुख्य बात यह है कि समस्या को हल करने में विवाद, अप्रो-चाल को हराने के लिए नहीं है। अन्य राय के लिए पारगम्य होने के लिए, इसकी स्थिति का लाभ उठाना महत्वपूर्ण नहीं है, बल्कि एकमात्र संभव और केवल सत्य नहीं है, बल्कि एक अलग राय भी लेना और यहां तक \u200b\u200bकि एक अलग राय भी लेना महत्वपूर्ण है। प्रतिभागियों की निष्क्रियता को वापस लेने के लिए, प्रतिभागियों को लागू किया जा सकता है: 1) मंथन विधि के एक सर्कल में बयान या 2)। जब संघर्ष, दो रूप हो सकते हैं: प्रतिस्पर्धी प्रतिस्पर्धीया कोष-रति सहयोगी। शत्रुता को कमजोर करने के लिए, एक समझौता आयोग या एक समूह को प्रतिस्पर्धा में बनाया जा सकता है, जिसमें विपरीत विचारों वाले प्रतिभागियों को शामिल किया जा सकता है, जो उन वस्तुओं को परिभाषित करना चाहिए जिनमें उनकी राय सहमत हैं, किसी और की स्थिति में वस्तुओं को ढूंढने के लिए इष्टतम के लिए उपयोगी हो या समस्या का समाधान।

बिजनेस मीटिंग्स अक्सर पॉलिसी चरित्र ले जाती हैं जब माता-पिता की स्थिति से सिर उनकी राय को इंगित करता है और "बच्चे" की स्थिति से अन्य प्रतिभागियों को इस निर्णय को निष्पादित करने के लिए अन्य प्रतिभागियों के रूप में इंगित करता है। सबसे प्रभावी व्यावसायिक मीटिंग्स जो "वयस्क - वयस्क" स्थिति से समान बातचीत की औपचारिक प्रकृति पहनती हैं। हालांकि, वहां और कुशलताएं होती हैं जब बाहरी बातचीत को "वयस्क - वयस्क" के रूप में किया जाता है, और वास्तव में "अभिभावक - बच्चे", यानी। नेता सभी को भी कहने के लिए कहता है, यहां तक \u200b\u200bकि व्यापारियों, लेकिन सभी ने खुद को व्यक्त करने के बाद, हर किसी के पैराफ्रेशिंग के प्रमुख, आवश्यक उच्चारण प्रस्तुत करते हैं और नतीजतन, वह इस निर्णय को पूरा करने के लिए प्रतिभागियों को बाध्य करने के लिए उनके निर्णय रखता है "बच्चे" स्थिति से तथ्य।

शिक्षा के लिए संघीय एजेंसी

Magnitogorsk स्टेट यूनिवर्सिटी। G.i.nosov

मनोविज्ञान विभाग

व्यापार संचार सार

इस विषय पर: "व्यापार मीटिंग और बैठकें"

पूरा: एफएफके समूह छात्र 06-1

Grebenshchikova v.i.

जाँच की गई: ओरिनिना l.v

व्यापार वार्तालापों और वाणिज्यिक वार्ताओं के अलावा, व्यापार वार्तालापों के विशेष रूप व्यापार में व्यापक हैं, बैठकों जो कुछ मुद्दों की सामूहिक चर्चा को खोलने का एक तरीका है। ऐसी चर्चा के रूप बहुत विविध हैं। ये कांग्रेस, सम्मेलन, संगोष्ठी, मीटिंग्स, मीटिंग्स, सेमिनार हैं। इन घटनाओं में किए गए निर्णय आमतौर पर प्रबंधकों के एक संकीर्ण सर्कल द्वारा स्वीकार किए जाते हैं।

व्यापार बैठक का उद्देश्य एक मुफ्त चर्चा प्रदान करना और विभिन्न राय के लिए लेखांकन के आधार पर एक सामान्य निर्णय विकसित करना है।

मैंने विषय "बैठक का संगठन" चुना क्योंकि व्यापार वार्तालाप के रूप में सामूहिक चर्चा में बहुत सारी सकारात्मक पार्टियां हैं:

सबसे पहले, यह सोच की प्रभावशीलता को बढ़ाता है। रूसी कह रही है "मन अच्छा है, और दो - बेहतर" खाली जगह में नहीं उभरा, यह गहरा अर्थ रखा गया था। दरअसल, मानव सोच की विशिष्टता यह है कि यह विशेष रूप से संयुक्त बौद्धिक गतिविधि की स्थितियों में प्रभावी है, क्योंकि बौद्धिक परिणाम गुना नहीं करते हैं, लेकिन गुणा करते हैं। यह ज्ञात है कि अधिकांश उपयोगी विचार विचारों के सामूहिक आदान-प्रदान के साथ पैदा हुए थे।

दूसरा, बैठक की प्रक्रिया में, श्रमिकों के रचनात्मक समुदाय को मजबूत किया जाता है, सामूहिक कार्यों की एक प्रणाली में अलग-अलग श्रमिकों के हितों को शामिल किया जाता है, और इसके प्रतिभागियों की व्यावसायिक योग्यता बढ़ जाती है।

तीसरा, संयुक्त मानसिक कार्य में, उनमें से प्रत्येक की रचनात्मक क्षमता का खुलासा किया गया है।

अपर्याप्त रूप से अच्छी तरह से तैयार और खराब आयोजित बैठकें प्रत्येक अवसर के लिए बुलाई गईं, वे हानिकारक हैं, क्योंकि "भस्म" महंगा समय, मुख्य काम से लोगों को फाड़ दिया।

आम तौर पर, बैठक के लिए तैयारी में निम्नलिखित क्रियाएं शामिल हैं: विषय की परिभाषा, एजेंडा का गठन, बैठक के कार्यों की परिभाषा और इसकी कुल अवधि, शुरुआत की तिथि और समय, की संरचना प्रतिभागियों, काम का अनुमानित विनियमन।

बैठक के प्रारंभ समय को निर्धारित करना, काम की लय को ध्यान में रखा जाना चाहिए। एक प्रकार के काम से दूसरे तरीके से स्विच करने के अंत के बिना दिन के दौरान लोगों को मजबूर करने के लिए, बैठक को शुरुआत में या कार्य दिवस के अंत में या लंच ब्रेक के बाद खर्च करने की सलाह दी जाती है। समय की कुल लागत को ध्यान में रखते हुए (न केवल बैठक के लिए, बल्कि काम में फीस, संक्रमण, वापसी और समावेशन के लिए) बैठक की शुरुआत और अंत की योजना बनाई जानी चाहिए ताकि कोई खाली अवधि न हो: यदि यह लंच ब्रेक से 15 मिनट पहले है, तो इन मिनटों को खोया जा सकता है।

बैठक में प्रतिभागियों को अग्रिम में सूचित करना और उन सभी आवश्यक सामग्रियों के साथ एजेंडा के साथ उन्हें परिचित करना आवश्यक है ताकि उनके प्रदर्शन पहले से ही सोचा जा सके।

समय पर एक बैठक शुरू करना और तुरंत अपने प्रतिभागियों के सहयोग के नियमों के साथ समन्वय करना आवश्यक है, जैसे भाषणों या निर्णय लेने के समय को सीमित करना। उसके बाद, प्रतिभागियों में से एक को प्रोटोकॉल के लॉगिंग को सौंपना चाहिए।

बिजनेस मीटिंग्स और मीटिंग्स के सामान्य संगठन के ये और अन्य मुद्दे अधिक विस्तार से विचार करेंगे।

बिजनेस मीटिंग (असेंबली) - लोगों के समूह (टीम) के मौखिक संचार बातचीत। इस प्रकार के संचार में, विभिन्न शैलियों को संयुक्त किया जाता है: एक स्पेक्ट्रम मोनोलॉग्यू (लीड का प्रारंभिक और अंतिम शब्द, प्रतिभागियों के प्रदर्शन, रिपोर्ट), वार्तालाप (सूचना का आदान-प्रदान), "मस्तिष्क हमले" पर विचारों की चर्चा, नामांकन और विचारों की चर्चा), चर्चा।

बैठक की प्रभावशीलता बड़े पैमाने पर आयोजक की प्रतिभा पर निर्भर करती है - उनके भाषण कौशल और प्रबंधन क्षमताओं से, साथ ही साथ अपनी सुविधाओं की बैठक और ज्ञान के प्रकार की सही पसंद से।

बिजनेस मीटिंग्स हैं:

1. के रूप में:

1.1। सम्मेलन

1.2। संग्रह

1.3। बैठक

1.4। सेमिनार, संगोष्ठी

2. सिर के साथ एक बैठक के रूप में:

2.1। तानाशाह

2.2। निरंकुश

2.3। एकगामी - पहली रिपोर्ट, बहस, जहां केवल वे व्यक्ति भाग लेते हैं

जिसने सिर नियुक्त किया।

2.4। विचार-विमर्श

2.5। नि: शुल्क

3. सार्वजनिक जीवन के क्षेत्र में सहायक उपकरण के अनुसार:

3.1। पार्टी

3.2। व्यापार संघ

3.3। व्यवसाय (प्रशासन)

3.4। वैज्ञानिक

3.5। यूनाइटेड

4. अंतरिक्ष:

4.1। अंतरराष्ट्रीय

4.2। अखिल-रूसी

4.3। रिपब्लिकन

4.4। उद्योग

4.5। क्षेत्रीय

4.6। क्षेत्रीय

4.7। शहरी

4.8। जिला

4.9। अंदर का

5. निम्नलिखित के स्थान पर:

5.1। स्थानीय

5.2। बाहर जाएं

6. आवधिकता के संदर्भ में:

6.1। नियमित

6.2। स्थायी

6.3। मातृभाषा

6.4। सामयिक

7. प्रतिभागियों की संख्या से:

7.1। संकीर्ण रचना में (5 लोगों तक)

7.2। एक विस्तारित संरचना में (20 लोगों तक)

7.3। प्रतिनिधि (20 से अधिक लोग)

8. प्रतिभागियों की स्थिरता के अनुसार:

8.1। निश्चित रचना के साथ

8.2। आमंत्रित रचना के साथ

8.3। बैठक के लिए एक विशिष्ट सूची के साथ

8.4। संयुक्त

9. प्रश्नों के विषय पर:

9.1 प्रशासनिक

9.2 तकनीकी

9.3 कार्मिक

9.4 वित्तीय

9.5 तकनीकी

10. कार्यों के अनुसार:

10.1 समस्या

10.2 ट्यूटोरियल

10.3 परिचालन

11. नियुक्ति के लिए:

11.1 समाधान उत्पन्न करना

11.2 व्याख्यात्मक कार्य

11.3 संक्षेप में परिणाम

चर्चा की जाने वाली समस्या की जटिलता का आकलन करने के साथ-साथ प्रक्रिया में मौजूद समस्या को शामिल करने के लिए जितना संभव हो सके उतने तथ्यों को आकर्षित करने के लिए अग्रणी व्यावसायिक बैठक के मुख्य कार्यों में से एक। बेशक, अग्रणी स्थिति पर अग्रणी दृष्टिकोण होना चाहिए, लेकिन दूसरों को समझने के लिए दूसरों के बारे में जानना जरूरी है, वे सही हैं या समस्या की उनकी समझ में नहीं हैं। यदि विदेशी दृष्टिकोण वफादार है, तो प्रमुख बैठक अपने दिमाग को स्थिति में बदल सकती है। यदि सहकर्मी सही नहीं हैं या कुछ महत्वपूर्ण नहीं हैं, तो यह गायब तथ्यों की रिपोर्ट कर सकता है। सही दिशा में बैठक को निर्देशित करने के लिए एक महान उपकरण के उचित रूप से वितरित प्रश्न।

बैठक की प्रभावशीलता बड़े पैमाने पर आयोजक की प्रतिभा पर निर्भर करती है - उनके भाषण कौशल और प्रबंधन क्षमताओं से। अक्सर बैठक ने नेता को खुद रखता हूं।

व्यावसायिक बैठकों के निम्नलिखित मुख्य कार्यों को प्रतिष्ठित किया गया है:

1) पता लगाएं, मामले की स्थिति का विश्लेषण करें (जैसा कि उल्लिखित किया गया है, जो सामूहिक में हो रहा है ...); चर्चा पर चर्चा की गई चर्चा, प्रयासों को समन्वयित करें और संगठनात्मक निष्कर्ष निकालें। ये कार्य असेंबली के सूचना प्रकार से मेल खाते हैं।

2) आर्थिक नीति की शुद्धता में कर्मचारियों को मनाने के लिए, अपने कार्यान्वयन के लिए नए अनुभव और अवसरों के बारे में समस्याओं को हल करने में खोजों के बारे में टीम को सूचित करें। इन कार्यों को हल करने के लिए, एक व्याख्यात्मक बैठक का इरादा है, या बैठक को निर्देश दिया जाता है।

3) समस्या के लिए एक सामूहिक समाधान खोजें, उत्पादन, विचार एकत्र करें। इस प्रकार की बैठक एक समस्या है, या "मस्तिष्क हमला" है।

4) रचनात्मक समाधान का चयन करें और स्वीकार करें। यह बैठक का कार्य है - निर्णय निर्माता।

5) प्रतिभागियों को आवश्यक ज्ञान देने के लिए, उनकी योग्यता बढ़ाएं। इस प्रकार को एक सम्मेलन, या प्रशिक्षण विधानसभा कहा जाता है।

यदि टीम टीम के साथ निरंतर संपर्कों में रूचि रखता है, तो यह नियमित बैठकों का आयोजन करता है। बैठक की आवृत्ति में एक बार और आवधिक भी हो सकता है।

यदि किसी भी बैठक में प्रतिभागियों को विवाद के लिए एक गंभीर लालसा का सामना करना पड़ रहा है, तो सिर को शांतता बनाए रखना चाहिए, समूह को विवाद के बयानों का खंडन करने की अनुमति दें। एक नियम के रूप में, अंत में भाषण सुनने के बिना, वर्ड लेने वाले विस्फोटकों की आवश्यकता को रणनीतिक रूप से बाधित करने की आवश्यकता है, इस तरह के प्रदर्शन के लाभ थोड़ा सा हैं। यदि आपको नकारात्मकता से निपटना है (यानी, वह व्यक्ति जो विरोधाभास से प्यार करता है), आपको अपने ज्ञान और अनुभव को पहचानने और मूल्यांकन करने की आवश्यकता है। शर्मीली प्रतिभागियों को सरल प्रश्न रखने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है, अपनी ताकतों में उनके आत्मविश्वास को मजबूत किया जाता है। यदि विवाद लगातार प्रश्न पूछ रहे हैं, तो प्रस्तावों के साथ खेलने के बजाय, उनके प्रश्न समूह को संबोधित किया जाना चाहिए।

व्यापार की बैठक में उपयोगी होने के लिए, चर्चा तकनीकों की आवश्यकता की अध्यक्षता के लिए। सबसे पहले, सभ्य समूह चर्चा का नेतृत्व करने के लिए प्रयास करना आवश्यक है। यह विवादों के रिश्तों में व्यंजनों की उपस्थिति मानता है और इसलिए, अपने दृष्टिकोण के तर्क के इस तरह के साधनों के उपयोग को समाप्त करता है, जैसे उपहास, बाधाओं को बाधित करता है, उनके पते पर तेज गिरावट। प्रतिभागियों के बीच व्यापार विवाद के सटीक रूप से बंद करना आवश्यक है और अस्थायी सीमाएं थीं, और व्यक्तिगत संघर्षों को रोकने के लिए भी। विवाद की शब्दावली उन सभी मौजूद लोगों के लिए समझ में आती है।

चर्चा के लिए तैयारी करते समय, सच्चाई के लिए कम से कम सबसे आम योजना बनाई जानी चाहिए, सबसे भारी तर्क उठाएं। विशेष रूप से प्रभावशाली सटीक डिजिटल डेटा जिसे अस्वीकार नहीं किया जा सकता है।

§एक। समूह के व्यापार संचार के एक प्रकार के संगठन के रूप में बैठक

व्यापार बैठक (संग्रह) - लोगों के समूह (टीम) के मौखिक संचार बातचीत। इस प्रकार के संचार में, विभिन्न शैलियों को संयुक्त किया जाता है: एक स्पेक्ट्रम मोनोलॉग्यू (लीड का प्रारंभिक और अंतिम शब्द, प्रतिभागियों के प्रदर्शन, रिपोर्ट), वार्तालाप (सूचना का आदान-प्रदान), "मस्तिष्क हमले" पर विचारों की चर्चा, नामांकन और विचारों की चर्चा), चर्चा।

बैठक की प्रभावशीलता बड़े पैमाने पर आयोजक की प्रतिभा पर निर्भर करती है - उनके भाषण कौशल और प्रबंधन क्षमताओं से। अक्सर बैठक ने नेता को खुद रखता हूं।

व्यावसायिक बैठकों के निम्नलिखित मुख्य कार्यों को प्रतिष्ठित किया गया है:

1) पता लगाएं, मामले की स्थिति का विश्लेषण करें (जैसा कि उल्लिखित किया गया है, जो सामूहिक में हो रहा है ...); चर्चा पर चर्चा की गई चर्चा, प्रयासों को समन्वयित करें और संगठनात्मक निष्कर्ष निकालें। ये कार्य असेंबली के सूचना प्रकार से मेल खाते हैं।

2) आर्थिक नीति की शुद्धता में कर्मचारियों को मनाने के लिए, अपने कार्यान्वयन के लिए नए अनुभव और अवसरों के बारे में समस्याओं को हल करने में खोजों के बारे में टीम को सूचित करें। इन कार्यों को हल करने के लिए, एक व्याख्यात्मक बैठक का इरादा है, या बैठक को निर्देश दिया जाता है।

3) समस्या के लिए एक सामूहिक समाधान खोजें, उत्पादन, विचार एकत्र करें। इस प्रकार की बैठक एक समस्या है, या "मस्तिष्क का दौरा"।

4) रचनात्मक समाधान का चयन करें और स्वीकार करें। यह बैठक का कार्य है - निर्णय निर्माता।

5) प्रतिभागियों को आवश्यक ज्ञान देने के लिए, उनकी योग्यता बढ़ाएं। इस प्रकार को एक सम्मेलन, या प्रशिक्षण विधानसभा कहा जाता है।

यदि टीम टीम के साथ निरंतर संपर्कों में रूचि रखता है, तो यह नियमित बैठकों का आयोजन करता है। बैठक की आवृत्ति में एक बार और आवधिक भी हो सकता है।

§2। तैयारी और बैठक के चरण

बैठक एक समूह संचार है जिसे प्रबंधित किया जाता है, आयोजित किया जाता है। 90% की उनकी सफलता तैयारी पर निर्भर करती है, संचारक चरण के संरचनात्मक तत्वों को परिष्कृत करती है और बाद के मूल्यांकन और आत्म-सम्मान।

बैठक की तैयारी इसकी आवश्यकता की परिभाषा के साथ शुरू होती है। इस जटिल प्रकार के काम को सलाह दी जाती है कि क्या कोई विकल्प नहीं है, जैसे वार्तालाप, उच्च प्रबंधन का निर्णय, अन्य बैठकों के साथ संघ। चर्चा की सामूहिक प्रक्रिया को व्यवस्थित करने के समाधान के बाद अपने विषय और उद्देश्य को स्पष्ट करें। आवंटित और समूह करके, एजेंडा विकसित किया गया है। मुद्दों पर विचार करने का अनुक्रम चुनना, मनोवैज्ञानिक आधार से आगे बढ़ना। सबसे अधिक "कठिन" वस्तुओं को विस्तारित चर्चा, अध्ययन, बैठक के दूसरे तीसरे स्थान पर सबसे अच्छी जगह की आवश्यकता होती है, जब समूह का शारीरिक और मानसिक प्रदर्शन एक चोटी तक पहुंच जाता है। वर्तमान या तत्काल प्रश्न जिन्हें अधिक समय की आवश्यकता नहीं होती है, सभी को सबसे पहले हल किया जा सकता है, और सबसे "सरल" आइटम या सबसे दिलचस्प - अंत में छोड़ दें।

आम तौर पर, तैयार करना आवश्यक है, इसके लिए एक कमीशन आयोजित किया जा सकता है, एक मसौदा निर्णय। वह अक्सर "प्रश्नावली" का प्रतिनिधित्व करता है, जिनमें से प्रत्येक आइटम के लिए प्रतिभागी बैठक के दौरान विशिष्ट उत्तर देंगे।

अगला कदम दर्शकों की तैयारी, प्रतिभागियों की तैयारी की मात्रात्मक और गुणात्मक संरचना निर्धारित करना है।

प्रत्येक बैठक के लिए सभी इकाइयों के प्रबंधकों को आमंत्रित करने के लिए जरूरी नहीं है। ट्रेंडी उन अधिकारियों द्वारा आकर्षित होते हैं जो चर्चा के तहत समस्या पर सबसे सक्षम हैं। यह निर्धारित करना आवश्यक है कि संचार राय की एक विस्तृत श्रृंखला का प्रतिनिधित्व करते हैं या एक ही विचार के साथ एक समेकित समूह बनाते हैं या नहीं। बैठक में प्रतिभागियों की संख्या को संकीर्ण (5 लोगों तक), विस्तारित (20 लोगों तक) और प्रतिनिधियों (20 से अधिक लोगों) का विस्तार किया जा सकता है। छोटे समूहों को ठंडा किया जाता है, अत्यधिक उत्पादक, लेकिन उनमें बातचीत स्थापित करना मुश्किल है, अविश्वसनीय समाधान लेने का जोखिम है। एक नियम के रूप में, कई बिंदुओं के आधार पर सत्यापित समाधान मानते हैं, लेकिन उन्हें एक आम राय, बढ़ाया नियंत्रण में आना मुश्किल है, समूहिंग का खतरा है, "sabotnikov" पर दबाव। आंतरिक व्यापार बैठक के लिए प्रतिभागियों की सही संख्या 6 से 9 तक है। सभी कर्मचारियों को इस विषय, एजेंडा का उद्देश्य और आवश्यक सामग्री, दस्तावेजों से परिचित होना चाहिए।

बैठक के लिए सबसे अच्छा समय, एर्गोनोमिक अध्ययनों के अनुसार, बाद में सुबह (11 घंटे का माध्यम या गुरुवार) है। नियमित बैठकों के लिए, सप्ताह का एक निश्चित दिन छुट्टी दी जाती है।

एक नियम के रूप में, स्थान संगठन प्रमुख की कैबिनेट है। हालांकि, विशेष रूप से सुसज्जित कमरे में बैठकों को बुलाना बेहतर है। इसमें अच्छी ध्वनिक, ध्वनि इन्सुलेशन, वेंटिलेशन, सामान्य वायु तापमान (+ 9 ओ सी), आरामदायक फर्नीचर होना चाहिए। प्रतिभागियों का सबसे इष्टतम स्थान एक दूसरे से ट्रेपोज़ाइडल टेबल पर एक दूसरे से एक विस्तारित हाथ की दूरी पर है।

बड़ी संख्या में लोगों की संयुक्त मानसिक गतिविधि की समीक्षीय अवधि 40 - 45 मिनट है। यदि मामले की परिस्थितियों को अधिक समय की आवश्यकता होती है, तो 40 मिनट के बाद दस मिनट का ब्रेक घोषित किया जाता है। विनियमन बैठक की शुरुआत में स्थापित किया गया है। आम तौर पर लीड का प्रारंभिक और अंतिम शब्द, साथ ही साथ सभी प्रदर्शनों की योजना 10 मिनट के लिए की जाती है। प्रारंभिक शब्द में, यह स्पष्ट रूप से और बेहद ठोस रूप से आवश्यक है, चर्चा की गई समस्याओं का सारांशित करें और एक बार फिर अंतिम उद्देश्य पर उपस्थित बैठक पर ध्यान दें। चर्चा के लिए एक उत्तेजना बनाने के लिए, आप मुद्दों के व्यावहारिक महत्व पर जोर दे सकते हैं, श्रोताओं के सामने कई विशिष्ट कार्यों को रख सकते हैं। बैठक के अध्यक्ष के लिए सबसे महत्वपूर्ण आवश्यकताओं में से एक प्रतिभागियों के बाकी हिस्सों द्वारा अपनी स्थिति की शुरुआत से लागू नहीं करना है। स्थिति विशेष वजन के सिर के शब्दों को संलग्न करती है और विपरीत विचारों का पालन करने वाले श्रमिकों के उन लोगों को बस उन्हें व्यक्त करने का फैसला नहीं किया जा सकता है कि मालिकों का खंडन न करें। एक तटस्थ स्थिति लेने की कोशिश करना, तीसरे व्यक्ति से अपनी राय निर्धारित करना या एक प्रश्न के रूप में तैयार करना आवश्यक है। सबसे गंभीर बैठक एक अप्रत्याशित रूप से दिलचस्प प्रतिकृति और यहां तक \u200b\u200bकि चुटकुले के साथ शुरू करने के लिए उपयुक्त है। बहुत शानदार यदि वाक्यांश, सोचा कि बैठक खुलती है, इसका उपयोग पूरा होने में किया जाएगा। मोड़, लीड प्रतिभागियों को नाम से कॉल करता है - यदि संभव हो तो संरक्षक शब्द, प्रासंगिक मुद्दे पर उनके अनुभव और क्षमता पर जोर देता है। अध्यक्ष न केवल भाषण के सार के लिए बेहद चौकस होना चाहिए, बल्कि उनमें से प्रत्येक समग्र डिजाइन में फिट बैठता है, क्योंकि यह इच्छित लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए काम करता है; पक्ष के लिए नेतृत्व नहीं करता है। आयोजक प्रत्येक समस्या के विचारों के दौरान नियमों पर नज़र रखता है, प्रत्येक समस्या के विचारों को संक्षेप में भाषणों का सारांशित करता है। यह आपको विश्वास प्राप्त करने की अनुमति देता है कि सभी स्पष्ट रूप से समझते हैं कि क्या कहा जा रहा है कि चर्चा के दौरान एक निश्चित प्रगति हासिल की जाएगी। यदि स्पीकर इस मुद्दे से परे चला जाता है, तो इसे रोकने के लिए राजनयिक होना चाहिए। प्रस्तावों का महत्वपूर्ण मूल्यांकन भाषण के बाद या तुरंत किया जाता है, या यदि सभी विचारों के बयान के बाद "दिमागी तूफान" विधि का उपयोग किया जाता है।

बैठक का निम्नलिखित संभावित चरण निर्णय लेने वाला है। तैयार ड्राफ्ट निर्णय अग्रिम में पढ़ा जाता है, और बैठक में प्रतिभागियों ने अपने स्वयं के समायोजन किए हैं, इसे मतदान के परिणामों पर ले जाएं। निर्णय लेने के बाद, अपने निष्पादन और नियंत्रण को पूरा करने वाले व्यक्ति निर्धारित किए जाते हैं।

बैठक को खत्म करना, प्रस्तुतकर्ता सभी को उन योजनाओं, कार्यक्रमों को पूरा करने के लिए सभी को कॉल कर सकता है, जिन्हें वे अंत में आए हैं; संक्षेप में चर्चा के पाठ्यक्रम को सारांशित करें; सबसे सफल विचारों, व्यापार प्रदर्शन की प्रशंसा करें; उत्पादक काम के लिए सभी का धन्यवाद।

अंग्रेजी शोधकर्ता बैठक एलन बार्कर का मानना \u200b\u200bहै कि लाभ के लिए संचालित सामूहिक चर्चाओं का निरंतर विश्लेषण। बैठक के ढांचे के बाहर, एक अलग बैठक में पूरे समूह द्वारा तैयार किए गए मूल्यांकन का उद्देश्य होना चाहिए। आप प्रतिभागियों को जवाब के लिए तथाकथित स्लाइडिंग स्केल का उपयोग करके प्रश्नावली भरने के लिए पेश कर सकते हैं: (नहीं) 1 2 3 4 5 6 (हाँ):

क्या यह मिलना आवश्यक था?

यह स्पष्ट है?

क्या यह लक्ष्य के अनुरूप था?

क्या आप सहमत हैं कि अवधि और समय सुविधाजनक थे?

क्या कमरे ने आपको संतुष्ट किया?

क्या आपको समय, दस्तावेजों में एजेंडा मिला?

क्या कोई एजेंडा आइटम सेट हैं?

क्या आपके पास प्रासंगिक क्षमता से मौजूद हैं?

क्या अध्यक्ष ने उचित नियंत्रण किया?

क्या आप निर्णय लेने की प्रक्रिया से संतुष्ट हैं?

यदि आप एक स्वतंत्र विशेषज्ञ को आकर्षित करते हैं तो बैठक का विश्लेषण अधिक कुशलता से किया जा सकता है। उनके पास क्या चल रहा है, और क्या बदला जा सकता है इसके निष्पक्ष मूल्यांकन की संभावना होगी।

एक शुरुआती प्रबंधक योजना के अनुसार स्वतंत्र रूप से सामूहिक संचार का विश्लेषण कर सकता है:

1. लक्ष्य के आधार पर शीर्षक प्रकार कैसे होता है?

2. क्या विषय और सबटॉफी (एजेंडा) तैयार किया गया है?

3. सबसे कठिन मुद्दों पर विचार कब है?

4. क्या स्थान, समय, प्रतिभागियों की संख्या और संरचना है?

5. उद्घाटन शब्द में लीड क्या करता है?

6. नियमों को क्या स्वीकार किया जाता है?

7. संवाद के दौरान लीड के आयोजन भाषण कार्य क्या हैं?

8. क्या वे वर्तमान चर्चा में भाग लेंगे?

9. क्या निर्णय स्वीकार किए जाते हैं?

10. आयोजक ने बैठक से स्नातक की उपाधि प्राप्त की?

11. क्या प्रोटोकॉल नीति सही ढंग से है?

उत्पादक कार्य उद्यमों के संगठन के रूप में बैठकें और बैठकें हैं। उनके पास विभिन्न लक्ष्यों और आचरण करने के तरीके हैं।

परिभाषा

मुलाकात - उन व्यक्तियों के दाहिने सर्कल की बैठक जिसका लक्ष्य सामयिक मुद्दों को समझना है।

संग्रह - सामयिक मुद्दों और समस्याओं पर चर्चा करने के लिए लोगों की संयुक्त सामान्य गतिविधि की बैठक।

तुलना

प्रतिभागियों

प्रत्येक घटनाएं अलग-अलग लोग हैं। बैठक में एक नियम के रूप में, एक नियम, हितधारकों का एक छोटा सर्कल के रूप में एक संकीर्ण प्रारूप द्वारा विशेषता है। उनमें से, उदाहरण के लिए, संरचनात्मक इकाइयों, प्रमुख विशेषज्ञों या विभिन्न फर्मों के प्रतिनिधियों के प्रमुख हो सकते हैं। कभी-कभी बैठक एक न्यायिक है, इस मामले पर निर्णय लेने के लिए आयोजित की जाती है।

बैठक - अधिक बड़े पैमाने पर घटना। इसमें उद्यम के सभी कर्मचारी हो सकते हैं। बैठकों के उदाहरण भी माता-पिता या चुनाव हैं।

चर्चा का विषय

बैठक से बैठक के बीच का अंतर इस घटना में किन विषयों में वृद्धि करता है। इस प्रकार, बैठक में उत्पादन प्रबंधन के मुद्दों पर विचार करने, मामलों की स्थिति के बारे में जानकारी एकत्र करने, समस्या क्षेत्रों की पहचान करने के लिए व्यवस्था की जाती है। गोल मेज के पीछे के लोग इस अधीन हैं, और यहां सभी की राय बहुत महत्वपूर्ण है, बैठक के विपरीत, जिस पर कभी-कभी यह आवश्यक जानकारी प्राप्त करने के लिए भाग लेने के लिए पर्याप्त है।

एजेंडा पर बैठकों में, अधिक सामान्य, जो कुछ समय में जमा हुआ है, पूरे श्रम सामूहिक के लिए महत्व के प्रश्नों को बाहर निकाला जाता है। ऐसी बैठकों में, जो विषयों को सीधे उत्पादन से संबंधित नहीं हैं, कभी-कभी प्रभावित होते हैं। उदाहरण के लिए, हम आगामी छुट्टी की तैयारी के बारे में बात कर सकते हैं।

लक्ष्य

बैठकों की प्रकृति परिचालित है। ऐसी सभाओं के उद्देश्य वर्तमान गतिविधियों में समायोजन की शुरूआत हैं, वर्कफ़्लो में सुधार। बैठक संकल्प जमा करने के साथ समाप्त होती है।

बैठकें अक्सर परिणामों को सारांशित करती हैं, पुरस्कार आयोजित किए जाते हैं, यह निकट भविष्य के लिए काम करने की स्थितियों और योजनाओं पर रिपोर्ट किया जाता है। बैठक के पाठ्यक्रम और इस पर किए गए निर्णयों को विशेष प्रोटोकॉल में दर्ज किया गया है।

आवृत्ति

हम विश्लेषण करेंगे कि बैठक और उनके आचरण की आवृत्ति के संबंध में बैठक के बीच क्या अंतर है। तो, दो प्रकार की घटनाओं में से, बैठकें अक्सर बुलाई जाती हैं। उनके लिए, एक निश्चित समय निर्धारित किया जाता है। लेकिन ऐसी बैठकों की प्रकृति अनिर्धारित हो सकती है, अगर इसे तत्काल आवश्यकता से उचित है।

सचिव के पवित्र कर्तव्यों में से एक बैठक, बैठकों और बैठकों को तैयार करना है जो विभिन्न स्तरों के नेताओं को शुरू करते हैं। ज्यादातर मामलों में, सचिव भी ऐसी घटनाओं के प्रोटोकॉल की ओर जाता है। लेख में, हम बताएंगे कि इन प्रक्रियाओं को और अधिक कुशल कैसे बनाया जाए।

प्रोटोकॉल के बारे में वार्तालाप शुरू करने के लिए, सबसे पहले, आपको बैठकों की तैयारी में रहने की आवश्यकता है। ऐसी घटना से पहले, प्रतिभागियों की संरचना को निर्धारित करने के लिए एजेंडा पर विचार करना महत्वपूर्ण है, सभी वक्ताओं और अन्य सामग्रियों की रिपोर्ट के साथ खुद को परिचित करना महत्वपूर्ण है। यह सब अतिरिक्त प्रयासों की आवश्यकता होगी, लेकिन नतीजतन, प्रोटोकॉल बहुत आसान होगा।

समय बचाने के लिए कैसे?

बैठक में विभिन्न शोधों के मुताबिक, संगठन के प्रमुख के कामकाजी समय के 10 से 50% और अन्य कर्मचारियों को खर्च किया जा सकता है। समय की लागत, पहलियों, आयोजकों और बैठकों के प्रतिभागियों को कम करने के लिए, आपको निम्नलिखित नियमों को याद रखना होगा:

बैठक में केवल उन प्रश्नों पर चर्चा करें जिन्हें कार्य क्रम में हल नहीं किया जा सकता है।

बैठक प्रतिभागियों की संख्या को सीमित करें। यह घटना की अवधि के लिए सीधे आनुपातिक है। यदि बैठक की अवधि जिसमें 5 कर्मचारी भाग लेते हैं, तो 1 घंटे है, फिर 10 से प्रतिभागियों की संख्या के साथ यह 2 घंटे और अधिक होने की संभावना है।

बैठक के लिए सूचना सामग्री अग्रिम में तैयार करें। गणना, विश्लेषणात्मक संदर्भ, तालिकाओं, ग्राफ, सारांश, फोटो और वीडियो सामग्री, प्रस्तुतियां, उत्पाद नमूने, विशेषज्ञता के समापन प्रोफ़ाइल विशेषज्ञ प्रदान करना चाहिए। लेकिन सामग्रियों की तैयारी की जांच करने के लिए बैठक के सचिव होना चाहिए। इसलिए, घटना से पहले एक या दो दिन:

ए) जिम्मेदार व्यक्तियों की मदद से जो रिपोर्ट के साथ दिखाई देंगे, सभी सूचना सामग्री की एक सूची तैयार करें;

बी) इलेक्ट्रॉनिक रूप में बने जिम्मेदार व्यक्तियों से प्राप्त करें (उदाहरण के लिए, प्रस्तुतियों, व्याख्यात्मक नोट्स, आदि);

सी) जिम्मेदार लोगों से प्राप्तकर्ताओं और रिपोर्ट के ग्रंथों को मुद्रित करें।

प्रत्येक प्रश्न के लिए, एक जिम्मेदार कर्मचारी नियुक्त करें, भले ही किसी व्यक्ति को असाइनमेंट पूरा करना होगा।

अपराधियों के लिए समय बर्बाद मत करो। याद रखें कि प्रत्येक बैठक का मुख्य कार्य एजेंडा पर चर्चा करना और समाधान लेना है।

कार्यसूची

यह उन प्रश्नों की एक सूची है जो बैठक में चर्चा की जाने वाली योजनाबद्ध हैं। वे बैठक के अध्यक्ष द्वारा निर्धारित किए जाते हैं। हालांकि, सचिव भी इस प्रक्रिया में भाग ले सकते हैं।

एजेंडा विकसित करते समय, निम्न सिफारिशों का उपयोग करें:

• बहुत व्यापक मीटिंग विषय कुछ सबटॉप में टूट जाते हैं। यदि आवश्यक हो, तो प्रत्येक भूमि के लिए, जिम्मेदार व्यक्ति प्रारंभिक बैठकें कर सकते हैं।

उदाहरण के लिए, "मुख्य उत्पादन दुकानों के नियोजित संकेतकों के कार्यान्वयन पर" विषय पर महीने के अंत में बैठक कार्यशालाओं में छोटी बैठकों की एक श्रृंखला से पहले की जानी चाहिए: "योजना की पूर्ति पर असेंबली की दुकान के साथ योजना की पूर्ति पर एक यांत्रिक कार्यशाला "," योजना के कार्यान्वयन पर "," खरीद कार्यशाला के लिए योजना की पूर्ति पर "," या "उद्यम में ईआरपी प्रणाली के कार्यान्वयन पर" विषय पर एक बैठक कई बैठकों से पहले होनी चाहिए: "ईआरपी प्रणाली और 1 सी लेखांकन में 1 सी प्रदान करने पर ईआरपी प्रणाली को लागू करने की समस्याओं पर" , "ईआरपी प्रणाली और डेटा हस्तांतरण के तकनीकी प्रावधान पर", आदि

• सामान्य विषयों द्वारा एकजुट मुद्दों के महत्व के बराबर एजेंडा पर इसे बाहर निकालें। उदाहरण के लिए, उद्यम के क्षेत्र से एक गोदाम, शिपमेंट और तैयार उत्पादों के निर्यात के लिए किराए पर लेने का आदेश प्रदान करना।

एजेंडा पर, आप एक दूसरे से संबंधित समस्याओं की एक विस्तृत श्रृंखला बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, उनमें से हो सकता है:

एक नई धारा रेखा की खरीद;

उत्पादन की तकनीकी तैयारी;

नए उपकरणों के अधिग्रहण के संबंध में डिजाइन और तकनीकी दस्तावेज में संशोधन;

उत्पादन भवनों का आधुनिकीकरण और मशीन बाइंडिंग के विकास;

सामग्री और तकनीकी सहायता।

साथ ही, इस बैठक में फैक्ट्री डाइनिंग रूम में पास पर फैक्ट्री पास या इलेक्ट्रॉनिक बस्तियों के संगठन का पुनर्निर्माण स्पष्ट रूप से चर्चा के लायक नहीं है।

यह स्पष्ट है कि सचिव हमेशा एजेंडा की सामग्री को प्रभावित नहीं करता है। बैठक सिर एकत्र करती है, वह मुद्दों की सीमा को भी रेखांकित करता है। और यदि सिर में एक बैठक का एजेंडा शामिल है, तो कास्टिंग के उत्पादन के लिए एक नई सुव्यवस्थित की खरीद और क्षेत्र की सफाई के लिए वसंत सबबोटनिक के संगठन, फिर इसे समझने के लिए संभव नहीं हो सकता है। लेकिन इसके हिस्से के लिए, शनिवार को किसी अन्य बैठक में संगठन की चर्चा करना संभव है, उदाहरण के लिए, इमारत के मुखौटे को चित्रित करने या जन्मदिन के अवसर पर समारोहों के साथ संयोजन करके इसे संयोजित करना संभव है संगठन।

• केवल उन प्रश्नों से एक एजेंडा बनाएं जो बैठक की ज़िम्मेदारी की योग्यता और क्षेत्र के भीतर हैं। उदाहरण के लिए, आपूर्ति सेवा के प्रमुख की अनुपस्थिति में आपूर्ति के मुद्दों पर चर्चा करना बेकार होगा।
• एजेंडा पर विषयों की संख्या को सीमित करें। उन्हें उतना ही होना चाहिए जितना इसे प्रभावी ढंग से चर्चा की जानी चाहिए और आवंटित अवधि के लिए हल किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, बैठक के 1 घंटे में, चर्चा की और बैठक की तैयारी की गुणवत्ता पर चर्चा के विषयों के आधार पर 1 से 5 प्रश्नों पर चर्चा करना संभव है।
• एजेंडा पर कार्यों और निर्देशों पर एक रिपोर्ट शामिल करें, पिछली बैठक पर डेटायदि बैठकें सामान्य विषय और प्रतिभागियों की संरचना के साथ मिलती हैं। इस तथ्य के लिए तैयार रहें, भले ही एजेंडा पर ऐसी कोई वस्तु न हो, अध्यक्ष उसे अपने अधिकार के साथ पेश कर सकते हैं। इसलिए, अग्रिम आदेशों की सूची को प्रिंट करना बेहतर है - यह अध्यक्ष, जिम्मेदार व्यक्ति और सचिव से होना चाहिए।

प्रतिभागियों से मिलना

घटना में प्रतिभागियों के लिए सामान्य आवश्यकताएं:

एजेंडा पर जारी मामलों में सक्षमता और रुचि;

निर्णय लेने और मीटिंग के अधीनस्थ निर्देश देने के लिए एक काफी उच्च स्थिति।

प्रतिभागियों की संरचना घटना के दौरान भिन्न हो सकती है। यदि एजेंडा पर कोई विषय है जो बैठक में सभी प्रतिभागियों को प्रभावित करता है, और उनमें से कुछ से संबंधित समस्याएं हैं, सामान्य मुद्दों पर चर्चा की जानी चाहिए। भविष्य की चर्चा में नियोजित कर्मचारियों की बैठक के इस हिस्से को पूरा करने पर, आप जाने दे सकते हैं।

सभी को कैसे सूचित किया जाए

बैठक में सभी प्रतिभागियों को सूचित करें तिथि, समय, स्थान के बारे में, घटनाओं का विषय.

आप एक फोन कॉल, एसएमएस संदेश, ईमेल (डिलीवरी और पठन की सूचना के साथ), व्यक्तिगत ट्रैवर्सल का उपयोग करके मीटिंग की रिपोर्ट कर सकते हैं।

यदि प्रतिभागियों का कोई कारण विभिन्न कारणों (वार्षिक छुट्टी, अस्थायी विकलांगता, यात्रा इत्यादि) के लिए कार्यस्थल में नहीं है, तो अनुपस्थिति के कारण का पता लगाना आवश्यक है और उस कर्मचारी को याद करना आवश्यक है जो गायब सारांश योजना को प्रतिस्थापित करता है जो इसे जरूरी है बैठक में उपस्थित रहें।

यह आपके कंप्यूटर पर कैलेंडर में पॉप-अप संकेत डालने के लिए भी उपयोगी होगा जैसे "डिप्टी को याद दिलाएं कि वह ग्लाइडर पर मौजूद होना चाहिए।"

बैठक के बारे में और कब चेतावनी दी गई जानकारी तालिका पर लागू की जा सकती है (उदाहरण 1)।

उदाहरण 1।

चेतावनी बैठक प्रतिभागी

बैठक संपत्ति निदेशक कार्यालय में 06/24/2017 को 11:00 बजे आयोजित की जाएगी।

विषय: 2017 के दूसरे छमाही के लिए आपूर्तिकर्ताओं के साथ अनुबंधों का निष्कर्ष।

बैठक के प्रतिभागियों की बैठना

यदि यह मौजूद है तो बैठक के प्रतिभागियों के चयन के लिए एक योजना तैयार करना सुनिश्चित करें:

शीर्ष अधिकारियों (शहरों, क्षेत्रों, किनारों, गणराज्यों, संघ);

अंतरराष्ट्रीय निगमों और होल्डिंग्स, आदि के मालिक;

साथी संगठनों के प्रतिनिधियों।

यदि संभव हो तो सचिव, अध्यक्ष की अध्यक्षता के बगल में एक अलग तालिका के लिए एक जगह दी गई है (उदाहरण 2)।

उदाहरण 2।

बैठने की स्कीमा

नाम कार्ड

प्रासंगिक सीटों के विपरीत तालिकाओं पर, पंजीकृत कार्ड को पोस्ट और (या) एफएमओ के साथ रखना आवश्यक है। प्रत्येक प्रतिभागी। सबसे आसान विकल्प कागज की एक शीट है, जो "घर" (चित्र 1) द्वारा मुड़ा हुआ है

अंजीर। एक। बैठक बैठक के लिए नाम कार्ड

बदी।

विशेष रूप से जिम्मेदार मामलों में, बडी (स्तन कार्ड) तैयार करना आवश्यक है, जिसे निर्दिष्ट किया जाना चाहिए:

पूरा नाम। प्रतिभागियों;

उनकी पोस्ट;

प्रत्येक प्रतिभागी का प्रतिनिधित्व करने वाले संगठन का नाम;

वह निपटान जिसमें निर्दिष्ट संगठन स्थित है।

बैन भी हो सकता है:

प्रतिभागी का प्रतिनिधित्व करने वाले संगठन का लोगो;

घटनाक्रम (मीटिंग्स, सम्मेलन इत्यादि) के लोगो (प्रतीक)।

आप एक फीता या कपड़े के साथ बैज का उपयोग कर सकते हैं। वे स्टेशनरी और कार्यालय स्टोर में बेचे जाते हैं।

आप स्वयं पाठ के साथ आवेषण विकसित कर सकते हैं, फिर प्रिंटर पर प्रिंट कर सकते हैं, कैंची काटने और बडी (चित्र 2) में डाल सकते हैं।

अंजीर। 2। बैज लाइनर, स्वतंत्र रूप से डिजाइन किया गया

यदि तैयार करने के लिए पर्याप्त पैसा है, तो लाइनर कार्ड को उस संगठन में आदेश दिया जा सकता है जो प्रिंटिंग सेवाएं प्रदान करता है। और सामान्य आंतरिक बैठकों के लिए, बडी की आवश्यकता नहीं होगी।

बैठक की अवधि

विभिन्न प्रकार की बैठकों को अलग-अलग समय दिया जाता है। उदाहरण के लिए, सुबह योजनाकार लगभग आधे घंटे पर कब्जा कर सकता है, और एक निश्चित समस्या पर एक अंतःविषय बैठक पूरे दिन है।

बैठक की अवधि को पहले से ही योजनाबद्ध किया जाना चाहिए। घटना की शुरुआत और अंत का समय अपने सभी प्रतिभागियों को जानना चाहिए। इससे जल्दी और कुशलता से काम करने में मदद मिलेगी, ताकि देर से नहीं रहें।

ब्रेक

यदि बैठक की अवधि खगोलीय घंटे (60 मिनट) से अधिक है, तो प्रत्येक अकादमिक घंटे (45 मिनट) के माध्यम से ब्रेक लेना आवश्यक है।

विशेष रूप से लंबी घटनाओं पर, रुकों को प्रदान किया जा सकता है, जिसके भीतर प्रतिभागी स्नैक्स (सैंडविच, फलों, मिठाई) और पेय (चाय, कॉफी, रस, खनिज पानी, आदि) प्रदान करते हैं।

जब बैठक का स्तर कम होता है, और हॉल के बगल में जहां बैठक गुजरती है, कार्यालय आगंतुकों के लिए एक कूलर, एक कॉफी मशीन और एक बार व्यंजन है, बैठक खुद को कॉफी, चाय या पानी डालने में सक्षम होगी खुद।

पानी और चश्मे के साथ बोतलों को टेबल पर अग्रिम में रखा जा सकता है, इसके बाद मीटिंग प्रतिभागियों के बाद, तो वे न केवल ब्रेक में प्यास बुझाने में सक्षम होंगे, बल्कि किसी भी समय। टेबल पर भोजन बेहतर नहीं है। यह शर्मिंदा होगा अगर प्रतिभागियों के किसी व्यक्ति को व्यापार पत्रों पर सैंडविच या शेड कॉफी पर छोड़ देता है।

स्नैक्स और पेय के साथ टेबल को कवर करने के लिए एक अलग कमरे में बेहतर है। यह आमतौर पर सचिव है, लेकिन केवल अगर वह प्रोटोकॉल का नेतृत्व नहीं करता है। जब सचिव बैठक के दौरान हॉल नहीं छोड़ सकता है, तो इसके लिए नियुक्त अन्य कर्मचारी को ब्रेक व्यवस्थित करना चाहिए। या, एक विकल्प के रूप में, सचिव बैठक से पहले कॉफी के विराम के लिए सबकुछ तैयार कर रहा है। एक नियम के रूप में, सहायकों के बिना विस्तारित मीटिंग्स में, नहीं कर सकते हैं।

समय सीमा

घटना की अवधि को विनियमित किया जाना चाहिए। बैठक के अध्यक्ष द्वारा इस नियम की निगरानी की जाती है।

बैठक का एक कार्यक्रम तैयार करके, प्रत्येक रैपपोर्टर के प्रदर्शन के लिए आवश्यक समय पर विचार करना सुनिश्चित करें और हर प्रश्न पर चर्चा करें।

प्रत्येक प्रदर्शन के अध्यक्ष के नियमों को निर्दिष्ट करें।

यदि आवश्यक हो तो अनुसूची विराम।

कैलकुलेटर पर सभी समय खंडों और परिणामी राशि में जोड़ें

यह कब तक एक बैठक ले सकता है, आपको कुर्सी को सूचित करना होगा। यदि वह इस संख्या से सहमत है, तो नियमों को सभी प्रतिभागियों के ध्यान में लाया जाना चाहिए, यदि नहीं - तो समायोजन करना होगा और अध्यक्ष को प्रकट करना होगा।

अस्थायी प्रतिबंधों के साथ एजेंडा पर सहमत होने के बाद, यह बैठक के सभी प्रतिभागियों को भेजा जाता है (उदाहरण 3)।

उदाहरण 3।

अस्थायी प्रतिबंधों के साथ एजेंडा

प्रोटोकॉल मीटिंग: 5 बुनियादी कदम

मसविदा बनानास्थायी कॉलेजियल निकायों (कमीशन, समितियों, परिषदों, आदि) और अस्थायी कॉलेजियल निकायों की गतिविधियों को दस्तावेज - विभिन्न मीटिंग्स, मीटिंग्स, सेमिनार और सम्मेलन।

निम्नलिखित प्रकार के प्रोटोकॉल आवंटित करें:

. लघु प्रोटोकॉल - एक दस्तावेज जिसमें एफवीएफ तय किया गया है। और बैठक की पोस्ट, इसके विषय, मुख्य प्रश्न, रिपोर्ट का सारांश, निर्णय, प्रत्येक जिम्मेदार व्यक्ति के लिए कार्यों की सूची। ऐसा प्रोटोकॉल आमतौर पर परिचालन मीटिंग में आयोजित किया जाता है।

. पूर्ण प्रोटोकॉलउपर्युक्त के अलावा, चर्चा के सभी भाषण, राय, संशोधन और अन्य बारीकियों के विस्तृत रिकॉर्ड शामिल हैं। यह दस्तावेज़ आपको बैठक की एक विस्तृत तस्वीर बहाल करने की अनुमति देता है।

प्रोटोकॉल आयोजित करने का रूप बैठक या उद्यम के प्रमुख के अध्यक्ष को चुनता है।

बैठक के लिए तैयार भाषणों और अन्य सामग्रियों के ग्रंथों को आवेदनों के रूप में जारी किया जाता है। उन्हें प्रोटोकॉल के पाठ के लिंक बनाने की आवश्यकता है।

बैठक के पाठ्यक्रम को सही ढंग से ठीक करने के लिए जिम्मेदारी पूरी तरह से तय की गई है, सचिव पैदा हुआ है। इस ज़िम्मेदारी को कम करके आंका नहीं जा सकता है, क्योंकि प्रोटोकॉल एकमात्र दस्तावेज है जहां सभी प्रदर्शन, चर्चा, टिप्पणियां और निर्णय जिन्हें निष्पादित किया जाना चाहिए, वे परिलक्षित होते हैं। बैठक के दौरान, उनके प्रतिभागी कुछ नहीं सुन सकते हैं, लिखना नहीं है। प्रोटोकॉल से संपर्क करके पुनर्स्थापित करना आसान होगा।

चरण 1: कार्यस्थल को पकाना

प्रोटोकॉल का नेतृत्व करने के लिए, बैठक से पहले यह आसान था:

. हॉल में एक जगह चुनेंजहां घटना आयोजित की जाएगी। यह चेहरे के सभी प्रतिभागियों से देखा जाना चाहिए, अध्यक्ष, वक्ताओं और "हॉल से प्रतिकृतियां" के भाषण अच्छी तरह से सुनाए जाते हैं (उदाहरण 2 में अर्धचालक के सेम देखें)।

. अपने डेस्क पर रखो प्रतिभागियों की एक सूची एफएम.ओ। और पोस्ट, साथ ही सेमशॉट। बैठक से पहले, सावधानी से जांच करने के लिए यह लायक होगा कि कौन बैठा है, और फिर आवश्यकतानुसार योजना को देखें।

. स्टेशनरी फट। 2-3 हैंडल, 2 पेंसिल, 2 यम के साथ ले लो।

. जांचें कि क्या कार्यालय उपकरण काम करता है और अन्य उपकरण: घड़ी, वॉयस रिकॉर्डर, कैमकॉर्डर (यदि उपलब्ध हो)। पावर कॉर्ड और स्पेयर बैटरी या बैटरी को न भूलें।

बैठक से पहले, स्मृति में सभी रिपोर्टों के मूल सिद्धांतों को ताज़ा करें।

चरण 2: बैठक के पाठ्यक्रम को ठीक करें

बैठक के लिए तैयार सामग्री के अलावा (रिपोर्ट, भाषण, प्रमाण पत्र, मसौदा निर्णय, एजेंडा, प्रतिभागियों की सूचियों आदि) के ग्रंथों के अलावा, प्रोटोकॉल रिकॉर्डिंग, वीडियो रिकॉर्डिंग, प्रतिलेखन या ड्राफ्ट हस्तलिखित रिकॉर्ड्स पर आधारित है जो आयोजित किए गए हैं बैठक के दौरान।

ड्राफ्ट रिकॉर्ड कैसे करें?

1. ड्राफ्ट प्रोटोकॉल के लिए चादरें तैयार करें - उनकी संख्या एजेंडा की मात्रा पर निर्भर करती है। पहली शीट पर, मीटिंग तिथि, इसके विषय, प्रोटोकॉल की संख्या, प्रतिभागियों की सूची, एजेंडा (उदाहरण 4) लिखें।

उदाहरण 4।

चेर्नोवाक प्रोटोकॉल बैठक। शीट नंबर 1।

चर्चा के लिए किए गए प्रश्न, अलग-अलग स्वच्छ शीट पर लिखें, रिकॉर्ड के लिए पर्याप्त स्थान छोड़ दें:

शीट संख्या 2।: "गैर-लौह और लौह धातु की आपूर्ति के लिए अनुबंधों के समापन पर काम की स्थिति पर।" रिपोर्ट Prokhorov पीडी;

शीट नंबर 3।

शीट संख्या 4।: "शिपिंग डिलीवरी पर।" मेदवेदेव वी.यूयू की रिपोर्ट करें;

शीट संख्या 5।: ... (बैठक के दौरान भरा हुआ);

शीट संख्या 6।: "कैदियों पर बस्तियों की स्थिति पर और कच्चे माल और सामग्रियों के लिए खरीद अनुबंध निष्पादित किया गया।" फोमिना केडी द्वारा रिपोर्ट;

शीट संख्या 7।: ... (बैठक के दौरान भरा हुआ);

शीट संख्या 8।: "ओजेएससी ईएसपीजेड में स्टील और मिश्र धातुओं की आपूर्ति पर एमेथिस्ट एलएलसी के साथ अनुबंधों के समापन पर। टेलीगिन I.I के सुझाव;

शीट संख्या 9।: ... (बैठक के दौरान भरा हुआ)।

2. जांचें कि बैठक में सभी प्रतिभागी मौजूद हैं या नहीं।एक पेंसिल के साथ प्रोटोकॉल के मसौदे संस्करण में असामान्य क्रॉस आउट - शायद वे देर हो चुकी हैं। बैठक के बाद गैर-उपस्थिति और इशारा का कारण बनता है।

देर से आने वाले लोगों का आगमन समय, कोष्ठक में प्रोटोकॉल के पाठ में सीधे ठीक करें:

इस मामले में, यह वास्तव में ज्ञात होगा, उनमें से कौन सा वर्तमान और बैठक के दौरान वास्तव में क्या याद किया गया है।

3. आइटम को "सुनी" भरें। प्रासंगिक नामों के साथ मसौदे और चादरों की पहली शीट पर, रिपोर्ट लगातार f.o.o द्वारा तय की जाती है। और वक्ताओं की स्थिति, प्रदर्शन के विषयों और उनके सारांश। आपको केवल मूलभूत जानकारी की आवश्यकता है: तिथियां, संख्याएं, तथ्य। इसके बाद, ग्रंथों (Theses) द्वारा प्रदान किए गए ग्रंथों के साथ रिकॉर्ड की जांच करें। यदि आपको विसंगतियां मिलती हैं, तो बैठक के अध्यक्ष को इसकी रिपोर्ट करें।

4. "प्रदर्शन" आइटम दर्ज करें (यदि आवश्यक है)। यह आइटम तब भर जाता है जब बोलने वाले वक्ताओं के पाठ्यक्रम को टिप्पणियों, प्रश्नों और अन्य प्रतिभागियों के आपत्तियों द्वारा बाधित किया जाता है। पूर्ण प्रोटोकॉल में ऐसी प्रत्येक प्रतिकृति को तुरंत इसे ठीक करना चाहिए, खासकर यदि यह वाक्यांश के साथ है: "मैं आपको प्रोटोकॉल में डालने के लिए कहता हूं।" उदाहरण के लिए:

तथ्य यह है कि कोई भी बयान बैठक के पाठ्यक्रम को बदल सकता है, और बाद में उस पल को आवंटित करना आवश्यक है जब उसके संबंध में और उसके संबंध में।

एक संक्षिप्त प्रोटोकॉल में