Արխիվում անձնական ֆայլերի ձևավորում. Ինչպես արխիվացնել աշխատողի անձնական ֆայլերը

Նախկին անձնակազմին վերաբերող փաստաթղթերի պահպանման ժամկետը կախված է տեղեկատվության բնույթից: Որքա՞ն ժամանակ են պահվում աշխատանքից ազատված աշխատողների անձնական գործերը. 2004 թվականի հոկտեմբերի 22-ի թիվ 125-FZ գործող դաշնային օրենքի համաձայն անձնակազմի գրառումները պահվում են արխիվներում 75 տարի: 2003 թվականի հունվարի 1-ից հետո աշխատանքից ազատված անձնակազմի փաստաթղթերը պահվում են արխիվում 50 տարի։

Ինչպես է կազմվում աշխատողի անձնական գործը

Ռուսաստանի Դաշնության Նախագահի 1998 թվականի հունիսի 1-ի թիվ 640 հրամանագիրը կարգավորում է անձնակազմի մասին տեղեկատվության հավաքագրման կարգը: Գործատուի կողմից պահանջվող փաստաթղթերը ներառում են.

• Հարցաթերթ, ռեզյումե, բնութագրեր և անձնական թերթիկ անձնակազմի գրառումների համար:
• Անձնագրի, կրթական փաստաթղթերի (դիպլոմներ, վկայականներ), ՀՎՀՀ, ապահովագրական վկայականի, ամուսնական կարգավիճակի մասին փաստաթղթերի պատճենները.
• Տեղեկատվություն սերտիֆիկացիայից:
• Աշխատանքային պայմանագիր.
• Գործատուի պատվերներ (նշանակվելու, այլ պաշտոնի կամ աշխատանքի վայր տեղափոխելու, արձակուրդների և գործուղումների մասին).

Աշխատանքից ազատված աշխատողի անձնական գործը, որը կազմվել է դոսիեի սկզբունքով, մնում է կազմակերպության կադրային ծառայությունում մինչև օրացուցային տարվա ավարտը: Աշխատանքից ազատվելու օրվանից 3 տարվա ընթացքում փաստաթղթերը ենթարկվում են արխիվային և տեխնիկական մշակման և փոխանցվում ընկերության արխիվ:

Աշխատանքից ազատված աշխատողների անձնական գործերի պահպանումն արխիվում իրականացվում է տարեկան գույքագրման առկայության դեպքում: Լիազորված անձնակազմի մասնագետը կազմում է որոշակի տարում աշխատանքից ազատված աշխատողների ցուցակը: Գործի շապիկին նշվում է աշխատանքային հարաբերությունների դադարեցման տարին:

Որքա՞ն ժամանակ են պահվում աշխատանքից ազատված աշխատողների անձնական գործերը.

Այդ ժամկետը հաշվարկվում է այն օրացուցային տարվա ավարտից, երբ քաղաքացուն ազատել են աշխատանքից: Արխիվացման հաստատված պրակտիկայի համաձայն՝ աշխատանքից ազատված աշխատողների անձնական գործերի պահպանման ժամկետը սկսում է հաշվարկվել հունվարի 1-ից։

Ռուսաստանի Դաշնության Մշակույթի նախարարության 2010 թվականի օգոստոսի 25-ի N 558 հրամանը սահմանում է որոշակի ժամանակահատվածներ, որոնց ընթացքում փաստաթղթերը պետք է պահվեն արխիվում: Օրենքի համաձայն՝ աշխատանքից ազատված աշխատողների անձնական գործերի պահպանման ժամկետներն են.

• 75 տարի՝ մինչև 2003 թվականի սկիզբը պաշտոնը լքած անձանց անձնական քարտերի համար:
• 50 տարի՝ 2003 թվականի հունվարի 1-ից ուշ աշխատանքային հարաբերությունները դադարեցրած քաղաքացիների անձնական քարտերի համար:
• 75 տարի՝ արտասահման գործուղված աշխատողների ճամփորդությունների համար։
• 75 տարի՝ քաղաքացիական ծառայողների եկամուտների, գույքի և պարտավորությունների վերաբերյալ տվյալների համար:
• 5 տարի՝ մասնագետների բնութագրերի և ռեզյումեների համար:
• 75 տարի՝ վերականգնողական խնդիրների վերաբերյալ տվյալների համար:
• 3 տարի՝ չընդունված անձանց մասին փաստաթղթերի համար:
• 75 տարի – անձնական փաստաթղթերի բնօրինակների համար (վկայականներ, աշխատանքի վկայականներ, դիպլոմներ, վկայագրեր, վկայականներ):
• 5 տարի՝ անձնական գործերում չներառված փաստաթղթերի համար (դիմումներ, վկայագրեր, հաշվետվություններ, հուշագրեր):
• 75 տարի՝ տեղափոխման ընթացքում քաղաքացիական ծառայողների անձնական գործերն ընդունելու և փոխանցելու ակտերի համար:
• 75 տարի՝ անձնական տվյալների առարկայի վերաբերյալ փաստաթղթերի համար (ծանուցումներ, տեղեկատվության մշակման համաձայնություն):

Արխիվային տեղեկատվության օգտագործման կանոններ

Քաղաքացիական ծառայողները, իրավաբանական և ֆիզիկական անձինք պատասխանատու են կարգավորվող ժամանակահատվածում նախկին անձնակազմի մասին տեղեկատվության անվտանգության ապահովման համար: Քաղաքացիները և ընկերությունների ներկայացուցիչները կարող են հարցումներ և դիմումներ ներկայացնել աշխատանքից ազատված աշխատողների անձնական գործերի արխիվ մուտք գործելու համար:

HR մասնագետները տրամադրում են սոցիալական և կենսաթոշակային խնդիրներին, նպաստներին և փոխհատուցմանը վերաբերող փաստաթղթերի պատճենները և վկայականները: Տվյալները կարող են օգտագործվել որպես ապացույց: Օգտագործելուց հետո առգրավված փաստաթղթերը պետք է վերադարձվեն սեփականատիրոջը կամ տիրոջը:

Արխիվային տեղեկատվությունը կարող է փոխանցվել էլեկտրոնային փաստաթղթերի տեսքով: Որոշ դեպքերում գրադարանների, թանգարանների, գիտական ​​կազմակերպությունների և պետական ​​կառույցների մասնագետները հրատարակում են տեղեկատու և տեղեկատվական հրապարակումներ:

Գործերը կազմակերպության արխիվ փոխանցելիս աշխատանքը կարգավորող փաստաթղթեր

Աշխատանքից ազատված աշխատողների անձնական գործերը ենթակա են փոխանցման կազմակերպության արխիվ՝ ըստ գույքագրման (աշխատողների անձնական գործերի ստեղծման, պահպանման և պահպանման կարգի հրահանգի 23-րդ կետ, որը հաստատվել է Արխիվների և փաստաթղթերի կառավարման կոմիտեի որոշմամբ ս.թ. Բելառուսի Հանրապետության Նախարարների խորհուրդը 2004 թվականի մարտի 26-ի թիվ 2): Դրանք պետք է կապվեն 4 անցքերով կոշտ ստվարաթղթե ծածկույթի մեջ կամ ամրացվեն՝ հաշվի առնելով բոլոր փաստաթղթերի, ամսաթվերի, վիզաների և որոշումների տեքստի անվճար ընթերցման հնարավորությունը: Մետաղական ամրակները (չիպսեր, թղթի սեղմիչներ, կապում և այլն) պետք է հեռացվեն ֆայլերից:

Նաև կազմակերպության արխիվ են փոխանցվում մշտական, ժամանակավոր (ավելի քան 10 տարի) պահպանման և անձնակազմի գրառումների ֆայլերը (Արդարադատության նախարարության որոշմամբ հաստատված Բելառուսի Հանրապետության պետական ​​\u200b\u200bմարմիններում և կազմակերպություններում հաշվառման ցուցումների 204-րդ կետը): Բելառուսի Հանրապետության 2009 թվականի հունվարի 19-ի թիվ 4):

Գործողությունների ալգորիթմ անձնակազմի ֆայլերը կազմակերպության արխիվ փոխանցելիս

Քայլ 1. Մենք ստեղծում ենք գործերի գույքագրում:

Գործերի փոխանցումը կազմակերպության արխիվ իրականացվում է կառուցվածքային ստորաբաժանումների կամ գործունեության համապատասխան ոլորտների համար պատասխանատու աշխատողների կողմից կազմված գործերի գույքագրմամբ՝ կազմակերպության արխիվի մեթոդական ղեկավարությամբ:

Անձնակազմի գործերի ցանկի, ներառյալ աշխատանքից ազատված աշխատողների անձնական գործերը, տես «Օգտակար փաստաթղթեր» բաժինը էջ. 27 ամսագիր:

Կառուցվածքային ստորաբաժանումների գործերի գույքագրումը պետք է կազմվի և կատարվի ոչ ուշ, քան գործերի ավարտին հաջորդող տարվա դեկտեմբերի 31-ը և ներկայացվի կազմակերպության արխիվ հաջորդ աշխատանքային տարվա ընթացքում: Սա նշանակում է, որ գույքագրման բաժինը, ներառյալ 2009 թվականին ավարտված գործերը, պետք է կազմվի և հաստատվի կազմակերպության ղեկավարի կողմից ոչ ուշ, քան 2011 թվականի դեկտեմբերի 31-ը։

Անձնակազմի ֆայլերի գույքագրումը ներառում է ֆայլեր, որոնց պահպանման ժամկետը գերազանցում է 10 տարին (վարձույթի պատվերներ, անձնական գործեր, անձնական քարտեր և այլն): Անձնակազմի վերաբերյալ այլ փաստաթղթերով գործերը ներառված չեն գույքագրման մեջ (օրինակ՝ արձակուրդ տրամադրելու, տույժեր նշանակելու, աշխատողներ ուղարկելու հրամաններ, արձակուրդի ժամանակացույցեր, կադրային հարցերի վերաբերյալ նամակագրություն և այլն):

Անձնակազմի գործերի գույքագրումները կազմվում են կազմակերպության բոլոր կառուցվածքային ստորաբաժանումներում, որոնցում կազմվում են համապատասխան գործերը: Բացի անձնակազմի ծառայությունից, նման գույքագրումները կարող են կազմվել հաշվապահական հաշվառման բաժնում այն ​​դեպքերի համար, որոնք ներառում են անձնական հաշիվներ, իսկ դրանց բացակայության դեպքում `աշխատավարձի հաշվետվությունում:

Կառուցվածքային ստորաբաժանումների գործերի գույքագրման հիման վրա անձնակազմի գործերը փոխանցվում են կազմակերպության արխիվ:

Գույքագրման մեջ ընդգրկված դեպքերից յուրաքանչյուրը նկարագրող տեղեկատվությունը կազմում է նկարագրական հոդված, որը պարունակում է.

Սերիական համար;
- գործի ինդեքս;
- գործի անվանումը (հատոր, մաս).
- գործի ամսաթիվը (հատոր, մաս);
- ֆայլի թերթերի քանակը (ծավալ, մաս);
- ֆայլի պահպանման ժամկետը (հատոր, մաս);
- Նշում.

Գույքագրման սյունակները լրացվում են գործի շապիկի տեղեկատվությանը խստորեն համապատասխան:

Գործերի գույքագրման կազմման կանոններ

Գործերի գույքագրում կազմելիս պետք է պահպանել հետևյալ կանոնները.

Յուրաքանչյուր գործ (ծավալ, մաս) գույքագրվում է անկախ հերթական համարով.
- գույքագրման մեջ գործերի համարակալման կարգը համախառն է. Սա նշանակում է, որ դրանում ներառված գործերի համարակալումը տարեցտարի շարունակվում է։ Օրինակ, եթե 2009 թվականի կադրերի համախմբված գույքագրման տարեկան բաժինը ներառում էր թիվ 1-ից մինչև թիվ 30 դեպքերը, ապա 2010 թվականի համախմբված գույքագրման տարեկան բաժնում գործերի համախառն համարակալումը կսկսվի թիվ 31-ով.
- գործերի վերնագրերը մուտքագրվում են գույքագրման ընդունված համակարգման սխեմայի համաձայն՝ հիմնված գործերի անվանացանկի վրա.
- գույքագրման սյունակները լրացվում են գործի շապիկին ներառված տեղեկատվության խստիվ համապատասխան.
- երբ գույքագրման մեջ ընդգրկված են մի քանի գործեր անընդմեջ միևնույն վերնագրերով, առաջին գործի վերնագիրը նշվում է ամբողջությամբ, իսկ հաջորդ դեպքերի վերնագրերը` «նույնը» բառերով. Միևնույն ժամանակ, գործերի մասին այլ տեղեկություններ ամբողջությամբ մուտքագրվում են գույքագրում (գույքագրման յուրաքանչյուր նոր թերթիկի վրա գործի վերնագիրը ամբողջությամբ վերարտադրվում է).
- եթե գործը պարունակում է մի քանի տարվա փաստաթղթեր, ապա գործը վերաբերում է այն տարվան, երբ այն սկսվել է: Միաժամանակ, յուրաքանչյուր հաջորդ տարվա գործերի ամփոփ հաշվառման տարեկան բաժինների վերջում, որոնց ընթացքում գործը շարունակվել է գրասենյակային աշխատանքում, կատարվում է նշում. «2010թ. փաստաթղթերի համար տե՛ս նաև գույքագրման թիվ 3/. 2009 թ. 2009 թ., գործեր թիվ 5, 7, 15»:
- մի կազմակերպությունում սկսված և մեկ այլ կազմակերպությունում ավարտված գործերը (օրինակ, վերակազմակերպման ժամանակ) ներառված են համախմբված գույքագրման մեջ այն տարվա ընթացքում, երբ նրանք մուտք են գործել իրենց գրասենյակային աշխատանքն ավարտած կազմակերպություն.
- «Ծանոթագրություն» գույքագրման սյունակն օգտագործվում է գործերը կազմակերպության արխիվ տեղափոխելու, աշխատանքային տարվա ընթացքում կառուցվածքային այլ ստորաբաժանումներից ստացված գործերի, գործերի ֆիզիկական վիճակի առանձնահատկությունների և այլնի մասին նշումներ անելու համար:

Գույքագրման մեջ ներառված բոլոր դեպքերը պետք է համակարգված լինեն, այսինքն. դրանք դասավորված են հատուկ հերթականությամբ, որպեսզի ավելի հեշտ լինի գտնել դրանք: Համառոտ գույքագրման մեջ անձնակազմի գործերը համակարգելու համար անհրաժեշտ է կիրառել ժամանակագրական սկզբունքը. Այն ներառում է յուրաքանչյուր տարվա համախմբված գույքագրման բաժինների կազմումը:

Տարեկան բաժնում գործերի վերնագրերը համակարգված են անվանական սկզբունքով, այսինքն. ըստ փաստաթղթերի տեսակների կամ գործերի անվանումների՝ հետևյալ հաջորդականությամբ.

Պատվերներ անձնակազմի համար;
- անձնակազմի գրանցման քարտեր;
- աշխատողների և աշխատողների անձնական հաշիվները աշխատավարձի համար (աշխատավարձի հաշվետվություններ).
- աշխատանքից ազատված աշխատողների անձնական գործերը.
- չպահանջված աշխատանքային գրքեր;
- գործում է պատահարների և դրանց վերաբերյալ փաստաթղթերի հետաքննության վերաբերյալ.

Աշխատանքից ազատված աշխատողների անձնական գործերն առանձնացված են կադրային գործերի ամփոփ ցուցակի տարեկան բաժնի առանձին ենթաբաժնում: Գույքագրման մեջ դրանք համակարգված են ըստ ազգանունների այբուբենի. Անվանական դեպքում նշվում են ազգանունը, անունը և հայրանունը: Անձնական քարտերով գործերը նույնպես համակարգված են գույքագրման մեջ՝ ըստ ազգանունների այբուբենի։

Աշխատանքից ազատված աշխատողների մի քանի անձնական գործեր կարող են ձևավորվել մեկ գործի մեջ: Միաժամանակ, նման դեպքի շապիկի վերնագրում ասվում է.

«Ազատված աշխատողների անձնական գործերը
«D» տառից մինչև «F» տառը:

Խոշոր կազմակերպություններում, որտեղ անձնակազմի գործերը կազմվում են տարբեր կառուցվածքային ստորաբաժանումներում, գործերի համախմբված գույքագրման տարեկան բաժինները կազմելիս անհրաժեշտ է օգտագործել կառուցվածքային սկզբունքը: Այս դեպքում կադրային գործերի վերնագրերը տեղադրվում են տարեկան բաժնում հետևյալ հաջորդականությամբ.

Կադրերի բաժին
1. Անձնակազմի պատվերներ.
2. Աշխատանքից ազատված աշխատողների անձնական քարտերը.
3. Աշխատանքից ազատված աշխատողների անձնական գործերը.
4. Չպահանջված աշխատանքային գրքույկներ.

Հաշվապահություն
5. Աշխատողների անձնական հաշիվներն ըստ աշխատավարձի.

Տարեկան բաժինները կազմվում են ժամանակագրական կարգով՝ կազմելով կադրային գործերի ամփոփ հաշվառում։ Անձնակազմի գործերով փոքր ծավալ ունեցող կազմակերպություններում տարեկան բաժինների փոխարեն թույլատրվում է մի քանի տարվա ընթացքում ստեղծել գործերի ամփոփ հաշվառում: Դա արվում է նաև այն կազմակերպություններում, որոնցում, չգիտես ինչու, տարեկան բաժիններ չեն կազմվել։ Այս դեպքում գործերի ամփոփ հաշվառումը կազմվում է ժամանակագրական (առանց կառուցվածքային կազմակերպություններում) կամ ժամանակագրական-կառուցվածքային սկզբունքով։

Թույլատրվում է անկախ գործերի գույքագրում կազմել կադրային գործերի առանձին կատեգորիաների համար, օրինակ՝ անձնական գործեր, անձնական քարտեր։ Նման ամփոփ գույքագրման մեջ անձնական գործերը և քարտերը դասավորվում են այբբենական կարգով՝ աշխատանքից ազատված աշխատողների ազգանուններով:

Անձնակազմի գործերի ամփոփ գույքագրման յուրաքանչյուր տարեկան բաժնի վերջում վերջին նկարագրական հոդվածից հետո կատարվում է վերջնական գրառում (եթե գույքագրումը կազմվում է միանգամից մի քանի տարվա ընթացքում, ապա վերջնական գրառումը կատարվում է վերջին նկարագրի վերջում): հոդված այս տարիների համար): Այն թվերով և փակագծերում բառերով նշում է բաժնում ընդգրկված դեպքերի իրական թիվը, դեպքերի առաջին և վերջին թվերն արտացոլում են համարակալման առանձնահատկությունները (բացակայող և տառերով թվերի առկայությունը և այլն): Վերջնական գրառումը ստորագրում է բաժինը կազմողը` նշելով նրա պաշտոնը և կազմման ամսաթիվը:

Անձնակազմի գործերի անհատական ​​և ամփոփ գրառումներ

Գործերի գույքագրումները անձնակազմի գործերի անհատական ​​և ամփոփ գրառումների առաջնային հաշվապահական փաստաթղթերն են: Միավորների հաշվառումն իրականացվում է յուրաքանչյուր գործին անկախ համար հատկացնելով: Յուրաքանչյուր գործի շապիկի վրա կա գործի ծածկագիր, որը ներառում է ֆոնդի համարը, գույքագրման համարը և գործի համարը՝ ըստ գույքագրման։

Գործերի ամփոփ հաշվառումը գրանցվում է գույքագրման վերջնական գրառումում, որը դրվում է դրա վերջում: Գույքագրման գործերի քանակի յուրաքանչյուր փոփոխություն, եթե դրանք տնօրինվել կամ ստացվել են, արտացոլվում է վերջնական արձանագրության մեջ:

Դրանից հետո գույքագրման համար կատարվում է նոր վերջնական գրառում, որը վավերացվում է գրառում կատարող արխիվագետի ստորագրությամբ։ Գործերը գույքագրումից հանելիս յուրաքանչյուր թոշակի անցած գործի մակարդակի «Ծանոթագրություն» սյունակում կատարել «Թոշակի անցած» (կամ «Կորած») նշումը:

Կառուցվածքային ստորաբաժանումների գործերի գույքագրումներն ունեն սերիական համարներ: Գույքագրման համարը բաղկացած է կառուցվածքային ստորաբաժանման ինդեքսից՝ ըստ կազմակերպության գործերի անվանացանկի, այն տարին, որի համար գործերը ներառված են գույքագրման մեջ:

Գործի գույքագրման համարների տառային նշանակում

Անձնակազմի համար նախատեսված գործերի հաշվառման թվին ավելացվում է «ls» տառը, իսկ ժամանակավոր (10 տարուց ավելի) պահեստավորման պահոցների գույքագրման թվին ավելացվում է «v»-ը:

Կադրերի ծառայության անձնակազմի համար գործերի գույքագրման ինդեքսը բաղկացած է անձնակազմի ծառայությանը հատկացված թվից՝ ըստ գործերի անվանացանկի, գույքագրման մեջ ընդգրկված փաստաթղթերի կատեգորիայի անվան սկզբնական տառերից («լ/ս» - անձնակազմ), ինչպես նաև այն տարին, երբ ցուցակում ընդգրկված գործերը բացվել են գույքագրում

Օրինակ

Թիվ 2 լ/շ-2011թ., որտեղ 2-ը կադրերի սպասարկման բաժնի թիվն է ըստ գործերի անվանացանկի, լ/ս-ը` գործերի կատեգորիայի նշանակումը, 2011թ.-ը գործերի բացման տարին է:

Քայլ 2. Մենք կազմում ենք գործերի արխիվ տեղափոխման ժամանակացույց և համաձայնեցնում կառուցվածքային ստորաբաժանումների ղեկավարների հետ:

Գործերը հաստատված ժամանակացույցի համաձայն փոխանցվում են կազմակերպության արխիվ։ Գրաֆիկի ձևը կամայական է: Այն կազմվում է արխիվի պետի կամ արխիվի համար պատասխանատու անձի կողմից, այնուհետև համաձայնեցվում է կառուցվածքային ստորաբաժանումների ղեկավարների հետ։

ՔԱՅԼ 3. Մենք համաձայնեցված ժամանակացույցը ներկայացնում ենք կազմակերպության ղեկավարին՝ ստորագրության և հաստատման համար:

Քայլ 4. Մենք ստուգում ենք կազմակերպության արխիվ փոխանցվող ֆայլերի ձևավորման և կատարման ճիշտությունը:

Ֆայլերը արխիվ ընդունելիս և փոխանցելիս անհրաժեշտ է ստուգել ֆայլերի ձևավորման և գրանցման ճիշտությունը (անձնական ֆայլերի գրանցումը պետք է իրականացնի կազմակերպության անձնակազմի ծառայությունը (HR մասնագետ)), ներառված դեպքերի քանակի համապատասխանությունը: կառուցվածքային ստորաբաժանման գործերի ցանկում՝ կազմակերպության նոմենկլատուրային գործերին համապատասխան բացված գործերի քանակով. Ստուգման ընթացքում հայտնաբերված թերություններն ու անճշտությունները վերացվում են կառուցվածքային ստորաբաժանումների կողմից:

Խմբագրից.
Գործերի ձևավորման և կատարման մասին ավելին կարդացեք «Ես HR մասնագետ եմ» ամսագրում, 2011թ., թիվ 22, էջ: 12.

Քայլ 5. Մենք գործերը տեղափոխում ենք արխիվ

Մենք մշտական ​​և ժամանակավոր (ավելի քան 10 տարի) ֆայլերը արխիվ ենք փոխանցում անձնակազմի փաստաթղթերի փոխանցմանը զուգահեռ: Հիշեցնենք, որ ժամանակավոր (մինչև 10 տարի) պահպանման ֆայլերը չեն փոխանցվում կազմակերպության արխիվ և ժամանակավոր պահպանման ժամկետը լրանալուց հետո ենթակա են ոչնչացման։

Ժամանակավոր (մինչև 10 տարի) պահպանման ֆայլերը կազմակերպության արխիվ փոխանցելը բացառիկ դեպքերում թույլատրվում է կազմակերպության ղեկավարի որոշմամբ: Այս որոշումը պետք է ձևակերպվի կազմակերպության ղեկավարի հրամանով, որը կլինի հիմնական գործունեության մասին հրաման։ Նման գործերի տեղափոխումն արխիվ իրականացվում է կազմակերպության արխիվի հետ համաձայնեցված՝ ըստ գործերի անվանացանկի։ Խնդրում ենք նկատի ունենալ, որ այս փաստաթղթերը չեն պահանջվում փոխանցել արխիվ, այսինքն. Եթե ​​նման որոշում կայացվի, եւ արխիվը համաձայնի, ապա գործերը կտեղափոխվեն ըստ նոմենկլատուրայի։

Գործերը փոխանցվում են կազմակերպության արխիվ՝ կառուցվածքային ստորաբաժանման աշխատակցի ներկայությամբ, որից դրանք փոխանցվել են: Գույքագրումը կազմվում է 2 օրինակից, որոնցում յուրաքանչյուր գործի վերնագրի մակարդակի «Ծանոթագրություն» սյունակում կատարվում են գրառումներ գործի առկայության մասին: Գույքագրման յուրաքանչյուր օրինակի վերջում թվերով և բառերով նշեք.

Արխիվում փաստացի ընդունված գործերի թիվը.
- գործերի ընդունման և փոխանցման ամսաթիվը.
- գործը փոխանցած անձի և գործն ընդունած արխիվի աշխատակցի (արխիվի համար պատասխանատու անձի) ստորագրությունների անունները, ստորագրությունները և ստորագրությունները.

Ամեն տարի արխիվ փոխանցվող գործերը կազմում են գործերի համախմբված գույքագրման տարեկան բաժիններ: Անձնակազմի վերաբերյալ փաստաթղթերը ներառված են կադրային գործերի ամփոփ ցուցակի համապատասխան տարեկան բաժնում: Արխիվում գտնվող գործերի նման գույքագրման հիման վրա կազմակերպությունները փնտրում են աշխատանքային ստաժի և աշխատավարձի վկայականներ տալու համար անհրաժեշտ փաստաթղթեր:

Նատալյա Կոնդակովա, էլեկտրոնային փաստաթղթերի կառավարման համակարգերի ներդրման մասնագետ

Այն ներառում է տվյալներ, թե քանի թերթ է կարված և համարակալված: Այս թերթիկում նշվում է նաև, թե արդյոք գործում կան վնասված փաստաթղթեր, թե՞ նորերը կցվել են։ Հավաստագրման թերթիկը ներսից կպցված է պատյանի կափարիչի վրա: Այս թերթիկի վրա իր ստորագրությունն է դնում HR աշխատակիցը։ Աշխատողի անձնական գործը պահվում է արխիվում 75 տարի ղեկավարների համար, այդ ժամկետը սովորաբար ավելի երկար է. Բայց միևնույն ժամանակ, եթե վերջին աշխատանքային օրը աշխատողը պահանջի անհրաժեշտ փաստաթղթերի պատճենները, ապա այս դեպքում ֆայլը պետք չի պահվի, և արխիվը կբեռնաթափվի. Եզրակացություն Եթե դուք անհատ ձեռնարկատեր եք, ապա պետք չէ ձեր աշխատակիցների համար անձնական գործեր պահել: Թեև ավելի լավ է դա անել, քանի որ գործնական փորձից ելնելով պարզ է դառնում, որ անձնական ֆայլի շնորհիվ դուք կարող եք ակնթարթորեն ստանալ անհրաժեշտ տեղեկատվություն աշխատողի մասին:

Ինչպե՞ս ստեղծել աշխատանքից ազատված աշխատողների անձնական գործերի արխիվ:

Պահպանման կարգը պահանջում է հետևել հետևյալ կանոններին.

• Աշխատակիցների բոլոր անձնական ֆայլերը պահվում են թղթի վրա և տեղադրվում են թղթապանակներում՝ հետագա որոնվածով և համարակալմամբ
• Յուրաքանչյուր նոր ձևավորված թղթապանակի շապիկներին նշվում են սերիական համարները և այնտեղ գտնվող պատյանների քանակը։
• Կադրերի բաժնում ընթացիկ պահպանման ենթակա են միայն փաստացի աշխատող աշխատողների փաստաթղթերով թղթապանակները:
• Ազատվածների փաստաթղթերով բոլոր թղթապանակները պետք է արխիվացվեն և պահվեն ըստ ամսաթվի և ամսաթվերի սահմաններում՝ հնարավորության դեպքում այբբենական կարգով:

ԿԱՐԵՎՈՐ. ընթացիկ և արխիվային պահեստավորումը պետք է կազմակերպվի հատուկ պահարաններում, որոնք անհասանելի են խոնավության և հրդեհի համար: Աշխատանքից ազատված աշխատողների անձնական գործերի պահպանման ժամկետները Այն ժամանակահատվածը, որի ընթացքում անհրաժեշտ է փաստաթղթեր պահել, սահմանում է օրենսդիրը:

Ինչպե՞ս պատշաճ կերպով պատրաստել աշխատանքից ազատված աշխատողի անձնական գործը արխիվացման համար:

Ուշադրություն

Ներքին գույքագրման համար կազմվում է վերջնական արձանագրություն, որտեղ թվերով և բառերով նշվում է դրանում ընդգրկված փաստաթղթերի և ներքին գույքագրման թերթերի քանակը: Ներքին գույքագրումը ստորագրվում է դրա կազմողի կողմից: Եթե ​​գործը կապվում է կամ ներկայացվում է առանց փաստաթղթերի ներքին գույքագրման, ապա սահմանված ձևով կազմված գույքագրումը սոսնձվում է գործի դիմային շապիկի ներսից:

Աշխատանքից ազատված աշխատողների անձնական գործերի արխիվացում

Օգնություն. խախտումներով լրացված անձնական ֆայլերի պատրաստում արխիվում մուտքագրելու համար. որոշ անձնական ֆայլեր բացակայում են. - Ոչ մի նոր գործ չի բացվել այն աշխատողների համար, ովքեր աշխատել են կես դրույքով և հետագայում աշխատանքի են ընդունվել մշտական ​​աշխատանքի: Հնարավոր չէ վերացնել որոշ խախտումներ (օրինակ՝ երկար ժամանակ աշխատանքից ազատված աշխատակցից հայտարարություն ստանալը)։

Ի՞նչ պետք է անեն ստորաբաժանման աշխատակիցները՝ արխիվներ մուտքագրելու համար նման գործերը նախապատրաստելիս։ Ինչ փաստաթղթեր պետք է լրացվեն: Արդյո՞ք խախտումներով ներկայացված անձնական գործերում որևէ նշում պետք է արվի: - պարտադիր կամ պարտադիր; - թերթերի համարակալում; - հավաստագրման նամակի կազմում. - գործի փաստաթղթերի ներքին գույքագրման կազմում (անհրաժեշտության դեպքում). - գործի շապիկի մանրամասների գրանցում.
Եթե ​​գործը պատրաստվում է արխիվ ներկայացնելու համար, ապա համարակալվում են նաև ներքին գույքագրման բոլոր թերթերը՝ միայն գործի թերթերից առանձին։ Գրանցամատյան. ինչպես պահել Պետք է հաշվի առնել աշխատողների համար բացված անձնական ֆայլերը:

Դրա ստանդարտ ձևը չի հաստատվել, ինչը նշանակում է, որ դուք կարող եք օրինակ վերցնել ինտերնետից կամ գնել այն խանութից: Յուրաքանչյուր սյունակի բովանդակությունը կարող է փոփոխվել՝ կախված կազմակերպությունից:

Գրանցամատյանը պարունակում է՝ գործի համարները, դրանց մեկնարկի ամսաթիվը, աշխատողների ազգանունը և սկզբնատառերը և այլ տեղեկություններ: Երբ անձնական գործը փակվում է, մատյանում նշում են անում՝ ամսաթիվ են դնում և նշում, թե ինչու է գործը փակվել։

Կարևոր

Լրացուցիչ տեղեկություններ սովորաբար մուտքագրվում են «Այլ» կամ «Ծանոթագրություններ» սյունակում: Էլեկտրոնային անձնական գործ Այժմ շատ ռուսական ընկերություններ իրականացրել կամ սկսել են իրականացնել կադրային գրառումների կառավարման ավտոմատացում:

Աշխատողի անձնական գործը. գրանցման պահանջները, ինչ պետք է լինի

Արձակուրդի ժամանակացույցի համար սահմանվում է նաև պահպանման մեկ տարի ժամկետ: Ժամանակահատվածը, որի ընթացքում անհրաժեշտ է պահպանել փաստաթղթերը, որոնք հաստատում են, որ աշխատողը կրթություն է ստացել կազմակերպության հաշվին, որոշվում է հարկային օրենսդրության պահանջներով:

Փաստն այն է, որ Ռուսաստանի Դաշնության հարկային օրենսգրքի 264-րդ հոդվածի 3-րդ կետը սահմանում է, որ հարկվող շահույթը նվազեցնելու համար այդ ծախսերը դուրս գրելու համար կազմակերպությունը պետք է պահպանի վերապատրաստումը հաստատող բոլոր փաստաթղթերը (համաձայնություն ուսումնական հաստատության հետ, հրամանը ղեկավար՝ աշխատողին վերապատրաստման ուղարկելու, ծառայությունների մատուցման ակտ, դիպլոմ, վկայական, վկայական և այլն): Դրանց պահպանման ժամկետը սահմանափակվում է վերապատրաստման պայմանագրի տևողությամբ և աշխատողի աշխատանքի մեկ տարվա ընթացքում, բայց ոչ պակաս, քան չորս տարի:

Փաստաթղթերի պահպանման պայմանները Փաստաթղթերը պահելու համար կազմակերպությունը պետք է սարքավորի հատուկ տարածքներ (սեյֆեր կամ պահարաններ):

Աշխատանքից ազատված աշխատողների անձնական գործերի արխիվ

Աշխատանքի ընթացքում անձնական գործը համալրվում է այլ փաստաթղթերով: Անձնական գործի թղթապանակում վերջին՝ վերջնական փաստաթուղթը կլինի աշխատանքային պայմանագիրը լուծելու մասին հրամանի պատճենը։

Այս կարգը բխում է Կանոնների 3.5.3 և 3.6.18 կետերից, որոնք հաստատվել են Ռոսարխովի խորհրդի 2002 թվականի փետրվարի 6-ի որոշմամբ: Փաստաթղթերը գտնվում են անձնական գործում՝ ըստ ստացման ժամանակագրական հաջորդականության (կետ.

Կանոնների 3.5.5, հաստատված Ռոսարխովի խորհրդի 2002 թվականի փետրվարի 6-ի որոշմամբ): Անձնական ֆայլերի պահպանում Կադրերի բաժնում պահեք միայն աշխատող աշխատողների անձնական գործերը: Պաշտոնաթող աշխատակիցների ֆայլերը տեղափոխել արխիվ՝ պահպանման համար։ Անձնական փաստաթղթերը չորս գնդիկներով կարեք կոշտ ստվարաթղթե կափարիչի մեջ կամ կապեք այնպես, որ կարողանաք կարդալ բոլոր փաստաթղթերի տեքստը, ներառյալ ամսաթվերը, վիզաները և որոշումները: Նախքան ներկայացնելը (պարտադիր), հեռացրեք կեռերը բոլոր փաստաթղթերից:

Պետական ​​արխիվ. ինչպես ներկայացնել աշխատողի անձնական գործը

Ֆայլերը ներկայացնելու (կապելու) համար պատրաստելիս փաստաթղթերից հանվում են մետաղական ամրակները (կապիկներ, թղթի սեղմիչներ): 3.6.5. Մշտական ​​ֆայլերը, որոնք բաղկացած են շատ արժեքավոր փաստաթղթերից կամ ոչ ֆորմատ փաստաթղթերից, պահվում են փակ, կոշտ, երեք փեղկով թղթապանակներում՝ ձգվող պարաններով կամ տուփերում: 3.6.6.

Եթե ​​գործում առկա են չպահանջված անձնական փաստաթղթեր (անձը հաստատող փաստաթուղթ, աշխատանքային գրքույկ, զինգրքույկ), ապա այդ փաստաթղթերը տեղադրվում են ծրարի մեջ, որը մուտքագրվում է գործի մեջ: Եթե ​​այդպիսի փաստաթղթերը մեծ են, ապա վերջիններս հանվում են գործերից և դրանց համար կազմվում է առանձին գույքագրում։

3.6.7. Յուրաքանչյուր գործի վերջում ներկայացվում է հավաստող թերթի դատարկ ձև, իսկ գործի սկզբում (հատկապես արժեքավոր փաստաթղթեր գրանցելու համար)՝ գործի փաստաթղթերի ներքին գույքագրման ձև: 3.6.8.

Աշխատանքից ազատված անձանց անձնական գործերի գրանցումը ներքին արխիվում

Գործի ատեստավորման թերթիկը կազմվում է սահմանված ձևով (հավելված 9), որտեղ թվերով և բառերով նշվում է գործի համարակալված թերթերի քանակը, ներքին գույքագրման թերթերի քանակը, նշվում են գործի համարների համարակալման առանձնահատկությունները. (տառերով գործի համարների առկայություն, բաց թողնված թվեր, կպցրած լուսանկարներով թերթերի համարներ, թվերի լայնաֆորմատ թերթեր, կցված ծրարներ և դրանցում կցված թերթերի քանակը), ինչպես նաև ցույց է տալիս բրոշյուրների տպագիր պատճենների ֆայլում առկայություն. դրանցում եղած թերթիկների թիվը, եթե դրանք նշված չեն եղել թղթապանակում ընդհանուր համախառն համարակալման մեջ: Գործը հավաստող փաստաթուղթը ստորագրում է այն կազմողը։

Գործի կազմի և վիճակի հետագա բոլոր փոփոխությունները (վնաս, բնօրինակ փաստաթղթերի փոխարինում) նշվում են հավաստագրման թերթիկում՝ համապատասխան ակտի վրա հղումով: Արգելվում է հավաստագրման թերթիկը տեղադրել գործի շապիկին կամ վերջին փաստաթղթի դատարկ հետևի մասում:

Գործերի ձևավորում Եվ դա պետք է իրականացվի մինչև աշխատակցի ազատումը։ Այնուհետև այն տեղափոխվում է արխիվ՝ պահպանման համար: Այս փաստաթուղթը չի կարող ոչնչացվել որոշակի ժամկետով։

Պարտադիր, թե ընտրովի: Արդեն ասվել է, որ բոլորովին էլ պարտադիր չէ աշխատողներին ղեկավարել։ Բայց ցանկացած իրեն հարգող ձեռնարկություն ունի նման փաստաթղթեր: Ե՞րբ է անհրաժեշտ դոսյե ստեղծել, իսկ երբ՝ ոչ։ Օրենքով այս հարցի կանոնները ոչ մի տեղ սահմանված չեն։ Աշխատողի անձնական գործի վարում Անձնական գործը բաղկացած է անձնական գործի շապիկից և աշխատողի փաստաթղթերից, որոնք պարունակում են համապարփակ տեղեկատվություն աշխատողի և նրա աշխատանքային գործունեության մասին (եթե խոսքը ուսանողի մասին է, ապա տեղեկություններ նրա վերապատրաստման մասին): ղեկավարները և նրանց տեղակալները. առաջատար մասնագետներ; ֆինանսապես պատասխանատու աշխատողներ (գանձապահներ, պահեստապետներ և այլն); աշխատողներ՝ առաջխաղացման հեռանկարով և այլն։

Հրահանգներ

Պաշտոնաթող աշխատակցի գործն արխիվ փոխանցելու համար փաստաթղթերը դասավորեք հակառակ ժամանակագրական հաջորդականությամբ: Սա նշանակում է, որ աշխատանքի ընդունվելիս անձնական գործ եք կազմել, որի առաջին էջը աշխատանքի ընդունվելու դիմում է եղել։ Գործը արխիվ փոխանցելիս առաջին թերթիկը կլինի հրաժարականի դիմումը։

Подшивая личное дело сотрудника, одновременно составляйте опись подшиваемых документов. В личное дело для передачи в архив подшейте все имеющиеся документы: анкету или резюме, копии документов об образовании, копии приказов о приеме на работу, увольнении и иных приказов, которые издавались