Surat-menyurat perniagaan - asas, jenis, ciri, peraturan untuk menjalankan surat-menyurat perniagaan. Peraturan untuk surat-menyurat perniagaan: contoh

Sesiapa yang berusaha untuk kelihatan sopan dalam kalangan perniagaan sentiasa menggunakan. Dan dia sentiasa ingat perkara utama - e-mel tidak boleh mencemarkan sama ada penerima, atau reputasi syarikat yang dia wakili, atau imej perniagaan.

Keupayaan untuk menjalankan surat-menyurat elektronik perniagaan dengan betul dan cekap adalah komponen utama imej pengurus moden. Ini adalah kedua-dua tanda tahap budaya umum dan penunjuk profesionalisme peribadi. Selaras dengan bagaimana seseorang dapat merumuskan dan memformalkan pemikirannya, seseorang boleh dengan yakin menilai sikapnya terhadap orang lain dan terhadap dirinya sendiri secara peribadi. E-mel yang ditulis secara sembarangan boleh merosakkan reputasi perniagaan pengarang dengan mudah di mata rakan kongsi dan rakan sekerja.

Peraturan untuk surat-menyurat perniagaan melalui e-mel

2. Fahami dengan jelas kepada siapa mesej anda ditujukan dan kepada siapa maklumat yang terkandung di dalamnya mungkin berguna. Kepada siapa surat anda ditujukan? Kepada pelanggan? Kepada pasangan? Rakan sekerja? Kepada orang bawahan? Kepada bos? Penerima ditunjukkan dalam lajur "kepada", mereka yang berminat ditunjukkan dalam "salinan". Jangan sekali-kali menghantar salinan tambahan, terutamanya kepada bos anda. Jika pihak ketiga disebut dalam e-mel, maka mereka juga biasanya disertakan dalam lajur "salinan".

3. Rumuskan tujuan mesej untuk diri sendiri. Apakah matlamat yang anda tetapkan untuk diri sendiri: apakah yang anda cuba capai daripada pembaca surat anda? Apakah reaksi yang anda jangkakan? Penerima, setelah membaca mesej anda, harus segera memahami apa yang anda perlukan daripadanya. Peraturan untuk menjalankan surat-menyurat elektronik:

Jika anda ingin membawa perspektif individu kepada acara - daripada orang pertama (kami, saya)
Jika mesej anda bersifat pertanyaan atau pengajaran - daripada orang kedua (anda, anda)
Jika anda menulis surat sebagai pemerhati luar dan ingin memaklumkan penerima tentang fakta atau peristiwa yang dicapai - dalam orang ke-3 (mereka, dia, dia).

4. Jangan biarkan medan "subjek" kosong. Kebanyakan orang yang menerima e-mel mula memeriksa surat-menyurat dengan melihat medan subjek. Seseorang membuat keputusan untuk membaca surat dalam beberapa saat, jadi kandungan surat itu harus ditunjukkan dalam baris subjek. Topik hendaklah pendek, spesifik dan bermaklumat.

5. Pastikan kandungan jelas: alamat dan salam, bahagian utama, ringkasan, tandatangan, kenalan. Sebarang surat mesti mengandungi etika e-mel. Jangan malas dan jangan melangkau mana-mana bahagian kandungan yang diterima; surat yang diformat dengan betul ialah penunjuk profesionalisme anda.

6. Mengadap dan memberi salam kepada penerima adalah penunjuk rasa hormat anda kepadanya. Jika boleh, mulakan setiap huruf dengan mesej peribadi dan salam. Tanda kesopanan ialah memanggil lawan bicara anda dengan nama. Selepas alamat, letakkan koma jika anda ingin memberikan mesej watak harian. Dan jika anda ingin menekankan formaliti dan kepentingan, gunakan tanda seru, walaupun surat ini ditujukan kepada rakan sekerja yang anda sering berkomunikasi.

7. Berpegang kepada prinsip: pendek dan jelas (KY). Salah satu peraturan utama surat-menyurat e-mel perniagaan ialah "perkataan minimum - maklumat maksimum." Kemukakan pemikiran anda secara khusus (jelas), konsisten, padat dan dengan cara yang mudah difahami. Ayat hendaklah pendek, ini memudahkan penerima menyampaikan maklumat yang diperlukan. Terdapat satu Peraturan emas e-mel– bahagian, satu topik – satu huruf. Adalah lebih baik untuk menghantar beberapa e-mel (masing-masing dengan satu topik) daripada satu mesej besar dengan beberapa idea yang tidak berkaitan.

8. Jangan jadikan komunikasi tidak formal kepada surat-menyurat perniagaan. Tidak ada emosi dalam e-mel! Jika anda ingin menekankan perkara yang dinyatakan dalam mesej e-mel anda secara emosi, subteks emosi mesti disembunyikan di sebalik nada penyampaian yang neutral, tenang secara luaran dan betul. Ia dicapai dengan kandungan, bukan dengan bahasa.

9. Mematuhi struktur teks utama surat yang jelas. Selalunya, surat terdiri daripada tiga bahagian:

Sebab menulis surat (sebab, alasan). Bahagian ini biasanya sesingkat mungkin
Penyampaian intipati isu yang konsisten
Penyelesaian, permintaan, cadangan, kesimpulan

10. Kemunculan mesej hendaklah sangat mudah difahami. Bahagikan teks kepada perenggan, yang sepatutnya mengandungi tidak lebih daripada lima hingga enam baris. Adalah lebih baik untuk memisahkan perenggan antara satu sama lain dengan baris kosong. Pilih satu warna dan satu fon, supaya teks akan dilihat dengan lebih baik. Adalah lebih baik untuk tidak menggunakan tanda seru, emotikon, singkatan atau unsur kursif melainkan benar-benar perlu.

11. Tulis dengan betul. Penulisan buta huruf menunjukkan bahawa pengarang tidak cukup berpendidikan. Reputasi perniagaan anda dicemari oleh kesilapan menaip dan kesilapan dalam teks. Sebelum menghantar surat, etika e-mel mengesyorkan anda membaca semula surat itu dengan teliti. Banyak program e-mel dan editor teks boleh menyemak tanda baca dan ejaan, dan jika ralat ditemui, ia menawarkan pilihan pembetulan. Perkhidmatan ini diperlukan untuk menulis e-mel.

12. Pertimbangkan dokumentasi yang perlu disertakan dalam lampiran. Anda tidak boleh memasukkan maklumat terperinci dalam badan surat; lebih baik untuk menghantarnya sebagai fail berasingan. Dalam baris subjek e-mel, pastikan anda menunjukkan fail yang anda masukkan, jika tidak, penerima mungkin menganggapnya sebagai virus. Semua fail mesti diimbas dengan perisian anti-virus sebelum dihantar.

14. Postscript sangat jarang digunakan dalam surat-menyurat perniagaan. Jika anda menggunakan postscript dalam mesej anda, ini adalah petunjuk bahawa anda tidak cukup memikirkan kandungan surat tersebut.

15. Hanya dalam kes khas resit dibaca diberikan. Lazimnya, resit baca hendaklah ditetapkan hanya untuk penerima luar dan hanya apabila respons dijangka daripada penerima.

16. Gunakan kotak semak "kepentingan tinggi" hanya apabila ia benar-benar perlu. Jika e-mel mengandungi maklumat penting yang memerlukan perhatian segera, tetapkan kepentingan kepada "tinggi". Ini akan menyerlahkan e-mel anda dalam peti masuk anda. Tetapi tidak digalakkan untuk menyalahgunakan fungsi ini tanpa perlu.

17. Baca semula surat tersebut sebelum menghantarnya. Adakah semuanya ringkas, khusus, boleh difahami, dan adakah terdapat sebarang maklumat yang tidak sesuai atau kesilapan tatabahasa? Adakah butiran penerima betul? Semak urutan dan logik persembahan.

19. Orang yang memulakan surat-menyurat menamatkan dialog elektronik.

20. Ingat itu Peraturan untuk surat-menyurat e-mel, atau lebih tepatnya pematuhan mereka adalah penunjuk pengurus profesional moden.

Pada dasarnya, persoalan tentang bagaimana dan dengan cara apa boleh dibuat dan dihantar tidak sepatutnya timbul. Walau bagaimanapun, tidak semua orang bersedia untuk segera memulakan tugas ini apabila melibatkan surat rasmi, lebih-lebih lagi apabila penulis surat menjangkakan untuk menerima jawapan. Saya akan memberitahu anda sedikit rahsia surat-menyurat perniagaan: lebih ketat watak dan gaya surat itu, lebih besar peluang untuk mendapat respons daripada penerima. Dalam pelajaran ini, saya akan menyediakan beberapa contoh e-mel yang sepatutnya membantu pengguna memutuskan gaya mereka sendiri dan seterusnya mengarang mesej dengan cara yang paling cekap.

Pertama, kita perlu memutuskan jenis surat yang kita cipta akan menjadi. Saya membahagikan semua e-mel keluar kepada tiga jenis utama:

• Tawaran perniagaan
• Siasatan perniagaan
• Alamat mesra

Sehubungan itu, untuk ketiga-tiga jenis saya mempunyai templat, baik dalam bentuk fail teks ringkas dan dalam bentuk templat yang disesuaikan untuk program e-mel tertentu. Mari kita beralih kepada setiap daripada mereka mengikut urutan.

Tawaran perniagaan

Hello (Selamat tengah hari), [nama orang yang dialamatkan]!

Adalah dinasihatkan untuk menunjukkan nama dalam mana-mana surat semasa berkomunikasi, kerana alamat peribadi meletakkan seseorang dalam suasana yang mesra. Walau bagaimanapun, jika anda masih tidak dapat mengetahui nama itu, ucapan templat sudah memadai.

Izinkan saya memperkenalkan kepada perhatian anda perkhidmatan baharu (produk baharu) daripada syarikat kami [nama syarikat].

Izinkan saya menawarkan kerjasama dalam bidang [nama bidang aktiviti].

Seterusnya, terangkan secara ringkas kelebihan cadangan anda dari segi harga atau beberapa ciri kualiti. Perkara utama adalah jangan keterlaluan. Teks megabait, malah ditambah dengan gambar yang terang dan tidak bermakna, hanya menakutkan orang ramai. Jika penerima surat berminat dengan tawaran anda dari baris pertama, dia pasti akan menghubungi anda untuk mendapatkan maklumat tambahan.

Jika anda serius untuk mendapatkan orang yang tepat untuk menghubungi anda pada kali pertama anda menghubungi mereka, maka wajar untuk memikirkan tentang jangkauan selain daripada e-mel sahaja. Adalah idea yang baik untuk membuat akaun dalam perkhidmatan seperti ICQ danSkype. Kadang-kadang lebih mudah bagi seseorang untuk menghubungi anda melalui telefon biasa, jika, sudah tentu, anda dengan teliti meninggalkan nombor itu dalam tandatangan anda.

Mengapa anda perlu menduplikasi alamat e-mel anda sendiri dalam tandatangan, anda bertanya, jika ia dimajukan secara automatik oleh pelayan mel. Peraturan di sini ialah maklumat yang berlebihan dalam surat-menyurat perniagaan tidak pernah tidak diperlukan. Mari bayangkan situasi di mana surat anda diterima oleh orang yang mungkin tidak berminat dengan tawaran itu, atau yang langsung tidak cekap untuk membalasnya dengan betul. Ia memajukan mesej yang diterima kepada pengguna lain, tetapi atas sebab tertentu, maklumat tentang pengirim sebenar hilang daripada data yang ditambah secara automatik, yang menyukarkan untuk menghubungi anda. Walau bagaimanapun, ia akan sentiasa mencukupi untuk melihat tandatangan untuk menentukan pengarang surat dan kenalannya yang diperlukan.

Siasatan perniagaan

Hello, selamat petang)!

Atau, jika nama penerima diketahui, maka (Sayang, [Nama, Patronymic])!

Sila berikan maklumat tentang produk (perkhidmatan) [nama produk/perkhidmatan] dengan penerangan tentang ciri penuh dan kualiti kompetitif.

Berdasarkan Undang-undang Persekutuan Persekutuan Rusia [nombor dan tarikh dokumen], saya meminta anda memberikan maklumat [terangkan data yang diperlukan untuk mendapatkan].

Anda juga boleh menghubungi pengurusan perkhidmatan tertentu di Internet jika hak anda dilanggar.

Sehubungan dengan pelanggaran klausa [nombor klausa dalam perjanjian pengguna] perjanjian pengguna, iaitu: “[petik teks penuh klausa tersebut]”, saya meminta anda menjalankan siasatan dan mengambil sekatan yang sewajarnya terhadap yang bersalah [ bertanggungjawab (jika kita bercakap tentang pekerja perkhidmatan)] orang [tapak (nama tapak)]. Sila laporkan hasil pemeriksaan dan sekatan yang dikenakan kepada [alamat e-mel anda sendiri].

Alamat mesra

Salam (Selamat hari) (Hello), [nama orang]!

Apabila anda mula-mula menghubungi kami secara mesra, penunjuk yang baik ialah kesempurnaan mesej teks anda. Teks yang ditulis dengan betul dan tebal akan menunjukkan minat anda yang tinggi untuk menghubungi orang yang betul dan akan menimbulkan keinginan untuk balasan. Jangan lupa untuk membuka perbualan dengan beberapa soalan awal.

Contoh e-mel

Bahagian penting dalam kerja banyak organisasi ialah surat-menyurat perniagaan, yang mempunyai banyak peraturan dan ciri. Bukan sahaja setiausaha, tetapi juga pekerja lain harus boleh menulis surat untuk dihubungi dengan rakan kongsi dan pekerja lain.

Konsep surat-menyurat perniagaan

Istilah ini merujuk kepada pertukaran maklumat komersial dan perniagaan. Terdapat etika tertentu untuk surat-menyurat perniagaan, yang juga diajar dalam kursus khas. Surat itu mesti dibuat mengikut peraturan, kerana ia akan mewujudkan dan mengekalkan reputasi syarikat, dan juga membentuk sikap yang serius terhadap organisasi. Surat perniagaan, dari sudut teknikal, adalah alat yang bertujuan untuk meningkatkan komunikasi antara syarikat atau jabatan yang berbeza.

Jenis surat-menyurat perniagaan

Terdapat beberapa jenis dokumen, dan setiap daripada mereka mengandungi peraturan sendiri untuk pelaksanaan dan penyerahan. Asas surat-menyurat perniagaan juga digunakan semasa berkomunikasi melalui e-mel. Pakar membezakan jenis surat perniagaan berikut: surat terima kasih, permintaan, tuntutan, permohonan maaf, penolakan, tahniah dan takziah. Di samping itu, terdapat surat komersial, yang termasuk tuntutan, penolakan, peringatan, jaminan, dan sebagainya.

Bagaimana untuk menjalankan surat-menyurat perniagaan dengan betul?

Apabila mengarang surat, adalah penting untuk memberi perhatian kepada semua butiran. Apabila menerangkan peraturan surat-menyurat perniagaan, adalah wajar memberi perhatian kepada aspek berikut:

1. Jika anda menulis surat di mana anda perlu menjawab soalan khusus yang ditanya oleh pengarang, maka adalah wajar untuk memetik setiap satu daripadanya secara berasingan. Untuk melakukan ini, gunakan penomboran dan pecahkan teks menjadi perenggan.
2. Semasa mengarang surat, anda perlu mengulas secara ringkas tentang semua dokumen yang dilampirkan sama ada oleh anda atau oleh lawan bicara anda. Ini penting supaya penerima segera memahami intipati surat tersebut.
3. Surat tersebut hendaklah ditandatangani oleh pengurus dan dicop.

Peraturan untuk menjalankan surat-menyurat perniagaan

Ralat semasa mengarang surat perniagaan tidak boleh diterima, jadi adalah penting untuk mengetahui peraturan asas untuk mengarangnya:

1. Jangan gunakan perkataan yang tidak diketahui maknanya, atau semak tafsirannya menggunakan kamus.
2. Menjalankan surat-menyurat perniagaan tidak termasuk penggunaan istilah tertentu, kerana beberapa perkataan mungkin tidak diketahui oleh penerima. Jika istilah sedemikian digunakan, maka berikan penjelasan.
3. Luahkan fikiran anda dalam ayat pendek supaya perkara utama tidak hilang.
4. Jika anda tidak tahu bahasa Rusia dengan teliti, maka lebih baik anda menaip teks terlebih dahulu dalam editor atau dalam dokumen pada komputer anda untuk menyemak ejaan anda.
5. Surat-menyurat perniagaan tidak membenarkan penggunaan kata-kata sehari-hari, ungkapan sastera, dan sebagainya. Sebelum menghantar surat, semak ia untuk kesilapan dan kesilapan menaip. Adalah lebih baik untuk menyemak semula selepas beberapa ketika.

Permulaan surat dalam surat-menyurat perniagaan

Pertama, dalam struktur surat itu terdapat "pengepala", yang mengandungi kedudukan dan nama penuh penerima. Ciri surat-menyurat perniagaan termasuk alamat standard "Sayang", yang dalam kebanyakan kes ditulis di tengah halaman. Sekiranya orang itu tidak dikenali, maka perkataan "Encik." ditulis sebelum nama akhir. Perenggan pertama (mukadimah) merangkumi maksud dan sebab surat itu. Selepas membacanya, penerima harus memahami maksud utama mesej.

Permintaan dalam surat-menyurat perniagaan

Salah satu jenis surat-menyurat perniagaan yang popular ialah surat permintaan. Ini boleh menjadi permintaan yang bijak atau tuntutan diplomatik mengenai isu semasa. Kemahiran menulis perniagaan adalah penting untuk permintaan menulis kerana ia harus memotivasikan penerima untuk mengambil tindakan yang diperlukan oleh penulis. Terdapat peraturan tertentu untuk menulis surat:

1. Penerima harus ditangani secara peribadi, memerhatikan asas-asas etika perniagaan.
2. Untuk menjelaskan kepada penerima sebab permintaan itu, anda boleh memberinya pujian, menyerlahkan kualiti dan merit perniagaan atau peribadinya.
3. Berikan sebab untuk permintaan dan minat penerima untuk memenuhinya. Masalahnya hendaklah dihuraikan dengan ringkas dan sejelas mungkin.
4. Sebaik sahaja permintaan dibuat, ia harus diubah suai dan diulang sekali lagi, menekankan potensi manfaat.

Bagaimana untuk mengingatkan diri anda dalam surat-menyurat perniagaan?

Surat peringatan digunakan apabila anda perlu mengingatkan tentang pemenuhan kewajipan yang dilaksanakan, pematuhan undang-undang, pendekatan acara penting, dan sebagainya. Dalam kebanyakan kes, peringatan lisan digunakan sebelum itu. Akibatnya, surat itu berfungsi sebagai sejenis bukti tindakan yang diambil. Peringatan dalam surat-menyurat perniagaan termasuk:

1. Maklumat tentang penghantar dan penerima. Selepas ini, sebab peringatan itu dinyatakan.
2. Pautan kepada undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan isu yang ditarik balik disediakan.
3. Frasa surat-menyurat perniagaan harus jelas, tetapi tidak mengancam. Tidak salah untuk mengingatkan anda bahawa masalah itu boleh diselesaikan dengan aman.
4. Surat itu tidak mempunyai piawaian, jadi ia boleh ditulis dalam bentuk bebas.

Bagaimana cara memohon maaf dengan betul dalam surat-menyurat perniagaan?

Salah satu surat yang paling sukar untuk ditulis ialah surat permohonan maaf, yang memerlukan anda memohon maaf dan menyelamatkan syarikat. Di samping itu, ia bertujuan untuk memulihkan hubungan yang rosak. Surat-menyurat perniagaan menunjukkan ciri permohonan maaf berikut:

1. Struktur surat termasuk petunjuk penerima, subjek mesej dan mesej.
2. Anda tidak perlu menyatakan pelaku, kerana pengurusan akan menandatangani segala-galanya.
3. Ungkapan permohonan maaf dalam surat-menyurat perniagaan tidak boleh jelas dan subjek surat hendaklah neutral atau tidak hadir sama sekali.
4. Kesan yang perlu dicapai adalah permohonan maaf yang ikhlas dan maklumat tentang apa yang berlaku, iaitu, petunjuk sebab keadaan yang tidak menyenangkan.

Peraturan untuk surat-menyurat perniagaan melalui e-mel

Semua peraturan yang dinyatakan sebelum ini juga relevan untuk surat-menyurat elektronik, tetapi masih terdapat beberapa ciri:

1. E-mel kerja harus digunakan secara eksklusif untuk surat-menyurat rasmi, kerana semua surat disimpan pada pelayan dan boleh dibaca oleh orang lain.
2. Surat-menyurat e-mel perniagaan memerlukan penggunaan fon yang boleh dibaca dan yang terbaik adalah memilih Arial atau Times New Roman. Saiz huruf hendaklah sederhana. Teks tidak boleh mengandungi Caps Lock, tanda seru atau aksara khas. Ia boleh diterima untuk menyerlahkan frasa tertentu dalam huruf condong atau tebal, tetapi hanya gunakan ini jika benar-benar perlu.
3. Untuk kebolehbacaan yang lebih baik, gunakan subtajuk, tetapi perlu diingat bahawa bilangannya tidak sepatutnya besar, jadi maksimum ialah 3-4 keping. Satu perenggan tidak boleh lebih daripada empat baris.
4. Etika e-mel perniagaan tidak membenarkan medan subjek dibiarkan kosong. Tulis di sini intipati surat itu, yang sepatutnya khusus, bermaklumat dan ringkas.
5. Anda mesti menyertakan tandatangan dan maklumat hubungan anda pada penghujungnya, dan ia tidak boleh mengambil lebih daripada enam baris. Gunakan struktur berikut: "Dengan hormat," nama pertama dan akhir, nama syarikat, nombor telefon, e-mel dan alamat tapak web.
6. Dalam surat-menyurat perniagaan, adalah sesuai untuk menggunakan templat korporat dalam gaya korporat anda. Terima kasih kepada ini, adalah mungkin untuk menonjol daripada orang lain dan pada masa yang sama mematuhi peraturan surat-menyurat perniagaan. Adalah penting untuk tidak lupa bahawa surat itu boleh dibaca bukan sahaja pada skrin komputer, tetapi juga pada telefon, jadi templat mesti dioptimumkan untuk resolusi skrin yang berbeza.

Buku mengenai surat-menyurat perniagaan

Untuk lebih memahami semua selok-belok menulis surat perniagaan, anda boleh membaca kesusasteraan yang berguna. Kerja-kerja berikut dianggap baik:

1. « Seni penulisan perniagaan. Undang-undang, helah, alat» S. Karepina. Penulis menerangkan gaya perniagaan surat-menyurat, cara meninggalkan pelbagai jenis surat dan laporan dengan betul.
2. « Surat-menyurat e-mel perniagaan. Lima Peraturan untuk Kejayaan" Penulis menerangkan bentuk surat-menyurat perniagaan dan menawarkan alat untuk membantu menjadikan komunikasi lebih berkesan. Di sini anda boleh mendapatkan petua dan helah yang berguna.

Kejayaan dalam aktiviti mana-mana organisasi, firma komersial atau perusahaan berkait rapat dengan budaya tingkah laku dan etika. Segala tindakan pengurus dan pekerja sudah tentu perlu mengambil kira peraturan adab dan bersesuaian dengan keadaan.

Salah satu bahagian etika yang paling penting ialah surat-menyurat perniagaan.

Dianggarkan hampir 50% masa di tempat kerja dihabiskan untuk mengurus kertas dan surat. Tetapi ini perlu, kerana surat-menyurat perniagaan yang cekap boleh meningkatkan perolehan syarikat dengan ketara dan mempercepatkan interaksi perkhidmatan dan jabatan yang berbeza.

Sudah tentu, terdapat corak tertentu di sini, dan kami pasti akan membincangkannya dalam artikel ini. Peraturan surat-menyurat perniagaan telah lama diseragamkan. GOST R.6.30-2003 sedia ada akan membantu anda meletakkan teks dengan betul pada helaian, memberitahu anda apa inden, jidar dan fon yang perlu dibuat. Surat-menyurat perniagaan dicirikan oleh keseragaman dan pengulangan corak pertuturan.

Walau bagaimanapun, mana-mana surat adalah individu. Kesan besar padanya ditinggalkan oleh identiti pengirim, kedudukannya, keadaan dan penerimanya. Pada tahap tertentu, surat-menyurat perniagaan adalah gabungan kreativiti dan kerja keras.

Jenis surat-menyurat perniagaan

Edaran dokumen dijalankan di atas kertas dan melalui e-mel.

Semua surat-menyurat di perusahaan boleh dibahagikan kepada kumpulan berikut:

Surat-menyurat rasmi/tidak rasmi;

Dalaman dan luaran.

Surat-menyurat rasmi termasuk tawaran komersial, surat kesyukuran dan jaminan, perjanjian perdagangan, pesanan untuk perusahaan, tanggungjawab pekerjaan, permintaan, tuntutan, tuntutan.

Surat-menyurat tidak rasmi termasuk pelbagai ucapan tahniah daripada rakan kongsi perniagaan, pelanggan dan pekerja; takziah, maaf, jemputan dan terima kasih.

Dokumen dalaman hanya beredar di antara jabatan satu perusahaan, manakala dokumen luaran melangkaui sempadannya.

Peraturan surat-menyurat perniagaan: kandungan dalaman

Keperluan utama adalah ringkasan dan kejelasan surat. Jangan bentangkan teks ke atas beberapa muka surat. Pilihan terbaik adalah untuk dimuatkan ke dalam satu.

Peraturan surat-menyurat perniagaan melibatkan pengecualian perkataan dan ungkapan yang kompleks, tidak jelas, asing dan sangat khusus daripada teks. Semua ayat hendaklah pendek, dengan pemikiran utama pengarang dan tanpa "air".

Elakkan tafsiran berganda dalam surat anda, jika tidak, jika pertikaian timbul, lebih sukar untuk mempertahankan pandangan anda dan membuktikan apa yang anda maksudkan dengan frasa tertentu.

Peraturan untuk menulis surat-menyurat perniagaan mewajibkan penulis untuk memanggil penerima dengan nama dan patronimik, didahului dengan gelaran "Sayang ...". Dan pastikan anda menggunakan "anda," walaupun anda mempunyai hubungan mesra yang baik dengan penerima surat itu.

Dalam pengenalan, selain menunjukkan nama akhir dan nama pertama, tujuan utama mesej dinyatakan. Contoh surat-menyurat perniagaan mengetahui templat dan klise yang mencukupi untuk kes sedemikian: "Berkaitan dengan surat sebelumnya...", "Kami mengingatkan anda...", "Biar kami maklumkan..." dan lain-lain.

Lembutkan jawapan yang tidak menguntungkan penerima (penolakan tawaran, penolakan kerjasama) dengan frasa: "Malangnya, kami tidak akan dapat mengambil kesempatan daripada syarat yang dicadangkan..." atau serupa.

Dokumentasi kertas luaran

Sebarang surat perniagaan mesti ditulis pada kepala surat syarikat dengan butiran syarikat dan semua maklumat hubungan.

Pastikan anda memasukkan tarikh tepat dokumen.

Sudut kanan atas helaian diduduki oleh parap penerima dan alamat syarikat penerima.

Pecahkan teks kepada perenggan yang bermakna untuk memudahkan pembaca memahami dan memahaminya. Tidak lebih daripada 4-5 baris.

Menulis semua perkataan dalam huruf besar adalah bentuk yang tidak baik.

Dokumen boleh disertakan bersama surat tersebut. Dalam kes ini, mereka disenaraikan dalam baris berasingan di bahagian kiri bawah helaian. Mengikut etika perniagaan, jawapan kepada surat mesti diterima dalam tempoh 10 hari. Jika masalah memerlukan lebih banyak masa untuk diselesaikan, penerima mesti memaklumkan perkara ini.

Selepas menulis, anda harus pastikan anda menyemak semula teks dengan teliti untuk mengesan kesilapan, kedua-dua ejaan dan tatabahasa. Jika anda mempunyai masa, anda harus meletakkan surat itu di tepi dan kembali kepadanya kemudian. Sebagai peraturan, ketidaktepatan akan ditemui yang tidak disedari pada mulanya. Nasihat ini paling penting semasa menjawab aduan pelanggan. Anda tidak sepatutnya menyusahkan seseorang lebih-lebih lagi dengan surat yang ditulis secara buta huruf.

Apabila dokumen ditulis dan diperiksa beberapa kali, cetak pada kertas A4. Saiz ini ialah saiz standard yang digunakan untuk sebarang surat-menyurat, walaupun teks itu sendiri hanya mengambil separuh helaian.

Uji dakwat dalam pencetak sebelum mencetak untuk mengelakkan keluaran kabur atau ceroboh.

Dalam sesetengah kes, anda boleh melampirkan kad perniagaan anda pada dokumen dan melampirkan helaian bercetak itu sendiri dalam fail lutsinar.

Sampul surat berjenama dengan logo syarikat juga dianggap sebagai bentuk yang baik.

Peraturan untuk menjalankan surat-menyurat perniagaan tidak rasmi selalunya lebih emosional daripada dalam kertas perniagaan dan kurang klise. Singkatan dan penggunaan kata sifat yang berwarna-warni sesuai di sini, sebagai contoh, dalam ucapan tahniah: menakjubkan, responsif, baik.

E-mel perniagaan

Hakikat bahawa anda tidak menghantar surat-menyurat dalam sampul surat melalui rangkaian pos seharusnya tidak menenangkan. Peraturan surat-menyurat perniagaan juga terpakai dalam kes ini.

Mesej perniagaan elektronik yang cekap dan betul mewujudkan imej positif kedua-dua perusahaan dan orang tertentu. Reputasi dalam perniagaan sangat bernilai!

Peraturan asas untuk surat-menyurat melalui e-mel

Gunakan alamat e-mel kerja anda hanya untuk tujuan yang dimaksudkan.

Perhatikan nama peti mel. Jangan gunakan nama yang salah semasa bekerja, seperti "bayi", "superman", walaupun ia ditunjukkan dalam transkripsi bahasa Inggeris.

Sentiasa isi lajur "subjek", jika tidak, surat anda mungkin berakhir dengan spam. Perihalan seperti "pelan", "senarai", "cadangan komersial", "laporan" tidak sesuai. Mungkin terdapat banyak surat yang serupa dalam peti masuk penerima anda. Jadikan sespesifik mungkin tentang maksud mesej anda. Jangan gunakan lebih daripada lima perkataan. Gunakan huruf besar subjek anda. Tidak perlu meletakkan titik di akhir.

Jika anda membalas e-mel yang diterima sebelum ini, pastikan anda mengalih keluar "Semula" dalam baris subjek.

Gaya komunikasi

Simpan surat dalam format seperti perniagaan. Buang nada mengancam, merayu, memerintah.

Peraturan surat-menyurat perniagaan elektronik tidak membenarkan penggunaan emotikon atau sejumlah besar tanda tanya atau tanda seru dalam teks.

Bersopan santun. Ucapan wajib pada permulaan dan perpisahan kepada lawan bicara pada akhirnya adalah bentuk yang baik. Contohnya, “Dengan hormat...” atau seperti ini: “Yang ikhlas...”.

Surat-menyurat e-mel perniagaan dan "peraturan emas"nya: jangan campurkan beberapa topik berbeza dalam satu mesej. Lebih baik menghantar surat bersiri.

E-mel hendaklah separuh panjang daripada surat kertas.

Bekerja dengan lampiran

Jika terlalu banyak maklumat yang ingin disampaikan, jangan letak semuanya di dalam badan surat, tetapi lampirkan sebagai dokumen berasingan sebagai lampiran.

Untuk kemudahan penerima, namakan semula dokumen yang anda sediakan kepada nama yang dia fahami. Ini akan menunjukkan minat anda dan memenangi anda. Fikirkan tentang berapa banyak folder kerja yang ada pada penerima pada komputernya dan cara dia akan mencari surat anda di antaranya.

Pastikan anda memaklumkan penerima tentang fail yang anda hantar supaya dia tidak menganggapnya sebagai virus rawak. Arkibkan dokumen besar.

Adalah lebih baik untuk menghantar lampiran yang terlalu besar (melebihi 200 kbait) dengan cara lain, contohnya, melalui pelayan ftp.

Sesetengah pelayan mel tidak membenarkan format seperti COM, EXE, CMD, PIF dan beberapa yang lain melalui dan menyekatnya.

Jika terdapat beberapa penerima surat anda, luangkan masa untuk memadam semua bukti penghantaran massa setiap kali. Penerima tidak memerlukan maklumat tambahan sedemikian sama sekali. Perintah "bcc" akan membantu anda.

Peraturan untuk menjalankan surat-menyurat perniagaan melalui e-mel memerlukan memaklumkan pihak lain bahawa surat-menyurat telah diterima. Jika anda tidak dapat menjawab pada masa ini, maklumkan kepada teman bicara anda tentang perkara ini. Simpan sejarah surat-menyurat anda untuk mengelakkan pertanyaan dan prosiding lanjut.

Jika maklum balas adalah penting dan mendesak, ia dibenarkan untuk memberitahu penerima melalui telefon, Skype atau ICQ. Jika walaupun selepas ini anda tidak dapat mencapai keputusan yang positif, ingatkan diri anda sekali lagi.

Ia bukan perkara biasa apabila anda meminta dokumen, anda menerima surat kosong dengan fail yang dilampirkan sebagai balasan. Ia tidak boleh diterima. Contoh surat-menyurat perniagaan memerlukan maklumat yang berkaitan diletakkan dalam badan dokumen. Contohnya, ini: "Saya menghantar data yang diperlukan untuk permintaan anda."

Jangan lupa untuk menunjukkan koordinat pada akhir surat: semua kaedah komunikasi yang tersedia, kedudukan, laman web syarikat, pautan ke rangkaian sosial.

Semasa menulis kenalan organisasi, berikan maklumat sebanyak mungkin - nombor telefon dengan kod kawasan, alamat dengan poskod. Lagipun, komunikasi anda berlaku bukan sahaja dengan penduduk wilayah anda. Jika anda mempunyai semua maklumat, lebih mudah untuk menghubungi anda.

Dan peraturan terakhir: sesiapa yang memulakan surat-menyurat mesti menyelesaikan dialog elektronik.

Kesimpulan

Surat-menyurat perniagaan adalah perkara yang rumit. Kadang-kadang satu pandangan sudah cukup untuk membentuk pendapat yang pasti tentang seseorang dan organisasi yang diwakilinya. Mengetahui peraturan penulisan perniagaan boleh membantu kerjaya anda.

Surat-menyurat perniagaan elektronik. Mengenai subjek surat itu

Artikel ini adalah mengenai mengisi medan Subjek dalam e-mel perniagaan.

Isikan medan "Subjek E-mel" mengikut kandungannya.

Satu perkara yang nampak mudah. Jika anda menulis kepada pasangan anda tentang tarikh akhir untuk menghantar dokumen, tulis dalam subjek "Mengenai tarikh akhir untuk menghantar Perjanjian." Jika anda menulis tentang menukar alamat sah anda, tulis dalam subjek "Tentang menukar alamat sah anda." Tetapi, seperti yang ditunjukkan oleh amalan surat-menyurat, tidak semua yang jelas kepada kita adalah sama jelas kepada orang lain...

Pada hari yang lalu, rakan dan rakan sekerja saya (Natasha) sekali lagi menarik nafas lega selepas menerima surat daripada rakan niaganya. Dan dia berkata: "Kecantikan! Bukan surat, tetapi lagu! Saya belum membukanya lagi, tetapi saya sudah tahu apa yang dia tulis!” Dan kemudian dia menambah: "Dan mencari mana-mana suratnya dalam peti mel saya kini hanya beberapa minit!"

“Apa yang istimewa tentang itu?” - anda betul bertanya. Dan kemudian saya akan memberitahu anda mengapa pesanan semasa dalam surat-menyurat dengan penerima membuatkan rakan saya sangat gembira.

Natasha adalah pakar dalam bekerja dengan pelanggan dan rakan kongsi dalam syarikat latihan.

Lebih sedikit 2 bulan yang lalu, dia mula berkomunikasi dengan rakan kongsi perniagaan baharu syarikat itu. (Mari kita panggil dia "Vasya"). Pada permulaan kerjasama yang akan datang, sentiasa ada banyak isu yang perlu dibincangkan, dijelaskan, dijelaskan, disatukan, dll. Pada hari itu, Natasha dan Vasya bertukar-tukar sejumlah besar mesej. Tetapi jika anda melihat ke dalam peti masuk Natasha dan melihat benang surat-menyurat dengan Vasya, anda akan mendapati gambar yang sangat mudah. Terdapat banyak surat, tetapi semua maklumat datang kepada dua titik semantik: dalam medan "Dari" ia mengatakan "Vasya", dan dalam bidang subjek - "Kerjasama dengan Perm" (Nama rakan kongsi perniagaan Natasha dan nama bandar telah saya tukar atas sebab yang jelas. Seperti yang mereka katakan, Sila anggap sebarang kebetulan sebagai kemalangan).

Bayangkan keadaan: huruf pertama mempunyai subjek "Kerjasama dengan Perm". Dari surat ini, Natasha mengetahui maklumat tentang penerima, tentang syarikatnya, dan berkenalan dengan tawaran komersialnya. Jawapan. Surat-surat berikut menjelaskan butiran kerja, spesifik menjalankan latihan di tapak, membincangkan aspek kewangan, organisasi, dll. (Pada akhir minggu, terdapat 17 surat dari Vasya dalam peti mel Natasha). Selain itu, semua huruf: dari yang pertama hingga yang terakhir, mempunyai satu pilihan subjek: "Kerjasama dengan Perm." Sekarang bayangkan apa yang anda perlu lakukan jika anda memerlukan segera, sebagai contoh, untuk mencari satu surat khusus dengan maklumat khusus dalam surat-menyurat ini. Seperti yang mereka katakan, "tidak ada masalah" apa yang anda perlu lakukan: buka surat secara rawak dan cuba ingat kira-kira pada hari mana dalam minggu isu ini dibincangkan. Saya tidak akan bercakap tentang masa yang dihabiskan, keberkesanan carian sedemikian dan emosi yang disertakan. Jadi semuanya jelas.

Kesimpulan:

1. Ingat bahawa medan Subjek adalah bahagian penting dalam e-mel.

2. Isi ruangan subjek secara rasional, jadikan maklumat itu sangat bermaklumat.

Contohnya, "Agreement.Account.Act" dan bukannya "Documents"

3. Apabila aspek isu dalam perbincangan berubah, jelaskan topik (gunakan sambungan).

Sebagai contoh,

Kerjasama dengan Perm → Kerjasama dengan Perm. Tarikh → Kerjasama dengan Perm. Perjanjian

4. Jadikan topik itu bermakna, tetapi sangat ringkas(bilangan aksara yang boleh dilihat oleh penerima apabila diterima dalam medan "Subjek" agak terhad)

Sebagai contoh,

Kerjasama dengan Perm → Perm.Dates → Perm.Agreement

5. Jika dalam surat-menyurat dengan rakan kongsi perniagaan/pelanggan anda melihat bahawa medan "Subjek" diisi secara rawak atau tidak diisi langsung, ambil inisiatif ke tangan anda sendiri dan cuba salah satu daripada dua senario:

— Apabila menjawab, tukar kandungan medan “Subjek” dengan betul/isi sendiri. Jika penerima prihatin, mungkin tindakan ini sudah cukup untuk mengembalikan surat-menyurat kepada normal. Jika penerima masih meneruskan (kemungkinan besar hanya kerana kebiasaan) untuk mengabaikan kandungan medan ini, gunakan skrip lain (baca di bawah):

— Tulis surat kepada penerima dengan permintaan/tawaran dengan lebih kurang kandungan berikut: “Vasya, saya benar-benar mahu surat-menyurat kami berkesan dan agar kami dapat menyelesaikan semua isu perniagaan kami secepat mungkin. Saya cadangkan anda segera menunjukkan subjek dan kandungan surat dalam medan "Subjek". Saya fikir dengan cara ini kita akan meningkatkan keberkesanan komunikasi kita dengan ketara.”

Natasha mengambil nasihat saya. Dan kini untuk bulan kedua saya telah menikmati ketelusan dan kejelasan surat yang saya terima!

Saya ingin keseronokan yang sama kepada anda, pembaca yang dikasihi!