கூட்டங்கள் மற்றும் கூட்டங்கள், பொது மற்றும் சிறப்பு அறிகுறிகள். "சந்திப்பு" மற்றும் "அமர்வு" என்ற கருத்து

வீடு / முன்னாள்

நடைமுறையில், அவர்களின் பணிகள் மற்றும் இலக்குகளுக்கு ஏற்ப கூட்டங்களின் பொதுவான பிரிவு உள்ளது. இங்கிருந்து, சிக்கல், அறிவுறுத்தல் மற்றும் செயல்பாட்டுக் கூட்டங்கள் தனித்துவம் வாய்ந்தவை தனிப்பட்ட மேலாண்மை: பாடநூல் / எஸ்.டி. ரெஸ்னிக் மற்றும் பலர் - 2வது பதிப்பு., திருத்தப்பட்டது. மற்றும் கூடுதல் - எம்.: இன்ஃப்ரா-எம், 2004. - 622 பக்.

கலந்துரையாடலின் கீழ் உள்ள பிரச்சனைக்கு சிறந்த நிர்வாகத் தீர்வைக் கண்டறிவதே பிரச்சனைக் கூட்டத்தின் நோக்கமாகும். அத்தகைய கூட்டத்தில் முடிவுகள் பொதுவாக விவாதத்தின் விளைவாக உருவாக்கப்பட்டு வாக்கெடுப்புக்குப் பிறகு எடுக்கப்படுகின்றன. அத்தகைய கூட்டம் திட்டத்தின் படி நடத்தப்படுகிறது: அறிக்கைகள்; பேச்சாளர்களுக்கான கேள்விகள்; விவாதம்; முடிவெடுத்தல்.

விளக்கக் கூட்டத்தின் பணியானது, மேலாண்மைத் திட்டத்தில் ஆர்டர்கள் மற்றும் தேவையான தகவல்களை மேலிருந்து கீழாக மாற்றுவது, அவற்றை விரைவாகவும் திறமையாகவும் செயல்படுத்துவதாகும். அத்தகைய கூட்டத்தில், எடுக்கப்பட்ட நிர்வாக முடிவுகளை கூட்டத்தின் கவனத்திற்கு தலைவர் கொண்டு வருகிறார்.

செயல்பாட்டு கூட்டங்கள் திட்டமிடல் கூட்டங்கள், கோடைகால கூட்டங்கள், ஐந்து நிமிட சந்திப்புகள் என்று அழைக்கப்படுகின்றன. அவர்கள் காலம் தாழ்த்துவதில்லை. அத்தகைய கூட்டங்களின் பணி, உற்பத்தியில் தற்போதைய விவகாரங்கள் பற்றிய தகவல்களைப் பெறுவதாகும். விளக்கக்காட்சிக்கு மாறாக, செயல்பாட்டுக் கூட்டம் கட்டுப்பாட்டுத் திட்டத்தில் கீழ்மட்டத்தில் இருந்து தகவல் பரிமாற்றத்தை உறுதி செய்கிறது. கூட்டத்தில் பங்கேற்பாளர்களிடமிருந்து புதுப்பித்த தகவலைப் பெற்ற பிறகு, மேலாளர் "தடைகள்" இருப்பதை அடையாளம் காண்கிறார், பின்னடைவு மற்றும் தோல்விகளுக்கான காரணங்கள், இங்கே அவர் தேவையான முடிவுகளை எடுக்கிறார், அறிவுறுத்தல்களை வழங்குகிறார், அவற்றைச் செயல்படுத்தும் நேரத்தை தீர்மானிக்கிறார். செயல்பாட்டுக் கூட்டத்தில் எந்த அறிக்கையும் செய்யப்படுவதில்லை. உற்பத்தியின் சிக்கல்களைக் கண்டறிவதே முக்கிய குறிக்கோள், அதன் தீர்வில் குழுவின் முக்கிய முயற்சிகள் இயக்கப்பட வேண்டும்.

எவ்வாறாயினும், எந்தவொரு கூட்டத்தையும் அல்லது கூட்டத்தையும் நடத்துவதன் முக்கிய நோக்கம், தகவல்களின் கூட்டுப் பரிமாற்றத்திற்குப் பிறகு ஒரு கூட்டு முடிவை எடுப்பதாகும், அதாவது ஒரு குறிப்பிட்ட முடிவை அடைய வேண்டும்.

கூட்டங்கள் மற்றும் கூட்டங்களின் வகைப்பாடு

கூட்டங்களும் கூட்டங்களும் முறையானவை மற்றும் முறைசாராவை. ஒரு நிகழ்வை வெற்றிகரமாக நடத்துவதற்கு, அதன் தன்மையை முதலில் தீர்மானிக்க வேண்டியது அவசியம்.

நிர்வாக செயல்பாடுகளின்படி சந்திப்பு வகைகளை வகைப்படுத்தலாம்:

1. திட்டமிடல் கூட்டங்கள், இது நிறுவனத்தின் மூலோபாயம் மற்றும் தந்திரோபாயங்கள், திட்டங்களை செயல்படுத்த தேவையான ஆதாரங்கள் பற்றி விவாதிக்கிறது;

2. தொழிலாளர் உந்துதல் பற்றிய கூட்டங்கள், அங்கு உற்பத்தித்திறன் மற்றும் தரம், ஊழியர்களின் திருப்தி, குறைந்த ஊக்கத்திற்கான காரணங்கள், அதை மாற்றுவதற்கான சாத்தியக்கூறுகள், தார்மீக மற்றும் பொருள் ஊக்குவிப்பு பிரச்சினைகள் விவாதிக்கப்படுகின்றன;

3. உள் அமைப்பு பற்றிய கூட்டங்கள், அங்கு அமைப்பைக் கட்டமைத்தல், கட்டமைப்பு அலகுகளின் நடவடிக்கைகளை ஒருங்கிணைத்தல், அதிகாரப் பிரதிநிதித்துவம் போன்றவை விவாதப் பொருளாகின்றன;

4. ஊழியர்களின் செயல்பாடுகளை கண்காணிப்பதற்கான கூட்டங்கள், செயல்பாடுகளின் முடிவுகள், இலக்குகளை அடைதல், இடையூறுகள், குறைந்த உற்பத்தித்திறன் ஆகியவற்றைப் பற்றி விவாதிப்பதற்காக அர்ப்பணிக்கப்பட்டுள்ளன;

5. நிறுவனத்திற்கு குறிப்பிட்ட கூட்டங்கள், நிறுவனத்தில் உள்ள சூழ்நிலை, புதுமைகள் மற்றும் அவற்றை செயல்படுத்துவதற்கான சாத்தியக்கூறுகள், உயிர்வாழ்வு, போட்டித்திறன், படம், பாணி ஆகியவற்றுடன் தொடர்புடைய செயல்பாட்டு மேலாண்மை சிக்கல்கள் விவாதிக்கப்படுகின்றன.

நடத்தும் பாணியின் படி கூட்டங்களின் வகைப்பாடு உள்ளது:

1. எதேச்சதிகார கூட்டங்கள், தலைவருக்கு மட்டுமே பேசவும் முடிவெடுக்கவும் உரிமை உண்டு. இந்தக் கூட்டங்களில் பங்கேற்பவர்கள் தலைவர் கேட்கும் கேள்விகளைக் கேட்டு பதிலளிக்க வேண்டும். மேலாளர் தனது கீழ் பணிபுரிபவர்களுக்குத் தெரிவிக்க அல்லது அறிவுறுத்தல்களை வழங்க வேண்டியிருக்கும் போது இத்தகைய கூட்டங்கள் நடத்தப்படுகின்றன.

2. இலவச சந்திப்புகளுக்கு நிகழ்ச்சி நிரல் இல்லை. அவை தலைவர் இல்லாமல் நடத்தப்படலாம். அத்தகைய கூட்டங்கள் கருத்துப் பரிமாற்றமாக குறைக்கப்படுகின்றன, முடிவுகள் தீர்மானிக்கப்படவில்லை. அத்தகைய கூட்டம் ஒரு உரையாடல் அல்லது உரையாடலின் வடிவத்தில் நடத்தப்படுகிறது.

3. கலந்துரையாடல் கூட்டங்கள் - சில விதிகளின்படி நடைபெறும் கூட்டத்தின் போது ஒரு குழுவினரின் கூட்டுப் பணியின் விளைவாக புதிய யோசனைகளை உருவாக்கி முன்மொழியப்பட்ட தீர்வுகளை பகுப்பாய்வு செய்வதன் மூலம் எந்தவொரு பிரச்சினையிலும் முடிவுகளைப் பெறுவதற்கான ஒரு வழி. இந்த முறையின் ஒரு சிறப்பியல்பு அம்சம், வெளிப்படுத்தப்பட்ட கருத்துகளின் விமர்சனம் மற்றும் மதிப்பீடு இல்லாதது.

ஒரு உத்தியோகபூர்வ நிகழ்வு தெளிவாக வரையறுக்கப்பட்ட நிலையைக் கொண்டுள்ளது மற்றும் நிறுவப்பட்ட விதிகளின்படி நடத்தப்படுகிறது. விசேடமாக அழைக்கப்பட்டவர்கள் அத்தகைய சந்திப்பில் எப்போதும் இருப்பார்கள். நிகழ்வின் முக்கிய கூறுகள்:

1. நிகழ்ச்சி நிரல் (விவாதிக்க வேண்டிய சிக்கல்களின் பட்டியல்);

2. அறிக்கைகள் (சிக்கல்களின் சாரத்தைக் கூறுதல்);

3. உரைகள் (நிகழ்ச்சி நிரல் உருப்படிகளின் விவாதம்);

4. திருத்தங்கள் (விவாதத்தில் செய்ய முன்மொழியப்பட்ட மாற்றங்களைப் பற்றிய விவாதம்);

5. விவாதம் (ஒரு விவாதம் நடத்துதல்);

7. ஒரு நெறிமுறையை வரைதல் (நிகழ்வுகளின் எழுதப்பட்ட அறிக்கை);

8. இதர (நிகழ்ச்சி நிரலில் இல்லாத பிரச்சினைகளின் விவாதம்).

முறைசாரா கூட்டங்களில், மக்கள் மிகவும் நிம்மதியாக உணர்கிறார்கள், ஆனால் இதுபோன்ற நிகழ்வுகளுக்கு நீங்கள் தயாராக வேண்டும். முறைசாரா சந்திப்புகளுக்கு உங்களுக்குத் தேவை:

1. விவாதத்திற்கான தலைப்புகளின் பட்டியல்;

2. நிகழ்வின் தொகுப்பாளர்;

3. எட்டப்பட்ட ஒப்பந்தங்களின் நெறிமுறை.

முறைசாரா நிகழ்வுகள் மிகவும் நிதானமான சூழ்நிலையில் நடைபெறுகின்றன, ஆனால் நன்கு ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட சந்திப்பு அல்லது சந்திப்பு மட்டுமே நேர்மறையான முடிவைக் கொடுக்கும் என்பதை நீங்கள் நினைவில் கொள்ள வேண்டும்.

ஒவ்வொரு கூட்டத்திலும் முன்கூட்டியே திட்டமிட வேண்டிய நிகழ்ச்சி நிரல் இருக்க வேண்டும். நிகழ்ச்சி நிரல் நேரத்தை மிச்சப்படுத்த உதவுகிறது மற்றும் இரண்டாம் நிலை பிரச்சினைகளில் நீண்ட நேரம் தங்காது.

நன்கு தயாரிக்கப்பட்ட நிகழ்ச்சி நிரல் பின்வருவனவற்றைக் கொண்டுள்ளது:

* கூட்டத்தின் நோக்கம், தேதி, நேரம் மற்றும் இடம்;

* அழைக்கப்பட்ட நபர்களின் பட்டியல்;

* விவாதிக்கப்பட்ட சிக்கல்களின் பட்டியல்;

* முக்கிய தீம்;

* இதர;

* அடுத்த கூட்டத்தின் தேதிகள்.

ஒரு கூட்டம் என்பது குறிப்பிட்ட முடிவுகளை ஏற்றுக்கொள்வதன் மூலம் (கொண்டு வருதல்) வணிகத் தகவல்களின் கூட்டுப் பரிமாற்றம் ஆகும். கூட்டமானது பொதுவாக பணியாளர்களுக்கு தெரிவிக்க நிர்வாகத்தால் ஏற்பாடு செய்யப்படுகிறது.

கூட்டங்கள், மாநாடுகள் நடத்துதல். சந்திப்பு மோதல்கள்

துணை அதிகாரிகளுடன் தொடர்புகொள்வதற்கான பொதுவாக ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்ட வழிகள் மற்றும் அதே நேரத்தில் மேலாளரின் பணியை ஒழுங்கமைக்கும் வடிவங்கள் உற்பத்தி கூட்டங்கள் மற்றும் கூட்டங்கள்.

கூட்டங்கள் மற்றும் மாநாடுகள் முதலாளியின் தலைமையின் கீழ் குறிப்பிட்ட முடிவுகளை ஏற்றுக்கொள்வதன் மூலம் வணிகத் தகவலை கூட்டு பரிமாற்றத்திற்கான ஒரு வழியாகும்.

இலக்குகளின்படி, பின்வரும் வகையான கூட்டங்கள் மற்றும் கூட்டங்கள் வேறுபடுகின்றன:

அறிமுகம் (புதிய திட்டங்களின் விளக்கக்காட்சி, மேம்பட்ட பயிற்சி);

தகவல் (தகவல்களின் பொதுமைப்படுத்தல், பார்வை புள்ளிகளின் ஆய்வு);

விளக்கமளிக்கும் (ஊழியர்களை ஏதாவது சமாதானப்படுத்துதல்);

சிக்கல் (பிரச்சினைக்கான தீர்வுக்கான கூட்டுத் தேடல்);

அறிவுறுத்தல் (தேவையான தகவல்களின் கவனத்திற்கு கொண்டு வருதல் மற்றும் நடவடிக்கையின் போக்கை விளக்குதல்);

செயல்பாட்டு ("ரேம்") (விவகாரங்களின் தற்போதைய தகவலைப் பெறுதல் மற்றும் "தடைகளை" அடையாளம் காணுதல்);

திட்டமிடல் கூட்டம் (அடுத்த குறுகிய காலத்திற்கு பணிகள் மற்றும் திட்டங்களை அமைத்தல்)

ஒருங்கிணைத்தல் (தொடர்புகளை உறுதி செய்தல்

பிரிவுகள்);

இறுதி (ஒரு குறிப்பிட்ட காலத்திற்கு அல்லது உற்பத்தி சுழற்சிக்கான முடிவுகளை சுருக்கவும்);

தனித்துவம் (ஆணித்தரமான சுருக்கம்,

நிறுவனத்திற்கான முக்கியமான தேதிகள் அல்லது நிகழ்வுகள், சிறந்த ஊழியர்களுக்கு வெகுமதி அளிக்கிறது);

"தொழிலாளர் கூட்டத்தின் கூட்டம்" (மற்ற அனைவருக்கும்

கூட்டங்கள் பணிக் குழுவையும் சேகரிக்கின்றன, ஆனால் இந்த பெயர் கூட்டத்தில் சில முக்கியமான விஷயங்கள் விவாதிக்கப்படுகின்றன என்பதை வலியுறுத்துகிறது, நிர்வாகத்தை விட பணிக்குழுவுக்கு அதிகம், சிக்கல்கள் - பணி நிலைமைகள், தயாரிப்புகள்

விடுமுறை நாட்கள், உற்பத்தியுடன் நேரடியாக தொடர்பில்லாத வேறு சில முறைசாரா தலைப்புகள்; அதே தொடரிலிருந்து - தொழிற்சங்க கூட்டம்).

"சந்திப்பு" மற்றும் "சந்திப்பு" என்ற சொற்கள் பெரும்பாலும் ஒத்த சொற்களாக எடுத்துக் கொள்ளப்படுகின்றன. இருப்பினும், கண்டிப்பாகச் சொன்னால், ஒரு கூட்டமும் கூட்டமும் நோக்கத்திலும் நடத்தப்படும் விதத்திலும் வேறுபடுகின்றன.

தேவையான நிபுணர்கள் மற்றும் முடிவெடுப்பதற்கு அவர்களின் கருத்தை (ஒரு விவாதத்தை ஏற்பாடு செய்கிறார்கள்) கேட்கிறார்கள். வழக்கமாக, கூட்டங்கள் தலைவர், துறைத் தலைவர்கள், முன்னணி நிபுணர்களின் பங்கேற்புடன் நடத்தப்படுகின்றன - அதாவது, அவர்களின் கருத்து குறிப்பிடத்தக்கது மற்றும் தத்தெடுப்பை பாதிக்கக்கூடியவர்கள்

எனவே, கூட்டத்தின் பணி கூட்டுப்பணியை அறிவிப்பது, கூட்டத்தின் பணி ஒரு கூட்டை உருவாக்குவது

சிக்கலில் ஈடுபட்டுள்ளவர்களின் குறுகிய வட்டத்தில் தீர்வு

நிபுணர்கள். சொற்பிறப்பியல் பகுப்பாய்வு செய்வதன் மூலம் வணிகத் தொடர்புகளின் இந்த வடிவங்களுக்கிடையேயான வித்தியாசத்தை புரிந்துகொள்வது எளிது

அவர்களின் பெயர்களின் (தோற்றம்): அவர்கள் கூட்டத்தில் கூடுகிறார்கள்

எந்தவொரு நோக்கத்திற்காகவும், அவர்கள் ஒரு சந்திப்பிற்காக கூடிவருகிறார்கள். ஒவ்வொரு கூட்டமும் ஒரு சந்திப்பு, ஆனால் ஒவ்வொரு கூட்டமும் ஒரு சந்திப்பு அல்ல. ஒரு மீட்டிங் பொதுவாக குறுகிய வடிவத்தைக் கொண்டிருக்கும், எனவே பலதரப்பட்ட அம்சங்களை உள்ளடக்கும் வகையில் கூட்டத்தை ஒழுங்கமைத்து நடத்துவதற்கான அடிப்படைக் கொள்கைகளை கீழே பார்ப்போம்.

கூட்டத்திற்கான தயாரிப்புஒரு இலக்கை அமைப்பதன் மூலம் தொடங்குகிறது, ஒரு தலைப்பு, நிகழ்ச்சி நிரல் மற்றும் பங்கேற்பாளர்களின் கலவையை வரையறுத்தல்.

கூட்டத்தின் செயல்திறன் பெரும்பாலும் தீர்மானிக்கப்படுகிறது

அது வைத்திருக்கும் நேரம் மற்றும் இடம், அத்துடன் அதன் கலவை

பங்கேற்பாளர்கள். கூட்டத்திற்கு குறைந்தபட்ச எண்ணிக்கையிலான நபர்களை அழைக்க வேண்டும் - அது இல்லாதவர்கள் மட்டுமே பயனற்றதாக இருக்கும். (சில சமயங்களில் கூட்டம் முடிவதற்குள், இனி தேவையில்லாத தொழிலாளர்களை விடுவிப்பது அர்த்தமுள்ளதாக இருக்கும்.)

ஒரு வெற்றிகரமான சந்திப்புக்கான திறவுகோல் நன்கு ஒழுங்கமைக்கப்பட்ட நிகழ்ச்சி நிரலாகும். வழக்கமாக இது கூட்டத்தில் பங்கேற்பாளர்களுக்கு முன்கூட்டியே கொண்டு வரப்படுகிறது, இதனால் கூட்டத்தில் என்னென்ன பிரச்சினைகள் விவாதிக்கப்படும் என்பதை அவர்கள் ஏற்கனவே அறிந்திருக்கிறார்கள் மற்றும் தயார் செய்யலாம். எப்படியிருந்தாலும், கூட்டத்தின் தொடக்கத்திலேயே நிகழ்ச்சி நிரலை அறிவிக்க வேண்டும்.

நிகழ்ச்சி நிரல் பெரும்பாலும் ஒரு தனி ஆவணமாக செயல்படுத்தப்படுகிறது. இந்த ஆவணமும் உள்ளது

ஒரு கூட்டத்தின் அறிவிப்பு, மற்றும் அத்தகைய தலைப்பில் ஒரு கூட்டத்தை நடத்த வழிகாட்டும் உத்தரவு

போன்ற கேள்விகள் மற்றும் அத்தகைய பங்கேற்பாளர்கள். எனவே, அதை உத்தரவு வாரியத்தில் இடுகையிடுவது அர்த்தமுள்ளதாக இருக்கிறது.

சந்திப்பு நிகழ்ச்சி நிரலில் இருக்க வேண்டும்:

கூட்டத்தின் பெயர் (பொருள்);

கூட்டத்தின் இடம், நேரம் மற்றும் காலம் பற்றிய தகவல்கள்; .

கூட்டத்தில் பங்கேற்பாளர்கள் பற்றிய தகவல் (யார் தோன்றுவது);

விவாதத்திற்கான சிக்கல்களின் பட்டியல் (தேவைப்பட்டால் - பேச்சாளர்களின் பெயர்களுடன்);

விதிகள் - நிகழ்ச்சி நிரல்களில் நேரத்தை ஒதுக்குதல். கூட்டத்தின் நிலை முக்கியமற்றதாக இருந்தால், தலைப்பு, நேரம்-இடம், சிக்கல்களின் பட்டியல் மற்றும்

சில கூட்டங்களுக்கு விரிவான நிகழ்ச்சி நிரல் தேவையில்லை. உதாரணமாக, சில நேரங்களில் ஒரு சிறிய கூட்டத்தை நடத்துவது

இடம் மற்றும் நேரம், பங்கேற்பாளர்களின் கலவை ஆகியவற்றை வாய்மொழியாக அறிவித்தால் போதும்

தலைப்பு. கூட்டத்தில் விவாதிக்கப்பட வேண்டிய பிரச்னைகளின் பட்டியல் உருவாக்கப்படும்.

கூட்டத்தின் ஆரம்பம்.கூட்டம் எப்போதும் ஒருவரால் நடத்தப்படுகிறது -

தலைவர் பெரும்பாலும் தலைவர் தானே. கூட்டத்தின் முதல், ஆரம்ப கட்டத்தில், தலைவர், முதலில், முக்கிய நடைமுறை சிக்கல்களை கவனத்திற்குக் கொண்டுவருகிறார்: கூட்டத்தின் தலைப்பு மற்றும் நோக்கம், நிகழ்ச்சி நிரலின் உள்ளடக்கம், விதிமுறைகள்.

கூட்டத்திற்கு தலைமை தாங்குகிறார்மேலாளருக்கு, இது எப்போதும் இரண்டு இணையான கோடுகளாக பிரிக்கப்படுகிறது: செயல்முறையை பராமரித்தல் மற்றும் உள்ளடக்கத்தை பராமரித்தல்.

கூட்டத்திற்கு தலைமை தாங்குகிறார்

ஒரு குறிப்பிட்ட இடத்தில், பல்வேறு தலைப்புகள் விவாதிக்கப்படும் அல்லது குறிப்பிட்ட பிரச்சனைகளில் முடிவுகள் எடுக்கப்படும் ஒரு குறிப்பிட்ட குழுவினருக்காக பல வகையான நிகழ்வுகள் நடத்தப்படுகின்றன. எடுத்துக்காட்டாக, பங்குதாரர்களின் காலாண்டு கூட்டம் அல்லது பொது நிறுவன கூட்டம். இந்த நடவடிக்கைகள் பல வகைகளாக பிரிக்கப்பட்டுள்ளன:

ü சந்தித்தல்

ü வணிக கூட்டம்:

Ø வணிக உரையாடல்

Ø பேச்சுவார்த்தைகள்

சந்தித்தல் சில விதிகளின்படி மேற்கொள்ளப்படுகிறது சந்திப்பு நடைமுறை), இது அமைப்பின் சாசனத்தில் குறிப்பிடப்பட்டுள்ளது. கூட்டத்தை நடத்துவது மற்றும் அதில் எடுக்கப்பட்ட முடிவுகள் ஒரு சிறப்பு ஆவணத்தில் பதிவு செய்யப்பட்டுள்ளன சந்திப்பு நிமிடங்கள்.

சந்தித்தல் ஒரு கூட்டத்தில் இருந்து வேறுபடுகிறது, அதில் ஒரு குறுகிய வட்டமான மக்கள் பொதுவாக ஒரு கூட்டத்திற்கு அழைக்கப்படுவார்கள். எடுத்துக்காட்டாக, ஒரே அமைப்பின் வெவ்வேறு துறைகளைப் பிரதிநிதித்துவப்படுத்தும் நபர்கள் அல்லது வெவ்வேறு நிறுவனங்கள் மற்றும் நிறுவனங்களின் பிரதிநிதிகள்.

கூட்டங்களை விட கூட்டங்கள் பெரும்பாலும் வழக்கமானவை. அவை ஒரு குறிப்பிட்ட நேரத்தில், வழக்கமாக வாரத்திற்கு ஒரு முறை கூடும். மேற்பூச்சு சிக்கல்கள் மற்றும் சிக்கல்களைப் பற்றி சிந்திக்க கூட்டங்கள் உள்ளன. அவசரத் தேவையால் நியாயப்படுத்தப்பட்டால், அத்தகைய கூட்டங்கள் திட்டமிடப்படாத தன்மையைக் கொண்டிருக்கலாம். நிமிடங்கள் பொதுவாக கூட்டங்களில் வைக்கப்படுவதில்லை, ஆனால் முடிவுகளின் அடிப்படையில் நிச்சயமாக ஒரு தீர்மானம் வழங்கப்படும்.

வணிக கூட்டங்கள் என பிரிக்கப்பட்டுள்ளது வணிக உரையாடல்கள்மற்றும் பேச்சுவார்த்தை.

வணிக உரையாடல்ஒரு இலவச உரையாடல் வடிவத்தில் நடைபெறுகிறது மற்றும் பல்வேறு அழுத்தமான தற்காலிக பணிகளை விவாதிக்க நடத்தப்படுகிறது, ஆனால் இறுதியில் ஒரு தீர்ப்பு அவசியமாக வழங்கப்படுகிறது.

பேச்சுவார்த்தைநிறுவனங்கள், நிறுவனங்கள் அல்லது நிறுவனங்களின் கூட்டு நடவடிக்கைகளுக்கான அடிப்படை சிக்கல்கள் மற்றும் பணிகளைத் தீர்ப்பதற்கு வழங்குதல், அதாவது: தொடர்புகளின் நோக்கத்தை தீர்மானித்தல், செல்வாக்கு மண்டலங்களை கட்டுப்படுத்துதல் மற்றும் பல. பேச்சுவார்த்தைகள் இறுதி ஒப்பந்தம் அல்லது வாய்மொழி அறிக்கையின் கையொப்பத்துடன் முடிவடையும்.

ஒவ்வொரு தொழில்முனைவோரும், தொழிலதிபரும், வணிகரும், அவரது செயல்பாட்டின் தன்மையால், பெரும்பாலும் பங்கேற்பாளராக செயல்பட வேண்டும் அல்லது பல்வேறு கூட்டங்கள், மாநாடுகள் மற்றும் வணிக கூட்டங்களை ஏற்பாடு செய்ய வேண்டும். இந்த நடவடிக்கைகளை மேற்கொள்வதற்கு ஒரு நிறுவப்பட்ட நடைமுறை உள்ளது, இது பின்பற்றப்பட வேண்டும், ஏனெனில் இது வணிகத்தின் வெற்றி மற்றும் வளர்ச்சியை நேரடியாக பாதிக்கிறது.

இந்த நிகழ்வுகளைத் தயாரித்து தரமான முறையில் நடத்துவதற்கு என்ன நிபந்தனைகளை பூர்த்தி செய்ய வேண்டும்?

1. தலைப்பை தெளிவாக வரையறுப்பது மற்றும் நிகழ்ச்சி நிரலை கோடிட்டுக் காட்டுவது முக்கியம்.

நிகழ்ச்சி நிரலில் 2-3 முக்கியமான பிரச்சினைகள் மற்றும் 3-4 இரண்டாம் நிலைகள் இருக்க வேண்டும். ஏன் இப்படி ஒரு விகிதம்? சில முக்கிய சிக்கல்கள் இருந்தால், அவற்றைக் கருத்தில் கொள்ள அதிக நேரத்தை ஒதுக்கி அவற்றை இன்னும் ஆழமாகச் செயல்படுத்தலாம். அவற்றில் பல இருந்தால், குறைந்த நேரத்தைக் கருத்தில் கொண்டு, முக்கிய சிக்கல்கள் மேலோட்டமாக கருதப்படும் மற்றும் பல நுணுக்கங்கள் தவறவிடப்படும்.

2. சந்திப்பு, சந்திப்பு, பேச்சுவார்த்தைகளுக்கு அழைக்கப்பட்ட குறிப்பிட்ட நபர்களின் பட்டியலை உருவாக்கவும்.

விதிவிலக்கு உற்பத்தி கூட்டம்.இது தொடர்ந்து மற்றும் தற்போது இருப்பவர்களின் மாறாத பட்டியலுடன் நடத்தப்படுகிறது.

3. நிகழ்வுக்கான தேதி மற்றும் குறிப்பிட்ட நேரத்தை அமைக்கவும்.

பேச்சுவார்த்தையின் தேதி மற்றும் நேரம் அனைத்து தரப்பினருடனும் ஒப்புக் கொள்ளப்பட வேண்டும்.

4. நிகழ்வின் தேதி மற்றும் நேரம் பற்றிய அனைத்து வருங்கால நபர்களின் கட்டாய அறிவிப்பு.

கூட்டத்தை நடத்த, இது குறைந்தது ஒரு வாரத்திற்கு முன்பே செய்யப்பட வேண்டும். நிரந்தர பங்கேற்பாளர்கள் அல்லாதவர்கள் மட்டுமே வரவிருக்கும் தயாரிப்பு கூட்டம் குறித்து எச்சரிக்கப்படுகிறார்கள்.

5. இந்த நிகழ்வு நடைபெறும் காலக்கெடுவைத் தீர்மானித்து, அவற்றைப் பற்றி அனைத்து பங்கேற்பாளர்களுக்கும் தெரிவிக்கவும்.

அனுபவம் காட்டுவது போல், நிகழ்வின் இறுதி நேரத்தைப் பற்றிய எச்சரிக்கை அங்கிருந்த அனைவரையும் ஒழுங்குபடுத்துகிறது மற்றும் நிகழ்வின் நேரத்தை 10 முதல் 15% வரை குறைக்கிறது.

6. முக்கிய உரையைத் தயாரிப்பது அவசியம். இது ஒரு புகாராகவோ அல்லது குறுஞ்செய்தியாகவோ இருக்கலாம். கலந்துரையாடலுக்குத் தேவையான பங்கேற்பாளர்களை நியமிக்கவும்.

பேச்சு தலைப்பில் கண்டிப்பாக செய்யப்பட வேண்டும் மற்றும் கருத்தில் உள்ள சிக்கலை வெளிப்படுத்த வேண்டும். வாதங்கள் மற்றும் முடிவுகள் உண்மைகளால் உறுதிப்படுத்தப்பட்டு ஆதரிக்கப்பட வேண்டும். வெற்றுப் பேச்சும் தெளிவின்மையும் கேட்பவர்களுக்கு கவனக்குறைவையும் அலட்சியத்தையும் மட்டுமே ஏற்படுத்தும்.

7. வளாகத்தை முடிவு செய்து, நிகழ்விற்கு தயார் செய்யுங்கள்.

அறை அல்லது மண்டபம் வசதியாகவும், அனைத்து பங்கேற்பாளர்களுக்கும் இடமளிக்கும் அளவுக்கு வசதியாகவும் இருக்க வேண்டும். இருக்கைகளின் எண்ணிக்கையை முன்கூட்டியே கவனியுங்கள் - அனைவருக்கும் போதுமான நாற்காலிகள் இருக்க வேண்டும். அவசரத் தேவைகளுக்கான உதிரிபாகங்கள் உங்களிடம் இருப்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள். பேச்சுவார்த்தைகளுக்கு, ஒவ்வொரு பங்கேற்பாளருக்கும் முன் முழு முதலெழுத்துக்களுடன் ஒரு அட்டையை அமைப்பது பயனுள்ளது. இந்த நபர் இருக்கும் நிறுவனம் அல்லது நிறுவனத்தின் பெயரை அதில் குறிப்பிடவும். ஒவ்வொரு பங்கேற்பாளருக்கும் ஒரு துண்டு காகிதம் / நோட்புக் மற்றும் சில பேனாக்களை மேசைகளில் வைக்கவும். பானங்கள் (சோடாவுடன் மற்றும் இல்லாமல் மினரல் வாட்டர்) மற்றும் கண்ணாடிகள் இருப்பது வரவேற்கத்தக்கது. பேச்சுவார்த்தைகளின் போது டீ மற்றும் காபி வழங்குவதற்கு மரியாதை விதிகள் வழங்குகின்றன.

ஒப்புக்கொள்ளப்பட்ட நேரத்தில் வேலையை கடுமையாகத் தொடங்க வேண்டும். தாமதத்தால் அடுத்தடுத்த நிகழ்வுகளில் மேலும் தாமதம் ஏற்படும். பேச்சுவார்த்தைகளை ஒழுங்கமைக்கும்போது, அனைத்து தரப்பினரும் - பங்கேற்பாளர்கள் வேலை தொடங்கும் தருணத்தை நிபந்தனையின்றி கவனிக்க முடிவு செய்தனர். கூட்டாளர்களின் பேச்சுவார்த்தைகளில் உங்கள் நியாயமற்ற தாமதம் புறக்கணிப்பின் இறுதிப் பட்டமாக கருதப்படும், மேலும் முடிவுகளை கணிப்பது கடினமாக இருக்கும்.

நிகழ்வின் போது பொதுவான சூழ்நிலை நட்புடன் இருப்பதை உறுதிப்படுத்திக் கொள்ளுங்கள். ஆளுமைகளுக்கான மாற்றங்கள், மோதல்கள், அவமானங்கள் மற்றும் ஆத்திரமூட்டல்கள் ஏற்றுக்கொள்ள முடியாதவை.

கூட்டம் நடத்துவதற்காக நீங்கள் ஒரு தலைவரை தேர்ந்தெடுக்க வேண்டும்.இது பொது திறந்த அல்லது மூடிய வாக்கு மூலம் செய்யப்படுகிறது. இந்த நிலை நெறிமுறையில் பதிவு செய்யப்பட வேண்டும்.

தலைமை அதிகாரி விதிகளைக் கட்டுப்படுத்தவும், ஒவ்வொரு பேச்சாளரின் பெயர் மற்றும் குடும்பப்பெயர், அவரது நிலை மற்றும் பங்கேற்பாளர் பேசும் நிறுவனத்தின் பெயரை அறிவிக்கவும் கடமைப்பட்டிருக்கிறார்.

தேர்ந்தெடுக்கப்பட்ட பேச்சாளர் குறிப்பிட்ட குணங்களைக் கொண்டவராக இருக்க வேண்டும். முதலில், தலைவர் திறமையான மற்றும் பாரபட்சமற்ற நபராக இருக்க வேண்டும். தன்னைத் தெளிவாகவும் தெளிவாகவும் வெளிப்படுத்தக் கூடியவராக இருக்க வேண்டும், எதிர் கருத்துகளை பொறுத்துக்கொள்ள வேண்டும். யாருக்கும் முன்னுரிமை கொடுத்து தன் கருத்தை திணிக்க அவருக்கு உரிமை இல்லை. கூட்டத்தின் போது அவர் தனது சொந்த முன்மொழிவுகளை வைத்திருந்தால், பேசிய அனைவருக்கும் பிறகு மட்டுமே தெரிவிக்க தலைவருக்கு உரிமை உண்டு.

எந்தவொரு நிகழ்வின் மிக முக்கியமான தருணம் சுருக்கமாக மற்றும் முடிவெடுப்பது. பெரும்பாலும், இந்த நேரத்தில் ஒருவித ஆற்றல் இழப்பு மற்றும் உதவியற்ற தன்மை உள்ளது. இதற்குக் காரணம் உளவியல் அம்சம்: பங்கேற்பாளர்கள் நேரம் ஓடிக்கொண்டிருப்பதை உணர முடிவதில்லை மற்றும் ஒருவித முடிவுக்கு வர வேண்டியது அவசியம். அவர்கள் சந்தேகிக்கத் தொடங்குகிறார்கள், தயங்குகிறார்கள், தேர்வு செய்யத் தயங்குகிறார்கள். அத்தகைய சூழ்நிலை ஏற்பட்டால், அதிலிருந்து சிறந்த வழி ஒரு முன்மொழிவை எடுத்து அதை பரிசீலிப்பதாகும். நீங்கள் விவாதத்தை நிறுத்த வேண்டிய தருணத்தை தவறவிடாமல் இருப்பது மிகவும் முக்கியம். இது முற்றிலும் தலைவரின் அனுபவத்தைப் பொறுத்தது. விவாதத்தின் ஒவ்வொரு கட்டத்தின் முடிவுகளையும் தொகுக்கும்போது இடைநிலை வாக்களிக்கும் நடைமுறையும் உள்ளது. ஆனால் இந்த முடிவு சிறுபான்மையினரால் நிராகரிக்கப்பட்டால் இறுதி முடிவை எடுக்க அவசரப்படுவது மதிப்புக்குரியது அல்ல. இந்த நிலையில், விவாதத்தின் அனைத்து தரப்பையும் திருப்திப்படுத்தும் முடிவுக்கு வருவதற்கு விவாதத்தைத் தொடர வேண்டியது அவசியம்.

ஒரு செயலாளரின் புனிதமான கடமைகளில் ஒன்று, பல்வேறு நிலைகளின் தலைவர்களால் தொடங்கப்படும் கூட்டங்கள், கூட்டங்கள் மற்றும் கூட்டங்களைத் தயாரிப்பதாகும். பெரும்பாலான சந்தர்ப்பங்களில், செயலாளர் அத்தகைய நிகழ்வுகளின் நிமிடங்களை வைத்திருக்கிறார். இந்தக் கட்டுரையில், இந்த செயல்முறைகளை எவ்வாறு சிறப்பாகச் செய்வது என்பதை நாங்கள் உங்களுக்குக் கூறுவோம்.

நெறிமுறையைப் பற்றி பேசத் தொடங்க, முதலில், கூட்டங்களைத் தயாரிப்பதில் நாம் வாழ வேண்டும். அத்தகைய நிகழ்வுக்கு முன், நிகழ்ச்சி நிரலைப் பற்றி சிந்திக்க வேண்டியது அவசியம், பங்கேற்பாளர்களின் கலவையை தீர்மானிக்கவும், அனைத்து பேச்சாளர்கள் மற்றும் பிற பொருட்களின் அறிக்கைகளைப் படிக்கவும். இவை அனைத்திற்கும் கூடுதல் முயற்சிகள் தேவைப்படும், ஆனால் இதன் விளைவாக, நெறிமுறையை வைத்திருப்பது மிகவும் எளிதாக இருக்கும்.

நேரத்தை எவ்வாறு சேமிப்பது?

பல்வேறு ஆய்வுகளின்படி, அமைப்பின் தலைவர் மற்றும் பிற ஊழியர்களின் வேலை நேரத்தின் 10 முதல் 50% வரை கூட்டங்களில் செலவிடலாம். நேரத்தை மிச்சப்படுத்த, சந்திப்பு துவக்குபவர்கள், புரவலர்கள் மற்றும் பங்கேற்பாளர்கள் பின்வரும் விதிகளை மனதில் கொள்ள வேண்டும்:

பணிச்சூழலில் தீர்க்க முடியாத பிரச்சனைகளை மட்டுமே கூட்டத்தில் விவாதிக்கவும்.

கூட்டத்தில் பங்கேற்பவர்களின் எண்ணிக்கையை வரம்பிடவும். இது நிகழ்வின் காலத்திற்கு நேரடியாக விகிதாசாரமாகும். 5 பேர் கொண்ட சந்திப்பு 1 மணிநேரம் என்றால், 10 அல்லது அதற்கு மேற்பட்ட பங்கேற்பாளர்கள் இருந்தால், அது 2 மணிநேரம் அல்லது அதற்கு மேல் நீடிக்கும்.

கூட்டத்திற்கான தகவல் பொருட்களை முன்கூட்டியே தயார் செய்யவும். கணக்கீடுகள், பகுப்பாய்வு அறிக்கைகள், அட்டவணைகள், வரைபடங்கள், சுருக்கங்கள், புகைப்படம் மற்றும் வீடியோ பொருட்கள், விளக்கக்காட்சிகள், தயாரிப்பு மாதிரிகள், நிபுணர் கருத்துக்கள் ஆகியவை சிறப்பு நிபுணர்களால் வழங்கப்பட வேண்டும். ஆனால் கூட்டத்தின் செயலாளர் பொருட்களின் தயார்நிலையை சரிபார்க்க கடமைப்பட்டிருக்கிறார். எனவே, நிகழ்வுக்கு ஒரு நாள் அல்லது இரண்டு நாட்களுக்கு முன்பு:

அ) விளக்கக்காட்சிகளை வழங்கும் பொறுப்பான நபர்களின் உதவியுடன், அனைத்து தகவல் பொருட்களின் பட்டியலை வரையவும்;

b) பொறுப்பான நபர்களிடமிருந்து மின்னணு வடிவத்தில் செய்யப்பட்ட பொருட்களைப் பெறுங்கள் (எடுத்துக்காட்டாக, விளக்கக்காட்சிகள், விளக்கக் குறிப்புகள் போன்றவை);

c) பொறுப்பான நபர்களிடமிருந்து அறிக்கைகளின் அச்சிடப்பட்ட சுருக்கங்கள் மற்றும் உரைகளைப் பெறுதல்.

ஒவ்வொரு பிரச்சினைக்கும், ஒரு குழுவான மக்கள் ஆர்டரைச் செயல்படுத்த வேண்டியிருந்தாலும், ஒரு பொறுப்பான பணியாளரை நியமிக்கவும்.

குற்றவாளிகளை வெளிப்படுத்தி நேரத்தை வீணாக்காதீர்கள். ஒவ்வொரு கூட்டத்தின் முக்கிய பணி நிகழ்ச்சி நிரலைப் பற்றி விவாதித்து அதில் முடிவுகளை எடுப்பது என்பதை நினைவில் கொள்ளுங்கள்.

நிகழ்ச்சி நிரல்

இக்கூட்டத்தில் விவாதிக்கப்பட உள்ள விவகாரங்களின் பட்டியல் இது. அவை கூட்டத்தின் தலைவரால் தீர்மானிக்கப்படுகின்றன. இருப்பினும், செயலாளரும் இந்த செயல்பாட்டில் ஈடுபடலாம்.

நிகழ்ச்சி நிரலை அமைக்கும்போது பின்வரும் வழிகாட்டுதல்களைப் பயன்படுத்தவும்:

மிகவும் பரந்த மீட்டிங் தலைப்புகளை பல துணை தலைப்புகளாகப் பிரிக்கவும்.தேவைப்பட்டால், பொறுப்புள்ள நபர்கள் ஒவ்வொரு துணை கருப்பொருளுக்கும் ஆயத்த கூட்டங்களை நடத்தலாம்.

எடுத்துக்காட்டாக, “முக்கிய உற்பத்திக் கடைகளால் திட்டமிடப்பட்ட குறிகாட்டிகளை செயல்படுத்துவது” என்ற தலைப்பில் மாத இறுதியில் திட்டமிடப்பட்ட ஒரு கூட்டம் கடைகளில் தொடர்ச்சியான சிறிய கூட்டங்களுக்கு முன்னதாக இருக்க வேண்டும்: “திட்டத்தை செயல்படுத்துவது குறித்து ஃபவுண்டரி", "வெற்று கடை மூலம் திட்டத்தை செயல்படுத்துவது", "இயந்திர கடை மூலம் திட்டத்தை செயல்படுத்துவது", "அசெம்பிளி கடை மூலம் திட்டத்தை செயல்படுத்துவது." அல்லது “ஒரு நிறுவனத்தில் ஈஆர்பி அமைப்பைச் செயல்படுத்துவது” என்ற தலைப்பில் ஒரு சந்திப்பு பல கூட்டங்களுக்கு முன்னதாக இருக்க வேண்டும்: “உற்பத்தியில் ஈஆர்பி அமைப்பைச் செயல்படுத்துவதில் உள்ள சிக்கல்கள்”, “ஈஆர்பி அமைப்புக்கும் கணக்கியலில் 1 சிக்கும் இடையிலான தகவல்தொடர்புகளை வழங்குவது குறித்து. ”, “ஈஆர்பி அமைப்பு மற்றும் தரவு பரிமாற்றத்தின் தொழில்நுட்ப ஆதரவில்”, முதலியன.

ஒரு பொதுவான கருப்பொருளால் ஒன்றுபட்ட சம முக்கியத்துவம் வாய்ந்த நிகழ்ச்சி நிரல் சிக்கல்களை முன்வைக்கவும். எடுத்துக்காட்டாக, போக்குவரத்து ஏற்பாடு, கிடங்கிற்கு வழங்குவதற்கான ஒழுங்கு, நிறுவனத்தின் பிரதேசத்திலிருந்து முடிக்கப்பட்ட பொருட்களின் ஏற்றுமதி மற்றும் ஏற்றுமதி.

பரந்த அளவிலான ஒன்றுக்கொன்று தொடர்புடைய சிக்கல்களும் நிகழ்ச்சி நிரலில் வைக்கப்படலாம். உதாரணமாக, அவை அடங்கும்:

புதிய உற்பத்தி வரியை கையகப்படுத்துதல்;

உற்பத்திக்கான தொழில்நுட்ப தயாரிப்பு;

புதிய உபகரணங்களைப் பெறுவது தொடர்பாக வடிவமைப்பு மற்றும் தொழில்நுட்ப ஆவணங்களில் மாற்றங்களைச் செய்தல்;

உற்பத்தி கட்டிடங்களின் நவீனமயமாக்கல் மற்றும் இயந்திர பிணைப்புகளின் வளர்ச்சி;

உற்பத்திக்கான தளவாட ஆதரவு.

அதே நேரத்தில், தொழிற்சாலை நுழைவாயிலின் புனரமைப்பு அல்லது தொழிற்சாலை கேண்டீனில் பாஸ்களுக்கான மின்னணு பணம் செலுத்தும் அமைப்பு இந்த கூட்டத்தில் தெளிவாக விவாதிக்கப்பட வேண்டியதில்லை.

நிகழ்ச்சி நிரலின் உள்ளடக்கத்தை செயலாளர் எப்போதும் பாதிக்க முடியாது என்பது தெளிவாகிறது. கூட்டம் தலைவரால் ஒன்றிணைக்கப்படுகிறது, அவர் சிக்கல்களின் வரம்பையும் கோடிட்டுக் காட்டுகிறார். மேலாளர் ஒரு சந்திப்பின் நிகழ்ச்சி நிரலில் வார்ப்பு உற்பத்திக்கான புதிய தயாரிப்பு வரிசையை வாங்குதல் மற்றும் பிரதேசத்தை சுத்தம் செய்ய ஒரு ஸ்பிரிங் சபோட்னிக் அமைப்பது ஆகியவற்றை உள்ளடக்கியிருந்தால், அவரை சமாதானப்படுத்த முடியாது. ஆனால் எங்கள் பங்கிற்கு, சபோட்னிக் அமைப்பின் விவாதத்தை மற்றொரு கூட்டத்திற்கு கொண்டு வர நாங்கள் முன்வரலாம், எடுத்துக்காட்டாக, கட்டிடத்தின் முகப்பில் வண்ணம் தீட்டுவது அல்லது அமைப்பின் பிறந்தநாளில் கொண்டாட்டங்களை நடத்துவது ஆகியவற்றுடன் அதை இணைப்பதன் மூலம்.

கூட்டத்தில் பங்கேற்பாளர்களின் திறன் மற்றும் பொறுப்பின் பகுதிக்குள் உள்ள சிக்கல்களை மட்டுமே நிகழ்ச்சி நிரலை உருவாக்கவும். எடுத்துக்காட்டாக, விநியோகத் தலைவர் இல்லாத நிலையில் விநியோகச் சிக்கல்களைப் பற்றி விவாதிப்பது பயனற்றதாக இருக்கும்.
தலைப்புகள் மற்றும் நிகழ்ச்சி நிரல் உருப்படிகளின் எண்ணிக்கையை வரம்பிடவும். ஒதுக்கப்பட்ட காலத்திற்குள் அவை திறம்பட விவாதிக்கப்பட்டு தீர்க்கப்படக்கூடியவையாக இருக்க வேண்டும். எடுத்துக்காட்டாக, கூட்டத்தின் 1 மணிநேரத்திற்கு, விவாதிக்கப்பட்ட தலைப்புகளின் அளவைப் பொறுத்து, கூட்டத்தின் தயாரிப்பின் தரத்தைப் பொறுத்து, 1 முதல் 5 சிக்கல்கள் வரை விவாதிக்கலாம்.
கடந்த கூட்டத்தில் கொடுக்கப்பட்ட பணிகள் மற்றும் பணிகள் குறித்த அறிக்கையை நிகழ்ச்சி நிரலில் சேர்க்கவும், கூட்டங்கள் ஒரு பொதுவான தீம் மற்றும் பங்கேற்பாளர்களின் கலவையால் ஒன்றிணைக்கப்பட்டால். அத்தகைய உருப்படி நிகழ்ச்சி நிரலில் இல்லாவிட்டாலும், தலைவர் தனது அதிகாரத்துடன் அதை அறிமுகப்படுத்த முடியும் என்பதற்கு தயாராக இருங்கள். எனவே, அறிவுறுத்தல்களின் பட்டியலை முன்கூட்டியே அச்சிடுவது நல்லது - தலைவர், பொறுப்பான நபர் மற்றும் செயலாளர் அதை வைத்திருக்க வேண்டும்.

கூட்டத்தில் பங்கேற்பாளர்கள்

நிகழ்வில் பங்கேற்பாளர்களுக்கான பொதுவான தேவைகள்:

நிகழ்ச்சி நிரலில் உள்ள சிக்கல்களில் திறமை மற்றும் ஆர்வம்;

கூட்டத்தின் முடிவுகளைத் தொடர்ந்து முடிவுகளை எடுப்பதற்கும், துணை அதிகாரிகளுக்கு அறிவுரைகளை வழங்குவதற்கும் போதுமான உயர் நிலை.

நிகழ்வின் போது பங்கேற்பாளர்களின் பட்டியல் மாறலாம். கூட்டத்தில் பங்கேற்பாளர்கள் அனைவரையும் பாதிக்கும் தலைப்புகள் மற்றும் அவர்களில் சிலருக்கு மட்டுமே பொருந்தும் தலைப்புகள் நிகழ்ச்சி நிரலில் இருந்தால், முதலில் பொதுவான பிரச்சினைகள் விவாதிக்கப்பட வேண்டும். கூட்டத்தின் இந்த பகுதியின் முடிவில், மேலும் விவாதத்தில் ஈடுபடாத ஊழியர்களை விடுவிக்க முடியும்.

அனைவருக்கும் அறிவிப்பது எப்படி

கூட்டத்தில் பங்கேற்பாளர்கள் அனைவருக்கும் தெரிவிக்கவும் தேதி, நேரம், அது வைத்திருக்கும் இடம், நிகழ்வின் தலைப்பு.

தொலைபேசி அழைப்பு, SMS செய்தி, மின்னஞ்சல் (டெலிவரி மற்றும் வாசிப்பு அறிவிப்புடன்), தனிப்பட்ட பைபாஸ் மூலம் சந்திப்பைப் புகாரளிக்கலாம்.

பங்கேற்பாளர்களில் ஒருவர் பல்வேறு காரணங்களுக்காக (வருடாந்திர விடுப்பு, தற்காலிக இயலாமை, வணிக பயணம் போன்றவை) பணியிடத்திற்கு வரவில்லை என்றால், இல்லாத காரணத்தைக் கண்டுபிடித்து, இல்லாத நபரை மாற்றும் பணியாளரை நினைவூட்டுவது அவசியம் அவர் கூட்டத்தில் கலந்து கொள்ள வேண்டும் என்று மாற்று திட்டம்.

உங்கள் கணினியில் உள்ள காலெண்டரில் ஒரு உதவிக்குறிப்பைச் சேர்ப்பது பயனுள்ளதாக இருக்கும், அதாவது "திட்டமிடல் கூட்டத்தில் அவர் இருக்க வேண்டும் என்பதை துணைக்கு நினைவூட்டுங்கள்."

கூட்டத்தைப் பற்றி யார், எப்போது எச்சரிக்கப்பட்டனர் என்பது பற்றிய தகவல்களை அட்டவணையில் உள்ளிடலாம் (எடுத்துக்காட்டு 1).

எடுத்துக்காட்டு 1

கூட்டத்தில் பங்கேற்பவர்களுக்கு அறிவித்தல்

06/24/2017 அன்று காலை 11:00 மணிக்கு கொள்முதல் இயக்குநர் அலுவலகத்தில் கூட்டம் நடைபெறும்.

தலைப்பு: 2017 இன் இரண்டாம் பாதியில் சப்ளையர்களுடனான ஒப்பந்தங்களின் முடிவு.

கூட்டத்தில் பங்கேற்பவர்களுக்கான இருக்கை ஏற்பாடுகள்

கூட்டத்திற்கான இருக்கை விளக்கப்படத்தை தயார் செய்ய வேண்டும் என்றால்:

மூத்த அதிகாரிகள் (நகரங்கள், பிராந்தியங்கள், பிரதேசங்கள், குடியரசுகள், கூட்டமைப்புகள்);

நாடுகடந்த நிறுவனங்கள் மற்றும் பங்குகளின் உரிமையாளர்கள், முதலியன;

கூட்டாளர் நிறுவனங்களின் பிரதிநிதிகள்.

செயலாளருக்கு, முடிந்தால், தலைவரின் மேசைக்கு அடுத்ததாக ஒரு தனி மேஜையில் இருக்கை வழங்கப்படும் (எடுத்துக்காட்டு 2).

எடுத்துக்காட்டு 2

இருக்கை விளக்கப்படம்

பெயர் அட்டைகள்

தொடர்புடைய இடங்களுக்கு எதிரே உள்ள அட்டவணையில், நிலை மற்றும் (அல்லது) முழுப் பெயருடன் பெயர் அட்டைகளை வைப்பது அவசியம். ஒவ்வொரு பங்கேற்பாளரும். எளிமையான விருப்பம் ஒரு "வீடு" (படம் 1) என மடிக்கப்பட்ட ஒரு தாள் ஆகும்.

அரிசி. ஒன்று.கூட்டத்தில் பங்கேற்பவரின் பெயர் அட்டை

பேட்ஜ்கள்

குறிப்பாக முக்கியமான சந்தர்ப்பங்களில், பேட்ஜ்களை (மார்பக தகடுகள்) தயாரிப்பது அவசியம், இது குறிக்க வேண்டும்:

முழு பெயர். பங்கேற்பாளர்கள்;

அவர்களின் நிலைகள்;

ஒவ்வொரு பங்கேற்பாளரும் பிரதிநிதித்துவப்படுத்தும் அமைப்பின் பெயர்;

குறிப்பிட்ட நிறுவனம் அமைந்துள்ள பகுதி.

பேட்ஜில் பின்வருவனவும் இருக்கலாம்:

பங்கேற்பாளர் பிரதிநிதித்துவப்படுத்தும் அமைப்பின் லோகோ;

நிகழ்வின் லோகோ (சின்னம்) (கூட்டங்கள், மாநாடுகள் போன்றவை).

நீங்கள் ஒரு சரம் அல்லது துணிமணியுடன் பேட்ஜ்களைப் பயன்படுத்தலாம். அவை எழுதுபொருள் மற்றும் அலுவலக விநியோக கடைகளில் விற்கப்படுகின்றன.

நீங்கள் சொந்தமாக உரையுடன் செருகிகளை உருவாக்கலாம், பின்னர் அவற்றை அச்சுப்பொறியில் அச்சிட்டு, கத்தரிக்கோலால் வெட்டி அவற்றை பேட்ஜ்களில் வைக்கவும் (படம் 2).

அரிசி. 2.நீங்களே வடிவமைத்த பேட்ஜ் செருகல்

தயாரிப்பதற்கு போதுமான நிதி ஒதுக்கப்பட்டால், அச்சிடும் சேவைகளை வழங்கும் நிறுவனத்திடமிருந்து செருகு அட்டைகளை ஆர்டர் செய்யலாம். சாதாரண உள் கூட்டங்களுக்கு, பேட்ஜ்கள் தேவையில்லை.

கூட்டத்தின் காலம்

வெவ்வேறு வகையான கூட்டங்களுக்கு வெவ்வேறு நேரம் இருக்கும். எடுத்துக்காட்டாக, ஒரு காலை சந்திப்பு சுமார் அரை மணி நேரம் ஆகலாம், அதே நேரத்தில் ஒரு குறிப்பிட்ட பிரச்சினையில் பிராந்தியங்களுக்கு இடையேயான சந்திப்பு நாள் முழுவதும் ஆகலாம்.

கூட்டத்தின் காலம் முன்கூட்டியே திட்டமிடப்பட வேண்டும். அனைத்து பங்கேற்பாளர்களும் நிகழ்வின் தொடக்க மற்றும் இறுதி நேரத்தை அறிந்திருக்க வேண்டும். தாமதமாக எழுந்திருக்காமல் விரைவாகவும் திறமையாகவும் வேலை செய்ய இது உதவும்.

உடைகிறது

கூட்டத்தின் காலம் ஒரு வானியல் மணிநேரத்தை (60 நிமிடங்கள்) தாண்டினால், ஒவ்வொரு கல்வி நேரத்திலும் (45 நிமிடங்கள்) இடைவெளி எடுக்க வேண்டியது அவசியம்.

குறிப்பாக நீண்ட நிகழ்வுகளில், இடைநிறுத்தங்கள் வழங்கப்படலாம், இதன் போது பங்கேற்பாளர்களுக்கு தின்பண்டங்கள் (சாண்ட்விச்கள், பழங்கள், இனிப்புகள்) மற்றும் பானங்கள் (தேநீர், காபி, பழச்சாறுகள், மினரல் வாட்டர் போன்றவை) வழங்கப்படும்.

மீட்டிங் அறைக்கு அருகில் கூலர், காபி மெஷின் மற்றும் அலுவலகப் பார்வையாளர்களுக்காக டிஸ்போஸபிள் டேபிள்வேர் இருக்கும் போது, மீட்டிங் அறைக்கு அருகில், மீட்டிங்கில் பங்கேற்பவர்கள் காபி, டீ அல்லது தண்ணீரை ஊற்றிக் கொள்ளலாம்.

கூட்டத்தில் பங்கேற்பாளர்கள் அமர்ந்திருக்கும் மேசைகளில் தண்ணீர் மற்றும் கண்ணாடிகளுடன் கூடிய பாட்டில்களை முன்கூட்டியே வைக்கலாம் - பின்னர் அவர்கள் இடைவேளையின் போது மட்டுமல்ல, எந்த நேரத்திலும் தாகத்தைத் தணிக்க முடியும். உணவை மேசைகளில் வைக்காமல் இருப்பது நல்லது. பங்கேற்பாளர்களில் ஒருவர் வணிகத் தாள்களில் சாண்ட்விச்சைப் போட்டால் அல்லது காபியைக் கொட்டினால் அது சங்கடமாக இருக்கும்.

ஒரு தனி அறையில் தின்பண்டங்கள் மற்றும் பானங்கள் கொண்ட அட்டவணையை அமைப்பது நல்லது. இது வழக்கமாக செயலாளரால் செய்யப்படுகிறது, ஆனால் அவர் நிமிடங்களை வைத்திருக்கவில்லை என்றால் மட்டுமே. ஒரு கூட்டத்தின் போது செயலாளரால் அறையை விட்டு வெளியேற முடியாதபோது, ஓய்வு எடுக்க நியமிக்கப்பட்ட மற்றொரு ஊழியர் இடைவேளையை ஏற்பாடு செய்ய வேண்டும். அல்லது, மாற்றாக, கூட்டத்திற்கு முன் காபி இடைவேளைக்கான அனைத்தையும் செயலாளர் தயார் செய்கிறார். நீட்டிக்கப்பட்ட கூட்டங்களில், உதவியாளர்கள் பொதுவாக இன்றியமையாதவர்கள்.

கால அளவு

நிகழ்வின் காலம் ஒழுங்குபடுத்தப்பட வேண்டும். கூட்டத்தின் தலைவர் இந்த விதிக்கு இணங்குவதை கண்காணிக்கிறார்.

கூட்டத்தை திட்டமிடும்போது, ஒவ்வொரு பேச்சாளரும் ஒவ்வொரு பிரச்சினையையும் பேசவும் விவாதிக்கவும் தேவைப்படும் நேரத்தை கணக்கில் எடுத்துக்கொள்ள வேண்டும்.

ஒவ்வொரு உரைக்கும் கால அட்டவணையை தலைவருடன் சரிபார்க்கவும்.

தேவைப்பட்டால் அட்டவணை இடைவெளிகள்.

கால்குலேட்டரில் உள்ள எல்லா நேர காலங்களையும் சேர்த்து பெறப்பட்ட தொகையில் சேர்க்கவும்

கூட்டத்திற்கு எவ்வளவு நேரம் ஆகலாம் என்பதை தலைவருக்கு தெரிவிக்க வேண்டும். அவர் இந்த எண்ணிக்கையுடன் உடன்பட்டால், அனைத்து பங்கேற்பாளர்களின் கவனத்திற்கும் விதிமுறைகள் கொண்டு வரப்பட வேண்டும், இல்லையெனில், அவர்கள் மாற்றங்களைச் செய்து தலைவருக்குத் தெரிவிக்க வேண்டும்.

உடன்படிக்கைக்குப் பிறகு, நேரக் கட்டுப்பாடுகளுடன் கூடிய நிகழ்ச்சி நிரல் கூட்டத்தில் பங்கேற்பாளர்கள் அனைவருக்கும் அனுப்பப்படும் (எடுத்துக்காட்டு 3).

எடுத்துக்காட்டு 3

நேரக் கட்டுப்பாடுகளுடன் கூடிய நிகழ்ச்சி நிரல்

சந்திப்பு நிமிடங்கள்: 5 அடிப்படை படிகள்

நெறிமுறைநிரந்தர கல்லூரி அமைப்புகளின் செயல்பாடுகள் (கமிஷன்கள், குழுக்கள், கவுன்சில்கள் போன்றவை) மற்றும் தற்காலிக கல்லூரி அமைப்புகள் - பல்வேறு கூட்டங்கள், கூட்டங்கள், கருத்தரங்குகள் மற்றும் மாநாடுகள் ஆகிய இரண்டையும் ஆவணப்படுத்துகிறது.

பின்வரும் வகையான நெறிமுறைகள் உள்ளன:

. சுருக்கமான நெறிமுறை- முழுப்பெயர் நிலையான ஒரு ஆவணம். மற்றும் கூட்டத்தில் பங்கேற்பாளர்களின் நிலைகள், அதன் தலைப்பு, முக்கிய பிரச்சினைகள், அறிக்கைகளின் சுருக்கம், எடுக்கப்பட்ட முடிவுகள், ஒவ்வொரு பொறுப்பான நபருக்கான பணிகளின் பட்டியல். அத்தகைய நெறிமுறை, ஒரு விதியாக, செயல்பாட்டுக் கூட்டங்களில் வைக்கப்படுகிறது.

. முழுமையான நெறிமுறை, மேலே உள்ள அனைத்திற்கும் கூடுதலாக, அனைத்து உரைகள், கருத்துகள், திருத்தங்கள் மற்றும் விவாதத்தின் பிற நுணுக்கங்களின் விரிவான பதிவுகள் அடங்கும். சந்திப்பின் விரிவான படத்தை மீட்டமைக்க இந்த ஆவணம் உங்களை அனுமதிக்கிறது.

நிமிடங்களை வைத்திருப்பதற்கான வடிவம் கூட்டத்தின் தலைவர் அல்லது நிறுவனத்தின் தலைவரால் தேர்ந்தெடுக்கப்படுகிறது.

கூட்டத்திற்குத் தயாரிக்கப்பட்ட உரைகள் மற்றும் பிற பொருட்கள் பயன்பாடுகளின் வடிவத்தில் வரையப்பட்டுள்ளன. அவை நெறிமுறையின் உரையில் குறிப்பிடப்பட வேண்டும்.

கூட்டத்தின் போக்கு எவ்வளவு சரியாகவும் முழுமையாகவும் பதிவு செய்யப்பட்டுள்ளது என்பதற்கு செயலாளரே பொறுப்பு. இந்த பொறுப்பை குறைத்து மதிப்பிட முடியாது, ஏனெனில் அனைத்து பேச்சுக்கள், விவாதங்கள், கருத்துகள் மற்றும் செயல்படுத்தப்பட வேண்டிய முடிவுகள் ஆகியவற்றை பிரதிபலிக்கும் ஒரே ஆவணம் நெறிமுறை. சந்திப்பின் போது, அதன் பங்கேற்பாளர்கள் எதையாவது கேட்காமல் இருக்கலாம், அதை எழுத அவர்களுக்கு நேரமில்லை. நெறிமுறையைக் குறிப்பிடுவதன் மூலம் இதை மீட்டெடுப்பது எளிதாக இருக்கும்.

படி 1: பணியிடத்தை தயார் செய்யவும்

சந்திப்பு தொடங்கும் முன் நிமிடங்களை எடுத்துக்கொள்வதை எளிதாக்க:

. ஹாலில் உங்கள் இருக்கையைத் தேர்வு செய்யவும்நிகழ்வு எங்கு நடைபெறும். இது அனைத்து பங்கேற்பாளர்களும் முகத்தில் தெரியும்படி இருக்க வேண்டும், தலைவர், பேச்சாளர்களின் பேச்சுகள் மற்றும் "பார்வையாளர்களிடமிருந்து வரும் கருத்துக்கள்" தெளிவாகக் கேட்கக்கூடியவை (எடுத்துக்காட்டு 2 இல் உள்ள இருக்கை விளக்கப்படத்தைப் பார்க்கவும்).

. கூட்டத்தில் பங்கேற்பவர்களின் முழுப் பெயர்களுடன் பட்டியலை உங்கள் மேசையில் வைக்கவும். மற்றும் நிலைகள், அத்துடன் இருக்கை விளக்கப்படம். கூட்டத்தைத் தொடங்குவதற்கு முன், யார் எங்கே அமர்ந்திருக்கிறார்கள் என்பதை கவனமாகப் படிப்பது பயனுள்ளதாக இருக்கும், பின்னர் தேவைக்கேற்ப வரைபடத்தைப் பார்க்கவும்.

. எழுதுபொருட்களை சேமித்து வைக்கவும். உங்களுடன் 2-3 பேனாக்கள், 2 பென்சில்கள், 2 அழிப்பான்கள் ஆகியவற்றை எடுத்துக் கொள்ளுங்கள்.

. அலுவலக உபகரணங்கள் மற்றும் பிற உபகரணங்கள் வேலை செய்கிறதா என்று சரிபார்க்கவும்: கடிகாரம், குரல் ரெக்கார்டர், வீடியோ கேமரா (கிடைத்தால்). பவர் கார்டு மற்றும் உதிரி பேட்டரிகள் அல்லது குவிப்பான்களை மறந்துவிடாதீர்கள்.

கூட்டத்திற்கு முன், அனைத்து அறிக்கைகளின் முக்கிய புள்ளிகளையும் தெளிவுபடுத்துங்கள்.

படி 2: கூட்டத்தின் முன்னேற்றத்தை சரி செய்யவும்

கூட்டத்திற்குத் தயாரிக்கப்பட்ட பொருட்களுக்கு கூடுதலாக (அறிக்கைகள், உரைகள், குறிப்புகள், வரைவு முடிவுகள், நிகழ்ச்சி நிரல், பங்கேற்பாளர்களின் பட்டியல்கள் போன்றவை), ஒலிப்பதிவு, வீடியோ பதிவு, டிரான்ஸ்கிரிப்டுகள் அல்லது வரைவு கையால் எழுதப்பட்ட குறிப்புகள் ஆகியவற்றின் அடிப்படையில் நெறிமுறை தொகுக்கப்படுகிறது. அவை கூட்டத்தின் போது வைக்கப்பட்டுள்ளன.

வரைவு குறிப்புகளை எவ்வாறு வைத்திருப்பது?

1. வரைவு நெறிமுறைக்கான தாள்களைத் தயாரிக்கவும்- அவர்களின் எண்ணிக்கை நிகழ்ச்சி நிரலின் நோக்கத்தைப் பொறுத்தது. முதல் தாளில், கூட்டத்தின் தேதி, அதன் தலைப்பு, நெறிமுறை எண், பங்கேற்பாளர்களின் பட்டியல், நிகழ்ச்சி நிரல் (எடுத்துக்காட்டு 4) ஆகியவற்றை எழுதுங்கள்.

எடுத்துக்காட்டு 4

கூட்டத்தின் வரைவு நிமிடங்கள். தாள் எண் 1

தனித்தனி வெற்றுத் தாள்களில் விவாதத்திற்கான கேள்விகளை எழுதுங்கள், குறிப்புகளுக்கு போதுமான இடத்தை விட்டு விடுங்கள்:

தாள் எண் 2: "அல்லாத இரும்பு மற்றும் இரும்பு உலோகத்தை வழங்குவதற்கான ஒப்பந்தங்களின் முடிவில் வேலையின் நிலை குறித்து." Prokhorov அறிக்கை P.D.;

தாள் எண் 3

தாள் எண் 4: "விநியோகங்களின் போக்குவரத்து விநியோகத்தில்." Medvedev V.Yu. அறிக்கை;

தாள் எண் 5: ... (கூட்டத்தின் போது முடிக்க வேண்டும்);

தாள் எண் 6: "மூலப்பொருட்கள் மற்றும் பொருட்களை வாங்குவதற்கான முடிக்கப்பட்ட மற்றும் நிறைவேற்றப்பட்ட ஒப்பந்தங்களின் கீழ் குடியேற்றங்களின் நிலை குறித்து." ஃபோமினா கே.டி.யின் அறிக்கை;

தாள் எண் 7: ... (கூட்டத்தின் போது முடிக்க வேண்டும்);

தாள் எண் 8: "OAO ESPZ க்கு எஃகு மற்றும் உலோகக் கலவைகள் வழங்குவதில் அமேதிஸ்ட் எல்எல்சி உடனான ஒப்பந்தங்களின் முடிவில்". டெலிஜின் முன்மொழிவுகள் I.I.;

தாள் எண் 9: … (கூட்டத்தின் போது முடிக்கப்படும்).

2. கூட்டத்தில் பங்கேற்பாளர்கள் அனைவரும் இருக்கிறார்களா என்பதைச் சரிபார்க்கவும்.வரைவு நெறிமுறையில் இல்லாதவர்களை பென்சிலால் குறுக்குவெட்டு - அவர்கள் தாமதமாகலாம். கூட்டத்திற்குப் பிறகு வராததற்கும் தாமதமானதற்கும் காரணங்களைக் கண்டறியவும்.

தாமதமாக வருபவர்களின் வருகை நேரம், அடைப்புக்குறிக்குள் நெறிமுறையின் உரையில் நேரடியாக சரிசெய்யவும்:

இந்த வழக்கில், சந்திப்பின் போது கலந்துகொண்டவர்களில் யார் மற்றும் சரியாக தவறவிட்டார்கள் என்பது தெளிவாகத் தெரியும்.

3. "கேட்ட" உருப்படியை நிரப்பவும். வரைவின் முதல் தாளிலும், அறிக்கைகளின் தொடர்புடைய தலைப்புகளுடன் கூடிய தாள்களிலும் முழுப் பெயரையும் தொடர்ந்து பதிவு செய்யவும். மற்றும் பேச்சாளர்களின் நிலைகள், உரைகளின் தலைப்புகள் மற்றும் அவற்றின் சுருக்கம். நீங்கள் அடிப்படை தகவலை மட்டுமே சரிசெய்ய வேண்டும்: தேதிகள், புள்ளிவிவரங்கள், உண்மைகள். பின்னர், வழங்கப்பட்ட உரைகளின் உரைகளுடன் (சுருக்கங்கள்) குறிப்புகளைச் சரிபார்க்கவும். நீங்கள் முரண்பாடுகளைக் கண்டால், கூட்டத்தின் தலைவரிடம் புகாரளிக்கவும்.

4. "பேசப்பட்டது" உருப்படியை உள்ளிடவும்(தேவையானால்). மற்ற பங்கேற்பாளர்களின் கருத்துகள், கேள்விகள் மற்றும் ஆட்சேபனைகளால் பேச்சாளர்களின் உரையின் போக்கில் குறுக்கீடு ஏற்படும் போது இந்தப் பத்தி நிரப்பப்படுகிறது. முழு நெறிமுறையில்அத்தகைய ஒவ்வொரு கருத்தும் உடனடியாக பதிவு செய்யப்பட வேண்டும், குறிப்பாக "தயவுசெய்து நிமிடங்களில் அதை உள்ளிடவும்" என்ற சொற்றொடருடன் இருந்தால். உதாரணமாக:

உண்மை என்னவென்றால், எந்தவொரு அறிக்கையும் கூட்டத்தின் போக்கை மாற்றும், பின்னர் இது எப்போது, என்ன நடந்தது என்பதற்கான தருணத்தை முன்னிலைப்படுத்துவது அவசியமாக இருக்கலாம்.

ஒரு குறுகிய நெறிமுறையில்

ஒரு கூட்டம் என்பது ஒரு நிறுவனத்தின் அனைத்து உறுப்பினர்களும் பங்கேற்கும் ஒரு கட்டாய நிகழ்வாகும், எடுத்துக்காட்டாக, பங்குதாரர்களின் வருடாந்திர கூட்டம் அல்லது கூட்டுறவு உறுப்பினர்களின் பொதுக் கூட்டம். கூட்டத்தை நடத்துவதற்கான நடைமுறை தொடர்புடைய அமைப்பின் சாசனத்தால் கட்டுப்படுத்தப்படுகிறது, கூட்டத்தின் போக்கு மற்றும் எடுக்கப்பட்ட முடிவுகள் ஒரு சிறப்பு ஆவணத்தில் பதிவு செய்யப்படுகின்றன - கூட்டத்தின் நிமிடங்கள்.

கூட்டத்திற்கு மாறாக, கூட்டத்தில் ஒரு குறிப்பிட்ட நிலையான வட்ட மக்கள் கலந்து கொள்கிறார்கள், ஒரு விதியாக, அவர்கள் பல்வேறு நிறுவனங்கள் அல்லது நிறுவனத்தின் துறைகளின் பிரதிநிதிகள். கூட்டங்கள் வழக்கமாக வழக்கமானவை, கண்டிப்பாக சந்திப்பது

நேரம் பிரிக்கப்பட்டது, பெரும்பாலும் வாரத்திற்கு ஒரு முறை, மற்றும் உற்பத்தித் தேவைகளால் திட்டமிடப்படாத சந்திப்புகள் இருக்கலாம் என்றாலும், தற்போதைய சிக்கல்களைப் பற்றி விவாதிக்கும் நோக்கம் கொண்டது. சந்திப்பு நிமிடங்கள் தேவையில்லை, ஆனால் பொதுவாக கூட்டத்தின் முடிவில் ஒரு முடிவு எடுக்கப்படும்.

வணிக கூட்டங்கள் வணிக உரையாடல்கள் மற்றும் பேச்சுவார்த்தைகளாக பிரிக்கப்படுகின்றன. வணிக உரையாடல்கள் ஒரு இலவச வடிவத்தில் நடத்தப்படுகின்றன, எழும் எந்தவொரு பிரச்சினையையும் விவாதிக்க வடிவமைக்கப்பட்டுள்ளது மற்றும் முடிவெடுப்பதில் முடிவடைய வேண்டிய அவசியமில்லை. நிறுவனங்களின் கூட்டு நடவடிக்கைகள், செயல்பாட்டுப் பகுதிகளின் வரம்பு, விலைக் கொள்கையின் மேம்பாடு போன்றவற்றின் கடுமையான சிக்கல்களைத் தீர்க்க பேச்சுவார்த்தைகள் நோக்கமாக உள்ளன. இறுதி ஆவணங்கள் அல்லது வாய்வழி அறிவிப்புகளை ஏற்றுக்கொள்வதன் மூலம் அவை முடிவடைகின்றன.

அவர்களின் பணியின் பிரத்தியேகங்கள் காரணமாக, எந்தவொரு வணிகரும் அடிக்கடி பல்வேறு கூட்டங்கள், மாநாடுகள் மற்றும் வணிகக் கூட்டங்களில் பங்கேற்க வேண்டும், அத்துடன் இந்த நிகழ்வுகளை தானே ஒழுங்கமைக்க வேண்டும். அவர்களின் அமைப்பு மற்றும் நடத்தைக்கான நிறுவப்பட்ட நடைமுறையைப் பின்பற்றுவது அவசியம், ஏனெனில் பெரும்பாலும் அனைத்து வணிக வேலைகளின் வெற்றியும் அதைப் பொறுத்தது.

சந்திப்பு, சந்திப்பு அல்லது பேச்சுவார்த்தைகளைத் தயாரிக்கும்போது, நீங்கள் கண்டிப்பாக:

1. ஒரு நிகழ்ச்சி நிரலைத் தேர்ந்தெடுத்து தெளிவாக உருவாக்கவும். நிகழ்ச்சி நிரலில் இரண்டு அல்லது மூன்று முக்கிய பிரச்சினைகள் மற்றும் மூன்று அல்லது நான்கு சிறிய பிரச்சினைகள் இருக்கலாம். சில முக்கிய கேள்விகள் இருந்தால், கூட்டம் மெதுவாக இருக்கும், அவை போதுமானதாக இருக்கும் வரை நீண்ட நேரம் எடுக்கும், மேலும் அதிக எண்ணிக்கையிலான கேள்விகளுடன், விவாதம் மேலோட்டமாக மாறும்.

2. பங்கேற்பாளர்களின் அமைப்பைத் தீர்மானிக்கவும் (ஒரு சந்திப்பு, பேச்சுவார்த்தைக்கு). விதிவிலக்கு உற்பத்தி கூட்டங்கள் ஆகும், அவை பங்கேற்பாளர்களின் நிலையான கலவையுடன் வழக்கமாக (வழக்கமாக வாரத்திற்கு ஒரு முறை) நடத்தப்படுகின்றன.

3. நிகழ்வின் நாள் மற்றும் நேரத்தைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். பேச்சுவார்த்தைகளின் போது, நாள் மற்றும் நேரம் அனைத்து பங்கேற்பாளர்களுடனும் முன்கூட்டியே ஒப்புக் கொள்ளப்படுகிறது.

4. நிகழ்வின் நாள் மற்றும் நேரம் பற்றி பங்கேற்பாளர்களுக்கு தெரிவிக்கவும். ஒரு கூட்டத்தை நடத்தும் போது, 5-7 நாட்களுக்கு முன்னதாகவே இதைச் செய்வது விரும்பத்தக்கது. தயாரிப்பு கூட்டத்தின் நாள் மற்றும் நேரம் கூட்டத்தில் நிரந்தர பங்கேற்பாளர்கள் அல்லாத அழைக்கப்பட்ட நபர்களுக்கு மட்டுமே அறிவிக்கப்படும்.

5. நிகழ்வின் எதிர்பார்க்கப்படும் கால அளவை அமைத்து அதைப் பற்றி பங்கேற்பாளர்களை எச்சரிக்கவும். ஒரு சந்திப்பு அல்லது சந்திப்பின் இறுதி நேரத்தை அறிவிப்பது அதன் கால அளவை 10-15% குறைக்கிறது என்பதை அனுபவம் காட்டுகிறது.

6. முக்கிய அறிக்கை அல்லது செய்தியைத் தயாரித்து, விவாதத்தில் கட்டாயமாக பங்கேற்பவர்களைத் தீர்மானிக்கவும். அறிக்கை குறிப்பிட்டதாக இருக்க வேண்டும், பரிசீலனையில் உள்ள சிக்கலின் சாரத்தை பிரதிபலிக்க வேண்டும், முடிவுகள் உறுதிப்படுத்தப்பட வேண்டும். அறிக்கை அல்லது செய்தியின் வாய்மொழி மற்றும் தெளிவற்ற தன்மை கேட்போர் மத்தியில் அலட்சியத்தை ஏற்படுத்துகிறது.

7. ஒரு அறையைத் தேர்ந்தெடுத்து தயார் செய்யுங்கள். அனைத்து பங்கேற்பாளர்களும் தங்குவதற்கு அறை வசதியாக இருப்பதை உறுதி செய்ய கவனமாக இருக்க வேண்டும். நாற்காலிகளுக்கு பஞ்சம் வரக்கூடாது. அட்டவணையில் பேச்சுவார்த்தைகளை ஒழுங்கமைக்கும்போது, ஒவ்வொரு பங்கேற்பாளரும் அவர் பிரதிநிதித்துவப்படுத்தும் நிறுவனத்தின் கடைசி பெயர், முதல் பெயர், புரவலன் மற்றும் பெயரைக் குறிக்கும் அட்டையை வைப்பது நல்லது. மேஜைகளில் காகிதம் மற்றும் எழுதும் பொருட்கள் இருக்க வேண்டும், நீங்கள் குளிர்பானங்கள் வைக்கலாம். ஒரு சிறிய அளவு பேஸ்ட்ரிகளுடன் பேச்சுவார்த்தைகளின் போது தேநீர் அல்லது காபி வழங்குவது நல்ல பழக்கமாக கருதப்படுகிறது.

நீங்கள் சரியான நேரத்தில் வேலையைத் தொடங்க வேண்டும். மீட்டிங் அல்லது மீட்டிங் தொடங்குவதைத் தாமதப்படுத்தினால், அடுத்த முறை மீட்டிங் நடைபெறும்போது பங்கேற்பாளர்கள் மிகவும் தாமதமாகச் சந்திப்பார்கள். பேச்சுவார்த்தைகளின் தொடக்க நேரத்தை அனைத்து தரப்பினரும் கண்டிப்பாக கடைபிடிப்பது வழக்கம்; பேச்சுவார்த்தைகளுக்கு தாமதமாக வருவது கூட்டாளர்களுக்கு மிகுந்த அவமரியாதையாக கருதப்படுகிறது மற்றும் விரும்பத்தகாத விளைவுகளுக்கு வழிவகுக்கும்.

சந்திப்பு (மாநாடு) அல்லது வணிக சந்திப்பின் போது சூழ்நிலை நட்புடன் இருக்க வேண்டும். பங்கேற்பாளர்கள் தொடர்பான தனிப்பட்ட தாக்குதல்கள், மோதல்கள் ஏற்றுக்கொள்ள முடியாதவை.

கூட்டத்தை நடத்த தலைவர் தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டார். தலைவரின் முக்கிய கடமைகள்:

விதிகளைப் பின்பற்றுங்கள்;

பேச்சாளரின் பெயர் மற்றும் நிலை, அவர் பிரதிநிதியாக இருக்கும் அமைப்பின் பெயரை அறிவிக்கவும்.

கூட்டத்தின் தலைவர் சில தேவைகளைப் பூர்த்தி செய்ய வேண்டும், அவற்றில் முக்கியமானது: திறமை, பாரபட்சமற்ற தன்மை, தெளிவாகவும் தெளிவாகவும் வெளிப்படுத்தும் திறன் மற்றும் மற்றவர்களின் கருத்துக்களுக்கு சகிப்புத்தன்மை. ஒன்று அல்லது மற்றொரு கருத்து அல்லது கூட்டத்தில் பங்கேற்பவருக்கு தனது விருப்பத்தை வெளிப்படுத்த தலைவருக்கு உரிமை இல்லை, அத்துடன் அவரது கருத்தை திணிக்கவும். எல்லாவற்றிற்கும் மேலாக அவர் தனது முன்மொழிவுகளை தெரிவிக்க வேண்டும்.

எந்தவொரு சந்திப்பிலும் அல்லது சந்திப்பிலும் ஒரு முக்கியமான படி ஒரு முடிவை ஏற்றுக்கொள்வது. அத்தகைய தருணங்களில், சந்திப்பு பெரும்பாலும் ஆற்றலை இழப்பது போல் உதவியற்றதாக மாறும். பங்கேற்பாளர்களால் முடிவெடுக்க வேண்டிய நேரம் இது என்பதை உணர முடியாமல் அல்லது தயங்குவதால், தேர்வு செய்யத் துணியவில்லை என்பதால் இது நிகழ்கிறது. இதுபோன்ற சந்தர்ப்பங்களில், ஒரு திட்டத்தைத் தேர்ந்தெடுத்து அதைத் தொடர்ந்து பரிசீலிப்பது நல்லது. விவாதத்தை முடிக்க வேண்டிய தருணத்தை தவறவிடாமல் இருப்பது முக்கியம் - இங்கே தலைவரின் அனுபவமும் திறமையும் தேவை. இடைக்கால வாக்களிப்பு ஒரு நல்ல வழி. இது விவாதத்தின் அடுத்த கட்டத்தை சுருக்கமாகக் கூறுகிறது. இருப்பினும், இறுதி வாக்கெடுப்பில் ஒருவர் அவசரப்படக்கூடாது சிறுபான்மையினரால் நிராகரிக்கப்பட்ட ஒரு முடிவை எடுக்க முடியும். இந்த வழக்கில், சிறுபான்மை உறுப்பினர்கள் பெரும்பான்மையை தவறாக நிரூபிக்க நடவடிக்கை எடுக்கலாம், இது விவாதத்தை மீண்டும் தொடங்குவதற்கும் ஏற்கனவே அடையப்பட்ட முடிவுகளை இழக்க வழிவகுக்கும்.

ஒரு சிறப்பு வகை கூட்டம் "மூளைச்சலவை" என்று அழைக்கப்படுகிறது. ஒரு சிக்கலான சிக்கலைத் தீர்ப்பதற்கும், குழப்பமான சூழ்நிலையிலிருந்து ஒரு வழியைக் கண்டுபிடிப்பதற்கும், பொறுப்பான முடிவை எடுப்பதற்கும் அவசியமான போது அத்தகைய கூட்டம் நடத்தப்படுகிறது.

அத்தகைய கூட்டத்தை நடத்த, முதலில், பணியை தெளிவாக உருவாக்குவது அவசியம் - ஒன்று மட்டுமே, மிகவும் கடினமானது அல்லது மிக முக்கியமானது. விவாதத்தில் 7-12 பேருக்கு மேல் பங்கேற்காமல் இருப்பது விரும்பத்தக்கது. "கேலரி" மற்றும் "பிரெசிடியம்" இல்லாதபடி நாற்காலிகளை ஒரு வட்டத்தில் ஏற்பாடு செய்வது நல்லது. விவாதத்தின் நேரத்தை கண்டிப்பாக தீர்மானிக்க வேண்டியது அவசியம். நேரமின்மை மூளையின் செயல்பாட்டைத் தூண்டும் மன அழுத்தத்தை உருவாக்குகிறது. அத்தகைய சந்திப்புக்கான உகந்த நேரம் சுமார் 30 நிமிடங்கள் ஆகும். முன்மொழியப்பட்ட திட்டங்களை யாரும் விமர்சிக்க வேண்டாம். தார்மீக ஆபத்தின் நிலைமைகளின் கீழ் பெரும்பாலான மக்கள் ஆக்கப்பூர்வமாக வேலை செய்ய முடியாது, ஒருவர் கீழே இழுக்கப்பட்டால், மற்றவர்கள் எல்லோரையும் விட முட்டாள்தனமாக எப்படி தோன்றக்கூடாது என்று மட்டுமே நினைப்பார்கள். விவாதத்தின் தொடக்கத்தில், ஒரு விதியாக, சாதாரணமான, வெற்று கருத்துக்கள் முன்வைக்கப்படுகின்றன. விமர்சனத்தின் மீதான தடை எந்தவொரு யோசனையையும் முன்வைப்பதை எளிதாக்குகிறது, அவற்றில் மிகவும் மதிப்புமிக்கவை இருக்கலாம். சிறந்த யோசனைகளைத் தேர்ந்தெடுப்பது நல்லது, மோசமானவற்றை நிராகரிக்க வேண்டாம், இப்போது பொருத்தமற்றதாகத் தோன்றியவை பின்னர் கைக்கு வரலாம். யோசனைகளின் படைப்பாற்றலை நிறுவ வேண்டிய அவசியமில்லை - சிறந்த யோசனைகள் எப்போதும் கூட்டு படைப்பாற்றலின் விளைவாகும்.

கடினமான சூழ்நிலையிலிருந்து ஒரு வழி கண்டுபிடிக்கப்பட்டால், "ஆதரவாளர்கள்" மற்றும் "எதிர்ப்பவர்கள்" என இரண்டு குழுக்களாகப் பிரித்து, வளர்ந்த தீர்வில் பலவீனங்களைக் கண்டறிய முயற்சிப்பது நல்லது. இறுதி முடிவு தெளிவாக வடிவமைக்கப்பட்டு பதிவு செய்யப்பட வேண்டும்.