กฎการติดต่อทางธุรกิจทางอีเมล มารยาทในจดหมายธุรกิจ

จากนั้นคำถามว่าคุณสามารถสร้างและส่งโดยหลักการแล้วอย่างไรและโดยวิธีใดไม่ควรเกิดขึ้น อย่างไรก็ตาม ไม่ใช่ทุกคนที่พร้อมจะเริ่มงานนี้ทันทีเมื่อพูดถึงจดหมายอย่างเป็นทางการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้เขียนจดหมายคาดว่าจะได้รับการตอบกลับ ฉันจะบอกความลับเล็ก ๆ น้อย ๆ ของการติดต่อทางธุรกิจให้คุณทราบ ยิ่งตัวอักษรมีบุคลิกและรูปแบบที่เข้มงวดมากเท่าไร ก็ยิ่งมีโอกาสได้รับคำตอบจากผู้รับมากขึ้นเท่านั้น ในบทช่วยสอนนี้ ฉันจะยกตัวอย่างอีเมลที่จะช่วยให้ผู้ใช้พัฒนาสไตล์ของตนเองและเขียนข้อความที่อ่านออกเขียนได้มากที่สุดในอนาคต

ขั้นแรก คุณต้องตัดสินใจว่าตัวอักษรที่เรากำลังสร้างจะเป็นตัวอะไร ฉันแบ่งอีเมลขาออกทั้งหมดออกเป็นสามประเภทหลัก:

• ข้อเสนอทางธุรกิจ
• คำขอทางธุรกิจ
• การรักษาที่เป็นมิตร

ดังนั้น สำหรับทั้งสามประเภท ฉันมีเทมเพลตว่าง ทั้งในรูปแบบของไฟล์ข้อความธรรมดาและในรูปแบบของเทมเพลตที่ปรับแต่งสำหรับโปรแกรมอีเมลบางโปรแกรม มาดูทีละอย่างกันตามลำดับ

ข้อเสนอทางธุรกิจ

สวัสดี (สวัสดีตอนบ่าย) [ชื่อผู้ส่ง]!

ขอแนะนำให้ระบุชื่อในจดหมายใด ๆ เมื่อสื่อสารเนื่องจากการอุทธรณ์ส่วนตัวทำให้บุคคลมีอารมณ์ที่เป็นมิตร อย่างไรก็ตาม หากไม่สามารถค้นหาชื่อได้ เทมเพลตคำทักทายก็เพียงพอแล้ว

ขอแนะนำบริการใหม่ (ผลิตภัณฑ์ใหม่) จากบริษัทของเรา [ชื่อบริษัท]

ผมขอเสนอความร่วมมือในด้าน [ชื่อสาขาวิชา]

ถัดไป อธิบายสั้นๆ ถึงข้อดีของข้อเสนอของคุณในแง่ของราคาหรือคุณลักษณะด้านคุณภาพบางอย่าง สิ่งสำคัญคืออย่าหักโหมจนเกินไป ข้อความจำนวนเมกะไบต์และเสริมด้วยรูปภาพที่ไม่มีความหมายที่สดใส ทำให้ผู้คนหวาดกลัว หากผู้รับจดหมายสนใจข้อเสนอของคุณจากบรรทัดแรก เขาจะติดต่อคุณเพื่อขอข้อมูลเพิ่มเติมอย่างแน่นอน

หากคุณจริงจังกับการให้คนที่ใช่ติดต่อคุณในครั้งแรกที่พวกเขาติดต่อคุณ คุณควรนึกถึงการช่วยสำหรับการเข้าถึงที่มากกว่าแค่อีเมล จะไม่ฟุ่มเฟือยในการสร้างบัญชีในบริการเช่น ICQ และสไกป์. บางครั้งมันง่ายกว่ามากสำหรับคนที่จะติดต่อคุณทางโทรศัพท์ปกติถ้าคุณทิ้งหมายเลขดังกล่าวไว้ในลายเซ็นอย่างระมัดระวัง

ทำไมคุณต้องทำซ้ำที่อยู่อีเมลของคุณเองในลายเซ็น คุณถามว่าอีเมลนั้นถูกส่งโดยอัตโนมัติโดยเซิร์ฟเวอร์อีเมลหรือไม่ มีกฎเกณฑ์ที่ข้อมูลที่มากเกินไปในการติดต่อทางธุรกิจไม่เคยไม่จำเป็น ลองนึกภาพสถานการณ์เมื่อได้รับจดหมายของคุณโดยบุคคลที่อาจไม่สนใจข้อเสนอนี้ หรือเพียงแค่ไม่สามารถตอบได้อย่างถูกต้อง เขาส่งต่อข้อความที่ได้รับไปยังผู้ใช้รายอื่น แต่ด้วยเหตุผลบางอย่าง ข้อมูลเกี่ยวกับผู้ส่งที่แท้จริงจะหายไปจากข้อมูลที่เพิ่มโดยอัตโนมัติ ซึ่งทำให้ติดต่อคุณได้ยาก อย่างไรก็ตาม การดูลายเซ็นเพื่อระบุผู้เขียนจดหมายและผู้ติดต่อที่จำเป็นก็เพียงพอแล้ว

คำขอทางธุรกิจ

สวัสดีตอนบ่าย)!

หรือถ้าทราบชื่อผู้รับแล้ว (เรียน [ชื่อนามสกุล])!

โปรดให้ข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ (บริการ) [ชื่อผลิตภัณฑ์/บริการ] พร้อมคำอธิบายเกี่ยวกับคุณลักษณะทั้งหมดและคุณภาพการแข่งขัน

ตามกฎหมายสหพันธรัฐรัสเซีย [หมายเลขและวันที่ของเอกสาร] ฉันขอให้คุณให้ข้อมูล [อธิบายข้อมูลที่จำเป็นในการได้รับ]

คุณยังสามารถติดต่อฝ่ายจัดการของบริการเฉพาะทางอินเทอร์เน็ตได้ในกรณีที่มีการละเมิดสิทธิ์ของคุณ

ในส่วนที่เกี่ยวข้องกับการละเมิดวรรค [หมายเลขย่อหน้าในข้อตกลงผู้ใช้] ของข้อตกลงผู้ใช้ กล่าวคือ: “[อ้างข้อความเต็มของย่อหน้าที่มีชื่อ]” ฉันขอให้คุณตรวจสอบและลงโทษผู้กระทำผิดตามความเหมาะสม [รับผิดชอบ ( ถ้าเรากำลังพูดถึงพนักงานบริการ)] คน [เว็บไซต์ (ชื่อเว็บไซต์)] กรุณารายงานผลการตรวจสอบและการลงโทษที่ส่งไปยัง [ที่อยู่อีเมลของฉันเอง]

การรักษาที่เป็นมิตร

สวัสดี (วันดี) (สวัสดี) [ชื่อบุคคล]!

เมื่อคุณติดต่อครั้งแรกอย่างเป็นมิตร ตัวบ่งชี้ที่ดีคือความสมบูรณ์ของข้อความของคุณ ข้อความจำนวนมากที่เขียนอย่างถูกต้องจะบ่งบอกถึงความสนใจสูงของคุณในการติดต่อบุคคลที่เหมาะสมและจะทำให้เกิดความต้องการคำตอบ อย่าลืมเริ่มการสนทนาด้วยคำถามเริ่มต้นสองสามข้อ

ตัวอย่างอีเมล

เราแต่ละคนได้เขียนจดหมายและบันทึกที่เป็นทางการอย่างน้อยสองครั้งในชีวิตของเรา ไม่ว่าเราจะอยู่ที่ไหนและทำอะไรก็ตาม ในทุกพื้นที่ มีการติดต่อทางธุรกิจที่จำเป็นต้องดำเนินการเพื่อค้นหาประเด็นบางประการ ชี้แจงข้อมูล ถามคำถาม และอื่นๆ แม้ว่าก่อนหน้านี้ปรากฏการณ์นี้จะพบได้บ่อยในแอปพลิเคชันกระดาษและการส่งต่อจดหมายไปยังผู้บังคับบัญชา (เช่นเดียวกับพันธมิตรทางธุรกิจ) แต่ในปัจจุบัน ประเภทนี้ได้กลายเป็นที่แพร่หลายมากขึ้นในสภาพแวดล้อมของเรา

คุณจำเป็นต้องรู้วิธีการติดต่อทางธุรกิจอย่างถูกต้อง แม้ว่าคุณจะสั่งซื้อสินค้าในร้านค้าออนไลน์บางแห่งและต้องการสื่อสารกับตัวแทน

ในบทความนี้ เราจะอธิบายประเด็นหลักบางประการที่ประกอบขึ้นเป็นการสื่อสารทางธุรกิจ เราจะให้ความสนใจกับความแตกต่างที่ควรพิจารณาเมื่อแลกเปลี่ยนจดหมายกับพันธมิตรของเรา สิ่งที่ไม่ควรละเลยถ้าคุณไม่ต้องการที่จะดูเหมือนไร้ความสามารถและไม่สุภาพต่อคู่สนทนาและจำกฎที่ควรสังเกตในทุกสถานการณ์

ที่ใช้บังคับ

เห็นได้ชัดว่ามักใช้การติดต่อทางธุรกิจในเวิร์กโฟลว์ หากคุณทำงานในบริษัท คุณจะต้องเขียนจดหมายประเภทนี้อย่างแน่นอน เนื่องจากเรากำลังพูดถึงช่วงเวลาทางธุรกิจ จึงเป็นเรื่องง่ายที่จะเข้าใจว่ารูปแบบการเขียนควรมีความเหมาะสม - เป็นทางการและเป็นทางการมากที่สุด

ความประทับใจเพิ่มเติมต่อพนักงานของบริษัทที่ส่งจดหมายเกี่ยวกับคุณและบริษัทของคุณนั้นขึ้นอยู่กับว่าคุณจัดการเพื่อสร้างจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจได้ดีเพียงใด ดังนั้น กระบวนการเขียนข้อความและการออกแบบควรเข้าหาอย่างมีความรับผิดชอบมากที่สุด

ก่อนอื่น หากคุณกำลังมองหาวิธีการติดต่อทางธุรกิจ เราขอแนะนำให้คุณทำความคุ้นเคยกับคำแนะนำของเรา ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น เรานำเสนอทั้งประเด็นทางทฤษฎีและประเด็นเชิงปฏิบัติ ในตอนท้ายของบทความ เราจะพยายามยกตัวอย่างการหมุนเวียนที่เป็นเรื่องปกติสำหรับรูปแบบการเขียนที่เป็นทางการ ในท้ายที่สุด การใช้ฐานข้อมูลจากบทความนี้ คุณจะสามารถเขียนข้อความคุณภาพสูงได้อย่างอิสระเพื่อการสื่อสารเพิ่มเติมกับคู่สัญญา

ประเภทของจดหมาย

ทันทีที่โต้เถียงกันเกี่ยวกับการติดต่อทางธุรกิจ ฉันต้องการให้ความสนใจกับประเภทของจดหมายนั้น ดังนั้น คุณสามารถเลือกจดหมายสอบถามและจดหมายตอบกลับ จดหมายแจ้งข้อมูล (ส่วนใหญ่มักจะส่งถึงลูกค้า); ความกตัญญู (แทนคำขอบคุณสำหรับบริการที่ได้รับ), จดหมายแจ้งเตือน, คำเตือน, คำเตือน; จดหมายแนะนำ; หนังสือค้ำประกันและจดหมายปะหน้า อันที่จริง สิ่งเหล่านี้เป็นเพียงประเภทที่ใช้บ่อยที่สุดซึ่งประกอบขึ้นเป็นการติดต่อทางธุรกิจจริงและทางอิเล็กทรอนิกส์ ดังนั้นเราจะพบกับพวกเขาในทางปฏิบัติบ่อยที่สุด

โครงสร้าง

มีเหตุผลว่าสำหรับองค์กรที่สะดวกกว่าในการเขียนจดหมายใดๆ มันจะเป็นประโยชน์สำหรับเราในการทำงานกับโครงสร้างหรือแผนบางอย่าง ซึ่งจะช่วยให้คุณสามารถแบ่งงานออกเป็นขั้นตอนย่อยๆ ที่ง่ายต่อการทำให้เสร็จ ตัวอย่างเช่น คิดถึงบรรทัดของจดหมายเพื่อให้ครอบคลุมหัวข้อที่คุณต้องระบุให้ถูกต้องที่สุด ตัวอย่างเช่น หากคุณเขียนคำถามเกี่ยวกับราคาสินค้าหรือสินค้าชิ้นนี้ ให้ลองระบุเหตุผลสั้นๆ ว่า: ทำไมคุณถึงเขียนถึงบริษัท (เพราะคุณต้องการซื้อหรือสั่งซื้อผลิตภัณฑ์นี้หรือผลิตภัณฑ์นั้น) ชี้แจงเป้าหมายหลัก (เพื่อดูว่าคุณต้องเสียค่าใช้จ่ายเท่าไรในการสั่งซื้อผลิตภัณฑ์ 10 หน่วยที่มีตัวเลือกบางอย่าง) สุดท้าย ระบุในรูปแบบที่คุณต้องการรับการคำนวณ และถามว่ามีส่วนลดสำหรับปริมาณการผลิตดังกล่าวหรือไม่

แน่นอน ข้อมูลนี้ชัดเจนอยู่แล้ว คุณเพียงแค่ต้องแยกวิเคราะห์สิ่งที่คุณต้องการเขียนอย่างมีเหตุผล นอกจากนี้เราต้องไม่ลืมเกี่ยวกับการออกแบบและข้อกำหนด เราจะพูดถึงรายละเอียดเพิ่มเติมในภายหลัง

ข้อกำหนดในการเขียน

ดังนั้นกฎของการติดต่อทางธุรกิจกล่าวว่าจดหมายทั้งหมดควรสั้นก่อน นี่คือกฎหลักที่จะอ่าน เห็นด้วย เราทุกคนไม่ชอบเมื่อเราเต็มไปด้วยข้อมูลจำนวนมาก หากนี่คือจดหมายธุรกิจ ก็ไม่ควรมีขนาดใหญ่ ในกรณีนี้ ก็สามารถมองข้ามไปได้ หากคุณไม่สามารถย่อข้อมูลได้ทันที ให้ทำหลังจากเขียนร่างจดหมายฉบับแรกแล้ว

ประการที่สอง คู่ของคุณ (ผู้เข้าร่วมในจดหมายโต้ตอบ) ต้องเข้าใจสิ่งที่อยู่ในความเสี่ยง นั่นคือจดหมายควรทำเป็นข้อมูลและเข้าใจได้ ควรมีข้อมูลที่คุณต้องการนำเสนอในลักษณะเพื่อหลีกเลี่ยงคำถามเพิ่มเติมและไม่ต้องเสียเวลาชี้แจงรายละเอียด

ประการที่สาม จดหมายควรทำขึ้นโดยให้ความเคารพเท่าที่เป็นไปได้เกี่ยวกับคู่ค้าหรือพนักงานของบริษัทที่จะอ่านจดหมาย เป็นความจริง ยิ่งคุณแสดงความเคารพต่อคู่สนทนามากเท่าไร เขาก็มีโอกาสตอบรับคำขอของคุณอย่างถูกต้อง และในท้ายที่สุด คุณจะได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ

การโต้ตอบในภาษาอังกฤษ

ในบางกรณี การเจรจาควรทำเป็นภาษาอังกฤษ (หรือภาษาอื่นที่ไม่ใช่ภาษารัสเซีย) เป็นเรื่องปกติ โดยเฉพาะหากมีความสัมพันธ์กับผู้รับเหมาต่างประเทศ เป็นที่น่าสังเกตว่ากฎของการติดต่อทางธุรกิจนำไปใช้กับภาษาใดก็ได้: เฉพาะการเปลี่ยนแปลงโวหารเท่านั้นอาจแตกต่างกัน งานของคุณคือเลือกสิ่งที่เหมาะสมที่สุดสำหรับสถานการณ์ที่คุณและคู่ของคุณ (คู่สนทนา) พบตัวเอง

แน่นอนว่าการติดต่อทางธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษนั้นต้องการความเชี่ยวชาญในระดับสูง ดังนั้นหากสิ่งนี้ไม่เกี่ยวกับคุณ เราขอแนะนำให้คุณติดต่อนักแปลมืออาชีพ เป็นสิ่งสำคัญที่การแปลจะดำเนินการโดยบุคคลที่พูดสุนทรพจน์เฉพาะซึ่งรวมอยู่ในภาษาของการติดต่อทางธุรกิจ

ตัวอย่าง. บทนำ

มันสำคัญมากในทุก ๆ บทสนทนาว่าคุณจะเริ่มต้นมันอย่างไร ในเรื่องนี้ มารยาทในการติดต่อทางธุรกิจก็ไม่ต่างจากการสื่อสารสด: ขั้นตอนแรกคือการทักทายคู่สนทนาและแนะนำให้เขาเข้าสู่การสนทนาด้วยวิธีใดวิธีหนึ่ง คำทักทายอาจเป็น "สวัสดี" แบบมาตรฐาน แต่การแนะนำตัวควรเป็นส่วนตัวมากกว่า ตัวอย่างเช่น คุณสามารถระบุวัตถุประสงค์สั้นๆ ของจดหมายของคุณ (“เรากำลังติดต่อคุณเพื่อชี้แจงข้อมูลบางอย่างเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ของคุณ อย่างแรกเลย เราสนใจในราคาของรุ่น “A1”) อีกทางเลือกหนึ่ง: “เนื่องจากการสนทนาทางโทรศัพท์ของเราเกี่ยวกับรุ่น A1 นั้นต่อเนื่อง ฉันกำลังเขียนถึงคุณพร้อมคำถามเกี่ยวกับราคาผลิตภัณฑ์นี้”) คุณยังสามารถอธิบายสถานการณ์ของคุณได้ง่ายๆ: “ฉันเขียนถึงคุณด้วยเหตุผลว่าในปี 2010 หุ้นส่วนของคุณติดต่อบริษัทของเรา เพื่อเสนอให้เริ่มความร่วมมือในด้านนี้ในนามของคุณ”

การนำเสนอของวัสดุ

นอกจากนี้ หลังจากที่คุณได้เขียนคำนำในจดหมายของคุณแล้ว คุณควรอธิบายว่าเหตุใดคุณจึงเขียน ตัวอย่างเช่น หลังจากถามคำถามเกี่ยวกับราคาของผลิตภัณฑ์แล้ว ให้ระบุสิ่งที่คุณสนใจ คุณสามารถเขียนประมาณนี้: "เราต้องการสั่งซื้อหน่วยที่ N ของผลิตภัณฑ์ โดยจะต้องจัดส่งไปยังที่อยู่ X" ในกรณีของการสนทนาทางโทรศัพท์ต่อ คุณสามารถระบุคำขอของคุณ - ทำไมคุณถึงเขียนถึงบุคคลหลังจากพูดคุยกับเขาทางโทรศัพท์ (พูดเพื่อยืนยันความตั้งใจในการทำธุรกรรม): "กล่าวคือ: เราสนใจ ผลิตภัณฑ์ N โดยมีเงื่อนไขว่าจะจัดส่งพร้อมกับตัวเลือก X" หากคุณคำนึงถึงเวอร์ชันที่สาม คุณสามารถเริ่มพัฒนาธีมที่คุณต้องการร่วมมือกับบริษัทได้ อธิบายว่านี่คือผลประโยชน์สูงสุดของคุณ และพันธมิตรจะได้รับผลประโยชน์เฉพาะจากการมีปฏิสัมพันธ์กับคุณ ถ้าเขาตกลง: "คุณจะสนใจที่จะรู้ว่าแนวทางของบริษัทของเราเปลี่ยนไป และยิ่งเข้าใกล้มากขึ้นไปอีก ผลประโยชน์ของธุรกิจของคุณ”

ประโยค

การติดต่อทางธุรกิจใดๆ (ตัวอย่างที่เราให้มาจำเป็นต้องมีคุณสมบัตินี้ด้วย) จำเป็นต้องมีลำดับเชิงตรรกะ หากในตอนแรกคุณเขียนเกี่ยวกับสาเหตุที่คุณเขียน คุณควรระบุและขยายแนวคิดนี้เพิ่มเติม ระบุสิ่งที่คุณต้องการจากคู่สนทนาในวงกว้างมากขึ้น - อาจดึงดูดให้เขาได้รับผลประโยชน์จากการตกลงที่จะร่วมงานกับคุณ โดยเหตุผลทั้งหมดแล้ว ส่วนนี้ควรเป็น "จุดสูงสุด" ของจดหมายของคุณ ซึ่งเป็นจุดสุดยอดของจดหมายประเภทนี้ หากในตอนแรกคุณเข้าหาสิ่งที่คุณสนใจเป็นอย่างแรกอย่างราบรื่น ในส่วนนี้คุณควร "เปิดเผยไพ่" จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจทั้งหมด (ตัวอย่างตัวอักษรด้านบนไม่มีข้อยกเว้น) ควรสร้างตามแนวโค้งขึ้นด้านบนที่เรียบลื่น จากนั้นผู้อ่านบทของคุณจะเข้าใจอารมณ์ของคุณ ดังนั้นจึงสะดวกสำหรับเขาที่จะสื่อสารกับคุณ อย่ากระโดดอย่างกะทันหันอย่าย้ายจากหัวข้อหนึ่งไปอีกหัวข้อหนึ่ง

ดังตัวอย่างที่แสดง หากคุณต้องการอภิปราย ตัวอย่างเช่น ประเด็นที่ไม่เกี่ยวข้องสองประเด็น คุณสามารถแบ่งบทความออกเป็นส่วนๆ โดยแบ่งเป็นย่อหน้า สะดวกทั้งสำหรับผู้อ่านซึ่งจะเห็นช่วงเวลาที่คุณเปลี่ยนจากคำถามหนึ่งไปยังอีกคำถามหนึ่งด้วยสายตา ดังนั้น สำหรับคุณ เพราะในกรณีนี้ คุณเขียนราวกับว่ามันเป็นตัวอักษรสองตัวที่แตกต่างกัน

ถ้าเราพูดถึงตัวอย่างของเรา เราควรเขียนว่า "นอกจากนี้ เราต้องการสั่งซื้อผลิตภัณฑ์ N ใหม่ ซึ่งเราได้โต้ตอบกับคุณเมื่อเดือนที่แล้ว" หรือ: "ในราคาที่เหมาะสมสำหรับเงื่อนไขของเรา เราต้องการสร้างความร่วมมือถาวรกับคุณในพื้นที่นี้ เพิ่มช่องทางการจำหน่าย X-Y พันหน่วย" สุดท้ายนี้ คุณยังสามารถพูดว่า: "หากคุณยังคงสนใจที่จะร่วมงานกับเรา โปรดแจ้งให้เราทราบ"

ตัวอย่างการติดต่อทางธุรกิจทุกวินาทีสร้างขึ้นบนหลักการนี้ ดังนั้นจึงไม่มีอะไรผิด ในทางตรงกันข้าม การเน้นส่วนหัวมักจะช่วยให้นำทางได้ดีขึ้น เพราะจะลบ "ข้อความที่เป็นของแข็ง" ออก ทำให้เกิด "สมอ" ชนิดหนึ่งในนั้น ซึ่งคุณสามารถแนบไปกับสายตาได้

ตอนสุดท้าย

สุดท้าย คุณควรลงท้ายจดหมายด้วยเจตนาเดียวกับที่คุณเริ่มเขียน หากคุณกำลังเขียนคำขอบคุณ ให้เขียนว่าคุณยินดีที่จะร่วมมือกับบริษัทที่คุณอธิบาย หากนี่เป็นข้อเสนอเชิงพาณิชย์ คุณควรแสดงความขอบคุณสำหรับความสนใจในจดหมายของคุณและหวังว่าจะมีปฏิสัมพันธ์กับบุคคลนี้ต่อไป คุณต้องเข้าใจว่าการสิ้นสุดจดหมายของคุณส่วนใหญ่จะเป็นตัวกำหนดความคิดเห็นสุดท้ายเกี่ยวกับตัวคุณและบริษัทของคุณ การติดต่อทางธุรกิจทั้งหมด (ตัวอย่างจดหมายพิสูจน์สิ่งนี้ตลอดเวลา) สร้างขึ้นจากความสุภาพ ดังนั้นอย่าลืมขอบคุณคู่สนทนา แสดงความหวัง ยกย่องเขา หรือแสดงความคิดเห็นของคุณ คุณควรเลือกส่วนท้ายของข้อความเพื่อให้ตรงกับปัญหาที่อธิบายไว้ในจดหมาย

ตัวอย่าง: "เราหวังว่าจะให้คุณเป็นหุ้นส่วนระยะยาวของเราด้วยความหวังของความร่วมมือที่มั่นคงในกิจกรรมในอนาคตของเรา" หรือ "เรารู้สึกขอบคุณอย่างจริงใจสำหรับความสนใจของคุณและหวังว่าเราจะสามารถพัฒนาความร่วมมือกับคุณได้ในอนาคต" หรือ "ขอบคุณที่ให้ความสนใจ ฉันหวังว่าเราจะสามารถให้บริการความสนใจของคุณในตลาด N ต่อไปได้ในอนาคต"

มารยาทและการรู้หนังสือ

อย่าลืมที่จะสุภาพ ดังที่ได้กล่าวไว้ข้างต้น เป็นสิ่งสำคัญหากคุณสนใจการติดต่อทางธุรกิจ วลีเช่น "ยินดีที่ได้ให้ความร่วมมือ", "ขอบคุณสำหรับความสนใจของคุณ", "ขออภัยสำหรับปัญหา", "เรายินดีที่จะพบคุณ", "คุณให้เราเป็นเพื่อน" และอื่น ๆ สองข้อสุดท้ายหมายถึงคำเชิญไปงานเฉลิมฉลองขององค์กรมากกว่าจดหมายธุรกิจ

เพื่อเป็นการแสดงความเคารพเสมอ ให้เพิ่มวลี "ได้โปรด" "ขอบคุณ" "ใจดี" และอื่นๆ ตามความเหมาะสม

ความสำคัญเท่าเทียมกันในกระบวนการเขียนจดหมายธุรกิจคือการรู้หนังสือของบุคคล แม่นยำยิ่งขึ้น หากคุณทำผิดพลาดเบื้องต้นอย่างน้อยหนึ่งรายการในกระบวนการสร้างจดหมาย คุณสามารถพูดได้ว่าคู่สนทนาจะสร้างความคิดเห็นที่ต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิงเกี่ยวกับคุณมากกว่าที่คุณคาดหวัง ดังนั้นพยายามเขียนให้ถูกต้องที่สุดและตรวจสอบทุกอย่างหลายๆ ครั้ง หากคุณไม่ทราบวิธีค้นหาข้อผิดพลาดและแก้ไขด้วยตนเอง ให้ใช้บริการของผู้ตรวจทานหรือบริการเฉพาะทาง วิธีนี้ง่ายมาก แต่จะช่วยให้คุณมั่นใจในข้อความของคุณ

ฝึกฝนและฝึกฝน

บนเว็บ ดังที่กล่าวไว้ข้างต้น มีตัวอย่างจดหมายธุรกิจสำเร็จรูปมากมายในทุกเรื่อง เราไม่ได้แทรกไว้ที่นี่อย่างครบถ้วน เพราะอันที่จริง บทความนี้ไม่มีที่ว่างเพียงพอที่จะรองรับข้อมูลจำนวนมากเช่นนี้ แต่เราตัดสินใจที่จะระบุกฎและหลักการพื้นฐานบางอย่าง ซึ่งคุณมีโอกาสที่จะทำความคุ้นเคยกับด้านบนนี้ อย่างไรก็ตาม แน่นอนว่าสิ่งนี้ยังห่างไกลจากขั้นตอนทั้งหมดที่ควรทำในการศึกษาการเขียนเชิงธุรกิจ อันที่จริง บทบาทที่สำคัญที่สุดในด้านนี้มาจากประสบการณ์จริง
หากคุณศึกษา เช่น 5-10 ตัวอย่างจดหมายสำเร็จรูป และอ่านบทความของเราและดึงกฎบางส่วนออกจากที่นี่ ในไม่ช้าคุณจะสามารถเขียนจดหมายในแบบที่คุณต้องการได้ อันที่จริงแล้ว การสร้างจดหมายใดๆ ในกรอบการติดต่อทางธุรกิจก็เพียงพอแล้ว

พร้อมตัวอย่าง

เนื่องจากดังที่กล่าวไว้ข้างต้น มีตัวอย่างสำเร็จรูปจำนวนมาก นักศึกษาและผู้เชี่ยวชาญสามเณรถูกล่อลวงให้ใช้งานสำเร็จรูปของผู้อื่นเพื่อผลิตโครงการของตนเองตามนั้น ฉันอยากจะบอกว่าสิ่งนี้ไม่แนะนำในทางปฏิบัติในขณะที่ฝึกซ้อม - ได้โปรด

ในกระบวนการศึกษาสิ่งที่เขียนด้วยตัวอักษรอื่น คุณจะสามารถสำรวจสิ่งที่ต้องชี้แจงในจดหมายโต้ตอบของคุณได้ง่ายขึ้น นี่เป็นเรื่องปกติเพราะเป็นธรรมชาติของมนุษย์ที่จะเรียนรู้โดยตรงจากประสบการณ์

จริงอยู่ หากคุณได้รับมอบหมายให้รวบรวมจดหมายธุรกิจฉบับสมบูรณ์ ก่อนอื่นให้ลองทบทวนตัวอย่างและเลือกตัวอย่างที่เหมาะสมที่สุดสำหรับงานของคุณ จากนั้นคุณต้องปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ที่คุณพัฒนาขึ้นตามแนวคิดทั่วไปให้มากที่สุด แต่ในขณะเดียวกันก็เขียนอีกครั้งเพื่อสร้างรูปแบบการนำเสนอและการเขียนของคุณเอง เพราะบางทีคุณอาจจะสามารถถ่ายทอดข้อมูลได้ดีขึ้นและทำให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากขึ้น

เรียนรู้และฝึกฝน! และคุณจะสามารถสร้างจดหมายธุรกิจของคุณเองได้ในระยะเวลาอันสั้น!

บ่อยครั้งที่การติดต่อครั้งแรกในโลกธุรกิจเริ่มต้นด้วยการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษร - จดหมายธุรกิจ แต่ถ้ามันถูกเขียนขึ้นโดยไม่ทำตามกฎของจรรยาบรรณในจดหมายธุรกิจ ผู้ติดต่อที่เพิ่งเริ่มต้นอาจถูกขัดจังหวะ และคุณจะสูญเสียลูกค้าหรือหุ้นส่วนธุรกิจ ดังนั้น คุณอาจไม่ต้องโน้มน้าวใจใครๆ ว่าการเขียนจดหมายธุรกิจจะมีความสำคัญเพียงใด ซึ่งจะช่วยสร้างความประทับใจที่ดีเกี่ยวกับตัวคุณเป็นการส่วนตัวและเกี่ยวกับบริษัทของคุณในภาพรวม

กฎพื้นฐานของการติดต่อทางธุรกิจ รูปแบบการติดต่อสื่อสารสมัยใหม่ได้รับการพัฒนาเมื่อ 150 ปีที่แล้ว เป็นที่ยอมรับกันโดยทั่วไปว่าบ้านเกิดของพวกเขาคืออังกฤษซึ่งมีการแนะนำกฎสำหรับการรวบรวมการติดต่อทางธุรกิจเป็นครั้งแรก

กฎทั่วไปของการติดต่อ

1. ก่อนที่คุณจะเริ่มเขียนจดหมายถึงหุ้นส่วนธุรกิจ คุณควรเข้าใจประเด็นต่อไปนี้สำหรับตัวคุณเอง:

ประเภทของจดหมาย (จดหมายปิด, หนังสือสั่ง, หนังสือแจ้ง, หนังสือเตือนความจำ, จดหมายนำเสนอ, หนังสือปฏิเสธ, หนังสือค้ำประกัน, ฯลฯ );

เป็นการตอบกลับจดหมายของคุณที่คาดหวัง (มีเงื่อนไขเมื่อไม่คาดว่าจะตอบกลับจดหมายเช่นจดหมายนำเสนอ)

ผู้รับของคุณจะเข้าใจเนื้อหาของจดหมายอย่างชัดเจนหรือไม่ ปล่อยให้มีความคลุมเครือเกี่ยวกับประเด็นทางจดหมายหรือไม่

คุณแน่ใจหรือว่าจดหมายที่ส่งทางไปรษณีย์จะมาถึงตรงเวลา (ถ้าไม่ใช่ จะดีกว่าถ้าใช้โทรสาร บริการดีเอชแอล หรือส่งจดหมายทางอินเทอร์เน็ต)

2. น้ำเสียงของจดหมายควรถูกต้องเสมอ

3. จำเป็นต้องเลือกคำศัพท์อย่างระมัดระวัง หลีกเลี่ยงความไม่ถูกต้อง ความคลุมเครือ การใช้คำที่เป็นมืออาชีพมากเกินไป ข้อความในจดหมายควรเข้าใจง่าย

4. จดหมายธุรกิจควรเขียนเฉพาะบนหัวจดหมายขององค์กรในนามของคุณเท่านั้น เนื่องจากลักษณะที่ปรากฏของหัวจดหมายเป็นนามบัตรชนิดหนึ่งสำหรับบริษัทของคุณ การออกแบบหัวจดหมายอย่างเป็นทางการจึงควรได้รับการดูแลเป็นพิเศษ ยิ่งหัวจดหมายเป็นทางการมากเท่าใด โทนสีของจดหมายก็จะยิ่งเป็นทางการมากขึ้นเท่านั้น

เมื่อเตรียมเอกสาร ขอแนะนำให้ใช้โปรแกรมแก้ไขข้อความ Microsoft Word (ผลิตภัณฑ์ซอฟต์แวร์ของ Microsoft Corporation) โดยใช้แบบอักษร Times New Roman Cyr ขนาดหมายเลข 12 (สำหรับวัสดุแบบตาราง) 13, 14, 15, ขนาด Times DL หมายเลข 12, 13, 14 ถึง 1 -2 ช่วง

เมื่อเขียนจดหมายธุรกิจ หมายเลขหน้าจะถูกวางที่ด้านขวาของหน้า และเมื่อวาดเอกสารทางธุรกิจอื่นๆ - ที่กึ่งกลางของระยะขอบด้านบนของแผ่นงาน

แนะนำให้พิมพ์ข้อความของตัวอักษรบนแบบฟอร์ม A4 ที่ระยะห่างระหว่างบรรทัด 1.5-2 บน A5 และแบบฟอร์มที่เล็กกว่า - ที่ระยะห่างหนึ่งบรรทัด รายละเอียดของเอกสาร (ยกเว้นข้อความ) ซึ่งประกอบด้วยหลายบรรทัด พิมพ์โดยเว้นวรรคหนึ่งบรรทัด

คำขอเป็นลายลักษณ์อักษรจะต้องตอบภายใน 10 วันหลังจากได้รับ

ต้องตอบแฟกซ์และอีเมลภายใน 48 ชั่วโมง ยกเว้นวันหยุดสุดสัปดาห์

กฎการเขียนจดหมายธุรกิจในรัสเซีย

ในรัสเซียการออกแบบแบบฟอร์มทางการถูกควบคุมโดยเอกสารกำกับดูแลและก่อนอื่น GOST 6.30-2003 "ระบบเอกสารรวม ระบบรวมของเอกสารองค์กรและการบริหาร ข้อกำหนดด้านเอกสาร

GOST กำหนดรูปแบบมาตรฐานสองรูปแบบสำหรับแบบฟอร์มเอกสาร - A4 (210 x 297 มม.) และ A5 (148 x 210 มม.) เอกสารแต่ละแผ่นที่วาดขึ้นทั้งบนแบบฟอร์มและไม่ใช่บนนั้น ต้องมีระยะขอบซ้ายอย่างน้อย 20 มม. 10 มม. - ขวา; 20 มม. - ด้านบน; 20 มม. - ต่ำกว่า

ข้อกำหนดเหล่านี้สำหรับเอกสารได้รับการประดิษฐานอยู่ในกฎหมายของรัสเซีย แต่ผู้เขียนแนะนำให้ใช้เมื่อรวบรวมจดหมายธุรกิจถึงหุ้นส่วนชาวต่างชาติ

การอุทธรณ์อาจเริ่มต้นด้วยคำว่า "Dear + นามสกุล (ชื่อจริง, ชื่อนามสกุล)" หรือ "Dear + ชื่อและนามสกุล (ชื่อจริง)" ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระดับความสนิทสนมกับผู้สื่อข่าวของคุณ คำพูดเช่น "เรียน", "นาย", "มาดาม", "รองผู้อำนวยการ", "หัวหน้าแผนก" เป็นต้น ไม่ควรลดลงไม่ว่าในกรณีใด มิฉะนั้นผู้รับมีสิทธิที่จะคิดว่าคุณไม่เคารพเขามากนัก และจดหมายควรลงท้ายด้วยคำขอบคุณที่ให้ความร่วมมือ และก่อนที่ลายเซ็นของคุณจะถูกใส่นิพจน์: "ด้วยความเคารพ ... " หรือ "ขอแสดงความนับถือ ... "

ในจดหมายอย่างเป็นทางการ เป็นเรื่องที่ยอมรับไม่ได้ที่จะอ้างถึง "คุณ" แม้ว่าในชีวิตคุณและบุคคลนี้ไม่ได้อยู่แค่ในธุรกิจเท่านั้น แต่ยังรวมถึงความสัมพันธ์ที่เป็นมิตรด้วย

โดยทั่วไป จดหมายธุรกิจหรือบริการประกอบด้วยองค์ประกอบโครงสร้างทั่วไปหลายประการ:

1. ส่วนหัว.
ในส่วนนี้ของจดหมาย จะมีตราประทับที่มุมขององค์กรอยู่ทางด้านซ้าย ซึ่งระบุชื่อองค์กร ไปรษณีย์และรายละเอียดอื่น ๆ รวมถึงหมายเลขทะเบียนและวันที่ลงทะเบียนของจดหมายเป็นเอกสารขาออก หากจดหมายบริการเป็นจดหมายตอบกลับ แสดงว่าจดหมายนี้ตอบกลับด้วยเอกสารใด
รายละเอียดของผู้รับจะอยู่ทางด้านขวาของส่วนหัว

ด้านล่างตราประทับมุมคือชื่อเรื่องของข้อความในเอกสาร โครงสร้างภาษาหัวเรื่องอาจมีลักษณะดังนี้:

ü บุพบท "O" + คำนาม ในกรณีบุพบท: "ในการจัดหารถยนต์";

ü กับคำถาม "เกี่ยวกับ" + คำนาม ในกรณีบุพบท: "ในเรื่องของการจัดหาชิ้นส่วนอะไหล่";

ü เกี่ยวกับ + คำนาม ในกรณีสัมพันธการก: "เกี่ยวกับใบสั่งซื้อ" ฯลฯ

2. ข้อความจริงของจดหมาย คุณสมบัติหลักของการออกแบบข้อความในจดหมายมีดังนี้

ü เนื้อหาของจดหมายธุรกิจตามกฎควรเกี่ยวข้องกับปัญหาเดียวหรือ หลายคำถามถ้าเกี่ยวข้องกันและจะได้รับการพิจารณาใน หนึ่งหน่วยโครงสร้างองค์กรปลายทาง

ü เนื้อหาของจดหมายตามกฎประกอบด้วยสองส่วน ส่วนแรกระบุเหตุผล พื้นฐาน หรือเหตุผลในการรวบรวมจดหมาย ให้ลิงก์ไปยังเอกสารที่เป็นพื้นฐานในการจัดทำจดหมาย ส่วนที่สองที่ขึ้นต้นด้วยย่อหน้าประกอบด้วยข้อสรุป ข้อเสนอ คำขอ การตัดสินใจ ฯลฯ

โครงสร้างของจดหมายธุรกิจ

1. ชื่อหน่วยงานที่ส่ง

3. วันที่เขียนจดหมาย

4. ที่อยู่ผู้รับจดหมาย

5. ข้อบ่งชี้ของบุคคลเฉพาะ

6. เปิดที่อยู่

7. การบ่งชี้เนื้อหาทั่วไปของจดหมายเช่น เรื่องจดหมาย

8. ข้อความหลักของจดหมาย

9. สูตรสุดท้ายของความสุภาพ

10. ลายเซ็น

11. ข้อบ่งชี้ของการสมัคร

เมื่อเขียนจดหมายธุรกิจถึงหุ้นส่วนชาวรัสเซีย มีกฎอีกสองสามข้อที่ต้องจำไว้.

ตำแหน่งของบุคคลที่ส่งเอกสารนั้นระบุไว้ในกรณีของข้อมูลเช่น:

ถึง CEO
JSC "ธุรกิจอัลฟ่า"
วีเอ โปรโครอฟ

JSC "เบต้าโฮลดิ้ง"
หัวหน้าแผนกบัญชี
วีเอ็ม Ivanov

หากคุณใส่คำย่อ "นาย", "นาง" นามสกุลของผู้ตอบจะถูกเขียนก่อน ตามด้วยชื่อย่อ

เอกสารไม่ควรมีผู้รับมากกว่าสี่คน ไม่มีการระบุคำว่า "คัดลอก" ก่อนผู้รับที่สอง สาม และสี่ ด้วยจำนวนผู้รับที่มากขึ้น รายชื่อผู้รับจดหมายของเอกสารจึงถูกรวบรวม

เมื่อส่งจดหมายถึงองค์กรให้ระบุชื่อที่อยู่ทางไปรษณีย์

เมื่อส่งเอกสารถึงบุคคล ให้ระบุชื่อและชื่อย่อของผู้รับ แล้วตามด้วยที่อยู่ไปรษณีย์

ทําเครื่องหมายแสดงคําร้องตามข้อความในจดหมาย ดังนี้

การใช้งาน: สำหรับ 5 ลิตร ใน 2 สำเนา .

หากจดหมายมีไฟล์แนบที่ไม่มีชื่ออยู่ในข้อความ ให้ระบุชื่อ จำนวนแผ่น และจำนวนสำเนา หากมีหลายแอพพลิเคชั่นจะมีหมายเลขเช่น:

หากแอปพลิเคชันถูกผูกไว้ จะไม่ระบุจำนวนแผ่นงาน

หากแอปพลิเคชันไม่ถูกส่งไปยังที่อยู่ทั้งหมดที่ระบุไว้ในเอกสารจะมีการทำเครื่องหมายบนสถานะดังต่อไปนี้:

การใช้งาน: สำหรับ 3 ลิตร ใน 5 ฉบับ เฉพาะในที่อยู่แรก.

"ลายเซ็น" ที่จำเป็นรวมถึงชื่อของตำแหน่งของบุคคลที่ลงนามในเอกสาร (เต็มถ้าเอกสารไม่ได้ออกบนหัวจดหมายและตัวย่อ - ในเอกสารที่ออกบนหัวจดหมายอย่างเป็นทางการของ บริษัท ); ลายเซ็นส่วนตัว; การถอดรหัสลายเซ็น (ชื่อย่อ, นามสกุล) ตัวอย่างเช่น:

การฝึกอบรม

การติดต่อทางธุรกิจทางอีเมลเป็นวิธีที่สะดวกในการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรระหว่างหน่วยงานทางธุรกิจ คุณต้องเขียนและรับจดหมายจำนวนมาก ความรวดเร็วและความถูกต้องของการสื่อสารคือองค์ประกอบหนึ่งของงานที่ประสบความสำเร็จของบริษัท กฎบางประการของการติดต่อทางธุรกิจ

อีเมลเข้ามาแทนที่การติดต่อทางธุรกิจอย่างมั่นคงเนื่องจากข้อดี - ความพร้อมใช้งานตลอดเวลา ประสิทธิภาพ และความสะดวกในการใช้งาน ในบทความนี้ เราจะพิจารณาความแตกต่างบางประการของการติดต่อทางธุรกิจออนไลน์

รับจดหมาย

1. คุณควรตรวจสอบกล่องจดหมายของคุณหลายครั้งในวันทำการ มิเช่นนั้น คุณอาจชะลอการแก้ปัญหาที่สำคัญและทำให้งานของผู้อื่นหยุดชะงัก
2. หากคุณได้รับจดหมาย คุณต้องอ่านมัน เพราะมีคนส่งมาให้ โดยธรรมชาติแล้ว เราไม่ได้พูดถึงสแปมที่นี่
3. หากคุณเป็นผู้จัดการ วันทำงานของคุณควรเริ่มต้นด้วยการตรวจสอบอีเมลของคุณ เพื่อความสะดวก ตั้งค่าไคลเอนต์อีเมลของคุณให้ส่งหรือส่งอีเมลโดยอัตโนมัติทุก 10-20 นาที
4. ในกรณีที่คุณไม่ว่างและได้รับอีเมล ให้ดูว่าอีเมลมาจากใคร หัวข้อของอีเมลคืออะไร และดูที่ชื่อเรื่องอย่างรวดเร็วเพื่อวัดความสำคัญของอีเมล
5. พยายามตอบอีเมลทันที - วิธีนี้จะช่วยคุณหลีกเลี่ยงการอุดตันในอีเมล

ใช้ช่อง To, Cc และ Bcc อย่างถูกต้อง

1. "ถึงผู้ซึ่ง". หากคุณส่งคำถามหรือขอคำชี้แจง แสดงว่าคุณกำลังรอคำตอบจากผู้รับซึ่งมีข้อมูลระบุไว้ในช่อง "ถึง" เมื่อคุณเป็นผู้รับ คุณต้องตอบคำถาม นั่นคือฟิลด์นี้มีข้อมูลของผู้รับ
2. "สำเนา". ผู้รับซึ่งมีข้อมูลระบุไว้ในช่องนี้เป็น "ผู้เห็นเหตุการณ์ที่ได้รับเชิญ" อย่างที่เป็น ผู้รับในกรณีนี้ไม่ควรตอบกลับจดหมาย นอกจากนี้ หากคุณต้องการส่งจดหมายดังกล่าว ควรเริ่มต้นด้วยบรรทัด "ขอโทษที่รบกวน" ด้วยความสุภาพ
3. "สำเนาที่ซ่อนอยู่". ความจริงที่ว่าจดหมายถูกส่งไปยังผู้รับซึ่งมีข้อมูลระบุไว้ในช่อง "สำเนาลับ" ไม่เป็นที่รู้จักสำหรับผู้รับหลัก นอกจากนี้ ช่องนี้ใช้สำหรับส่งไปรษณีย์จำนวนมาก

เมื่อตอบกลับ อย่าลืมปุ่ม "ตอบกลับทั้งหมด" ซึ่งจะช่วยให้ไม่พลาดผู้รับเพียงคนเดียว คุณสามารถลบผู้รับที่ไม่ต้องการและเพิ่มผู้รับใหม่ได้ตลอดเวลา

สาขาวิชา. ต้องกรอกข้อมูลในช่องนี้เสมอ บุคคลที่ส่งจดหมายถึงสามารถรับจดหมายจำนวนมากต่อวัน และโดยสาขานี้ เขาจะสามารถประเมินระดับความสำคัญของจดหมายได้ หัวเรื่องของจดหมายควรสะท้อนเนื้อหาอย่างสั้นและให้ข้อมูล

"ความสำคัญของการเขียน". ในกรณีที่จดหมายมีข้อมูลสำคัญหรือเร่งด่วนที่ต้องพิจารณาอย่างเร่งด่วน ให้ระบุสิ่งนี้ ตั้งค่าความสำคัญเป็น "สูง" ซึ่งจะทำให้อีเมลของคุณโดดเด่นในกล่องจดหมายของคุณ แต่อย่าใช้คุณลักษณะนี้มากเกินไป

วิธีตอบกลับอีเมล

ด้านล่างนี้ เราจะพิจารณาคำแนะนำเล็กๆ น้อยๆ ในการเขียนตอบกลับจดหมาย

1. คุณควรเริ่มต้นด้วยการทักทาย - เป็นการแสดงความสุภาพ ไม่สามารถทำอะไรได้
2. คุณต้องสื่อสารกับบุคคลในภาษาของเขา และสิ่งนี้ไม่เพียงใช้กับภาษาศาสตร์เท่านั้น แต่ยังรวมถึงรูปแบบของการสื่อสารด้วย การสื่อสารที่ไม่เป็นทางการถือได้ว่าเป็นการดูหมิ่น และแม้กระทั่งความพยายามที่จะทำให้คู่สนทนาขุ่นเคือง
3. คุณไม่ควรใช้การทับศัพท์ ยกเว้นเมื่อส่งจดหมายจากโทรศัพท์มือถือ ในกรณีที่โปรแกรมรับส่งเมลของคุณไม่มีภาษารัสเซีย ให้ส่งข้อความของจดหมายในใบสมัคร
4. จดหมายธุรกิจควรถูกจำกัด แม่นยำและรัดกุม ความแม่นยำหมายถึงการระบุข้อมูลที่คุณอ้างถึงอย่างชัดเจน (วันที่ สถานที่ เวลา ฯลฯ) ความจำเพาะ - ผู้รับจดหมายของคุณควรเข้าใจตั้งแต่บรรทัดแรกถึงสิ่งที่เขาต้องการอย่างแท้จริง ความรัดกุม หากคุณเป็นนักคิดที่ชัดเจน คุณก็จะสามารถแสดงความคิดเห็นได้อย่างชัดเจน และคู่สนทนาของคุณจะเห็นและชื่นชมในทันที ดังนั้น คุณควรหลีกเลี่ยง "น้ำ" ในหลาย ๆ หน้า หากคุณสามารถระบุสาระสำคัญของเรื่องได้ภายในสองสามประโยค
5. เมื่อจดหมายมีคำถาม งาน หรือหัวข้อหลายหัวข้อ จะต้องจัดโครงสร้างและแยกออกจากกัน กระแสความคิดที่ต่อเนื่องกันนั้นอ่านยาก และยากยิ่งกว่าที่จะดึงประเด็นสำคัญออกจากความคิดนั้น
6. คำขอที่เขียนเป็นจดหมายควรตอบให้ละเอียดที่สุด คำตอบเช่น "ต้องทำ" ไม่เป็นที่ยอมรับ
7. ไม่ควรมีข้อผิดพลาดในข้อความของจดหมาย ไม่ใช่เรื่องน่ากลัวหากมีการสะกดผิดเพียงเล็กน้อย 1-2 ครั้ง แต่ถ้าคุณทนทุกข์ทรมานจากการไม่รู้หนังสือเรื้อรังจากจดหมายถึงจดหมาย คู่สนทนาจะไม่ประทับใจคุณมากที่สุด
8. ตรวจทานจดหมายของคุณเสมอ! อ่านจดหมายหลาย ๆ ครั้งและตรวจดูให้แน่ใจว่าคุณไม่ได้พลาดอะไรไป ตรวจสอบข้อผิดพลาดว่ารายละเอียดของผู้รับถูกต้องหรือไม่ ฯลฯ เป็นต้น

จดหมายโต้ตอบทางธุรกิจเป็นองค์ประกอบสำคัญในการดำเนินธุรกิจ ขึ้นอยู่กับคุณสมบัติของ บริษัท ที่จะปรากฏต่อหน้าลูกค้าหรือพันธมิตรทางธุรกิจ ซึ่งคุณสามารถไว้วางใจได้และคุณสามารถทำธุรกิจกับใครได้ คุณต้องมีแนวคิดเกี่ยวกับบรรทัดฐานและกฎเกณฑ์ของมารยาทในการโต้ตอบทางธุรกิจ การปฏิบัติตามบรรทัดฐานและกฎเกณฑ์ดังกล่าวจะส่งผลต่อความสำเร็จของธุรกิจในภาพรวมอย่างแน่นอน

ภาษาของจดหมายโต้ตอบทางธุรกิจ

บรรทัดฐานของจรรยาบรรณในการติดต่อทางธุรกิจเป็นรูปแบบหนึ่งของภาษาการนำเสนอซึ่งแตกต่าง:

1. การพูดซ้ำๆ สม่ำเสมอ การพูดซ้ำๆ

คำอธิบายประเภทนี้ช่วยให้คุณเจาะจงและเข้าใจได้มากขึ้น ดังนั้นจึงไม่รวมถึงความเข้าใจที่แตกต่างกันของข้อความในจดหมาย ขอแนะนำให้มีชุดของวลีเฉพาะ ซึ่งจะช่วยให้เขียนข้อความทางธุรกิจที่ชัดเจนในประการแรก และประการที่สอง ประหยัดเวลาในการเตรียมอีกข้อความ แม้แต่จดหมายขาย

1. โทนสีกลาง

การนำเสนอข้อมูลอย่างมีเหตุผลเป็นสิ่งสำคัญ การประเมินข้อเท็จจริงทางอารมณ์ในการติดต่อทางธุรกิจไม่เหมาะสม เป็นที่ยอมรับไม่ได้ที่จะพูดถึงสำนวนภาษาถิ่น คำ คำอุทานบางคำ เป็นสิ่งสำคัญในกระบวนการโต้ตอบเพื่อให้แน่ใจว่าข้อเท็จจริงที่ระบุไว้มีความเป็นกลาง เพื่อสร้างตามลำดับตรรกะที่ชัดเจน

1. ความแม่นยำของความหมาย

เนื้อหาที่สื่อความหมายในจดหมายธุรกิจให้คุณค่าทางปฏิบัติและแม้กระทั่งทางกฎหมาย ดังนั้นการเลือกคำที่เหมาะสมจึงเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้ผู้รับเข้าใจผู้ส่ง ไม่ควรรวมคำที่มีความหมายสองนัยในข้อความ ในกรณีนี้อาจกลายเป็นว่าผู้รับจะเข้าใจเนื้อหาของจดหมายในลักษณะที่ต่างออกไปในแบบของเขาเอง

1. การเลือกวัสดุจริง

ข้อมูล ข้อเท็จจริงในจดหมายธุรกิจควรเป็นข้อมูลและที่สำคัญที่สุดคือต้องตรวจสอบอย่างรอบคอบ ในขณะเดียวกัน ควรเลือกข้อเท็จจริงอย่างรอบคอบ โดยระบุเฉพาะข้อเท็จจริงที่เกี่ยวข้องกับกรณีใดกรณีหนึ่งเท่านั้น เป็นที่ยอมรับไม่ได้ในการแจกแจงข้อมูลประเภทเดียวกันระบุข้อเท็จจริงที่ไม่มีนัยสำคัญ

ประเภทของจดหมายธุรกิจ

จดหมายธุรกิจมักถูกจัดประเภทตามคุณลักษณะ:

• ตามฟังก์ชัน - คำตอบสำหรับคำถาม คำขอ อุทธรณ์ ข้อเสนอ ฯลฯ
• ตามโครงสร้าง - มาตรฐาน (การแก้ปัญหาทางธุรกิจทั่วไป สถานการณ์) ไม่ได้รับการควบคุม (ของผู้เขียน ตามการนำเสนออย่างเป็นทางการหรือบรรทัดฐานของมารยาท)
• ตามหัวข้อ - ธุรกิจ (การตัดสินใจทางเศรษฐกิจ กฎหมาย ปัญหาอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมของบริษัท) หรือเชิงพาณิชย์ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดหา การขาย
• ตามประเภทของผู้รับ - สามัญ (ถึงผู้รับหนึ่งราย) แบบวงกลม (ส่งไปยังที่อยู่หลายแห่งพร้อมกัน);
• ตามองค์ประกอบ - 1 ด้าน (สะท้อน 1 ปัญหา) หลายแง่มุม (อธิบายหลายปัญหา)

ประเภทของจดหมายธุรกิจตามเนื้อหา:

• ดำเนินการตามบทบาทการสื่อสาร (การปฏิเสธ การเรียกร้อง การให้เหตุผล การยอมรับ);
• เป็นรูปแบบของข้อตกลง (ตามผลการประชุมทางธุรกิจ โดยมีกำหนดส่งงานให้เสร็จ ปฏิบัติตามภาระผูกพันต่างๆ)
• อยู่ในรูปแบบของคำขอ - เพื่อรับข้อมูลที่จำเป็น
• เป็นข้อเสนอ (มักจะตอบกลับจดหมายสอบถามที่ได้รับก่อนหน้านี้)

ร่างจดหมายธุรกิจ

แม้จะมีการใช้จดหมายอิเล็กทรอนิกส์อย่างแพร่หลาย แต่ก็ยังมีแนวทางปฏิบัติในการส่งจดหมายธุรกิจที่พิมพ์ลงบนกระดาษ และในกรณีนี้ รูปลักษณ์ของจดหมายเป็นสิ่งสำคัญมาก เนื่องจากลักษณะของจดหมายธุรกิจอาจส่งผลต่อความคิดของผู้รับเกี่ยวกับบริษัทผู้ส่ง ดังนั้น คุณต้องปฏิบัติตามกฎการออกแบบต่อไปนี้:

• จดหมายธุรกิจควรพิมพ์บนหัวจดหมาย ควรใช้กระดาษคุณภาพสูง ระบุรายละเอียดทั้งหมดของผู้ส่ง ขณะที่ควรอ่านง่าย
• รายละเอียดของผู้ส่งในจดหมายที่ส่งถึงคู่ค้าต่างประเทศ ลูกค้าจะต้องเขียนเป็นภาษาอังกฤษ
• จดหมายในซองจดหมายควรพับถ้าเป็นไปได้ 1 ครั้งและข้อความด้านใน สำหรับจดหมายที่สำคัญมาก ควรใช้ซองจดหมายขนาดใหญ่และหนาเพียงพอเพื่อไม่ให้ต้องพับจดหมาย
• อนุญาตให้ระบุรายละเอียดทั้งหมดบนซองจดหมาย เช่นเดียวกับในจดหมาย และแม้แต่โลโก้บริษัท
• ที่อยู่ของผู้รับจะระบุไว้บนซองจดหมายเท่านั้น เมื่อใช้ซองจดหมายที่มีหน้าต่างโปร่งใส ที่อยู่ของผู้รับจะเขียนอยู่ที่ตัวจดหมายที่มุมขวาบน จากนั้นพับจดหมายเพื่อให้มองเห็นที่อยู่ในหน้าต่างโปร่งใส
• ที่อยู่ผู้ส่งเขียนไว้บนซองจดหมายและในจดหมาย

กฎการติดต่อทางธุรกิจ

ลำดับที่ 1 - ส่งจดหมายถึงผู้รับคนหนึ่ง การติดต่อในกรณีนี้จะกลายเป็นส่วนบุคคล ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อสร้างความสัมพันธ์ทางธุรกิจ

ลำดับที่ 2 -. คุณต้องตอบจดหมายทุกฉบับและตรงเวลาหากมีการกำหนดเป้าหมาย - เพื่อสร้างภาพลักษณ์ของบริษัทที่พร้อมให้ความร่วมมือเสมอซึ่งเคารพผู้รับ สิ่งสำคัญคือต้องจำไว้ว่าไม่ควรเขียนบทกวี ชัดเจนและรัดกุม - นี่คือรูปแบบของคำตอบที่ควรจะเป็น ในกรณีนี้ คุณต้องปฏิบัติตามรูปแบบ "1 ตัวอักษร - 1 คำตอบ"

ลำดับที่ 3 - หากคุณต้องการให้เนื้อหาของอีเมลถูกส่งไปยังผู้รับหลายคน ที่อยู่ของพวกเขาจะถูกเพิ่มในบรรทัด "คัดลอก" ในกรณีนี้ ผู้ที่ได้รับจดหมายซึ่งมีที่อยู่ในบรรทัด "คัดลอก" จะไม่ตอบกลับ สิ่งสำคัญคือเขาได้รับแจ้งในโอกาสนี้หรือโอกาสนั้น

ลำดับที่ 4 - การส่งจดหมายธุรกิจทางอีเมลไปยังผู้รับหลายคนพร้อมกันนั้นเป็นที่ยอมรับ แต่ !!! เฉพาะในกรณีที่คาดว่าจะไม่มีการตอบกลับข้อความ จดหมายดังกล่าวรวมถึงการส่งรายการราคา การแจ้งเตือนเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงตารางงาน ฯลฯ

ลำดับที่ 5 - หัวข้อจะต้องระบุในจดหมายธุรกิจ หัวเรื่องจะทำให้ผู้รับเข้าใจได้ทันทีว่าข้อความนั้นเกี่ยวกับอะไร

ลำดับที่ 6 - มีการใช้รูปแบบ "การทักทายก่อนจากนั้นจึงอุทธรณ์ไปยังผู้รับ" ในการติดต่อทางธุรกิจ เป็นธรรมเนียมที่จะต้องระบุชื่อและนามสกุล

ลำดับที่ 7 - ข้อความในจดหมายควรยึดตาม 3 ประเด็นสำคัญ: การทักทาย + การอุทธรณ์ คำชี้แจงคำถาม คำขอหรือแรงจูงใจในการดำเนินการ

ลำดับที่ 8 - คุณต้องใช้ฟังก์ชั่นแจ้งเตือนอย่างระมัดระวัง ในกรณีนี้ เมื่อสิ้นสุดข้อความ คำขอจะถูกระบุด้วยน้ำเสียงที่สุภาพที่สุดซึ่งผู้รับจะแจ้งให้ผู้ส่งทราบถึงข้อเท็จจริงที่ว่าได้อ่านจดหมายแล้ว

ลำดับที่ 9 - ด้วยลายเซ็นควรกระชับที่สุด ในขณะเดียวกัน สิ่งสำคัญไม่เพียงแต่ต้องป้อนคำบางคำเท่านั้น เช่น “ด้วยความเคารพ” แต่ยังต้องระบุในกรณีของการติดต่อทางธุรกิจโดยใช้อีเมล หลังจากชื่อเต็มและตำแหน่งของบุคคลที่เขียน จดหมาย รายละเอียดการติดต่อหลักของเขา

ลำดับที่ 10 - ข้อบ่งชี้ที่บังคับว่ามีการแนบเอกสารเพิ่มเติมกับจดหมายหากมีการส่งไปพร้อมกับจดหมาย ในกรณีของจดหมายธรรมดาบนกระดาษ ในกรณีส่วนใหญ่ ก็เพียงพอที่จะระบุการสมัครบนแผ่นงานดังกล่าวและจำนวนดังกล่าว หากเรากำลังพูดถึงการติดต่อทางธุรกิจทางอิเล็กทรอนิกส์ ข้อมูลเกี่ยวกับแอปพลิเคชันควรมีข้อมูลเกี่ยวกับไฟล์แนบ โดยเฉพาะรูปแบบ ปริมาณ เนื้อหา น้ำหนักของไฟล์ไม่ควรเกิน 5 MB

คุณสมบัติของการติดต่อทางธุรกิจ

1. “เรียน เคารพ ที่รัก” เป็นรูปแบบที่อยู่ทั่วไปที่สุดในจดหมายธุรกิจที่มีลักษณะทั่วไป
2. "เรียน" เป็นรูปแบบทางอารมณ์ที่ใช้ในจดหมายแสดงความยินดี
3. อุทธรณ์โดยใช้ชื่อและนามสกุลเท่านั้นที่ใช้ในจดหมายที่ไม่เป็นทางการ
4. จดหมายระหว่างคู่ค้าทางธุรกิจถูกสร้างขึ้นตามโครงการ "เหตุผลในการตัดสินใจ / การตัดสินใจเอง" หรือ "การตัดสินใจเอง / เหตุผลในการตัดสินใจ" ตัวเลือกแรกดีกว่าที่จะใช้ในจดหมายปฏิเสธ ตัวที่สอง - ในกรณีของการตัดสินใจในเชิงบวก
5. ต้องปฏิบัติตามคำสั่ง ตัวอย่าง: จดหมายที่ลงนามโดยผู้จัดการควรตอบด้วยลายเซ็นของผู้ดำรงตำแหน่งคล้ายคลึงกัน ในเวลาเดียวกัน ตัวเลือกดังกล่าวเป็นไปได้เมื่อผู้กำกับสามารถตอบกลับจดหมายที่ลงนามโดยรองผู้ว่าการ
6. จดหมายขอต้องมีคำบางคำ ตัวอย่าง: ถาม ถาม ถาม ฯลฯ ในเวลาเดียวกัน การตอบกลับจดหมายดังกล่าวควรระบุอย่างชัดเจนว่าคำขอจะถูกดำเนินการหรือจะถูกปฏิเสธหรือไม่

สำคัญ!โปรดจำไว้ว่า นี่ไม่ใช่แค่ชุดของกฎและข้อบังคับ แต่เป็นศิลปะประเภทหนึ่งที่ควรเรียนรู้จากผู้เชี่ยวชาญที่มีความรู้หลากหลายด้านในด้านการสื่อสารทางธุรกิจ

ให้ความสนใจกับการฝึกอบรมจดหมายโต้ตอบ:

• การติดต่อทางอีเมล์ในธุรกิจ จัดการความสัมพันธ์ทางธุรกิจ
• อีเมลโต้ตอบกับพันธมิตร สถานการณ์ที่ยากลำบาก (ระดับสูง)

บทความ