การประชุมและการประชุม ป้ายทั่วไปและพิเศษ แนวคิดของ "การประชุม" และ "การประชุม"

ในทางปฏิบัติมีการแบ่งการประชุมตามภารกิจและเป้าหมายอย่างกว้างขวาง ดังนั้นการประชุมที่มีปัญหา การให้ความรู้ และการปฏิบัติงานจึงแตกต่างออกไป การจัดการส่วนบุคคล: ตำรา / S.D. Reznik et al. - ฉบับที่ 2 แก้ไขแล้ว และเพิ่ม - ม.: INFRA-M, 2004 .-- 622 หน้า ..

วัตถุประสงค์ของการประชุมปัญหาคือการหาแนวทางการจัดการที่ดีที่สุดสำหรับปัญหาภายใต้การสนทนา การตัดสินใจในการประชุมนั้นมักจะเป็นผลมาจากการอภิปรายและดำเนินการหลังจากการลงคะแนน การประชุมดังกล่าวจัดขึ้นตามโครงการดังต่อไปนี้: รายงาน; คำถามถึงวิทยากร อภิปรายผล; หาทางออก

วัตถุประสงค์ของการประชุมสรุปคือเพื่อถ่ายทอดคำสั่งและข้อมูลที่จำเป็นจากบนลงล่างของแผนการควบคุมเพื่อการใช้งานที่รวดเร็วและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ในการประชุมดังกล่าว หัวหน้าจะแจ้งให้ผู้ฟังทราบถึงการตัดสินใจด้านการบริหารที่นำมาใช้

การประชุมเชิงปฏิบัติการเรียกว่าการประชุมการวางแผน การบรรยายสรุป การประชุมห้านาที พวกเขาจะไม่ยืดเยื้อ วัตถุประสงค์ของการประชุมดังกล่าวคือเพื่อให้ได้ผู้จัดการข้อมูลเกี่ยวกับสถานะปัจจุบันในการผลิต ตรงกันข้ามกับการบรรยายสรุป การประชุมเชิงปฏิบัติการจะให้ข้อมูลจากล่างขึ้นบนผ่านแผนการควบคุม หลังจากได้รับข้อมูลการดำเนินงานจากผู้เข้าร่วมประชุมแล้ว ผู้จัดการจะระบุถึง "ปัญหาคอขวด" สาเหตุของงานในมือและความล้มเหลว และที่นี่เขาทำการตัดสินใจที่จำเป็น ให้คำแนะนำ กำหนดเส้นตายสำหรับการดำเนินการของพวกเขา ไม่มีการรายงานในการประชุมเชิงปฏิบัติการ เป้าหมายหลักคือการระบุปัญหาการผลิตเหล่านั้นเพื่อแก้ปัญหาซึ่งควรมุ่งไปที่ความพยายามหลักของทีม

อย่างไรก็ตาม วัตถุประสงค์หลักของการประชุมหรือการประชุมใดๆ คือการตัดสินใจร่วมกันหลังจากการแลกเปลี่ยนข้อมูลร่วมกัน กล่าวคือ เพื่อให้บรรลุผลที่แน่นอน

การจัดประเภทการประชุมและการประชุม

การประชุมและการประชุมเป็นทางการและไม่เป็นทางการ เพื่อที่จะดำเนินกิจกรรมได้สำเร็จ ก่อนอื่นคุณต้องกำหนดลักษณะของเหตุการณ์

ประเภทการประชุมสามารถจำแนกได้ตามหน้าที่การจัดการ:

1. การประชุมวางแผนซึ่งหารือเกี่ยวกับกลยุทธ์และยุทธวิธีขององค์กร ทรัพยากรที่จำเป็นในการดำเนินการตามแผน

2. การประชุมเรื่องแรงจูงใจในแรงงาน ที่กล่าวถึงปัญหาด้านผลิตภาพและคุณภาพ ความพึงพอใจของพนักงาน สาเหตุของแรงจูงใจต่ำ ความเป็นไปได้ในการเปลี่ยนแปลง ประเด็นเรื่องแรงจูงใจทางศีลธรรมและทางวัตถุ

3. การประชุมเกี่ยวกับองค์กรภายในที่หัวข้อสนทนาคือประเด็นของการจัดโครงสร้างองค์กร การประสานงานการดำเนินการของหน่วยโครงสร้าง การมอบอำนาจ ฯลฯ

4. การประชุมเกี่ยวกับการควบคุมกิจกรรมของพนักงานนั้นอุทิศให้กับการอภิปรายผลของกิจกรรม, การบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้, ปัญหาการหยุดชะงัก, ผลผลิตต่ำ;

5. การประชุมเฉพาะสำหรับองค์กร ซึ่งจะมีการหารือเกี่ยวกับการจัดการการดำเนินงานที่เกี่ยวข้องกับสถานการณ์ในองค์กร นวัตกรรมและความเป็นไปได้ของการดำเนินการ ปัญหาการอยู่รอด ความสามารถในการแข่งขัน ภาพลักษณ์ สไตล์

นอกจากนี้ยังมีการจัดประเภทการประชุมตามรูปแบบการถือครอง:

1. การประชุมแบบเผด็จการ สิทธิในการพูด และสิทธิในการตัดสินใจที่มีแต่ผู้นำเท่านั้น ผู้เข้าร่วมในการประชุมเหล่านี้ควรฟังและตอบคำถามที่ผู้นำถาม การประชุมดังกล่าวจะจัดขึ้นเมื่อผู้จัดการต้องการแจ้งหรือให้คำแนะนำแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา

2. การประชุมฟรีไม่มีวาระการประชุม พวกเขาสามารถจัดขึ้นได้โดยไม่ต้องมีเจ้าหน้าที่เป็นประธาน การประชุมดังกล่าวทำให้เกิดการแลกเปลี่ยนความคิดเห็น การตัดสินใจที่ไม่ได้บันทึกไว้ การประชุมดังกล่าวจัดขึ้นในรูปแบบของการสนทนาหรือการสนทนา

3. การประชุมอภิปราย - วิธีการหาแนวทางแก้ไขในประเด็นใด ๆ โดยสร้างแนวคิดใหม่ ๆ และวิเคราะห์แนวทางแก้ไขที่เสนอซึ่งเป็นผลมาจากการทำงานร่วมกันของกลุ่มคนในระหว่างการประชุมที่จัดขึ้นตามกฎเกณฑ์บางประการ ลักษณะเฉพาะของวิธีการนี้คือไม่มีการวิพากษ์วิจารณ์และประเมินความคิดที่แสดงออกมา

งานอย่างเป็นทางการมีสถานะที่ชัดเจนและจัดขึ้นตามกฎที่กำหนดไว้ บุคคลที่ถูกกีดกันเป็นพิเศษมักจะเข้าร่วมการประชุมดังกล่าวเสมอ องค์ประกอบหลักของเหตุการณ์:

1. วาระ (รายการประเด็นที่จะหารือ);

2. รายงาน (การนำเสนอสาระสำคัญของปัญหา);

3. สุนทรพจน์ (อภิปรายประเด็นในวาระ)

4. การแก้ไข (การอภิปรายเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงที่เสนอให้นำมาใช้ในการอภิปราย);

5. อภิปราย (อภิปราย);

7. ร่างโปรโตคอล (คำสั่งเป็นลายลักษณ์อักษรของเหตุการณ์);

8. เบ็ดเตล็ด (อภิปรายประเด็นที่ไม่อยู่ในระเบียบวาระการประชุม)

การรวมตัวแบบไม่เป็นทางการทำให้ผู้คนรู้สึกสบายใจขึ้น แต่คุณควรเตรียมพร้อมสำหรับเหตุการณ์ดังกล่าวด้วย สำหรับการประชุมที่ไม่เป็นทางการ คุณต้องการ:

1. รายการหัวข้อที่จะอภิปราย

2. เจ้าภาพงาน;

3. พิธีสารของข้อตกลงที่บรรลุ

กิจกรรมที่ไม่เป็นทางการเกิดขึ้นในบรรยากาศที่ผ่อนคลายมากขึ้น แต่ควรจำไว้ว่าเฉพาะการประชุมที่มีการจัดการอย่างดีหรือการประชุมเท่านั้นที่ให้ผลลัพธ์ในเชิงบวก

การประชุมทุกครั้งควรมีวาระที่ต้องคิดล่วงหน้า วาระนี้ช่วยประหยัดเวลาและไม่จมปลักอยู่กับประเด็นรองเป็นเวลานาน

ระเบียบวาระที่เตรียมไว้อย่างดีประกอบด้วย

* วัตถุประสงค์ วันที่ เวลา และสถานที่จัดประชุม

* รายชื่อผู้ได้รับเชิญ;

* รายการปัญหาที่กล่าวถึง;

* ธีมหลัก;

* แตกต่าง;

* วันที่สำหรับการประชุมครั้งต่อไป

การประชุมเป็นวิธีการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางธุรกิจร่วมกันกับการยอมรับ (การสื่อสาร) ของการตัดสินใจเฉพาะ โดยปกติแล้ว ฝ่ายบริหารจะจัดการประชุมเพื่อแจ้งให้กลุ่มงานทราบ

ดำเนินการประชุมประชุม ประชุมขัดแย้ง

วิธีการสื่อสารที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปกับผู้ใต้บังคับบัญชาและรูปแบบการจัดระเบียบงานของผู้จัดการในเวลาเดียวกันคือการประชุมและการประชุมด้านการผลิต

การประชุมและการประชุมเป็นวิธีการแลกเปลี่ยนข้อมูลทางธุรกิจร่วมกันภายใต้การกำกับดูแลของหัวหน้าของคุณและการตัดสินใจที่เฉพาะเจาะจง

การประชุมและการประชุมประเภทต่อไปนี้แยกตามวัตถุประสงค์:

เกริ่นนำ (การนำเสนอโครงการใหม่ การฝึกอบรมขั้นสูง);

ข้อมูล (ข้อมูลทั่วไป, การศึกษามุมมอง);

· คำอธิบาย (พนักงานที่น่าเชื่อในบางสิ่ง);

• มีปัญหา (ค้นหาวิธีแก้ปัญหาร่วมกัน);

· คำแนะนำ (ให้ความสนใจกับข้อมูลที่จำเป็นและอธิบายวิธีการดำเนินการ)

ปฏิบัติการ ("หัตถการ") (รับข้อมูลปัจจุบันเกี่ยวกับสถานะของกิจการและระบุ "คอขวด");

การประชุมวางแผน (กำหนดงานและแผนสำหรับช่วงเวลาสั้นๆ ถัดไป)

การประสานงาน (ให้แน่ใจว่ามีปฏิสัมพันธ์

เขตการปกครอง);

รอบชิงชนะเลิศ (สรุปในช่วงเวลาหรือรอบการผลิต)

เคร่งขรึม (สรุปเคร่งขรึม,

วันสำคัญหรือกิจกรรมของบริษัท ให้รางวัลพนักงานที่ดีที่สุด);

“ประชุมคณะทำงาน” (เพื่อคนอื่น ๆ

การประชุมยังเป็นการรวมกลุ่มงาน แต่ชื่อนี้เน้นว่าในที่ประชุมมีการหารือประเด็นสำคัญบางประการสำหรับกลุ่มงานมากกว่าการจัดการ - สภาพการทำงานการเตรียมพร้อมสำหรับ

วันหยุด ไม่เป็นทางการอื่น ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้องโดยตรงกับการผลิตหัวข้อ; จากแถวเดียวกัน - การประชุมสหภาพแรงงาน)

คำว่า "การประชุม" และ "การประชุม" มักใช้ตรงกัน อย่างไรก็ตาม การพูดอย่างเคร่งครัด การประชุมและการประชุมแตกต่างกันทั้งในด้านวัตถุประสงค์และวิธีการจัด

ผู้เชี่ยวชาญที่จำเป็นและรับฟังความคิดเห็น (จัดอภิปราย) เพื่อตัดสินใจ... โดยปกติการประชุมจะถูกรวบรวมโดยการมีส่วนร่วมของหัวหน้า, หัวหน้าแผนก, ผู้เชี่ยวชาญชั้นนำ - นั่นคือผู้ที่มีความคิดเห็นมีความสำคัญและสามารถมีอิทธิพลต่อการนำไปใช้

ดังนั้นงานของการประชุมคือการแจ้งกลุ่มงานงานของการประชุมคือการทำงานร่วมกัน

การแก้ปัญหาในวงแคบของผู้ที่เกี่ยวข้องในปัญหา

ผู้เชี่ยวชาญ ความแตกต่างระหว่างรูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจเหล่านี้สามารถเข้าใจได้ง่ายโดยการวิเคราะห์นิรุกติศาสตร์

(ที่มา) ของชื่อ: ประชุมเพื่อ

วัตถุประสงค์ใด ๆ การประชุมจะถูกรวบรวมเพื่อหารือ การประชุมใด ๆ ก็คือการประชุม แต่ไม่ใช่ทุกการประชุมคือการประชุม การประชุมมักจะมีรูปแบบที่แคบกว่า ดังนั้น ด้านล่างนี้ เราจะพิจารณาหลักการพื้นฐานของการจัดและดำเนินการประชุมเพื่อให้ครอบคลุมแง่มุมต่างๆ ที่กว้างขึ้น

การเตรียมการประชุมเริ่มต้นด้วยการตั้งเป้าหมาย การกำหนดหัวข้อ วาระการประชุม และองค์ประกอบของผู้เข้าร่วม

ประสิทธิภาพของการประชุมส่วนใหญ่จะถูกกำหนดโดย

เวลาและสถานที่ถือครองตลอดจนองค์ประกอบ

ผู้เข้าร่วม. ควรเชิญคนจำนวนขั้นต่ำเข้าร่วมการประชุม - เฉพาะผู้ที่ไม่มีผู้ที่จะเข้าร่วมการประชุมไม่ได้ผล (ในบางครั้ง เป็นการดีที่จะปล่อยคนงานที่ไม่จำเป็นต้องอยู่ด้วยก่อนที่การประชุมจะสิ้นสุดลง)

กุญแจสู่ความสำเร็จของการประชุมคือวาระที่ออกแบบมาอย่างดี โดยปกติจะมีการสื่อสารให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบล่วงหน้าเพื่อให้ทราบถึงประเด็นที่จะหารือในที่ประชุมและสามารถเตรียมการได้ ในกรณีใด ๆ จะต้องประกาศระเบียบวาระการประชุมในตอนต้นของการประชุม

ระเบียบวาระการประชุมมักจะทำเป็นเอกสารแยกต่างหาก เอกสารนี้เป็นทั้ง

ประกาศการประชุมและคำสั่งกำหนดให้มีการประชุมในเรื่องดังกล่าวและเรื่องดังกล่าวกับ

กับคำถามดังกล่าวและดังกล่าวและผู้เข้าร่วมดังกล่าว ดังนั้นจึงควรโพสต์ไว้บนกระดานสั่งซื้อ

วาระการประชุมจะต้องประกอบด้วย:

· ชื่อ (หัวข้อ) ของการประชุม;

· ข้อมูลเกี่ยวกับสถานที่ เวลา และระยะเวลาของการประชุม ...

· ข้อมูลเกี่ยวกับผู้เข้าร่วมประชุม (ผู้ที่ควรจะเข้าร่วม);

· รายการคำถามสำหรับการสนทนา (ถ้าจำเป็น - พร้อมชื่อวิทยากร)

ระเบียบ - แบ่งเวลาตามวาระ หากสถานะของการประชุมไม่มีนัยสำคัญ ก็เพียงพอที่จะระบุหัวข้อ เวลา สถานที่ รายการประเด็นในวาระการประชุมและ

การประชุมบางอย่างไม่ต้องการวาระที่ละเอียด เช่น การประชุมขนาดเล็กบางครั้ง

ก็เพียงพอที่จะประกาศสถานที่เวลารายชื่อผู้เข้าร่วมและ

หัวข้อ. รายชื่อประเด็นที่จะอภิปรายจะดำเนินการในที่ประชุมแล้ว

จุดเริ่มต้นของการประชุมการประชุมนำโดยคนคนเดียวเสมอ -

ประธานเจ้าหน้าที่บริหารมักเป็นผู้นำตัวเอง ในระยะแรกสุดของการประชุม ประธานต้องให้ความสนใจกับประเด็นสำคัญในกระบวนการหลัก ได้แก่ หัวข้อและวัตถุประสงค์ของการประชุม เนื้อหาของระเบียบวาระการประชุม กฎขั้นตอน

กำลังดำเนินการประชุมสำหรับผู้จัดการ จะแบ่งออกเป็นสองเส้นคู่ขนานกันเสมอ: การรักษาขั้นตอนและการรักษาเนื้อหา

กำลังดำเนินการประชุม

มีกิจกรรมหลายประเภทที่จัดขึ้นสำหรับกลุ่มบุคคลเฉพาะ ในสถานที่เฉพาะ ซึ่งมีการอภิปรายหัวข้อต่าง ๆ หรือตัดสินใจเกี่ยวกับปัญหาเฉพาะ เช่น การประชุมผู้ถือหุ้นรายไตรมาสหรือการประชุมใหญ่ของบริษัท กิจกรรมเหล่านี้แบ่งออกเป็นหลายประเภท:

ü การประชุม

ü การประชุม

ü ประชุมธุรกิจ:

Ø การสนทนาทางธุรกิจ

Ø การเจรจาต่อรอง

การประชุม ดำเนินการตามกฎข้อบังคับบางประการ ( ขั้นตอนการจัดประชุม) ซึ่งระบุไว้ในกฎบัตรขององค์กร การจัดประชุมและคำวินิจฉัยของที่ประชุมได้บันทึกไว้ในเอกสารพิเศษเรียกว่า รายงานการประชุม.

การประชุม แตกต่างจากการประชุมตรงที่ปกติแล้วมีคนจำนวนน้อยได้รับเชิญให้เข้าร่วมการประชุม ตัวอย่างเช่น บุคคลที่เป็นตัวแทนของแผนกต่างๆ ในองค์กรเดียวกัน หรือตัวแทนของบริษัทและบริษัทต่างๆ

การประชุมมักจะเป็นประจำมากกว่าการประชุม พวกเขาจะประชุมกันในเวลาที่กำหนด ปกติสัปดาห์ละครั้ง มีการประชุมเพื่อสะท้อนประเด็นร้อนและประเด็นร้อน การประชุมดังกล่าวอาจไม่สามารถกำหนดเวลาได้หากมีความจำเป็นเร่งด่วน โดยปกติแล้วจะไม่เก็บรายงานการประชุมในที่ประชุม แต่จะมีการลงมติโดยพิจารณาจากผลลัพธ์อย่างแน่นอน

การประชุมทางธุรกิจ แบ่งออกเป็น บทสนทนาทางธุรกิจและ การเจรจาต่อรอง

บทสนทนาทางธุรกิจเกิดขึ้นในรูปแบบของการสนทนาฟรีและจัดขึ้นเพื่อหารือเกี่ยวกับงานเร่งด่วนต่างๆ แต่ในท้ายที่สุดก็จำเป็นต้องออกคำตัดสิน

การเจรจาต่อรองจัดหาวิธีแก้ปัญหาและงานพื้นฐานเพิ่มเติมสำหรับกิจกรรมร่วมกันของบริษัท องค์กร หรือองค์กร เช่น การกำหนดขอบเขตของปฏิสัมพันธ์ การจำกัดขอบเขตของอิทธิพล และอื่นๆ การเจรจาจบลงด้วยการลงนามในข้อตกลงขั้นสุดท้ายหรือคำสั่งด้วยวาจา

โดยธรรมชาติของกิจกรรม ผู้ประกอบการ นักธุรกิจ พ่อค้าทุกคน มักจะต้องทำหน้าที่เป็นผู้เข้าร่วมหรือจัดการประชุม การประชุม และการประชุมทางธุรกิจต่างๆ ด้วยตนเอง มีขั้นตอนที่กำหนดไว้สำหรับการจัดกิจกรรมเหล่านี้ซึ่งต้องปฏิบัติตามเนื่องจากมีผลโดยตรงต่อความสำเร็จและการพัฒนาธุรกิจ

ต้องปฏิบัติตามเงื่อนไขใดบ้างเพื่อเตรียมและดำเนินกิจกรรมเหล่านี้อย่างมีคุณภาพ?

1. สิ่งสำคัญคือต้องกำหนดหัวข้อและกำหนดการให้ชัดเจน

วาระการประชุมควรมีประเด็นสำคัญ 2-3 เรื่องและประเด็นรองอีก 3-4 เรื่อง ทำไมอัตราส่วนนี้? ในกรณีที่มีคำถามหลักสองสามข้อ คุณสามารถอุทิศเวลาให้กับพวกเขาเพื่อพิจารณาและดำเนินการในเชิงลึกมากขึ้น หากมีจำนวนมากในระยะเวลาที่ จำกัด ประเด็นหลักจะได้รับการพิจารณาอย่างผิวเผินและจะพลาดความแตกต่างมากมาย

2. ทำรายชื่อเฉพาะบุคคลที่ได้รับเชิญให้เข้าประชุม เจรจา เจรจา

ข้อยกเว้นคือ การประชุมการผลิตจัดขึ้นเป็นประจำและด้วยรายชื่อผู้เข้าร่วมที่ไม่สามารถเปลี่ยนแปลงได้

3. กำหนดวันและเวลาเฉพาะสำหรับกิจกรรม

วันและเวลาในการเจรจาต้องตกลงกับทุกฝ่าย

4. ประกาศบังคับของผู้คาดหวังทั้งหมดเกี่ยวกับวันและเวลาของเหตุการณ์

การประชุมจะต้องดำเนินการล่วงหน้าอย่างน้อยหนึ่งสัปดาห์ เฉพาะผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมอย่างต่อเนื่องเท่านั้นที่จะได้รับคำเตือนเกี่ยวกับการประชุมการผลิตที่จะเกิดขึ้น

5. กำหนดกรอบเวลาระหว่างที่กิจกรรมนี้จะเกิดขึ้น และแจ้งผู้เข้าร่วมทั้งหมดเกี่ยวกับพวกเขา

ประสบการณ์แสดงให้เห็นว่าการเตือนเกี่ยวกับเวลาสิ้นสุดของเหตุการณ์จะส่งผลต่อทุกคนที่มีอยู่และลดเวลาของเหตุการณ์จาก 10 เป็น 15%

6. จำเป็นต้องเตรียมคำปราศรัยหลัก อาจเป็นรายงานหรือข้อความเล็กๆ ก็ได้ กำหนดผู้เข้าร่วมประชุมที่จำเป็นสำหรับการอภิปราย

การพูดควรทำอย่างเคร่งครัดในหัวข้อและเปิดเผยปัญหาที่อยู่ในการพิจารณา ข้อโต้แย้งและข้อสรุปต้องได้รับการพิสูจน์และสนับสนุนโดยข้อเท็จจริง การพูดไร้สาระและการขาดความเฉพาะเจาะจงจะทำให้ผู้ฟังไม่ใส่ใจและไม่แยแสเท่านั้น

7. ตัดสินใจเกี่ยวกับสถานที่และเตรียมจัดงาน

ห้องหรือห้องโถงควรมีความสะดวกสบายและใหญ่พอที่จะรองรับผู้เข้าร่วมที่คาดหวังได้ทั้งหมด คิดจำนวนที่นั่งล่วงหน้า - ควรมีเก้าอี้เพียงพอสำหรับทุกคน สำรองเผื่อไว้บ้างดีกว่า เพื่อดำเนินการเจรจา ไม่ควรวางการ์ดไว้ข้างหน้าผู้เข้าร่วมแต่ละคนพร้อมชื่อย่อเต็ม ระบุชื่อขององค์กรหรือ บริษัท ในนามของบุคคลนี้ วางกระดาษ / สมุดบันทึกและปากกาสองสามอันบนโต๊ะสำหรับผู้เข้าร่วมแต่ละคน ควรมีเครื่องดื่ม (น้ำแร่แบบมีและไม่มีแก๊ส) และแก้วน้ำ นโยบายมารยาทมีไว้สำหรับการเสิร์ฟชาและกาแฟระหว่างการเจรจา

งานควรเริ่มต้นตามเวลาที่ตกลงกันไว้ ความล่าช้าจะนำไปสู่เหตุการณ์ที่ตามมาโดยเริ่มต้นด้วยความล่าช้าที่มากขึ้นเท่านั้น เมื่อจัดการเจรจาโดยทุกฝ่าย - ผู้เข้าร่วม เป็นเรื่องปกติที่จะต้องสังเกตช่วงเวลาของการเริ่มต้นทำงานโดยไม่มีเงื่อนไข ความล่าช้าอย่างไม่สมเหตุสมผลสำหรับการเจรจาโดยพันธมิตรจะถือเป็นระดับสูงสุดของการละเลยและเป็นการยากที่จะคาดการณ์ผลลัพธ์เพิ่มเติม

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบรรยากาศโดยรวมในระหว่างงานมีความเป็นกันเอง การเปลี่ยนแปลงไปสู่บุคลิกภาพ การชี้แจงความสัมพันธ์ การดูหมิ่น และการยั่วยุเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้

เพื่อจัดให้มีการประชุม คุณต้องเลือกประธานทำได้โดยการลงคะแนนแบบเปิดหรือปิดโดยทั่วไป ขั้นตอนนี้จำเป็นต้องบันทึกไว้ในโปรโตคอล

ประธานมีหน้าที่ควบคุมระเบียบและประกาศชื่อและนามสกุลของผู้พูดแต่ละคน ตำแหน่งของเขา และชื่อของบริษัทในนามของผู้เข้าร่วมพูด

ผู้พูดที่เลือกต้องเป็นบุคคลที่มีคุณสมบัติบางอย่าง เหนือสิ่งอื่นใด ประธานต้องเป็นบุคคลที่มีความสามารถและเป็นกลาง เขาต้องสามารถแสดงออกได้อย่างชัดเจนและชัดเจน อดทนต่อความคิดเห็นตรงข้าม เขาไม่มีสิทธิที่จะให้การตั้งค่ากับใครและกำหนดความคิดเห็นของเขา หากเขามีข้อเสนอของตนเองในระหว่างการประชุม ประธานมีสิทธิที่จะแสดงต่อเมื่อผู้พูดทุกคนทราบแล้วเท่านั้น

ช่วงเวลาที่สำคัญที่สุดของเหตุการณ์ใดๆ คือ การตรวจสอบสต็อกและการตัดสินใจ บ่อยครั้งที่มีการสูญเสียพลังงานและทำอะไรไม่ถูก เหตุผลของเรื่องนี้คือแง่มุมทางจิตวิทยา: ผู้เข้าร่วมไม่สามารถตระหนักว่าเวลากำลังจะสิ้นสุดลง และจำเป็นต้องตัดสินใจบางอย่าง พวกเขาเริ่มสงสัย ลังเล ลังเลที่จะเลือก หากเกิดสถานการณ์เช่นนี้ วิธีที่ดีที่สุดคือนำข้อเสนอหนึ่งข้อมาพิจารณา มันสำคัญมากที่จะไม่พลาดช่วงเวลาที่การสนทนาควรจะจบลง ขึ้นอยู่กับประสบการณ์ของประธานทั้งหมด นอกจากนี้ยังมีแนวปฏิบัติในการลงคะแนนเสียงกลางภาคเมื่อมีการสรุปในแต่ละขั้นตอนของการอภิปราย แต่คุณไม่ควรรีบเร่งไปสู่การตัดสินใจขั้นสุดท้ายหากการตัดสินใจนี้ถูกปฏิเสธโดยชนกลุ่มน้อย ในกรณีนี้ คุณต้องดำเนินการอภิปรายต่อไปเพื่อหาแนวทางแก้ไขที่ตรงกับทุกด้านของการสนทนา

หน้าที่อันศักดิ์สิทธิ์ประการหนึ่งของเลขานุการคือเตรียมการประชุม การประชุม และการประชุมที่ริเริ่มโดยผู้นำในระดับต่างๆ ในกรณีส่วนใหญ่ เลขานุการจะเก็บบันทึกเหตุการณ์ดังกล่าวไว้ด้วย บทความนี้จะแสดงวิธีทำให้กระบวนการเหล่านี้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

ในการเริ่มพูดถึงระเบียบการ อันดับแรก คุณต้องเน้นที่การจัดเตรียมการประชุม ก่อนงานดังกล่าว สิ่งสำคัญคือต้องคิดถึงวาระการประชุม กำหนดองค์ประกอบของผู้เข้าร่วม อ่านรายงานของผู้พูดและเอกสารอื่นๆ ทั้งหมดนี้จะต้องใช้ความพยายามเพิ่มเติม แต่ด้วยเหตุนี้ การรักษาโปรโตคอลจะง่ายกว่ามาก

วิธีประหยัดเวลา?

จากการศึกษาต่างๆ พบว่า การประชุมสามารถทำได้ตั้งแต่ 10 ถึง 50% ของเวลาทำงานของหัวหน้าองค์กรและพนักงานคนอื่นๆ เพื่อลดเวลาที่ใช้ ผู้ริเริ่มการประชุม เจ้าภาพ และผู้เข้าร่วมประชุมควรคำนึงถึงแนวทางต่อไปนี้:

อภิปรายในที่ประชุมเฉพาะประเด็นที่ไม่สามารถแก้ไขได้เป็นประจำ

จำกัดจำนวนผู้เข้าร่วมในการประชุม เป็นสัดส่วนโดยตรงกับระยะเวลาของเหตุการณ์ หากระยะเวลาของการประชุมกับพนักงาน 5 คนคือ 1 ชั่วโมง ดังนั้นหากจำนวนผู้เข้าร่วมมี 10 คนขึ้นไป ก็มีแนวโน้มว่าจะใช้เวลา 2 ชั่วโมงขึ้นไป

เตรียมการบรรยายสรุปการประชุมล่วงหน้า การคำนวณ รายงานการวิเคราะห์ ตาราง กราฟ สรุป รูปภาพและวิดีโอ การนำเสนอ ตัวอย่างผลิตภัณฑ์ ความคิดเห็นของผู้เชี่ยวชาญควรจัดเตรียมโดยผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทาง แต่เลขาธิการที่ประชุมมีหน้าที่ตรวจสอบความพร้อมของเอกสาร ดังนั้น หนึ่งหรือสองวันก่อนงาน คุณควร:

ก) ด้วยความช่วยเหลือของผู้รับผิดชอบที่จะทำการนำเสนอ รวบรวมรายชื่อของเอกสารข้อมูลทั้งหมด;

b) รับสื่ออิเล็กทรอนิกส์จากผู้รับผิดชอบ (เช่น การนำเสนอ บันทึกคำอธิบาย ฯลฯ)

c) รับบทคัดย่อและข้อความของรายงานจากผู้รับผิดชอบ

สำหรับแต่ละคำถาม ให้แต่งตั้งพนักงานที่รับผิดชอบหนึ่งคน แม้ว่ากลุ่มคนจะต้องปฏิบัติตามคำสั่งนั้นก็ตาม

อย่าเสียเวลาเปิดโปงผู้กระทำความผิด จำไว้ว่างานหลักของการประชุมทุกครั้งคือการอภิปรายระเบียบวาระการประชุมและตัดสินใจในเรื่องนี้

กำหนดการ

นี่คือรายการประเด็นที่จะหารือในที่ประชุม ถูกกำหนดโดยประธานการประชุม อย่างไรก็ตาม เลขานุการก็สามารถมีส่วนร่วมในกระบวนการนี้ได้เช่นกัน

ใช้แนวทางต่อไปนี้ในการพัฒนาวาระการประชุมของคุณ:

• แยกหัวข้อการประชุมที่กว้างเกินไปออกเป็นหลายหัวข้อย่อยการประชุมเพื่อเตรียมความพร้อมสามารถจัดโดยศูนย์ประสานงานสำหรับแต่ละหัวข้อย่อย หากจำเป็น

ตัวอย่างเช่น การประชุมที่กำหนดไว้สำหรับปลายเดือนในหัวข้อ "ในการปฏิบัติตามเป้าหมายที่วางแผนไว้โดยร้านที่ผลิตหลัก" ควรนำหน้าด้วยการประชุมเล็ก ๆ ในร้านค้า: "ในการปฏิบัติตามแผนโดย โรงหล่อ", "ในการปฏิบัติตามแผนโดยร้านจัดซื้อ", "ในการปฏิบัติตามแผนโดยร้านเครื่องจักร", "ในการดำเนินการตามแผนโดยร้านประกอบ" หรือการประชุมในหัวข้อ "ในการใช้งานระบบ ERP ในองค์กร" ควรนำหน้าด้วยการประชุมหลายครั้ง: "ในปัญหาในการแนะนำระบบ ERP ในการผลิต", "เพื่อให้แน่ใจว่ามีการสื่อสารระหว่างระบบ ERP และ 1C ในการบัญชี "," เกี่ยวกับการสนับสนุนทางเทคนิคของระบบ ERP และการถ่ายโอนข้อมูล " ฯลฯ

• นำประเด็นวาระที่มีความสำคัญเท่าเทียมกันมารวมกันเป็นหัวข้อเดียวกัน... ตัวอย่างเช่น การจัดหาการขนส่ง ลำดับการส่งมอบไปยังคลังสินค้า การจัดส่งและการนำผลิตภัณฑ์สำเร็จรูปออกจากอาณาเขตขององค์กร

นอกจากนี้ยังสามารถใส่ปัญหาที่เกี่ยวข้องกันในวาระที่กว้างขึ้นได้ ตัวอย่างเช่น อาจรวมถึง:

การเข้าซื้อกิจการสายการผลิตใหม่

การเตรียมเทคโนโลยีการผลิต

การเปลี่ยนแปลงการออกแบบและเอกสารทางเทคโนโลยีที่เกี่ยวข้องกับการซื้ออุปกรณ์ใหม่

ความทันสมัยของอาคารการผลิตและการพัฒนาการผูกเครื่องมือกล

วัสดุและการสนับสนุนทางเทคนิคของการผลิต

ในเวลาเดียวกัน การสร้างทางเข้าโรงงานขึ้นใหม่หรือการจัดระบบการชำระเงินทางอิเล็กทรอนิกส์สำหรับทางเข้าโรงอาหารของโรงงานนั้นไม่น่าอภิปรายอย่างชัดเจนในการประชุมครั้งนี้

เป็นที่ชัดเจนว่าเลขานุการไม่สามารถโน้มน้าวเนื้อหาในระเบียบวาระได้ตลอดเวลา ผู้นำจะเรียกประชุม เขายังสรุปช่วงของปัญหาด้วย และหากผู้จัดการรวมในวาระการประชุมเพื่อซื้อสายการผลิตใหม่สำหรับการผลิตการหล่อและการจัดระเบียบในฤดูใบไม้ผลิก็อาจเป็นไปไม่ได้ที่จะโน้มน้าวใจเขา แต่ในส่วนของเรา เราสามารถเสนอให้นำการอภิปรายเรื่องการจัดระเบียบวันทำความสะอาดไปสู่การประชุมอื่นได้ เช่น การรวมเข้ากับปัญหาการทาสีด้านหน้าอาคารหรือจัดงานเฉลิมฉลองเนื่องในโอกาสวันเกิดขององค์กร

• จัดทำวาระเฉพาะจากประเด็นที่อยู่ในความสามารถและความรับผิดชอบของผู้เข้าร่วมประชุมเท่านั้น ตัวอย่างเช่น มันจะไม่มีประโยชน์ที่จะหารือเกี่ยวกับปัญหาด้านอุปทานในกรณีที่ไม่มีหัวหน้าฝ่ายจัดหา
• จำกัดจำนวนหัวข้อและประเด็นในวาระการประชุม... ควรมีมากที่สุดเท่าที่สามารถพูดคุยและแก้ไขได้อย่างมีประสิทธิภาพภายในระยะเวลาที่กำหนด ตัวอย่างเช่น ใน 1 ชั่วโมงของการประชุม คุณสามารถสนทนาได้ตั้งแต่ 1 ถึง 5 คำถาม ขึ้นอยู่กับขนาดของหัวข้อที่สนทนาและคุณภาพของการเตรียมตัวสำหรับการประชุม
• รวมรายงานการมอบหมายงานและการมอบหมายที่ได้รับในการประชุมครั้งสุดท้ายถ้าการประชุมมีหัวข้อและองค์ประกอบร่วมกันของผู้เข้าร่วม เตรียมพร้อมสำหรับข้อเท็จจริงที่ว่าถึงแม้จะไม่มีเรื่องดังกล่าวในวาระการประชุม แต่ประธานก็สามารถแนะนำเรื่องนี้ได้ด้วยอำนาจของเขา ดังนั้นจึงเป็นการดีกว่าที่จะพิมพ์รายการคำสั่งล่วงหน้า - ควรอยู่กับประธาน ผู้รับผิดชอบ และเลขานุการ

ผู้เข้าร่วมการประชุม

ข้อกำหนดทั่วไปสำหรับผู้เข้าร่วมกิจกรรม:

ความสามารถและความสนใจในเรื่องที่อยู่ในระเบียบวาระ

ตำแหน่งที่สูงเพียงพอในการตัดสินใจและให้คำแนะนำแก่ผู้ใต้บังคับบัญชาตามผลการประชุม

องค์ประกอบของผู้เข้าร่วมในระหว่างกิจกรรมอาจมีการเปลี่ยนแปลง หากมีหัวข้อในวาระที่มีผลกระทบต่อผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน และประเด็นที่เกี่ยวข้องกับบางหัวข้อเท่านั้น ก็ควรอภิปรายประเด็นทั่วไปก่อน เมื่อสิ้นสุดการประชุมส่วนนี้ พนักงานที่ไม่เกี่ยวข้องกับการอภิปรายเพิ่มเติมจะได้รับการปล่อยตัว

วิธีแจ้งทุกคน

แจ้งผู้เข้าร่วมประชุมทุกท่าน เกี่ยวกับ วัน เวลา สถานที่ หัวข้องาน.

คุณสามารถรายงานการประชุมโดยใช้การโทร, SMS, อีเมล (การส่งและการแจ้งเตือนการอ่าน) การเลี่ยงผ่านส่วนบุคคล

หากผู้เข้าร่วมคนใดคนหนึ่งหายไปจากที่ทำงานด้วยเหตุผลหลายประการ (การลางานประจำปี ความทุพพลภาพชั่วคราว การเดินทางเพื่อธุรกิจ ฯลฯ) จำเป็นต้องค้นหาสาเหตุของการขาดงานและเตือนพนักงานที่เปลี่ยนบุคคลที่ไม่อยู่ตาม โครงการทดแทนที่ตนต้องเข้าประชุม

นอกจากนี้ การเพิ่มข้อความแจ้งแบบผุดขึ้น เช่น "เตือนให้รองผู้ว่าการเข้าร่วมประชุมวางแผน" ในปฏิทินบนคอมพิวเตอร์ของคุณจะเป็นประโยชน์

ข้อมูลเกี่ยวกับผู้ที่ได้รับการแจ้งเตือนเกี่ยวกับการประชุมและเวลาที่ป้อนลงในตารางได้ (ตัวอย่างที่ 1)

ตัวอย่าง 1

แจ้งเตือนผู้เข้าร่วมการประชุม

การประชุมจะมีขึ้นในวันที่ 24 มิถุนายน 2560 เวลา 11:00 น. ที่สำนักงานผู้อำนวยการจัดซื้อจัดจ้าง

หัวข้อ: สรุปสัญญากับซัพพลายเออร์ในช่วงครึ่งหลังของปี 2560

ที่นั่งสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม

อย่าลืมเตรียมผังที่นั่งสำหรับผู้เข้าร่วมประชุมหาก:

เจ้าหน้าที่ระดับสูง (เมือง ภูมิภาค ดินแดน สาธารณรัฐ สหพันธ์);

เจ้าของบรรษัทข้ามชาติและการถือครอง ฯลฯ ;

ตัวแทนองค์กรพันธมิตร

ถ้าเป็นไปได้ เลขานุการควรนั่งที่โต๊ะแยกต่างหากถัดจากโต๊ะประธาน (ตัวอย่างที่ 2)

ตัวอย่าง 2

แผนภูมิที่นั่ง

นามบัตร

บนโต๊ะตรงข้ามสถานที่ที่เกี่ยวข้อง จำเป็นต้องวางนามบัตรที่มีตำแหน่งและ (หรือ) ชื่อเต็ม ผู้เข้าร่วมแต่ละคน ตัวเลือกที่ง่ายที่สุดคือกระดาษพับ (รูปที่ 1)

ข้าว. หนึ่ง.บัตรชื่อผู้เข้าร่วมการประชุม

ป้าย

ในกรณีที่สำคัญอย่างยิ่ง จำเป็นต้องเตรียมป้าย (ตราสัญลักษณ์) ซึ่งคุณควรระบุ:

ชื่อเต็ม. ผู้เข้าร่วม;

ตำแหน่งของพวกเขา;

ชื่อองค์กรที่ผู้เข้าร่วมแต่ละคนเป็นตัวแทน

ท้องที่ที่องค์กรที่ระบุตั้งอยู่

ป้ายยังอาจรวมถึง:

โลโก้ขององค์กรที่แสดงโดยผู้เข้าร่วม

โลโก้ (สัญลักษณ์) ของงาน (การประชุม การประชุม ฯลฯ)

คุณสามารถใช้ตราสัญลักษณ์กับเชือกรูดหรือหนีบผ้าได้ มีจำหน่ายที่ร้านเครื่องเขียนและเครื่องใช้สำนักงาน

คุณสามารถพัฒนาส่วนแทรกด้วยข้อความได้ด้วยตัวเอง จากนั้นพิมพ์ลงบนเครื่องพิมพ์ ตัดด้วยกรรไกร และใส่ลงในตราสัญลักษณ์ (รูปที่ 2)

ข้าว. 2.เม็ดมีดที่ออกแบบเอง

หากมีการจัดสรรเงินทุนเพียงพอสำหรับการเตรียมการ สามารถสั่งซื้อบัตรแทรกจากองค์กรที่ให้บริการการพิมพ์ได้ และสำหรับการประชุมภายในเป็นประจำ ไม่จำเป็นต้องมีป้ายใดๆ เลย

ระยะเวลาการประชุม

การประชุมประเภทต่างๆ มีระยะเวลาต่างกัน ตัวอย่างเช่น การประชุมตอนเช้าอาจใช้เวลาประมาณครึ่งชั่วโมง และการประชุมระหว่างภูมิภาคในเรื่องใดเรื่องหนึ่งอาจใช้เวลาทั้งวัน

ควรมีการวางแผนระยะเวลาของการประชุมไว้ล่วงหน้า ผู้เข้าร่วมทุกคนควรทราบเวลาเริ่มต้นและสิ้นสุดของกิจกรรม วิธีนี้จะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ เพื่อไม่ให้คุณตื่นสาย

แบ่ง

หากการประชุมยาวนานกว่าชั่วโมงทางดาราศาสตร์ (60 นาที) ก็ควรหยุดพักทุกชั่วโมงการศึกษา (45 นาที)

ในการจัดงานที่ยาวนานโดยเฉพาะ อาจมีการหยุดชั่วคราวระหว่างที่ผู้เข้าร่วมจะได้รับของว่าง (แซนวิช ผลไม้ ขนมหวาน) และเครื่องดื่ม (ชา กาแฟ น้ำผลไม้ น้ำแร่ ฯลฯ)

เมื่อระดับของการประชุมต่ำและมีเครื่องทำความเย็น เครื่องชงกาแฟ และอาหารแบบใช้แล้วทิ้งสำหรับผู้มาเยี่ยมชมสำนักงานที่อยู่ถัดจากห้องประชุม ผู้เข้าร่วมประชุมจะสามารถเทกาแฟ ชา หรือน้ำได้เอง

สามารถวางขวดน้ำและแก้วไว้ล่วงหน้าบนโต๊ะที่ผู้เข้าร่วมประชุมนั่ง - จากนั้นพวกเขาสามารถดับกระหายได้ไม่เพียง แต่ในช่วงพัก แต่ทุกเวลา เป็นการดีกว่าที่จะไม่วางอาหารไว้บนโต๊ะ คงจะน่าอายถ้าผู้เข้าร่วมคนหนึ่งทำแซนด์วิชหล่นลงบนเอกสารทางธุรกิจหรือทำกาแฟหกใส่

จะดีกว่าถ้าจัดโต๊ะพร้อมของว่างและเครื่องดื่มไว้ในห้องแยกต่างหาก โดยปกติแล้วเลขานุการจะทำได้ แต่ถ้าเขาไม่บันทึกรายงานการประชุม เมื่อเลขานุการไม่สามารถออกจากห้องได้ในระหว่างการประชุม บุคคลอื่นที่ได้รับมอบหมายให้ทำเช่นนั้นควรจัดเตรียมการพัก หรือเลขานุการเตรียมทุกอย่างสำหรับช่วงพักดื่มกาแฟก่อนเริ่มการประชุม สำหรับการประชุมระยะยาว ผู้ช่วยมักจะขาดไม่ได้

กรอบเวลา

ควรกำหนดระยะเวลาของเหตุการณ์ กฎนี้อยู่ภายใต้การดูแลของประธานการประชุม

เมื่อวางแผนวาระการประชุม อย่าลืมคำนึงถึงเวลาที่วิทยากรแต่ละคนใช้ในการพูดและอภิปรายในแต่ละประเด็นด้วย

ตรวจสอบกับประธานสำหรับไทม์ไลน์สำหรับการนำเสนอแต่ละครั้ง

กำหนดเวลาพักได้ตามต้องการ

เพิ่มช่วงเวลาทั้งหมดในเครื่องคิดเลขแล้วบวกกับยอดทั้งหมด

การประชุมอาจใช้เวลานานเท่าใดควรแจ้งให้ประธานทราบ ถ้าเขาเห็นด้วยกับตัวเลขนี้ ควรแจ้งให้ผู้เข้าร่วมทั้งหมดทราบ หากไม่ จะต้องทำการปรับเปลี่ยนและรายงานให้ประธานทราบอีกครั้ง

เมื่อตกลงกันได้แล้ว วาระที่จำกัดเวลาจะถูกส่งไปยังผู้เข้าร่วมประชุมทุกคน (ตัวอย่างที่ 3)

ตัวอย่าง 3

วาระที่จำกัดเวลา

นาทีการประชุม: 5 ขั้นตอนสำคัญ

มาตรการจัดทำเอกสารทั้งกิจกรรมขององค์กรวิทยาลัยถาวร (คณะกรรมการ คณะกรรมการ สภา ฯลฯ) และหน่วยงานชั่วคราวของวิทยาลัย - การประชุม สัมมนา สัมมนาและการประชุมต่างๆ

มีโปรโตคอลประเภทต่อไปนี้:

. พิธีสารโดยย่อ- เอกสารที่มีการบันทึกชื่อเต็ม และตำแหน่งของผู้เข้าร่วมการประชุม หัวข้อ คำถามหลัก สรุปรายงาน การตัดสินใจ รายการงานของผู้รับผิดชอบแต่ละคน โปรโตคอลนี้มักจะถูกเก็บไว้ในการประชุมเชิงปฏิบัติการ

. โปรโตคอลที่สมบูรณ์รวมถึงบันทึกโดยละเอียดของสุนทรพจน์ ความคิดเห็น การแก้ไข และความแตกต่างอื่นๆ ของการสนทนา เอกสารนี้ช่วยให้คุณสร้างภาพการประชุมโดยละเอียดขึ้นใหม่

ประธานที่ประชุมหรือหัวหน้าองค์กรเป็นผู้เลือกรูปแบบการจัดเก็บรายงานการประชุม

ข้อความสุนทรพจน์และเอกสารอื่น ๆ ที่เตรียมไว้สำหรับการประชุมจัดทำเป็นไฟล์แนบ จะต้องอ้างอิงในข้อความของโปรโตคอล

เลขานุการเป็นผู้รับผิดชอบในการบันทึกการประชุมอย่างถูกต้องและครบถ้วน ความรับผิดชอบนี้ไม่ควรมองข้าม เนื่องจากโปรโตคอลเป็นเอกสารเดียวที่สะท้อนถึงสุนทรพจน์ การอภิปราย ความคิดเห็นและการตัดสินใจทั้งหมดที่ต้องดำเนินการ ระหว่างการประชุม ผู้เข้าร่วมอาจไม่ได้ยินอะไรบางอย่าง ไม่มีเวลาเขียน การกู้คืนจะง่ายโดยอ้างถึงโปรโตคอล

ขั้นตอนที่ 1: เตรียมสถานที่ทำงาน

เพื่อให้ง่ายต่อการบันทึกรายงานการประชุมก่อนการประชุม:

. เลือกสถานที่สำหรับตัวคุณเองในห้องโถงที่งานจะเกิดขึ้น ควรแสดงให้ผู้เข้าร่วมเห็นทั้งหมดด้วยสายตา ฟังคำปราศรัยของประธาน วิทยากร และ "คำปราศรัยจากผู้ฟัง" (ดูผังที่นั่งในตัวอย่างที่ 2)

. วางรายชื่อผู้เข้าร่วมประชุมไว้บนโต๊ะของคุณพร้อมชื่อนามสกุล และตำแหน่งตลอดจนผังที่นั่ง... ก่อนเริ่มการประชุม ควรศึกษาให้ดีว่าใครนั่งอยู่ที่ไหน แล้วดูแผนภาพตามความจำเป็น

. ตุนเครื่องเขียน... เอาปากกา 2-3 ด้าม ดินสอ 2 แท่ง ยางลบ 2 อันติดตัวไปด้วย

. ตรวจสอบว่าอุปกรณ์สำนักงานและอุปกรณ์อื่นๆ ใช้งานได้หรือไม่: นาฬิกา เครื่องบันทึกเสียง กล้องถ่ายวิดีโอ (ถ้ามี) อย่าลืมสายไฟและแบตเตอรี่สำรองหรือเครื่องสะสม

รีเฟรชประเด็นสำคัญของการพูดคุยทั้งหมดก่อนการประชุม

ขั้นตอนที่ 2: บันทึกความคืบหน้าของการประชุม

นอกจากเอกสารที่เตรียมไว้สำหรับการประชุมแล้ว (ข้อความในรายงาน สุนทรพจน์ เอกสารอ้างอิง ร่างการตัดสินใจ ระเบียบวาระ รายชื่อผู้เข้าร่วม ฯลฯ) รายงานการประชุมจะถูกร่างขึ้นบนพื้นฐานของการบันทึกเสียง การบันทึกวิดีโอ การถอดเสียง หรือการเขียนด้วยลายมือคร่าวๆ บันทึกที่เก็บไว้ระหว่างการประชุม

ฉันจะจดบันทึกคร่าวๆ ได้อย่างไร

1. เตรียมใบร่างรายงานการประชุม- จำนวนขึ้นอยู่กับขนาดของวาระการประชุม ในแผ่นงานแรก ให้เขียนวันที่ของการประชุม หัวข้อ หมายเลขรายงานการประชุม รายชื่อผู้เข้าร่วม วาระการประชุม (ตัวอย่างที่ 4)

ตัวอย่าง 4

ร่างรายงานการประชุม แผ่นที่ 1

เขียนคำถามเพื่ออภิปรายบนกระดาษเปล่าแยกต่างหาก โดยเว้นที่ว่างเพียงพอสำหรับบันทึก:

แผ่นที่ 2: "ในสถานะของงานในการสรุปสัญญาการจัดหาโลหะที่ไม่ใช่เหล็กและเหล็ก" รายงานของ PD Prokhorov;

แผ่นที่ 3

แผ่นที่ 4: "ในการขนส่งพัสดุ" รายงานโดย V.Yu. Medvedev;

แผ่นที่ 5:… (จะแล้วเสร็จในระหว่างการประชุม);

แผ่นที่ 6: "เกี่ยวกับสถานะของการชำระหนี้ภายใต้สัญญาที่สรุปและดำเนินการสำหรับการซื้อวัตถุดิบและวัสดุ" รายงานโดย KD Fomina;

แผ่นที่ 7:… (จะแล้วเสร็จในระหว่างการประชุม);

แผ่นที่ 8: "ในการสรุปสัญญากับ LLC Ametist ในการจัดหาเหล็กและโลหะผสมให้กับ JSC ESPZ" ข้อเสนอของ I.I.Telegina;

แผ่นที่ 9:… (จะแล้วเสร็จในระหว่างการประชุม).

2. ตรวจสอบว่าผู้เข้าร่วมประชุมทั้งหมดมีอยู่ขีดฆ่าผู้ที่ไม่อยู่ในร่างโปรโตคอลด้วยดินสอ - พวกเขาอาจจะสาย หาสาเหตุการขาดเรียนและมาสายหลังการประชุม

เวลาที่มาถึงของผู้ที่มาสายให้บันทึกโดยตรงในข้อความของโปรโตคอลในวงเล็บ:

ในกรณีนี้จะทราบได้อย่างชัดเจนว่าใครอยู่บ้างและพลาดอะไรไปบ้างในระหว่างการประชุม

3. กรอกรายการ "ฟัง"... ในแผ่นงานแรกของฉบับร่างและบนแผ่นงานที่มีชื่อเรื่องตรงกันของรายงาน ให้บันทึกชื่อเต็มของบุคคลอย่างสม่ำเสมอ และชื่อผู้บรรยาย หัวข้อและบทสรุป คุณจะต้องบันทึกข้อมูลพื้นฐานเท่านั้น: วันที่ ตัวเลข ข้อเท็จจริง... ต่อจากนั้น ให้ตรวจสอบบันทึกที่มีข้อความสุนทรพจน์ (วิทยานิพนธ์) ที่ให้ไว้ หากพบเห็นไม่ตรงกัน โปรดรายงานต่อประธานการประชุม

4. ป้อนรายการ "พูดแล้ว"(ในกรณีที่จำเป็น). ย่อหน้านี้จะสมบูรณ์เมื่อหลักสูตรของผู้พูดถูกขัดจังหวะด้วยความคิดเห็น คำถาม และการคัดค้านจากผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ในโปรโตคอลเต็มรูปแบบทุกคำพูดดังกล่าวควรได้รับการบันทึกทันที โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากมีวลี: "โปรดป้อนโปรโตคอล" ตัวอย่างเช่น:

ความจริงก็คือว่าข้อความใด ๆ สามารถเปลี่ยนแนวทางการประชุมได้และต่อมาจำเป็นต้องเน้นช่วงเวลาที่และเกี่ยวข้องกับสิ่งที่เกิดขึ้น

ในนาทีที่สั้น

การประชุมเป็นงานบังคับที่สมาชิกทุกคนในองค์กรต้องมีส่วนร่วม เช่น การประชุมผู้ถือหุ้นประจำปีหรือการประชุมใหญ่ของสมาชิกสหกรณ์ ขั้นตอนการจัดประชุมถูกควบคุมโดยกฎบัตรขององค์กรที่เกี่ยวข้องหลักสูตรการประชุมและการตัดสินใจจะถูกบันทึกไว้ในเอกสารพิเศษ - รายงานการประชุม

ต่างจากการประชุม การประชุมจะเข้าร่วมโดยกลุ่มคนตายตัวตามกฎแล้ว ตัวแทนจากบริษัทต่างๆ หรือแผนกต่างๆ ขององค์กร การประชุมมักจะเป็นประจำและเป็นไปตามลักษณะที่กำหนดไว้อย่างเคร่งครัด

แบ่งเวลา บ่อยที่สุดสัปดาห์ละครั้ง และมีวัตถุประสงค์เพื่อหารือเกี่ยวกับประเด็นปัจจุบัน แม้ว่าอาจมีการประชุมที่ไม่ได้กำหนดไว้ซึ่งเกิดจากความต้องการในการผลิต ไม่จำเป็นต้องเก็บรายงานการประชุม แต่มักจะตัดสินใจเมื่อสิ้นสุดการประชุม

การประชุมทางธุรกิจแบ่งออกเป็นการสนทนาทางธุรกิจและการเจรจาต่อรอง การสนทนาทางธุรกิจจัดขึ้นในรูปแบบอิสระ มีวัตถุประสงค์เพื่อหารือเกี่ยวกับปัญหาใดๆ ที่เกิดขึ้นและไม่จำเป็นต้องจบลงด้วยการตัดสินใจ การเจรจามีวัตถุประสงค์เพื่อแก้ไขปัญหาร้ายแรงของกิจกรรมร่วมกันขององค์กร การกำหนดขอบเขตของกิจกรรม การพัฒนานโยบายการกำหนดราคา ฯลฯ พวกเขาจบลงด้วยการนำเอกสารขั้นสุดท้ายหรือการประกาศด้วยวาจา

เนื่องจากลักษณะเฉพาะของงาน นักธุรกิจมักต้องมีส่วนร่วมในการประชุมต่างๆ การประชุมและการประชุมทางธุรกิจตลอดจนจัดงานเหล่านี้ด้วยตนเอง มีความจำเป็นต้องปฏิบัติตามคำสั่งขององค์กรและการดำเนินการตั้งแต่ บ่อยครั้งที่ความสำเร็จของงานเชิงพาณิชย์ทั้งหมดขึ้นอยู่กับมัน

ในการเตรียมการประชุม การประชุม หรือการเจรจา คุณต้อง:

1. เลือกและระบุวาระอย่างชัดเจน ระเบียบวาระการประชุมอาจมีประเด็นหลักสองหรือสามประเด็นและประเด็นรองสามหรือสี่เรื่อง หากมีคำถามหลักสองสามข้อ การประชุมจะดำเนินไปอย่างช้าๆ และจะใช้เวลามากที่สุดเท่าที่มีคำถามหลักจำนวนเพียงพอ และด้วยคำถามจำนวนมาก การอภิปรายจะกลายเป็นเพียงผิวเผิน

2. กำหนดองค์ประกอบของผู้เข้าร่วม (สำหรับการประชุม การเจรจา) ข้อยกเว้นคือการประชุมด้านการผลิตซึ่งจัดขึ้นเป็นประจำ (โดยปกติสัปดาห์ละครั้ง) โดยมีสมาชิกถาวร

3. เลือกวันและเวลาจัดงาน เมื่อทำการเจรจาตกลงวันและเวลาล่วงหน้ากับผู้เข้าร่วมทั้งหมด

4. แจ้งผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับวันและเวลาของงาน ในการจัดประชุมแนะนำให้ทำล่วงหน้า 5-7 วัน เฉพาะผู้ที่ได้รับเชิญซึ่งไม่ใช่ผู้เข้าร่วมประชุมถาวรเท่านั้นที่จะได้รับแจ้งวันและเวลาของการประชุมการผลิต

5. กำหนดระยะเวลาที่คาดหวังของกิจกรรมและเตือนผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับเหตุการณ์ จากประสบการณ์พบว่าการประกาศเวลาสิ้นสุดของการประชุมหรือการประชุมจะลดระยะเวลาลง 10-15%

6. เตรียมคำปราศรัยหรือการนำเสนอประเด็นสำคัญ และระบุผู้เข้าร่วมที่จำเป็นสำหรับการอภิปราย รายงานต้องมีความเฉพาะเจาะจง สะท้อนถึงสาระสำคัญของปัญหาที่กำลังพิจารณา ข้อสรุปต้องได้รับการพิสูจน์ การใช้คำฟุ่มเฟือยและขาดความเฉพาะเจาะจงของรายงานหรือข้อความทำให้เกิดความเฉยเมยในหมู่ผู้ฟัง

7. เลือกและเตรียมห้อง ต้องใช้ความระมัดระวังเพื่อให้แน่ใจว่าห้องมีความสะดวกสบายเพียงพอที่จะรองรับผู้เข้าร่วมทุกคน ไม่ควรมีปัญหาการขาดแคลนเก้าอี้ เมื่อจัดการเจรจาบนโต๊ะต่อหน้าผู้เข้าร่วมแต่ละคน แนะนำให้ใส่การ์ดระบุนามสกุล ชื่อจริง นามสกุลและชื่อบริษัทที่เขาเป็นตัวแทน ควรมีกระดาษและเครื่องเขียนบนโต๊ะ คุณสามารถใส่เครื่องดื่ม ถือเป็นวิธีปฏิบัติที่ดีในการเสิร์ฟชาหรือกาแฟกับขนมอบจำนวนเล็กน้อยระหว่างการเจรจา

คุณต้องเริ่มทำงานตรงเวลาที่กำหนด ความล่าช้าในการเริ่มต้นการประชุมหรือการประชุมมักจะหมายความว่าการประชุมครั้งต่อไปจะล่าช้าสำหรับผู้เข้าร่วมประชุม เป็นธรรมเนียมที่จะต้องสังเกตช่วงเวลาแห่งการเริ่มต้นของการเจรจาของทุกฝ่าย การมาเจรจาช้า ถือเป็นการไม่เคารพคู่สัญญาอย่างที่สุดและอาจนำไปสู่ผลที่ไม่พึงประสงค์ได้

บรรยากาศระหว่างการประชุม (การประชุม) หรือการประชุมทางธุรกิจควรมีความเป็นกันเอง การโจมตีส่วนบุคคลในผู้เข้าร่วมการชี้แจงความสัมพันธ์เป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้

ให้ประธานได้รับเลือกเป็นประธานจัดประชุม หน้าที่หลักของประธานคือ:

ปฏิบัติตามกฎระเบียบ;

ประกาศชื่อและตำแหน่งของวิทยากรชื่อองค์กรที่เขาเป็นตัวแทน

ประธานของที่ประชุมจะต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดบางประการ ซึ่งหลัก ๆ ได้แก่ ความสามารถ ความเป็นกลาง ความสามารถในการแสดงออกอย่างชัดเจนและชัดเจน และความอดทนต่อความคิดเห็นของผู้อื่น ประธานไม่มีสิทธิแสดงความเห็นชอบอย่างใดอย่างหนึ่งหรืออย่างอื่น หรือผู้มีส่วนร่วมในการประชุม ตลอดจนกำหนดความเห็น เขาควรระบุข้อเสนอของเขาหลังจากทั้งหมด

ขั้นตอนสำคัญในการประชุมหรือการประชุมคือการตัดสินใจ ในช่วงเวลาดังกล่าว การประชุมมักจะทำอะไรไม่ถูกราวกับสูญเสียพลังงาน สิ่งนี้เกิดขึ้นเพราะผู้เข้าร่วมไม่สามารถตระหนักว่าถึงเวลาต้องตัดสินใจหรือลังเลไม่กล้าตัดสินใจ ในกรณีเช่นนี้ ทางที่ดีควรเลือกข้อเสนอหนึ่งข้อและพิจารณาต่อไป สิ่งสำคัญคือต้องไม่พลาดช่วงเวลาที่ควรปิดการอภิปราย ซึ่งต้องใช้ประสบการณ์และทักษะของประธาน ทางที่ดีคือการลงคะแนนเสียงกลางภาค สรุปขั้นตอนถัดไปของการอภิปราย อย่างไรก็ตาม ไม่ควรรีบร้อนเกินไปกับการลงคะแนนสุดท้าย เนื่องจาก เป็นไปได้ว่าการตัดสินใจที่ถูกปฏิเสธโดยชนกลุ่มน้อย ในกรณีนี้ สมาชิกของชนกลุ่มน้อยอาจดำเนินการเพื่อพิสูจน์ว่าเสียงส่วนใหญ่ผิด ซึ่งอาจนำไปสู่การเริ่มต้นการอภิปรายใหม่ และการสูญเสียผลลัพธ์ที่ได้ไปแล้ว

การประชุมประเภทพิเศษที่เรียกว่า "ระดมสมอง" การประชุมดังกล่าวจะจัดขึ้นเมื่อจำเป็นต้องแก้ปัญหาที่ยากลำบาก หาทางออกจากสถานการณ์ที่สับสน และตัดสินใจอย่างรับผิดชอบ

ในการจัดการประชุมดังกล่าว ก่อนอื่น จำเป็นต้องกำหนดภารกิจให้ชัดเจน - มีเพียงงานเดียว ที่ยากที่สุดหรือสำคัญที่สุด เป็นที่พึงประสงค์ว่าไม่เกิน 7-12 คนมีส่วนร่วมในการสนทนา ขอแนะนำให้จัดเก้าอี้เป็นวงกลมเพื่อไม่ให้มี "แกลเลอรี่" และ "รัฐสภา" จะต้องกำหนดระยะเวลาของการสนทนาให้ชัดเจน การไม่มีเวลาสร้างความเครียดที่กระตุ้นการทำงานของสมอง เวลาที่เหมาะสมที่สุดสำหรับการประชุมดังกล่าวคือประมาณ 30 นาที ไม่มีใครควรวิพากษ์วิจารณ์ข้อเสนอที่เสนอ คนส่วนใหญ่ไม่สามารถทำงานอย่างสร้างสรรค์ในสภาวะที่คุกคามทางศีลธรรมได้ หากถูกดึงกลับ คนอื่นจะคิดแต่เพียงว่าจะไม่ดูโง่ที่สุดได้อย่างไร ในตอนเริ่มต้นของการอภิปรายตามกฎแล้วจะมีการเสนอแนวคิดที่ซ้ำซากและว่างเปล่า การห้ามวิจารณ์ทำให้ง่ายต่อการคิดออก ซึ่งอาจมีหลายแนวคิดที่มีคุณค่ามาก ขอแนะนำให้เลือกความคิดที่ดีที่สุด และไม่ทิ้งความคิดที่แย่ที่สุด ที่ดูเหมือนใช้ไม่ได้ในตอนนี้ อาจมีประโยชน์ในภายหลัง ไม่จำเป็นต้องสร้างผู้สร้างสรรค์ความคิด - ความคิดที่ดีที่สุดมักเป็นผลพวงของความคิดสร้างสรรค์ส่วนรวม

เมื่อพบทางออกของสถานการณ์ที่ยากลำบาก ขอแนะนำให้แบ่งออกเป็นสองกลุ่ม - "ผู้สนับสนุน" และ "ฝ่ายตรงข้าม" และพยายามหาจุดอ่อนในแนวทางแก้ไขที่พัฒนาแล้ว การตัดสินใจขั้นสุดท้ายจะต้องมีการกำหนดและบันทึกอย่างชัดเจน