การก่อตัวของไฟล์ส่วนบุคคลในไฟล์เก็บถาวร วิธีเก็บถาวรไฟล์ส่วนตัวของพนักงาน

ระยะเวลาในการเก็บรักษาเอกสารเกี่ยวกับบุคลากรเก่านั้นขึ้นอยู่กับลักษณะของข้อมูล ไฟล์ส่วนตัวของพนักงานที่ถูกไล่ออกจะถูกเก็บไว้นานแค่ไหน? ตามกฎหมายของรัฐบาลกลางฉบับที่ 125-FZ ลงวันที่ 22 ตุลาคม พ.ศ. 2547 บันทึกบุคลากรจะถูกเก็บไว้ในเอกสารสำคัญเป็นเวลา 75 ปี เอกสารสำหรับบุคลากรที่ถูกไล่ออกหลังวันที่ 1 มกราคม พ.ศ. 2546 ยังคงอยู่ในเอกสารสำคัญเป็นเวลา 50 ปี

ไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานเกิดขึ้นได้อย่างไร

คำสั่งของประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 1 มิถุนายน พ.ศ. 2541 ฉบับที่ 640 ควบคุมขั้นตอนการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับบุคลากร เอกสารที่นายจ้างต้องการประกอบด้วย:

• แบบสอบถาม ประวัติย่อ ลักษณะ และเอกสารส่วนตัวสำหรับบันทึกบุคลากร
• สำเนาหนังสือเดินทาง เอกสารการศึกษา (ประกาศนียบัตร ใบรับรอง) TIN ใบรับรองการประกันภัย เอกสารเกี่ยวกับสถานภาพการสมรส
• ข้อมูลจากการรับรอง
• สัญญาจ้างงาน.
• คำสั่งของนายจ้าง (ในการนัดหมาย การย้ายไปยังตำแหน่งหรือสถานที่ทำงานอื่น วันหยุด และการเดินทางเพื่อธุรกิจ)

ไฟล์ส่วนตัวของพนักงานที่ถูกไล่ออกซึ่งสร้างขึ้นตามหลักการเอกสารยังคงอยู่ในการให้บริการบุคลากรขององค์กรจนถึงสิ้นปีปฏิทิน ภายใน 3 ปีนับจากวันที่ถูกไล่ออก เอกสารจะเข้าสู่กระบวนการเก็บถาวรและการประมวลผลทางเทคนิค และจะถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรของบริษัท

การจัดเก็บไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานที่ถูกไล่ออกในที่เก็บถาวรจะดำเนินการต่อหน้าสินค้าคงคลังประจำปี ผู้เชี่ยวชาญด้านบุคลากรที่ได้รับอนุญาตจะรวบรวมรายชื่อพนักงานที่ถูกไล่ออกในปีใดปีหนึ่ง ปีที่สิ้นสุดความสัมพันธ์ในการจ้างงานระบุไว้บนหน้าปกของคดี

ไฟล์ส่วนตัวของพนักงานที่ถูกไล่ออกจะถูกเก็บไว้นานแค่ไหน?

ช่วงเวลานี้คำนวณจากสิ้นปีปฏิทินที่พลเมืองถูกไล่ออก ตามแนวทางปฏิบัติในการจัดเก็บถาวรที่กำหนดไว้ ระยะเวลาการจัดเก็บสำหรับไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานที่ถูกไล่ออกเริ่มนับจากวันที่ 1 มกราคม

คำสั่งของกระทรวงวัฒนธรรมแห่งสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 25 สิงหาคม 2553 N 558 กำหนดช่วงเวลาเฉพาะในระหว่างที่ต้องเก็บเอกสารไว้ในที่เก็บถาวร ตามกฎหมาย ระยะเวลาการจัดเก็บไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานที่ถูกไล่ออกคือ:

• 75 ปี - สำหรับบัตรส่วนบุคคลของบุคคลที่ออกจากตำแหน่งก่อนต้นปี 2546
• 50 ปี – สำหรับบัตรส่วนบุคคลของพลเมืองที่ยุติความสัมพันธ์ในการจ้างงานหลังวันที่ 1 มกราคม พ.ศ. 2546
• 75 ปี - สำหรับกรณีการเดินทางของแรงงานที่ถูกส่งไปต่างประเทศ
• 75 ปี – สำหรับข้อมูลรายได้ ทรัพย์สิน และหนี้สินของข้าราชการ
• 5 ปี – สำหรับคุณลักษณะและประวัติย่อของผู้เชี่ยวชาญ
• 75 ปี – สำหรับข้อมูลเกี่ยวกับประเด็นการฟื้นฟูสมรรถภาพ
• 3 ปี – สำหรับเอกสารเกี่ยวกับบุคคลที่ไม่ได้รับการว่าจ้าง
• 75 ปี – สำหรับสำเนาต้นฉบับของเอกสารส่วนตัว (ใบรับรอง, ใบรับรองการทำงาน, ประกาศนียบัตร, ใบรับรอง, ใบรับรอง)
• 5 ปี – สำหรับเอกสารที่ไม่รวมอยู่ในไฟล์ส่วนบุคคล (แอปพลิเคชัน ใบรับรอง รายงาน บันทึกช่วยจำ)
• 75 ปี – การกระทำการรับและโอนแฟ้มส่วนตัวของข้าราชการในระหว่างการโอน
• 75 ปี – สำหรับเอกสารเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล (การแจ้งเตือน ความยินยอมในการประมวลผลข้อมูล)

กฎการใช้ข้อมูลที่เก็บถาวร

ข้าราชการ นิติบุคคล และบุคคลมีหน้าที่รับผิดชอบในการรับรองความปลอดภัยของข้อมูลเกี่ยวกับอดีตบุคลากรในช่วงเวลาที่มีการควบคุม พลเมืองและตัวแทนบริษัทสามารถส่งคำขอและอุทธรณ์เพื่อเข้าถึงไฟล์ส่วนตัวของคนงานที่ถูกไล่ออก

ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคลจะจัดเตรียมสำเนาและใบรับรองเอกสารที่เกี่ยวข้องกับประเด็นทางสังคมและเงินบำนาญ สวัสดิการ และค่าตอบแทนให้ฟรี ข้อมูลสามารถใช้เป็นหลักฐานได้ เมื่อใช้แล้วต้องคืนเอกสารที่ยึดให้แก่เจ้าของหรือผู้ครอบครอง

ข้อมูลที่เก็บถาวรสามารถส่งในรูปแบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ในบางกรณี ผู้เชี่ยวชาญจากห้องสมุด พิพิธภัณฑ์ องค์กรทางวิทยาศาสตร์ และหน่วยงานของรัฐจะเผยแพร่สิ่งตีพิมพ์อ้างอิงและข้อมูล

เอกสารควบคุมการทำงานเมื่อโอนเคสไปยังคลังข้อมูลขององค์กร

ไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานที่ถูกไล่ออกจะถูกถ่ายโอนไปยังเอกสารสำคัญขององค์กรตามสินค้าคงคลัง (ข้อ 23 ของคำแนะนำเกี่ยวกับขั้นตอนการสร้าง ดูแลรักษา และจัดเก็บไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงาน ได้รับอนุมัติโดยมติของคณะกรรมการว่าด้วยการจัดการเอกสารสำคัญและบันทึกภายใต้ คณะรัฐมนตรีแห่งสาธารณรัฐเบลารุส ลงวันที่ 26 มีนาคม พ.ศ. 2547 ครั้งที่ 2) จะต้องผูกไว้ในปกกระดาษแข็งแข็งที่มี 4 รูหรือเข้าเล่ม โดยคำนึงถึงความเป็นไปได้ในการอ่านข้อความของเอกสารทั้งหมด วันที่ วีซ่า และมติที่เกี่ยวข้องได้ฟรี ต้องถอดตัวยึดโลหะ (ชิป คลิปหนีบกระดาษ หมุด ฯลฯ) ออกจากไฟล์

นอกจากนี้ ไฟล์ของการจัดเก็บถาวร ชั่วคราว (มากกว่า 10 ปี) และบันทึกบุคลากรจะถูกโอนไปยังเอกสารสำคัญขององค์กร (ข้อ 204 ของคำแนะนำในการเก็บบันทึกในหน่วยงานของรัฐและองค์กรของสาธารณรัฐเบลารุส ซึ่งได้รับอนุมัติโดยมติกระทรวงยุติธรรม แห่งสาธารณรัฐเบลารุส ลงวันที่ 19 มกราคม พ.ศ. 2552 ฉบับที่ 4)

อัลกอริทึมของการดำเนินการเมื่อถ่ายโอนไฟล์บุคลากรไปยังที่เก็บถาวรขององค์กร

ขั้นตอนที่ 1 เราสร้างสินค้าคงคลังของคดี

การโอนเคสไปยังที่เก็บถาวรขององค์กรจะดำเนินการตามรายการเคสที่รวบรวมโดยแผนกโครงสร้างหรือพนักงานที่รับผิดชอบในด้านกิจกรรมที่เกี่ยวข้องภายใต้คำแนะนำด้านระเบียบวิธีของที่เก็บถาวรขององค์กร

สำหรับตัวอย่างรายการกิจการด้านบุคลากร รวมถึงไฟล์ส่วนตัวของพนักงานที่ถูกไล่ออก โปรดดูส่วน "เอกสารที่เป็นประโยชน์" ในหน้า นิตยสาร 27 ฉบับ

สินค้าคงคลังของกิจการฝ่ายโครงสร้างจะต้องรวบรวมและดำเนินการไม่เกินวันที่ 31 ธันวาคมของปีถัดจากปีที่กิจการแล้วเสร็จ และส่งไปยังหอจดหมายเหตุขององค์กรในปีสำนักงานถัดไป ซึ่งหมายความว่าส่วนของสินค้าคงคลัง รวมถึงกรณีที่เสร็จสมบูรณ์ในปี 2552 จะต้องรวบรวมและอนุมัติโดยหัวหน้าองค์กรภายในวันที่ 31 ธันวาคม 2554

รายการแฟ้มบุคลากรประกอบด้วยแฟ้มที่มีระยะเวลาจัดเก็บเกิน 10 ปี (คำสั่งจ้าง แฟ้มส่วนบุคคล บัตรส่วนบุคคล ฯลฯ) กรณีที่มีเอกสารอื่นเกี่ยวกับบุคลากรจะไม่รวมอยู่ในสินค้าคงคลัง (เช่น คำสั่งให้ลาพักร้อน กำหนดบทลงโทษ การส่งพนักงาน ตารางวันหยุด การโต้ตอบเกี่ยวกับปัญหาด้านบุคลากร ฯลฯ)

สินค้าคงคลังของไฟล์บุคลากรจะถูกรวบรวมในแผนกโครงสร้างทั้งหมดขององค์กรซึ่งมีการสร้างไฟล์ที่เกี่ยวข้อง นอกเหนือจากการบริการบุคลากรแล้ว ยังสามารถรวบรวมสินค้าคงคลังดังกล่าวในแผนกบัญชีสำหรับกรณีที่รวมถึงบัญชีส่วนบุคคลและในกรณีที่ไม่มี - ในใบแจ้งยอดบัญชีเงินเดือน

ขึ้นอยู่กับกรณีสินค้าคงคลังของหน่วยโครงสร้าง ไฟล์บุคลากรจะถูกถ่ายโอนไปยังเอกสารสำคัญขององค์กร

ข้อมูลที่อธิบายแต่ละกรณีที่รวมอยู่ในสินค้าคงคลังถือเป็นบทความเชิงพรรณนาซึ่งประกอบด้วย:

หมายเลขซีเรียล;
- ดัชนีกรณี;
- ชื่อคดี (เล่ม, ส่วน);
- วันที่คดี (ปริมาณ, ส่วนหนึ่ง)
- จำนวนแผ่นงานในไฟล์ (ปริมาตร, ส่วนหนึ่ง)
- ระยะเวลาการจัดเก็บไฟล์ (ปริมาตร, บางส่วน)
- บันทึก.

คอลัมน์สินค้าคงคลังถูกกรอกอย่างเคร่งครัดตามข้อมูลบนหน้าปกของคดี

กฎเกณฑ์ในการรวบรวมสินค้าคงคลังของคดี

เมื่อรวบรวมสินค้าคงคลังจะต้องปฏิบัติตามกฎต่อไปนี้:

แต่ละกรณี (ปริมาตร ชิ้นส่วน) จะถูกป้อนลงในสินค้าคงคลังภายใต้หมายเลขซีเรียลอิสระ
- ลำดับเลขของกรณีและปัญหาในสินค้าคงคลังเป็นยอดรวม ซึ่งหมายความว่าจำนวนคดีที่รวมอยู่ในคดีจะดำเนินต่อไปทุกปี ตัวอย่างเช่น หากส่วนประจำปีของสินค้าคงคลังรวมของกรณีบุคลากรสำหรับปี 2009 รวมกรณีและปัญหาตั้งแต่หมายเลข 1 ถึงหมายเลข 30 ดังนั้น จำนวนกรณีรวมของกรณีและปัญหาในส่วนประจำปีของสินค้าคงคลังรวมสำหรับปี 2010 จะเริ่มต้นด้วยหมายเลข 31
- ชื่อกรณีถูกป้อนลงในสินค้าคงคลังตามรูปแบบการจัดระบบที่ยอมรับตามระบบการตั้งชื่อของคดี
- คอลัมน์สินค้าคงคลังถูกกรอกอย่างเคร่งครัดตามข้อมูลที่รวมอยู่ในหน้าปกของคดี
- เมื่อรวมหลายกรณีในแถวที่มีส่วนหัวเดียวกันไว้ในสินค้าคงคลัง ชื่อของกรณีแรกจะถูกระบุแบบเต็ม และส่วนหัวของกรณีถัดไปจะถูกระบุด้วยคำว่า "เหมือนกัน" ในเวลาเดียวกัน ข้อมูลอื่น ๆ เกี่ยวกับคดีจะถูกป้อนลงในสินค้าคงคลังทั้งหมด (ในแผ่นงานใหม่แต่ละแผ่นของสินค้าคงคลัง ชื่อของคดีจะถูกทำซ้ำทั้งหมด)
- หากคดีมีเอกสารอยู่หลายปีให้ถือว่าคดีอ้างถึงปีที่เริ่มคดี ในเวลาเดียวกัน ในตอนท้ายของส่วนประจำปีของรายการสรุปของกรณีต่างๆ ในแต่ละปีต่อๆ ไป ซึ่งในระหว่างที่คดีดังกล่าวยังคงดำเนินต่อไปในสำนักงาน จะมีการบันทึก: “สำหรับเอกสารสำหรับปี 2010 โปรดดูรายการสินค้าหมายเลข 3/ พ.ศ. 2552 สำหรับปี 2552 คดีที่ 5, 7, 15” ;
- กรณีต่างๆ ที่เริ่มต้นในองค์กรหนึ่งและเสร็จสิ้นในอีกองค์กรหนึ่ง (เช่น ระหว่างการปรับโครงสร้างองค์กร) จะรวมอยู่ในสินค้าคงคลังรวมภายใต้ปีที่พวกเขาเข้าสู่องค์กรที่ทำงานในสำนักงานให้เสร็จสิ้น
- คอลัมน์สินค้าคงคลัง "หมายเหตุ" ใช้เพื่อจดบันทึกเกี่ยวกับการโอนคดีไปยังที่เก็บถาวรขององค์กรเกี่ยวกับคดีที่ได้รับจากแผนกโครงสร้างอื่น ๆ ในช่วงปีสำนักงานเกี่ยวกับลักษณะเฉพาะของสถานะทางกายภาพของคดี ฯลฯ

ทุกกรณีรวมอยู่ในสินค้าคงคลังจะต้องได้รับการจัดระบบเช่น จัดเรียงตามลำดับเฉพาะเพื่อให้ค้นหาได้ง่ายขึ้น ในการจัดระบบไฟล์บุคลากรในรายการสรุป จำเป็นต้องใช้หลักการตามลำดับเวลา ประกอบด้วยการรวบรวมส่วนของสินค้าคงคลังรวมในแต่ละปี

หัวข้อคดีในส่วนประจำปีมีการจัดระบบตามหลักการที่กำหนด ได้แก่ ตามชื่อประเภทเอกสารหรือกรณีตามลำดับดังต่อไปนี้

คำสั่งสำหรับบุคลากร
- บัตรลงทะเบียนบุคลากร
- บัญชีส่วนตัวของคนงานและลูกจ้างสำหรับค่าจ้าง (งบเงินเดือน)
- ไฟล์ส่วนตัวของพนักงานที่ถูกไล่ออก
- หนังสืองานที่ไม่มีการอ้างสิทธิ์;
- ดำเนินการสอบสวนอุบัติเหตุและเอกสารประกอบการดังกล่าว

ไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานที่ถูกไล่ออกจะถูกแยกออกเป็นส่วนย่อยแยกต่างหากของส่วนประจำปีของรายการสรุปกิจการด้านบุคลากร มีการจัดระบบสินค้าคงคลังตามตัวอักษรของนามสกุล นามสกุล ชื่อ และนามสกุลจะถูกระบุในกรณีเสนอชื่อ กรณีที่มีบัตรส่วนบุคคลจะถูกจัดระบบในสินค้าคงคลังตามตัวอักษรของนามสกุล

ไฟล์ส่วนตัวของพนักงานที่ถูกไล่ออกหลายไฟล์สามารถจัดเก็บไว้ในไฟล์เดียวได้ ขณะเดียวกัน พาดหัวข่าวบนหน้าปกของคดีดังกล่าวระบุว่า

“ไฟล์ส่วนตัวของคนงานที่ถูกไล่ออก
จากตัวอักษร "D" ถึงตัวอักษร "F"

ในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีการสร้างไฟล์บุคลากรในแผนกโครงสร้างต่างๆ จำเป็นต้องใช้หลักการโครงสร้างเมื่อรวบรวมส่วนประจำปีของสินค้าคงคลังรวมของคดีต่างๆ ในกรณีนี้ ส่วนหัวของกรณีบุคลากรจะอยู่ในส่วนประจำปีตามลำดับต่อไปนี้:

ฝ่ายบุคคล
1. คำสั่งบุคลากร
2. บัตรประจำตัวคนงานที่ถูกไล่ออก
3. ไฟล์ส่วนตัวของพนักงานที่ถูกไล่ออก
4. หนังสืองานที่ไม่มีการอ้างสิทธิ์

การบัญชี
5.บัญชีส่วนตัวของพนักงานตามค่าจ้าง

ส่วนประจำปีจะจัดเรียงตามลำดับเวลา โดยรวบรวมรายการสรุปเกี่ยวกับกิจการด้านบุคลากร ในองค์กรที่มีไฟล์บุคลากรจำนวนน้อย อนุญาตให้สร้างรายการสรุปของกรณีต่างๆ เป็นเวลาหลายปี แทนที่จะสร้างส่วนรายปี สิ่งนี้ทำในองค์กรที่ไม่ได้รวบรวมส่วนรายปีด้วยเหตุผลบางประการ ในกรณีนี้ รายการสรุปของกรณีต่างๆ จะถูกรวบรวมตามลำดับเวลา (ในองค์กรที่ไม่มีโครงสร้าง) หรือหลักการโครงสร้างตามลำดับเวลา

อนุญาตให้รวบรวมรายการกรณีอิสระสำหรับกรณีบุคลากรบางประเภท เช่น ไฟล์ส่วนบุคคล บัตรส่วนบุคคล ในสินค้าคงคลังสรุป ไฟล์ส่วนบุคคลและการ์ดจะถูกจัดเรียงตามตัวอักษรตามนามสกุลของพนักงานที่ถูกไล่ออก

ในตอนท้ายของแต่ละส่วนประจำปีของรายการสรุปของกิจการบุคลากร รายการสุดท้ายจะเกิดขึ้นหลังจากบทความอธิบายล่าสุด (หากรวบรวมรายการบัญชีเป็นเวลาหลายปีในคราวเดียว รายการสุดท้ายจะถูกสร้างขึ้นที่ส่วนท้ายของคำอธิบายสุดท้าย บทความสำหรับปีนี้) ระบุเป็นตัวเลขและคำในวงเล็บถึงจำนวนเคสจริงที่รวมอยู่ในส่วน ตัวเลขตัวแรกและตัวสุดท้ายของเคสสะท้อนถึงคุณสมบัติของการกำหนดหมายเลข (การมีอยู่ของตัวเลขที่หายไปและตัวอักษร ฯลฯ ) รายการสุดท้ายลงนามโดยผู้เรียบเรียงของส่วนนี้ โดยระบุตำแหน่งและวันที่ของการรวบรวม

บันทึกส่วนบุคคลและสรุปกรณีบุคลากร

สินค้าคงคลังของกรณีและปัญหาเป็นเอกสารทางบัญชีหลักสำหรับบันทึกรายบุคคลและสรุปของกรณีและปัญหาด้านบุคลากร การบัญชีหน่วยดำเนินการโดยการกำหนดหมายเลขอิสระให้กับแต่ละกรณี บนปกแต่ละกรณีจะมีรหัสกรณีซึ่งประกอบด้วยหมายเลขกองทุน หมายเลขสินค้าคงคลัง และหมายเลขกรณีตามสินค้าคงคลัง

การบัญชีสรุปของกรณีต่างๆ จะถูกบันทึกไว้ในรายการสุดท้ายของสินค้าคงคลัง ซึ่งวางไว้ที่ส่วนท้ายของรายการ การเปลี่ยนแปลงแต่ละครั้งในจำนวนกรณีในสินค้าคงคลัง (หากมีการกำจัดหรือได้รับ) จะสะท้อนให้เห็นในบันทึกขั้นสุดท้าย

หลังจากนี้ จะมีการสร้างรายการสุดท้ายใหม่สำหรับสินค้าคงคลัง ซึ่งได้รับการรับรองโดยลายเซ็นของผู้เก็บเอกสารที่ทำรายการ เมื่อเลิกใช้กรณีและปัญหาออกจากสินค้าคงคลัง ในคอลัมน์ "หมายเหตุ" ที่ระดับของกรณีและปัญหาที่เลิกใช้แต่ละกรณี ให้จดบันทึก "เลิกใช้แล้ว" (หรือ "สูญหาย")

สินค้าคงคลังของกรณีแผนกโครงสร้างมีหมายเลขลำดับ หมายเลขสินค้าคงคลังประกอบด้วยดัชนีของหน่วยโครงสร้างตามระบบการตั้งชื่อกรณีขององค์กรซึ่งเป็นปีที่รวมกรณีต่างๆ ไว้ในสินค้าคงคลัง

การกำหนดตัวอักษรของหมายเลขสินค้าคงคลังของกรณีและปัญหา

การกำหนดตัวอักษร "LS" จะถูกเพิ่มเข้าไปในจำนวนสินค้าคงคลังของไฟล์สำหรับบุคลากร และ "v" จะถูกเพิ่มเข้าไปในจำนวนสินค้าคงคลังของกรณีการจัดเก็บชั่วคราว (มากกว่า 10 ปี)

ดัชนีสินค้าคงคลังของคดีสำหรับบุคลากรในการให้บริการบุคลากรประกอบด้วยจำนวนที่กำหนดให้กับการบริการบุคลากรตามระบบการตั้งชื่อของคดีตัวอักษรเริ่มต้นของชื่อของหมวดหมู่เอกสารที่รวมอยู่ในสินค้าคงคลัง (“l/s” - บุคลากร) รวมถึงปีที่เปิดสินค้าคงคลังซึ่งกรณีที่รวมอยู่ในรายการ

ตัวอย่าง

ลำดับที่ 2 l/s-2011 โดย 2 คือ จำนวนแผนกบริการบุคลากรตามระบบการตั้งชื่อคดี l/s คือการกำหนดประเภทของคดี พ.ศ. 2554 เป็นปีที่เปิดคดี

ขั้นตอนที่ 2 เราจัดทำตารางเวลาสำหรับการโอนเคสไปยังที่เก็บถาวรและประสานงานกับหัวหน้าแผนกโครงสร้าง

กรณีต่างๆ จะถูกโอนไปยังเอกสารสำคัญขององค์กรตามกำหนดการที่ได้รับอนุมัติ รูปร่างของกราฟเป็นไปตามอำเภอใจ มันถูกรวบรวมโดยหัวหน้าหน่วยเก็บถาวรหรือบุคคลที่รับผิดชอบในหน่วยเก็บถาวร จากนั้นจะมีการตกลงกับหัวหน้าแผนกโครงสร้าง

ขั้นตอนที่ 3 เราส่งกำหนดการที่ตกลงกันไว้กับหัวหน้าองค์กรเพื่อลงนามและอนุมัติ

ขั้นตอนที่ 4 เราตรวจสอบความถูกต้องของรูปแบบและการดำเนินการของไฟล์ที่จะถ่ายโอนไปยังไฟล์เก็บถาวรขององค์กร

เมื่อยอมรับและถ่ายโอนไฟล์ไปยังไฟล์เก็บถาวรจำเป็นต้องตรวจสอบความถูกต้องของการสร้างและการลงทะเบียนไฟล์ (การลงทะเบียนไฟล์ส่วนบุคคลจะต้องดำเนินการโดยฝ่ายบริการบุคคลขององค์กร (ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล)) การปฏิบัติตามจำนวนกรณีรวมอยู่ด้วย ในรายการคดีของหน่วยโครงสร้างที่มีจำนวนคดีที่เปิดตามกิจการระบบการตั้งชื่อขององค์กร ข้อบกพร่องและความไม่ถูกต้องที่ระบุระหว่างการตรวจสอบจะถูกกำจัดโดยหน่วยโครงสร้าง

จากบรรณาธิการ:
อ่านเพิ่มเติมเกี่ยวกับการจัดทำและการดำเนินการคดีในนิตยสาร "ฉันเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพยากรบุคคล", 2554, ฉบับที่ 22, หน้า 12.

ขั้นตอนที่ 5 เราถ่ายโอนเคสไปยังไฟล์เก็บถาวร

เราถ่ายโอนไฟล์ถาวรและชั่วคราว (มากกว่า 10 ปี) ไปยังไฟล์เก็บถาวรควบคู่ไปกับการถ่ายโอนไฟล์บุคลากร เราขอเตือนคุณว่าไฟล์ที่จัดเก็บชั่วคราว (สูงสุด 10 ปี) จะไม่ถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรขององค์กรและหลังจากสิ้นสุดระยะเวลาการจัดเก็บชั่วคราวไฟล์เหล่านั้นอาจถูกทำลายได้

การถ่ายโอนไฟล์ที่เก็บข้อมูลชั่วคราว (สูงสุด 10 ปี) ไปยังที่เก็บถาวรขององค์กรในกรณีพิเศษได้รับอนุญาตจากการตัดสินใจของหัวหน้าองค์กร การตัดสินใจครั้งนี้ควรได้รับคำสั่งอย่างเป็นทางการจากหัวหน้าองค์กรซึ่งจะเป็นคำสั่งในกิจกรรมหลัก การโอนกรณีดังกล่าวไปยังที่เก็บถาวรนั้นดำเนินการตามข้อตกลงกับที่เก็บถาวรขององค์กรตามระบบการตั้งชื่อของคดี โปรดทราบว่าเอกสารเหล่านี้ไม่จำเป็นต้องโอนไปยังไฟล์เก็บถาวรเช่น หากการตัดสินใจดังกล่าวเกิดขึ้นและหน่วยเก็บถาวรเห็นด้วย กรณีต่างๆ จะถูกโอนตามระบบการตั้งชื่อ

กรณีต่างๆ จะถูกโอนไปยังที่เก็บถาวรขององค์กรต่อหน้าพนักงานของหน่วยโครงสร้างที่พวกเขาถูกถ่ายโอน สินค้าคงคลังถูกรวบรวมเป็น 2 ชุดโดยในคอลัมน์ "หมายเหตุ" ที่ระดับของหัวข้อแต่ละกรณีจะมีการบันทึกเกี่ยวกับการมีอยู่ของกรณี ในตอนท้ายของแต่ละสำเนาสินค้าคงคลัง ให้ระบุเป็นตัวเลขและคำ:

จำนวนเคสที่ยอมรับจริงในไฟล์เก็บถาวร
- วันที่รับและโอนคดี
- ชื่อของตำแหน่ง ลายเซ็นและใบรับรองผลการเรียนของลายเซ็นของบุคคลที่ถ่ายโอนไฟล์และพนักงานเก็บถาวร (บุคคลที่รับผิดชอบในการเก็บถาวร) ที่ยอมรับไฟล์

กรณีที่ถูกโอนไปยังเอกสารสำคัญทุกปีจะถือเป็นส่วนประจำปีของรายการสินค้าคงเหลือกรณีรวม เอกสารเกี่ยวกับบุคลากรจะรวมอยู่ในส่วนประจำปีที่เหมาะสมของรายการสรุปกิจการด้านบุคลากร จากรายการกรณีดังกล่าวในเอกสารสำคัญ องค์กรต่างๆ ค้นหาเอกสารที่จำเป็นสำหรับการออกใบรับรองระยะเวลาการให้บริการและค่าจ้าง

Natalia Kondakova ผู้เชี่ยวชาญในการใช้งานระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับจำนวนแผ่นที่เย็บและกำหนดหมายเลข เอกสารนี้ยังระบุด้วยว่ามีเอกสารเสียหายในกรณีนี้หรือมีการแนบเอกสารใหม่หรือไม่ เอกสารรับรองจะถูกติดลงบนฝาครอบเคสจากด้านใน พนักงานฝ่ายทรัพยากรบุคคลใส่ลายเซ็นของเขาลงในเอกสารนี้ ไฟล์ส่วนตัวของพนักงานจะถูกเก็บไว้ในไฟล์เก็บถาวรเป็นเวลา 75 ปี สำหรับผู้จัดการ มักจะใช้เวลานานกว่านั้น แต่ในเวลาเดียวกันหากพนักงานขอสำเนาเอกสารที่จำเป็นในวันทำการสุดท้ายก็สามารถทำได้ ในกรณีนี้ จะไม่ต้องจัดเก็บไฟล์และไฟล์เก็บถาวรจะถูกยกเลิกการโหลด บทสรุป หากคุณเป็นผู้ประกอบการรายบุคคล คุณไม่จำเป็นต้องเก็บไฟล์ส่วนตัวไว้ให้กับพนักงานของคุณ แม้ว่าจะเป็นการดีกว่าถ้าทำเช่นนี้ เนื่องจากจากประสบการณ์จริงเป็นที่ชัดเจนว่าด้วยไฟล์ส่วนบุคคล คุณสามารถรับข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับพนักงานได้ทันที

จะสร้างไฟล์เก็บถาวรส่วนบุคคลของพนักงานที่ถูกไล่ออกได้อย่างไร

ขั้นตอนการจัดเก็บต้องปฏิบัติตามกฎต่อไปนี้:

• ไฟล์ส่วนบุคคลทั้งหมดสำหรับพนักงานจะถูกเก็บไว้ในกระดาษและวางไว้ในโฟลเดอร์ที่มีเฟิร์มแวร์และหมายเลขลำดับตามมา
• บนหน้าปกของแต่ละโฟลเดอร์ที่สร้างขึ้นใหม่ จะมีการระบุหมายเลขซีเรียลและจำนวนเคสที่อยู่ในนั้น
• ในแผนกทรัพยากรบุคคล เฉพาะโฟลเดอร์ที่มีเอกสารของพนักงานที่ทำงานจริงเท่านั้นที่จะถูกจัดเก็บในปัจจุบัน
• โฟลเดอร์ทั้งหมดที่มีเอกสารของผู้ที่ถูกไล่ออกควรถูกเก็บถาวรและจัดเก็บตามวันที่และภายในวันที่ตามลำดับตัวอักษรหากเป็นไปได้

สำคัญ: ที่เก็บถาวรและที่เก็บถาวรจะต้องจัดไว้ในตู้พิเศษที่ไม่สามารถเข้าถึงความชื้นและไฟได้ ระยะเวลาการจัดเก็บไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานที่ถูกไล่ออก ระยะเวลาที่จำเป็นในการจัดเก็บเอกสารจะถูกกำหนดโดยผู้ออกกฎหมาย

จะเตรียมไฟล์ส่วนตัวของพนักงานที่ถูกไล่ออกเพื่อการเก็บถาวรได้อย่างไร

ความสนใจ

บันทึกขั้นสุดท้ายจะถูกจัดทำขึ้นสำหรับสินค้าคงคลังภายในซึ่งระบุเป็นตัวเลขและจำนวนเอกสารที่รวมอยู่ในนั้นและจำนวนแผ่นงานของสินค้าคงคลังภายใน สินค้าคงคลังภายในได้รับการลงนามโดยคอมไพเลอร์ หากคดีถูกผูกมัดหรือยื่นโดยไม่มีแบบฟอร์มสินค้าคงคลังภายในสินค้าคงคลังที่วาดขึ้นในแบบฟอร์มที่กำหนดจะถูกติดไว้ที่ด้านในของปกหน้าของคดี

การเก็บถาวรไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานที่ถูกไล่ออก

ช่วย: การเตรียมไฟล์ส่วนบุคคลที่เต็มไปด้วยการละเมิดสำหรับการยื่นในไฟล์เก็บถาวร - ไฟล์ส่วนบุคคลบางไฟล์หายไป - ไม่มีการเปิดเคสใหม่สำหรับพนักงานที่ทำงานนอกเวลาและต่อมาถูกจ้างงานประจำ ไม่สามารถกำจัดการละเมิดบางอย่างได้ (เช่น ได้รับคำชี้แจงจากพนักงานที่ถูกไล่ออกเป็นเวลานาน)

พนักงานแผนกควรทำอย่างไรเมื่อเตรียมกรณีดังกล่าวเพื่อจัดเก็บในเอกสารสำคัญ? ต้องกรอกเอกสารอะไรบ้าง? ควรมีการบันทึกในไฟล์ส่วนบุคคลที่ยื่นเรื่องการละเมิดหรือไม่? - การผูกมัดหรือการผูกมัด; - การนับจำนวนแผ่น; - จัดทำหนังสือรับรอง - จัดทำรายการเอกสารภายใน (ถ้าจำเป็น) - การลงทะเบียนรายละเอียดปกคดี
หากมีการเตรียมเคสเพื่อส่งไปยังที่เก็บถาวร แผ่นงานทั้งหมดของสินค้าคงคลังภายในจะมีหมายเลขกำกับด้วย โดยแยกจากแผ่นงานของเคสเท่านั้น สมุดจดรายการต่าง: วิธีเก็บรักษา จำเป็นต้องคำนึงถึงไฟล์ส่วนบุคคลที่เปิดสำหรับพนักงานด้วย

แบบฟอร์มมาตรฐานยังไม่ได้รับการอนุมัติ ซึ่งหมายความว่าคุณสามารถหยิบตัวอย่างจากอินเทอร์เน็ตหรือซื้อในร้านค้าได้ เนื้อหาของแต่ละคอลัมน์สามารถเปลี่ยนแปลงได้ขึ้นอยู่กับองค์กร

บันทึกประกอบด้วย: หมายเลขเคส วันที่เริ่มต้น นามสกุลและชื่อย่อของพนักงาน และข้อมูลอื่น ๆ เมื่อไฟล์ส่วนบุคคลถูกปิด จะมีการบันทึกลงในสมุดบันทึก โดยระบุวันที่และป้อนสาเหตุที่ปิดคดี

สำคัญ

โดยปกติจะป้อนข้อมูลเพิ่มเติมในคอลัมน์ "อื่นๆ" หรือ "หมายเหตุ" ไฟล์ส่วนบุคคลอิเล็กทรอนิกส์ ขณะนี้ บริษัท รัสเซียหลายแห่งได้ดำเนินการหรือเริ่มดำเนินการจัดการบันทึกบุคลากรแบบอัตโนมัติแล้ว

ไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงาน: ข้อกำหนดในการลงทะเบียนสิ่งที่ควรเป็น

นอกจากนี้ยังมีการกำหนดอายุการเก็บรักษาหนึ่งปีสำหรับตารางวันหยุดด้วย ระยะเวลาที่จำเป็นในการจัดเก็บเอกสารยืนยันว่าพนักงานได้รับการศึกษาโดยค่าใช้จ่ายขององค์กรนั้นถูกกำหนดโดยข้อกำหนดของกฎหมายภาษี

ความจริงก็คือวรรค 3 ของมาตรา 264 ของรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซียกำหนดว่าในการตัดค่าใช้จ่ายเหล่านี้เพื่อลดกำไรที่ต้องเสียภาษีองค์กรจะต้องเก็บเอกสารทั้งหมดที่ยืนยันการฝึกอบรม (ข้อตกลงกับสถาบันการศึกษาคำสั่งจาก หัวหน้าเพื่อส่งลูกจ้างไปฝึกอบรม การให้บริการ ประกาศนียบัตร ใบรับรอง ใบรับรอง ฯลฯ) ระยะเวลาการเก็บรักษาจะจำกัดอยู่ที่ระยะเวลาของสัญญาการฝึกอบรมและหนึ่งปีของการทำงานของพนักงาน แต่ไม่น้อยกว่าสี่ปี

เงื่อนไขในการจัดเก็บเอกสาร ในการจัดเก็บเอกสาร องค์กรจำเป็นต้องจัดเตรียมสถานที่พิเศษ (ตู้นิรภัยหรือตู้)

เก็บถาวรไฟล์ส่วนตัวของคนงานที่ถูกไล่ออก

ในระหว่างการทำงานไฟล์ส่วนบุคคลจะถูกเติมเต็มด้วยเอกสารอื่น ๆ เอกสารสุดท้ายสุดท้ายในแฟ้มส่วนตัวจะเป็นสำเนาคำสั่งบอกเลิกสัญญาจ้าง

คำสั่งนี้ตามมาจากข้อ 3.5.3 และ 3.6.18 ของกฎซึ่งได้รับการอนุมัติโดยการตัดสินใจของคณะกรรมการ Rosarkhiv เมื่อวันที่ 6 กุมภาพันธ์ 2545 เอกสารจะอยู่ในไฟล์ส่วนตัวตามลำดับเวลาที่ได้รับ (ข้อ

3.5.5 ของกฎซึ่งได้รับการอนุมัติโดยคำตัดสินของคณะกรรมการ Rosarkhiv เมื่อวันที่ 6 กุมภาพันธ์ 2545) การจัดเก็บไฟล์ส่วนบุคคล ในแผนก HR ให้เก็บไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงานที่ทำงานเท่านั้น ถ่ายโอนไฟล์ของพนักงานที่ลาออกไปยังคลังข้อมูลเพื่อจัดเก็บ เย็บเอกสารส่วนตัวที่มีหมุดสี่เข็มเข้ากับปกกระดาษแข็ง (แฟ้ม) หรือเย็บเล่มในลักษณะที่คุณสามารถอ่านข้อความของเอกสารทั้งหมด รวมถึงวันที่ วีซ่า และมติได้ ก่อนยื่น (เข้าเล่ม) ให้ดึงลวดเย็บออกจากเอกสารทั้งหมด

หอจดหมายเหตุของรัฐ: วิธีส่งไฟล์ส่วนตัวของพนักงาน

เมื่อเตรียมไฟล์สำหรับการยื่น (การเข้าเล่ม) ตัวยึดโลหะ (หมุด, คลิปหนีบกระดาษ) จะถูกลบออกจากเอกสาร 3.6.5. ไฟล์ถาวรที่ประกอบด้วยเอกสารที่มีค่าสูงหรือเอกสารที่ไม่ฟอร์แมตจะถูกจัดเก็บไว้ในโฟลเดอร์ปิดสามบานแบบแข็งพร้อมเชือกรูดหรือในกล่อง 3.6.6.

หากมีเอกสารส่วนบุคคลที่ไม่มีการอ้างสิทธิ์ในคดี (บัตรประจำตัวประชาชน บันทึกการทำงาน บัตรประจำตัวทหาร) เอกสารเหล่านี้จะถูกใส่ในซองซึ่งจะถูกยื่นในคดี หากมีเอกสารดังกล่าวจำนวนมาก เอกสารหลังจะถูกลบออกจากไฟล์และจัดทำรายการสินค้าคงคลังแยกต่างหาก

3.6.7. ในตอนท้ายของแต่ละกรณีจะมีการยื่นแบบฟอร์มเปล่าของแผ่นรับรองและที่จุดเริ่มต้นของคดี (เพื่อบันทึกเอกสารที่มีค่าโดยเฉพาะ) - แบบฟอร์มสำหรับสินค้าคงคลังภายในของเอกสารคดี 3.6.8.

การลงทะเบียนไฟล์ส่วนบุคคลของผู้ถูกไล่ออกในเอกสารภายใน

เอกสารรับรองคดีจัดทำขึ้นตามแบบฟอร์มที่กำหนด (ภาคผนวก 9) ซึ่งระบุเป็นตัวเลขและคำพูดจำนวนแผ่นหมายเลขของคดีจำนวนแผ่นสินค้าคงคลังภายในระบุเฉพาะของหมายเลขหมายเลขคดี (การปรากฏตัวของหมายเลขตัวพิมพ์ตัวอักษร, หมายเลขที่หายไป, จำนวนแผ่นงานที่มีรูปถ่ายติด, หมายเลขแผ่นงานรูปแบบขนาดใหญ่, ซองจดหมายพร้อมไฟล์แนบและจำนวนแผ่นงานที่แนบมาด้วย) และยังบ่งบอกถึงการมีอยู่ของไฟล์สำเนาโบรชัวร์ที่พิมพ์ด้วย จำนวนแผ่นงานหากไม่ได้ระบุไว้ในจำนวนรวมทั่วไปในไฟล์ เอกสารรับรองคดีนี้ลงนามโดยผู้เรียบเรียง

การเปลี่ยนแปลงองค์ประกอบและสถานะของคดีในภายหลังทั้งหมด (ความเสียหาย การเปลี่ยนเอกสารต้นฉบับ) จะถูกบันทึกไว้ในเอกสารรับรองโดยอ้างอิงถึงการกระทำที่เกี่ยวข้อง ห้ามวางใบรับรองบนหน้าปกเคสหรือด้านหลังว่างของเอกสารฉบับสุดท้าย

การจัดทำคดี และควรดำเนินการจนถึงการเลิกจ้างของลูกจ้าง จากนั้นจะถูกโอนไปยังไฟล์เก็บถาวรเพื่อจัดเก็บ เอกสารนี้ไม่สามารถถูกทำลายได้ในช่วงระยะเวลาหนึ่ง

จำเป็นหรือไม่จำเป็น? ได้มีการกล่าวไปแล้วว่าไม่จำเป็นต้องเป็นผู้นำพนักงานเลย แต่องค์กรที่เคารพตนเองจะมีเอกสารประเภทนี้ เมื่อใดจึงจำเป็นต้องจัดทำเอกสาร และเมื่อใดจึงจำเป็นต้องสร้างเอกสาร กฎเกณฑ์ในเรื่องนี้ไม่ได้ถูกกำหนดโดยกฎหมายทุกที่ การเก็บรักษาไฟล์ส่วนบุคคลของพนักงาน ไฟล์ส่วนบุคคลประกอบด้วยหน้าปกของไฟล์ส่วนบุคคลและเอกสารของพนักงานซึ่งมีข้อมูลที่ครอบคลุมเกี่ยวกับพนักงานและกิจกรรมการทำงานของเขา (หากเรากำลังพูดถึงนักเรียนแล้วข้อมูลเกี่ยวกับการฝึกอบรมของเขา) ผู้จัดการและเจ้าหน้าที่ของพวกเขา ผู้เชี่ยวชาญชั้นนำ พนักงานที่รับผิดชอบทางการเงิน (แคชเชียร์ พนักงานเก็บเงิน ฯลฯ ); พนักงานที่มีโอกาสได้เลื่อนตำแหน่ง ฯลฯ

คำแนะนำ

หากต้องการโอนไฟล์ของพนักงานที่ลาออกไปยังที่เก็บถาวร ให้จัดเรียงเอกสารตามลำดับเวลาย้อนกลับ ซึ่งหมายความว่าเมื่อคุณถูกจ้าง คุณได้รวบรวมแฟ้มส่วนตัว หน้าแรกของนั้นเป็นใบสมัครงาน เมื่อโอนคดีไปยังที่เก็บถาวรแผ่นงานแรกจะเป็นจดหมายลาออก

Подшивая личное дело сотрудника, одновременно составляйте опись подшиваемых документов. В личное дело для передачи в архив подшейте все имеющиеся документы: анкету или резюме, копии документов об образовании, копии приказов о приеме на работу, увольнении и иных приказов, которые издавались