Излишне выплаченная. Какие излишне выплаченные работнику суммы можно удержать из его зарплаты

Обязан ли работник вернуть переплату

Все ситуации, когда деньги, излишне выплаченные сотруднику, запросто можно удержать из зарплаты по инициативе компании, перечислены в статье 137 ТК РФ. Назову самые частые.

Прежде всего, удержать с работника вы вправе ранее выданные ему деньги, которые он не вернул или не отработал. Например, не отчитался о полученных на хознужды деньгах или не представил авансовый отчет, вернувшись из командировки. Кроме того, если сотрудник увольняется, с него можно удержать неотработанный аванс по зарплате, а также излишне полученные отпускные. Правда, в некоторых случаях неотработанные отпускные удержать нельзя. Скажем, в случае сокращения.

Другая ситуация – переплатили работнику из-за его неправомерных действий, что подтверждено решением суда. Например, при трудоустройстве он предъявил вам фальшивый диплом о высшем образовании.

И наконец, самая распространенная ситуация, которую мы и рассмотрим подробно, – сотруднику выплатили больше денег из-за ошибки бухгалтера или сбоя в компьютерной программе. Тут сразу же оговорюсь: компания вправе удержать переплату, только если допущенная счетная ошибка. Такой же порядок действует и в отношении отпускных.

РАССЧИТАТЬ ЗАРПЛАТУ

Однако ни в одном нормативном документе не сказано о том, что же такое счетная ошибка. На практике таковой считают любую неточность, допущенную в арифметических расчетах. К примеру, бухгалтер неправильно сложил или умножил цифры. А если вы использовали неверный алгоритм расчета отпускных или, скажем, учли лишние выплаты, такая ошибка уже не счетная. Теперь представим такую ситуацию– зарплату сотруднику перечислили дважды за один и тот же период. Так вот, и такая ошибка к счетным не относится, так как зарплата была посчитана верно (определение Верховного суда РФ от 20 января 2012 г. № 59-В11-17). Точно так же, если в приказе указан один сотрудник, а выплату начислили, например, его однофамильцу, истребовать полученные денежные средства компания не сможет.

Разумеется, сотрудник может возместить любую переплату по собственному желанию. Обычно сотрудники так и поступают, чтобы избежать конфликта со своим работодателем. Если работник уже успел истратить деньги, можно договориться с ним, что компания будет постепенно удерживать у него переплату.

При этом не забывайте, что общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, и лишь в исключительных случаях – 50 процентов (ст. 138 ТК РФ).

Вместе с тем сам сотрудник может распоряжаться своей заработной платой как хочет. Для этого достаточно написать заявление в бухгалтерию компании. Положения статьи 138 ТК РФ тут не действуют. То есть в этом случае удерживать можно на что угодно и сколько угодно. Представители Роструда подчеркнули это в письме от 16 сентября 2012 г. № ПР/7156-6-1 .

ВОПРОС УЧАСТНИКА

– Вместо больничных выдали сотруднику зарплату. Как исправить такую ошибку?
– Прежде всего, сделайте перерасчет. А именно вместо зарплаты рассчитайте пособие за те дни, когда работник болел.
Если вдруг окажется, что сумма по больничному листу больше, чем зарплата за эти дни, просто доплатите работнику разницу. Но гораздо вероятнее обратная ситуация. То есть сотруднику вы выдали больше положенного. В таком случае сумму излишка зачтите в счет будущих начислений. Но только с письменного согласия самого работника.

Сложнее обстоит дело, если работник уже уволился из компании. Ведь работодатель имеет право удерживать средства только из заработной платы сотрудников. Здесь же получается, что удерживать уже не из чего. Работник уволился, а значит, зарплату в организации получать уже не будет.

В таком случае у работодателя остается один путь для взыскания лишних денег – обращение в суд. Разумеется, если сотрудник не согласен вернуть переплату добровольно, а организация имеет право, согласно трудовому законодательству, требовать возврата денег.

Например, если речь идет об излишне выплаченных отпускных, долг придется простить. Дело в том, что суд будет на стороне сотрудников. И не важно, что на сегодня утратила силу норма законодательства, которая ранее запрещала работодателям взыскивать неотработанные отпускные в судебном порядке (абз. 3 п. 2 Правил, утвержденных НКТ СССР 30 апреля 1930 г. № 169).

В любом случае возникшую задолженность по отпускным нельзя считать неосновательным обогащением. Ведь об этом можно говорить только в случае недобросовестности со стороны работника или счетной ошибки (п. 3 ст. 1109 ГК РФ). Вот примеры дел, решенных в пользу работников – определения Московского областного суда от 15 декабря 2011 г. по делу № 33–25971 и Московского городского суда от 8 августа 2011 г. по делу № 33–23166 .

Как отразить переплату в бухучете

Все исправления в бухгалтерском учете нужно сделать в том периоде, в котором выявлена ошибка. Для этого просто сторнируйте излишне начисленную сумму. Также сторнируйте и сумму НДФЛ. Ведь работник должен вернуть вам только ту сумму, которую вы ему перечислили. Проводки будут такие:

ДЕБЕТ 20 (23, 25, 26, 29, 44 …) КРЕДИТ 70
– сторнирована излишне начисленная сумма заработной платы;

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 68 субсчет «Расчеты с бюджетом по НДФЛ»
– сторнирована сумма излишне удержанного НДФЛ;

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 70
– переплата возвращена в кассу (если работник выбрал такой способ вернуть долг).

А если работник просит удержать лишние деньги из своей зарплаты, достаточно первых двух проводок. При этом проводки по взносам сторнировать необязательно. Просто когда будете их рассчитывать по итогам месяца, не забудьте вычесть из базы сумму переплаты.

Какие документы нужно оформить

Основанием для исправления документов и перерасчета будет служебная записка (см. образец ниже. – Примеч. ред.). Опишите в ней, какая ошибка допущена и что надо предпринять, чтобы ее исправить.

Далее проинформируйте о переплате самого работника (см. образец уведомления ниже. – Примеч. ред.). Укажите в этом письме сумму, которую вы просите вернуть, а также назовите причину, из-за которой работник получил лишние деньги. Сотрудника ознакомьте с письмом под подпись.

О ЛЕКТОРЕ

Если работник не согласится вносить наличные, но не возражает, чтобы переплату вычли из зарплаты, руководитель издает приказ об удержании (см. образец ниже. – Примеч. ред.). Сотрудник должен поставить подпись на приказе, указав, что он не возражает против основания и суммы удержаний (письмо Роструда от 9 августа 2007 г. № 3044-6-0).

Причем письменное подтверждение необходимо даже в том случае, если у компании есть законное право удержать с работника переплату.

При этом вы вправе удерживать деньги в том числе и с аванса по зарплате за первую половину месяца. И лучше именно так и делать. Дело в том, что при расчете удержаний лишь один раз по окончании месяца вы можете столкнуться с тем, что зарплаты работника за минусом НДФЛ и уже выплаченного аванса может оказаться недостаточно для взыскания всей суммы. Или вторая часть выплаты окажется значительно меньше первой. Ведь с аванса по зарплате удерживать НДФЛ не нужно.

ВОПРОС УЧАСТНИКА

– Придется ли пересчитывать налоги и взносы?
– В нашем случае речь идет о переплате сотруднику, который продолжает работать в вашей компании. Значит, нужно просто уменьшить на ее сумму текущие начисления в пользу данного работника. Это правило касается и налога на прибыль, и взносов в фонды, и НДФЛ. Дело в том, что ошибки в расчете базы тут нет. Значит, уточнять отчеты за прошлые периоды не нужно.

Конспект подготовил Сергей Шилкин

Звезда
за правильный ответ

Неправильно

Правильно!

Компания выплатила сотруднику больше отпускных, чем ему полагалось. Ошибка не является счетной, но работник согласен, чтобы излишек удержали из его зарплаты. Обязательно ли в этом случае применять ограничение в 20 процентов:

Сотрудник вправе распоряжаться своей заработной платой по своему усмотрению. Если он напишет заявление в бухгалтерию компании, удержать с него можно и больше 20 процентов. принесет дубликат больничного листка с верными сведениями.

Работник обязательно должен подтвердить свое согласие на удержание переплаты в письменном виде.

В случае если работник своевременно не вернул в кассу остаток неиспользованных средств, следует руководствоваться ст. 137 Трудового кодекса, которой предусмотрены случаи удержания из заработной платы работника для погашения его задолженности работодателю.

Решения работодатель принимает и оформляет, как правило, в форме приказа или распоряжения, хотя унифицированной формы такого приказа нормативными правовыми актами не установлено.

Что касается согласия работника на удержание сумм из заработной платы, следует получить его письменное согласие.

14.12.2018

Иногда при оплате труда, бухгалтер может допустить ошибку и недоплатить или переплатить зарплату.

В первом случае всегда можно совершить доплату.

А вот излишне выплаченную сумму можно взыскать только в ограниченном количестве.

Также закон вводит ограничение на возможность удержания в зависимости от того, по какой причине была совершена переплата.

Что делать, если сотруднику переплатили?

На практике переплата по заработной плате может быть совершена по ряду причин.

Если бухгалтер допустил ее, есть три варианта выхода из ситуации:

1. Поговорить с сотрудником и попросить добровольно внести излишне выплаченную сумму в кассу предприятия. Особенно такой способ рационален, когда выплата только была совершена, и деньги еще не были израсходованы.
2. Совершить удержание переплаченной суммы с письменного . Можно установить определенные размеры удержаний на оговоренный период, но не более 20% от ежемесячной зарплаты.
3. Подать исковое заявление в судебную инстанцию с целью принудительного взыскания излишне переплаченной суммы. Этот вариант используют, если сотрудник не желает возвращать лишние суммы и согласие на удержание не написал.

Копия документа направляется на ознакомление работнику. После этого сотрудник вносит в кассу предприятия излишнюю сумму , дает согласие на удержание, или работодатель подает иск в суд.

Читайте также:

Можно ли удержать сумму переплаты из заработной платы работника?

Законодатель довольно строг к вопросу взыскания излишне уплаченных работнику сумм.

Ст. 137 ТК РФ содержит перечень случаев по образованию переплаты, когда допускается удержание излишне уплаченных денег :

• при возмещении неотработанного аванса;
• возврат неизрасходованных сумм командировочных;
• при допущении счетных ошибок;
• при излишне уплаченных отпускных (кроме случаев п. 1 и 2 ст. 77 и п. 1, 2, 5, 6,7 ст. 83 ТК РФ);
• переплата совершена по причине неправомерных действий работника, признанных судом;
• если органом по труду доказано нарушение норм.

При других обстоятельствах взыскать излишне переплаченную сумму из заработной платы работодатель с работника не сможет.

В ТК РФ нельзя найти конкретного понятия счетной ошибки. Но, согласно письму от 01.10.2012 № 1286-6-1 счетной признается ошибка, допущенная в результате арифметических подсчетов.

Приведем конкретные примеры в форме таблицы :

На практике, большинство ситуаций разрешаются мирно. Сотрудник, получивший неположенную сумму, самостоятельно вносит переплаченные деньги в кассу предприятия или соглашается на удержание из заработной платы.

В каком размере можно выполнить взыскание?

Ст. 138 ТК РФ устанавливает ограничение на размеры удержаний из заработной платы в размере 20% . Поэтому период взыскания долга может затянуться на несколько месяцев, в зависимости от суммы задолженности.

Пример:

Предположим, сотруднику переплатили зарплату на 10 тыс. руб.

Его ежемесячный доход составляет 20 тыс. руб.

20% от 20 тыс. составляет 4 тыс.

Больше, чем эта сумма, по закону с сотрудника взыскать нельзя даже при его согласии.

Поэтому при такой зарплате весь долг будет взыскан при удержаниях за 3 месяца (4000 + 4000 + 2000).

По соглашению сторон допускается установить и меньший размер удержания из заработной платы.

Например, сотрудник и работодатель пришли к соглашению о ежемесячных удержаниях из зарплаты в размере 10% в счет погашения задолженности, которая образовалась при переплате в результате счетной ошибки бухгалтера.

Если сотрудник желает возвращать долг большими платежами, он может просто получать зарплату и потом самостоятельно вносить сумму задолженности в размере, превышающем установленные законом 20%.

Как правильно оформить?

Для юридического фиксирования счетной ошибки и переплаты рекомендуется оформлять специальный акт . Он составляется в 2 экземплярах.

Документ подписывает каждый из членов комиссии, в ее состав можно включить: бухгалтера, главного бухгалтера и других лиц предприятия.

Один экземпляр документа остается в организации, второй вместе с уведомлением необходимо вручить работнику под подпись.

В уведомлении указывается сумма излишне выплаченной суммы, необходимость ее вернуть и сроки.

Если сотрудник отказался выплачивать долг или промолчал в ответ на уведомление, взыскать задолженность из заработной платы работодатель вправе только через судебный орган .

Письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0 гласит, согласие на удержание излишне переплаченных сумм из зарплаты оформляется работником в письменном виде.

В течение месяца работодатель издает задолженности из заработной платы.

Он содержит информацию :

• постановки задачи бухгалтеру удержать сумму долга из зарплаты сотрудника;
• личные данные сотрудника;
• размер удержаний;
• с какого месяца будут удерживаться средства;
• основания;
• подпись руководителя;
• дата.

С приказом работника необходимо ознакомить под подпись.

Только после совершения таких манипуляций работодатель вправе производить удержания излишних сумм.

При необходимости уволиться между работником и работодателем заключается соглашение о сроках и размерах выплаты задолженности в добровольном порядке.

Если должник не совершает положенные платежи, с этим документом работодатель вправе обратиться к суду с разрешением на взыскание через приставов.

Если работник уволился, и после этого работодатель обнаружил, что переплатил сумму сотруднику, то организация пишет уведомление с требованием внести долг , иначе последует обращение в судебную инстанцию.

При обращении в суд оформляется исковое заявление, к нему прикладывается пакет документов :

1. трудовой договор с сотрудником;
2. документы по расчету и выплате зарплаты;
3. акт о выявленной ошибке;
4. уведомление, с подтверждением о вручении уволенному сотруднику.

Если часть задолженности уже была выплачена необходимо дополнительно приложить справку с остатком задолженности на момент обращения в суд.

По завершении судебного разбирательства суд выдает постановление о взыскании задолженности либо отказе в удовлетворении иска.

Если решение положительное, то постановление направляется приставам для открытия исполнительного производства и взыскания суммы задолженности.

Выводы

По теме взыскания из зарплаты излишне уплаченных сумм можно сделать несколько основных выводов:

• Удержание можно производить в размере не более 20% в месяц из заработной платы.
• Работодатель должен получить согласие работника и издать соответствующий приказ по предприятию.
• При отказе от выплаты долга работодатель вправе обратиться в суд для решения вопроса.
• Ст. 137 ТК РФ устанавливает определенные ситуации по переплатам, при которых допускается удержания из зарплаты и взыскание через суд суммы задолженности.

В обзоре судебной практики ВС РФ за третий квартал 2013 года (утв. президиумом Верховного Суда РФ 05.02.2014) рассмотрены, в том числе, вопросы касающиеся взыскания задолженности за неотработанные дни отпуска, несвоевременного предоставления больничного листа, а также начисления районного коэффициента и надбавки за стаж работы в районах КС и приравненных к ним местностях.

В обзоре судебной практики ВС РФ за третий квартал 2013 года (утв. президиумом Верховного Суда РФ 05.02.2014) рассмотрены, в том числе, вопросы касающиеся взыскания задолженности за неотработанные дни отпуска, несвоевременного предоставления больничного листа, а также начисления районного коэффициента и надбавки за стаж работы в районах КС и приравненных к ним местностях.

Верховный Суд РФ в обзоре за 3 квартал 2013 года указал, что в случае увольнения работника до окончания рабочего года, в счёт которого он уже получил ежегодный оплачиваемый отпуск, задолженность за неотработанные дни отпуска взысканию в судебном порядке не подлежит. В том числе если при расчёте работодатель не смог произвести удержание этой суммы из причитающейся к выплате заработной платы вследствие её недостаточности. (Определение № 69-КГ13-6 ВС РФ)

Согласно ч. 4 ст. 137 ТК РФ заработная плата, излишне выплаченная работнику (в том числе при неправильном применении трудового законодательства или иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права), не может быть с него взыскана, за исключением случаев: счётной ошибки; если органом по рассмотрению индивидуальных трудовых споров признана вина работника в невыполнении норм труда (ч. 3 ст. 155 ТК РФ) или простое (ч. 3 ст. 157 ТК РФ); если заработная плата была излишне выплачена работнику в связи с его неправомерными действиями, установленными судом. Аналогичные положения предусмотрены ч. 3 ст. 1109 ГК РФ, ограничивающей основания для взыскания заработной платы, предоставленной гражданину в качестве средства к существованию, как неосновательного обогащения при отсутствии его недобросовестности и счётной ошибки.

Предусмотренные ст. 137 ТК РФ, ст. 1109 ГК РФ содержат исчерпывающий перечень случаев, когда допускается взыскание с работника излишне выплаченной заработной платы. Таким образом, действующее законодательство не содержит оснований для взыскания суммы задолженности в судебном порядке с работника, использовавшего отпуск авансом, если работодатель фактически при расчёте не смог произвести удержание за неотработанные дни отпуска вследствие недостаточности сумм, причитающихся при расчёте..

Помимо вопроса о взыскании излишне выплаченной зарплаты ВС РФ обращает внимание на то, что несвоевременное представление работником работодателю документов, подтверждающих факт временной нетрудоспособности, не может служить основанием для признания неуважительными причин его отсутствия на работе и увольнения за прогул. (Определение № 69-КГ13-4 ВС РФ).

Будучи в отпуске в другом регионе, С. заболела и обратилась в медицинское учреждение по месту своего нахождения. Врачи установили заболевание и назначили лечение. О том, что она заболела, истец сообщила на работу по телефону 15.08.2012 г., просила продлить отпуск на 10 дней. С 14 по 23 августа 2012 г. С. находилась на лечении. По окончании лечения выехала к месту работы. 29.08.2012 г. она вышла на работу, однако ей объявили об увольнении по подп. «а»п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ за прогул - отсутствие на рабочем месте в период с 24 по 29 августа 2012 г. и выдали трудовую книжку.

В соответствии со ст. 124 ТК РФ ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлён или перенесён на другой срок, определяемый работодателем с учётом пожеланий работника, в случае временной нетрудоспособности работника. Отказывая в удовлетворении исковых требований, суд первой инстанции исходил из того, что С. не предупредила работодателя о болезни в период отпуска, в связи с чем допустила нарушение трудовой дисциплины, поскольку, как следовало из правил внутреннего трудового распорядка организации, к основным обязанностям работника относилось в том числе своевременное сообщение руководству о причинах невыхода на работу. Суд счёл, что, не представив работодателю листок нетрудоспособности, истец допустила злоупотребление своим правом на продление отпуска, поэтому её увольнение за прогул без уважительных причин является законным.

Судебная коллегия признала данный вывод суда ошибочным, поскольку отсутствие сведений об уведомлении работодателя 24.08.2012 г. о наличии у истца листка нетрудоспособности не может служить основанием для признания неуважительными причин отсутствия С. на работе в период с 24 по 29 августа 2012 г. Обязанность работодателя продлить отпуск в случае временной нетрудоспособности работника закреплена в ст. 124 ТК РФ, по смыслу которой работник должен подтвердить факт временной нетрудоспособности соответствующим документом (листком временной нетрудоспособности), который даёт право на продление отпуска.

Судом при рассмотрении дела с достоверностью установлено, что С. не скрывала от работодателя наличия у неё листка нетрудоспособности и не вводила работодателя в заблуждение по этому вопросу. Работодатель издал приказ об увольнении истца за прогул после выхода С. на работу 29.08.2012 г. и после того, как она предъявила документы о временной нетрудоспособности в период своего отпуска. Несвоевременное представление работником работодателю документов, подтверждающих факт нахождения в состоянии временной нетрудоспособности, в данном случае произошло по причине пребывания С.в указанный период времени в отпуске в другом регионе, вдали от места работы и проживания, и поэтому не может считаться виновным нарушением работником норм трудового законодательства.

Кроме указанных выше вопросов, ВС РФ указал, что районный коэффициент и надбавка за стаж работы в районах КС и приравненных к ним местностях подлежат начислению на заработную плату работника, установленную в размере не ниже предусмотренного законом МРОТ. (Определение № 93-КГПР13-2 ВС РФ).

При рассмотрении дела суд первой инстанции пришёл к выводу о том, что заработная плата начислялась истцу в размере, не соответствующем нормам трудового законодательства. При этом суд указал на то, что размер начисленной заработной платы работника, полностью отработавшего за этот период норму рабочего времени и выполнившего нормы труда в нормальных условиях труда, не должен быть ниже установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда в Российской Федерации, и на эту сумму должен быть начислен районный коэффициент и надбавка за стаж работы в данном районе или местности.

Отменяя решение суда первой инстанции, вышестоящий суд исходил из того, что совокупный размер месячной заработной платы истца с учётом стимулирующих выплат с включением районного коэффициента и северной надбавки превышает установленный федеральным законом минимальный размер оплаты труда, следовательно, нарушений трудовых прав истца при выплате заработной платы за спорный период ответчиком не допущено.

Верховный Суд РФ подтвердил, что трудовым законодательством допускается установление окладов (тарифных ставок) как составных частей заработной платы работников в размере менее минимального размера оплаты труда при условии, что их заработная плата без включения районного коэффициента и процентной надбавки за непрерывный стаж работы будет не менее установленного федеральным законом минимального размера оплаты труда. При таких обстоятельствах вывод суда апелляционной инстанции о том, что заработная плата работника с учётом северной надбавки и районного коэффициента должна быть не ниже минимального размера оплаты труда, противоречит нормам действующего трудового законодательства.

По этой теме также читайте ответ на вопрос «Как осуществляются расчеты с работником при увольнении, если он уже получил отпускные, но отпуск еще не отработал?» в

Если при начислении заработной платы была допущена арифметическая ошибка, в результате которой сотрудник получил большую сумму, он должен вернуть разницу. Работник может вернуть деньги сам или написать заявление с просьбой о том, чтобы сумму удержал сам работодатель со следующей зарплаты.

Работник возвращает деньги сам

Сотрудник может сдать деньги в кассу организации (Дебет 50 Кредит ) или перечислить их на расчетный счет (Дебет Кредит ).

Если сотруднику была начислена одна сумма, а выплачена большая, то по оборотам все встанет на свои места, когда работник возместит эту разницу.

В случае, когда ошибка заключалась именно в арифметическом подсчете зарплаты в начислении, нужно сделать следующие проводки:

• Дебет 20 ( , …) Кредит – сторнировать излишнее начисление заработной платы
• Дебет 73 Кредит — списать сумму излишка на прочие расчеты с сотрудниками

После того, как исправлены суммы по зарплате, не забудьте устранить ошибочные суммы и по НДФЛ (сторнировать начисление налога по дебету и Кредиту 68 НДФЛ), и по страховым взносам (сторнирующая запись по счету 20 ( , 25…) и кредиту 69 счетов)

Организация ошибочно начислила и выплатила (за минусом подоходного налога) сотруднику зарплату в размере 30 000 руб. за май, вместо 000 руб.. Работник вернул деньги в кассу.

Проводки:

Работодатель удерживает деньги

По заявлению сотруднику излишне выплаченную зарплату работодатель может удержать сам. Для этого делают записи:

• Дебет Кредит 73 – удержана из зарплаты излишне выданная сумма

В месяце ошибочного начисления делают сторнирующие записи по начислению зарплаты, налогов и взносов.

Работник написал заявление на удержание из зарплаты за июнь (по начислению 24 780 руб.) излишне выплаченной суммы в размере 3500 руб. за май.

Проводки:

Возврат излишне выплаченной заработной платы возможен в строго указанных в законе случаях. Расскажем о таких ситуациях и порядке, в котором предприятие может взыскать причиненный ущерб с работника или виновного в переплате бухгалтера.

Когда можно вернуть излишне начисленную и выплаченную заработную плату

В ч. 4 ст. 137 Трудового кодекса РФ содержится исчерпывающий список ситуаций, когда может быть взыскана излишне выплаченная зарплата работнику. Это:

• счетная ошибка;
• вина работника в невыполнении им норм труда или простое;
• неправомерные действия работника.

Определение понятия «счетная ошибка» в действующем законодательстве не содержится, но можно ориентироваться на разъяснение, данное Рострудом в письме от 01.10.2012 № 1286-6-1: это арифметическая ошибка, т. е. допущенная при проведении арифметических расчетов.

Технический сбой в программе, начисляющей зарплату, может признаваться счетной ошибкой, а может и нет. Судебная позиция по этому вопросу противоречива:

1. Согласно апелляционному определению Свердловского областного суда от 21.04.2016 по делу № 33-7642/2016 технические ошибки счетными не являются.
2. В определении Самарского областного суда от 18.01.2012 № 33-302/2012 говорится о том, что арифметическая ошибка возникает при ручном счете, а техническая (сбой программного обеспечения) — при автоматизированном. В обоих случаях это является счетной ошибкой.

Если речь идет о виновных действиях работника, необходимо оформить документы, подтверждающие данный факт: зафиксировать простой актом, сообщить в полицию о факте хищения средств бухгалтером, начислившим себе лишнюю зарплату.

Как вернуть неправильно выплаченную зарплату

У работодателя имеется 3 варианта возврата излишне начисленной и выплаченной заработной платы:

1. Договориться с работником о добровольном внесении последним лишних денег в кассу предприятия.
2. С согласия работника производить удержания из его зарплаты.
3. Обратиться в суд для принудительного взыскания долга с работника.

В любом случае при обнаружении переплаты составляется акт, где фиксируется факт ошибки и сумма излишне выплаченной ЗП.

ВАЖНО! Из положений ст. 137 ТК РФ и анализа судебной практики можно определить ситуации, в которых счетная ошибка не возникает. Это оплата отпуска более длительной продолжительности, выплата премии в большем размере, получение двойной зарплаты (определение ВС РФ от 20.01.2012 № 59-В11-17 и т. д.).

Копия акта и уведомление о необходимости вернуть излишне полученную зарплату направляются работнику.

Работник либо вносит средства в кассу по приходно-кассовому ордеру, либо дает согласие на удержания из зарплаты.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Список оснований для произведения удержаний из зарплаты является закрытым, счетная ошибка и простой либо невыполнение работником обусловленных договором норм труда в этот список входят (абз. 3 ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Согласно письму Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0 от работника должно быть получено письменное согласие о перечислениях из его ЗП в пользу организации на основании того, что он получил больше, чем должен был, в результате счетной ошибки. Тогда у работодателя появится право на издание приказа об удержаниях из зарплаты (ч. 3 ст. 137 ТК РФ).

Как отразить возврат зарплаты в бухгалтерском учете

В бухгалтерском учете ситуация, когда работнику была излишне начислена и перечислена зарплата, а потом он вернул излишек обратно предприятию, выглядит следующим образом.

Если работник дал согласие на проведение удержания из зарплаты, такое удержание проводится так: Дт 70 Кт 73. По счету 73 открывается субсчет по соответствующей ситуации.

Бухгалтеру, минусующему с начисленной работнику зарплаты долг перед организацией, следует помнить положение ч. 1 ст. 138 ТК РФ, согласно которому с одной зарплаты можно удержать не больше 20% от суммы выплаты.

Акт об обнаружении счетной ошибки, уведомление работника, приказ об удержании с зарплаты

Для фиксирования юридического факта счетной ошибки составляется комиссионный акт. В состав комиссии можно включить главного бухгалтера, бухгалтера по зарплате и др.

В акте указывается, где, когда и кем была обнаружена ошибка, причина ее совершения, размер излишне выплаченной заработной платы. Акт составляется в 2 экземплярах, его подписывают все члены комиссии.

Один экземпляр акта вручается/отправляется работнику вместе с уведомлением о необходимости вернуть излишне полученную ЗП. В уведомлении указывается сумма и дата, до которой долг нужно погасить.

В ответ на полученное уведомление работник вносит деньги на счет организации либо дает свое согласие на удержание из зарплаты в погашение долга.

В течение месяца после истечения срока, данного на добровольное внесение средств в кассу / на расчетный счет фирмы, работодатель издает приказ об удержании из зарплаты (ч. 2 ст. 137 ТК РФ).

Приказ содержит:

• поручение бухгалтеру совершать удержания;
• Ф. И. О. и должность сотрудника-должника;
• размеры удержаний;
• основание для совершения этих операций.

Отказ или молчание работника в ответ на уведомление не дают права высчитывать с него излишне уплаченную зарплату. В таком случае работодателю остается только судебный порядок взыскания переплаты.

Взыскивается ли излишне выплаченная уволенному работнику зарплата

Излишне выплаченная уволенному работнику заработная плата взыскивается в том же порядке, что и с работающего: составляется акт об обнаружении счетной ошибки и отправляется уведомление о необходимости погасить задолженность. Но вместо удержания с зарплаты пишется предупреждение об обращении в суд в случае отказа вернуть деньги в добровольном порядке.

Чаще всего уволенный работник отказывается возвращать лишние деньги, и работодателю приходится обращаться в суд.

Ч. 3 ст. 392 ТК РФ в таком споре не применяется, т. к. работник не совершал неправомерных действий, в результате чего работодатель понес ущерб.

В этом случае судебное разбирательство будет происходить на основании гражданского законодательства, а именно ст. 1102, п. 3 ст. 1109 Гражданского кодекса РФ (взыскание неосновательного обогащения вследствие счетной ошибки).

Исковая давность общая — 3 года с даты, до которой бывший работник должен был вернуть деньги.

Можно ли взыскать переплату с виновного бухгалтера

У работодателя есть возможность привлечения к материальной ответственности бухгалтера, поскольку в результате его некорректных действий и невозможности взыскания излишне перечисленных средств с работника организация понесла ущерб.

Здесь возможны 2 варианта:

1. Если с бухгалтером подписан договор о полной материальной ответственности в соответствии со ст. 244 ТК РФ, с него взыскивается вся сумма переплаты.
2. Если договор о материальной ответственности с бухгалтером не заключен, то ущерб с него взыскивается в порядке ст. 238 ТК РФ в пределах одной среднемесячной зарплаты.

Как указывается в письме Роструда от 19.10.2006 № 1746-6-1, материальная ответственность возможна только при совпадении следующих условий:

• противоправного деяния;
• причинной связи между противоправным действием и материальным ущербом;
• виновного отношения к содеянному.

В любом случае должен быть составлен акт, в котором указывается размер ущерба и причина его возникновения (ст. 247 ТК РФ).

Распоряжение об удержании с зарплаты бухгалтера в возмещение ущерба выносится работодателем в течение месяца со дня составления акта.

Если месяц прошел или бухгалтер не согласен гасить долг свыше среднемесячной зарплаты, взыскание происходит в судебном порядке (ч. 2 ст. 248 ТК РФ).

Итак, возврат заработной платы, излишне уплаченной работающему или уже уволенному сотруднику, возможен в случаях, прямо указанных в законе. Таковыми являются счетная ошибка, невыполнение работником норм труда, совершение им неправомерных действий, приведших к необоснованному увеличению зарплаты.

Работодатель может требовать возврата денег как в добровольном, так и в судебном порядке. Если возвратить средства не удалось, нанесенный организации ущерб покрывает бухгалтер, допустивший ошибку.