Приказ об изменении оклада. Как оформить изменение оклада сотрудника — порядок и рекомендации

Ведение штатного расписания на предприятии очень удобно. В любой момент можно узнать, ставок единиц всего, сколько занято и сколько требуется. Так же штатное расписание используется в кадровых документах для приема и перевода работников на конкретные штатные единицы.

Рассмотрим пошаговую инструкцию где найти и как создать новое штатное расписание в 1С 8.3 ЗУП, как внести изменение в уже существующий документ и как изменить оклад сотрудника.

Первым делом, чтобы включить рассматриваемый нами функционал, нужно произвести некоторые настройки. Они находятся в меню «Настройка» — «Кадровый учет».

В появившемся окне перейдите по гиперссылке «Настройка штатного расписания». Перед вами отобразится форма, где первым делом нужно установить флаг на пункте «Ведется штатное расписание». Так же в данной форме вы можете установить автоматическую проверку кадровых документов на соответствие штатному расписанию, включить ведение истории и многое другое.

Утверждение штатного расписания

Найти штатное расписание в 1С ЗУП можно в меню «Кадры». Первым делом его необходимо утвердить. Производится это одноименным документом.

В том случае, когда утверждение не было произведено ранее, для вас будет доступно утверждение штатного расписания. В данном случае этот документ уже создавался, и мы переходим по гиперссылке «Утвердить новое штатное расписание».

Перед вами отобразится форма нового документа. В его шапке укажите организацию, подразделение и месяц, с которого данное штатное расписание вступит в силу.

Так как ранее у нас уже были утверждены две штатные позиции, табличная часть документа заполнилась автоматически. В случае создание первого утверждения, вам необходимо добавить все необходимые позиции.

При добавлении позиций, так же как и при двойном нажатии левой кнопкой мыши на уже созданную, откроется ее карточка. В ней вам необходимо указать подразделение и должность. Наименование сформируется автоматически и при желании его можно изменить. Так же здесь задается количество единиц и график работы. В нашем случае это пятидневка.

На закладке «Оплата труда» указывается разряд (если ведение функция ведения по разрядам была включена в произведенной ранее настройке программы). В табличной части перечислятся все виды оплат, применяемых для данной позиции штатного расписания. В нашем случае у директора только оплата по окладу в размере 70 тысяч рублей.

Обратите внимание, что строка с оплатой выделена синим цветом и в комментарии указан текст «Увеличен оклад (+ 5 000);». Это означает то, что ранее данная позиция ШР уже была утверждена с меньшей суммой. При создании новой позиции такого комментария у вас не появится, и строка будет привычного черного цвета.

На вкладке «Дополнительно» можно указать условия и ее характер, а так же задать отпуска.

После внесения всех необходимых данных в создаваемую позицию штатного расписания, нажмите на кнопку «ОК». Она появится в документе «Утверждение штатного расписания».

Добавьте в документ аналогичным образом все позиции и проведите его. Так же из данного документа по кнопке «Печать» можно сформировать приказ об утверждение штатного расписания и форму Т-3.

Теперь, вернувшись в само штатное расписание, вы увидите в списке все введенные вами единицы с указанием даты утверждения. Так же здесь вам доступен просмотр документов, утвердивших и изменивших штатное расписание, а так же создание данных документов. Для печали отчетности воспользуйтесь меню «Печать».

В справочнике должностей так же будут отображаться данные из штатного расписания (колонки «Введена» и «Дата ввода»). Так же эти данные будут отображаться и в самой карточке должности.

Изменения оклада и плановых начислений

Бывают случаи, когда при создании утверждения штатного расписания была допущена ошибка, либо нужно изменить начисления для какой-то позиции. Все подобные действия можно совершить в ранее созданном документе утверждения.

На форме штатного расписания перейдите по ссылке «Открыть документ, утвердивший текущее штатное расписание».

В открывшемся документе внесите все необходимые изменения и проведите его. Также отсюда можно создать изменение плановых начислений по одноименной кнопке.

В результате создастся новый документ, где указывается, каким сотрудникам какие начисления были назначены. Дата вступления в силу данных начислений указывается в шапке документа.

Как внести изменения в штатное расписание в 1С ЗУП

Для внесения локальных изменений в существующее штатное расписание (которые не сильно затрагивают структуру предприятия) в 1С ЗУП 3.1 предназначен документ «Изменения штатного расписания». Найти его можно как из меню «Кадры», так и из формы списка штатного расписания. Во втором случае достаточно перейти по гиперссылке «Изменить текущее штатное расписание».

Принцип заполнения данного документа описывать мы не будем, так как он аналогичен заполнению утверждения штатного расписания.

Отчетность

В данной программе существует множество различных типовых отчетов по штатному расписанию. Они расположены в меню «Кадры» — «Кадровые отчеты».

Перед вами откроется форма, откуда можно сформировать множество отчетов по кадровому учету. Все нужные нам отчеты в рамках данной задачи находятся в разделе «Штатное расписание».

В данной статье мы рассмотрим как изменить оклад сотруднику, какие документы необходимо оформить и какими законодательными актами нужно руководствоваться при данном действии.

Законодательное регулирование вопроса

Законодательное регулирование вопроса осуществляется Трудовым кодексом РФ. В частности описывает условия изменения трудового договора (далее по тексту – ТД). устанавливает обязанность указания оклада в ТД.

Какие пункты трудового договора можно поменять

В Трудовом кодексе указано, что можно изменить некоторые условия в ТД по инициативе работодателя, но нельзя изменять трудовую функцию работника. Также в статье 74 ТК РФ говорится об обязанности работодателя заранее предупредить работника о меняющихся условий. Указан даже конкретный срок, за которые работник должен быть предупрежден, этот срок равен двум месяцам.

Важно! Если сотрудник не согласен с изменениями в ТД, то он увольняется с указанием такой причины - отказ сотрудника от продолжения выполнения трудовых обязанностей по причине изменения условий ТД.

Возможность указания такой причины при увольнении устанавливается статьей 77 Трудового кодекса пунктом 7.

Отказ работника от режима неполного рабочего времени

Когда работодатель принимает решение из-за производственной необходимости сократить рабочее время и ввести сотруднику режим неполного рабочего времени, то в такой ситуации сотрудника имеет право отказаться от предложенных работодателем условий. При этом сотрудник увольняется работодателем с сохранением всех привилегий - с выплатой компенсации. Об этом сказано в статье 81 пункте 2 ТК РФ .

Как изменить оклад сотруднику

Если руководитель компании или предприниматель решил изменить оклад сотрудника, то нужно оформить следующий перечень документов:

• Приказ руководителя об изменении оклада;
• Дополнительное соглашение к ТД с сотрудником.

Предупреждение сотрудника об изменении оклада

По ТК РФ сотрудник должен быть предупрежден об изменении условий договора. В какие сроки нужно предупредить работников указано в таблице.

За срок до даты изменения оклада, указанный в таблице, сотрудник должен получить уведомление, оно может быть составлено в произвольной форме. Но рекомендуется, чтобы на одном экземпляре уведомлении стояла подпись сотрудника в получении уведомления. В случае разбирательств в суде, подпись сотрудника будет доказательством того, что он был предупрежден об изменении оклада заблаговременно.

Важно! При увеличении суммы заработанной платы ждать истечения срока двух месяцев не нужно. Подпись под дополнительным соглашением к ТД будет являться соглашением сторон.

Доп.соглашение к Трудовому договору

Дополнительное соглашение об изменении размера оплаты труда

Доп.соглашение составляется в двух экземплярах, также как и ТД и подписывается обеими сторонами. В дополнительном соглашении к ТД нужно указать размер нового оклада и дату, на которую вступают изменения. Как правило, все изменения оклада вступают в силу с начала месяца.

Приказ об изменении оклада

Приказ готовится бухгалтерской или кадровой службой предприятия или же директором при отсутствии бухгалтерской и кадровой службы. В приказе устанавливается:

• Причина изменения оклада;
• Сотрудник, которому вводится новый оклад;
• Размер заработанной платы - сам оклад для сотрудника;
• Дата начала применения дополнительного соглашения с сотрудником.

Приказ подписывает руководитель компании и сотрудник, которому меняется оклад. Унифицированной формы для данного действия не предусмотрено, поэтому компания или предприниматель может самостоятельно разработать приказ. Образец Приказа на изменение оклада можно скачать здесь:

Приказ на изменение оклада

Если кадровый учет ведется с использованием программы 1-С Бухгалтерия, то Приказ об изменении оклада может быть оформлен в программе как Кадровое перемещение. Главное не забыть указать номер и дату ТД с сотрудником, а также причину - обоснование изменения оклада.

Выводы

Чтобы правильно оформить изменение оклада сотрудника, нужно ознакомится с информацией по данному вопросу в Трудовом Кодексе. Если оклад повышается, то об изменении не обязательно заранее сообщать сотруднику. Если оклад уменьшается, то в основных случаях необходимо предупредить работника заранее - за 2 месяца. Правда если работодатель является религиозной организацией, то этот срок уменьшается до одной недели. А если работодатель является физическим лицом, то срок, за который нужно предупредить сотрудника об уменьшении заработанной платы, равен 14 дням.

Часто задаваемые вопросы

Вопрос: Как подтвердить документально информацию о том, что сотрудник предупрежден заранее об изменяющемся размере заработанной платы?

Ответ: Для того, чтобы у работодателя было документальное подтверждение того, что он уведомил сотрудника об изменяющемся окладе, нужно составить уведомление в двух экземплярах. Один экземпляр вручить сотруднику. А второй экземпляр с отметкой сотрудника в получении оставить у себя.

Вопрос: За какой срок должен предупредить об уменьшении размера оплаты труда своего работника индивидуальный предприниматель.

Ответ: Индивидуальный предприниматель должен уведомить сотрудника об уменьшении заработанной платы за 14 дней до вступления в силу нового оклада. Об этом сказано в статье 306 Трудового кодекса.

Вопрос: Может ли организация не соблюдать срок в два месяца для уведомления сотрудника при увеличении суммы заработанной платы своему сотруднику?

Ответ: При увеличении суммы оклада можно не соблюдать двухмесячный срок.

Штатное расписание в любом учреждении является основой, по которой регламентируется в первую очередь структурная организация предприятия. Вместе с ней указывается и размер заработной платы сотрудников, включающий в себя не только основной оклад, но и возможные надбавки и премии с указанием итоговой суммы. Исходя из важности указанных данных, внесение изменений в такие положения имеет свой порядок действий. Он ориентирован на соответствие законодательным актам и нормам ведения документации на предприятии.

Как правильно изменить оклад в штатном расписании?

Изменение должностного оклада в штатном расписании может осуществляться двумя способами:

• частичным внесением коррективов, которое осуществляется изданием соответствующего приказа с указанием положений, подлежащих изменению;
• составлением нового штатного расписания, которое будет иметь следующий порядковый номер и вводиться соответствующим приказом .

Выбор одного из вариантов зависит от масштабности вносимых изменений. Если предполагается уменьшение или увеличение зарплаты нескольких сотрудников, то достаточно издать приказ с соответствующими исправлениями. Если же подразумевается полная корректировка документа, с перестановками и переименованием должностей, то гораздо проще издать новое штатное расписание.

Законодательство не ограничивает работодателя во внесении изменений в данный документ, даже если они осуществляются каждый месяц. Специалисты при этом указывают, что составление данного норматива не должно ограничиваться сроком годности. Чаще всего его составляют в конце календарного года с утверждением структуры и заработной платы на следующий год.

Уменьшение оклада в штатном расписании

Вопрос о том, как изменить штатное расписание в связи с уменьшением окладов, является для работодателя непростым. Процедура уменьшения заработной платы сама по себе достаточно сложная, и если для нее не имеется веских оснований, то инициировать ее работодатель не может. К соответствующим причинам можно отнести следующие варианты:

• снижение доходности предприятия и как следствие отсутствие прежнего уровня резервов по начислению заработной платы;
• снижение зарплаты может служить альтернативой сокращению сотрудников;
• решение вопросов по реорганизации штата и его оптимизации, часто происходит при смене руководства;
• частичное снятие с должности некоторых функциональных обязанностей.

В соответствии с масштабом изменений, составляется новый документ с указанием окладов или корректирующий. В первом случае норматив составляется с указанием новых данных. Во втором необходимо предписание, какие пункты подлежат изменениям. Соответственно указывается и новый размер зарплаты.

Важным аспектом в снижении заработной платы является необходимость уведомить о данном шаге заинтересованных сотрудников. В соответствии со статьей 74 ТК РФ данное уведомление направляется за два месяца до издания соответствующего приказа. Сотрудник должен ознакомиться с ним и расписаться, подтверждая свое согласие. В этом случае составляется дополнительное соглашение к трудовому договору. По прошествии установленного срока, изменения вводятся в силу в общем порядке.

Увеличение окладов в штатном расписании

Вопрос о том, как повысить оклад в штатном расписании, решается по схожей процедуре, что и его уменьшение. Многие эксперты при этом по-разному трактуют необходимость уведомления работников об увеличении зарплаты. Однако в целях сохранения общего порядка, рекомендуется все же составлять данный акт по общей процедуре.

Общий порядок оформления документов в данном случае выглядит следующим образом:

• издание приказа о внесении изменений в штатное расписание, или составление нового документа;
• направление уведомлений тем сотрудникам, которым в данном случае увеличивается оклад;
• составление и подписание дополнительных соглашений к трудовому договору;
• издание приказа об увеличении зарплаты — по данному акту корректировки фактически вступают в силу;
• внесение соответствующих записей в личные карточки сотрудников.

Вся документация ведется по установленному в организации порядку. Обычно в учреждении имеются установленные образцы документов. Их заполнение должно соответствовать назначению и содержать в себе все требуемые данные и реквизиты.

Приказ об изменении оклада в штатном расписании

Приказ об изменении оклада в штатном расписании относится к документам по основной деятельности компании. Соответственно этому он оформляется и нумеруется. Документ составляется по следующей схеме:

• наименование акта;
• дата издания, регистрационный номер в соответствии с порядком нумерации;
• обоснование — по какой причине вносятся изменения, ссылки на соответствующие документы;
• перечень всех коррективов, которые вносятся в основной документ;
• назначение даты, когда новые начисления вступают в силу;
• указание на необходимость заключения дополнительных соглашений с соответствующими сотрудниками;
• определение обязанности бухгалтерского отдела в начислении зарплаты по внесенным коррективам.

Вместе с этим данным актом утверждаются ответственные лица, которые должны проследить за исполнением его предписаний. Все они должны ознакомиться с документом и проставить подписи.

14.03.2017

Давайте пошагово разберем процесс, как в 1С 8.2 изменить оклад сотруднику.

Если вы используете «панель функций», то вам необходимо открыть программу, зайти в закладку «кадры» и там, среди значков, отыскать необходимый – «кадровое перемещение». Случается, что в самом начале работы программа отказывается открывать «панель функций». В таком случае вам необходимо будет зайти в главное меню и уже там найти пункт «кадры». Нажимайте на него, после чего перед вами откроется пункт меню «кадровое перемещение организаций».

На данном этапе перед вами будет открыт журнал с кадровыми перемещениями. В этом разделе необходимо найти кнопку «добавить» и нажать на нее. С ее помощью вы будете формировать новый документ.

Уже в новом документе вам предстоит заполнить все необходимые параметры и не забыть указать дату создания документа, а также название организации.

В зависимости от того, собираетесь ли вы изменить оклад в 1С 8.2 одному сотруднику или нескольким, можно пользоваться кнопкой «+». Она добавляет пустые строки для ввода информации о новых сотрудниках в списке. Помните, этот инструмент используется исключительно для добавления сотрудников в ручном режиме.

Когда новая строчка сформирована, найдите колонку «работник», выберите нужного сотрудника и внесите необходимые изменения. Если же вы вводите информацию сразу о нескольких работниках организации, то удобней будет это делать с помощью кнопки «подбор». Она находится в том же меню, что и «+». Чуть ниже этих кнопок находится таблица, где отражены взносы, начисления и удержания. В ней вам предстоит сделать все изменения согласно новой тарификации. Когда все изменения в оклады сотрудников внесены и проверены, находите столбец «действие» и смело нажимайте кнопку «изменить».

В окошке нужно нажать на кнопку «ок», чтобы документ был записан и проведен. В большинстве типовых ситуаций этого уже будет достаточно для того, чтобы запомнить, как в 1с Бухгалтерия изменить оклад и применять эти навыки на практике. Но чтобы полностью усвоить принципы работы и решать не только типовые, но и не совсем стандартные задачи, нужно усвоить еще несколько методик.

Например, иногда случается, что необходимо внести изменения по всем сотрудникам на предприятии или же по подразделениям, занимаемым должностям. В этом случае вам подойдет простой способ:

нажимайте на кнопку «заполнить»;

выбирайте необходимые опции;

автоматически заполняйте документ соответствующим списочным составом.

Когда вы работаете с большими объемами информации и числом записей, можно облегчить себе работу. Чтобы не запутаться и не сделать лишних ошибок, применяйте опцию «групповое изменение». Найти ее вы можете в нижней части таблицы.

На этом процесс изменения оклада в 1С касательного одного или нескольких сотрудников заканчивается. Как только проведение завершено, все изменения информации в таблицах сохранены в системе и будут использоваться в дальнейшем.

Приказ об изменении оклада – основной распорядительный документ, на основании которого происходит повышение или понижение заработной платы сотрудника. Без него эта процедура не будет считаться законченной и законной процедурой.

В каких случаях происходит изменение оклада

Наиболее распространенный вариант перемены оклада – его повышение. Обычно оно происходит при высокой производительности труда работника, его особых заслугах перед компанией, в целях дополнительной мотивации, а также в силу каких-то других общих причин.

ФАЙЛЫ

Понижение оклада тоже иногда случается. Чаще всего это бывает связано с финансовыми проблемами организации или же неэффективностью того или иного работника. В любом случае, такая непопулярная мера также должна сопровождаться написанием приказа об изменении оклада, даже в тех случаях, когда снижение происходит на не очень значительную сумму.

Помните, следует соблюдать важное правило: перед понижением заработной платы сотрудника, его необходимо уведомить об этом в письменной форме как минимум за два месяца.

За это время человек может решить для себя: будет ли он искать другую, более подходящую в материальном плане работу или готов остаться на прежней должности, но на меньшем окладе. Следует отметить, что работник имеет полное право отказаться от тех новых финансовых условий, которые вписаны в приказ, не отказываясь при этом от своего рабочего места.

В этом случае, по закону, работодатель обязан в письменной форме предложить ему иную должность (выше или ниже по рангу, но соответствующую уровню квалификации и здоровья). Если и так не удастся договориться, то придется искать решения конфликта в судебном порядке.

Основание для приказа об изменении оклада

Любой приказ, и этот в том числе, должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае, таким документом могут выступать представление или от руководителя структурного подразделения, изменение штатного расписания и т.п. В основании обязательно должны быть указаны

• обстоятельства, по которым предлагается изменить оклад сотрудника,
• краткая характеристика работника,
• а также прописан размер текущего оклада и того, который предлагается назначить.

При этом следует учесть один нюанс: если повышение оклада в большинстве случаев должно сопровождаться письменным предложением со стороны руководителя отдела, в котором работает сотрудник, то для понижения никаких документов от линейного начальника не нужно.

Кто составляет приказ

Приказ всегда пишется от лица руководителя предприятия, но его фактическим составлением занимается обычно рядовой сотрудник. Это может быть юрист, работник отдела кадров или секретарь организации. Но независимо от того, на кого будет возложена данная функция, специалист должен обладать необходимым уровнем подготовки и знанием основ трудового и гражданского законодательства РФ.

Правила составления приказа

Стандартного унифицированного образца по составлению приказа об изменении оклада нет, поэтому документ можно составлять в свободном виде. В некоторых организациях есть специально разработанные, обязательные к применению, внутренние шаблоны приказов (которые должны быть зарегистрированы в учетной политике предприятия). В любом случае, документ должен содержать ряд необходимых сведений. К ним относятся :

• название компании,
• дата составления приказа,
• текст приказа,
• ответственные за его исполнение лица.

Приказ может касаться как одного сотрудника, так и целого ряда работников, независимо от их статуса в компании и принадлежности к тому или иному структурному подразделению. Если в приказ вносится сразу несколько работников, то сведения о каждом из них нужно указывать отдельным пунктом, внося в документ должность, отдел, в котором трудится человек, а также новый размер его заработной платы (цифрой и прописью).

Как оформить приказ

Строгих правил по оформлению приказа также нет. Он может быть напечатан как от руки, так и на компьютере, как на фирменном бланке предприятия, так и на обычном листе А4 формата.

Обязательное условие: он должен быть удостоверен подписью руководителя фирмы, а также тех сотрудников, которые назначены ответственными за его исполнение лицами.

Заверять печатью его не нужно, поскольку он относится ко внутренней документации компании, кроме того, с 2016 года юридические лица освобождены от обязанности ставить оттиски печатей и штампов на своих бумагах.

Приказ обычно составляется в единственном экземпляре, и после того, как он будет исполнен, передается на хранение в архив предприятия. Там он должен содержаться ровно столько времени, сколько положено для подобного рода документов.

Надо отметить, что данный приказ автоматически сопровождается изменениями условий труда, прописанных в трудовом договоре, поэтому запись об этом следует внести в договор с работником в виде составления дополнительного соглашения , заверенного обеими сторонами.

Также нужно отразить необходимые изменения в штатном расписании организации.

Пример составления приказа об изменении оклада работнику

Заполнение «шапки» документа

В начале указывается полное наименование фирмы, ниже по центру строки пишут слово «приказ» и его номер по внутреннему документообороту предприятия. На следующей строке ставится дата составления приказа и населенный пункт, в котором зарегистрирована компания.

Заполнение «тела» документа

В «тело» приказа вписывается основание для выпуска, после чего оформляется собственно суть приказа.

1. В первом пункте указывается должность сотрудника, его фамилия, имя, отчество, а также новый должностной оклад и дата, с которой его следует насчитывать.
2. Во втором дается распоряжение конкретному специалисту отдела бухгалтерии принять первый пункт на вооружение и обеспечить выполнение приказа по части его практической реализации.
3. В третий пункт аналогичным образом вносится сотрудник кадрового отдела, который должен ознакомить с данным приказом заинтересованного работника.

Заверение документа

В завершение документ следует удостоверить всеми нужными подписями:

• руководителя предприятия,
• ответственных лиц (бухгалтера и кадровика),
• а также самого сотрудника.