Форма табеля т 13 образец. Табель учета рабочего времени – заполнение образца

В каждой организации ежедневно должен вестись учет наличия сотрудников на своих рабочих местах, для этого отдел кадров применяет унифицированную форму табеля учета рабочего времени по форме Т-13. Он позволяет фиксировать их присутствие, опоздания и отсутствия, причины которого могут возникать по разными причинам, как уважительным, так и не уважительным. На основании данных табеля по окончания месяца бухгалтерия рассчитывает заработную плату сотрудников, особенно это касается тех сотрудников, у которых оплата труда формируется исходя из времени присутствия на рабочем месте.

Табель выполняет важную роль в работе предприятия, от учета посещаемости сотрудниками рабочего места, до начисления им заработной платы. Для каждого события введен свой специальный код, который может отражать время трудового дня, болезнь, командировку, отпуск, в том числе опоздание и отсутствие работника на работе. Кроме того, данный документ позволяет отслеживать нормы рабочей недели и вносить определенные коррективы в рабочий процесс.

Так, на основании данных табеля руководитель может принимать определенные решения по изменению трудовой недели сотрудника, если возникла переработка, такое довольно часто может возникать при плавающем графике или замещении болеющего сотрудника. Также на основании данных табеля можно принять решение, как о премировании и поощрении сотрудника, так и о де премировании и наложении взыскания.

Обращаем ваше внимание, что первая часть табеля, за первую половину месяца предоставляется в бухгалтерию для расчета аванса по заработной плате, а на основании полностью заполненного табеля производится полный расчет по оплате труда.

Образец заполнения табеля учета рабочего времени

Табель может быть заполнен двумя способами, следует выбирать тот, который будет наиболее удобен и понятен:

1. Данные вносятся ежедневно – в форме указываются данные о явке сотрудников на работу и неявки, если такой факт был обнаружен.
2. Данные в форму вносятся только в случае отклонений от нормируемых значений, например, если сотрудник вдруг не пришел на работу, в таком случае отмечается его отсутствие.

Обозначения в табеле учета рабочего времени

Код вида оплаты труда в табеле

• Заработная плата и командировочные – 2000
• Оплата работникам по договорам гражданско-правового характера (не входят авторские вознаграждения) – 2010
• Оплата отпускных – 2012
• Оплата временной нетрудоспособности – 2300

Форма т-13 образец заполнения

Заполнение табеля не представляет собой особой сложности, для этого выбирает удобный для вас вариант ведения учета и проставляете соответствующие данные и коды:

• В “Графе 1” необходимо указать очередной порядковый номер.
• В “Графе 2” – персональные данные по каждому сотруднику организации, в соответствии со , должность и ФИО.
• “Графа 3” содержит табельный номер работника.
• В “Графе 4” используя буквенные коды по каждому сотруднику вносятся данные за каждый день рабы, в верхней клетке соответствующий код, а в нижней клетке указывается продолжительность рабочего сотрудника. Так если установлен график 5/2, то рабочий день составляет 8 часов, а продолжительность рабочего дня при графике 2/2, составит – 11 часов. Вносятся данные за первую половину месяца и за вторую в отдельные графы. Вверху – за первую, а ниже за вторую половину. При возникновении переработки работодатель должен компенсировать сотруднику излишне переработанное время либо в денежном эквиваленте, либо отгулами.
• В “Графе 5” Указываются суммарно отработанное время отдельно за первую половину, и отдельно за вторую половину месяца.
• “Графа 6” содержит итоговое значение отработанного времени (сумма графы 5).
• В “Графе 7” вносятся данные о коде оплаты труда.
• “Графа 8” содержит данные о счете бухгалтерского учета для отражения затрат по заработной плате.
• Графы 10-13 применяются для учета неявок сотрудника с указанием соответствующего кода и количества дней.

Нестандартные ситуации

Отпуск без сохранения зарплаты

Согласно законодательству можно выделить следующие виды таких отпусков:

• По семейным обстоятельствам – “ДО”
• Отпуск без сохранения зарплаты, предоставляемый в соответствии с ТК РФ, например, по случаю свадьбы – “ОЗ”
• На основании решения по коллективному договору или по отраслевому решению – “ДБ”

Если во время отпуска присутствуют праздничные дни

При наличии праздничных дней во время отведенного отпуска, в соответствии с производственным календарем на текущий год, такие ни отмечаются кодом “В”. Так, например, если работник ушел в отпуск с 9 по 16 июня, а в этот период есть праздничный день 12 июня, то вместо кода (ОТ) необходимо написать код “В”. Это день не входит в период оплачиваемого отпуска.

Болезнь во время ежегодного отпуска

Если во время отпуска сотрудник перенес болезнь и в подтверждение предоставил больничный лист, то вместо кода “ОТ” необходимо записать код “Б”, в соответствии с больничным. При этом отпуск будет продлен на время болезни.

Табель учета рабочего времени позволяет фиксировать возможную занятость неполного рабочего дня, выходы на работу во внеурочное время и переработки, а также получать сведения об итоговом количестве отработанных часов с учетом отпусков и отгулов. Все эти сведения важны для начисления заработной платы.

Ведение рассматриваемого документа является обязательным для работодателей. Это законодательно закреплено в статье 91 ТК РФ .

Порядок ведения табеля рабочего времени на 2019 год

Приказ на составление табеля издает и подписывает руководитель организации. Ответственным лицом за его ведение назначается, как правило, руководитель структурного подразделения.

Документ составляется в единственном экземпляре и заполняется ежедневно. В конце каждого месяца выводится общее количество отработанных дней и часов. Документ подписывает руководитель структурного подразделения, работник кадровой службы, после чего он передается в бухгалтерию.

Данный документ имеет два бланка — форма T-12 и форма T-13, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Первая форма позволяет учитывать не только время занятости, но и вести мониторинг выплат работникам. Форма Т-13, напротив, содержит только графы для заполнения фактически отработанного времени. Скачать табель учета рабочего времени на 2019 год (бланк) можно ниже.

Форма Т-12

Форма Т-13

Правила ведения табеля учета

При любой продолжительности работы, независимо от установленных режимов, сведения могут отражаться в таблице двумя способами:

• методом сплошной регистрации явок и неявок на работу;
• путем регистрации только отклонений (неявок, сверхурочных часов и т. п.).

Все отметки об отступлениях от обычных условий занятости (прогул, больничный, сверхурочная работа и т. д.) должны быть подтверждены соответствующими документами (медицинскими справками, приказами и т. д.).

Все обозначения и коды табеля указываются на титульном листе. Например, буквой «Я» обозначается явка на работу, «ОТ» — отпуск, «В» — выходной и т. д.

Подробнее об этом читайте в статье « » .

Образец табеля учета рабочего времени скачать бесплатно

Программы для ведения учета

Некоторые организации используют специальные программы для ведения отражения рабочего времени сотрудников, которые обеспечивают в автоматическом режиме сбор, хранение и обработку сведений о присутствии работников на рабочих местах, времени их прихода и ухода, периоде работы и отдыха сотрудников и т. д.

Однако в большинстве организаций до сих пор принято заполнять ведомость вручную. Так как она является важнейшим документом не только для расчета заработной платы, но и для декларирования расходов предприятия на оплату труда, что, в свою очередь, влияет на размеры налогов. Следовательно, заполнять ее нужно грамотно и внимательно.

Сроки хранения табеля учета рабочего времени

Унифицированная форма Т -13 - это документ, который может использоваться как один из вариантов ведения табеля учета рабочего времени. Рассмотрим, в чем его особенности и где найти эту форму.

Когда применяется форма Т-13

Вести учет рабочего времени своих сотрудников обязан каждый работодатель (ст. 91 ТК РФ). Он может использовать для этого любую подходящую к особенностям режима своей работы форму, в том числе разработанную им самим.

Существуют 2 формы, утвержденные одним постановлением Госкомстата, которые можно применять для целей учета отработанного времени либо в неизмененном, либо в доработанном виде:

• Форма Т-12, 1-й раздел которой построен как табель учета рабочего времени.
• Форма Т-13, которая, собственно, и называется табелем учета рабочего времени.

Форма Т-13 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Скачать ее можно на нашем сайте.

Таблицы 1-го раздела формы Т-12 и формы Т-13 очень похожи, но имеются и отличия:

• Данные по дням месяца, относящиеся к конкретному сотруднику, в форме Т-12 располагаются в горизонтальном направлении последовательно от первого до последнего дня. В форме Т-13 они разделены на 2 части (по половинам месяца), которые находятся друг под другом.
• С учетом того что по каждому дню помимо количества отработанных часов указывается причина присутствия или отсутствия сотрудника на работе, из-за особенностей построения таблиц в форме Т-12 каждому человеку отведены 2 строки, а в форме Т-13 - 4 строки.
• В итоговой части таблицы формы Т-13 есть графы, отсутствующие в форме Т-12. В них отражены коды видов оплаты и корреспондирующий счет бухгалтерского учета, на котором будет учтена начисленная заработная плата.

Использовать можно любую из указанных форм. Определяющим является сам факт ее наличия. Без достоверного табеля учета рабочего времени невозможен правильный расчет заработной платы.

Утверждение порядка ведения формы Т-13

Порядок заполнения формы Т-13 может иметь свои нюансы у каждого конкретного работодателя, поэтому его целесообразно закрепить в соответствующем документе (инструкции или руководстве). Отражения в нем потребуют следующие моменты:

• Назначение ответственного (или ответственных) за ведение табеля.
• Необходимость ведения отдельных табелей по подразделениям.
• Утверждение дополнительных кодов для выходов или невыходов на работу.
• Утверждение порядка отражения данных в табеле: все факты присутствия/отсутствия или только невыходы.
• Определение порядка отражения данных по выходам/невыходам в сложных или нестандартных ситуациях.

Заполнение формы Т-13

В заголовочной части формы Т-13 приводятся данные о работодателе (наименование, код ОКПО, название подразделения), номер и дата документа, период, за который он составлен.

Основанием для внесения работника в табель является приказ о его приеме на работу, а для исключения - приказ на увольнение. Данные по Ф. И. О. каждого сотрудника указываются полностью. Все причины отсутствия должны быть документально подтверждены.

При заполнении данных по конкретному человеку в 1-й верхней и в 3-й сверху строках буквенным или цифровым кодом указывается причина присутствия/отсутствия, а в расположенных под ними строках (2-й и 4-й) - количество отработанных часов. Для данных по отсутствию в строках, отведенных для количества часов, либо проставляется ноль, либо не ставится ничего. Лишние для конкретного месяца дни перечеркиваются знаком «Х». Выходные отмечаются буквой «В». Продолжительность нормального рабочего дня, указанная в табеле, должна соответствовать количеству часов, установленному в трудовом договоре сотрудника или определенному законодательно (например, для укороченных предпраздничных дней). Продолжительность сверхурочной работы устанавливается приказом работодателя.

Для видов отсутствия, учитываемых в календарных днях (отпуск, больничный), отметка проставляется сплошным способом, т.е. в том числе и в выходные дни. Отъезд/приезд в выходной день, связанный с командировкой, отмечается как день командировки.

Образец заполнения формы Т-13 для 8-часового рабочего дня при 40-часовой рабочей неделе вы сможете скачать на нашем сайте.

В этом примере имеет место работа в выходной день. Она осуществляется по приказу руководителя при наличии согласия работника. В приказе должно быть указано, как будет оплачен этот день: либо в двойном размере (ст. 153 ТК РФ), либо предоставлением отгула в рабочий день.

Где взять коды для формы Т-13

Наиболее часто используемые коды присутствия/отсутствия на работе (буквенные и цифровые) размещены на 1-м листе формы Т-12. При необходимости можно разработать дополнения к ним или собственную таблицу таких кодов.

В качестве кодов вида оплаты, проставляемых при заполнении итоговой части таблицы формы Т-13, которая отсутствует в форме Т-12, в целях сопоставимости данных разумнее использовать коды, приведенные в приложении 1 к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@. Коды из этого приложения применяются при заполнении формы 2-НДФЛ.

Табель учета рабочего времени ‒ документ, использующийся с целью внесения информационных данных касательно проведенного времени на рабочем месте сотрудником компании. Основываясь на указанных сведениях, бухгалтер начисляет зарплату и выплаты. Такой документ должен быть в любой организации не зависимо от формы собственности. При его отсутствии предусматривается административная ответственность согласно действующему законодательству.

Заполнение документа

Бланк T-12‒T-14 может заполняться персонально работником, сотрудником, входящим в кадровый отдел, главным структурного подразделения или нанятым табельщиком. Он считается основным учетным документом и в зависимости от особенностей кадрового учета, может заводиться на лиц организации либо для каждого отдела вестись в индивидуальном порядке.

В документ вносятся данные организации, содержащие: полное название, код ОКПО, вид деятельности, правовой статус и структурный отдел на который распространяется табель. Затем в предусмотренное поле вписывается порядковый номер, отвечающий документообороту, и фиксируется отчетный период. Форма Т-13 используется, когда фиксация присутствия и отсутствия на рабочем месте сотрудника выполняется автоматически.

Чистый табель учета рабочего времени считается регулярным документом, поэтому каждый месяц составляется по-новому. Все экземпляры имеют определенный порядковый номер, который приравнивается к месяцу их создания. Данный вид документации разрешен для заполнения в письменной и электронной форме. После внесения нужных данных выполняется его подпись ответственными лицами.

Для чего требуется вести табель учета рабочего времени

Благодаря табелю учета кадровики и бухгалтера могут совершать:

• Подсчет времени наемного работника;
• Контроль над соблюдением графика в рабочий период;
• Начисление заработной платы на основании указанной информации.

Такой документ выдается каждому работнику вместе с трудовой книжкой при увольнении.

Форма Т-12

Трудовым законодательством РФ не регламентируется применение действующей формы табеля, но скачать в Excel готовый бланк будет намного проще и быстрее, чем самостоятельно его составлять. Форма Т-12 ведется вручную и состоит из 2-х разделов:

• Подсчет времени потраченного на работу;
• Расчет, связанный с выплатой з/п.

В документ заносятся отработанное и неотработанное время, которое отображается в часах и минутах. Он оформляется за месяц и должен содержать ведомости о штате работников. Готовый бланк подписывается главным лицом и специалистом кадрового отдела, после чего направляется к бухгалтеру.

Пометки в табеле

Согласно правилам внесения данных в табель учета времени, формы 0504421 на период 2017 года информация относительно присутствия и отсутствия работника отображается в виде кодов. Предусматриваются обозначения с использованием букв и цифр:

• «Я», «01» — работа в дневную смену;
• «Р», «14» — отпуск в связи с беременностью, родами и усыновлением недавно рожденного ребенка;
• «ОЖ», «15» — отпуск для ухода за новорожденным малышом до момента исполнения им 3-х лет;
• «ОТ», «09» — главный отпуск, который оплачивается;
• «ОД», «10» — дополнительный отпуск, который оплачивается.

На нашем сайте вы сможете бесплатно загрузить чистый бланк табеля учета рабочего времени и прочих документов, которые востребованы в различных сферах деятельности. При необходимости есть возможность посмотреть пример правильного заполнения документации с учетом всех требований. Для поиска нужного файла воспользуйтесь поиском.

Скачать документы

Если вы не нашли ответ на свой вопрос или остались недопонимания, обратитесь за бесплатной консультацией к юристу в чате на нашем сайте

“Табель учета рабочего времени” (форма № Т-13) применяется для учета на предприятии рабочего времени своих работников. Как правило составляется в единственном экземпляре. Занимается этим делом уполномоченное лицо. Его заполняют, подписывают руководитель того подразделения, в котором оно создавалось, один из кадровых работников. Затем его предают в бухгалтерию предприятия.

Предлагаем Вашему вниманию небольшое видео на часто встречающийся вопрос “Суммированный учет рабочего времени. Продолжительность учетного периода”:

В данном табеле фиксируют время фактически отработанное сотрудником предприятия. На основании итогов рассчитывают принадлежащую ему заработную плату. На основании предоставленных разных документов, проверяют причины неявки на работу, работу в укороченном режиме, неполный рабочий день, перерасход рабочего времени и прочее.

К таким документам можно отнести:

• письменное предупреждение работника о простое на производстве по уважительным причинам;
• больничные листы;
• справки о выполнении в рабочее время общественных или государственных заданий;
• заявление о работе по совместительству.

Ежедневные затраты каждым работником своего рабочего времени, фиксируют в определённых строках и графах. В графах 4 и 6 вверху проставляют условные обозначения (коды), а внизу ставят продолжительность время, которое было отработано (или неотработано). Если возникает необходимость, то количество граф можно увеличивать. Например: если начало и конец рабочего дня не совпадает с общепринятыми нормами.

Все основные понятия были приняты постановлением Госкомстата Российской Федерации под № 1 от 05 января 2004 года “Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты”.

Предлагаем Вам ознакомиться с интересным предложением по кредитованию от банка “Тинькофф “: