قواعد المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكتروني. قواعد إجراء المراسلات التجارية عن طريق البريد الإلكتروني

تعكس رسائل الشخص الذكي شخصية أولئك الذين يتم توجيهها إليهم.

[ليشتنبرغ جورج كريستوف]

اكتب الرسائل التي ترغب في تلقيها.

[قول مأثور قديم]

الكتابة حجة قوية في عالم الأعمال.

[بختيريفا فيكتوريا]

1. لماذا يوجد معايير موحدة للشركات في المراسلات التجارية؟

البريد الإلكتروني هو سمة إلزامية للاتصالات التجارية لأي شركة. لا توجد عمليا أي شركات لا تستخدم البريد الإلكتروني. لكن اسأل نفسك الأسئلة التالية:

• هل شعرت يومًا أنك ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى ثقب أسود عندما ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى زميل ، وقد لا تحصل على رد؟
• عندما يتصل الموظفون ببعضهم البعض ويطلبون قراءة بريد إلكتروني عاجل ، وهذا يحدث طوال اليوم
• عندما لا تستطيع فهم ما يريدون منك تحديدًا في رسالة بريد إلكتروني
• عندما تغرق القضايا المعقدة والصعبة ، عند مناقشتها عبر البريد الإلكتروني ، في بحر من المعلومات والتفاصيل ، ولا يتم حل المشكلة

إذا كانت هذه الأسئلة ذات صلة بك ، فيمكنك توفير الكثير من الوقت كل يوم عن طريق إدخال قواعد موحدة للمراسلات الإلكترونية. في هذا المقال سنتحدث عن آداب المراسلات التجارية.

2. سبع قواعد رئيسية لأخلاقيات المراسلات التجارية

نحن نفصل بشكل مشروط قواعد المراسلات التجارية على قواعد الأخلاقو قواعد الاتصال وتبادل المعلومات.

تخضع قواعد الاتصال لقواعد تبادل المعلومات ضمن العمليات والمشاريع التجارية. سنخصص لهم مقالاً منفصلاً. تشكل قواعد الأخلاق أسلوب العلاقات الداخلية لموظفي الشركة وتؤثر حتمًا على تشكيل صورة شركتك بين الشركاء. على سبيل المثال ، تلقيت مؤخرًا رسالة من أحد شركائنا تبدأ بعبارة "مساء الخير بختيريف". ما رأيك في تعاوننا؟

من أجل عدم "فقدان ماء الوجه" أثناء إجراء المراسلات التجارية ، من الضروري اتباع "القواعد الذهبية" لأخلاقيات المراسلات التجارية:

1. نبدأ دائمًا في خطاب بالاستئناف
2. يجب أن يكون سطر موضوع البريد الإلكتروني
3. تحقق من الأخطاء الإملائية وعلامات الترقيم والكلام قبل الإرسال.
4. يجب أن تكون الرسالة منظمة (لا ماء!)
5. يجب أن تحتوي الرسالة على الصياغة الصحيحة
6. إذا أرسلنا مرفقات في خطاب ، فسنكتب بالتأكيد أن هناك ملفات مرفقة (ستساعد هذه الخطوة في تجنب المواقف عند إرسال خطاب وعدم إرفاق الملف ؛ المستلم ، بعد قراءة الرسالة وعدم العثور على المرفق المستند ، يمكنه الرد بسرعة والكتابة لك أن المستندات المرفقة التي أشرت إليها في الرسالة مفقودة).
7. نحن لا نحذف الرسائل أبدًا. من أهم النقاط. يجب عدم حذف محفوظات الرسائل مطلقًا ، نظرًا لأن الرسالة عبارة عن مستند. إذا لزم الأمر ، يجب أن تكون دائمًا قادرًا على رفع تاريخ المراسلات. راديسلاف غانداباس ، على سبيل المثال ، قام بتضمين طلب عدم حذف تاريخ المراسلات في توقيعه.

3. أنواع الحروف

هناك العديد من التصنيفات المختلفة ، نقترح تمييز الحروف حسب هيكل التصميم:

1. خطاب الاتصال (خطاب الرفض ، خطاب المطالبة ، خطاب الاعتراف ، خطاب التبرير ، إلخ.)
2. رساله الموافقه

رسالة الاتصال

في هذا النوع من الرسائل ، نقوم بتضمين جميع أنواع الحروف التي يستخدمها الموظف في سياق أنشطته المهنية.

هيكل الرسالة

يجب ألا يتم تنسيق الحرف في نص واحد. يجب أن يكون منظمًا ومُحكمًا بشكل جيد بحيث لا يغيب المتلقي عن المعلومات المهمة. يتكون هيكل الحرف من مكونات واضحة:

موضوع الرسالة

يجب أن يحتوي موضوع الرسالة على الإجراء المحدد الذي تتوقعه من المدعى عليه: "التفاوض على عقد" ، "اقتراح قضايا للنظر فيها" ، "إرسال تقرير" ، إلخ.

إذا كنت ترسل مستندات ، فيجب أن يحتوي سطر الموضوع على صياغة واضحة للمستندات الواردة في مرفق الخطاب.

لماذا من المهم كتابة سطر الموضوع الصحيح؟

من خلال موضوع الرسالة ، من السهل جدًا العثور على الحرف الضروري في التدفق اليومي للمعلومات. لن تضيع أي حرف.

ملاحظة: إذا قمت بإرسال خطاب داخل الشركة ، فسيتم تنسيق موضوع الرسالة وفقًا لمعيار معين ، إذا قمت بإرسال خطاب خارج الشركة ، فمن المستحسن تنسيق الموضوع وفقًا للنموذج: اسم الشركة: الغرض من الرسالة.

كلما كان نص الرسالة أكثر إيجابية ، كان ذلك أفضل! من المهارات الأساسية في المراسلات التجارية التي يجب عليك تطويرها لدى موظفيك هي القدرة على التعبير عن أفكارك بوضوح ودقة.

ملاحظة. إذا قمنا ، عند كتابة خطاب ، بذكر حقيقة من خطاب المحاور ، فيجب نقلها ، وفصلها باللون أو الخط.

توقيع الشركة

يجب أن يكون قالب تصميم توقيع الشركة هو نفسه لجميع موظفي الشركة.

يجب أن يحتوي التوقيع على جميع التفاصيل الأساسية للمرسل إليه حتى يتمكن مستلم الخطاب ، إذا لزم الأمر ، من الاتصال بك بسهولة.

بإخلاص،

الاسم الكامل ، المنصب.

ملاحظة. إذا أردنا علاقة دافئة مع شريك / عميل ، فإن الأمر يستحق إصدار توقيع شخصي. يسعد أي شخص أن يتلقى خطابًا بموقف شخصي ، حتى في المراسلات الرسمية.

يشير التوقيع الشخصي دائمًا إلى نص الرسالة. مثال: أتمنى لك يومًا سعيدًا / شكرًا لك / تشرفت بالتحدث إليكم اليوم / شكرًا لك على تخصيص الوقت لمثل هذه القضية المهمة / تحياتي للعائلة والأطفال ، إلخ.

إلى CC

نملأ حقلي "إلى" و "نسخة" أخيرًا حتى لا نرسل الرسالة عن طريق الخطأ عندما لا تكون جاهزة بعد.

ما هو الفرق بين الحقلين "إلى" و "نسخة"؟

في الحقل "إلى" ، نقوم بإدخال عنوان الشخص الذي نريد تنفيذ بعض الإجراءات منه.

في حقل "نسخ" ، نقوم بإدخال عنوان الشخص الذي قد يستفيد من قراءة محتويات الرسالة.

ملاحظة. أثبتت تجربتنا أن حقل "نسخ" مفيد للغاية. إذا كنا نتفاوض مع موظف عادي ، نناقش قضايا مهمة ، لكننا لا نتلقى إجابات على الأسس الموضوعية وفي الوقت المحدد ، فمن الجدير إدراج خطاب من المدير أو مدير أعلى في نسخة ، بمجرد بدء المراسلات بناء.

لسوء الحظ ، لا يكون مستوى ثقافة الشركة في العديد من الشركات على المستوى المناسب ، ونتيجة لذلك توجد مواقف يكون فيها ، من أجل أن يؤدي الموظف وظيفته بشكل جيد ، رقابة صارمة من فريق الإدارة أمرًا ضروريًا.

يوجد أيضًا في Outlook وظيفة مثل "Bcc" - وهي أداة مهمة تتيح لك إبلاغ الأطراف المهتمة بالخطاب ، ولكن في نفس الوقت لا تحرج المستلم من أن الرسالة ليست موجهة إليه وحده!

رساله الموافقه

نوع مهم من الرسائل يسمح لك بتلخيص نتائج الاجتماع ، وصياغة اتفاقيات كتابية ، وبيان وقت الانتهاء وتوضيح: هل فهم الطرفان ما يجب عليهما القيام به بشكل صحيح؟

من المفيد كتابة مثل هذه الرسائل بعد اجتماع ومفاوضات واجتماعات من أجل الحصول على اتفاقيات مكتوبة ورؤية مشتركة لتنفيذها.

هيكل الرسالة:

1. تحية ونداء وامتنان للمشاركين في المناقشة.
2. تكرار الغرض من الاجتماع الذي تم فيه صياغة الاتفاقيات.
3. قائمة بجميع الموضوعات التي تمت مناقشتها ، مقترنة بالقرارات المتخذة بشأنها وتعيين المسؤول عن التنفيذ.
4. إصلاح الأفكار التي لا تتطلب التنفيذ العاجل للتاريخ.
5. سؤال للمتلقي: هل كل شيء مراعى؟ هل هناك اي تعليقات او اضافات؟

فمثلا:

تصميم الرسائل

الخط

يجب أن يكون خط الحرف موحدًا ، ويمكن استخدام الخط المائل لإبراز النقاط الرئيسية في النص والعناوين ، ولكن من الضروري الالتزام بنمط تصميم واحد.

ملاحظة. يجب أن تتذكر دائمًا أن الكلمات المكتوبة بأحرف كبيرة يُنظر إليها على أنها زيادة في النغمة. يجب تجنبها.

فقرة

من المستحسن ترتيب كل فكرة منفصلة في فقرة منفصلة بحيث يسهل فهم النص.

المسافة الفارغة

يجب ألا تندمج الفقرات مع بعضها البعض. لجعل الحرف أكثر قابلية للقراءة ، يجب أن تكون المسافة البادئة بعد التحية وقبل كل فقرة وقبل التوقيع:

لجعل الحرف أكثر جاذبية بصريًا ، من الأفضل تنسيق الروابط الموجودة في نص الحرف كروابط تشعبية:

أسلوب الكتابة

ندعوك إلى فصل دراسي رئيسي من قبل سيرجي بختيريف.

اربح ساعة واحدة على الأقل من وقت الفراغ كل يوم مع هذا التدريب!

ستتعلم في الفصل الرئيسي:
✓ كيفية إدارة المهام بحيث تكتمل جميع المهام بنسبة 100٪ وفي الوقت المحدد
✓ كيفية التحضير الفعال للاجتماعات وعقدها
كيفية تنظيم العمل المنتج للموظفين في مكتب واحد

لا يمكن تخيل الاتصالات التجارية بدون مراسلات ، حيث إن الاجتماع الشخصي لحل قضايا التعاون ليس ممكنًا دائمًا. أكثر مشاكل المراسلات التجارية إلحاحًا

لا يمكن تخيل الاتصالات التجارية بدون مراسلات ، حيث إن الاجتماع الشخصي لحل قضايا التعاون ليس ممكنًا دائمًا. يمكن حل معظم المشكلات الملحة المتعلقة بالمراسلات التجارية في وقت قصير ، ولكن عدم الامتثال لقواعد الآداب أو البناء غير المنطقي للرسالة يمكن أن يضر بالشراكات أو ينفر العميل المحتمل. كما هو الحال في المفاوضات الرسمية ، هناك قواعد معينة هنا: تنسيق الخطاب وأسلوب الاتصال.

القواعد العامة لإجراء المراسلات التجارية

يعد الاتصال التجاري عن طريق البريد الإلكتروني جزءًا لا يتجزأ من حياة أي شخص حديث: نكتب إلى الزملاء في العمل والإدارة والعملاء وشركاء الأعمال والأشخاص الذين يعرفوننا والذين لا يعرفوننا حتى الآن. ما هي أخلاقيات العمل في المراسلات الإلكترونية ، وكم هو ضروري لنجاح الأعمال؟

كل حرف هو بطاقة الاتصال الخاصة بنا وهو انعكاس لموقف أعمالنا. وإذا كان من المهم بالنسبة لنا أن تبدو بطاقة العمل هذه لائقة ، وأن يساهم منصب العمل في راحة وإنتاجية الاتصال ، فإن معرفة القواعد الأساسية للأخلاق الحميدة ومتابعتها في المراسلات اليومية هو أهم شرط للنجاح.

فيما يتعلق بالمراسلات التجارية الإلكترونية ، تنطبق نفس القواعد واللوائح التي يعمل بها مجتمع الأعمال في أي شكل آخر من أشكال التفاعل التجاري: في الاتصالات الهاتفية ، والتفاوض ، وما إلى ذلك. في رأيي ، تستند أخلاقيات مراسلات البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل إلى عدة مبادئ لا تتزعزع:

1. الاحترام المتبادل للخصوم للشخصية والموقف التجاري لبعضهم البعض.
2. الانتباه إلى المصالح التجارية للخصم.
3. فهم أهمية قضايا الخصوصية.
4. الالتزام بالمواعيد في تبادل المعلومات.

ضع في اعتبارك الأدوات العملية لتنفيذ هذه المبادئ

1. تصميم الحقل "الموضوع" / "الموضوع" بكفاءة ووضوح

يؤدي تحديد الموضوع إلى توفير وقت المرسل إليه ، مما يسمح له بتقييم محتوى الرسالة المستلمة على الفور واتخاذ قرار سريع بشأن أولويتها عند القراءة.

2. التحية والعنوان الشخصي للمرسل إليه / المرسل إليه

يبني الثقة ويعطي الرسالة تركيزًا شخصيًا. تجاهل اسم المرسل إليه يعتبر خطأ.

3. دقة المعالجة

يعتبر الملء الصحيح للحقول "إلى" و "نسخة إلى" و "نسخة مخفية الوجهة" أهم أداة لكفاءة وأخلاقيات الاتصال. لتجنب الأخطاء في العمل مع هذه المجالات ، تحتاج إلى معرفة الغرض منها ، وهو أمر مقبول بشكل عام في بيئة الأعمال الحديثة:

• إذا كان اسمك في خانة العنوان المباشر ("إلى") ، فهذا يعني أن مرسل الرسالة ينتظر إجابة لسؤاله منك ؛
• إذا تم وضع عدة مستلمين في هذا الحقل ، فهذا يعني أن مرسل الرسالة ينتظر ردًا من كل أو من أي من المستلمين ؛
• إذا تم وضع اسمك في حقل "نسخة إلى" ، فهذا يعني أن المرسل يريدك أن تكون على علم بالمشكلة ، بينما لا يتوقع ردًا منك. يجب ألا تدخل في موضوع المراسلات إذا كان اسمك في خانة "نسخ". إذا كنت لا تزال تقرر الدخول في مراسلات ، فستكون علامة حسن المظهر هي البدء في كتابة إحدى العبارات: "اسمحوا لي أن أنضم إلى مناقشة هذه القضية ..." ، "آسف للتدخل ..." ، "دعني أعبر عن رأيي ...".

اهتمام خاص في الجانب الأخلاقي ينتمي إلى مجال "نسخة مخفية الوجهة". هذه هي أداة البريد الإلكتروني "المعرضة للخطر" من وجهة نظر أخلاقيات العمل. عادة ما يُنظر إلى هذا المجال على أنه أداة للسيطرة والمعلومات السرية. المستلمون الذين تم وضعهم في نسخة مخفية الوجهة غير مرئيين للمستلمين الآخرين. تحظر بعض الشركات الحساسة أخلاقياً استخدام هذه الأداة في اتصالات الشركة. استثناء هو المراسلات الجماعية (على سبيل المثال ، الدعوات). يتم إرسالها إلى عدد كبير من المستلمين ، بينما يجب ألا تكون عناوين البريد الإلكتروني مرئية للجميع.

هناك شركات يتم فيها التعامل مع حقل "نسخة مخفية الوجهة" بهدوء أكبر ، مع الالتزام بالقواعد العالمية التالية:

• في الحقل ، يتم وضع "مخفية الوجهة" (Bcc) المرسلون (المرسلون المخفيون) الذين يجب أن يكونوا على دراية بالمراسلات ، ولكن يجب ألا يكون وعيهم واضحًا للمخاطبين المباشرين ؛
• إرسال رسالة مع ملء الحقل "نسخة مخفية الوجهة" يعني اتفاقًا أوليًا أو وعيًا لاحقًا لمؤلف الرسالة والمستلمين المخفيين حول سبب وغرض هذا الشكل من الوعي ؛
• يجب ألا يدخل المرسل إليه المخفي في موضوع المراسلات من الحقل "نسخة مخفية الوجهة".

4. استجابة سريعة

وقت الاستجابة للخطاب هو أحد مؤشرات وضعك فيما يتعلق بالمصالح التجارية للشركاء والعملاء. الشركات لديها معايير مختلفة لهذا الغرض. وقت الاستجابة / الرد المقبول لرسالة ما هو في غضون ساعتين إلى ثلاث ساعات. إذا أدركت ، بعد استلام الرسالة وقراءتها ، أنه لا يمكنك الرد عليها في غضون 24 ساعة ، فإن قاعدة الشكل الجيد ستكون إرسال معلومات المرسل إليه التي تلقيت رسالته والإجابة عليها: "حصلت على رسالة. سأجيب اليوم خلال النهار "أو "حصلت على رسالة. هناك حاجة إلى معلومات إضافية للإجابة. سأحاول الرد في وقت لاحق ... ".

نحن نقدم

5. العمل الصحيح مع المعلومات (الحجم ، اللغة ، الهيكل ، التنسيق)

تعد طبيعة وخصوصية تقديم المعلومات في نص الرسالة أيضًا أداة ومؤشرًا على قدرتك ورغبتك في التوافق بشكل صحيح ومحترم قدر الإمكان فيما يتعلق بالمرسل إليه:

• حجم الحرف ، الذي يناسب "على شاشة واحدة" ، كحد أقصى - في حجم نص ورقة واحدة بتنسيق A-4 ، يكون أكثر راحة عند القراءة ؛
• يجب ألا يتجاوز حجم المرفقات المرسلة 3 ميغابايت (قد تؤدي الملفات الأكبر حجمًا إلى حدوث مشكلات ، حيث قد لا تمر عبر خادم بريد المستلم) ؛
• من الأفضل "حزم" الملفات المنقولة بترميز عالمي: Zip أو rar (يمكن حظر الامتدادات الأخرى أو قطعها أثناء النقل وخلق مشاكل للمرسل إليه) ؛
• عند الرد على خطاب المرسل إليه ، يجب وضع نص إجابتك في أعلى (في بداية) الرسالة ، وليس في أسفلها (وهذا يحفظ المرسل إليه من الاضطرار إلى "تمرير" النص السابق للمراسلات في البحث عن الإجابة التي كتبتها) ؛
• يجب ألا تبدأ في الرد على خطاب المرسل إليه كحرف جديد (دون حفظ تاريخ المراسلات). مثل هذا الرد من شأنه أن يجبر المرسل إليه المتلقي على قضاء بعض الوقت في البحث عن الرسالة الأصلية ؛
• من الضروري أن تكتب بلغة مفهومة للغاية بالنسبة إلى المرسل إليه. في كل حالة محددة ، يتم تحديد مسألة مدى ملاءمة استخدام المفردات الاحترافية داخل الشركات واللغة العامية والاختصارات والتعابير الإنجليزية (الاقتراض من اللغة الإنجليزية بأي لغة أخرى).

إذا كان استخدام الكلمات العامية والاختصارات يزيد من سرعة وكفاءة المراسلات ، فإن استخدام اللغة العامية مقبول وأخلاقي. لذلك ، غالبًا ما تزخر المراسلات الداخلية داخل الشركة بالعامية: فهي مألوفة ومفهومة لجميع المشاركين في المراسلات وتوفر الوقت. ولكن بالمراسلات مع شركاء / عملاء تجاريين خارجيين - فهذه مسألة تتطلب الحذر.

في بعض الأحيان لا غنى عن المصطلحات. على سبيل المثال ، تزود الشركة العملاء بمنتج / خدمة مثل الإعلان عبر الإنترنت ، ولا يمكن استبدال مفاهيم مثل "لافتة سياقية للوسائط" و "الكلمات الرئيسية" و "الكلمات الرئيسية السلبية" و "ctr" بأي شيء ، ويجب تقديمها في سياق الأعمال وتعليم العميل التعامل معهم. في هذه الحالة ، من المهم لكلا الطرفين التحلي بالصبر والاستعداد للشرح والتعلم.

ومع ذلك ، هناك حالات يمكن وينبغي فيها تجنب استخدام الاختصارات والمصطلحات.

مثال:

أمضى صديقي يومين في البحث عن إجابة للسؤال: ما هو في أسرع وقت ممكن. كانت تعد المواد لدار النشر وفي رسالتها الأخيرة كتبوا لها: " ماشا ، من فضلك أرسل جميع المواد الخاصة بك في أسرع وقت ممكن". قررت ماشا أن هذا كان تسمية لتنسيق غير معروف لها ، والذي كان من الضروري "ترجمة" النص إليه. استغرق الوقت الذي يقضيه ماشا في "فك الشفرة" وتلبية طلب الناشر يومين. تخيل انزعاج ماشين عندما اكتشفت بعد يومين أن اختصار "asap" الغامض كان يستخدم على نطاق واسع في البيئة الناطقة باللغة الإنجليزية " في أقرب وقت ممكن» – « بأسرع ما يمكن».

النصيحة:لا تسيء استخدام اللغة الإنجليزية والمصطلحات الخاصة والاختصارات داخل الشركة في المراسلات مع العملاء والشركاء الخارجيين.

6. توافر التوقيع ومعلومات الاتصال

هذه سمة ضرورية يجب أن تنهي كل حرف من رسائلك. يجب وضع ما يلي في كتلة التوقيع:

1. اسمك الأول والأخير.

هذا يجعل المراسلات شخصية ، مما يؤثر على الفعالية والراحة النفسية للتواصل. يجب عدم استخدام الاختصارات في التوقيع. بدلاً من T.L. Vorotyntsev في توقيعي ، سأكتب Tamara Leonidovna Vorotyntseva (أو Tamara Vorotyntseva) ، حتى يفهم المرسل إليه كيفية الاتصال بي في خطاب الرد.

1. دلالة على موقفك.

من خلال القيام بذلك ، فإنك تدع المرسل إليه يفهم حدود سلطتك وكفاءتك المهنية في حل المشكلات.

1. تفاصيل الاتصال (الهاتف ، عنوان البريد الإلكتروني ، اسم وعنوان الشركة ، موقعها على الإنترنت).

سيوفر هذا للمتلقي إمكانية الاتصال التشغيلي الإضافي إذا لزم الأمر.

تلخيصًا لكل ما سبق ، ولدي في نفس الوقت سنوات عديدة من الخبرة في مراقبة سلوك المراسلات في الشركات المختلفة ، يمكنني أن أقول بثقة ما يلي: معايير الأخلاق في مجتمع الأعمال الحديث ليست فقط سمات اسمية وليست كثيرًا من الأخلاق الحميدة ، فهي أدوات عملية تم إحياؤها والتي تسمح بجعل اتصالات العمل صحيحة وفعالة ومريحة وفي النهاية فعالة.

انتبه إلى التدريب الذي أجرته Tamara Vorotyntseva.

مقالات

ما هو البريد الإلكتروني؟ في عالم الأعمال اليوم ، هذا هو:

• وجهك. بمساعدة البريد الإلكتروني يمكنك إنشاء صورة إيجابية في عيون الطرف المقابل أو إفساد الانطباع الأول.
• أداة عملك. يحدث الكثير من التواصل مع العالم الخارجي عن طريق البريد الإلكتروني. لذلك ، من خلال إتقان هذه الأداة ، يمكنك جعل حياتك أسهل بكثير.
• إلهاء قوي. يحاول العالم الخارجي إيقاظك وتشتيت انتباهك وضلالك عبر البريد الإلكتروني.

من هذه المواقف وانظر في العمل مع البريد الإلكتروني. لنبدأ ببساطة.

تصميم الرسائل

أنا أستخدم عميل البريد Mozilla Thunderbird ، لذا سأستخدم مثاله. دعنا ننشئ حرفًا جديدًا وننتقل من أعلى إلى أسفل عبر قائمة الحقول.

إلى من. ينسخ. نسخة مخفية

ربما لا يعرف أحد ، ولكن يمكن تغيير "إلى" في Mozilla إلى "نسخة إلى" أو "نسخة مخفية الوجهة".

• إلى من: نكتب المستلم الرئيسي أو عدة مستلمين مفصولين بفاصلة منقوطة.
• ينسخ: نكتب شخصًا يجب أن يقرأ الرسالة ولكن لا نتوقع منه رد فعل.
• نسخة مخفية: نكتب شخصًا يجب أن يقرأ الرسالة ، لكن يجب أن يظل مجهولًا لبقية متلقي الرسالة. من الملائم بشكل خاص استخدام المراسلات الجماعية للرسائل التجارية ، مثل الإخطارات.

ليس تماما في البريد الجماعي ، حدد المستلمين من خلال حقلي "نسخة إلى" أو "إلى". أتلقى عدة مرات في السنة رسائل تسرد 50-90 مستلمًا في الحقل "نسخة". هناك خرق للخصوصية. لا يحتاج كل المستلمين إلى معرفة من تعمل معه في موضوع مشابه. من الجيد أن يكونوا أشخاصًا يعرفون بعضهم البعض. وإذا كانت هناك شركات متنافسة في القائمة لا تعرف بعضها البعض؟ كحد أدنى ، يجب أن تكون مستعدًا لتفسيرات غير ضرورية ، وعلى الأقل لإنهاء التعاون مع أحدهم. لا تفعل ذلك بهذه الطريقة.

موضوع الرسالة

غالبًا ما تكتب خدمات البريد الاحترافية عن أهمية سطر الموضوع (في بعض الأحيان بشكل معقول) في مدونات الشركات الخاصة بهم. ولكن في أغلب الأحيان نتحدث عن خطابات المبيعات ، حيث يحل موضوع الرسالة مشكلة "يجب فتح البريد الإلكتروني".

نناقش المراسلات التجارية اليومية. هنا يحل الموضوع المشكلة "يجب التعرف بسهولة على الرسالة ومؤلفها ومن ثم العثور عليها." علاوة على ذلك ، سيعود اجتهادك إليك في شكل كارما للعديد من رسائل الاستجابة ، فقط مع البادئات يكرر:أو fwd، من بينها سيكون عليك البحث عن الحرف المطلوب في الموضوع.

عشرين حرفًا هو حجم المراسلات ليوم واحد لمدير متوسط. أنا لا أتحدث عن رواد الأعمال وأصحاب الأعمال على الإطلاق ، فعدد خطاباتهم يتجاوز أحيانًا 200 حرف أو أكثر يوميًا. إذن مرة أخرى: لا ترسل رسائل بريد إلكتروني تحتوي على سطر موضوع فارغ.

إذن ، كيف تصوغ موضوع الرسالة بشكل صحيح؟

خطأ # 1 : فقط اسم الشركة في الموضوع. على سبيل المثال ، "السماء" وكل شيء. أولاً ، ربما لا تكون أحد أفراد شركتك التي تتواصل مع هذا الطرف المقابل. ثانيًا ، مثل هذا الموضوع لا معنى له ، لأن اسم شركتك مرئي بالفعل من العنوان. ثالثًا ، خمن كيف سيبدو صندوق البريد الخاص بك مع هذا النهج في المراسلات؟ تقريبا مثل هذا.

هل من الملائم البحث في مثل هذه المواضيع؟

خطأ # 2 : مبهرج بيع العنوان. إنه لأمر رائع أن تعرف كيف تكتب مثل هذه العناوين. ولكن هل من المناسب استخدام هذه المهارات في المراسلات التجارية؟ تذكر الغرض من سطر موضوع خطاب العمل: ليس البيع ، ولكن لتوفير التعريف والبحث.

نص الرسالة

هناك العديد من الأدلة لكتابة النصوص للمناسبات المختلفة. على سبيل المثال ، يمتلك مكسيم إلياخوف وألكساندر أمزين وغيرهم من أساتذة الكلمة الكثير من المعلومات المفيدة. أنصحك بقراءة مقالاتهم على الأقل لتحسين محو الأمية العامة وتحسين الأسلوب العام للكلام الكتابي.

في عملية كتابة الرسالة ، يجب أن نتخذ باستمرار عدة قرارات.

مسألة مجاملة . في بداية الرسالة ، يمكنك طمس المجاملات أو حتى الحنان بروح "عزيزتي روديا ، منذ أكثر من شهرين حتى الآن لم أتحدث إليك كتابةً ، والتي عانيت منها نفسي ولم أنم حتى آخر الليل ، التفكير ". مهذب للغاية ومكلف للغاية ، سواء من حيث الوقت اللازم لتأليف مثل هذه المقدمة أو من حيث وقت المحاور لقراءتها. المراسلات عمل ، تذكر؟ عدم كتابة نوع رسائلي للمسابقة وليس رسالة من والدته إلى راسكولينكوف ، ولكن مراسلات تجارية.

نحن نحترم وقتنا والمتلقي!

إن تقديم نفسك وتذكر ظروف معارفك أمر منطقي فقط في الرسالة الأولى المرسلة بعد اجتماع عابر في المعرض. إذا كان هذا استمرارًا للتعاون أو المراسلة الحالية ، في الحرف الأول من اليوم نكتب: "مرحبًا ، إيفان" ، في الحرف الثاني واللاحقة: "إيفان ، ...".

جاذبية . كنت دائمًا قلقًا بشأن السؤال حول من يجب الاتصال به في رسالة إذا كان هناك العديد من المستلمين. لقد كتبت مؤخرًا رسالة موجهة إلى ثلاث فتيات يُدعى أنّا. دون أي تردد ، كتبت "مرحبًا آنا" ولم أستحم في حمام بخار. لكن هذا ليس هو الحال دائمًا.

ماذا لو كان هناك ثلاثة أو حتى سبعة مستلمين وليس لديهم نفس الاسم؟ يمكنك أن تسرد بالاسم: "مساء الخير ، روديون ، Pulcheria ، Avdotya و Pyotr Petrovich." لكنها طويلة وتستغرق وقتا. يمكنك أن تكتب: "مرحبًا أيها الزملاء!".

بالنسبة لي ، أستخدم القاعدة لأخاطب بالاسم الشخص الموجود في الحقل "إلى". ولأولئك الموجودين في النسخة ، لا تتصلوا إطلاقاً. تسمح لك هذه القاعدة في نفس الوقت بتحديد (واحد!) المرسل إليه من الرسالة والغرض من هذه الرسالة بدقة أكبر.

الاقتباس . غالبًا ما تكون المراسلات عبارة عن سلسلة من الرسائل مع الأسئلة والأجوبة - في كلمة واحدة ، حوار. من الممارسات الجيدة عدم حذف تاريخ المراسلات وكتابة إجابتك أعلى النص المقتبس ، بحيث يمكنك بسهولة قراءة الحوار من أعلى إلى أسفل من خلال التواريخ التنازلية عند العودة إلى هذه المراسلات في غضون أسبوع.

لسبب ما ، الإعداد الافتراضي في Mozilla هو "تعيين المؤشر بعد النص المقتبس". أوصي بتغييره في القائمة "أدوات" ← "خيارات الحساب" ← "التجميع والعنونة". يجب أن يكون الأمر كذلك.

الغرض من الرسالة . خطابات العمل من نوعين:

• عندما نقوم ببساطة بإبلاغ المحاور (على سبيل المثال ، تقرير عن العمل المنجز في الشهر) ؛
• وعندما نريد شيئًا من المحاور. على سبيل المثال ، بحيث يوافق على الفاتورة المرفقة للدفع.

كقاعدة عامة ، هناك العديد من خطابات التحفيز أكثر من رسائل الإبلاغ. إذا أردنا تحقيق شيء ما من المحاور ، فمن المهم جدًا أن نقول ذلك في خطاب بنص عادي. يجب أن يتبع العبارة التي تحث المستخدم على اتخاذ إجراء اسم أول وأن تكون الجملة الأخيرة من الحرف.

ليس تماما : "بورفيري بتروفيتش ، أعرف من قتل المرأة العجوز."

بشكل صحيح : "بورفيري بتروفيتش ، أنا من قتلت المرأة العجوز ، برجاء اتخاذ إجراء بشأن اعتقالي ، لقد تعبت من المعاناة!"

لماذا يفكر المراسل لك ماذا تفعل بهذه الرسالة؟ بعد كل شيء ، يمكنه اتخاذ القرار الخاطئ.

التوقيع في النص . يجب عليها ان تكون. علاوة على ذلك ، يسمح لك جميع عملاء البريد الإلكتروني بإعداد الاستبدال التلقائي للتوقيع ، على سبيل المثال ، "الاحترام ، ..." الكلاسيكي. في Mozilla ، يتم ذلك في قائمة "الأدوات" ← "خيارات الحساب".

إن كتابة أو عدم كتابة جهات اتصال في التوقيع هي مسألة شخصية للجميع. ولكن إذا كنت مرتبطًا بطريقة ما بالمبيعات - فتأكد من الكتابة. حتى إذا لم تتم المعاملة بناءً على نتائج الاتصال ، فسيتم العثور عليك في المستقبل بسهولة باستخدام جهات الاتصال من التوقيع.

أخيرًا ، هناك ميزة أخرى في نص الرسالة لأولئك المحاورين الذين لا يحبون (لا يمكنهم ، لا يريدون ، ليس لديهم الوقت) للإجابة على رسائلك. حدد الافتراضي في نص الحرف. على سبيل المثال ، "بورفيري بتروفيتش ، إذا لم تأت لاعتقالي قبل الساعة 12:00 يوم الجمعة ، فأنا أعتبر نفسي معفيًا." بالطبع ، يجب أن يكون الموعد النهائي حقيقيًا (لا ترسل النص من المثال يوم الجمعة الساعة 11:50). يجب أن يكون المستلم قادرًا جسديًا على قراءة رسالتك واتخاذ قرار بشأنها. هذا "الصمت" يعفيك من المسؤولية عن عدم استجابة المحاور. كما هو الحال دائمًا ، يجب التعامل مع استخدام هذه الشريحة بحكمة. إذا استجاب شخص ما لرسائلك في الوقت المحدد وبصورة منتظمة ، فقد يؤدي هذا الإنذار ، إذا لم يسيء إليه ، إلى إجهاده قليلاً أو يؤدي إلى اتخاذ قرار بعدم الرد على الرسالة في الوقت الحالي ، ولكن لجعلك تنتظر يوم الجمعة.

المرفقات

غالبًا ما تأتي الرسائل مع مرفقات: السير الذاتية ، والعروض التجارية ، والتقديرات ، والجداول الزمنية ، ومسح المستندات - وهي أداة مريحة للغاية وفي نفس الوقت مصدر للأخطاء الشائعة.

خطأ : حجم استثمار ضخم. غالبًا ما نتلقى رسائل بريد إلكتروني بمرفقات يصل حجمها إلى 20 ميغابايت. كقاعدة عامة ، هذه عمليات مسح ضوئي لبعض المستندات بتنسيق TIFF ، بدقة 600 نقطة في البوصة. يكاد يكون من المؤكد أن برنامج البريد الخاص بالمراسل سيتوقف لعدة دقائق في محاولات عقيمة لتنزيل معاينة هذا المرفق. والعياذ بالله يحاول المستلم قراءة هذه الرسالة على هاتف ذكي ...

أنا شخصياً أحذف هذه الرسائل على الفور. ألا تريد أن ينتهي بريدك الإلكتروني في سلة المهملات قبل قراءته؟ التحكم في حجم المرفق. من المستحسن ألا يزيد حجمه عن 3 ميغا بايت.

ماذا لو تجاوز؟

• حاول إعادة تكوين الماسح الضوئي الخاص بك للحصول على تنسيق ودقة مختلفة. على سبيل المثال ، في ملفات PDF و 300 نقطة في البوصة يتم الحصول على عمليات مسح يمكن قراءتها تمامًا.
• فكر في برامج مثل WinRar archiver أو 7zip. يتم ضغط بعض الملفات بشكل مثالي.
• ماذا لو كان المرفق ضخمًا ولا يمكنك ضغطه؟ على سبيل المثال ، تزن قاعدة بيانات المحاسبة شبه الفارغة 900 ميجابايت. سوف تنقذ عمليات تخزين المعلومات على السحابة: Dropbox و Google Drive وما شابه ذلك. تقوم بعض الخدمات ، مثل Mail.ru ، بتحويل المرفقات الضخمة تلقائيًا إلى روابط تخزين سحابية. لكني أفضل إدارة معلوماتي المخزنة في السحابة بنفسي ، لذلك لا أرحب بالأتمتة من Mail.ru.

وهناك توصية أخرى ليست واضحة تمامًا حول الاستثمارات - الخاصة بهم اسم . يجب أن تكون مفهومة ومقبولة للمتلقي. مرة واحدة في الشركة ، كنا نعد عرضًا تجاريًا موجهًا إلى ... فليكن فيودور ميخائيلوفيتش دوستويفسكي. تلقيت خطابًا من المدير مع مشروع CP للموافقة عليه ، وفي المرفق كان هناك ملف باسم "DlyaFedi.docx". مع المدير الذي أرسل لي هذا ، تم إجراء حوار بالمحتوى التالي:

عزيزي المدير ، هل أنت مستعد شخصيًا للاقتراب من هذا الشخص المحترم واستدعائه فيودور في وجهه؟

بطريقة ما لا ، شخص محترم ، يناديه الجميع باسمه الأول وعائلته.

لماذا سميت المرفق "For Fedi"؟ إذا أرسلتها إليه الآن ، فهل تعتقد أنه سيشتري منا محاور على هذا CP؟

كنت سأقوم بإعادة تسمية ...

لماذا تعد قنبلة موقوتة - رفض عميل محتمل - أو إنشاء عمل إضافي لنفسك عن طريق إعادة تسمية ملف؟ لماذا لا تسمي المرفق على الفور بشكل صحيح: "For Fedor Mikhailovich.docx" أو حتى أفضل - "KP_Sky_Axes.docx".

لذلك ، مع البريد الإلكتروني باعتباره "وجهًا" تم فرزها بشكل أو بآخر. دعنا ننتقل إلى البريد الإلكتروني كأداة إنتاجية ونتحدث عن إلهاءه.

التعامل مع الحروف

البريد الإلكتروني هو مصدر إلهاء قوي. كما هو الحال مع أي إلهاء ، يجب التعامل مع البريد من خلال تشديد القواعد وتنفيذ جداول العمل.

كحد أدنى ، تحتاج إلى إيقاف تشغيل كل إشعارات البريد. إذا تم تكوين عميل البريد بشكل افتراضي ، فسيتم إخطارك بإشارة صوتية ، وسيومض الرمز المجاور للساعة ، وستظهر معاينة للحرف. باختصار ، سيفعلون كل شيء لإبعادك أولاً عن العمل الشاق ، ثم يغرقونك في هاوية الرسائل غير المقروءة والمراسلات غير المرئية - ناقصًا ساعة أو ساعتين من الحياة.

بالنسبة للبعض ، تسمح لك قوة الإرادة القوية بعدم تشتيت انتباهك بالإخطارات ، ومن الأفضل للأشخاص العاديين عدم إغراء القدر وإيقاف تشغيلهم. في Mozillla Thunderbird ، يتم ذلك من خلال قائمة "أدوات" ← "إعدادات" ← "عام" ← "عند ظهور رسائل جديدة".

إذا لم تكن هناك إخطارات ، فكيف نفهم أن الرسالة وصلت؟

بسيط جدا. أنت نفسك ، بوعي ، تخصص وقتًا لتحليل البريد ، وافتح عميل البريد الخاص بك وشاهد جميع الرسائل غير المقروءة. يمكن القيام بذلك مرتين في اليوم ، على سبيل المثال في وقت الغداء وفي المساء ، أو أثناء التوقف القسري ، على سبيل المثال ، في الاختناقات المرورية.

كثيرًا ما يسأل الناس ، ماذا عن أوقات الاستجابة ورسائل البريد الإلكتروني العاجلة؟ أجب: ليس لديك رسائل عاجلة في البريد. ما لم تكن تعمل في قسم دعم العملاء (مثل هذا القسم له قواعده الخاصة للعمل مع البريد).

إذا كانت هناك رسائل عاجلة ، فسيقوم المرسل بإعلامك بذلك من خلال قنوات أخرى - الهاتف ، والرسائل القصيرة ، وسكايب. ثم ستنتقل بوعي إلى عميل البريد وتعالج البريد العاجل. يعلن جميع خبراء إدارة الوقت (على سبيل المثال ، Gleb Arkhangelsky مع "Time Drive") معيار الرد على رسائل البريد الإلكتروني حتى 24 ساعة. هذه قاعدة طبيعية جيدة - لا تتوقع إجابات فورية من المحاور عبر البريد الإلكتروني. في حالة وجود رسالة عاجلة ، قم بالإبلاغ عنها من خلال قنوات اتصال أسرع.

لذلك ، قمنا بإيقاف تشغيل الإشعارات والآن نقوم بتشغيل عميل البريد وفقًا لجدولنا الزمني.

ماذا نفعل عندما ذهبنا إلى البريد وشاركنا في نشاط يسمى "تحليل البريد الإلكتروني"؟ أين هي بداية ونهاية هذا العمل؟

لقد سمعت الكثير عن نظام البريد الوارد الصفري ، لكن لسوء الحظ ، لم أقابل شخصًا واحدًا يستخدمه. اضطررت إلى إعادة اختراع عجلتي. هناك مقالات حول هذا الموضوع في Lifehacker. فمثلا، " ". أدناه سأتحدث عن نظام البريد الوارد الصفري في تفسيري. سأكون ممتنا إذا تمت الإشارة إلى معلمو GTD في التعليقات أو استكمال أو تحسين النظام الموصوف.

من المهم أن تفهم وتقبل أن البريد الإلكتروني ليس مخطط مهام أو أرشيف لأنشطتك. لذلك ، يجب أن يكون مجلد علبة الوارد فارغًا دائمًا. إذا كنت قد تناولت تحليل البريد الوارد ، فلا تتوقف ولا تشتت انتباهك بأي شيء حتى تقوم بإفراغ هذا المجلد.

ماذا تفعل مع رسائل البريد الإلكتروني في البريد الوارد؟ تحتاج إلى المرور بكل حرف بالتسلسل وحذفه. نعم ، ما عليك سوى تحديد واضغط على Delete على لوحة المفاتيح. إذا لم تتمكن من إجبار نفسك على حذف البريد الإلكتروني ، فسيتعين عليك اتخاذ قرار بشأن ما يجب فعله به.

1. هل يمكنك الرد عليها في ثلاث دقائق؟ هل تحتاج إلى إجابة؟ نعم ، هذا صحيح ، ولن تستغرق الإجابة أكثر من ثلاث دقائق ، ثم تجيب على الفور.
2. تحتاج إلى الإجابة ، لكن تحضير الإجابة سيستغرق أكثر من ثلاث دقائق. إذا كنت تستخدم برنامج جدولة المهام الذي يسمح لك بتحويل رسالة بريد إلكتروني إلى مهمة ، فقم بتحويل بريدك الإلكتروني إلى مهمة ونسيانها لبعض الوقت. على سبيل المثال ، أستخدم الخدمة الرائعة للغاية Doit.im. يسمح لك بإنشاء عنوان بريد إلكتروني شخصي: تقوم بإعادة توجيه خطاب إليه ، ويتحول إلى مهمة. ولكن إذا لم يكن لديك برنامج جدولة مهام ، فقم بنقل الحرف إلى المجلد الفرعي "0_Run".
3. بعد الرد السريع على رسالة أو تحويلها إلى مهمة أو مجرد قراءتها ، عليك أن تقرر ما ستفعله بهذه الرسالة بعد ذلك: احذفها أو أرسلها إلى أحد المجلدات للتخزين طويل المدى.

فيما يلي مجلدات التخزين طويل المدى لدي.

• 0_Run.ليس لدي مثل هذا المجلد ، ولكن إذا لم يكن لديك مخطط ، أكرر ، يمكنك إضافة أحرف هنا تتطلب دراسة مفصلة. يحتاج هذا المجلد أيضًا إلى التنظيف بانتظام ، ولكن مع اتباع نهج مدروس في ذلك الوقت المخصص لهذا الغرض.
• 1_المرجعهنا أضع رسائل تحتوي على معلومات أساسية: رسائل ترحيب مع تسجيلات الدخول من خدمات الويب المختلفة ، وتذاكر الرحلات القادمة ، وما إلى ذلك.
• 2_مشاريع.هنا يتم تخزين أرشيف للمراسلات حول الشركاء والمشاريع التي لها علاقة حالية. بطبيعة الحال ، يوجد مجلد منفصل لكل مشروع أو شريك. في ملف الشريك ، أضع رسائل ليس فقط من موظفيه ، ولكن أيضًا رسائل من موظفي "Sky" المرتبطين بهذا الشريك. ملائم للغاية: إذا لزم الأمر ، تكون جميع المراسلات المتعلقة بالمشروع في متناول اليد ببضع نقرات.
• 3_متحف.هنا أرمي تلك الحروف التي يؤسفني حذفها ، والفوائد منها ليست واضحة. يتم ترحيل المجلدات ذات المشاريع المغلقة من "2_Projects" هنا أيضًا. باختصار ، يتم تخزين المرشحين الأوائل للحذف في "المتحف".
• 4_المستندات.في ما يلي رسائل تحتوي على نماذج مستندات إلكترونية قد تكون مفيدة في المستقبل للمحاسبة ، على سبيل المثال ، أعمال التسوية من العملاء ، وتذاكر الرحلات. يحتوي المجلد على الكثير من القواسم المشتركة مع المجلدات "2_Projects" و "1_Sprav" ، فقط يقوم بتخزين المعلومات المحاسبية ، وفي المجلد "2_Projects" - معلومات الإدارة. في "4_Documents" - معلومات ميتة ، وفي "2_Projects" - مباشر.
• 5_المعرفة.هنا أضع فقط المراسلات المفيدة حقًا ، والتي أرغب في العودة إليها بعد فترة للإلهام أو البحث عن حلول.

هناك إعدادات عميل بريد أخرى مهمة لتشغيل هذا النظام. أولاً ، بشكل افتراضي ، يحتوي Thunderbird على مربع الاختيار "وضع علامة على الرسائل كمقروءة". أنا أفضل أن أفعل ذلك بوعي ، لذلك تم إيقاف العلم! للقيام بذلك ، انتقل إلى القائمة "أدوات" ← "إعدادات" ← "خيارات متقدمة" ← "القراءة والعرض".

ثانيًا ، نستخدم ملفات المرشحات . في السابق ، كنت أستخدم بفعالية عوامل تصفية تعيد توجيه الرسائل تلقائيًا إلى المجلدات المناسبة بناءً على عنوان المرسل. على سبيل المثال ، تم نقل خطابات محامٍ إلى مجلد "محامٍ". لقد تخليت عن هذا النهج لعدة أسباب. أولاً: خطابات محامٍ في 99٪ من القضايا تتعلق بمشروع أو شريك ، مما يعني أنه يجب نقلها إلى ملف هذا الشريك أو المشروع. ثانيًا: قررت زيادة الوعي. عليك أن تقرر بنفسك مكان تخزين حرف معين ، ومن الأنسب البحث عن الرسائل غير المعالجة في مكان واحد فقط - في البريد الوارد. الآن أستخدم المرشحات فقط لتنظيم الحروف العادية التلقائية من أنظمة مختلفة في مجلدات ، أي الحروف التي لا تتطلب مني اتخاذ قرارات. تمت تهيئة المرشحات في Mozilla Thunderbird في قائمة "أدوات" ← "عوامل تصفية الرسائل".

لذلك ، مع النهج الصحيح ، يجب أن يستغرق البريد الإلكتروني من 10 إلى 60 دقيقة في اليوم ، اعتمادًا على حجم المراسلات.

نعم ، وشيء آخر. هل قمت بالفعل بإيقاف تشغيل الإشعارات لرسائل البريد الإلكتروني الجديدة؟ ؛)

الشخص الذي يحاول الظهور بمظهر لائق في علاقات العمل يستخدم دائمًا قواعد مراسلات البريد الإلكتروني. يتذكر أن البريد الإلكتروني يجب ألا يشوه المرسل إليه ، وسمعة الشركة التي يمثلها ، وصورة العمل.

تعد القدرة على إجراء المراسلات الإلكترونية بكفاءة ودقة عنصرًا مهمًا في صورة المدير الناجح. هذه الحقيقة تشهد على مستواه الثقافي العام ومهنيته. بناءً على كيفية معرفة الشخص بكيفية صياغة أفكاره وتشكيلها ، يمكنك فهم كيفية ارتباطه بنفسه وبالآخرين. سوف يفسد البريد الإلكتروني المكتوب بإهمال انطباعك بسهولة ويقوض سمعة عملك.

قواعد البريد الإلكتروني للأعمال

استخدم عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالعمل لأغراض تجارية فقط. عندما ترسل رسالة من خادم الشركة ، يتم تخزينها عليه ، كرسائل صادرة واردة. سيتمكن صاحب العمل دائمًا من الاطلاع على هذه الرسائل وفهم ما تفعله حقًا. أثناء وجودك في المكتب ، استخدم البريد الإلكتروني فقط للمراسلات التجارية.

افهم لمن توجه الرسالة ، ولمن يمكن أن تكون المعلومات الواردة فيها مفيدة.

لمن توجه رسالتك؟ شريك؟ عميل؟ زميل؟ قائد؟ المرؤوس؟ يجب الإشارة إلى المرسل إليه في حقل "إلى" ، المهتمين - "نسخة". يجب عدم إرسال نسخ إضافية ، خاصة إلى المدير. إذا كانت الرسالة تتعلق بأطراف ثالثة ، فعادة ما يتم إدخالها أيضًا في حقل "نسخة".

تحديد الغرض من الرسالة. ما الذي تريد تحقيقه بإرسال رسالتك؟ ماذا يجب أن يفعل المستلم بعد قراءته؟ ما نوع رد الفعل الذي تتوقعه؟ يجب أن يفهم المستلم على الفور ما تريده منه بالضبط. من أي شخص يجب كتابة الرسالة؟

يعتمد ذلك على الحالة المحددة:

• إذا كنت ترغب في إظهار وجهة نظرك الفردية للأحداث - من الأول (أنا ، نحن) ؛
• إذا كانت رسالتك تحتوي على طلب أو تعليمات - من الثانية (أنت ، أنت) ؛
• إذا أرسلت رسالة كمراقب خارجي ، فأنت تريد إبلاغ المرسل إليه بأحداث معينة أو حقائق سابقة - من طرف ثالث (هو ، هي ، هم).

قم دائمًا بملء حقل "الموضوع". يبحث معظم الأشخاص الذين يتلقون البريد الإلكتروني أولاً في حقل الموضوع. بناءً على المعلومات الواردة فيه ، يتم اتخاذ قرار بقراءة الرسالة أم لا. إذا كانت هناك عبارة محرجة لا تحمل أي معلومات ، أو كان الحقل فارغًا على الإطلاق ، فمن المحتمل ألا يفتح الشخص الرسالة على الإطلاق. حدد الموضوع باختصار ، وتحديدا ، بشكل إعلامي.
تتبع المحتوى: التحية والاستئناف والنص الأساسي والملخص والتوقيع وجهات الاتصال. يجب عليك اتباع آداب الاتصالات التجارية الإلكترونية.

لا تقم بتخطي أجزاء معينة من المحتوى التقليدي ، قم بتنسيق الحرف بشكل صحيح ، فهذا يدل على احترافك.

من خلال مخاطبتك وتحيتك ، فإنك تعبر عن احترامك للمرسل إليه. إذا أمكن ، في بداية كل حرف ، استخدم عنوانًا شخصيًا وتحية. خاطب المحاور بالاسم ، فهذا أيضًا عنصر احترام. إذا كنت تريد أن تبدو الرسالة عادية ، فضع فاصلة بعد الاستئناف. إذا كنت تريد ملاحظة أهميتها وشكلها - علامة تعجب.

التزم بهذه القاعدة حتى مع الزملاء الذين تتواصل معهم كثيرًا.

حافظ على مبدأ الإيجاز والوضوح. في المراسلات التجارية ، يجب أن يكون هناك حد أدنى من الكلمات بحد أقصى من المعلومات المفيدة. اذكر أفكارك بشكل محدد ودقيق ومتسق وسهل الفهم. قم بتكوين جمل قصيرة ، لذلك سيكون من الأسهل على المرسل إليه إدراك المعلومات. في خطاب واحد ، قم بتغطية موضوع واحد.

من الأفضل إرسال عدة رسائل إذا كنت تريد التحدث عن مواضيع مختلفة ، فهذا أفضل بكثير من رسالة واحدة طويلة بأفكار مختلفة لا علاقة لها ببعضها البعض.

لا تحول الاتصالات غير الرسمية إلى مراسلات تجارية.لا حاجة لاستخدام العواطف في رسائل البريد الإلكتروني. إذا كنت تريد التأكيد عاطفيًا على بعض النقاط في رسالتك ، فحاول إخفاء الإيحاءات العاطفية وراء نغمة العرض الهادئة والصحيحة والحيادية. لا يمكن تحقيقه عن طريق اللغة ، بل بالمحتوى.
اتبع تصميمًا واضحًا لجسم الرسالة.

كقاعدة عامة ، يتم تقسيم الحرف إلى ثلاثة أجزاء:

• سبب الكتابة (السبب ، السبب). اجعل هذا الجزء قصيرًا قدر الإمكان.
• إفشاء متسق.
• القرارات والاقتراحات والاستنتاجات والطلبات.

يجب أن تكون الرسالة جيدة المظهر وسهلة الفهم. اجعل فقرات في النص تتكون من 5-6 أسطر. يوصى بفصل الفقرات بسطر فارغ. استخدم خطًا ولونًا واحدًا. إذا لم يكن ذلك ضروريًا ، فلا تستخدم الاختصارات والوجوه التعبيرية والعناصر المتصلة وعلامات التعجب.

اكتب بذكاء. تتحدث رسالة مكتوبة بالأمية عن افتقار المؤلف إلى التعليم. الأخطاء المطبعية والأخطاء تضر بسمعة عملك. قبل إرسال الرسالة ، يوصى بقراءتها بعناية. تحتوي العديد من برامج تحرير النصوص وبرامج البريد الإلكتروني على وظيفة للتحقق من علامات الترقيم والهجاء ، وإذا تم العثور على أخطاء ، يتم تقديم خيارات التصحيح. تأكد من استخدام هذه الميزات عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني.

فكر في المستندات التي تحتاج إلى تضمينها في الرسالة. لا تحتاج إلى تضمين بيانات مفصلة في النص نفسه ، فمن الأفضل إرسالها في ملف منفصل. وضح في الموضوع أنك أرفقت الملف ، ما هو تنسيقه وما هو بداخله (لفترة وجيزة) ، وإلا فقد يتعامل معه المستلم باعتباره فيروسًا. قبل إرسال ملف ، افحصه باستخدام برنامج مكافحة فيروسات.

اترك جهات الاتصال الخاصة بك والتوقيع. هذه مجرد ميزة إضافية لسمعتك ، فهي تعكس احترافك. لا تقم بعمل توقيع طويل ، خمسة أو ستة أسطر كحد أقصى. يجب أن يحتوي على اسم الشركة ، اسمك الكامل ، المنصب. كقاعدة عامة ، تشير أيضًا إلى عنوان موقع الويب ورقم الهاتف وعنوان البريد الإلكتروني.

لا تستخدم التذييل دون داع في المراسلات التجارية. يشير وجودها إلى أنك لم تفكر بشكل كافٍ في محتوى الرسالة.

استخدم إيصالات القراءة فقط عند الضرورة القصوى. كقاعدة عامة ، تكون مطلوبة فقط عند التواصل مع المستلمين الخارجيين ، وبعد ذلك فقط إذا كانت الإجابة مهمة جدًا.

أيضًا ، استخدم علامة "أهمية عالية" فقط عند الضرورة. إذا كانت الرسالة تحتوي على معلومات مهمة حقًا تحتاج إلى التفكير فيها بشكل عاجل ، فحدد هذا المربع. بفضل هذا ، سوف تبرز الرسالة في "البريد الوارد". لكن ، لا تسيء استخدام هذه الوظيفة ، فقد تبدو مزعجة وسريعة الانفعال.

تأكد من قراءة البريد الإلكتروني قبل الإرسال. تحقق مما إذا كان كل شيء واضحًا ومحددًا وموجزًا ​​، وإذا كان هناك أي أخطاء نحوية غير ضرورية وغير مناسبة. هل أدخلت معلومات المستلم بشكل صحيح؟ تحقق من منطق واتساق العرض.

الرد على رسائل البريد الإلكتروني الواردة في الوقت المناسب. أعلم أنك قد قرأت الرسالة ، حتى تظهر الاحترام ، وتظهر لهجة جيدة. إذا لم تتمكن في لحظة معينة من الرد على الرسالة المستلمة ، فاحذر المؤلف من ذلك ، ووعد بالإجابة في أقرب وقت ممكن. أجب عن الأسئلة بالتسلسل. لا حاجة لبدء الرد كرسالة جديدة.

إذا لم ترد في غضون يومين ، فسيعتقد المرسل إليه أنك لم تنتبه إلى رسالته ، أو أنها ضاعت.

عادة ، يجب على الشخص الذي بدأ الحوار إنهاء الحوار الإلكتروني. على الرغم من أن هذه القاعدة قد لا يتم مراعاتها في بعض الأحيان ، بناءً على تفاصيل مراسلات معينة.
تذكر جميع قواعد المراسلات الإلكترونية المذكورة أعلاه. راقبهم دائمًا ، وكن منتبهًا ومعقولًا.

حتى تتمكن من إظهار نفسك كمدير محترف وحديث ومختص ، يكون العمل معه ممتعًا ومريحًا.