إرسال واستقبال الفاكس. نموذج تنسيق لفاكسات خطابات العمل كم عدد الأرقام الموجودة في مثال الفاكس

معالجة الفاكس _ 101

إعداد دليل هاتف الفاكس

تتيح لك هذه الميزة حفظ الأسماء و

أرقام مستلمي الفاكس وإعدادات الإرسال.

هناك خياران للإعدادات: متفرقو مجموعة.

متفرق:سعة دليل الهاتف - 500 رقم فاكس.

للأرقام المحفوظة في فئة متفرق، متاح

اتصال سريع ( رقم الاتصال السريع).

مجموعة:عند إرسال وثيقة واحدة بانتظام إلى عدة

يتم إنشاء المجموعات للمستلمين. يمكن للجهاز تخزين ما يصل إلى 100

أرقام الاتصال الجماعي. المشاركات المحفوظة في الفئة

"المجموعة"، يمكنك الاختيار من القائمة لإرسالها في علامة التبويب

أساسيقائمة طعام فاكس. مجموعةيمكن أن تتكون من

إدخالات متعددة في فئة متفرق.

تخزين أرقام الفاكس الفردية

(الاسم. سريع التضمين.)

1. يختار فاكس > أساسي > متفرق.

يحرر:تغيير الاعدادات بطاقة تعريف, رقم الاتصال السريعو الاسم.

فاكس.

مخلوق:إنشاء إدخال جديد رقم الاتصال السريع.

يمسح:حذف الإدخال المحدد رقم الاتصال السريع.

يبحث:البحث عن رقم فاكس محفوظ في دليل الهاتف

يدخل بطاقة تعريف.

جمعتها:خاتمة بطاقة تعريف, الاسم. فاكسومعلومات عن المجموعة (إذا

ملحوظة:إضافة رقم فاكس مخصص إلى القائمة

إرسال على علامة التبويب أساسي.

يلغي:إلغاء المهمة الحالية والانتقال إلى المهمة السابقة

2. انقر مخلوق.
3. أدخل اسم المستلم في الحقل بطاقة تعريفباستخدام المنبثقة

لوحة المفاتيح ورقم الفاكس المقابل في الحقل الاسم. فاكسمع

باستخدام لوحة المفاتيح الرقمية في لوحة التحكم.

بطاقة تعريف:يشار إلى الاسم هنا.

الاتصال السريع الاسمي:

الاسم. فاكس:في هذا الحقل أدخل رقم الفاكس المكون من

فقط من الارقام . إذا لزم الأمر، قم بتوفير رمز الهاتف.

4. انقر نعم.

تخزين أرقام فاكس المجموعة (Number

مجموعات)

1. يختار فاكس > أساسي > مجموعة.
2. انقر مخلوق.
3. انقر فوق منطقة الإدخال في معرف غرام. تضمين:وأدخل الاسم باستخدام

لوحة المفاتيح التي تظهر.
يختار الاسم. غرام. تضمين:باستخدام الأسهم لليسار / لليمين.

معرف غرام. تضمين.::إدخال اسم المجموعة.

الاسم. غرام. تضمين.::يتم ملء هذا الحقل تلقائيا

أول رقم اتصال سريع مجاني. للتعيين

رقم آخر، استخدم الأسهم لليسار/لليمين.

4. انقر نعم.

5. حدد إدخالاً من القائمة أرقام الاتصال السريعو اضغط

زر يضيف.. كرر هذه الخطوة حتى كل شيء

لن يتم إدخال الإدخالات المطلوبة.
تأكد من نسخ رقم القائمة المميزة أعداد

اتصال سريعفي اللوحة اليسرى، والتي تمثل

قائمة المجموعات.

إعداد دليل هاتف الفاكس باستخدام

خدمة الويب SyncThru™

قم بتخزين أرقام الفاكس عبر جهاز كمبيوتر متصل بالشبكة

ممكن من خلال برنامج SyncThru™ Web Service.

متفرق

1.
2.

3. انقر دفتر العناوين > المستخدمين.
4. انقر يضيف.
5. يدخل اسم, رقم الاتصال السريعو رقم الفاكس.
6. انقر يتقدم.

مجموعة

1. افتح متصفح الويب بجهاز الكمبيوتر الخاص بك.
2. أدخل عنوان IP الخاص بالجهاز؛ بعد ذلك سيتم فتحه

تطبيق SyncThru™ Web Service.
(مثال: http://123.123.123.123)

3. انقر دفتر العناوين > مجموعة.
4. انقر أضف مجموعة.
5. يدخل أسم المجموعةو رقم الاتصال السريع.
6. إضافة عناوين فردية إلى مجموعة فاكس.
7. انقر يتقدم.

نقل عند الطلب

يتم تمكين وظيفة الاستعلام عند إرسال فاكس واحد

يطلب الجهاز إرسال مستند من جهاز آخر. انها تسمح

نقل من الجهاز البعيد حتى لو

المرسل ليس هناك. للحصول على الوثيقة يجب عليك

إنشاء اتصال بجهاز بعيد وطلب النقل

فاكس بمعنى آخر، الجهاز الذي تم تخزين الأصل عليه

يجري "الاستطلاع".

لاستخدام هذه الميزة يجب تنفيذها

في كل من أجهزة الإرسال والاستقبال.

تتم عملية النقل حسب الطلب على النحو التالي:
1. يقوم المرسل بتخزين المستندات الأصلية في الجهاز.

2. يقوم المرسل بتزويد المستلم برمز الوصول.
3. يقوم المستلم بطلب رقم الفاكس وعند مطالبته بذلك

يقوم الطلب المقابل بإدخال رمز الوصول. (راجع "إرسال

طلب الفاكس عن بعد" في الصفحة 102.)
بالضغط على الزر يبدأ، يقبل المستلم ما تم تخزينه في الذاكرة

فاكس الجهاز البعيد.

أصبحت وسائل الاتصال السريعة، وخاصة الفاكس، منتشرة بشكل متزايد. يتم استخدامه للإرسال رسائل الفاكس (الفاكسات).

فاكس- مستند يتم استلامه بجهاز خاص (الفاكس) عبر قنوات الاتصال الهاتفية. الفاكس هو في الأساس نسخة من مستند مرسل. يمكن إرسال أي نوع من المستندات والمرفقات الخاصة بها عن طريق الفاكس: الجداول والرسومات والمخططات والرسومات والصور الفوتوغرافية. ومع ذلك، فإن الفاكسات في معظم الحالات هي نوع من المراسلات التجارية بين شركاء الأعمال والمؤسسات. يتم تسجيل الفاكس بنفس طريقة تسجيل خطاب العمل، فقط في التفاصيل وجهةبدلاً من العنوان البريدي يشار إلى رمز المدينة ورقم الفاكس للمستلم.

البيانات الإضافية التي يوفرها الجهاز (الفاكس) نفسه هي:

رمز المرسل

تاريخ ووقت الإرسال، وكذلك مدته

رقم الفاكس الذي تم إرسال المعلومات منه

عدد الصفحات المنقولة

إذا كانت الفاكسات المستلمة تحتوي على معلومات مهمة ومخصصة للاستخدام لفترة طويلة، فيجب نسخها لأن ورق الفاكس الخاص بالعديد من أجهزة الفاكس ليس متينًا. مع أجهزة الفاكس الباهظة الثمن التي تستخدم الورق العادي، يعد النسخ أمرًا اختياريًا.

قد تحتوي بداية الرسالة أو الفاكس على خيارات العنوان التالية:

عزيزي ايجور ليونيدوفيتش!

سيد زورين!

ايجور ليونيدوفيتش!

عزيزي السيد زورين!

السادة الأعزاء! (يستخدم عندما تكون أسماء مستلمي الرسالة غير معروفة)

ثم كلمات الشكر ستكون مناسبة:

كنا سعداء لتلقي رسالتك

أشكركم جزيل الشكر على الفاكس بتاريخ 04/06/00

نحن نعترف بامتنان باستلام رسالتك.

بسبب...

بموجب العقد المؤرخ...ن...

وفقا لل...

إذا كان رأس خطاب الرد يحتوي على معلومات "رابط لرقم وتاريخ المستند الوارد"، فلا يجب تكرار الرابط للمستند في نص الخطاب.

حسب موضوع الرسالة (الفاكس) تستخدم العبارات التالية:

إرسال البضائع، وثيقة

نحن نرسل لك...

نود اعلامكم...

نحن نرسل لك...

تذكير

نذكركم...

بعد انتهاء... يصبح عرض شركتنا غير صالح

تأكيد

الهم... يؤكد الاستلام...

نؤكد أنه تم استلام شحنة السلع الاستهلاكية...

يلاحظ

نحيطكم علماً بأن...

نود أن نعلمك أن...

نحيطكم علماً بأن...

يرجى إعلام...

يرجى الدفع خلال...أيام الخدمة المصرفية...

سنكون ممتنين إذا كنت...

يضمن

نحن نضمن الدفع.

شركتنا تضمن جودة المنتجات.

عروض

يسعدنا أن نقدم لكم...

نحن على يقين من أنك سوف تكون مهتما...

للأسف، لا يمكن تلبية طلبك للأسباب التالية...

للأسف، لا يمكننا تلبية طلبك في المستقبل القريب بسبب...

للأسف، لا يمكننا قبول عرضك بسبب...

تحذير

تحتفظ الشركة بالحق في الاتصال...إذا كنت...

قد يؤدي تأخير التسليم إلى...

لسوء الحظ، الوعود التي قطعتها لم يتم الوفاء بها، لذلك نحن مضطرون...

دعوة

الرجاء المشاركة في...

نحن ندعوك...

تسعدنا دعوتكم...

يمكن أن تنتهي الحروف بعبارات:

نأمل أن طلبنا لن يكون صعبا بالنسبة لك.

ونحن نتطلع إلى استمرار التعاون الناجح

نأمل في اهتمامكم بتوسيع العلاقات

مساء الخير، يعرف الكثير منكم ما هو الفاكس وفيم يُستخدم، بشكل أساسي لإرسال بعض المستندات. في الوقت الحالي، يتخلى الكثيرون عن أجهزة الفاكس المألوفة، حيث أنه من الأسهل والأكثر اقتصادا شراء جهاز متعدد الوظائف (MFP) يجمع بين الطابعة والماسح الضوئي والفاكس. أود في هذا المقال أن أتحدث عن ميزة مهمة، أو بالأحرى عن كيفية إرسال فاكس من الطابعة متعددة الوظائف إلى الرقم الداخلي للمشترك.

قد يتساءل الكثيرون، لماذا قد تحتاج إلى إرسال فاكس إلى رقم داخلي؟ هناك حالات لا يحتوي فيها الفاكس نفسه على رقم مدينة، بل يحتوي على رقم داخلي فقط. في الأساس، في مثل هذه المواقف، يقوم الموظف المسؤول بتحويل المكالمة إلى الفاكس بعد تلقي طلب لقبولها. المرة الثانية التي قد تحتاج فيها إلى إرسال فاكس إلى رقم داخلي هي، على سبيل المثال، عند إعداد فاكس. يدرك أي شخص قام بالإعداد أنه في هذه الحالة قد يكون من الضروري إرسال أكثر من اثنتي عشرة رسالة فاكس حتى يعمل كل شيء كما ينبغي. ومن غير المرجح أن يكون من الممكن إشراك منظمات خارجية في مثل هذه العمليات. لا يوجد سوى مخرج واحد: ابحث عن خدمة مناسبة على الإنترنت لاستلام وإرسال رسائل الفاكس، على سبيل المثال، rufax، وقم بالتسجيل هناك وقم بتكوينها عن طريق إرسال رسائل فاكس إلى الخدمة عبر الإنترنت.

هذا هو المكان الذي تحتاج فيه إلى إدخال رقم داخلي، نظرًا لأن حسابك مرتبط بأحد هذه الأرقام. الرقم الرئيسي يبدو كالتالي: 84952210550. بعد الاتصال به، يقول جهاز الرد الآلي أدخل رقمك الداخلي المكون من 4 أرقام. ولكن في الطابعة متعددة الوظائف التي تعمل باللمس، مثل hp426، لا توجد أزرار وتصبح الشاشة غير نشطة.

في هذه الحالة، إليك ما يجب عليك فعله. بعد إدخال رقم الهاتف الرئيسي، تحتاج إلى تعيين عدد معين من الفواصل. الفاصلة الواحدة هي ثانية واحدة من الانتظار بعد طلب الرقم الرئيسي. نقوم بحساب الوقت التقريبي من بداية الاتصال إلى لحظة إدخال الرقم الداخلي وإدخال هذا العدد من الفواصل بعد الرقم الرئيسي.

مثال: بعد الاتصال بالرقم الرئيسي، يطالبك جهاز الرد الآلي بإدخال رقم داخلي، ويستغرق الأمر 10 ثوانٍ للقيام بكل شيء. وهذا يعني أننا نقوم بإدخال رقم مثل: 84952210550,,0001 على الطابعة متعددة الوظائف، ونرسل إليه فاكسًا. تم الفحص على روفاكس.

إذا كان لدى أي شخص أي أسئلة، اسألها في التعليقات.

يواجه الكثير من الأشخاص مشكلة تثبيت وتفعيل برنامج Corel Dro. ستخبرك هذه المقالة بكيفية حل مشكلة التثبيت والتنشيط. تم إعداد المادة لأغراض إعلامية فقط، حيث يتم تثبيت البرامج بطريقة […]

تناقش هذه المقالة إحدى المشكلات الحالية المتعلقة بإعادة تعبئة الخراطيش. بعد إعادة تعبئة الخرطوشة لا تتم الطباعة. هناك العديد من الحلول لهذه المشكلة الموضحة على الإنترنت، لكنها جميعها نموذجية و [...]

SNR CVT SERIAL لا يتطابق مع مبلغ CRC.

في عملية إنشاء اتصال مع جهاز القياس باستخدام خادم غير متزامن (محول الواجهة)، يحدث خطأ غالبًا: مبلغ CRC غير متطابق. يظهر الخطأ في المرحلة الأولية، عندما ينتظر البرنامج الرد من الخادم و […]

في البداية، أود تحديد مشكلة شائعة جدًا تنشأ عند تثبيت VipNet Client على أجهزة كمبيوتر المستخدمين التي تعمل بنظام التشغيل Windows 10 و8.1، وحلها غير القياسي.

يغطي هذا القسم إنشاء رسالة فاكس وإرسالها واستلامها. علاوة على ذلك، نظرًا لأن إمكانيات Word كمحرر نصوص أوسع من محرر Outlook المدمج، فقد قررنا التفكير في إنشاء رسالة فاكس باستخدام Word أيضًا.

إنشاء رسالة فاكس باستخدام Outlook

لا يختلف إنشاء رسالة فاكس في Outlook تقريبًا عن إنشاء رسالة بريد إلكتروني. لإنشاء رسالة جديدة فقط اضغط على الزر يخلق(جديد) على شريط الأدوات معيار.

في الميدان إلى من(ثم) حدد جهة الاتصال التي سيتم إرسال هذا الفاكس إليها. سيقوم Outlook تلقائيًا بإرسال رسالة إلى الرقم المحدد في الحقل فاكس(فاكس) لجهة الاتصال هذه. إذا لم يكن رقم فاكس المستلم مدرجًا في قائمة جهات الاتصال الخاصة بك، فيمكنك إدخال رقم فاكس المستلم باستخدام لوحة المفاتيح بالتنسيق التالي: . على سبيل المثال، لإرسال فاكس إلى 2343476، أدخل في الحقل إلى منالأتى: .

كما هو الحال مع رسالة البريد الإلكتروني، أدخل موضوع الرسالة ونصها. بمجرد إنشاء الرسالة، استخدم المثال أدناه لإرسالها.

مثال 14.7. إرسال فاكس

(في نموذج الرسالة)

حسابات نقل بريد الفاكس

يرسل

بمجرد إرسالها، يتم نقل رسالة الفاكس إلى المجلد منفتح(صندوق الصادر) وبعد الإجراء النهائي لإرسال واستلام الرسالة، مثل الرسالة العادية، في المجلد مرسل(المواد المرسلة).

أرز. 14.3. رسالة فاكس

إنشاء رسالة فاكس باستخدام Word

لقد قيل سابقًا أن Microsoft Word 2002 يمكن أن يكون محررًا لرسائل البريد الإلكتروني، لكننا سنتحدث عن هذه الميزة لاحقًا في فصل "Outlook والمكتب".بالنسبة لرسائل الفاكس، حيث تكون الرسومات الواضحة والموجزة أمرًا أساسيًا، يقدم Word خيارات أكثر من Outlook. لكن هذه الملاحظة لا تقلل من إمكانيات محرر Outlook، ولكنها تؤكد عليها فقط. لأن هذا المثال يوضح مفهوم تكامل تطبيقات Microsoft Office XP، والذي يسمح للمستخدم، المسلح بإمكانيات تطبيقات Office الرئيسية، بأتمتة وتبسيط أنشطته التجارية. ومع ذلك، دعونا ننتقل من الأقوال إلى الأفعال.

قم بتشغيل Word، وقم بإنشاء مستند بسيط (i-document) وأدخل المعلومات المطلوبة فيه. يمكنك إدراج الصور والجداول في المستند، وبشكل عام، يمكنك تنسيقه وتحريره بالكامل وفقًا لجميع قواعد Word. عندما يصبح المستند جاهزًا للإرسال، قم بتشغيل المثال التالي.

مثال 14.8. معالج الفاكس وورد 2002

(في نافذة Word)

ملف > جديد... -> قوالب عامة

الرسائل والفاكسات

معالج الفاكس

الوثيقة التالية: الوثيقة 1

تطبيق فاكس آخر (الشكل 14.4)

أدخل معلومات المستلم

رائعة

أدخل معلومات المرسل

أرز. 14.4. معالج الفاكس، برنامج الفاكس المرحلي

بعض الملاحظات حول العمل معالج الفاكس(معالج الفاكس).

• دفتر العناوين.
• دفتر العناوين.

أرز. 14.5. الفاكس الذي تم إنشاؤه بواسطة معالج الفاكس Word

لذلك، تم إنشاء صفحة الغلاف لرسالة الفاكس. إذا لزم الأمر، يمكنك تغيير بعض المعلمات، على سبيل المثال، إدخال ملاحظة للرسالة، واستخدام مربع الاختيار لتعيين مواصفات الفاكس

بعض الملاحظات حول العمل معالج الفاكس(معالج الفاكس).

• عند إدخال معلومات حول المستلم، يمكن للمرسل استخدام الزر دفتر العناوين.سيؤدي النقر فوقه إلى ظهور مربع حوار يحمل نفس الاسم، حيث يمكنك تحديد مستلم الفاكس لجهة الاتصال. سيحدد معالج الفاكس رقم الفاكس الخاص بجهة الاتصال تلقائيًا. بشكل عام، تظهر هذه البيانات فقط على صفحة العنوان.
• لا يختلف إدخال معلومات حول المرسل عمليا عن إدخال معلومات حول المستلم. ولكن لكي لا تقوم بإدخال معلومات عن نفسك مرة أخرى في كل مرة، نوصي بإنشاء جهة اتصال خاصة بك ومن ثم استخدام الزر دفتر العناوين.
• تمامًا مثل Outlook، يمكن تحرير صفحات غلاف فاكس Word ويمكن للمستخدم إنشاء صفحات غلاف خاصة به باستخدام قوالب Word.

لذلك، تم إنشاء صفحة الغلاف لرسالة الفاكس. إذا لزم الأمر، يمكنك تغيير بعض المعلمات، على سبيل المثال، إدخال ملاحظة على الرسالة، واستخدام مربع الاختيار لتعيين تفاصيل الفاكس (سري، عاجل، للموافقة، وما إلى ذلك) - ثم التأكد من أن رسالة الفاكس التي تم إنشاؤها جاهز للإرسال، انقر فوق الزر إرسال فاكس(إرسال فاكس) على شريط أدوات معالج الفاكس.

إذا كنت ستستخدم صفحات الغلاف التي تم إنشاؤها بواسطة معالج Word Fax، فقد يكون من المنطقي تعطيل إضافة صفحة غلاف للفاكس نفسه. وبخلاف ذلك، سيحصل المستلم على صفحتين للغلاف.

إرسال واستقبال الفاكس

يعد إرسال الفاكسات أمرًا سهلاً مثل إرسال رسائل البريد الإلكتروني. عندما تصبح رسالة الفاكس جاهزة للإرسال، انقر فوق "نعم". إرسال استقبالعلى شريط الأدوات معيار.سيتم إرسال فاكس مجرد، أي سينتقل الفاكس إلى المجلد مرسل،دون أن يتم إرسالها فعليًا إلى المستلم. يشير هذا الإجراء إلى أنه تم تحويل تنسيق الرسالة بنجاح. وبعد فترة سيظهر مربع حوار مراقب الفاكس، يوضح إجراء الاتصال برقم المستلم.

بعد الاتصال التلقائي وإذا كان فاكس المستلم جاهزًا للاستقبال، سيتم توصيل جهازي الفاكس وسيبدأ الفاكس في الإرسال. يتم عرض إجراءات طلب وإرسال الفاكسات في مربع الحوار مراقب الفاكس. إذا لزم الأمر، يمكن للمستخدم مقاطعة إرسال الفاكس بالضغط على إنهاء مكالمة الفاكس.

يتم استلام الفاكس بناءً على الإعدادات الموضحة أعلاه؛ وفي حالة استلام الفاكس تلقائيًا، لا يلزم اتخاذ أي إجراء من قبل المستخدم. سيقوم الفاكس تلقائيًا بتوصيل رسالة الفاكس واستلامها، ثم ينقلها إلى المجلد المخصص لتخزين هذه الرسائل.

لعرض رسالة فاكس، انتقل إلى المجلد المحدد وانقر نقرًا مزدوجًا لفتح رسالة الفاكس.

عند استلام فاكس، يكون بصيغة رسومية، أي أنه رسم. يمكنك النظر إليها، وتدويرها، وعكسها، لكنها تظل رسمًا. إذا كنت بحاجة إلى العمل مع رسالة فاكس كنص، باستخدام Word، على سبيل المثال، فيجب تحويل الفاكس. لا يحتوي Outlook وOffice على محرر OCR (التعرف البصري على الأحرف)، ولكن هناك العديد من التطبيقات المتاحة التي تقوم بهذا التحويل. على سبيل المثال، FineReader، وهي حزمة برامج مستقلة. يأخذ برنامج FineReader الفاكس ويقوم بمسحه ضوئيًا وينتج ملفًا نصيًا قياسيًا كمخرج.