Email iş yazışma qaydaları. İş məktubu etiketi

ev / Keçmiş

Yaratmaq və necə göndərə biləcəyinizlə bağlı suallar prinsipcə ortaya çıxmamalıdır. Ancaq rəsmi məktublara gəldikdə, xüsusən məktub müəllifinin cavab alacağını gözlədikdə hər kəs bu vəzifəni dərhal yerinə yetirməyə hazır deyil. İşgüzar yazışmaların bir az sirrini söyləyəcəyəm, məktub öz xarakteri və üslubunda nə qədər sərtdirsə, alıcının cavabı üçün şans daha çoxdur. Bu dərsdə istifadəçilərə öz üslubları barədə qərar verməyə və mesajları daha səriştəli şəkildə tərtib etməyə kömək etmələri lazım olan bəzi e-poçt nümunələrini verəcəyəm.

Başlamaq üçün, hansı hərf yaratdığımıza qərar verməlisən. Bütün gedən e-poçtları üç əsas növə ayırıram:

İş təklifi
İş tələbi
Yoldaşlıq müalicəsi

Müvafiq olaraq, hər üç növ üçün həm sadə mətn sənədləri şəklində, həm də müəyyən poçt proqramları üçün hazırlanmış şablon şəklində şablon boşluqlarım var. Gəlin bunların hər biri üçün.

İş təklifi

Salam (Günaydın), [əlaqə quran şəxsin adı]!

Ünsiyyət qurarkən adın hər hansı bir məktubda göstərilməsi məsləhətdir, çünki fərdi müalicə insanı dostcasına tərtib edir. Ancaq adını tapmaq mümkün olmasa, bir şablon salamlama kifayət edər.

İcazə verin, sizə şirkətimizdən [yeni şirkət] yeni bir xidmət (yeni məhsul) təqdim edim.

İcazə verin, [fəaliyyət sahəsinin adı] sahəsində əməkdaşlıq təklif edim.

Sonra, qiymət seçimində təklifinizin üstünlüklərini və ya bəzi keyfiyyət xüsusiyyətlərini qısaca təsvir edin. Əsas odur ki, həddini aşmasın. Megabayt mətn və hətta parlaq mənasız şəkillər ilə tamamlanmaq yalnız insanları qorxutur. Məktubu alan şəxs ilk sətirlərdən gələn təklifinizlə maraqlanırsa, o zaman əlavə məlumat üçün sizinlə əlaqə saxlayır.

İlk zəngdə sizinlə əlaqə qurmaq üçün düzgün insanlarla ciddi maraqlanırsınızsa, yalnız e-poçtla deyil, əlçatanlıq barədə də düşünmək mənasızdır. Kimi xidmətlərdə hesab açmaq artıq olmaz ICQ vəSkype Bəzən bir insanın adi telefonla sizinlə əlaqə qurması daha asandır, əgər nömrə əlbəttə ki, əlbəttə ki, ehtiyatla onu imzanıza qoyacaqsınız.

İmzada öz e-poçt adresinizi niyə təkrarlamaq lazımdır, soruşursunuz ki, biri avtomatik olaraq poçt serveri tərəfindən yönləndirilibsə. İşgüzar yazışmalarda lazımsız məlumatların heç vaxt lazımsız olduğu bir qayda var. Məktubunuzu potensial təklifi ilə maraqlanmayan və ya ona düzgün cavab vermək üçün yetərli olmayan bir şəxs tərəfindən qəbul edildiyi bir vəziyyəti təsəvvür edin. Alınan mesajı başqa bir istifadəçiyə ötürür, ancaq nədənsə əsl göndərən haqqında məlumat avtomatik olaraq əlavə edilmiş məlumatlardan itirilir ki, bu da sizinlə əlaqə qurmağı çətinləşdirir. Ancaq məktubun müəllifini və lazımi əlaqələrini müəyyənləşdirmək üçün imzaya baxmaq həmişə kifayət olacaq.

İş tələbi

Salam günortanız xeyir)!

Və ya alıcının adı məlumdursa, deməli (Hörmətli, [Adı, atasının adı])!

Zəhmət olmasa, məhsulun (xidmətin) [məhsulun / xidmətin adı] barədə məlumatı tam xarakteristikaları və rəqabət keyfiyyətləri təsvir edin.

Rusiya Federasiyasının Federal Qanununa əsasən [sənədin nömrəsi və tarixi], sizə məlumat verməyinizi xahiş edirəm [almaq üçün lazım olan məlumatları təsvir edin].

Hüquqlarınız pozulduğu təqdirdə İnternetdə müəyyən bir xidmətin rəhbərliyinə müraciət edə bilərsiniz.

İstifadəçi müqaviləsinin [istifadəçi müqaviləsindəki bənd nömrəsi] maddəsinin pozulması ilə əlaqədar olaraq, yəni: “[bəndin tam mətnini sitat gətirin]” xahiş edirəm günahkar [cavabdehdir (xidmətin işçiləri barədə olduqda)] şəxsin yoxlanılması və müvafiq sanksiyaların alınmasını xahiş edirəm. [sayt (saytın adı)]. Zəhmət olmasa yoxlamanın nəticələri və tətbiq olunan sanksiyalar barədə [öz e-poçt ünvanınıza] məlumat verin.

Yoldaşlıq müalicəsi

Salamlar (Yaxşı gün) (Salam), [şəxsin adı]!

Dostluq şəklində ilk müraciətdə mətn müraciətinizin tamlığı yaxşı bir göstərici olacaqdır. Düzgün yazılmış, həcmli mətn düzgün insanla əlaqə qurmağınızın yüksək olduğunu və geri çağırış istəyinizə səbəb olacağını göstərir. Söhbəti bir neçə ilkin sualdan başlamağı unutmayın.

E-poçt nümunəsi

Hər birimiz həyatımızda ən azı bir neçə dəfə rəsmi məktub və qeydlər yazdıq. Harada olursunuz və etməyəcəyimizdən asılı olmayaraq hər hansı bir sahədə bəzi nöqtələri tapmaq, məlumatları dəqiqləşdirmək, sual vermək və sair üçün həyata keçirilməli olan işgüzar yazışmalar mövcuddur. Əvvəllər bu fenomen kağız tətbiqlərində və yuxarılara (eləcə də iş ortaqlarına) məktub göndərməkdə daha çox rast gəlirdisə, bu gün bu kateqoriya ətrafımızda daha geniş yayılmışdır.

Yalnız bir onlayn mağazada sifariş verdiyiniz və onun nümayəndəsi ilə ünsiyyət qurmaq istəsəniz, iş yazışmalarını necə düzgün aparacağını bilməlisiniz.

Bu yazıda işgüzar ünsiyyəti təşkil edən bəzi əsas məqamları təsvir edirik. Tərəfdaşlarımızla məktub mübadiləsi edərkən hansı nüansların nəzərə alınmasına diqqət yetirəcəyik; həmsöhbətinə bacarıqsız və bacarıqsız görünmək istəmədiyiniz halda laqeyd edilməməli, həmçinin hər vəziyyətdə müşahidə edilməli olan qaydaları xatırlamalısınız.

Mümkün olduqda

Aydındır ki, iş yazışmalarından ən çox iş prosesində istifadə olunur. Bir şirkətdə işləsəniz, bu tip yazışmaları tərtib etmək ehtiyacı ilə mütləq qarşılaşacaqsınız. İşgüzar məsələlərdən bəhs etdiyimiz üçün yazı tərzinin uyğun olmalı olduğunu anlamaq asandır - mümkün qədər rəsmiləşdirilmiş və rəsmi.

Məktubun göndərildiyi şirkət işçilərinin gələcək təəssüratı sizin və şirkətinizin işgüzar yazışmalar qurmağınızdan asılıdır. Buna görə mətni yazma prosesinə və onun dizaynına mümkün qədər məsuliyyətlə yanaşmaq lazımdır.

Əvvəlcə iş yazışmalarını axtarırsınızsa, təlimatlarımızla tanış olmağı məsləhət görürük. Bunda, yuxarıda qeyd etdiyimiz kimi, bəzi nəzəri məqamları, habelə praktiki məsələləri təqdim edirik. Məqalənin sonunda rəsmi yazı üslubuna xas olan dönüşlərdən bir neçə nümunə verməyə çalışacağıq. Sonda, bu məqalədəki bazadan istifadə edərək, podratçılarla daha sonra ünsiyyət üçün müstəqil olaraq yüksək keyfiyyətli mətnlər hazırlaya bilərsiniz.

Yazışma növləri

Dərhal iş yazışmasının nə olduğunu müzakirə edərək, onun növlərinə diqqət çəkmək istərdim. Beləliklə, bir sorğu məktubu və müvafiq olaraq cavab məktubu seçə bilərsiniz; məlumat məktubu (ən çox müştəriyə göndərilir); təşəkkür məktubu (göstərilən xidmətə görə minnətdarlıqla), bildiriş məktubu, öyüd-nəsihət, xəbərdarlıq; tövsiyə məktubu; zəmanət və örtük məktubu. Əslində bunlar həm real, həm də elektron iş yazışmalarını təşkil edən ən çox istifadə edilən növlərdir. Buna görə də, onlarla daha tez-tez praktikada görüşəcəyik.

Quruluşu

Hər hansı bir məktubu yazmaqda daha rahat bir təşkilat üçün, onun müəyyən quruluşu və ya planı ilə işləməyimizin faydalı olacağı məntiqlidir. Bu, işi başa çatdırmaq üçün daha asan olan kiçik mərhələlərə bölməyə imkan verəcəkdir. Məsələn, məktubunuzun xəttini düşünün ki, mümkün qədər dəqiq ifadə etməyiniz lazım olan mövzuları əhatə etsin. Məsələn, bu və ya digər məhsulun hansı qiyməti olduğunu soruşursan, motivi qısaca izah etməyə çalış: niyə şirkətə yazırsan (çünki bu və ya digər məhsulu almaq və ya sifariş etmək istəsən); əsas məqsədi aydınlaşdırın (müəyyən seçimləri olan 10 vahid mal sifariş etmək nə qədər başa gələcəyini bilmək üçün). Sonda hesablamanı hansı formada almaq istədiyinizi göstərin və belə bir istehsal həcmində endirim olub-olmadığını soruşun.

Əlbəttə ki, bu məlumat artıq bəllidir - yazmaq istədiyinizi yalnız məntiqi şəkildə təhlil etməlisiniz. Bundan əlavə, dizayn və tələblər haqqında unutmamalıyıq. Bu barədə daha sonra sizə məlumat verəcəyik.

Yazı tələbləri

Beləliklə, işgüzar yazışma qaydaları deyirlər ki, bütün məktublar əvvəlcə qısa olmalıdır. Bu oxunacaq əsas qayda. Razılaşın, çoxlu məlumat yüklədiyimiz zaman hamımız sevmirik. Bu məktub işgüzar xarakter daşıyırsa, böyük olmamalıdır - bu vəziyyətdə sadəcə göz ardı edilə bilər. Əgər məlumatı dərhal azalda bilmirsinizsə, məktubunuzun ilk layihəsini yazdıqdan sonra bunu edin.

İkincisi, ortağınız (yazışmada iştirak edən) nəyin baş verdiyini başa düşməlidir. Yəni məktub məlumatlı və anlaşıqlı olmalıdır. Əlavə sualların qarşısını almaq və detalları dəqiqləşdirməyə vaxt itirməmək üçün çatdırmaq istədiyiniz məlumatları daxil etmək lazımdır.

Üçüncüsü, məktub onu oxuyacaq tərəfdaşınıza və ya şirkət işçisinə münasibətdə mümkün qədər hörmətlə edilməlidir. Doğrudur - həmsöhbətinizə nə qədər hörmət göstərsəniz, o, sizin istəyinizə düzgün cavab verəcək və nəticədə istədiyiniz effekti əldə edəcəksiniz.

İngilis dilində yazışmalar

Bəzi hallarda danışıqlar ingilis (və ya rus dilindən başqa) dilində aparılmalıdır. Xüsusilə xarici tərəflərlə münasibətlər varsa bu normaldır. Maraqlıdır ki, işgüzar yazışma qaydaları istənilən dildə tətbiq olunur: yalnız stilistik növbələr fərqlənə bilər. Vəzifə sizin və ortağınızın (həmsöhbətin) olduğu vəziyyətə ən uyğununu seçməkdir.

İngilis dilində işgüzar yazışmalar, əlbəttə ki, bunun kifayət qədər yüksək səviyyədə bilməsini tələb edir, buna görə də bu sizin haqqınızda deyilsə, peşəkar tərcüməçilərlə əlaqə saxlamağı məsləhət görürük. Tərcümənin işgüzar yazışmalar dilinə daxil olan xüsusi nitq sahibi bir şəxs tərəfindən aparılması vacibdir.

Nümunə. Giriş

Hər hansı bir söhbətdə necə başlamağınız çox vacibdir. Bu baxımdan işgüzar yazışma etiketinin canlı ünsiyyətdən heç bir fərqi yoxdur: birincisi, həmsöhbətlə salamlaşmaq və birtəhər onu söhbətə təqdim etməkdir. Təbrik standart "Salam" ola bilər, lakin giriş daha fərdi olmalıdır. Məsələn, məktubunuzun qısa məqsədini göstərə bilərsiniz ("Məhsulunuz haqqında bəzi məlumatları dəqiqləşdirmək üçün sizinlə əlaqə saxlayırıq. Əvvəlcə" A1 "modelinin qiyməti ilə maraqlanırıq). Başqa bir seçim: "A1 modeli haqqında telefon danışığımızın davamı olaraq sizə bu məhsulun dəyəri ilə bağlı bir sual yazıram"). Vəziyyətinizi sadəcə təsvir edə bilərsiniz: "Sizə yazıram ki, 2010-cu ildə ortağınız şirkətimizlə əlaqə quraraq sizə bu sahədə əməkdaşlığa başlamağı təklif etdi."

Materialın ifadəsi

Bundan əlavə, məktubunuza bir giriş təqdim etdikdən sonra niyə yazdığınıza dair bir aydınlıq gətirməlisiniz. Məsələn, bir məhsulun qiyməti ilə bağlı bir sual verdikdən sonra nəyi maraqlandıracağını göstərin. Bunu yaza bilərsiniz: "X nömrəsinə çatdırılma şərti ilə istehsal olunan ədədin N sayını sifariş etmək istərdik." Telefon danışığının davam etməsi halında istəyinizi bildirə bilərsiniz - telefonla danışdıqdan sonra adama niyə yazdınız (deyək ki, əməliyyatı başa çatdırmaq niyyətinizi təsdiqləyin): "Məhz: N məhsulu ilə maraqlanırıq, əgər çatdırılacağı təqdirdə. seçim X ilə ". Üçüncü versiyanı nəzərə alsanız, şirkətlə əməkdaşlıq etmək istəyiniz mövzusunu da inkişaf etdirməyə başlaya bilərsiniz. Bunun sizin maraqlarınıza uyğun olduğunu və tərəfdaşın razılaşdığı təqdirdə sizinlə əlaqə qurmağınızdan hər hansı bir konkret bir fayda əldə edəcəyini izah edin: "Şirkətimizin gedişatının dəyişdiyini, bundan sonra işgüzar maraqlarınıza daha da yaxınlaşdığını bilmək üçün maraqlı olacaqsınız."

Cümlə

Hər hansı bir iş yazışması (sadaladığımız nümunələr də mütləq bu xüsusiyyətə sahibdir) məntiqi ardıcıllıqla tələb edir. Əvvəlcə niyə yazdığınız barədə yazmısınızsa, onda bu fikri daha da inkişaf etdirib genişləndirməlisiniz. Həmsöhbətinizdən nə istədiyinizi daha geniş şəkildə göstərin - bəlkə də onunla sizinlə işləməyə razılıq vermə üstünlüklərini özünüzə çəkin. Bu hissə, bütün məntiqlə, məktubunuzun “zirvəsi”, bir növün nöqtəsi olmalıdır. Əvvəlcə ilk növbədə nəyi maraqlandıran məsələlərə rəvan yanaşırsınızsa, onda bu hissədə "kartları aşkar etməlisiniz". Bütün iş yazışmaları (yuxarıdakı məktubların nümunələri istisna deyil) belə hamar bir əyri üzərində qurulmalıdır. Sonra sətirlərinizi oxuyan əhvalınızı anlayacaq və beləliklə onun sizinlə ünsiyyət qurması daha rahat olacaqdır. Heç bir dik atlama etməyin, bir mövzudan digərinə keçməyin.

Nümunələrdən göründüyü kimi, məsələn, əlaqəsi olmayan iki məsələni müzakirə etməlisinizsə, maddələrin paraqraflarına bölünərək məqalənin hissələrinə bölmək olar. Bu, bir sualdan digərinə keçdiyiniz anı vizual şəkildə görəcək oxucu üçün əlverişlidir; sizin üçün də belədir, çünki bu vəziyyətdə sanki iki fərqli məktubdan bəhs etdiyimiz kimi yazırsınız.

Nümunələrimiz haqqında danışırıqsa, yazmalısınız: "Bundan əlavə, bir ay əvvəl əlaqədə olduğumuz N məhsullarını yenidən sifariş etmək istərdik." Və ya: "Şərtlərimizə uyğun bir qiymətə, satış kanalını X-Y min ədədə qədər artıraraq bu sahədə sizinlə daimi əməkdaşlıq qurmaq istərdik." Nəhayət edə bilərsiniz: "Bizimlə işləmək marağınız hələ də etibarlıdırsa, bizə bildirin."

İş yazışmalarının hər ikinci nümunəsi bu prinsip üzərində qurulmuşdur, buna görə səhv bir şey yoxdur. Əksinə, başlıqları tez-tez vurğulamaq daha yaxşı gediş etməyə kömək edir, çünki "bərk mətni" çıxardır, içərisində bir növ "lövbər" düzəldir, görmə qabiliyyətinə yapışdıra bilərsiniz.

Son hissə

Sonda məktubu başlatdığınız qaydada bitirməlisiniz. Təşəkkürlərsə, yazdığınız şirkətlə əməkdaşlıq etməkdən məmnun olduğunuzu yazın; əgər bu kommersiya təklifidirsə, məktubunuza göstərdiyiniz diqqətə görə minnətdarlığını bildirməli və bu şəxslə gələcək əlaqəyə ümid etməlisiniz. Məktubunuzu necə bitirdiyinizi sizin və şirkətinizlə bağlı son rəyi müəyyənləşdirdiyinizi başa düşməlisiniz. Bütün iş yazışmaları (məktubların nümunələri bunu daim sübut edir) nəzakətə əsaslanır - buna görə həmsöhbətinizə təşəkkür etməyi, ümidini ifadə etməyi, tərifləməyi və ya tövsiyənizi unutmağı unutmayın. Mətninizin bitməsini məktubda təsvir olunan problemə tam uyğun şəkildə seçməlisiniz.

Nümunələr: "Gələcək fəaliyyətlərimizdə sabit əməkdaşlıq ümidi ilə sizi daimi tərəfdaşımız kimi saxlamağa ümid edirik." Və ya "Diqqətinizə görə ürəkdən minnətdarıq və gələcəkdə sizinlə əməkdaşlığı inkişaf etdirə biləcəyimizə ümid edirik." Və ya "Diqqətinizə görə təşəkkür edirəm. Ümid edirəm ki, gələcəkdə N bazarındakı maraqlarınızı təmin etməyə davam edə bilərik."

Etiket və savadlılıq

Heç bir halda nəzakət haqqında unutma. Yuxarıda vurğulandığı kimi, işgüzar yazışmalarla maraqlanırsınızsa vacibdir. "Əməkdaşlıq etməkdən məmnunam", "diqqətinizə görə təşəkkür edirəm", "narahat olduğunuz üçün üzr istəyirəm", "sizi görməyə şad olacağıq", "bizi şirkət edəcəksiniz" və s. Kimi cümlələr. Son ikisi, yeri gəlmişkən, iş yazmaqdan daha çox korporativ qeyd etmələrə dəvətnamələrə daha çox aiddir.

Həmişə, hörmət əlaməti olaraq, lazım olduqda "xahiş edirəm", "təşəkkür edirəm", "mehriban" və sair ifadələrə əlavə edin.

İş məktubları yazma prosesində eyni dərəcədə vacib olan insan savadlılığıdır. Daha doğrusu, bir məktub yaratmaq prosesində ən azı bir elementar səhv etsəniz, həmsöhbətin sizin gözlədiyinizdən tamamilə fərqli bir fikir formalaşdıracağını söyləyə bilərik. Buna görə mümkün qədər bacarıqlı şəkildə yazmağa çalışın və hər şeyi bir neçə dəfə yoxlayın. Səhvləri necə tapmağı və onları özünüz düzəltməyinizi bilmirsinizsə, bir düzəldici və ya ixtisaslaşmış xidmətlərin xidmətlərindən istifadə edin. Çox sadədir, ancaq mətninizə əmin olmağa imkan verir.

Təcrübə və təlim

Şəbəkədə, yuxarıda qeyd edildiyi kimi, hər hansı bir mövzuda hazır iş məktublarının bir çox nümunəsi var. Biz onları bütövlükdə buraya daxil etmədik, çünki əslində bu məqalədə sadəcə belə böyük miqdarda məlumat yerləşdirmək üçün yer yoxdur. Bunun müqabilində yuxarıda tanış olmaq imkanı əldə etdiyiniz bəzi əsas qayda və prinsipləri sadələşdirmək qərarına gəldik. Ancaq bu, əlbəttə ki, iş yazmağı öyrənmək yolunda atılmalı olan bütün addımlardan uzaqdır. Əslində bu sahədə ən vacib rolu praktik təcrübə oynayır.
Hazır məktubların 5-10 nümunəsini oxusanız, deyinsə, eyni zamanda məqaləmizi oxuyun və bəzi qaydaları buradan çıxarsanız, çox keçmədən məktubları lazımlı şəkildə yaza biləcəksiniz. Əslində, bu işgüzar yazışmalar çərçivəsində hər hansı bir məktub yaratmaq üçün kifayətdir.

Hazır nümunələr

Yuxarıda qeyd edildiyi kimi, çox sayda hazır nümunə olduğundan, tələbələr və təcrübəsiz mütəxəssislər öz layihələrini onun əsasında hazırlamaq üçün başqalarının hazır işlərindən istifadə etməyə tələsirlər. Demək istəyirəm ki, təlimdə olarkən praktikada tövsiyə edilmir - xahiş edirəm.

Digər hərflərdə yazılanları öyrənmək zamanı yazışmalarınızda aydınlaşdırmaq üçün lazım olanları daha asan idarə edə bilərsiniz. Təcrübədən birbaşa öyrənmək insan təbiəti olduğundan bu normaldır.

Düzdür, sizə tam hüquqlu bir iş məktubu tərtib etmək tapşırığı verilsə, əvvəlcə nümunələri nəzərdən keçirməyə və tapşırığınız üçün ən uyğununu seçməyə çalışın. Sonra ümumi konsepsiyanıza uyğun olaraq yaranmış vəziyyətə mümkün qədər uyğunlaşdırmalısınız, eyni zamanda öz təqdimat və yazı tərzinizi yaratmaq üçün yenidən yazın. Axı, bəlkə də məlumatı daha yaxşı çatdıra biləcəksiniz və ünsiyyəti daha məhsuldar və səmərəli edə bilərsiniz.

Öyrən və təcrübə et! Və kifayət qədər qısa müddət ərzində öz iş məktublarınızı yarada bilərsiniz!

Çox vaxt iş dünyasında ilk əlaqə yazılı rabitə - iş məktubları ilə başlayır. Ancaq bir iş məktubu etiket qaydalarına əməl olunmadan yazılıbsa, onda doğulmuş əlaqələr kəsilə bilər və müştərinizi və ya iş yoldaşınızı itirə bilərsiniz. Buna görə də, yəqin ki, şəxsən sizin və bütövlükdə şirkətiniz haqqında xoş təəssürat yaratmağa kömək edəcək iş məktubları yazmağın nə qədər vacib olduğunu inandırmaq məcburiyyətində olmayacaqsınız.

İşgüzar yazışmaların əsas qaydaları. Müasir yazışma formaları 150 il əvvəl inkişaf etmişdir. Onların vətənlərinin İngiltərədiyi, işgüzar yazışmaların tərtib edilməsi qaydalarının ilk tətbiq edildiyi güman edilir.

Yazışmaların ümumi qaydaları

1. Bir iş ortağına məktub yazmağa başlamazdan əvvəl özünüz üçün aşağıdakı məqamları başa düşməyə dəyər.

Məktubun növü (örtük məktubu, sifariş məktubu, bildiriş məktubu, xatırlatma məktubu, təqdimat məktubu, rədd məktubu, təminat məktubu və s.);

Məktubunuza gözlənilən cavabdır (bir məktubun cavabının gözlənilməməsi şərtləri var, məsələn, təqdimat məktubu);

Məktubun məzmunu sizin adresiniz tərəfindən aydın başa düşüləcəkmi, yazışma məsələsində hər hansı bir qeyri-müəyyənlik yarada bilərmi?

Məktubla göndərilən məktubun vaxtında gələcəyinə əminsiniz (əgər yoxsa, faks, DHL xidmətlərindən istifadə etmək və ya İnternet vasitəsilə bir məktub göndərmək daha yaxşıdır).

2. Məktubun tonu həmişə düzgün qalmalıdır.

3. Qeyri-dəqiqlik, qeyri-müəyyənlik, peşəkar sözlərin həddindən artıq istifadəsindən çəkinərək lüğət ehtiyatını seçmək lazımdır. Məktubun mətni başa düşülməlidir.

4. İş məktubu yalnız adından danışdığınız təşkilatın firma blankında yazılmalıdır. Firma blankının görünüşü şirkətinizin bir növ ziyarət kartı olduğundan rəsmi blank dizaynında xüsusilə diqqətli olmalısınız. Məktub forması nə qədər rəsmi olsa, məktubun tonu da o qədər rəsmi olmalıdır.

Sənədlər hazırlayarkən, 12, 13, 14 ilə 1 ölçülərdə Times New Roman Cyr şriftlərindən istifadə edərək 12, 13, 14, 15, Times DL istifadə edərək Microsoft Word mətn redaktorundan (Microsoft Korporasiyasının proqram məhsulu) istifadə etmək tövsiyə olunur. -2 fasilələrlə.

Bir iş məktubu yazılarkən səhifənin nömrələri səhifənin alt sağ hissəsində, digər iş sənədləri işləndikdə isə vərəqin yuxarı hissəsinin ortasında qoyulur.

Məktubun mətninin özü A4 formatlı blanklarda 1,5-2 sətir aralığında, A5 formatlı blanklarda və daha az - bir sətir aralığından sonra çap olunması tövsiyə olunur. Bir neçə sətirdən ibarət sənədin təfərrüatları (mətndən başqa) bir sətir aralığında çap olunur.

Yazılı bir sorğu alındıqdan sonra 10 gün ərzində cavablandırılmalıdır.

Faks və elektron poçt vasitəsi ilə alınan mesajlara həftə sonları sayılmadan 48 saat ərzində cavab verilməlidir

Rusiyada bir iş məktubu vermək qaydaları

Rusiyada rəsmi formaların dizaynı tənzimləyici sənədlər və ilk növbədə, GOST 6.30-2003 "Vahid sənədləşdirmə sistemləri. Təşkilati və inzibati sənədlərin vahid sistemi. Sənəd tələbləri. "

QOST sənəd formaları üçün iki standart format - A4 (210 x 297 mm) və A5 (148 x 210 mm) üçün müəyyən etmişdir. Həm forma şəklində, həm də üzərində olmayan sənədin hər bir vərəqəsində ən azı 20 mm - sol olmalıdır; 10 mm - sağ; 20 mm - üst; 20 mm - alt.

Sənəd işi üçün bu tələblər Rusiya qanunlarında təsbit edilmişdir, ancaq müəllif xarici tərəfdaşa bir iş məktubu hazırlayarkən istifadə etməyinizi tövsiyə edir.

Müxbirlə yaxınlığınız dərəcəsindən asılı olaraq müraciət "Hörmətli + soyad (ad, ata adı)" və ya "Hörmətli + soyad və ata adı (ad)" sözləri ilə başlaya bilər. "Hörmətli", "Cənab", "Madam", "Direktor müavini", "Şöbə müdiri" və s. heç bir halda azalda bilməz. Əks təqdirdə, alıcının həqiqətən ona hörmət etmədiyinizi düşünmək hüququ var. Əməkdaşlığa görə minnətdarlıq məktubu ilə bir məktub bitdi. Və bundan sonra imzanızın qarşısında: "Hörmətlə, ..." və ya "Hörmətlə ...".

Rəsmi məktublarda "sənə" müraciət qəbuledilməzdir, hətta həyatda nəinki işdə, həm də dost münasibətlərdə olsan da.

Tipik olaraq, bir iş və ya xidmət məktubu bir neçə tipik struktur elementlərindən ibarətdir:

1. Başlıq sahəsi.
Sol tərəfdəki məktubun bu hissəsində təşkilatın adı, poçt və digər məlumatları, habelə məktubun qeydiyyat sənədini və çıxan sənəd kimi qeyd olunduğu tarixini göstərən təşkilatın künc möhürüdür. Xidmət məktubu cavab məktubudırsa, məktubun hansı sənədə cavab verdiyi burada göstərilmişdir.
Başlığın sağ tərəfində adresin məlumatları var.

Künc möhürünün altında sənədin mətninin başlığı var. Başlığın dil dizaynı aşağıdakı kimi görünə bilər:

ü ön söz "O" + isim hazırkı vəziyyətdə: "Avtomobillərin tədarükü haqqında";

ü "O" + isim sualına ilkin vəziyyətdə: "Ehtiyat hissələrin tədarükü haqqında";

ü ilə + isim genital vəziyyətdə: "Satınalma sifarişinə dair" və s.

2. Əslində məktubun mətni. Məktubun mətninin dizaynının əsas xüsusiyyətləri aşağıdakılardır.

ü Xidmət məktubunun mətni, bir qayda olaraq, bir suala aid olmalıdır bir-biri ilə əlaqəli olduqda bir neçə sual və nəzərə alınacaqdır bir struktur vahid alıcı təşkilatı.

ü Məktubun mətni, bir qayda olaraq, iki hissədən ibarətdir. Birinci hissədə məktubu yazmağın səbəbi, əsası və ya əsaslandırılması göstərilir, məktubun hazırlanması üçün əsas olan sənədlərə bağlantılar verilir. Bir paraqrafdan başlayaraq ikinci hissədə nəticələr, təkliflər, sorğular, qərarlar və s.

İş məktubu strukturu

1. Göndərən təşkilatın adı.

3. Məktubun yazıldığı tarix.

4. Məktub alan şəxsin ünvanı.

5. Müəyyən bir şəxsin göstərilməsi.

6. Giriş müraciəti

7. Məktubun ümumi məzmununun göstərilməsi, yəni məktub mövzusu.

8. Məktubun əsas mətni.

9. Son nəzakət düsturu.

10. İmza.

11. Tətbiqin göstərilməsi.

Rusiyalı bir tərəfdaşa bir iş məktubu tərtib edərkən daha bir neçə qaydanı xatırlamağa dəyər.

Sənədin ünvanlandığı şəxsin mövqeyi dativ vəziyyətdə göstərilir, məsələn:

baş direktora
Alfa İş ASC
V.A. Proxorov

Beta Holdinq ASC
Baş mühasib
V.M. İvanov

Əgər "mr", "mrs" qısaltmalarını qoyursan, əvvəlcə respondentin soyadı, ardından inisialları yazılır.

Sənəddə dörddən çox alıcı olmamalıdır. İkinci, üçüncü, dördüncü qəbul edənlərin qarşısında "Kopiya" sözü göstərilmir. Daha çox alıcı ilə sənədin göndərmə siyahısını təşkil edir.

Təşkilata bir məktub göndərərkən onun adını, sonra poçt ünvanını göstərin.

Bir şəxsə sənəd göndərərkən, alıcının adı və baş hərfləri, sonra poçt ünvanı göstərilməlidir

Məktubun mətnində göstərilən müraciətin mövcudluğu barədə qeyd aşağıdakı kimi tərtib olunur:

Tətbiq: 5 litr üçün. 2 nüsxədə .

Məktubun mətndə qeyd olunmamış bir əlavəsi varsa, onda onun adını, vərəqələrin sayını və nüsxələrin sayını göstərin; bir neçə ərizə varsa, nömrələnir, məsələn:

Ərizələr yapışdırılıbsa, vərəqələrin sayı göstərilmir.

Müraciət sənəddə göstərilən bütün ünvanlara göndərilmirsə, onun mövcudluğu barədə qeyd aşağıdakı kimi tərtib olunur:

Tətbiq: 3 litr üçün. 5 nüsxədə. yalnız ilk ünvana.

"İmza" rekvizitində sənədi imzalayan şəxsin vəzifəsinin adı (sənəd blankında tərtib olunmadıqda, şirkətin rəsmi blankında tərtib olunmuş sənəddə qısaldılmış olduqda); şəxsi imza; imzanın deşifr edilməsi (məs. adı, soyadı), məsələn:

Təlimlər

Elektron poçt yazışmaları, təsərrüfat subyektləri arasında yazılı ünsiyyətin əlverişli bir yoludur. Çox sayda məktub yazmalı və almalısan və ünsiyyətin sürəti və düzgünlüyü uğurlu şirkətin tərkib hissələrindən biridir. İşgüzar yazışmaların bəzi qaydaları.

Elektron poçt öz üstünlüklərinə görə iş yerində yazışmada möhkəm yer tutdu - gecə boyu mövcudluğu, səmərəliliyi və istifadəsi rahatlığı. Bu yazıda onlayn iş yazışmalarının bəzi nüanslarına baxacağıq.

E-poçtlar alın

İş günü ərzində poçt qutunuzu bir neçə dəfə yoxlamalısınız. Əks təqdirdə, vacib məsələlərin həllini gecikdirə və digər insanların işinə mane ola bilərsiniz.
Bir məktub almış olsanız, onu oxumalısınız, çünki kimsə göndərib. Təbii ki, burada spamdan danışmırıq.
Bir menecersinizsə, iş gününüz bir poçt yoxlanışı ilə başlamalıdır. Rahatlıq üçün, poçt müştərinizi hər 10-20 dəqiqədə avtomatik olaraq göndərmək və ya göndərmək üçün konfiqurasiya edin.
Məşğul olduğunuz və bir məktub aldığınız təqdirdə kimin kim olduğuna, məktubun mövzusuna baxın və məktubun əhəmiyyətini qiymətləndirmək üçün tez başlıqdan baxın.
Dərhal e-poçtlara cavab verməyə çalışın - bu poçtdakı tıxanmaların qarşısını almağa kömək edəcəkdir.

To, Cc və Bcc sahələrini düzgün istifadə etməlisiniz.

"Üçün" Bir sual göndərirsinizsə və ya aydınlaşdırma istəsəniz, məlumatları "to" sətirində göstərilən adresdən cavab gözləyirsiniz. Alıcı olduğunuz zaman suala cavab verməlisiniz. Yəni, bu sahədə alıcının məlumatları göstərilir.
"Kopiya". Təfərrüatları bu sahədə göstərilən alıcı, sanki “dəvət olunan şahidlər” dir. Bu vəziyyətdə alıcı məktubu cavablandırmamalıdır. Bundan əlavə, belə bir məktub göndərməyiniz lazımdırsa, nəzakətdən kənar "müdaxilə etdiyim üçün üzr istəyirəm" satırlarından başlamalıdır.
"Gizli surət". Məktubun təfərrüatları "kor karbon nüsxəsi" sahəsində göstərilən adresə göndərildiyi əsas alıcıya məlum deyil. Bundan əlavə, bu sahə kütləvi poçt üçün istifadə olunur.

Cavab verərkən, "hamısına cavab ver" düyməsini unutmamalısınız, bu, bir alıcını qaçırmamağa kömək edəcəkdir. İstenmeyen alıcıları silə və istədiyiniz vaxt yenisini əlavə edə bilərsiniz.

Mövzu sahəsi. Bu sahə həmişə doldurulmalıdır. Məktubun ünvanlandığı şəxs gündə çox sayda poçt ala bilər və bu sahə ilə məktubun əhəmiyyətini qiymətləndirə biləcəkdir. Məktubun mövzusu qısa və məlumatlı şəkildə məzmununu göstərməlidir.

Yazının əhəmiyyəti. Məktubda təcili baxılması lazım olan vacib və ya təcili məlumatlar olduqda, bunu göstərin, "yüksək" əhəmiyyətini göstərin. Bu poçt qutusundakı məktubunuzu vurğulayacaqdır. Ancaq bu xüsusiyyətdən boş yerə istifadə etməyin.

E-poçta necə cavab vermək olar

Aşağıda bir məktuba cavab yazmaq üçün kiçik bir təlimata baxacağıq.

Həmişə bir təbriklə başlamalısınız - nəzakət üçün bir hörmət, ediləcək bir şey yoxdur.
Bir insanla onun dilində ünsiyyət qurmaq lazımdır. Və bu təkcə dilçiliyə deyil, həm də ünsiyyət formasına da aiddir. Qeyri-rəsmi ünsiyyət hörmətsizlik və hətta həmsöhbətini incitmək cəhdi kimi qiymətləndirilə bilər.
Cib telefonundan məktub göndərmək istisna olmaqla, transliterasiya istifadə etməyin. Poçt müştərinizdə rus dilində olmadıqda, ərizədəki məktubun mətnini göndərin.
Bir iş məktubu təmkinli, dəqiq və qısa olmalıdır. Dəqiqliyə istinad etdiyiniz məlumatların (tarix, yer, vaxt və s.) Dəqiq göstərilməsi nəzərdə tutulur. Xüsusiyyət - məktubunuzu alan şəxs ilk sətirlərdən ondan dəqiq nə tələb olunduğunu başa düşməlidir. Dəqiqlik. Aydın fikirləşirsinizsə, o zaman fikirlərinizi açıq şəkildə ifadə edə biləcəksiniz. Həmsöhbətiniz dərhal görəcək və qiymətləndirəcəkdir. Buna görə, məsələnin mahiyyətini bir neçə cümlə ilə ifadə edə bilsəniz, bir neçə səhifə üçün "su" dan qaçmağa dəyər.
Məktubda bir neçə sual, tapşırıq və ya mövzu olduqda, strukturlaşdırılmalı və bir-birlərindən ayrılmalıdır. Davamlı düşüncə axını oxumaq çətindir və ondan vacib məqamları qeyd etmək daha çətindir.
Məktublarda olan sorğular mümkün qədər ətraflı cavablandırılmalıdır. "Ediləcək" kimi cavablar məqbul deyil.
Məktubun mətnində heç bir səhv olmamalıdır. Bir və ya iki kiçik tipo sürünsə, yaxşıdır. Ancaq məktubdan məktuba qədər xroniki savadsızlıqdan əziyyət çəkirsinizsə, həmsöhbət sizinlə bağlı ən yaxşı təəssürat yaratmayacaq.
Həmişə məktublarınızı oxuyun! Məktubu bir neçə dəfə oxuyun və heç bir şeyi əldən verməməyinizə əmin olun, əgər alıcının məlumatları və s. Və s. Düzgün göstərilibsə səhvləri yoxlayın.

İşgüzar yazışmalar - iş görməyin vacib elementidir. Xüsusiyyətlərindən şirkətin müştərilərin və ya iş ortaqlarının qarşısında hansı işıqda görünməsindən asılıdır. kimə etibar edə biləcəyiniz və kiminlə iş apara biləcəyiniz barədə, iş yazışmalarının qaydaları, etiket qaydaları haqqında bir təsəvvürünüz olmalıdır. Bu cür norma və qaydalara uyğunluq, şübhəsiz ki, bütövlükdə biznesin uğur qazanmasına kömək edəcəkdir.

İş Yazışma Dili

İşgüzar yazışma etiketinin norması fərqli olan təqdimat dilinin müəyyən bir üslubudur:

Tez-tez təkrarlanma, nitqin vahidliyi.

Bu izahat seçimi daha konkret, aydın şəkildə ifadə etməyə imkan verir. Bu məktubun mətni ilə fərqli bir anlaşmanı istisna edir. Əvvəla, açıq bir iş mesajı yazmağa, ikincisi, sonrakıların hazırlanmasına vaxt sərf etməyə, hətta məktubları satmağa da imkan verən müəyyən ifadələr toplusunun olması məqsədəuyğundur.

Neytral ton.

Məntiqi təqdim etmək vacibdir. İşgüzar yazışmalarda faktların emosional qiymətləndirilməsi yersizdir. Kollokvial, dialektik ifadələr, sözlər, bir növ qarışıqlıq qeyd etmək yolverilməzdir. Yazışma prosesində ifadə olunan faktların obyektivliyini təmin etmək, onları dəqiq məntiqi ardıcıllıqla qurmaq vacibdir.

Semantik dəqiqlik.

İşgüzar məktubların mənalı məzmunu onların praktik və hətta hüquqi əhəmiyyətini təmin edir. Buna görə, qəbuledicinin göndəricini başa düşməsi üçün düzgün sözləri seçmək vacibdir. Cüt təfsir olunan sözləri mətnə \u200b\u200bdaxil etməmək yaxşıdır. Bu vəziyyətdə, adresin məktubun məzmununu fərqli bir şəkildə başa düşməsi baş verə bilər.

Həqiqi materialın seçimi.

İş məktubundakı məlumatlar, faktlar məlumatlı və ən əsası diqqətlə yoxlanılmalıdır. Üstəlik, faktlar diqqətlə seçilməlidir, yalnız müəyyən bir işə aid olanları göstərin. Əhəmiyyətli olmayan faktları göstərərək eyni tipli məlumatların ötürülməsi yolverilməzdir.

İş məktublarının növləri

İş məktubları adətən xüsusiyyətlərə görə təsnif edilir:

Fəaliyyətinə görə - bir suala cavab, sorğu, müraciət, təklif və s.
Strukturuna görə - standart (tipik iş məsələlərini, vəziyyətləri həll etmək), tənzimlənməmiş (müəllif hüquqları, rəsmi məntiqi təqdimat və ya etiket normalarına əsaslanan);
Mövzuya görə - tədarük, satış ilə əlaqəli biznes (həlli iqtisadi, hüquqi, şirkətin fəaliyyəti ilə əlaqəli digər məsələlər) və ya kommersiya;
Qəbul edənlərin növü üzrə - adi (bir adresə), dairəvi (eyni anda bir neçə ünvana göndərilir);
Tərkibinə görə - 1 aspekt (1 problemi əks etdirir), çox aspektli (bir neçə problemi izah edən).

Məzmun iş məktublarının növləri:

Ünsiyyət rolunu yerinə yetirmək (rədd etmək, iddia, bəraət, tanınma);
Razılıq forması olun (iş görüşlərinin nəticələrinə əsasən, tapşırıqların yerinə yetirilməsi, müxtəlif öhdəliklərin yerinə yetirilməsi üçün son tarixlərlə);
İstək şəklində olmaq - lazımi məlumatları əldə etmək;
Təklif olun (çox vaxt bu əvvəlcədən alınan sorğu məktubuna cavabdır).

İş məktublarının qeydiyyatı

Elektron yazışmaların geniş yayılmasına baxmayaraq, iş məktublarının kağız üzərində çap olunması praktikası hələ də mövcuddur. Və bu vəziyyətdə məktubun necə görünməsi çox vacibdir, çünki bir iş məktubunun görünüşü göndəricinin göndəricinin düşüncəsinə təsir göstərə bilər. Buna görə aşağıdakı dizayn standartlarına əməl etməlisiniz:

İşgüzar məktublar, blanklara yazılmalıdır, göndəricinin tam məlumatlarını göstərən keyfiyyətli kağızdan, oxunması asan olmalıdır;
Xarici tərəfdaşlara, müştərilərə ünvanlanan məktubda göndəricinin təfərrüatları ingilis dilində yazılmalıdır;
Zərfdəki məktub mümkün qədər 1 dəfə qatılmalı və içərisindəki mətn olmalıdır. Çox vacib məktublar üçün, məktub vərəqinin qatlanmaması üçün geniş, kifayət qədər sıx bir zərf istifadə etmək daha yaxşıdır;
Zərfdə məktubun özündə olduğu kimi bütün detalları və hətta şirkətin loqotipini göstərməyə icazə verilir;
Alıcının ünvanı yalnız zərfdə göstərilir. Şəffaf bir pəncərə ilə bir zərf istifadə edərkən, alıcının ünvanı yuxarı sağ küncdəki məktubun özündə yazılır. Sonra məktub əyilir ki, ünvan şəffaf bir pəncərədə görünsün;
Göndərənin ünvanı həm zərfdə, həm də məktub vərəqində yazılmışdır.

İşgüzar yazışmalar qaydaları

№ 1 - bir adresə məktub göndərmək. Bu vəziyyətdə yazışmalar, xüsusən işgüzar münasibətlər qurarkən vacib olan fərdi hala gələcəkdir.

№ 2 -. Bütün məktublara cavab verməlisən və vaxtında, məqsəd alıcılara hörmət edən, əməkdaşlığa hər zaman hazır olan bir şirkətin imicini yaratmaqdır. Şeir yazmamağınız lazım olduğunu xatırlamaq lazımdır. Aydın və qısa - bu cavab tərzi olmalıdır. Bu vəziyyətdə "1 məktub - 1 cavab" sxeminə əməl etməlisiniz.

№ 3 - e-poçtun məzmununun bir neçə alıcıya çatdırılmasını istəyirsinizsə, onda onların ünvanları "kopiya" sətirinə əlavə olunur. Eyni zamanda ünvanı "surəti" sətirinə yazılan məktubu alan şəxs cavab verə bilməz. Əsas odur ki, ona bu və ya digər hadisə barədə məlumat verilir.

4 nömrəli - bir anda bir neçə alıcıya elektron bir iş məktubu göndərmək məqbuldur, amma !!! yalnız mesaja cavab gözlənilmədiyi təqdirdə. Bu cür məktublara qiymətlərin göndərilməsi, iş qrafikindəki dəyişikliklər və s. Daxildir.

№ 5 - mövzu iş məktubunda göstərilməlidir. Mövzu, alıcının mesajda deyilənləri dərhal başa düşməsinə imkan verəcəkdir.

6 nömrəli - "əvvəlcə təbrik, sonra adresə müraciət" sxemi tətbiq olunur. İşgüzar yazışmalarda ad və ata adı ilə əlaqə qurmaq adətdir.

№7 - məktubun mətni 3 əsas məqama əsaslanmalıdır: salamlama + müraciət, sualın verilməsi, istək və ya fəaliyyət üçün motivasiya.

№ 8 - xəbərdarlıq funksiyasından diqqətlə istifadə etməlisiniz. Bu vəziyyətdə, mesajın sonunda sorğu ən nəzakətli bir tonda qeyd olunur ki, adres göndəricini məktubu oxumaq faktı barədə məlumatlandırır.

№ 9 - bir imza ilə mümkün qədər qısa olmalıdır. Məktubu yazan şəxsin adını və vəzifəsindən sonra əsas əlaqə məlumatlarını e-poçtdan istifadə edərək işgüzar yazışmaların aparılması vəziyyətində yalnız bəzi sözləri, məsələn, "Hörmətlə" daxil etmək vacib deyil.

№ 10 - məktubla birlikdə göndərilən əlavə materialların əlavə olunduğu barədə məcburi bir işarədir. Kağızda adi yazı yazıldığı təqdirdə, əksər hallarda ərizənin bu və bu qədər sayda vərəqdə kifayət qədər işarəsi var. Elektron iş yazışmaları haqqında danışırıqsa, tətbiqetmə haqqında məlumatlar əlavə edilmiş sənədlərdəki məlumatlar, xüsusən də onların formatı, həcmi, məzmunu daxil etməlidir. Fayllar 5 MB-dan çox olmamalıdır.

İşgüzar yazışmaların xüsusiyyətləri

"Hörmətli, hörmətli, hörmətli" ümumi iş məktublarında ən çox yayılmış müraciət formasıdır.
"Əzizlərim" təbrik məktublarında istifadə olunan emosional bir müraciət formasıdır.
Müraciətdə yalnız adı ilə rəsmi olmayan məktublarda istifadə olunur.
İş ortaqları arasındakı məktub "qərarın əsaslandırılması / qərarın özü" və ya "qərarın özü / qərarın əsaslandırılması" sxeminə əsasən qurulur. Birinci seçim imtina məktublarında ən yaxşısı, ikincisi - müsbət bir qərar olduqda istifadə olunur.
İş əmrinə əməl edilməlidir. Misal: başçı tərəfindən imzalanmış bir məktub oxşar mövqe tutan bir şəxsin imzası ilə göndərilməlidir. Üstəlik, direktorun özü deputatın imzaladığı məktuba cavab verə biləcəyi zaman belə bir seçim mümkündür.
İstək məktubunda müəyyən sözlər olmalıdır. Nümunələr: soruş, soruş, soruş və s. Eyni zamanda, belə bir məktubun cavabında sorğunun yerinə yetiriləcəyini və ya icrasının rədd ediləcəyi açıq şəkildə göstərilməlidir.

Vacibdir! Unutmayın, bu yalnız qaydalar və normalar toplusu deyil, işgüzar ünsiyyət sahəsində çoxşaxəli biliklərə sahib mütəxəssislərdən öyrənməyə dəyər bir sənət növüdür.

Yazışma hazırlığına diqqət yetirin:

İş yerində elektron poçt yazışmaları. İş münasibətlərini idarə edin
Tərəfdaşlarla elektron poçt yazışmaları. Çətin vəziyyətlər (inkişaf etmiş səviyyə)

Məqalələr