E-poçtla işgüzar yazışmaların qaydaları. E-poçtla işgüzar yazışma qaydaları

Ağıllı bir insanın hərflərində, müraciət olunanların mahiyyətini əks etdirir.

[Lichtenberg Georg Christoph]

Qəbul etmək istədiyiniz bu cür məktubları yazın.

[Antik aforizm]

Məktub iş dünyasında ağır bir dəlildir.

[Bekhtereva Victoria]

1. Niyə iş yazışmalarının aparılmasında vahid korporativ standartlar var?

Elektron qiyabi hər hansı bir şirkətin işgüzar ünsiyyətinin məcburi bir atributudur. E-poçtun istifadə olunmayacağı praktik olaraq heç bir şirkət yoxdur. Ancaq özünüzə aşağıdakı suallar verin:

• Bir iş yoldaşına bir e-poçt göndərərkən, bir məktubu qara bir çuxura göndərdiyiniz hiss edir və asanlıqla cavab verə bilərsiniz
• İşçilər bir-birini çağıranda və təcili bir e-poçt oxumağı xahiş etdikdə və buna görə də bütün gün olur
• Mütləq bir e-poçtda nə istədiklərini başa düşə bilmirsinizsə
• Mürəkkəb və çətin suallar olduqda, e-poçtu müzakirə edərkən, məlumat, detallar və sual həll edilmir

Bu suallar sizin üçün uyğundursa, onda vahid elektron yazışma qaydalarını tanıtmaq, qazanmaq üçün çox vaxt qazana bilərsiniz. Bu yazıda iş yazışmalarının etiketi haqqında danışacağıq.

2. İş yazışmasının etikasının yeddi əsas qaydası

Şərti olaraq iş yazışmaları qaydalarını bölün etika qaydaları haqqındavə Rabitə və məlumat mübadiləsi qaydaları.

Ünsiyyət qaydaları, iş prosesləri və layihələr altında məlumat mübadiləsi qaydaları ilə idarə olunur. Ayrı bir məqalə həsr edəcəklər. Etika qaydaları şirkətin işçilərinin daxili əlaqəsinin tərzini formalaşdırır və istər-istəməz şirkətinizin şəkillərinin ortaqlarından yararlanmasına təsir göstərir. Məsələn, bu yaxınlarda tərəfdaşlarımızdan birindən bir sözlə başlayan bir məktub aldım, "Yaxşı günortadan sonra, Bekhterev." Sizcə, əməkdaşlıq edə bildik?

Şirkətin "üzünü itirməmək" üçün bir iş yazışmasının aparılmaması üçün, işgüzar yazışmaların etikasının "qızıl qaydalarına" riayət etmək lazımdır:

1. Məktub həmişə müraciətdən başlayır
2. Məktubun mövzusu mütləq olmalıdır
3. Göndərmədən əvvəl, orfoqrafiya, durğu işarələrini, səs səhvlərini yoxlamaq lazımdır
4. Məktub quruluşlu olmalıdır (su yoxdur!)
5. Məktub düzgün söz olmalıdır
6. Əlavələrin məktubuna göndərsək, əlavə edilmiş sənədlərin olduğunu yazacam (belə bir hərəkət məktub göndərdiyiniz vəziyyətlərin qarşısını almağa kömək edəcək və fayl əlavə edilmir; məktubu oxuduqdan sonra və tapılmadan sonra Əlavə edilmiş sənəd, dərhal cavab verə bilər və məktubda müəyyənləşdirdiyiniz sənədlər olmadığı sənədləri sizə yaza bilər).
7. Yazışmalarını heç vaxt silməyin. Ən vacib maddələrdən biridir. Məktubun sənəd olduğu üçün mesajların tarixi heç vaxt silinməməlidir. Lazım gələrsə, həmişə yazışma hekayəsini qaldıra bilmək lazımdır. Məsələn, Radislav GandaPas, hətta imzasında yazışmaların silmək istəməməsi də bir sorğu da daxil etdi.

3. Məktubların növləri

Bir çox fərqli təsnifat var, hərfləri dizaynın quruluşuna ayırmağı təklif edirik:

1. Rabitə məktubu (məktubun uğursuzluğu, məktub iddiası məktubu, məktubun tanınması, əsaslandırılması və s.)
2. Məktub tənzimləmələri

Hərf rabitəsi

Bu növ məktubda işçinin peşə fəaliyyəti zamanı istifadə etdiyi hər cür məktubları daxil edirik.

Hərflərin quruluşu

Məktubun bir mətnlə icra edilməməlidir. Alıcının vacib məlumatı qaçırmamasını təmin etmək üçün aydın şəkildə qurulmuş və bacarıqlı şəkildə bəzədilmiş olmalıdır. Məktubun vəziyyəti aydın komponentlərdən ibarətdir:

Məktub mövzusu

Məktubun mövzusunda cavabdehdən gözlədiyiniz xüsusi bir hərəkət olmalıdır: "Müqaviləni birləşdirin", "baxılması üçün suallar", "hesabat göndər" və s.).

Sənədlər göndərsəniz, mövzu məktubun əlavə edildiyi sənədlərin dəqiq bir sözünə sahib olmalıdır.

Məktubların mövzusunu düzəltmək niyə vacibdir?

Məktubun mövzusunda gündəlik məlumat axınında lazımi məktubu tapmaq çox asandır. Məktub itirilməyəcək.

Qeyd: Şirkətin içərisində bir məktub göndərsəniz, məktubun mövzusu, şirkətin xaricində bir məktub göndərsəniz, göstərilən standarta görə icra olunur, sonra şablonun mintasiyasındakı mövzunu icra etmək istənir: məktub.

Məktubun bədənindəki konstruktiv nə qədər böyükdürsə, bir o qədər yaxşıdır! İşçilərdən inkişaf etdirməli olduğunuz bir iş yazışmalarını aparmaq bacarığında əsas bacarıqlardan biri - düşüncənizi dəqiq və qısaca formalaşdırın.

P.S. Bir məktub hazırlayırıqsa, həmsöhbətin hərfindən həqiqəti qeyd edirik - bu, rəngini və ya şriftini ayıraraq sitat gətirmək lazımdır.

Korporativ imza

Korporativ imza dizayn şablonu şirkətin bütün işçilərindən biri olmalıdır.

Lazım gələrsə, hərfin bütün açar alıcının məlumatları göstərilməlidir ki, lazım olduqda məktub alıcısı sizinlə əlaqə qura bilər.

Sənin sədaqətlə,

Tam adı, mövqe.

P.S. Bir tərəfdaş / müştəri ilə isti münasibətlər istəyiriksə, şəxsi imza qoymaq lazımdır. Hər kəs rəsmi yazışmalarda belə şəxsi münasibətlə bir məktub almaq xoşdur.

Şəxsi imza həmişə məktubun bədəninə aiddir. Misal: Gözəl bir gün keçirin / təşəkkür edirəm / təşəkkür edirəm / Rada bu gün söhbət etmək / belə vacib bir məsələyə və ailə və uşaqlara salam və s.

Kimə / kopyalayın

"Kopyalama" və "kopyalayın" və "kopyalayın", təsadüfən bir məktub göndərilməməsi üçün son şeyləri doldurun.

"Kim" və "Kopyalama" sahələri arasındakı fərq nədir?

"To" sahəsində hər hansı bir hərəkət etməli olan şəxsin ünvanını daxil edirik.

"Kopyalama" sahəsində məktubun məzmunu ilə tanış olmaq üçün faydalı olan bir insanın ünvanını daxil edirik.

P.S. Təcrübəmizi sübut etdi ki, "nüsxə" yatağının çox faydalı olduğunu sübut etdi. Adi bir işçi ilə danışıqlar aparırıqsa, vacib məsələləri müzakirə etsək, amma mahiyyətinə və son tarixə cavab almırıq, Direktorun surətini və ya daha yüksək menecerin bir nüsxəsini və ya daha yüksək menecerin surətinə daxil etmək lazımdır , dərhal yazışmalar konstruktiv tərəfindən başlayacaqdır.

Təəssüf ki, bir çox şirkətdə korporativ mədəniyyət səviyyəsi düzgün səviyyədə deyil, nəticədə işçinin işini yaxşı yerinə yetirdikdə vəziyyətlər var, idarəetmə tərkibinin hissəsinə ciddi nəzarət etmək lazımdır.

Həm də Outlook-da "Gizli nüsxə" kimi bir funksiya var - maraqlı tərəflərin məktubu haqqında məlumat verməyə imkan verən vacib bir vasitədir, eyni zamanda məktubun yalnız ona müraciət edilmədiyi alıcını çaşdırmamaq!

Məktub tənzimləmələri

İclasın yekunlaşdırılması, icra müddətinə istinad etmək və aydınlıq gətirmək üçün yazılı şəkildə yazmağı, hər iki tərəfin nə yerinə yetirilməli olduğunu başa düşdünüzmü?

Bu cür məktublar görüşdən, danışıqlar və iclasların ardından yazılı müqavilələr və icrasının tək bir görmə qabiliyyətindən sonra tərtib etmək faydalıdır.

Məktub quruluşu:

1. Müzakirənin iştirakçılarına salam, müraciət və minnətdarlıq.
2. Sazişlərin meydana gəldiyi montajın məqsədinin təkrarlanması.
3. Onlara və icra üçün məsuliyyət təyin edilməsi ilə bağlı qərarlarla birləşmədə müzakirə olunan bütün məsələlərin siyahısı.
4. Tarix üçün təcili bir tətbiq tələb etməyən fikirləri düzəltmək.
5. Ünvana olan sual: Hər şey nəzərə alındı? Şərhlər və əlavələr varmı?

Misal üçün:

Məktubların qeydiyyatı

Şrift

Məktubun şrifti tək olmalıdır, kursivlər mətn açar nöqtələrində, başlıqlarda vurğulana bilər, lakin vahid qeydiyyat üslubuna riayət etməlidir.

P.S. Həmişə yadda qalmalıdır ki, böyük hərflərlə yazılmış sözlər tonun artması kimi qəbul edilir. Onlardan çəkinmək lazımdır.

Bənd

Hər bir fərdi düşüncə, mətnin daha asan qəbul edilməsi üçün ayrıca bir abzas hazırlamaq istənir.

Deputat

Paraqraflar bir-biri ilə birləşməməlidir. Məktubun daha çox oxunması üçün, hər abzasdan əvvəl və imza qarşısında təbrikdən sonra girintilər olmalıdır:

Vizual bir məktubu daha cəlbedici, hiperlinkdə icra etmək üçün məktubun bədənində daha cəlbedici, daha yaxşı istinadlara baxmaq üçün:

Məktub üslubu

Sizi usta sinifinə Sergey Bektereva dəvət edirik.

Bu təlimin köməyi ilə gündəlik ən azı 1 saatlıq boş vaxtla qazanın!

Master sinifində öyrənəcəksiniz:
The Tapşırıqları necə idarə etmək olar ki, bütün tapşırıqlar 100% icra olunur və vaxtında
Your Necə effektiv şəkildə hazırlaşmaq və iclaslar keçirmək
Bir ofisdə işçilərin məhsuldar işini necə təşkil etmək olar

İşgüzar ünsiyyət, kopyalanmadan təsəvvür etmək mümkün deyil, çünki əməkdaşlıq məsələlərini həll etmək həmişə mümkün deyil. Ən aktual problemlər iş yazışmaları

İşgüzar ünsiyyət, kopyalanmadan təsəvvür etmək mümkün deyil, çünki əməkdaşlıq məsələlərini həll etmək həmişə mümkün deyil. İş yazışmaların ən vacib problemləri qısa müddət ərzində həll etməyə kömək edir, lakin etiket və ya analoji məktub tikinti qaydalarına uyğunluq, filial münasibətlərinə zərər verə bilər və ya potensial müştərini itələyə bilər. Rəsmi danışıqlarda olduğu kimi, burada müəyyən qaydalar var: ünsiyyət məktubu və tərzini yazmaq.

İş yazışmalarının qorunması üçün ümumi qaydalar

E-poçt vasitəsilə işgüzar rabitə hər hansı bir müasir insanın həyatının ayrılmaz hissəsidir: iş, idarəetmə, müştərilər, iş ortaqları, bizi tanıyan insanlar və hələ də bilməyənlər üçün həmkarlar. Elektron yazışmalarda biznes etikası nədir, uğurlu iş üçün nə qədər lazımdır?

Hər bir məktub bizim vizit kartımızdır və iş yerinin əks olunmasıdır. Bu vizit kartının layiqincə görünməsi və iş mövqeyi ünsiyyətin rahatlığına və məhsuldarlığına kömək etdiyini, sonra yaxşı tonun əsas qaydalarının biliklərini və gündəlik yazışmalarda izləyənlər üçün ən vacib şərtdir Uğur.

Elektron işgüzar yazışmalara gəldikdə, işgüzar birliyin hər hansı digər iş qarşılıqlılığında fəaliyyət göstərən eyni norma və qaydalara gəldikdə: telefonla ünsiyyətdə, danışıqlar və s. Məncə, elektronikaya iş yazışmasının etikası bir neçə sarsılmaz prinsipə əsaslanır:

1. Bir-birinin şəxsiyyət və iş mövqeyinə qarşı rəqiblərə qarşılıqlı hörmət.
2. Rəqibin iş maraqlarına diqqət.
3. Məxfilik problemlərinin vacibliyini başa düşmək.
4. Məlumat mübadiləsində dəqiqlik.

Bu prinsipləri həyata keçirmək üçün praktik alətləri nəzərdən keçirin

1. Qabaqcıl və aydın bəzədilmiş sahə "Tema" / "Mövzu"

Mövzunun göstəricisi, təyinat vaxtını qənaət edir, nəticədə ortaya çıxan məktubun məzmununu dərhal qiymətləndirməyə və oxumağın prioritetinə qərar verməyə imkan verir.

2. Ünvan / adresə salamlama və şəxsi giriş

Etibar yaradır və fərdi bir istiqamət yazmağı verir. Adresin adına məhəl qoymadan səhv kimi qəbul edilir.

3. Dəqiqlik

"Kopyalama", "Gizli surəti", "Gizli surəti" - səmərəliliyi və etik ünsiyyət üçün ən vacib vasitə " Bu sahələrlə işləməyinizdə səhvlərin qarşısını almaq üçün ümumiyyətlə müasir biznes mühitində qəbul edilərək məqsədlərini bilməlisiniz:

• adınız birbaşa ünvanlı sahədədirsə ("kimə") məktubun göndəricisinin sualını onun sualına gözlədiyini bildirir;
• bu sahədə bir neçə adres yerləşdirilsə, bu, məktubun göndəricisinin hər birindən və ya hər hansı birindən cavab gözlədiyi deməkdir;
• adınız "kopyalama" sahəsinə yerləşdirilibsə, bu, göndəricinin sualını bilməyinizi, sizdən cavab gözləmir. Adınız "nüsxə" sahəsindəki yazışmalar mövzusunda giriş daxil olmamalıdır. Əgər hələ də yazışmalara girmək qərarına gəlsəniz, yaxşı tonun bir əlaməti ifadələrdən birinə bir məktub başlayacaq: "İcazə verin bu məsələnin müzakirəsinə qoşulun ...", "İlə əlaqə qurduğum üçün üzr istəyirəm ...", "İcazə verin, fikirlərinizi bildirim ..."

Etika aspektində xüsusi diqqət "gizli surəti" sahəsinə aiddir. Bu, bir e-poçtun iş etikası vasitəsi baxımından ən çox "həssas" Bu sahə ümumiyyətlə gizli nəzarət və məlumatlandırma üçün bir vasitə kimi qəbul edilir. "Gizli nüsxə" də yerləşdirilən adres digər ünvanlara görünmür. Etika məsələləri ilə diqqətli şəkildə əlaqəli olan bəzi şirkətlər bu vasitənin korporativ yazışmalarında istifadəsini qadağan edir. İstisnalar kütləvi poçtdur (məsələn, dəvətnamələr). Onlar çox sayda alıcı tərəfindən göndərilir, e-poçt ünvanları hər kəsə görünməməlidir.

"Gizli nüsxə" sahəsinin daha sakit olduğunu, aşağıdakı universal qaydalara riayət etdikləri şirkətlər var, bunlar da var.

• "Gizli nüsxə" sahəsində yazışmalardan xəbərdar olmalıdır, lakin onların şüuru birbaşa ünvanlar üçün aydın olmamalıdır;
• doldurulmuş sahə ilə bir məktub göndərmək "Gizli nüsxə" məktub və gizli adətçilərin bu cür şüurun səbəbi və məqsədləri barədə gizli adətləri ilə bağlı ilkin tənzimləməni və ya sonrakı məlumatlılığı əhatə edir;
• gizli adres "Gizli surət" sahəsindən yazışmalara girməməlidir.

4. Cavab reaksiyası

Məktubun cavab müddəti tərəfdaşların və müştərilərin iş maraqlarına münasibətdə mövqeyinizin göstəricilərindən biridir. Şirkətdə bununla bağlı fərqli standartlar var. Qəbul edilən bir və ya üç saat ərzində məktuba cavab / reaksiya vaxtıdır. Bir məktub alıb oxuduğunuzda, gün ərzində ona cavab verə bilməyəcəyinizi başa düşürsünüzsə, yaxşı tonun qaydası məktubu aldığınız və cavab verən məlumatların adresinə göndəriləcək: "Bir məktub var. Gün ərzində bu gün cavab verəcəyəm " və ya "Bir məktub var. Cavab üçün əlavə məlumat lazımdır. Daha sonra cavab verməyə çalışacağam ... "

Biz təklif edirik

5. Məlumatla düzgün iş (həcmi, dil, quruluş, format)

Məktubun mətnində məlumat vermə məlumatının xarakteri və xüsusiyyəti də bir vasitədir və qabiliyyətinizin göstəricisi və yazışmalarınızın düzgün və hörmətli kimi davranışın göstəricisidir:

• məktubun həcmini oxuyanda maksimum, "bir ekranda" yığılmış, maksimum, A-4 formatlı bir vərəqin mətninin həcminə;
• göndərmə əlavələrinin həcmi 3 mqb-dən çox olmamalıdır (daha çox həcmli fayl problem yarada bilər, çünki təyinat poçt serverindən keçə bilməz);
• göndərilən fayllar "paketi" kodlamalarına "paketləmək üçün daha yaxşıdır: zip və ya rar (göndərmə zamanı digər uzantılar bloklana və ya kəsilə bilər və açılır);
• bir alıcının məktubuna cavab vermək, cavabınızın mətni aşağıda deyil, yuxarıda deyil (əvvəlki yazılı şəkildə) yazılı bir cavab axtarışında "diyirlənməsinə ehtiyac olan" alıcını "diyirləyin" sən tərəfindən);
• Ünvanın ünvanına yeni bir məktub (yazışmaların tarixini qənaət etmədən) cavabını başlamamalısınız. Belə bir cavab, qəbul edən alıcını ilkin mesaj axtarışında vaxt keçirmək üçün məcbur edəcək;
• Ən çox anlayan adres dilində yazmaq lazımdır. Hər bir halda, peşəkar, daxili korporativ lüğət, jarqon, ixtisarlar və qurumların (hər hansı digər dildə borc almaq) istifadəsinin məqsədəuyğunluğu məsələsi həll olunur.

Swange və ixtisarlar istifadəsi, yazışmaların sürətini və səmərəliliyini artırsa, slenmanın istifadəsi icazə verilən və etikdir. Beləliklə, şirkətin içərisindəki daxili yazışmalar demək olar ki, həmişə şlanqlıqla çoxdur: bütün yazışma iştirakçılarına öyrəşmiş və başa düşüləndir və vaxtınıza qənaət etməyə imkan verir. Ancaq xarici iş tərəfdaşları / müştərilərinə uyğun olaraq ehtiyatlı olmaq tələb edən bir sualdır.

Terminologiya olmadan edə bilməyəcəyi olur. Məsələn, şirkət müştərilərə belə bir məhsul / xidmət, onlayn reklam və "media kontekstual pankartı", "açar sözlər", "minus sözlər", "minus sözlər" kimi anlayışlar, "CTR" də bir şeylə əvəz olunmalıdır İş kontekstinə daxil olun və müştəriyə işləməyi öyrədin. Bu vəziyyətdə hər iki tərəf səbir və izah etməyə və öyrənməyə hazır olmaq üçün vacibdir.

Bununla birlikdə, ixtisarlar və terminlərin istifadəsinin qarşısını almaq və qarşısını almaq üçün istifadə halları var.

Misal:

Dostum sualına cavab axtarışında 2 gün keçirdi: ASAP nədir. Naşir üçün material hazırladı və yazdığı son hərfdə: " Maşa, xahiş edirəm bütün materiallarınızı ASAP göndərin" Maşa, bu, mətnin "Tərcümə etməli olduğu" naməlum formatın təyin edilməsi barədə qərar verdi. Maşanın "kodlaşdırılması" və naşirin istəyinin məmnuniyyəti 2 gün çəkdi. 2 gündən sonra bir avtomobili düşünün, çünki ingilis dilində danışan mühitdə geniş istifadə olunan sirli "asap" arxasında gizləndiyini bildi " mÜMKÜN OLDUĞU QƏDƏR TEZ» – « mümkün qədər sürətli».

İpucu:xarici müştərilər və İngilis, xüsusi terminlərin və mənfəət ixtisarlarının tərəfdaşları ilə yazışmalardan sui-istifadə etməyin.

6. İmza və əlaqə məlumatlarının mövcudluğu

Bu məktubunuzun bitməli olduğu zəruri atributdur. İmza bölməsinin yerləşdirilməsi lazımdır:

1. Adınız və soyadınız.

Bu, rabitənin effektivliyinə və psixoloji rahatlığına təsir edən yazışmalara səbəb olur. İmza ixtisarlar istifadə etməməlidir. Əvəzinə T.L. İmza ilə Vorotyntsheva, Tamara Leonidovna Vorotyntseva (və ya Tamara Vorotyntseva) yazacağam ki, adres cavab məktubu ilə mənimlə necə əlaqə saxlayacaqsınız.

1. Mövqeyinizi göstərin.

Bununla adrese, nüfuzunuzun sərhədlərini və problemlərin həllində peşəkar səriştəsini başa düşmək üçün adlandırırsınız.

1. Əlaqə koordinatları (telefon, e-poçt ünvanı, şirkətin adı və ünvanı, onun veb saytında).

Bununla, ehtiyac olduqda əlavə əməliyyat ünsiyyətinin imkanlarını təmin edəcəksiniz.

Yuxarıda göstərilənlərin hamısını ümumiləşdirərək və müxtəlif şirkətlərdə yazışmaların izlənilməsində uzun illər təcrübəsi yaşanarkən, aşağıdakıları etibarlı şəkildə söyləyə bilərəm: Müasir iş birliyindəki etik standartlar - bu, bu, yalnız yaxşı ton qaydalarının bu qədər nominal atributu deyil, Bunlara düzgün, əməliyyat, rahat və nəticədə məhsuldar olan işgüzar ünsiyyətə imkan verən praktik vasitələrdən qaynaqlanır.

Tamara Vorotyntsev haqqında təlimə diqqət yetirin.

Məqalə

E-poçt nədir? Müasir biznes dünyasında bu:

• Sənin üzün. Bu, həmkarının gözündə müsbət bir görüntü yarada və ya ilk təəssüratı korlaya biləcəyiniz e-poçtla.
• İş alətiniz. Xarici dünya ilə çox ünsiyyət e-poçtla baş verir. Buna görə, bu vasitəyə sahib olmaqla həyatınızı asanlıqla yüngülləşdirə bilərsiniz.
• Güclü yayındırıcı amil. Xarici dünya sizi almağa, yayındırmağa və e-poçt vasitəsilə doğru yolu yıxmağa çalışır.

Bu vəzifələrdən və e-poçtla işə nəzər yetirin. Sadə ilə başlayaq.

Məktubların qeydiyyatı

Mozilla Thunderbird poçt müştərisindən istifadə edirəm, buna görə onun nümunəsi haqqında danışacağam. Yeni bir məktub yaradın və sahələrin siyahısına düşək.

Kimə. Surəti. Gizli surətdə

Bəlkə də kimsə bilmir, amma Mozilla'dakı "Kopyalı" və ya "Gizli surəti" ilə dəyişdirilə bilər.

• Komanda: Əsas təyinat və ya bir neçə adresi nöqtəli bir nöqtə ilə yazırıq.
• Surətini çıxarmaq: Məktubla tanış olmalı olan birinə, həm də reaksiyanı gözləmirik.
• Gizli surətdə: Məktubla tanış olmalı olan, lakin məktub alıcılarının qalan hissəsi üçün bilinməyən birinə yazırıq. Xüsusilə bildirişlər kimi iş məktublarının kütləvi poçtları üçün istifadə etmək üçün uyğundur.

Səhv Kütləvi şəkildə paylanmada, alıcıları "surəti" və ya "kopyalayın" ilə göstərin. İldə bir neçə dəfə "Kopyalama" sahəsindəki 50-90 ünvana sahib olan məktublar alıram. Gizlilik pozuntusu var. Bütün ünvanlarınızın hələ də oxşar bir mövzuda işlədiyinizi bilmək lazımdır. Yaxşı, bir-birinizlə tanışsınızsa. Və siyahıda bir-biri haqqında bilinməyən şirkəti? Minimum səviyyədə, onlardan biri ilə əməkdaşlığın dayandırılması üçün maksimum kimi daha çox izahat üçün hazırlanmalısınız. Bunu bu şəkildə etmə.

Məktub mövzusu

Məktubların mövzusunun əhəmiyyəti haqqında çox vaxt peşəkar xidmətlərin korporativ bloglarında tez-tez (bəzən ağıllı) yazılır. Ancaq ən çox vaxt məktub satmaqdan bəhs edirik, burada məktubun mövzusu "e-poçt açılmalıdır" problemi həll edir.

Gündəlik iş yazışmalarını müzakirə edirik. Burada mövzu "məktub və onun müəllifi asanlıqla müəyyənləşdirilməli və sonra tapılmalıdır". Və səyiniz sizə çoxsaylı cavab məktublarının karma şəklində sizə qayıdacaqsınız, yalnız konsollar ilə Re: və ya Fwd., aralarında mövzuya doğru məktub axtarmalı olacaq.

İyirmi hərf orta xidmət menecerinin bir günlük yazışmasının həcmidir. Mən heç bir yerdə sahibkarlar və biznes sahibləri haqqında danışmıram, bəzən gündə 200 və ya daha çox məktublar var. Buna görə də, yenə: məktubları boş bir mövzu ilə göndərməyin..

Beləliklə, məktubları necə düzgün formalaşdırmaq olar?

Səhv nömrəsi 1. : Mövzusunda yalnız şirkət adı. Məsələn, "göy" və budur. Birincisi, yəqin ki, bu həmkarla şirkətinizdən birinin heç biri deyilsiniz. İkincisi, belə bir mövzu heç bir məna vermir, çünki şirkətinizin adı da ünvandan da göründüyü üçün. Üçüncüsü, öz çekmece'nin belə bir yazışma yanaşması ilə necə görünəcəyini təxmin edin? Haqqında belə.

Belə mövzuları axtarmaq üçün rahatdır?

2 nömrəli səhv. : Qışqırmaq, başlıq satmaq. Belə başlıqları necə yazmağı bilirsinizsə, əladır. Bəs iş yazışmalarında bu bacarıqların istifadəsinə uyğundurmu? İş məktubu mövzusunun məqsədini xatırlayın: satmayın, ancaq şəxsiyyət və axtarış təmin etmək.

Məktubun mətni

Fərqli həyat tərzi üçün mətn yazmaq üçün bir çox təlimat var. Məsələn, Maksim İlyaxov, Alexander Amzin və digər söz ustaları üçün çox faydalıdır. Ən azı ümumi savadlılığı artırmaq və ümumi yazı tərzini yaxşılaşdırmaq üçün məqalələrini oxumağı məsləhət görürəm.

Məktubun yazılması prosesində ardıcıl olaraq bir neçə həll yolumuz olmalıdır.

Nəzakət məsələsi . Məktubun əvvəlində "əzizim, indi iki ay dəhşətli bir şəkildə, mənimlə danışmadığı üçün indi və hətta fərqli bir şeylə danışmadım, ruhumuzun ruhunda nəzakətə və ya hətta incəliklərə çevrilə bilərsiniz Gecə yatmadı, düşünərək. " Həm nəzakətlə, həm də bu cür girişin tərkibi, həm də oxuması üçün həmsöhbətin tərkibi üçün çox bahalıdır. Axı, zəng, xatırlayırsınız? Müsabiqədə epistoory janrının echoids və ana Raskolnikova məktub deyil, iş yazışmaları.

Vaxtınıza və alıcıya hörmət edin!

Sərgidə bir mime görüşündən sonra yalnız tanışlıq hallarına bənzəyən ilk məktubda yalnız birinci məktubda məna verir. Bu, əməkdaşlığın və ya cari yazışmaların davamıdırsa, gündə ilk hərfdə, "Salam, İvan", ikinci və sonrakı dövrdə: "İvan, ...".

Müraciət etmək . Alıcılar bir qədər olduqda hərflə əlaqə quracağı sualdan həmişə narahat idim. Bu yaxınlarda Anna adlı üç qızla qarşılaşan bir məktub yazdım. Heç şübhəli deyil, "Salam, Anna" yazdım və overmeyi. Ancaq bu həmişə şanslı deyil.

Alıcılar üç və ya hətta yeddidirsə və bir ad geyinmirlər? Adı ilə siyahıya bilərsiniz: "Yaxşı günortadan sonra, kubon, pultichery, avdoty və peter petrovich." Ancaq uzun və vaxt tələb edir. Yaza bilərsiniz: "Salam, həmkarları!".

"To" sahəsində olan birinin adı ilə əlaqə qurmağı özüm üçün bir qayda istifadə edirəm. Nüsxələrdə olanlara, heç də müalicə etməyin. Bu qayda eyni zamanda məktubun adresini və bu məktubun məqsədi (bir!) Daha dəqiq müəyyənləşdirməyi mümkün edir.

Sitat . Tez-tez yazışma sual və cavabları olan bir məktub zənciri - bir söz, dialoq. Yaxşı bir ton, yazışma tarixini silmək və cavabını mətnin yuxarı görünüşündən yazmamaq üçün hesab olunur ki, bir həftədəki bu yazışmaya qayıdır, bu da dialoqu azaldan tarixlərdə oxumaq asan idi.

Nədənsə, default olaraq, Mozilla "Düzgün mətndən sonra kursoru quraşdırın" ilə qarşılaşır. "Alətlər" menyusunda dəyişdirilməsini tövsiyə edirəm → "Hesab parametrləri" → "Rəsm və müraciət". Belə olmalıdır.

Məktubun məqsədi . İş məktubları iki növdür:

• sadəcə həmsöhbətimizə məlumat verəndə (məsələn, ay ərzində görülən işlərə dair bir hesabat);
• həmsöhbətdən bir şey istədikdə. Məsələn, əlavə hesabı ödəmə üçün razılaşması üçün.

Bir qayda olaraq, məktublardan daha çox məktubları həvəsləndirmək. Əgər həmsöhbətdən bir şey əldə etmək istəyiriksə, bu barədə bir məktubda bir məktubda bir məktubda demək çox vacibdir. Fəaliyyətə edilən müraciət adı ilə zəng etmək və məktubda son təklifə getməklə müşayiət olunmalıdır.

Səhv : "Porfiry Petrovich, yaşlı qadını kimin silkələdiyini bilirəm."

Sağ : "Porfiry Petrovich, yaşlı qadını qışqırdım, xahiş edirəm həbsimdə hərəkət et, əziyyət çəkəndən bezdim!".

Niyə müxbir bu məktubla nə edəcəyinizi düşünürsünüz? Axı, yanlış qərarı qəbul edə bilər.

Mətndə imza . O olmalıdır. Üstəlik, bütün poçt müştəriləri sizə bir klassik "hörmətlə ..." kimi bir imza avtomatik qurmağa imkan verir. Mozilla-da bu, "Alətlər" menyusunda edilir → "Hesab parametrləri".

İmza ilə əlaqə yazmaq və ya yazmamaq fərdi məsələdir. Ancaq ən azı birtəhər satışla əlaqəli olsanız - yazdığınızdan əmin olun. Əməliyyat rabitənin nəticələrinə görə baş tutmasa da, gələcəkdə də imzadandakı kontaktlarda asanlıqla tapılacaqsınız.

Nəhayət, məktublarınıza cavab verməyən (edə bilməz, istəməsə də, istəməyən, istəməyən, istəməyən) hərf məktubunun başqa bir məktubu. Mətndə standart məktubu göstərin. Məsələn, "Porfiry Petrovich, Cümə günü saat 12: 00-a qədər məni həbs etməyə gəlməsəniz, özümü əfv etdiyimi düşünürəm." Əlbəttə ki, dövr real olmalıdır (Cümə günü saat 11: 50-də göndərmək üçün nümunədən mətn yoxdur). Alıcı fiziki olaraq oxumağı və məktubunuzda bir qərar verə bilməlidir. Belə bir "standart" qeyri-adi həmsöhbət üçün məsuliyyəti geri götürür. Həmişə olduğu kimi, bu çipə yaxınlaşmaq lazımdır. Bir insan vaxt ayırır və mütəmadi olaraq məktublarınıza cavab verirsə, belə bir ultimatum inciməyə bilər, sonra bir az gərginlik və ya bu anda məktuba cavab verməməsi qərara çıxarın, ancaq cümə günü gözləyin.

İnvestisiya

Məktublar tez-tez investisiyalarda olur: icazələri, kommersiya təklifləri, qiymətləndirmələr, cədvəllər, sənədlərin taranması - çox rahat bir vasitədir və eyni zamanda populyar səhvlərin mənbəyidir.

Səhv : Böyük investisiya ölçüsü. Tez-tez 20 MB-a qədər investisiya ölçüsü olan hərflərlə gəlir. Bir qayda olaraq, bunlar TIFF formatında, 600DPI-nin qətnaməsi ilə hər hansı bir sənədin taranır. Müxbirin poçt proqramı, demək olar ki, bir neçə dəqiqə ərzində bu sərmayənin önizleme yükləməsini yükləmək üçün bir neçə dəqiqə asılacaqdır. Allah Allahı bu məktubu smartfonda oxumağa çalışmağı qadağan edir ...

Şəxsən mən dərhal belə məktubları çıxarıram. Oxumadan əvvəl məktubunuzun səbətdə olmasını istəmirsiniz? Əlavənin ölçüsünü yoxlayın. 3 MB-dən çox olmaması tövsiyə olunur.

Nə etsəniz, nə etsəniz?

• Skanerinizi başqa bir formata və qətnaməyə yenidən birləşdirməyə çalışın. Məsələn, PDF və 300DPIS-də olduqca oxunan tarama əldə edilir.
• WinRAR və ya 7zip arxivli kimi proqramları unutmayın. Bəzi fayllar mükəmməl sıxılmışdır.
• Qoşma böyükdürsə və uyğun deyilsə nə etməli? Məsələn, demək olar ki, boş bir mühasibat bazası 900 MB ağırlığında. Bulud məlumatların saxlanması xilasetmə üçün gələcək: Dropbox, Google Drive və bəyənmə. Mail.ru kimi bəzi xidmətlər, bulud anbarına bağlantılara avtomatik olaraq böyük sərmayələri dəyişdirir. Ancaq buludda saxlanılan məlumatlarımı idarə etməyi üstün tuturam, buna görə Mail.ru-dan avtomatlaşdırılmamağım.

Və daha bir investisiya haqqında kifayət qədər açıq bir tövsiyə deyil - bunlar ad . Alıcı üçün başa düşülən və məqbul olmalıdır. Bir dəfə, şirkətdə kommersiya təklifi hazırlamışıq ... Fedor Mixailovich Dostoyevski olsun. KP-nin təsdiqlənməsi üçün KP layihəsi ilə menecerdən məktub aldım və investisiya içərisində "Forfedi.Docx" adlı bir fayl var. Mənə göndərən menecerlə, təxminən aşağıdakı məzmunun bir dialoqu baş verdi:

Hörmətli menecer, şəxsən bu hörmətli şəxsə yaxınlaşmağa və Fedyanın üzünə zəng etməyə hazırsınız?

Birtəhər, əziz adam, hamısı onun adı ilə adlandırılmışdır.

Niyə "forfedi" investisiya gətirdin? Onu indi göndərəcəmsə, nə düşünürsən, bu KP-də oxlar alacaqmı?

Adamı adlandırmağa gedirdim ...

Niyə bir mədənçinin təxirə salındığı bir hərəkətə - potensial bir müştərinin uğursuzluğunu - və ya faylın adını dəyişdirmək üçün həddindən artıq iş yaratmaq üçün hazırlayın? Niyə dərhal investisiya qoyuluşunu düzgün bir şəkildə bağlamayın: "Forfootermichylovich.docx" və ya daha yaxşı - "KP_neb_tocx.docx".

Beləliklə, e-poçtla "üz" olaraq daha çox və ya az çıxarılan. E-poçtun e-poçtu səmərəli iş üçün bir vasitə kimi nəzərdən keçirək və yayındırıcı komponenti haqqında danışaq.

Məktublarla işləmək

E-poçt güclü bir yayındırıcı amildir. Hər hansı bir yayındırıcı amil, poçtla, qaydaları sərtləşdirmək və iş qrafikinin həyata keçirilməsi ilə mübarizə aparmaq lazımdır.

Heç olmasa poçtun gəlişi ilə bağlı bütün bildirişləri deaktiv etməlisiniz. Poçt müştəri standart olaraq konfiqurasiya edilərsə, sizə xəbər verilir və səslənir və saatın yanında bir simge ilə Murmur və məktubun önizleyicisini göstərin. Bir sözlə, əvvəlcə ağrıyan işdən uzaqlaşmaq üçün hər şey ediləcək, sonra oxunmamış hərflərin dəstəsinə və qeyri-adi poçtların dəstəsinə batırın - bir saat və ya başqa bir həyat.

Kimsə iradənin güclü gücü bildirişlərdən yayınmamağa imkan vermir və adi insanlar taleyi sındırmamaq və onları deaktiv etməkdən daha yaxşıdırlar. Mozilla Thunderbird-də bu, "Alətlər" menyusu vasitəsilə edilir → "Parametrlər" → "Əsas" → "yeni mesajlar görünəndə".

Bildirişlər yoxdursa, məktubun nə olduğunu başa düşmək olar?

Çox sadə. Özünüz, şüurlu şəkildə, poçtda vaxt ayırın, e-poçt müştərisini açın və bütün oxunmamış mesajlara baxın. Bu gündə iki dəfə, məsələn, naharda və axşam və ya məcburi vaxt dövründə edilə bilər, Gəlin tıxaclarda deyək.

Tez-tez reaksiya və təcili məktubların necə olduğunu soruşdu? Cavab verirəm: Məktubda təcili məktublarınız yoxdur. Müştəri dəstək şöbəsində işləsəniz (poçt qaydalarının belə bir şöbəsində).

Təcili məktublar varsa, göndərən digər kanallarda sizə xəbər verəcəkdir - telefon, SMS, Skype. Sonra şüurlu şəkildə e-poçt müştərisinə gedin və təcili poçtu idarə edin. Bütün dövrlərin idarə olunması Guru (məsələn, Gleb Arxangelsky "Time Sürücü" ilə 24 saata qədər e-poçt üçün cavab standartını elan edin. Bu, yaxşı tonun normal qaydasıdır - E-poçtla həmsöhbətdən dərhal cavab gözləməyin. Təcili bir məktub varsa, bu barədə daha sürətli rabitə kanallarında bildirin.

Beləliklə, əlil bildirişlərimiz var və indi cədvəlinizdə e-poçt müştəri daxildir.

Poçt şöbəsinə getdiyimiz zaman nə etməli və "E-poçtla məşğul olan" adlı fəaliyyətlər aldı? Bu işin başlanğıcı və sonu haradadır?

Sıfır Gələnlər qutusu sistemi haqqında çox şey eşitdim, amma təəssüf ki, istifadə edərək bir nəfərə cavab vermədi. Velosipedinizi icad etməliydim. Bu mövzuda məqalələr övladlığa çıxır. Misal üçün, " ". Aşağıda şərhimdə sıfır inbox sistemi haqqında danışacağam. GTD Gurusun şərhlərdə qeyd olunacağı, təsvir olunan sistemi tamamlayacağı və ya təkmilləşdiriləcəyi təqdirdə minnətdar olaram.

Bu e-poçtun bir tapşırıq planlayıcısı olmadığını və fəaliyyətiniz üçün bir arxiv olmadığını başa düşmək və qəbul etmək vacibdir. Buna görə "Gələnlər qutusu" qovluğu həmişə boş olmalıdır. Daxil olanların coşğunluğu götürsən, dayanma və bu qovluğu boşaltana qədər heç bir şeydən yayındırmayın.

Gələn məktublar ilə nə etmək lazımdır? Hər bir məktub üçün ardıcıl olaraq gəzmək və onu çıxarmaq lazımdır. Bəli, sadəcə vurğulayın və silmək klaviaturasına vurun. Özünüzü bir məktubu silmək olmursa, bununla əlaqəli bir qərar verməlisiniz.

1. Üç dəqiqədən sonra ona cavab verə bilərsinizmi? Buna cavab vermək lazımdır? Bəli, ehtiyacınız var və cavab üç dəqiqədən çox olmayacaq, dərhal cavab verəcəkdir.
2. Cavab verməlisiniz, amma cavab üç dəqiqədən çox çəkəcək. Bir məktubu bir tapşırığa çevirməyə imkan verən bir tapşırıq planlayıcısından istifadə edirsinizsə, e-poçtu tapşırığa çevirin və unutun. Məsələn, tamamilə gözəl bir xidmətdən istifadə edirəm. Şəxsi bir e-poçt ünvanı yaratmağa imkan verir: ona bir məktub göndərin və bir işə çevrilir. Ancaq bir tapşırıq planlayıcısı yoxdursa, məktubu "0_" alt qovluğuna köçürün.
3. Məktuba tez bir cavab verdikdən sonra onu bir tapşırıq və ya sadə tanışlığa çevirdikdən sonra, bu mesajla nə edəcəyinizi daha da nə edəcəyinə qərar vermək lazımdır: Uzunmüddətli saxlama üçün qovluqlardan birini sil və ya göndərin.

Budur uzunmüddətli saxlama üçün bəzi qovluqlar.

• 0_ doldurun. Məndə belə bir qovluq yoxdur, amma bir planlayıcı yoxdursa, təkrar edirəm, ətraflı araşdırmalar tələb edən məktublar qoya bilərsiniz. Bu qovluq da müntəzəm olaraq təmizlənməlidir, ancaq xüsusi bir zamanda düşünülmüş bir yanaşma ilə.
• 1_prav. Burada istinad məlumatları ilə məktublar əlavə edirəm: Müxtəlif veb xidmətlərindən, qarşıdakı uçuşlar üçün biletlər və s.
• 2_projects. Budur, mövcud münasibətlər olan tərəfdaşlar və layihələr üçün bir yazışma arxivi. Təbii ki, hər bir layihə və ya tərəfdaş üçün ayrı bir qovluq təchiz edilmişdir. Bir tərəfdaş qovluğunda, yalnız işçilərindən deyil, həm də bu tərəfdaşla əlaqəli "Sky" işçilərindən məktublar əlavə edirəm. Çox əlverişlidir: Lazım gələrsə, layihəyə bütün yazışmalar bir neçə kliklə əlindədir.
• 3_muziya. Burada bu məktubları təəssüf hissi keçirirəm və onlardan faydaları açıq deyil. Ayrıca, "2_ Layihələr" dən qapalı layihələri olan hərəkət qovluqları da. Bir sözlə, muzeydə ilk çıxarılma namizədləri saxlanılır.
• 4_Documents. Gələcəkdə mühasibat uçotu üçün, məsələn, müştərilərdən yoxlama aktları, səyahət üçün biletlər kimi faydalı ola biləcək sənədlərin elektron nümunələri olan məktublar. Qovluq əsasən "2_notections" və "1_prav" qovluqları ilə yayılmışdır, yalnız mühasibat məlumatı içərisində və "2_projekt" - idarəetmə qovluğunda saxlanılır. "4_documentes" də - son tarix məlumatları və "2_ layihə" də - canlı.
• 5_ işarəsi. Burada ilham və ya həll yolları üçün vaxt keçmək istədiyim yalnız həqiqətən faydalı bülletenlər əlavə edirəm.

Bu sistemin işi üçün vacib olan postfavanın digər parametrləri var. Əvvəlcə, standart olaraq, Thunderbird-də, onay qutusunda "Oxu kimi mesajları" işarəsi göstərilir. Bunu şüurlu şəkildə etməyi üstün tuturam, buna görə daha böyük onay qutusu! Bunu etmək üçün "Alətlər" menyusuna gedin → "Parametrlər" → "Ətraflı" → "Oxu və Ekran".

İkincisi, istifadə edirik filtrlər . Əvvəllər, göndəricinin ünvanında müvafiq qovluqlara məktub göndərən filtrləri fəal şəkildə tətbiq etdim. Məsələn, vəkilin məktubları "vəkil" qovluğuna köçdü. Bu yanaşmanı bir neçə səbəbə görə rədd etdi. Birincisi: 99% -də bir vəkildən gələn məktublar hər hansı bir layihəyə və ya tərəfdaşa aiddir və buna görə də bu tərəfdaşın və ya layihənin qovluğuna köçürülməsi. İkinci: Şüur əlavə etmək qərarına gəldim. Xüsusi bir məktubun harada saxlanılmasının harada olacağına qərar verməlisiniz və gələn bir yerdə xam mesaj axtarmaq daha rahatdır. İndi filtrlər yalnız müxtəlif sistemlərdən avtomatik müntəzəm məktubları paylamaq üçün istifadə olunur, yəni qərar qəbul etmir. Mozilla Thunderbird-də filtrlər "Alətlər" menyusunda konfiqurasiya edilmişdir → "Mesaj filtrləri".

Beləliklə, e-poçta düzgün yanaşma ilə, yazışmaların həcmindən asılı olaraq gündə 10 ilə 60 dəqiqə buraxmalıdır.

Bəli, bir daha. Yeni hərflərin gəlməsi barədə əvvəlcədən bildirişləriniz varmı? ;)

İş münasibətlərinə layiq görünməyə çalışan bir insan, həmişə e-poçtla yazışma qaydalarından istifadə edir. O, bir alıcının olması, şirkətin nüfuzu və iş görüntüsünün nüfuzu olması üçün elektron bir məktub hazırlamaq mümkün olmadığını xatırlayır.

Elektron qiyabi bacarıqlı və qısa şəkildə həyata keçirmək bacarığı, uğurlu bir menecerin görüntüsünün vacib bir elementidir. Bu fakt ümumi mədəni səviyyəsini və peşəkarlığını göstərir. Bir insanın necə formalaşdıra biləcəyi və düşüncələrini tərtib edə biləcəyi, bunun özünə və başqalarına necə aid olduğunu başa düşə bilərsiniz. Şübhəsiz yazılı e-poçt sizin təəssüratı asanlıqla korlayacaq, işinizin nüfuzunu pozacaq.

Biznes elektron yazışmalar qaydaları

Xidmət tapşırıqlarını həll etmək üçün yalnız əməliyyat elektron ünvandan istifadə edin. Şirkətin serverindən bir məktub göndərdiyiniz zaman, həm sərbəst, həm də daxil olan şəklində saxlanılır. İşəgötürəniniz həmişə bu məktubları görə biləcək və həqiqətən nə etdiyinizi başa düşə biləcəklər. Ofisdə olarkən, yalnız iş yazışmaları üçün e-poçt istifadə edin.

Bir mesajı kimə həll etdiyinizi və kimə, bu barədə təqdim olunan məlumatların faydalı ola biləcəyini başa düş.

Məktubunuzu kimə müraciət edirsiniz? Tərəfdaş? Müştəri? Həmkarınız? Baş? Tabe? Ünvanlı "Kopyalama" sahəsində "Kopyalama" sahəsində göstərilməlidir. Əlavə nüsxələr heç vaxt göndərilməməlidir, xüsusən də lider. Məktub üçüncü tərəflərə aiddirsə, ümumiyyətlə "surəti" sahəsinə töhfə verirlər.

Mesajın məqsədini müəyyənləşdirin. Məktubunuzu göndərməklə nəyə nail olmaq istəyirsiniz? Üzvü oxuyanda nə etməlidir? Hansı reaksiya gözləyirsiniz? Ünvanlı dərhal istədiyinizi dərhal başa düşməlidir. Məktub yazmaq üçün hansı şəxsinizə ehtiyacınız var?

Xüsusi haldan asılıdır:

• hadisələrə fərdi baxışınızı göstərmək istəyirsinizsə - birincisindən (i, biz);
• mesajınız bir istək və ya təlimat varsa - ikincisindən (siz, siz);
• Üçüncü tərəf müşahidəçisi kimi bir məktub göndərsəniz, adrese müəyyən hadisələr və ya törədilən faktlar haqqında məlumat vermək istəyirsiniz - üçüncü (o, onlar).

Həmişə "Tema" sahəsini doldurun. Elektron qiyabi alan insanların çoxu ilk növbədə "mövzu" sahəsinə baxır. İçindəki məlumatlar əsasında bir qərar verilir - məktubu oxumaq və ya etməmək. Yalançı bir ifadə varsa, heç bir məlumatı daşımamaq və ya sahə boş olacaq, ehtimal, bir insanın ümumiyyətlə bir məktub açmayacağıdır. Xüsusi, məlumatlı olan mövzunu qısaca göstərin.
Məzmunu izləyin: təbrik və dövriyyə, əsas mətn, nəticə, imza və əlaqə. Etil e-biznes ünsiyyətinə uyğun olmalısınız.

Ənənəvi məzmunun müəyyən hissələrini atlamayın, məktubu düzgün etməyin, bu peşəkarlığınızı göstərir.

Təəssüf və salamlama ilə, adresə hörmətinizi bildirirsiniz. Mümkünsə, hər bir məktubun əvvəlində fərdi dövriyyə və salam istifadə edin. Sizin iPase Adı ilə həmsöhbətinizə müraciət edin, eyni zamanda hörmət elementidir. Mesajın hamıya görünməsini istəyirsinizsə - əlaqə qurduqdan sonra vergül qoyun. Onun əhəmiyyətini və rəsmiliyini qeyd etmək istəyirsinizsə - bir nida işarəsi.

Tez-tez ünsiyyət qurduğunuz həmkarları ilə belə bu qaydaya əməl edin.

Kəskinlik və aydınlıq prinsipinə əməl edin. İş yazışmalarında, maksimum faydalı məlumatı olan minimum sözlər olmalıdır. Xüsusi olaraq, uyğunsuz, ardıcıl və başa düşülən düşüncələri söyləyin. Qısa cümlələr formalaşdırın, buna görə də alıcının məlumatı dərk etmək daha asan olacaq. Bir məktubda bir mövzunu açıqlayın.

Fərqli mövzularla danışmaq lazımdırsa, bir neçə hərf göndərmək daha yaxşıdır, hər hansı bir şəkildə əlaqəsiz bir uzun mesajdan daha yaxşıdır.

Qeyri-rəsmi ünsiyyəti iş yazışmalarına çevirməyin. E-poçtlarda duyğulardan istifadə etməyə ehtiyac yoxdur. Mesajınızdakı bəzi məqamları emosional olaraq vurğulamaq istəyirsinizsə, sakit, düzgün, neytral bir parametr üçün emosional subteksti gizlətməyə çalışın. Buna bir dil ilə nail olmaq mümkün deyil, amma məzmun.
Məktubun bədəninin aydın dizaynını müşahidə edin.

Bir qayda olaraq, məktub üç hissəyə bölünür:

• Yazı səbəbi (baza, münasibətilə). Bu hissəni qısa müddətə çevirin.
• Mahiyyətin ardıcıl açıqlanması.
• Həlllər, təkliflər, nəticələr, sorğular.

Mesajda qavrayış üçün əlverişli bir görünüş olmalıdır. 5-6 satırdan ibarət mətn abzaslarında edin. Paraqrafları boş bir sətir ilə ayırmaq tövsiyə olunur. Bir şrift və rəng istifadə edin. Lazım deyilsə, ixtisarlar, təbəssümlər, mantar elementləri, nida işarələri istifadə etməyin.

Bacarıqlı yazın. Savadəsiz yazılı bir məktub müəllifin açılmasından danışır. Hədəflər və səhvlər işinizin nüfuzuna ciddi təsir göstərir. Məktub göndərməzdən əvvəl onu diqqətlə oxumaq tövsiyə olunur. Bir çox mətn redaktorlarında və poçt proqramlarında, səhvləri taparkən, düzəliş variantları, düzəliş variantları təklif edildikdə, punktuasiyanı yoxlamaq funksiyası mövcuddur. E-poçt yazarkən bu imkanlardan istifadə etdiyinizə əmin olun.

Sənədlərin hansı sənədlərin araşdırılmasını düşünün. Ətraflı məlumatı mətndə daxil etməyə ehtiyac yoxdur, onlara ayrı bir fayl göndərmək daha yaxşıdır. Faylın əlavə etdiyi mövzuda göstərin, hansı format və içində olan şey (qısa), əks halda alıcının onu virus üçün götürə bilər. Bir fayl göndərməzdən əvvəl onu antivirus proqramı ilə yoxlayın.

Kontaktlarınızı və imzanızı buraxın. Bu yalnız sizin nüfuzunuz üçündür, peşəkarlığınızı əks etdirir. Uzun bir imza, maksimum beş və ya altı xətt çəkməyin. Şirkətin adı, adınız, ofisiniz olmalıdır. Bir qayda olaraq, sayt ünvanı, telefon və e-poçt ünvanı da göstərir.

İş yazışmalarında post-istirahəti istifadə etmək lazım deyil. Onun varlığı deyir ki, məktubun məzmununu kifayət qədər düşünməmisiniz.

Yalnız kəskin zərurət ilə oxumaq barədə bildiriş istifadə edin. Bir qayda olaraq, yalnız xarici ünvanlarla ünsiyyət qurmaq lazımdır və cavab çox vacibdirsə.

"Yüksək əhəmiyyət" onay qutusu da yalnız zəruri hallarda istifadə edir. Məktubu təcili olaraq bu onay qutusunu nəzərdən keçirmək lazım olan həqiqətən vacib bir məlumatdır. Buna görə məktub "Gələn" də yayımlanacaq. Ancaq bu funksiyadan sui-istifadə etmək lazım deyil, qıcıqlandırıcı və əsəbi görünə bilər.

Göndərmədən əvvəl məktubu oxumağı unutmayın. Hər şeyin aydın olub olmadığını yoxlayın, xüsusən də, əlverişli, yersiz, qrammatik səhvlər yoxdur. Ünvan məlumatlarını düzgün göstərmisinizmi? Təqdimatın məntiqini və ardıcıllığını yoxlayın.

Alınan hərflərə vaxt cavab verin. Məktubu oxuduğunuzu bildirin, buna görə hörmət göstərəcəksiniz, yaxşı bir ton göstərəcəksiniz. Müəyyən bir nöqtədə, alınan məktubu cavab verə bilməzsinizsə, bu barədə müəllifi xəbərdar edə, ən qısa müddətdə cavab verəcəyinizə söz verdi. Göstərdiyiniz suallara cavab verin. Cavabı yeni bir mesaj olaraq başlamağa ehtiyac yoxdur.

İki günə cavab verməsəniz, adres onun məktubuna diqqət yetirmədiyinizi və ya itirdiyinizi düşünür.

Adətən, elektron dialoq onu təşəbbüs edən şəxs tərəfindən başa çatdırılmalıdır. Bu qayda, bəzən müəyyən bir yazışmaların xüsusiyyətlərinə əsaslanaraq müşahidə edilə bilər.
Elektron yazışmaların bütün adlarını xatırlayın. Həmişə onları müşahidə edin, diqqətli və mühakimə olun.

Beləliklə, özünüzə xoş və işləmək üçün rahat və rahat olduğu bir peşəkar, müasir və səlahiyyətli menecer göstərə bilərsiniz.