यात्रा व्यय के लिए लेखांकन: दस्तावेज, कर और लेखा।

एक व्यावसायिक यात्रा को कार्य कर्तव्यों को पूरा करने के लिए उद्यम के बाहर किसी कर्मचारी का प्रस्थान माना जाता है। इस तरह की यात्रा की न्यूनतम अवधि एक दिन है, लेकिन अधिकतम सीमित नहीं है (इसकी अवधि नियोक्ता द्वारा निर्धारित की जाती है, आगे के काम की जटिलता और मात्रा को ध्यान में रखते हुए)।

29 जुलाई, 2015 संख्या 771 के सरकारी डिक्री द्वारा शुरू किए गए परिवर्तनों के संबंध में, निम्नलिखित कागजात वर्तमान में प्रलेखन के लिए उपयोग किए जाते हैं:

• टी -9 के रूप में आदेश - मुख्य रूप जो दिशा, यात्रा का उद्देश्य, इसकी अवधि आदि निर्धारित करता है;
• एओ-1 के रूप में अग्रिम रिपोर्ट - एक दस्तावेज जिसके द्वारा कर्मचारी अपने द्वारा किए गए खर्चों को सहायक दस्तावेजों की कुर्की के साथ साबित करता है।

परिवर्तनों के अनुसार, अब नौकरी असाइनमेंट और यात्रा प्रमाण पत्र भरना आवश्यक नहीं है, साथ ही एक विशेष पत्रिका में प्रस्थान को पंजीकृत करना है।

लेकिन संगठन जो यात्रा करने के पुराने तरीके के आदी हैं, वे उपरोक्त कागजात तैयार करने से इनकार नहीं कर सकते। इसके अलावा, यह कानून द्वारा निषिद्ध नहीं है। इस मामले में, व्यापार यात्रा के दस्तावेजीकरण की प्रक्रिया कंपनी के आंतरिक स्थानीय नियमों में निर्धारित की जानी चाहिए।

पंजीकरण प्रक्रिया

आइए डिजाइन प्रक्रिया को और अधिक विस्तार से देखें।

एक आदेश बनाना

कार्मिक अधिकारी यात्रा पर भेजने का आदेश देता है:

• एक कर्मचारी के लिए टी-9 फॉर्म में;

• श्रमिकों के समूह के लिए टी-9ए फॉर्म के अनुसार।

इसके अलावा, आदेश मुक्त रूप में तैयार किया जा सकता है।

इसे निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है:

• नियोक्ता के संगठन का विवरण;
• पूरा नाम, कर्मचारी की स्थिति;
• प्रस्थान का बिंदु;
• गंतव्य;
• यात्रा पर ठहरने की अवधि;
• भ्रमण का उद्देश्य।

कंपनी का प्रमुख दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करता है और इसे कार्मिक विभाग को भेजता है।

आदेश के साथ परिचित

कार्मिक कर्मचारी कर्मचारी के लिए टिकट और एक होटल के कमरे का आदेश देते हैं (या कर्मचारी स्वयं ऐसा कर सकता है, यह इस बात पर निर्भर करता है कि यह कैसे आयोजित किया जाता है)। कर्मचारी, हस्ताक्षर के तहत, उसे व्यापार यात्रा पर भेजने के आदेश के साथ पेश किया जाता है। उन्हें टिकट और उनके निवास स्थान की जानकारी भी दी जाती है।

लेखांकन द्वारा हल किए गए मुद्दे

कर्मचारी को यात्रा, आवास, प्रति दिन और अन्य खर्चों के लिए अग्रिम दिया जाता है जो कर्मचारी नियोक्ता की अनुमति से कर सकता है।

एक अग्रिम रिपोर्ट के खिलाफ पैसा जारी किया जाता है, इसलिए कर्मचारी को अव्ययित धन वापस करने की आवश्यकता होगी। और दस्तावेजों की मदद से पुष्टि करने के लिए खर्च किया।

आदेश के आधार पर, कंपनी का लेखा विभाग दैनिक भत्ते की गणना करता है, जो है:

• 700 रूबल - रूसी संघ के क्षेत्र में घूमते समय;
• 2500 रूबल - देश से बाहर जाने पर।

नियोक्ता को उच्च दैनिक भत्ता निर्धारित करने का अधिकार है। लेकिन इस मामले में, निर्दिष्ट आदेशों से अधिक की राशि कराधान के अधीन होगी और योगदान के अधीन होगी (रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 217 के खंड 3)।

समय पत्रक

कार्य यात्रा पर, कर्मचारी को वेतन का भुगतान किया जाता है। इस समय के दौरान भुगतान हैं:

• औसत दैनिक आय यदि यात्रा कार्य दिवसों पर गिरती है;
• सप्ताहांत या छुट्टियों पर काम पर जाने पर औसत दैनिक आय से दोगुना।

टाइम शीट (फॉर्म टी -13) में, व्यावसायिक यात्राओं पर भेजे गए सभी कर्मचारियों के काम के घंटों को प्रतिबिंबित करना आवश्यक है। आदेश के आधार पर, यात्रा के दिनों को रिपोर्ट कार्ड में "K" अक्षर या डिजिटल कोड "06" के साथ चिह्नित किया जाता है। इन दिनों काम करने की अवधि निर्दिष्ट नहीं है।

एक दिवसीय व्यापार यात्रा: निकासी

ऊपर हमने लिखा है कि यात्रा की न्यूनतम अवधि एक दिन हो सकती है।

एक दिन में कर्मचारी का ऐसे क्षेत्र में प्रस्थान करना शामिल है, जहां से उसे उसी दिन घर लौटने का अवसर मिलता है। लघु व्यवसाय यात्राएं जारी करने की प्रक्रिया व्यावहारिक रूप से बहु-दिवसीय यात्राओं के समान ही है। अंतर भुगतान के क्रम में हैं। यदि कर्मचारी के पास यात्रा दस्तावेज हैं तो नियोक्ता को परिवहन लागत की प्रतिपूर्ति करनी होगी। यही बात किराये के आवास पर भी लागू होती है। प्रति दिन के लिए, उन्हें 13 अक्टूबर, 2008 नंबर 749 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री के पैराग्राफ 10 के अनुसार, ऐसी छोटी व्यावसायिक यात्राओं के लिए भुगतान नहीं किया जाता है। अपवाद विदेश में एक दिवसीय व्यापार यात्राएं हैं। उनके लिए दैनिक भत्ता सामान्य दैनिक भत्ते का आधा है। ये आंकड़े स्थानीय नियमों में निर्दिष्ट किए जाने चाहिए।

स्थानीय व्यापार यात्रा: निकासी

यह एक स्थानीय व्यापार यात्रा को कॉल करने के लिए प्रथागत है जिसमें कर्मचारी को उस इलाके को छोड़ने की आवश्यकता नहीं होती है जिसमें नियोक्ता संगठन स्थित है।

एक कर्मचारी को स्थानीय यात्रा पर भेजने की आवश्यकता को एक मेमो का उपयोग करके प्रलेखित किया जाता है। इस मामले में, कर्मचारी अपने कार्यस्थल और मजदूरी को बरकरार रखता है। लेकिन खर्चों की प्रतिपूर्ति किसी भी तरह से नहीं की जाती है, क्योंकि वे बस अनुपस्थित हैं (लेकिन अगर कर्मचारी अभी भी यात्रा पर अपना पैसा खर्च करने का प्रबंधन करता है, तो नियोक्ता प्रदान किए गए दस्तावेजों के आधार पर अपने खर्चों की प्रतिपूर्ति करने के लिए बाध्य होगा)।

छुट्टी के दिन व्यापार यात्रा: पंजीकरण

यदि कर्मचारी को अवकाश के दिनों या छुट्टियों के दिन व्यवसाय पर जाना होता है, तो ऐसी स्थितियों में बढ़ा हुआ वेतन दिया जाता है या कर्मचारी के अनुरोध पर, उसे अन्य दिनों के आराम के अनुसार प्रदान किया जाता है। कला। रूसी संघ के श्रम संहिता के 153. अधीनस्थ के यात्रा व्यय की भी भरपाई की जाती है।

2019 में व्यापार यात्रा को पंजीकृत करने के लिए चरण-दर-चरण निर्देशों में तीन चरण शामिल हैं - दस्तावेजीकरण, एक यात्रा के लिए एक कर्मचारी को अग्रिम भुगतान, और यात्रा व्यय के लिए लेखांकन।

चरण 1. एक व्यापार यात्रा की व्यवस्था

विनियम में, कंपनी में व्यावसायिक यात्राओं का दस्तावेजीकरण करने की प्रक्रिया, यात्रा का समय, कर्मचारियों के लिए व्यावसायिक यात्राओं पर खर्च के लिए लेखांकन के नए नियम, यात्राओं के लिए भुगतान की प्रक्रिया और आपके द्वारा कर्मचारियों को प्रदान की जाने वाली गारंटी को लिखें।

किसी कर्मचारी को व्यावसायिक यात्रा पर भेजने का आधार निदेशक द्वारा उसे व्यावसायिक यात्रा पर भेजने का निर्णय है। दस्तावेज़ को किसी भी रूप में या एकीकृत रूप में T-9 या T-9a (5 जनवरी, 2004 नंबर 1 के रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के संकल्प द्वारा अनुमोदित) में जारी किया जा सकता है। कर्मचारी को व्यावसायिक यात्रा पर भेजे जाने से पहले यह किया जाना चाहिए।

यात्रा के दिनों को टी -12 या टी -13 (रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के दिनांक 5 जनवरी, 2004 नंबर 1 के संकल्प द्वारा अनुमोदित) के रूप में टाइम शीट में नोट किया जाना चाहिए। अक्षर कोड "K" या संख्या "06" दर्ज करें।

चरण 2. हम एक व्यापार यात्रा के लिए भुगतान करते हैं

एक कर्मचारी सदस्य के लिए जिसे व्यापार यात्रा पर भेजा गया था, 2019 में संगठन को प्रतिपूर्ति करनी होगी:

• किराया भुगतान;
• आवास किराये की लागत;
• दैनिक भत्ता;
• अन्य खर्च जो कर्मचारी ने प्रबंधक की अनुमति से किए।

यात्रा और अन्य समान खर्चों की प्रतिपूर्ति सामूहिक समझौते या संगठन के अन्य स्थानीय अधिनियम (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 168) में स्थापित तरीके से की जाती है। विभिन्न कर्मचारियों के लिए प्रक्रिया भिन्न हो सकती है। उदाहरण के लिए, यह कर्मचारी की स्थिति, सेवा की लंबाई, योग्यता या विभाग पर निर्भर हो सकता है (रूस के श्रम मंत्रालय के 14 फरवरी, 2013 नंबर 14-2-291 के पत्र के खंड 3)। Glavbukh प्रणाली के विशेषज्ञों ने अधिक विस्तार से बताया कि व्यवसाय यात्रा पर गए कर्मचारी के लिए किन खर्चों की भरपाई की जानी चाहिए।

कंपनी खुद तय करती है कि यात्रा व्यय (खर्चों की प्रतिपूर्ति के लिए दरें और प्रक्रिया) की व्यवस्था कैसे की जाए, और 2019 में, 2018 के लिए प्रक्रिया लागू की जा सकती है (विनियमन का खंड 11, रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित) 13 अक्टूबर, 2008 नंबर 74 9)।

एक स्वतंत्र व्यापार यात्रा के लिए भुगतान कैसे करें

जब कोई व्यक्ति नागरिक कानून अनुबंध के तहत काम करता है, तो श्रम कानून संगठन के साथ उसके संबंधों को नियंत्रित नहीं करता है (श्रम संहिता का अनुच्छेद 11)। इसलिए, एक विशेष क्रम में ठेकेदारों की व्यावसायिक यात्राओं के खर्चों को ध्यान में रखना आवश्यक है।

कानून में केवल दैनिक भत्तों के लिए मानदंड हैं। और वह केवल व्यक्तिगत आयकर और योगदान के संदर्भ में है। इसलिए, दैनिक भत्ते से कर और योगदान की गणना नहीं करने के लिए, रूस के चारों ओर यात्राओं के लिए प्रति दिन 700 रूबल और विदेश यात्राओं के लिए 2500 रूबल जारी किए जाने चाहिए। यदि आप अधिक भुगतान करते हैं, तो आपको व्यक्तिगत आयकर रोकना होगा और अंतर से योगदान देना होगा। अन्यथा, हम विदेश में व्यापार यात्राओं और देश के भीतर यात्राओं की व्यवस्था और भुगतान उसी तरह करते हैं।

कर्मचारी की अग्रिम रिपोर्ट यात्रा व्यय के प्रमाण के रूप में काम करेगी। कर्मचारी रिपोर्ट में अपने यात्रा व्यय पर दस्तावेज संलग्न करता है। कर्मचारी के व्यावसायिक यात्रा से लौटने के बाद अग्रिम रिपोर्ट कैसे जारी करें, एक अन्य लेख में पढ़ें।

एक व्यापार यात्रा के दौरान, एक पूर्णकालिक कर्मचारी औसत आय (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 167) को बरकरार रखता है। यह उन सभी दिनों के लिए भुगतान किया जाता है जब कोई कर्मचारी उस कर्मचारी के लिए शेड्यूल पर काम करता है। उन दिनों के लिए जब व्यापार यात्रा रास्ते में थी या विलंबित होने के लिए मजबूर किया गया था (विनियमों के खंड 9, रूसी संघ की सरकार के 13 अक्टूबर, 2008 नंबर 74 9 के डिक्री द्वारा अनुमोदित)।

चरण 3. हम एक व्यापार यात्रा की लागतों को ध्यान में रखते हैं

2019 में व्यापार यात्रा के खर्चों को बट्टे खाते में डालने के लिए, एक अग्रिम रिपोर्ट तैयार की जाती है। ऐसा करने के लिए, दूसरे कार्यकर्ता को खर्चों की पुष्टि करने वाले सभी प्राथमिक दस्तावेज जमा करने होंगे। दस्तावेजों और शेष राशि को तीन व्यावसायिक दिनों के भीतर सौंप दिया जाना चाहिए (11 मार्च, 2014 नंबर 3210-यू के बैंक ऑफ रूस के निर्देशों का उपखंड 6.3)।

सेकेंडेड अकाउंटेंट अक्सर एकाउंटेंट को समस्याएँ देते हैं। या तो वे मीलों के साथ भुगतान किया गया टिकट लाएंगे, या वीआईपी-हॉल की सेवाओं के लिए एक बड़ा बिल लाएंगे।

टैक्स कोड के अनुच्छेद 264 में तय यात्रा व्यय अधिकारियों के लिए लेखांकन। आमतौर पर, लागत में प्रति दिन, यात्रा की लागत और आवास की लागत (रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 168) शामिल हैं। 2019 में यात्रा व्यय के कराधान पर अधिक विस्तार से विचार करें।

विशेषज्ञ चेतावनी देते हैं

31 प्रतिशत लेखाकार एक दिवसीय व्यापार यात्राओं की गणना में भ्रमित हैं और सामान्य लोगों को लगता है कि एक दिन की व्यावसायिक यात्राओं का भुगतान सामान्य लोगों की तरह ही किया जाना चाहिए।

प्रतिदिन

यात्रा के प्रत्येक दिन के लिए दैनिक भत्ता का भुगतान किया जाता है। इसकी शुरुआत और समाप्ति तिथियां यात्रा टिकटों द्वारा निर्धारित की जा सकती हैं। इसके अलावा, उन दस्तावेजों की आवश्यकता नहीं है जो दैनिक भत्तों के खर्च की पुष्टि करते हैं।

यदि कर्मचारी एक कार चला रहा है जो स्वामित्व के अधिकार से उसकी है या जिसे उसने किराए पर लिया है, तो एक मेमो की भी आवश्यकता होती है। कंपनी की कार में यात्रा करते समय भी इसकी आवश्यकता होगी। पूर्ण दस्तावेज अग्रिम रिपोर्ट के साथ संलग्न है। और गैसोलीन की लागत की पुष्टि करने के लिए, गैस स्टेशनों और वेस्बिल से चेक का उपयोग करें।

यात्रा व्यय

की प्रतिपूर्ति के लिए यात्रा व्यय, आपको टिकटों की आवश्यकता होगी (रूसी संघ के कर संहिता के अनुच्छेद 264)। एक हवाई जहाज पर उड़ान की पुष्टि करने के लिए, आपको एक टिकट (मार्ग-रसीद) और एक बोर्डिंग पास (रूस के वित्त मंत्रालय का पत्र दिनांक 18 मई, 2015 संख्या 03-03-06/2/28296) की आवश्यकता है। इलेक्ट्रॉनिक टिकट भी स्वीकार किए जा सकते हैं।बिना स्क्रीनिंग स्टैंप के बोर्डिंग पास हवाई टिकट खरीदने की लागत की पुष्टि नहीं करता है। वित्त मंत्रालय कंपनियों के लिए इस तरह के नुकसानदेह निष्कर्ष पर पहुंचा (पत्र संख्या 03-03-06/1/35214 दिनांक 6 जून, 2017)।

रेल द्वारा यात्रा की पुष्टि रेल टिकट द्वारा की जाती है। इलेक्ट्रॉनिक टिकटों के लिए, एक नियंत्रण कूपन की आवश्यकता होती है (रूस के वित्त मंत्रालय का पत्र दिनांक 25 अगस्त, 2014 नंबर 03-03-07 / 42273)।

कंपनी को कर्मचारियों द्वारा उपयोग की जाने वाली टैक्सी सेवाओं की लागत को बट्टे खाते में डालने का अधिकार है (वित्त मंत्रालय का दिनांक 10/20/2017 का पत्र संख्या 03-03-06/1/68839)। लेकिन आपको यात्रा की आधिकारिक प्रकृति को साबित करना होगा। इसके अलावा, यदि कर्मचारी अपनी कार में व्यवसाय यात्रा पर गया है, तो आप खर्चों को बट्टे खाते में डाल सकते हैं।

यदि आपको ऐसे खर्चों को बट्टे खाते में डालने की आवश्यकता है, तो उन दस्तावेजों का स्टॉक करें जो यात्राओं की आधिकारिक प्रकृति की पुष्टि करते हैं। एक टैक्सी के भुगतान के लिए एक ऑर्डर-आउटफिट और एक रसीद करेगा। इन कागजों से यह पता चलता है कि कर्मचारी ने मशीन का इस्तेमाल काम के लिए किया था। चेक पर, निरीक्षक यात्रा के मार्ग और समय का विश्लेषण करेंगे। यदि कोई कर्मचारी काम के घंटों के दौरान आईएफटीएस में जाता है, तो कोई अतिरिक्त प्रश्न नहीं होगा। और अगर रात में यह स्पष्ट नहीं है कि कहाँ है, तो यह तथ्य निश्चित रूप से कर अधिकारियों को सचेत करेगा।

एक टैक्सी से कागजात के अलावा, अन्य दस्तावेज तैयार करें जो अप्रत्यक्ष रूप से व्यापार यात्रा की पुष्टि करते हैं। उदाहरण के लिए, यह एक कर्मचारी की यात्रा के परिणामस्वरूप हस्ताक्षरित प्रतिपक्ष के साथ एक समझौता हो सकता है। यदि आपको संदेह है कि आप यात्रा की आधिकारिक प्रकृति को सही ठहरा सकते हैं, तो शुद्ध लाभ की कीमत पर टैक्सी की लागत को लिखना सुरक्षित है।

रहने का खर्च

होटल से दस्तावेजों द्वारा आवास लागत की पुष्टि की जाती है यदि दूसरा कर्मचारी किराए के अपार्टमेंट में रहता था, तो एक हस्ताक्षरित पट्टा समझौते द्वारा लागत की पुष्टि की जा सकती है। इसमें शीर्षक विलेखों की प्रतियां संलग्न करें।

2019 में यात्रा व्यय के लिए लेखांकन

एक व्यापार यात्रा पर अग्रिम रिपोर्ट स्वीकृत होने के बाद, व्यापार लेनदेन लेखांकन प्रविष्टियों में परिलक्षित होना चाहिए। यात्रा व्यय के लिए लेखांकन 71 "जवाबदेह व्यक्तियों के साथ बस्तियों" का उपयोग करके किया जाता है। लेखांकन में व्यापार यात्रा की लागत को कैसे प्रतिबिंबित किया जाए, इस बारे में अधिक जानकारी के लिए, Glavbukh प्रणाली के विशेषज्ञ बताते हैं।

हमने नीचे दी गई तालिका में यात्रा व्यय के लिए सभी पोस्टिंग दिखाए हैं।

2019 में यात्रा व्यय के लिए लेखांकन के लिए पोस्टिंग

एक व्यापार यात्रा पर कर्मचारियों का पंजीकरण एक कर्मचारी को व्यापार यात्रा पर भेजने के आदेश से शुरू होता है। यह इंगित करता है कि कर्मचारी किस अवधि के लिए व्यावसायिक यात्रा पर जाता है, किस स्थान पर और किन उद्देश्यों के लिए। एक संलग्न दस्तावेज़ एक नौकरी असाइनमेंट है, जो यात्रा के उद्देश्य, ठेकेदारों, ग्राहकों, संभावित खरीदारों या अन्य व्यक्तियों के साथ बातचीत के चरणों को और अधिक विस्तार से निर्दिष्ट करता है।

आदेश और आधिकारिक कार्य के निष्पादन के बाद, व्यापार यात्रा के दौरान खर्च करने के लिए अग्रिम राशि का भुगतान निम्नानुसार है। अग्रिम भुगतान में दैनिक खर्च शामिल हैं: आवास, भोजन और संबंधित खर्च (स्थान की यात्रा)।

अग्रिम भुगतान कब करें - व्यापार यात्रा से पहले या बाद में?

उसे एक व्यापार यात्रा पर भेजते समय, एक कर्मचारी को यात्रा व्यय और एक आवास किराए पर लेने और स्थायी निवास स्थान (दैनिक भत्ता) के बाहर रहने से जुड़े अतिरिक्त खर्चों का भुगतान करने के लिए नकद अग्रिम दिया जाता है।

एक अग्रिम रिपोर्ट संकलित करने और किए गए सभी खर्चों को स्थानांतरित करने के बाद, एक व्यावसायिक यात्रा से कर्मचारी के लौटने पर अंतिम भुगतान किया जाता है। यदि यात्रा से पहले भुगतान किया गया अग्रिम इन खर्चों को कवर नहीं करता है, तो कर्मचारी को शेष राशि का भुगतान किया जाता है। लेकिन यह संगठन के निदेशक या किसी अधिकृत व्यक्ति द्वारा अग्रिम रिपोर्ट के अनुमोदन के बाद होता है, क्योंकि अक्सर ऐसे खर्च होते हैं जो वाणिज्यिक गतिविधि के दृष्टिकोण से उचित नहीं होते हैं। मान लें कि एक कर्मचारी ने एक व्यापार यात्रा पर एक रेस्तरां में बड़ी रकम खा ली और अग्रिम रिपोर्ट में एक चेक संलग्न किया। निदेशक इन खर्चों को अनुचित मान सकते हैं, इसलिए, इस मामले में खर्च की प्रतिपूर्ति कर्मचारी को नहीं की जाएगी।

यात्रा भत्ता कैसे जारी करें - संगठन के कैश डेस्क से या कर्मचारी के बैंक कार्ड में स्थानांतरण?

इस मामले में, दोनों विकल्प संभव हैं।

यदि कैश डेस्क से पैसा जारी किया जाता है, तो एक नोट बनाया जाता है कि उन्हें यात्रा व्यय के लिए जारी किया गया था। इसके अलावा, कर्मचारी का एक बयान नकद आदेश से जुड़ा होता है, जिसमें वह उसे पैसे देने के लिए कहता है। यह आवश्यकता 2012 से लागू है।

यात्रा भत्ते को कर्मचारी के व्यक्तिगत कार्ड में स्थानांतरित करते समय, भुगतान का उद्देश्य यह भी इंगित करता है कि यह पैसा एक व्यापार यात्रा के लिए है या यह प्रति दिन है, यह इस बात पर निर्भर करता है कि यात्रा प्रमाणपत्र में यात्रा का उद्देश्य कैसे तैयार किया गया है।

एक यात्रा दस्तावेज भरना

जब पैसा प्राप्त होता है, तो सभी दस्तावेजों को संसाधित किया जाता है, कर्मचारी को एक यात्रा प्रमाण पत्र जारी किया जाता है, और फिर कार्मिक विभाग, लेखा विभाग या सचिव में, उस पर मुहर लगाई जाती है कि वह व्यापार यात्रा पर कब निकलता है (तारीख इंगित की गई है) , जहां से वह निकलता है, कर्मचारी के कार्यस्थल से प्रस्थान की पुष्टि करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर।

यात्रा प्रमाण पत्र के पीछे की ओर प्रस्थान पर कॉलम भरने की तारीख को कर्मचारी को गंतव्य पर भेजे जाने की तारीख माना जाता है। व्यापार यात्रा के स्थान पर पहुंचने के बाद, वह लेखा विभाग में आगमन पर सचिव या संगठन की मुहर वाले अन्य व्यक्ति के साथ एक निशान लगाता है।

ऐसा होता है कि एक दूसरे कर्मचारी को एक स्थान पर भेज दिया जाता है, और उसे कुछ कार्य कार्यों को हल करने के लिए अन्य संगठनों में जाना पड़ता है। ऐसे मामलों में, यात्रा प्रमाण पत्र के पीछे की तरफ, उन सभी बिंदुओं को प्रतिबिंबित करना आवश्यक है जहां कर्मचारी आता है और जहां वह जाता है, ताकि यात्रा व्यय को सही ठहराने में कोई समस्या न हो।

पिछला भाग भरने का अंतिम चरण तब आता है जब कर्मचारी अपने संगठन में वापस आता है। वह कार्मिक विभाग में संगठन में आगमन पर एक निशान लगाता है, और इस पर यात्रा प्रमाण पत्र का उल्टा भाग पूरा माना जाता है। व्यावसायिक यात्रा से लौटने के तीन कार्य दिवसों के भीतर, कर्मचारी को रिपोर्ट करना होगा और सभी खर्चों पर एक अग्रिम रिपोर्ट जमा करनी होगी।

अग्रिम रिपोर्ट कैसे भरें

एक व्यय रिपोर्ट एक दस्तावेज है जिसमें खर्चों की पुष्टि करने वाले सभी प्राथमिक दस्तावेज दाखिल किए जाते हैं।

शीर्षक पृष्ठ पर लिखा है:

• कर्मचारी का पूरा नाम
• उपखंड
• अग्रिम रिपोर्ट की तारीख

अग्रिम रिपोर्ट के पीछे, कर्मचारी इंगित करता है:

• प्राथमिक दस्तावेजों के नाम या खर्चों के नाम
• दस्तावेज़ में संकेतित राशि
• खर्च की कुल राशि
• हस्ताक्षर

रिवर्स साइड भरने के बाद, अग्रिम रिपोर्ट लेखा विभाग को प्रस्तुत की जाती है। लेखा सेवा व्यय रिपोर्ट के निचले भाग में रीढ़ की हड्डी में भरती है, जो निम्नलिखित डेटा को इंगित करती है: व्यय रिपोर्ट किसने प्रदान की, व्यय रिपोर्ट की संख्या, तिथि, जिसने व्यय रिपोर्ट स्वीकार की। रीढ़ की हड्डी को तोड़ दिया जाता है और कर्मचारी को इस पुष्टि के रूप में सौंप दिया जाता है कि उसने यह अग्रिम रिपोर्ट जमा कर दी है।

लागत के मामले में आपको क्या ध्यान देना चाहिए?

1. परिवहन

यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि सार्वजनिक परिवहन (ट्रॉलीबस, बस, ट्राम) में यात्रा की लागत दैनिक भत्ते में शामिल है, इसलिए नियोक्ता को उनकी प्रतिपूर्ति न करने का अधिकार है। यह कानून द्वारा प्रदान नहीं किया गया है। रसीद और टिकट की प्रस्तुति पर सबवे किराए की प्रतिपूर्ति की जाती है।

नियोक्ता कम्यूटर ट्रेनों और लंबी दूरी की ट्रेनों के खर्चों की प्रतिपूर्ति करने के लिए बाध्य है। एक नगर पालिका से दूसरी नगर पालिका में मिनीबस द्वारा यात्रा की भी प्रतिपूर्ति की जाती है। वहीं, शहर के भीतर मिनीबस से यात्रा की प्रतिपूर्ति नहीं की जाती है।

2. घर किराए पर लेना

2012 तक, आवास की लागत पर प्रतिबंध थे। वर्तमान में, आवास किराए पर लेना कानून द्वारा सीमित नहीं है, यह सब इस बात पर निर्भर करता है कि कर्मचारी नियोक्ता से कैसे सहमत होता है। यदि नियोक्ता, आंतरिक दस्तावेजों द्वारा, आपको पांच सितारा होटल में आवास किराए पर लेने की अनुमति देता है, तो कर्मचारी ऐसा कर सकता है। इस मामले में पूरी राशि की लागत खर्च में शामिल होगी।

3. मनोरंजन खर्च

प्रतिनिधिमंडल की व्यावसायिक यात्रा के दौरान, विभिन्न अतिरिक्त खर्च उत्पन्न हो सकते हैं, उदाहरण के लिए, जो रेस्तरां की लागत से जुड़े हैं, आदि। ऐसे मामलों में, आतिथ्य व्यय पर प्रतिबंध (इस रिपोर्टिंग / कर अवधि के लिए करदाता की श्रम लागत के 4% से अधिक नहीं) ) . यदि इस प्रतिबंध को दूर नहीं किया जाता है, तो करों की गणना करते समय सभी खर्चों को ध्यान में रखा जा सकता है (सरलीकृत कर प्रणाली के आवेदन के संबंध में लाभ कर या कर)।

यदि खर्च स्वीकार्य सीमा से अधिक हो तो क्या करें? ऐसे मामलों में, नियोक्ता सभी खर्चों के लिए कर्मचारी की प्रतिपूर्ति कर सकता है, इस तथ्य के बावजूद कि मानदंड पार हो गया है, लेकिन वह केवल उस सीमा तक करों की गणना करते समय उन्हें ध्यान में रख सकता है जब तक कि कानून लागू होता है, और शेष नुकसान को बट्टे खाते में डाल दिया जाता है। .

दैनिक भत्ता

दैनिक भत्ता

वर्तमान में, कानून आपको दैनिक भत्ते का भुगतान करने की अनुमति देता है, जो व्यक्तिगत आयकर के अधीन नहीं हैं, 700 रूबल की सीमा के भीतर। हर दिन। लेकिन अगर, उदाहरण के लिए, निर्देशक एक व्यापार यात्रा पर जाता है, तो हम मान सकते हैं कि 700 रूबल। उसके लिए एक दिन काफी नहीं है। उसे एक बड़ी राशि सौंपी जा सकती है, जबकि 700 रूबल से अधिक की राशि 13% के व्यक्तिगत आयकर के अधीन होगी।

विदेश में व्यापार यात्राओं के मामले में, दैनिक भत्ता इस बात पर निर्भर करता है कि व्यापार यात्री को किस देश में भेजा जाता है। यह भी कानून द्वारा विनियमित है।

दैनिक भत्ते की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़

दैनिक भत्ते की राशि को निदेशक के आदेश द्वारा अनुमोदित किया जाता है, जिसमें यह निर्धारित करना संभव है कि किस श्रेणी के श्रमिकों के लिए दैनिक भत्ता की राशि निर्धारित की गई है। आप कोई भी मानदंड (विभागों, पदों, उपनामों, आदि द्वारा) निर्धारित कर सकते हैं, जिसे क्रम में प्रति दिन निर्दिष्ट करते समय स्पष्ट रूप से व्याख्या और उपयोग किया जा सकता है।

यात्रा भत्ता गणना

दैनिक भत्ते का भुगतान उन सभी दिनों के लिए किया जाता है जब कर्मचारी व्यापार यात्रा पर होता है। यात्रा भत्ते की गणना औसत आय के आधार पर कैलेंडर दिनों के आधार पर की जाती है।

उदाहरण

एक कर्मचारी का वेतन 20,000 रूबल है, उसे व्यापार यात्रा पर भेजा जाता है। लेकिन पिछले महीने, कर्मचारी को 100,000 रूबल का वार्षिक बोनस दिया गया था। यात्रा के दिनों के भुगतान की गणना करते समय, पिछले महीने भुगतान किए गए इस प्रीमियम को ध्यान में रखा जाएगा। यह उस राशि को प्रभावित करेगा जो कर्मचारी को प्रतिदिन अर्जित होती है। यदि वह इस महीने किसी संगठन में काम करता है और व्यापार यात्रा पर नहीं जाता है, तो उसे 20,000 रूबल मिलेंगे। लेकिन चूंकि वह एक व्यावसायिक यात्रा पर गया था, उसे प्राप्त होने वाली राशि की गणना इस प्रकार की जाएगी:

दैनिक भत्ता गणना में त्रुटियाँ

कभी-कभी लेखाकार गलत तरीके से यात्रा भत्ते की राशि की गणना करता है, और कर्मचारी यह पता लगाना शुरू कर देता है कि उसके लिए औसत वेतन की गणना कैसे की गई। ऐसा होता है कि उन्होंने कुछ भुगतानों को ध्यान में नहीं रखा या औसत कमाई के अनुसार व्यापार यात्रा की बिल्कुल भी गणना नहीं की, लेकिन बस वेतन की गणना की। कर्मचारी को औसत आय के आधार पर वेतन उपार्जन की मांग करने का अधिकार है, जिससे चालू माह में उसके भुगतान में उल्लेखनीय वृद्धि होगी।

ऐसे समय होते हैं जब विपरीत होता है। उदाहरण के लिए, पिछले महीने एक कर्मचारी एक स्थान से दूसरे स्थान पर चला गया, और औसत वेतन उसके वेतन से कम था। ऐसे में बिजनेस ट्रिप पर बिताए गए समय का वेतन कम होगा।

व्यापार यात्रा पर सप्ताहांत और ओवरटाइम के लिए भुगतान

ऐसा होता है कि एक कर्मचारी को न केवल एक दिन की छुट्टी पर व्यापार यात्रा पर काम करना पड़ता है, बल्कि प्रक्रिया भी करनी होती है। यह व्यावसायिक परिस्थितियों के लिए आवश्यक है। इस मामले में, कर्मचारी को यह पुष्टि प्रदान करनी होगी कि उसके पास वास्तव में प्रसंस्करण था। पुष्टि सीधे उस संगठन में जारी की जा सकती है जिसमें उसने काम किया था। उदाहरण के लिए, कार्मिक विभाग में प्रसंस्करण के तथ्य की पुष्टि की जा सकती है। उसी समय, पुष्टि के अलावा, आपके नियोक्ता से एक कार्य होना भी महत्वपूर्ण है जो सीधे इंगित करता है कि इन दिनों का कार्य दिवस दो घंटे अधिक समय तक चला। यदि नियोक्ता ने इसका सीधा संकेत नहीं दिया है, तो उसे इस प्रसंस्करण के लिए कर्मचारी को भुगतान नहीं करने का अधिकार है। ऐसे मामले हो सकते हैं जब एक बेईमान कर्मचारी उस संगठन के साथ एक समझौता करता है जिसमें वह आया था, और वे वहां दस्तावेज तैयार करते हैं जो वास्तविकता के अनुरूप नहीं हैं। नियोक्ता द्वारा कोई भी प्रसंस्करण शुरू किया जाता है, कर्मचारी स्वयं कार्य दिवस का विस्तार नहीं कर सकता है।

यही बात सप्ताहांत पर काम करने पर भी लागू होती है। यदि कोई कर्मचारी, व्यापार यात्रा पर, सप्ताहांत पर काम पर जाता है, तो नियोक्ता के साथ इस पर सहमति होनी चाहिए, एक आदेश जारी किया जाना चाहिए, और फिर सप्ताहांत पर उसके काम का भुगतान किया जाएगा।

यदि नियोक्ता कर्मचारी को सप्ताहांत या छुट्टी पर बाहर जाकर काम करने का निर्देश देता है, तो श्रम संहिता के अनुसार दोगुनी राशि का भुगतान किया जाता है। लेकिन चूंकि दूसरे कर्मचारी का भुगतान औसत वेतन पर आधारित होता है, इसलिए सवाल उठता है कि उसे एक दिन की छुट्टी पर काम की गणना कैसे करनी चाहिए: औसत कमाई या वेतन का दोगुना?

व्यापार यात्रा पर सप्ताहांत के काम का भुगतान दोगुनी दर से किया जाता है, यानी औसत कमाई की गणना नहीं की जाती है, लेकिन दर या वेतन लिया जाता है, कार्य दिवसों की संख्या से विभाजित किया जाता है, परिणामी राशि को 2 से गुणा किया जाता है।

उदाहरण

संगठन के किसी भी कर्मचारी को, जब व्यापार यात्रा पर भेजा जाता है, तो उसे रिपोर्टिंग के लिए कुछ दस्तावेज जमा करने होंगे। यात्रा के लिए रिपोर्टिंग दस्तावेजों को नियमों के अनुसार स्पष्ट रूप से तैयार किया जाना चाहिए ताकि उन्हें स्वीकार किया जा सके। यह लेख आपको इस मुद्दे को सुलझाने में मदद करेगा।

काम से संबंधित किसी भी व्यवसाय में रिपोर्टिंग की आवश्यकता होती है। खासकर अगर यह एक व्यापार यात्रा है।

व्यावसायिक यात्राओं के लिए रिपोर्टिंग दस्तावेज़ पहली चीज़ हैं जो एक कर्मचारी को व्यापार यात्रा पर भेजे जाने के बारे में चिंता करनी चाहिए। लेकिन इस मुद्दे को सही ढंग से समझने के लिए, आपको स्पष्ट रूप से समझना चाहिए कि व्यापार यात्रा क्या है। तो, इसका अर्थ है अपने नियोक्ता के इशारे पर किसी कर्मचारी की यात्रा। यह आदेश द्वारा जारी किया जाता है और इसमें स्पष्ट रूप से समय सीमा निर्दिष्ट की गई है। इस तरह की यात्रा का उद्देश्य एक निश्चित नौकरी असाइनमेंट के एक जिम्मेदार कर्मचारी द्वारा प्रदर्शन है। इसके अलावा, एक व्यापार यात्रा में कमी, वेतन में वृद्धि या नौकरी की हानि शामिल नहीं है। रिपोर्टिंग दस्तावेजों में ऐसे कागजात शामिल होते हैं जो एक व्यापार यात्रा (इसके विभिन्न पहलुओं) से संबंधित होते हैं।

चूंकि इस पूरे उद्यम में कर्मचारी की जरूरतों के लिए कुछ लागतें शामिल हैं, इसलिए उन्हें मुआवजा देने के लिए, उपयुक्त सहायक दस्तावेज की आवश्यकता होती है। तैनात कर्मचारी के खर्चों की पुष्टि करने वाले ये दस्तावेज उसके द्वारा यात्रा के दौरान एकत्र किए जाते हैं। कार्य यात्रा की शुरुआत कर्मचारी के प्रस्थान का समय और तारीख है। उदाहरण के लिए, यह ट्रेन या बस का प्रस्थान समय हो सकता है। अंत कर्मचारी के आने का समय और तारीख है।

दूसरे व्यक्ति द्वारा किए गए खर्चों की प्रतिपूर्ति रूसी संघ के श्रम कानून द्वारा नियंत्रित होती है। प्रतिपूर्ति में निम्नलिखित खर्च शामिल हैं:

• वाहनों में यात्रा के लिए भुगतान करने के लिए;
• आवास का किराया;
• आपके स्थायी निवास स्थान से बाहर रहने के संबंध में उत्पन्न होने वाली कोई अतिरिक्त लागत। ऐसे खर्चों को दैनिक भत्ता या क्षेत्र भत्ता कहा जा सकता है;
• सभी खर्च जो एक कर्मचारी द्वारा अपने नियोक्ता की अनुमति से किए गए थे।

श्रम संहिता के अनुसार मुआवजे की शर्तों का अनुपालन केवल कुछ रिपोर्टिंग प्रलेखन के प्रावधान पर किया जाता है। इसके अलावा, उनके नमूने को पूरी तरह से देखा जाना चाहिए। खर्चों के अस्तित्व की पुष्टि करने के लिए कौन से लेखांकन दस्तावेजों की आवश्यकता है, आप लेखा विभाग के एक कर्मचारी या अपने प्रत्यक्ष नियोक्ता से पता लगा सकते हैं।

यह याद रखना चाहिए कि एक कामकाजी यात्रा की सभी शर्तें (जो यात्रा कर सकती हैं, अवधि और अन्य सूक्ष्मताएं) एक सामूहिक समझौते, अन्य अलग-अलग समझौतों, साथ ही कुछ स्थानीय नियमों द्वारा निर्धारित की जानी चाहिए।

अब देखते हैं कि किन दस्तावेजों को यात्रा दस्तावेज माना जाता है। इन दस्तावेजों में वह दस्तावेज शामिल है जिसके अनुसार कर्मचारी को व्यावसायिक यात्रा पर भेजा जाता है। इसमे शामिल है:

इसके अलावा, इस सूची में एक व्यापार यात्रा रिपोर्ट शामिल हो सकती है, जिसे कंपनी के एक कर्मचारी द्वारा यात्रा से लौटने के बाद संकलित किया जाता है। इसमें नौकरी असाइनमेंट शामिल है, जिसे विभाग के प्रमुख द्वारा संकलित किया जाता है।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि 2014 (29 दिसंबर) के अंत से, सरकार ने यात्रा प्रमाणपत्र जारी करने के साथ-साथ नौकरी असाइनमेंट के लिए पहले से प्रासंगिक आवश्यकता को रद्द कर दिया है। वे अब वैकल्पिक हैं और वैकल्पिक हैं। वहीं, एडवांस रिपोर्ट अनिवार्य दस्तावेज बनकर रह गई। भरने से पहले, आपको नमूने का सावधानीपूर्वक अध्ययन करने की आवश्यकता है, क्योंकि। यह एक सख्त क्रम में किया जाना चाहिए। इस तथ्य की पुष्टि करने वाले सभी दस्तावेज कि कर्मचारी ने विशिष्ट खर्च किए हैं, रिपोर्ट के साथ संलग्न किए जाने चाहिए।

यदि अग्रिम रिपोर्ट गलत या अनुचित तरीके से जारी की गई थी, तो इसके लिए लागतों की प्रतिपूर्ति करना संभव नहीं होगा। साथ ही, कर दस्तावेज तैयार करते समय और कर आधार में शामिल करते समय इस रिपोर्ट को ध्यान में नहीं रखा जा सकता है।

एक व्यापार यात्रा के लिए आंतरिक दस्तावेज में एक व्यापार असाइनमेंट, एक आदेश, और एक व्यापार यात्रा रिपोर्ट शामिल है। इसलिए, उन्हें किसी व्यक्ति द्वारा किए गए यात्रा व्यय की मान्यता के लिए वैकल्पिक माना जाता है।

इसलिए, व्यापार यात्रा करते समय, कर्मचारी के पास कार्यस्थल से लिए गए निम्नलिखित रिपोर्टिंग दस्तावेज होने चाहिए:

• सेवा असाइनमेंट। इसमें कर्मचारी के बारे में जानकारी होनी चाहिए। पूरा नाम, स्थिति और अन्य डेटा, साथ ही व्यापार यात्रा का स्थान, उसका समय, कारण। सभी खर्चों को कवर करने वाली कंपनी का नाम भी यहां नोट किया जाना चाहिए;
• यात्रा प्रमाण पत्र। यात्रा की शुरुआत और अंत के बारे में जानकारी यहां दर्ज की गई है। प्रमाण पत्र को संगठन की मुहर द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए। इसके आधार पर दैनिक खर्चों का भुगतान किया जाता है। यदि विदेश यात्रा करना आवश्यक हो या उसी दिन व्यापार यात्रा से लौटते समय यह जारी नहीं किया जाता है।

लौटने पर, कर्मचारी एक अग्रिम रिपोर्ट तैयार करता है और जमा करता है। इसे केवल एक प्रति में भरकर लेखा विभाग को दिया जाता है।

इस रिपोर्ट में, व्यापार यात्रा पर जाने से पहले, आपको आवास और परिवहन के लिए खर्च की गई अनुमानित राशि का संकेत देना चाहिए। इससे लौटने पर, कर्मचारी को दी गई राशि की तुलना उसके द्वारा वास्तव में किए गए खर्चों की राशि से की जाती है। ऐसी स्थिति में जहां यात्रा से पहले जारी की गई राशि पूरी तरह से खर्च नहीं हुई थी, कर्मचारी शेष राशि को कैशियर को वापस कर देता है। ऐसा करने के लिए, आपको एक व्यय नकद वारंट की आवश्यकता होती है, जिसके आधार पर धनवापसी होती है।

साथ ही, लौटने के बाद, कर्मचारी न केवल एक अग्रिम रिपोर्ट, बल्कि एक यात्रा प्रमाण पत्र भी जमा करने का वचन देता है। इसके अलावा, आपको कर्मचारी द्वारा किए गए खर्च की राशि की पुष्टि करने वाले दस्तावेज जमा करने होंगे।

व्यापार यात्रा रिपोर्ट में शामिल हैं:

• सभी यात्रा टिकट जो परिवहन के लिए खरीदे गए थे;
• एक होटल में आवास की पुष्टि करने के लिए अधिकृत एक दस्तावेज। यह किसी व्यक्ति द्वारा होटल में बिताए गए दिनों की संख्या के साथ-साथ आवास के लिए भुगतान की राशि को इंगित करता है;
• संगठन के मामलों पर किए गए कॉलों का प्रिंटआउट।

व्यापार यात्रा में शामिल कुछ सेवाओं के लिए कर्मचारी द्वारा भुगतान किए गए सभी चेक, उसे अपनी वापसी पर अग्रिम रिपोर्ट को जोड़ना और संलग्न करना होगा। यह न भूलें कि उनका स्वरूप सामान्य और पठनीय होना चाहिए। उन्हें क्रश न करें, और फिर उन्हें आयरन करें। रसीदों में खाने के धब्बे या झाग नहीं होना चाहिए। ऐसी जानकारी जिससे पढ़ना असंभव होगा। ऐसे चेक लेखा विभाग द्वारा स्वीकार नहीं किए जाएंगे और आपको कानून द्वारा अपेक्षित मुआवजा नहीं मिलेगा।

यात्रा प्रमाण पत्र के अनुसार दैनिक खर्च का भुगतान किया जाता है। प्रति दिन का आकार कंपनी के स्थानीय कृत्यों के आधार पर निर्धारित किया जाता है। साथ ही, उनका आकार सामूहिक समझौते द्वारा निर्धारित किया जा सकता है। साथ ही, भुगतान की अधिकतम और न्यूनतम राशि सीमित नहीं है, बल्कि संगठन द्वारा ही स्वतंत्र रूप से निर्धारित की जाती है। तो, विदेश में व्यापार यात्रा के लिए दैनिक भत्ते की राशि देश की तुलना में लगभग 3 गुना अधिक होगी।

प्रति दिन, जिसे कानून द्वारा आदर्श के रूप में परिभाषित किया गया है (देश के भीतर व्यापार यात्राओं के लिए 700 रूबल और विदेश में 2,500 रूबल), व्यक्तिगत आयकर के अधीन नहीं हैं। यदि संगठन कानून द्वारा स्थापित बार के ऊपर भुगतान की राशि निर्धारित करता है, तो वे व्यक्तिगत आयकर के अधीन हैं।

यदि कोई व्यक्ति व्यावसायिक यात्रा के दौरान अपने स्थायी निवास स्थान पर प्रतिदिन लौट सकता है, तो वह दैनिक भत्ते का हकदार नहीं है।

यह याद रखना चाहिए कि सभी यात्रा रिपोर्टिंग दस्तावेज सही ढंग से भरे जाने चाहिए, क्योंकि स्थापित और एकीकृत मॉडल से थोड़ा सा भी विचलन कर्मचारी के लिए अपने यात्रा व्यय की प्रतिपूर्ति प्राप्त करने में असंभव हो सकता है।

यदि कर्मचारी एक व्यावसायिक यात्रा से लौटा और प्राप्त कार्य असाइनमेंट को पूरी तरह से पूरा नहीं किया, तो नियोक्ता को अपने औसत वेतन को कम करने का अधिकार है, कर्मचारी को प्रति दिन और अन्य भुगतान जारी करने का नहीं। यदि कार्य को पूरा करने में विफलता कर्मचारी के खराब प्रदर्शन के कारण नहीं थी (उदाहरण के लिए, किसी अन्य संगठन की ओर से जबरदस्ती के कारण), तो नियोक्ता कर्मचारी पर दंड लागू नहीं करता है।

इस प्रकार, आधिकारिक कार्य को ठीक से करने के लिए, साथ ही संबंधित खर्चों के लिए कानून के तहत मुआवजा प्राप्त करने के लिए, यह स्पष्ट रूप से जानना आवश्यक है कि कौन से यात्रा लेखा दस्तावेज जारी करने की आवश्यकता है। याद रखें कि दस्तावेज़ों को सही और सटीक भरने से आप व्यावसायिक यात्रा पर खर्च किए गए धन को आसानी से पुनर्प्राप्त कर सकेंगे।

वीडियो "यात्रा दस्तावेज"

रिकॉर्ड देखने के बाद, आपको पता चलेगा कि व्यापार यात्रा से संबंधित दस्तावेजों को संसाधित करने की क्या विशेषताएं हैं।

उसी समय, करदाताओं को यह याद रखने की आवश्यकता है कि व्यापार यात्रा से संबंधित गारंटी और मुआवजे सहित, प्रदान की गई गारंटी, केवल कर्मचारियों पर लागू करेंजिन्होंने संगठन के साथ एक रोजगार अनुबंध में प्रवेश किया। जीपीसी (नागरिक कानून) समझौते के तहत काम करने वाले कर्मचारी श्रम कानून और प्रावधानों के अनुसार श्रम कानून वाले अन्य कृत्यों के अधीन नहीं हैं।

एक समान नियम संकल्प संख्या 749 के खंड 2 में निहित है:

व्यावसायिक यात्राओं पर भेजे गए कर्मचारी श्रम संबंधों मेंएक नियोक्ता के साथ।

नोट: अन्य व्यावसायिक यात्रा पर विचार नहीं किया जाता है।

तदनुसार, यदि कोई कर्मचारी किसी कंपनी में GPC समझौते के तहत काम करता है, तो उसे आधिकारिक उद्देश्यों के लिए यात्रा पर भेजना कोई व्यावसायिक यात्रा नहीं है। इसका मतलब यह है कि यात्रा खर्च के लिए ऐसे कर्मचारी को क्षतिपूर्ति करने के लिए संगठन का कोई दायित्व नहीं है। इसलिए, व्यापार यात्रा से जुड़े खर्चों की राशि से जीपीसी समझौते (पारिश्रमिक की राशि) की कीमत में वृद्धि नहीं करने के साथ-साथ "अतिरिक्त" करों का भुगतान नहीं करने के लिए, निष्पादक को मुआवजे की राशि का भुगतान करने की संभावना जीपीसी समझौते (एक नागरिक कानून प्रकृति का) में आदेश का प्रावधान किया जाना चाहिए।

कर और लेखांकन दोनों में, व्यापार यात्राओं से संबंधित व्यावसायिक लेनदेन को दर्शाते समय, कार्यों और मुद्दों की एक पूरी श्रृंखला उत्पन्न होती है जिसे लेखा विभाग को हल करना चाहिए। कर्मचारियों को व्यावसायिक यात्राओं पर भेजना कर्मचारियों और संगठन के बीच रोजगार संबंधों का हिस्सा है। यह मुद्दा समर्पित है।

इस अध्याय के अनुसार, व्यापार यात्रियों के साथ मजदूरी की गणना के लिए एक विशेष प्रक्रिया को लागू करना आवश्यक है। आखिरकार, जब किसी कर्मचारी को व्यावसायिक यात्रा पर भेजा जाता है, तो उसे निम्नलिखित के संरक्षण की गारंटी दी जाती है: 1) काम की जगह (स्थिति), 2) औसत कमाई, साथ ही साथ व्यापार यात्रा से जुड़े खर्चों की प्रतिपूर्ति। प्रावधान।

मेनू के लिए

व्यापार लेनदेन के पंजीकरण और लेखांकन की प्रक्रिया

आवश्यकताओं के अनुसार, व्यापार यात्रा पर भेजने के मामले में, नियोक्ता कर्मचारी को प्रतिपूर्ति करने के लिए बाध्य है:

• गंतव्य के लिए और से यात्रा खर्च;
• एक आवास किराए पर लेने की लागत;
• प्रति दिन - स्थायी निवास के स्थान से बाहर रहने से जुड़े अतिरिक्त खर्च;
• कर्मचारी द्वारा नियोक्ता की अनुमति या ज्ञान के साथ किए गए अन्य खर्च।

उपरोक्त के अलावा, to यात्रा व्ययसंबद्ध करना:

• प्रस्थान, गंतव्य या स्थानान्तरण के बिंदुओं पर हवाई अड्डे या ट्रेन स्टेशन के लिए यात्रा व्यय,
• सामान भत्ता,
• संचार सेवा शुल्क,
• आधिकारिक विदेशी पासपोर्ट, वीजा, अन्य यात्रा दस्तावेज प्राप्त करने और पंजीकृत करने के लिए खर्च,
• सड़क परिवहन के प्रवेश या पारगमन के अधिकार के लिए शुल्क,
• अनिवार्य चिकित्सा बीमा प्राप्त करने की लागत,
• नकद विदेशी मुद्रा के लिए बैंक में नकद मुद्रा या चेक के आदान-प्रदान से संबंधित खर्च,
• हवाई अड्डा सेवा शुल्क, कमीशन शुल्क,
• अन्य अनिवार्य भुगतान और शुल्क।

व्यापार यात्राओं से जुड़े दैनिक खर्चों की प्रतिपूर्ति की प्रक्रिया और राशि एक सामूहिक समझौते या स्थानीय नियामक अधिनियम द्वारा निर्धारित की जाती है। इस प्रकार, श्रम संहिता मानदंड निर्धारित नहीं हैंयात्रा व्यय की प्रतिपूर्ति के लिए मुआवजा भुगतान। नियोक्ताओं को एक सामूहिक समझौते या स्थानीय नियामक अधिनियम (उदाहरण के लिए, व्यापार यात्राओं पर एक विनियमन) में स्वतंत्र रूप से निर्धारित करने का अधिकार दिया जाता है, व्यापार यात्राओं से जुड़े खर्चों की प्रतिपूर्ति की प्रक्रिया और राशि, भुगतान किए गए दैनिक भत्ते की राशि सहित।

मेनू के लिए

एक व्यापार यात्रा के लिए आदेश, आधिकारिक कार्य, यात्रा प्रमाण पत्र

व्यापार यात्राओं से संबंधित व्यावसायिक लेनदेन के दस्तावेजीकरण के लिए, द्वारा अनुमोदित एकीकृत प्रपत्र रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति का संकल्प 05.01.2004 नं। #1"श्रम और उसके भुगतान के प्राथमिक लेखांकन प्रलेखन के एकीकृत रूपों के अनुमोदन पर":

• नंबर टी -9 "एक कर्मचारी को व्यापार यात्रा पर भेजने पर आदेश (निर्देश)"
• नंबर टी-9ए "कर्मचारियों को व्यापार यात्रा पर भेजने पर आदेश (निर्देश)"
• नंबर टी -10 ए "व्यापार यात्रा पर भेजने के लिए सेवा असाइनमेंट और इसके कार्यान्वयन पर एक रिपोर्ट"

कर्मचारी की यात्रा के उद्देश्य और उसके अंतिम परिणामों के बारे में जानकारी शामिल है। यह टी-9 फॉर्म में एक आदेश जारी करने का आधार है और यात्रा व्यय की आर्थिक व्यवहार्यता की पुष्टि करने के लिए कार्य करता है।

आप स्वतंत्र रूप से विकसित के अनुसार कर्मचारियों को व्यावसायिक यात्रा के लिए दिशा-निर्देश जारी कर सकते हैं नियोक्ता का आदेश (आदेश) एक निश्चित अवधि के लिए, स्थायी कार्य के स्थान के बाहर एक आधिकारिक कार्य करने के लिए (संकल्प संख्या 74 9 के खंड 3)। संकल्प के पैरा 6 के अनुसार, व्यापार यात्रा का उद्देश्यकर्मचारी भेजने वाले संगठन के प्रमुख द्वारा निर्धारित किया जाता है और नौकरी असाइनमेंट में इंगित किया जाता है, जिसे नियोक्ता द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

एलएलसी "गैसप्रोम"
टिन 4308123456, केपीपी 43081001, ओकेपीओ 98756423

संगठन का पूरा नाम

आदेश संख्या 90

एक कर्मचारी को व्यापार यात्रा पर भेजने के बारे में

मास्को 20.08.2019

अलेक्सी इवानोविच पेट्रोव को व्यापार यात्रा पर भेजें।
गंतव्य - रूस, येकातेरिनबर्ग, मास्टर प्रोडक्शन कंपनी एलएलसी।
कर्मचारी की स्थिति उपकरण समायोजक है।
संरचनात्मक उपखंड - इंजीनियरिंग की दुकान।
व्यापार यात्रा की अवधि 24 अगस्त से 26 अगस्त 2019 (3 ​​कैलेंडर दिन) तक है।
सेवा कार्य - उपकरणों की मरम्मत और समायोजन।
परिवहन (अंडरलाइन) - तीसरे पक्ष का सार्वजनिक/व्यक्तिगत/सेवा/परिवहन।

एलएलसी "प्रोडक्शन कंपनी "मास्टर" की कीमत पर व्यापार यात्रा की जाती है।

निदेशक _________ ए.वी. इवानोव

आदेश से परिचित:

उपकरण समायोजक _____________ ए.एन. पेत्रोव

एक कर्मचारी को रूसी संघ के बाहर व्यापार यात्रा पर भेजना नियोक्ता के आदेश से किया जाता है यात्रा परमिट के बिना, सीआईएस सदस्य राज्यों की व्यावसायिक यात्राओं के मामलों को छोड़कर, जिनके साथ अंतर-सरकारी समझौते संपन्न हुए हैं, जिसके आधार पर सीमा अधिकारी प्रवेश और निकास (संकल्प) के दस्तावेजों में राज्य की सीमा पार करने पर नोट्स नहीं बनाते हैं।

यह 5 वर्ष है (दीर्घकालिक विदेशी व्यापार यात्राओं के लिए - 10 वर्ष)।

फॉर्म नंबर टी -10। यात्रा प्रमाण पत्र

दस्तावेज़ 8 जनवरी, 2015 से अनिवार्य नहीं है। यदि कोई इस दस्तावेज़ का उपयोग अपने अभ्यास में करता है, तो आप इसे डाउनलोड कर सकते हैं:

• रिक्त प्रमाणपत्र प्रपत्र (.docx, 21 Kb)
• एक पूर्ण नमूना यात्रा प्रपत्र (.docx, 16 Kb)

मेनू के लिए

व्यापार की शर्तें, प्रस्थान, सप्ताहांत पर आगमन, कोई यात्रा दस्तावेज नहीं

व्यापार यात्रा पर प्रस्थान के दिन और सप्ताहांत या छुट्टियों पर पड़ने वाली व्यावसायिक यात्रा से प्रस्थान के दिन का भुगतान कम से कम दो बार किया जाना चाहिए। व्यापार यात्रा के दौरान सड़क पर बिताए गए दिनों पर भी यही बात लागू होती है।

मेनू के लिए

यात्रा दस्तावेजों के अभाव में व्यापार यात्रा पर ठहरने की अवधि की पुष्टि कैसे करें

यदि टिकट जारी किए बिना किसी तृतीय-पक्ष परिवहन कंपनी की कार पर व्यापार यात्रा पर यात्रा की गई थी, तो व्यापार यात्रा पर ठहरने की अवधि एक ज्ञापन और परिवहन के मार्ग की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों द्वारा निर्धारित की जा सकती है। यात्रा दस्तावेजों की अनुपस्थिति में, व्यवसाय यात्रा पर कर्मचारी के ठहरने की अवधि की पुष्टि एक मेमो और (या) मेजबान पार्टी के अन्य दस्तावेज़ द्वारा की जाएगी जो कर्मचारी के व्यावसायिक यात्रा पर रहने की वास्तविक अवधि की पुष्टि करता है।

नोट: रूस की संघीय कर सेवा का पत्र दिनांक 11/24/15 नंबर एसडी-4-3 / 20427 के पत्र में।

एक व्यापार यात्रा पर कर्मचारियों को भेजने की विशिष्टताओं पर विनियमों के अनुसार (13 अक्टूबर, 2008 संख्या 749 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित)

विनियमों का पैराग्राफ 7 कहता है: व्यवसाय यात्रा के स्थान पर किसी कर्मचारी के ठहरने की वास्तविक अवधि कर्मचारी द्वारा व्यावसायिक यात्रा से लौटने पर प्रस्तुत यात्रा दस्तावेजों द्वारा निर्धारित की जाती है। यदि किसी कारण से कोई यात्रा दस्तावेज नहीं हैं, तो व्यवसाय यात्रा पर कर्मचारी के ठहरने की वास्तविक अवधि की पुष्टि आवास किराए पर लेने के दस्तावेजों द्वारा की जाती है। इस तरह की अनुपस्थिति में, कर्मचारी प्राप्त करने वाले पक्ष से एक ज्ञापन और (या) अन्य दस्तावेज प्रस्तुत करता है जो एक व्यावसायिक यात्रा पर कर्मचारी के ठहरने की वास्तविक अवधि की पुष्टि करता है (रोस्ट्रुड दिनांक 10/19/15 संख्या 2450-6 का पत्र भी देखें। -1)।

यदि यात्रा आधिकारिक, व्यक्तिगत परिवहन या तीसरे पक्ष की कार पर (प्रॉक्सी द्वारा) की गई थी, तो कर्मचारी को सर्विस नोट के साथ एक वेसबिल, रूट शीट, बिल, रसीदें, नकद रसीदें और मार्ग की पुष्टि करने वाले अन्य दस्तावेज संलग्न करने होंगे। यातायात।

व्यावसायिक यात्राओं के प्रावधान किसी कर्मचारी के लिए व्यावसायिक यात्रा पर यात्रा करने के सभी संभावित विकल्पों को शामिल नहीं करते हैं। विशेष रूप से, यह दस्तावेज़ निर्दिष्ट नहीं करता है कि व्यापार यात्रा के स्थान पर किसी कर्मचारी के ठहरने का समय कैसे निर्धारित किया जाए यदि यात्रा किसी तृतीय-पक्ष ट्रकिंग कंपनी (एक प्रासंगिक समझौते के आधार पर) की कार द्वारा की गई थी, जिसमें टिकट हैं जारी नहीं किया।

मेनू के लिए

व्यावसायिक यात्रा पर कर्मचारी के ठहरने की वास्तविक अवधि की पुष्टि कौन से दस्तावेज़ कर सकते हैं?

फेडरल टैक्स सर्विस का मानना ​​​​है कि किसी भी परिस्थिति में यात्रा दस्तावेजों को जारी करने के साथ यात्रा करने की आवश्यकता नहीं है, किसी को व्यावसायिक यात्राओं पर विनियमों के खंड 7 के पैराग्राफ दो के प्रावधानों द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए। यही है, एक व्यापार यात्रा पर एक कर्मचारी के ठहरने की अवधि एक मेमो और दस्तावेजों द्वारा निर्धारित की जा सकती है जो इस परिवहन के उपयोग की पुष्टि व्यापार यात्रा और वापसी के स्थान पर करने के लिए करते हैं (वे बिल, रूट शीट, चालान, रसीदें, नकद रसीदें और परिवहन के मार्ग की पुष्टि करने वाले अन्य दस्तावेज)। उसी समय, कर्मचारी के ज्ञापन में निर्दिष्ट अवधि कर्मचारी को व्यावसायिक यात्रा पर भेजने पर प्रमुख के प्रासंगिक निर्णय में निर्धारित अवधि से अधिक नहीं होनी चाहिए।

मेनू के लिए

एक कर्मचारी को व्यापार यात्रा से संबंधित खर्चों का भुगतान, राशि, गणना और दैनिक भुगतान, लेखा संदर्भ

2017 से, पॉलिसीधारक बढ़े हुए यात्रा भत्ते के कारण बीमा प्रीमियम पर बचत नहीं कर पाएंगे। रूसी संघ के टैक्स कोड में संशोधन किए गए हैं, जिसके अनुसार स्थापित सीमा () के भीतर केवल दैनिक भत्ते बीमा प्रीमियम के अधीन नहीं हैं।

नोट: रूस में व्यापार यात्राओं और विदेश में व्यापार यात्राओं के लिए कर उद्देश्यों के लिए प्रति दिन भत्ता (.pdf 120 Kb)

रूसी व्यापार यात्राओं के लिए, दैनिक भत्ता सीमा है 700 रूबल, और विदेश यात्राओं के लिए - 2 500 रूबल।

कंपनियों और व्यक्तिगत उद्यमियों को स्वीकृत दैनिक भत्ते को नहीं बदलने का अधिकार है। लेकिन किसी को इस कारक को ध्यान में रखना चाहिए कि बढ़ा हुआ दैनिक भत्ताआपको अतिरिक्त से बीमा प्रीमियम का भुगतान करना होगा।

मेनू के लिए

रूस और विदेशों में व्यापार यात्राओं के लिए प्रति दिन मानदंडों की स्थापना पर आदेश

आयकर की गणना करते समय प्रति दिन खाते को ध्यान में रखना आवश्यक होगा। सामूहिक समझौते या मुखिया के आदेश में स्वीकृत राशि में प्रति दिन खर्च को पूरी तरह से हिसाब में लिया जा सकता है।

दैनिक भत्तों की स्थापना पर आदेश का स्वरूप मनमाना है। आदेश के पाठ में, उस अवधि को इंगित करें जिसके लिए प्रति दिन स्थापित किया गया है, व्यापार यात्राओं की विशेषताएं और दैनिक भत्ते की राशि।

नोट: दैनिक भत्तों की स्थापना पर आदेश डाउनलोड करें (.docx, 17 Kb)

व्यापार यात्राओं के लिए प्रति दिन भत्ता

यात्रा की नियोजित अवधि (श्रम संहिता के अनुच्छेद 168) को ध्यान में रखते हुए, व्यापार यात्रा के लिए अग्रिम भुगतान के हिस्से के रूप में प्रति दिन जारी किए जाते हैं।

और यदि आप प्रति दिन भुगतान करते हैं तो व्यापार यात्रा पर अग्रिम के हिस्से के रूप में नहीं? उदाहरण के लिए, जब कर्मचारी वापस आता है, तो यात्रा की वास्तविक अवधि को ध्यान में रखते हुए, उसे पैसे दें। इस मामले में, आपको अतिरिक्त रूप से दैनिक भत्ते के भुगतान में देरी के लिए मुआवजे की गणना और भुगतान करना होगा - विलंबित मजदूरी के मुआवजे के अनुरूप। न्यायाधीश ऐसा सोचते हैं (तातारस्तान गणराज्य के सर्वोच्च न्यायालय के अपीलीय निर्णय दिनांक 13 जुलाई, 2015 संख्या 33-10274/2015, ओम्स्क क्षेत्रीय न्यायालय के 25 जनवरी, 2012 संख्या 33-413/2012 के कैसेशन निर्णय)।

दैनिक भत्तों का भुगतान, साथ ही यात्रा व्यय की प्रतिपूर्ति, संगठन द्वारा नकद और गैर-नकद दोनों रूपों में की जा सकती है। किसी उद्यम के कैश डेस्क से नकद जारी करने के मामले में, एक व्यवसायिक यात्रा पर जाने वाला कर्मचारी, एक जवाबदेह व्यक्ति के रूप में, जवाबदेह राशि जारी करने के लिए किसी भी रूप में तैयार करने के लिए बाध्य होता है। इस आवेदन में कंपनी के प्रमुख का हस्तलिखित शिलालेख होना चाहिए जिसमें नकदी की राशि और उन्हें जारी करने की अवधि के बारे में बताया गया हो। आवेदन भी दिनांकित और कंपनी के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित होना चाहिए।

वर्तमान में, कंपनियां जवाबदेह व्यक्तियों के साथ निपटान के लिए गैर-नकद धन का तेजी से उपयोग कर रही हैं। और जब कर्मचारी व्यावसायिक यात्रा पर होते हैं, तो कैशलेस भुगतान विशेष रूप से प्रासंगिक हो जाते हैं। हालांकि, कर्मचारियों के "वेतन" प्लास्टिक कार्ड में जवाबदेह राशि स्थानांतरित करते समय, कुछ कर जोखिम उत्पन्न हो सकते हैं। वे मजदूरी में जवाबदेह के रूप में सूचीबद्ध निधियों के पुनर्प्रशिक्षण से जुड़े हैं। कर प्राधिकरण, ऐसी राशियों के लिए ऑडिट करते समय, अतिरिक्त बीमा प्रीमियम, व्यक्तिगत आयकर, दंड और जुर्माना लगा सकते हैं।

कर अधिकारियों के साथ संघर्ष में प्रवेश न करने और कर जोखिमों को कम करने के लिए, संगठन निम्नानुसार अपनी रक्षा कर सकते हैं:

1. संगठनों के लेखांकन और कर लेखांकन के उद्देश्यों के लिए लेखांकन नीति में प्रतिबिंबित करने के लिए कर्मचारियों के किसी भी विवरण का उपयोग करके जवाबदेह राशि जारी करने के लिए गैर-नकद धन को स्थानांतरित करने की संभावना।
2. भुगतान के उद्देश्य को स्पष्ट रूप से "जवाबदेह निधि के हस्तांतरण" के रूप में इंगित करें और अपनी स्थिति पर जोर दें यदि सर्विसिंग बैंक भुगतान के उद्देश्य को बदलने का प्रयास करता है।
3. अग्रिम रिपोर्टों और उससे जुड़े सहायक दस्तावेजों का रिकॉर्ड समय पर और पूर्ण रूप से रखने के लिए।

जब एक कर्मचारी को दो या दो से अधिक विदेशी राज्यों के क्षेत्र में व्यापार यात्रा पर भेजा जाता है, तो राज्यों के बीच सीमा पार करने के दिन के लिए दैनिक भत्ता विदेशी मुद्रा में उस राज्य के लिए स्थापित मानदंडों के अनुसार भुगतान किया जाता है जिसमें कर्मचारी भेजा जाता है ( नंबर 749)।

यदि कोई कर्मचारी व्यवसाय यात्रा पर प्रवास के दौरान बीमार पड़ जाता है, तो वह:

• एक आवास किराए पर लेने की लागत के लिए प्रतिपूर्ति (उन मामलों को छोड़कर जब तैनात कर्मचारी इनपेशेंट उपचार पर है),
• दैनिक भत्ते का भुगतान पूरे समय के लिए किया जाता है, जब तक कि वह स्वास्थ्य कारणों से, उसे सौंपे गए आधिकारिक कार्य को पूरा करने में असमर्थ हो जाता है या अपने स्थायी निवास स्थान पर वापस नहीं आता है।

अस्थायी विकलांगता की अवधि के लिए, कर्मचारी को रूसी संघ के कानून के अनुसार अस्थायी विकलांगता लाभ का भुगतान किया जाता है। इस मामले में, अस्थायी विकलांगता को निर्धारित तरीके से प्रलेखित किया जाना चाहिए (संकल्प संख्या 74 9 का खंड 25)।

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लेखा संदर्भ, दैनिक भत्ता गणना

प्रति दिन भुगतान की गई राशि को सही ठहराने की आवश्यकता होगी, उदाहरण के लिए, टैक्स ऑडिट के मामले में।

कर्मचारियों को प्रति दिन भुगतान किया जाता है:

• सप्ताहांत और छुट्टियों सहित, व्यापार यात्रा पर ठहरने के प्रत्येक दिन के लिए;
• सड़क पर सभी दिनों के लिए (प्रस्थान और आगमन के दिन सहित), जबरन देरी के दौरान।

रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 168 के अनुसार दूसरे कर्मचारियों के लिए दैनिक भत्ते की राशि, सामूहिक (श्रम) समझौते या प्रमुख के आदेश द्वारा स्थापित की जा सकती है। यह आकार द्वारा निर्धारित किया जाता है:

• वाणिज्यिक संगठनों में - स्वतंत्र रूप से;
• सार्वजनिक क्षेत्र के संगठनों में - प्रासंगिक नियामक कानूनी कृत्यों द्वारा।

दैनिक भत्ते के भुगतान के लिए प्रमाणपत्र गणना डाउनलोड करें(.docx, 19 Kb)

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यात्रा भत्ते की दस्तावेजी पुष्टि, ट्रिप रिपोर्ट

संकल्प संख्या 749 के पैराग्राफ 24 के अनुसार, मामलों में व्यापार यात्राओं से जुड़े अन्य खर्चों की प्रतिपूर्ति, सामूहिक समझौते या स्थानीय नियामक अधिनियम द्वारा निर्धारित तरीके से और राशि में, इन खर्चों की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों को जमा करने पर की जाती है:

• व्यापार यात्रा के संबंध में खर्च की गई राशि पर एक अग्रिम रिपोर्ट और यात्रा व्यय के लिए व्यापार यात्रा पर जाने से पहले उसे जारी किए गए नकद अग्रिम का अंतिम निपटान करें। अग्रिम रिपोर्ट के साथ आवास के किराये, वास्तविक यात्रा व्यय (परिवहन पर यात्रियों के अनिवार्य व्यक्तिगत बीमा के लिए बीमा प्रीमियम, यात्रा दस्तावेज जारी करने और ट्रेनों में बिस्तर उपलब्ध कराने के लिए सेवाओं के लिए भुगतान सहित) और अन्य संबंधित खर्चों पर उचित रूप से निष्पादित दस्तावेजों के साथ होना चाहिए। व्यापार यात्रा के साथ;

निम्नलिखित दस्तावेज, विधिवत निष्पादित, अग्रिम रिपोर्ट के साथ संलग्न किए जाएंगे:

• रहने के लिए जगह किराए पर लेने के बारे में,
• यात्रा व्यय की पुष्टि (परिवहन पर यात्रियों के अनिवार्य व्यक्तिगत बीमा के लिए बीमा प्रीमियम, यात्रा दस्तावेज जारी करने के लिए सेवाओं के लिए भुगतान और ट्रेनों में बिस्तर उपलब्ध कराने सहित),
• व्यापार यात्रा से संबंधित अन्य खर्च;
• एक व्यापार यात्रा पर किए गए कार्य पर एक रिपोर्ट, लिखित रूप में नियोक्ता की संरचनात्मक इकाई के प्रमुख के साथ सहमत है।

तदनुसार, संगठन के खर्चों को उचित और प्रलेखित किया जाना चाहिए। यह आवश्यकता यात्रा व्यय पर भी लागू होती है।

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दैनिक भत्तों के व्यय की पुष्टि करने वाले दस्तावेज जमा करना आवश्यक नहीं है।

प्रति दिन के रूप में खर्चों को ध्यान में रखने के लिए, एक अग्रिम रिपोर्ट होना पर्याप्त है। नियोक्ता को उस कर्मचारी से मांग नहीं करनी चाहिए जो वास्तविक लागतों की पुष्टि करने वाले नकद रजिस्टरों, चालानों, रसीदों और अन्य दस्तावेजों के व्यापार यात्रा चेक से लौटा हो। यह रूस के वित्त मंत्रालय द्वारा दिनांक 12/11/15 नंबर 03-03-06 / 2/72711 के एक पत्र में घोषित किया गया था।

अनुच्छेद 1 के उप-पैरा 12 के अनुसार, दैनिक भत्ते और क्षेत्र भत्ते यात्रा व्यय से संबंधित हैं, जिन्हें मुनाफे के कराधान के प्रयोजनों के लिए उत्पादन और बिक्री से संबंधित अन्य खर्चों के हिस्से के रूप में ध्यान में रखा जाता है। किसी भी खर्च की तरह, प्रति दिन की लागत का दस्तावेजीकरण किया जाना चाहिए। लेकिन, जैसा कि वित्त मंत्रालय में बताया गया है, कर्मचारी को प्रति दिन रिपोर्ट करने की आवश्यकता नहीं है. दूसरे शब्दों में, उसे प्रति दिन के खर्च की पुष्टि करने वाले चेक, रसीदें और अन्य दस्तावेज जमा करने की आवश्यकता नहीं है।

व्यावसायिक यात्राओं पर व्यय की तिथि अग्रिम रिपोर्ट (उपखंड 5 खंड 7) के अनुमोदन की तिथि है। तदनुसार, प्रति दिन के भुगतान के लिए आवंटित धन को बट्टे खाते में डालने के लिए, एक अग्रिम रिपोर्ट होना पर्याप्त है।

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यात्रा व्यय पर वित्त मंत्रालय का पत्र

1. यात्रा दस्तावेज (टिकट) और होटल सेवाओं के लिए भुगतान की लागत की पुष्टि करने वाले दस्तावेज

उसके में 10 नवंबर 2011 का पत्र 03-03-07/51, वित्त मंत्रालय ने दूसरे कर्मचारियों द्वारा यात्रा दस्तावेजों के भुगतान की लागत की पुष्टि करने के लिए आवश्यक दस्तावेजों की सूची का संकेत दिया।

"जब एक कर्मचारी को व्यापार यात्रा पर भेजा जाता है, तो टिकट और (या) होटल सेवाओं के भुगतान के लिए उसके खर्चों की पुष्टि करने वाले दस्तावेज हैं:

• कैश रजिस्टर चेक;
• बैंक कार्ड का उपयोग करके लेनदेन करते समय पर्चियां, इलेक्ट्रॉनिक टर्मिनलों की जांच, जिसका धारक एक कर्मचारी है;
• एक क्रेडिट संस्थान की पुष्टि जिसमें कर्मचारी के लिए एक बैंक खाता खोला जाता है, बैंक कार्ड का उपयोग करके लेनदेन प्रदान करता है, एक भुगतान लेनदेन;
• या किसी स्वीकृत सख्त जवाबदेही फॉर्म पर तैयार किए गए भुगतान की पुष्टि करने वाला अन्य दस्तावेज।

नोट: दूसरे कर्मचारियों को किए गए खर्चों के भुगतान की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों के बारे में नहीं भूलना चाहिए (नकद रजिस्टर और पर्ची के चेक)।

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2. अगर इलेक्ट्रॉनिक यात्रा दस्तावेज जारी किए गए हैं तो खर्चों की पुष्टि कैसे करें।

इलेक्ट्रॉनिक टिकट जारी करते समय खर्चों की पुष्टि करने की प्रक्रिया का खुलासा किया गया है वित्त मंत्रालय का पत्र दिनांक 27 फरवरी, 2012। संख्या 03-03-07/6:

"इलेक्ट्रॉनिक यात्री टिकट के साथ यात्रा दस्तावेज जारी करने के मामले में, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि, 8 नवंबर, 2006 नंबर 134 के रूस के परिवहन मंत्रालय के आदेश के खंड 2 के अनुसार "एक के रूप की स्थापना पर" नागरिक उड्डयन में इलेक्ट्रॉनिक यात्री टिकट और सामान की रसीद", इलेक्ट्रॉनिक यात्री टिकट और सामान रसीद (हवाई परिवहन के प्रसंस्करण के लिए स्वचालित सूचना प्रणाली से एक उद्धरण) का मार्ग / रसीद सख्त जवाबदेही का एक दस्तावेज है और इसका उपयोग नकद निपटान के लिए किया जाता है और ( या) संगठनों और व्यक्तिगत उद्यमियों द्वारा कैश रजिस्टर के उपयोग के बिना भुगतान कार्ड का उपयोग करने वाली बस्तियां।

इस प्रकार, यदि एक हवाई टिकट एक गैर-दस्तावेजी रूप (इलेक्ट्रॉनिक टिकट) में खरीदा जाता है, तो कर उद्देश्यों के लिए हवाई टिकट खरीदने की लागत की पुष्टि करने वाले सहायक दस्तावेज कागज पर एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ (हवाई टिकट) की यात्रा कार्यक्रम / रसीद हैं, हवाई परिवहन जारी करने के लिए एक स्वचालित सूचना प्रणाली द्वारा उत्पन्न, जो उड़ान की लागत को इंगित करता है, एक बोर्डिंग पास जो ई-टिकट में निर्दिष्ट मार्ग पर जवाबदेह व्यक्ति की उड़ान की पुष्टि करता है।

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3. एक व्यापार यात्रा के दौरान आवास किराए पर लेने के खर्चों का दस्तावेजी साक्ष्य

यात्रा व्यय जो दस्तावेजों द्वारा समर्थित नहीं हैं, बीमा प्रीमियम के अधीन हैं।

यदि तैनात कर्मचारी ने अपनी यात्रा और आवास खर्च की पुष्टि करने वाले दस्तावेज जमा नहीं किए हैं, तो नियोक्ता ऐसे खर्चों के मुआवजे की राशि के लिए बीमा प्रीमियम चार्ज करने के लिए बाध्य है। यह स्थिति वित्त मंत्रालय के दिनांक 9 फरवरी, 2018 के पत्र संख्या 03-04-05/7999 में व्यक्त की गई है।

4. कौन से दस्तावेज आवास किराए पर लेने की लागत की पुष्टि कर सकते हैं, यदि व्यवसाय यात्रा के दौरान कर्मचारी किसी निजी व्यक्ति के साथ बस गया हो

इस मामले में, लागत की पुष्टि मकान मालिक के साथ एक समझौते या कार्य द्वारा की जाती है। क्योंकि एक व्यापार यात्रा के दौरान, एक कर्मचारी को न केवल एक होटल में रहने का अधिकार है, बल्कि दूसरे आवासीय क्षेत्र में भी (उदाहरण के लिए, किराए के अपार्टमेंट में)। इस स्थिति में, आप किसी भी रूप में तैयार किए गए दस्तावेजों के साथ आवास किराए पर लेने की लागत की पुष्टि कर सकते हैं (26 फरवरी, 2008 के उत्तर-पश्चिमी जिले की संघीय एंटीमोनोपॉली सेवा का संकल्प संख्या A26-1621 / 2007)। उदाहरण के लिए, एक तरफ मकान मालिक (अपार्टमेंट के मालिक), और दूसरी तरफ किरायेदार (दूसरा कर्मचारी) द्वारा हस्ताक्षरित एक अधिनियम। इस दस्तावेज़ में 6 दिसंबर, 2011 नंबर 402-FZ के कानून द्वारा प्रदान किए गए सभी अनिवार्य विवरण होने चाहिए।

यदि संगठन स्वतंत्र रूप से दूसरे कर्मचारियों के लिए निजी आवास किराए पर लेता है, तो उसके मालिक के साथ एक दीर्घकालिक अनुबंध समाप्त किया जा सकता है। यह उचित है यदि संगठन नियमित रूप से अपने कर्मचारियों को उसी इलाके में भेजता है। अनुबंध में किराए की राशि किसी भी अवधि के लिए निर्दिष्ट की जा सकती है। इस मामले में, एक अधिनियम आवास किराए पर लेने की लागत की पुष्टि करने वाला एक दस्तावेज भी हो सकता है।

अधिनियम में भुगतान के तथ्य को दर्ज करना सुनिश्चित करें, क्योंकि अन्यथा यह माना जाएगा कि कर्मचारी ने खर्च नहीं किया है। आय कर की गणना करते समय रहने वाले खर्चों को व्यय के रूप में पहचानने के लिए भुगतान के तथ्य को ठीक करना आवश्यक है ()

5. कर्मचारी ने व्यापार यात्रा के स्थान पर एक छुट्टी बिताई: क्या वापसी टिकट का भुगतान व्यक्तिगत आयकर और योगदान के अधीन है?

असाइनमेंट पूरा करने के बाद, कर्मचारी व्यापार यात्रा के स्थान से वापस नहीं आता है, लेकिन छुट्टी के लिए वहीं रहता है। क्या किसी नियोक्ता को स्थायी काम के स्थान पर किसी कर्मचारी के लिए खरीदे गए रिटर्न टिकट की कीमत पर बीमा प्रीमियम चार्ज करना चाहिए? हां, इसे रूस की संघीय कर सेवा को दिनांक 05/11/18 नंबर बीएस-4-11/8968 के एक पत्र में उत्तर देना चाहिए।

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इंटरनेट के माध्यम से बीमा प्रीमियम की गणना भरें, जांचें और जमा करें

व्यापार यात्रा के दौरान सार्वजनिक परिवहन, टैक्सियों, अन्य खर्चों के लिए व्यय

शहर में सार्वजनिक परिवहन में एक कर्मचारी की यात्राओं की लागत को लाभ पर कर लगाते समय ध्यान में रखा जा सकता है। नियोक्ता यात्रा व्यय के लिए कर्मचारी की प्रतिपूर्ति करने के लिए बाध्य है, अर्थात्, व्यापार यात्रा के स्थान पर यात्रा करने की लागत और स्थायी कार्य के स्थान पर वापस (रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित विनियम के खंड 12) 13 अक्टूबर, 2008 नंबर 74 9)। व्यापार यात्री के अन्य यात्रा व्यय की प्रतिपूर्ति प्रदान नहीं की जाती है. हालांकि, एक व्यावसायिक यात्रा के दौरान सार्वजनिक परिवहन द्वारा एक कर्मचारी की यात्रा की लागत को यात्रा व्यय () के हिस्से के रूप में लिया जा सकता है। ये अतिरिक्त यात्रा खर्च होंगे।

लाभ कर उद्देश्यों के लिए इन खर्चों को ध्यान में रखने के लिए, स्थानीय नियमों में उनकी प्रतिपूर्ति प्रदान करें (उदाहरण के लिए, एक सामूहिक समझौते में, किसी संगठन में व्यावसायिक यात्राओं पर नियम)। इसके अलावा, उन्हें आर्थिक रूप से उचित और प्रलेखित किया जाना चाहिए (रूसी संघ के कर संहिता के खंड 1, अनुच्छेद 252)।

नोट: रूस के वित्त मंत्रालय के पत्र दिनांक 21 जुलाई, 2011 संख्या 03-03-06 / 4/80, रूस की संघीय कर सेवा दिनांक 12 जुलाई, 2011 संख्या ईडी-4-3 / 11246।

एक व्यावसायिक यात्रा के दौरान सार्वजनिक परिवहन में एक कर्मचारी के यात्रा व्यय के लिए मुआवजे की राशि व्यक्तिगत आयकर के अधीन नहीं है। लेकिन केवल अगर इन राशियों को दैनिक भत्ते के हिस्से के रूप में और दैनिक भत्ते के लिए रूसी संघ के टैक्स कोड द्वारा स्थापित सीमाओं के भीतर लिया जाता है (रूस में व्यापार यात्रा पर होने के प्रत्येक दिन के लिए 700 रूबल से अधिक नहीं और नहीं विदेश यात्रा करते समय प्रति दिन 2500 रूबल से अधिक)। इस तरह का निष्कर्ष, विशेष रूप से, 24 नवंबर, 2006 नंबर A26-11318 / 2005-210 के उत्तर-पश्चिमी जिले की संघीय एंटीमोनोपॉली सेवा के निर्णय से आता है।

अनिवार्य पेंशन (सामाजिक, चिकित्सा) बीमा के लिए बीमा प्रीमियम और व्यावसायिक यात्रा के दौरान किसी कर्मचारी के यात्रा व्यय की प्रतिपूर्ति की राशि के लिए दुर्घटनाओं और व्यावसायिक रोगों के खिलाफ बीमा अर्जित किया जाना चाहिए। यह इस तथ्य के कारण है कि कर्मचारियों को भुगतान की सूची जिसके लिए बीमा प्रीमियम नहीं लिया जाता है, बंद हैं। और शहर में सार्वजनिक परिवहन में यात्रा करने के लिए कर्मचारी के खर्चों के मुआवजे के रूप में इस तरह के भुगतान का उल्लेख नहीं किया गया है। इस तरह का निष्कर्ष भाग 1 के पैराग्राफ 1 के प्रावधानों और अस्थायी विकलांगता के मामले में अनिवार्य सामाजिक बीमा के लिए और मातृत्व के संबंध में, पैरा 1 के उप-पैरा 2 के पैराग्राफ 10 और 12, जुलाई के कानून के अनुच्छेद 20.2 के पैराग्राफ 2 से अनुसरण करता है। 24, 1998 नंबर 125-एफजेड।

संबद्ध यात्रा व्यय- एक टैक्सी की लागत, व्यापार यात्रा के स्थान पर कार किराए पर लेना, हवाई अड्डों और ट्रेन स्टेशनों पर वी आईपी-हॉल की सेवाएं, बैगेज पैकिंग और प्रबंधक द्वारा अनुमोदित अन्य खर्चों की पुष्टि टिकट, बोर्डिंग पास, रसीद आदि द्वारा की जाती है। प्रति दिन के मामले में, यदि टिकट खो जाते हैं, तो वाहक से प्रतियों का अनुरोध करना सुरक्षित होता है। या कोई अन्य दस्तावेज मांगें, जिससे यह स्पष्ट हो जाए कि किसी विशेष कर्मचारी ने एक विशिष्ट दिन और एक विशिष्ट समय पर परिवहन सेवाओं का उपयोग किया है।