व्यापार ईमेल नियम। व्यापार पत्र शिष्टाचार

सिद्धांत रूप में, आप कैसे और किस माध्यम से बना और भेज सकते हैं, इस बारे में प्रश्न नहीं उठना चाहिए। हालांकि, औपचारिक पत्रों की बात आने पर हर कोई तुरंत इस कार्य को शुरू करने के लिए तैयार नहीं होता है, खासकर जब पत्र के लेखक को इसका उत्तर मिलने की उम्मीद होती है। मैं आपको व्यावसायिक पत्राचार का एक छोटा सा रहस्य बताऊंगा, पत्र के चरित्र और शैली में जितना सख्त होगा, प्राप्तकर्ता से प्रतिक्रिया की संभावना उतनी ही अधिक होगी। इस ट्यूटोरियल में, मैं आपको कुछ नमूना ईमेल दिखाऊंगा जो उपयोगकर्ताओं को अपनी शैली को परिभाषित करने और भविष्य में सबसे सक्षम तरीके से संदेश लिखने में मदद करेंगे।

आरंभ करने के लिए, आपको यह तय करने की आवश्यकता है कि हम किस प्रकार का पत्र बनाएंगे। मैं सभी आउटगोइंग ईमेल को तीन मुख्य प्रकारों में वर्गीकृत करता हूं:

• व्यावसाहिक प्रस्ताव
• व्यापार जांच
• दोस्ताना पता

तदनुसार, सभी तीन प्रकारों के लिए, मेरे पास टेम्प्लेट टेम्प्लेट हैं, दोनों साधारण टेक्स्ट फ़ाइलों के रूप में, और टेम्प्लेट के रूप में, कुछ मेल प्रोग्रामों के लिए तेज किए गए हैं। आइए क्रम में उनमें से प्रत्येक पर चलते हैं।

व्यावसाहिक प्रस्ताव

नमस्ते (शुभ दोपहर), [उस व्यक्ति का नाम जिसे संबोधित किया जाना है]!

संवाद करते समय किसी भी पत्र में नाम इंगित करने की सलाह दी जाती है, क्योंकि एक व्यक्तिगत अपील एक व्यक्ति को मैत्रीपूर्ण तरीके से स्थापित करती है। हालाँकि, यदि नाम का पता लगाना संभव नहीं था, तो एक सूत्रबद्ध अभिवादन पर्याप्त होगा।

मैं आपके ध्यान में हमारी कंपनी [कंपनी का नाम] से एक नई सेवा (नया उत्पाद) पेश करता हूं।

मुझे [गतिविधि के क्षेत्र का नाम] के क्षेत्र में सहयोग प्रदान करने दें।

इसके बाद, कीमत, या कुछ गुणवत्ता विशेषताओं के संदर्भ में अपने ऑफ़र के लाभों का संक्षेप में वर्णन करें। मुख्य बात यह ज़्यादा नहीं है। मेगाबाइट टेक्स्ट, और यहां तक ​​कि उज्ज्वल, अर्थहीन चित्रों द्वारा पूरक, केवल लोगों को डराता है। यदि पत्र प्राप्त करने वाला पहली पंक्तियों से आपके प्रस्ताव में रुचि रखता है, तो वह निश्चित रूप से अतिरिक्त जानकारी के लिए आपसे संपर्क करेगा।

यदि आप पहले संपर्क में आपसे संपर्क करने वाले सही लोगों में गंभीरता से रुचि रखते हैं, तो न केवल ई-मेल द्वारा पहुंच के बारे में सोचना समझ में आता है। जैसी सेवाओं में खाते बनाना अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा आईसीक्यू औरस्काइप। कभी-कभी किसी व्यक्ति के लिए एक नियमित फोन द्वारा आपसे संपर्क करना बहुत आसान होता है, यदि ऐसे नंबर, निश्चित रूप से, आपके द्वारा हस्ताक्षर में समझदारी से छोड़े जाएंगे।

आपको हस्ताक्षर में अपना खुद का ई-मेल पता डुप्लिकेट करने की आवश्यकता क्यों है, आप पूछते हैं, अगर यह मेल सर्वर द्वारा स्वचालित रूप से अग्रेषित किया जाता है। यहां नियम यह है कि व्यावसायिक पत्राचार में अनावश्यक जानकारी कभी भी अनावश्यक नहीं होती है। ऐसी स्थिति की कल्पना करें जब आपका पत्र किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा प्राप्त किया जाता है जो संभावित रूप से प्रस्ताव में रूचि नहीं रखता है, या इसके सही उत्तर के लिए सक्षम नहीं है। यह प्राप्त संदेश को किसी अन्य उपयोगकर्ता को अग्रेषित करता है, लेकिन साथ ही, किसी कारण से, वास्तविक प्रेषक के बारे में जानकारी स्वचालित रूप से जोड़े गए डेटा से खो जाती है, जिससे आपसे संपर्क करना मुश्किल हो जाता है। हालांकि, पत्र के लेखक और उसके आवश्यक संपर्कों को निर्धारित करने के लिए हस्ताक्षर को देखने के लिए हमेशा पर्याप्त होगा।

व्यापार जांच

श्रीमान नमस्कार)!

या, यदि प्राप्तकर्ता का नाम ज्ञात है, तो (प्रिय, [नाम, संरक्षक])!

मैं आपसे उत्पाद (सेवा) [उत्पाद / सेवा का नाम] के बारे में पूरी विशेषताओं और प्रतिस्पर्धी गुणों के विवरण के साथ जानकारी प्रदान करने के लिए कहता हूं।

रूसी संघ के संघीय कानून [संख्या और दस्तावेज़ की तारीख] के आधार पर, कृपया जानकारी प्रदान करें [प्राप्त करने के लिए आवश्यक डेटा का वर्णन करें]।

यदि आपके अधिकारों का उल्लंघन होता है तो आप इंटरनेट पर किसी विशेष सेवा के प्रबंधन का भी उल्लेख कर सकते हैं।

उपयोगकर्ता समझौते के खंड [उपयोगकर्ता समझौते में खंड संख्या] के उल्लंघन के संबंध में, अर्थात्: "[नामित खंड का पूरा पाठ उद्धृत करें]", मैं आपको दोषियों के खिलाफ जांच करने और उचित प्रतिबंध लेने के लिए कहता हूं [जिम्मेदार ( अगर हम सेवा कर्मचारियों के बारे में बात कर रहे हैं)] व्यक्ति [साइट (साइट का नाम)]। कृपया सत्यापन और लगाए गए प्रतिबंधों के परिणामों की रिपोर्ट [आपके अपने ई-मेल पते] पर करें।

दोस्ताना पता

नमस्ते (शुभ दिन) (नमस्कार) [व्यक्ति का नाम]!

दोस्ताना तरीके से पहले संपर्क में, आपके टेक्स्ट संदेश की पूर्णता एक अच्छा संकेतक होगी। सही ढंग से लिखा गया, बड़ा पाठ सही व्यक्ति के संपर्क में आपकी उच्च रुचि को इंगित करेगा और प्रतिक्रिया की इच्छा जगाएगा। कुछ प्राथमिक प्रश्नों के साथ बातचीत की शुरुआत करना याद रखें।

नमूना ईमेल

हम में से प्रत्येक ने अपने जीवन में कम से कम कई बार औपचारिक पत्र और नोट्स लिखे। कोई फर्क नहीं पड़ता कि हम कहां हैं और हम क्या करते हैं, किसी भी क्षेत्र का अपना व्यावसायिक पत्राचार होता है, जिसे कुछ बिंदुओं का पता लगाने, जानकारी को स्पष्ट करने, प्रश्न पूछने आदि के लिए आयोजित किया जाना चाहिए। जबकि पहले यह घटना कागजी बयानों और मालिकों (साथ ही व्यावसायिक भागीदारों) को पत्र भेजने में अधिक आम थी, आज यह श्रेणी हमारे वातावरण में अधिक व्यापक है।

आपको यह जानने की जरूरत है कि व्यापार पत्राचार को सही तरीके से कैसे संचालित किया जाए, भले ही आप किसी ऑनलाइन स्टोर में ऑर्डर दे रहे हों और इसके प्रतिनिधि के साथ संवाद करना चाहते हों।

इस लेख में, हम कुछ मुख्य बिंदुओं का वर्णन करेंगे जो व्यावसायिक संचार बनाते हैं। हम इस बात पर ध्यान देंगे कि अपने भागीदारों के साथ पत्रों का आदान-प्रदान करते समय किन बारीकियों को ध्यान में रखा जाना चाहिए; यदि आप वार्ताकार को अक्षम और असभ्य नहीं दिखना चाहते हैं, और उन नियमों को भी याद रखें जिन्हें किसी भी स्थिति में पालन किया जाना चाहिए, तो क्या उपेक्षित नहीं किया जा सकता है।

कहाँ लागू होता है

जाहिर है, वर्कफ़्लो में व्यावसायिक पत्राचार का सबसे अधिक उपयोग किया जाता है। यदि आप किसी कंपनी के लिए काम करते हैं, तो आपको निश्चित रूप से इस प्रकार के पत्राचार की रचना करने की आवश्यकता का सामना करना पड़ेगा। चूंकि हम व्यावसायिक क्षणों के बारे में बात कर रहे हैं, इसलिए यह समझना मुश्किल नहीं है कि लेखन शैली उपयुक्त होनी चाहिए - यथासंभव औपचारिक और औपचारिक।

कंपनी के कर्मचारियों की आगे की धारणा जहां आपके और आपकी कंपनी के बारे में पत्र भेजा जाता है, इस पर निर्भर करता है कि आप व्यावसायिक पत्राचार को कितनी अच्छी तरह से प्रबंधित करते हैं। इसलिए, पाठ और उसके डिजाइन को लिखने की प्रक्रिया को यथासंभव जिम्मेदारी से संपर्क किया जाना चाहिए।

सबसे पहले, यदि आप देख रहे हैं कि व्यावसायिक पत्राचार कैसे किया जाता है, तो हम अनुशंसा करते हैं कि आप हमारे निर्देशों को पढ़ें। इसमें, जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, हम कुछ सैद्धांतिक बिंदुओं और व्यावहारिक प्रश्नों दोनों को प्रस्तुत करेंगे। लेख के अंत में, हम वाक्यांशों के कुछ उदाहरण देने का प्रयास करेंगे जो औपचारिक लेखन शैली के लिए विशिष्ट हैं। अंत में, इस लेख के आधार का उपयोग करके, आप स्वतंत्र रूप से ठेकेदारों के साथ आगे संचार के लिए उच्च गुणवत्ता वाले ग्रंथों की रचना करने में सक्षम होंगे।

पत्राचार के प्रकार

व्यावसायिक पत्राचार क्या है, इस पर चर्चा करते हुए, मैं इसके प्रकारों की ओर ध्यान आकर्षित करना चाहूंगा। तो, आप एक अनुरोध पत्र और, तदनुसार, एक प्रतिक्रिया पत्र का चयन कर सकते हैं; सूचनात्मक पत्र (अक्सर ग्राहक को भेजा जाता है); धन्यवाद (प्रदान की गई सेवा के लिए आभार के प्रतीक के रूप में), अधिसूचना पत्र, अनुस्मारक, चेतावनी; सिफारिशी पत्र; गारंटी और कवर पत्र। वास्तव में, ये केवल सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले प्रकार हैं, जिनमें वास्तविक और इलेक्ट्रॉनिक व्यापार पत्राचार दोनों शामिल हैं। इसलिए, हम उनके साथ व्यवहार में सबसे अधिक बार मिलेंगे।

संरचना

यह तर्कसंगत है कि किसी भी पत्र को लिखने में अधिक सुविधाजनक संगठन के लिए, इसकी निश्चित संरचना या योजना के साथ काम करना हमारे लिए उपयोगी होगा। यह आपको किसी कार्य को छोटे चरणों में विभाजित करने की अनुमति देता है जिसे पूरा करना बहुत आसान होता है। उदाहरण के लिए, उन विषयों को कवर करने के लिए अपने पत्र की पंक्ति के बारे में सोचें जिन्हें आपको यथासंभव सटीक होना चाहिए। उदाहरण के लिए, यदि आप इस या उस उत्पाद की कीमत के बारे में कोई प्रश्न लिख रहे हैं, तो मकसद को संक्षेप में प्रस्तुत करने का प्रयास करें: आप कंपनी को क्यों लिख रहे हैं (चूंकि आप इस या उस उत्पाद को खरीदना या ऑर्डर करना चाहते हैं); मुख्य लक्ष्य को स्पष्ट करें (पता करें कि कुछ विकल्पों के साथ उत्पाद की 10 इकाइयों को ऑर्डर करने में आपको कितना खर्च आएगा)। अंत में, स्पष्ट करें कि आप किस रूप में गणना प्राप्त करना चाहते हैं, और पूछें कि क्या उत्पादों की इतनी मात्रा के लिए छूट है।

बेशक, यह जानकारी पहले से ही स्पष्ट है - आपको बस तार्किक रूप से यह पता लगाने की जरूरत है कि आप क्या लिखना चाहते हैं। इसके अलावा, हमें डिजाइन और आवश्यकताओं के बारे में नहीं भूलना चाहिए। हम इस बारे में बाद में और विस्तार से बात करेंगे।

पत्र के लिए आवश्यकताएँ

तो, व्यापार पत्राचार के नियम बताते हैं कि सभी पत्र, सबसे पहले, छोटे होने चाहिए। यह मुख्य नियम है कि इसे पढ़ा जाएगा। सहमत हूं, हम सभी को यह पसंद नहीं है जब हम बहुत सारी जानकारी से भरे होते हैं। यदि यह पत्र व्यावसायिक प्रकृति का है, तो यह बहुत बड़ा नहीं होना चाहिए - इस मामले में इसे केवल अनदेखा किया जा सकता है। यदि आप तुरंत जानकारी को छोटा नहीं कर सकते हैं, तो इसे अपने पत्र का पहला मसौदा लिखने के बाद करें।

दूसरे, आपके साथी (संवाददाता) को समझना चाहिए कि दांव पर क्या है। यानी पत्र को सूचनात्मक और समझने योग्य बनाया जाना चाहिए। इसमें आपको वह जानकारी डालनी होगी जिसे आप इस तरह से बताना चाहते हैं कि अतिरिक्त प्रश्नों से बचें और विवरण स्पष्ट करने में समय बर्बाद न करें।

तीसरा, पत्र को आपके साथी या कंपनी के कर्मचारी के प्रति यथासंभव सम्मानजनक बनाया जाना चाहिए जो इसे पढ़ रहा होगा। यह सच है - जितना अधिक आप अपने वार्ताकार को सम्मान देते हैं, उतनी ही अधिक संभावना है कि वे आपके अनुरोध का उचित जवाब देंगे और अंत में, आप वांछित प्रभाव प्राप्त करेंगे।

अंग्रेजी में पत्राचार

कुछ मामलों में, बातचीत अंग्रेजी (या रूसी के अलावा किसी अन्य भाषा) में आयोजित की जानी चाहिए। यह सामान्य है, खासकर अगर विदेशी समकक्षों के साथ संबंध हैं। यह उल्लेखनीय है कि व्यावसायिक पत्राचार के नियम किसी भी भाषा पर लागू होते हैं: केवल शैलीगत मोड़ भिन्न हो सकते हैं। आपका काम उस स्थिति के लिए सबसे उपयुक्त चुनना है जिसमें आप और आपका साथी (वार्ताकार) खुद को पाते हैं।

बेशक, अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्राचार में काफी उच्च स्तर पर दक्षता की आवश्यकता होती है, इसलिए, यदि यह आपके बारे में नहीं है, तो हम अनुशंसा करते हैं कि आप पेशेवर अनुवादकों से संपर्क करें। यह महत्वपूर्ण है कि अनुवाद उस व्यक्ति द्वारा किया जाता है जो विशेष भाषण बोलता है, जो व्यावसायिक पत्राचार की भाषा में शामिल है।

उदाहरण। परिचय

आप इसे कैसे शुरू करते हैं यह किसी भी बातचीत में बहुत महत्वपूर्ण है। इस संबंध में, व्यापार पत्राचार शिष्टाचार लाइव संचार से अलग नहीं है: पहला कदम वार्ताकार को बधाई देना और किसी तरह उसे बातचीत में पेश करना है। अभिवादन मानक "हैलो" हो सकता है, लेकिन परिचय अधिक व्यक्तिगत होना चाहिए। उदाहरण के लिए, आप अपने पत्र का एक संक्षिप्त उद्देश्य इंगित कर सकते हैं ("हम आपके उत्पाद के बारे में कुछ जानकारी स्पष्ट करने के लिए आपसे संपर्क कर रहे हैं। सबसे पहले, हम" A1 "मॉडल की लागत में रुचि रखते हैं)। एक अन्य विकल्प: "ए 1 मॉडल के बारे में हमारी टेलीफोन बातचीत की निरंतरता के रूप में, मैं आपको इस उत्पाद की लागत के बारे में एक प्रश्न के साथ लिख रहा हूं")। आप बस अपनी स्थिति का वर्णन भी कर सकते हैं: "मैं आपको इस कारण से लिख रहा हूं कि 2010 में आपके साथी ने आपकी ओर से इस क्षेत्र में सहयोग शुरू करने की पेशकश करते हुए हमारी कंपनी से संपर्क किया।"

सामग्री की प्रस्तुति

इसके अलावा, आपने अपने पत्र में कुछ परिचय कैसे लिखा, इसके बारे में आपको स्पष्टीकरण देना चाहिए कि आप क्यों लिख रहे हैं। उदाहरण के लिए, किसी वस्तु की कीमत के बारे में प्रश्न पूछने के बाद, निर्दिष्ट करें कि आपकी क्या रुचि है। आप इसे लिख सकते हैं: "हम उत्पादों की इकाइयों की एन-वें संख्या का आदेश देना चाहेंगे, बशर्ते वे एक्स पते पर वितरित किए जाएं"। टेलीफोन पर बातचीत जारी रखने के मामले में, आप अपना अनुरोध बता सकते हैं - आपने उस व्यक्ति से फोन पर बात करने के बाद उसे क्यों लिखा (कहते हैं, लेन-देन करने के इरादे की पुष्टि करने के लिए): "अर्थात्: हम इसमें रुचि रखते हैं उत्पाद एन, बशर्ते कि इसे विकल्प एक्स "के साथ आपूर्ति की जाएगी। यदि आप तीसरे संस्करण को ध्यान में रखते हैं, तो आप कंपनी के साथ सहयोग करने की अपनी इच्छा के विषय को विकसित करना भी शुरू कर सकते हैं। वर्णन करें कि यह आपके हित में है, और यह कि पार्टनर आपके साथ बातचीत करने से कुछ विशिष्ट लाभ प्राप्त करेगा यदि वह इससे सहमत है: "आपके लिए यह जानना दिलचस्प होगा कि हमारी कंपनी का पाठ्यक्रम बदल गया है, जिसके बाद यह बन गया है आपके व्यवसाय के हितों के और भी करीब।"

वाक्य

किसी भी व्यावसायिक पत्राचार (जिन उदाहरणों का हम हवाला देते हैं उनमें भी यह गुण होना आवश्यक है) के लिए एक तार्किक अनुक्रम की आवश्यकता होती है। यदि आपने पहले लिखा है कि आप क्यों लिख रहे हैं, तो आपको इस विचार को और ठोस और विस्तारित करना चाहिए। संकेत दें कि आप वार्ताकार से अधिक व्यापक रूप से क्या चाहते हैं - शायद उसे आपके साथ काम करने के लिए सहमत होने के लाभों की संभावना को आकर्षित करें। यह हिस्सा, सभी तर्कों से, आपके पत्र का "शिखर" होना चाहिए, एक तरह की परिणति। यदि शुरू में आपने आसानी से संपर्क किया कि आप सबसे पहले क्या रुचि रखते हैं, तो इस भाग में आपको "कार्ड प्रकट करना" चाहिए। सभी व्यावसायिक पत्राचार (उपरोक्त अक्षरों के उदाहरण कोई अपवाद नहीं हैं) इस तरह के एक चिकनी ऊपर की ओर वक्र के साथ बनाया जाना चाहिए। तब आपकी पंक्तियों का पाठक आपकी मनोदशा को समझेगा और इस प्रकार, उसके लिए आपके साथ संवाद करना अधिक आरामदायक होगा। अचानक से कोई छलांग न लगाएं, एक विषय से दूसरे विषय पर न जाएं।

जैसा कि उदाहरण दिखाते हैं, यदि आपको चर्चा करने की आवश्यकता है, उदाहरण के लिए, दो असंबंधित मुद्दों पर, तो आप लेख को पैराग्राफ में विभाजित करके विभाजित कर सकते हैं। यह पाठक के लिए सुविधाजनक है, जो उस क्षण को दृष्टिगत रूप से देखेगा जब आप एक प्रश्न से दूसरे प्रश्न पर जाते हैं; तो आपके लिए, क्योंकि इस मामले में आप ऐसे लिखते हैं जैसे हम दो अलग-अलग अक्षरों के बारे में बात कर रहे हैं।

अगर हम अपने उदाहरणों के बारे में बात करते हैं, तो आपको लिखना चाहिए: "इसके अलावा, हम उस एन उत्पाद को फिर से ऑर्डर करना चाहेंगे, जिसके बारे में हमने आपके साथ एक महीने पहले बातचीत की थी।" या: "हमारी शर्तों के लिए उपयुक्त कीमत पर, हम इस क्षेत्र में आपके साथ स्थायी सहयोग स्थापित करना चाहते हैं, बिक्री चैनल को एक्स-वाई हजार यूनिट तक बढ़ाना।" अंत में, आप यह भी कर सकते हैं: "यदि हमारे साथ काम करने में आपकी रुचि अभी भी वैध है, तो कृपया हमें बताएं।"

व्यापार पत्राचार का हर दूसरा नमूना इसी सिद्धांत पर बनाया गया है, इसलिए इसमें कुछ भी गलत नहीं है। इसके विपरीत, शीर्षकों को हाइलाइट करना अक्सर बेहतर नेविगेट करने में मदद करता है, क्योंकि यह "ठोस पाठ" को हटा देता है, इसमें एक प्रकार का "एंकर" बनाता है, जिससे आप नेत्रहीन संलग्न कर सकते हैं।

अंतिम भाग

अंत में, आपको पत्र को उसी भावना से समाप्त करना चाहिए जिसमें आपने इसे शुरू किया था। यदि आप आभारी हैं, तो लिखें कि आप जिस कंपनी का वर्णन कर रहे हैं, उसके साथ सहयोग करके आपको प्रसन्नता हो रही है; यदि यह एक व्यावसायिक प्रस्ताव है, तो आपको अपने पत्र पर ध्यान देने के लिए अपना आभार व्यक्त करना चाहिए और इस व्यक्ति के साथ आगे की बातचीत की आशा करनी चाहिए। आपको यह समझने की आवश्यकता है कि आप अपने पत्र को कैसे समाप्त करते हैं, यह काफी हद तक आपकी और आपकी कंपनी की अंतिम राय को निर्धारित करेगा। सभी व्यावसायिक पत्राचार (पत्रों के उदाहरण लगातार यह साबित करते हैं) राजनीति पर बने हैं - इसलिए हमेशा वार्ताकार को धन्यवाद देना, आशा व्यक्त करना, उसकी प्रशंसा करना या अपनी सिफारिश छोड़ना याद रखें। आपको अपने पाठ के अंत का चयन इस प्रकार करना चाहिए कि वह पत्र में वर्णित समस्या से पूरी तरह मेल खाता हो।

उदाहरण: "हम अपनी भविष्य की गतिविधियों में स्थिर सहयोग की आशा के साथ आपको अपने स्थायी भागीदार के रूप में बनाए रखने की आशा करते हैं।" या "हम आपके ध्यान के लिए ईमानदारी से आभारी हैं और आशा करते हैं कि हम भविष्य में आपके साथ सहयोग विकसित कर सकते हैं।" या "आपके ध्यान के लिए धन्यवाद। मुझे आशा है कि हम भविष्य में एन बाजार में आपके हितों की सेवा करना जारी रख सकते हैं।"

शिष्टाचार और साक्षरता

विनम्रता के बारे में किसी भी तरह से मत भूलना। जैसा कि ऊपर जोर दिया गया है, यदि आप व्यावसायिक पत्राचार में रुचि रखते हैं तो यह महत्वपूर्ण है। वाक्यांश जैसे "सहयोग करने में खुशी", "आपके ध्यान के लिए धन्यवाद", "मैं आपको परेशान करने के लिए क्षमा चाहता हूं", "हमें आपको देखकर खुशी होगी", "क्या आप हमारे साथ जुड़ेंगे" और अन्य। अंतिम दो, वैसे, एक व्यावसायिक पत्र की तुलना में कॉर्पोरेट समारोहों के निमंत्रणों से अधिक संबंधित हैं।

सम्मान के संकेत के रूप में हमेशा "कृपया," "धन्यवाद," "दयालु रहो," और इसी तरह वाक्यांशों को जोड़ें।

व्यावसायिक पत्र लिखने की प्रक्रिया में मानव साक्षरता भी कम महत्वपूर्ण नहीं है। अधिक सटीक रूप से, यदि आप एक पत्र लिखने की प्रक्रिया में कम से कम एक प्राथमिक गलती करते हैं, तो आप कह सकते हैं कि वार्ताकार आपके बारे में आपकी अपेक्षा से पूरी तरह से अलग राय बनाएगा। इसलिए, यथासंभव सक्षम रूप से लिखने का प्रयास करें और हर चीज को कई बार जांचें। यदि आप नहीं जानते कि त्रुटियों को कैसे खोजा जाए और उन्हें स्वयं कैसे ठीक किया जाए, तो प्रूफरीडर या विशेष सेवाओं की सेवाओं का उपयोग करें। यह बहुत आसान है, लेकिन यह आपको अपने पाठ में विश्वास करने की अनुमति देगा।

अभ्यास और प्रशिक्षण

वेब पर, जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, किसी भी विषय पर तैयार व्यावसायिक पत्रों के कई उदाहरण हैं। हमने उन्हें यहां उनकी संपूर्णता में नहीं डाला, क्योंकि वास्तव में, इस लेख में इतनी बड़ी मात्रा में जानकारी को समायोजित करने के लिए पर्याप्त जगह नहीं है। इसके बजाय, हमने केवल कुछ बुनियादी नियम और सिद्धांत निर्धारित करने का निर्णय लिया, जिन्हें आपको उपरोक्त से परिचित कराने का अवसर मिला। हालांकि, निश्चित रूप से, ये सभी कदम नहीं हैं जो एक व्यावसायिक पत्र का अध्ययन करने के लिए उठाए जाने चाहिए। वास्तव में, इस क्षेत्र में व्यावहारिक अनुभव सबसे महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है।
यदि आप तैयार पत्रों के 5-10 उदाहरणों का अध्ययन करते हैं, साथ ही हमारे लेख को पढ़ते हैं और यहां से कुछ नियम निकालते हैं, तो बहुत जल्द आप अपनी जरूरत के अनुसार पत्र लिखने में सक्षम होंगे। वास्तव में, यह व्यावसायिक पत्राचार के ढांचे में किसी भी पत्र को बनाने के लिए पर्याप्त है।

तैयार उदाहरण

चूंकि, जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, तैयार किए गए उदाहरणों की एक बड़ी संख्या है, छात्रों और नौसिखिए विशेषज्ञों को किसी और के तैयार किए गए काम का उपयोग करने के लिए अपने स्वयं के प्रोजेक्ट का निर्माण करने के लिए लुभाया जाता है। मैं यह कहना चाहूंगा कि अभ्यास में ऐसा करने की अनुशंसा नहीं की जाती है, जबकि प्रशिक्षण में - कृपया।

अन्य अक्षरों में जो लिखा गया है उसका अध्ययन करने की प्रक्रिया में, आप अपने पत्राचार में निर्दिष्ट करने के लिए और अधिक आसानी से नेविगेट करने में सक्षम होंगे। यह सामान्य है, क्योंकि अनुभव से सीधे सीखना मानव स्वभाव है।

हालांकि, अगर आपको एक पूर्ण व्यावसायिक पत्र लिखने के लिए कहा जाता है, तो उदाहरणों की समीक्षा करके और अपने कार्य के लिए सबसे उपयुक्त एक को चुनकर शुरू करने का प्रयास करें। फिर आपको सामान्य अवधारणा के अनुसार उस स्थिति के लिए जितना संभव हो सके इसे अनुकूलित करने की आवश्यकता है, लेकिन साथ ही साथ अपनी प्रस्तुति और लेखन की अपनी शैली स्थापित करने के लिए इसे नए सिरे से लिखें। आखिरकार, शायद आप जानकारी को बेहतर तरीके से संप्रेषित करने में सक्षम होंगे, और संचार को अधिक उत्पादक और प्रभावी बना पाएंगे।

जानें और अभ्यास करें! और आप काफी कम समय में अपना खुद का व्यावसायिक पत्र बनाने में सक्षम होंगे!

अक्सर, व्यापारिक दुनिया में पहला संपर्क लिखित संचार - व्यावसायिक पत्रों से शुरू होता है। लेकिन अगर यह व्यावसायिक पत्र शिष्टाचार के नियमों का पालन किए बिना लिखा गया है, तो मुश्किल से नवजात संपर्क बाधित हो सकते हैं, और आप एक ग्राहक या व्यावसायिक भागीदार को खो देंगे। इसलिए, आपको शायद किसी को यह समझाने की ज़रूरत नहीं होगी कि व्यावसायिक पत्र लिखने में सक्षम होना कितना महत्वपूर्ण है जो आपको व्यक्तिगत रूप से और आपकी कंपनी के समग्र रूप से अनुकूल प्रभाव बनाने में मदद करेगा।

व्यापार पत्राचार के बुनियादी नियम। पत्राचार के आधुनिक रूपों ने 150 साल से भी अधिक समय पहले आकार लिया था। ऐसा माना जाता है कि उनकी मातृभूमि इंग्लैंड है, जहां व्यापार पत्राचार लिखने के नियम पहली बार पेश किए गए थे।

पत्राचार के सामान्य नियम

1. इससे पहले कि आप किसी बिजनेस पार्टनर को पत्र लिखना शुरू करें, आपको अपने लिए निम्नलिखित बातों को समझना चाहिए:

पत्र का प्रकार (आवरण पत्र, आदेश पत्र, अधिसूचना पत्र, अनुस्मारक पत्र, प्रस्तुति पत्र, इनकार पत्र, गारंटी पत्र, आदि);

क्या आपके पत्र की प्रतिक्रिया अपेक्षित है (ऐसी स्थितियां हैं जब किसी पत्र की प्रतिक्रिया अपेक्षित नहीं है, उदाहरण के लिए, एक प्रस्तुति पत्र);

क्या पत्र की सामग्री आपके प्राप्तकर्ता को स्पष्ट रूप से स्पष्ट होगी, क्या यह पत्राचार के मुद्दे के संबंध में कोई अस्पष्टता नहीं छोड़ेगी;

क्या आप सुनिश्चित हैं कि मेल द्वारा भेजा गया पत्र समय पर पहुंच जाएगा (यदि नहीं, तो टेलीफैक्स, डीएचएल सेवाओं का उपयोग करना या इंटरनेट के माध्यम से पत्र भेजना बेहतर है)।

2. पत्र का लहजा हमेशा सही रहना चाहिए।

3. अशुद्धियों, अस्पष्टता, पेशेवर शब्दों के अत्यधिक उपयोग से बचते हुए, शब्दावली का सावधानीपूर्वक चयन करना आवश्यक है। पत्र का पाठ समझने में आसान होना चाहिए।

4. एक व्यावसायिक पत्र केवल उस संगठन के लेटरहेड पर लिखा जाना चाहिए जिसकी ओर से आप बोल रहे हैं। चूंकि लेटरहेड का दिखना आपकी कंपनी का एक प्रकार का विजिटिंग कार्ड है, इसलिए आधिकारिक लेटरहेड के डिजाइन को विशेष देखभाल के साथ माना जाना चाहिए। लेटरहेड जितना अधिक औपचारिक होगा, पत्र का स्वर उतना ही अधिक औपचारिक होना चाहिए।

दस्तावेज़ तैयार करते समय, टेक्स्ट एडिटर Microsoft Word (Microsoft Corporation का सॉफ़्टवेयर उत्पाद) का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है, जिसमें टाइम्स न्यू रोमन साइर आकार 12 (सारणी सामग्री के लिए), 13, 14, 15, टाइम्स DL आकार 12, 13, 14 के माध्यम से फोंट का उपयोग किया जाता है। 1 -2 अंतराल।

एक व्यावसायिक पत्र भरते समय, पृष्ठ संख्याएँ पृष्ठ के दाईं ओर नीचे और अन्य व्यावसायिक दस्तावेज़ों को बनाते समय - शीट के शीर्ष मार्जिन के बीच में डाली जाती हैं।

यह अनुशंसा की जाती है कि अक्षर के पाठ को A4-आकार के रूपों में 1.5-2 पंक्ति रिक्ति पर, A5-आकार के रूपों पर और कम - एक पंक्ति रिक्ति पर मुद्रित किया जाए। दस्तावेज़ विवरण (पाठ को छोड़कर), कई पंक्तियों से मिलकर, एक पंक्ति रिक्ति के साथ मुद्रित होते हैं।

लिखित पूछताछ का जवाब प्राप्ति के 10 दिनों के भीतर दिया जाना चाहिए।

सप्ताहांत को छोड़कर, फैक्स और ई-मेल का उत्तर 48 घंटों के भीतर दिया जाना चाहिए

रूस में एक व्यावसायिक पत्र तैयार करने के नियम

रूस में, आधिकारिक रूपों के डिजाइन को नियामक दस्तावेजों द्वारा नियंत्रित किया जाता है और सबसे पहले, GOST 6.30-2003 "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। प्रलेखन की आवश्यकता "।

GOST ने दस्तावेज़ रूपों के लिए दो मानक प्रारूप स्थापित किए - A4 (210 x 297 मिमी) और A5 (148 x 210 मिमी)। दस्तावेज़ की प्रत्येक शीट, दोनों को लेटरहेड पर निष्पादित किया गया है और उस पर नहीं, कम से कम 20 मिमी का मार्जिन होना चाहिए - बाएं; 10 मिमी - दाएं; 20 मिमी - शीर्ष; 20 मिमी - नीचे।

कागजी कार्रवाई के लिए ये आवश्यकताएं रूसी कानून में निहित हैं, लेकिन लेखक विदेशी साझेदार को व्यावसायिक पत्र लिखते समय उनका उपयोग करने की सलाह देते हैं।

आपके संवाददाता के साथ निकटता की डिग्री के आधार पर, अपील "प्रिय + उपनाम (नाम, संरक्षक)" या "प्रिय + नाम और संरक्षक (नाम)" शब्दों से शुरू हो सकती है। "आदरणीय", "भगवान", "मैडम", "उप निदेशक", "विभाग प्रमुख", आदि जैसे शब्द। किसी भी मामले में छोटा नहीं किया जा सकता है। अन्यथा, प्राप्तकर्ता सोच सकता है कि आप वास्तव में उसके लिए अधिक सम्मान नहीं रखते हैं। और पत्र सहयोग के लिए आभार के शब्दों के साथ समाप्त होना चाहिए। और फिर अभिव्यक्ति आपके हस्ताक्षर से पहले रखी जाती है: "ईमानदारी से, ..." या "ईमानदारी से तुम्हारा ..."।

आधिकारिक पत्रों में, "आप" का उल्लेख करना अस्वीकार्य है, भले ही जीवन में आप और यह व्यक्ति न केवल व्यवसाय में हों, बल्कि मैत्रीपूर्ण संबंधों में भी हों।

आमतौर पर, एक व्यवसाय या सेवा पत्र में कई विशिष्ट संरचनात्मक तत्व होते हैं:

1. शीर्षक क्षेत्र.
पत्र के इस भाग में, बाईं ओर, संगठन का एक कोना स्टैंप है जिसमें संगठन का नाम, उसका डाक और अन्य विवरण, साथ ही पंजीकरण संख्या और एक आउटगोइंग दस्तावेज़ के रूप में पत्र के पंजीकरण की तारीख को दर्शाया गया है। यदि सेवा पत्र एक प्रतिक्रिया पत्र है, तो यहां यह भी इंगित किया जाता है कि पत्र किस दस्तावेज का जवाब देता है।
शीर्षलेख के दाईं ओर प्राप्तकर्ता का विवरण होता है।

कोने की मुहर के नीचे दस्तावेज़ के पाठ का शीर्षक है। शीर्षक का भाषा निर्माण इस प्रकार हो सकता है:

ü पूर्वसर्ग "О" + संज्ञा। पूर्वसर्गीय मामले में: "कारों की आपूर्ति पर";

ü प्रश्न "ओ" + एन पर। पूर्वसर्गीय मामले में: "स्पेयर पार्ट्स की आपूर्ति पर";

ü के बारे में + संज्ञा आनुवंशिक मामले में: "खरीद आदेश के संबंध में", आदि।

2. पत्र का वास्तविक पाठ। पत्र के पाठ के डिजाइन की मुख्य विशेषताएं इस प्रकार हैं।

ü सेवा पत्र का पाठ, एक नियम के रूप में, एक मुद्दे से संबंधित होना चाहिए या कई प्रश्न, यदि वे परस्पर संबंधित हैंऔर में माना जाएगा एक संरचनात्मक इकाईगंतव्य संगठन।

ü पत्र के पाठ में, एक नियम के रूप में, दो भाग होते हैं। पहला भाग पत्र तैयार करने का कारण, आधार या औचित्य बताता है, दस्तावेजों के लिंक जो पत्र की तैयारी के लिए आधार हैं, दिए गए हैं। पैराग्राफ से शुरू होने वाले दूसरे भाग में निष्कर्ष, प्रस्ताव, अनुरोध, निर्णय आदि शामिल हैं।

व्यापार पत्र संरचना

1. भेजने वाले संगठन का नाम।

3. पत्र लिखे जाने की तिथि।

4. पत्र के प्राप्तकर्ता का पता।

5. किसी विशिष्ट व्यक्ति का संकेत।

6. परिचयात्मक पता

7. पत्र की सामान्य सामग्री का एक संकेत, अर्थात। पत्र विषय।

8. पत्र का मुख्य पाठ।

9. अंतिम शिष्टाचार सूत्र।

10. हस्ताक्षर।

11. आवेदन का संदर्भ।

एक व्यावसायिक पत्र भरते समय, एक रूसी साथी को कुछ और नियमों को याद रखना चाहिए।.

जिस व्यक्ति को दस्तावेज़ संबोधित किया गया है, उसकी स्थिति मूल मामले में इंगित की गई है, उदाहरण के लिए:

सीईओ के लिए
OJSC "अल्फा बिजनेस"
वी.ए. प्रोखोरोव

बीटा होल्डिंग जेएससी
मुख्य लेखाकार
वी.एम. इवानोव

यदि आप संक्षिप्ताक्षर "मिस्टर", "मिसेज" डालते हैं, तो प्रतिवादी का उपनाम पहले लिखा जाता है, उसके बाद आद्याक्षर।

दस्तावेज़ में चार से अधिक पते वाले नहीं होने चाहिए। दूसरे, तीसरे, चौथे पते के पहले "कॉपी" शब्द का संकेत नहीं दिया गया है। यदि पता करने वालों की संख्या अधिक है, तो एक दस्तावेज़ वितरण सूची बनाई जाती है।

संगठन को पत्र भेजते समय उसका नाम, फिर डाक का पता बताएं।

किसी व्यक्ति को दस्तावेज़ भेजते समय, प्राप्तकर्ता का नाम और आद्याक्षर इंगित करें, फिर डाक का पता

पत्र के पाठ में नामित अनुलग्नक की उपस्थिति के बारे में एक नोट निम्नानुसार बनाया गया है:

आवेदन: 5 लीटर। 2 प्रतियों में .

यदि पत्र में कोई अनुलग्नक है जिसका नाम पाठ में नहीं है, तो उसका नाम, शीटों की संख्या और प्रतियों की संख्या इंगित करें; यदि कई अनुप्रयोग हैं, तो उन्हें क्रमांकित किया जाता है, उदाहरण के लिए:

यदि संलग्नक बाध्य हैं, तो चादरों की संख्या इंगित नहीं की जाती है।

यदि दस्तावेज़ में इंगित सभी पतों पर आवेदन नहीं भेजा जाता है, तो इसकी उपस्थिति के बारे में एक निशान निम्नानुसार बनाया जाता है:

परिशिष्ट: 3 एल पर। 5 प्रतियों में। केवल पहले पते पर.

अपेक्षित "हस्ताक्षर" में उस व्यक्ति की स्थिति का नाम शामिल है जिसने दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए हैं (पूर्ण, यदि दस्तावेज़ लेटरहेड पर नहीं बनाया गया है, और संक्षिप्त - कंपनी के आधिकारिक लेटरहेड पर तैयार किए गए दस्तावेज़ पर); व्यक्तिगत हस्ताक्षर; उदाहरण के लिए हस्ताक्षर का प्रतिलेख (आरंभिक, उपनाम),

प्रशिक्षण

ई-मेल द्वारा व्यावसायिक पत्राचार व्यावसायिक संस्थाओं के बीच लिखित संचार का एक सुविधाजनक तरीका है। आपको बहुत सारे पत्र लिखना और प्राप्त करना है, और संचार की गति और शुद्धता कंपनी के सफल कार्य के घटकों में से एक है। व्यापार पत्राचार के कुछ नियम।

ई-मेल ने अपने फायदे - 24/7 उपलब्धता, दक्षता और उपयोग में आसानी के कारण व्यावसायिक पत्राचार में मजबूती से अपना स्थान बना लिया है। इस लेख में, हम ऑनलाइन व्यापार पत्राचार की कुछ बारीकियों को देखेंगे।

पत्र प्राप्त करना

1. कार्य दिवस के दौरान आपको अपना इनबॉक्स कई बार देखना चाहिए। अन्यथा, आप महत्वपूर्ण मुद्दों के समाधान में देरी कर सकते हैं और अन्य लोगों के काम को रोक सकते हैं।
2. अगर आपको कोई पत्र मिला है, तो आपको इसे पढ़ने की जरूरत है, क्योंकि किसी ने इसे भेजा है। स्वाभाविक रूप से, हम यहां स्पैम के बारे में बात नहीं कर रहे हैं।
3. यदि आप एक प्रबंधक हैं, तो आपके कार्य दिवस की शुरुआत आपके मेल की जाँच से होनी चाहिए। सुविधा के लिए, अपने ईमेल क्लाइंट को हर 10-20 मिनट में स्वचालित रूप से मेल भेजने या भेजने के लिए सेट करें।
4. इस घटना में कि आप व्यस्त हैं और आपको एक पत्र प्राप्त हुआ है, देखें कि यह कौन है, पत्र का विषय क्या है, और पत्र के महत्व का आकलन करने के लिए शीर्षक को तुरंत देखें।
5. ईमेल का तुरंत जवाब देने की कोशिश करें - इससे आपको मेल में रुकावटों से बचने में मदद मिलेगी।

प्रति, प्रतिलिपि, और गुप्त प्रतिलिपि फ़ील्ड का सही उपयोग करें

1. "किसको"। यदि आप कोई प्रश्न भेजते हैं या कुछ स्पष्ट करने के लिए कहते हैं, तो आप उस प्राप्तकर्ता से उत्तर की अपेक्षा करते हैं, जिसका डेटा "किससे" फ़ील्ड में इंगित किया गया है। जब आप प्राप्तकर्ता हों, तो आपको प्रश्न का उत्तर देना होगा। यानी इस फील्ड में प्राप्तकर्ता का डेटा होता है।
2. "कॉपी"। प्राप्तकर्ता, जिसका विवरण इस क्षेत्र में इंगित किया गया है, "आमंत्रित चश्मदीदों" की तरह है। इस मामले में, प्राप्तकर्ता को पत्र का जवाब नहीं देना चाहिए। इसके अलावा, यदि आपको ऐसा पत्र भेजने की आवश्यकता है, तो इसे "क्षमा करें हस्तक्षेप करने के लिए" पंक्तियों से शुरू होना चाहिए, विनम्रता से बाहर।
3. "छिपी हुई प्रति"। मुख्य प्राप्तकर्ता यह नहीं जानता है कि पत्र उस प्राप्तकर्ता को भेजा गया है जिसका विवरण "ब्लाइंड कार्बन कॉपी" फ़ील्ड में दर्शाया गया है। साथ ही, इस फ़ील्ड का उपयोग बल्क मेलिंग के लिए किया जाता है।

उत्तर देते समय, आपको "सभी को उत्तर दें" बटन के बारे में नहीं भूलना चाहिए, इससे आपको एक भी प्राप्तकर्ता को याद नहीं करने में मदद मिलेगी। आप अवांछित प्राप्तकर्ताओं को हटा सकते हैं और किसी भी समय नए जोड़ सकते हैं।

विषय क्षेत्र। इस क्षेत्र को हमेशा भरा जाना चाहिए। जिस व्यक्ति को पत्र संबोधित किया जाता है, वह प्रति दिन बड़ी मात्रा में मेल प्राप्त कर सकता है, और इस क्षेत्र के अनुसार वह पत्र के महत्व की डिग्री का आकलन करने में सक्षम होगा। ईमेल की विषय पंक्ति को संक्षिप्त और सूचनात्मक रूप से इसकी सामग्री प्रदर्शित करनी चाहिए।

"लेखन का महत्व।" यदि पत्र में महत्वपूर्ण या जरूरी जानकारी है जिस पर तत्काल विचार करने की आवश्यकता है, तो इसे इंगित करें, महत्व को "उच्च" पर सेट करें। इससे आपका ईमेल आपके इनबॉक्स में अलग दिखाई देगा। लेकिन व्यर्थ में इस सुविधा का अति प्रयोग न करें।

ईमेल का जवाब कैसे दें

नीचे हम एक छोटे से निर्देश को देखेंगे कि किसी पत्र का उत्तर कैसे लिखा जाए।

1. आपको हमेशा अभिवादन के साथ शुरुआत करने की जरूरत है - विनम्रता के लिए एक श्रद्धांजलि, इसके बारे में कुछ नहीं किया जा सकता है।
2. आपको किसी व्यक्ति के साथ उसकी भाषा में संवाद करने की आवश्यकता है। और यह न केवल भाषाविज्ञान पर लागू होता है, बल्कि संचार के रूप पर भी लागू होता है। अनौपचारिक संचार को अपमानजनक माना जा सकता है, और यहां तक ​​कि वार्ताकार को ठेस पहुंचाने का प्रयास भी।
3. मोबाइल फोन से पत्र भेजने के अलावा, आपको लिप्यंतरण का उपयोग नहीं करना चाहिए। मामले में जब आपके मेल क्लाइंट के पास रूसी भाषा नहीं है, तो आवेदन में पत्र का पाठ भेजें।
4. एक व्यावसायिक पत्र सुसंगत, सटीक और संक्षिप्त होना चाहिए। सटीकता का अर्थ उस डेटा का स्पष्ट संकेत है जिसका आप उल्लेख कर रहे हैं (तारीख, स्थान, समय, आदि)। ईमानदारी - आपके पत्र के प्राप्तकर्ता को पहली ही पंक्तियों से समझना चाहिए कि वास्तव में उसे क्या चाहिए। संक्षिप्तवाद। यदि आप स्पष्ट रूप से सोचते हैं, तो आप अपने विचारों को स्पष्ट रूप से व्यक्त करने में सक्षम हैं। और आपका वार्ताकार तुरंत इसे देखेगा और इसकी सराहना करेगा। इसलिए, कई पृष्ठों के लिए "पानी" से बचने के लायक है यदि आप कई वाक्यों में मामले के सार को संक्षेप में प्रस्तुत कर सकते हैं।
5. जब एक पत्र में कई प्रश्न, कार्य या विषय होते हैं, तो उन्हें संरचित और एक दूसरे से अलग करने की आवश्यकता होती है। विचारों की एक निर्बाध धारा को पढ़ना मुश्किल है, और इससे महत्वपूर्ण बिंदुओं को अलग करना और भी मुश्किल है।
6. पत्रों में निहित अनुरोधों का यथासंभव विस्तार से उत्तर दिया जाना चाहिए। "हो जाएगा" जैसे उत्तर अस्वीकार्य हैं।
7. पत्र के पाठ में कोई गलती नहीं होनी चाहिए। यह ठीक है अगर एक या दो मामूली टाइपो अंदर घुस जाते हैं। लेकिन अगर आप पत्र से पत्र तक पुरानी निरक्षरता से पीड़ित हैं, तो वार्ताकार पर आप पर सबसे अच्छा प्रभाव नहीं पड़ेगा।
8. हमेशा अपने पत्रों को प्रूफरीड करें! पत्र को कई बार पढ़ें, और सुनिश्चित करें कि आपने कुछ भी नहीं छोड़ा है, त्रुटियों के लिए इसकी जांच करें, यदि प्राप्तकर्ता का विवरण सही है, आदि, आदि।

व्यावसायिक पत्राचारव्यापार करने का एक महत्वपूर्ण तत्व है। कंपनी अपने ग्राहकों या व्यावसायिक भागीदारों के सामने जिस तरह से पेश आती है, वह उसकी विशेषताओं पर निर्भर करती है। जिस पर आप भरोसा कर सकते हैं और जिसके साथ आप व्यापार कर सकते हैं, आपको व्यापार पत्राचार के मानदंडों, शिष्टाचार के नियमों का एक विचार होना चाहिए। ऐसे नियमों और विनियमों का अनुपालन निश्चित रूप से समग्र रूप से व्यवसाय की सफलता में योगदान देगा।

व्यापार पत्राचार की भाषा

व्यावसायिक पत्राचार शिष्टाचार का मानदंड भाषा की प्रस्तुति की एक निश्चित शैली है, जो भिन्न है:

1. बार-बार दोहराव, भाषण की एकरूपता बदल जाती है।

स्पष्टीकरण का यह संस्करण आपको अपने आप को अधिक विशेष रूप से, समझदारी से व्यक्त करने की अनुमति देता है। यह पत्र के पाठ की एक अलग समझ को समाप्त करता है। यह सलाह दी जाती है कि कुछ वाक्यांशों का एक सेट हाथ में रखा जाए, जो सबसे पहले, एक स्पष्ट व्यावसायिक संदेश लिखने की अनुमति देगा, और दूसरा, अगला, यहां तक ​​​​कि बेचने वाले पत्र को तैयार करने में समय बचाने के लिए।

1. तटस्थ स्वर।

जानकारी को तार्किक रूप से प्रस्तुत करना महत्वपूर्ण है। व्यावसायिक पत्राचार में तथ्यों का भावनात्मक मूल्यांकन अनुचित है। बोलचाल, द्वंद्वात्मक अभिव्यक्तियों, शब्दों, किसी प्रकार के अंतर्विरोधों का उल्लेख करना अस्वीकार्य है। पत्राचार की प्रक्रिया में बताए गए तथ्यों की निष्पक्षता सुनिश्चित करना, उन्हें स्पष्ट तार्किक क्रम में बनाना महत्वपूर्ण है।

1. शब्दार्थ सटीकता।

व्यावसायिक पत्रों की सार्थक सामग्री उनके व्यावहारिक और यहां तक ​​कि कानूनी मूल्य को सुनिश्चित करती है। इसलिए, सही शब्दों का चयन करना महत्वपूर्ण है ताकि प्रेषक प्रेषक को समझ सके। दोहरे अर्थ वाले शब्दों को शामिल न करना बेहतर है। इस मामले में, ऐसा हो सकता है कि प्राप्तकर्ता पत्र की सामग्री को अपने तरीके से अलग तरीके से समझेगा।

1. तथ्यात्मक सामग्री का चयन।

एक व्यावसायिक पत्र में डेटा, तथ्य सूचनात्मक होना चाहिए और सबसे महत्वपूर्ण बात, सावधानीपूर्वक जाँच की जानी चाहिए। इस मामले में, तथ्यों को सावधानी से चुना जाना चाहिए, केवल उन लोगों को इंगित करें जो किसी विशेष मामले के लिए प्रासंगिक हैं। एक ही प्रकार के डेटा की गणना करना अस्वीकार्य है, महत्वहीन तथ्यों को इंगित करता है।

व्यावसायिक पत्रों के प्रकार

व्यावसायिक पत्रों को आमतौर पर उनकी विशेषताओं के अनुसार वर्गीकृत किया जाता है:

• कार्यक्षमता से - किसी प्रश्न, अनुरोध, अपील, प्रस्ताव आदि का उत्तर।
• संरचना द्वारा - मानक (विशिष्ट व्यावसायिक प्रश्नों, स्थितियों को हल करना), अनियमित (लेखक, औपचारिक और तार्किक प्रस्तुति या शिष्टाचार मानदंडों के आधार पर);
• विषय के अनुसार - व्यापार (निर्णायक आर्थिक, कानूनी, कंपनी की गतिविधियों से संबंधित अन्य मुद्दे) या वाणिज्यिक, आपूर्ति, बिक्री से संबंधित;
• अभिभाषक के प्रकार से - साधारण (एक अभिभाषक को), परिपत्र (एक साथ कई पतों पर भेजा गया);
• रचना द्वारा - 1-पहलू (1 समस्या को दर्शाता है), बहु-पहलू (कई समस्याओं का वर्णन)।

सामग्री द्वारा व्यावसायिक पत्रों के प्रकार:

• एक संचार भूमिका निभाएं (इनकार, दावा, औचित्य, मान्यता);
• समझौते का एक रूप होना (व्यावसायिक बैठकों के परिणामों के आधार पर, कार्यों को पूरा करने की समय सीमा के साथ, विभिन्न दायित्वों को पूरा करना);
• अनुरोध के रूप में हो - आवश्यक जानकारी प्राप्त करने के लिए;
• एक प्रस्ताव बनें (अक्सर यह पूछताछ के पहले प्राप्त पत्र का जवाब होता है)।

व्यावसायिक पत्रों का पंजीकरण

इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार की संभावनाओं के व्यापक उपयोग के बावजूद, अभी भी कागज पर मुद्रित व्यावसायिक पत्र भेजने की प्रथा है। और इस मामले में, यह बहुत महत्वपूर्ण है कि पत्र स्वयं कैसा दिखता है, क्योंकि एक व्यावसायिक पत्र की उपस्थिति प्रेषक कंपनी के प्राप्तकर्ता के विचार को प्रभावित कर सकती है। इसलिए, आपको निम्नलिखित डिज़ाइन मानकों का पालन करने की आवश्यकता है:

• व्यावसायिक पत्रों को लेटरहेड पर मुद्रित किया जाना चाहिए, अधिमानतः उच्च गुणवत्ता वाले कागज से बना होना चाहिए, जो प्रेषक के पूर्ण विवरण को दर्शाता है, जबकि उन्हें पढ़ने में आसान होना चाहिए;
• विदेशी भागीदारों को संबोधित एक पत्र में प्रेषक का विवरण, ग्राहकों को अंग्रेजी में लिखा जाना चाहिए;
• लिफाफे में पत्र को यथासंभव एक बार मोड़ा जाना चाहिए और पाठ को अंदर की ओर रखना चाहिए। बहुत महत्वपूर्ण पत्रों के लिए, एक बड़े, मोटे पर्याप्त लिफाफे का उपयोग करना बेहतर होता है ताकि पत्र की शीट को मोड़ने की आवश्यकता न हो;
• लिफाफे पर सभी विवरणों को इंगित करने की अनुमति है, जैसा कि पत्र में ही है, और यहां तक ​​कि कंपनी के लोगो में भी;
• प्राप्तकर्ता का पता केवल लिफाफे पर दर्शाया गया है। पारदर्शी विंडो वाले लिफाफे का उपयोग करते समय, प्राप्तकर्ता का पता ऊपरी दाएं कोने में ही पत्र पर लिखा होता है। फिर पत्र को मोड़ा जाता है ताकि पता पारदर्शी विंडो में दिखाई दे;
• प्रेषक का पता लिफाफे और पत्र की शीट दोनों पर लिखा होता है।

व्यापार पत्राचार नियम

# 1 - एक पतेदार को पत्र भेजना। इस मामले में पत्राचार व्यक्तिगत हो जाएगा, जो महत्वपूर्ण है, खासकर व्यावसायिक संबंध स्थापित करते समय।

नंबर 2 -। आपको सभी पत्रों का उत्तर देने की आवश्यकता है, और समय पर, यदि लक्ष्य निर्धारित किया गया है - एक ऐसी कंपनी की छवि बनाने के लिए जो हमेशा सहयोग के लिए तैयार रहती है, जो सम्मान के साथ संबोधित करने वालों के साथ व्यवहार करती है। हालाँकि, यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि आपको कविता नहीं लिखनी चाहिए। स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से - यह उत्तर की शैली होनी चाहिए। इस मामले में, आपको "1 अक्षर - 1 प्रतिक्रिया" योजना का पालन करना होगा।

# 3 - यदि आप चाहते हैं कि ई-मेल की सामग्री को कई पते पर पहुँचाया जाए, तो उनके पते "कॉपी" लाइन में जोड़े जाते हैं। इस मामले में, पत्र प्राप्त करने वाला, जिसका पता "प्रतिलिपि" पंक्ति में दर्ज किया गया है, उत्तर नहीं दे सकता है। मुख्य बात यह है कि उसे इस या उस अवसर पर सूचित किया जाता है।

# 4 - एक साथ कई प्राप्तकर्ताओं को ईमेल भेजने की अनुमति है, लेकिन !!! केवल अगर संदेश के लिए कोई उत्तर अपेक्षित नहीं है। इस तरह के पत्रों में कीमतों का वितरण, कार्यसूची में बदलाव के बारे में संदेश आदि शामिल हैं।

# 5 - व्यवसाय पत्र में विषय का संकेत देना आवश्यक है। विषय पंक्ति, प्राप्तकर्ता को तुरंत यह समझने की अनुमति देती है कि संदेश किस बारे में है।

नंबर 6 - योजना "पहले अभिवादन है, फिर अभिभाषक से अपील है।" व्यावसायिक पत्राचार में, नाम और मध्य नाम से आवेदन करने की प्रथा है।

# 7 - पत्र का पाठ 3 प्रमुख बिंदुओं पर आधारित होना चाहिए: एक अभिवादन + एक अपील, एक प्रश्न का एक बयान, एक अनुरोध या कार्रवाई के लिए प्रोत्साहन।

# 8 - आपको अलर्ट फ़ंक्शन का सावधानीपूर्वक उपयोग करने की आवश्यकता है। इस मामले में, संदेश के अंत में, सबसे विनम्र स्वर में एक अनुरोध का संकेत दिया जाता है कि पताकर्ता प्रेषक को पत्र पढ़ने के तथ्य के बारे में सूचित करता है।

नंबर 9 - हस्ताक्षर के साथ यथासंभव संक्षिप्त होना चाहिए। इस मामले में, न केवल कुछ शब्दों को दर्ज करना महत्वपूर्ण है, उदाहरण के लिए, "ईमानदारी से", बल्कि यह भी संकेत मिलता है, ई-मेल का उपयोग करते हुए व्यापार पत्राचार के मामले में, उस व्यक्ति के नाम और स्थिति के बाद जिसने पत्र लिखा था, उसकी मुख्य संपर्क जानकारी।

नंबर 10 - एक अनिवार्य संकेत है कि पत्र के साथ अतिरिक्त सामग्री संलग्न है, यदि कोई हो तो पत्र के साथ भेजा जाता है। कागज पर एक नियमित पत्र के मामले में, ज्यादातर मामलों में, इतनी संख्या में चादरों पर संलग्नक का संकेत पर्याप्त है। यदि हम इलेक्ट्रॉनिक व्यापार पत्राचार के बारे में बात कर रहे हैं, तो आवेदन की जानकारी में संलग्न फाइलों के बारे में डेटा शामिल होना चाहिए, विशेष रूप से, उनका प्रारूप, मात्रा, सामग्री। फ़ाइलें आकार में 5 एमबी से अधिक नहीं होनी चाहिए।

व्यापार पत्राचार की विशेषताएं

1. "प्रिय, सम्मानित, आदरणीय" सामान्य व्यावसायिक पत्रों में पते का सबसे सामान्य रूप है।
2. "प्रिय" बधाई पत्रों में उपयोग किए जाने वाले पते का भावनात्मक रूप है।
3. अनौपचारिक अक्षरों में केवल नाम और संरक्षक का उपयोग किया जाता है।
4. व्यापार भागीदारों के बीच एक पत्र "निर्णय औचित्य / निर्णय स्वयं" या "निर्णय स्वयं / निर्णय औचित्य" योजना के अनुसार संरचित है। पहला विकल्प इनकार के पत्रों में उपयोग करना बेहतर है, दूसरा - सकारात्मक निर्णय के मामले में।
5. आधिकारिक आदेश का पालन किया जाना चाहिए। उदाहरण: एक प्रबंधक द्वारा हस्ताक्षरित एक पत्र का उत्तर समान पद धारण करने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर के साथ दिया जाना चाहिए। इस मामले में, ऐसा विकल्प संभव है जब निदेशक स्वयं डिप्टी द्वारा हस्ताक्षरित पत्र का जवाब दे सके।
6. अनुरोध पत्र में कुछ शब्द होने चाहिए। उदाहरण: पूछना, पूछना, पूछना, आदि। साथ ही, इस तरह के पत्र की प्रतिक्रिया में स्पष्ट रूप से संकेत होना चाहिए कि क्या अनुरोध निष्पादित किया जाएगा या क्या इसे अस्वीकार कर दिया जाएगा।

जरूरी!याद रखें, यह केवल नियमों और विनियमों का एक सेट नहीं है, यह एक तरह की कला है जो व्यावसायिक संचार के बहुमुखी ज्ञान वाले पेशेवरों से सीखने लायक है।

पत्राचार प्रशिक्षण पर ध्यान दें:

• व्यापार में ई-मेल पत्राचार। व्यावसायिक संबंध प्रबंधित करें
• भागीदारों के साथ ई-मेल पत्राचार। कठिन परिस्थितियाँ (उन्नत)

सामग्री