बिक्री विभाग में योजना बैठक. आप क्या जानना चाहते हैं? योजना बैठक, परिचालन बैठक, परिचालन बैठक

रूस में, कार्य कार्यों के बारे में एक टीम में इकट्ठा होने की प्रथा नहीं है। यह इस तथ्य के कारण है कि हर कोई बैठकों में बैठने और स्पष्ट विषयों पर बात करने के बजाय काम पर काम पूरा करने की जल्दी में है। लेकिन क्या होगा यदि ऐसी बैठकें सभी के लिए उपयोगी हों, उन्हें कुशलतापूर्वक और शीघ्रता से संपन्न किया जाए? फिर उन्हें मना करना बेवकूफी होगी. इसलिए, हम आपकी कंपनी में बुनियादी बातों से लेकर तैयार किए गए टेम्पलेट्स तक, "योजना बैठक" के रूप में इस तरह के आयोजन की शुरुआत कर रहे हैं।

शायद हमें नहीं करना चाहिए?

क्या आपने कभी कर्मचारियों के साथ नियोजन बैठकें आयोजित करने का प्रयास किया है? यदि हां, तो मुझे यकीन है कि आपको इवेंट के अंत में "हमने फिर से किसी बारे में बात नहीं की" जैसे बयानों का सामना करना पड़ा होगा। यह एक क्लासिक स्थिति है और यह योजना बैठकें आयोजित करने के तरीके की अज्ञानता से जुड़ी है, न कि इस तथ्य से कि यह आम तौर पर खराब और अप्रभावी है।

और सभी बिंदुओं को तुरंत ठीक करने के लिए, आइए योजना बैठक क्या है, इसकी अवधारणा को ठीक करें। और कृपया ध्यान दें, मैं इसे अपने दिमाग से नहीं, बल्कि इस प्रकार के किसी शब्दकोश से लेता हूं: ओज़ेगोव, एफ़्रेमोव, दल, तिखोनोव या कुज़नेत्सोव। वे सभी देना, देना या लेना, एक ही विवरण देते हैं।

योजना बैठक - सौंपे गए कार्यों की प्रगति का मूल्यांकन और निर्धारण करने के लिए एक छोटी बैठक।

मुख्य शब्द एक छोटी मुलाकात है. यही बात एक योजना बैठक को एक बैठक से अलग करती है। और चूँकि दुनिया में सब कुछ सापेक्ष है, हम ऐसी बैठक कितने समय तक चलेगी इसकी अधिकतम सीमा निर्धारित करेंगे - 60 मिनट। बाकी सब कुछ एक योजना बैठक नहीं है, बल्कि, जैसा कि हम पहले ही कह चुके हैं, एक बैठक है।

नियोजन बैठकों के प्रकार

योजना बैठक अलग है. पहली नज़र में, वे सभी एक जैसे हैं, लेकिन वास्तव में उनकी संरचना और उद्देश्य एक दूसरे से भिन्न हैं। इसलिए, आपको उनके प्रकारों को जानना होगा और ठीक उन्हीं का उपयोग करना होगा जिनकी आपकी टीम को आवश्यकता है।

समय व्यतीत करना

हम सभी नियोजन बैठकों को तीन समय में विभाजित कर सकते हैं: दैनिक, साप्ताहिक और मासिक। आमतौर पर किसी कंपनी के पास इनमें से केवल एक ही विकल्प होता है, बाकी सभी को अनावश्यक माना जाता है। हालाँकि उन सभी के कार्य अलग-अलग हैं और अलग-अलग योजनाओं के अनुसार किए जाते हैं।

1. दैनिक योजनाकार। सक्रिय कार्य या कर्मचारियों की प्रेरणा के मामले में इसकी आवश्यकता है। इसकी अवधि 15 मिनट से अधिक नहीं है, सब कुछ छोटा और बिंदुवार है।
2. साप्ताहिक योजना। हम इसका उपयोग पिछले सप्ताह का सारांश प्रस्तुत करने और भविष्य के लिए योजनाएँ बनाने के लिए करते हैं। ऐसी बैठक की अवधि 30 मिनट तक होती है।
3. मासिक योजनाकार. एक महीने के काम में प्राप्त परिणामों का मूल्यांकन करने के लिए एक अनिवार्य घटना, जो सभी दिनों और हफ्तों का योग है। 1 घंटे तक की अवधि.

अक्सर मासिक नियोजन बैठक को 2-3 घंटे तक बढ़ा दिया जाता है। इस मामले में, रूसी भाषा के नियमों के अनुसार, यह पहले से ही एक बैठक है। लेकिन चूँकि हमारे लिए जो अधिक महत्वपूर्ण है वह वास्तविक नाम नहीं है, बल्कि वास्तविक उद्देश्य है, हम 3 बजे तक ऐसी बैठक की अनुमति दे सकते हैं। मुख्य बात यह है कि यह सब मुद्दे पर आधारित है।

आपको यह भी ध्यान में रखना चाहिए कि अत्यावश्यक या गंभीर मुद्दों को हल करने के लिए गैर-प्रणालीगत बैठकें होती हैं। ऐसी नियोजन बैठकों को अनिर्धारित कहा जाता है। उन्हें एकत्र किया जाता है, बाहर ले जाया जाता है और बहुत जल्दी समाप्त कर दिया जाता है। लेकिन वे मौजूद हैं और आप उनसे बच नहीं सकते।

यह ध्यान देने योग्य होगा यदि सभी, या कम से कम कई कंपनियां, ऊपर दिए गए मजाक के अनुसार काम करें। लेकिन, अफ़सोस, ऐसी योजना लगभग कभी नहीं होती। इसलिए, हम नियोजन बैठकों के विषयों पर आगे बढ़ते हैं।

बैठक का विषय

इस तथ्य के अलावा कि नियोजन बैठकों को समय अंतराल में विभाजित किया जाता है, उन्हें विषयों में भी विभाजित किया जाता है। हालाँकि अधिकांश लोगों के लिए, एक नियोजन बैठक सप्ताह के लिए पूर्ण किए गए कार्यों का आकलन और बिक्री योजना की उपलब्धि का सारांश है। यह प्रारूप भी मौजूद है, लेकिन सब कुछ क्रमिक है।

1. कार्यों का वितरण. ऐसी बैठक का उद्देश्य और परिणाम यह है कि कर्मचारियों पर निकट भविष्य के लिए कार्यों का बोझ बढ़ जाता है।
2. एक सवाल। अक्सर ये अनिर्धारित बैठकें होती हैं, जिनका विषय एजेंडे में अलग-अलग मुद्दे होते हैं।
3. मंथन. किसी दिए गए विषय पर विचार उत्पन्न करने के लिए हम अक्सर टीम के एक छोटे से हिस्से के साथ छोटी बैठकें करते हैं।
4. सूचनात्मक. वही योजना बैठक जिसके हम सभी आदी हैं, एक निश्चित समय पर वास्तविक स्थिति को व्यक्त करते हुए।
5. प्रेरक. लोगों को ऊर्जावान रहने की जरूरत है, खासकर अगर उनका काम बहुत तनावपूर्ण हो। ऐसी बैठकों के माध्यम से आपको ऐसा करने का अवसर मिलेगा, क्योंकि यह प्रेरणा का एक उत्कृष्ट तरीका है।
6. शैक्षिक. कम समय में अल्प ज्ञान. यह उबाऊ नहीं होगा और उपयोगी होगा, खासकर यदि आप इसे अक्सर करते हैं।

वास्तव में, हमारी योजना बैठकें विभिन्न विषयों के स्नोबॉल की तरह हैं। ये बुरा नहीं है। मुख्य बात यह है कि आप हर चीज़ पर पर्याप्त ध्यान दे सकें। "पूरे यूरोप में घूमने" की रणनीति से कुछ भी अच्छा नहीं होगा, क्योंकि यह मछली खाने या फ्राइंग पैन को धोने के लिए काम नहीं करेगा। यह एक मिथक है.

हम पहले से ही 45,000 से अधिक लोग हैं। शामिल हों

एक सफल योजना बैठक के घटक

इससे पहले कि हम किसी योजना बैठक के लिए विशिष्ट टेम्पलेट्स पर आगे बढ़ें, आइए ऐसी बैठक आयोजित करने के मुख्य बिंदुओं को परिभाषित करें। क्योंकि यह न केवल क्या करना है, बल्कि इसे कैसे करना है, यह भी महत्वपूर्ण है। सब कुछ क्रमिक है, साथियों, अपना समय लें।

• मुलाकात का कारण. हमने इसे सुलझा लिया है; हर बैठक का एक कारण होना चाहिए। और उसके बारे में हर किसी को पता होना चाहिए;
• लोग। आपको पहले से पता होना चाहिए कि योजना बैठक में कौन भाग लेगा और प्रतिभागियों को इसके बारे में सूचित करेगा;
• जगह। सम्मेलन कक्ष, कार्यालय या गलियारा - स्वयं निर्णय लें। मुझे यकीन है कि यह मुश्किल नहीं है;
• समय व्यतीत करना। किसी आदत को विकसित होने में एक विशिष्ट समय लगता है, अधिमानतः हमेशा एक ही समय;
• बैठक विनियम. आपको और कर्मचारियों को इस बैठक के उपविषयों और समय के बारे में पता होना चाहिए;
• अतिरिक्त सामग्री। फ्लिपचार्ट, कागज, कलम और अन्य सामग्री बैठक से पहले तैयार होनी चाहिए;
• क्यूरेटर. आमतौर पर नियोजन बैठक का नेता बॉस या प्रबंधकों में से एक होता है, लेकिन यह एक कर्मचारी भी हो सकता है;
• सचिव। वह व्यक्ति जो आगे के वितरण के लिए योजना बैठक, तथाकथित प्रोटोकॉल के सभी परिणामों को रिकॉर्ड करेगा।

यदि आप इन घटकों को ध्यान में रखते हैं, तो नियोजन बैठक की प्रभावशीलता बहुत अधिक होगी, क्योंकि आप इसके लिए ठीक से तैयारी कर पाएंगे और जान पाएंगे कि नियोजन बैठक में क्या कहना है।

सूची में से कुछ स्पष्ट बातें हैं. लेकिन इस बारे में सोचें कि वर्तमान स्थिति के सापेक्ष प्रत्येक बिंदु को कैसे बेहतर बनाया जा सकता है। उदाहरण के लिए, बिक्री प्रबंधकों के अलावा अन्य लोगों को बैठक में आमंत्रित किया जा सकता है। या यह उन नियोजन बैठकों का हिस्सा बन सकता है जो कर्मचारियों द्वारा स्वयं आयोजित की जाती हैं।

और उन लोगों के लिए एक और महत्वपूर्ण प्लस जो अभी भी संदेह करते हैं, नीचे दिया गया वीडियो देखें।

कार्यान्वयन के लिए योजना बैठक योजना

मुझे वास्तव में टेम्प्लेट और नमूने पसंद नहीं हैं क्योंकि वे प्रत्येक कंपनी की व्यक्तिगत विशेषताओं को ध्यान में नहीं रखते हैं। लेकिन प्रत्येक व्यवसाय विशिष्ट होता है (मैं यह बात प्रबंधकों से हर समय सुनता हूं)। लेकिन यदि आप डरपोक व्यक्ति नहीं हैं, तो आप इस नमूने को आसानी से अपनी कंपनी के लिए नियोजन बैठक आयोजित करने की योजना में बदल सकते हैं।

यह एक योजना है कि सप्ताह में एक बार बिक्री विभाग में नियोजन बैठक कैसे आयोजित की जाए; मासिक संस्करण अधिक महत्वाकांक्षी दिखाई देगा, और दैनिक नियोजन बैठक योजना अधिक विनम्र दिखेगी। और, निःसंदेह, परिणामों का सारांश या तो एक महीने या एक दिन के लिए किया जाएगा। लेकिन इसके आधार पर, आप अपनी योजना बना सकते हैं, चाहे आपके पास कुछ भी हो - खुदरा, थोक या सेवाएँ।

चिप्स या महत्वपूर्ण बारीकियों के प्रशंसकों के लिए

कोई भी कार्य बेहतर ढंग से किया जा सकता है। इसलिए, जब हमसे नियोजन बैठकों की प्रभावशीलता का मूल्यांकन करने के लिए कहा जाता है, तो हम अपनी आँखें बंद करके कह सकते हैं कि सुधार के बिंदु हैं। क्या उनमें से बहुत सारे हैं या कम, और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि वे प्रभावशाली हैं या नहीं, यह एक अलग सवाल है। लेकिन आप उन्हें निश्चित रूप से पा सकते हैं। और यहां हमारे अभ्यास से सबसे लोकप्रिय सुधारों की एक सूची है।

स्काइप मीटिंग. यदि कर्मचारी वास्तविक जीवन में नहीं मिल सकते हैं, तो यह बैठक रद्द करने का कोई कारण नहीं है। इसे स्काइप पर संचालित करें. आप स्काइप के माध्यम से उन लोगों से भी जुड़ सकते हैं जो ऑफ़लाइन और ऑनलाइन एक साथ आकर योजना बैठक आयोजित करने में असमर्थ थे।

केवल सकारात्मक. ऐसी बैठकों में, हर चीज़ के बारे में "इसे कैसे सुधारें" और "क्या अच्छा किया गया" के परिप्रेक्ष्य से बात करने का प्रयास करें, तो आपकी बैठकें अधिक प्रेरक और सकारात्मक होंगी।

उपस्थिति के लिए बोनस. डिफ़ॉल्ट रूप से, आप योजना बैठक में अनुपस्थित रहने या देर से आने पर किसी पर जुर्माना लगा सकते हैं, या आप उन लोगों को बोनस दे सकते हैं जिन्होंने एक भी बैठक नहीं छोड़ी।

देर से आने वाले खड़े रहते हैं. जो लोग देर से आते हैं उन्हें न केवल डांट-फटकार और बहुत ही तिरस्कारपूर्ण निगाहों का सामना करना पड़ता है, बल्कि पूरी योजना बैठक भी अपने पैरों पर खड़े होकर बितानी पड़ती है। मज़ेदार? निश्चित रूप से आपके लिए, लेकिन देर से आने वालों के लिए इतना नहीं।

समय रखना. प्रत्येक ब्लॉक के लिए एक विशिष्ट समय निर्धारित करें, और यदि आप इससे आगे जाते हैं, तो बातचीत समाप्त कर दें। पहले तो यह बुरा होगा, फिर आप अधिक प्रभावी होना सीख जायेंगे।

बैठक से पहले नाश्ता. आप मीटिंग से पहले ही अपने लिए कॉफी डाल सकते हैं और कुकीज़ खा सकते हैं। शुरुआत के बाद, शासन लागू होता है - "जिसके पास समय नहीं है वह देर से है।"

सक्रिय को उपहार. सबसे सक्रिय लोगों को प्रोत्साहित किया जा सकता है और किया जाना चाहिए। प्रत्येक नियोजन बैठक में आप उन लोगों को उजागर कर सकते हैं जो बहुत अधिक भाग लेते हैं और इसके लिए एक छोटा-सा उपहार दे सकते हैं। यह छोटी सी बात है, लेकिन अच्छी है।

योजना बैठक का परिणाम. जब "बैठक सचिव" परिणामों का सारांश प्रस्तुत करता है, तो इसे सभी को वितरित किया जाना चाहिए या इससे भी बेहतर, बेहतर आत्मसात के लिए सबसे दृश्यमान स्थान पर रखा जाना चाहिए।

संक्षेप में मुख्य बात के बारे में

मेरी पूरी टीम में 90% लोग टीम के खिलाड़ी हैं, इसलिए हमें छोटी-छोटी बैठकें करना बेहद पसंद है। चूंकि हमारी टीम अपेक्षाकृत युवा (35 वर्ष तक) है, इसलिए हमारे लिए योजना बैठकें आयोजित करना बहुत कठिन है, क्योंकि हर कोई "जीवन भर" हंसने और बात करने का प्रयास करता है। हम 3-4 घंटे तक योजना बैठक कर सकते हैं। लेकिन पहले ऐसा ही था.

अब हम एक ऐसी टीम हैं जो वास्तव में बैठकों की शक्ति, योजना बनाने की प्रक्रिया और उनकी आवश्यकता को समझती है। हमारे पास आंतरिक नियम हैं (कोई टेलीफोन नहीं, हम समाधान की भाषा बोलते हैं, कोई नकारात्मकता नहीं, आदि), हमारे पास तैयार नियम हैं, जिम्मेदार व्यक्ति हैं (हर बार नए) और भी बहुत कुछ। यह सब हमें अधिक प्रभावी बनने में मदद करता है।

जब हम मार्केटिंग परामर्श के लिए कंपनियों के पास आते हैं, तो योजना बैठक उन पहले उपकरणों में से एक है जिसे हम लागू करते हैं। और हर बार हम देखते हैं कि कैसे "गाड़ी मुश्किल से चलती है।" लेकिन सब कुछ बीत जाता है. और इसमें मुख्य नियम न केवल योजना बैठक की गुणवत्ता, बल्कि उसकी नियमितता भी है। इसलिए, यहां आप थोड़ा संशोधित प्रसिद्ध वाक्यांश का उपयोग कर सकते हैं - "इसे कई बार आज़माने के बाद, मैं अब इसे खाता हूं।" सुखद कार्यान्वयन. यदि आपके कोई प्रश्न हैं, तो टिप्पणियों में लिखें।

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योजना बैठक कैसे संचालित करें

योजनाएँ, ब्रीफिंग और बैठकें लगभग हर कर्मचारी के कार्य दिवस का एक अभिन्न अंग हैं। देर-सबेर, एक प्रबंधक को स्वतंत्र रूप से दैनिक नियोजन बैठक आयोजित करने की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है। लेकिन जैसा कि अक्सर होता है, वास्तव में कोई भी यह नहीं सिखाता। इसलिए, अक्सर यह सवाल उठता है: नियोजन बैठक कैसे आयोजित करें?

योजना बैठक के लक्ष्य

पहली चीज़ जो आपको करने की ज़रूरत है वह उन लक्ष्यों को निर्धारित करना है जिन्हें आप एक योजना बैठक आयोजित करके हासिल करना चाहते हैं। एक नियम के रूप में, ऐसी बैठकों का मुख्य लक्ष्य उच्च कर्मचारी प्रेरणा और कार्य सुसंगतता प्राप्त करने के परिणामस्वरूप सभी कर्मचारियों के बीच एक एकल सूचना स्थान बनाना है। योजना बैठकें निम्नलिखित समस्याओं को हल करने में मदद करती हैं:

1. टीम के लिए लक्ष्य और उद्देश्य निर्धारित करना;
2. पूरी टीम को सामान्य जानकारी प्रदान करना;
3. सामान्य मुद्दों का समाधान;
4. कर्मचारियों की प्रेरणा और भागीदारी;
5. सर्वोत्तम प्रथाओं के हस्तांतरण के माध्यम से कर्मचारी प्रशिक्षण;
6. टीम के निर्माण

सहमत हूँ, ऐसे लक्ष्यों को प्राप्त करना किसी भी प्रबंधक के लिए बहुत रुचिकर होता है। इसीलिए व्यवसाय में बैठकों की योजना बनाने का चलन इतना आम है। लेकिन बैठकों से प्रभावशीलता प्राप्त करना इतना आसान नहीं है; स्पष्ट रूप से परिभाषित कार्य योजना का पालन करना और प्रत्येक योजना बैठक के लिए तैयारी करना महत्वपूर्ण है।

योजना बैठक योजना

इसलिए, हमने तय किया है कि बैठक एक महत्वपूर्ण और उपयोगी चीज है, लेकिन इस उपकरण को अधीनस्थों की एक और बेकार यातना में न बदलने के लिए, प्रबंधक को योजना बैठक की तैयारी को पूरी गंभीरता से लेना चाहिए। पहले, हमने बैठक के लक्ष्यों पर चर्चा की थी; प्रबंधक का कार्य, लक्ष्य के आधार पर, बैठक आयोजित करने की योजना तैयार करना है। स्वाभाविक रूप से, विक्रेताओं और TOP प्रबंधकों के लिए बैठक एक दूसरे से मौलिक रूप से भिन्न होगी। हालाँकि संरचना स्वयं लगभग समान होगी।

किसी भी बैठक के संचालन में एक बहुत महत्वपूर्ण बात यह है कि अधीनस्थों को यथाशीघ्र बोलने का अवसर दिया जाए। यह सलाह दी जाती है कि पहले मिनट से ही योजना बैठक में अधिक से अधिक प्रतिभागियों को शामिल किया जाए। इससे टीम गठित करने में मदद मिलेगी.

योजना बैठक की सफलता का रहस्य

सबसे महत्वपूर्ण! किसी मीटिंग को दिलचस्प बनाने के लिए आपको उसकी तैयारी करनी चाहिए। किसी बैठक की सफलता कई महत्वपूर्ण कारकों पर निर्भर करती है:

1. सूचना घटक. बैठक में प्रस्तुत जानकारी उपयोगी एवं रोचक होनी चाहिए। यदि जानकारी उबाऊ और नीरस है, तो जानकारी प्रस्तुत करने का एक दिलचस्प तरीका बनाएं। उबाऊ और अनुपयोगी जानकारी हटाएँ;
2. भावनात्मक घटक. यहां तक ​​कि सबसे दिलचस्प विषय भी गलत प्रस्तुति से बर्बाद हो सकता है। अपने विश्वविद्यालय के शिक्षकों को याद रखें; कुछ व्याख्यानों में पूरे श्रोता सो रहे होते हैं, जबकि अन्य में यह पूरी तरह से बिक जाता है।
3. वह नेता जो बैठक का संचालन करता है। प्रस्तुतकर्ता जितना अधिक आधिकारिक होगा, दर्शक उसे उतना ही बेहतर समझेंगे। यदि आपका अधिकार उच्च नहीं है, तो बिंदु 1 और 2 पर सावधानीपूर्वक काम करें।

नियोजन बैठक आयोजित करने के नियम

देर से आने वाले कर्मचारी

कोई न कोई हमेशा मीटिंग के लिए देर से आने की कोशिश करता है। ऐसे कर्मचारी अत्यधिक विध्वंसक होते हैं और उनसे डटकर मुकाबला किया जाना चाहिए। मैं आपसे टीम के सभी सदस्यों से पहले ही सहमत होने के लिए कहना चाहता हूं कि देर से आने वालों के साथ हम क्या करेंगे। ऐसे कई उदाहरण हैं: देर से आने वाला हर किसी के लिए कॉफी या फल लाता है, देर से आने वाला चुटकुला सुनाता है, देर से आने वाला गाना गाता है, आदि। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि सभी को नियम पता हों और सभी उनका पालन करें। यदि नियम पर विचार किया जाता है और टीम द्वारा स्वीकार किया जाता है, तो आप विलंबता को न्यूनतम कर देंगे।

वही मुलाकात का समय

एक स्पष्ट बैठक कार्यक्रम बनाए रखना बहुत महत्वपूर्ण है। अनिर्धारित बैठकों से बुरा कुछ नहीं है; यह अधीनस्थों की योजनाओं को बाधित करती है और उन्हें ठीक से तैयारी करने की अनुमति नहीं देती है। ऐसी बैठकों के प्रति रवैया शुरू में नकारात्मक होता है, जो काम करने के लिए अनुकूल नहीं होता है।

किसी भी बैठक के बारे में पहले से सूचित किया जाना चाहिए; जब तक आवश्यक न हो, बैठकों की तारीखों और समय में बदलाव न करना सबसे अच्छा है।

बैठकों में देरी न करें

टाइमिंग का पालन करना बहुत जरूरी है, अगर आपने तय कर लिया है कि मीटिंग 30 मिनट से ज्यादा नहीं चलनी चाहिए तो अपनी बात रखें. बैठक जितनी लंबी होगी, उतनी ही कम प्रभावी होगी. यदि आपको जटिल मुद्दों को हल करने की आवश्यकता है और विवरणों पर काम करने के लिए लंबे समय की आवश्यकता है, तो सक्षम कर्मचारियों के कार्य समूह बनाएं। अक्सर, बैठक का अधिकांश समय संगठनात्मक मुद्दों पर काम करने में व्यतीत होता है, और अधिकांश श्रोता बातचीत से पूरी तरह बाहर हो जाते हैं।

केवल प्रस्तुतकर्ता बोलता है

मैं अक्सर ऐसी स्थिति देखता हूं जहां कर्मचारी अपने बॉस से डरते हैं और परिणामस्वरूप बैठक एक तानाशाह के एकालाप में बदल जाती है। एक नियम के रूप में, यह सब घातक सन्नाटे में होता है, और हवा में तनाव महसूस होता है। बैठकों में निर्देश प्रबंधन शैली उपयुक्त नहीं है; यह इस घटना के सार का खंडन करती है। आदर्श रूप से, सभी प्रतिभागियों को योजना बैठक में बोलना चाहिए।

निजी मुद्दों पर चर्चा

कभी-कभी नियोजन बैठक में भाग लेने वालों में से कोई एक अपने निजी मुद्दे को हल करने के लिए इस घटना का उपयोग करने का प्रयास कर सकता है। किसी कर्मचारी के लिए, सार्वजनिक रूप से प्रश्न उठाना आमतौर पर फायदेमंद होता है। यह दृष्टिकोण बैठक को तमाशे में बदल सकता है। इसलिए, इस तरह की हेराफेरी को तुरंत रोकना और निजी मुद्दों को हल करने के लिए एक समय निर्धारित करना आवश्यक है।

बैठक का कामकाज पर असर

बैठक में आप जिन सभी बातों पर सहमत हुए थे, उन्हें आपकी ओर से क्रियान्वित और नियंत्रित किया जाना चाहिए। यदि कोई नियंत्रण नहीं है, तो कर्मचारी जल्दी ही आपके अनुकूल हो जाएंगे और आपके आदेशों का पालन करना बंद कर देंगे।

किसी मीटिंग की प्रभावशीलता की जांच कैसे करें

किसी मीटिंग की प्रभावशीलता का परीक्षण करना काफी आसान है। अपने अधीनस्थों से पूछें कि बैठक में क्या हुआ? मीटिंग के 5 मिनट बाद, 3 घंटे बाद और अगले दिन. इन सवालों के जवाब योजना बैठक आयोजक को फीडबैक प्रदान करते हैं। यदि बहुत अधिक जानकारी है, तो कर्मचारियों को नोट लेने के लिए बाध्य करें। लेकिन हर किसी को किसी भी स्थिति में जानकारी दर्ज करनी चाहिए।

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कंपनी कर्मियों की वफादारी बढ़ाने के एक तरीके के रूप में "प्लानरका"।

यदि आपकी कंपनी में दो या दो से अधिक लोग हैं, तो संचार, यानी सूचनाओं का आदान-प्रदान, आपकी प्रबंधन गतिविधियों का एक अभिन्न तत्व है। आख़िरकार, सूचना संगठन के सभी भागों को जोड़ने वाली कड़ी है। संचार का उल्लंघन (सूचना के हस्तांतरण में त्रुटियां, खराब संरचित विनिमय, आदि) सभी स्तरों पर, उदाहरण के लिए, बॉस - अधीनस्थ या बिक्री विभाग - क्रय विभाग, हमेशा प्रदर्शन संकेतकों में कमी लाता है। और यहां आपका एक मुख्य कार्य कर्मचारियों को न केवल उपकरण या कच्चा माल प्रदान करना है, बल्कि सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि उन्हें अपने कर्तव्यों को कुशलतापूर्वक पूरा करने के लिए जानकारी प्रदान करना है, और इसलिए, आपके व्यवसाय के मुनाफे को बढ़ाना है।

किसी संगठन में संचार कई अलग-अलग रूप ले सकता है और विभिन्न तरीकों से कार्यान्वित किया जा सकता है। संचार का एक अच्छा उदाहरण कर्मचारियों के साथ "योजनाकारों" (बैठकें, "उड़ानें") आयोजित करना है। आज हम अपने ब्लॉग पर एचआर पर पोस्ट की एक श्रृंखला के हिस्से के रूप में बात करेंगे कि एक नियोजन बैठक क्या है, और, सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि कर्मचारियों को नियमित रूप से एक ही स्थान पर इकट्ठा करना क्यों आवश्यक है।

आपको योजनाकार की आवश्यकता क्यों है?

एक "योजना बैठक" को कार्य परिणामों और वर्तमान समस्याओं पर चर्चा करने के लिए एक छोटी परिचालन बैठक के रूप में जाना जा सकता है। इन समस्याओं के समाधान के विकल्पों पर भी चर्चा हो सकती है, लेकिन तब यह किसी खास मुद्दे पर लंबी बैठक होगी. और "योजना बैठक" का मुख्य लक्ष्य वर्तमान स्थिति को नियंत्रित करना और कंपनी के काम में मौजूदा समस्याओं की निगरानी करना है।

आइए जानें कि योजना बैठक में क्या कहना है और आप अपने कर्मचारियों के साथ मिलकर किन सवालों के जवाब देते हैं:

• आप कल (परसों, पिछले सप्ताह) क्या करने में सफल रहे, क्यों;
• क्या नहीं किया जा सका, क्यों;
• हम आज (कल, अगले सप्ताह) क्या और कैसे करने की योजना बना रहे हैं, हमें क्या परिणाम मिलने की उम्मीद है।

कंपनी के कर्मियों की वफादारी बनाने में "नियोजन बैठक" की भूमिका पर भी ध्यान देना आवश्यक है। कर्मचारियों की वफादारी, या, सरल शब्दों में, कंपनी के प्रति वफादारी कर्मचारियों के बीच न केवल वेतन और अन्य भौतिक लाभों के माध्यम से बनती है (हालाँकि वे निश्चित रूप से एक भूमिका निभाते हैं)। वफादारी खरीदी नहीं जा सकती. तो फिर इसे बढ़ाने के लिए योजना बैठक कैसे करें? वफादारी उचित रूप से संरचित संचार के माध्यम से उत्पन्न होती है। इस प्रकार, एक "योजना बैठक" इसी निष्ठा को बढ़ाने के लिए एक उत्कृष्ट उपकरण बन सकती है।

नियोजन बैठक के दौरान, कंपनी के विभागों के बीच की बाधाएँ टूट जाती हैं और फूट कम हो जाती है। कंपनी में जो कुछ भी होता है (योजनाएं, कार्य, समस्याएं) प्रत्येक कर्मचारी के करीब और स्पष्ट हो जाता है, जिससे लोगों की प्रेरणा और रुचि बढ़ती है। आखिरकार, यदि कोई कर्मचारी आने वाले सप्ताह के लिए कंपनी के दीर्घकालिक और अल्पकालिक लक्ष्यों, प्रदर्शन संकेतकों और कार्यों से अनभिज्ञ (समझ से बाहर) है, तो यह अनिवार्य रूप से डिमोटिवेशन की ओर ले जाता है और, परिणामस्वरूप, काम के परिणामों में गिरावट और हानि होती है। नियंत्रण का.

दूसरी ओर, यदि आप योजना बैठक को सही ढंग से संचालित करना जानते हैं, तो कर्मचारी अच्छी तरह से समझते हैं कि कंपनी में, प्रत्येक विभाग में क्या हो रहा है, वे अपनी सामान्य "सफलताओं" और उपलब्धियों पर खुशी मनाते हैं, और साझा करते हैं (बस साझा करें, भले ही वे संयुक्त रूप से हल न करें) समस्याएं। "योजना बैठक" में प्राप्त किए जा सकने वाले ऐसे अनुभवों के माध्यम से ही निष्ठा और टीम भावना का निर्माण होता है।

एक सुव्यवस्थित "योजना बैठक" आपको कर्मचारियों को दैनिक समस्याओं को हल करने और सामान्य लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए प्रेरित करने के लिए त्वरित और प्रभावी ढंग से प्रेरित करने की अनुमति देती है। यह कर्मचारियों के बीच टीम भावना विकसित करने के लिए आदर्श उपकरणों में से एक है - इस संबंध में, इस बात पर जोर दिया जाना चाहिए कि कंपनी में बदलाव शुरू करने की अवधि के दौरान योजना बैठकें आयोजित करना विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। "योजना बैठक" के माध्यम से कर्मचारियों से प्रतिक्रिया प्राप्त करना और नवाचार योजना को समायोजित करना आसान है।

एक योजना बैठक की प्रभावशीलता के संकेत इसके परिणाम हैं - उन्होंने कुछ योजना बनाई, प्रतिक्रिया प्राप्त की, एक विवादास्पद स्थिति को हल किया, नई जानकारी प्रसारित या एकत्र की, आदि। वैसे, ऐसा होता है कि कर्मचारी, और कभी-कभी प्रबंधक, "नियोजन बैठक" को समझते हैं समय की बर्बादी के रूप में, लेकिन वास्तव में, यह केवल एक अप्रभावी, गलत तरीके से आयोजित "योजना बैठक" के बारे में ही कहा जा सकता है। इस लेख में, आप सीखेंगे कि योजना बैठक कैसे आयोजित करें ताकि यह फायदेमंद हो।

नियोजन बैठकें आयोजित करने के नियम

सबसे पहले, प्रारंभ और समाप्ति का समय निश्चित होना चाहिए और सभी प्रतिभागियों को पहले से पता होना चाहिए। कर्मचारियों को 30 मिनट से अधिक समय तक इकट्ठा न करना बेहतर है: कंपनी या विभाग का काम "खड़ा हो जाएगा"। यदि कंपनी छोटी है, तो आप सभी विभागों को एक साथ इकट्ठा कर सकते हैं, यदि यह बड़ी है - केवल विभागों के प्रमुख (वे स्वयं आंतरिक "योजना बैठकें" आयोजित करेंगे) - एक तरह से या किसी अन्य, प्रतिभागियों की संरचना के लिए एक पर्याप्त दृष्टिकोण की आवश्यकता है .

दूसरे, "योजना बैठक" के स्थान के अनुसार। यदि कोई अलग कमरा या बैठक कक्ष नहीं है तो बिक्री विभाग में नियोजन बैठकें कैसे आयोजित करें? आप प्रबंधक के कार्यालय में या बस सबसे बड़े कार्यालय में सभी को इकट्ठा कर सकते हैं। वैसे, यदि पर्याप्त जगह नहीं है, तो "योजना बैठक" को खड़े होकर आयोजित करना और भी बेहतर है - लोग लंबी बातचीत के लिए "मूड में" नहीं होंगे: सब कुछ संक्षिप्त और स्पष्ट है, बिंदु तक।

इसके अलावा, आज ऐसी सेवाएँ हैं जो आपको ऑनलाइन बैठकें और सम्मेलन आयोजित करने की अनुमति देती हैं (उदाहरण के लिए, स्काइप)। यदि आपकी कंपनी बहुत बड़ी है या उसके विभाग विभिन्न भौगोलिक स्थानों पर स्थित हैं तो यह एक अच्छा विकल्प है।

तीसरा, बिक्री विभाग में नियोजन बैठकें ठीक से कैसे आयोजित करें और यह कितनी बार किया जाना चाहिए? इस घटना की आवृत्ति भिन्न हो सकती है. कुछ कंपनियों में यह हर सुबह "एक साथ मिलने" की प्रथा है, दूसरों में - सोमवार को या सप्ताह की शुरुआत और अंत में। यह सब कंपनी के काम की बारीकियों, व्यावसायिक प्रक्रियाओं की तीव्रता, नई जानकारी प्राप्त करने की गति और विभागों के बीच कनेक्शन की गुणवत्ता पर निर्भर करता है।

चौथा, किसी भी अन्य प्रभावी संचार की तरह, "योजना बैठक" को सकारात्मक के साथ शुरू करना और सकारात्मक के साथ समाप्त करना बेहतर है। समस्याओं पर चर्चा करना आवश्यक है, लेकिन यह अच्छा है जब "नियोजन बैठक" प्रबंधन के कुछ प्रेरक शब्दों, कार्रवाई के आह्वान ("हम एक टीम हैं!") के साथ समाप्त होती है।

अंत में, हम इस बात पर जोर देते हैं कि संगठन के भीतर संचार के एक रूप के रूप में "नियोजन बैठक", आपके कर्मचारियों की वफादारी बढ़ाने और उन्हें कंपनी के प्रति "अधिक वफादार" बनाने का एक शानदार तरीका है। और वफादार कर्मचारी निश्चित रूप से लाभ लाते हैं, जबकि विश्वासघाती कर्मचारी केवल अफवाहें, अटकलें और अविश्वास लाते हैं।

सहकर्मियों से मान्यता, वरिष्ठों से प्रशंसा, टीम में एक दोस्ताना, गर्मजोशी भरा माहौल - ये सभी "उचित नियोजन बैठकें" हैं जो आपकी कंपनी के लिए प्रतिस्पर्धियों को "तोड़ने" की स्वस्थ इच्छा पैदा करती हैं। आपको यही चाहिए - आगे बढ़ना। इसलिए बुद्धिमानी से "योजना" बनाएं - सभी को एक साथ इकट्ठा करें, समस्याओं का समाधान करें और प्रेरित करें!

आपके लिए उच्च रूपांतरण!

डारिया खोरोम्स्काया, एलपीजेनरेटर में मानव संसाधन विभाग की प्रमुख

छवि स्रोत पावेल किरिलोव

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इसे क्यों और कैसे करें, पक्ष और विपक्ष - एसकेबी कोंटूर

एक नियोजन बैठक अंग्रेजी योजना का व्युत्पन्न है, नियोजित योजना की प्रगति के लिए समर्पित एक छोटी कामकाजी बैठक। उनकी टाइपोलॉजी के अनुसार, सभी नियोजन बैठकों को तीन मानदंडों के अनुसार श्रेणियों में विभाजित किया जा सकता है - विशिष्ट, अस्थायी और मात्रात्मक।

विशिष्ट मानदंड के अनुसार, सभी नियोजन बैठकों को रिपोर्टिंग (छोटी बैठकें जिनमें प्रबंधक संबंधित कार्यों की प्रगति पर रिपोर्ट करते हैं), चर्चा (किसी विशेष लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए चुने गए मार्ग में संभावित परिवर्तनों के विषय पर ब्रीफिंग) और प्रेरक में विभाजित किया जाता है। (बैठकें जिनमें कार्य वितरित किए जाते हैं और किसी प्रश्न या कार्य पर काम करने की प्रक्रिया में भूमिकाएँ परिभाषित की जाती हैं)।

समय की कसौटी के अनुसार नियोजन बैठक दैनिक, साप्ताहिक, मासिक प्रक्रिया हो सकती है।

मात्रात्मक मानदंड के अनुसार, नियोजन बैठक या तो सामूहिक (सभी कर्मचारियों के लिए) या बंद (एक अलग पहल समूह, प्रबंधकों, कंपनी के निदेशक मंडल के लिए) हो सकती है।

नियोजन बैठक क्यों आयोजित करें?

यदि आप कार्य दिवस की शुरुआत से पहले इस प्रक्रिया को एक अच्छी परंपरा के रूप में व्यवस्थित करते हैं, तो इससे टीम को अनुशासित करने (सुबह की देरी की संख्या कम करने) में मदद मिलेगी, कर्मचारियों के लिए लक्ष्यों और उद्देश्यों को अधिक स्पष्ट रूप से रेखांकित किया जा सकेगा (आखिरकार, जैसा कि आप जानते हैं, एक दिन के लिए तर्कसंगत योजना छह महीने की योजना की तुलना में कहीं अधिक प्रभावी है), इससे काम के वास्तविक परिणामों को अधिक स्पष्ट रूप से देखना संभव हो जाएगा (यदि टीम की रिपोर्टिंग नेता को और नेता की टीम को रिपोर्टिंग अनिवार्य तत्व बन जाए) योजना बैठक) उपर्युक्त लाभों के अलावा, एक अच्छी तरह से आयोजित सुबह की बैठक कर्मचारियों को उत्साहित कर सकती है, उत्पादकता बढ़ा सकती है और उन्हें पूरे दिन प्रभावी ढंग से काम करने के लिए प्रेरित कर सकती है। यह मनोवैज्ञानिक पहलू निश्चित रूप से कर्मचारी और नियोक्ता के बीच सकारात्मक संबंध स्थापित करने में महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है और टीम की एकता में भी योगदान देता है।

कई लोग नियोजन बैठकों को अतीत का अवशेष क्यों मानते हैं?

सबसे पहले, अधिकांश लोग इस प्रक्रिया के उद्भव का श्रेय उस समय को देते हैं जब उन्होंने टेलीफोन के बारे में कभी नहीं सुना था, और उन्हें पता नहीं था कि इंटरनेट और मल्टीमीडिया प्रौद्योगिकियाँ क्या हैं। यह पता चला है कि व्यक्तिगत रूप से मिलने और महत्वपूर्ण कार्य मुद्दों पर चर्चा करने का एकमात्र तरीका योजना बैठकें ही थीं। संचार के परिचालन साधनों की कमी के कारण, बहुत सारे प्रश्न जमा हो गए और ऐसी कार्रवाई में बहुत समय लग गया (औसतन तीन से चार घंटे)। इस अवसर पर, एक प्रसिद्ध अमेरिकी अर्थशास्त्री ने एक बार टिप्पणी की थी: “यदि आपकी कंपनी में नियोजन बैठकें हो रही हैं, तो आप सही रास्ते पर हैं। जो कुछ बचा है वह यह है कि वहां जाने वाले सभी लोगों को नौकरी से निकाल दिया जाए और उन सभी को छोड़ दिया जाए जो इस समय काम कर रहे हैं।”

दूसरे, अधिकांश कार्यालय कर्मचारियों का बैठकों की योजना बनाने के प्रति नकारात्मक रवैया होता है क्योंकि लगभग 20% समय इसके लिए समर्पित होता है, और, जैसा कि उनमें से कई ध्यान देते हैं, बॉस का भाषण इस प्रक्रिया के लिए आवंटित समय का औसतन आधा समय रहता है।

तीसरा, यदि किसी कंपनी में नियोजन बैठकें हर दिन होती हैं, तो जल्द ही यह निश्चित रूप से एक प्रकार की औपचारिकता में बदल जाएगी। आख़िरकार, एक सफल व्यवसायी द्वारा निर्धारित अधिकांश कार्य दीर्घकालिक होते हैं, और दो वाक्यों में एक दैनिक रिपोर्ट इस तरह सुनाई देगी: "सबकुछ ठीक है, हम इस पर काम कर रहे हैं।" दैनिक नियोजन बैठक की आवश्यकता आमतौर पर उस समय उत्पन्न होती है जब कोई उद्यम बहुत ही कम समय सीमा में या किसी संकट के दौरान एक नए रणनीतिक कार्य को लागू करना शुरू करता है। ऐसे क्षणों में, स्थिति पर लगातार नज़र रखना और थोड़े से बदलावों पर नज़र रखना वास्तव में आवश्यक है।

नियमों

किसी भी बैठक, यहां तक ​​कि सबसे छोटी बैठक के भी अपने नियम होने चाहिए। एक तरह से या किसी अन्य, यह महत्वपूर्ण मुद्दों पर अधिक उत्पादक ढंग से काम करने में मदद करता है, जिससे प्रक्रिया अधिक गतिशील और प्रभावी हो जाती है। शाम को कर्मचारियों को नियम भेजना अच्छी आदत है ताकि वे उठाए गए सभी मुद्दों पर सोच सकें और एक रचनात्मक, सार्थक प्रस्ताव पेश कर सकें। अन्य बातों के अलावा, यह विचार करने योग्य है कि सुबह की बैठक के समय तक प्रत्येक कर्मचारी के पास नियमों की एक प्रति होनी चाहिए। किसी विशिष्ट व्यक्ति को जिम्मेदारी सौंपना महत्वपूर्ण है जो समय का ध्यान रखेगा (यदि वक्ता नियमों में वर्णित समय सीमा से अधिक हो जाता है, तो इससे बैठक की प्रक्रिया में देरी होती है और परिणामस्वरूप, टीम के मूड पर नकारात्मक प्रभाव पड़ता है) .

आचरण करना है या नहीं करना है? वही वह सवाल है

नियोजन बैठक, निश्चित रूप से, एक महत्वपूर्ण प्रक्रिया है, कम से कम समय पर लक्ष्य निर्धारण और कर्मचारियों की प्रेरणा के संदर्भ में, लेकिन इस शब्द की सामान्य समझ से परे जाने का समय आ गया है। शायद हर दिन पूरी टीम को एक भरे हुए कार्यालय में इकट्ठा करना इतना महत्वपूर्ण नहीं है, जितना कि स्काइप पर कॉन्फ्रेंस तकनीक में महारत हासिल करना। इस तथ्य को ध्यान में रखना भी महत्वपूर्ण है कि एक रचनात्मक योजना बैठक 15-20 मिनट से अधिक नहीं चलनी चाहिए। प्रत्येक विभाग की गतिविधियों पर रिपोर्टिंग को स्वीकार किया जा सकता है और दिन के दौरान प्रबंधकों के साथ चर्चा की जा सकती है, और सुबह का समय विशेष रूप से बलों के संरेखण, कार्यों और प्राथमिकताओं को निर्धारित करने के लिए समर्पित किया जा सकता है।

किसी भी मामले में, प्रत्येक उद्यमी अपनी स्वयं की प्रबंधन अवधारणा चुनता है, हालांकि, थोड़ा और ध्यान से समझने के लिए कि क्या आपके कामकाजी कर्मचारियों के लिए छोटी बैठकें आवश्यक हैं, यह पेशेवरों और विपक्षों पर विचार करने लायक है:

टीम को अनुशासित करता है;

कर्मचारियों की सुबह की प्रेरणा की संभावना;

लक्ष्यों और उद्देश्यों की स्पष्ट सेटिंग;

रचनात्मक होने और अपरंपरागत शैली में योजना बैठकें आयोजित करने का अवसर;

लंबी योजना बैठकें कर्मचारियों को थका देती हैं और उनकी उत्पादकता कम कर देती हैं;

अनियमित बैठकें आमतौर पर अप्रभावी होती हैं।

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एक प्रभावी योजना बैठक का रहस्य - Rjob.ru

योजनाकार किस लिए हैं?

लगभग एक साल तक मैंने निर्माण और घरों के बारे में एक पत्रिका के संपादकीय कार्यालय में काम किया। प्रकाशक, जो मालिक भी है, को बैठकों की योजना बनाने का बहुत शौक था। हम हर सुबह उनके कार्यालय में डेढ़ से दो घंटे के लिए इकट्ठा होते थे और एक अभिनेता का प्रदर्शन देखते थे। इस बैठक का घोषित उद्देश्य हमें यह बताना है कि विज्ञापनदाताओं के साथ संबंध वर्तमान में किस स्तर पर हैं। छिपा हुआ - समझाएं कि हारे हुए लोग इस टेबल पर क्यों इकट्ठे हुए हैं। मुझे (संपादक) और डिज़ाइनर को भी उपस्थित रहना था। केवल लेखाकार को "छूट" प्राप्त हुई: उसे धन की प्राप्ति के लिए खाते की लगातार निगरानी करनी पड़ी, जो बिल्कुल भी नहीं आया। क्योंकि हम काम करने की बजाय प्लानिंग मीटिंग में बैठे रहे.

हमें यह सुनकर ख़ुशी होती कि हमारा नियोक्ता हमारे बारे में क्या सोचता है, और यह देखकर कि वह फोन पर कैसे बेच सकती है, लेकिन काम रुक गया था। तथ्य यह है कि यदि प्रबंधक विज्ञापन बेचते हैं तो पैसा संपादकीय कार्यालय में दिखाई देगा। किसी संभावित विज्ञापनदाता के साथ अपॉइंटमेंट लेने के लिए, आपको उससे संपर्क करना होगा। और किसी को मौके पर पकड़ने का सबसे यथार्थवादी समय 9 से 10 बजे तक था, जिसके बाद लोग अपनी योजना बैठकों, प्रस्तुतियों और बैठकों में चले जाते थे। सामान्य तौर पर, ठीक उसी समय फोन करना जरूरी था जब हम निदेशक के कार्यालय में बैठे थे।

इस दुष्चक्र को तोड़ना संभव नहीं था। नहीं, हमने कहा कि प्रबंधकों को फोन पर जाने की जरूरत है, और संपादक और डिजाइनर पत्रिका के पन्नों पर लौटना चाहेंगे। हमने कई बार बैठक को किसी अन्य समय के लिए पुनर्निर्धारित करने के लिए कहा है। लेकिन अगर आप कंपनी को होने वाले फायदे के बारे में भूलकर मीटिंग के लिए इकट्ठा होंगे तो अच्छे दिन जल्दी नहीं आएंगे।

1. एक योजना बनाएं:

बैठक का मुख्य उद्देश्य क्या है: नवाचारों के बारे में बात करना, राय सुनना, किसी समस्या का समाधान करना, रिपोर्ट एकत्र करना आदि।

पहले किन मुद्दों पर चर्चा की जानी चाहिए?

यदि समय न बचे तो क्या छोड़ा जा सकता है और काम पर हल किया जा सकता है, आदि।

2. अपना लक्ष्य परिभाषित करें

अपना अनुरोध परिणाम प्रारूप में तैयार करें। "समस्या पर चर्चा न करें" बल्कि "समस्या का समाधान विकसित करें।"

3. समझौते तय करें और समय सीमा के साथ जिम्मेदारियां सौंपें

यदि समाधान के लिए कोई प्रस्ताव आता है, तो बैठक के नतीजे में इस बात पर सहमति होगी कि क्या कदम उठाए जाएंगे, कौन जिम्मेदारी लेगा और किस समय सीमा में।

4. एक "सुविधाजनक" समय निर्धारित करें

कर्मचारियों को रिपोर्ट खींचने से रोकने, अधिक ध्यान केंद्रित करने और तेजी से सोचने के लिए, लंच ब्रेक या कार्य दिवस के अंत से एक घंटे पहले एक बैठक निर्धारित करें। यदि उन्हें बहुत अधिक समय लगेगा, तो वे दोपहर का भोजन छोड़ देंगे या बाद में घर चले जायेंगे। और निःसंदेह, कोई भी यह नहीं चाहता।

5. लोगों के करीब रहें

यदि आप अपने अधीनस्थों से खुलापन पाना चाहते हैं, यह सुनना चाहते हैं कि वे वास्तव में इस मुद्दे पर क्या सोचते हैं, तो उनके बीच बैठें। जब आप मेज के शीर्ष पर होते हैं, तो आप बॉस होते हैं और आपकी राय सबसे पहले आती है। जब आप किसी कर्मचारी के बगल में बैठते हैं, तो आप एक सहकर्मी होते हैं, जो चर्चा करने और साथ मिलकर समाधान खोजने के लिए तैयार होते हैं।

स्क्लाडोव्का एलएलसी के जनरल डायरेक्टर, चीजों के व्यक्तिगत भंडारण (स्वयं भंडारण) के लिए गोदामों का एक नेटवर्क, skladovka.ru

जिस मुद्दे पर आप चर्चा करना चाहते हैं, उसके संदर्भ में नेता को हमेशा बैठक तैयार करनी चाहिए। शुरू करने से पहले, एक एजेंडा भेजना बेहतर होता है जिस पर आप प्रतिक्रिया प्राप्त करना चाहते हैं या चर्चा आयोजित करना चाहते हैं। बैठक एक प्रोटोकॉल के साथ समाप्त होनी चाहिए जिसमें किए गए निर्णयों, निष्पादन की समय सीमा और जिम्मेदार लोगों को रिकॉर्ड किया जाए।

प्रत्येक बैठक निरंतरता के सिद्धांत के अनुसार आयोजित की जाती है, ताकि लोग परियोजना विकास के तर्क को समझें और निर्णयों को लागू करने की प्रक्रिया में उत्पन्न होने वाली समस्याओं पर प्रतिक्रिया और रिपोर्ट देने का अवसर प्राप्त करें।

प्रबंधक के कार्यालय के बजाय साइट पर बैठकें बहुत उपयोगी होती हैं। साइट पर, आप तुरंत देख सकते हैं कि साइट पर वास्तव में क्या हो रहा है, अपने इच्छित लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए क्या करने की आवश्यकता है।

संगठन के प्रमुख और विभागों के प्रतिनिधियों के बीच कामकाजी बैठकें अंततः यह निगरानी करना संभव बनाती हैं कि क्या प्रत्येक विभाग और समग्र रूप से उद्यम इच्छित लक्ष्य की ओर बढ़ रहा है या उससे भटक रहा है।

कंपनी "सेंट्रएग्रो" के विकास निदेशक

हमारी कंपनी में, बैठकों को वर्गीकृत किया जाता है: परिषदें, समितियाँ, बैठकें, जिनकी एक स्पष्ट समय सीमा और एजेंडा होता है। केवल परिस्थितिजन्य अप्रत्याशित घटना बैठकों का कोई पूर्वनिर्धारित एजेंडा नहीं होता है। बाकी के लिए, दस्तावेज़ पहले से तैयार किए जाते हैं और इच्छुक पार्टियों को मेल द्वारा भेजे जाते हैं।

बैठकों के नियम हैं:

एक दूसरे को बीच में न रोकें;

बाहर मत जाओ;

फ़ोन बंद करें;

समय पर हो।

दस्तावेजों की तैयारी और प्रारंभिक वितरण, कर्मचारियों के काम के घंटों की योजना के लिए एक स्पष्ट बैठक कार्यक्रम के माध्यम से बैठकों की प्रभावशीलता बढ़ जाती है।

दूरी पर योजनाकार

हर साल अधिक से अधिक कंपनियां कार्यालय छोड़ रही हैं और दूरस्थ प्रारूप में स्विच कर रही हैं। जब सभी कर्मचारी न केवल अलग-अलग शहरों में, बल्कि दुनिया के अलग-अलग हिस्सों में रहते हैं, तो नियोजन बैठकें कैसे आयोजित करें?

नतालिया ओडेगोवा

ऑनलाइन प्रशिक्षण केंद्र 1day1step.ru के संस्थापक

मैं एक बड़ी कंपनी के लिए काम करता था। अब मेरे सभी कर्मचारी अलग-अलग शहरों और यहां तक ​​कि देशों से हैं, और हम ऑनलाइन बहुत बातचीत करते हैं। पिछले अनुभव ने हमें सर्वश्रेष्ठ लेने और जो स्पष्ट रूप से अप्रभावी था उसे बदलने की अनुमति दी।

लोग अधिक समय पाने के लिए ऑनलाइन काम करते हैं, इसलिए सभी नियोजन बैठकें बहुत छोटी और अधिक प्रभावी होती हैं। हम ऐसे लोगों को एक साथ नहीं लाते हैं जो मुद्दे के समाधान को प्रभावित नहीं कर सकते हैं, और इसलिए उनका समय बर्बाद नहीं करते हैं। योजना बैठक संक्षिप्त और केवल मुद्दे तक होती है। अक्सर यह किसी विशिष्ट मुद्दे पर चर्चा के लिए 5-10 मिनट के लिए स्काइप कॉल होती है।

ऐसे संकेतक हैं जिनकी हम नियमित रूप से निगरानी करते हैं, लेकिन हम उन पर बिल्कुल भी संवाद नहीं करते हैं, बल्कि सामान्य चैट में नया डेटा पोस्ट करते हैं और निर्णय लेते हैं, सुधार के लिए नए कदमों पर चर्चा करते हैं।

समय सीमा के संबंध में: चूंकि हमारे पास आम तौर पर बहुत अधिक स्वतंत्रता है, इसलिए मैं कभी भी "विकास" परियोजनाओं में सबसे छोटी समय सीमा तय नहीं करता, लेकिन पूछता हूं: "आप किस समय सीमा में विश्वास करते हैं? आप कब तक उत्तर दे सकते हैं?” यह दृष्टिकोण कर्मचारी को सचेत रूप से जिम्मेदारी लेने और बड़ी इच्छा और खुशी के साथ कार्य पर काम करने की अनुमति देता है।

और जब मैं प्रक्रिया पर गौर करता हूं और देखता हूं कि चीजें सही दिशा में आगे बढ़ रही हैं तो मध्यवर्ती चौकियां बहुत मददगार होती हैं।

अपना फ़ोन, टैबलेट और अन्य गैजेट कार्यालय में छोड़ दें। आपको अपना पसंदीदा खिलौना प्रबंधन के साथ बैठक में नहीं ले जाना चाहिए।

याद रखें कि बैठक में भी वही सिद्धांत लागू होते हैं जो स्कूल में लागू होते हैं। जो लोग ध्यान से सुनते हैं, सिर हिलाते हैं और स्पष्ट प्रश्न पूछते हैं वे अच्छा कर रहे हैं। हमें काम में महान होने की आवश्यकता क्यों है? यह सही है - ताकि जब वे बोनस वितरित करें तो उन्हें हमारे बारे में याद रहे।

स्कूल का एक और नियम है "आँख से आँख मिलाना।" जब तारीफ हो तो मैनेजर की ओर खुली नजर डालें। गालियाँ आने लगती हैं, मेज पर सबसे दिलचस्प पंक्ति ढूँढ़ना शुरू कर देते हैं या अपनी कलम पर ध्यान देते हैं।

सब कुछ, सब कुछ लिखो. तब आपको पता चलेगा कि क्या उपयोगी है और क्या फेंका जा सकता है। सबसे पहले, जब बॉस नोट्स लेते हैं तो उन्हें वास्तव में यह पसंद आता है। दूसरे, यदि आपको खतरनाक नजरों से छिपने की जरूरत है तो रिकॉर्ड एक वैकल्पिक हवाई क्षेत्र है। वैसे, आप अपने विचारों को नेता के मोतियों के बीच रिकॉर्ड कर सकते हैं।

यदि योजना बैठक प्रारूप में इसके लिए प्रावधान किया गया है तो सक्रिय रूप से अपनी राय व्यक्त करें। भले ही आप एक साधारण बात साझा करते हों, फिर भी आप अपने मूक सहकर्मियों की जूतों की ओर देखने की पृष्ठभूमि में अधिक सम्मानजनक दिखेंगे। अब मुख्य बात यह दिखाना है कि यहां सबसे सक्रिय भागीदार कौन है।

हम नींद, जम्हाई और खाली नज़र के बारे में बात भी नहीं करते। आप स्वयं समझें कि यह अनुचित है।

यदि आप बोरियत से पूरी तरह उबर चुके हैं, तो अपने दिमाग पर काम करने का प्रयास करें। कार्यों की एक सूची बनाएं, वैश्विक स्तर पर अपने प्रोजेक्ट के बारे में सोचें। या बस सपना देखो.

योजना बैठक को समय की बर्बादी के रूप में न लें। यह आपके काम का हिस्सा है. और यदि बॉस आपको अपने कार्यालय में समय बिताने के लिए वेतन देने पर सहमत होता है, तो यह उसका अधिकार है। लेकिन आप इस समय को कितनी उत्पादकता से बिताते हैं यह आप पर निर्भर करता है।

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विभाग में योजना बैठक: एक प्रभावी उपकरण या औपचारिकता?

विभाग का मुखिया बहुत व्यस्त व्यक्ति है. संकेतक, नियम, जटिल समस्याओं का समाधान, लक्ष्य की ओर बढ़ने के लिए सभी को संगठित करना - सब कुछ उसके कंधों पर है। प्रबंधन उपकरणों का सेट जितना अधिक सही ढंग से चुना जाएगा, प्रबंधक उतना ही अधिक प्रभावी होगा। क्या एक रेखीय इकाई में योजना बैठक जैसे उपकरण पर समय बर्बाद करना उचित है?

यहां तक ​​कि उन कंपनियों में भी जहां नियोजन बैठकें अनिवार्य और विनियमित हैं, प्रबंधक अक्सर उनसे औपचारिक रूप से संपर्क करते हैं - बस दिखावे के लिए शूट करें और अपने काम के साथ आगे बढ़ें। वे बैठकों की योजना बनाने को समय की बर्बादी मानते हैं, जिसका आविष्कार सिद्धांतकारों ने किया था। उनका आदर्श वाक्य है: "अभ्यासियों को काम करने की ज़रूरत है, जानबूझकर नहीं।" साथ ही, उन कंपनियों में जहां बैठकों की योजना बनाना वैकल्पिक है और एक व्यक्तिगत पहल है, ऐसे प्रबंधक भी हैं, जो अतिरिक्त अनुस्मारक के बिना, एक निश्चित समय पर कर्मचारियों को इकट्ठा करते हैं और उनसे बात करते हैं।

यदि कोई उन्हें ऐसा करने के लिए बाध्य नहीं करता है तो ये "अजीब" प्रबंधक अपना कीमती समय इतने "अप्रभावी ढंग से" क्यों बर्बाद करते हैं? हाल ही में मुझे इस मुद्दे पर गहराई से विचार करना पड़ा है। संकट के कारण शीर्ष प्रबंधकों को व्यवसाय में गहराई से उतरने की आवश्यकता पड़ी। बाजार में खेल के नियम बदल गए हैं, और एक कंपनी को न केवल टिके रहने के लिए, बल्कि बाजार में अपनी स्थिति को मजबूत करने के लिए संकट का उपयोग करने के लिए, उसे ग्राहकों के करीब आने की जरूरत है - बाहरी और आंतरिक।

परिवर्तनों पर त्वरित प्रतिक्रिया देने और स्थिति पर नियंत्रण के स्तर को बढ़ाने के लिए, मैंने, अन्य बातों के अलावा, विभागों में योजना बैठकों में नियमित रूप से शामिल होना शुरू किया और उनके संचालन की विभिन्न शैलियों की तुलना की। आंकड़े सांकेतिक थे: यह पता चला कि 12 एकल-प्रोफ़ाइल विभागों में जिनमें बिक्री और अनुबंध प्रवर्तन दोनों किए जाते हैं, उच्चतम और सबसे स्थिर संकेतक वे हैं जहां योजना बैठकें साप्ताहिक रूप से आयोजित की जाती हैं। और यह कोई संयोग नहीं है.

योजना बैठक का उद्देश्य

यदि प्रबंधक से नियोजन बैठक के उद्देश्य के बारे में पूछा जाता है, तो वह उत्तर देता है: "क्योंकि ऐसा होना चाहिए," तो बेहतर है कि इसे आयोजित ही न किया जाए। कोई भी औपचारिक कार्यक्रम "दिखावे के लिए" केवल नुकसानदेह होता है; वे आपको परिणामों के लिए नहीं, बल्कि "लक्ष्य की ओर बढ़ने के दिखावे" के लिए काम करना सिखाते हैं। "नियोजन बैठक" नाम से पता चलता है कि इसका लक्ष्य निर्धारित लक्ष्यों की दिशा में नियोजित योजना के अनुसार आंदोलन को अद्यतन करना है।

यदि हम इस घटना को डेमिंग चक्र (प्लान - डू - चेक - एक्ट) के दृष्टिकोण से मानते हैं, तो नियोजन बैठक निष्कर्ष निकालने और यदि आवश्यक हो, तो आंदोलन को समायोजित करने के लिए गतिविधियों की नियमित निगरानी (चेक) है। (एक्ट)। लेकिन इसके लिए आँकड़े हैं! क्या अतिरिक्त लोगों को इकट्ठा करना उचित है? यह निश्चित रूप से इसके लायक है, और योजना बैठक के मुख्य कार्य हमें यह सुनिश्चित करने में मदद करते हैं।

नियोजन बैठक के मुख्य कार्य

1) सूचनात्मक। कर्मचारियों के पास कंपनी और बाज़ार की स्थिति के बारे में जानकारी प्राप्त करने के कुछ तरीके हैं:

• आधिकारिक प्रकाशित जानकारी जो कभी-कभी छूट जाती है या पूरी तरह समझ में नहीं आती;
• गपशप, अक्सर सच्चाई से बहुत दूर, लेकिन भोजन कक्ष और धूम्रपान कक्ष में बड़े आनंद के साथ चर्चा की जाती है;
• महत्वपूर्ण बिंदुओं पर स्पष्टीकरण और जोर के साथ प्रथम-हाथ की जानकारी, जो योजना बैठक में प्रबंधक द्वारा दी जाती है, आपत्तियों पर ध्यान देने और मौखिक प्रचार की प्रभावशीलता को कम करने पर ध्यान देती है।

और कर्मचारियों को इच्छित पथ पर विभाग की प्रगति के बारे में सूचित करना अनिवार्य है।

2) नियंत्रण. शुष्क और स्पष्ट संख्याओं के अलावा, टीम में माहौल की निगरानी करना और प्रदर्शन में सफलता या गिरावट के कारणों को स्पष्ट करना संभव है। नियोजन बैठक के परिणामों के आधार पर, विभाग के भीतर और कंपनी में बातचीत की श्रृंखला में विफलताओं की अक्सर पहचान की जाती है, और प्रबंधक तुरंत उन्हें खत्म करने के लिए कार्रवाई करना शुरू कर देता है।

3) प्रेरक. कर्मचारियों को ध्यान देने की जरूरत है. आइए हम प्रबंधन में प्रसिद्ध हॉथोर्न प्रभाव को याद करें - इस तथ्य के कारण श्रम उत्पादकता बढ़ती है कि कर्मचारियों की गतिविधियों पर ध्यान दिया जाता है। नियोजन बैठक कर्मचारियों को नियमित रूप से यह याद दिलाने का सबसे अच्छा तरीका है कि वे महत्वपूर्ण हैं और उनके काम पर पर्याप्त ध्यान दिया जाता है।

विभाग के कर्मचारियों में से एक को एक सफलता मिली, एक टेकऑफ़ - उपलब्धियों को पहचानने और यदि आवश्यक हो, तो विभाग में प्रतिस्पर्धी भावना का समर्थन करने का एक अच्छा कारण। और संख्याओं के अलावा, आपको अपने कर्मचारियों की नज़र भी देखनी होगी। प्रबंधक को अपने कर्मचारियों को ध्यान से देखना और सुनना चाहिए। कर्मचारी का व्यवहार बदल गया है, जुनून गायब हो गया है - प्रबंधक के लिए साप्ताहिक योजना में व्यक्तिगत बातचीत को शामिल करने का एक कारण।

4) शैक्षिक। इस फ़ंक्शन में, प्रबंधक के कठिन प्रबंधकीय कार्य को सरल बनाने के लिए नियोजन बैठक एक अनिवार्य उपकरण है। सप्ताह के दौरान, एक कार्य मामला जो सभी के लिए संकेतक था - प्रबंधक इसे लिखता है और योजना बैठक में इसे सार्वजनिक करता है। इस प्रकार, एक ही बात को अलग-अलग लोगों के सामने कई बार दोहराने की कष्टप्रद आवश्यकता अतीत की बात हो गई है, और हम नियमित रूप से और सचेत रूप से अपने काम करने के उपकरणों को "तेज" करते हैं।

5) संगठनात्मक. विशेष रूप से नवाचार के समय योजना बैठकों में संबंधित विभागों के प्रतिनिधियों को आमंत्रित करना एक अच्छी प्रथा है। बातचीत स्थापित करने या समायोजित करने, संघर्षों को हल करने और अनुभवों का आदान-प्रदान करने का अवसर।

6) अनुशासन. प्रबंधन उपकरण के रूप में प्रेरणा में एक बहुत महत्वपूर्ण कमी है: इसका प्रभाव अल्पकालिक होता है। कुछ ही लोग आत्म-प्रेरणा में सक्षम होते हैं, और इस क्षमता वाले लोग ही अक्सर नेता बनते हैं।

बैठकों की योजना बनाने सहित अनुशासन, नियमित अनुष्ठान और नियम, कर्मचारियों को प्रेरित करने में मदद करने के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। नियोजन बैठक एक घटना है. कर्मचारी इस तथ्य के आदी हो रहे हैं कि उन्हें न केवल संख्याओं में रिपोर्टिंग की आवश्यकता होगी, बल्कि अपने संकेतकों को सही ठहराने की इच्छा भी होगी। योजना बैठक के लिए प्रश्न तैयार किए जाते हैं, कर्मचारी उन मामलों को इकट्ठा करते हैं और प्रबंधक को सौंपते हैं जो उनके अनुसार पूरे विभाग को दिखाए जाने चाहिए। शुक्रवार को पारिवारिक रात्रिभोज की तरह, नियोजन बैठक नियमों के अनुसार एक आदतन अनुशासनात्मक कार्रवाई बन जाती है, जब सभी को अपने मामलों को अलग रखना होता है, कार्यस्थल पर उपस्थित रहना सुनिश्चित करना होता है और अंत में एक-दूसरे की ओर मुड़ना होता है। यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है.

नियोजन बैठकें कितनी बार आयोजित करें

मेरा मानना ​​है कि दैनिक इकाई बैठकें केवल नए कर्मचारियों के लिए उपयुक्त हैं जिन्हें प्रबंधन की सलाह शैली और हर कदम पर समर्थन की आवश्यकता होती है। एक स्थापित टीम के लिए, योजना बैठकें साप्ताहिक होनी चाहिए। मुख्य बात यह है कि वे एक ही दिन, एक ही समय में किए जाते हैं, और कार्यों की अवधि और क्रम में लगभग मेल खाते हैं, जो अनुशासनात्मक कार्य को संरक्षित रखेगा।

संभावित नियोजन बैठक परिदृश्य का एक उदाहरण:

• प्रबंधक एक सूचनात्मक संदेश देता है; परिणामों के आधार पर, कर्मचारी स्पष्ट प्रश्न पूछ सकते हैं।
• प्रबंधक नियोजित संकेतकों की घोषणा करता है और कर्मचारियों से उनके बारे में प्रश्न पूछता है। यदि आवश्यक हो, तो व्यक्तिगत बैठकें निर्धारित करें।
• प्रबंधक सप्ताह के उदाहरणात्मक मामले के बारे में बात करता है या आमंत्रित कर्मचारी का परिचय देता है।
• प्रबंधक स्पष्ट करता है कि क्या ऐसे अत्यावश्यक कार्य मुद्दे हैं जो पूरे विभाग के लिए महत्वपूर्ण हैं और योजना बैठक में चर्चा की आवश्यकता है। मुद्दों का मूल्यांकन करता है, निर्णय लेता है - किस पर तुरंत चर्चा करनी है, किस चीज़ पर देर से निर्णय लेने की आवश्यकता होगी।
• प्रबंधक वर्तमान सप्ताह की योजनाओं - महत्वपूर्ण घटनाओं, बैठकों के बारे में बात करता है और योजना बैठक का समापन करता है।

समय की लागत

हम बहुत समय लेते हैं और समय बर्बाद करते हैं - यही मुख्य कारण है कि प्रबंधक नियोजन बैठकें आयोजित करने से इनकार करते हैं। इससे इस उपकरण का पूर्ण परित्याग हो जाता है, या यह सब अधीनस्थों से प्रतिक्रिया के बिना प्रबंधक द्वारा एक संक्षिप्त एकालाप तक सीमित हो जाता है। केवल सूचनात्मक और थोड़े से अनुशासनात्मक कार्यों को ही बरकरार रखा गया है।

यह वास्तव में एक समस्या है: किसी समूह के साथ काम करने की तुलना में "व्यक्तिगत रूप से" प्रबंधन करना आसान है। समूह की गतिशीलता को प्रबंधित करना एक अच्छे नेता की कला है। उनका लक्ष्य एक छोटी और स्पष्ट योजना बैठक आयोजित करना है, और साथ ही कर्मचारियों से प्रतिक्रिया प्राप्त करना है, जो यदि आवश्यक हो तो आंदोलन को सही करने में मदद करेगा। इष्टतम अवधि 20-45 मिनट तक है। यह वह समय है जो बचपन से ही एकाग्रता के काल के रूप में हमारे अंदर समाया हुआ है।

एक नेता की शक्ति यह है कि वह नियम निर्धारित करता है। यह सुनिश्चित करने के लिए कि योजना बैठक लंबी न खिंचे, आपको अपने कर्मचारियों के साथ "नियोजन बैठक अनुबंध" करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए:

• हम केवल सामान्य मुद्दों पर चर्चा करते हैं; हम व्यक्तिगत समाधान के लिए विशिष्ट मुद्दों पर चर्चा करते हैं।
• आइए इसे संक्षिप्त और सटीक रखें।
• हम काम के मुद्दों से विचलित नहीं होते हैं; हम अपने फोन को वाइब्रेशन मोड पर स्विच कर देते हैं।
• किसी समस्या को बताकर, हम उसका समाधान प्रस्तुत करते हैं।
• हम गैर-कार्य घंटों के दौरान गैर-कार्य संबंधी मुद्दों पर चर्चा करते हैं।

स्थिति के आधार पर नियमों का सेट भिन्न हो सकता है। मुख्य बात यह है कि प्रबंधक नियमों का प्रबंधन करता है और स्वयं समस्याओं में नहीं पड़ता है। नियोजन बैठक का उद्देश्य पहचान करना है, और विभाग के काम करते समय सभी विवरणों का सावधानीपूर्वक वजन और अध्ययन करके निर्णय बाद में लिया जा सकता है। मुख्य बात कर्मचारियों को यह दिखाना है कि बताई गई समस्याओं का समाधान किया जा रहा है। कभी-कभी ऐसी स्थितियाँ उत्पन्न हो जाती हैं जिनमें नियोजन बैठक आवंटित समय से अधिक हो जाती है और टीम में तनाव स्पष्ट रूप से दिखाई देता है। फिर आपको एक अतिरिक्त बैठक की व्यवस्था करने की ज़रूरत है, अक्सर घंटों के बाद। यह एक प्रबंधक का कौशल है - स्थिति को बढ़ने से रोकना, टीम में नकारात्मक पहलू दिखाने वाले मार्करों की पहचान करना।

बेशक, विभाग में नियोजन बैठक टूल को लागू करने में समय लगेगा. कभी-कभी उपकरण के वास्तव में प्रभावी होने से पहले आपको एक से अधिक कार्यक्रम करने पड़ते हैं। जब कोई प्रबंधक प्रतिक्रिया के लिए तैयार हो जाता है, तो वह कई अनकही बातें सुनकर आश्चर्यचकित हो जाएगा जो कर्मचारी लंबे समय से कहना चाहते थे, लेकिन उन्हें कभी मौका नहीं मिला। और फिर मैंने पूछा! आपको अपने अधीनस्थों की भूमिकाओं और समूह की गतिशीलता में उनके उपयोग के बारे में सोचना होगा, आपत्तियों के साथ काम करना होगा और उच्चतम स्तर पर बहस करनी होगी। कई प्रबंधक गठन के इस विशेष मार्ग से नहीं गुजरते हैं, और व्यक्तिगत प्रबंधन में चले जाते हैं, जो बहुत अधिक श्रम-केंद्रित और कम प्रभावी होता है, जब सफलता के लिए केवल दो चरण बचे होते हैं।

जो प्रबंधक इस उपकरण में पारंगत हैं, उन्होंने इसे अपने विभागों में बड़ी सफलता के साथ उपयोग किया, क्योंकि वे इसकी प्रभावशीलता का मूल्यांकन करने में सक्षम थे। नियोजन बैठक अतीत का अवशेष या औपचारिकता नहीं है, बल्कि सबसे आधुनिक और प्रभावी उपकरणों में से एक है जो प्रबंधन में सबसे कठिन कार्य को हल करने में मदद करता है - इकाई के लक्ष्यों को प्राप्त करना। लेकिन ये लक्ष्य ही हैं जो पूरी कंपनी की सफलता बनाते हैं।

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टीम तक प्रभावी ढंग से जानकारी कैसे पहुंचाएं?

कुछ लोग नियोजन बैठक को कार्य की प्राथमिकता और वर्तमान कार्यों को निर्धारित करने के लिए एक अल्पकालिक बैठक के रूप में देखते हैं, जबकि अन्य इसे समय की बर्बादी के रूप में देखते हैं। क्या ऐसी बैठकें आयोजित करने का कोई मतलब है या केवल प्रबंधक की राय ही पर्याप्त है? आइए इसे एक साथ जानने का प्रयास करें।

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प्रबंधकों को नियोजन बैठक की आवश्यकता क्यों है?

एक नियोजन बैठक (अंग्रेजी शब्द प्लान से) चुनी गई रणनीति की सफलता के लिए एक अल्पकालिक लेकिन महत्वपूर्ण बैठक है, जो वर्तमान कार्य मुद्दों पर विचार करने के लिए समर्पित है।

आपको योजनाकार की आवश्यकता क्यों है:

• ऐसी मिनी-बैठकें आयोजित करने से चरण दर चरण किए गए कार्यों के परिणामों का मूल्यांकन करने में मदद मिलती है और सभी मौजूदा समस्याओं के समय पर समाधान की गारंटी के रूप में कार्य करता है। समाधान विकल्पों की वैश्विक खोज के लिए उनका उपयोग नहीं किया जाता है। अलग-अलग बैठकें, समय में सीमित न होकर, इसी के लिए समर्पित हैं। नियोजन बैठक का मुख्य कार्य वर्तमान स्थिति पर तुरंत चर्चा करना, वर्तमान मुद्दों और उनके समाधानों की निगरानी करना है।
• कंपनी की रणनीति की चर्चा में दैनिक भागीदारी और इसके सुधार पर राय व्यक्त करना कंपनी के प्रति कर्मचारियों की वफादारी का निर्माण करता है, जिससे कर्मचारियों की वफादारी और प्रदर्शन को बढ़ावा मिलता है, जो भौतिक लाभों से भी बदतर नहीं है। उचित संचार कर्मचारियों को वफादारी और सम्मान के आधार पर पारस्परिक रूप से लाभप्रद सहयोग के लिए सफलतापूर्वक प्रेरित करने का आधार है।
• सुबह एक योजना बैठक में समसामयिक मुद्दों पर सक्रिय चर्चा से कंपनी के विभागों की सीमाएं मिट जाती हैं और टीम अधिक एकजुट हो जाती है। प्रत्येक कर्मचारी योजनाओं के कार्यान्वयन, सौंपे गए कार्यों या समस्याग्रस्त मुद्दों को हल करने में एक महत्वपूर्ण भूमिका महसूस करता है। कर्मचारियों की रुचि कंपनी की सफल गतिविधियों में उनकी भागीदारी को प्रेरित करती है। सर्वोपरि महत्व के स्पष्ट रूप से परिभाषित लक्ष्यों और उद्देश्यों की समझ की कमी, दीर्घकालिक योजनाओं की अस्पष्टता और अल्पकालिक संभावनाएं कर्मचारियों को हतोत्साहित करती हैं, प्रबंधनीयता और प्रदर्शन संकेतक को कम करती हैं।
• यह अत्यंत महत्वपूर्ण है कि नियोजन बैठक आयोजित करने वाला प्रबंधक प्रत्येक विभाग और समग्र रूप से कंपनी की वर्तमान गतिविधियों और कठिनाइयों के बारे में कर्मचारियों को सही ढंग से जानकारी देने में सक्षम हो। यह सफलता और समस्याओं दोनों को एक कर एक समान बना देता है। बैठक में एक सामान्य लक्ष्य को प्राप्त करने में प्रत्येक कर्मचारी के महत्व की भावना पर जोर दिया गया, जो टीम में वफादारी और टीम भावना का निर्माण और रखरखाव करता है।
• एक योजना बैठक आयोजित करने के लिए एक पेशेवर दृष्टिकोण इसकी सफलता सुनिश्चित करता है, जो रोजमर्रा की समस्याओं को हल करने में कर्मचारियों के लिए एक उत्कृष्ट प्रोत्साहन है और परिणाम प्राप्त करने की इच्छा को प्रेरित करता है। यह ध्यान में रखते हुए कि इस तरह की चर्चाएं कर्मचारियों से सभी आवश्यक जानकारी समय पर प्राप्त करने का अवसर प्रदान करती हैं, कंपनी में नवाचार की अवधि के दौरान ऐसी मिनी-बैठकों के महत्व को कम करना मुश्किल है। त्वरित प्रतिक्रिया और त्रुटियों का उन्मूलन प्रबंधन को जोखिम भरी स्थितियों से बचने की अनुमति देता है और चुनी गई रणनीति की सफलता की गारंटी देता है।

नियोजन बैठक की प्रभावशीलता का संकेत इसके सकारात्मक परिणाम हैं। मुद्दों को हल करना, अल्पकालिक योजना बनाना, नई जानकारी प्राप्त करना या वितरित करना, फीडबैक का जवाब देना - वह सब कुछ जो रचनात्मक रूप से कार्य प्रक्रिया को प्रभावित करता है। यदि नियोजन बैठक आयोजित करने को समय की बर्बादी और ऐसी बकबक के रूप में माना जाता है जिससे कुछ नहीं मिलता है, तो यह प्रबंधन की सीधी गलती है, जो यह नहीं जानते कि बैठक या संपूर्ण कार्य को स्पष्ट रूप से कैसे व्यवस्थित किया जाए। यह लेख आपको सिखाएगा कि कर्मचारियों के साथ प्रभावी बैठकें कैसे आयोजित करें। एक योजना बैठक के बुनियादी नियमों को समझकर, आप एक छोटी बैठक के दौरान परिचालन जानकारी प्राप्त करने और उसका विश्लेषण करने, समय पर निष्कर्ष निकालने और अपने कर्मचारियों को सामूहिक सफलता के लिए तैयार करने में सक्षम होंगे।

प्रातःकालीन नियोजन बैठक क्या कार्य करती है?

1. सूचनात्मक।

कंपनी में मामलों की वास्तविक स्थिति, उसकी प्रतिस्पर्धात्मकता और सफलता का आकलन करने के लिए, कर्मचारी जानकारी के कई स्रोतों का उपयोग कर सकते हैं:

• संचार मीडिया। कंपनी के बारे में विभिन्न प्रकाशन, काफी अनियमित और अक्सर अप्रासंगिक। सामान्य जानकारी और कोई विशेष जानकारी नहीं.
• परदे के पीछे की बातचीत. अक्सर, गपशप जो कोई विश्वसनीय जानकारी प्रदान नहीं करती है।
• नियमित नियोजन बैठकें, जिसमें प्रबंधक न केवल अपनी राय व्यक्त करता है और विशेष रूप से महत्वपूर्ण बिंदुओं पर ध्यान केंद्रित करते हुए स्थिति का प्रत्यक्ष वर्णन करता है, बल्कि कर्मचारियों को सामयिक मुद्दों, चर्चा के लिए रचनात्मक प्रस्तावों को लाने और संयुक्त रूप से स्थिरता का विश्लेषण करने का अवसर भी देता है। कंपनी और उसके प्रत्येक विभाग में स्थिति

2. नियंत्रण.

काम की सफलता के डिजिटल संकेतकों की निगरानी के अलावा, नियोजन बैठकें प्रबंधन को टीम में रिश्तों की वास्तविक तस्वीर देखने और सूचकांकों के उत्थान या पतन पर माइक्रॉक्लाइमेट के प्रभाव का आकलन करने में मदद करती हैं। इन बैठकों के लिए धन्यवाद, आप कार्य प्रक्रिया के सभी भागों का प्रबंधन कर सकते हैं, कमजोर बिंदुओं का पता लगा सकते हैं और समय पर कमियों को दूर कर सकते हैं।

3. प्रेरक.

कंपनी प्रबंधन के पास हमेशा प्रत्येक कर्मचारी और उनके द्वारा किए गए काम पर ध्यान देने का अवसर नहीं होता है। नियोजन बैठकें आयोजित करने का एक सकारात्मक पहलू किसी प्रतिष्ठित व्यक्ति की उपलब्धियों की सार्वभौमिक मान्यता और उसका प्रोत्साहन है, जिससे टीम में प्रतिस्पर्धी भावना विकसित होती है। अन्यथा, जब नकारात्मक परिवर्तन नोट किए जाते हैं, तो कर्मचारी की समस्याओं को स्पष्ट करने, उनकी घटना के कारणों और आवश्यक सहायता प्रदान करने के उद्देश्य से समय पर व्यक्तिगत बातचीत प्रासंगिक होगी। किसी भी व्यक्ति के लिए यह महसूस करना महत्वपूर्ण है कि उसके काम की सराहना की जानी चाहिए, कि वह एक पेशेवर के रूप में दिलचस्प है, और कंपनी के मामलों पर चर्चा में उसे शामिल करने से केवल उसके कौशल में सुधार होगा।

4. शैक्षिक।

नियोजन बैठक प्रबंधन के प्रशिक्षण तत्व के रूप में भी कार्य करती है। एक ही बार में पूरी टीम के सामने एक सफल मामले का प्रदर्शन, विवरणों की सामान्य चर्चा प्रबंधक को प्रत्येक कर्मचारी को अलग से तैयार करने की आवश्यकता से राहत देती है, उसका समय बचाती है और कर्मचारियों के काम करने के उपकरणों को तेज करती है।

5. संगठनात्मक.

नियोजन बैठक प्रोटोकॉल संबंधित विभागों के सहकर्मियों पर चर्चा के लिए निमंत्रण की अनुमति देता है। नवप्रवर्तन के मामले में यह सबसे अधिक सार्थक है। बातचीत का समय पर समायोजन, अनुभव का आदान-प्रदान और विस्तृत चर्चा संघर्ष को खत्म करती है, टीम में पारस्परिक रूप से लाभप्रद संबंधों का निर्माण करती है।

6. अनुशासन.

उचित प्रबंधन भागीदारी के बिना, कंपनी में अनुशासन और व्यवस्था के इष्टतम होने की संभावना नहीं है। गुणात्मक और मात्रात्मक संकेतकों में पूर्ण किए गए कार्यों पर रिपोर्ट की व्यवस्थित तैयारी, कार्य प्रक्रिया में समस्याओं की पहचान करना, महत्वपूर्ण प्रश्न तैयार करना, उत्तर खोजना - वह सब कुछ जो योजना बैठक के लिए नियमित रूप से तैयार किया जाता है - लोगों को अनुशासित करता है, उन्हें व्यवस्थित करता है और उन्हें सहयोग करने के लिए प्रेरित करता है। एक दूसरे। नियंत्रण के अन्य लीवर हैं, लेकिन भौतिक प्रेरणा अल्पकालिक होती है, और हर कोई आत्म-प्रेरणा में सक्षम नहीं होता है। टीम के लिए एक साथ आना, तत्काल कार्य योजनाओं पर चर्चा करना, अपने कार्यों को समझना और सही रणनीति चुनना महत्वपूर्ण है।

दैनिक नियोजन बैठक किस रूप में आयोजित की जा सकती है?

नंबर 1. संक्षेप में, सूचना योजना बैठक.

प्रभागों और विभागों के संदर्भ में कार्य प्रक्रिया की प्रगति, उनकी वर्तमान और नियोजित गतिविधियों, उभरते मुद्दों और समस्याओं के बारे में नवीनतम जानकारी प्राप्त करने के उद्देश्य से आयोजित एक योजना बैठक एक तथाकथित सूचना नियोजन बैठक है। ऐसी बैठकों को दैनिक आयोजन की आवश्यकता नहीं होती है। अगले पांच कार्य दिवसों के लिए कार्य योजना की रूपरेखा तैयार करने के लिए सप्ताह की शुरुआत में एक बार कंपनी के सभी विभागों के प्रमुखों को आधे घंटे के लिए इकट्ठा करना पर्याप्त है। सूचना नियोजन बैठकें विशेष रूप से बड़ी कंपनियों के प्रबंधकों के लिए महत्वपूर्ण होती हैं जिनके नियंत्रण में कम से कम चार विभाग होते हैं।

नंबर 2. योजना बैठक - वर्तमान कार्यों का वितरण।

इस प्रारूप की योजना बैठकें हर सुबह आयोजित की जाती हैं। लक्ष्य कर्मचारियों को दिन भर के कार्य प्राप्त कराना है। प्रबंधक को बहुत अधिक समय बर्बाद नहीं करना चाहिए - सभी को निर्देश दें, अंतिम लक्ष्य तैयार करें और संक्षेप में निर्देश दें।

नंबर 3। उठाए गए मुद्दे पर चर्चा के लिए बैठक की योजना बना रहे हैं।

किसी कंपनी की कार्य गतिविधियों में, ऐसी परिस्थितियाँ, कार्य और समस्याएँ होती हैं जिन पर चर्चा करने के लिए काफी समय की आवश्यकता होती है। इस मामले में, प्रश्न पहले से तैयार किया जाता है और सहकर्मियों को सुनाया जाता है, और आवश्यक जानकारी तैयार करने के लिए समय दिया जाता है। उसी समय, आप भाषणों का कार्यक्रम निर्धारित करते हैं, और एक सचिव नियुक्त किया जाता है। आमतौर पर ये बैठकें दो घंटे तक चलती हैं। यह भी ध्यान में रखा जाना चाहिए कि चर्चा लंबी खिंच सकती है और 10-15 मिनट के लिए ब्रेक की घोषणा की जाएगी, जिसका मतलब है कि चाय और मिठाई की आवश्यकता हो सकती है। ऐसी नियोजन बैठक के परिणाम आमतौर पर कंपनी के दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के माध्यम से इसके सभी प्रतिभागियों को भेजे जाते हैं।

नंबर 4. रचनात्मक योजना बैठक.

रचनात्मक नियोजन बैठकें तब आयोजित की जाती हैं जब अपर्याप्त संख्या हो या किसी के अपने विचारों का पूर्ण अभाव हो। ऐसी बैठकें विचार-मंथन के सिद्धांत पर आयोजित की जाती हैं, जब सभी प्रतिभागी उस विषय पर विचार व्यक्त करते हैं जो उनके दिमाग में आता है, यहां तक ​​​​कि सबसे हास्यास्पद भी, और उनमें से सबसे दिलचस्प और प्रासंगिक लोगों का चयन किया जाता है। विचार खोजने का कोई अन्य रचनात्मक तरीका ऐसी बैठक के लिए काम करेगा।

पाँच नंबर। एक टीम में संघर्ष की स्थितियों को हल करने के तरीके के रूप में बैठकों की योजना बनाना।

किसी भी टीम में स्पष्ट और छिपे हुए संघर्षों की उपस्थिति अपरिहार्य है। अक्सर गंभीर स्थिति से बाहर निकलने का एकमात्र तरीका कर्मचारियों के बीच सीधी चर्चा होगी। किसी समस्या की स्वतंत्र और खुली चर्चा से उसका महत्व कम हो जाता है; अनावश्यक आरोपों और अपमान के बिना अपनी स्थिति व्यक्त करने का अवसर विनाशकारी संघर्ष की ऊर्जा को सृजन की सकारात्मक ऊर्जा में बदल देता है। सहकर्मियों के बीच गहरी जड़ें जमा चुकी गलतफहमियों को मानव संसाधन विशेषज्ञों, एक संगठनात्मक मनोवैज्ञानिक या यहां तक ​​कि वरिष्ठ प्रबंधन से संपर्क करके सक्षम रूप से हल किया जा सकता है। चर्चा का संचालन करने के लिए, एक नियोजन बैठक विषय का चयन किया जाता है जो विरोधियों के लिए तटस्थ हो। प्रतिभागियों को यह चेतावनी देने की आवश्यकता नहीं है कि बैठक संघर्ष की स्थिति को हल करने के लिए समर्पित है। लोगों को सहज महसूस करना चाहिए, अपनी बात व्यक्त करने में स्वतंत्र होना चाहिए और यह नहीं समझना चाहिए कि एक नेता द्वारा उनकी बातचीत की सावधानीपूर्वक निगरानी की जा रही है और उसे रचनात्मक दिशा में निर्देशित किया जा रहा है। अवलोकन के विश्लेषण के परिणाम, उसके परिणाम और निष्कर्ष को संघर्ष में प्रत्येक भागीदार को बताया जाना चाहिए।

अनुमानित योजना बैठक योजना

आइए मान लें कि लगभग आधे घंटे तक चलने वाली एक सूचनात्मक बैठक सप्ताह में एक बार, सोमवार को आयोजित की जाती है। तो, योजना बैठक नियम:

1. कंपनी के प्रमुख द्वारा सूचनात्मक परिचय। कर्मचारियों के स्पष्ट प्रश्नों के उत्तर।

2. नियोजित संकेतकों की चर्चा, इस स्तर पर उनकी उपलब्धि का स्तर। प्रबंधक से लेकर सहकर्मियों तक के प्रश्न, कुछ मामलों में - व्यक्तिगत बैठकों का समय निर्धारण।

3. किसी आमंत्रित कर्मचारी की बैठक में कार्य या प्रस्तुति के उदाहरण के रूप में एक उदाहरणात्मक मामले का प्रदर्शन।

4. विशेष रूप से गंभीर समस्याओं की पहचान जिनके तत्काल समाधान और योजना बैठक में चर्चा की आवश्यकता है। प्रश्नों का विश्लेषण और उत्तर खोजें।

5. बैठक के प्रतिभागियों को अगले पांच कार्य दिवसों के लिए नियोजित कार्यक्रमों के बारे में सूचित करना, आगामी कार्यक्रमों, बैठकों, उपलब्धियों और संभावित कठिनाइयों का संक्षिप्त अवलोकन। इसके बाद नेता नियोजन बैठक समाप्त करता है।

हमें योजना बैठक विनियमों की आवश्यकता क्यों है?

किसी बैठक को सफल बनाने के लिए इसे विनियमित किया जाना चाहिए। भाषणों और चर्चाओं के क्रम और समय को स्पष्ट रूप से व्यवस्थित करने से एकत्रित लोगों का काम अनुकूलित होता है, यह अधिक विशिष्ट और अधिक उत्पादक बनता है। नियोजन बैठक में प्रश्न भिन्न-भिन्न हो सकते हैं, इसलिए, प्रक्रिया में देरी न करने के लिए, सुबह की बैठक के प्रतिभागियों को पहले से ही सामग्री भेजना आम बात है। कर्मचारी को विषय के बारे में सोचने, जानकारी, उत्तर या सार्थक प्रस्ताव तैयार करने के साथ-साथ भविष्य की योजना बैठक के नियमों का अध्ययन करने के लिए समय दिया जाता है। शायद उसके पास अन्य प्रतिभागियों के लिए प्रश्न होंगे। ऐसे व्यक्ति को नियुक्त करना आवश्यक है जो योजना बैठक के दौरान मिनी-बैठक योजना के प्रत्येक आइटम के लिए आवंटित समय सीमा के अनुपालन की निगरानी करे। किसी भाषण या चर्चा को लंबा करना, एक ही बात को दोहराना या किसी मुद्दे पर लंबी बहस करना नकारात्मकता का परिचय देता है, समान रूप से महत्वपूर्ण विषयों पर ध्यान कम करता है, जिससे टीम का पूरा कामकाजी मूड खराब हो जाता है।

भविष्य की योजना बैठक के लिए नियम बनाते समय, प्रबंधक को निम्नलिखित बातों पर भरोसा करना चाहिए:

1. योजना बैठक का एक विशिष्ट उद्देश्य, प्रतिभागियों की ज्ञात संरचना होनी चाहिए।

2. एजेंडे में बैठक के विषय, उसके उद्देश्यों और विचार के लिए प्रस्तावित मुद्दों के बारे में जानकारी शामिल होनी चाहिए।

3. नेता, कार्यवृत्त लेने वाले सचिव और योजना बैठक के प्रश्नों के उत्तर तैयार करने के लिए जिम्मेदार प्रतिभागियों की उपस्थिति आवश्यक है।

4. बैठक प्रतिभागियों को योजना बैठक की तारीख, समय, स्थान और एजेंडे के बारे में पहले से सूचित किया जाना चाहिए।

5. सचिव बैठक का विवरण रखता है, जहां वह जारी किए गए निर्देशों और किए गए निर्णयों को दर्ज करता है।

6. कार्यवृत्त पर सहमति व्यक्त की जाती है, प्रबंधक द्वारा अनुमोदित किया जाता है और सभी बैठक प्रतिभागियों और कार्य निष्पादकों को वितरित किया जाता है।

7. निर्देशों के निष्पादन पर नियंत्रण जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा किया जाता है। समय सीमा के अनुपालन और निष्पादन की गुणवत्ता की स्पष्ट रूप से निगरानी की जाती है।

8. नियोजन बैठक के कार्यवृत्त को विश्लेषण और समान मुद्दों के समाधान खोजने में उपयोग के लिए रखा जाता है।

योजना बैठक कैसे आयोजित करें

• योजना बैठक आयोजक को पहली बात जिस पर ध्यान देने की आवश्यकता है वह है बैठक के उद्देश्य की प्रश्न और परिभाषा का स्पष्ट निरूपण। प्रबंधक को पहले से सोचने की ज़रूरत है कि काम की समस्या को हल करने के लिए किस जानकारी की आवश्यकता होगी, इसे कौन प्रदान कर सकता है, बैठक का सकारात्मक परिणाम क्या होगा और उठाए गए मुद्दों के बारे में किन विशेषज्ञों को पहले से परिचित कराना होगा। एक योजना बैठक के उचित संगठन से इसकी प्रभावशीलता बढ़ेगी, अनावश्यक बातचीत समाप्त होगी, आमंत्रित लोगों का ध्यान एक विशिष्ट विषय पर केंद्रित होगा।
• दूसरा प्रतिभागियों की संरचना है. प्रबंधक को, यह जानकर कि किस प्रकार की जानकारी में उसकी रुचि है, यह निर्धारित करना होगा कि कौन से विशेषज्ञ, प्रबंधक या कर्मचारी इसके मालिक हैं और पूछे गए प्रश्नों के उत्तर दे सकते हैं।
• तीसरा, आयोजन स्थल का स्पष्टीकरण. गंभीर परिणाम प्राप्त करने के लिए यह आवश्यक है कि बाहरी लोग चर्चा में हस्तक्षेप न करें। योजना बैठक आयोजित करने के लिए हॉल अलग, अभेद्य और इतना बड़ा होना चाहिए कि सभी प्रतिभागियों को इसमें जगह मिल सके।
• चौथा, मीटिंग शुरू होने का समय निर्धारित करना. बैठकों की योजना बनाने के लिए एक निश्चित दिन और समय चुनना सबसे अच्छा विकल्प होगा। हालाँकि, यदि आवश्यक हो, तो ऐसी बैठकें इसके सभी प्रतिभागियों, विशेषकर सबसे महत्वपूर्ण प्रतिभागियों के लिए सुविधाजनक किसी भी समय आयोजित की जा सकती हैं। समय के बारे में पहले से, कई घंटे या कई दिन पहले से चर्चा की जाती है।
• पांचवां - नियम बनाना। नियोजन बैठक पूर्व निर्धारित समय पर शुरू और समाप्त होनी चाहिए। जानकारी यथासंभव स्पष्ट और समझने लायक प्रस्तुत की जानी चाहिए। इसी उद्देश्य से प्रश्नों के क्रम और प्रत्येक प्रतिभागी की रिपोर्ट के समय को विनियमित किया जाता है। उदाहरण के लिए, एक भाषण के लिए 7 मिनट से अधिक का समय आवंटित नहीं किया जाता है।
• छठा, सभी आवश्यक विवरणों पर ध्यान दें। कलम, कागज, पानी, प्रोजेक्टर, स्क्रीन, लैपटॉप, प्रिंटर, आदि। सब कुछ पहले से तैयार किया जाना चाहिए और योजना बैठक में समय बर्बाद नहीं करना चाहिए। तकनीक की और जांच करना बेहतर है.
• सातवां - प्रक्रिया, चर्चा के परिणामों को रिकॉर्ड करने और योजना बैठक आदेश तैयार करने के लिए एक योजना बैठक सचिव की नियुक्ति।

योजना बैठक में किन मुद्दों पर चर्चा करनी है

नियोजन बैठकें आयोजित करने का मुख्य कार्य प्रत्येक कार्य दिवस के लिए छोटी-छोटी रणनीतियाँ और योजनाएँ तैयार करना है। दूसरा कार्य पिछले दिन का मूल्यांकन करना, रिपोर्ट करना, पहचानी गई समस्याओं का विश्लेषण करना और उन्हें हल करने में मदद करना है। आप एक तालिका बना सकते हैं जहां कर्मचारी प्राप्त निर्देश, लक्ष्य और उनके पूरा होने पर एक निशान दर्ज करेंगे। विभाग के सभी कर्मचारियों और उसके प्रमुख तक पहुंच खोलना बेहतर है।

उदाहरण के लिए, कार्यों और लक्ष्यों को इसमें विभाजित किया जा सकता है:

1. किसी विशिष्ट दिन पर ग्राहकों द्वारा;
2. किसी विशिष्ट दिन के भुगतान के लिए;
3. प्राप्य खातों और उन पर किए गए कार्य पर।

तीसरा कार्य विषयगत योजना बैठकों के लिए विशिष्ट है। यहां बैठक का अधिकतम समय किसी दिए गए विषय या पहले बताए गए मुद्दे पर चर्चा के लिए समर्पित करना महत्वपूर्ण है।

बोरियत को दूर करते हुए रचनात्मक ढंग से नियोजन बैठकें कैसे संचालित करें

1. काम के मूड पर किसी भी चीज़ का पर्यावरण में बदलाव जितना लाभकारी प्रभाव नहीं पड़ता है। प्लानिंग मीटिंग को रचनात्मक बनाने के लिए बेहतर है कि इसके लिए किसी अप्रत्याशित जगह का चुनाव किया जाए। यह एक सड़क, एक कैफे या कार्यालय से पैदल दूरी के भीतर एक आरामदायक जगह हो सकती है।
2. समय भी असामान्य होना चाहिए. ब्रेक या काम ख़त्म होने से आधा घंटा पहले, लंच ब्रेक के दौरान या कार्य दिवस के बीच में।
3. एक रचनात्मक दृष्टिकोण असामान्य सामग्री के चयन में या इसे प्रत्येक प्रतिभागी को नहीं, बल्कि केवल कुछ को जारी करने में व्यक्त किया जा सकता है।
4. योजना बैठक के दौरान फ़ोन बंद करना मौजूदा कार्य को हल करने पर ध्यान केंद्रित करने के लिए एक शर्त है। आप टीम की एकजुटता पर जोर देते हुए उन्हें एक साथ रख सकते हैं।
5. किसी मीटिंग रूम में नहीं, बल्कि कॉन्फ़्रेंस कॉल या स्काइप के ज़रिए प्लानिंग मीटिंग आयोजित करना भी रचनात्मक होगा।

आयोजन पद्धति का चुनाव बैठक के उद्देश्यों से तय होना चाहिए। आपको खेल के रूप में तैयार की गई योजना बैठकों में वैश्विक मुद्दों को हल नहीं करना चाहिए। यह एक तमाशा और समय की बर्बादी जैसा लगता है। संगठनात्मक मुद्दों, शौकिया प्रतियोगिताओं, कॉर्पोरेट आयोजनों, प्रोत्साहनों आदि की चर्चा - ये रचनात्मक योजना बैठकों के लिए उपयुक्त विषय हैं जो कर्मचारियों की क्षमता को प्रकट करते हैं।

किसी भी अन्य बैठक की तरह, एक रचनात्मक मिनी-बैठक भागीदारी और परिणामों के सारांश के लिए प्रबंधक के आभार के शब्दों के साथ समाप्त होती है। वह नियोजन बैठक में मिले निष्कर्षों, आगे के लक्ष्यों और कार्य समस्या के प्रभावी समाधान के बारे में नोट्स बना सकता है।

विशेषज्ञ की राय

बोर्ड पर विज़ुअलाइज़ेशन जानकारी संप्रेषित करने का एक प्रभावी साधन है

अलेक्जेंडर विनोग्रादोव,

स्टार्टअप रेवेंगा, मॉस्को के संस्थापक और सीईओ

मुझे इसमें कोई संदेह नहीं है कि वाक्यों को बोर्ड पर प्रदर्शित करना बहुत उपयोगी है। चर्चा में भाग लेने वाले अपनी राय व्यक्त करने और विभिन्न विकल्प पेश करने में अधिक सक्रिय हैं। मेरे पिछले कार्यालय में इनमें से लगभग आठ बोर्ड थे। हमने उन्हें हर विभाग और आम बैठक कक्ष में लटका दिया। ऐसे मामले सामने आए हैं जब बोर्ड को विशेष रूप से चित्रित दीवार से बदल दिया गया था, जिससे साधारण मार्कर से लिखना और स्पंज से मिटाना संभव हो गया था। हालाँकि, पेंट बहुत उच्च गुणवत्ता का नहीं था, यह जल्दी ही अनुपयोगी हो गया और हम नियमित प्रारूप मीटिंग बोर्ड में लौट आए।

मार्कर या चॉक और ब्लैकबोर्ड के साथ किसी भी मुद्दे पर चर्चा करना बहुत प्रभावी है। हर कोई आपकी बात को देखता है, समझता है, सहमत होता है और अगर नहीं है तो अपना लिखता है। परिणामस्वरूप, संयुक्त प्रयासों से किसी भी समस्या का समाधान आसानी से हो जाता है।

बोर्ड न केवल नियोजन बैठकें आयोजित करने के लिए सुविधाजनक है, आप इस पर महत्वपूर्ण नोट्स और अनुस्मारक रख सकते हैं, कोई भी आरेख स्पष्ट दिखता है, आप चरण दर चरण लिख सकते हैं और तुरंत प्रक्रिया पर चर्चा कर सकते हैं, या एक नए उत्पाद के साथ आ सकते हैं। विचारों को लिखने से उनकी संकीर्णता दूर हो जाती है और आपको एक भी विवरण छूटने नहीं मिलता है, खासकर यदि प्रक्रिया एक दिन से अधिक समय तक चलती है। मैं अपने सहकर्मियों और नवागंतुकों को यह समझाने के लिए अपने उदाहरण का उपयोग करना चाहूंगा कि अपने विचारों को सार्वजनिक रूप से व्यक्त करने के लिए बोर्ड को बाध्यता मानने की कोई आवश्यकता नहीं है। बोर्ड सफल कार्य का एक अनिवार्य गुण है। आप ई-मेल, स्काइप और यहां भी उपयोग करने के आदी हैं - बोर्ड पर चर्चा की सुविधा और लाभों को समझने के बाद, इसे अपने कार्यालय में रखना सुनिश्चित करें।

कई वर्षों के अभ्यास ने मेरी राय की पुष्टि की है कि सभी विवाद, गलत निर्णय और समस्याएं हमेशा दूसरों की राय सुनने की अनिच्छा या असमर्थता का परिणाम होती हैं। ऐसे मामलों में, मैंने एक मार्कर देना सीखा और मुझे लिखने या चित्र बनाने के लिए कहा जो वे मुझे बताने की कोशिश कर रहे हैं। जैसा मैं देखता हूं, वैसा ही ऊपर से चित्र बनाता या लिखता हूं। चित्रों की तुलना करके, हम समस्या को अधिक स्पष्ट रूप से देखते हैं, और समस्या को समझना पहले से ही उसके समाधान का आधा हिस्सा है।

नियोजन बैठकें आयोजित करने का एक नया रूप: बैठकें "अपने पैरों पर" और एल्विस प्रेस्ली के संकेत पर

अधिकांश लोग, जब वे "बैठक" शब्द सुनते हैं, तो एक असहज कमरे, लंबी, खींची गई रिपोर्टों को आराम से सुनने, कुछ मुद्दों पर अनिर्णायक और हमेशा स्पष्ट चर्चा नहीं होने की कल्पना करते हैं। ऐसा वातावरण कर्मचारियों को ध्यान केंद्रित करने, स्थिति का वास्तविक आकलन करने और उपयोगी राय व्यक्त करने की अनुमति नहीं देता है, और प्रबंधक को लगातार एकत्रित लोगों का ध्यान आकर्षित करने और उन्हें योजना बैठक के विषय की याद दिलाने के लिए मजबूर होना पड़ता है।

एक सफल नेता की एक विशिष्ट विशेषता सबसे प्रभावी कर्मचारी बैठकें आयोजित करने और संचालित करने की क्षमता है। उनके द्वारा तैयार किए गए नियम बैठक के विषय को स्पष्ट रूप से परिभाषित करते हैं और इससे बचने या दूसरे पर जाने का अवसर प्रदान नहीं करते हैं। विशिष्ट मुद्दों के लिए विशिष्ट समाधान की आवश्यकता होती है।

किसी रचनात्मक प्रस्ताव पर पहुंचने के लिए, आपको अपनी कुर्सी पर बैठने की ज़रूरत नहीं है। सक्रिय समय "स्टॉम्पिंग ग्राउंड" योजना बैठकों को अधिक से अधिक लोकप्रिय बनाता है, जो अक्सर उच्च तकनीक कंपनियों में आयोजित की जाती हैं, जहां किसी भी मुद्दे को हल करने के लिए अभिनव दृष्टिकोण तुरंत उठाए जाते हैं। इस तरह की बैठकें "अपने पैरों पर" शीर्ष प्रबंधकों को बड़े दर्शकों के साथ लंबी बातचीत से बचने की अनुमति देती हैं, जिन्हें विचाराधीन प्रक्रिया में शामिल भी नहीं किया जा सकता है, लेकिन खाली राय व्यक्त की जा सकती है।

उदाहरण के लिए, एक सॉफ्टवेयर विकास कंपनी, एटॉमिक ऑब्जेक्ट का प्रबंधन प्रत्येक सुबह एक स्थायी बैठक के साथ शुरू होता है। अनिवार्य उपस्थिति, गैर-कार्यशील मुद्दों पर चर्चा को न्यूनतम रखना, स्पष्ट प्रश्न और समान उत्तर इन बैठकों को यथासंभव उत्पादक बनाते हैं। यह व्यावहारिक रूप से सिद्ध हो चुका है कि "अपने पैरों पर" ऐसी नियोजन बैठकों की अवधि सात मिनट से अधिक नहीं है; कर्मचारी कार्य प्राप्त करते हैं और तुरंत इसे पूरा करने के लिए जाते हैं। यह प्रारूप आपको आराम करने की अनुमति नहीं देता है; इसके विपरीत, यह आपको गतिशील बनाता है और काम करने के मूड में रखता है।

वॉल स्ट्रीट जर्नल का दावा है कि प्रथम विश्व युद्ध के दौरान अक्सर ऐसी त्वरित बैठकें आयोजित की जाती थीं, जब निर्णय लेने में देरी मौत के समान होती थी। बाद में व्यवसाय ने सूचनाओं के त्वरित आदान-प्रदान या स्पष्ट करने और अल्पकालिक लक्ष्य निर्धारित करने के लिए इस प्रथा को अपनाया।

विज्ञान भी नवप्रवर्तन में रुचि लेने लगा। एक अमेरिकी वैज्ञानिक और मिसौरी विश्वविद्यालय के प्रतिनिधि एलेन ब्लूडॉर्न द्वारा 1998 में किए गए शोध से पता चला है कि खड़े होकर योजना बैठकें आयोजित करने में एक तिहाई कम समय लगता है, और परिणाम सामान्य प्रारूप में हॉल में आयोजित बैठकों से भी बदतर नहीं होते हैं।

2011 में, VersionOne ने विभिन्न हाई-टेक कंपनियों के 6 हजार से अधिक कर्मचारियों का एक सर्वेक्षण किया। उनमें से 78% ने दैनिक छोटी बैठकों की उपस्थिति की पुष्टि की।

खड़े होकर आयोजित की गई एक अभिनव योजना बैठक पश्चिमी उद्यमियों द्वारा कर्मचारियों के साथ काम को अनुकूलित करने के लिए उपयोग की जाने वाली एकमात्र चाल नहीं है।

फेसबुक के मार्क टोंकेलोविट्ज़ की प्रसिद्ध तरकीबों में से एक ब्रेक से 15 मिनट पहले छोटी योजना बैठकें आयोजित करना है। उनका दावा है कि यह दृष्टिकोण कर्मचारियों को संक्षेप में और केवल मुद्दे पर बात करने के लिए प्रेरित करता है।

त्वरित बैठकें आयोजित करने से कर्मचारियों की देरी दूर होती है। विलंबित कार्यकर्ताओं को चल रही चर्चा में शामिल होने की अनुमति नहीं दी जानी चाहिए, क्योंकि हो सकता है कि उन्होंने सारी जानकारी नहीं सुनी हो, और इसमें गहराई से जाने से, वे केवल प्रक्रिया को धीमा कर देंगे।

एडोब सिस्टम्स के कर्मचारी जान विटुकी ने दैनिक नियोजन बैठकों में प्रतिभागियों की देरी के कारण बर्बाद हुए समय को एक नए सॉफ्टवेयर उत्पाद को विकसित करने में लगने वाले समय के बराबर बताया और प्रत्येक देरी के लिए $1 का जुर्माना लगाया।

फर्नीचर कंपनी स्टीलकेस के टर्नस्टोन डिवीजन द्वारा एक और अभिनव बारीकियों की घोषणा की जा सकती है, जो एल्विस प्रेस्ली के संगीत का उपयोग करती है, विशेष रूप से, कर्मचारियों की बैठकों के लिए एक संकेत के रूप में उनका "ए लिटिल लेस कन्वर्सेशन"।

किसी भी कंपनी की गतिविधियों में, ऐसी स्थितियाँ होती हैं जब न तो गंभीर बैठकों के लिए समय होता है और न ही "स्टॉम्पबॉक्स" के लिए, जैसा कि खड़े होकर आयोजित की जाने वाली नियोजन बैठकों को कहा जाता है। ऐसे मामलों में, अनुभवी प्रबंधक मोबाइल प्रौद्योगिकियों का उपयोग करने और काम में बाधा डाले बिना बैठकें आयोजित करने की सलाह देते हैं। बेशक, आभासी संचार और कॉर्पोरेट ईमेल या चैट के माध्यम से मुद्दों को हल करना लाइव संपर्क की जगह नहीं लेगा, लेकिन कभी-कभी यह सबसे अच्छा तरीका है। हालाँकि स्थायी बैठकें महत्व में आयोजित की जाती हैं, वे न केवल पारंपरिक बैठकों से आगे निकल जाती हैं, बल्कि उन्नत तकनीकों का उपयोग करने वाली बैठकों से भी आगे निकल जाती हैं।

प्रभावी योजना बैठक नियम

नियम 1। प्रारंभिक चर्चाओं की उपलब्धता. प्रारंभ में, समस्या पर छोटे समूहों में विचार किया जाता है, एक समेकित समाधान विकसित किया जाता है, और इसे सामान्य चर्चा के लिए प्रस्तुत किया जाता है। प्रारंभिक विश्लेषण ईमेल द्वारा भी किया जा सकता है। निर्देशों और आवश्यक सामग्री के साथ प्रबंधक से एक पत्र प्राप्त करने के बाद, कर्मचारी मुद्दे का अध्ययन करता है, उत्तर तैयार करता है और समस्या को हल करने के लिए अपने विकल्प अपने वरिष्ठों को भेजता है।

नियम #2. मीटिंग का सटीक आरंभ समय निर्धारित करें. अनुभव के आधार पर, सफल प्रबंधकों ने देखा है कि यदि आप 13-00 बजे बैठक बुलाते हैं, तो यह कम से कम 13-10 बजे शुरू होगी। लेकिन यदि आप शुरुआत 12-13 पर सेट करते हैं, तो कर्मचारी इसे शाब्दिक रूप से लेते हैं।

नियम #3. एक लिखित एजेंडा तैयार करें. यहां तक ​​कि छोटी से छोटी बैठक भी व्यवस्थित होनी चाहिए. नियोजन बैठक के लिए एक लिखित एजेंडा पहले से तैयार किया जाना चाहिए और आमंत्रित लोगों को भेजा जाना चाहिए ताकि गंभीर चर्चा अनावश्यक विवादों में न बदल जाए।

नियम #4. प्रतिभागियों की रुचि. बैठक का नियंत्रण किसी भी वक्ता को नहीं सौंपा जाना चाहिए। सावधानीपूर्वक संगठन, गति की विविधता, प्रारूप और बोलने की शैली चर्चा को यथासंभव प्रभावी बनाएगी। जब दो प्रतिद्वंद्वी एक बैठक में भाग लेते हैं और विवाद में दूसरों पर ध्यान देना बंद कर देते हैं, तो आप बैठक की छवि बदल सकते हैं और आयोजित कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, दो विरोधियों के बीच एक बैठक।

नियम #5. भाषणों की संक्षिप्तता और दायरा. नेता के भाषण संक्षिप्त और जानकारी से भरे होने चाहिए। आपको समस्या पर आवाज़ उठानी चाहिए, अपना दृष्टिकोण व्यक्त करना चाहिए और रुकना चाहिए। किसी भी परिस्थिति में आपको वक्ता को बीच में नहीं रोकना चाहिए। भले ही उसकी राय पूरी तरह से आपसे असहमत हो, उसे अपना भाषण समाप्त करने दें और उसके बाद ही अपनी स्थिति का बचाव करें। यह सिर्फ विनम्रता का तत्व नहीं है, यह आपके विचारों की प्राथमिकता पर जोर है।

नियम #6. प्रत्येक भाषण का एक संक्षिप्त सारांश होता है। बैठक का विषय और बोर्ड पर प्रत्येक रिपोर्ट का सारांश सभी प्रतिभागियों को दिखाई देगा। इससे आपको विषय पर बने रहने और केवल महत्वपूर्ण मुद्दों पर चर्चा करने में मदद मिलेगी।

नियम #7. प्रत्येक प्रतिभागी का अपना स्थान है। संघर्ष से बचने के लिए, जिन लोगों पर चर्चा किए जा रहे मुद्दों पर विरोधी विचार हैं, उन्हें एक-दूसरे के सामने नहीं बैठना चाहिए। इस पर ध्यान आकर्षित किए बिना उन्हें एक-दूसरे के बगल में लगाना बेहतर है।

नियम #8. कार्य योजना का निर्माण. कर्मचारियों को यह दिखाना महत्वपूर्ण है कि योजना बैठक के दौरान व्यक्त की गई राय पूरी टीम के लिए महत्वपूर्ण है। संयुक्त रूप से लिए गए निर्णयों के आधार पर, एक स्पष्ट कार्य योजना बनाई जाती है, जिसका पालन करने के लिए कंपनी के नेताओं सहित सभी लोग बाध्य होते हैं।

नियम #9. प्रबंधक की भागीदारी सीमित करना. प्रबंधक को सभी बैठकों में भाग लेने की आवश्यकता नहीं है, केवल उन बैठकों में भाग लेने की आवश्यकता है जहां उसकी उपस्थिति वास्तव में आवश्यक है। साथ ही, उसे ठीक-ठीक पता होना चाहिए कि वह कार्यक्रम में क्यों जा रहा है, उसे कर्मचारियों को क्या बताना है और कौन सी जानकारी प्राप्त करनी है। केवल समस्या को हल करने में शामिल लोगों को योजना बैठकों में आमंत्रित किया जाता है, क्योंकि बड़ी संख्या में प्रतिभागियों से चर्चा प्रक्रिया काफी जटिल हो जाती है।

योजना बैठकों की दक्षता में सुधार के लिए क्या किया जा सकता है?

योजना बैठक का समय केवल सबसे महत्वपूर्ण चीजों के लिए समर्पित है। ग्राहकों के साथ विशेषज्ञों के मुख्य कार्य से संबंधित जानकारी व्यक्तिगत बातचीत के बिना प्राप्त की जा सकती है।

सामान्य नियोजन बैठकों के अलावा, प्रशासन के लिए नियोजन बैठकें और कंपनी के प्रमुख के लिए नियोजन बैठकें कर्मचारियों की भागीदारी के बिना केवल प्रबंधन टीम द्वारा आयोजित करना आवश्यक है।

टीम के कार्य को पूर्व-डिज़ाइन किए गए, स्पष्ट संकेतकों द्वारा मापा जाना चाहिए। यह उन बैठकों, कॉलों, जारी किए गए चालानों या पूरी की गई बिक्री की संख्या है जिसे एक विशेषज्ञ को एक निश्चित समय में पूरा करना होगा। आपको यह भी जानना होगा कि इसका मूल्यांकन कैसे किया जाएगा। उदाहरण के लिए, यदि कॉल सफल होती है, तो इसमें मीटिंग की व्यवस्था करना, जरूरतों की पहचान करना, डेटा अपडेट करना आदि शामिल होता है।

लेन-देन की प्रभावशीलता पर नज़र रखने के लिए, इसकी प्रगति पर नज़र रखने के लिए उपकरण पेश किए गए हैं। ग्राहक के साथ काम करने के मुख्य बिंदु दर्ज किए जाते हैं - पहली कॉल से लेकर चालू खाते में धन की प्राप्ति तक। लेनदेन चरणों के बीच संक्रमण के लिए स्पष्ट पैरामीटर निर्धारित किए जाते हैं। आपको ग्राहकों के साथ संबंधों में प्रगति पर भी ध्यान देना चाहिए।

लाभप्रदता बढ़ाने की कुंजी ग्राहक आधार में परिवर्तन की गतिशीलता की निगरानी करना है। नए आए उपभोक्ताओं, खोए हुए और लौटे ग्राहकों का मात्रात्मक विश्लेषण समय पर उपाय करने और जोखिम स्थितियों को रोकने में मदद करेगा।

विशेषज्ञ की राय

क्या कर्मचारी योजना बैठकों में नियमित रूप से आते हैं? एक समाधान है!

वालेरी मेटेलिट्सा,

लिंडनर कंपनी, मॉस्को के जनरल डायरेक्टर

हमारी कंपनी में सोमवार की सुबह की शुरुआत डेढ़ घंटे की योजना बैठक से होती है। हम सप्ताह के दौरान किए गए कार्यों के बारे में विशेषज्ञों की रिपोर्ट सुनते हैं, मैं चालू सप्ताह के लिए कार्य और योजनाएँ निर्धारित करता हूँ, और साथ में हम परियोजनाओं की प्रगति पर चर्चा करते हैं। समय के साथ, नियोजन बैठकों में कर्मचारियों की गतिविधि कम हो गई। लोगों ने ऐसी बैठकों को महत्वहीन समझना शुरू कर दिया, वे नींद में हैं, कोई भावनात्मक वापसी नहीं है, और उन्हें देर भी हो सकती है। और मेरे मन में एक विचार आया, जिसका उद्देश्य नियमित कार्यक्रम में विविधता लाना और उसमें नवीनता का तत्व लाना था।

ऐसा करने के लिए, मैं विभिन्न विषयों पर पहले से छोटे लेकिन बहुत रोमांचक भाषण तैयार करता हूं: मनोविज्ञान में सकारात्मक दृष्टिकोण, उत्कृष्ट लोगों के जीवन से असामान्य कहानियां, आत्म-बोध और आत्म-सुधार, अवास्तविक वैज्ञानिक उपलब्धियां, आदि। मैं कुछ कहानियाँ किताबों से, कुछ तथ्य इंटरनेट से और कुछ पत्रिकाओं से लेता हूँ। मैं बताता हूं, मैं पढ़ता हूं, मैं उद्धरण देता हूं। कभी-कभी मैं फ्लिपचार्ट का उपयोग करता हूं - मैं जानकारी पोस्ट करता हूं, फिर टिप्पणी करता हूं। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि जानकारी बिना किसी अपवाद के सभी को रुचिकर लगती है।

सफलता के बारे में संसाधन infonsuccess.ru पर मेरा ब्लॉग भी मेरी मदद करता है। वहां मैं विषयों का परीक्षण करता हूं, मित्रों, ग्राहकों और व्यावसायिक भागीदारों की समीक्षाओं का विश्लेषण करता हूं। कहानियाँ मुझे अपने अधीनस्थों पर अनुकूल प्रभाव डालने में मदद करती हैं; सफलता के उदाहरण हमेशा प्रेरित करते हैं और आत्म-सुधार की इच्छा जागृत करते हैं।

सच कहूँ तो, शुरू में स्टाफ ने हर चीज़ को बहुत सावधानी से लिया। रूप और फुसफुसाहट ने सब कुछ बयां कर दिया। लेकिन अब "सुबह की पढ़ाई" ने लगभग सभी को मंत्रमुग्ध कर दिया है। योजना बैठक की शुरुआत में बिन बुलाए विशेषज्ञ भी आ सकते हैं। उदाहरण के लिए, पढ़ने के लिए समर्पित योजना बैठक के पहले भाग में, मैं हमेशा सचिव और मुख्य लेखाकार को देखता हूँ। निचली पंक्ति: सुबह की योजना बैठकें कर्मचारियों के लिए बहुत लोकप्रिय और दिलचस्प हो गई हैं। लेटलतीफी बंद हो गई है, लोग सक्रिय हैं, अगले विषय में पहले से रुचि रखते हैं और किसी सकारात्मक चीज़ का इंतज़ार कर रहे हैं। बैठक उत्पादकता में भी वृद्धि हुई है। बैठकों के शुष्क प्रारूप को उत्साह और सकारात्मकता के तत्व से पतला कर दिया गया। पाठन ने चर्चाओं को जन्म दिया है, और मेरे सहकर्मी मेरे साथ और एक-दूसरे के साथ अधिक खुलकर बात कर रहे हैं। कई लोग अपने स्वयं के उदाहरण और विषय प्रस्तुत करते हैं। मैंने बिक्री विभाग के प्रमुख को सुझाव दिया कि हम मस्तिष्क की फिटनेस के बारे में जानकारी तैयार करें।

रोजगार केंद्र के लिए ब्यूटी सैलून की व्यवसाय योजना

बैठक के दौरान, प्रबंधक को अपने अधीनस्थों को उपयोगी जानकारी देनी चाहिए और उनके लिए स्पष्ट कार्य निर्धारित करने चाहिए। यदि सब कुछ सही ढंग से किया गया तो श्रम दक्षता बढ़ेगी अन्यथा बैठकें आयोजित करने की प्रक्रिया पर पुनर्विचार किया जाना चाहिए।

क्या आप अक्सर बैठकें करते हैं? क्या आपके कर्मचारियों को अक्सर उनसे कुछ उपयोगी मिलता है? क्या वे आपके द्वारा दिए गए लक्ष्यों और उद्देश्यों को समझते हैं?

क्या बैठकों की योजना बनाने के बाद उनकी कार्यकुशलता बढ़ जाती है? क्या आपको पर्याप्त प्रतिक्रिया मिल रही है? यदि आपने कम से कम एक प्रश्न का उत्तर "नहीं" में दिया है, तो आपको यह सीखना होगा कि प्रभावी बैठकें और नियोजन सत्र कैसे आयोजित करें ताकि उन पर न्यूनतम समय बर्बाद हो और अधिकतम लाभ प्राप्त हो सके।

प्रभावी बैठक

बैठकों की मदद से, विभिन्न विभागों के बीच और विभागों के भीतर संचार बनाए रखा जाता है, किए गए निर्णयों को लागू किया जाता है और व्यक्तिगत कर्मचारियों के बीच काम करने की प्रेरणा बढ़ती है। लेकिन केवल एक प्रभावी बैठक ही इन समस्याओं का समाधान कर सकती है, इसलिए स्वयं जांचें कि क्या आपकी बैठकें निम्नलिखित मानदंडों को पूरा करती हैं:

1. प्रारूप अनुपालन. बैठकें कई प्रकार की होती हैं: बैठक, योजना बैठक और परिचालन बैठक। इनमें से प्रत्येक बैठक का अपना उद्देश्य होता है और तदनुसार यह अलग-अलग समय तक चलती है। ऑपरेटिव को उस समस्या को हल करने के लिए डिज़ाइन किया गया है जो अभी उत्पन्न हुई है।

यह आमतौर पर 5-10 मिनट तक चलता है और समस्या से सीधे संबंधित लोगों को एक साथ लाता है। नियोजन बैठक आमतौर पर हर दिन सुबह होती है और 25-30 मिनट तक चलती है। इस समय के दौरान, प्रबंधक को दिन के लिए कार्य निर्धारित करने, पिछले दिन के परिणामों पर प्रतिक्रिया प्राप्त करने और यदि आवश्यक हो तो योजनाओं को समायोजित करने की आवश्यकता होती है।

बैठक का उद्देश्य वैश्विक समस्या का समाधान ढूंढना, अपने बाज़ार के लिए एक नया प्रस्ताव तैयार करना, एक नया प्रेरणा कार्यक्रम विकसित करना आदि है।

अक्सर बैठकों को दो चरणों में विभाजित किया जाता है - पहला चरण शाम को आयोजित किया जाता है, जिसके दौरान बैठक के लक्ष्य निर्धारित किए जाते हैं और जिन समस्याओं पर चर्चा की जाएगी, उनकी रूपरेखा तैयार की जाती है। सुबह में, दूसरा चरण शुरू होता है, जो दो घंटे तक चल सकता है। एक पूर्ण बैठक अपने शुद्धतम रूप में रचनात्मकता है।

2. कार्यों की विशिष्टता. प्रत्येक बैठक में स्पष्ट रूप से परिभाषित उद्देश्य होने चाहिए जिनकी घोषणा प्रतिभागियों को पहले से की जाए। एजेंडे से विचलन बेहद अवांछनीय है।

3. सख्त नियम. बैठक में आरंभ और समाप्ति का समय होना चाहिए, भले ही आमंत्रित सभी लोगों ने भाग लिया हो या नहीं। स्पष्ट समय सीमा निर्धारित करें, जैसे एजेंडा आइटम 1 को 25 मिनट में पूरा करना।

प्रत्येक वक्ता के लिए एक निश्चित समय निर्धारित करें - 5 मिनट पर्याप्त है, इससे लोग टू द पॉइंट बोलना सीखेंगे। यदि आप विषय से हटकर अनावश्यक बातचीत या विचलन सुनते हैं, तो इन प्रयासों को रोकें और अपना समय बचाएं।

4. इष्टतम रचना. बैठक में संबंधित लोगों को उपस्थित रहना होगा. बस बैठो और सुनो, किसी को आमंत्रित मत करो। सभी को अपने काम से काम रखने दें।

5. हर किसी के लिए शब्द. बैठक में प्रत्येक भागीदार को किसी विशेष मुद्दे पर अपनी राय व्यक्त करने का अवसर मिलना चाहिए। हस्तक्षेप न करें और, विशेष रूप से, कर्मचारी के भाषण में बाधा न डालें, भले ही वह आपके दृष्टिकोण के विरुद्ध हो। क्या आपको पर्याप्त प्रतिक्रिया की आवश्यकता है?

6. रिकॉर्ड रखना. एजेंडा एकमात्र अनिवार्य बैठक दस्तावेज़ नहीं है। मिनट्स, जिसमें सभी मुख्य बिंदु, प्राथमिकता के क्रम में बोलने वाले कर्मचारी, किसी विशेष मुद्दे पर उनकी राय और सबसे महत्वपूर्ण बैठक के परिणाम दर्ज होते हैं, एक बहुत उपयोगी पेपर है।

बैठक में भाग लेने वालों को एक समाचार पत्र भेजना सुनिश्चित करें ताकि किसी भी बिंदु को स्पष्ट करने के लिए यह हमेशा उनके पास रहे। इससे सौंपे गए कार्यों के कार्यान्वयन की निगरानी करना और प्राप्त परिणामों का विश्लेषण करना अधिक सुविधाजनक हो जाएगा। यह "कार्य - परिणाम - नियंत्रण - कार्य" योजना है जो आपको बैठकों को सबसे कुशल और संक्षिप्त बनाने की अनुमति देती है।

7. बैठक की योजना. प्रत्येक कर्मचारी को पता होना चाहिए कि उसे अगली बार बैठक कक्ष में कब आमंत्रित किया जाएगा। बैठकों के आयोजन में अचानक आना एक बुरा सहायक है; कार्यालय से अनुपस्थिति के कारण प्रतिभागियों के पास तैयारी के लिए समय नहीं होता है या वे आते ही नहीं हैं।

यदि कोई समस्या अचानक उत्पन्न हो गई है और आपने इसे हल करने के लिए एक टास्क फोर्स बुलाने का फैसला किया है, तो "मुझे नहीं पता," "मुझे जांच करने की ज़रूरत है," और "मैं आपको बाद में एक रिपोर्ट दूंगा" जैसे उत्तरों के लिए तैयार हो जाइए।

प्रभावी बैठक की तैयारी और संचालन कैसे करें?

एक प्रभावी बैठक करने के लिए, आपको पहले इसकी तैयारी करनी होगी। बैठक शुरू होने से पहले, नेता को निम्नलिखित प्रश्नों को स्पष्ट करना चाहिए:

• बैठक किन लक्ष्यों का पीछा करती है और किन कार्यों का समाधान करती है।
• बैठक का प्रारूप क्या है, बैठक में भाग लेने वालों की भूमिका क्या है। कर्मचारियों की भूमिकाएँ पहले से सौंपी जाती हैं: एक अध्यक्ष और एक सचिव होना चाहिए। बैठक की सटीक शुरुआत और समाप्ति का समय भी निर्धारित करें।
• बैठक की संरचना क्या है? एक विशिष्ट संरचना इस तरह दिखती है:
• अभिवादन;
• बैठक के लक्ष्यों, उद्देश्यों, प्रारूप की घोषणा;
• मौजूदा समस्याओं की चर्चा और विश्लेषण;
• कलाकारों से प्रतिक्रिया प्राप्त करना;
• परिणामों का विश्लेषण और निकट भविष्य के लिए कार्य निर्धारित करना;
• सारांश
• बैठक के नियम क्या हैं? एजेंडे में प्रत्येक आइटम पर काम करने के लिए सटीक समय निर्धारित करें, यदि बैठक में लंबा समय शामिल हो तो ब्रेक के लिए अलग समय निर्धारित करें।
• किन दस्तावेजों की होगी जरूरत. सभी आवश्यक जानकारी तैयार करें जो प्रतिभागियों के लिए रुचिकर हो, सामग्री भेजें ताकि उनका पहले से अध्ययन किया जा सके।
• क्या मीटिंग जरूरी है? किसी मीटिंग के लिए निमंत्रण भेजने से पहले जांच लें कि क्या यह वास्तव में आवश्यक है।

इन प्रश्नों का उत्तर स्वयं दें:

• क्या आपके द्वारा निर्धारित कार्यों को आज ही हल करने की आवश्यकता है?
• प्रतिभागियों को बैठक से क्या लेना चाहिए?
• बैठक के बाद उनका काम कैसे बदलना चाहिए?
• क्या सभी आवश्यक जानकारी एकत्र कर ली गई है? क्या आपको किसी प्रश्न का उत्तर "पता नहीं" मिलेगा?
• क्या बैठक बुलाए बिना समस्या का समाधान करने का कोई और तरीका है?

प्रभावी बैठकों के लिए सरल नियम याद रखें, दर्शकों का ध्यान मुख्य लक्ष्य पर रखें, चर्चा को सकारात्मक या तटस्थ स्वर दें और उन्हें अपनी राय व्यक्त करने के लिए प्रोत्साहित करें।

तब आपको अपने कर्मचारियों की दक्षता में वृद्धि मिलेगी और साथ ही बर्बाद होने वाले समय में भी कमी आएगी।

नियोजन सत्र और बैठकें कैसे संचालित करें

मासिक नियोजन बैठकों, साप्ताहिक बैठकों और दैनिक बैठकों का व्यवस्थित आयोजन बिक्री विभाग और समग्र रूप से संगठन के विकास के लिए सबसे महत्वपूर्ण उपकरण है। और स्व-विकासशील बिक्री विभाग का एक अभिन्न अंग - व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करने और व्यवसाय को ऑटोपायलट पर डालने के बाद।

नियोजन सत्र और बैठकें आयोजित करने के क्या लाभ हैं?

? प्रबंधक परिचालन प्रबंधन में भाग लेता है. वह संगठन की सभी वर्तमान घटनाओं से अवगत है, महत्वपूर्ण घटनाओं और नवाचारों के बारे में जानता है।

? प्रबंधक को समस्याओं के बारे में समय पर पता चल जाता हैबिक्री विभाग और समाधान विकल्पों को समायोजित करता है। व्यवहार में, एक प्रबंधक को अक्सर समस्याओं के बारे में तब पता चलता है जब वे पहले ही गति पकड़ चुकी होती हैं और गंभीर क्षति पहुंचाती हैं।

? सभी कर्मचारी अपने लिए लक्ष्य निर्धारित करेंएक दिन, एक सप्ताह, एक महीने के लिए। लक्ष्यों के कार्यान्वयन की निगरानी की जाती है। यह संगठन के सभी कर्मचारियों को विकास नहीं करने से रोकता है। मासिक प्रगति महत्वपूर्ण है.

? प्रत्येक कर्मचारी एक सुझाव दे सकता हैकंपनी का विकास करना, बिक्री बढ़ाना, सेवा में सुधार करना।

कर्मचारियों को नवाचारों और परिवर्तनों का सुझाव देने के लिए प्रेरित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, कार्यान्वयन के पहले महीने के लिए लाभ (या संभावित लाभ) का 30% भुगतान करें - यदि प्रबंधन नवाचार को महत्वपूर्ण मानता है और इसे जीवन में लाता है। इस तकनीक का उपयोग करके, कई बड़ी कंपनियां, जैसे कि आइडियास्टॉर्म सेवा और सर्बैंक के साथ DeLL, अतिरिक्त लाभ में लाखों कमाने, लागत कम करने और ग्राहक सेवा की गुणवत्ता में उल्लेखनीय सुधार करने में सक्षम थीं।

सर्बैंक में, कलेक्टर ने संग्रह के बाद कार्यालय में चेक-इन को हटाने का सुझाव दिया, जिसका उद्देश्य आंतरिक संग्रह पुस्तक को भरना था। अब आप इसे सप्ताह में एक बार भर सकते हैं। इस प्रकार, हजारों संग्राहकों ने प्रति दिन एक यात्रा बचाई, जिससे इस प्रक्रिया की लागत कम हो गई। इनोवेटिव कलेक्टर को 300,000 से अधिक रूबल मिले।

? रिपोर्ट समय पर उपलब्ध कराई जाती हैकंपनी की गतिविधियों के बारे में. प्रबंधक अपनी उंगली नाड़ी पर रखता है: बिक्री की मात्रा, नए ग्राहकों की संख्या, नए और पुराने ग्राहकों के लिए बिक्री की मात्रा, विज्ञापन और अन्य बजट के विकास, लेखांकन रिपोर्ट को नियंत्रित करता है; नए बिक्री चैनलों, नए उत्पादों और सेवाओं के माध्यम से प्रचार। प्लस किसी भी संकेतक में वृद्धि या कमी के संबंध में प्रतिक्रिया प्राप्त करता है। उदाहरण के लिए, बिक्री पिछले महीने से 11% कम क्यों हुई, या इस महीने उन्होंने 28% अधिक नए ग्राहकों को क्यों आकर्षित किया?

यह अनुमति देता है:

वर्तमान समस्याओं की समय पर पहचान करना और उन्हें हल करने के लिए एक योजना की रूपरेखा तैयार करना, योजना के कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार लोगों को नियुक्त करना और एक नियंत्रण बिंदु (समय सीमा) निर्धारित करना;

बिक्री योजनाओं को तुरंत समायोजित करें;

महीने, सप्ताह के परिणामों को सारांशित करें और पिछली अवधियों के परिणामों से तुलना करें, परिवर्तनों के कारणों का विश्लेषण करें;

टीम की रैली करें, विजेताओं को पुरस्कृत करें, प्रेरक बैठकें आयोजित करें;

रणनीतिक विकास गतिविधियों की रूपरेखा तैयार करना;

बजट बनाएं और भुगतान शेड्यूल बनाएं।

1. सुबह की बैठकें

बिक्री विभाग में सुबह की योजना बैठकें आवश्यक हैं: प्रबंधकों को, एक नियम के रूप में, जाने में कठिनाई होती है और काम पर जाने में काफी समय लगता है। कामकाजी समय के पहले डेढ़ से दो घंटे सुबह की बातचीत, स्मोक ब्रेक, चाय और कॉफी और ईमेल चेक करने में खर्च होते हैं। और आठ घंटे के कार्य दिवस में दो घंटे का मतलब साल में तीन महीने है जिसमें कर्मचारी काम नहीं करते हैं, लेकिन उनके लिए पैसे प्राप्त करते हैं।

चरण 1. योजना बैठकों का संचालन कौन करता है

एक नियम के रूप में, बिक्री विभाग का प्रमुख, लेकिन सामान्य या वाणिज्यिक निदेशक शामिल हो सकता है।

चरण 2. सुबह की बैठक कितने समय तक चलती है?

नियोजन बैठक के समय को सख्ती से विनियमित किया जाना चाहिए - 10-20 मिनट, और नहीं। यह प्रबंधकों को "चालू" करने और उन्हें उत्पादक कार्य के लिए तैयार करने के लिए पर्याप्त है। यह महत्वपूर्ण है कि नियोजन बैठक को एक घंटे तक न खींचा जाए। सामरिक मुद्दों को हल करने के लिए सप्ताह में एक बार सामान्य नियोजन बैठक आयोजित करना आवश्यक है।

प्रबंधकों की ओर से कोई भी आपत्ति जैसे: “मेरे पास अब बैठकों की योजना बनाने के लिए समय नहीं है, काम में आग लगी हुई है। समय क्यों बर्बाद करें?" - तुरंत रोका जाना चाहिए। व्यावसायिक प्रक्रियाओं को व्यवस्थित करते समय, आप और आपके कर्मचारी अलग-अलग पदों से देखते हैं: प्रबंधक - "हमें क्लाइंट को तेजी से बंद करने की आवश्यकता है" की स्थिति से, आप - सिस्टम को घड़ी की तरह काम करने की स्थिति से। इसके अलावा, 15 मिनट में किसी ग्राहक को खोने या किसी सौदे के विफल होने की संभावना नहीं है, खासकर दिन की शुरुआत में। यह महत्वपूर्ण है कि सुबह की बैठकों को एक अनुष्ठान के रूप में लागू किया जाए और उन्हें कभी न छोड़ा जाए। 21-30 दिनों के बाद, हर किसी को इस तथ्य की आदत हो जाएगी कि यह कार्य दिवस का एक अभिन्न अंग है, और प्रक्रिया को खराब नहीं करेगा। यह महत्वपूर्ण है कि कार्यान्वयन के पहले दिन से एक भी दिन की रुकावट न आने दी जाए।

चरण 3 सुबह की बैठक में किन मुद्दों पर चर्चा की जाती है?

आज के लिए योजनाओं को मंजूरी देना और लक्ष्य निर्धारित करना। इसके अलावा, कॉल की सूची के साथ एक कार्य लॉग और पिछले दिन की बिक्री योजना पर एक रिपोर्ट प्रदान की जाती है। साथ ही, प्रबंधक कल अपने लिए निर्धारित लक्ष्यों की उपलब्धि पर रिपोर्ट करते हैं - वे सवालों के जवाब देते हैं कि वास्तव में लक्ष्य क्या थे, क्या हासिल किया गया और क्या काम नहीं आया, किस मदद की जरूरत है। प्रत्येक प्रबंधक वर्तमान दिन के लिए एक लक्ष्य निर्धारित करता है - उन सभी को एक छोटी तालिका में दर्ज किया जाता है, जिस तक सभी प्रबंधकों और विभाग के प्रमुख की पहुंच होती है। उदाहरण लक्ष्य: "एबीसी एलएलसी के ग्राहक पर दबाव डालना, तीन प्रमुख ग्राहकों के लिए भुगतान की पुष्टि करना, एक नए आशाजनक ग्राहक के साथ बैठक की व्यवस्था करना।"

लक्ष्यों को तीन श्रेणियों में विभाजित किया जा सकता है:

1) ग्राहकों के लिए दिन भर के लक्ष्य;

2) भुगतान लक्ष्य;

3) प्राप्य खातों के साथ काम करें।

चरण 4. तालिका भरें(तालिका 5.12)

तालिका 5.12 दैनिक योजना

पहला कार्यविभाग प्रमुख - रिपोर्ट जांचें।

दूसरा कार्य- प्रबंधकों द्वारा निर्धारित लक्ष्यों की सूची दर्ज करें। यह महत्वपूर्ण है कि वे अपना लक्ष्य स्वयं निर्धारित करें।

चरण 5 स्काइप मीटिंग

संचार के आधुनिक साधन योजना बैठकों को दूर से आयोजित करने की अनुमति देते हैं, उदाहरण के लिए स्काइप के माध्यम से। सीईओ दुनिया में कहीं से भी सुबह की बैठक में भाग ले सकता है और बिक्री विभाग को अतिरिक्त कार्य सौंप सकता है। आपके कर्मचारियों को दैनिक बैठकों की आदत हो जाने के बाद, आप इस प्रक्रिया को पूरी तरह से स्काइप मोड में स्थानांतरित कर सकते हैं। सिद्धांत रूप में, यह तकनीक अन्य नियोजन बैठकों पर लागू होती है, यदि आपने उन्हें आयोजित करने के लिए परंपराएं स्थापित की हैं, तो नियम लिखे गए हैं, और सभी कर्मचारियों को पता है कि उन्हें नियोजन बैठक में कौन से दस्तावेज़ जमा करने होंगे और किन प्रश्नों का उत्तर देने की आवश्यकता है।

2. साप्ताहिक बैठकें कैसे आयोजित करें

1.2. कब:

1.3. कौन संचालित करता है:

1.4. कौन मौजूद है:

1.5. मुद्दों पर चर्चा:

1.6. आवश्यक दस्तावेज:

2. प्रक्रिया.

2.1. सबसे पहले, हम एजेंडे की घोषणा करते हैं।

2.2. सप्ताह के परिणामों पर एक संक्षिप्त रिपोर्ट।

2.4. योजनाओं को परिभाषित करना और समायोजित करना।

2.5. अगले सप्ताह के लिए विशिष्ट लक्ष्य निर्धारित करना।

2.6. कर्मचारियों के सुझाव सुनना.

2.7. प्रबंधक के डेस्क पर कौन सी रिपोर्ट और दस्तावेज़ रखे जाते हैं।

3. बैठक का कार्यवृत्त.

(सचिव द्वारा भरा जाना है।)

3. उदाहरण "साप्ताहिक बैठकों के लिए विनियम"

1. उद्देश्य, समय, प्रतिभागी, दस्तावेज़।

1.1 उद्देश्य:

महीने की शुरुआत से बिक्री योजनाओं के कार्यान्वयन और अंत में अपेक्षित बिक्री का विश्लेषण करें;

पहले से सौंपे गए कार्यों के पूरा होने की जाँच करें, नए कार्य सौंपें या मौजूदा कार्यों को पुनर्निर्धारित करें;

वर्तमान समस्याओं की पहचान करें और उन्हें हल करने के लिए चरण-दर-चरण योजनाएँ निर्धारित करें, संक्षिप्त निर्देश लिखें, योजना के कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार लोगों को एक नियंत्रण बिंदु (समय सीमा) सौंपें;

पिछले सप्ताह के कार्यों के पूरा होने की निगरानी करें;

कंपनी में महत्वपूर्ण घटनाओं और नवाचारों की घोषणा करें।

1.2 जब इसे क्रियान्वित किया जाता है:

प्रत्येक सोमवार प्रातः 10:00 बजे से 11:30 बजे तक।

1.3 संचालन कौन करता है:

कार्यकारी निदेशक या (यदि अनुपस्थित हो) महानिदेशक।

1.4 कौन उपस्थित है:

महानिदेशक (यदि आवश्यक हो)।

कार्यकारी निदेशक (विकास प्रबंधक)।

वित्तीय निदेशक (मुख्य लेखाकार)।

बिक्री प्रबंधकों।

प्रौद्योगिकीविद्।

1.5 मुद्दों पर चर्चा:

चर्चा किए गए मानक मुद्दों की एक सूची लिखना और हमेशा उन पर विचार करना महत्वपूर्ण है। सभी प्रश्नों को दो श्रेणियों में विभाजित किया जा सकता है:

नियमित - जिन पर नियमों के अनुसार चर्चा की जाती है;

विकास के मुद्दे - बैठक की योजना (एजेंडा) के अनुसार.

प्रत्येक मुद्दे के लिए एक निश्चित समय आवंटित करना आवश्यक है और इस अंतराल के दौरान समाधान विकसित करने, एक कार्य योजना लिखने और किसी को जिम्मेदार नियुक्त करने के लिए समय देना आवश्यक है। हालांकि रणनीतिक मुद्दों पर लंबे समय तक चर्चा हो सकती है. इस मामले में, मुख्य बात यह है कि बैठक के लक्ष्यों के बारे में न भूलें और मुद्दे को निर्णय तक ले जाएं। यह एक दर्जन प्रश्न उठाने और उनमें से किसी को भी तार्किक निष्कर्ष पर न लाने से कहीं बेहतर है।

बैठक में चार से छह मुद्दों पर चर्चा हो सकती है. धारणा और सक्रिय कार्य के लिए अधिक कठिन।

1.6 आवश्यक दस्तावेज़:

सभी रिपोर्ट मुद्रित रूप में प्रदान की जाती हैं और साझा पहुंच के लिए इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत की जाती हैं।

लेखाकार प्रदान करता है:

सप्ताह के लिए और महीने की शुरुआत से बिक्री रिपोर्ट।

बिक्री विभाग के प्रमुख:

प्रत्येक प्रबंधक के लिए बिक्री रिपोर्ट।

कार्यों और निर्णयों को रिकार्ड करने के लिए एक डायरी।

बैठक से पहले, कंपनी के कार्यकारी निदेशक या प्रमुख आवश्यक दस्तावेजों की उपलब्धता की जाँच करते हैं।

2. प्रक्रिया.

2.1. हम एजेंडा की घोषणा करते हैं.

2.2. सप्ताह के परिणामों पर एक संक्षिप्त रिपोर्ट। यह महत्वपूर्ण है कि कर्मचारी अपने द्वारा प्राप्त परिणामों के बारे में बात करें, न कि इस बारे में कि उन्होंने लक्ष्य हासिल करने के लिए क्या किया। रिपोर्ट पूरी होने में 5-15 मिनट का समय लगना चाहिए।

2.3. परियोजनाओं की प्रगति पर चर्चा.

2.4. विभाग द्वारा रिपोर्टों का विश्लेषण, सांख्यिकी के संबंध में योजनाओं का निर्धारण एवं समायोजन।

2.5. अगले सप्ताह के लिए विशिष्ट लक्ष्य निर्धारित करें। इसे प्रोटोकॉल में दर्ज करें. जिम्मेदार लोगों को बताएं.

2.6. बिक्री बढ़ाने, सेवा की गुणवत्ता आदि के लिए कर्मचारियों के सुझाव सुनें। आप सुझावों के लिए उन सभी को ईमेल द्वारा एक अलग बॉक्स में एकत्र कर सकते हैं, और बैठक में केवल उन्हीं पर विचार करें जिनका भविष्य हो। प्रोटोकॉल में कार्यों, जिम्मेदारियों और समय-सीमाओं को दर्ज करना।

2.7 बिक्री विभाग:

प्रबंधकों पर एक रिपोर्ट मेज पर रखी गई है।

विशिष्ट ग्राहकों को आपूर्ति की मात्रा बढ़ाने का अवसर निर्धारित किया जाता है (ग्राहक विकास)। आपूर्ति की मात्रा बढ़ाने के लिए क्या आवश्यक है: सॉफ़्टवेयर स्थापित करें, विक्रेताओं को प्रशिक्षित करें, प्रचारात्मक उत्पाद और नमूने प्रदान करें।

कंपनी की गलती के कारण ऑर्डर देना बंद करने वाले ग्राहक को डिलीवरी फिर से शुरू करने की संभावना निर्धारित की जाती है (वाणिज्यिक निदेशक का व्यक्तिगत संपर्क)।

प्रौद्योगिकीविद्:

3.1. सचिव द्वारा एक मानक फॉर्म का उपयोग करके भरा गया और सभी प्रतिभागियों को भेजा गया।

4. मासिक बैठकें कैसे संचालित करें

1. उद्देश्य, समय, प्रतिभागी, दस्तावेज़।

1.2. कब:

1.3. कौन संचालित करता है:

1.4. कौन मौजूद है:

1.5. आवश्यक दस्तावेज:

2. प्रक्रिया.

2.1. हम एजेंडा की घोषणा करते हैं.

2.2. मासिक परिणाम रिपोर्ट. प्रत्येक विभाग के लिए.

2.3. बिक्री योजनाओं के कार्यान्वयन और अगली अवधि के लिए योजनाओं के अनुमोदन पर चर्चा। पिछले माह निर्धारित लक्ष्य एवं उनके कार्यान्वयन के प्रतिशत पर चर्चा.

2.4. अगले महीने के लिए बजट की परिभाषा, प्रतिपक्षों को भुगतान के लिए कार्यक्रम और प्रक्रिया।

2.5. माह के परिणामों के आधार पर विजेताओं को पुरस्कृत करना।

2.6. प्रेरणा: नए KPI, बोनस और गैर-भौतिक प्रेरणा की चर्चा।

2.7. रणनीतिक विकास गतिविधियों का विकास।

2.8. विपणन और विज्ञापन गतिविधियों का विकास।

2.9. विभाग द्वारा सारांश.

2.10. कर्मचारी सुझाव सुनें.

2.11. प्रबंधक के डेस्क पर कौन सी रिपोर्ट और दस्तावेज़ रखे जाते हैं।

3. बैठक का कार्यवृत्त.

3.1. सचिव द्वारा पूर्ण किया जाना है।

5. उदाहरण "मासिक बैठकों के लिए विनियम"

1. उद्देश्य, समय, प्रतिभागी, दस्तावेज़।

मासिक बैठक आयोजित करने की प्रक्रिया कंपनी के महानिदेशक द्वारा निर्धारित की जाती है।

लक्ष्य:

बिक्री योजनाओं के कार्यान्वयन की निगरानी करें।

वाणिज्यिक और कार्यकारी निदेशक के साथ मिलकर नई बिक्री योजनाओं को मंजूरी दें।

विजेताओं को पुरस्कृत करें, प्रेरक बैठकें आयोजित करें, टीम को एकजुट करें।

प्रेरणा: नए KPI, बोनस और गैर-भौतिक प्रेरणा का परिचय दें।

रणनीतिक विकास गतिविधियों की रूपरेखा तैयार करें।

बजट, भुगतान अनुसूची.

संक्षेपण।

कब:

महीने का पहला मंगलवार.

कौन संचालित करता है:

कार्यकारी निदेशक या (उनकी अनुपस्थिति में) कंपनी का प्रमुख।

कौन मौजूद है:

कंपनी के निदेशक.

कार्यकारी निदेशक (विकास प्रबंधक)।

वित्तीय निदेशक (मुख्य लेखाकार)।

बिक्री प्रबंधकों।

प्रौद्योगिकीविद्।

रसद प्रबंधक।

आवश्यक दस्तावेज:

सभी रिपोर्टें मुद्रित रूप में प्रदान की जाती हैं और इलेक्ट्रॉनिक रूप से साझा की जाती हैं।

लेखाकार प्रदान करता है:

मासिक बिक्री रिपोर्ट.

बिक्री विभाग के प्रमुख:

प्रत्येक प्रबंधक के लिए बिक्री रिपोर्ट (महीने के लिए सारांश)।

प्रत्येक प्रतिभागी के पास है:

प्रत्येक प्रतिभागी के प्रश्नों और वर्तमान समस्याओं की सूची;

कंपनी में प्रक्रियाओं को कैसे सुधारें, अधिक बिक्री कैसे करें और सेवा में सुधार कैसे करें, इस पर एक या दो विचार।

2. प्रक्रिया.

1) बिक्री योजनाओं के कार्यान्वयन और अगली अवधि के लिए योजनाओं के अनुमोदन पर चर्चा। पिछले माह निर्धारित लक्ष्य एवं उनके कार्यान्वयन के प्रतिशत पर चर्चा.

2) अगले महीने के लिए बजट की परिभाषा, प्रतिपक्षों को भुगतान के लिए कार्यक्रम और प्रक्रिया।

3) माह के परिणामों के आधार पर विजेताओं को पुरस्कृत करना।

4) प्रेरणा: नए KPI, बोनस और गैर-भौतिक प्रेरणा की चर्चा।

5) रणनीतिक विकास के उपायों का विकास।

6) विपणन और विज्ञापन गतिविधियों का विकास।

7) विभाग द्वारा सारांश।

कंपनी के निदेशक:

पिछले महीने के नतीजों, अगले महीने/तिमाही के विकास, कंपनी के विकास की दिशा के आधार पर अपने दृष्टिकोण को शामिल करता है और संस्थापकों की राय बताता है। (उनकी राय में) महत्वपूर्ण मुद्दों पर चर्चा करता है। कार्य निर्धारित करता है, उनके पूरा होने की समय सीमा निर्धारित करता है और जिम्मेदारी सौंपता है।

वित्तीय निदेशक (मुख्य लेखाकार):

मासिक बिक्री की मात्रा और लाभ के प्रतिशत पर एक सारांश रिपोर्ट मेज पर रखी गई है; व्यय रिपोर्ट, देय खाते और प्राप्य रिपोर्ट + पिछले महीने के ऋण के साथ तुलना।

तीन महीने से अधिक के लिए प्राप्य खाते।

लागत कम करने के लिए क्या उपाय किये जा सकते हैं.

बिक्री विभाग:

प्रबंधकों के लिए एक सारांश रिपोर्ट, एक बिक्री रिपोर्ट, एक गतिविधि रिपोर्ट और रूपांतरण डेटा टेबल पर रखा गया है।

नए बिक्री चैनल विकसित करने की संभावना निर्धारित की गई है।

मांग के आधार पर नए उत्पादों के उत्पादन की संभावना निर्धारित की जाती है।

प्रति चैनल ग्राहकों से बिक्री की मात्रा के प्रतिशत के रूप में ग्राहक अधिग्रहण चैनल (15% - प्रासंगिक विज्ञापन, 55% - कोल्ड कॉल, 20% - पुनर्सक्रियन, 10% - सिफारिशें)।

प्रति माह नए ग्राहकों की संख्या (सक्रिय बिक्री विभाग)।

विकसित ग्राहकों की संख्या जो श्रेणी सी से बी और बी से ए (ग्राहक विभाग) में चले गए।

ए, बी और सी (ग्राहक विभाग) श्रेणियों में नियमित ग्राहकों और ग्राहकों की संख्या।

पुनः सक्रिय ग्राहकों की संख्या और प्रति माह उनकी बिक्री की मात्रा (सक्रिय बिक्री विभाग)।

प्रतिस्पर्धियों का विश्लेषण: कीमतें, उत्पाद, विशेष ऑफ़र (ऑफर)।

बिक्री विभाग को विकसित करने के लिए कौन सी गतिविधियाँ की गईं: किताबें, प्रशिक्षण, पाठ्यक्रम, आदि। क्या लागू किया गया। इसका बिक्री पर क्या प्रभाव पड़ा?

प्रौद्योगिकीविद्:

नकारात्मक समीक्षा का कारण निर्धारित किया जाता है, जिम्मेदार व्यक्ति और प्रभाव का माप स्थापित किया जाता है।

प्रत्येक प्रतिभागी के पास है:

प्रश्नों और वर्तमान समस्याओं की सूची;

कार्यों और किए गए निर्णयों को रिकॉर्ड करने के लिए डायरी;

कंपनी में प्रक्रियाओं को कैसे सुधारें, अधिक बिक्री कैसे करें और सेवा में सुधार कैसे करें, इस पर एक या दो विचार।

बैठक से पहले, कंपनी के कार्यकारी निदेशक या प्रमुख आवश्यक दस्तावेजों की उपलब्धता की जाँच करते हैं।

3. बैठक का कार्यवृत्त.

3.1. बैठक के कार्यवृत्त भरना। सचिव द्वारा भरा गया। बैठक के बाद, सभी प्रतिभागियों को मिनट्स भेजे जाते हैं।

बैठक/योजना बैठक का कार्यवृत्त

क्रमांक 01एम दिनांक 02.02.2014, सेंट पीटर्सबर्ग