ബിസിനസ്സ് ഇമെയിൽ നിയമങ്ങൾ. ബിസിനസ് ഇമെയിൽ നയം

ബുദ്ധിമാനായ ഒരു വ്യക്തിയുടെ കത്തുകൾ അവരെ അഭിസംബോധന ചെയ്യുന്നവരുടെ സ്വഭാവത്തെ പ്രതിഫലിപ്പിക്കുന്നു.

[ലിച്ചൻബർഗ് ജോർജ്ജ് ക്രിസ്റ്റോഫ്]

നിങ്ങൾക്ക് ലഭിക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന കത്തുകൾ എഴുതുക.

[പുരാതന പഴഞ്ചൊല്ല്]

ബിസിനസ്സ് ലോകത്ത് എഴുത്ത് ഒരു ശക്തമായ വാദമാണ്.

[ബെഖ്തെരേവ വിക്ടോറിയ]

1. ബിസിനസ് കറസ്പോണ്ടൻസിൽ ഏകീകൃത കോർപ്പറേറ്റ് മാനദണ്ഡങ്ങൾ ഉള്ളത് എന്തുകൊണ്ട്?

ഇലക്ട്രോണിക് കത്തിടപാടുകൾ ഏതൊരു കമ്പനിക്കും ബിസിനസ് ആശയവിനിമയത്തിന്റെ നിർബന്ധിത ആട്രിബ്യൂട്ടാണ്. ഇമെയിൽ ഉപയോഗിക്കാത്ത കമ്പനികൾ വിരളമാണ്. എന്നാൽ ഇനിപ്പറയുന്ന ചോദ്യങ്ങൾ സ്വയം ചോദിക്കുക:

• നിങ്ങൾ ഒരു സഹപ്രവർത്തകന് ഒരു ഇമെയിൽ അയയ്‌ക്കുമ്പോൾ, നിങ്ങൾ ഒരു തമോദ്വാരത്തിലേക്കാണ് ഇമെയിൽ അയയ്‌ക്കുന്നതെന്ന തോന്നൽ നിങ്ങൾക്ക് ലഭിക്കുകയും നിങ്ങൾക്ക് ഉത്തരം ലഭിക്കാതിരിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന ഒരു സാഹചര്യം നിങ്ങൾക്ക് എപ്പോഴെങ്കിലും ഉണ്ടായിട്ടുണ്ടോ?
• ജീവനക്കാർ പരസ്പരം വിളിച്ച് ഒരു ഇമെയിൽ അടിയന്തിരമായി വായിക്കാൻ ആവശ്യപ്പെടുമ്പോൾ, ഇത് ദിവസം മുഴുവൻ സംഭവിക്കുന്നു
• ഒരു ഇമെയിലിൽ നിങ്ങളിൽ നിന്ന് അവർക്ക് എന്താണ് വേണ്ടതെന്ന് കൃത്യമായി മനസ്സിലാക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് കഴിയാതെ വരുമ്പോൾ
• ഇ-മെയിൽ വഴിയുള്ള ചർച്ചയ്ക്കിടെ സങ്കീർണ്ണവും ബുദ്ധിമുട്ടുള്ളതുമായ പ്രശ്നങ്ങൾ വിവരങ്ങളുടെയും വിശദാംശങ്ങളുടെയും കടലിൽ മുങ്ങുകയും പ്രശ്നം പരിഹരിക്കപ്പെടാതിരിക്കുകയും ചെയ്യുമ്പോൾ

ഈ ചോദ്യങ്ങൾ നിങ്ങൾക്ക് പ്രസക്തമാണെങ്കിൽ, ഇ-മെയിൽ കത്തിടപാടുകൾക്കായി ഏകീകൃത നിയമങ്ങൾ നടപ്പിലാക്കുന്നതിലൂടെ നിങ്ങൾക്ക് എല്ലാ ദിവസവും ധാരാളം സമയം വാങ്ങാം. ഈ ലേഖനത്തിൽ, ഞങ്ങൾ ബിസിനസ്സ് ഇമെയിൽ മര്യാദകളെക്കുറിച്ച് സംസാരിക്കും.

2. ബിസിനസ് കറസ്പോണ്ടൻസ് നൈതികതയുടെ ഏഴ് പ്രധാന നിയമങ്ങൾ

ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളുടെ നിയമങ്ങൾ സോപാധികമായി വിഭജിക്കാം ധാർമ്മിക നിയമങ്ങളിൽഒപ്പം ആശയവിനിമയത്തിന്റെയും വിവര കൈമാറ്റത്തിന്റെയും നിയമങ്ങൾ.

ബിസിനസ്സ് പ്രക്രിയകളിലും പ്രോജക്റ്റുകളിലും ഉള്ള വിവരങ്ങൾ കൈമാറുന്നതിനുള്ള നിയമങ്ങളാൽ ആശയവിനിമയ നിയമങ്ങൾ നിയന്ത്രിക്കപ്പെടുന്നു. ഞങ്ങൾ അവർക്കായി ഒരു പ്രത്യേക ലേഖനം സമർപ്പിക്കും. ധാർമ്മിക നിയമങ്ങൾ കമ്പനിയുടെ ജീവനക്കാരുടെ ആന്തരിക ബന്ധങ്ങളുടെ ശൈലി രൂപപ്പെടുത്തുകയും പങ്കാളികൾക്കിടയിൽ നിങ്ങളുടെ കമ്പനിയുടെ ഇമേജിന്റെ രൂപീകരണത്തെ അനിവാര്യമായും സ്വാധീനിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. ഉദാഹരണത്തിന്, അടുത്തിടെ ഞങ്ങളുടെ പങ്കാളികളിൽ ഒരാളിൽ നിന്ന്, "ഗുഡ് ആഫ്റ്റർനൂൺ, ബെഖ്തെരേവ്" എന്ന് തുടങ്ങുന്ന ഒരു കത്ത് എനിക്ക് ലഭിച്ചു. സഹകരണത്തിൽ ഞങ്ങൾ വിജയിച്ചുവെന്ന് നിങ്ങൾ കരുതുന്നുണ്ടോ?

ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾ നടത്തുന്ന കമ്പനിയുടെ "മുഖം" നഷ്ടപ്പെടാതിരിക്കാൻ, ബിസിനസ് കറസ്പോണ്ടൻസ് നൈതികതയുടെ "സുവർണ്ണ നിയമങ്ങൾ" നിരീക്ഷിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്:

1. ഞങ്ങൾ എല്ലായ്പ്പോഴും ഒരു കത്ത് ആരംഭിക്കുന്നത് ഒരു അപ്പീലോടെയാണ്.
2. കത്തിന്റെ വിഷയം നിർബന്ധമായിരിക്കണം
3. അയയ്ക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, അക്ഷരവിന്യാസം, വിരാമചിഹ്നം, സംഭാഷണ പിശകുകൾ എന്നിവ പരിശോധിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്
4. കത്ത് ഘടനാപരമായിരിക്കണം (വെള്ളമില്ല!)
5. കത്തിൽ ശരിയായ പദങ്ങൾ അടങ്ങിയിരിക്കണം
6. ഞങ്ങൾ ഒരു കത്തിൽ അറ്റാച്ച്മെന്റുകൾ അയയ്ക്കുകയാണെങ്കിൽ, അറ്റാച്ചുചെയ്ത ഫയലുകൾ ഉണ്ടെന്ന് എഴുതുന്നത് ഉറപ്പാക്കുക (അത്തരം നീക്കം നിങ്ങൾ ഒരു കത്ത് അയയ്ക്കുമ്പോൾ സാഹചര്യങ്ങൾ ഒഴിവാക്കാൻ സഹായിക്കും, പക്ഷേ ഫയൽ അറ്റാച്ച് ചെയ്തിട്ടില്ല; സ്വീകർത്താവ്, കത്ത് വായിച്ചിട്ടും കണ്ടെത്താനായില്ല അറ്റാച്ച് ചെയ്‌ത പ്രമാണത്തിന്, നിങ്ങൾ കത്തിൽ സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്ന അറ്റാച്ച് ചെയ്‌ത പ്രമാണങ്ങൾ നഷ്‌ടമായെന്ന് വേഗത്തിൽ പ്രതികരിക്കാനും നിങ്ങൾക്ക് എഴുതാനും കഴിയും).
7. ഞങ്ങൾ ഒരിക്കലും ഒരു സംഭാഷണം ഇല്ലാതാക്കില്ല. ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട പോയിന്റുകളിൽ ഒന്ന്. ഒരു കത്ത് ഒരു പ്രമാണമായതിനാൽ സന്ദേശ ചരിത്രം ഒരിക്കലും ഇല്ലാതാക്കാൻ പാടില്ല. ആവശ്യമെങ്കിൽ, നിങ്ങൾക്ക് എല്ലായ്പ്പോഴും കത്തിടപാടുകളുടെ ചരിത്രം ഉയർത്താൻ കഴിയണം. ഉദാഹരണത്തിന്, റാഡിസ്ലാവ് ഗണ്ഡപാസ് തന്റെ ഒപ്പിൽ കത്തിടപാടുകളുടെ ചരിത്രം ഇല്ലാതാക്കരുതെന്ന അഭ്യർത്ഥന പോലും ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്.

3. അക്ഷരങ്ങളുടെ തരങ്ങൾ

നിരവധി വ്യത്യസ്ത വർഗ്ഗീകരണങ്ങളുണ്ട്, ഡിസൈൻ ഘടന അനുസരിച്ച് അക്ഷരങ്ങൾ വേർതിരിക്കാൻ ഞങ്ങൾ നിർദ്ദേശിക്കുന്നു:

1. ആശയവിനിമയ കത്ത് (നിരസിക്കാനുള്ള കത്ത്, പരാതി കത്ത്, അംഗീകാര കത്ത്, ന്യായീകരണ കത്ത് മുതലായവ)
2. കരാറിന്റെ കത്ത്

ആശയവിനിമയ കത്ത്

ഇത്തരത്തിലുള്ള കത്തിൽ, ഒരു ജീവനക്കാരൻ തന്റെ പ്രൊഫഷണൽ പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ ഉപയോഗിക്കുന്ന എല്ലാ തരത്തിലുള്ള കത്തുകളും ഞങ്ങൾ ഉൾപ്പെടുത്തുന്നു.

കത്തിന്റെ ഘടന

കത്ത് ഒരൊറ്റ വാചകത്തിൽ പാടില്ല. സ്വീകർത്താവിന് പ്രധാനപ്പെട്ട വിവരങ്ങൾ നഷ്ടപ്പെടാതിരിക്കാൻ ഇത് വ്യക്തമായി ഘടനാപരവും നന്നായി എഴുതിയതുമായിരിക്കണം. കത്തിന്റെ ഘടനയിൽ വ്യക്തമായ ഘടകങ്ങൾ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു:

കത്ത് വിഷയം

കത്തിന്റെ സബ്ജക്ട് ലൈനിൽ നിങ്ങൾ പ്രതികരിക്കുന്നയാളിൽ നിന്ന് പ്രതീക്ഷിക്കുന്ന ഒരു നിർദ്ദിഷ്ട പ്രവർത്തനം അടങ്ങിയിരിക്കണം: "ഒരു കരാറിൽ സമ്മതിക്കുക", "പരിഗണനയ്ക്കായി ചോദ്യങ്ങൾ നിർദ്ദേശിക്കുക", "ഒരു റിപ്പോർട്ട് അയയ്ക്കുക" മുതലായവ.

നിങ്ങൾ രേഖകൾ അയയ്‌ക്കുകയാണെങ്കിൽ, കത്തിന്റെ അറ്റാച്ച്‌മെന്റിൽ അടങ്ങിയിരിക്കുന്ന പ്രമാണങ്ങളുടെ വ്യക്തമായ പദപ്രയോഗം ആയിരിക്കണം വിഷയം.

ശരിയായ വിഷയരേഖ ഉണ്ടായിരിക്കേണ്ടത് പ്രധാനമായിരിക്കുന്നത് എന്തുകൊണ്ട്?

ദൈനംദിന വിവരങ്ങളുടെ ഒഴുക്കിൽ കത്തിന്റെ വിഷയത്തിൽ ആവശ്യമായ കത്ത് കണ്ടെത്തുന്നത് വളരെ എളുപ്പമാണ്. ഒരു അക്ഷരവും നഷ്ടപ്പെടില്ല.

ശ്രദ്ധിക്കുക: നിങ്ങൾ കമ്പനിക്കുള്ളിൽ ഒരു കത്ത് അയയ്ക്കുകയാണെങ്കിൽ, ഒരു നിശ്ചിത സ്റ്റാൻഡേർഡ് അനുസരിച്ച് കത്തിന്റെ സബ്ജക്റ്റ് ലൈൻ വരച്ചതാണ്, നിങ്ങൾ കമ്പനിക്ക് പുറത്ത് ഒരു കത്ത് അയയ്ക്കുകയാണെങ്കിൽ, ടെംപ്ലേറ്റ് അനുസരിച്ച് വിഷയം നൽകുന്നത് ഉചിതമാണ്. : കമ്പനിയുടെ പേര്: കത്തിന്റെ ഉദ്ദേശ്യം.

കത്തിന്റെ ബോഡിയിൽ കൂടുതൽ ക്രിയാത്മകത, നല്ലത്! ജീവനക്കാർക്കിടയിൽ നിങ്ങൾ വികസിപ്പിക്കേണ്ട പ്രധാന ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളിൽ ഒന്ന് അവരുടെ ചിന്തകൾ വ്യക്തമായും സംക്ഷിപ്തമായും പ്രകടിപ്പിക്കാനുള്ള കഴിവാണ്.

പി.എസ്. ഒരു കത്ത് രചിക്കുമ്പോൾ, സംഭാഷണക്കാരന്റെ കത്തിൽ നിന്ന് ഞങ്ങൾ ഒരു വസ്തുത പരാമർശിക്കുകയാണെങ്കിൽ - അത് ഉദ്ധരിക്കണം, അത് നിറത്തിലോ ഫോണ്ടിലോ വേർതിരിക്കുന്നു.

കോർപ്പറേറ്റ് ഒപ്പ്

കോർപ്പറേറ്റ് സിഗ്നേച്ചർ ഡിസൈൻ ടെംപ്ലേറ്റ് എല്ലാ കമ്പനി ജീവനക്കാർക്കും ഒരുപോലെയായിരിക്കണം.

സിഗ്നേച്ചറിൽ വിലാസക്കാരന്റെ എല്ലാ പ്രധാന ഡാറ്റയും അടങ്ങിയിരിക്കണം, അങ്ങനെ ആവശ്യമെങ്കിൽ, കത്തിന്റെ സ്വീകർത്താവിന് നിങ്ങളെ എളുപ്പത്തിൽ ബന്ധപ്പെടാൻ കഴിയും.

ആത്മാർത്ഥതയോടെ,

മുഴുവൻ പേര്, സ്ഥാനം.

പി.എസ്. ഒരു പങ്കാളിയുമായി / ക്ലയന്റുമായി ഞങ്ങൾക്ക് ഊഷ്മളമായ ബന്ധം വേണമെങ്കിൽ, ഞങ്ങൾ ഒരു വ്യക്തിഗത ഒപ്പ് നൽകണം. ഔപചാരികമായ കത്തിടപാടുകളിൽ പോലും വ്യക്തിപരമായ മനോഭാവത്തോടെ ഒരു കത്ത് ലഭിക്കുന്നതിൽ ആർക്കും സന്തോഷമുണ്ട്.

വ്യക്തിഗത ഒപ്പ് എല്ലായ്പ്പോഴും കത്തിന്റെ ബോഡിയെ സൂചിപ്പിക്കുന്നു. ഉദാഹരണം: നല്ലൊരു ദിവസം ആശംസിക്കുന്നു / നന്ദി / ഇന്ന് നിങ്ങളോട് സംസാരിച്ചതിൽ സന്തോഷം / അത്തരമൊരു സുപ്രധാന വിഷയത്തിൽ നിങ്ങളുടെ സമയത്തിന് നന്ദി / ഹലോ കുടുംബത്തിനും കുട്ടികൾക്കും മുതലായവ.

/ പകർത്തുക

"To", "Cc" എന്നീ ഫീൽഡുകൾ അവസാനമായി പൂരിപ്പിക്കുക, അത് ഇതുവരെ തയ്യാറാകാത്തപ്പോൾ ആകസ്മികമായി ഒരു കത്ത് അയക്കാതിരിക്കാൻ.

"To", "Cc" ഫീൽഡുകൾ തമ്മിലുള്ള വ്യത്യാസം എന്താണ്?

"ടു" ഫീൽഡിൽ, എന്തെങ്കിലും പ്രവൃത്തി ചെയ്യേണ്ട വ്യക്തിയുടെ വിലാസം ഞങ്ങൾ ചേർക്കുന്നു.

"Cc" ഫീൽഡിൽ, കത്തിന്റെ ഉള്ളടക്കം സ്വയം പരിചയപ്പെടുത്തുന്നത് ഉപയോഗപ്രദമെന്ന് തോന്നുന്ന ഒരു വ്യക്തിയുടെ വിലാസം ഞങ്ങൾ ചേർക്കുന്നു.

പി.എസ്. Cc ഫീൽഡ് വളരെ ഉപയോഗപ്രദമാണെന്ന് ഞങ്ങളുടെ അനുഭവം തെളിയിച്ചിട്ടുണ്ട്. ഞങ്ങൾ ഒരു സാധാരണ ജീവനക്കാരനുമായി ചർച്ച നടത്തുകയും പ്രധാനപ്പെട്ട പ്രശ്നങ്ങൾ ചർച്ച ചെയ്യുകയും ചെയ്യുന്നുവെങ്കിലും മെറിറ്റുകളിലും കൃത്യസമയത്തും ഉത്തരങ്ങൾ ലഭിക്കുന്നില്ലെങ്കിൽ, കത്തിടപാടുകൾ ആരംഭിച്ചയുടൻ ഡയറക്ടറുടെയോ ഉയർന്ന മാനേജരുടെയോ കത്തിന്റെ പകർപ്പിലേക്ക് തിരുകുന്നത് മൂല്യവത്താണ്. സൃഷ്ടിപരമായി.

നിർഭാഗ്യവശാൽ, പല കമ്പനികളിലും കോർപ്പറേറ്റ് സംസ്കാരത്തിന്റെ നിലവാരം ഉയർന്നതല്ല, അതിന്റെ ഫലമായി ഒരു ജീവനക്കാരന് തന്റെ ജോലി നന്നായി ചെയ്യാൻ, മാനേജുമെന്റ് ടീമിൽ നിന്ന് കർശനമായ നിയന്ത്രണം ആവശ്യമാണ്.

ഔട്ട്‌ലുക്കിൽ "Bcc" പോലെയുള്ള ഒരു ഫംഗ്‌ഷൻ ഉണ്ട് - കത്തെക്കുറിച്ച് താൽപ്പര്യമുള്ള കക്ഷികളെ അറിയിക്കാൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്ന ഒരു പ്രധാന ഉപകരണം, എന്നാൽ അതേ സമയം കത്ത് അവനെ മാത്രം അഭിസംബോധന ചെയ്തിട്ടില്ലെന്ന് സ്വീകർത്താവിനെ ലജ്ജിപ്പിക്കരുത്!

കരാറിന്റെ കത്ത്

മീറ്റിംഗിന്റെ ഫലങ്ങൾ സംഗ്രഹിക്കാനും കരാറുകൾ രേഖാമൂലം രൂപപ്പെടുത്താനും പൂർത്തീകരണ സമയം സൂചിപ്പിക്കാനും വ്യക്തമാക്കാനും നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്ന ഒരു പ്രധാന തരം കത്ത്: രണ്ട് കക്ഷികളും എന്താണ് ചെയ്യേണ്ടതെന്ന് ശരിയായി മനസ്സിലാക്കിയിട്ടുണ്ടോ?

ഒരു മീറ്റിംഗ്, ചർച്ചകൾ, മീറ്റിംഗുകൾ എന്നിവയ്ക്ക് ശേഷം രേഖാമൂലമുള്ള കരാറുകളും അവ നടപ്പിലാക്കുന്നതിനുള്ള ഏകീകൃത കാഴ്ചപ്പാടും ഉണ്ടാകുന്നതിന് അത്തരം കത്തുകൾ വരയ്ക്കുന്നത് ഉപയോഗപ്രദമാണ്.

അക്ഷര ഘടന:

1. ചർച്ചയിൽ പങ്കെടുത്തവർക്ക് ആശംസകൾ, അഭിസംബോധന, നന്ദി.
2. കരാറുകൾ രൂപീകരിച്ച മീറ്റിംഗിന്റെ ഉദ്ദേശ്യത്തിന്റെ ആവർത്തനം.
3. ചർച്ച ചെയ്ത എല്ലാ വിഷയങ്ങളുടെയും ഒരു ലിസ്റ്റ്, അവയിൽ എടുത്ത തീരുമാനങ്ങളും നിർവ്വഹണത്തിന് ഉത്തരവാദിയായ ഒരു വ്യക്തിയുടെ നിയമനവും.
4. ചരിത്രത്തിന് അടിയന്തിരമായി നടപ്പിലാക്കേണ്ട ആവശ്യമില്ലാത്ത ആശയങ്ങൾ ക്യാപ്‌ചർ ചെയ്യുന്നു.
5. വിലാസക്കാരോട് ചോദ്യം: എല്ലാം കണക്കിലെടുക്കുന്നുണ്ടോ? എന്തെങ്കിലും അഭിപ്രായങ്ങളും കൂട്ടിച്ചേർക്കലുകളും ഉണ്ടോ?

ഉദാഹരണത്തിന്:

കത്ത് ഡിസൈൻ

ഫോണ്ട്

അക്ഷരത്തിന് ഒരൊറ്റ ഫോണ്ട് ഉണ്ടായിരിക്കണം, ഇറ്റാലിക്സിന് വാചകത്തിലെ പ്രധാന പോയിന്റുകളും തലക്കെട്ടുകളും ഹൈലൈറ്റ് ചെയ്യാൻ കഴിയും, എന്നാൽ ഒരൊറ്റ ഡിസൈൻ ശൈലി പാലിക്കേണ്ടത് അത്യന്താപേക്ഷിതമാണ്.

പി.എസ്. വലിയ അക്ഷരങ്ങളിൽ എഴുതിയ വാക്കുകൾ ടോൺ ഉയർത്തുന്നതായി എല്ലായ്പ്പോഴും ഓർമ്മിക്കേണ്ടതാണ്. അവ ഒഴിവാക്കണം.

ഖണ്ഡിക

വാചകം ഗ്രഹിക്കാൻ എളുപ്പമാക്കുന്നതിന് ഓരോ പ്രത്യേക ചിന്തയും ഒരു പ്രത്യേക ഖണ്ഡികയിൽ ക്രമീകരിക്കുന്നതാണ് ഉചിതം.

ഇൻഡന്റേഷൻ

ഖണ്ഡികകൾ പരസ്പരം ലയിക്കരുത്. കത്ത് കൂടുതൽ വായിക്കാൻ കഴിയുന്ന തരത്തിൽ, ഇൻഡന്റേഷൻ ആശംസകൾക്ക് ശേഷവും ഓരോ ഖണ്ഡികയ്ക്കും മുമ്പും ഒപ്പിന് മുമ്പും ആയിരിക്കണം:

കത്ത് ദൃശ്യപരമായി കൂടുതൽ ആകർഷകമാക്കുന്നതിന്, ഹൈപ്പർലിങ്കുകളിൽ കത്തിന്റെ ശരീരത്തിൽ ലിങ്കുകൾ സ്ഥാപിക്കുന്നതാണ് നല്ലത്:

എഴുത്ത് ശൈലി

സെർജി ബെഖ്‌തെരേവിന്റെ ഒരു മാസ്റ്റർ ക്ലാസിലേക്ക് ഞങ്ങൾ നിങ്ങളെ ക്ഷണിക്കുന്നു.

ഈ പരിശീലനത്തിലൂടെ എല്ലാ ദിവസവും കുറഞ്ഞത് 1 മണിക്കൂർ സൗജന്യ സമയം നേടൂ!

മാസ്റ്റർ ക്ലാസിൽ നിങ്ങൾ പഠിക്കും:
✓ എല്ലാ ജോലികളും 100% കൃത്യസമയത്ത് പൂർത്തീകരിക്കുന്നതിന് എങ്ങനെ ടാസ്ക്കുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യാം
✓ മീറ്റിംഗുകൾ എങ്ങനെ ഫലപ്രദമായി തയ്യാറാക്കുകയും നടത്തുകയും ചെയ്യാം
✓ ഒരു ഓഫീസിൽ ജീവനക്കാരുടെ ഉൽപ്പാദനപരമായ ജോലി എങ്ങനെ സംഘടിപ്പിക്കാം

കത്തിടപാടുകൾ കൂടാതെ ബിസിനസ്സ് ആശയവിനിമയം സങ്കൽപ്പിക്കാൻ കഴിയില്ല, കാരണം സഹകരണ പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിക്കുന്നതിനുള്ള ഒരു വ്യക്തിഗത മീറ്റിംഗ് എല്ലായ്പ്പോഴും സാധ്യമല്ല. ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട പ്രശ്നങ്ങൾ ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾ

കത്തിടപാടുകൾ കൂടാതെ ബിസിനസ്സ് ആശയവിനിമയം സങ്കൽപ്പിക്കാൻ കഴിയില്ല, കാരണം സഹകരണ പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിക്കുന്നതിനുള്ള ഒരു വ്യക്തിഗത മീറ്റിംഗ് എല്ലായ്പ്പോഴും സാധ്യമല്ല. ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾ ചുരുങ്ങിയ സമയത്തിനുള്ളിൽ അമർത്തുന്ന മിക്ക പ്രശ്നങ്ങളും പരിഹരിക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു, എന്നാൽ മര്യാദയുടെ നിയമങ്ങൾ പാലിക്കാത്തതോ കത്തിന്റെ യുക്തിരഹിതമായ നിർമ്മാണമോ പങ്കാളിത്തത്തെ ദോഷകരമായി ബാധിക്കുകയോ സാധ്യതയുള്ള ക്ലയന്റിനെ അകറ്റുകയോ ചെയ്യും. ഔപചാരികമായ ചർച്ചകളിലെന്നപോലെ, ഇവിടെ ചില നിയമങ്ങളുണ്ട്: കത്തിന്റെ രൂപകൽപ്പനയും ആശയവിനിമയ ശൈലിയും.

ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾ നടത്തുന്നതിനുള്ള പൊതു നിയമങ്ങൾ

ഇ-മെയിൽ വഴിയുള്ള ബിസിനസ്സ് ആശയവിനിമയം ഏതൊരു ആധുനിക വ്യക്തിയുടെയും ജീവിതത്തിന്റെ അവിഭാജ്യ ഘടകമാണ്: ജോലിയിലെ സഹപ്രവർത്തകർ, മാനേജ്മെന്റ്, ക്ലയന്റുകൾ, ബിസിനസ്സ് പങ്കാളികൾ, ഞങ്ങളെ അറിയുന്ന ആളുകൾ, ഇതുവരെ ഞങ്ങളെ അറിയാത്തവർ എന്നിവർക്ക് ഞങ്ങൾ എഴുതുന്നു. ഇ-മെയിലിലെ ബിസിനസ്സ് നൈതികത എന്താണ്, വിജയകരമായ ബിസിനസ്സ് നടത്തിപ്പിന് അത് എത്രത്തോളം ആവശ്യമാണ്?

ഓരോ അക്ഷരവും ഞങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് കാർഡും ഞങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് സ്ഥാനത്തിന്റെ പ്രതിഫലനവുമാണ്. ഈ ബിസിനസ്സ് കാർഡ് മാന്യമായി കാണപ്പെടുകയും ആശയവിനിമയത്തിന്റെ സുഖത്തിനും ഉൽപാദനക്ഷമതയ്ക്കും ഒരു ബിസിനസ്സ് സ്ഥാനം സംഭാവന നൽകുകയും ചെയ്യുന്നത് ഞങ്ങൾക്ക് പ്രധാനമാണെങ്കിൽ, നല്ല പെരുമാറ്റത്തിന്റെ അടിസ്ഥാന നിയമങ്ങൾ അറിയുകയും ദൈനംദിന കത്തിടപാടുകളിൽ അവ പിന്തുടരുകയും ചെയ്യുന്നത് വിജയത്തിനുള്ള ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട വ്യവസ്ഥയാണ്.

ഇലക്ട്രോണിക് ബിസിനസ് കറസ്പോണ്ടൻസുമായി ബന്ധപ്പെട്ട്, ബിസിനസ്സ് കമ്മ്യൂണിറ്റി മറ്റേതെങ്കിലും തരത്തിലുള്ള ബിസിനസ്സ് ഇടപെടലിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്ന അതേ നിയമങ്ങളും നിയന്ത്രണങ്ങളും ബാധകമാണ്: ടെലിഫോൺ ആശയവിനിമയം, ചർച്ചകൾ മുതലായവ. എന്റെ അഭിപ്രായത്തിൽ, ബിസിനസ്സ് ഇമെയിൽ കത്തിടപാടുകളുടെ നൈതികത അചഞ്ചലമായ നിരവധി തത്വങ്ങളെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ളതാണ്:

1. പരസ്പരം വ്യക്തിത്വത്തിനും ബിസിനസ്സ് സ്ഥാനത്തിനും എതിരാളികളുടെ പരസ്പര ബഹുമാനം.
2. എതിരാളിയുടെ ബിസിനസ്സ് താൽപ്പര്യങ്ങളിൽ ശ്രദ്ധ.
3. സ്വകാര്യത പ്രശ്നങ്ങളുടെ പ്രാധാന്യം മനസ്സിലാക്കുന്നു.
4. വിവര കൈമാറ്റത്തിൽ സമയനിഷ്ഠ.

ഈ തത്വങ്ങൾ നടപ്പിലാക്കുന്നതിനുള്ള പ്രായോഗിക ഉപകരണങ്ങൾ പരിഗണിക്കുക.

1. സമർത്ഥമായും വ്യക്തമായും രൂപകൽപ്പന ചെയ്ത "വിഷയം" / "വിഷയം" ഫീൽഡ്

വിഷയം വ്യക്തമാക്കുന്നത് വിലാസക്കാരന്റെ സമയം ലാഭിക്കുന്നു, സ്വീകരിച്ച കത്തിന്റെ ഉള്ളടക്കം ഉടനടി വിലയിരുത്താനും വായിക്കുമ്പോൾ അതിന്റെ മുൻഗണന വേഗത്തിൽ തീരുമാനിക്കാനും അവനെ അനുവദിക്കുന്നു.

2. അഭിവാദ്യങ്ങൾ, വിലാസക്കാരൻ / വിലാസക്കാർക്കുള്ള വ്യക്തിഗത വിലാസം

വിശ്വാസം വളർത്തിയെടുക്കുകയും നിങ്ങളുടെ എഴുത്തിന് ഒരു വ്യക്തിഗത സ്പർശം നൽകുകയും ചെയ്യുന്നു. വിലാസക്കാരന്റെ പേര് അവഗണിക്കുന്നത് തെറ്റായി മനസ്സിലാക്കുന്നു.

3. വിലാസത്തിന്റെ കൃത്യത

"To", "Cc", "Bcc" ഫീൽഡുകളുടെ ശരിയായ പൂരിപ്പിക്കൽ കാര്യക്ഷമതയ്ക്കും ധാർമ്മിക ആശയവിനിമയത്തിനുമുള്ള ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട ഉപകരണമാണ്. ഈ ഫീൽഡുകളിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്നതിൽ തെറ്റുകൾ ഒഴിവാക്കാൻ, ആധുനിക ബിസിനസ്സ് പരിതസ്ഥിതിയിൽ പൊതുവായി അംഗീകരിക്കപ്പെട്ട അവരുടെ ഉദ്ദേശ്യം നിങ്ങൾ അറിയേണ്ടതുണ്ട്:

• നിങ്ങളുടെ പേര് നേരിട്ടുള്ള വിലാസക്കാരൻ ("ടു") ഫീൽഡിൽ ആണെങ്കിൽ - ഇതിനർത്ഥം കത്ത് അയച്ചയാൾ നിങ്ങളിൽ നിന്നുള്ള തന്റെ ചോദ്യത്തിനുള്ള ഉത്തരത്തിനായി കാത്തിരിക്കുന്നു എന്നാണ്;
• ഈ ഫീൽഡിൽ നിരവധി വിലാസങ്ങൾ അടങ്ങിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, കത്ത് അയച്ചയാൾ ഓരോരുത്തരുടെയും അല്ലെങ്കിൽ ഏതെങ്കിലും വിലാസത്തിൽ നിന്നുള്ള പ്രതികരണത്തിനായി കാത്തിരിക്കുന്നു എന്നാണ് ഇതിനർത്ഥം;
• നിങ്ങളുടെ പേര് "Cc" ഫീൽഡിൽ ആണെങ്കിൽ, അയക്കുന്നയാൾ ഈ പ്രശ്നത്തെക്കുറിച്ച് നിങ്ങൾ അറിഞ്ഞിരിക്കണമെന്ന് ആഗ്രഹിക്കുന്നു, എന്നാൽ നിങ്ങളിൽ നിന്ന് അവൻ ഒരു ഉത്തരം പ്രതീക്ഷിക്കുന്നില്ല എന്നാണ് അർത്ഥമാക്കുന്നത്. നിങ്ങളുടെ പേര് "Cc" ഫീൽഡിലാണെങ്കിൽ കത്തിടപാടുകളുടെ വിഷയത്തിൽ പ്രവേശിക്കരുത്. എന്നിരുന്നാലും കത്തിടപാടുകളിൽ ഏർപ്പെടാൻ നിങ്ങൾ തീരുമാനിക്കുകയാണെങ്കിൽ, ഒരു വാക്യം ഉപയോഗിച്ച് ഒരു കത്ത് ആരംഭിക്കുന്നതാണ് നല്ല രൂപത്തിന്റെ അടയാളം: "ഈ പ്രശ്നത്തിന്റെ ചർച്ചയിൽ ഞാൻ പങ്കെടുക്കട്ടെ ...", "ഇടപെടുന്നതിൽ ക്ഷമിക്കണം ...", "ഞാൻ എന്റെ അഭിപ്രായം പ്രകടിപ്പിക്കട്ടെ ...".

ധാർമ്മികതയുടെ കാര്യത്തിൽ പ്രത്യേക ശ്രദ്ധ "Bcc" ഫീൽഡിൽ പെടുന്നു. ബിസിനസ്സ് നൈതികതയുടെ വീക്ഷണകോണിൽ നിന്നുള്ള ഏറ്റവും ദുർബലമായ ഇമെയിൽ ഉപകരണമാണിത്. ഈ ഫീൽഡ് സാധാരണയായി ഒരു രഹസ്യ നിയന്ത്രണവും വിവര ഉപകരണവുമാണ്. Bcc സ്വീകർത്താക്കൾ മറ്റ് സ്വീകർത്താക്കൾക്ക് ദൃശ്യമാകില്ല. ചില ധാർമ്മിക സംവേദനക്ഷമതയുള്ള കമ്പനികൾ അവരുടെ കോർപ്പറേറ്റ് കത്തിടപാടുകളിൽ ഈ ഉപകരണം ഉപയോഗിക്കുന്നത് നിരോധിക്കുന്നു. ബൾക്ക് മെയിലിംഗ് (ഉദാ: ക്ഷണങ്ങൾ) ആണ് ഒരു അപവാദം. അവ ധാരാളം സ്വീകർത്താക്കൾക്ക് അയയ്‌ക്കുന്നു, ഇമെയിൽ വിലാസങ്ങൾ എല്ലാവർക്കും ദൃശ്യമാകരുത്.

ഇനിപ്പറയുന്ന സാർവത്രിക നിയമങ്ങൾ പാലിച്ചുകൊണ്ട് Bcc ഫീൽഡ് കൂടുതൽ അയവുള്ള കമ്പനികളുണ്ട്:

• Bcc ഫീൽഡിൽ വിലാസക്കാർ (മറഞ്ഞിരിക്കുന്ന വിലാസക്കാർ) അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു, അവർ കത്തിടപാടുകളെക്കുറിച്ച് അറിഞ്ഞിരിക്കണം, എന്നാൽ അവരുടെ അവബോധം നേരിട്ടുള്ള വിലാസക്കാർക്ക് വ്യക്തമാകരുത്;
• പൂരിപ്പിച്ച "Bcc" ഫീൽഡ് ഉപയോഗിച്ച് ഒരു കത്ത് അയയ്‌ക്കുന്നത് ഒരു പ്രാഥമിക കരാറിനെ മുൻ‌കൂട്ടി കണക്കാക്കുന്നു അല്ലെങ്കിൽ അത്തരം ഒരു വിവരത്തിന്റെ കാരണവും ഉദ്ദേശ്യവും സംബന്ധിച്ച് കത്തിന്റെ രചയിതാവിനെയും മറഞ്ഞിരിക്കുന്ന വിലാസക്കാരെയും അറിയിക്കുന്നു;
• മറഞ്ഞിരിക്കുന്ന വിലാസക്കാരൻ "Bcc" ഫീൽഡിൽ നിന്ന് കത്തിടപാടുകളുടെ വിഷയം നൽകരുത്.

4. പെട്ടെന്നുള്ള പ്രതികരണം

ഒരു കത്തിനുള്ള പ്രതികരണ സമയം പങ്കാളികളുടെയും ഉപഭോക്താക്കളുടെയും ബിസിനസ്സ് താൽപ്പര്യങ്ങളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് നിങ്ങളുടെ സ്ഥാനത്തിന്റെ സൂചകങ്ങളിലൊന്നാണ്. ഇക്കാര്യത്തിൽ കമ്പനികൾക്ക് വ്യത്യസ്ത മാനദണ്ഡങ്ങളുണ്ട്. രണ്ടോ മൂന്നോ മണിക്കൂറിനുള്ളിൽ ഒരു കത്തിനുള്ള പ്രതികരണം / പ്രതികരണ സമയം സ്വീകാര്യമായി കണക്കാക്കുന്നു. ഒരു കത്ത് ലഭിക്കുകയും അത് വായിക്കുകയും ചെയ്ത ശേഷം, 24 മണിക്കൂറിനുള്ളിൽ നിങ്ങൾക്ക് ഉത്തരം നൽകാൻ കഴിയില്ലെന്ന് നിങ്ങൾ മനസ്സിലാക്കുന്നുവെങ്കിൽ, നിങ്ങൾക്ക് കത്ത് ലഭിച്ച വിലാസക്കാരന് വിവരങ്ങൾ അയച്ച് അതിന് മറുപടി നൽകേണ്ടത് നല്ല രൂപമാണ്: "ഒരു കത്ത് കിട്ടി. ഞാൻ ഇന്ന് പകൽ സമയത്ത് ഉത്തരം നൽകും "അഥവാ "ഒരു കത്ത് കിട്ടി. ഉത്തരം നൽകാൻ കൂടുതൽ വിവരങ്ങൾ ആവശ്യമാണ്. ഞാൻ പിന്നീട് ഉത്തരം നൽകാൻ ശ്രമിക്കും ... ".

ഞങ്ങൾ വാഗ്ദാനം തരുന്നു

5. വിവരങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് ശരിയായ ജോലി (വോളിയം, ഭാഷ, ഘടന, ഫോർമാറ്റ്)

കത്തിന്റെ വാചകത്തിൽ വിവരങ്ങൾ അവതരിപ്പിക്കുന്നതിന്റെ സ്വഭാവവും പ്രത്യേകതയും നിങ്ങളുടെ വിലാസക്കാരനുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് കഴിയുന്നത്ര കൃത്യമായും മാന്യമായും പൊരുത്തപ്പെടാനുള്ള നിങ്ങളുടെ കഴിവിന്റെയും ആഗ്രഹത്തിന്റെയും ഒരു ഉപകരണവും സൂചകവുമാണ്:

• വായനയ്ക്ക് ഏറ്റവും സൗകര്യപ്രദമായത് "ഒരു സ്ക്രീനിൽ" യോജിക്കുന്ന ഒരു അക്ഷരത്തിന്റെ വോളിയമാണ്, പരമാവധി - A-4 ഫോർമാറ്റിന്റെ ഒരു ഷീറ്റിന്റെ വാചകത്തിന്റെ വോളിയത്തിൽ;
• കൈമാറുന്ന അറ്റാച്ച്‌മെന്റുകളുടെ അളവ് 3 MB-യിൽ കൂടരുത് (വലിയ ഫയലുകൾ സ്വീകർത്താവിന്റെ മെയിൽ സെർവറിലൂടെ കടന്നുപോകാത്തതിനാൽ അവ പ്രശ്നങ്ങൾ സൃഷ്ടിക്കും);
• സാർവത്രിക എൻകോഡിംഗുകളിലേക്ക് ഫോർവേഡ് ചെയ്യുന്ന ഫയലുകൾ "പാക്ക്" ചെയ്യുന്നതാണ് നല്ലത്: Zip അല്ലെങ്കിൽ rar (മറ്റ് എക്സ്റ്റൻഷനുകൾ ട്രാൻസ്ഫർ സമയത്ത് തടയുകയോ മുറിക്കുകയോ ചെയ്യാം, വിലാസക്കാരന് പ്രശ്നങ്ങൾ സൃഷ്ടിക്കാം);
• വിലാസക്കാരനിൽ നിന്നുള്ള ഒരു കത്തിന് മറുപടി നൽകുമ്പോൾ, നിങ്ങളുടെ പ്രതികരണത്തിന്റെ വാചകം കത്തിന്റെ മുകളിൽ (തുടക്കത്തിൽ) സ്ഥാപിക്കണം, താഴെയല്ല (ഇത് വിലാസക്കാരനെ മുൻ വാചകത്തിലൂടെ "സ്ക്രോൾ" ചെയ്യുന്നതിൽ നിന്ന് രക്ഷിക്കുന്നു. നിങ്ങൾ എഴുതിയ ഉത്തരം തേടിയുള്ള കത്തിടപാടുകൾ);
• വിലാസക്കാരന്റെ കത്തിനുള്ള മറുപടി നിങ്ങൾ ഒരു പുതിയ കത്ത് ആയി ആരംഭിക്കരുത് (കത്തുപണിയുടെ ചരിത്രം സംരക്ഷിക്കാതെ). അത്തരമൊരു പ്രതികരണം സ്വീകരിക്കുന്ന വിലാസക്കാരനെ യഥാർത്ഥ സന്ദേശത്തിനായി സമയം പാഴാക്കാൻ പ്രേരിപ്പിക്കും;
• വിലാസക്കാരന് കഴിയുന്നത്ര വ്യക്തമായ ഭാഷയിൽ എഴുതേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. ഓരോ നിർദ്ദിഷ്ട സാഹചര്യത്തിലും, പ്രൊഫഷണൽ, ആന്തരിക കോർപ്പറേറ്റ് പദാവലി, സ്ലാംഗ്, ചുരുക്കെഴുത്തുകൾ, ആംഗ്ലിസം (മറ്റേതെങ്കിലും ഭാഷയിൽ ഇംഗ്ലീഷിൽ നിന്ന് കടമെടുക്കൽ) എന്നിവ ഉപയോഗിക്കുന്നതിന്റെ ഉചിതമാണോ എന്ന ചോദ്യം പരിഹരിക്കപ്പെടും.

സ്ലാംഗിന്റെയും ചുരുക്കെഴുത്തുകളുടെയും ഉപയോഗം കത്തിടപാടുകളുടെ വേഗതയും കാര്യക്ഷമതയും വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, സ്ലാങ്ങിന്റെ ഉപയോഗം സ്വീകാര്യവും ധാർമ്മികവുമാണ്. അതിനാൽ, ഒരു കമ്പനിക്കുള്ളിലെ ആന്തരിക കത്തിടപാടുകൾ മിക്കവാറും എല്ലായ്‌പ്പോഴും സ്ലാംഗ് കൊണ്ട് നിറഞ്ഞിരിക്കുന്നു: കത്തിടപാടുകളിൽ പങ്കെടുക്കുന്ന എല്ലാവർക്കും ഇത് പരിചിതവും മനസ്സിലാക്കാവുന്നതുമാണ്, മാത്രമല്ല സമയം ലാഭിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. എന്നാൽ ബാഹ്യ ബിസിനസ്സ് പങ്കാളികൾ / ക്ലയന്റുകളുമായുള്ള കത്തിടപാടുകളിൽ - ഇത് ജാഗ്രത ആവശ്യമുള്ള കാര്യമാണ്.

പദാവലി ഇല്ലാതെ നിങ്ങൾക്ക് ചെയ്യാൻ കഴിയില്ല എന്നത് സംഭവിക്കുന്നു. ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു കമ്പനി ഉപഭോക്താക്കൾക്ക് ഓൺലൈൻ പരസ്യം ചെയ്യൽ പോലുള്ള ഒരു ഉൽപ്പന്നം / സേവനം നൽകുന്നു, കൂടാതെ "മീഡിയ-സാന്ദർഭിക ബാനർ", "കീവേഡുകൾ", "നെഗറ്റീവ് കീവേഡുകൾ", "ctr" തുടങ്ങിയ ആശയങ്ങൾ ഒന്നും മാറ്റിസ്ഥാപിക്കാൻ കഴിയില്ല, അവ അവതരിപ്പിക്കണം. ബിസിനസ്സ് പശ്ചാത്തലത്തിൽ അവ പ്രവർത്തിപ്പിക്കാൻ ക്ലയന്റിനെ പഠിപ്പിക്കുക. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, രണ്ട് കക്ഷികളും ക്ഷമയോടെയും വിശദീകരിക്കാനും പഠിക്കാനും തയ്യാറാണ്.

എന്നിരുന്നാലും, ചുരുക്കങ്ങളും പദങ്ങളും ഉപയോഗിക്കുന്നത് ഒഴിവാക്കാവുന്നതും ഒഴിവാക്കേണ്ടതുമായ സന്ദർഭങ്ങളുണ്ട്.

ഉദാഹരണം:

എന്താണ് ASAP എന്ന ചോദ്യത്തിനുള്ള ഉത്തരം തേടി എന്റെ സുഹൃത്ത് 2 ദിവസം ചെലവഴിച്ചു. അവൾ പബ്ലിഷിംഗ് ഹൗസിനായി മെറ്റീരിയലുകൾ തയ്യാറാക്കുകയായിരുന്നു, അവസാന കത്തിൽ അവർ അവൾക്ക് എഴുതി: " മാഷേ, നിങ്ങളുടെ എല്ലാ സാമഗ്രികളും എത്രയും വേഗം അയയ്ക്കൂ". ഇത് ഒരു അജ്ഞാത ഫോർമാറ്റിന്റെ പദവിയാണെന്ന് മാഷ തീരുമാനിച്ചു, അതിലേക്ക് വാചകം "വിവർത്തനം" ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്. "ഡീകോഡ്" ചെയ്യാനും പ്രസാധകന്റെ അഭ്യർത്ഥന തൃപ്തിപ്പെടുത്താനും മാഷ ചെലവഴിച്ച സമയം 2 ദിവസമെടുത്തു. 2 ദിവസത്തിന് ശേഷം, ഇംഗ്ലീഷ് സംസാരിക്കുന്ന പരിതസ്ഥിതിയിൽ വ്യാപകമായി ഉപയോഗിക്കുന്ന ഒരു ചുരുക്കെഴുത്താണ് "അസാപ്പ്" എന്നതിന്റെ പിന്നിൽ എന്ന് അവൾ മനസ്സിലാക്കിയപ്പോൾ മെഷീൻ അലോസരപ്പെട്ടുവെന്ന് സങ്കൽപ്പിക്കുക. എത്രയും പെട്ടെന്ന്» – « കഴിയുന്നത്ര വേഗം».

ഉപദേശം:ബാഹ്യ ക്ലയന്റുകളുമായും പങ്കാളികളുമായും കത്തിടപാടുകളിൽ ഇംഗ്ലീഷ് ഭാഷകൾ, പ്രത്യേക നിബന്ധനകൾ, ഇൻട്രാ-കമ്പനി ചുരുക്കങ്ങൾ എന്നിവ ദുരുപയോഗം ചെയ്യരുത്.

6. ഒപ്പും ബന്ധപ്പെടാനുള്ള വിവരങ്ങളും

ഇത് നിങ്ങളുടെ എല്ലാ അക്ഷരങ്ങളും അവസാനിപ്പിക്കേണ്ട ആവശ്യമായ ആട്രിബ്യൂട്ടാണ്. സിഗ്നേച്ചർ ബ്ലോക്കിൽ അടങ്ങിയിരിക്കണം:

1. നിങ്ങളുടെ ആദ്യ പേരും അവസാന പേരും.

ഇത് കത്തിടപാടുകളെ വ്യക്തിഗതമാക്കുന്നു, ഇത് ആശയവിനിമയത്തിന്റെ കാര്യക്ഷമതയെയും മാനസിക സുഖത്തെയും ബാധിക്കുന്നു. ഒപ്പിൽ ചുരുക്കങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കരുത്. പകരം ടി.എൽ. Vorotyntseva, എന്റെ ഒപ്പിൽ, ഞാൻ താമര ലിയോനിഡോവ്ന Vorotyntseva (അല്ലെങ്കിൽ Tamara Vorotyntseva) എഴുതും, അങ്ങനെ ഒരു മറുപടി കത്തിൽ എന്നെ എങ്ങനെ ബന്ധപ്പെടണമെന്ന് വിലാസക്കാരന് മനസ്സിലാകും.

1. നിങ്ങളുടെ തലക്കെട്ടിന്റെ സൂചന.

ഇത് ചെയ്യുന്നതിലൂടെ, നിങ്ങളുടെ അധികാരത്തിന്റെ അതിരുകളെക്കുറിച്ചും പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിക്കുന്നതിനുള്ള പ്രൊഫഷണൽ കഴിവിനെക്കുറിച്ചും നിങ്ങൾ വിലാസക്കാരന് ഒരു ധാരണ നൽകുന്നു.

1. കോൺടാക്റ്റ് കോർഡിനേറ്റുകൾ (ഫോൺ നമ്പർ, ഇമെയിൽ വിലാസം, കമ്പനിയുടെ പേരും വിലാസവും, അതിന്റെ വെബ്സൈറ്റ്).

ആവശ്യമെങ്കിൽ, അധിക പ്രവർത്തന ആശയവിനിമയത്തിനുള്ള സാധ്യത ഇത് വിലാസക്കാരന് നൽകും.

മേൽപ്പറഞ്ഞവയെല്ലാം സംഗ്രഹിച്ച്, അതേ സമയം വിവിധ കമ്പനികളിലെ കത്തിടപാടുകളുടെ പെരുമാറ്റം നിരീക്ഷിക്കുന്നതിൽ വർഷങ്ങളോളം പരിചയമുള്ള എനിക്ക് ഇനിപ്പറയുന്നവ ആത്മവിശ്വാസത്തോടെ പറയാൻ കഴിയും: ആധുനിക ബിസിനസ്സ് കമ്മ്യൂണിറ്റിയിലെ നൈതികതയുടെ മാനദണ്ഡങ്ങൾ മാത്രമല്ല. നല്ല അഭിരുചിയുടെ നിയമങ്ങളുടെ നാമമാത്രമായ ആട്രിബ്യൂട്ടുകൾ, ബിസിനസ്സ് ആശയവിനിമയം ശരിയായതും കാര്യക്ഷമവും സൗകര്യപ്രദവും ആത്യന്തികമായി ഫലപ്രദവുമാക്കാൻ അനുവദിക്കുന്ന പ്രായോഗിക ഉപകരണങ്ങളായി അവ കൊണ്ടുവരുന്നു.

താമര വൊറോട്ടിൻസേവയുടെ പരിശീലനത്തിൽ ശ്രദ്ധിക്കുക.

ലേഖനങ്ങൾ

എന്താണ് ഇമെയിൽ? ആധുനിക ബിസിനസ്സ് ലോകത്ത്, ഇവയാണ്:

• നിങ്ങളുടെ മുഖം. കൌണ്ടർപാർട്ടിയുടെ കണ്ണിൽ നിങ്ങൾക്ക് ഒരു പോസിറ്റീവ് ഇമേജ് സൃഷ്ടിക്കാനോ ആദ്യ മതിപ്പ് നശിപ്പിക്കാനോ കഴിയുന്നത് ഇമെയിലിന്റെ സഹായത്തോടെയാണ്.
• നിങ്ങളുടെ ജോലി ഉപകരണം. പുറം ലോകവുമായി ഒരുപാട് ആശയവിനിമയം നടക്കുന്നത് ഇമെയിൽ വഴിയാണ്. അതിനാൽ, ഈ ഉപകരണത്തിന്റെ നല്ല കമാൻഡ് ഉണ്ടെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ ജീവിതം വളരെ എളുപ്പമാക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് കഴിയും.
• ശക്തമായ അശ്രദ്ധ. പുറംലോകം നിങ്ങളെ ഇമെയിൽ വഴി വഴിതിരിച്ചുവിടാനും വഴിതെറ്റിക്കാനും ശ്രമിക്കുന്നു.

ഈ വീക്ഷണകോണിൽ നിന്ന്, ഇ-മെയിലുമായി പ്രവർത്തിക്കുന്നത് നോക്കാം. ലളിതമായി തുടങ്ങാം.

കത്ത് ഡിസൈൻ

ഞാൻ Mozilla Thunderbird മെയിൽ ക്ലയന്റ് ഉപയോഗിക്കുന്നു, അതിനാൽ ഞാൻ ഇത് ഒരു ഉദാഹരണമായി ഉപയോഗിക്കും. നമുക്ക് ഒരു പുതിയ അക്ഷരം സൃഷ്ടിച്ച് ഫീൽഡുകളുടെ പട്ടികയിൽ മുകളിൽ നിന്ന് താഴേക്ക് പോകാം.

ആർക്ക്. പകർത്തുക. മറച്ച പകർപ്പ്

ആർക്കെങ്കിലും അറിയില്ലായിരിക്കാം, എന്നാൽ മോസില്ലയുടെ "ടു" എന്നത് "Cc" അല്ലെങ്കിൽ "Bcc" ആക്കി മാറ്റാം.

• ആർക്ക്: ഞങ്ങൾ പ്രധാന വിലാസക്കാരനെ അല്ലെങ്കിൽ അർദ്ധവിരാമങ്ങളാൽ വേർതിരിച്ച നിരവധി വിലാസക്കാരെ എഴുതുന്നു.
• പകർത്തുക: കത്ത് വായിക്കേണ്ട ഒരാൾക്ക് ഞങ്ങൾ എഴുതുന്നു, പക്ഷേ അവരിൽ നിന്ന് പ്രതികരണം പ്രതീക്ഷിക്കുന്നില്ല.
• മറച്ച പകർപ്പ്: കത്ത് സ്വയം പരിചയപ്പെടേണ്ട ഒരാൾക്ക് ഞങ്ങൾ എഴുതുന്നു, എന്നാൽ കത്തിന്റെ ബാക്കിയുള്ള സ്വീകർത്താക്കൾക്ക് അജ്ഞാതമായി തുടരണം. ബിസിനസ്സ് കത്തുകളുടെ മാസ് മെയിലിംഗിന് ഇത് പ്രത്യേകിച്ചും അനുയോജ്യമാണ്, ഉദാഹരണത്തിന്, അറിയിപ്പുകൾ.

ശരിയല്ല മാസ് മെയിലിംഗിൽ, "Cc" അല്ലെങ്കിൽ "To" ഫീൽഡുകളിലൂടെ സ്വീകർത്താക്കളെ വ്യക്തമാക്കുക. "Cc" ഫീൽഡിൽ 50-90 വിലാസക്കാരെ ലിസ്റ്റ് ചെയ്തിരിക്കുന്ന കത്തുകൾ വർഷത്തിൽ പലതവണ എനിക്ക് ലഭിക്കും. സ്വകാര്യതയുടെ ലംഘനമുണ്ട്. സമാന വിഷയത്തിൽ നിങ്ങൾ മറ്റാരോടൊപ്പമാണ് പ്രവർത്തിക്കുന്നതെന്ന് നിങ്ങളുടെ എല്ലാ സ്വീകർത്താക്കളും അറിയേണ്ടതില്ല. ഇവർ പരസ്പരം അറിയുന്നവരാണെങ്കിൽ നല്ലത്. പരസ്പരം അറിയാത്ത മത്സരിക്കുന്ന കമ്പനികളും പട്ടികയിൽ ഉൾപ്പെട്ടാലോ? കുറഞ്ഞത്, അനാവശ്യമായ വിശദീകരണങ്ങൾക്ക്, പരമാവധി, അവയിലൊന്നുമായുള്ള സഹകരണം അവസാനിപ്പിക്കുന്നതിന് നിങ്ങൾ തയ്യാറാകേണ്ടതുണ്ട്. ഇതുപോലെ ചെയ്യരുത്.

കത്ത് വിഷയം

പ്രൊഫഷണൽ മെയിലിംഗ് സേവനങ്ങൾ അവരുടെ കോർപ്പറേറ്റ് ബ്ലോഗുകളിൽ സബ്ജക്ട് ലൈനിന്റെ പ്രാധാന്യം പലപ്പോഴും (ചിലപ്പോൾ വിവേകത്തോടെ) എഴുതിയിട്ടുണ്ട്. എന്നാൽ അവിടെ മിക്കപ്പോഴും ഞങ്ങൾ വിൽപ്പന കത്തുകളെക്കുറിച്ചാണ് സംസാരിക്കുന്നത്, അവിടെ വിഷയം "ഇമെയിൽ തുറക്കണം" എന്ന പ്രശ്നം പരിഹരിക്കുന്നു.

ഞങ്ങൾ ദൈനംദിന ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകൾ ചർച്ച ചെയ്യുന്നു. ഇവിടെ തീം പ്രശ്നം പരിഹരിക്കുന്നു "കത്തും അതിന്റെ രചയിതാവും എളുപ്പത്തിൽ തിരിച്ചറിയുകയും തുടർന്ന് കണ്ടെത്തുകയും വേണം." മാത്രമല്ല, നിങ്ങളുടെ ഉത്സാഹം പ്രിഫിക്‌സുകളോടെ മാത്രം നിരവധി മറുപടി കത്തുകളുടെ കർമ്മ രൂപത്തിൽ നിങ്ങളിലേക്ക് മടങ്ങിവരും. പുന:അഥവാ Fwd, അതിൽ നിങ്ങൾ വിഷയത്തിൽ ആവശ്യമുള്ള കത്ത് നോക്കേണ്ടതുണ്ട്.

ഇരുപത് അക്ഷരങ്ങൾ എന്നത് ഒരു മിഡിൽ മാനേജരുടെ ഒരു ദിവസത്തെ കത്തിടപാടിന്റെ അളവാണ്. ഞാൻ സംസാരിക്കുന്നത് സംരംഭകരെയും ബിസിനസ്സ് ഉടമകളെയും കുറിച്ചല്ല, അവരുടെ അക്ഷരങ്ങളുടെ എണ്ണം ചിലപ്പോൾ പ്രതിദിനം 200 അല്ലെങ്കിൽ അതിൽ കൂടുതലോ സ്കെയിലിൽ പോകും. അതിനാൽ, ഒരിക്കൽ കൂടി: ഒരു ശൂന്യമായ വിഷയവുമായി ഇമെയിലുകൾ അയക്കരുത്.

അപ്പോൾ നിങ്ങളുടെ വിഷയം എങ്ങനെ ശരിയായി രൂപപ്പെടുത്താം?

തെറ്റ് # 1 : വിഷയത്തിൽ കമ്പനിയുടെ പേര് മാത്രം. ഉദാഹരണത്തിന്, "ആകാശം" അത്രമാത്രം. ആദ്യം, ഈ കൌണ്ടർപാർട്ടിയുമായി ആശയവിനിമയം നടത്തുന്ന നിങ്ങളുടെ കമ്പനിയിൽ നിങ്ങൾ ഒരാളല്ലെന്ന് ഉറപ്പാണ്. രണ്ടാമതായി, അത്തരമൊരു വിഷയം ഒരു അർത്ഥവും കൊണ്ടുവരുന്നില്ല, കാരണം നിങ്ങളുടെ കമ്പനിയുടെ പേര് ഇതിനകം വിലാസത്തിൽ നിന്ന് കാണാൻ കഴിയും. മൂന്നാമതായി, കത്തിടപാടുകളിലേക്കുള്ള ഈ സമീപനത്തിൽ നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം മെയിൽബോക്സ് എങ്ങനെയായിരിക്കുമെന്ന് ഊഹിക്കുക? ഇതുപോലൊന്ന്.

ഇതുപോലുള്ള വിഷയങ്ങളിൽ തിരയുന്നത് സൗകര്യപ്രദമാണോ?

തെറ്റ് # 2 : ഒരു മിന്നുന്ന, വിൽക്കുന്ന തലക്കെട്ട്. ഇങ്ങനെയുള്ള തലക്കെട്ടുകൾ എഴുതാൻ അറിയാമെങ്കിൽ വളരെ നല്ലത്. എന്നാൽ ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളിൽ ഈ കഴിവുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നത് ഉചിതമാണോ? ഒരു ബിസിനസ്സ് കത്തിന്റെ സബ്ജക്ട് ലൈനിന്റെ ഉദ്ദേശ്യം ഓർക്കുക: വിൽക്കാനല്ല, തിരിച്ചറിയൽ നൽകാനും തിരയാനും.

കത്തിന്റെ വാചകം

വ്യത്യസ്ത അവസരങ്ങൾക്കായി ധാരാളം എഴുത്ത് ഗൈഡുകൾ ഉണ്ട്. ഉദാഹരണത്തിന്, മാക്സിം ഇല്യഖോവ്, അലക്സാണ്ടർ അംസിൻ, വാക്കിന്റെ മറ്റ് യജമാനന്മാർ എന്നിവർക്ക് ധാരാളം ഉപയോഗപ്രദമായ കാര്യങ്ങൾ ഉണ്ട്. പൊതു സാക്ഷരത മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നതിനും പൊതു എഴുത്ത് ശൈലി മെച്ചപ്പെടുത്തുന്നതിനും അവരുടെ ലേഖനങ്ങൾ വായിക്കാൻ ഞാൻ നിങ്ങളെ ഉപദേശിക്കുന്നു.

ഒരു കത്ത് എഴുതുന്ന പ്രക്രിയയിൽ, ഞങ്ങൾ സ്ഥിരമായി നിരവധി തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കണം.

മാന്യതയുടെ ഒരു ചോദ്യം ... കത്തിന്റെ തുടക്കത്തിൽ, നിങ്ങൾക്ക് മര്യാദയിലോ ആർദ്രതയിലോ മങ്ങിക്കാം "എന്റെ പ്രിയപ്പെട്ട റോഡിയ, ഇപ്പോൾ രണ്ട് മാസത്തിലേറെയായി, ഞാൻ നിങ്ങളോട് രേഖാമൂലം സംസാരിച്ചിട്ടില്ല, അതിൽ നിന്ന് ഞാൻ തന്നെ കഷ്ടപ്പെട്ടു, പോലും ചെയ്തിട്ടില്ല. ആലോചിച്ച് മറ്റൊരു രാത്രി ഉറങ്ങൂ." ഇത്തരമൊരു ആമുഖം രചിക്കുന്നതിനുള്ള സമയവും അത് വായിക്കാനുള്ള സംഭാഷണക്കാരന്റെ സമയവും കണക്കിലെടുക്കുമ്പോൾ ഇത് വളരെ മര്യാദയുള്ളതും വളരെ ചെലവേറിയതുമാണ്. ഇതൊരു ബിസിനസ് കത്തിടപാടാണ്, ഓർക്കുന്നുണ്ടോ? മത്സരത്തിനായുള്ള എപ്പിസ്റ്റോളറി വിഭാഗത്തിന്റെ ഒരു ഉപന്യാസമല്ല, റാസ്കോൾനിക്കോവിന്റെ അമ്മയ്ക്കുള്ള ഒരു കത്തല്ല, മറിച്ച് ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾ.

ഞങ്ങളുടെ സമയത്തെയും സ്വീകർത്താവിനെയും ഞങ്ങൾ ബഹുമാനിക്കുന്നു!

എക്സിബിഷനിലെ ഒരു ക്ഷണിക മീറ്റിംഗിന് ശേഷം അയച്ച ആദ്യ കത്തിൽ മാത്രം സ്വയം പരിചയപ്പെടുത്തുന്നതും പരിചയത്തിന്റെ സാഹചര്യങ്ങൾ ഓർമ്മിപ്പിക്കുന്നതും അർത്ഥവത്താണ്. ഇത് സഹകരണത്തിന്റെ തുടർച്ചയോ നിലവിലെ കത്തിടപാടുകളോ ആണെങ്കിൽ, ദിവസത്തിന്റെ ആദ്യ കത്തിൽ ഞങ്ങൾ എഴുതുന്നു: "ഹലോ, ഇവാൻ", രണ്ടാമത്തേതും തുടർന്നുള്ളവയിൽ: "ഇവാൻ, ...".

അപ്പീൽ ... നിരവധി സ്വീകർത്താക്കൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ ഒരു കത്തിൽ ആരെ ബന്ധപ്പെടണം എന്നതിനെക്കുറിച്ച് ഞാൻ എപ്പോഴും ആശങ്കാകുലനായിരുന്നു. ഞാൻ ഈയിടെ അന്ന എന്ന മൂന്ന് പെൺകുട്ടികൾക്ക് ഒരു കത്തെഴുതി. ഒരു സംശയവുമില്ലാതെ ഞാൻ "ഹലോ അണ്ണാ" എന്ന് എഴുതി കുളിച്ചില്ല. എന്നാൽ ഇത് എല്ലായ്പ്പോഴും അങ്ങനെയല്ല.

മൂന്നോ ഏഴോ സ്വീകർത്താക്കൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ അവർ ഒരേ പേര് പങ്കിടുന്നില്ലെങ്കിൽ എന്തുചെയ്യും? നിങ്ങൾക്ക് അവരെ പേര് പ്രകാരം പട്ടികപ്പെടുത്താം: "ഗുഡ് ആഫ്റ്റർനൂൺ, റോഡിയൻ, പുൽചെറിയ, അവ്ഡോത്യ, പ്യോട്ടർ പെട്രോവിച്ച്." എന്നാൽ ഇത് ദീർഘവും സമയമെടുക്കുന്നതുമാണ്. നിങ്ങൾക്ക് എഴുതാം: "ഹലോ, സഹപ്രവർത്തകർ!"

എന്നെ സംബന്ധിച്ചിടത്തോളം, "ടു" ഫീൽഡിലുള്ള ഒരാളെ പേര് ഉപയോഗിച്ച് റഫർ ചെയ്യാൻ ഞാൻ നിയമം ഉപയോഗിക്കുന്നു. കൂടാതെ കോപ്പിയിൽ ഉള്ളവരോട് ഒന്നും പ്രയോഗിക്കരുത്. ഈ നിയമം ഒരേ സമയം കൂടുതൽ കൃത്യമായി നിർണ്ണയിക്കാൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു (ഒന്ന്!) കത്തിന്റെ വിലാസക്കാരനും ഈ കത്തിന്റെ ഉദ്ദേശ്യവും.

അവലംബം ... പലപ്പോഴും, കത്തിടപാടുകൾ എന്നത് ചോദ്യങ്ങളും ഉത്തരങ്ങളുമുള്ള അക്ഷരങ്ങളുടെ ഒരു ശൃംഖലയാണ് - ഒരു വാക്കിൽ, ഒരു സംഭാഷണം. കത്തിടപാടുകളുടെ ചരിത്രം ഇല്ലാതാക്കാതിരിക്കുന്നതും ഉദ്ധരിച്ച വാചകത്തിന്റെ മുകളിൽ നിങ്ങളുടെ ഉത്തരം എഴുതുന്നതും നല്ല രൂപമായി കണക്കാക്കപ്പെടുന്നു, അതിനാൽ, ഒരാഴ്ചയ്ക്ക് ശേഷം ഈ കത്തിടപാടുകളിലേക്ക് മടങ്ങുമ്പോൾ, നിങ്ങൾക്ക് അവരോഹണ തീയതികളിൽ മുകളിൽ നിന്ന് താഴേക്ക് ഡയലോഗ് എളുപ്പത്തിൽ വായിക്കാൻ കഴിയും.

ചില കാരണങ്ങളാൽ, മോസില്ലയിലെ സ്ഥിരസ്ഥിതി ക്രമീകരണം "ഉദ്ധരിച്ച വാചകത്തിന് ശേഷം കഴ്‌സർ സ്ഥാപിക്കുക" എന്നതാണ്. "ടൂളുകൾ" → "അക്കൗണ്ട് ക്രമീകരണങ്ങൾ" → "രചനയും വിലാസവും" എന്ന മെനുവിൽ ഇത് മാറ്റാൻ ഞാൻ ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു. ഇത് ഇങ്ങനെ ആയിരിക്കണം.

കത്തിന്റെ ഉദ്ദേശം ... ബിസിനസ്സ് അക്ഷരങ്ങൾ രണ്ട് തരത്തിലാണ്:

• ഞങ്ങൾ സംഭാഷണക്കാരനെ അറിയിക്കുമ്പോൾ (ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു മാസത്തേക്ക് ചെയ്ത ജോലിയെക്കുറിച്ചുള്ള ഒരു റിപ്പോർട്ട്);
• സംഭാഷണക്കാരനിൽ നിന്ന് എന്തെങ്കിലും ആവശ്യമുള്ളപ്പോൾ. ഉദാഹരണത്തിന്, പേയ്‌മെന്റിനായി അറ്റാച്ച് ചെയ്ത ഇൻവോയ്‌സിന് അവൻ അംഗീകാരം നൽകുന്നു.

ചട്ടം പോലെ, റിപ്പോർട്ടുചെയ്യുന്നതിനേക്കാൾ കൂടുതൽ പ്രോത്സാഹജനകമായ കത്തുകൾ ഉണ്ട്. സംഭാഷകനിൽ നിന്ന് എന്തെങ്കിലും നേടാൻ ഞങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, ഇത് പ്ലെയിൻ ടെക്സ്റ്റിലുള്ള ഒരു കത്തിൽ പറയുന്നത് വളരെ പ്രധാനമാണ്. കോൾ ടു ആക്ഷൻ എന്നതിനൊപ്പം ഒരു കോൾ ടു ആക്ഷൻ പേര് നൽകുകയും തുടർന്ന് കത്തിലെ അവസാന വാചകം നൽകുകയും വേണം.

ശരിയല്ല : "പോർഫിറി പെട്രോവിച്ച്, വൃദ്ധയെ വെട്ടിക്കൊന്നത് ആരാണെന്ന് എനിക്കറിയാം."

ശരിയാണ് : "പോർഫിറി പെട്രോവിച്ച്, വൃദ്ധയെ വെട്ടിയത് ഞാനാണ്, ദയവായി എന്നെ അറസ്റ്റ് ചെയ്യാൻ നടപടിയെടുക്കുക, ഞാൻ കഷ്ടപ്പാടുകളിൽ മടുത്തു!"

ഈ കത്ത് എന്തുചെയ്യണമെന്ന് ലേഖകൻ എന്തിന് ചിന്തിക്കണം? എല്ലാത്തിനുമുപരി, അവൻ തെറ്റായ തീരുമാനം എടുക്കും.

വാചകത്തിലെ ഒപ്പ് ... അവൾ ആയിരിക്കണം. മാത്രമല്ല, എല്ലാ ഇമെയിൽ ക്ലയന്റുകളും നിങ്ങളെ ഒരു ഒപ്പിന്റെ യാന്ത്രിക-പകരം സജ്ജീകരിക്കാൻ അനുവദിക്കുന്നു, ഉദാഹരണത്തിന്, ക്ലാസിക് "ആശംസകളോടെ, ...". മോസില്ലയിൽ, ഇത് ടൂൾസ് → അക്കൗണ്ട് ഓപ്ഷനുകൾക്ക് കീഴിലാണ് ചെയ്യുന്നത്.

ഒപ്പിൽ കോൺടാക്റ്റുകൾ എഴുതുകയോ എഴുതാതിരിക്കുകയോ ചെയ്യുക എന്നത് എല്ലാവരുടെയും വ്യക്തിപരമായ കാര്യമാണ്. എന്നാൽ നിങ്ങൾ ഏതെങ്കിലും വിധത്തിൽ വിൽപ്പനയുമായി ബന്ധപ്പെട്ടിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ - എഴുതുന്നത് ഉറപ്പാക്കുക. ആശയവിനിമയത്തിന്റെ ഫലങ്ങളെ അടിസ്ഥാനമാക്കി ഇടപാട് നടക്കുന്നില്ലെങ്കിലും, ഭാവിയിൽ ഒപ്പിൽ നിന്നുള്ള കോൺടാക്റ്റുകൾ നിങ്ങളെ എളുപ്പത്തിൽ കണ്ടെത്തും.

അവസാനമായി, നിങ്ങളുടെ കത്തുകൾക്ക് ഉത്തരം നൽകാൻ ഇഷ്ടപ്പെടാത്ത (കഴിയാത്ത, ആഗ്രഹിക്കാത്ത, സമയമില്ലാത്ത) സംഭാഷണക്കാർക്കായി കത്തിന്റെ ബോഡിയുടെ ഒരു സവിശേഷത കൂടി. കത്തിന്റെ വാചകത്തിൽ സ്ഥിരസ്ഥിതി വ്യക്തമാക്കുക. ഉദാഹരണത്തിന്, "Porfiry Petrovich, വെള്ളിയാഴ്ച 12:00 ന് മുമ്പ് നിങ്ങൾ എന്നെ അറസ്റ്റ് ചെയ്യാൻ വന്നില്ലെങ്കിൽ, ഞാൻ എന്നെത്തന്നെ പൊതുമാപ്പ് കണക്കാക്കുന്നു." തീർച്ചയായും, സമയപരിധി യഥാർത്ഥമായിരിക്കണം (വെള്ളിയാഴ്ച രാവിലെ 11:50-ന് ഉദാഹരണത്തിൽ നിന്നുള്ള വാചകം നിങ്ങൾ അയയ്‌ക്കരുത്). നിങ്ങളുടെ കത്ത് വായിക്കാനും തീരുമാനിക്കാനും സ്വീകർത്താവിന് ശാരീരികമായി കഴിയണം. ഈ "നിശബ്ദത" സംഭാഷണക്കാരന്റെ പ്രതികരണമില്ലായ്മയുടെ ഉത്തരവാദിത്തത്തിൽ നിന്ന് നിങ്ങളെ ഒഴിവാക്കുന്നു. എല്ലായ്പ്പോഴും എന്നപോലെ, ഈ സവിശേഷതയുടെ ഉപയോഗം വിവേകത്തോടെ സമീപിക്കണം. ഒരു വ്യക്തി നിങ്ങളുടെ കത്തുകളോട് കൃത്യസമയത്തും സ്ഥിരമായും പ്രതികരിക്കുകയാണെങ്കിൽ, അത്തരമൊരു അന്ത്യശാസനം അവനെ വ്രണപ്പെടുത്തുന്നില്ലെങ്കിൽ, അവനെ അൽപ്പം ബുദ്ധിമുട്ടിക്കുകയോ അല്ലെങ്കിൽ കത്തിന് ഇപ്പോൾ മറുപടി നൽകേണ്ടതില്ലെന്ന തീരുമാനത്തിലേക്ക് നയിക്കുകയോ ചെയ്യാം, പക്ഷേ നിങ്ങളെ വെള്ളിയാഴ്ച വരെ കാത്തിരിക്കാൻ പ്രേരിപ്പിക്കുക.

അറ്റാച്ചുമെന്റുകൾ

അക്ഷരങ്ങൾ പലപ്പോഴും അറ്റാച്ച്മെന്റുകൾക്കൊപ്പം വരുന്നു: റെസ്യൂമുകൾ, വാണിജ്യ ഓഫറുകൾ, എസ്റ്റിമേറ്റുകൾ, ഷെഡ്യൂളുകൾ, ഡോക്യുമെന്റുകളുടെ സ്കാനുകൾ - വളരെ സൗകര്യപ്രദമായ ഉപകരണവും അതേ സമയം ജനപ്രിയ പിശകുകളുടെ ഉറവിടവും.

പിശക് : വലിയ അറ്റാച്ച്മെന്റ് വലിപ്പം. 20 MB വരെ അറ്റാച്ച്‌മെന്റുകളുള്ള ഇമെയിലുകൾ പലപ്പോഴും ലഭിക്കാറുണ്ട്. ചട്ടം പോലെ, ഇവ 600dpi റെസല്യൂഷനുള്ള TIFF ഫോർമാറ്റിലുള്ള ചില പ്രമാണങ്ങളുടെ സ്കാനുകളാണ്. ഈ അറ്റാച്ച്‌മെന്റിന്റെ പ്രിവ്യൂ ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യാനുള്ള വ്യർത്ഥമായ ശ്രമങ്ങളിൽ കറസ്‌പോണ്ടന്റിന്റെ മെയിൽ പ്രോഗ്രാം മിക്കവാറും മിനിറ്റുകളോളം മരവിപ്പിക്കും. ഈ കത്ത് ഒരു സ്മാർട്ട്‌ഫോണിൽ വായിക്കാൻ ശ്രമിക്കുന്നത് സ്വീകർത്താവിനെ ദൈവം വിലക്കുന്നു ...

വ്യക്തിപരമായി, ഞാൻ അത്തരം അക്ഷരങ്ങൾ ഉടൻ ഇല്ലാതാക്കുന്നു. വായിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് നിങ്ങളുടെ കത്ത് ചവറ്റുകുട്ടയിൽ അവസാനിക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നില്ലേ? അറ്റാച്ച്മെന്റിന്റെ വലുപ്പം പരിശോധിക്കുക. ഇത് 3 MB-യിൽ കൂടരുതെന്ന് ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു.

അത് കവിഞ്ഞാലോ?

• നിങ്ങളുടെ സ്കാനർ മറ്റൊരു ഫോർമാറ്റിലേക്കും റെസല്യൂഷനിലേക്കും വീണ്ടും ക്രമീകരിക്കാൻ ശ്രമിക്കുക. ഉദാഹരണത്തിന്, PDF, 300dpi എന്നിവയിൽ, വളരെ വായിക്കാവുന്ന സ്കാനുകൾ ലഭിക്കും.
• WinRar അല്ലെങ്കിൽ 7zip പോലുള്ള പ്രോഗ്രാമുകളെക്കുറിച്ച് ചിന്തിക്കുക. ചില ഫയലുകൾ തികച്ചും കംപ്രസ് ചെയ്തിരിക്കുന്നു.
• അറ്റാച്ച്‌മെന്റ് വളരെ വലുതാണെങ്കിൽ നിങ്ങൾക്ക് അത് കംപ്രസ് ചെയ്യാൻ കഴിയുന്നില്ലെങ്കിലോ? ഉദാഹരണത്തിന്, ഏതാണ്ട് ശൂന്യമായ അക്കൗണ്ടിംഗ് ഡാറ്റാബേസിന്റെ ഭാരം 900 MB ആണ്. വിവരങ്ങളുടെ ക്ലൗഡ് സംഭരണം രക്ഷാപ്രവർത്തനത്തിലേക്ക് വരും: ഡ്രോപ്പ്ബോക്സ്, ഗൂഗിൾ ഡ്രൈവ് തുടങ്ങിയവ. Mail.ru പോലുള്ള ചില സേവനങ്ങൾ, ക്ലൗഡ് സ്റ്റോറേജിലേക്കുള്ള ലിങ്കുകളാക്കി വലിയ അറ്റാച്ച്‌മെന്റുകളെ സ്വയമേവ പരിവർത്തനം ചെയ്യുന്നു. എന്നാൽ ക്ലൗഡിൽ സംഭരിച്ചിരിക്കുന്ന എന്റെ വിവരങ്ങൾ സ്വയം കൈകാര്യം ചെയ്യാൻ ഞാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നു, അതിനാൽ Mail.ru-ൽ നിന്നുള്ള ഓട്ടോമേഷൻ ഞാൻ സ്വാഗതം ചെയ്യുന്നില്ല.

നിക്ഷേപങ്ങളെക്കുറിച്ച് പൂർണ്ണമായും വ്യക്തമല്ലാത്ത ഒരു ശുപാർശ കൂടി - അവരുടെ പേര് ... അത് സ്വീകർത്താവിന് മനസ്സിലാക്കാവുന്നതും സ്വീകാര്യവുമായിരിക്കണം. ഒരിക്കൽ ഞങ്ങൾ കമ്പനിയിൽ ഒരു വാണിജ്യ ഓഫർ തയ്യാറാക്കുകയായിരുന്നു ... അത് ഫിയോഡോർ മിഖൈലോവിച്ച് ദസ്തയേവ്സ്കി ആയിരിക്കട്ടെ. എനിക്ക് മാനേജറിൽ നിന്ന് ഒരു പ്രോജക്റ്റ് പ്രൊപ്പോസലുമായി ഒരു കത്ത് ലഭിച്ചു, കൂടാതെ അറ്റാച്ച്‌മെന്റിൽ "DlyaFedi.docx" എന്ന് പേരുള്ള ഒരു ഫയൽ ഉൾപ്പെടുന്നു. എനിക്ക് ഇത് അയച്ച മാനേജറുമായി ഇതുപോലെ ഒരു ഡയലോഗ് നടന്നു:

പ്രിയ മാനേജർ, ഈ ബഹുമാനപ്പെട്ട വ്യക്തിയെ സമീപിക്കാനും ഫെഡ്യയുടെ മുഖത്ത് പേരിടാനും നിങ്ങൾ വ്യക്തിപരമായി തയ്യാറാണോ?

എങ്ങനെയെങ്കിലും ഇല്ല, ബഹുമാന്യനായ വ്യക്തി, എല്ലാവരും അവനെ അവന്റെ ആദ്യനാമത്തിലും രക്ഷാധികാരിയായും വിളിക്കുന്നു.

എന്തുകൊണ്ടാണ് നിങ്ങൾ അറ്റാച്ചുമെന്റിനെ "ForFedi" എന്ന് വിളിച്ചത്? ഞാൻ അവനെ ഇപ്പോൾ അയച്ചാൽ, ഈ സിപിക്ക് വേണ്ടി അവൻ നമ്മിൽ നിന്ന് കോടാലി വാങ്ങുമെന്ന് നിങ്ങൾ കരുതുന്നുണ്ടോ?

ഞാൻ പിന്നീട് പേരുമാറ്റാൻ പോവുകയാണ്...

എന്തിനാണ് ഒരു ടൈം ബോംബ് തയ്യാറാക്കുന്നത് - ഒരു പ്രോസ്പെക്റ്റിന്റെ തിരസ്കരണം - അല്ലെങ്കിൽ ഒരു ഫയലിന്റെ പേരുമാറ്റാനുള്ള അധിക ജോലി സ്വയം ഉണ്ടാക്കുക? എന്തുകൊണ്ടാണ് അറ്റാച്ചുമെന്റിന് ഉടനടി ശരിയായ പേര് നൽകാത്തത്: "Fedor Mikhailovich.docx" അല്ലെങ്കിൽ അതിലും മികച്ചത് - "KP_Nebo_Topory.docx".

അതിനാൽ, ഞങ്ങൾ കൂടുതലോ കുറവോ ഇമെയിലിൽ "മുഖം" ആയി ക്രമീകരിച്ചിട്ടുണ്ട്. ഫലപ്രദമായ പ്രവർത്തനത്തിനുള്ള ഒരു ഉപകരണമായി ഇമെയിലിനെ നോക്കുന്നതിലേക്ക് പോകാം, അതിന്റെ ശ്രദ്ധ വ്യതിചലിക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ച് സംസാരിക്കാം.

അക്ഷരങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് പ്രവർത്തിക്കുന്നു

ഇമെയിൽ ശക്തമായ അശ്രദ്ധയാണ്. ഏതൊരു ശ്രദ്ധയും തടസ്സപ്പെടുത്തുന്നതുപോലെ, നിയമങ്ങൾ കർശനമാക്കിയും ഒരു വർക്ക് ഷെഡ്യൂൾ അവതരിപ്പിച്ചും മെയിലുകൾ കൈകാര്യം ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്.

ഏറ്റവും കുറഞ്ഞത്, മെയിലിന്റെ വരവ് സംബന്ധിച്ച എല്ലാ അറിയിപ്പുകളും നിങ്ങൾ ഓഫാക്കേണ്ടതുണ്ട്. മെയിൽ ക്ലയന്റ് സ്ഥിരസ്ഥിതിയായി ക്രമീകരിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, ഒരു ശബ്ദ സിഗ്നൽ ഉപയോഗിച്ച് നിങ്ങളെ അറിയിക്കും, കൂടാതെ ക്ലോക്കിന് അടുത്തുള്ള ഐക്കൺ മിന്നിമറയുകയും കത്തിന്റെ പ്രിവ്യൂ കാണിക്കുകയും ചെയ്യും. ഒറ്റവാക്കിൽ പറഞ്ഞാൽ, നിങ്ങളുടെ കഠിനമായ ജോലിയിൽ നിന്ന് നിങ്ങളെ അകറ്റാൻ അവർ എല്ലാം ചെയ്യും, തുടർന്ന് വായിക്കാത്ത കത്തുകളുടെയും കാണാത്ത മെയിലിംഗുകളുടെയും അഗാധത്തിലേക്ക് നിങ്ങളെ വീഴ്ത്തും - ജീവിതത്തിൽ നിന്ന് ഒന്നോ രണ്ടോ മണിക്കൂർ മൈനസ്.

ആരുടെയെങ്കിലും ശക്തമായ ഇച്ഛാശക്തി അവരെ അറിയിപ്പുകളിൽ നിന്ന് വ്യതിചലിപ്പിക്കാതിരിക്കാൻ അനുവദിക്കുന്നു, സാധാരണക്കാർക്ക് വിധിയെ പ്രലോഭിപ്പിച്ച് അവ ഓഫ് ചെയ്യാതിരിക്കുന്നതാണ് നല്ലത്. മോസില്ല തണ്ടർബേർഡിൽ, "ടൂളുകൾ" → "ഓപ്ഷനുകൾ" → "ജനറൽ" → "പുതിയ സന്ദേശങ്ങൾ ദൃശ്യമാകുമ്പോൾ" എന്ന മെനുവിലൂടെയാണ് ഇത് ചെയ്യുന്നത്.

അറിയിപ്പുകൾ ഇല്ലെങ്കിൽ, ഒരു കത്ത് വന്നതായി എങ്ങനെ മനസ്സിലാക്കാം?

വളരെ ലളിതം. നിങ്ങൾ സ്വയം, ബോധപൂർവ്വം, മെയിൽ പാഴ്സിംഗിനായി സമയം നീക്കിവയ്ക്കുക, മെയിൽ ക്ലയന്റ് തുറന്ന് വായിക്കാത്ത എല്ലാ സന്ദേശങ്ങളും കാണുക. ഇത് ദിവസത്തിൽ രണ്ടുതവണ ചെയ്യാം, ഉദാഹരണത്തിന്, ഉച്ചഭക്ഷണ സമയത്തും വൈകുന്നേരവും അല്ലെങ്കിൽ നിർബന്ധിത പ്രവർത്തനരഹിതമായ സമയത്തും, ഉദാഹരണത്തിന്, ട്രാഫിക് ജാമുകളിൽ.

പലപ്പോഴും ചോദിക്കാറുണ്ട്, പ്രതികരണ സമയങ്ങളെക്കുറിച്ചും അടിയന്തിര ഇമെയിലുകളെക്കുറിച്ചും എന്താണ്? ഉത്തരം ഇതാണ്: നിങ്ങൾക്ക് മെയിലിൽ അടിയന്തിര കത്തുകളൊന്നുമില്ല. നിങ്ങൾ ഉപഭോക്തൃ പിന്തുണാ വകുപ്പിൽ ജോലി ചെയ്യുന്നില്ലെങ്കിൽ (അത്തരം വകുപ്പിന് മെയിലിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്നതിന് അതിന്റേതായ നിയമങ്ങളുണ്ട്).

അടിയന്തിര കത്തുകൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ, അയച്ചയാൾ മറ്റ് ചാനലുകൾ വഴി ഇതിനെക്കുറിച്ച് നിങ്ങളെ അറിയിക്കും - ഫോൺ, എസ്എംഎസ്, സ്കൈപ്പ്. അപ്പോൾ നിങ്ങൾ മനഃപൂർവ്വം മെയിൽ ക്ലയന്റിലേക്ക് പോയി അടിയന്തിര മെയിൽ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യും. എല്ലാ സമയ മാനേജുമെന്റ് ഗുരുക്കന്മാരും (ഉദാഹരണത്തിന്, ഗ്ലെബ് അർഖാൻഗെൽസ്‌കി തന്റെ "ടൈം ഡ്രൈവ്" ഉപയോഗിച്ച്) 24 മണിക്കൂർ വരെ ഇമെയിലിനോട് പ്രതികരിക്കുന്നതിനുള്ള മാനദണ്ഡം പ്രഖ്യാപിക്കുന്നു. ഇത് നല്ല ഫോമിന്റെ ഒരു സാധാരണ നിയമമാണ് - ഇമെയിൽ വഴി സംഭാഷണക്കാരനിൽ നിന്ന് തൽക്ഷണ മറുപടികൾ പ്രതീക്ഷിക്കരുത്. ഒരു അടിയന്തര കത്ത് ഉണ്ടെങ്കിൽ, വേഗത്തിലുള്ള ആശയവിനിമയ ചാനലുകൾ വഴി അതിനെക്കുറിച്ച് അറിയിക്കുക.

അതിനാൽ, ഞങ്ങൾ അറിയിപ്പുകൾ ഓഫാക്കി, ഇപ്പോൾ ഞങ്ങളുടെ ഷെഡ്യൂൾ അനുസരിച്ച് മെയിൽ ക്ലയന്റ് ഓണാക്കുന്നു.

മെയിലിൽ പോയി "പാഴ്സ് ഇമെയിൽ" എന്ന പ്രവർത്തനം ആരംഭിക്കുമ്പോൾ നമ്മൾ എന്തുചെയ്യണം? ഈ സൃഷ്ടിയുടെ തുടക്കവും അവസാനവും എവിടെയാണ്?

സീറോ ഇൻബോക്‌സ് സിസ്റ്റത്തെക്കുറിച്ച് ഞാൻ ഒരുപാട് കേട്ടിട്ടുണ്ട്, പക്ഷേ, നിർഭാഗ്യവശാൽ, അത് ഉപയോഗിക്കുന്ന ഒരാളെപ്പോലും ഞാൻ കണ്ടിട്ടില്ല. എനിക്ക് എന്റെ ചക്രം വീണ്ടും കണ്ടുപിടിക്കേണ്ടി വന്നു. ലൈഫ്ഹാക്കറിൽ ഈ വിഷയത്തിൽ ലേഖനങ്ങളുണ്ട്. ഉദാഹരണത്തിന്, " ". എന്റെ വ്യാഖ്യാനത്തിൽ സീറോ ഇൻബോക്സ് സിസ്റ്റത്തെക്കുറിച്ച് ഞാൻ ചുവടെ സംസാരിക്കും. GTD ഗുരുക്കന്മാർ അഭിപ്രായങ്ങൾ പരിശോധിക്കുകയോ വിവരിച്ച സിസ്റ്റം ചേർക്കുകയോ മെച്ചപ്പെടുത്തുകയോ ചെയ്താൽ ഞാൻ നന്ദിയുള്ളവനായിരിക്കും.

ഇമെയിൽ ഒരു ടാസ്‌ക് ഷെഡ്യൂളറോ നിങ്ങളുടെ പ്രവർത്തനങ്ങൾക്കായുള്ള ആർക്കൈവോ അല്ലെന്ന് മനസ്സിലാക്കുകയും അംഗീകരിക്കുകയും ചെയ്യേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്. അതിനാൽ, "ഇൻബോക്സ്" ഫോൾഡർ എപ്പോഴും ശൂന്യമായിരിക്കണം. നിങ്ങളുടെ ഇൻബോക്‌സിന്റെ പാഴ്‌സിംഗ് നിങ്ങൾ ഏറ്റെടുത്തിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, ഈ ഫോൾഡർ ശൂന്യമാക്കുന്നത് വരെ നിർത്തരുത്, ഒന്നിലും ശ്രദ്ധ വ്യതിചലിക്കരുത്.

നിങ്ങളുടെ ഇൻബോക്സിലെ ഇമെയിലുകൾ ഉപയോഗിച്ച് എന്തുചെയ്യണം? നിങ്ങൾ ഓരോ അക്ഷരങ്ങളിലൂടെയും തുടർച്ചയായി പോയി അത് ഇല്ലാതാക്കേണ്ടതുണ്ട്. അതെ, തിരഞ്ഞെടുത്ത് നിങ്ങളുടെ കീബോർഡിൽ ഡിലീറ്റ് അമർത്തുക. കത്ത് ഇല്ലാതാക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് സ്വയം കൊണ്ടുവരാൻ കഴിയുന്നില്ലെങ്കിൽ, അത് എന്തുചെയ്യണമെന്ന് നിങ്ങൾ തീരുമാനിക്കേണ്ടതുണ്ട്.

1. മൂന്ന് മിനിറ്റിനുള്ളിൽ ഉത്തരം പറയാമോ? ഞാൻ അതിന് ഉത്തരം പറയേണ്ടതുണ്ടോ? അതെ, അത് ആവശ്യമാണ്, ഉത്തരം മൂന്ന് മിനിറ്റിൽ കൂടുതൽ എടുക്കില്ല, തുടർന്ന് ഉടൻ ഉത്തരം നൽകുക.
2. നിങ്ങൾ ഉത്തരം നൽകേണ്ടതുണ്ട്, പക്ഷേ ഉത്തരം തയ്യാറാക്കാൻ മൂന്ന് മിനിറ്റിലധികം എടുക്കും. ഒരു ഇമെയിലിനെ ഒരു ടാസ്‌കാക്കി മാറ്റാൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്ന ഒരു ടാസ്‌ക് പ്ലാനർ നിങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുകയാണെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ ഇമെയിൽ ഒരു ടാസ്‌കാക്കി മാറ്റുക, കുറച്ച് സമയത്തേക്ക് അതിനെക്കുറിച്ച് മറക്കുക. ഉദാഹരണത്തിന്, ഞാൻ തികച്ചും അത്ഭുതകരമായ Doit.im സേവനം ഉപയോഗിക്കുന്നു. ഒരു വ്യക്തിഗത ഇമെയിൽ വിലാസം സൃഷ്ടിക്കാൻ ഇത് നിങ്ങളെ അനുവദിക്കുന്നു: നിങ്ങൾ അതിലേക്ക് ഒരു കത്ത് കൈമാറുന്നു, അത് ഒരു ടാസ്‌ക്കായി മാറുന്നു. എന്നാൽ നിങ്ങൾക്ക് ഒരു ടാസ്ക് ഷെഡ്യൂളർ ഇല്ലെങ്കിൽ, "0_Run" സബ്ഫോൾഡറിലേക്ക് കത്ത് നീക്കുക.
3. ഒരു കത്തിനുള്ള പെട്ടെന്നുള്ള പ്രതികരണത്തിന് ശേഷം, അത് ഒരു ടാസ്‌ക് അല്ലെങ്കിൽ ലളിതമായ പരിചിതമാക്കൽ ആക്കി, ഈ സന്ദേശം അടുത്തതായി എന്തുചെയ്യണമെന്ന് നിങ്ങൾ തീരുമാനിക്കേണ്ടതുണ്ട്: ഇത് ഇല്ലാതാക്കുക അല്ലെങ്കിൽ ദീർഘകാല സംഭരണത്തിനായി ഫോൾഡറുകളിലൊന്നിലേക്ക് അയയ്ക്കുക.

എന്റെ പക്കലുള്ള ദീർഘകാല സംഭരണത്തിനുള്ള ഫോൾഡറുകൾ ഇതാ.

• 0_റൺ.എനിക്ക് അത്തരമൊരു ഫോൾഡർ ഇല്ല, പക്ഷേ നിങ്ങൾക്ക് ഒരു പ്ലാനർ ഇല്ലെങ്കിൽ, ഞാൻ ആവർത്തിക്കുന്നു, വിശദമായ പഠനം ആവശ്യമായ അക്ഷരങ്ങൾ നിങ്ങൾക്ക് ഇവിടെ ഇടാം. ഈ ഫോൾഡറും പതിവായി വൃത്തിയാക്കേണ്ടതുണ്ട്, എന്നാൽ പ്രത്യേകം നിയുക്ത സമയത്ത് ഒരു ചിന്താപരമായ സമീപനത്തോടെ.
• 1_Ref.ഇവിടെയാണ് ഞാൻ പശ്ചാത്തല വിവരങ്ങളുള്ള കത്തുകൾ ഇടുന്നത്: വിവിധ വെബ് സേവനങ്ങളിൽ നിന്നുള്ള ലോഗിനുകളുള്ള സ്വാഗത കത്തുകൾ, വരാനിരിക്കുന്ന ഫ്ലൈറ്റുകൾക്കുള്ള ടിക്കറ്റുകൾ തുടങ്ങിയവ.
• 2_പദ്ധതികൾ.നിലവിലെ ബന്ധമുള്ള പങ്കാളികളുടെയും പ്രോജക്റ്റുകളുടെയും കത്തിടപാടുകളുടെ ആർക്കൈവ് ഇവിടെ സംഭരിച്ചിരിക്കുന്നു. സ്വാഭാവികമായും, ഓരോ പ്രോജക്റ്റിനും പങ്കാളിക്കും ഒരു പ്രത്യേക ഫോൾഡർ ഉണ്ട്. ഒരു പങ്കാളിയുടെ ഫോൾഡറിൽ, ഞാൻ അവന്റെ ജീവനക്കാരിൽ നിന്നുള്ള കത്തുകൾ മാത്രമല്ല, ഈ പങ്കാളിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട "സ്വർഗ്ഗം" ജീവനക്കാരിൽ നിന്നുള്ള കത്തുകളും ഇട്ടു. വളരെ സൗകര്യപ്രദമാണ്: ആവശ്യമെങ്കിൽ, പ്രോജക്റ്റിലെ എല്ലാ കത്തിടപാടുകളും രണ്ട് ക്ലിക്കുകളിലൂടെയാണ്.
• 3_മ്യൂസിയം.ഇല്ലാതാക്കാൻ ദയനീയമായ ആ അക്ഷരങ്ങൾ ഞാൻ ഇവിടെ എറിയുന്നു, അവയുടെ പ്രയോജനങ്ങൾ വ്യക്തമല്ല. കൂടാതെ, "2_Projects"-ൽ നിന്ന് അടച്ച പ്രൊജക്‌ടുകളുള്ള ഫോൾഡറുകൾ ഇവിടെ മൈഗ്രേറ്റ് ചെയ്യുന്നു. ഒരു വാക്കിൽ, ഇല്ലാതാക്കുന്നതിനുള്ള ആദ്യ സ്ഥാനാർത്ഥികൾ "മ്യൂസിയത്തിൽ" സൂക്ഷിച്ചിരിക്കുന്നു.
• 4_രേഖകൾ.അക്കൗണ്ടിംഗിന് ഭാവിയിൽ ഉപയോഗപ്രദമായേക്കാവുന്ന രേഖകളുടെ ഇലക്ട്രോണിക് സാമ്പിളുകളുള്ള കത്തുകൾ ഇതാ, ഉദാഹരണത്തിന്, ക്ലയന്റുകളിൽ നിന്നുള്ള അനുരഞ്ജന പ്രസ്താവനകൾ, യാത്രകൾക്കുള്ള ടിക്കറ്റുകൾ. ഫോൾഡറിന് "2_Projects", "1_Sprav" എന്നീ ഫോൾഡറുകളുമായി പൊതുവായ ചിലത് ഉണ്ട്, അതിൽ അക്കൗണ്ടിംഗ് വിവരങ്ങൾ മാത്രമേ സംഭരിച്ചിട്ടുള്ളൂ, കൂടാതെ മാനേജ്മെന്റ് വിവരങ്ങൾ "2_Projects" എന്ന ഫോൾഡറിൽ സംഭരിച്ചിരിക്കുന്നു. "4_Documents"-ൽ - മരിച്ച വിവരങ്ങൾ, "2_Projects"-ൽ - തത്സമയ വിവരങ്ങൾ.
• 5_അറിവ്.പ്രചോദനത്തിനോ പരിഹാരങ്ങൾ കണ്ടെത്തുന്നതിനോ കുറച്ച് സമയത്തിന് ശേഷം തിരികെ വരാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന ശരിക്കും ഉപയോഗപ്രദമായ മെയിലിംഗുകൾ മാത്രമേ ഞാൻ ചേർക്കൂ.

ഈ സിസ്റ്റത്തിന്റെ പ്രവർത്തനത്തിന് പ്രധാനപ്പെട്ട മെയിൽ ക്ലയന്റിൻറെ മറ്റ് ക്രമീകരണങ്ങൾ ഉണ്ട്. ആദ്യം, ഡിഫോൾട്ടായി, തണ്ടർബേർഡിന് സന്ദേശങ്ങൾ വായിച്ചതായി അടയാളപ്പെടുത്തുക ചെക്ക്ബോക്സ് തിരഞ്ഞെടുത്തു. ഇത് മനപ്പൂർവ്വം ചെയ്യാനാണ് ഞാൻ ഇഷ്ടപ്പെടുന്നത്, അതിനാൽ ചെക്ക്ബോക്സ് പോയി! ഇത് ചെയ്യുന്നതിന്, "ടൂളുകൾ" → "ഓപ്ഷനുകൾ" → "വിപുലമായത്" → "വായനയും പ്രദർശനവും" എന്ന മെനുവിലേക്ക് പോകുക.

രണ്ടാമതായി, ഞങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുന്നു ഫിൽട്ടറുകൾ ... മുമ്പ്, അയച്ചയാളുടെ വിലാസത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കി ഉചിതമായ ഫോൾഡറുകളിലേക്ക് അക്ഷരങ്ങൾ സ്വയമേവ കൈമാറുന്ന ഫിൽട്ടറുകൾ ഞാൻ സജീവമായി പ്രയോഗിച്ചു. ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു അഭിഭാഷകനിൽ നിന്നുള്ള കത്തുകൾ "വക്കീൽ" ഫോൾഡറിലേക്ക് നീക്കി. പല കാരണങ്ങളാൽ ഞാൻ ഈ സമീപനം നിരസിച്ചു. ആദ്യം: 99% കേസുകളിലും ഒരു അഭിഭാഷകനിൽ നിന്നുള്ള കത്തുകൾ ഒരു പ്രോജക്റ്റുമായോ പങ്കാളിയുമായോ ബന്ധപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു, അതിനർത്ഥം അവ ഈ പങ്കാളിയുടെ അല്ലെങ്കിൽ പ്രോജക്റ്റിന്റെ ഫോൾഡറിലേക്ക് മാറ്റണം എന്നാണ്. രണ്ടാമതായി, അവബോധം ചേർക്കാൻ ഞാൻ തീരുമാനിച്ചു. ഒരു നിർദ്ദിഷ്‌ട കത്ത് എവിടെ സൂക്ഷിക്കണമെന്ന് നിങ്ങൾ തന്നെ തീരുമാനിക്കണം, കൂടാതെ പ്രോസസ്സ് ചെയ്യാത്ത സന്ദേശങ്ങൾ ഒരിടത്ത് മാത്രം തിരയുന്നത് കൂടുതൽ സൗകര്യപ്രദമാണ് - ഇൻബോക്സിൽ. ഇപ്പോൾ ഞാൻ വിവിധ സിസ്റ്റങ്ങളിൽ നിന്നുള്ള ഓട്ടോമാറ്റിക് റെഗുലർ അക്ഷരങ്ങളെ ഫോൾഡറുകളായി തരംതിരിക്കുന്നതിന് മാത്രമാണ് ഫിൽട്ടറുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നത്, അതായത്, ഞാൻ തീരുമാനങ്ങൾ എടുക്കാൻ ആവശ്യമില്ലാത്ത അക്ഷരങ്ങൾ. മോസില്ല തണ്ടർബേർഡിലെ ഫിൽട്ടറുകൾ ടൂളുകൾ → സന്ദേശ ഫിൽട്ടറുകൾ മെനുവിൽ ക്രമീകരിച്ചിരിക്കുന്നു.

അതിനാൽ, ശരിയായ സമീപനത്തിലൂടെ, കത്തിടപാടുകളുടെ അളവ് അനുസരിച്ച് ഇമെയിൽ ഒരു ദിവസം 10 മുതൽ 60 മിനിറ്റ് വരെ എടുക്കണം.

അതെ, ഒരു കാര്യം കൂടി. പുതിയ കത്തുകളുടെ വരവ് സംബന്ധിച്ച അറിയിപ്പുകൾ നിങ്ങൾ ഇതിനകം ഓഫാക്കിയിട്ടുണ്ടോ? ;)

ഒരു ബിസിനസ് ബന്ധത്തിൽ മാന്യമായി കാണാൻ ശ്രമിക്കുന്ന ഒരു വ്യക്തി എപ്പോഴും ഇ-മെയിൽ കത്തിടപാടുകളുടെ നിയമങ്ങൾ പാലിക്കുന്നു. സ്വീകർത്താവിനെയും താൻ പ്രതിനിധീകരിക്കുന്ന കമ്പനിയുടെ പ്രശസ്തിയെയും ബിസിനസ് പ്രതിച്ഛായയെയും കളങ്കപ്പെടുത്താൻ ഇമെയിൽ അനുവദിക്കരുതെന്ന് അദ്ദേഹം ഓർക്കുന്നു.

ഇ-മെയിൽ കത്തിടപാടുകൾ കാര്യക്ഷമമായും സംക്ഷിപ്തമായും നടത്താനുള്ള കഴിവ് ഒരു വിജയകരമായ മാനേജരുടെ ചിത്രത്തിന്റെ ഒരു പ്രധാന ഘടകമാണ്. ഈ വസ്തുത അദ്ദേഹത്തിന്റെ പൊതു സാംസ്കാരിക നിലവാരത്തെയും പ്രൊഫഷണലിസത്തെയും സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തുന്നു. ഒരു വ്യക്തിക്ക് തന്റെ ചിന്തകൾ എങ്ങനെ രൂപപ്പെടുത്താനും രൂപപ്പെടുത്താനും കഴിയുന്നു എന്നതിനെ അടിസ്ഥാനമാക്കി, അവൻ തന്നോടും ചുറ്റുമുള്ളവരോടും എങ്ങനെ ബന്ധപ്പെട്ടിരിക്കുന്നുവെന്ന് മനസ്സിലാക്കാൻ കഴിയും. അശ്രദ്ധമായി എഴുതിയ ഇമെയിൽ നിങ്ങളെക്കുറിച്ചുള്ള മതിപ്പ് എളുപ്പത്തിൽ നശിപ്പിക്കുകയും നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് പ്രശസ്തിയെ ദുർബലപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യും.

ബിസിനസ്സ് ഇമെയിൽ നിയമങ്ങൾ

നിങ്ങളുടെ ഔദ്യോഗിക ഇമെയിൽ വിലാസം ബിസിനസ് ആവശ്യങ്ങൾക്കായി മാത്രം ഉപയോഗിക്കുക. കമ്പനിയുടെ സെർവറിൽ നിന്ന് നിങ്ങൾ ഒരു കത്ത് അയയ്‌ക്കുമ്പോൾ, അത് ഔട്ട്‌ഗോയിംഗ് ആയും ഇൻകമിംഗ് ആയും അതിൽ സേവ് ചെയ്യപ്പെടും. നിങ്ങളുടെ തൊഴിലുടമയ്ക്ക് എല്ലായ്പ്പോഴും ഈ അക്ഷരങ്ങൾ നോക്കാനും നിങ്ങൾ ശരിക്കും എന്താണ് ചെയ്യുന്നതെന്ന് മനസ്സിലാക്കാനും കഴിയും. ഓഫീസിലായിരിക്കുമ്പോൾ, ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകൾക്ക് മാത്രം ഇമെയിൽ ഉപയോഗിക്കുക.

നിങ്ങൾ ആർക്കാണു സന്ദേശം അയയ്‌ക്കുന്നതെന്നും അതിൽ അവതരിപ്പിച്ചിരിക്കുന്ന വിവരങ്ങൾ ആർക്കൊക്കെ ഉപകാരപ്രദമായേക്കാമെന്നും മനസ്സിലാക്കുക.

നിങ്ങളുടെ കത്ത് ആരെയാണ് അഭിസംബോധന ചെയ്യുന്നത്? പങ്കാളിയോ? ഉപഭോക്താവിന്? സഹപ്രവർത്തകനോ? തലയിലേക്കോ? കീഴാളനോ? വിലാസക്കാരനെ "ടു" ഫീൽഡിൽ സൂചിപ്പിക്കണം, താൽപ്പര്യമുള്ളവർ - "പകർപ്പ്". അധിക പകർപ്പുകൾ ഒരിക്കലും അയയ്ക്കരുത്, പ്രത്യേകിച്ച് ഒരു മാനേജർക്ക്. കത്ത് മൂന്നാം കക്ഷികളെ സംബന്ധിക്കുന്നുണ്ടെങ്കിൽ, അവ സാധാരണയായി "പകർപ്പ്" ഫീൽഡിലും നൽകപ്പെടും.

സന്ദേശത്തിന്റെ ഉദ്ദേശ്യം നിങ്ങൾക്കായി നിർവ്വചിക്കുക. നിങ്ങളുടെ കത്ത് അയച്ചുകൊണ്ട് നിങ്ങൾ എന്താണ് നേടാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നത്? വിലാസക്കാരൻ അത് വായിക്കുമ്പോൾ എന്തുചെയ്യണം? ഏത് തരത്തിലുള്ള പ്രതികരണമാണ് നിങ്ങൾ പ്രതീക്ഷിക്കുന്നത്? അവനിൽ നിന്ന് നിങ്ങൾക്ക് എന്താണ് വേണ്ടതെന്ന് വിലാസക്കാരൻ ഉടനടി മനസ്സിലാക്കണം. ഏത് വ്യക്തിയിൽ നിന്നാണ് കത്ത് എഴുതേണ്ടത്?

ഇത് നിർദ്ദിഷ്ട കേസിനെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു:

• ഇവന്റുകളെക്കുറിച്ചുള്ള നിങ്ങളുടെ വ്യക്തിഗത വീക്ഷണം കാണിക്കണമെങ്കിൽ - ആദ്യത്തേതിൽ നിന്ന് (ഞാൻ, ഞങ്ങൾ);
• നിങ്ങളുടെ സന്ദേശത്തിൽ ഒരു അഭ്യർത്ഥനയോ നിർദ്ദേശമോ ഉണ്ടെങ്കിൽ - രണ്ടാമത്തേതിൽ നിന്ന് (നിങ്ങൾ, നിങ്ങൾ);
• നിങ്ങൾ ഒരു ബാഹ്യ നിരീക്ഷകനായി ഒരു കത്ത് അയയ്‌ക്കുകയാണെങ്കിൽ, ചില സംഭവങ്ങളെക്കുറിച്ചോ നിർവ്വഹിച്ച വസ്തുതകളെക്കുറിച്ചോ വിലാസക്കാരനെ അറിയിക്കാൻ നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നു - മൂന്നാമതൊരാളിൽ നിന്ന് (അവൻ, അവൾ, അവർ).

എല്ലായ്‌പ്പോഴും വിഷയ ഫീൽഡ് പൂരിപ്പിക്കുക. ഇമെയിലുകൾ ലഭിക്കുന്ന മിക്ക ആളുകളും ആദ്യം നോക്കുന്നത് സബ്ജക്ട് ഫീൽഡിലേക്കാണ്. അതിൽ അടങ്ങിയിരിക്കുന്ന വിവരങ്ങളുടെ അടിസ്ഥാനത്തിൽ, കത്ത് വായിക്കണോ വേണ്ടയോ എന്ന് തീരുമാനിക്കും. വിവരങ്ങളൊന്നും ഉൾക്കൊള്ളാത്ത, അല്ലെങ്കിൽ ഫീൽഡ് ശൂന്യമാണെങ്കിൽ, ആ വ്യക്തി കത്ത് തുറക്കാതിരിക്കാനുള്ള സാധ്യത വളരെ കൂടുതലാണ്. വിഷയം ഹ്രസ്വമായി, പ്രത്യേകമായി, വിജ്ഞാനപ്രദമായി പ്രസ്താവിക്കുക.
ഉള്ളടക്കത്തിന്റെ ട്രാക്ക് സൂക്ഷിക്കുക: ആശംസയും വിലാസവും, ബോഡി ടെക്‌സ്‌റ്റ്, സംഗ്രഹം, ഒപ്പ്, കോൺടാക്‌റ്റുകൾ. ഇലക്ട്രോണിക് ബിസിനസ് ആശയവിനിമയത്തിന്റെ മര്യാദകൾ നിങ്ങൾ പാലിക്കണം.

പരമ്പരാഗത ഉള്ളടക്കത്തിന്റെ ചില ഭാഗങ്ങൾ നിങ്ങൾ ഒഴിവാക്കരുത്, കത്ത് ശരിയായി ഉണ്ടാക്കുക, ഇത് നിങ്ങളുടെ പ്രൊഫഷണലിസത്തെ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തുന്നു.

അഭിസംബോധന ചെയ്യുന്നതിലൂടെയും അഭിവാദ്യം ചെയ്യുന്നതിലൂടെയും, വിലാസക്കാരനോടുള്ള നിങ്ങളുടെ ആദരവ് നിങ്ങൾ പ്രകടിപ്പിക്കുന്നു. സാധ്യമാകുമ്പോഴെല്ലാം, ഓരോ കത്തിന്റെ തുടക്കത്തിലും, ഒരു വ്യക്തിഗത സന്ദേശവും ആശംസകളും ഉപയോഗിക്കുക. നിങ്ങളുടെ സംഭാഷണക്കാരനെ പേര് ഉപയോഗിച്ച് അഭിസംബോധന ചെയ്യുന്നതും ബഹുമാനത്തിന്റെ ഒരു ഘടകമാണ്. സന്ദേശം കാഷ്വൽ ആയി കാണണമെങ്കിൽ, വിലാസത്തിന് ശേഷം ഒരു കോമ ചേർക്കുക. നിങ്ങൾക്ക് അതിന്റെ പ്രാധാന്യവും ഔപചാരികതയും അടയാളപ്പെടുത്തണമെങ്കിൽ - ഒരു ആശ്ചര്യചിഹ്നം.

നിങ്ങൾ പലപ്പോഴും ആശയവിനിമയം നടത്തുന്ന സഹപ്രവർത്തകരുമായും ഈ നിയമം പാലിക്കുക.

സംക്ഷിപ്തതയുടെയും വ്യക്തതയുടെയും തത്വം നിരീക്ഷിക്കുക. ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളിൽ പരമാവധി ഉപയോഗപ്രദമായ വിവരങ്ങളുള്ള കുറഞ്ഞത് വാക്കുകൾ അടങ്ങിയിരിക്കണം. നിർദ്ദിഷ്ടവും സംക്ഷിപ്തവും സ്ഥിരതയുള്ളതും മനസ്സിലാക്കാവുന്നതും ആയിരിക്കുക. ചെറിയ വാക്യങ്ങൾ രൂപപ്പെടുത്തുക, അതിനാൽ വിലാസക്കാരന് വിവരങ്ങൾ മനസ്സിലാക്കുന്നത് എളുപ്പമായിരിക്കും. ഒരു കത്തിൽ, ഒരു വിഷയം കവർ ചെയ്യുക.

നിരവധി കത്തുകൾ അയയ്ക്കുന്നതാണ് നല്ലത്, നിങ്ങൾക്ക് വ്യത്യസ്ത വിഷയങ്ങളിൽ സംസാരിക്കണമെങ്കിൽ, വ്യത്യസ്ത ആശയങ്ങളുള്ള ഒരു നീണ്ട സന്ദേശത്തേക്കാൾ ഇത് വളരെ മികച്ചതാണ്, ഒരു തരത്തിലും പരസ്പരം ബന്ധമില്ലാത്തതാണ്.

അനൗപചാരിക സംഭാഷണങ്ങളെ ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളാക്കി മാറ്റരുത്.നിങ്ങൾ ഇമെയിലുകളിൽ വികാരങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കേണ്ടതില്ല. നിങ്ങളുടെ സന്ദേശത്തിലെ ചില പോയിന്റുകൾ വൈകാരികമായി ഊന്നിപ്പറയാൻ നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, അവതരണത്തിന്റെ ശാന്തവും കൃത്യവും നിഷ്പക്ഷവുമായ സ്വരത്തിന് പിന്നിൽ വൈകാരിക മേൽവിലാസങ്ങൾ മറയ്ക്കാൻ ശ്രമിക്കുക. ഭാഷ കൊണ്ടല്ല, ഉള്ളടക്കം കൊണ്ടാണ് അത് നേടാനാകുന്നത്.
വ്യക്തമായ ലെറ്റർ ബോഡി ഡിസൈൻ നിലനിർത്തുക.

സാധാരണയായി, ഒരു കത്ത് മൂന്ന് ഭാഗങ്ങളായി തിരിച്ചിരിക്കുന്നു:

• എഴുതാനുള്ള കാരണം (കാരണം, കാരണം). ഈ ഭാഗം കഴിയുന്നത്ര ഹ്രസ്വമായി സൂക്ഷിക്കുക.
• സത്തയുടെ സ്ഥിരമായ വെളിപ്പെടുത്തൽ.
• തീരുമാനങ്ങൾ, നിർദ്ദേശങ്ങൾ, നിഗമനങ്ങൾ, അഭ്യർത്ഥനകൾ.

സന്ദേശത്തിന് നല്ല രൂപവും ഭാവവും ഉണ്ടായിരിക്കണം. വാചകത്തിൽ 5-6 വരികളുടെ ഖണ്ഡികകൾ ഉണ്ടാക്കുക. ഖണ്ഡികകൾ ഒരു ശൂന്യമായ വരി ഉപയോഗിച്ച് വേർതിരിക്കാൻ ഞങ്ങൾ ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു. ഒരു ഫോണ്ടും നിറവും ഉപയോഗിക്കുക. ഇത് ആവശ്യമില്ലെങ്കിൽ, ചുരുക്കങ്ങൾ, ഇമോട്ടിക്കോണുകൾ, കഴ്‌സീവ് ഘടകങ്ങൾ, ആശ്ചര്യചിഹ്നങ്ങൾ എന്നിവ ഉപയോഗിക്കരുത്.

ശരിയായി എഴുതുക. നിരക്ഷരനായ ഒരു കത്ത് രചയിതാവിന്റെ വിദ്യാഭ്യാസത്തിന്റെ അഭാവത്തെക്കുറിച്ച് സംസാരിക്കുന്നു. അക്ഷരത്തെറ്റുകളും തെറ്റുകളും നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സ് പ്രശസ്തിക്ക് ഹാനികരമായേക്കാം. അയയ്‌ക്കുന്നതിന് മുമ്പ് അത് ശ്രദ്ധാപൂർവ്വം വായിക്കാൻ ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു. പല ടെക്സ്റ്റ് എഡിറ്റർമാർക്കും ഇ-മെയിൽ പ്രോഗ്രാമുകൾക്കും വിരാമചിഹ്നങ്ങളും അക്ഷരവിന്യാസവും പരിശോധിക്കുന്നതിനുള്ള ഒരു പ്രവർത്തനമുണ്ട്, പിശകുകൾ കണ്ടെത്തിയാൽ, അവ തിരുത്തൽ ഓപ്ഷനുകൾ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു. ഇമെയിലുകൾ എഴുതുമ്പോൾ ഈ ഫീച്ചറുകൾ ഉപയോഗിക്കുന്നത് ഉറപ്പാക്കുക.

കത്തിൽ എന്ത് രേഖകൾ അറ്റാച്ചുചെയ്യണമെന്ന് ചിന്തിക്കുക. വാചകത്തിൽ തന്നെ വിശദമായ ഡാറ്റ ഉൾപ്പെടുത്തേണ്ടതില്ല, അവ ഒരു പ്രത്യേക ഫയലിൽ അയയ്ക്കുന്നതാണ് നല്ലത്. ഫയൽ അറ്റാച്ചുചെയ്‌തിട്ടുണ്ടെന്നും അത് ഏത് ഫോർമാറ്റാണെന്നും അതിൽ എന്താണെന്നും (ചുരുക്കമായി) സൂചിപ്പിക്കുക, അല്ലാത്തപക്ഷം സ്വീകർത്താവ് അത് ഒരു വൈറസായി തെറ്റിദ്ധരിച്ചേക്കാം. ഫയൽ അയയ്ക്കുന്നതിന് മുമ്പ്, ഒരു ആന്റിവൈറസ് പ്രോഗ്രാം ഉപയോഗിച്ച് അത് പരിശോധിക്കുക.

നിങ്ങളുടെ കോൺടാക്റ്റുകളും ഒപ്പും ഉപേക്ഷിക്കുക. ഇത് നിങ്ങളുടെ പ്രശസ്തിക്ക് ഒരു പ്ലസ് മാത്രമാണ്, ഇത് നിങ്ങളുടെ പ്രൊഫഷണലിസത്തെ പ്രതിഫലിപ്പിക്കുന്നു. ഒരു നീണ്ട ഒപ്പ് ഉണ്ടാക്കരുത്, പരമാവധി അഞ്ച് മുതൽ ആറ് വരെ വരികൾ. അതിൽ കമ്പനിയുടെ പേര്, നിങ്ങളുടെ മുഴുവൻ പേര്, സ്ഥാനം എന്നിവ അടങ്ങിയിരിക്കണം. ചട്ടം പോലെ, വെബ്സൈറ്റ് വിലാസം, ടെലിഫോൺ നമ്പർ, ഇമെയിൽ വിലാസം എന്നിവയും സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു.

ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളിൽ നിങ്ങൾ പോസ്റ്റ്സ്ക്രിപ്റ്റ് അനാവശ്യമായി ഉപയോഗിക്കരുത്. കത്തിന്റെ ഉള്ളടക്കത്തെക്കുറിച്ച് നിങ്ങൾ വേണ്ടത്ര ചിന്തിച്ചിട്ടില്ലെന്ന് അതിന്റെ സാന്നിധ്യം സൂചിപ്പിക്കുന്നു.

അത്യാവശ്യമുള്ളപ്പോൾ മാത്രം റീഡ് രസീതുകൾ ഉപയോഗിക്കുക. ചട്ടം പോലെ, ബാഹ്യ വിലാസക്കാരുമായുള്ള ആശയവിനിമയത്തിൽ മാത്രമേ ഇത് ആവശ്യമുള്ളൂ, തുടർന്ന് ഉത്തരം വളരെ പ്രധാനമാണെങ്കിൽ.

ആവശ്യമുള്ളപ്പോൾ മാത്രം "ഉയർന്ന പ്രാധാന്യം" ചെക്ക്ബോക്സ് ഉപയോഗിക്കുക. അടിയന്തിരമായി പരിഗണിക്കേണ്ട പ്രധാനപ്പെട്ട വിവരങ്ങൾ കത്തിൽ ഉണ്ടെങ്കിൽ, ഈ ബോക്സ് ചെക്ക് ചെയ്യുക. ഇതിന് നന്ദി, കത്ത് "ഇൻബോക്സിൽ" വേറിട്ടുനിൽക്കും. പക്ഷേ, ഈ ഫംഗ്ഷൻ ദുരുപയോഗം ചെയ്യരുത്, അത് അരോചകവും ശല്യപ്പെടുത്തുന്നതുമായി കാണപ്പെടും.

സമർപ്പിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് ഇമെയിൽ വായിക്കുന്നത് ഉറപ്പാക്കുക. എല്ലാം വ്യക്തവും നിർദ്ദിഷ്ടവും സംക്ഷിപ്തവുമാണോ എന്ന് പരിശോധിക്കുക, അമിതവും അനുചിതവുമായ എന്തെങ്കിലും വ്യാകരണ പിശകുകൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ. നിങ്ങൾ ശരിയായ ലക്ഷ്യസ്ഥാന ഡാറ്റ നൽകിയിട്ടുണ്ടോ? അവതരണത്തിന്റെ യുക്തിയും സ്ഥിരതയും പരിശോധിക്കുക.

നിങ്ങൾക്ക് ലഭിക്കുന്ന ഇമെയിലുകളോട് സമയബന്ധിതമായി പ്രതികരിക്കുക. നിങ്ങൾ കത്ത് വായിച്ചുവെന്ന് അറിയിക്കുക, അതിനാൽ നിങ്ങൾ ബഹുമാനം പ്രകടിപ്പിക്കുകയും നല്ല ടോൺ കാണിക്കുകയും ചെയ്യുക. ഒരു പ്രത്യേക നിമിഷത്തിൽ നിങ്ങൾക്ക് ലഭിച്ച കത്തിന് ഉത്തരം നൽകാൻ കഴിയുന്നില്ലെങ്കിൽ, ഇതിനെക്കുറിച്ച് രചയിതാവിനെ അറിയിക്കുക, എത്രയും വേഗം ഉത്തരം നൽകാമെന്ന് വാഗ്ദാനം ചെയ്യുക. നിങ്ങളോട് ചോദിച്ച ചോദ്യങ്ങൾക്ക് ക്രമത്തിൽ ഉത്തരം നൽകുക. ഒരു പുതിയ സന്ദേശം പോലെ മറുപടി ആരംഭിക്കേണ്ട ആവശ്യമില്ല.

രണ്ട് ദിവസത്തിനുള്ളിൽ നിങ്ങൾ ഉത്തരം നൽകിയില്ലെങ്കിൽ, വിലാസക്കാരൻ നിങ്ങൾ അവന്റെ കത്ത് ശ്രദ്ധിച്ചില്ല, അല്ലെങ്കിൽ അത് നഷ്ടപ്പെട്ടുവെന്ന് കരുതുന്നു.

സാധാരണയായി, അത് ആരംഭിച്ച വ്യക്തി ഇലക്ട്രോണിക് ഡയലോഗ് അവസാനിപ്പിക്കണം. ഒരു പ്രത്യേക കത്തിടപാടുകളുടെ പ്രത്യേകതകളെ അടിസ്ഥാനമാക്കി ഈ നിയമം ചിലപ്പോൾ നിരീക്ഷിക്കപ്പെടില്ലെങ്കിലും.
ഇമെയിൽ കത്തിടപാടുകളുടെ പേരുള്ള എല്ലാ നിയമങ്ങളും ഓർക്കുക. അവരെ എപ്പോഴും നിരീക്ഷിക്കുക, ശ്രദ്ധയും വിവേകവും ഉള്ളവരായിരിക്കുക.

അതിനാൽ നിങ്ങൾക്ക് ഒരു പ്രൊഫഷണൽ, ആധുനിക, കഴിവുള്ള ഒരു മാനേജരായി സ്വയം കാണിക്കാൻ കഴിയും, അവരോടൊപ്പം പ്രവർത്തിക്കുന്നത് സുഖകരവും സൗകര്യപ്രദവുമാണ്.