व्यवसाय ईमेल नियम. व्यवसाय पत्र शिष्टाचार

तत्त्वतः आपण कसे तयार करू आणि पाठवू शकता याबद्दल प्रश्न उद्भवू नये. तथापि, औपचारिक अक्षरे येताच प्रत्येकजण हे कार्य त्वरित सुरू करण्यास तयार नसतात, विशेषत: जेव्हा पत्राच्या लेखकाकडून प्रतिसाद मिळण्याची अपेक्षा असते. मी तुम्हाला व्यवसायाच्या पत्रव्यवहाराचे एक छोटेसे रहस्य सांगेन, पत्र त्याच्या वर्णात आणि शैलीत जितके कठोर असेल तितकेच प्राप्तकर्त्याच्या प्रतिसादाची शक्यता जास्त आहे. या ट्यूटोरियल मध्ये, मी तुम्हाला काही नमुने ईमेल दर्शवितो जे वापरकर्त्यांना त्यांची स्वत: ची शैली परिभाषित करण्यास आणि नंतर सर्वात सक्षम मार्गाने संदेश तयार करण्यास मदत करावी.

प्रथम, आपल्याद्वारे कोणत्या प्रकारचे पत्र तयार केले जाईल हे आपण ठरविण्याची आवश्यकता आहे. मी सर्व आउटगोइंग ईमेलचे तीन मुख्य प्रकारांमध्ये वर्गीकरण केलेः

• व्यवसाय ऑफर
• व्यवसायाची चौकशी
• मैत्रीपूर्ण पत्ता

त्यानुसार, तिन्ही प्रकारांसाठी, माझ्याकडे टेम्पलेट टेम्पलेट्स आहेत, साध्या मजकूर फायलीच्या स्वरूपात आणि टेम्पलेटच्या स्वरूपात, विशिष्ट मेल प्रोग्राम्ससाठी तीक्ष्ण. चला त्या प्रत्येकाकडे क्रमाने पुढे जाऊया.

व्यवसाय ऑफर

नमस्कार (शुभ दुपार), [संबोधित केलेल्या व्यक्तीचे नाव]!

संप्रेषण करताना कोणत्याही पत्रामध्ये नाव दर्शविण्याचा सल्ला दिला जातो, कारण वैयक्तिक अपील एखाद्या व्यक्तीला मैत्रीपूर्ण मार्गाने सेट करते. तथापि, हे नाव शोधणे शक्य नसल्यास अभिवादन करणारे एक टेम्पलेट पुरेसे असेल.

आमच्या कंपनी [कंपनीचे नाव] कडून मला आपल्याकडे एक नवीन सेवा (नवीन उत्पादन) सादर करा.

मी [क्रियाकलापांच्या क्षेत्राचे नाव] क्षेत्रात सहयोग देऊ इच्छितो.

पुढे, किंमतीच्या संदर्भात किंवा काही गुणवत्ता वैशिष्ट्यांनुसार आपल्या ऑफरचे फायदे थोडक्यात वर्णन करा. मुख्य गोष्ट म्हणजे ती जास्त करणे नाही. मजकूराची मेगाबाइट्स आणि अगदी चमकदार, अर्थहीन चित्रांसह पूरक देखील फक्त लोकांना घाबरवतात. जर पत्र प्राप्तकर्त्यास आपल्या पहिल्या ऑफरमधून आपल्या ऑफरमध्ये रस असेल तर अतिरिक्त माहितीसाठी तो आपल्याशी नक्कीच संपर्क साधेल.

पहिल्या संपर्कावर आपल्याशी संपर्क साधणार्\u200dया योग्य लोकांमध्ये जर आपणास गंभीरपणे रस असेल तर केवळ ई-मेलद्वारे accessक्सेसीबिलिटीबद्दल विचार करणे सुज्ञपणाचे ठरेल. अशा सेवांमध्ये खाती निर्माण करणे अनावश्यक होणार नाही आयसीक्यू आणिस्काईप. कधीकधी एखाद्या व्यक्तीस आपल्याशी नियमित फोनद्वारे संपर्क साधणे खूप सोपे होते, जर अशाची संख्या निश्चितच स्वाक्षरीने आपल्याद्वारे सोडली जाईल.

आपल्याला स्वाक्षरीमध्ये आपला स्वतःचा ई-मेल पत्ता डुप्लिकेट करण्याची आवश्यकता का आहे, जर आपण मेल सर्व्हरद्वारे स्वयंचलितपणे अग्रेषित केले असेल तर आपण विचारू शकता. येथे नियम आहे की व्यवसायाच्या पत्रव्यवहारामध्ये अनावश्यक माहिती कधीही अनावश्यक नसते. एखाद्या घटनेची कल्पना करा जेव्हा आपले पत्र एखाद्या प्रस्तावामध्ये संभाव्य नसलेले किंवा योग्य उत्तर देण्यास सक्षम नसल्यास एखाद्या व्यक्तीस प्राप्त होते. हे प्राप्त झालेल्या संदेशास दुसर्\u200dया वापरकर्त्याकडे पाठवते, परंतु त्याच वेळी काही कारणास्तव स्वयंचलितरित्या जोडलेल्या डेटामधून ख send्या प्रेषकाची माहिती गमावली जाते, ज्यामुळे आपल्याशी संपर्क साधण्यास अडचण येते. तथापि, पत्राचा लेखक आणि त्याचे आवश्यक संपर्क निश्चित करण्यासाठी स्वाक्षरी पाहणे नेहमीच पुरेसे असेल.

व्यवसायाची चौकशी

नमस्कार (शुभ दुपार)!

किंवा, जर पत्ता नाव माहित असेल तर (प्रिय, [नाव, आश्रयदाता])!

मी आपल्याला संपूर्ण वैशिष्ट्ये आणि स्पर्धात्मक गुणांच्या वर्णनासह उत्पादन (सेवा) [उत्पादनाचे / सेवेचे नाव] बद्दल माहिती प्रदान करण्यास सांगत आहे.

रशियन फेडरेशनच्या फेडरल कायद्याच्या आधारे [दस्तऐवजाची संख्या आणि तारीख], कृपया माहिती प्रदान करा [प्राप्त करण्यासाठी आवश्यक डेटाचे वर्णन करा].

जर आपल्या हक्कांचे उल्लंघन होत असेल तर आपण या किंवा इंटरनेटवरील सेवेच्या व्यवस्थापनाचा संदर्भ घेऊ शकता.

वापरकर्त्याच्या कराराच्या कलम [वापरकर्त्याच्या करारामधील कलम क्रमांक] च्या उल्लंघनाच्या संदर्भात, म्हणजेः [साइट (साइट नाव)]. कृपया सत्यापन आणि लागू केलेल्या मंजुरीचा परिणाम [आपल्या स्वत: च्या ई-मेल पत्त्यावर] नोंदवा.

मैत्रीपूर्ण पत्ता

शुभेच्छा (शुभेच्छा) (हॅलो) [व्यक्तीचे नाव]!

जेव्हा आपण प्रथम मैत्रीपूर्ण मार्गाने संपर्क साधता तेव्हा एक चांगला सूचक आपल्या मजकूर संदेशाची परिपूर्णता असेल. योग्यरित्या लिहिलेले, प्रचंड मजकूर योग्य व्यक्तीशी संपर्क साधण्यात आपली उच्च स्वारस्य दर्शवेल आणि प्रतिसादाची इच्छा निर्माण करेल. काही प्राथमिक प्रश्नांसह संभाषण सुरू करण्यास विसरू नका.

नमुना ईमेल

आपल्यापैकी प्रत्येकाने आपल्या जीवनात किमान अनेक वेळा औपचारिक पत्रे आणि नोट्स लिहिल्या. आपण कुठे आहोत आणि आपण काय करीत आहोत हे महत्त्वाचे नाही, कोणत्याही क्षेत्राचे स्वतःचे व्यवसाय पत्र आहे, जे काही मुद्दे शोधण्यासाठी, माहिती स्पष्टीकरण देण्यासाठी, प्रश्न विचारण्यासाठी इत्यादींसाठी आयोजित केले जाणे आवश्यक आहे. यापूर्वी पेपर स्टेटमेन्टमध्ये आणि मालकांना (तसेच व्यवसायिक भागीदारांना) पत्र पाठविण्यामध्ये ही घटना अधिक सामान्य होती, परंतु आज आपल्या वातावरणात ही श्रेणी अधिक व्यापक आहे.

आपण केवळ काही ऑनलाइन स्टोअरमध्ये ऑर्डर देत असल्यास आणि त्याच्या प्रतिनिधीशी संवाद साधू इच्छित असाल तरीही व्यवसायाची पत्रव्यवहार योग्य प्रकारे कसे करावे हे जाणून घेणे आवश्यक आहे.

या लेखात आम्ही काही मुख्य मुद्द्यांचे वर्णन करू जे व्यवसाय संप्रेषण करतात. आमच्या भागीदारांसह पत्रांची देवाणघेवाण करताना कोणत्या बारकावे लक्षात घ्याव्यात याकडे आम्ही लक्ष देऊ; आपण संभाषणकर्त्याला अपात्र आणि ढोंगी ठरू इच्छित नसल्यास काय दुर्लक्ष केले जाऊ नये आणि कोणत्याही परिस्थितीत पाळले जाणारे नियम देखील लक्षात ठेवा.

जेथे लागू आहे

अर्थात, व्यवसायाच्या पत्रव्यवहार बहुतेकदा वर्कफ्लोमध्ये वापरला जातो. आपण एखाद्या कंपनीसाठी काम करत असल्यास आपल्याला या प्रकारच्या पत्रव्यवहाराची रचना करण्याची आवश्यकता नक्कीच सामोरे जाईल. आम्ही व्यवसायाच्या मुद्द्यांविषयी बोलत असल्याने हे समजणे सोपे आहे की लेखनाची शैली योग्य असावी - शक्य तितक्या औपचारिक आणि औपचारिक.

आपल्याबद्दल आणि आपल्या कंपनीबद्दल पत्र पाठविल्या गेलेल्या कंपनीच्या कर्मचार्\u200dयांची पुढील छाप आपण व्यवसायाची पत्रव्यवहार स्थापित करण्यास किती चांगले व्यवस्थापित करता यावर अवलंबून असते. म्हणून, मजकूर लिहिण्याची प्रक्रिया आणि त्याची रचना शक्य तितक्या जबाबदारीने संपर्क साधली पाहिजे.

सर्वप्रथम, आपण व्यवसायातील पत्रव्यवहार कसे केले जाते याचा शोध घेत असल्यास, आम्ही शिफारस करतो की आपण आमच्या सूचना वाचा. त्यात वर नमूद केल्याप्रमाणे आम्ही काही सैद्धांतिक मुद्दे आणि व्यावहारिक प्रश्न दोन्ही सादर करू. लेखाच्या शेवटी आम्ही लेखनाच्या औपचारिक शैलीसाठी ठराविक वाक्यांशांची काही उदाहरणे देण्याचा प्रयत्न करू. शेवटी, या लेखातील आधार वापरुन, आपण कंत्राटदारांशी अधिक संप्रेषणासाठी स्वतंत्रपणे उच्च-गुणवत्तेचे मजकूर तयार करण्यास सक्षम व्हाल.

पत्रव्यवहाराचे प्रकार

ताबडतोब, व्यवसायातील पत्रव्यवहार म्हणजे काय यावर चर्चा करून, मी त्याच्या प्रकारांकडे लक्ष वेधू इच्छितो. तर, आपण एक विनंती पत्र निवडू शकता आणि त्यानुसार, एक प्रतिसाद पत्र; माहिती पत्र (बहुधा ग्राहकांना पाठवले जाते); धन्यवाद (प्रदान केलेल्या सेवेबद्दल कृतज्ञतेचे प्रतीक म्हणून), सूचना पत्र, स्मरणपत्र, चेतावणी; शिफारस पत्र; हमी आणि कव्हर लेटर खरं तर, हे फक्त सर्वात सामान्यतः वापरले जाणारे प्रकार आहेत, जे वास्तविक आणि इलेक्ट्रॉनिक व्यवसायात पत्रव्यवहार करतात. म्हणून, आम्ही त्यांच्याबरोबर बर्\u200dयाचदा सराव करतो.

रचना

हे तर्कसंगत आहे की कोणतेही पत्र लिहिण्यासाठी अधिक सोयीस्कर संस्थेसाठी, त्याच्या विशिष्ट रचना किंवा योजनेनुसार कार्य करणे आपल्यासाठी उपयुक्त ठरेल. हे आपल्याला कार्य पूर्ण करण्यास सोपी असलेल्या लहान चरणांमध्ये विभाजित करण्यास अनुमती देईल. उदाहरणार्थ, आपल्याला शक्य तितक्या तंतोतंत आवश्यक असलेल्या विषयासाठी आपल्या पत्राच्या ओळीबद्दल विचार करा. उदाहरणार्थ, आपण या किंवा त्या उत्पादनाच्या किंमतीबद्दल प्रश्न लिहित असाल तर हेतू सारांशित करण्याचा प्रयत्न करा: आपण कंपनीला का लिहित आहात (कारण आपण या किंवा त्या उत्पादनास खरेदी करू किंवा ऑर्डर देऊ इच्छित आहात); मुख्य ध्येय स्पष्ट करा (काही पर्यायांसह उत्पादनाची 10 युनिट ऑर्डर करण्यास आपल्यास किती खर्च येईल हे शोधा). शेवटी, आपण गणना कोणत्या स्वरूपात प्राप्त करू इच्छिता हे स्पष्ट करा आणि अशा उत्पादनांच्या खंडात सूट आहे की नाही ते विचारा.

नक्कीच, ही माहिती आधीच स्पष्ट आहे - आपल्याला काय लिहायचे आहे हे आपण तार्किकपणे शोधणे आवश्यक आहे. याव्यतिरिक्त, आम्ही डिझाइन आणि आवश्यकता विसरू नये. आम्ही याबद्दल अधिक तपशीलवार नंतर चर्चा करू.

पत्रासाठी आवश्यकता

तर, व्यवसायाच्या पत्रव्यवहाराचे नियम असे सांगतात की सर्व अक्षरे प्रथम, लहान असावीत. हा मुख्य नियम आहे जो तो वाचला जाईल. सहमत आहे, जेव्हा आपल्याकडे बर्\u200dयाच माहितीने लोड केले जाते तेव्हा आम्हाला हे सर्व आवडत नाही. जर हे पत्र व्यावसायिक स्वरुपाचे असेल तर ते फार मोठे नसावे - अशा परिस्थितीत त्याकडे दुर्लक्ष केले जाऊ शकते. आपण आत्ताच माहिती लहान करू शकत नसल्यास आपल्या पत्राचा पहिला मसुदा लिहिल्यानंतर करा.

दुसरे म्हणजे, आपल्या जोडीदारास (वार्ताहर) काय धोक्यात आहे हे समजणे आवश्यक आहे. म्हणजेच, पत्र माहितीपूर्ण आणि समजण्यायोग्य बनविले पाहिजे. त्यामध्ये आपल्याला अतिरिक्त प्रश्न टाळण्यासाठी आणि स्पष्टीकरण देणारा तपशिलात वेळ वाया घालवू नये म्हणून अशा प्रकारे आपली माहिती मांडायची आहे.

तिसर्यांदा, पत्र आपल्या जोडीदारास किंवा कंपनीच्या कर्मचार्\u200dयांकडे जितके शक्य असेल तितके त्याबद्दल आदरपूर्वक केले पाहिजे जे ते वाचतील. हे खरे आहे - आपण आपल्या संभाषणकर्त्याला जितका जास्त आदर दर्शवाल तितक्याच ते आपल्या विनंतीस योग्य प्रतिसाद देण्याची शक्यता असते आणि शेवटी, आपण इच्छित परिणाम प्राप्त करू शकाल.

इंग्रजीमध्ये पत्रव्यवहार

काही प्रकरणांमध्ये, वाटाघाटी इंग्रजीमध्ये (किंवा रशियन व्यतिरिक्त इतर कोणत्याही भाषेत) केली जावी. हे सामान्य आहे, विशेषत: परदेशी कंत्राटदारांशी संबंध असल्यास. हे लक्षात घेण्यासारखे आहे की व्यवसायाच्या पत्रव्यवहाराचे नियम कोणत्याही भाषेस लागू होतात: केवळ स्टायलिस्टिक वळणे भिन्न असू शकतात. आपण आणि आपला जोडीदार (वार्ताहर) स्वतःला शोधत असलेल्या परिस्थितीसाठी सर्वात योग्य शोधणे आपले कार्य आहे.

इंग्रजीमध्ये व्यवसायातील पत्रव्यवहार अर्थातच बर्\u200dयापैकी उच्च पातळीवर त्यात प्रवीणता आवश्यक आहे, म्हणूनच, जर हे आपल्याबद्दल नसेल तर आम्ही शिफारस करतो की आपण व्यावसायिक अनुवादकांशी संपर्क साधा. हे महत्वाचे आहे की भाषांतर एखाद्या विशिष्ट भाषणाद्वारे बोलले जाते, ज्यास व्यवसायातील पत्रव्यवहाराच्या भाषेत समाविष्ट केले जाते.

उदाहरण. परिचय

आपण हे कसे सुरू करता ते कोणत्याही संभाषणात खूप महत्वाचे आहे. या संदर्भात, व्यवसायाच्या पत्रव्यवहाराचे शिष्टाचार थेट संप्रेषणापेक्षा भिन्न नसतात: पहिली पायरी म्हणजे संभाषणकर्त्याला अभिवादन करणे आणि त्याला संभाषणात कसे तरी ओळख करून देणे. अभिवादन मानक "हॅलो" असू शकते, परंतु परिचय अधिक वैयक्तिक असावा. उदाहरणार्थ, आपण आपल्या पत्राचा एक संक्षिप्त हेतू सूचित करू शकता (“आम्ही आपल्या उत्पादनाबद्दल काही माहिती स्पष्ट करण्यासाठी आपल्याशी संपर्क साधत आहोत. सर्व प्रथम, आम्हाला“ ए 1 ”मॉडेलच्या किंमतीमध्ये रस आहे). दुसरा पर्यायः ““ ए 1 ”मॉडेलबद्दल आमच्या दूरध्वनी संभाषणाची सुरूवात म्हणून, मी या उत्पादनाच्या किंमतीबद्दल एक प्रश्न लिहित आहे”). आपण आपल्या परिस्थितीचे सहज वर्णन देखील करू शकताः “२०१० मध्ये आपल्या भागीदारांनी या क्षेत्रात सहकार्य सुरू करण्यासाठी तुमच्या वतीने आमच्या कंपनीशी संपर्क साधला म्हणून मी तुम्हाला लिहित आहे”.

साहित्य सादरीकरण

पुढे, आपण आपल्या पत्रामध्ये काही प्रस्तावना कशा लिहिल्या नंतर आपण का लिहित आहात याबद्दल स्पष्टीकरण द्यावे. उदाहरणार्थ, आपण एखाद्या वस्तूच्या किंमतीबद्दल प्रश्न विचारल्यानंतर आपल्यास काय स्वारस्य आहे ते निर्दिष्ट करा. आपण हे लिहू शकता: "आम्ही एक्स-पत्त्यावर वितरित केल्या गेल्यास उत्पादनाच्या युनिटची संख्या-एन-ऑर्डर देऊ इच्छितो". टेलिफोन संभाषण सुरू ठेवण्याच्या बाबतीत, आपण आपली विनंती सांगू शकता - फोनवर त्याच्याशी बोलल्यानंतर आपण त्या व्यक्तीला असे का लिहिले (असे म्हणायचे की, व्यवहार करण्याच्या हेतूची पुष्टी करण्यासाठी): “म्हणजेः आम्हाला एन उत्पादनात रस आहे, प्रदान केले गेले तर प्रदान केले जाईल. एक्स "पर्यायसह. आपण तिसरी आवृत्ती विचारात घेतल्यास आपण कंपनीला सहकार्य करण्याच्या आपल्या इच्छेचा विषय विकसित करणे देखील सुरू करू शकता. ते आपल्या हिताचे आहे असे वर्णन करा आणि जोडीदाराने त्याच्याशी सहमत झाल्यास त्याला आपल्याशी संवाद साधून काही विशिष्ट फायदा होईलः "आपल्याला आमच्या कंपनीचा मार्ग बदलला आहे हे जाणून घेण्यास आपल्याला आवड होईल आणि त्यानंतर ते आपल्या व्यवसायाच्या हितसंबंधांच्या अगदी जवळ आले आहे."

वाक्य

कोणताही व्यवसाय पत्रव्यवहार (आम्ही देणारी उदाहरणे देखील या मालमत्तेत असणे आवश्यक आहे) यासाठी तार्किक क्रम आवश्यक आहे. जर आपण सुरुवातीला आपण का लिहित आहात याबद्दल लिहिले असेल तर आपण पुढे ही कल्पना संकलित केली पाहिजे आणि ही कल्पना विस्तृत केली पाहिजे. आपणास वार्ताहरांकडून अधिक व्यापकपणे काय पाहिजे ते दर्शवा - कदाचित आपल्याबरोबर काम करण्याचे मान्य केल्यामुळे होणा benefits्या फायद्याची अपेक्षा त्याला घ्या. हा भाग, सर्व तर्कांनुसार, आपल्या पत्राचा "पीक" असावा, एका प्रकारचा कळस. सुरुवातीला जर आपणास प्रथम कशाचे हित आहे यावर सहजतेने संपर्क साधला असेल तर या भागात आपण "कार्डे उघड करा". सर्व व्यवसायाची पत्रव्यवहार (वरील अक्षरे उदाहरणे अपवाद नाहीत) अशा गुळगुळीत वरच्या दिशेने तयार केली पाहिजेत. मग आपल्या ओळींचे वाचक आपला मनःस्थिती समजतील आणि अशा प्रकारे, तो आपल्याशी संवाद साधण्यास त्याला अधिक आरामदायक वाटेल. अचानक उडी मारू नका, एका विषयावरुन दुसर्\u200dया विषयावर जाऊ नका.

उदाहरणे दाखवल्यानुसार, आपल्याला दोन असंबंधित मुद्द्यांविषयी चर्चा करणे आवश्यक असल्यास, आपण त्यास परिच्छेदात तोडून भागामध्ये विभागू शकता. हे वाचकांसाठी सोयीचे आहे, जे आपण एका प्रश्नातून दुसर्\u200dया प्रश्नाकडे जात आहात त्या क्षणाक्षणाला तो दृष्य पाहू शकेल; म्हणून तुमच्यासाठी, कारण आपण असे लिहा की जणू आम्ही दोन भिन्न अक्षरे बोलत आहोत.

जर आम्ही आमच्या उदाहरणांबद्दल बोललो तर आपण हे लिहावे: "याव्यतिरिक्त आम्ही एन उत्पादनास पुन्हा ऑर्डर देऊ इच्छितो, ज्याबद्दल आम्ही एक महिन्यापूर्वी आपल्याशी संवाद साधला." किंवा: "आमच्या अटींच्या योग्य किंमतीत आम्ही या क्षेत्रामध्ये आपल्याबरोबर कायमस्वरूपी सहयोग स्थापित करू इच्छितो, विक्री वाहिनीला एक्स-वाय हजार युनिटमध्ये वाढवितो." शेवटी, आपण हे करू शकता: "आमच्याबरोबर कार्य करण्यास आपली स्वारस्य अद्याप वैध असल्यास, कृपया आम्हाला कळवा."

व्यवसायाच्या पत्रव्यवहाराचा प्रत्येक दुसरा नमुना या तत्त्वावर तयार केला जातो, म्हणून त्यात काहीही चूक नाही. याउलट, हेडिंग हायलाइट करणे बर्\u200dयाचदा अधिक चांगले नेव्हिगेट करण्यास मदत करते कारण ते “ठोस मजकूर” काढून टाकते, त्यामध्ये एक प्रकारचे "अँकर" बनवते, ज्यायोगे आपण दृश्यास्पदपणे संलग्न करू शकता.

अंतिम भाग

शेवटी, आपण ज्या अक्षराने आपण प्रारंभ केला त्याच भावनांनी आपण पत्र समाप्त केले पाहिजे. आपण कृतज्ञ असल्यास, असे लिहा की आपण वर्णन केलेल्या कंपनीस सहकार्य केल्याबद्दल आपल्याला आनंद झाला; जर ही व्यावसायिक ऑफर असेल तर आपण आपल्या पत्राकडे लक्ष दिल्याबद्दल कृतज्ञता व्यक्त केली पाहिजे आणि या व्यक्तीशी पुढील संवाद साधण्याची आशा बाळगली पाहिजे. आपण हे समजून घेणे आवश्यक आहे की आपण आपले पत्र कसे संपवाल हे आपल्यास आणि आपल्या कंपनीचे अंतिम मत निश्चितपणे निश्चित करते. सर्व व्यवसायातील पत्रव्यवहार (पत्राची उदाहरणे सतत हे सिद्ध करतात) सभ्यतेवर आधारित आहेत - म्हणून नेहमीच संभाषणकर्त्याचे आभार मानणे, आशा व्यक्त करणे, त्याचे कौतुक करणे किंवा आपली शिफारस सोडा. पत्रात वर्णन केलेल्या समस्येशी पूर्णपणे जुळण्यासाठी आपण अशा प्रकारे आपल्या मजकूराची शेवटची निवड करावी.

उदाहरणे: "आम्ही आपल्याला आमच्या भविष्यातील कार्यात स्थिर सहकार्याच्या आशेसह आमचे कायमचे भागीदार म्हणून ठेवण्याची आशा करतो." किंवा "आम्ही आपल्याकडे लक्ष दिल्याबद्दल मनापासून कृतज्ञ आहोत आणि आम्ही आशा करतो की भविष्यात आम्ही आपल्याबरोबर सहकार्याचा विकास करू शकू." किंवा "आपल्याकडे लक्ष दिल्याबद्दल धन्यवाद. मी आशा करतो की आम्ही भविष्यात एन मार्केटमध्ये आपल्या आवडीची पूर्तता करू शकू."

शिष्टाचार आणि साक्षरता

सभ्यतेबद्दल विसरू नका. वर सांगितल्याप्रमाणे, आपल्याला व्यवसायातील पत्रव्यवहारामध्ये रस असल्यास ते महत्वाचे आहे. “सहकार्य केल्याबद्दल आनंद”, “तुमच्याकडे आभार दिल्याबद्दल धन्यवाद”, “मी तुम्हाला त्रास दिल्याबद्दल दिलगीर आहोत”, “तुम्हाला पाहून आम्हाला आनंद होईल”, “तुम्ही आमच्यात सामील व्हाल” आणि इतर. शेवटचे दोन, व्यवसाय पत्रापेक्षा कॉर्पोरेट सेलिब्रेशनच्या आमंत्रणांसह अधिक संबंधित आहेत.

नेहमी “कृपया”, “धन्यवाद,” “दयाळू” आणि अशा शब्दसमूहात योग्य शब्दात आदर दर्शवा.

व्यवसाय अक्षरे लिहिण्याच्या प्रक्रियेत मानवी साक्षरता कमी महत्वाचे नाही. अधिक स्पष्टपणे, जर आपण पत्र लिहिण्याच्या प्रक्रियेमध्ये कमीतकमी एक प्राथमिक चूक केली तर आपण असे म्हणू शकता की इंटरलोक्युटर आपल्या अपेक्षेपेक्षा आपल्याबद्दल पूर्णपणे भिन्न मत तयार करेल. म्हणून, शक्य तितक्या सक्षमपणे लिहायचा प्रयत्न करा आणि सर्वकाही बर्\u200dयाच वेळा तपासा. आपल्यास चुका कशा शोधायच्या आणि त्या स्वतःच दुरुस्त केल्या पाहिजेत हे आपल्याला माहित नसल्यास, प्रूफरीडर किंवा विशेष सेवांच्या सेवा वापरा. हे अगदी सोपे आहे, परंतु हे आपल्याला आपल्या मजकूरावर विश्वास ठेवण्याची परवानगी देईल.

सराव आणि प्रशिक्षण

इंटरनेट वर, वर नमूद केल्याप्रमाणे, कोणत्याही विषयावर तयार-तयार व्यवसाय पत्रांची अनेक उदाहरणे आहेत. आम्ही त्यांना येथे संपूर्णपणे घातले नाही, कारण खरं तर या लेखात इतक्या मोठ्या संख्येने माहिती सामावण्यासाठी इतकी जागा नाही. त्याऐवजी, आम्ही आपल्याला वरील काही गोष्टींशी परिचित होण्याची संधी मिळालेली काही मूलभूत नियम आणि तत्त्वे निश्चित करण्याचे ठरविले. तथापि, हे अर्थातच, व्यवसाय पत्राच्या अभ्यासाच्या मार्गावर घेतल्या जाणा all्या सर्व पावले नाहीत. खरं तर, व्यावहारिक अनुभव या क्षेत्रात सर्वात महत्वाची भूमिका बजावते.
आपण अभ्यास केल्यास, म्हणा, तयार पत्रांची 5-10 उदाहरणे, तसेच आमचा लेख वाचून इथून काही नियम काढा, तर लवकरच तुम्हाला हवे तसे पत्र लिहिण्यास सक्षम व्हाल. खरं तर, व्यवसाय पत्राच्या चौकटीत कोणतेही पत्र तयार करण्यासाठी हे पुरेसे आहे.

सज्ज उदाहरणे

वर नमूद केल्याप्रमाणे, तेथे बरीच रेडीमेड उदाहरणे आहेत, विद्यार्थी आणि नवशिक्या तज्ञ इतरांना तयार केलेल्या कामाचा उपयोग करून स्वत: च्या प्रकल्पाच्या आधारावर तयार करण्याचा मोह करतात. मला असे म्हणायचे आहे की सराव करताना हे प्रशिक्षण घेताना करण्याची शिफारस केलेली नाही - कृपया.

इतर पत्रांमध्ये काय लिहिले आहे याचा अभ्यास करण्याच्या प्रक्रियेमध्ये, आपल्या पत्रव्यवहारामध्ये जे निर्दिष्ट करावे लागेल ते आपण सहजपणे नेव्हिगेट करण्यास सक्षम असाल. हे सामान्य आहे, कारण अनुभवातून थेट शिकणे हा मानवी स्वभाव आहे.

तथापि, जर आपल्याला संपूर्ण व्यवसाय पत्र लिहायला सांगितले गेले तर प्रथम उदाहरणे सुधारित करण्याचा प्रयत्न करा आणि आपल्या कार्यास अनुकूल असलेले एक निवडा. मग आपल्यास सर्वसाधारण संकल्पनेनुसार आपल्यास जितके शक्य असेल त्या परिस्थितीत ते शक्य तितके अनुकूल करणे आवश्यक आहे, परंतु त्याच वेळी आपल्या स्वत: च्या सादरीकरणाची आणि लेखनाची शैली स्थापित करण्यासाठी हे पुन्हा नव्याने लिहा. तथापि, कदाचित आपण माहिती अधिक चांगल्या प्रकारे पोहचविण्यात सक्षम व्हाल आणि संप्रेषण स्वतःस अधिक उत्पादनक्षम आणि प्रभावी बनवू शकाल.

शिका आणि सराव करा! आणि बर्\u200dयाच कमी कालावधीत आपण आपली स्वतःची व्यवसाय अक्षरे तयार करण्यात सक्षम व्हाल!

बर्\u200dयाचदा, व्यवसाय जगातील प्रथम संपर्क लिखित संप्रेषणांसह सुरू होतो - व्यवसाय अक्षरे. परंतु जर ते व्यवसायाच्या पत्राच्या शिष्टाचाराच्या नियमांचे पालन न करताच लिहिले गेले असेल तर केवळ नवीन संपर्कांमध्ये व्यत्यय येऊ शकतो आणि आपण क्लायंट किंवा व्यवसायातील भागीदार गमवाल. म्हणूनच, व्यवसायाची अक्षरे लिहिणे आपल्यासाठी आणि संपूर्णपणे आपल्यास संपूर्ण कंपनीसाठी अनुकूल ठरेल यासाठी किती महत्त्वपूर्ण आहे हे आपल्याला कदाचित पटवून देण्याची गरज नाही.

व्यवसायाच्या पत्रव्यवहाराचे मूलभूत नियम. पत्रव्यवहाराचे आधुनिक रूप 150 वर्षांपूर्वी आकारले गेले. हे सहसा स्वीकारले जाते की त्यांची जन्मभुमी इंग्लंड आहे, जिथे व्यवसायासाठी पत्रव्यवहार तयार करण्याचे नियम सर्वप्रथम लावले गेले होते.

पत्रव्यवहार सामान्य नियम

1. आपण एखाद्या व्यावसायिकाच्या जोडीदारास पत्र लिहिण्यापूर्वी आपण स्वतःसाठी खालील बाबी समजून घ्याव्यात:

पत्राचा प्रकार (मुखपृष्ठ पत्र, आदेश पत्र, अधिसूचना पत्र, स्मरणपत्र, सादरीकरण पत्र, नकार पत्र, हमीपत्र इ.);

आपल्या पत्राला प्रतिसाद अपेक्षित आहे की नाही (अशा अटी आहेत जेव्हा पत्राला प्रतिसाद अपेक्षित नसतो, उदाहरणार्थ, सादरीकरण पत्र);

आपल्या पत्राद्वारे पत्राची सामग्री स्पष्टपणे समजली जाईल, की पत्रव्यवहाराच्या संदर्भात कोणतीही संदिग्धता सोडणार नाही;

आपणास खात्री आहे की मेलद्वारे पाठविलेले पत्र वेळेवर येईल (तसे नसल्यास, टेलीफॅक्स, डीएचएल सेवा वापरणे किंवा इंटरनेटद्वारे पत्र पाठविणे चांगले आहे).

२. पत्राचा टोन नेहमी बरोबर असावा.

Carefully. शब्दसंग्रह काळजीपूर्वक निवडणे आवश्यक आहे, चुकीचे शब्द, अस्पष्टता टाळणे, व्यावसायिक शब्दांचा जास्त वापर करणे टाळणे आवश्यक आहे. पत्राचा मजकूर समजणे सोपे आहे.

Whose. आपण ज्याच्या वतीने बोलत आहात त्या संस्थेच्या लेटरहेडवर व्यवसायाचे पत्र लिहिले जावे. लेटरहेड दिसणे हे आपल्या कंपनीचे एक प्रकारचे व्हिजिटिंग कार्ड असल्याने अधिकृत लेटरहेडच्या डिझाइनची काळजीपूर्वक काळजी घ्यावी. लेटरहेड जितका औपचारिक असेल तितका पत्राचा स्वर अधिक औपचारिक असावा.

दस्तऐवज तयार करताना, मजकूर संपादक मायक्रोसॉफ्ट वर्ड (मायक्रोसॉफ्ट कॉर्पोरेशनचे सॉफ्टवेअर उत्पादन) फॉन्ट्स टाईम्स न्यू रोमन सायर साइज 12 (टॅब्यूलर मटेरियलसाठी), 13, 14, 15, टाइम्स डीएल आकार 12, 13, 14 ते 1 वापरण्याची शिफारस केली जाते. -2 मध्यांतर.

व्यवसाय पत्र भरताना पृष्ठाच्या उजव्या बाजूला तळाशी पृष्ठ क्रमांक चिकटवले जातात आणि पत्रकाच्या वरच्या फरकाच्या मध्यभागी - अन्य व्यवसाय कागदपत्रे रेखाटताना.

पत्राचा मजकूर ए 4 आकाराच्या फॉर्ममध्ये 1.5-2 लाइन अंतरांवर, ए 5 आकारात आणि त्यापेक्षा कमी फॉर्मवर - एका ओळीतील अंतरावर छापण्याची शिफारस केली जाते. दस्तऐवज तपशील (मजकूर वगळता), अनेक ओळींचा समावेश, एका ओळीच्या अंतरासह मुद्रित केला जातो.

लेखी चौकशीला पावती मिळाल्यापासून 10 दिवसांच्या आत उत्तर देणे आवश्यक आहे.

फॅक्स आणि ई-मेलद्वारे प्राप्त संदेशांचे आठवड्याचे शेवटचे दिवस वगळता 48 तासांच्या आत उत्तर देणे आवश्यक आहे

रशियामध्ये व्यवसाय पत्रावर प्रक्रिया करण्याचे नियम

रशियामध्ये अधिकृत फॉर्मची रचना नियामक कागदपत्रांद्वारे नियंत्रित केली जाते आणि सर्वप्रथम, GOST 6.30-2003 "युनिफाइड दस्तऐवजीकरण प्रणाली. संघटनात्मक आणि प्रशासकीय दस्तऐवजीकरणांची युनिफाइड सिस्टम. दस्तऐवजीकरण आवश्यकता ".

GOST ने दस्तऐवज फॉर्मसाठी दोन मानक स्वरूप स्थापित केले - ए 4 (210 x 297 मिमी) आणि ए 5 (148 x 210 मिमी). दस्तऐवजाची प्रत्येक पत्रक, दोन्ही एका लेटरहेडवर निष्पादित केली गेली आहे आणि त्यावर नाही, कमीतकमी 20 मिमीचे अंतर असणे आवश्यक आहे - बाकी; 10 मिमी - उजवीकडे; 20 मिमी - शीर्ष; 20 मिमी - तळाशी.

कागदाच्या कामांसाठी या आवश्यकता रशियन कायद्यात समाविष्ट आहेत, परंतु परदेशी जोडीदारास व्यवसाय पत्र संकलित करताना लेखक त्यांचा वापर करण्याची शिफारस करतात.

आपल्या बातमीदाराशी जवळीक साधण्याच्या प्रमाणात, अपील "प्रिय + आडनाव (नाव, आश्रयस्थान)" किंवा "प्रिय + नाव आणि संरक्षक (नाव)" या शब्दापासून सुरू होऊ शकते. "आदरणीय", "स्वामी", "मॅडम", "उपसंचालक", "विभाग प्रमुख" इत्यादी शब्द. कोणत्याही परिस्थितीत कमी करता येणार नाही. अन्यथा, प्राप्तकर्ता कदाचित विचार करेल की आपण खरोखरच त्याचा फार आदर करीत नाही. आणि सहकार्याबद्दल कृतज्ञतेच्या शब्दांसह पत्र संपले पाहिजे. आणि मग आपली स्वाक्षरी व्यक्त करण्यापूर्वी हा शब्द व्यक्त करा: "विनम्र, ..." किंवा "विनम्र आपले ...".

अधिकृत पत्रांमध्ये, "आपण" संबोधित करणे अस्वीकार्य आहे, जरी जीवनात आपण आणि ही व्यक्ती केवळ व्यवसायातच नाही तर मैत्रीपूर्ण संबंधातही आहात.

थोडक्यात, व्यवसाय किंवा सेवा पत्रात अनेक वैशिष्ट्यपूर्ण स्ट्रक्चरल घटक असतात:

1. शीर्षक क्षेत्र.
पत्राच्या या भागामध्ये डाव्या बाजूला, संस्थेचे नाव, त्याचे टपाल व इतर तपशील तसेच नोंदणी क्रमांक आणि आउटगोइंग कागदपत्र म्हणून पत्र नोंदणीची तारीख दर्शविणार्\u200dया संस्थेचे कोन मुद्रांक आहे. जर सेवेचे पत्र एक प्रतिसाद पत्र असेल तर पत्र कोणत्या दस्तऐवजाला प्रतिसाद देते हे देखील येथे सूचित केले आहे.
शिर्षकाच्या उजव्या बाजूला अ\u200dॅड्रेससीचा तपशील असतो.

कॉर्नर स्टॅम्पच्या खाली दस्तऐवजाच्या मजकूराचे शीर्षक आहे. शीर्षकाची भाषा बांधणी यासारखे दिसते:

ü प्रीपोजिशन "О" + संज्ञा. पूर्वसूचनांमध्ये: "कारच्या पुरवठ्यावर";

O "ओ" + एन प्रश्नावर. पूर्वस्थितीच्या बाबतीत: "स्पेअर पार्ट्सच्या पुरवठ्यावर";

ü बद्दल + नाम सामान्य प्रकरणात: "खरेदी ऑर्डरशी संबंधित", इ.

२. पत्राचा वास्तविक मजकूर पत्राच्या मजकूराच्या डिझाइनची मुख्य वैशिष्ट्ये खालीलप्रमाणे आहेत.

letter सेवा पत्राचा मजकूर, नियम म्हणून, एखाद्या प्रकरणाशी संबंधित असावा किंवा अनेक प्रश्न, जर ते एकमेकांशी संबंधित असतील आणि मध्ये विचार केला जाईल एक स्ट्रक्चरल युनिट गंतव्य संस्था.

rule पत्राचा मजकूर, नियम म्हणून, दोन भाग असतात. पहिल्या भागामध्ये पत्र तयार करण्यामागील कारण, आधार किंवा औचित्य ठरवते, पत्र तयार करण्यासाठी आधारलेल्या कागदपत्रांचे दुवे प्रदान करतात. दुसर्\u200dया भागामध्ये परिच्छेदाने प्रारंभ होणारे निष्कर्ष, प्रस्ताव, विनंत्या, निराकरणे इ.

व्यवसाय पत्र रचना

1. पाठविणार्\u200dया संस्थेचे नाव.

The. पत्र लिहिल्याची तारीख.

The. पत्र प्राप्तकर्त्याचा पत्ता.

5. विशिष्ट व्यक्तीचा संकेत.

6. प्रास्ताविक पत्ता

7. पत्राच्या सामान्य सामग्रीचा एक संकेत, म्हणजे. पत्र विषय.

8. पत्राचा मुख्य मजकूर.

9. अंतिम सौजन्य सूत्र.

10. स्वाक्षरी.

११. अर्जाचा संदर्भ.

व्यवसाय पत्र भरताना, रशियन जोडीदाराने आणखी काही नियम लक्षात ठेवले पाहिजेत.

ज्या व्यक्तीकडे दस्तऐवज संबोधित केले आहे त्या व्यक्तीची स्थिती देशी केसमध्ये दर्शविली जाते, उदाहरणार्थ:

मुख्य कार्यकारी अधिकारी करण्यासाठी
OJSC "अल्फा व्यवसाय"
व्ही.ए. प्रोखोरव

बीटा होल्डिंग जेएससी
मुख्य लेखापाल
व्ही.एम. इवानोव्ह

जर आपण "मिस्टर", "मिसेस" असे संक्षेप ठेवले तर प्रतिवादीचे आडनाव प्रथम लिहिलेले असते आणि त्यानंतर आद्याक्षर ठेवले जातात.

दस्तऐवजात चारपेक्षा जास्त पत्ते नसावेत. दुसरा, तिसरा, चौथा पत्ता यापूर्वी "कॉपी" हा शब्द दर्शविला जात नाही. जर प्राप्तकर्त्यांची संख्या मोठी असेल तर कागदजत्र वितरण यादी बनविली जाईल.

संस्थेला पत्र पाठविताना, त्याचे नाव, नंतर पोस्टल पत्ता दर्शवा.

एखाद्या व्यक्तीला कागदपत्र पाठविताना, प्राप्तकर्त्याचे नाव आणि आद्याक्षरे दर्शवा, त्यानंतर पोस्टल पत्ता

पत्राच्या मजकूरात नावाच्या संलग्नकाच्या उपस्थितीबद्दलची एक टीप खालीलप्रमाणे आहेः

अर्ज: 5 लिटर. 2 प्रतींमध्ये .

जर पत्रात एखादे संलग्नक मजकूरात नसलेले असेल तर त्याचे नाव, पत्रकांची संख्या आणि प्रतींची संख्या दर्शवा; जर बरेच अनुप्रयोग असतील तर ते क्रमांकित आहेत, उदाहरणार्थ:

संलग्नक बंधनकारक असल्यास, नंतर पत्रकांची संख्या दर्शविली जात नाही.

जर कागदपत्रात सूचित केलेल्या सर्व पत्त्यांवर अर्ज पाठविला नसेल तर त्याच्या उपस्थितीबद्दलचे चिन्ह खालीलप्रमाणे खाली रेखाटले आहे:

परिशिष्टः 3 लिटरवर. 5 प्रतींमध्ये. फक्त पहिल्या पत्त्यावर.

"स्वाक्षरी" आवश्यकतेमध्ये दस्तऐवजावर स्वाक्षरी केलेल्या व्यक्तीच्या स्थानाचे नाव समाविष्ट आहे (कंपनीच्या अधिकृत लेटरहेडवर काढलेल्या दस्तऐवजावर कागदपत्र लिहिलेले नसल्यास आणि संक्षिप्त रूप) वैयक्तिक स्वाक्षरी स्वाक्षरीची प्रत (आद्याक्षरे, आडनाव), उदाहरणार्थः

प्रशिक्षण

ई-मेलद्वारे व्यवसायातील पत्रव्यवहार हा व्यवसाय संस्थांमधील लेखी संप्रेषणाचा सोपा मार्ग आहे. आपल्याला बर्\u200dयाच अक्षरे लिहिणे आणि प्राप्त करावे लागतील आणि संप्रेषणाची गती आणि शुद्धता कंपनीच्या यशस्वी कार्याचा एक घटक आहे. व्यवसायाच्या पत्रव्यवहाराचे काही नियम.

24/7 उपलब्धता, कार्यक्षमता आणि वापरणी सुलभतेमुळे ई-मेल व्यवसायाच्या पत्रव्यवहारात ठामपणे स्थान घेत आहे. या लेखात, आम्ही ऑनलाइन व्यवसायाच्या पत्रव्यवहाराच्या काही बारीक बारीक गोष्टी पाहू.

पत्रे प्राप्त करीत आहेत

1. कामाच्या दिवसा दरम्यान आपण आपला मेलबॉक्स बर्\u200dयाच वेळा तपासावा. अन्यथा, आपण महत्त्वपूर्ण समस्यांचे निराकरण करण्यास उशीर करू शकता आणि इतर लोकांचे काम थांबवू शकता.
2. जर आपणास पत्र प्राप्त झाले तर आपणास ते वाचण्याची आवश्यकता आहे, कारण कोणीतरी ते पाठविले आहे. स्वाभाविकच, आम्ही येथे स्पॅमबद्दल बोलत नाही.
3. आपण व्यवस्थापक असल्यास, आपला कार्य दिवस आपल्या मेलची तपासणी करुन प्रारंभ केला पाहिजे. सोयीसाठी, दर 10-20 मिनिटांत आपोआप मेल पाठविण्यासाठी किंवा पाठविण्यासाठी आपल्या ईमेल क्लायंटला सेट करा.
4. आपण व्यस्त आहात आणि आपल्याला एक पत्र प्राप्त झाले त्या घटनेत ते कोणाचे आहे ते पहा, पत्राचा विषय काय आहे आणि पटकन पत्राचे महत्त्व जाणून घेण्यासाठी हेडरकडे पहा.
5. ईमेलला त्वरित उत्तर देण्याचा प्रयत्न करा - हे आपल्याला मेलमधील अडथळे टाळण्यास मदत करेल.

टू, सीसी आणि बीसीसी फील्ड योग्यरित्या वापरा

1. "कोणाला." आपण एखादा प्रश्न पाठविल्यास किंवा काहीतरी स्पष्टीकरण करण्यास सांगत असल्यास, आपण आपल्या पत्त्याच्या उत्तराची अपेक्षा कराल, ज्याचा डेटा "टू" फील्डमध्ये दर्शविला आहे. आपण प्राप्तकर्ता असता तेव्हा आपल्याला प्रश्नाचे उत्तर देणे आवश्यक आहे. म्हणजेच या फील्डमध्ये प्राप्तकर्त्याचा डेटा आहे.
2. "कॉपी". प्राप्तकर्ता, ज्यांचे तपशील या क्षेत्रात दर्शविलेले आहेत, ते “आमंत्रित प्रत्यक्षदर्शी” सारखे आहेत. या प्रकरणात, प्राप्तकर्त्याने पत्राला प्रत्युत्तर देऊ नये. याव्यतिरिक्त, जर आपल्याला असे पत्र पाठविण्याची आवश्यकता असेल तर ते सभ्यतेच्या बाहेर "हस्तक्षेप करण्यासाठी क्षमस्व" या ओळींनी प्रारंभ केले पाहिजे.
3. "लपलेली प्रत". मुख्य प्राप्तकर्त्यास हे माहित नसते की पत्र पत्त्याला पाठवले गेले आहे ज्यांचे तपशील "ब्लाइंड कार्बन कॉपी" फील्डमध्ये दर्शविलेले आहेत. तसेच हे फील्ड बल्क मेलिंगसाठी वापरले जाते.

उत्तर देताना, आपण "उत्तर सर्व" बटणाबद्दल विसरू नका, हे आपणास एकल प्राप्तकर्ता गमावण्यास मदत करेल. आपण अवांछित प्राप्तकर्ते हटवू शकता आणि कधीही नवीन जोडू शकता.

विषय फील्ड. हे फील्ड नेहमी भरले पाहिजे. ज्या व्यक्तीला पत्र संबोधित केले आहे त्याला प्रतिदिन मोठ्या प्रमाणात मेल प्राप्त होऊ शकते आणि या फील्डनुसार तो पत्राचे महत्त्व किती आहे हे मूल्यांकन करू शकेल. ईमेलची विषयरेषा संक्षिप्तपणे आणि माहितीपूर्णरित्या त्याची सामग्री प्रदर्शित करावी.

"लिखाणाचे महत्त्व." पत्रात त्वरित विचारांची गरज असणारी महत्त्वपूर्ण किंवा तातडीची माहिती असल्यास, हे दर्शवा, "उच्च" ला महत्त्व सेट करा. हे आपले ईमेल आपल्या इनबॉक्समध्ये उभे करेल. परंतु हे वैशिष्ट्य व्यर्थ वापरू नका.

ईमेलला कसे प्रत्युत्तर द्यायचे

खाली आपण पत्राला प्रतिसाद कसा लिहावा याबद्दल एक लहान सूचना पाहू.

1. आपल्याला नेहमीच शुभेच्छा देऊन प्रारंभ करणे आवश्यक आहे - सौजन्याने आदरांजली, काहीही केले जाऊ शकत नाही.
2. आपल्याला एखाद्या व्यक्तीशी त्याच्या भाषेत संवाद साधण्याची आवश्यकता आहे. आणि हे केवळ भाषाशास्त्रांवरच नाही तर संवादाच्या स्वरूपावर देखील लागू होते. अनौपचारिक संवादाचा अनादर करणे आणि संभाषणकर्त्याला अपमान करण्याचा प्रयत्न म्हणूनही मानले जाऊ शकते.
3. मोबाईल फोनवरून पत्र पाठविण्याशिवाय आपण लिप्यंतरण वापरू नये. अशा परिस्थितीत जेव्हा आपल्या मेल क्लायंटकडे रशियन भाषा नसते, तेव्हा अनुप्रयोगातील पत्राचा मजकूर पाठवा.
4. व्यवसाय पत्र सुसंगत, अचूक आणि संक्षिप्त असावे. अचूकता म्हणजे आपण ज्या डेटाचा संदर्भ देत आहात त्याचा एक स्पष्ट संकेत (तारीख, ठिकाण, वेळ इ.). सुसंगतता - आपल्या पत्राच्या प्राप्तकर्त्यास त्याच्यासाठी नेमके काय आवश्यक आहे हे पहिल्या ओळीवरून समजले पाहिजे. लॅकोनिकिझम. जर आपण स्पष्टपणे विचार केला तर आपण आपले विचार स्पष्टपणे सांगण्यास सक्षम आहात. आणि आपला संवादक त्वरित हे पाहतील आणि त्याचे कौतुक करतील. म्हणूनच, जर आपण बर्\u200dयाच वाक्यांमध्ये या प्रकरणातील सारांश सांगू शकत असाल तर आपण बर्\u200dयाच पानांसाठी "पाणी" टाळावे.
5. जेव्हा पत्रात अनेक प्रश्न, कार्ये किंवा विषय असतात, तेव्हा त्यांची रचना आणि एकमेकांपासून विभक्त होणे आवश्यक असते. विचारांचा सतत प्रवाह वाचणे कठीण आहे आणि त्यापासून महत्त्वपूर्ण मुद्दे वेगळ्या करणे अधिक कठीण आहे.
6. पत्रांमधील विनंत्यांचे उत्तर शक्य तितक्या तपशीलात दिले पाहिजे. "केले जाईल" सारखी उत्तरे अस्वीकार्य आहेत.
7. पत्राच्या मजकूरामध्ये कोणत्याही चुका होऊ नयेत. एक किंवा दोन किरकोळ टाईपमध्ये डोकावल्यास हे ठीक आहे. परंतु जर आपण चिठ्ठीपासून पत्रापर्यंत दीर्घ निरक्षरतेने ग्रस्त असाल तर संभाषणकर्त्यावर आपणास उत्तम संस्कार होणार नाही.
8. आपली पत्रे नेहमीच प्रूफरीड करा! पत्र बर्\u200dयाच वेळा वाचा, आणि खात्री करा की आपण काहीही चुकवलेले नाही, त्रुटींसाठी तपासणी करा, प्राप्तकर्त्याचे तपशील बरोबर आहेत की नाही वगैरे वगैरे.

व्यवसाय पत्रव्यवहार - व्यवसाय करण्याचा एक महत्त्वाचा घटक. कंपनी आपल्या ग्राहकांसमोर किंवा व्यवसायातील भागीदारांसमोर येण्याचे मार्ग त्याच्या वैशिष्ट्यांवर अवलंबून असते. ज्यावर आपण विश्वास ठेवू शकता आणि ज्याद्वारे आपण व्यवसाय करू शकता, आपल्याला व्यवसायातील पत्रव्यवहाराच्या नियमांचे नियम, नियमांची कल्पना असणे आवश्यक आहे. अशा नियमांचे आणि नियमांचे पालन संपूर्णपणे संपूर्ण व्यवसायात यशस्वी होण्यास योगदान देईल.

व्यवसायाच्या पत्रव्यवहाराची भाषा

व्यवसायाच्या पत्रव्यवहारातील शिष्टाचाराचा आदर्श एक विशिष्ट सादरीकरणाच्या भाषेची शैली आहे जी वेगळी आहेः

1. वारंवार पुनरावृत्ती, बोलण्यात एकसारखेपणा.

स्पष्टीकरणाची ही आवृत्ती आपल्याला स्वत: ला अधिक स्पष्टपणे, समंजसपणे व्यक्त करण्याची परवानगी देते. हे पत्राच्या मजकूराची भिन्न समज वगळते. काही विशिष्ट वाक्यांशांचा एक सेट हातात घेण्यास सूचविले जाते, जे प्रथम, एक स्पष्ट व्यवसाय संदेश लिहिण्याची परवानगी देईल आणि दुसरे म्हणजे, पुढील, अगदी विक्री विक्रीच्या पत्राची तयारी करण्यात वेळ वाचवेल.

1. तटस्थ स्वर.

तार्किकपणे माहिती सादर करणे महत्वाचे आहे. व्यवसायातील पत्रव्यवहारातील तथ्यांचे भावनिक मूल्यांकन अयोग्य आहे. स्थानिक, बोलीभाषा, शब्द, काही प्रकारचे इंटरजेक्शन नमूद करणे अस्वीकार्य आहे. स्पष्ट केलेल्या तार्किक क्रमामध्ये ते तयार करणे, नमूद केलेल्या तथ्यांची निष्पक्षता सुनिश्चित करणे आणि पत्रव्यवहार प्रक्रियेमध्ये हे महत्वाचे आहे.

1. अर्थपूर्ण सुस्पष्टता

व्यवसाय पत्रांची अर्थपूर्ण सामग्री त्यांचे व्यावहारिक आणि कायदेशीर मूल्य याची खात्री देते. म्हणूनच, योग्य शब्द निवडणे महत्वाचे आहे जेणेकरून पत्ता प्रेषकास समजू शकेल. दुहेरी अर्थ असलेले शब्द समाविष्ट न करणे चांगले. या प्रकरणात, हे उद्भवू शकते की पत्त्याच्या पत्राची सामग्री वेगळ्या प्रकारे त्याच्या स्वत: च्या मार्गाने समजेल.

1. तथ्यात्मक सामग्रीची निवड.

व्यवसाय पत्रामधील डेटा, तथ्ये माहितीपूर्ण आणि सर्वात महत्वाचे म्हणजे काळजीपूर्वक तपासल्या पाहिजेत. या प्रकरणात, तथ्ये काळजीपूर्वक निवडली पाहिजेत, केवळ त्या विशिष्ट गोष्टीशी संबंधित असल्याचे दर्शवा. त्याच प्रकारच्या डेटाची गणना करणे अस्वीकार्य आहे, महत्वहीन तथ्ये दर्शवितात.

व्यवसाय पत्रांचे प्रकार

व्यवसाय अक्षरे सहसा त्यांच्या वैशिष्ट्यांनुसार वर्गीकृत केली जातात:

• कार्यक्षमतेनुसार - एका प्रश्नाचे उत्तर, विनंती, अपील, प्रस्ताव इ.
• संरचनेनुसार - मानक (सामान्य व्यवसायाचे प्रश्न, परिस्थितीचे निराकरण), नियमन नसलेले (औपचारिक आणि तार्किक सादरीकरण किंवा शिष्टाचार मानदंडांवर आधारित लेखक);
• विषयानुसार - व्यवसाय (कंपनीच्या क्रियाकलापांशी संबंधित निर्णायक आर्थिक, कायदेशीर, इतर मुद्दे) किंवा पुरवठा, विक्रीशी संबंधित व्यावसायिक;
• अ\u200dॅड्रेससीच्या प्रकारानुसार - सामान्य (एक पत्ता), परिपत्रक (एकाच वेळी अनेक पत्त्यांना पाठवले जाते);
• रचना करून - 1-पैलू (1 समस्या प्रतिबिंबित करत आहे), बहु-पैलू (अनेक समस्यांचे वर्णन करणे).

सामग्रीनुसार व्यवसाय पत्राचे प्रकारः

• एक संप्रेषण भूमिका (नकार, हक्क, औचित्य, ओळख);
• कराराचा एक प्रकार व्हा (कार्ये पूर्ण करण्यासाठी मुदतीसह, विविध जबाबदा ;्या पूर्ण करण्यासाठी व्यवसाय बैठकीच्या परिणामावर आधारित);
• विनंतीच्या रूपात रहा - आवश्यक माहिती मिळविण्यासाठी;
• ऑफर व्हा (बर्\u200dयाचदा हे आधी मिळालेल्या चौकशीच्या पत्राला प्रतिसाद देते).

व्यवसाय पत्रांची नोंदणी

इलेक्ट्रॉनिक पत्रव्यवहार होण्याच्या शक्यतेचा व्यापक वापर असूनही कागदावर छापील व्यवसाय पत्र पाठविण्याची प्रथा अजूनही आहे. आणि या प्रकरणात, हे पत्र स्वतःच कसे दिसते हे फार महत्वाचे आहे, कारण व्यवसायाच्या पत्राचा देखावा पाठविणार्\u200dया कंपनीच्या पत्त्याच्या विचारांवर परिणाम करू शकतो. म्हणूनच, आपल्याला खालील डिझाइन मानकांचे पालन करणे आवश्यक आहे:

• व्यवसायाची पत्रे लेटरहेडवर छापली पाहिजेत, प्राधान्याने उच्च-गुणवत्तेच्या कागदावरुन, प्रेषकाची संपूर्ण माहिती दर्शविते, त्यांना वाचण्यास सुलभ असावे;
• परदेशी भागीदारांना उद्देशून केलेल्या पत्रामध्ये प्रेषकाचा तपशील, ग्राहकांना इंग्रजीमध्ये लिहिले जाणे आवश्यक आहे;
• लिफाफ्यातील पत्र शक्य तितक्या एकदा आणि आतल्या मजकुरासह दुमडलेले असावे. अत्यंत महत्वाच्या अक्षरांसाठी, मोठा, जाड पुरेसा लिफाफा वापरणे चांगले आहे जेणेकरून पत्र दुमडण्याची आवश्यकता नाही;
• पत्राद्वारेच, तसेच कंपनीच्या लोगोप्रमाणेच, लिफाफ्यात सर्व तपशील दर्शविण्याची परवानगी आहे;
• प्राप्तकर्त्याचा पत्ता फक्त लिफाफ्यावर दर्शविला जातो. पारदर्शक खिडकीसह एक लिफाफा वापरताना, प्राप्तकर्त्याचा पत्ता पत्रावरच वरच्या उजव्या कोपर्यात लिहिलेला असतो. मग पत्र दुमडले जाते जेणेकरून पत्ता पारदर्शक विंडोमध्ये दिसू शकेल;
• लिफाफ्यावर आणि लेटरशीटवर प्रेषकाचा पत्ता लिहिला गेला आहे.

व्यवसाय पत्रव्यवहार नियम

# 1 - एका पत्त्याला पत्र पाठवत आहे. या प्रकरणात, पत्रव्यवहार वैयक्तिकृत होईल, जे महत्वाचे आहे, खासकरुन व्यवसाय संबंध स्थापित करताना.

क्रमांक 2 -. आपणास सर्व अक्षरे उत्तर देण्याची आवश्यकता आहे आणि वेळेवर लक्ष्य ठेवले असल्यास - सहकार्यासाठी सदैव तत्पर असणारी कंपनीची प्रतिमा तयार करण्यासाठी, ज्याने पत्त्याचा आदर केला असेल. आपण कविता लिहू नये हे लक्षात ठेवणे महत्वाचे आहे. स्पष्ट आणि संक्षिप्तपणे - ही उत्तरेची शैली असावी. या प्रकरणात, आपण "1 पत्र - 1 उत्तर" योजनेचे पालन केले पाहिजे.

# 3 - आपल्याला ईमेलची सामग्री बर्\u200dयाच पत्त्यांपर्यंत पोहोचवायची असेल तर त्यांचे पत्ते "कॉपी" लाइनमध्ये जोडले जातील. या प्रकरणात, ज्याला पत्र प्राप्त झाले आहे, ज्याचा पत्ता "कॉपी" ओळीत प्रविष्ट केला आहे, तो कदाचित उत्तर देऊ शकत नाही. मुख्य गोष्ट अशी आहे की त्याला या किंवा त्या प्रसंगी माहिती दिली जाते.

# 4 - बर्\u200dयाच प्राप्तकर्त्यांना एकाच वेळी ईमेल पाठविणे परवानगी आहे, परंतु !!! फक्त संदेशाला उत्तर अपेक्षित नसल्यास. अशा पत्रांमध्ये किंमतींचे वितरण, कामाच्या वेळापत्रकातील बदलांविषयी संदेश इ.

# 5 - व्यवसाय पत्रामध्ये हा विषय सूचित करणे आवश्यक आहे. विषय ओळ पत्ता पत्ता काय आहे हे ताबडतोब समजून घेण्यासाठी परवानगी देते.

क्रमांक - - ही योजना “प्रथम अभिवादन, त्यानंतर पत्याला अपील” आहे. व्यवसायाच्या पत्रव्यवहारात, नाव आणि आश्रय देऊन संबोधणे नेहमीचा आहे.

# 7 - पत्राचा मजकूर 3 मुख्य मुद्द्यांवर आधारित असावा: ग्रीटिंग + अपील, प्रश्नाचे विधान, कृतीसाठी विनंती किंवा प्रेरणा.

# 8 - आपल्याला सावधगिरीचा इशारा वापरण्याची आवश्यकता आहे. या प्रकरणात, संदेशाच्या शेवटी, एक विनंती अत्यंत सभ्य स्वरात सूचित केली जाते की पत्ता पाठविणार्\u200dयाला प्रेषकला पत्र वाचण्याच्या वस्तुस्थितीबद्दल सूचित केले जाते.

क्रमांक 9 - सह्या शक्य तितक्या लॅकोनिक असाव्यात. या प्रकरणात, केवळ काही शब्द प्रविष्ट करणे महत्वाचे नाही, उदाहरणार्थ, "विनम्र,", परंतु हे देखील सूचित करते की, पत्र लिहिलेल्या व्यक्तीचे नाव आणि स्थानानंतर, ई-मेल वापरुन व्यवसायाच्या पत्रव्यवहाराच्या बाबतीत, त्याचा मुख्य संपर्क तपशील.

क्रमांक 10 - अतिरिक्त सामग्री पत्रासह पाठविली असल्यास त्या पत्रासह जोडल्या गेल्या आहेत. कागदावर नियमित पत्राच्या बाबतीत, बहुतेक प्रकरणांमध्ये अशा प्रकारच्या पत्रकांवरील संलग्नतेचे संकेत पुरेसे आहेत. जर आपण इलेक्ट्रॉनिक व्यवसायाच्या पत्रव्यवहाराबद्दल बोलत आहोत, तर अनुप्रयोगाच्या माहितीमध्ये संलग्न केलेल्या फायलींबद्दलचा डेटा समाविष्ट केला पाहिजे, विशेषतः त्यांचे स्वरूप, व्हॉल्यूम, सामग्री. फायली आकारात 5 एमबीपेक्षा जास्त नसाव्यात.

व्यवसायाच्या पत्रव्यवहाराची वैशिष्ट्ये

1. “प्रिय, आदरणीय, आदरणीय” हा सामान्य व्यवसायातील पत्राचा एक सामान्य प्रकार आहे.
2. “प्रिय” अभिनंदन पत्रांमध्ये वापरल्या जाणार्\u200dया पत्त्याचा एक भावनिक प्रकार आहे.
3. केवळ नावाचा पत्ता आणि संरक्षक नायकीय अक्षरे वापरली जातात.
4. व्यावसायिक भागीदारांमधील पत्र “निर्णयाचे औचित्य / निर्णय स्वतः” किंवा “निर्णय स्वतः / निर्णयाचे औचित्य” योजनेनुसार तयार केले जाते. पहिला निर्णय नकार पत्रात सर्वात चांगला वापरला जातो, दुसरा - सकारात्मक निर्णयाच्या बाबतीत.
5. अधिकृत ऑर्डर पाळली पाहिजे. उदाहरणः पर्यवेक्षकाद्वारे सही केलेल्या पत्राचे उत्तर समान स्थितीत असलेल्या व्यक्तीच्या स्वाक्षर्\u200dयासह दिले पाहिजे. या प्रकरणात, असा पर्याय शक्य आहे जेव्हा दिग्दर्शक स्वत: नायबाराने सही केलेल्या पत्राला प्रतिसाद देऊ शकतात.
6. विनंती पत्रात विशिष्ट शब्द असणे आवश्यक आहे. उदाहरणे: विचारा, विचारणे, विचारा इ. त्याच वेळी, अशा पत्राच्या प्रतिसादाने ही विनंती पूर्ण केली जाईल की ती नाकारली जाईल हे स्पष्टपणे सांगावे.

महत्त्वपूर्ण! लक्षात ठेवा, हा केवळ नियम आणि नियमांचा एक संच नाही तर ही एक प्रकारची कला आहे जी व्यावसायिक संप्रेषणाचे बहुभाषिक ज्ञान असलेल्या व्यावसायिकांकडून शिकली पाहिजे.

पत्रव्यवहार प्रशिक्षण लक्ष द्या:

• व्यवसायात ई-मेल पत्रव्यवहार. आपला व्यवसाय संबंध व्यवस्थापित करा
• भागीदारांसह ई-मेल पत्रव्यवहार. कठीण परिस्थिती (प्रगत)

लेख