วิทยานิพนธ์ของผู้อำนวยการสำนักงานและจดหมายเหตุของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย A.D. Ryakhovsky การไหลของเอกสารระหว่างแผนก: แล้วตลาด EDMS ล่ะ? การแลกเปลี่ยนข้อมูลและเอกสารระหว่างหน่วยงาน

(มอสโก 26 ตุลาคม 2554)

สถานะของกิจการ

1.1. กรอบการกำกับดูแลสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกและรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์

พื้นฐานเชิงบรรทัดฐานสำหรับการดำเนินการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกคือคำสั่งของประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซียหลังจากการประชุมสภาแห่งรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 17 กรกฎาคม 2551 โดยเฉพาะอย่างยิ่งกำหนดภารกิจในการสร้างความมั่นใจในการเปลี่ยนแปลง ของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางซึ่งส่วนใหญ่เป็นการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ภายในวันที่ 1 มกราคม 2554 ข้อบังคับเกี่ยวกับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกได้รับการอนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 22 กันยายน 2552 ฉบับที่ 754 รวมถึง จำนวนคำสั่ง คำสั่ง และการกระทำอื่น ๆ ของรัฐบาลและหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง

ตามข้อบังคับฉบับดั้งเดิม ผู้เข้าร่วมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก ได้แก่ หน่วยงานของรัฐบาลกลาง ฝ่ายบริหารของประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย และสำนักงานรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย ปัจจุบันจำนวนผู้เข้าร่วม MEDO กำลังเพิ่มขึ้น ตามข้อบังคับฉบับใหม่ (อนุมัติเมื่อวันที่ 1 สิงหาคม 2554 โดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียฉบับที่ 641) การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกคือการทำงานร่วมกันของระบบข้อมูลสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของผู้บริหารระดับสูงของรัฐบาลกลาง เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซียและหน่วยงานของรัฐอื่น ๆ (ต่อไปนี้ตามลำดับ - ระบบข้อมูลของการไหลของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์, ผู้เข้าร่วมการไหลของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก)

ผู้จัดงานการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกคือ Federal Security Service ของสหพันธรัฐรัสเซีย ผู้เข้าร่วมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก ได้แก่ หน่วยงานของรัฐบาลกลาง ฝ่ายบริหารของประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย และสำนักงานรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย

หลักเกณฑ์ในการสร้างรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ในสหพันธรัฐรัสเซียคือแนวคิดของการก่อตั้งรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ในสหพันธรัฐรัสเซีย ซึ่งได้รับการอนุมัติเมื่อวันที่ 6 พฤษภาคม 2551 โดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียฉบับที่ 632-r (ซึ่งแก้ไขเพิ่มเติมโดยพระราชกฤษฎีกา ของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียหมายเลข 219 ลงวันที่ 10 มีนาคม 2552)

รับผิดชอบในการดำเนินการตามแนวคิดนี้ตามคำสั่ง - กระทรวงโทรคมนาคมและการสื่อสารมวลชนของรัสเซียร่วมกับกระทรวงการพัฒนาเศรษฐกิจของรัสเซียและหน่วยงานความมั่นคงแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย

ตามแนวคิดนี้ รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ในแนวคิดนี้ถือเป็นรูปแบบใหม่ของการจัดกิจกรรมของหน่วยงานของรัฐ ซึ่งผ่านการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารอย่างแพร่หลาย ทำให้เกิดประสิทธิภาพและความสะดวกสบายในระดับใหม่แก่องค์กรและ ประชาชนเพื่อรับบริการสาธารณะและข้อมูลเกี่ยวกับผลกิจกรรมของหน่วยงานของรัฐ

ในการพัฒนาแนวคิดของ e-government พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 8 กันยายน 2553 ฉบับที่ 697 ได้อนุมัติกฎระเบียบเกี่ยวกับระบบรวมของการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก (ระบบ MEV) และคำสั่งของกระทรวง โทรคมนาคมและการสื่อสารมวลชนของรัสเซียลงวันที่ 27 ธันวาคม 2553 ฉบับที่ 190 ออกโดยอนุมัติข้อกำหนดทางเทคนิคสำหรับการโต้ตอบของระบบข้อมูลในระบบรวมของการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก

มาตรการเพิ่มเติมสำหรับการพัฒนารัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์นั้นจัดทำโดยระเบียบเกี่ยวกับโครงสร้างพื้นฐานที่ให้ข้อมูลและปฏิสัมพันธ์ทางเทคโนโลยีของระบบข้อมูลที่ใช้เพื่อให้บริการของรัฐและเทศบาลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ (พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 8 มิถุนายน 2554 หมายเลข 451).

ทิศทางหลักในการนำเสนอเทคโนโลยีสารสนเทศในด้านการจัดการเอกสารมีดังต่อไปนี้:

ก) ในสาขาเทคโนโลยี

การพัฒนาเทคโนโลยีสำนักงานและเวิร์กโฟลว์ตามระบบของคลาส ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ - ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) และระบบของคลาส Enterprise Content Management - การจัดการเนื้อหาขององค์กร, ระบบการจัดการข้อมูลองค์กร - ระบบการจัดการข้อมูลองค์กร (ECM หรือ EIMS );

การพัฒนาเทคโนโลยีสำหรับการจัดเก็บข้อมูล - ระบบของ Electronic Archieves, electronic archives (EA);

การพัฒนาเทคโนโลยีการแปลงเอกสารบนสื่อประเภทต่างๆ ให้เป็นรูปแบบดิจิทัลและการจดจำข้อความ

การบูรณาการระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารสำคัญทางอิเล็กทรอนิกส์

การสร้างโครงสร้างพื้นฐานสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก (MEDO) สำหรับหน่วยงานบริหารและระบบที่คล้ายกันสำหรับองค์กรการค้า และสร้างความมั่นใจว่าการทำงานร่วมกันของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ขององค์กรต่างๆ

b) ในด้านการสนับสนุนทางกฎหมายและระเบียบวิธี

การนำกฎหมายว่าด้วยข้อมูล เทคโนโลยีสารสนเทศ และการปกป้องข้อมูล ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และอื่น ๆ มาใช้

การทำให้ถูกต้องตามกฎหมายของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในระดับแผนกและระหว่างแผนกผ่านการนำเอกสารกำกับดูแลที่เกี่ยวข้องมาใช้

ปัจจุบัน องค์กรพัฒนาเชิงพาณิชย์จำนวนมากกำลังพัฒนาโซลูชันสำหรับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และเอกสารสำคัญทางอิเล็กทรอนิกส์

ดังนั้นตามข้อมูลที่มีอยู่ในสำนักงานของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางที่เชื่อมต่อกับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก (MEDO) ได้มีการนำโซลูชัน 38 รายการจากนักพัฒนาซอฟต์แวร์และแพลตฟอร์มฮาร์ดแวร์ 22 รายมาใช้

ผลิตภัณฑ์ที่หลากหลายที่นำเสนอทำให้เกิดปัญหาในการเลือกผลิตภัณฑ์ (และผู้ผลิต) และผู้ดำเนินการที่เกี่ยวข้องเมื่อสร้างระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และไฟล์เก็บถาวรอิเล็กทรอนิกส์

1.3. องค์กรของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างหน่วยงานระหว่างหน่วยงานของรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย

การนำระบบอัตโนมัติ (AS) มาใช้ในกิจกรรมของหน่วยงานภาครัฐและรัฐบาลท้องถิ่นได้ดำเนินการมาเป็นเวลานาน หน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางเกือบทั้งหมดใช้ระบบสำนักงานอัตโนมัติ (ASD) หรือระบบจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) ที่มีความสมบูรณ์แบบและนักพัฒนาที่หลากหลาย

โดยทั่วไป การแก้ปัญหาเหล่านี้ ให้ทั้งการเคลื่อนไหวของเอกสารที่พัฒนาในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และ "การสนับสนุนทางอิเล็กทรอนิกส์" ของการเคลื่อนย้ายเอกสารที่เป็นกระดาษในหน่วยงานของรัฐ

ขั้นตอนที่เป็นธรรมชาติต่อไปในการพัฒนากระบวนการนี้คือการเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก เช่น องค์กรของการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ไม่เพียง แต่ภายในแผนก แต่ยังรวมถึงระหว่างหน่วยงานด้วย

โครงสร้างพื้นฐานของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างผู้เข้าร่วมการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกเกิดขึ้น:

ก) ระบบการเก็บบันทึกอัตโนมัติของแผนก (โฟลว์เอกสาร) ของผู้เข้าร่วม MEDO (ต่อไปนี้จะเรียกว่า ASD ของผู้เข้าร่วม MEDO)

b) ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก (ระบบ MEDO);

c) คอมเพล็กซ์ฮาร์ดแวร์-ซอฟต์แวร์สำหรับเชื่อมต่อ ASD ของผู้เข้าร่วม MEDO กับระบบ MEDO (ต่อไปนี้จะเรียกว่าอินเทอร์เฟซ PAK)

ASD ของผู้เข้าร่วม MEDO ทำหน้าที่เป็นสมาชิกของระบบ MEDO และรับรองการสร้าง/การดำเนินการของเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และ/หรือกระดาษตามขั้นตอนการทำงานของสำนักงานที่ผู้เข้าร่วม MEDO นำไปใช้

ระบบ MEDO เป็นเครือข่ายการสื่อสารที่ปลอดภัยซึ่งให้บริการ "บริการไปรษณีย์ของศูนย์รักษาความปลอดภัยข้อมูล" เพื่อวัตถุประสงค์ในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งช่วยให้มั่นใจในการส่งข้อความอีเมลไปยังสมาชิกของบริการไปรษณีย์ที่มีความเป็นไปได้ในการใช้การป้องกันด้วยการเข้ารหัส เครื่องมือและลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผ่านการรับรอง (ES)

HSS สำหรับการเชื่อมต่อคือคอมเพล็กซ์ซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่ให้การเชื่อมต่อของเครือข่ายภายในซึ่ง ASD ของผู้เข้าร่วม MEDO ทำงานกับเครือข่ายการสื่อสารของระบบ MEDO การจับคู่ PAC ใช้ฟังก์ชันหลักดังต่อไปนี้:

นำเข้าจากสมาชิก ASD ของข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารในรูปแบบที่กำหนด;

การแปลงข้อมูลที่นำเข้าเกี่ยวกับเอกสารที่กำลังถ่ายโอนไปเป็นรูปแบบข้อความอีเมล (ต่อไปนี้จะเรียกว่าข้อความอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการไหลของเอกสาร ESD) และส่งข้อความนี้ไปยังผู้รับผ่านทางระบบ MEDO โดยใช้บริการไปรษณีย์ IPS

รับ ESD จากระบบ MEDO และแปลงเป็นรูปแบบที่กำหนดไว้เพื่อส่งออกไปยังระบบการจัดการสำนักงาน

การส่งออกข้อมูลที่ได้รับเกี่ยวกับเอกสารไปยังระบบการจัดการสำนักงาน

บนพื้นฐานของโครงสร้างพื้นฐานนี้ การเปลี่ยนแปลงอย่างเป็นระบบเพื่อการแลกเปลี่ยนเอกสารที่โดดเด่นในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างผู้เข้าร่วมในระบบ MEDO กำลังดำเนินการอยู่

จนถึงปัจจุบันการส่งเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์จากสำนักงานของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียได้ดำเนินการไปยังหน่วยงาน 36 แห่ง (หน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง 33 แห่ง, ฝ่ายบริหารของประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย, สำนักงาน Duma แห่งสหพันธรัฐรัสเซีย สหพันธรัฐรัสเซียและรัฐบาลของภูมิภาคคาลินินกราด) ส่วนแบ่งของเอกสารที่ส่งทางอิเล็กทรอนิกส์ ณ วันที่ 1 พฤษภาคม 2011 มีจำนวนถึง 54% ของปริมาณเอกสารทั้งหมดที่ส่ง

ในสำนักงานของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย MEDO ยอมรับเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์จาก 25 แผนก (22 หน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง, ฝ่ายบริหารของประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย, สำนักงานดูมาแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย สหพันธรัฐรัสเซียและรัฐบาลของภูมิภาคคาลินินกราด)

1.4. การสร้างจดหมายเหตุอิเล็กทรอนิกส์

หน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางกำลังดำเนินการอย่างเข้มข้นในการสร้างและจัดเตรียมการเข้าถึงเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์แบบเปิด เอกสารสำคัญทางอิเล็กทรอนิกส์เหล่านี้เป็นที่เก็บข้อมูลของอาร์เรย์เอกสารกระดาษที่แปลงเป็นดิจิทัล (แปลเป็นรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์) ที่ประกอบเป็นกองทุนเก็บถาวรที่เกี่ยวข้อง

เว็บไซต์ที่สร้างโดย Russian Archives กระทรวงกลาโหม และหน่วยงานอื่นๆ สามารถใช้เป็นตัวอย่างของระบบดังกล่าวได้

อย่างไรก็ตาม นี่เป็นเพียงด้านเดียวของปัญหาในการสร้างเอกสารสำคัญทางอิเล็กทรอนิกส์ มันเกี่ยวข้องกับเอกสารกระดาษที่สร้างไว้ก่อนหน้านี้หรือที่สร้างขึ้นใหม่ น่าเสียดายที่งานสร้างที่เก็บถาวรของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เช่น ไม่มีต้นฉบับกระดาษ Rosachive ยังไม่ได้เริ่ม

1.5. การจัดระเบียบปฏิสัมพันธ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการสร้างรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์

โครงสร้างพื้นฐานของการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกเป็นความซับซ้อนเดียวของเทคโนโลยีสารสนเทศและองค์ประกอบโทรคมนาคม ซึ่งรวมถึง:

ก) องค์ประกอบข้อมูลเป็นส่วนหนึ่งของระบบสารสนเทศและระบบย่อยดังต่อไปนี้:

ระบบข้อมูลของรัฐบาลกลาง "พอร์ทัลรวมของบริการของรัฐและเทศบาล (ฟังก์ชั่น)";

ระบบข้อมูลของรัฐบาลกลาง "ทะเบียนรวมของบริการของรัฐและเทศบาล (ฟังก์ชั่น)";

ระบบข้อมูลของศูนย์รับรองหลักซึ่งดำเนินการโดยหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางที่ได้รับอนุญาต

ระบบการระบุและรับรองข้อมูลที่ได้รับการออกแบบมาเพื่อให้แน่ใจว่าเมื่อมีการโต้ตอบโดยใช้โครงสร้างพื้นฐานการโต้ตอบ การระบุ การอนุญาต และการรับรองความถูกต้องของหน่วยงานและองค์กร ตลอดจนบุคคลและนิติบุคคลที่สมัครใช้บริการของรัฐและ (หรือ) เทศบาล (ต่อไปนี้จะเรียกว่าผู้สมัคร) ;

ระบบรวมของปฏิสัมพันธ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก

b) องค์ประกอบขององค์กรและทางเทคนิคในองค์ประกอบต่อไปนี้:

ศูนย์การเข้าถึงสาธารณะที่ออกแบบมาเพื่อแจ้งให้ผู้สมัครทราบเกี่ยวกับกิจกรรมขององค์กรและองค์กร และบริการที่จัดหาให้ ตลอดจนเพื่อให้ผู้สมัครสามารถเข้าถึงบริการของรัฐและเทศบาลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

คอลเซ็นเตอร์ที่ให้บริการแจ้งผู้สมัครโดยใช้การสื่อสารทางโทรศัพท์เกี่ยวกับบริการของรัฐและเทศบาลที่จัดทำโดยหน่วยงานและองค์กรต่างๆ

c) วิศวกรรมและองค์ประกอบเสริมในองค์ประกอบต่อไปนี้:

ระบบรักษาความปลอดภัยข้อมูล

เครือข่ายข้อมูลและโทรคมนาคมที่รับรองการทำงานร่วมกันของระบบข้อมูลในการให้บริการของรัฐและเทศบาล

เครือข่ายศูนย์ประมวลผลข้อมูลที่รับประกันการทำงานของโครงสร้างพื้นฐานการโต้ตอบ

ระบบที่เป็นหนึ่งเดียวของการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกคือระบบข้อมูลของรัฐบาลกลางที่มีฐานข้อมูล รวมถึงข้อมูลเกี่ยวกับซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่ใช้โดยหน่วยงานและองค์กรที่ให้การเข้าถึงผ่านระบบปฏิสัมพันธ์ไปยังระบบข้อมูลของตน (ต่อไปนี้จะเรียกว่าบริการอิเล็กทรอนิกส์) ข้อมูลเกี่ยวกับประวัติของการเคลื่อนไหวในระบบปฏิสัมพันธ์ของข้อความอิเล็กทรอนิกส์ในการให้บริการของรัฐและเทศบาล การทำงานของรัฐและเทศบาลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ตลอดจนเครื่องมือซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่รับประกันการทำงานร่วมกันของระบบข้อมูลของร่างกาย และองค์กรที่ใช้ในการให้บริการของรัฐและเทศบาลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และการปฏิบัติหน้าที่ของรัฐและเทศบาล

สถานะของกิจการในด้านการให้บริการสาธารณะแก่ประชากรในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์นั้นครอบคลุมอย่างกว้างขวางในสื่อและเราสามารถประเมินได้อย่างแท้จริงโดยการติดต่อพอร์ทัลอินเทอร์เน็ตที่เกี่ยวข้อง

ปัญหาและแนวโน้ม

2.1. การพัฒนาระบบ MEDO

โอกาสหลักในการพัฒนาระบบ MEDO คือการขยายตัวขององค์ประกอบของผู้เข้าร่วม (ระบบเริ่ม "ย้ายไปยังภูมิภาค") ซึ่งสะท้อนให้เห็นในการเปลี่ยนแปลงกฎระเบียบของ MEDO ตลอดจนการทำงานต่อไป เกี่ยวกับความชอบธรรมและมาตรฐานของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ในเวลาเดียวกัน เราต้องเข้าใจว่า แม้จะมีความคืบหน้าที่ชัดเจนในการพัฒนาการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แต่ก็ยังมีปัญหาอยู่บ้าง - วิทยาศาสตร์ วิธีการทางเทคนิค องค์กร ที่ต้องได้รับการแก้ไข

ปัญหาแรกและพื้นฐานคือในสหพันธรัฐรัสเซียขณะนี้มีสถานการณ์ที่ไม่มีหน่วยงานในประเทศที่มีหน้าที่ในการพัฒนานโยบายของรัฐและกฎระเบียบทางกฎหมายในด้านงานสำนักงานและการไหลของเอกสาร สำนักงานจดหมายเหตุกลาง (Federal Archival Agency) ซึ่งอยู่ภายใต้กระทรวงวัฒนธรรมของสหพันธรัฐรัสเซีย มีอำนาจค่อนข้างน้อยในพื้นที่นี้ ซึ่งส่วนใหญ่เกี่ยวข้องกับการประสานงานของคำสั่งของแผนกสำหรับงานสำนักงาน แนวปฏิบัติของโลกแสดงให้เห็นว่าในประเทศเหล่านั้นซึ่งมีความก้าวหน้าอย่างมีนัยสำคัญในการดำเนินการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ โครงสร้างที่เกี่ยวข้องมีอำนาจในวงกว้างกว่ามาก เห็นได้ชัดว่ามีความจำเป็นต้องให้หน่วยงานจดหมายเหตุของรัฐบาลกลางมีหน้าที่ในการพัฒนานโยบายของรัฐ กฎระเบียบทางกฎหมาย การให้บริการสาธารณะในด้านการทำงานในสำนักงาน การจัดการเอกสารและการเก็บถาวร อาจทำได้โดยอยู่ภายใต้การควบคุมโดยตรงกับรัฐบาลของ สหพันธรัฐรัสเซีย.

ปัญหาที่สองคือการพัฒนาและการอนุมัติในรูปแบบของมาตรฐานข้อกำหนดรายละเอียด โมเดลเอกสารอิเล็กทรอนิกส์. ในปัจจุบัน แม้จะมีการใช้คำนี้อย่างกว้างขวาง รวมทั้งในการดำเนินการทางกฎหมาย น่าเสียดายที่ไม่มีความเข้าใจที่ชัดเจนและการตีความแนวคิดนี้อย่างแจ่มแจ้ง แท้จริงแล้ว เมื่อพูดถึงการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่จริงแล้ว เรากำลังพูดถึงการหมุนเวียน สำเนาอิเล็กทรอนิกส์เอกสารกระดาษ ผลที่ตามมาคือเอกสารกำกับดูแลเกือบทั้งหมดในด้านการทำงานในสำนักงานและเวิร์กโฟลว์ได้รับการเน้นที่การทำงานกับเอกสารที่เป็นกระดาษทั้งโดยชัดแจ้งหรือโดยปริยาย ความพยายามที่จะนำไปใช้กับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ทำให้เกิดคำถามมากมายในทันที และก่อนอื่น ข้อมูลชุดใดที่จัดเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ที่ถือเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ปัญหาสำคัญประการที่สามที่ต้องให้รายละเอียดเพิ่มเติมคือปัญหาการรับรองความถูกต้อง (authentication) ของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ แน่นอนว่าการนำกฎหมายของรัฐบาลกลางฉบับที่ 63-FZ ไปใช้เมื่อวันที่ 6 เมษายน 2554 "ในลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์" เป็นขั้นตอนที่จริงจังในการขยายขอบเขตของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ปัจจุบันร่างพระราชกฤษฎีกาได้จัดทำและส่งไปยังรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเกี่ยวกับประเภทของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ที่ผู้บริหารและรัฐบาลท้องถิ่นใช้ในการจัดการปฏิสัมพันธ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ขั้นตอนการใช้งานตลอดจนข้อกำหนดสำหรับ สร้างความมั่นใจในความเข้ากันได้ของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ อย่างไรก็ตาม นี่ไม่ใช่โซลูชันที่ละเอียดถี่ถ้วนซึ่งครอบคลุมทุกกรณีที่ต้องมีการตรวจสอบเอกสาร ความจริงก็คือลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์มี ... ระยะเวลาที่ จำกัด ซึ่งกำหนดโดยความเสถียรของระบบการแปลงรหัสลับที่ใช้ และสิ่งนี้ทำให้แยกความแตกต่างจากระบบการรับรองความถูกต้อง (การป้องกัน) ของเอกสารที่เป็นกระดาษโดยพื้นฐาน โดยอิงจากการใช้ลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือ ตราประทับ และรายละเอียดอื่นๆ ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์จะใช้ได้ค่อนข้างมากเมื่อระยะเวลาที่ใช้ได้นานกว่าช่วงเวลาที่อาจจำเป็นต้องใช้เอกสาร ในเวลาเดียวกันเอกสารสำคัญของรัฐบาลและหน่วยงานอื่น ๆ ตามกฎแล้วจะมีระยะเวลาจัดเก็บถาวร

ปัญหาต่อไปเป็นเรื่องของธรรมชาติทางเทคโนโลยี ซึ่งเป็นปัญหาการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ทุกอย่างค่อนข้างง่ายเมื่อเราจัดการกับเอกสารที่เป็นกระดาษ: ในการจัดเก็บและทำงานกับพวกเขา นอกเหนือไปจากการจัดเก็บที่มีชั้นวางหรือชั้นวาง โดยทั่วไปแล้ว ไม่ต้องการสิ่งอื่นใด และในการทำงานกับที่เก็บถาวรของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้น จำเป็นต้องมีโครงสร้างพื้นฐานและเทคโนโลยีที่ซับซ้อนมากขึ้น แน่นอนว่าเทคโนโลยีสารสนเทศทำให้งานเอกสารเร็วขึ้นอย่างมหาศาล แต่พวกมันเองก็เปลี่ยนในอัตราเดียวกัน ตัวอย่างเช่น ในทศวรรษที่ผ่านมา เราได้เห็นการเปลี่ยนแปลงของสื่อหลายประเภทตั้งแต่ฟลอปปีดิสก์แม่เหล็กในรูปแบบต่างๆ ไปจนถึงรูปแบบออปติคัล (ซีดี ดีวีดี ดีวีดีหลายเลเยอร์ บลูเรย์ดิสก์ เป็นต้น) แต่การเปลี่ยนไปใช้เทคโนโลยีใหม่ทุกครั้งทำให้การโยกย้ายข้อมูลที่สะสมจำนวนมหาศาลไปยังแพลตฟอร์มเทคโนโลยีใหม่ มิฉะนั้น ข้อมูลอาจสูญหายได้ สิ่งนี้ทำให้เข้าใจถึงแนวคิดอนุรักษ์นิยมที่สมเหตุสมผลที่ Rosaarchive แสดงให้เห็นในการใช้งานเอกสารสำคัญทางอิเล็กทรอนิกส์ อย่างไรก็ตาม ลัทธิอนุรักษ์นิยมนี้สร้างความสับสนให้กับนักพัฒนา EDMS และองค์กรที่ดำเนินงานธุรการในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์บนพื้นฐานของ EDMS เหล่านี้ เนื่องจากไม่มีข้อกำหนดที่ชัดเจน (ข้อกำหนด) ของ Federal Archive สำหรับเนื้อหาและรูปแบบของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ถ่ายโอนไปยังสาธารณะ พื้นที่จัดเก็บ.

ปัญหาอื่นที่เกี่ยวข้องโดยตรงกับเวิร์กโฟลว์ระหว่างแผนกและการโต้ตอบระหว่าง EDMS ของแผนก นี่เป็นปัญหาในการสร้างและบำรุงรักษาระบบข้อมูลอ้างอิงที่เป็นหนึ่งเดียว (ตัวแยกประเภท พจนานุกรม หนังสืออ้างอิง ฯลฯ) โดยที่จริงแล้วเป็นไปไม่ได้เลยที่จะลดการมีส่วนร่วมของมนุษย์ในการโต้ตอบของ AS ของแผนกให้น้อยที่สุด งานบางอย่างในทิศทางนี้กำลังดำเนินการโดย Federal Archives และ Federal Security Service ในฐานะผู้จัดงาน MEDO อย่างไรก็ตาม ในความเห็นของเรา การมีส่วนร่วมในกระบวนการนี้ นอกเหนือจากหน่วยงานของรัฐแล้ว ชุมชนวิทยาศาสตร์และธุรกิจด้วยก็จะมีประโยชน์มาก

ในที่สุดก็มีปัญหาที่สามารถอธิบายได้ว่าเป็นปัญหา "วิกฤตมิติ" (หรือขนาด) สาระสำคัญของมันอยู่ที่จำนวนผู้เข้าร่วมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์กำลังขยายตัวเหมือนหิมะถล่ม สิ่งนี้นำไปสู่ความจริงที่ว่าแม้แต่นักพัฒนาจำนวนมากที่มีอยู่ก็ไม่สามารถตอบสนองผู้บริโภคทั้งหมดได้ นอกจากนี้ ผู้บริโภคเหล่านี้ทั้งหมดต่างกันในขอบเขต (ขนาด) ความสามารถทางการเงิน และระดับ "ขั้นสูง" ในแง่ของการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ ทางออกในกรณีนี้คือการใช้แนวคิด SAAS (Software as a Service) ที่ Microsoft เสนอในช่วงต้นปี 2000 และขณะนี้กำลังได้รับการพัฒนาอย่างเข้มข้นในฝั่งตะวันตก ตามแนวคิดนี้ บริษัทผู้ให้บริการขนาดใหญ่จะสร้างศูนย์ประมวลผลข้อมูล (DPCs) ที่ทรงพลัง ซึ่งปัญหาของการจัดเก็บ การประมวลผล การรับรองความสมบูรณ์และความปลอดภัยของข้อมูล ตลอดจนปัญหาการดำเนินงานและการบำรุงรักษาวิธีการทางเทคนิคจะได้รับการแก้ไขอย่างครอบคลุม และในระดับสูง ในศูนย์ข้อมูล มีการติดตั้งซอฟต์แวร์ที่มีฟังก์ชันที่จำเป็นสำหรับผู้ใช้ในรูปแบบของชุดบริการเครือข่าย หนึ่งในแอปพลิเคชันของศูนย์ข้อมูลดังกล่าวอาจเป็นระบบข้อมูลที่อยู่บนพื้นฐานของมาตรฐานทั่วไปที่ให้บริการสำหรับงานในสำนักงาน การจัดการเอกสาร และการจัดเก็บเอกสารสำคัญให้กับองค์กรที่ไม่มีความสามารถของตนเอง ในความเห็นของเรา Rosarkhiv หอจดหมายเหตุกลางของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางรวมถึงหน่วยงานจัดเก็บเอกสารของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธ์ซึ่งในอนาคตจะอำนวยความสะดวกในการแก้ปัญหางานที่เกี่ยวข้องกับการโอนเงินจดหมายเหตุเพื่อการจัดเก็บของรัฐ สามารถเป็นสถานที่สำหรับการปรับใช้ศูนย์ข้อมูลดังกล่าว

2.2. การพัฒนาโครงสร้างพื้นฐานของ MEW และเทคโนโลยีของ "รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์" "รัฐสภาอิเล็กทรอนิกส์" เป็นต้น

เห็นได้ชัดว่าในพื้นที่นี้ในอนาคตอันใกล้นี้ความพยายามหลักจะมุ่งเน้นไปที่การดำเนินการตามพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 8 มิถุนายน 2554 ฉบับที่ 451 และการแนะนำเพิ่มเติมของเทคโนโลยีสารสนเทศในด้านประชาสัมพันธ์ . ตัวอย่างของสิ่งนี้คือการพัฒนาแนวคิดสำหรับการจัดตั้งรัฐสภาอิเล็กทรอนิกส์ในสหพันธรัฐรัสเซียจนถึงปี 2558 การอภิปรายเกิดขึ้นเมื่อวันที่ 20 ตุลาคม 2554 ใน State Duma และในขณะเดียวกันก็ได้รับการอนุมัติจากที่ประชุม ของรัฐสภาภายใต้ประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซียเพื่อการพัฒนาสังคมสารสนเทศ

เห็นได้ชัดว่าไม่ใช่เรื่องบังเอิญที่แม้แต่ร่างมาตรฐานที่เตรียมไว้ในด้าน EDMS ก็เรียกว่า "GOST R EDMS ปฏิสัมพันธ์ของระบบการจัดการเอกสาร ข้อกำหนดอีเมล และใช้คำว่า "ข้อความอิเล็กทรอนิกส์" แทน "เอกสารอิเล็กทรอนิกส์"

ที่ได้รับการอนุมัติ

พระราชกฤษฎีกา

สหพันธรัฐรัสเซีย

ตำแหน่ง

เกี่ยวกับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก

1. การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกคือการทำงานร่วมกันของระบบข้อมูลการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานของรัฐของรัฐบาลกลาง เจ้าหน้าที่ของรัฐของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซียและหน่วยงานของรัฐอื่น ๆ รวมถึงองค์กรที่สร้างขึ้นเพื่อปฏิบัติงานที่ได้รับมอบหมายให้รัฐบาลของ สหพันธรัฐรัสเซีย (ต่อไปนี้ตามลำดับ - ผู้เข้าร่วมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก , ระบบสารสนเทศของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์)

2. ผู้จัดงานการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกคือ Federal Security Service ของสหพันธรัฐรัสเซีย

(ดูข้อความในฉบับที่แล้ว)

4. การทำงานร่วมกันของระบบข้อมูลการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในระเบียบนี้หมายถึงการแลกเปลี่ยนข้อความอิเล็กทรอนิกส์ (ดำเนินการโต้ตอบอย่างเป็นทางการในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์) ระหว่างผู้เข้าร่วมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก ได้แก่ :

(ดูข้อความในฉบับที่แล้ว)

ก) การส่งและรับในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์การตัดสินใจและคำแนะนำของประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซียและรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย

b) รับข้อมูลเกี่ยวกับความคืบหน้าของการพิจารณาโดยผู้เข้าร่วมโฟลว์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกของข้อความอิเล็กทรอนิกส์ รวมถึงคำแนะนำจากประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซียและรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย

(ดูข้อความในฉบับที่แล้ว)

c) ส่งรายงานอิเล็กทรอนิกส์ไปยังประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซียและรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย

d) ยื่นต่อรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียโดยหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางในร่างพระราชบัญญัติการกำกับดูแลรวมถึงในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

จ) การดำเนินการโดยผู้เข้าร่วมการหมุนเวียนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกของขั้นตอนการประนีประนอมในร่างกฎหมายกำกับดูแลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

(ดูข้อความในฉบับที่แล้ว)

f) การยื่นแบบฟอร์มอิเล็กทรอนิกส์ของการดำเนินการทางกฎหมายด้านกฎระเบียบของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางเพื่อการลงทะเบียนของรัฐกับกระทรวงยุติธรรมของสหพันธรัฐรัสเซีย

g) การส่งและรับเอกสารอื่น ๆ ที่ส่งในระหว่างการโต้ตอบของผู้เข้าร่วมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

5. เมื่อดำเนินการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก จะได้รับอนุญาตให้แลกเปลี่ยนข้อความอิเล็กทรอนิกส์ที่มีข้อมูลและข้อมูลที่เปิดเผยต่อสาธารณะ การเข้าถึงที่ถูกจำกัดตามกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย การแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างผู้เข้าร่วมการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก การเข้าถึงที่ถูกจำกัดตามกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย จะดำเนินการเมื่อพวกเขาปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับการปกป้องข้อมูลดังกล่าวซึ่งกำหนดขึ้นเกี่ยวกับระบบข้อมูลของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การจัดการ.

(ดูข้อความในฉบับที่แล้ว)

6. หลักการสำคัญของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกคือ:

ก) สร้างความมั่นใจถึงความเป็นไปได้ทางเทคโนโลยีของการใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกโดยผู้เข้าร่วมจำนวนตัวแปร

ข) การใช้โดยผู้เข้าร่วมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกของเทคโนโลยี รูปแบบ โปรโตคอลที่เข้ากันได้สำหรับการโต้ตอบกับข้อมูล และซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่เป็นหนึ่งเดียว

c) การใช้ซอฟต์แวร์และซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่ผ่านการรับรองโดยชอบด้วยกฎหมายโดยผู้เข้าร่วมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก

d) รับรองความสมบูรณ์ของข้อมูลที่ส่ง;

จ) การลดค่าใช้จ่าย รวมถึงการเงินและเวลา ในการดำเนินการโต้ตอบข้อมูลโดยผู้เข้าร่วมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก

f) การรักษาความลับของการส่งและรับข้อมูล

7. โครงสร้างพื้นฐานทางเทคนิคและเทคโนโลยีของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกประกอบด้วยองค์ประกอบต่อไปนี้:

ก) โหนดส่วนหัวของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกซึ่งผู้ดำเนินการเป็นผู้จัดงานการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก

b) โหนดของผู้เข้าร่วมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก

ค) ช่องทางการสื่อสารที่ปลอดภัย

8. วิธีการทางเทคนิคของเฮดโหนดของโฟลว์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกรวมถึงคอมเพล็กซ์ซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์สำหรับการประมวลผล การกำหนดเส้นทางและการจัดเก็บข้อความ เครื่องมือตรวจสอบสำหรับประสิทธิภาพของโครงสร้างพื้นฐานทางเทคนิคและเทคโนโลยีของการไหลของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก เครื่องมือรักษาความปลอดภัยข้อมูล และ วิธีการอื่นของซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์สำหรับการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ของผู้เข้าร่วมในโฟลว์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก

(ดูข้อความในฉบับที่แล้ว)

9. หน้าที่หลักของโหนดส่วนหัวของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกคือ:

ก) รับรองการคุ้มครองข้อมูลที่ประมวลผล จัดเก็บ และส่งข้อมูลจากการเข้าถึงและการบิดเบือนโดยไม่ได้รับอนุญาต เมื่ออยู่ที่โหนดส่วนหัวของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก และส่งผ่านช่องทางการสื่อสารที่ปลอดภัยไปยังโหนดของผู้เข้าร่วมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก

b) การแลกเปลี่ยนข้อความอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างผู้เข้าร่วมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก

10. วิธีการทางเทคนิคของโหนดของผู้เข้าร่วมการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก ได้แก่ อุปกรณ์สื่อสาร เครื่องมือรักษาความปลอดภัยข้อมูล และเวิร์กสเตชัน โหนดนี้ติดตั้งเวิร์กสเตชันอัตโนมัติตามคำขอของผู้เข้าร่วมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก

(ดูข้อความในฉบับที่แล้ว)

11. หน้าที่หลักของโหนดของผู้เข้าร่วมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกคือ:

ก) รับรองการคุ้มครองข้อมูลที่ประมวลผล จัดเก็บ และส่งข้อมูลจากการเข้าถึงและการบิดเบือนโดยไม่ได้รับอนุญาตก่อนถ่ายโอนไปยังช่องทางการสื่อสารที่ปลอดภัย

b) การส่งข้อความอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้รับจากโหนดหลักของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกไปยังระบบข้อมูลของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของผู้รับ

(ดูข้อความในฉบับที่แล้ว)

c) การส่งข้อความอิเล็กทรอนิกส์จากระบบข้อมูลการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของผู้เข้าร่วมการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกไปยังโหนดหลักของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก

(ดูข้อความในฉบับที่แล้ว)

d) การจัดเก็บข้อความอิเล็กทรอนิกส์ก่อนที่จะส่งไปยังโหนดหลักของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกหรือไปยังระบบข้อมูลของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของผู้รับ

(ดูข้อความในฉบับที่แล้ว)

12. การแลกเปลี่ยนข้อความอิเล็กทรอนิกส์ในการดำเนินการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกดำเนินการโดยพนักงานที่ได้รับอนุญาตของผู้เข้าร่วมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก

13. ผู้จัดงานการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกทำหน้าที่ดังต่อไปนี้:

ก) การสนับสนุนองค์กรและระเบียบวิธีในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก

b) การสร้างและอัปเดตไดเรกทอรีที่อยู่ทั่วโลก (ตัวแยกประเภท)

(ดูข้อความในฉบับที่แล้ว)

c) รับรองการทำงานของโครงสร้างพื้นฐานทางเทคนิคและเทคโนโลยีของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก

d) รับรองความปลอดภัยของข้อมูลของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกตามกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซีย

14. การสร้างโครงสร้างพื้นฐานทางเทคนิคและเทคโนโลยีของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกดำเนินการโดยผู้จัดงานการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกและ (หรือ) ผู้เข้าร่วมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกโดยจัดช่องทางการสื่อสารจากโหนดส่วนหัวของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกไปยัง โหนดของผู้เข้าร่วมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก ตลอดจนการสร้างโหนดของผู้เข้าร่วมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก

ในการจัดระเบียบช่องทางการสื่อสารสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก ใช้ช่องทางการสื่อสารของผู้จัดงานการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกและ (หรือ) ช่องทางการสื่อสารที่เช่าโดยผู้จัดงานการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกหรือผู้เข้าร่วมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกจากผู้ให้บริการโทรคมนาคม

(ดูข้อความในฉบับที่แล้ว)

14(1). การสร้างโหนดสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกและการจัดช่องทางการสื่อสารสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกของหน่วยงานรัฐบาลกลาง, หน่วยงานบริหารสูงสุดของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซียและกองทุนที่ไม่ใช่งบประมาณของรัฐจะดำเนินการโดยเสียค่าใช้จ่าย ของการจัดสรรงบประมาณที่กำหนดไว้ในงบประมาณของรัฐบาลกลางของ Federal Security Service ของสหพันธรัฐรัสเซีย

(ดูข้อความในฉบับที่แล้ว)

14(2). หน่วยงานของรัฐของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย ยกเว้นผู้บริหารสูงสุดของอำนาจรัฐของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย มีสิทธิ์สร้างโหนดสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก จัดช่องทางการสื่อสารสำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก การจัดการและบำรุงรักษาโครงสร้างพื้นฐานทางเทคนิคและเทคโนโลยีของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกในการทำงานโดยเสียค่าใช้จ่ายในการจัดสรรงบประมาณของระบบงบประมาณงบประมาณที่สอดคล้องกันของสหพันธรัฐรัสเซียซึ่งจัดทำโดยหน่วยงานเหล่านี้ในกรอบการดำเนินงานของโปรแกรมของรัฐ

(ดูข้อความในฉบับที่แล้ว)

14(3). การสร้างโหนดสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก การจัดระเบียบช่องทางการสื่อสารสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก และการบำรุงรักษาโครงสร้างพื้นฐานทางเทคนิคและเทคโนโลยีของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกขององค์กรที่สร้างขึ้นเพื่อบรรลุภารกิจที่ได้รับมอบหมายจากรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย ยกเว้นกองทุนที่ไม่ใช่งบประมาณของรัฐจะดำเนินการโดยองค์กรเหล่านี้

(ดูข้อความในฉบับที่แล้ว)

15. ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ของโหนดของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกของหน่วยงานรัฐบาลกลาง หน่วยงานบริหารระดับสูงของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซียและกองทุนที่มิใช่งบประมาณของรัฐ ได้มาโดยใช้ค่าใช้จ่ายในการจัดสรรงบประมาณที่จัดเตรียมไว้สำหรับ ในงบประมาณของรัฐบาลกลางของ Federal Security Service ของสหพันธรัฐรัสเซียและโอนโดย Federal Security Service Russian Federation ไปยังหน่วยงานและกองทุนเหล่านี้โดยเปล่าประโยชน์สำหรับการใช้งานชั่วคราว การถ่ายโอนจะเป็นทางการโดยการยอมรับและถ่ายโอนวิธีการทางเทคนิคและซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์

(ดูข้อความในฉบับที่แล้ว)

15(1). หน่วยงานของรัฐของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซียยกเว้นผู้บริหารระดับสูงของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซียมีสิทธิที่จะได้รับวิธีการทางเทคนิคและซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ของโหนดการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกโดยใช้งบประมาณ การจัดสรรงบประมาณที่สอดคล้องกันของระบบงบประมาณของสหพันธรัฐรัสเซียที่จัดเตรียมไว้สำหรับหน่วยงานเหล่านี้ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินการตามโปรแกรมของรัฐ

(ดูข้อความในฉบับที่แล้ว)

15(2). สิ่งอำนวยความสะดวกด้านเทคนิคและซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ของโหนดการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกขององค์กรที่สร้างขึ้นเพื่อทำงานที่ได้รับมอบหมายให้รัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียยกเว้นกองทุนพิเศษงบประมาณของรัฐจะได้รับค่าใช้จ่ายขององค์กรเหล่านี้

(ดูข้อความในฉบับที่แล้ว)

15(3). ข้อกำหนดทางเทคนิคสำหรับโหนดการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกที่ถูกสร้างขึ้นและช่องทางการสื่อสารที่จัดระเบียบสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกตลอดจนสำหรับวิธีการทางเทคนิคและซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่ได้มาของโหนดการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกนั้นตกลงโดยหน่วยงานของรัฐ หน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย ยกเว้นผู้บริหารระดับสูงของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย และองค์กรที่สร้างขึ้นเพื่อดำเนินงานที่ได้รับมอบหมายให้รัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย ยกเว้นงบประมาณพิเศษของรัฐ กองทุนกับผู้จัดงานการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก

ขั้นตอนการอนุมัติได้รับการอนุมัติโดยผู้จัดงานการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก

(ดูข้อความในฉบับที่แล้ว)

15(4). สิ่งอำนวยความสะดวกด้านเทคนิคและซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ของโหนดของผู้เข้าร่วมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกจะต้องอยู่ในห้องที่รับรองความปลอดภัยของกองทุนเหล่านี้และการรักษาความลับของข้อมูลที่ส่งและรับ

16. ในกรณีที่จำเป็นต้องวางวิธีการทางเทคนิคเพิ่มเติมกับผู้เข้าร่วมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกและ (หรือ) โอนไปยังสถานที่อื่นการจัดหาเงินทุนสำหรับการดำเนินงานวางสายการสื่อสารวัตถุการจัดซื้ออุปกรณ์และ ซอฟต์แวร์และการทำงานพิเศษดำเนินการโดยเสียค่าใช้จ่ายในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกของผู้เข้าร่วม งานด้านความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยเหล่านี้ดำเนินการโดยผู้ให้บริการที่ได้รับอนุญาต ข้อกำหนดสำหรับอุปกรณ์ ซอฟต์แวร์และวัสดุที่ซื้อ ตลอดจนข้อกำหนดอ้างอิงสำหรับการปฏิบัติงานพิเศษ ได้รับการตกลงกับผู้จัดงานการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก

(ดูข้อความในฉบับที่แล้ว)

การตั้งค่าวิธีการทางเทคนิคและวิธีการป้องกันตลอดจนการติดตั้งซอฟต์แวร์พิเศษนั้นดำเนินการโดยผู้จัดการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก

17. การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกดำเนินการผ่านการแลกเปลี่ยนข้อความอิเล็กทรอนิกส์ ข้อความอิเล็กทรอนิกส์ประกอบด้วยส่วนประกอบและส่วนเนื้อหา ส่วนที่แนบมานี้มีวัตถุประสงค์เพื่อระบุข้อความ ส่วนเนื้อหาคือข้อความหรือข้อความในข้อความพร้อมไฟล์แนบที่มีสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ (รูปภาพอิเล็กทรอนิกส์) ของเอกสารหรือเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และรายละเอียด ซึ่งอธิบายโดยใช้ภาษา XML รูปแบบของไฟล์ที่ใช้ในการดำเนินการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกต้องเป็นไปตามมาตรฐานระดับชาติหรือระดับสากล หรือมีรหัสโอเพนซอร์สและโครงสร้างแบบเปิด

ดี.วี. โวโลดิน

ปัญหาการจัดระเบียบกระแสเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก

โวโลดิน ดี.วี. ปัญหาองค์กรของการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างหน่วยงาน

คำอธิบายประกอบ

บทความนี้วิเคราะห์แนวโน้มปัจจุบันในการโต้ตอบข้อมูลระหว่างแผนก ปัญหาสำคัญ และหลักการจัดการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก (EDI) การปฏิบัติตามข้อกำหนดเหล่านี้ในทางปฏิบัติถือเป็นตัวอย่างของโครงการเพื่อสร้างระบบ EDR สำหรับผู้บริหารระดับสูงของสหพันธรัฐรัสเซีย

บทความนี้จัดทำขึ้นเพื่อการวิเคราะห์แนวโน้มร่วมสมัยในการโต้ตอบข้อมูลระหว่างแผนก เป็นการอธิบายปัญหาสำคัญและหลักการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างหน่วยงาน โครงการ "MEDO" ของรัฐบาลกลางถือเป็นตัวอย่างการใช้งานจริง

คีย์เวิร์ด / คีย์เวิร์ด

โครงการของรัฐ "Information Society (2011-2020)", การโต้ตอบข้อมูลระหว่างแผนก, การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก (MED), พอร์ทัลรวมของบริการสาธารณะ, ศูนย์ข้อมูล All-Russian State Information Center (OGIC), ระบบการจัดการเอกสารอัตโนมัติ (ASUD)

โปรแกรมของรัฐ "สังคมข้อมูล (2011-2020)", การโต้ตอบข้อมูลระหว่างแผนก, การแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก, พอร์ทัลบริการของรัฐแบบบูรณาการ, ศูนย์ข้อมูลรัฐ All-Russian, ระบบการจัดการบันทึกอิเล็กทรอนิกส์ (ERMS)

VOLODIN Dmitry Vladimirovich - นักวิเคราะห์ที่ปรึกษาทิศทางของ Microsoft SharePoint, "Electronic Office Systems", มอสโก; 8-495-221-24-31 ต่อ 313, +7-903-261-34-49; อีเมลนี้จะถูกป้องกันจากสแปมบอท คุณต้องเปิดการใช้งานจาวาสคริปก่อนจึงจะดูได้

ปัจจุบันในรัสเซียซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการก่อสร้าง "รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์" โครงการของรัฐขนาดใหญ่หลายโครงการกำลังดำเนินการพร้อมกัน สำหรับผู้เชี่ยวชาญในการจัดการเอกสาร แน่นอนว่าโครงการสร้างระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกสำหรับหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางของสหพันธรัฐรัสเซียเป็นที่สนใจเป็นพิเศษ

การสร้างระบบดังกล่าวจะช่วยให้สามารถรวมระบบการจัดการเอกสารที่แตกต่างกันที่ใช้ในหน่วยงานของรัฐต่างๆ ให้เป็นพื้นที่ข้อมูลเดียว การแก้ปัญหาดังกล่าวช่วยให้สามารถใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในระดับใหม่ในกิจกรรมของหน่วยงานของรัฐ ในทางกลับกัน การทำให้ถูกต้องตามกฎหมายและการนำรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ของปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกไปใช้จริงควรนำไปสู่การปรับปรุงอย่างจริงจังในกระบวนการปฏิบัติหน้าที่ของรัฐและให้บริการแก่พลเมืองและองค์กร

ปัญหาของการจัดปฏิสัมพันธ์ระหว่างข้อมูลระหว่างแผนกมีความสำคัญในทางปฏิบัติอย่างยิ่งสำหรับผู้เชี่ยวชาญในด้านการจัดการเอกสารและเอกสารสำคัญ เป็นครั้งแรกที่ระบบข้อมูลบังคับสำหรับการสร้าง ประมวลผล และจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของแผนกได้รับการจัดตั้งขึ้นสำหรับหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางเป็นครั้งแรก วันนี้ เพิ่มความเป็นไปได้ของการแลกเปลี่ยนเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์กับหน่วยงานอื่น ๆ โดยเชื่อมต่อกับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก

ปัญหาที่อธิบายไว้เป็นหนึ่งในแนวทางใหม่ในการจัดการเอกสารและในทางปฏิบัติไม่ได้สะท้อนให้เห็นในสิ่งตีพิมพ์ที่มีอยู่ ข้อยกเว้นคือบทความส่วนบุคคลซึ่งส่วนใหญ่เป็นลักษณะประยุกต์ซึ่งอุทิศให้กับการดำเนินโครงการของรัฐบาลกลาง "MEDO" ซึ่งดำเนินการภายใต้การอุปถัมภ์ของ Federal Security Service ของสหพันธรัฐรัสเซีย นอกจากนี้ เมื่อเร็ว ๆ นี้ ประเด็นของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกได้รับการกล่าวถึงอย่างแข็งขันในสิ่งพิมพ์ในชุมชนมืออาชีพและวิทยาศาสตร์ ในวารสารอุตสาหกรรม และในแหล่งข้อมูลทางอินเทอร์เน็ต

ในวารสารทางวิทยาศาสตร์ หัวข้อนี้ยังไม่ได้รับการพิจารณา แม้ว่าบางประเด็นของการจัดเก็บระยะยาวและการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะได้รับการตีพิมพ์ในวารสาร "Bulletin of the Archivist" และ "Domestic Archives"

แนวโน้มการพัฒนาปฏิสัมพันธ์ของข้อมูลระหว่างแผนก ปัจจุบันมีการนำเอกสารแนวคิดพื้นฐานจำนวนหนึ่งมาใช้ในระดับรัฐซึ่งกำหนดภารกิจในการสร้างสิ่งที่เรียกว่า "รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์" ในสหพันธรัฐรัสเซีย รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์เป็นที่เข้าใจกันว่าเป็นระบบที่มีประสิทธิภาพของการโต้ตอบข้อมูลระหว่างแผนกและการให้บริการสาธารณะแก่ประชาชนและองค์กรที่ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัย

เมื่อเร็ว ๆ นี้มีความคืบหน้าอย่างมีนัยสำคัญในด้านการจัดการเอกสารในภาครัฐ หลายปีที่ผ่านมา กระทรวงและแผนกต่างๆ ได้ใช้ระบบจัดการเอกสารอัตโนมัติ (ADMS) ต่างๆ ในการทำงาน ซึ่งทางเลือกจะขึ้นอยู่กับธรรมชาติของกิจกรรมของแผนก ปริมาณการไหลของเอกสาร ข้อกำหนดสำหรับความน่าเชื่อถือ และความปลอดภัยและลักษณะเฉพาะของการทำงานกับเอกสารบางอย่าง ระหว่างการใช้ ASUD มีการเก็บถาวรเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จำนวนมาก

นอกจากนี้ยังมีการดำเนินการแยกกันในด้านการจัดการปฏิสัมพันธ์ข้อมูลระหว่างแผนก ในปัจจุบัน ข้อมูลระหว่างหน่วยงานต่างๆ ได้รับการถ่ายโอนอย่างแข็งขัน รวมทั้งในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ หน่วยงานบริหารที่แยกจากกันโต้ตอบกันเป็นการถาวรโดยแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่รับรองอำนาจทางกฎหมายอย่างเป็นทางการ ปฏิสัมพันธ์นี้ดำเนินการบนพื้นฐานของการยอมรับข้อตกลงที่เหมาะสมระหว่างผู้เข้าร่วมในการแลกเปลี่ยน

การจัดการเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกยังมีอยู่ระหว่างหน่วยงานของรัฐบาลกลางแต่ละแห่งซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการแก้ปัญหาที่ซับซ้อนของการบริหารรัฐกิจซึ่งจำเป็นต้องมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างแข็งขัน ตัวอย่างเช่น เนื่องจากการมีอยู่ของระบบย่อยการแลกเปลี่ยนข้อมูลพิเศษ บริการและหน่วยงานของรัฐบาลกลางที่อยู่ใต้บังคับบัญชาจึงเชื่อมโยงกับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของกระทรวงการพัฒนาเศรษฐกิจและการค้าของสหพันธรัฐรัสเซีย รวมถึง Federal Tariff Service (FTS of Russia) , หน่วยงานของรัฐบาลกลางสำหรับการจัดการทรัพย์สินของรัฐบาลกลาง (Rosimushchestvo), วัตถุอสังหาริมทรัพย์ (Rosnedvizhimost) สำหรับการจัดการเขตเศรษฐกิจพิเศษ (RosSEZ) และ Russian Federal Property Fund (RFFI) แต่ละแผนกพัฒนาข้อตกลงการแลกเปลี่ยนข้อมูลมาตรฐาน ซึ่งองค์กรที่สนใจสามารถเข้าร่วมได้โดยสมัครใจ

หนึ่งในพื้นที่ที่มีการพัฒนาแบบไดนามิกมากที่สุดของการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างหน่วยงานบริหารคือการจัดหาบริการสาธารณะโดยพวกเขาให้กับประชาชนและองค์กรผ่านทางอินเทอร์เน็ต ในการเชื่อมต่อกับความสำคัญที่เพิ่มขึ้นของอินเทอร์เน็ตในชีวิตของสังคมและรัฐ เว็บไซต์ของหน่วยงานของรัฐกลายเป็นตัวแทนอย่างเป็นทางการในพื้นที่ข้อมูลทั่วโลก ซึ่งเต็มไปด้วยข้อมูลอย่างเป็นทางการ (เอกสารข้อบังคับ ข่าว ข้อมูลภูมิหลังที่เกี่ยวข้อง ฯลฯ ) และจัดให้มีปฏิสัมพันธ์แบบโต้ตอบกับประชาชนและองค์กรด้วยการทำงาน "การรับเสมือน" บริการ "ครบวงจร" การให้บริการพิเศษบางอย่าง ฯลฯ การดำเนินการโต้ตอบทุกประเภทเหล่านี้จำเป็นต้องมีองค์กรที่เชื่อถือได้และมีความสำคัญทางกฎหมาย การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างหน่วยงานภาครัฐ รัฐบาลท้องถิ่น องค์กร และประชาชน

เพื่อสร้างจุดเดียวสำหรับประชาชนและองค์กรในการเข้าถึงข้อมูลและบริการของหน่วยงานของรัฐ พอร์ทัล Unified Portal of Public Services (www.gosuslugi.ru) ได้ถูกสร้างขึ้น พอร์ทัลนี้มีการลงทะเบียนบริการสาธารณะแบบรวมศูนย์ และยังมีข้อมูลเกี่ยวกับขั้นตอนและเงื่อนไขสำหรับการจัดหา ปัจจุบันพอร์ทัลเป็นข้อมูลทั่วไปและระบบอ้างอิงสำหรับการโต้ตอบของประชากรกับหน่วยงาน ในอนาคตผ่าน Single Portal มีการวางแผนที่จะจัดบริการเต็มรูปแบบในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งหมายถึงการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่มีนัยสำคัญทางกฎหมาย

นอกเหนือจากพอร์ทัลบริการสาธารณะแล้ว หลายหน่วยงาน ยังได้จัดระเบียบการทำงานของสิ่งที่เรียกว่า บริการแบบครบวงจร บริการแบบครบวงจรที่สร้างขึ้นเป็นพิเศษสำหรับหน่วยงานบริหารที่ทำหน้าที่ในการประมวลผลและออกเอกสารที่ร้องขอโดยบุคคลหรือนิติบุคคล

บริการแบบครบวงจรได้รับการออกแบบมาเพื่อไม่ให้องค์กรและพลเมืองมีส่วนร่วมอย่างไม่สมควรในการจัดเตรียมหรืออนุมัติเอกสารที่ออกโดยหน่วยงานบริหาร (ใบรับรอง สำเนา สารสกัด การอนุมัติ ใบอนุญาต ใบอนุญาต ใบรับรอง ใบรับรอง เอกสาร ฯลฯ) . การใช้รูปแบบการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ในการทำงานของบริการ "ร้านค้าครบวงจร" ทำให้สามารถเปลี่ยนเป็นเครื่องมือที่มีประสิทธิภาพสำหรับการให้บริการสาธารณะแบบรวมศูนย์และมีคุณภาพสูงเนื่องจากเวลาในการเตรียมการลดลงอย่างมาก เอกสารที่ร้องขอ

เป็นส่วนหนึ่งของการเตรียมเอกสารตามคำขอของผู้สมัครบริการ "ร้านค้าครบวงจร" โต้ตอบกับหน่วยงานบริหารอื่น ๆ และองค์กรของรัฐ ส่งเอกสารให้พวกเขาเพื่อขออนุมัติ แลกเปลี่ยนข้อมูลอ้างอิงและดำเนินการอื่น ๆ เพื่อสร้างความมั่นใจในการจัดเตรียมเอกสาร ที่ผู้สมัครต้องการ

นอกเหนือจากบริการที่กล่าวข้างต้นแล้ว หน่วยงานบางแห่งที่ทำหน้าที่ให้บริการองค์กรและพลเมือง อนุญาตให้จัดเตรียมเอกสารบางประเภทในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ ตัวอย่างเช่น Federal Tax Service ของสหพันธรัฐรัสเซียให้บริการรับคืนภาษีโดยใช้อินเทอร์เน็ต การอนุญาตให้ส่งรายงานภาษีในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์มีอยู่ในรหัสภาษีของสหพันธรัฐรัสเซีย

นอกเหนือจาก Federal Tax Service ของรัสเซียแล้ว ขั้นตอนการจัดเตรียมเอกสารบางประเภทในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์นั้นกำหนดโดยกระทรวงการคลังของสหพันธรัฐรัสเซีย, บริการของรัฐบาลกลางสำหรับตลาดการเงิน, บริการของรัฐบาลกลางสำหรับทรัพย์สินทางปัญญา, สิทธิบัตรและเครื่องหมายการค้า (Rospatent) เป็นต้น

ปัญหาที่ขัดขวางการจัดองค์กรของ MED ในเวลาเดียวกัน แม้ว่าจะมีแนวโน้มเชิงบวกที่อธิบายไว้ แต่เป้าหมายหลักของการก่อตั้งรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ในรัสเซียยังคงไม่สามารถทำได้จนถึงปัจจุบัน

ผลลัพธ์ของการแนะนำเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารในหน่วยงานของรัฐนั้นส่วนใหญ่เป็นลักษณะภายในของแผนกซึ่งไม่อนุญาตให้ปรับปรุงปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกอย่างมีนัยสำคัญและปรับปรุงคุณภาพของบริการสาธารณะที่มอบให้กับประชาชน ระบบข้อมูลสถานะปัจจุบันถูกสร้างขึ้นโดยหน่วยงานของรัฐที่แยกจากกันในกรณีที่ไม่มีฐานทางเทคนิคด้านกฎหมายและกฎระเบียบที่เป็นหนึ่งเดียว ข้อมูลที่มีอยู่ในนั้นไม่สามารถใช้ได้กับหน่วยงานสาธารณะอื่น ๆ สำหรับการใช้งานในการปฏิบัติงาน ซึ่งในทางปฏิบัติจะทำให้เกิดความล่าช้าอย่างมากในการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างแผนก การรวบรวมหลายครั้ง และการทำสำเนาข้อมูลในระบบต่างๆ ในเวลาเดียวกัน ข้อมูลบางส่วนไม่ได้รับการปรับปรุงโดยทันที ซึ่งนำไปสู่ความไม่สอดคล้องกันในข้อมูลที่อยู่ในระบบข้อมูลของรัฐ

จนถึงปัจจุบัน ไม่มีบริการสาธารณะใดที่พลเมืองหรือองค์กรสามารถได้รับโดยไม่ต้องไปเยี่ยมหน่วยงานของรัฐโดยตรง การรับโดยประชากรและองค์กรบริการสาธารณะตลอดจนข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับกิจกรรมของผู้บริหารระดับสูง ในกรณีส่วนใหญ่ต้องอุทธรณ์ส่วนบุคคลต่อหน่วยงานบริหารตลอดจนการจัดหาคำขอและข้อมูลที่จำเป็นอื่น ๆ ในรูปแบบกระดาษ สิ่งนี้นำไปสู่การเสียเวลาอย่างมากและสร้างความไม่สะดวกอย่างมากสำหรับประชากร

หากงานของการทำให้เวิร์กโฟลว์ภายในแผนกเป็นอัตโนมัติได้รับการแก้ไขโดยค่อนข้างประสบความสำเร็จโดยการพัฒนาและการนำระบบควบคุมอัตโนมัติไปใช้ในหน่วยงานของรัฐ การจัดการการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างแผนกในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์จะเป็นงานที่ยากขึ้น ไม่สามารถแก้ไขได้ในระดับของแต่ละแผนก เนื่องจากต้องมีการทำงานร่วมกันของ ASUD ต่างๆ ภายในพื้นที่ข้อมูลระหว่างแผนกเดียว

ในกระบวนการของการก่อตัวนอกจากนี้ยังมีโครงสร้างพื้นฐานที่รับรองความสำคัญทางกฎหมายความน่าเชื่อถือและความปลอดภัยของข้อมูลของรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ของการโต้ตอบระหว่างหน่วยงานสาธารณะระหว่างกันรวมถึงกับประชาชนและองค์กรในกรอบของการให้บริการสาธารณะ

แม้จะมีเปอร์เซ็นต์ของระบบอัตโนมัติที่สำคัญมากของการไหลของเอกสารภายในของโครงสร้างของรัฐ แต่ระบบควบคุมอัตโนมัติที่ใช้โดยพวกเขายังคงปิดอยู่และในกรณีส่วนใหญ่ไม่มีวิธีการรวมเข้าด้วยกัน ความแตกต่างในหลักการของระเบียบวิธีที่พัฒนาขึ้นโดยหน่วยงานของรัฐแต่ละแห่ง เทคโนโลยีสำหรับการรวบรวม ประมวลผล และการใช้ข้อมูล ข้อมูลที่ไม่ได้มาตรฐาน และวิธีการทางภาษาศาสตร์ทำให้การโต้ตอบข้อมูลอัตโนมัติระหว่างระบบที่ใช้มีความซับซ้อนอย่างมาก

เมื่อออกแบบและใช้งานระบบควบคุมอัตโนมัติสำหรับหน่วยงานที่มีอำนาจ ผู้รับเหมาไม่ได้มอบหมายหน้าที่ในการรวมข้ามแพลตฟอร์มและการถ่ายโอนข้อมูลระหว่างระบบที่ถูกสร้างขึ้น ส่งผลให้ในปัจจุบันกระบวนการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างหน่วยงานต่างๆ เป็นไปอย่างยากลำบาก และส่วนใหญ่มักเป็นไปไม่ได้

ในกรณีส่วนใหญ่ การแลกเปลี่ยนเอกสารระหว่างหน่วยงานของรัฐประกอบด้วยการโอนเอกสารที่เป็นกระดาษในรูปแบบต่างๆ วิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมดช่วยให้ส่งเอกสารทางการเพียงส่วนเล็ก ๆ เท่านั้น

การกระจายข้อมูลในอาณาเขตดังกล่าวและการขาดความเป็นไปได้ในการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบอัตโนมัติขัดขวางการดำเนินการควบคุมการดำเนินการเอกสารและคำแนะนำโดยหน่วยงานระดับสูงในเวลาที่เหมาะสม และผลที่ตามมาคือการตัดสินใจของฝ่ายบริหารโดยทันที เพิ่มเวลาที่ใช้ในการถ่ายโอนข้อมูลระหว่างแผนกอย่างมาก ซึ่งจะเพิ่มความเสี่ยงของการละเมิดกำหนดเวลาตามแผนสำหรับการดำเนินการเอกสารและคำแนะนำ

ดังนั้นอุปสรรคระหว่างแผนกการขาดพื้นที่ข้อมูลเดียวความแตกต่างในวิธีการรวบรวมจัดเก็บและประมวลผลข้อมูลที่พัฒนาขึ้นในหน่วยงานของรัฐขัดขวางการดำเนินการควบคุมอัตโนมัติในการดำเนินการเอกสารและคำแนะนำและทำให้ยากต่อการใช้งานที่ทันสมัย เทคโนโลยีสารสนเทศที่มีประสิทธิภาพในด้านปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนก

แนวโน้มเชิงลบทั้งหมดเหล่านี้รุนแรงขึ้นจากการเติบโตอย่างต่อเนื่องของการไหลของเอกสารและความซับซ้อนของกระบวนการโต้ตอบ ตามสถิติ ปริมาณการไหลของเอกสารของหน่วยงานบริหารในช่วงห้าปีมีการเติบโตโดยเฉลี่ย 20-50% ในขณะที่ปฏิสัมพันธ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างหน่วยงานเป็นเพียงส่วนเล็ก ๆ ของการไหลของเอกสาร

เนื่องจากการโต้ตอบระหว่างแผนกอัตโนมัติในระดับต่ำ ในปัจจุบันจึงไม่สามารถจัดประเภทเอกสารหมุนเวียนที่เชื่อถือได้และประเมินความเป็นไปได้และประสิทธิภาพของกระแสเอกสารระหว่างแผนกได้

แยกจากกัน ควรสังเกตว่ามีปัญหาด้านบุคลากรที่ไม่ได้รับการแก้ไข ระดับการฝึกอบรมวิชาชีพทั่วไปของพนักงานที่รับผิดชอบงานสำนักงานในหน่วยงานบริหารในแง่ของการเรียนรู้เทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัยยังคงอยู่ในระดับต่ำซึ่งมีความสำคัญอย่างยิ่งในการเชื่อมต่อกับการแนะนำโซลูชั่นที่ซับซ้อนและบูรณาการในกิจกรรมของหน่วยงานบริหาร นอกจากนี้ยังไม่อนุญาตให้มีการบริหารรัฐกิจระดับใหม่ และการให้บริการสาธารณะแก่ประชาชนและองค์กรที่ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศ ปัจจัยนี้ลดประสิทธิภาพของการใช้จ่ายเงินงบประมาณในการสร้างและพัฒนาระบบสารสนเทศของรัฐลงอย่างมาก

ปัญหาและแนวโน้มเชิงลบที่อธิบายข้างต้นเป็นลักษณะระหว่างแผนกที่ซับซ้อน และไม่สามารถแก้ไขได้ในระดับของหน่วยงานสาธารณะแต่ละแห่ง พวกเขาสามารถเอาชนะได้โดยการก่อตัวของช่องว่างเดียวสำหรับการโต้ตอบข้อมูลระหว่างแผนก การดำเนินการตามแนวคิดของ "รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์" ต้องใช้มาตรการขององค์กรและเทคโนโลยีที่มีการประสานงานและการดำเนินการที่ประสานกันของหน่วยงานสาธารณะภายในกรอบของนโยบายรัฐเดียว

การไหลของข้อมูลที่เกิดขึ้นระหว่างหน่วยงานสาธารณะจำเป็นต้องมีโครงสร้าง ประเมินความเป็นไปได้และประสิทธิผล และรวมศูนย์ในสภาพแวดล้อมข้อมูลเดียวที่สามารถให้บุคคลที่มีอำนาจควบคุมการเคลื่อนย้ายและการดำเนินการของเอกสารและคำแนะนำได้โดยอัตโนมัติ

แนวดิ่งของอำนาจที่สร้างขึ้นในรัสเซียต้องการองค์กรที่ชัดเจนและความโปร่งใสของกิจกรรมของหน่วยงานบริหารทั้งหมดเพื่อบรรลุภารกิจที่รัฐต้องเผชิญอย่างมีประสิทธิภาพ การควบคุมที่มีประสิทธิภาพเหนือการดำเนินการตามคำสั่งจากหน่วยงานระดับสูง ซึ่งจำเป็นสำหรับการตัดสินใจจัดการในเวลาที่เหมาะสม สามารถมั่นใจได้โดยใช้วิธีการอัตโนมัติที่ช่วยให้สามารถรวบรวมข้อมูลที่จำเป็นและให้โอกาสในการได้รับรายงานเชิงวิเคราะห์และสถิติเกี่ยวกับระเบียบวินัยของผู้บริหารในระดับต่างๆ ของลำดับชั้น ของเจ้าหน้าที่.

กรอบงานด้านเทคนิค องค์กร และระเบียบข้อบังคับในปัจจุบันได้สร้างข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการใช้การจัดการเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกที่มีนัยสำคัญทางกฎหมายแล้วในกิจกรรมของหน่วยงานภาครัฐ แต่สำหรับการนำ MED ไปปฏิบัติจริง จำเป็นต้องมีกรอบแนวคิดและระเบียบวิธีโดยละเอียด เพื่อสร้างพื้นที่สำหรับการปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนก

หลักการพื้นฐานขององค์กร MED องค์กรของ MED ภายในกรอบของระบบการบริหารรัฐกิจทั้งหมด จำเป็นต้องมีการสร้างพื้นที่ข้อมูลสำหรับการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ในทุกระดับ - รัฐบาลกลาง ภูมิภาค และอาณาเขต เพื่อดำเนินงานนี้ จำเป็นต้องแก้ปัญหาจำนวนหนึ่งที่มีลักษณะซับซ้อน รวมถึงองค์ประกอบทางกฎหมาย ระเบียบข้อบังคับ วิธีการ องค์กร และทางเทคนิค

โครงสร้างพื้นฐานทางเทคโนโลยีของ MED รวมถึงสิ่งที่เรียกว่า "โหนดหลัก", "โหนดผู้เข้าร่วม" รวมถึงช่องทางการสื่อสารที่ปลอดภัย

โหนดหลักคือคอมเพล็กซ์ซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่ทำงานภายในกรอบของระบบศูนย์ข้อมูลของรัฐ การพัฒนาและการดำเนินการของคอมเพล็กซ์ดังกล่าวควรรับประกันการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่สำคัญทางกฎหมายระหว่างระบบควบคุมอัตโนมัติของผู้เข้าร่วมทั้งหมดในปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนกตลอดจนการจัดการเอกสารที่ส่งต่อจากส่วนกลาง ในรัสเซียและทั่วโลกเพื่อจุดประสงค์นี้มีการวางแผนที่จะสร้างศูนย์ข้อมูลของรัฐ - ศูนย์ข้อมูลแห่งรัฐ All-Russian (OGIC) และศูนย์ข้อมูลของเขตสหพันธรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย

บทบาทของโหนดของผู้เข้าร่วม MED ดำเนินการโดยระบบการจัดการเอกสารอัตโนมัติของแผนก (ADMS) ปัจจุบันระบบดังกล่าวใช้ในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางส่วนใหญ่ ด้วยความช่วยเหลือ การไหลของเอกสารขององค์กรและการบริหาร การประมวลผลคำอุทธรณ์และคำขอจากพลเมืองและองค์กร การจัดระเบียบการจัดเก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ และการจัดการเอกสารสำคัญทางอิเล็กทรอนิกส์จะเป็นไปโดยอัตโนมัติ ระบบควบคุมอัตโนมัติของแต่ละแผนกควรติดตั้งสิ่งที่เรียกว่า "เกตเวย์" ที่รับประกันการแลกเปลี่ยนข้อความอิเล็กทรอนิกส์กับระบบ MED

องค์ประกอบที่สามของ MED คือโครงสร้างพื้นฐานโทรคมนาคมที่ปลอดภัยเพียงส่วนเดียว มันถูกสร้างขึ้นบนพื้นฐานของการรวมเครือข่ายโทรคมนาคมที่มีอยู่และกำลังสร้างของหน่วยงานรัฐบาลกลาง เครือข่ายของรัฐบาลของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซียและการปกครองตนเองในท้องถิ่นตลอดจนเครือข่ายสาธารณะ

หลักการสำคัญของการทำงานของ MED คือการบูรณาการของผู้เข้าร่วม ASUD ที่มีอยู่และระบบขนส่ง (บริการไปรษณีย์) ซึ่งให้การแลกเปลี่ยนข้อความอิเล็กทรอนิกส์ที่ปลอดภัยโดยอัตโนมัติระหว่างผู้เข้าร่วมในโฟลว์เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก

ภายในกรอบของ MED องค์กรที่เข้าร่วมจะแลกเปลี่ยนข้อความอิเล็กทรอนิกส์ รวมทั้งเอกสารและการแจ้งเตือนเกี่ยวกับความคืบหน้าของการพิจารณาและการดำเนินการ

สิ่งที่สำคัญเป็นพิเศษสำหรับการทำงานของระบบ MED คือการพัฒนามาตรฐานเปิดสำหรับการแลกเปลี่ยนเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก ซึ่งทำให้สามารถนำเสนอข้อมูลเกี่ยวกับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ส่งในรูปแบบเดียว

พื้นฐานสำหรับการพัฒนามาตรฐานดังกล่าวควรเป็น GOST R 53898-2010 "ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ปฏิสัมพันธ์ของระบบการจัดการเอกสาร ข้อกำหนดอีเมล มาตรฐานนี้รวมถึงข้อกำหนดสำหรับรูปแบบของข้อความอิเล็กทรอนิกส์ที่ส่งภายในระบบ MED รวมถึงชุดของไฟล์เอกสาร ข้อมูลเมตา และข้อมูลลายเซ็นดิจิทัล

นอกเหนือจากความเป็นไปได้ของการแลกเปลี่ยนในระดับระหว่างแผนกแล้ว การมีอยู่ของมาตรฐานเดียวจะทำให้ไม่สูญเสียเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของรัฐที่สะสมเมื่อระบบควบคุมอัตโนมัติล้าสมัยและไม่ต้องเสียเงินเพิ่มเติมในอนาคตในการแยกและบันทึกเอกสารที่จัดเก็บ ในระบบที่ล้าสมัย

ดังที่คุณทราบ ในประเทศของเรา การนำมาตรฐานไปใช้นั้นดำเนินการด้วยความสมัครใจ ขั้นตอนนี้กำหนดขึ้นตามกฎหมายของรัฐบาลกลาง "ในระเบียบทางเทคนิค" และโดยทั่วไปสอดคล้องกับแนวโน้มระดับโลกในด้านมาตรฐาน อย่างไรก็ตาม ข้อบังคับพิเศษหรือข้อตกลงของคู่สัญญาอาจกำหนดการใช้มาตรฐานหรือข้อบังคับบังคับสำหรับองค์กรบางประเภทหรือในระดับแผนก โดยเฉพาะอย่างยิ่ง เมื่อสร้างระบบ MED สำหรับหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง รูปแบบการแลกเปลี่ยนได้รับการประดิษฐานอยู่ในข้อกำหนดทางเทคนิคที่ได้รับอนุมัติจากรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย

การนำ MED ไปปฏิบัติจริง แนวทางที่อธิบายไว้ข้างต้นในการสร้างระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก ได้พบการประยุกต์ใช้ในทางปฏิบัติในการสร้างระบบที่คล้ายคลึงกันสำหรับหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางของสหพันธรัฐรัสเซีย โครงการนี้ (ย่อมาจาก "MEDO") กำลังดำเนินการเป็นส่วนหนึ่งของโครงการ "Information Society (2011-2020)" ของรัฐ และเป็นไปตามแผนสำหรับการเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารแบบไร้กระดาษที่ได้รับอนุมัติจากรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย

จนถึงปัจจุบัน ภายใต้การอุปถัมภ์ของ Federal Security Service ของสหพันธรัฐรัสเซีย โซลูชันทางเทคนิคสำหรับการสร้างระบบนี้ได้รับการพัฒนา ขั้นแรกได้ถูกสร้างขึ้นและนำไปทดลองใช้ ในระดับรัฐบาลกลาง กำลังดำเนินการเพื่อปรับใช้ส่วนนำร่องของระบบ MEDO ที่ปลอดภัยระหว่างฝ่ายบริหารของประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย สำนักงานรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย และหน่วยงานของรัฐแต่ละแห่ง

กฎระเบียบหลักที่กำหนดสถานะ ผู้เข้าร่วม และขั้นตอนสำหรับการสร้างและการประยุกต์ใช้ระบบนี้คือข้อบังคับเกี่ยวกับระบบ MEDO และข้อกำหนดทางเทคนิคสำหรับระบบนี้ ผู้เข้าร่วมทุกคนในระบบใช้รูปแบบเดียวสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อความอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งสอดคล้องกับโครงสร้าง GOST R 53898-2010

ผู้จัดงาน (ผู้ดำเนินการ) ของระบบ MEDO คือ Federal Security Service ของสหพันธรัฐรัสเซีย (FSO) หน้าที่ของมันรวมถึงการสนับสนุนองค์กรและระเบียบวิธี การบำรุงรักษาไดเรกทอรีที่อยู่ การสร้างและการบำรุงรักษาโครงสร้างพื้นฐานทางเทคนิคและเทคโนโลยีของ MEDO ตลอดจนการคงไว้ซึ่งการทำงาน การประกันความปลอดภัยของข้อมูลของการแลกเปลี่ยนข้อมูล

ณ เดือนมิถุนายน 2554 ตามข้อมูลของ Federal Security Service อุปกรณ์ระบบ MEDO ได้รับการติดตั้งและเชื่อมต่อกับโครงสร้างพื้นฐานด้านการขนส่งในหน่วยงานและองค์กรของรัฐ 90 แห่ง ใน 36 แห่ง งานเสร็จสมบูรณ์ในการรวมระบบควบคุมอัตโนมัติของแผนกเข้ากับระบบ MEDO

ในขณะนี้ เอกสารประเภทต่อไปนี้จะถูกส่งไปยังหน่วยงานของรัฐและองค์กรผ่านระบบ: การกระทำของประธานาธิบดีและรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย มติของประธานรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียและเจ้าหน้าที่ รายงานการประชุมในรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย จดหมายจากแผนกโครงสร้างของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย

ในปัจจุบัน ภายในกรอบของ MED การแจ้งเตือนเกี่ยวกับการลงทะเบียนของเอกสารที่ส่ง การปฏิเสธที่จะลงทะเบียน การยอมรับการดำเนินการ การเตรียมและการส่งรายงาน การเปลี่ยนแปลงในแนวทางการดำเนินการกำลังหมุนเวียนอยู่

ปัจจุบัน แผนกต่างๆ ที่เข้าร่วมโครงการกำลังขยายตัว รวมทั้งช่วงของเอกสารที่จะแลกเปลี่ยนในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับเอกสารแต่ละประเภท การเปลี่ยนไปใช้การแลกเปลี่ยนทางอิเล็กทรอนิกส์จะดำเนินการเป็นขั้นตอน ประการแรกเทคโนโลยีการแลกเปลี่ยนทางอิเล็กทรอนิกส์กำลังทำงานในขณะที่ยังคงรักษากระดาษไว้หลังจากนั้นจึงหยุดส่งเอกสารที่เป็นกระดาษ

ในอนาคต มีการวางแผนมาตรการเพื่อขยายการทำงานของปฏิสัมพันธ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกต่างๆ เพื่อหลีกเลี่ยงความจำเป็นที่บุคคลจะมีส่วนร่วมในการกำหนดเส้นทางของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ต้องส่งชุดข้อมูลเมตา - รายละเอียดที่มีโครงสร้าง - ไปพร้อมกับเอกสาร ซึ่งช่วยให้สามารถประมวลผลเอกสารโดยอัตโนมัติได้ ข้อกำหนดทางเทคนิคที่ได้รับอนุมัติของระบบกำหนดชุดข้อมูลขั้นต่ำที่ส่งไปพร้อมกับเอกสาร มีงานที่ยากกว่านี้รออยู่ข้างหน้า - ในระหว่างการประมวลผลอัตโนมัติของเอกสารขาเข้า ระบบควบคุมอัตโนมัติของผู้มีอำนาจควรสร้างข้อมูลเมตาใหม่ที่สะท้อนถึงสถานะของการทำงานกับเอกสาร แต่ยังไม่ได้รับการพิจารณาว่าข้อมูลที่ ASUD ควรสร้างเพิ่มเติมเพื่อแจ้งให้ผู้ริเริ่มเอกสารหรือผู้มีส่วนได้เสียอื่น ๆ ทราบเกี่ยวกับสถานะปัจจุบันทางออนไลน์

จากมุมมองของการนำซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ไปใช้ ระบบ MEDO ที่สร้างขึ้นมีส่วนประกอบที่จำเป็นดังต่อไปนี้:

ADMS ของผู้เข้าร่วม (ส่วนประกอบที่มีอยู่) - ผู้เข้าร่วมแต่ละคนมีระบบแผนกที่ทำให้กระบวนการเวิร์กโฟลว์ภายในเป็นไปโดยอัตโนมัติ

เกตเวย์ (ส่วนประกอบที่นำมาใช้) คือคอมเพล็กซ์ซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่ให้การแลกเปลี่ยนข้อความอิเล็กทรอนิกส์ระหว่าง ASUD และ MEDO ระบบ M รวมถึงฟังก์ชันของการจัดเก็บ การดู ค้นหา ดาวน์โหลดและอัปโหลดข้อความ นี่เป็นซอฟต์แวร์ทั่วไป (ซอฟต์แวร์) ที่มีเซิร์ฟเวอร์ฐานข้อมูล เวิร์กสเตชัน และซอฟต์แวร์ไคลเอ็นต์บริการอีเมล

อะแดปเตอร์ (ส่วนประกอบที่อยู่ระหว่างการพัฒนา) เป็นซอฟต์แวร์ที่ซับซ้อนสำหรับเชื่อมต่อ ASUD กับระบบ MEDO เป็นซอฟต์แวร์พิเศษที่พัฒนาขึ้นแยกต่างหากสำหรับระบบควบคุมอัตโนมัติแต่ละประเภท

สำหรับข้อความที่ส่งถึงทาง MEDO อแด็ปเตอร์จะรับรองการรับและแปลงจากรูปแบบการแลกเปลี่ยนเดียวเป็นรูปแบบ AUD สำหรับการประมวลผลต่อไป สำหรับข้อความขาออก อแด็ปเตอร์มีหน้าที่เตรียมการส่ง แปลงจากรูปแบบ ASUD เป็นรูปแบบการแลกเปลี่ยนเดียว และโอนไปยังระบบ MEDO

เครื่องมือซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่ใช้ในกรอบงานของโครงการ MEDO ซึ่งรับประกันการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างระบบควบคุมอัตโนมัติของแผนก ได้รับการพัฒนาโดยบริษัท Electronic Office Systems (EOS)

นอกจากนี้ บริษัทนี้ยังมีแพ็คเกจซอฟต์แวร์มาตรฐานเวอร์ชันเชิงพาณิชย์สำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกโดยอัตโนมัติ ซึ่งมีจำหน่ายแล้วสำหรับการซื้อและการใช้งานในปัจจุบัน คอมเพล็กซ์นี้ผลิตขึ้นภายใต้ชื่อ "Electronic Interaction Server" และมีฟังก์ชันการทำงานที่ดีขึ้นเมื่อเทียบกับเครื่องมือที่ใช้โดย Federal Security Service ของสหพันธรัฐรัสเซีย

จนถึงปัจจุบัน ACS เดียวที่เตรียมไว้สำหรับใช้ในโหมด DER ก็คือระบบ Delo ที่พัฒนาโดย EOS (เริ่มจากเวอร์ชัน 8.8.0) มันถูกใช้ในผู้เข้าร่วมส่วนใหญ่ในโครงการของรัฐบาลกลาง "MEDO"

การทำงานทั่วไปของระบบ Delo รวมถึงการสนับสนุนสำหรับรูปแบบการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่พัฒนาบนพื้นฐานของมาตรฐาน GOST R 53898-2010 ข้อความอิเล็กทรอนิกส์ที่สร้างและประมวลผลโดยระบบในกระบวนการแลกเปลี่ยนเอกสารทางอีเมลเป็นสิ่งที่เรียกว่า "หนังสือเดินทางของบัตรลงทะเบียนของเอกสาร" (xml-description ของรายละเอียดหลัก) และไฟล์ที่แนบมาด้วย

ระบบ Delo สามารถสร้างชุดการแจ้งเตือนที่ส่งทางอีเมลเกี่ยวกับข้อความในระบบของผู้เข้าร่วม MEDO รายอื่น เหตุการณ์ที่สามารถส่งการแจ้งเตือนทางอิเล็กทรอนิกส์ ได้แก่ การรับ การลงทะเบียน การส่งเอกสาร การสร้างและแก้ไขคำแนะนำสำหรับเอกสาร การส่งเอกสารตอบกลับ

เมื่อใช้ภายในกรอบงานของระบบ MEDO-ASUD ของนักพัฒนารายอื่น จำเป็นต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ปรับแต่งให้ตรงตามข้อกำหนดทั่วไป ในการทำเช่นนี้ คุณต้องรับข้อมูลจาก Federal Security Service ในรูปแบบเดียวสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อความอิเล็กทรอนิกส์และการดำเนินการโต้ตอบของผู้เข้าร่วม MEDO หลังจากนั้น คุณจะต้องติดต่อซัพพลายเออร์หรือผู้พัฒนาระบบควบคุมอัตโนมัติที่ใช้เพื่อดำเนินการพัฒนาอินเทอร์เฟซอะแดปเตอร์กับ MEDO

เห็นได้ชัดว่า ในอนาคตอันใกล้นี้ เราควรคาดหวังลักษณะการทำงานมาตรฐานสำหรับการเชื่อมต่อกับระบบ MED ในการกำหนดค่าทั่วไปของระบบควบคุมอัตโนมัติของนักพัฒนาชั้นนำทั้งหมดในตลาด นี่จะหมายความว่าเทคโนโลยี DER ที่อธิบายในบทความนี้ได้มาถึงระดับของการใช้งานจริงในวงกว้าง

ดังนั้นการจัดระเบียบปฏิสัมพันธ์ของข้อมูลระหว่างแผนกและการสร้างระบบ MED จึงเป็นหนึ่งในงานของรัฐที่สำคัญที่สุดในด้านการดำเนินการตามแนวคิดระดับชาติของ "รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์"

ในการดำเนินโครงการนี้ จำเป็นต้องแก้ปัญหาขององค์กร ด้านเทคนิคและระเบียบวิธีหลายประการ ในหมู่พวกเขา: ขาดกลไกการพัฒนาอย่างดีสำหรับการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ขาดมาตรฐานที่สม่ำเสมอสำหรับกระบวนการรวบรวม จัดเก็บ และประมวลผลข้อมูล การกระจายตัวของระบบสารสนเทศและฐานข้อมูลของแผนก ขาดผู้เชี่ยวชาญที่มีคุณสมบัติ ฯลฯ

ปัญหาที่ขัดขวางการเพิ่มประสิทธิภาพของการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในกิจกรรมของหน่วยงานของรัฐนั้นมีลักษณะที่ซับซ้อนระหว่างหน่วยงานและไม่สามารถแก้ไขได้ในระดับของหน่วยงานแต่ละแห่ง

การก่อตัวของช่องว่างเดียวสำหรับการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกนั้นต้องการกิจกรรมที่ประสานกันจำนวนหนึ่งและการดำเนินการประสานงานของหน่วยงานของรัฐภายในกรอบของนโยบายรัฐเดียวรวมถึงการปรับปรุงกฎระเบียบทางกฎหมายของการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์การพัฒนาวิธีการและการสนับสนุนองค์กรที่เหมาะสม และสร้างโครงสร้างพื้นฐานทางเทคโนโลยีสำหรับ EDT

ข้อกำหนดเบื้องต้นสำหรับการสร้างระบบ MED คือการจัดตั้งข้อกำหนดที่เหมือนกันสำหรับองค์ประกอบ รูปแบบ และข้อมูลเมตาของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ที่ใช้ในการแลกเปลี่ยนระหว่างแผนก กระบวนการในการรับ การส่ง และการประมวลผลเอกสารอิเล็กทรอนิกส์และซอฟต์แวร์เพื่อทำให้กระบวนการเหล่านี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ

จนถึงปัจจุบัน โซลูชันซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ได้ดำเนินการไปแล้ว ซึ่งทำให้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกเป็นจริง หลักการระเบียบวิธีในการจัดการปฏิสัมพันธ์ของระบบควบคุมอัตโนมัติที่ต่างกันกำลังได้รับการทดสอบในทางปฏิบัติภายในกรอบของโครงการของรัฐบาลกลาง "MEDO" และคาดว่าจะใช้กันอย่างแพร่หลาย ในอนาคตอันใกล้นี้ ประสบการณ์เชิงบวกที่ได้รับจะเผยแพร่ในระดับภูมิภาคและระดับเทศบาล เมื่อเวลาผ่านไป ทั้งหน่วยงานของรัฐและองค์กรที่มีปฏิสัมพันธ์อย่างแข็งขันกับหน่วยงานเหล่านี้จะเชื่อมโยงกับระบบประเภทนี้ เป็นที่ชัดเจนมากขึ้นเรื่อยๆ ว่าการนำเทคโนโลยี MED มาใช้อย่างเต็มรูปแบบทั่วประเทศเป็นเรื่องของเวลา

พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 22 กันยายน 2552 N 754
"ในการอนุมัติระเบียบว่าด้วยระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก"

รัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียตัดสินใจ:

อนุมัติระเบียบข้อบังคับเกี่ยวกับระบบการจัดการเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างหน่วยงานที่แนบมาด้วย

ตำแหน่ง
เกี่ยวกับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก
(อนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 22 กันยายน 2552 N 754)

ด้วยการเปลี่ยนแปลงและเพิ่มเติมจาก:

1 สิงหาคม 2554 6 กันยายน 2555 6 เมษายน 2556 26 ธันวาคม 2559 17 ตุลาคม 2560 16 มีนาคม 2562

ข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง:

วรรค 4 เสริมด้วยอนุวรรค "g" ตั้งแต่วันที่ 27 มีนาคม 2019 - พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลรัสเซียลงวันที่ 16 มีนาคม 2019 N 273

6. หลักการสำคัญของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกคือ:

d) รับรองความสมบูรณ์ของข้อมูลที่ส่ง;

f) การรักษาความลับของการส่งและรับข้อมูล

b) โหนดของผู้เข้าร่วมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก

ค) ช่องทางการสื่อสารที่ปลอดภัย

b) การสร้างและอัปเดตไดเรกทอรีที่อยู่ทั่วโลก (ตัวแยกประเภท)

14.1. การสร้างโหนดสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกและการจัดช่องทางการสื่อสารสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกของหน่วยงานรัฐบาลกลาง, หน่วยงานบริหารสูงสุดของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซียและกองทุนที่ไม่ใช่งบประมาณของรัฐจะดำเนินการโดยเสียค่าใช้จ่าย ของการจัดสรรงบประมาณที่กำหนดไว้ในงบประมาณของรัฐบาลกลางของ Federal Security Service ของสหพันธรัฐรัสเซีย

14.2. หน่วยงานของรัฐของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย ยกเว้นผู้บริหารสูงสุดของอำนาจรัฐของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย มีสิทธิ์สร้างโหนดสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก จัดช่องทางการสื่อสารสำหรับเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก การจัดการและบำรุงรักษาโครงสร้างพื้นฐานทางเทคนิคและเทคโนโลยีของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกในการทำงานโดยเสียค่าใช้จ่ายในการจัดสรรงบประมาณของระบบงบประมาณงบประมาณที่สอดคล้องกันของสหพันธรัฐรัสเซียซึ่งจัดทำโดยหน่วยงานเหล่านี้ในกรอบการดำเนินงานของโปรแกรมของรัฐ

14.3. การสร้างโหนดสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก การจัดระเบียบช่องทางการสื่อสารสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก และการบำรุงรักษาโครงสร้างพื้นฐานทางเทคนิคและเทคโนโลยีของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกขององค์กรที่สร้างขึ้นเพื่อบรรลุภารกิจที่ได้รับมอบหมายจากรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย ยกเว้นกองทุนที่ไม่ใช่งบประมาณของรัฐจะดำเนินการโดยองค์กรเหล่านี้

15.1. หน่วยงานของรัฐของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซียยกเว้นผู้บริหารระดับสูงของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซียมีสิทธิที่จะได้รับวิธีการทางเทคนิคและซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ของโหนดการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกโดยใช้งบประมาณ การจัดสรรงบประมาณที่สอดคล้องกันของระบบงบประมาณของสหพันธรัฐรัสเซียที่จัดเตรียมไว้สำหรับหน่วยงานเหล่านี้ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการดำเนินการตามโปรแกรมของรัฐ

15.2. สิ่งอำนวยความสะดวกด้านเทคนิคและซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ของโหนดการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกขององค์กรที่สร้างขึ้นเพื่อทำงานที่ได้รับมอบหมายให้รัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียยกเว้นกองทุนพิเศษงบประมาณของรัฐจะได้รับค่าใช้จ่ายขององค์กรเหล่านี้

15.3. ข้อกำหนดทางเทคนิคสำหรับโหนดการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกที่ถูกสร้างขึ้นและช่องทางการสื่อสารที่จัดระเบียบสำหรับการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกตลอดจนสำหรับวิธีการทางเทคนิคและซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่ได้มาของโหนดการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกนั้นตกลงโดยหน่วยงานของรัฐ หน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย ยกเว้นผู้บริหารระดับสูงของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย และองค์กรที่สร้างขึ้นเพื่อดำเนินงานที่ได้รับมอบหมายให้รัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย ยกเว้นงบประมาณพิเศษของรัฐ กองทุนกับผู้จัดงานการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก

ข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง:

พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 26 ธันวาคม 2559 N 1484 ข้อบังคับถูกเสริมด้วยข้อ 15.4

15.4. สิ่งอำนวยความสะดวกด้านเทคนิคและซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ของโหนดของผู้เข้าร่วมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกจะต้องอยู่ในห้องที่รับรองความปลอดภัยของกองทุนเหล่านี้และการรักษาความลับของข้อมูลที่ส่งและรับ

18. ผู้ส่งข้อความอิเล็กทรอนิกส์ที่มีสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ของเอกสารมีหน้าที่รับผิดชอบในการปฏิบัติตามเนื้อหาของสำเนาอิเล็กทรอนิกส์ที่มีเนื้อหาของเอกสารต้นฉบับบนกระดาษ

19. การลงทะเบียน (การบัญชี) ของข้อความอิเล็กทรอนิกส์ในระบบข้อมูลการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของผู้เข้าร่วมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกดำเนินการตามคำแนะนำสำหรับการทำงานในสำนักงานของผู้เข้าร่วมรายนี้

ข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง:

พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 26 ธันวาคม 2559 N 1484 ระเบียบนี้เสริมด้วยข้อ 19.1

19.1. การส่งข้อความอิเล็กทรอนิกส์จากระบบข้อมูลการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของผู้เข้าร่วมการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกในโหมดทดสอบด้วยการทำซ้ำเอกสารบนกระดาษจะต้องดำเนินการภายในอย่างน้อยหนึ่งเดือนนับจากวันที่เชื่อมต่อของผู้เข้าร่วมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก . ระยะเวลาของโหมดการทดสอบถูกกำหนดโดยผู้เข้าร่วมการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก

20. ระบบข้อมูลการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของผู้เข้าร่วมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกควรจัดให้มีการจัดทำการแจ้งเตือนเกี่ยวกับความคืบหน้าในการพิจารณาข้อความอิเล็กทรอนิกส์โดยผู้เข้าร่วมรายนี้

21. การรักษาโครงสร้างพื้นฐานทางเทคนิคและเทคโนโลยีของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกในสภาพการทำงานดำเนินการโดยผู้จัดงานการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกและ (หรือ) ผู้เข้าร่วมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกโดยดำเนินการชุดงาน ได้แก่ :

ก) รับรองความสามารถในการทำงานของซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์

ข) การวิเคราะห์และกำจัดความล้มเหลวและข้อผิดพลาดของซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ที่ตรวจพบระหว่างการทำงาน

c) รับรองการป้องกันไวรัสของข้อมูล

25. มาตรการขององค์กร ได้แก่ :

ก) การตรวจสอบการปฏิบัติตามข้อกำหนดของเอกสารกำกับดูแลที่ควบคุมการรักษาความปลอดภัยข้อมูล

b) กำหนดเจ้าหน้าที่ของผู้เข้าร่วมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกและผู้จัดงานการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกที่รับผิดชอบในการรักษาความปลอดภัยข้อมูล

c) กำหนดขั้นตอนในการสำรอง กู้คืน และเก็บถาวรฐานข้อมูลที่อยู่บนโหนดหลักของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก ตลอดจนขั้นตอนการอัปเดตฐานข้อมูลต่อต้านไวรัส

d) กำหนดขั้นตอนการรับเข้าทำงานซ่อมแซมและฟื้นฟูซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์

จ) การจัดมาตรการรักษาความปลอดภัยที่เกี่ยวข้องกับสถานที่ซึ่งโหนดของผู้เข้าร่วมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกตั้งอยู่และวิธีการทางเทคนิคของโหนดเหล่านี้

ในช่วงปลายศตวรรษที่ 20 แนวคิดเรื่องรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์เริ่มแพร่หลายไปทั่วโลก ซึ่งหมายความว่า "รัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์" ในภาษารัสเซีย แนวคิดของ e-government ขึ้นอยู่กับแนวคิดของการใช้เทคโนโลยีสารสนเทศที่ทันสมัยและระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในการทำงานของโครงสร้างของรัฐ ตามระดับของการดำเนินการตามแนวคิดนี้ ผู้เชี่ยวชาญของสหประชาชาติจะประเมินระดับการพัฒนาประเทศ รัสเซียตามการจัดอันดับในปี 2555 อยู่ในอันดับที่ 27

การนำระบบอัตโนมัติไปใช้ในโครงสร้างของรัฐ

โดยคำนึงถึงแนวโน้มทั่วโลก, ความสำเร็จในด้านเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร, การแนะนำ EDMS ในโครงสร้างของรัฐบาล, อันดับต่ำของรัสเซีย, ความเป็นผู้นำของประเทศดึงความสนใจไปที่ประเด็นของการทำงานอัตโนมัติของอุปกรณ์ของรัฐ คำถามเกิดขึ้นเกี่ยวกับการเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์แบบเต็มรูปแบบในระดับประเทศ

ดังนั้นจึงไม่ใช่เรื่องบังเอิญที่การประชุมครั้งแรกของสภาเพื่อการพัฒนาสังคมข้อมูลซึ่งจัดขึ้นในเดือนกุมภาพันธ์ 2552 ประธานาธิบดี (ในปีนั้นคือ D.A. Medvedev) ได้กำหนดภารกิจในการสร้างข้อมูลและข้อกำหนดเบื้องต้นของสถาบันสำหรับการรวมเข้ากับ สังคมสารสนเทศระดับโลกในสองปี การทำงานในด้านข้อมูลของสังคมนำไปสู่การสร้างโครงการรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์ในรัสเซีย - โปรแกรมเป้าหมายของรัฐบาลกลาง "Electronic Russia (2002 - 2010)"อนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 28 มกราคม 2545 ฉบับที่ 65 (มีการเปลี่ยนแปลงในปี 2547, 2549, 2552 และ 2553)

ควรสังเกตว่าการนำเทคโนโลยีและระบบอัตโนมัติมาใช้ในโครงสร้างของรัฐบาลไม่ได้ดำเนินการตามจังหวะที่จำเป็นในการดำเนินงานของรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์

ตัวอย่างเช่นหนึ่งในนั้นคือองค์กรของกระบวนการถ่ายโอนเอกสารระหว่างองค์กรเพื่อการโต้ตอบระหว่างแผนก แม้ว่าจะมีเครือข่ายท้องถิ่นอยู่ก็ตาม เอกสารที่สร้างขึ้นสามารถอนุมัติในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์และลงนามด้วยลายเซ็นดิจิทัลอิเล็กทรอนิกส์ได้ แต่การอนุมัติได้ดำเนินการโดยใช้วิธีการแบบเดิม ประธานาธิบดีเรียกร้องให้ฝ่ายบริหารของประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซียเป็นแบบอย่างสำหรับรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียในเรื่องความร่วมมือระหว่างแผนกและการเปิดเผยข้อมูล

สรุปข้างต้นและประเมินผล โครงการระยะเริ่มต้นของการใช้งาน FTP " อิเล็กทรอนิกส์ รัสเซีย” (ตั้งแต่ปี 2545 ถึง พ.ศ. 2553) ควรสังเกตว่าพื้นฐานของกรอบวิธีการและระเบียบข้อบังคับถูกสร้างขึ้นสำหรับการประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร (ICT) อย่างเต็มรูปแบบในสังคมธุรกิจกิจกรรมของหน่วยงานของรัฐและตนเองในท้องถิ่น -รัฐบาล. การพัฒนาเพิ่มเติมของโครงการ "Electronic Russia" และระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกนั้นสะท้อนให้เห็นในคำสั่งของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 20 ตุลาคม 2553 ฉบับที่ 1815-r (แก้ไขเมื่อวันที่ 20 กรกฎาคม 2556) "ในโครงการของรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย "สมาคมสารสนเทศ (2011 - 2020)"". ในบรรดาตัวชี้วัดเป้าหมายและตัวชี้วัดของโครงการของรัฐก็มีดังต่อไปนี้: ส่วนแบ่งของการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างหน่วยงานของรัฐในปริมาณรวมของการไหลของเอกสารวางแผนที่จะเพิ่มขึ้นเป็น 70% ภายในปี 2558 (ดู: ตัวชี้วัดเป้าหมายและตัวชี้วัด ของโปรแกรมของรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย "สมาคมสารสนเทศ (2011 - 2020) ปี)" ภาคผนวกที่ 1 ถึงโปรแกรมของรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย "สมาคมสารสนเทศ (2011 - 2020)")

เป็นส่วนหนึ่งของการใช้งาน FTP " อิเล็กทรอนิกส์ รัสเซีย» โครงการขนาดใหญ่สองโครงการกำลังได้รับการพัฒนาอย่างเข้มข้น – ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก (MEDO) และระบบปฏิสัมพันธ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก (SMEV) Federal Security Service (FSO) รับผิดชอบโครงการ MEDO และกระทรวงโทรคมนาคมและสื่อสารมวลชนเป็นผู้รับผิดชอบ SMEV

ระบบ MEDO คืออะไร?

ระบบ MEDO เป็นระบบข้อมูลของรัฐบาลกลางสำหรับการแลกเปลี่ยนอัตโนมัติของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในโหมดปลอดภัยระหว่างฝ่ายบริหารของประธานาธิบดี สำนักงานรัฐบาล หน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง (FOIV) และหน่วยงานบริหารของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย รวมถึงการแจ้ง หน่วยงานของรัฐสูงสุดเกี่ยวกับความคืบหน้าของการปฏิบัติตามคำสั่ง วัตถุประสงค์ของการสร้าง MEDO คือการเพิ่มประสิทธิภาพการจัดการในหน่วยงานของรัฐโดยลดเวลาที่ใช้ในการส่งเอกสารระหว่างองค์กรและแผนกต่างๆ ลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินการและส่งเอกสาร และติดตามการปฏิบัติตามคำสั่ง กล่าวคือ MEDO เป็นสื่อกลางที่ผู้บริหารสามารถและควรแลกเปลี่ยนเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

เพื่อให้บรรลุเป้าหมายในการปรับปรุงประสิทธิภาพการจัดการในหน่วยงานของรัฐ ได้มีการนำกฎหมายด้านกฎระเบียบจำนวนหนึ่งมาใช้ซึ่งควบคุมพื้นฐานของ MEDO:

ระเบียบว่าด้วยระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างหน่วยงาน, ที่ได้รับการอนุมัติ พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 22 กันยายน 2552 ฉบับที่ 754 (แก้ไขโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 1 สิงหาคม 2554 ฉบับที่ 641 วันที่ 6 กันยายน 2555 ฉบับที่ 890 วันที่ 6 เมษายน พ.ศ. 2554 2556 หมายเลข 305).

นี่คือเอกสารหลักที่กำหนดแนวคิดของ MEDO และผู้เข้าร่วมในระบบนี้ กฎระเบียบระบุว่าระบบไม่ควรให้ความเป็นไปได้ในการถ่ายโอนเอกสารระหว่างระบบ EDMS ของฝ่ายบริหารของประธานาธิบดีและรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย เช่นเดียวกับหน่วยงานของรัฐบาลกลางผ่านช่องทางการสื่อสารที่ปลอดภัย แต่ยังพัฒนาโมดูลซอฟต์แวร์ (อะแดปเตอร์) ) ที่รับรองการทำงานร่วมกันของระบบ MEDO และ EDMS ของแผนก

ข้อกำหนดทางเทคนิคสำหรับองค์กรของการโต้ตอบระหว่างระบบการจัดการเอกสารระหว่างแผนกและระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางได้รับการอนุมัติ พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 02.10.2009 ฉบับที่ 1403-r อธิบายข้อกำหนดสำหรับองค์ประกอบขององค์กรของการโต้ตอบ: EDMS เกตเวย์ อะแดปเตอร์ ฯลฯ
เกี่ยวกับกฎการทำงานในสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง, ที่ได้รับการอนุมัติ พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 15 มิถุนายน 2552 ฉบับที่ 477

กฎเหล่านี้กำหนดขั้นตอนการทำงานแบบครบวงจรสำหรับการทำงานในสำนักงานในหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง กฎนี้ใช้ไม่ได้กับองค์กรการทำงานกับเอกสารที่มีความลับของรัฐ บนพื้นฐานของกฎเหล่านี้ หน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง ตามข้อตกลงกับหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางในด้านการเก็บถาวร ออกคำแนะนำเกี่ยวกับงานในสำนักงาน

ข้อบังคับเกี่ยวกับระบบรวมของการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก (SMEV)ที่ได้รับการอนุมัติ พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 8 กันยายน 2553 ฉบับที่ 697

ข้อกำหนดสำหรับกระทรวงโทรคมนาคมและสื่อสารมวลชนเพื่อให้แน่ใจว่ามีการบำรุงรักษา SMEV แบบรวม ข้อกำหนดสำหรับหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง (FOIS) คำแนะนำสำหรับหน่วยงานสาธารณะของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซีย ฯลฯ

โครงการ RF "สังคมสารสนเทศ (2011-2020)"(แก้ไขโดยล่าสุด 20.07.2013 ฉบับที่ 606) อนุมัติแล้ว พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 20 ตุลาคม 2553 ฉบับที่ 1815-r โปรแกรมนี้กำหนดผู้ดำเนินการที่รับผิดชอบ - กระทรวงโทรคมนาคมและสื่อสารมวลชนแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย ผู้ร่วมดำเนินโครงการ: กระทรวงสาธารณสุขและการคุ้มครองทางสังคมของสหพันธรัฐรัสเซีย, กระทรวงวัฒนธรรมของสหพันธรัฐรัสเซีย, ฯลฯ กำหนดงานของโปรแกรม, ปริมาณการจัดสรรงบประมาณสำหรับโปรแกรม, รัฐและ การคาดการณ์การพัฒนาเทคโนโลยีสารสนเทศและโทรคมนาคมในสหพันธรัฐรัสเซียได้รับการประเมิน ฯลฯ
GOST R 53898-2010 มาตรฐานแห่งชาติของสหพันธรัฐรัสเซีย ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ การโต้ตอบของระบบการจัดการเอกสาร ข้อกำหนดสำหรับข้อความอิเล็กทรอนิกส์ได้รับการอนุมัติ และมีผลบังคับใช้ตามคำสั่งของ Rosstandart ลงวันที่ 26 ตุลาคม 2553 ฉบับที่ 327-st มาตรฐานกำหนดกฎทั่วไปของการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนก EDMS
ข้อ 3 ของส่วนที่ 3 ของรายงานการประชุมคณะกรรมการรัฐบาลว่าด้วยการแนะนำเทคโนโลยีสารสนเทศในกิจกรรมของหน่วยงานของรัฐและราชการส่วนท้องถิ่นลงวันที่ 29.06.2010 ฉบับที่ SS-P10-18pr

เอกสารนี้ทำให้เกิดคำถามเกี่ยวกับระบบรวมของไดเร็กทอรีและตัวแยกประเภทเพื่อวัตถุประสงค์ในการให้บริการสาธารณะในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ เกี่ยวกับความพร้อมของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของแผนกในการทำงานภายในกรอบของ MEDO เป็นต้น

ในปัจจุบัน MEDO จัดให้มีปฏิสัมพันธ์ไม่เฉพาะกับระบบข้อมูลของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางเท่านั้น แต่ยังรวมถึงหน่วยงานของรัฐอื่นๆ ด้วย แม้ว่าหน่วยงานของรัฐบาลกลางจะได้รับการระบุว่าเป็นผู้เข้าร่วมหลักใน MEDO แต่ก็ยังมีประสบการณ์ในการเชื่อมต่อกับ MEDO ในฐานะสมาชิกหน่วยงานหลายหน่วยงานของสหพันธรัฐรัสเซีย ความสนใจใน MEDO ในส่วนของหน่วยงานดังกล่าว รวมถึงรัฐบาลท้องถิ่นนั้นกำลังเติบโตอย่างต่อเนื่อง ดังนั้นหน่วยงานของรัฐบาลกลางจึงเป็นผู้บังคับ (ตามการตัดสินใจของรัฐบาล) ผู้เข้าร่วม MEDO ในขณะที่เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซียและรัฐบาลท้องถิ่นสามารถเข้าร่วมใน MEDO ได้ด้วยตนเองและด้วยความสมัครใจ เหล่านั้น. ตามระเบียบว่าด้วยระบบการจัดการเอกสารระหว่างแผนก ผู้เข้าร่วมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก (ผู้เข้าร่วม MEDO) คือ (รูปที่ 1):

การบริหารของประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย;
สำนักงานรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย;
หน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง;
หน่วยงานของรัฐบาลกลางอื่น ๆ

ข้าว. 1. โครงการผู้เข้าร่วม MEDO

แลกเปลี่ยนอีเมล

ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น MEDO เป็นระบบข้อมูลของรัฐบาลกลางที่ออกแบบมาเพื่อจัดระเบียบปฏิสัมพันธ์ของระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ (EDMS) ของผู้เข้าร่วมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก ปฏิสัมพันธ์ของ EDMS เป็นที่เข้าใจกันว่าเป็นการแลกเปลี่ยนระหว่างผู้เข้าร่วม MEDO ของข้อความอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบของ:

เอกสารอิเล็กทรอนิกส์
การแจ้งเตือน - ข้อมูลเกี่ยวกับความคืบหน้าของการพิจารณาและการดำเนินการของเอกสารเกี่ยวกับ MEDO

อัลกอริทึมสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อความอิเล็กทรอนิกส์แสดงในรูปที่ 2.

ข้าว. 2. อัลกอริธึมสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อความอิเล็กทรอนิกส์

อัลกอริธึมการแลกเปลี่ยนไม่เพียงให้การถ่ายโอนเอกสารเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการแจ้งการรับ ตรวจสอบความคืบหน้าของการดำเนินการเอกสาร ฯลฯ ดังนั้น ผู้เข้าร่วม MEDO แต่ละคนมีโอกาสได้รับเอกสารที่ส่งถึงเขาในทันที สามารถลดเวลาและค่าแรงสำหรับการป้อนข้อมูลและการประมวลผลที่ตามมาใน EDMS เพื่อเตรียมเอกสารขาออกสำหรับการจัดส่ง นอกจากนี้ ผู้ส่งยังมีโอกาสได้รับข้อมูลการดำเนินงานเกี่ยวกับสถานะการทำงานพร้อมเอกสารที่ส่งจากผู้รับผ่าน MEDO จากผู้รับ (แน่นอนว่าหากผู้รับเป็นหนึ่งในผู้เข้าร่วม MEDO ด้วย)

RF Federal Security Service (FSO) รับผิดชอบโครงการ MEDO (ดูพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 22 กันยายน 2552 ฉบับที่ 754)

หน้าที่ของ FSO ในกรอบของการสร้างและการพัฒนา MEDO รวมถึง: การสนับสนุนองค์กรและระเบียบวิธี, การรักษาไดเรกทอรีที่อยู่, การสร้างและบำรุงรักษาการดำเนินงานของโครงสร้างพื้นฐานทางเทคนิคและเทคโนโลยีของ MEDO ตลอดจนการรักษาให้อยู่ในสภาพการทำงาน ความปลอดภัยของข้อมูลของ MEDO

สำหรับสิ่งนี้ ผู้เชี่ยวชาญ FSO ได้พัฒนาเอกสารหลักดังต่อไปนี้:

กฎระเบียบสำหรับการแลกเปลี่ยนเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างหน่วยงานของรัฐของสหพันธรัฐรัสเซียโดยใช้ระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก (อนุมัติโดยหัวหน้าฝ่ายสื่อสารพิเศษของ Federal Security Service ของรัสเซียเมื่อวันที่ 11/11/2011)
ข้อกำหนดทางเทคนิคสำหรับการเชื่อมต่อระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระดับภูมิภาคกับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกที่ปลอดภัย
เงื่อนไขเชิงองค์กรและทางเทคนิคสำหรับการจัดวางที่สิ่งอำนวยความสะดวกของหน่วยงานบริหาร ซึ่งเป็นระบบที่ซับซ้อนสำหรับเชื่อมต่อระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ของแผนกและระดับภูมิภาคกับระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก
กำหนดการสำหรับการเชื่อมต่อระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระดับภูมิภาคกับระบบ MEDO (2011-2014)

เพื่อให้แน่ใจว่าการโต้ตอบของ EDMS ภายในกรอบของระบบ MEDO แบบรวมศูนย์ บริการรักษาความปลอดภัยของรัฐบาลกลางได้พัฒนารูปแบบสำหรับการแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในหน่วยงานของรัฐของรัสเซีย EDMS FOIV แต่ละแห่งที่เป็นสมาชิกของ MEDO จะต้องสร้างเอกสารขาออกในรูปแบบนี้เพื่อส่งไปยังระบบ MEDO ตลอดจนประมวลผลเอกสารที่ได้รับในรูปแบบนี้จาก MEDO

เพื่อให้แน่ใจว่ามีการเชื่อมต่อกันในแต่ละ EDMS ของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง มีความเป็นไปได้ในการแปลงเอกสาร EDMS FOIV เป็นรูปแบบเอกสาร MEDO โดยอัตโนมัติเมื่อเตรียมและส่งเอกสารขาออกและเอกสารขาเข้าในรูปแบบ MEDO เป็นเอกสาร EDMS FOIV

ดังนั้นจึงเป็นไปได้ที่จะแลกเปลี่ยนเอกสารระหว่าง EDMS FOIV และ MEDO ตลอดจนข้อมูลเกี่ยวกับความคืบหน้าของการดำเนินการเอกสาร โดยการแก้ไขรายละเอียดและเนื้อหาของเอกสารคู่กรณีจะได้รับแจ้งเกี่ยวกับข้อเท็จจริงของการสร้างบัตรสำหรับเอกสารขาเข้า, การลงทะเบียนหรือการปฏิเสธการลงทะเบียน, การแต่งตั้งผู้บริหารที่รับผิดชอบสำหรับเอกสารขาเข้า, การลงนามและการลงทะเบียนของขาออก เอกสารที่จัดทำขึ้นเพื่อตอบสนองต่อเอกสารที่เข้ามา การเชื่อมต่อของหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางกับ MEDO ช่วยให้มั่นใจได้ถึงประสิทธิภาพและการจัดการของกระบวนการทางธุรกิจภายในที่เพิ่มขึ้น การแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างผู้เข้าร่วม MEDO อย่างเต็มรูปแบบ ทำให้คุณสามารถติดตามการดำเนินการของเอกสารที่ได้รับโดยอัตโนมัติ ตัวอย่างเช่น จาก สำนักงานของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียส่งถึงหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางและในทางกลับกัน - คำขอจากหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางส่งไปยังสำนักงานรัฐบาล

การดำเนินโครงการ MEDO

โซลูชันทางเทคนิคต่อไปนี้เป็นพื้นฐานสำหรับการดำเนินโครงการ MEDO:

1. ผู้เข้าร่วม MEDO ทุกคนใช้รูปแบบเดียวในการแลกเปลี่ยนข้อความอิเล็กทรอนิกส์ รายละเอียดเอกสาร - ไฟล์รูปแบบ XLM ของโครงสร้างบางอย่างที่มีองค์ประกอบและแอตทริบิวต์ที่ระบุ

อีเมลประกอบด้วยรายละเอียดชุดต่อไปนี้:

ประเภทของอีเมล หมายเลขลงทะเบียน อ้างอิง เอกสารอ้างอิงวันที่ เอกสาร, ข้อมูลเกี่ยวกับบุคคลที่ลงนามในเอกสาร, แผนกย่อย - ผู้ดำเนินการเอกสาร, เนื้อหาโดยย่อของเอกสาร, จำนวนหน้าของเอกสารและสิ่งที่แนบมา, ที่อยู่ของเอกสาร, เอกสารที่เกี่ยวข้อง, ไฟล์ของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

2. ผู้เข้าร่วม MEDO แต่ละคนใช้ส่วนประกอบซอฟต์แวร์และฮาร์ดแวร์ (เกตเวย์ที่เรียกว่า) เพื่อให้แน่ใจว่ามีการแลกเปลี่ยนข้อความอิเล็กทรอนิกส์ระหว่าง EDMS และ MEDO (รับและส่งข้อความ จัดเก็บ ดู ค้นหา อัปโหลด (ดาวน์โหลด) ข้อความอิเล็กทรอนิกส์ ฯลฯ เนื่องจากเป็นส่วนหนึ่งของซอฟต์แวร์รวมเกตเวย์ "บริการไปรษณีย์" กำลังถูกปรับใช้

3. ผู้เข้าร่วม MEDO แต่ละคนใช้ซอฟต์แวร์พิเศษที่ออกแบบมาเพื่อแปลงข้อมูลที่ส่งหรือรับซึ่งรวมอยู่ในข้อความอิเล็กทรอนิกส์ให้อยู่ในรูปแบบการนำเสนอข้อมูลที่ใช้ใน EDMS หรือเป็นรูปแบบข้อมูลมาตรฐานเมื่อแลกเปลี่ยนข้อความอิเล็กทรอนิกส์

นั่นคืออะแดปเตอร์ให้:

สำหรับเอกสารที่ได้รับจาก MEDO - การยอมรับและการแปลงจากรูปแบบการแลกเปลี่ยนเดียวเป็นรูปแบบ EDMS ภายในเพื่อให้แน่ใจว่ามีการประมวลผลเพิ่มเติม
สำหรับการแจ้งเตือนที่ได้รับผ่าน MEDO - การยอมรับและการประมวลผล รวมถึงการป้อนข้อมูลจากการแจ้งเตือนลงใน EDMS
สำหรับเอกสารที่ส่งออกโดย MEDO - การเตรียมการส่ง การแปลงจากรูปแบบภายในของ EDMS เป็นรูปแบบการแลกเปลี่ยนเดียว
สำหรับการแจ้งเตือนขาออกผ่าน MEDO - การก่อตัวในรูปแบบเดียวของการแลกเปลี่ยนและการเตรียมการสำหรับการส่ง

หลักการหลักและการแก้ปัญหาทางเทคนิคของ MEDO คือการผสานรวม EDMS ที่มีอยู่ของผู้เข้าร่วม MEDO และระบบขนส่ง (บริการไปรษณีย์) ซึ่งให้การแลกเปลี่ยนข้อความอิเล็กทรอนิกส์ที่ปลอดภัยโดยอัตโนมัติระหว่างผู้เข้าร่วมในการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก (รูปที่ 3)

ข้าว. 3. โซลูชันระดับองค์กรและทางเทคนิคของ MEDO

จนถึงปัจจุบันมีการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างการบริหารของประธานาธิบดีแห่งสหพันธรัฐรัสเซียและสำนักงานรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียการแจกจ่ายเอกสารต่อไปนี้ไปยังหน่วยงานของรัฐและองค์กรได้ดำเนินการแล้ว:

การกระทำของประธานาธิบดีและรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย
มติของประธานรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียและเจ้าหน้าที่
รายงานการประชุมในรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย
จดหมายจากแผนกโครงสร้างของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย

ปัจจุบัน การแจ้งเตือนประเภทต่อไปนี้กำลังเผยแพร่ผ่าน MEDO:

เกี่ยวกับการลงทะเบียน;
ปฏิเสธที่จะลงทะเบียน;
ในการยอมรับการดำเนินการ
ในการจัดทำรายงาน
ตามทิศทางของรายงาน
เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงในการดำเนินการ

ในการเป็นผู้เข้าร่วม MEDO องค์กรหรือแผนกต้องรวมอยู่ในรายชื่อผู้เข้าร่วม MEDO และจัดเตรียมโครงสร้างพื้นฐานด้านเทคนิคและเทคโนโลยีสำหรับการเชื่อมต่อ EDMS ที่ใช้กับ MEDO ในการดำเนินการตามข้อกำหนดเหล่านี้ คุณต้องสมัครอย่างเป็นทางการกับ FSO โดยขอให้รวมอยู่ในผู้เข้าร่วม MEDO และสร้างโครงสร้างพื้นฐานทางเทคนิคและเทคโนโลยีที่จำเป็น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอินเทอร์เฟซของ EDMS ที่ใช้กับ MEDO - เช่น ใช้ความเป็นไปได้ของการประมวลผลในข้อความ EDMS ที่ได้รับผ่าน MEDO ในรูปแบบการแลกเปลี่ยนเดียว เช่นเดียวกับความเป็นไปได้ในการเตรียมการส่งข้อความขาออกในรูปแบบนี้ ในการดำเนินการตามข้อกำหนดนี้ คุณควรขอรับข้อมูลจาก Federal Security Service เกี่ยวกับรูปแบบสำหรับการแลกเปลี่ยนเอกสารและการแจ้งเตือน เกี่ยวกับองค์ประกอบของข้อความที่ส่ง ตลอดจนข้อกำหนดสำหรับการดำเนินการโต้ตอบระหว่าง EDMS และ MEDO

หลังจากนั้น คุณสามารถติดต่อผู้พัฒนา EDMS ให้ข้อมูลที่ได้รับใน FSO เพื่อให้นักพัฒนาดำเนินการใช้งานการจับคู่ EDMS กับ MEDO (นั่นคือเพื่อพัฒนาอะแดปเตอร์)

ตามแผนงานที่ได้รับการอนุมัติจากรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียสำหรับการเปลี่ยนไปใช้การจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างผู้เข้าร่วม MEDO ในขั้นตอนเริ่มต้นของการเชื่อมโยงองค์กรกับ MEDO การแลกเปลี่ยนเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะดำเนินการกับการทำสำเนาบนกระดาษ เนื่องจากมีการพัฒนาเทคโนโลยีสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อความอิเล็กทรอนิกส์ จึงมีการวางแผนที่จะปฏิเสธที่จะส่งเอกสารบนกระดาษเมื่อโอนเอกสารเหล่านี้โดยใช้ MEDO

การดำเนินการของ MEDO

การใช้งาน MEDO นั้นดำเนินการเป็นขั้นตอน:

สเตจ 1- การเตรียมการซึ่งดำเนินการโดย Federal Security Service ของรัสเซีย (การรวมองค์กรไว้ในรายชื่อผู้เข้าร่วม MEDO, การกำหนดที่อยู่ MEDO ขององค์กร, การติดตั้งและการกำหนดค่า)

สเตจ 2- การปรับโมดูลอินเทอร์เฟซ ภายในซึ่ง EDMS เชื่อมต่อกับ MEDO และการพัฒนาเอกสารประกอบสำหรับการติดตั้ง การกำหนดค่า และการใช้โมดูลอินเทอร์เฟซ

สเตจ 3- การดำเนินการ

หน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลางทั้งหมดทำงานใน MEDO อยู่แล้วในปัจจุบัน และการแลกเปลี่ยนระหว่างพวกเขากับสำนักงานรัฐบาลจะเกิดขึ้นในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น

ภารกิจและหน้าที่ของ SMEV

ควบคู่ไปกับการพัฒนา MEDO ระบบปฏิสัมพันธ์ทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก (SMEV) ก็กำลังพัฒนาเช่นกัน SMEV ให้การเข้าถึงโดยตรงไปยังแหล่งข้อมูลของหน่วยงานรัฐบาลกลางใด ๆ ไปยังหน่วยงานของรัฐบาลกลางที่เป็นส่วนหนึ่งของปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนก แนวคิดของ SMEV เป้าหมายและผู้เข้าร่วมของระบบถูกกำหนดไว้ในระเบียบว่าด้วยระบบรวมของการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก (SMEV) (อนุมัติโดยพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 08.09.2010 ฉบับที่ 697)

ตามเอกสารนี้ ระบบรวมของการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนกเป็นระบบข้อมูลของรัฐบาลกลางที่ออกแบบมาเพื่อจัดระเบียบข้อมูลปฏิสัมพันธ์ระหว่างระบบข้อมูลของผู้เข้าร่วม SMEV เพื่อให้บริการของรัฐและเทศบาล และทำหน้าที่ของรัฐและเทศบาลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ นั่นคือ SMEV จัดให้มีการโต้ตอบข้อมูลทางเทคโนโลยี

SMEV ได้รับการออกแบบมาเพื่อแก้ไขงานต่อไปนี้:

การปฏิบัติหน้าที่ของรัฐและเทศบาลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์
การให้บริการของรัฐและเทศบาลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์รวมถึงการใช้บัตรอิเล็กทรอนิกส์สากลและระบบข้อมูลของรัฐบาลกลาง "พอร์ทัลรวมของบริการของรัฐและเทศบาล (ฟังก์ชัน)";
สร้างความมั่นใจในปฏิสัมพันธ์ของข้อมูลในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ในการให้บริการของรัฐและเทศบาล การปฏิบัติงานของรัฐและเทศบาล

หน้าที่หลักของ SMEV คือ:

การโอนคำขอจากผู้สมัคร (เอกสารและข้อมูล) ที่ส่งผ่านพอร์ทัลเดียวเพื่อรับบริการของรัฐและเทศบาลไปยังระบบข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับ SMEV ที่มีหน้าที่ในการให้บริการสาธารณะ
การแลกเปลี่ยนข้อความอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างระบบสารสนเทศที่เชื่อมต่อกับ SMEV
ถ่ายโอนไปยังพอร์ทัลข้อมูลเดียวสำหรับผู้สมัคร รวมถึงข้อมูล (เกี่ยวกับความคืบหน้าของคำขอ) ที่ประมวลผลในระบบข้อมูลที่เชื่อมต่อกับ SMEV

เพื่อตอบสนองหน้าที่ของ SMEV ให้ผู้เข้าร่วม MEDO มี:

การเข้าถึงบริการอิเล็กทรอนิกส์ของระบบสารสนเทศที่เชื่อมต่อกับ SMEV
ทำให้สามารถใช้ฐานข้อมูลส่วนกลางและตัวแยกประเภทระบบสารสนเทศที่เชื่อมต่อกับ SMEV
รับรองการรับ การประมวลผล และการส่งข้อความอิเล็กทรอนิกส์ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของการโต้ตอบข้อมูลของผู้เข้าร่วมใน SMEV การกำหนดเวลาในการส่ง ความสมบูรณ์และความถูกต้องของข้อความ บ่งชี้ถึงความเป็นผู้ประพันธ์และความเป็นไปได้ในการให้ข้อมูลที่ช่วยให้สามารถติดตามประวัติของ การเคลื่อนไหวของข้อความอิเล็กทรอนิกส์
คุ้มครองข้อมูลที่ส่งจากการเข้าถึง การบิดเบือน หรือการปิดกั้นโดยไม่ได้รับอนุญาต นับตั้งแต่เวลาที่ SMEV ได้รับข้อมูลที่ระบุ จนกว่าจะโอนไปยังระบบข้อมูลที่เชื่อมต่อกับ SMEV
รักษาทะเบียนบริการอิเล็กทรอนิกส์ของระบบสารสนเทศที่เชื่อมต่อกับ SMEV

บันทึก. ข้อความอิเล็กทรอนิกส์ที่เป็นความลับของรัฐจะไม่ถูกประมวลผลใน SMEV

ในฐานะผู้ดำเนินการ SMEV (ตามพระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 08.06.2011 ฉบับที่ 451) ดำเนินการระบบตามกฎหมายของสหพันธรัฐรัสเซียในด้านข้อมูล เทคโนโลยีสารสนเทศ และความปลอดภัยของข้อมูล สำหรับการประสานงานกิจกรรมการเชื่อมต่อกับ SMEV ให้มั่นใจในการทำงานของ SMEV

การรวมระบบข้อมูลภายในกรอบของ SMEV เกิดขึ้นตามข้อกำหนดทางเทคนิคสำหรับการโต้ตอบของระบบข้อมูลในระบบรวมของการโต้ตอบทางอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก (อนุมัติโดยคำสั่งของกระทรวงคมนาคมของสหพันธรัฐรัสเซียเมื่อวันที่ 27 ธันวาคม 2553 หมายเลข 190) ข้อกำหนดเหล่านี้เป็นข้อกำหนดสำหรับโปรโตคอลเครือข่าย บริการอิเล็กทรอนิกส์ การตรวจสอบลายเซ็นดิจิทัลของข้อความอิเล็กทรอนิกส์ สำหรับอินเทอร์เฟซของระบบสารสนเทศที่เชื่อมต่อกับ SMEV เป็นต้น ที่จริงแล้ว SMEV เป็นชุดของมาตรฐานและแนวทางแก้ไขที่ช่วยให้ระบบข้อมูลของผู้เข้าร่วมสามารถโต้ตอบกันได้ เช่นเดียวกับพอร์ทัลเดียว

คุณสมบัติของการใช้ SMEV และการเชื่อมต่อกับระบบข้อมูลของแต่ละหน่วยงานและองค์กรถูกกำหนดโดยข้อตกลงระหว่างหน่วยงานหรือองค์กรเหล่านี้กับกระทรวงคมนาคมของรัสเซีย

ในการเป็นสมาชิกของ SMEV หน่วยงานหรือองค์กรที่ให้บริการของรัฐและเทศบาล และการปฏิบัติหน้าที่ของรัฐและเทศบาลจะต้อง:

1. รับรองการพัฒนาบริการอิเล็กทรอนิกส์และอินเทอร์เฟซสำหรับการโต้ตอบของระบบข้อมูลที่ใช้และ SMEV

ในการทำเช่นนี้ คุณควรติดต่อซัพพลายเออร์หรือผู้พัฒนาระบบข้อมูลนี้เพื่อดำเนินการใช้งานบริการที่จำเป็นและอินเทอร์เฟซที่เกี่ยวข้อง หากจำเป็น ให้ขอข้อมูลจากกระทรวงโทรคมนาคมและสื่อสารมวลชนของรัสเซียเกี่ยวกับข้อกำหนดสำหรับบริการอิเล็กทรอนิกส์และอินเทอร์เฟซ งานเหล่านี้ดำเนินการโดยผู้พัฒนาระบบข้อมูลร่วมกับ OJSC Rostelecom ซึ่งตามคำสั่งของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 21 มีนาคม 2554 หมายเลข 453-r ได้รับการแต่งตั้งให้เป็นผู้รับเหมาเพื่อพัฒนา SMEV ภายในกรอบของโครงการของรัฐของสหพันธรัฐรัสเซีย "สมาคมสารสนเทศ (2011 - 2020)"

2. ให้บริการอิเล็กทรอนิกส์แก่กระทรวงโทรคมนาคมและสื่อสารมวลชนของรัสเซียเพื่อลงทะเบียนและเข้าสู่การลงทะเบียนบริการอิเล็กทรอนิกส์

ในการทำเช่นนี้ คุณควรติดต่อกระทรวงคมนาคมของรัสเซียอย่างเป็นทางการและจัดเตรียมหนังสือเดินทางบริการอิเล็กทรอนิกส์ ขั้นตอนการทดสอบ และคู่มือผู้ใช้บริการอิเล็กทรอนิกส์ ตลอดจนตรวจสอบความพร้อมของบริการอิเล็กทรอนิกส์สำหรับการยอมรับ

3. ตรวจสอบความพร้อมของช่องทางการสื่อสารที่ปลอดภัยระหว่างระบบข้อมูลที่ใช้กับ SMEV

การดำเนินงานของ SMEV

เช่นเดียวกับโครงการใหญ่ๆ การพัฒนา SMEV จะดำเนินการเป็นขั้นตอน

ขั้นตอนที่ 1 การวางข้อมูลเกี่ยวกับบริการ (ฟังก์ชัน) ในทะเบียนรวมของบริการของรัฐและเทศบาล (ฟังก์ชัน) และบนพอร์ทัลรวมของบริการของรัฐและเทศบาล (ฟังก์ชัน) (ต่อไปนี้จะเรียกว่าพอร์ทัลรวม)

ระยะที่ 2 ตำแหน่งบนพอร์ทัลเดียวของแบบฟอร์มใบสมัครและเอกสารอื่น ๆ ที่จำเป็นในการรับบริการและให้การเข้าถึงเอกสารสำหรับการคัดลอกและกรอกทางอิเล็กทรอนิกส์

ขั้นตอนที่ 3 เปิดโอกาสให้ผู้สมัครยื่นเอกสารในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์โดยใช้ Single Portal

ระยะเวลาของการดำเนินการตามขั้นตอนเหล่านี้ขึ้นอยู่กับผู้เข้าร่วมเฉพาะใน SMEV ประเภทของบริการและหน้าที่ของรัฐและเทศบาล ประเภทของเอกสารและข้อมูลที่หมุนเวียนระหว่างผู้เข้าร่วมในกระบวนการให้บริการหรือการปฏิบัติหน้าที่ และถูกกำหนด โดยเอกสารการกำกับดูแลและการบริหารดังต่อไปนี้:

พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซีย 28 ธันวาคม 2554 หมายเลข 1184 "ในมาตรการเพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนแปลงของผู้บริหารระดับสูงของรัฐบาลกลางและหน่วยงานของกองทุนที่ไม่ใช่งบประมาณของรัฐเป็นการโต้ตอบข้อมูลระหว่างแผนกในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์";
แผนสำหรับการเปลี่ยนไปใช้การให้บริการสาธารณะและการปฏิบัติหน้าที่สาธารณะในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์โดยหน่วยงานบริหารของรัฐบาลกลาง (พระราชกฤษฎีกาของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 17 ตุลาคม 2552 ฉบับที่ 1555-r)
รายการรวมของบริการของรัฐและเทศบาลที่มีลำดับความสำคัญที่จัดทำโดยหน่วยงานบริหารของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซียและรัฐบาลท้องถิ่นในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ตลอดจนบริการทางอิเล็กทรอนิกส์โดยสถาบันและองค์กรของหน่วยงานที่เป็นส่วนประกอบของสหพันธรัฐรัสเซียและสถาบันเทศบาลและ องค์กร (คำสั่งของรัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียลงวันที่ 12/17/2009 ฉบับที่ 1993-r)

ขั้นตอนที่ 4 เปิดโอกาสให้ผู้สมัครติดตามความคืบหน้าของบริการโดยใช้ Single Portal

สเตจ 5 ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้รับผลลัพธ์ของการให้บริการในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์บน Single Portal หากกฎหมายของรัฐบาลกลางของกระทรวงกิจการภายในไม่ได้ห้ามไว้, กระทรวงการต่างประเทศ, บริการภาษีของรัฐบาลกลาง, กระทรวงการคลังแห่งสหพันธรัฐรัสเซีย ฯลฯ

โดยสรุป เราทราบอีกครั้งว่าการพัฒนาระบบการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ระหว่างแผนก (MEDO) และระบบปฏิสัมพันธ์ระหว่างแผนก (SMEV) เป็นหนึ่งในงานหลักในกรอบการสร้างรัฐบาลอิเล็กทรอนิกส์และโปรแกรมของรัฐ ของสหพันธรัฐรัสเซีย "สมาคมสารสนเทศ (2011 - 2020)" การแก้ปัญหาของชุดงานจะไม่เพียงส่งผลกระทบต่อภาพลักษณ์ของประเทศในประชาคมโลกเท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของเศรษฐกิจของประเทศด้วย จะช่วยเสริมสร้างศักยภาพทางทหาร วิทยาศาสตร์ และเทคนิค และเพิ่มเสถียรภาพทางสังคมและการเมืองของ สังคม.

Serova G.A. ศาสตราจารย์ RSUH

(มอสโก 26 ตุลาคม 2554)

ด้วยการเปลี่ยนแปลงและเพิ่มเติมจาก:

ข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง:

ข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง:

ข้อมูลเกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลง:

การนำระบบอัตโนมัติไปใช้ในโครงสร้างของรัฐ

ระบบ MEDO คืออะไร?

แลกเปลี่ยนอีเมล

การดำเนินโครงการ MEDO

การดำเนินการของ MEDO

ภารกิจและหน้าที่ของ SMEV

การดำเนินงานของ SMEV

ทางเลือกของบรรณาธิการ