Mga panuntunan sa email ng negosyo. Patakaran sa Email ng Negosyo

Ang mga liham ng isang matalinong tao ay sumasalamin sa katangian ng mga taong tinutugunan sa kanila.

[Lichtenberg George Christoph]

Isulat ang mga liham na gusto mong matanggap.

[Antique aphorism]

Ang pagsulat ay isang malakas na argumento sa mundo ng negosyo.

[Bekhtereva Victoria]

1. Bakit may pare-parehong pamantayan ng korporasyon sa mga sulat sa negosyo?

Ang elektronikong sulat ay isang ipinag-uutos na katangian ng komunikasyon sa negosyo para sa anumang kumpanya. Halos walang mga kumpanya na hindi gumagamit ng email. Ngunit tanungin ang iyong sarili sa mga sumusunod na katanungan:

• Nagkaroon ka na ba ng ganoong sitwasyon na kapag nagpadala ka ng email sa isang kasamahan, naramdaman mo na nagpapadala ka ng email sa isang black hole, at maaaring hindi ka lang masagot?
• Kapag ang mga empleyado ay tumawag sa isa't isa at humiling na agarang basahin ang isang email, at ito ay nangyayari sa buong araw
• Kapag talagang hindi mo maisip kung ano mismo ang gusto nila mula sa iyo sa isang email
• Kapag ang kumplikado at mahirap na mga isyu sa panahon ng talakayan sa pamamagitan ng e-mail ay nalunod sa dagat ng impormasyon, mga detalye, at ang isyu ay hindi nalutas

Kung ang mga tanong na ito ay may kaugnayan sa iyo, maaari kang bumili ng maraming oras araw-araw sa pamamagitan ng pagpapatupad ng mga pare-parehong panuntunan para sa pagsusulatan sa e-mail. Sa artikulong ito, pag-uusapan natin ang tungkol sa etika sa email ng negosyo.

2. Pitong pangunahing tuntunin ng etika sa pagsusulatan sa negosyo

Kundisyon nating hatiin ang mga patakaran ng pagsusulatan sa negosyo sa mga tuntunin ng etika at tuntunin ng komunikasyon at pagpapalitan ng impormasyon.

Ang mga patakaran sa komunikasyon ay pinamamahalaan ng mga patakaran para sa pagpapalitan ng impormasyon sa loob ng mga proseso at proyekto ng negosyo. Maglalaan kami ng isang hiwalay na artikulo sa kanila. Ang mga alituntunin ng etika ay bumubuo sa istilo ng panloob na relasyon ng mga empleyado ng kumpanya at hindi maiiwasang maimpluwensyahan ang pagbuo ng imahe ng iyong kumpanya sa mga kasosyo. Halimbawa, kamakailan mula sa isa sa aming mga kasosyo, nakatanggap ako ng isang liham na nagsisimula sa mga salitang, "Magandang hapon, Bekhterev." Sa tingin mo ba nagtagumpay tayo sa pagtutulungan?

Upang hindi "mawalan ng mukha" ng kumpanya, na nagsasagawa ng mga sulat sa negosyo, kinakailangan na obserbahan ang "mga gintong patakaran" ng etika sa pagsusulatan sa negosyo:

1. Palagi kaming nagsisimula ng isang liham na may apela.
2. Ang paksa ng liham ay dapat na sapilitan
3. Bago ipadala, kinakailangang suriin ang spelling, bantas, mga error sa pagsasalita
4. Ang sulat ay dapat na nakabalangkas (Walang tubig!)
5. Ang liham ay dapat maglaman ng tamang salita
6. Kung magpapadala kami ng mga attachment sa isang liham, siguraduhing isulat na may mga nakalakip na file (makakatulong ang ganitong hakbang upang maiwasan ang mga sitwasyon kapag nagpadala ka ng liham, ngunit ang file ay hindi nakalakip; ang tatanggap, na nabasa ang liham at hindi nahahanap ang nakalakip na dokumento, ay maaaring mabilis na tumugon at sumulat sa iyo na ang nakalakip na mga dokumento na iyong ipinahiwatig sa liham ay nawawala).
7. Hindi kami nagtatanggal ng pag-uusap. Isa sa mga pinakamahalagang punto. Ang kasaysayan ng mensahe ay hindi kailanman dapat tanggalin, dahil ang isang sulat ay isang dokumento. Kung kinakailangan, dapat mong laging itaas ang kasaysayan ng sulat. Si Radislav Gandapas, halimbawa, ay nagsama pa ng kahilingan na huwag tanggalin ang kasaysayan ng sulat sa kanyang lagda.

3. Mga uri ng titik

Mayroong maraming iba't ibang mga pag-uuri, iminungkahi naming pag-iba-ibahin ang mga titik ayon sa istraktura ng disenyo:

1. Liham ng komunikasyon (liham ng pagtanggi, liham ng reklamo, liham ng pagkilala, liham ng pagbibigay-katwiran, atbp.)
2. Sulat ng kasunduan

Liham ng komunikasyon

Sa ganitong uri ng liham, kasama namin ang lahat ng uri ng mga liham na ginagamit ng isang empleyado sa kurso ng kanyang mga propesyonal na aktibidad.

Istruktura ng liham

Ang liham ay hindi dapat nasa isang teksto. Ito ay dapat na malinaw na nakabalangkas at mahusay na pagkakasulat upang ang tatanggap ay hindi mawala sa paningin ng mahalagang impormasyon. Ang istraktura ng liham ay binubuo ng mga malinaw na bahagi:

Paksa ng liham

Ang linya ng paksa ng liham ay dapat maglaman ng isang partikular na aksyon na inaasahan mo mula sa respondent: "sumang-ayon sa isang kontrata", "magmungkahi ng mga tanong para sa pagsasaalang-alang", "magpadala ng ulat", atbp.

Kung nagpapadala ka ng mga dokumento, kung gayon ang paksa ay dapat na isang malinaw na salita ng mga dokumento na nakapaloob sa kalakip ng liham.

Bakit mahalagang magkaroon ng tamang linya ng paksa?

Napakadaling hanapin ang kinakailangang liham sa paksa ng liham sa pang-araw-araw na daloy ng impormasyon. Walang mawawala na sulat.

Tandaan: kung nagpapadala ka ng isang liham sa loob ng kumpanya, kung gayon ang linya ng paksa ng liham ay iginuhit ayon sa isang ibinigay na pamantayan, kung nagpapadala ka ng isang liham sa labas ng kumpanya, ipinapayong ilabas ang paksa ayon sa template : Pangalan ng kumpanya: ang layunin ng liham.

Ang higit na constructiveness sa katawan ng sulat, mas mabuti! Isa sa mga pangunahing kasanayan sa pagsusulatan sa negosyo na dapat mong paunlarin sa mga empleyado ay ang kakayahang ipahayag ang kanilang mga iniisip nang malinaw at maigsi.

P.S. Kung, kapag bumubuo ng isang liham, binanggit namin ang isang katotohanan mula sa liham ng kausap - dapat itong sipi, na pinaghihiwalay ito sa kulay o font.

Lagda ng kumpanya

Ang template ng disenyo ng corporate signature ay dapat pareho para sa lahat ng empleyado ng kumpanya.

Ang lagda ay dapat maglaman ng lahat ng pangunahing data ng addressee upang, kung kinakailangan, ang tatanggap ng liham ay madaling makipag-ugnayan sa iyo.

Taos-puso,

Buong pangalan, posisyon.

P.S. Kung gusto natin ng mainit na relasyon sa isang partner/kliyente, dapat tayong mag-isyu ng personal na lagda. Sinuman ay nalulugod na makatanggap ng isang liham na may personal na saloobin, kahit na sa pormal na sulat.

Ang personal na lagda ay palaging tumutukoy sa katawan ng liham. Halimbawa: Magkaroon ng magandang araw / Salamat / Masaya kang kausap ngayon / Salamat sa iyong oras sa isang mahalagang isyu / Kamusta pamilya at mga anak, atbp.

Para / Kopyahin

Punan ang mga field na "Kay" at "Cc" sa huli, upang hindi aksidenteng magpadala ng sulat kapag hindi pa ito handa.

Paano naiiba ang mga field na "Kay" at "Cc"?

Sa field na "Kay", inilalagay namin ang address ng taong kinakailangang magsagawa ng anumang pagkilos.

Sa field na "Cc", inilalagay namin ang address ng isang tao na magiging kapaki-pakinabang upang maging pamilyar sa mga nilalaman ng liham.

P.S. Napatunayan ng aming karanasan na lubhang kapaki-pakinabang ang field ng Cc. Kung nakikipag-usap kami sa isang ordinaryong empleyado, tinatalakay ang mahahalagang isyu, ngunit hindi tumatanggap ng mga sagot sa mga merito at sa oras, kung gayon ito ay nagkakahalaga ng pagpasok sa kopya ng liham ng direktor o isang mas mataas na tagapamahala, sa sandaling magsimula ang sulat. nakabubuo.

Sa kasamaang palad, sa maraming mga kumpanya, ang antas ng kultura ng korporasyon ay hindi hanggang sa marka, bilang isang resulta kung saan lumitaw ang mga sitwasyon kung saan upang magawa ng isang empleyado ang kanyang trabaho nang maayos, ang mahigpit na kontrol mula sa pangkat ng pamamahala ay kinakailangan.

Gayundin sa Outlook mayroong isang function tulad ng "Bcc" - isang mahalagang tool na nagbibigay-daan sa iyo upang ipaalam sa mga interesadong partido tungkol sa liham, ngunit sa parehong oras ay huwag mapahiya ang tatanggap na ang liham ay hindi naka-address sa kanya lamang!

Sulat ng kasunduan

Isang mahalagang uri ng liham na nagpapahintulot sa iyo na ibuod ang mga resulta ng pulong, bumuo ng mga kasunduan sa pagsulat, ipahiwatig ang oras ng pagkumpleto at linawin: wastong naunawaan ba ng magkabilang panig kung ano ang kailangan nilang gawin?

Ito ay kapaki-pakinabang upang gumuhit ng mga naturang sulat pagkatapos ng isang pulong, negosasyon at pagpupulong upang magkaroon ng mga nakasulat na kasunduan at isang pinag-isang pananaw ng kanilang pagpapatupad.

Istraktura ng liham:

1. Pagbati, address at pasasalamat sa mga kalahok sa talakayan.
2. Pag-uulit ng layunin ng pulong kung saan nabuo ang mga kasunduan.
3. Isang listahan ng lahat ng mga isyu na tinalakay, kasabay ng mga desisyong ginawa sa kanila at ang paghirang ng isang taong responsable para sa pagpapatupad.
4. Pagkuha ng mga ideya na hindi nangangailangan ng agarang pagpapatupad para sa kasaysayan.
5. Tanong sa mga addressees: Isinasaalang-alang ba ang lahat? Mayroon bang anumang mga komento at karagdagan?

Halimbawa:

Disenyo ng liham

Font

Ang font ng liham ay dapat na pare-pareho, ang mga italics ay maaaring gamitin upang i-highlight ang mga pangunahing punto at heading sa teksto, ngunit ito ay kinakailangan upang sumunod sa isang solong estilo ng disenyo.

P.S. Laging tandaan na ang mga salitang nakasulat sa malalaking titik ay itinuturing na nagpapataas ng tono. Dapat silang iwasan.

Talata

Maipapayo na ayusin ang bawat hiwalay na kaisipan sa isang hiwalay na talata upang gawing mas madaling maunawaan ang teksto.

Indentation

Ang mga talata ay hindi dapat sumanib sa isa't isa. Upang gawing mas madaling mabasa ang liham, ang indentasyon ay dapat pagkatapos ng pagbati, bago ang bawat talata at bago ang lagda:

Upang biswal na gawing mas kaakit-akit ang liham, mas mainam na maglagay ng mga link sa katawan ng liham sa mga hyperlink:

Estilo ng pagsulat

Inaanyayahan ka namin sa isang master class ni Sergey Bekhterev.

Manalo ng hindi bababa sa 1 oras ng libreng oras araw-araw sa pagsasanay na ito!

Sa master class matututunan mo ang:
✓ Paano pamahalaan ang mga gawain upang ang lahat ng mga gawain ay makumpleto nang 100% at nasa oras
✓ Paano epektibong maghanda at magsagawa ng mga pagpupulong
✓ Paano ayusin ang produktibong gawain ng mga empleyado sa isang opisina

Ang komunikasyon sa negosyo ay hindi maiisip nang walang sulat, dahil ang isang personal na pagpupulong upang malutas ang mga isyu sa pakikipagtulungan ay hindi laging posible. Karamihan sa mga pagpindot sa mga problema sa pagsusulatan sa negosyo

Ang komunikasyon sa negosyo ay hindi maiisip nang walang sulat, dahil ang isang personal na pagpupulong upang malutas ang mga isyu sa pakikipagtulungan ay hindi laging posible. Ang mga sulat sa negosyo ay nakakatulong upang malutas ang karamihan sa mga problema sa pagpindot sa maikling panahon, ngunit ang hindi pagsunod sa mga alituntunin ng kagandahang-asal o hindi makatwirang pagtatayo ng liham ay maaaring makapinsala sa mga pakikipagsosyo o mapalayo sa isang potensyal na kliyente. Tulad ng sa pormal na negosasyon, mayroong ilang mga patakaran dito: ang disenyo ng liham at ang istilo ng komunikasyon.

Pangkalahatang mga tuntunin para sa pagsasagawa ng mga sulat sa negosyo

Ang komunikasyon sa negosyo sa pamamagitan ng e-mail ay isang mahalagang bahagi ng buhay ng sinumang modernong tao: sumusulat kami sa mga kasamahan sa trabaho, pamamahala, kliyente, kasosyo sa negosyo, mga taong nakakakilala sa amin, at sa mga hindi pa nakakakilala sa amin. Ano ang etika sa negosyo sa e-mail, hanggang saan ito kinakailangan para sa matagumpay na pag-uugali sa negosyo?

Ang bawat titik ay ang aming business card at isang salamin ng aming posisyon sa negosyo. At kung mahalaga para sa amin na ang business card na ito ay mukhang marangal, at ang isang posisyon sa negosyo ay nag-aambag sa kaginhawahan at pagiging produktibo ng komunikasyon, kung gayon ang pag-alam sa mga pangunahing tuntunin ng mabuting asal at pagsunod sa mga ito sa pang-araw-araw na sulat ay ang pinakamahalagang kondisyon para sa tagumpay.

Tungkol sa electronic na pagsusulatan sa negosyo, ang parehong mga patakaran at regulasyon ay nalalapat habang ang komunidad ng negosyo ay tumatakbo sa anumang iba pang anyo ng pakikipag-ugnayan sa negosyo: sa komunikasyon sa telepono, negosasyon, atbp. Sa aking opinyon, ang etika ng pagsusulatan sa email ng negosyo ay batay sa ilang hindi matitinag na mga prinsipyo:

1. Ang paggalang sa isa't isa ng mga kalaban para sa personalidad ng bawat isa at posisyon sa negosyo.
2. Pansin sa mga interes ng negosyo ng kalaban.
3. Pag-unawa sa kahalagahan ng mga isyu sa privacy.
4. Ang pagiging maagap sa pagpapalitan ng impormasyon.

Isaalang-alang ang mga praktikal na tool para sa pagpapatupad ng mga prinsipyong ito.

1. Mahusay at malinaw na idinisenyo ang field na "Subject" / "Subject".

Ang pagtukoy sa paksa ay nakakatipid sa oras ng addressee, na nagpapahintulot sa kanya na agad na masuri ang nilalaman ng natanggap na liham at mabilis na magpasya sa priyoridad nito kapag nagbabasa.

2. Pagbati at personal na address sa addressee / addressee

Bumubuo ng tiwala at nagbibigay ng personal na ugnayan sa iyong pagsusulat. Ang hindi pagpansin sa pangalan ng addressee ay itinuturing na hindi tama.

3. Katumpakan ng pagtugon

Ang tamang pagpuno sa mga field na "To", "Cc", "Bcc" ay ang pinakamahalagang tool para sa kahusayan at etikal na komunikasyon. Upang maiwasan ang mga pagkakamali sa pagtatrabaho sa mga larangang ito, kailangan mong malaman ang kanilang layunin, na karaniwang tinatanggap sa modernong kapaligiran ng negosyo:

• kung ang iyong pangalan ay nasa direktang addressee ("Kay") na patlang - nangangahulugan ito na ang nagpadala ng liham ay naghihintay ng sagot sa kanyang tanong mula sa iyo;
• kung ang field na ito ay naglalaman ng ilang addressee, nangangahulugan ito na ang nagpadala ng liham ay naghihintay ng tugon mula sa bawat isa o mula sa alinman sa mga addressee;
• kung ang iyong pangalan ay nasa field na "Cc", nangangahulugan ito na nais ng nagpadala na malaman mo ang isyu, ngunit hindi siya umaasa ng sagot mula sa iyo. Hindi ka dapat pumasok sa paksa ng sulat kung ang iyong pangalan ay nasa field na "Cc". Kung magpasya ka pa ring pumasok sa sulat, kung gayon ang isang tanda ng magandang anyo ay ang magsimula ng isang liham na may isa sa mga parirala: "Hayaan akong sumali sa talakayan ng isyung ito ...", "Paumanhin sa pakikialam ...", "Hayaan akong ipahayag ang aking opinyon ...".

Ang espesyal na atensyon sa aspeto ng etika ay nabibilang sa patlang na "Bcc". Ito ang pinaka-mahina na tool sa email mula sa punto ng view ng etika sa negosyo. ang patlang na ito ay karaniwang nakikita bilang isang lihim na kontrol at tool ng impormasyon. Ang mga tatanggap ng Bcc ay hindi nakikita ng ibang mga tatanggap. Ipinagbabawal ng ilang kumpanyang sensitibo sa etika ang paggamit ng tool na ito sa kanilang corporate na sulat. Ang isang pagbubukod ay maramihang pagpapadala ng koreo (hal. mga imbitasyon). Ipinapadala ang mga ito sa isang malaking bilang ng mga tatanggap, at ang mga email address ay hindi dapat makita ng lahat.

May mga kumpanya kung saan mas nakakarelaks ang larangan ng Bcc, na sumusunod sa mga sumusunod na pangkalahatang tuntunin:

• ang field na "Bcc" ay naglalaman ng mga addressees (nakatagong addressee) na dapat magkaroon ng kamalayan sa mga sulat, ngunit ang kanilang kamalayan ay hindi dapat halata sa direktang addressee;
• Ang pagpapadala ng liham na may kasamang "Bcc" na patlang ay ipinapalagay ang isang paunang kasunduan o kasunod na pagpapaalam sa may-akda ng liham at mga nakatagong addressee tungkol sa dahilan at layunin ng naturang uri ng impormasyon;
• hindi dapat ipasok ng nakatagong addressee ang paksa ng sulat mula sa field na "Bcc".

4. Maagap na tugon

Ang oras ng pagtugon sa isang liham ay isa sa mga tagapagpahiwatig ng iyong posisyon na may kaugnayan sa mga interes ng negosyo ng mga kasosyo at customer. Ang mga kumpanya ay may iba't ibang pamantayan sa bagay na ito. Ang oras ng pagtugon / reaksyon sa isang liham sa loob ng dalawa hanggang tatlong oras ay itinuturing na katanggap-tanggap. Kung, pagkatapos matanggap ang isang liham at basahin ito, naiintindihan mo na hindi ka makakapagbigay ng sagot dito sa loob ng 24 na oras, kung gayon ito ay isang tuntunin ng magandang paraan upang magpadala ng impormasyon sa addressee na natanggap mo ang kanyang sulat at tumugon dito: "May sulat. Sasagutin ko ngayon sa araw" o "May sulat. Higit pang impormasyon ang kailangan para masagot. Susubukan kong sagutin hindi mamaya ... ".

Nag-aalok kami

5. Tamang gawain gamit ang impormasyon (volume, wika, istraktura, format)

Ang likas at kakaiba ng paglalahad ng impormasyon sa teksto ng liham ay isa ring kasangkapan at tagapagpahiwatig ng iyong kakayahan at pagnanais na tumugma nang tama at magalang hangga't maaari na may kaugnayan sa iyong addressee:

• ang pinaka komportable para sa pagbabasa ay ang dami ng isang liham na umaangkop sa "sa isang screen", maximum - sa dami ng teksto ng isang sheet ng format na A-4;
• ang dami ng mga attachment na ipinasa ay hindi dapat lumampas sa 3 MB (maaaring lumikha ng mga problema ang mas malalaking file, dahil maaaring hindi sila dumaan sa mail server ng tatanggap);
• mas mainam na "mag-pack" ng mga file na ipinapasa sa mga unibersal na pag-encode: Zip o rar (maaaring i-block o putulin ang ibang mga extension sa panahon ng paglilipat at lumikha ng mga problema para sa addressee);
• Kapag tumutugon sa isang liham mula sa addressee, ang teksto ng iyong tugon ay dapat ilagay sa itaas (sa simula) ng liham, at hindi sa ibaba (ito ay nagliligtas sa addressee mula sa kinakailangang "mag-scroll" sa nakaraang teksto ng ang sulat sa paghahanap ng sagot na iyong isinulat);
• hindi mo dapat simulan ang tugon sa liham ng addressee bilang isang bagong liham (nang hindi nai-save ang kasaysayan ng sulat). Ang ganitong tugon ay mapipilit ang tatanggap na addressee na mag-aksaya ng oras sa paghahanap para sa orihinal na mensahe;
• kinakailangang magsulat sa isang wika na malinaw hangga't maaari sa addressee. Sa bawat partikular na kaso, ang tanong ng pagiging angkop ng paggamit ng propesyonal, panloob na bokabularyo ng korporasyon, slang, pagdadaglat at anglicism (panghihiram mula sa Ingles sa anumang iba pang wika) ay nalutas.

Kung ang paggamit ng slang at mga pagdadaglat ay nagpapataas ng bilis at kahusayan ng pagsusulatan, kung gayon ang paggamit ng slang ay katanggap-tanggap at etikal. Kaya, ang panloob na sulat sa loob ng isang kumpanya ay halos palaging puno ng slang: ito ay pamilyar at naiintindihan ng lahat ng mga kalahok sa sulat at nakakatipid ng oras. Ngunit sa pagsusulatan sa mga panlabas na kasosyo sa negosyo / kliyente - ito ay isang bagay na nangangailangan ng pag-iingat.

Nagkataon na hindi mo magagawa nang walang terminolohiya. Halimbawa, ang isang kumpanya ay nagbibigay sa mga customer ng isang produkto / serbisyo tulad ng online na advertising, at ang mga konsepto tulad ng "media-contextual banner", "mga keyword", "negatibong mga keyword", "ctr" ay hindi maaaring palitan ng anumang bagay, dapat silang ipakilala sa konteksto ng negosyo at turuan ang kliyente na patakbuhin ang mga ito. Sa kasong ito, mahalaga para sa magkabilang panig na maging matiyaga at handang magpaliwanag at matuto.

Gayunpaman, may mga pagkakataon na ang paggamit ng mga pagdadaglat at termino ay maaari at dapat na iwasan.

HALIMBAWA:

Ang aking kaibigan ay gumugol ng 2 araw na naghahanap ng sagot sa tanong: ano ang ASAP. Naghahanda siya ng mga materyales para sa paglalathala at sa huling liham ay isinulat nila sa kanya: " Masha, mangyaring ipadala ang lahat ng iyong mga materyales sa lalong madaling panahon". Nagpasya si Masha na ito ay isang pagtatalaga ng isang hindi kilalang format, kung saan ang teksto ay kailangang "isalin". Ang oras na ginugol ni Masha sa "pag-decode" at pag-satisfy sa kahilingan ng publisher ay tumagal ng 2 araw. Nainis si Imagine Machine nang, makalipas ang 2 araw, nalaman niya na sa likod ng misteryosong "asap" ay isang pagdadaglat na malawakang ginagamit sa kapaligiran na nagsasalita ng Ingles " sa madaling panahon» – « nang mabilis hangga't maaari».

PAYO: huwag abusuhin ang Englishism, espesyal na termino at intra-company abbreviation sa pakikipag-ugnayan sa mga panlabas na kliyente at kasosyo.

6. Lagda at impormasyon sa pakikipag-ugnayan

Ito ay isang kinakailangang katangian na dapat magtapos sa bawat titik mo. Ang signature block ay dapat maglaman ng:

1. Ang iyong pangalan at apelyido.

Ginagawa nitong personal ang sulat, na nakakaapekto sa kahusayan at sikolohikal na kaginhawaan ng komunikasyon. Ang mga pagdadaglat ay hindi dapat gamitin sa lagda. Sa halip na T.L. Vorotyntseva, sa aking lagda, isusulat ko si Tamara Leonidovna Vorotyntseva (o Tamara Vorotyntseva) upang maunawaan ng addressee kung paano makipag-ugnayan sa akin sa isang sulat ng tugon.

1. Indikasyon ng iyong pamagat.

Sa paggawa nito, binibigyan mo ang addressee ng pag-unawa sa mga hangganan ng iyong awtoridad at propesyonal na kakayahan sa paglutas ng mga isyu.

1. Makipag-ugnayan sa mga coordinate (numero ng telepono, email address, pangalan at address ng kumpanya, website nito).

Bibigyan nito ang addressee ng posibilidad ng karagdagang operational na komunikasyon, kung kinakailangan.

Ang pagbubuod ng lahat ng nasa itaas, at kasabay ng pagkakaroon ng maraming taon ng karanasan sa pagmamasid sa pagsasagawa ng mga sulat sa iba't ibang kumpanya, masasabi kong may kumpiyansa ang mga sumusunod: ang mga pamantayan ng etika sa modernong komunidad ng negosyo ay hindi lamang at hindi gaanong. ang mga nominal na katangian ng mga alituntunin ng magandang panlasa, ang mga ito ay dinadala sa pagiging praktikal na mga tool na nagbibigay-daan upang gawing tama, mahusay, komportable at, sa huli, epektibo ang komunikasyon sa negosyo.

Bigyang-pansin ang pagsasanay ni Tamara Vorotyntseva.

Mga artikulo

Ano ang email? Sa modernong mundo ng negosyo, ang mga ito ay:

• Ang mukha mo. Ito ay sa tulong ng email na maaari kang lumikha ng isang positibong imahe sa mga mata ng katapat o masira ang unang impression.
• Ang iyong tool sa trabaho. Maraming komunikasyon sa labas ng mundo ang nangyayari sa pamamagitan ng email. Samakatuwid, ang pagkakaroon ng isang mahusay na utos ng tool na ito, maaari mong lubos na gawing mas madali ang iyong buhay.
• Isang malakas na distraction. Ang labas ng mundo ay nagsisikap na kunin ka, gambalain at iligaw ka sa pamamagitan ng email.

Mula sa puntong ito ng view, tingnan natin ang pagtatrabaho sa e-mail. Magsimula tayo sa simple.

Disenyo ng liham

Ginagamit ko ang Mozilla Thunderbird mail client, kaya gagamitin ko ito bilang isang halimbawa. Gumawa tayo ng bagong liham at pumunta mula sa itaas hanggang sa ibaba sa listahan ng mga field.

Para kanino. Kopya. Nakatagong kopya

Maaaring hindi alam ng isang tao, ngunit ang "To" ng Mozilla ay maaaring palitan ng "Cc" o "Bcc".

• Para kanino: isinusulat namin ang pangunahing addressee o ilang addressee na pinaghihiwalay ng mga semicolon.
• Kopya: sumusulat kami sa isang taong dapat basahin ang liham, ngunit kung kanino hindi namin inaasahan ang isang tugon.
• Nakatagong kopya: sumusulat kami sa isa na dapat maging pamilyar sa liham, ngunit dapat manatiling hindi alam ng iba pang tatanggap ng liham. Ito ay lalong angkop para sa mass mailing ng mga liham pangnegosyo, halimbawa, mga abiso.

Hindi tama sa mass mailing, tukuyin ang mga tatanggap sa pamamagitan ng "Cc" o "To" fields. Ilang beses sa isang taon nakakatanggap ako ng mga liham kung saan nakalista ang 50–90 addressee sa field na “Cc”. May paglabag sa privacy. Hindi lahat ng iyong tatanggap ay kailangang malaman kung sino pa ang iyong katrabaho sa isang katulad na paksa. Mabuti kung ito ang mga taong kilala mo ang isa't isa. Paano kung kasama sa listahan ang mga kumpanyang nakikipagkumpitensya na hindi alam ang tungkol sa isa't isa? Hindi bababa sa, kailangan mong maging handa para sa hindi kinakailangang mga paliwanag, sa maximum, para sa pagwawakas ng pakikipagtulungan sa isa sa kanila. Wag kang ganyan.

Paksa ng liham

Ang kahalagahan ng linya ng paksa ay madalas na isinulat (minsan ay matino) sa kanilang mga corporate blog ng mga propesyonal na serbisyo sa pagpapadala ng koreo. Ngunit madalas na pinag-uusapan natin ang tungkol sa mga liham ng pagbebenta, kung saan nalulutas ng linya ng paksa ang problema na "dapat buksan ang email".

Tinatalakay namin ang pang-araw-araw na sulat sa negosyo. Dito nalulutas ng tema ang problema "ang liham at ang may-akda nito ay dapat na madaling makilala at pagkatapos ay matagpuan." Bukod dito, ang iyong kasipagan ay babalik sa iyo sa anyo ng karma ng maraming mga titik ng tugon, na may mga prefix lamang. Re: o Fwd, kung saan kakailanganin mong hanapin ang nais na liham sa paksa.

Dalawampung titik ang dami ng isang araw na sulat ng isang middle manager. Hindi ko pinag-uusapan ang tungkol sa mga negosyante at may-ari ng negosyo, ang kanilang bilang ng mga titik kung minsan ay lumalabas sa sukat para sa 200 o higit pa bawat araw. Samakatuwid, muli: huwag magpadala ng mga email na may walang laman na paksa.

Kaya kung paano bumalangkas nang tama ang iyong linya ng paksa?

Pagkakamali # 1 : pangalan lamang ng kumpanya sa paksa. Halimbawa, "Sky" at iyon na. Una, tiyak na hindi ka isa sa iyong kumpanya na nakikipag-ugnayan sa katapat na ito. Pangalawa, ang ganitong paksa ay hindi nagdadala ng anumang kahulugan, dahil ang pangalan ng iyong kumpanya ay makikita na mula sa address. Pangatlo, hulaan kung ano ang magiging hitsura ng iyong sariling mailbox sa diskarteng ito sa pagsusulatan? Isang bagay na tulad nito.

Maginhawa bang maghanap sa mga paksang tulad nito?

Pagkakamali # 2 : isang marangya, nagbebenta ng headline. Napakaganda kung marunong kang magsulat ng mga headline na tulad nito. Ngunit angkop bang gamitin ang mga kasanayang ito sa pagsusulatan sa negosyo? Tandaan ang layunin ng linya ng paksa ng isang liham ng negosyo: hindi para magbenta, ngunit magbigay ng pagkakakilanlan at paghahanap.

Teksto ng liham

Maraming mga gabay sa pagsulat para sa iba't ibang okasyon. Halimbawa, si Maxim Ilyakhov, Alexander Amzin at iba pang mga master ng salita ay may maraming mga kapaki-pakinabang na bagay. Pinapayuhan ko kayong basahin ang kanilang mga artikulo kahit man lang upang mapabuti ang pangkalahatang karunungang bumasa't sumulat at mapabuti ang pangkalahatang istilo ng pagsulat.

Sa proseso ng pagsulat ng isang liham, dapat tayong patuloy na gumawa ng ilang mga desisyon.

Isang tanong ng kagandahang-loob ... Sa simula ng liham, maaari kang lumabo sa kagandahang-loob o kahit na lambing sa diwa ng "Aking mahal na Rodya, sa loob ng higit sa dalawang buwan na ngayon, hindi kita nakausap nang nakasulat, kung saan ako mismo ay nagdusa at hindi man lang matulog ka sa ibang gabi, mag-isip." Ito ay napaka-magalang at napakamahal, parehong sa mga tuntunin ng oras upang bumuo ng tulad ng isang pagpapakilala, at ang oras ng kausap upang basahin ito. Ito ay isang sulat sa negosyo, tandaan? Hindi isang sanaysay ng genre ng epistolary para sa kumpetisyon at hindi isang liham sa ina ni Raskolnikov, ngunit sulat sa negosyo.

Iginagalang namin ang aming oras at ang tatanggap!

Makatuwirang ipakilala ang iyong sarili at ipaalala ang mga pangyayari ng kakilala lamang sa unang liham na ipinadala pagkatapos ng isang panandaliang pulong sa eksibisyon. Kung ito ay isang pagpapatuloy ng pakikipagtulungan o kasalukuyang sulat, sa unang liham ng araw na isinulat namin: "Kumusta, Ivan", sa pangalawa at kasunod na mga: "Ivan, ...".

apela ... Palagi akong nag-aalala tungkol sa kung sino ang kokontakin sa isang liham kung maraming tatanggap. Kamakailan ay nagsulat ako ng liham sa tatlong batang babae na nagngangalang Anna. Nang walang anumang pag-aalinlangan, nagsulat ako ng "Hello, Anna" at hindi naligo. Ngunit hindi ito palaging nangyayari.

Paano kung tatlo o kahit pito ang tatanggap at hindi sila magkapareho ng pangalan? Maaari mong ilista ang mga ito sa pamamagitan ng pangalan: "Magandang hapon, Rodion, Pulcheria, Avdotya at Pyotr Petrovich." Ngunit ito ay mahaba at nangangailangan ng oras. Maaari kang sumulat ng: "Kumusta, mga kasamahan!"

Para sa aking sarili, ginagamit ko ang panuntunan upang sumangguni sa pangalan sa isa na nasa field na "Kay". At sa mga nasa kopya, huwag nang mag-apply. Ang panuntunang ito sa parehong oras ay nagbibigay-daan sa iyo upang mas tumpak na matukoy (isa!) Ang addressee ng liham at ang layunin ng liham na ito.

Sipi ... Kadalasan, ang pagsusulatan ay isang kadena ng mga titik na may mga tanong at sagot - sa isang salita, isang diyalogo. Itinuturing na magandang paraan na huwag tanggalin ang kasaysayan ng sulat at isulat ang iyong sagot sa tuktok ng sinipi na teksto, upang, pagbalik sa sulat na ito makalipas ang isang linggo, madali mong mabasa ang diyalogo mula sa itaas hanggang sa ibaba sa mga pababang petsa.

Para sa ilang kadahilanan, ang default na setting sa Mozilla ay "Ilagay ang cursor pagkatapos ng sinipi na teksto". Inirerekomenda kong baguhin ito sa menu na "Mga Tool" → "Mga setting ng account" → "Pagbubuo at pagtugon". Dapat ganito.

Layunin ng liham ... Ang mga liham pangnegosyo ay may dalawang uri:

• kapag ipinaalam lang namin ang kausap (halimbawa, isang ulat sa gawaing ginawa sa loob ng isang buwan);
• at kapag may gusto tayo sa kausap. Halimbawa, upang maaprubahan niya ang kalakip na invoice para sa pagbabayad.

Bilang isang tuntunin, maraming mas nakapagpapatibay na mga sulat kaysa sa pag-uulat. Kung nais nating makamit ang isang bagay mula sa kausap, napakahalagang sabihin ito sa isang liham sa simpleng teksto. Ang tawag sa pagkilos ay dapat na sinamahan ng isang tawag sa pagkilos ayon sa pangalan at sinusundan ng huling pangungusap sa liham.

Hindi tama : "Porfiry Petrovich, alam ko kung sino ang na-hack ng matandang babae hanggang sa mamatay."

Tama : "Porfiry Petrovich, ako ang na-hack ang matandang babae, mangyaring gumawa ng mga hakbang upang maaresto ako, pagod na akong magdusa!"

Bakit dapat isipin ng correspondent kung ano ang gagawin sa liham na ito? Pagkatapos ng lahat, maaari siyang gumawa ng maling desisyon.

Lagda sa teksto ... Siya dapat. Bukod dito, pinapayagan ka ng lahat ng email client na mag-set up ng awtomatikong pagpapalit ng isang lagda, halimbawa, ang klasikong "Pagbati, ...". Sa Mozilla, ito ay ginagawa sa ilalim ng Tools → Account Options.

Ang magsulat o hindi magsulat ng mga contact sa lagda ay personal na negosyo ng lahat. Ngunit kung ikaw ay konektado sa anumang paraan sa mga benta - siguraduhing magsulat. Kahit na ang transaksyon ay hindi naganap batay sa mga resulta ng komunikasyon, sa hinaharap ay madali kang mahahanap ng mga contact mula sa lagda.

Sa wakas, isa pang tampok ng katawan ng liham para sa mga kausap na hindi gusto (hindi, ayaw, walang oras) na sagutin ang iyong mga liham. Tukuyin ang default sa teksto ng liham. Halimbawa, "Porfiry Petrovich, kung hindi ka pupunta para arestuhin ako bago mag-12:00 ng Biyernes, itinuring ko ang aking sarili na amnestiya." Siyempre, dapat totoo ang deadline (hindi mo dapat ipadala ang text mula sa halimbawa noong Biyernes nang 11:50 am). Ang tatanggap ay dapat pisikal na marunong magbasa at magpasya sa iyong sulat. Ang "katahimikan" na ito ay nagpapagaan sa iyo ng responsibilidad para sa hindi pagtugon ng kausap. Gaya ng dati, ang paggamit ng tampok na ito ay dapat na lapitan nang matalino. Kung ang isang tao ay tumugon sa iyong mga liham sa oras at regular, ang gayong ultimatum ay maaaring, kung hindi makasakit sa kanya, pagkatapos ay pilitin siya ng kaunti o humantong sa isang desisyon na huwag tumugon sa liham sa ngayon, ngunit maghintay sa iyo para sa Biyernes.

Mga kalakip

Ang mga liham ay kadalasang may kasamang mga kalakip: mga resume, komersyal na alok, mga pagtatantya, mga iskedyul, mga pag-scan ng mga dokumento - isang napaka-maginhawang tool at sa parehong oras ay isang mapagkukunan ng mga tanyag na error.

Error : malaking laki ng attachment. Madalas na natatanggap ang mga email na may mga attachment na hanggang 20 MB. Bilang isang patakaran, ito ay mga pag-scan ng ilang mga dokumento sa format na TIFF, na may resolution na 600dpi. Ang mail program ng correspondent ay halos tiyak na mag-freeze ng ilang minuto sa walang kabuluhang mga pagtatangka na mag-download ng preview ng attachment na ito. At ipinagbawal ng Diyos ang tatanggap na subukang basahin ang liham na ito sa isang smartphone ...

Sa personal, binubura ko kaagad ang mga ganoong sulat. Ayaw mo bang mapunta sa basurahan ang iyong sulat bago basahin? Suriin ang laki ng attachment. Inirerekomenda na ito ay hindi hihigit sa 3 MB.

Paano kung lumagpas?

• Subukang i-configure muli ang iyong scanner sa ibang format at resolution. Halimbawa, sa PDF at 300dpi, medyo nababasa ang mga pag-scan.
• Mag-isip ng mga programa tulad ng WinRar o 7zip. Ang ilang mga file ay perpektong naka-compress.
• Paano kung malaki ang attachment at hindi mo ito ma-compress? Halimbawa, ang halos walang laman na database ng accounting ay tumitimbang ng 900 MB. Ang cloud storage ng impormasyon ay sasagipin: Dropbox, Google Drive at iba pa. Ang ilang mga serbisyo, tulad ng Mail.ru, ay awtomatikong nagko-convert ng malalaking attachment sa mga link sa cloud storage. Ngunit mas gusto kong pamahalaan ang aking impormasyon na nakaimbak sa cloud mismo, kaya hindi ko tinatanggap ang automation mula sa Mail.ru.

At isa pang hindi lubos na halatang rekomendasyon tungkol sa mga pamumuhunan - ang kanilang pangalan ... Dapat itong maunawaan at katanggap-tanggap sa tatanggap. Sa sandaling kami sa kumpanya ay naghahanda ng isang komersyal na alok na naka-address sa ... hayaan itong maging Fyodor Mikhailovich Dostoevsky. Nakatanggap ako ng sulat mula sa manager na may panukalang proyekto para sa pag-apruba, at kasama sa attachment ang isang file na pinangalanang "DlyaFedi.docx". Sa manager na nagpadala sa akin nito, may naganap na dialogue na ganito:

Mahal na manager, handa ka bang personal na lapitan ang iginagalang na taong ito at pangalanan siya sa harap ni Fedya?

Kahit papaano hindi, iginagalang na tao, lahat ay tumatawag sa kanya sa kanyang unang pangalan at patronymic.

Bakit mo tinawag na "ForFedi" ang attachment? Kung ipapadala ko siya ngayon, sa tingin mo bibili siya ng mga palakol sa amin para sa CP na ito?

Papalitan ko na sana ng pangalan mamaya...

Bakit maghanda ng isang time bomb - pagtanggi ng isang inaasam-asam - o gawin ang iyong sarili ang karagdagang gawain ng pagpapalit ng pangalan ng isang file? Bakit hindi agad pangalanan ang attachment nang tama: "Para kay Fedor Mikhailovich.docx" o mas mabuti pa - "KP_Nebo_Topory.docx".

Kaya, mas marami o hindi gaanong inayos namin ang email bilang isang "mukha". Lumipat tayo sa pagtingin sa email bilang isang tool para sa epektibong trabaho at pag-usapan ang pagkagambala nito.

Paggawa gamit ang mga titik

Ang email ay isang malakas na pagkagambala. Tulad ng anumang pagkagambala, kailangang harapin ang mail sa pamamagitan ng paghihigpit sa mga patakaran at paglalagay ng iskedyul ng trabaho.

Hindi bababa sa, kailangan mong i-off ang LAHAT ng mga notification tungkol sa pagdating ng mail. Kung ang mail client ay na-configure bilang default, aabisuhan ka ng isang sound signal, at ang icon sa tabi ng orasan ay magbi-blink, at isang preview ng sulat ay ipapakita. Sa madaling salita, gagawin nila ang lahat para maalis ka muna sa iyong masipag na trabaho, at pagkatapos ay ihulog ka sa bangin ng hindi pa nababasang mga liham at hindi nakikitang mga pagpapadala ng koreo - minus isang oras o dalawa mula sa buhay.

Ang malakas na paghahangad ng isang tao ay nagpapahintulot sa kanila na huwag magambala ng mga abiso, at para sa mga ordinaryong tao ay mas mahusay na huwag tuksuhin ang kapalaran at i-off ang mga ito. Sa Mozillla Thunderbird, ginagawa ito sa pamamagitan ng menu na "Tools" → "Options" → "General" → "Kapag lumitaw ang mga bagong mensahe."

Kung walang mga abiso, paano maiintindihan na may dumating na liham?

Napakasimple. Ikaw mismo, sinasadya, maglaan ng oras para sa pag-parse ng mail, buksan ang mail client at makita ang lahat ng hindi pa nababasang mensahe. Ito ay maaaring gawin dalawang beses sa isang araw, halimbawa, sa oras ng tanghalian at sa gabi, o sa panahon ng sapilitang downtime, halimbawa, sa mga masikip na trapiko.

Madalas itanong, paano ang mga oras ng reaksyon at mga agarang email? Ang sagot ay: wala kang mga agarang sulat sa koreo. Maliban kung nagtatrabaho ka sa departamento ng suporta sa customer (ang naturang departamento ay may sariling mga panuntunan para sa pagtatrabaho sa mail).

Kung may mga kagyat na liham, aabisuhan ka ng nagpadala tungkol dito sa pamamagitan ng iba pang mga channel - telepono, SMS, Skype. Pagkatapos ay sadyang pupunta ka sa mail client at ipoproseso ang agarang mail. Ang lahat ng time management gurus (halimbawa, si Gleb Arkhangelsky kasama ang kanyang "Time Drive") ay nagdeklara ng pamantayan para sa pagtugon sa email hanggang 24 na oras. Ito ay isang normal na tuntunin ng magandang anyo - huwag asahan ang mga instant na tugon mula sa kausap sa pamamagitan ng email. Kung may apurahang sulat, ipaalam ito sa pamamagitan ng mas mabilis na mga channel ng komunikasyon.

Kaya, pinatay namin ang mga notification at ngayon ay ino-on namin ang mail client ayon sa aming iskedyul.

Ano ang dapat naming gawin kapag pumunta kami sa mail at sinimulan ang aktibidad na tinatawag na "parse email"? Nasaan ang simula at wakas ng gawaing ito?

Marami na akong narinig tungkol sa zero inbox system, ngunit, sa kasamaang-palad, wala pa akong nakilalang tao na gumagamit nito. Kinailangan kong muling likhain ang aking gulong. Mayroong mga artikulo sa paksang ito sa Lifehacker. Halimbawa, " ". Sa ibaba ay magsasalita ako tungkol sa zero inbox system sa aking interpretasyon. Magpapasalamat ako kung susuriin ng mga GTD guru ang mga komento, idagdag o pahusayin ang inilarawang sistema.

Mahalagang maunawaan at tanggapin na ang email ay hindi isang task scheduler o archive para sa iyong mga aktibidad. Samakatuwid, ang folder na "Inbox" ay dapat palaging walang laman. Kung nakuha mo na ang pag-parse ng iyong inbox, huwag huminto at huwag magambala ng anumang bagay hanggang sa mabakante mo ang folder na ito.

Ano ang gagawin sa mga email sa iyong inbox? Kailangan mong dumaan sa bawat titik nang sunud-sunod at tanggalin ito. Oo, piliin lang at pindutin ang Delete sa iyong keyboard. Kung hindi mo madala ang iyong sarili na tanggalin ang sulat, kailangan mong magpasya kung ano ang gagawin dito.

1. Maaari mo bang sagutin ito sa loob ng tatlong minuto? Kailangan ko bang sagutin ito? Oo, ito ay kinakailangan, at ang sagot ay tatagal ng hindi hihigit sa tatlong minuto, pagkatapos ay sagutin kaagad.
2. Kailangan mong sumagot, ngunit ang paghahanda ng sagot ay tatagal ng higit sa tatlong minuto. Kung gagamit ka ng task planner na nagbibigay-daan sa iyong gawing gawain ang isang email, gawing gawain ang iyong email at kalimutan ito sandali. Halimbawa, ginagamit ko ang napakagandang serbisyo ng Doit.im. Binibigyang-daan ka nitong bumuo ng isang personal na email address: nagpapasa ka ng isang sulat dito, at ito ay nagiging isang gawain. Ngunit kung wala kang scheduler ng gawain, ilipat ang titik sa subfolder na "0_Run".
3. Pagkatapos ng mabilis na pagtugon sa isang liham, ginagawa itong isang gawain o isang simpleng familiarization, kailangan mong magpasya kung ano ang susunod na gagawin sa mensaheng ito: tanggalin ito o ipadala ito sa isa sa mga folder para sa pangmatagalang imbakan.

Narito ang mga folder para sa pangmatagalang imbakan na mayroon ako.

• 0_Tumakbo. Wala akong ganoong folder, pero kung wala kang planner, inuulit ko, maaari kang maglagay ng mga sulat na nangangailangan ng detalyadong pag-aaral dito. Kailangan ding regular na linisin ang folder na ito, ngunit may maingat na diskarte sa isang espesyal na itinalagang oras.
• 1_Ref. Dito ko inilalagay ang mga liham na may background na impormasyon: mga sulat ng pagbati na may mga login mula sa iba't ibang serbisyo sa web, mga tiket para sa paparating na mga flight, at iba pa.
• 2_Mga Proyekto. Ang archive ng mga sulat sa mga kasosyo at proyekto kung saan mayroong kasalukuyang relasyon ay naka-imbak dito. Naturally, mayroong isang hiwalay na folder para sa bawat proyekto o kasosyo. Sa folder ng isang kasosyo, naglagay ako ng mga liham hindi lamang mula sa kanyang mga empleyado, kundi pati na rin mga liham mula sa mga empleyado ng "Langit" na may kaugnayan sa kasosyong ito. Tunay na maginhawa: kung kinakailangan, ang lahat ng mga sulat sa proyekto ay nasa kamay sa ilang mga pag-click.
• 3_Museo. Dito ko ibinabato ang mga letrang iyon na sayang tanggalin, at hindi halata ang benepisyo ng mga ito. Gayundin, ang mga folder na may mga saradong proyekto mula sa "2_Projects" ay mi-migrate dito. Sa madaling salita, ang mga unang kandidato para sa pagtanggal ay pinananatili sa "Museum".
• 4_Mga Dokumento. Narito ang mga liham na may mga electronic na sample ng mga dokumento na maaaring maging kapaki-pakinabang sa hinaharap para sa accounting, halimbawa, mga pahayag ng pagkakasundo mula sa mga kliyente, mga tiket para sa mga biyahe. Ang folder sa maraming aspeto ay may isang bagay na karaniwan sa mga folder na "2_Projects" at "1_Sprav", tanging impormasyon sa accounting ang nakaimbak dito, at ang impormasyon ng pamamahala ay nakaimbak sa folder na "2_Projects". Sa "4_Documents" - patay na impormasyon, at sa "2_Projects" - live na impormasyon.
• 5_Kaalaman. Dito lang ako nagdadagdag ng mga talagang kapaki-pakinabang na mail na gusto kong balikan pagkatapos ng ilang sandali para sa inspirasyon o paghahanap ng mga solusyon.

Mayroong iba pang mga setting ng mail client na mahalaga para sa pagpapatakbo ng system na ito. Una, bilang default, ang Thunderbird ay may napiling Markahan ang mga mensahe bilang nabasa na ang checkbox. Mas gusto kong gawin ito nang kusa, kaya nawala ang checkbox! Upang gawin ito, pumunta sa menu na "Mga Tool" → "Mga Opsyon" → "Advanced" → "Basahin at ipakita".

Pangalawa, ginagamit namin mga filter ... Dati, aktibong inilapat ko ang mga filter na awtomatikong nagpasa ng mga titik sa naaangkop na mga folder batay sa address ng nagpadala. Halimbawa, ang mga liham mula sa isang abogado ay inilipat sa folder na "Abogado". Tinanggihan ko ang pamamaraang ito sa maraming kadahilanan. Una: ang mga liham mula sa isang abogado sa 99% ng mga kaso ay nauugnay sa isang proyekto o kasosyo, na nangangahulugang dapat silang ilipat sa folder ng kasosyo o proyektong ito. Pangalawa, nagpasya akong magdagdag ng kamalayan. Ikaw mismo ang dapat magpasya kung saan dapat itago ang isang partikular na liham, at mas maginhawang maghanap ng mga hindi naprosesong mensahe sa isang lugar lamang - sa inbox. Ngayon ay gumagamit ako ng mga filter para lamang sa pag-uuri ng mga awtomatikong regular na titik mula sa iba't ibang mga system sa mga folder, iyon ay, mga titik na hindi nangangailangan sa akin na gumawa ng mga desisyon. Ang mga filter sa Mozilla Thunderbird ay na-configure sa Tools → Message Filters menu.

Kaya, sa tamang diskarte, ang email ay dapat tumagal mula 10 hanggang 60 minuto sa isang araw, depende sa dami ng sulat.

Oo, at isa pa. Na-off mo na ang mga notification tungkol sa pagdating ng mga bagong liham? ;)

Ang isang tao na nagsisikap na magmukhang disente sa isang relasyon sa negosyo ay palaging sumusunod sa mga patakaran ng pagsusulatan sa e-mail. Natatandaan niyang huwag hayaang masira ng email ang tatanggap, ang reputasyon ng kumpanyang kanyang kinakatawan, at ang imahe ng negosyo.

Ang kakayahang mahusay at maigsi na magsagawa ng pagsusulatan sa e-mail ay isang mahalagang elemento ng imahe ng isang matagumpay na tagapamahala. Ang katotohanang ito ay nagpapatotoo sa kanyang pangkalahatang antas ng kultura at propesyonalismo. Batay sa kung paano nabubuo at nahuhubog ng isang tao ang kanyang mga iniisip, mauunawaan ng isa kung paano siya nauugnay sa kanyang sarili at sa mga nakapaligid sa kanya. Ang isang walang ingat na nakasulat na email ay madaling masisira ang impresyon sa iyo at masisira ang reputasyon ng iyong negosyo.

Mga panuntunan sa email ng negosyo

Gamitin ang iyong email address sa trabaho para lang sa mga layunin ng negosyo. Kapag nagpadala ka ng sulat mula sa server ng kumpanya, ito ay naka-save dito, parehong papalabas at papasok. Ang iyong tagapag-empleyo ay maaaring palaging tumingin sa mga liham na ito at maunawaan kung ano talaga ang iyong ginagawa. Kapag nasa opisina, gumamit lamang ng email para sa mga sulat sa negosyo.

Unawain kung kanino ka nagpapadala ng mensahe, at kung kanino maaaring maging kapaki-pakinabang ang impormasyong ipinakita dito.

Kanino mo tinutugunan ang iyong liham? Kasosyo? Sa kliyente? Kasamahan? Sa ulo? nasasakupan? Dapat ipahiwatig ang addressee sa field na "to", ang mga interesado - "kopya". Ang mga karagdagang kopya ay hindi kailanman dapat ipadala, lalo na sa isang tagapamahala. Kung ang liham ay may kinalaman sa mga ikatlong partido, kadalasan ay inilalagay din sila sa field na "kopya".

Tukuyin ang layunin ng mensahe para sa iyong sarili. Ano ang gusto mong makamit sa pamamagitan ng pagpapadala ng iyong liham? Ano ang dapat gawin ng addressee kapag nabasa nila ito? Anong uri ng reaksyon ang inaasahan mo? Ang addressee ay dapat na maunawaan kaagad kung ano ang eksaktong gusto mo mula sa kanya. Sinong tao ang dapat mong isulat ang liham?

Depende ito sa partikular na kaso:

• kung gusto mong ipakita ang iyong indibidwal na pagtingin sa mga kaganapan - mula sa una (ako, kami);
• kung ang iyong mensahe ay naglalaman ng isang kahilingan o tagubilin - mula sa pangalawa (ikaw, ikaw);
• kung nagpapadala ka ng liham bilang tagamasid sa labas, gusto mong ipaalam sa addressee ang tungkol sa ilang mga kaganapan o mga nagawang katotohanan - mula sa isang ikatlong tao (siya, siya, sila).

Palaging punan ang field ng paksa. Karamihan sa mga taong tumatanggap ng mga email ay tumitingin muna sa field ng paksa. Batay sa impormasyong nilalaman nito, ang isang desisyon ay ginawa kung babasahin ang liham o hindi. Kung mayroong isang awkward na parirala na walang anumang impormasyon, o ang field ay walang laman, malaki ang posibilidad na hindi bubuksan ng tao ang liham. Sabihin ang paksa nang maikli, partikular, nagbibigay-kaalaman.
Subaybayan ang nilalaman: pagbati at address, body text, buod, lagda at mga contact. Dapat mong sundin ang etiquette ng electronic business communication.

Hindi mo dapat laktawan ang ilang bahagi ng tradisyonal na nilalaman, gawin ang sulat nang tama, ito ay nagpapatotoo sa iyong propesyonalismo.

Sa pamamagitan ng pagtugon at pagbati, ipinapahayag mo ang iyong paggalang sa kausap. Hangga't maaari, sa simula ng bawat liham, gumamit ng personalized na mensahe at pagbati. Ang pagtugon sa iyong kausap sa pamamagitan ng pangalan ay isa ring elemento ng paggalang. Kung gusto mong magmukhang kaswal ang mensahe, magdagdag ng kuwit pagkatapos ng address. Kung nais mong markahan ang kahalagahan at pormalidad nito - isang tandang padamdam.

Sundin ang panuntunang ito kahit na sa mga kasamahan na madalas mong kausap.

Obserbahan ang prinsipyo ng kaiklian at kalinawan. Ang mga sulat sa negosyo ay dapat maglaman ng pinakamababang salita na may maximum na kapaki-pakinabang na impormasyon. Maging tiyak, maigsi, pare-pareho, at naiintindihan. Bumuo ng mga maiikling pangungusap, upang maging mas madali para sa addressee na malasahan ang impormasyon. Sa isang liham, takpan ang isang paksa.

Mas mainam na magpadala ng ilang mga sulat, kung kailangan mong makipag-usap sa iba't ibang mga paksa, ito ay mas mahusay kaysa sa isang mahabang mensahe na may iba't ibang mga ideya, sa anumang paraan ay hindi nauugnay sa isa't isa.

Huwag gawing liham pangnegosyo ang mga impormal na pag-uusap. Hindi mo kailangang gumamit ng mga emosyon sa mga email. Kung nais mong emosyonal na bigyang-diin ang ilang mga punto sa iyong mensahe, pagkatapos ay subukang itago ang emosyonal na mga tono sa likod ng isang mahinahon, tama, neutral na tono ng presentasyon. Ito ay maaaring makamit hindi sa pamamagitan ng wika, ngunit sa pamamagitan ng nilalaman.
Panatilihin ang isang malinaw na disenyo ng katawan ng titik.

Karaniwan, ang isang liham ay nahahati sa tatlong bahagi:

• Dahilan sa pagsulat (dahilan, dahilan). Panatilihing maikli ang bahaging ito hangga't maaari.
• Pare-parehong pagsisiwalat ng kakanyahan.
• Mga desisyon, mungkahi, konklusyon, kahilingan.

Ang mensahe ay dapat magkaroon ng magandang hitsura at pakiramdam. Gumawa ng mga talata ng 5-6 na linya sa teksto. Inirerekomenda namin na paghiwalayin mo ang mga talata na may blangkong linya. Gumamit ng isang font at kulay. Kung hindi ito kinakailangan, huwag gumamit ng mga pagdadaglat, mga emoticon, mga elemento ng cursive, mga tandang padamdam.

Sumulat ng tama. Ang isang hindi marunong bumasa at sumulat ay nagsasalita tungkol sa kakulangan ng edukasyon ng may-akda. Ang mga typo at pagkakamali ay maaaring makasama sa reputasyon ng iyong negosyo. Inirerekomenda na basahin mo itong mabuti bago ipadala. Maraming mga text editor at e-mail program ang may function para sa pagsuri ng bantas at spelling, kung may nakitang mga error, nag-aalok sila ng mga pagpipilian sa pagwawasto. Tiyaking gamitin ang mga feature na ito kapag nagsusulat ng mga email.

Isipin kung anong mga dokumento ang kailangan mong ilakip sa liham. Hindi mo kailangang isama ang detalyadong data sa teksto mismo, mas mahusay na ipadala ang mga ito sa isang hiwalay na file. Ipahiwatig sa paksa na ang file ay naka-attach, kung ano ang format at kung ano ang nasa loob nito (sa madaling sabi), kung hindi, ang tatanggap ay maaaring mapagkamalan itong isang virus. Bago ipadala ang file, suriin ito sa isang antivirus program.

Iwanan ang iyong mga contact at lagda. Ito ay isang plus lamang para sa iyong reputasyon, ito ay sumasalamin sa iyong propesyonalismo. Huwag gumawa ng mahabang lagda, maximum na lima hanggang anim na linya. Dapat itong maglaman ng pangalan ng kumpanya, ang iyong buong pangalan, posisyon na hawak. Bilang isang patakaran, ang address ng website, numero ng telepono at email address ay ipinahiwatig din.

Hindi mo dapat gamitin ang postscript nang hindi kinakailangan sa mga sulat sa negosyo. Ang presensya nito ay nagpapahiwatig na hindi mo pa napag-isipan nang mabuti ang nilalaman ng liham.

Gumamit lamang ng mga read receipts kung talagang kinakailangan. Bilang isang patakaran, ito ay kinakailangan lamang sa pakikipag-usap sa mga panlabas na addressee, at pagkatapos ay kung ang sagot ay napakahalaga.

Gamitin din ang checkbox na "mataas na kahalagahan" kung kinakailangan. Kung mayroong talagang mahalagang impormasyon sa liham na kailangang isaalang-alang nang madalian, lagyan ng tsek ang kahon na ito. Salamat dito, lalabas ang liham sa "inbox". Ngunit, huwag abusuhin ang function na ito, maaari itong magmukhang nakakainis at nakakainis.

Tiyaking basahin ang email bago isumite. Suriin kung ang lahat ay malinaw, tiyak, maigsi, kung mayroong anumang kalabisan at hindi naaangkop, mga pagkakamali sa gramatika. Nailagay mo ba ang tamang data ng patutunguhan? Suriin ang lohika at pagkakapare-pareho ng presentasyon.

Tumugon sa mga email na natanggap mo sa isang napapanahong paraan. Ipaalam na nabasa mo ang liham, upang magpakita ka ng paggalang, magpakita ng magandang tono. Kung sa isang partikular na sandali ay hindi mo masagot ang liham na iyong natanggap, abisuhan ang may-akda tungkol dito, mangakong sasagutin sa lalong madaling panahon. Sagutin ang mga tanong na itinanong sa iyo nang sunud-sunod. Hindi na kailangang magsimula ng tugon tulad ng isang bagong mensahe.

Kung hindi ka sumagot sa loob ng dalawang araw, iisipin ng addressee na hindi mo pinansin ang kanyang sulat, o nawala ito.

Karaniwan, dapat tapusin ng taong nagpasimula nito ang elektronikong diyalogo. Bagama't ang panuntunang ito ay maaaring minsan ay hindi sinusunod, batay sa mga detalye ng isang partikular na sulat.
Tandaan ang lahat ng pinangalanang mga tuntunin ng pagsusulatan sa email. Obserbahan sila palagi, maging matulungin at maingat.

Upang maipakita mo ang iyong sarili bilang isang propesyonal, moderno at karampatang tagapamahala, kung kanino ito ay kaaya-aya at komportable na magtrabaho.