Особенности заполнения журнала кассира-операциониста. Пошаговая инструкция по заполнению журнала кассира-операциониста

Журнал (книга) кассира-операциониста - вид документации, которую необходимо вести для каждого кассового аппарата в организации. При этом важно не только его правильно зарегистрировать и оформить, но и заносить в данную книгу учета ежедневные записи по установленному образцу без исправлений. Разберем все актуальные требования к журналу кассира на 2016-2017 гг.

Определение и роль журнала

Иное название книги кассира - форма КМ-4. Она обязательна г. по постановлению №132 Госкомитета статистики. Для каждого аппарата) необходимо наличие одного такого сводного документа. Ведение этого журнала - обязанность операциониста, кассира, обслуживающего клиентов при помощи ККМ и принимающего от последних наличные деньги в роли платы за продукцию, услугу, работу и т.д. Данная книга является первичной учетной документацией по бухучету поступающих денежных средств.

В КМ-4 ежедневно фиксируются показания, снятые с ККМ, и суммы денег, прошедшие через кассовый аппарат. Работник в начале и конце дня записывает в нее показания счетчиков ККМ (так называемый Z-отчет) - разность между ними и будет считаться выручкой за текущий день. Главная роль журнала кассира - сверка фактического остатка денег в кассе с тем, что насчитала кассовая машина.

О необходимости обязательного ведения формы КМ-4 говорит письмо Минфина №104 (30.08.1993) и письмо ФНС № ЕД-4-2/11941@ (23.06.2014).

Правила оформления и заполнения

При оформлении журнала кассира-операциониста важно обратить внимание на следующие детали:

• КМ-4 в обязательном порядке подлежит прошивке всей книги целиком или только листов.
• Подпись на контрольном листе должна быть руки ИП или руководителя организации. Она должна заверяться оттиском печати, если последняя используется учреждением.
• В книге обязательно нумеруется каждый лист, начиная с первого. Страницы нумеровать не нужно.
• На последнем листе обязательна пометка: «В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено подписью (и печатью) ... листов». Часть этого текста обязательно должна заходить на контрольный лист.

Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста (образец конкретной записи вы увидите далее)? Правила следующие:

• Писать в книге можно только шариковой или чернильной ручкой с темно-синими чернилами.
• Записи вносятся в строгом хронологическом порядке. Одна строчка - это один кассовый день.
• Источником для записей служит только Z-отчет - информация не должна быть итогом самостоятельных подсчетов. Если за кассовый день было снято несколько таких отчетов, то в книгу необходимо внести данные по каждому из них.
• Каждая запись должна быть заверена подписью кассира, ИП и руководителя.
• В книге не должно быть исправлений и помарок.

Если в работе кассир-операционист ошибку в уже внесенной записи, исправить ее можно, следуя инструкциям ниже:

• Ошибочные данные нужно перечеркнуть, затем указать рядом верную информацию, а также дату исправления.
• Помарку своей подписью заверяет сам кассир, а также его непосредственный руководитель.
• Если масштаб ошибки измеряется несколькими страницами или листами, то допускается их перечеркивание крест-накрест.

Если все помарки исправлены по указанной схеме, то они не должны быть наказуемыми для работника.

Требования к титульному листу

Титульный лист журнала кассира-операциониста должен быть оформлен следующим образом до непосредственного предъявления книги в налоговую инспекцию:

• В верхней части должно быть прописано полное наименование учреждения, его адрес.
• Далее - информация о ККМ - марка, тип, модель. В правой части - номер производителя и регистрационный номер, который сообщает ЦТО или при регистрации аппарата.
• Обязательно указать, когда было начато заполнение книги, и впоследствии - когда была произведена последняя запись.
• Необходимо указание должности и Ф. И. О. ответственного лица - кассира, работающего по трудовому договору.

Замена формы КМ-4

Перед стартом работы книга операциониста обязательно должна быть зарегистрирована в ИФНС. К этому времени она уже должна иметь заполненный титульный лист, нумеровку страниц, запись на последней странице, затрагивающей контрольный лист, быть прошитой.

Новый журнал следует начинать только тогда, когда полностью заполнен старый (каждая форма рассчитана на 1000 записей). Причиной замены также может быть очевидная ветхость книги или ее существенные повреждения.

Графы журнала КМ-4 и их значение, проверочные формулы

Говоря о том, как правильно заполнять журнал кассира-операциониста, образец которого вы уже увидели на фото, разберем все существующие в нем графы, раскрыв их значение.

Рассмотрим заполнение журнала на конкретном примере.

Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста: образец

Допустим, при закрытии смены 10.05.2017 кассиром был снят отчет №3210. Согласно нему выручка за день составила 23845.12 рублей. Необнуляемый итог равнялся 50645.20 рублей. Его показатели за вчера - 26800.08 рублей. Был возвращен товар на сумму 2114.50 рублей. Внесем информацию в КМ-4.

Возврат и хранение денежных средств

Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста? Образец демонстрирует возврат товаров потребителям. Такие ситуации, помимо занесения в КМ-4, обязательно должны заноситься в КМ-3. Возврат происходит через главкассу организации, реже - через КММ определенного операциониста.

Вся наличность, которая хранится в кассовом ящике, обязательно сдается в конце смены непосредственному руководителю, ИП или в главкассу. Операционист не имеет право распоряжаться этими суммами после внесения записи в журнал.

Эквайринг

Эквайрингом называется безналичный расчет с применением банковских карточек. Это относительно недавнее новшество порой вносит путаницу при заполнении журнала операциониста - графа дневной выручки включает в себя большую сумму, нежели та, что хранится в кассе. Кроме того работник обязательно должен вести учет потребителей (сохранять их экземпляры чеков для себя), расплатившихся безналичным образом.

Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста, образцы в этой статье наглядно показали. Эта книга является одним из важнейших документов при ведении расчетно-кассовой деятельности. Ее отсутствие, ровно как и утеря, влечет за собой штрафы, налагаемые проверяющими органами ИФНС, и самому работнику, и организации.

В процессе ведения своей деятельности каждое предприятие проводит расчеты за реализованные товары или оказанные услуги. Передача средств проводится наличным или безналичным путем. И в первом случае для этого используется ККМ. В нашей статье мы рассмотрим, как правильно заполнять журнал кассира-операциониста, который является главным документом при выполнении таких операций.

Выполняя расчеты наличными деньгами, необходимо использовать зарегистрированную в ИФНС технику – не только сам кассовый аппарат, то и защищенную электронную контрольную ленту. Все операции должны заноситься в журнал.

Этот документ нужно отправлять на проверку в ИФНС в таких случаях, как:

• Перерегистрация карточки на кассовые аппараты.
• Открытие нового журнала.
• Проверка со стороны ИФНС.

При этом важно отличаться использующиеся на предприятия ККМ и операционную кассу предприятия. Наличные средства, которые получаются через аппарат, должны:

• Нужно учитывать средства в день поступления.
• Хранящиеся в кассе средства могут быть в размере лишь «разменной монеты», которая поступает в кассу в начале дня.
• Средства могут вернуть покупателю в день поступления.
• Наличные нужно сдавать инкассатору в конце смены или поступать в кассу предприятия.
• Должна быть закрыта в день открытия.

В случае нарушения кассовой дисциплины предприятию грозят следующие штрафы:

• В размере 3-4 тысяч рублей кассиру (иному должностному лицу).
• В размере 40-50 тысяч организации.

Учет кассовых данных – порядок и правила

Для любого кассового аппарата должен вестись журнал кассира-операциониста, который позволяет учитывать данные по ККМ в течение примерно 1000 рабочих (по кассе) дней. Затем нужно завести новый документ. Чтобы заменить журнал кассира-операциониста, нужно обратиться в ИФНС и предоставить такие документы, как:

• Старый журнал.
• Новый документ, который прошит и заверен руководителем, при этом титульный лист документа должен обязательно быть заполнен.
• Паспорт на технику.
• Карточки учета.
• Оригинал договора с компанией, осуществляющей обслуживание ККМ.
• Последний Z-отчет по кассе.
• Оригинал доверенности на лицо, которое доставляет документы, который может быть заполнен в свободной форме.

При этом каждая ИФНС может потребовать и ряд других документом, потому прежде чем отправляться к ним, лучше позвонить специалистам и уточнить, что еще нужно принести.

Для чего нужен журнал и регулирование его ведения

Инструкция по заполнению журнала кассира-операциониста размещена в ФЗ РФ под номером 54, который был выдан 22 мая 2003 года.

Данный закон определяет следующее:

• Категории организаций, которые должны применять ККТ при проведении наличных расчетов. Есть тут и исключения: юрлица и ИП, которые уплачивают патент и единый налог на временные доходы.
• Использование данных из реестра техники.
• Требования к регистрации кассовой техники.
• Также в документе прописаны права и обязанности ИФНС в области регистрации кассовой техники, их проверки, контроля за ведением документооборота.

Журнал кассира-операциониста нужен для учета полученных или сданных в кассу денежных средств. На основании полученных данных также определяется налоговая база:

• ИП. Налог с дохода физлиц, единого налога в случае ведения деятельности по УСН.
• Юрлица. Прибыль и налог, который взимается при применении УСН.

Бланк журнала кассира-операциониста

Кроме того, ККМ нередко применяются при ведении складского учета, что позволяет обеспечить материальный учет запасов в компании.

Требования к ведению и оформлению документа

Первое, что нужно помнить – журнал нужно прошить, при этом можно прошивать как сам журнал, так и отдельно его листы. Контрольный лист документа подписывает руководитель предприятия или ИП, при этом обязательно должна присутствовать расшифровка инициалов.

Если в организации есть печать, подпись нужно заверить оттиском. И тут есть один нюанс – его конец должен обязательно попасть на лист. Все листы должны нумероваться, а вот сами страницы – нет, но на них должны быть обозначения номера листа. На последнем листе нужно сделать запись, при этом ее часть должна обязательно затронуть контрольный листок: «В журнале пронумеровано и прошнуровано n-ное количество листов».

Заполняя журнал кассира операциониста, кассир должен обязательно:

• Применять темные чернила.
• Учитывать хронологию событий.
• Заполнять каждую из строк на один кассовый день (данные нужно взять из Z-отчета)

Не нужно подсчитывать итоги накопительной суммы. В случае если кассир в течение смены снимал два отчета, то данный нужно записывать отдельной строкой для каждого документа. В конце смены записи заверяются подписями кассира и руководителя предприятия либо иным уполномоченным должностным лицом.

Журнал кассира-операциониста – заполнение по всем правилам

Также в титульном листе нужно указать дату начала и конце ведения книги, информацию об ответственном сотруднике, который заполняет документ. Важно отметить, что с кассиром, который будет заниматься оформлением журнала, должен быть обязательно заключен договор о материальной ответственности.

Порядок заполнения документа:

Нюансы и правила ведения журнала кассира-операциониста в разных ситуациях

Есть несколько моментов ведения данного документа при возврате средств и при эквайринге. Давайте подробно рассмотрим их, чтобы в процессе заполнения не возникло ошибок.

Здесь мы рассмотрим правила заполнения РКО и вы скачаете бланк.

Подробнее о том, как вести кассовую книгу в электронном виде, вы узнаете тут.

Что такое инкассовое поручение и как его заполнить? Здесь написано максимально подробно.

Возврат средств

Денежные средства, полученные кассиров с применением кассового аппарата, не могут храниться на предприятии или использовать после закрытия смены. Но если в течение рабочей смены вернулся покупатель, который желает вернуть средства, то деньги ему можно отдать из «ящика» ККМ. Чтобы вернуть средства, кассиру нужно оформить акт по форме КМ-3, после чего возврат проводят через кассу компании.

Есть несколько особенностей возврата товаров и получения наличных обратно:

• Покупатель может вернуть продукцию, если приобретенная продукция не подошла по размерам, ассортименту, расцветке. При этом важно помнить, что данный порядок регламентирован Законом «О защите прав потребителей».
• Существуют товары, которые вернуть нельзя, например, лекарственные средства и т.д. Чтобы вернуть средства на такую продукцию, необходимо написать заявление на имя руководителя предприятия – на рассмотрение поданного документа и возврат требуемой суммы дается две недели.
• Возврат средств наличных средств, которые получены от компании, должен проводится в день приобретения товара через кассовые аппарат, или через расчетный счет в последующие дни.

Эквайринг

Эквайринг представляет собой оплату за товар с помощью банковских карт, когда предприятие получает деньги за товар сразу на свой расчетный счет. Все проводимые средства учитывается в отдельном столбце журнала кассира-операциониста. В данном случае величина остатка Z-отчета не будет равна размеру денежной наличности в кассе.

Оплата товара по карточке

Главный минус работы по такой схеме в том, что банк-партнер, с которым заключен договор на открытие расчетного счета, снимает комиссию. Покупая товар, покупателю представляют кассовый чек.

Для возвращения средств нужно обратиться в ИП или юрлицо – средства вернуться обратно на счет клиента.

Внесение исправлений в журнал кассира-операциониста

Если при заполнении документа были внесены записи с ошибками, их можно исправить. Главное – их нужно согласовать со всеми ответственными лицами, также исправления должны быть заверены их подписями и подтверждены печатью компании. Кроме того, должна быть запись «Исправлено верно».

Если правки небольшие, можно воспользоваться специальным канцелярским корректором, а вот если нужно исправить несколько строк, то это можно сделать с помощью отметки «Пропущенная строка «21.05.2016» является достоверной». Кроме того, есть еще одно важное правило: исправления должны определять оборот денежных средств за определенный период без нарушения хронологии записей.

Остались вопросы?

Это быстро и бесплатно !

Не нужно переживать делать исправления, главное, вовремя находить их, фиксировать и подтверждать по правилам. Бывает, что кассир делает записи не ручкой, а карандашом, чтобы потом их аккуратно переписать. В случае внезапной проверки со стороны контролирующих органов это может привести к серьёзным проблемам и штрафам как должностному лицу, так и организации.

Как правильно заполнять журнал кассира-операциониста?

Журнал кассира-операциониста по форме КМ-4 предназначен для фиксирования всех финансовых потоков и учета денежных средств, которые проходят в течение дня через кассу.

В случае необходимости он может быть использован сотрудником налогового органа для сверки показаний в отчетах предпринимателя. Сам же владелец торговой точки может по нему всегда быстро определить объемы денежных поступлений за любой период.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

Это быстро и бесплатно !

Что это такое, для чего он нужен на предприятии

Российское законодательство обязывает все организации, а также физические лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью, проводить все денежные средства через ККМ. Каждая операция, пробитая через кассовый аппарат, сопровождается чеком, в котором указаны ее номер и назначение. Подробный же письменный учет операций должен вестись в книге кассира-операциониста.

Документ представляет собой книгу с титульным листом, на котором указана информация о предприятии:

• Реквизиты компании или ИП.
• Коды ОКПО и ОКУД.
• Данные ККМ.
• Дата начала ведения.
• Сведения об ответственном лице, занимающимся ведением документа.

Журнал обязательно прошивается при помощи шнура или толстой нити и постранично пронумеровывается. Общее количество листов указывается на последней странице и заверяется печатью предприятия или ИП. Документ также содержит подписи налогового инспектора, регистрировавшего книгу, а также бухгалтера и руководителя предприятия.

Регистрация в налоговой

Форма КМ-4 – это книга учета всех операций, проводимых через конкретный кассовый аппарат , поэтому она оформляется в налоговой инспекции одновременно с постановкой контрольно-кассовой машины на регистрационный учет. При регистрации ККМ и кассового журнала необходимо иметь:

• Заявление о постановке на учет ККМ.
• Свидетельство о регистрации ИП или предприятия.
• Договор аренды торговой площади.
• Паспорт ККМ.
• Договор, заключенный с Центром технического обслуживания ККТ.
• Голограмму.

Сама кассовая машина должна находиться в перечне разрешенной к использованию контрольно-кассовой техники, т. е. модель ККМ должна соответствовать Госреестру.

Если у предприятия несколько контрольно-кассовых машин, то и журналов будет заведено соответствующее количество. Каждая книга должна находиться в торговом зале рядом с аппаратом.

Информация о том, какой кассовый аппарат выбрать для ИП, приведена тут.

Кто и когда его заполняет

Первую запись в журнале делает сотрудник налоговой инспекции, регистрирующий ККТ. Он снимает нулевой чек с проверочной суммой 1 руб. 11 коп. и вносит данные первого Z-отчета. Эта сумма вычитается при занесении денежных операций первого дня работы и не учитывается ни налоговыми органами, ни бухгалтерией предприятия.

Книгу ежедневно по открытию и окончанию рабочей смены заполняет тот, кто назначен руководителем ответственным за ее ведение. Это может быть сам руководитель, главбух, административный сотрудник или кассир .

Правила ведения денежных расчетов, а также порядок оформления кассового журнала были установлены в 1993 году. А в конце 1998 года Госкомстат вынес постановление «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации». Так появилась форма КМ-4, которой сегодня пользуются почти все предприятия, деятельность которых предусматривает финансовые расчеты. Несмотря на то, что принципы оформления отчетности остались прежними, ряд изменений коснулся внешнего вида Z-отчета.

Правила и процесс заполнения

Страницы отчетного документа имеют 18 столбцов для занесения данных:

• Столбец 1. Дата. Сюда заносится дата снятия Z-отчета. Если за день работало несколько смен, то отчет снимается по каждой из них и вписывается отдельной строкой с указанием смены. Например: 01.01.2015(2).
• Столбец 2. № отдела. Необязательная строка для заполнения, так как многими современными аппаратами не выводится Z-отчет по отделам.
• Столбец 3. ФИО кассира.
• Столбец 4. Порядковый номер контрольного счетчика (фискальной памяти) на конец рабочего дня. Номер отчета, прописанный на документе.
• Столбец 5. Порядковый номер контрольного счетчика (фискальной памяти). Актуальность оформления строки утрачена в связи с модернизацией кассовых машин, поэтому просто копируется информация из столбца 4.
• Столбец 6. Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня/смены. При первичном заполнении показатель будет равен 1 руб. 11 коп. Если же ККМ используется уже какое-то время, то цифру можно взять из:
  • показаний на момент окончания смены предыдущего дня;
  • предыдущего X-отчета, если кассовый аппарат предусматривает печать этих параметров;
  • сумму можно вычислить, найдя разницу между предшествующей цифрой и дневной выручкой.
• Столбец 7 и 8. Подпись кассира/администратора. Подписывают все ответственные лица. Если это один человек, то подпись дублируется.
• Столбец 9. Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня/смены. Цифра переписывается из итогового кассового документа и составляет сумму чисел из Столбца 6 и дневной выручки.
• Столбец 10. Сумма выручки за рабочий день. Заносится из Z-отчета и составляет сумму наличной, безналичной выручки и возвратов.
• Столбец 11. Сдано наличными. Сумма без учета безналичных операций и возврата.
• Столбец 12. Оплачено по документам, количество. Вносится число безналичных операций.
• Столбец 13. Оплачено по документам, сумма. Прописывается итоговая сумма, полученная путем безналичных платежей.
• Столбец 14. Сдано всего. Суммируются все платежи, кроме возвратных операций.
• Столбец 15. Сумма возвратов. Данные отображаются в Z-отчете.
• Столбец 16, 17 и 18. Прописываются подписи всех ответственных работников на момент передачи выручки за смену.

Порядок заполнения вы можете наглядно посмотреть на следующем видео:

Нюансы оформления в различных случаях

Особенности ведения журнала зависят от деятельности предприятия. Например, может случиться так, что за день не было пробито ни одной операции на ККТ, что делать в таком случае?

Правилами ведения формы допускается отсутствие записей, если не было выбито чеков. Тем, кто не имеет постоянных поступлений или выдачей денежных сумм, можно вести книгу по мере необходимости.

Может случиться так, что Z-отчет утерян, но так как он является документом бухгалтерской отчетности, его необходимо восстановить. Сделать это можно:

• Обратившись в обслуживающую организацию . Как правило, механик в кратчайшие сроки извлекает информацию, сохранившуюся на ЭКЛЗ.
• Сняв фискальный отчет . Чтобы получить сведения из фискальной памяти машины, необходимо знать код, который назначается в налоговой инспекции при регистрации ККМ. Если код неизвестен или введен ошибочно, кассовый аппарат может заблокироваться, и придется вызывать мастера.

Исправление ошибок

Ошибки в документе исправлять можно, но делать это следует аккуратно, черной или синей пастой или при помощи канцелярского корректора-замазки.

После каждого исправления должна стоять подпись вносящего изменения в журнал сотрудника, а также обязательная фраза: «Исправлено верно», прописанная после каждой неточности.

Прошивка и хранение

Книга прошивается от первой до последней страницы, при этом все листы необходимо пронумеровать черной или синей пастой. На последней странице место прошивки заклеивается белым листом бумаги, на котором проставляется общее количество страниц и подпись руководителя предприятия. Если организация имеет печать, то она тоже должна быть поставлена рядом с подписью.

В процессе ведения документ хранится рядом с ККТ. Полностью заполненный журнал заменяется на новый, а старый хранится в бухгалтерии. Правда с появлением ЭКЛЗ и их ежегодной заменой длительное хранение утрачивает смысл, так как вся информация при необходимости может в течении одного дня быть считана с запоминающего устройства.

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Заполнение журнала кассира-операциониста в 2018 году — образец заполнения, при возврате, с эквайрингом, форма КМ-4, пример, правила, инструкция, ошибки, титульный лист

Образец заполнения журнала кассира-операциониста

В графе №1 — указывается текущая дата.

В графе №2 — номер отдела (секции). Это необходимо в том случае, если ККМ обслуживает несколько торговых секций, и организация ведет по ним раздельный учет выручки.

В графе №3 — фамилия, имя, отчество кассира — операциониста.

В графе №4 — указывается номер Z-отчета, соответствующий текущей дате.

В графе №5 — «Показания контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика» — записывается количество продаж за смену. Показания данного счетчика печатаются на Z-отчете.

Примечание: Счетчик, показания которого, необходимо занести в графу 5 был только в ККМ без фискальной памяти. В ККМ с фискальной памятью такого счетчика нет. Ни какими нормативными документами четко не оговорено, какие показания и какого счетчика следует заносить в графу 5, по этой причине многие пользователи ККМ эту графу не заполняют.

В графе №6 — показания нарастающего итога на начало дня. Эту сумму ККМ указывает в Z-отчете, и показания на начало дня — это те же показания, что и на вечер предыдущего дня.

Внимание! Не все модели ККМ автоматически выводят в Z-отчете показания счетчика нарастающего итога. В этом случае необходимо выводить их самостоятельно. Как это сделать, указано в комментарии к графе №10.

В графах №7 и №8 — соответственно подписи кассира-операциониста и администратора (старшего кассира).

В графе №9 — показания счетчика нарастающего итога на конец дня.

В графе №10 — сумма выручки за день, согласно показаниям счетчика. Определяется как разность между графами №9 и №6.Если ККМ не указывает в Z-отчете показания счетчика нарастающего итога, то можно сразу записать указанную в нем сумму выручки за день, после чего путем суммирования граф №6 и №10 вывести показания счетчика нарастающего итога на конец дня, и занести их в графу №9.

В графе №11 — сумму наличных денежных средств (выручку).

В графах №12 и №13 соответственно: количество платежных документов (банковских чеков и т.п., если они принимаются организацией) и общую сумму оплаченную этими документами. Если этого не происходило, то необходимо поставить прочерки.

В графе №14 указывается общая сумма выручки (№11+№13).

В графе №15 отражается сумма денег, возвращенная покупателям (клиентам) по неиспользованным, в том числе ошибочно пробитым чекам. Сумма граф №14 и №15 должна соответствовать сумме, указанной в графе №10.

Внимание! Возвращать деньги из денежного ящика ККМ можно только по чекам, пробитым в этот день. К чекам должен прилагаться акт по форме КМ-3 . Операция «возврат» не уменьшает сумму сменной (дневной) выручки (графа 10).

В графах №16, №17 и №18 — подписи соответствующих должностных лиц организации.

Образец заполнения журнала кассира-операциониста:

Журнал кассира-операциониста. Форма КМ-4

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех кассовых документов. Узнать больше >>

• Кассовые ордеры
• Кассовая книга
• Платежный ордер
• Аккредитив
• АО-1. Авансовый отчёт
• Акт сверки взаиморасчетов
• Бланк товарного чека

• Документы по учету ККМ
• Платежное поручение
• Платежное требование
• Инкассовое поручение
• Книга учета денежных средств
• Объявление на взнос наличными
• Журнал регистрации кассовых документов

Класс365 – быстрое и удобное заполнение всех кассовых документов

Журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4 – это документ, отражающий движение наличных денежных средств в операционной кассе торговой организации. Его ведёт кассир-операционист отдельно для каждого кассового аппарата. Журнал шнуруют, нумеруют и скрепляют подписями руководителя и главного бухгалтера организации; ставят печать. Далее журнал заверяется в ИФНС налоговым инспектором.

Унифицированная форма № КМ-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Посмотреть образец заполнения: стр.1 стр.2 стр.3

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно подробнее>>

Специальная программа для малого бизнеса

Класс365 — онлайн программа для всех:

• 50 актуальных бланков документов
• Торговый и Складской учёт
• CRM-система для работы с клиентами
  
• Банк и Касса
• Интеграция с интернет-магазинами
• Встроенная почта и отправка SMS
• Отчеты в один клик

Как правильно заполнить журнал кассира

Если в журнал кассира вносят исправления, то их необходимо заранее оговорить и далее заверить подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера, а также печатью организации.

Сумма в графе 6 должна быть равна сумме в графе 9 за предыдущий день.
Сумма в графе 10 равняется сумме граф 14 и 15.

Сумма в графе 10 расчитывается так: сумма графы 9 минус сумма графы 6.

Графа 14 равняется сумме граф 11 и 13.

Графа 15 заполняется, только если возврат был сделан в день покупки или был ошибочно пробит чек.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

• Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
• Печатать документы с изображением подписи и печати
• Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
• Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
• Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Заполнение КМ-6 при эквайринге

Предприниматели, которые используют в работе с клиентами эквайринг, задаются вопросом, как правильно заполнить необходимую документацию. Ведь тут нет привычной кассы. Одно дело, когда работа идет с живыми деньгами. И совсем другое, когда речь идет об электронных деньгах. В этом случае требуется заполнение КМ-6 при эквайринге? Эту тему мы подробно обсудим в нашей статье.

Российское законодательство нигде не прописало правила заполнения КМ-6 при работе с пластиковыми банковскими карточками и с наличными деньгами. Получается, что такую справку следует заполнять в общем порядке. Отчет кассира-операциониста необходим для того, чтобы зафиксировать показания, которые записало за день считывающее устройство. То есть должна быть подсчитана дневная выручка фирмы.

Задаваясь вопросом,как заполнить документ, учтите следующее:

1. Вначале пишется адрес компании и ее название.
2. Далее указываются реквизиты ККМ, дата составления документа и его номер.
3. В таблицу заносятся показания счетчика, которые соответствуют началу и концу рабочей смены. Выручка высчитывается следующим образом: сначала берется выручка, полученная в конце рабочего дня, и из нее вычитаются те показания, которые были в самом начале дня.
4. Кассир указывает сумму прописью и ставит рядом с цифрой свою подпись.

Учет денежных средств населения ведется по форме № КМ- 6. Образец заполнения справки можно увидеть здесь. Этот пример поможет научить кассиров готовить документацию правильно.

Расчеты по пластиковым картам

Если расчеты ведутся с использованием современных банковских пластиковых карт, здесь есть свои нюансы, которые требуют соблюдения. В конце рабочего дня кассир записывает данные о безналичной выручке в свой журнал. Указывается, какое количество пластиковых карт прошло через аппарат считывания и точная сумма денег. Причем в своем журнале кассир всегда отдельно указывает прибыль наличными и прибыль от пластиковых карт. Ведь те денежные средства, которые поступили безналичным путем, в кассовый аппарат не попадают.

Нужно обратить внимание, что такая справка кассира заполняется ежедневно, в конце дня. Если деньги возвращались покупателям, то этот факт тоже указывается в справке. Возвращаются человеку деньги только в том случае, если он отдал чек. Причем чек должен быть приобретен только в этот же день. После этого должен быть составлен акт возврата, который прилагается к форме № КМ-6.

В заключение

В 2017 году многие фирмы и индивидуальные предприниматели стали переходить на эквайринг как наиболее удобную систему для клиентов и самой организации. Но, используя данную систему, не стоит забывать об отчетных документах. Они проверяются контролирующими органами, и, если бумаги не в порядке, штрафных мер не избежать.

Статья написана по материалам сайтов: vesbiz.ru, znaydelo.ru, pl-e.ru, class365.ru, zhazhda.biz.

Во многих нишах бизнеса за реализацию товара или оказание услуги ведётся два варианта расчёта с клиентом - наличными деньгами и безналичным способом. Для того чтобы осуществлять принятие наличных средств почти всегда используется контрольно-кассовая техника. Такие аппараты, называемые сокращённо ККМ или ККТ фиксируются при установке в налоговом ведомстве. Причём фиксация происходит как самой машинки, так и его контрольной ленты (ЭКЛЗ), которая потом будет пригодна для считывания информации. Подробнее о правилах регистрации ККМ вы можете прочитать в другой статье на нашем сайте.

А вот данные по приходу и расходу с помощью контрольного аппарата записываются как раз в журнал кассира-операциониста. Записи эти делаются ежедневно, исключая те дни, когда операций совершено не было. В дальнейшем этот документ будет проверяться сотрудниками налогового управления.

Когда журнал кассира-операциониста предоставляется в ФСН

• Нужно переделать регистрацию карточки кассового аппарата.
• Журнал закончен и требуется заведение новой книги.
• В случае проверки, которая организуется и инициируется самой налоговой (отдельно о видах проверок читайте в статье на нашем сайте).

При этом законом не запрещается устанавливать любое количество кассовых аппаратов фирмой. Однако все они должны быть установлены верно и обязательно быть зарегистрированы.

Важно понимать разницу между кассой фирмы и кассой ККМ.

Так, наличные средства, которые получены при использовании контрольно-кассовой аппаратуры:

• Должны быть учтены в тот же день, когда они поступают.
• Могут быть возвращены покупателю только в тот же день, когда они поступили от него. (Для реализации процедуры возврата товара существует свой регламент, и он будет рассматриваться отдельно).
• Эти средства отсутствуют вначале смены и после закрытия.
• Средства в течение этого же дня сдаются в инкассацию, либо же в конце кассового дня - в кассу фирмы. При этом оформляется приходный кассовый ордер по окончанию смены и передаче денег.

• В денежном шкафу/ящике/сейфе средства могут быть только для размена. При этом средства выдаются вначале кассовой смены из кассы фирмы. Опять же оформляется ордер (расходный).

Важно! Грубым нарушением будет считаться закрытие кассового дня на следующий день. В случае обнаружения, на кассира будет наложены штрафные санкции в размере до 4-х тысяч рублей за одну ошибку. А фирма поплатиться суммой в размере порядка 50 тысяч рублей.

Порядок учёта кассовых данных

На каждый ККМ ведётся свой журнал кассира-операциониста. Рассчитывается один журнал примерно на 1000 дней, когда касса открывается и закрывается. После этого заводится новая книга учёта.

Что нужно, чтобы поменять журнал кассира-операциониста

Понадобятся документы, которые примет налоговое ведомство и оформит процедуру смены журнала. В пакет входят:

1. Журнал, который подлежит замене на новый
2. Новая книга. Журнал будет пустой, но предварительно его нужно прошить и заверить по всем правилам (На титульном листе нового журнала обязательно следует указать данные кассового аппарата).
3. Паспорт вашей ККМ.
4. Карточка учёта.
5. Договор с компанией, которая занимается обслуживанием кассовой машинки.
6. Последний Z-отчёт (отчёт закрытия кассы за последний день). При этом оставшиеся средства не будут переноситься на начало следующего дня.

Если документы предоставляет сотрудник фирмы, нужно будет к пакету документации приложить также и доверенность на него. Причём если речь идёт об индивидуальном предпринимателе, то доверенность нужно обязательно нотариально заверять. А организации могут предоставлять документ в свободной форме, подтверждающий, что сотрудник состоит в штате.

Что касается пакета документов для замены журнала, то лучше предварительно уточнять его состав в конкретном отделении налоговой инспекции, так как существуют небольшие региональные отличия по списку нужной документации.

Менять журнал по окончанию года необязательно. По крайней мере, нет законодательных предписаний, которые это регламентировали бы.

Для чего нужен кассовый журнал и как его ведение регулируется законом

В первую очередь использование кассовых аппаратов прописано в 54-ФЗ от 22.05.2003 года (последняя редакция - от 8 марта 2015 года). Что этот закон регламентирует:

• Определяет виды организаций, которые в обязательном порядке должны применять в своей деятельности контрольно-кассовые аппараты. (К ним не относятся ИП на «вменёнке» и ПСН, либо те, кто использует бланки строгой отчётности).
• Определяет регламент использования реестра содержащихся в технике данных.
• Определяет требования, которые применяются к предпринимателям и фирмам, использующим в своей работе кассовую аппаратуру.
• Обозначает права налоговых органов и проверяющих ККТ.

Журнал кассира-операциониста нужен, чтобы вести учёт наличных, поступивших от клиента и переданных в кассу фирмы или предпринимателя.

Все данные, полученные при ведении журнала будут учитываться, чтобы определить базу налогового обложения. В случае ИП - НДФЛ, а также налога при УСН. В случае юрлица - налога при УСН и прибыли. Также эти данные будут служить для организованного и упрощённого оборота средств при взаимодействии с покупателями (например, при возврате денежных средств за сданный товар).

Также данные из журнала часто привязываются к складской программе учёта. Это позволяет оперативно видеть уход товара и остатки.

Требования при ведении журнала кассира-операциониста

Прошивка. Возможны два варианта - либо прошивать листы, либо - весь журнал.

Подпись руководителя. Ставится на контрольном листе с расшифровкой. Когда фирма или предприниматель использует печать, то она ставится на подпись (должна попасть и на листок).

Нумерация. Номер ставится на каждом листе. При этом нет необходимости ставить номера страниц, достаточно нумеровать сами листы.

Запись в конце. Делается она на последнем листе, при этом часть попадает на контрольный листок. Запись должна звучать примерно так: «В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено подписью (если есть печать, то пишем „и печатью“) такое-то количество листов». Естественно вместо «такое-то» пишем итоговую цифру количества листов.

Требования к кассиру, который заполняет журнал

• Писать чернилами тёмного цвета.
• Придерживаться хронологического порядка.
• Брать данные согласно Z-отчёту из ленты ККМ.
• Конечную сумму подсчитывать на калькуляторе (не самостоятельно).
• Использовать разные строки в журнале, если за день было снято два отчёта.
• Подписывать каждый день записи. Также это должен делать руководитель, либо другое лицо с полномочиями.
• Не имеет права на ошибки, затёрки уже написанного и исправления. Поэтому в случае, когда была допущена ошибка, запись зачёркивают. Правильные данные пишут рядышком, или чуть сверху. И обязательно указывают дату, когда исправления были сделаны. После того, как ошибка исправлена, снова ставится заверительная подпись кассира, который ранее эту ошибку допустил, а также руководителем.

Только в том случае, если исправления будут оформлены верно, наказания не предусматривается.

Титульный лист

Заполнять его нужно у нового журнала, как уже писалось выше, до того как вы будете сдавать его в пакете документов в ФСН. Указывать там нужно данные о фирме, а также информацию о ККМ, которую придётся взять их паспорта аппарата.

Также титульник должен иметь инфорацию о начале и окончании журнала. Указывается и ответственное за заполнение данных лицо. Стандартно этим лицом назначается кассир, который управляет ККМ.

Примечание: ответственность лица указывается и в его трудовом договоре. А в дополнение к нему подписывается документ о материальной ответственности назначенного сотрудника.

Порядок заполнения журнала кассира-операциониста

• Первая запись - проверочная сумма. Берётся она из нулевого чека, начинающего Z-отчёт и акт начала использования ККМ.
• Контрольная сумма - 1, 11 рублей - вписывается в столбец номер шесть.
• Остаток в конце смены также составит 1,11 рублей.
• В конце последующей рабочей смены аппарата кассиру нужно будет сократить сумму поступлений как раз на размер контрольной суммы.
• Столбцы в кассовом журнале:
• Дата смены.
• Порядковый номер отдела или секции (не нужно вписывать, если нет разделения на секции).
• Фамилия заполняющего кассира с инициалами. Если журнал заполняется одним кассиром постоянно, можно вписывать только вначале страницы. В остальных строчках уже используется знак «-/-».
• Порядковый номер отчёта фискальной памяти ККМ. Брать его следует также из отчёта Z.
• Показания контрольного счётчика. Это значение обозначает количество совершённых продаж. Эту графу следует заполнять в случаях, когда кассовый аппарат отправляется в ремонт. Первые данные будут внесены сотрудником фирмы, которая осуществляет ремонт. В последующем кассир просто дублирует информацию. Чаще всего графа будет пустовать.
• Информация о нарастающем итоге, который выводится на начало смены.
• Подпись кассира.
• Подпись старшего смены, либо администратора.
• Информация накопительного счётчика на конец дня (отчёт-Z).
• Выручка за текущий день. Здесь требуется учитывать как наличные средства, так и суммы безналичного расчёта. Но вычитать при этом суммы возвратов, в случаях, когда они есть. Эту сумму можно рассчитать собственноручно, либо воспользоваться отчётом.
• Наличка, которая сдана в кассу фирмы. Чтобы определить цифру, нужно из суммы вырученных средств вычесть эквайринговый приход и возвратные суммы.
• Количество совершённых платежей совершённых с использованием документации.
• Сумма безналичной оплаты.
• Наличные средства, внесённые в кассу фирмы.
• Сумма возвратных средств по заявлениям покупателей
• Подписи кассира (столбец номер 16), администратора (17), руководителя (18).

Особенности заполнения кассового журнала

В случае возврата наличных

Основное, что нужно помнить - средства, которые получаются от клиента с использованием аппарата кассы уходят в кассу фирмы или индивидуального предпринимателя. А соответственно не хранятся дольше одно смены, и уж тем более не могут быть использованы в другую смену.

Поэтому, когда приходит клиент с желанием оформить возврат, нужно обязательно смотреть на истекший срок.Когда всё происходит в рамках одного кассового дня, то деньги за возврат кассир выдаёт из кассы ККМ. При этом оформляется акт по форме КМ-3.

В остальных случаях, когда покупатель приходит в другую кассовую смену, средства возвращаются только из кассы предприятия, а не ККМ.

Важные моменты:

• Клиент имеет полное право на возвращение товара, в случае если ему он не подошёл по одному из параметров (ассортимент, размер, цвет).
• Регламентирующий возвратные операции закон - «О защите прав потребителей».
• Существует перечень товаров, которые возврату уже подлежать не могут.
• Если клиент хочет вернуть денежные средства за товар, то ему следует написать заявление на имя руководителя фирмы. Далее у фирмы есть 14 дней, чтобы это заявление было рассмотрено, а деньги возвращены.

Эквайринг

Это операции по оплате клиентом с использованием расчётных карт.

Когда приобретение совершается с помощью эквайринга, денежные средства с карты клиента попадают на расчётный счёт фирмы. При этом в журнале кассира-операциониста, деньги эти записываются в отдельный столбец, а сумма остатка по Z-отчёту не равняется размеру налички.

Аппаратура для проведения операций эквайринга может быть предоставлена банковской организацией, с которой вы заключаете дополнительный контракт. Основной особенностью является то, что банк за каждую операцию будет брать процент. Но, допустим, на сегодняшний день, предпринимателю гораздо выгоднее платить этот процент, чем оставаться с упущенной выгодой. Ведь использование кредитных и дебетовых карт для расчёта за товар и услугу вошло в прочный и повседневный обиход. Зачастую клиенты отказываются от покупки, только потому что у них нет с собой наличности, а фирма не принимает к оплате банковские карты. При использовании аппарата эквайринга покупателю выдаётся чек.

Утеря кассового журнала

Необходимость ведения журнала по операциям эквайринга такая же, как и в случае с наличными. А отклонение от этой необходимости ведёт к крупным штрафным санкциям в отношении как кассира, так и всей организации. Также штрафы накладываются при утере журнала.

Восстановление журнала после потери можно совершить только при помощи отчётов кассира или X-отчётам. А подобные отчёты могут предоставить лишь сотрудники обслуживающей кассовую технику фирмы.

Итог

Мы разобрали основы ведения журнала кассира-операциониста. Главный вывод, который можно сделать из всего вышесказанного - заполнение журнала - это очень скрупулёзная и ответственная работа. Хотя при некоторой тренировке и практике, она не вызовет сложностей. Однако, если вы планируете поручить это занятие конкретному человеку, убедитесь, что он обладает достаточными качествами и навыками. Потому что в ином случае, мелки недочёты и ошибки в заполнении приведут к штрафам со стороны проверяющих органов.

В процессе ведения коммерческой деятельности предприятия осуществляют расчеты за проданные товары, оказанные услуги или произведенные работы.

Передача средств может производиться безналичным или наличным расчетом. Для платежей наличными средствами применяется контрольно-кассовая техника (ККТ или ККМ).

Особенности ведения наличных расчетов

При расчете наличными используют технику , зарегистрированную в ИФНС. Регистрации подлежат сам кассовый аппарат и ЭКЛЗ (электронная контрольная лента защищённая). Свод данных по приходным, расходным операциям и остаткам ежедневно заносится в журнал. Если в течение рабочей смены техника не использовалась , записи не ведутся.

Журнал предоставляется на контроль в ИФНС в ситуациях:

1. Перерегистрации карточки ККМ.
2. Окончания журнала и открытия новой книги.
3. Назначения проверки в ходе мероприятия камерального или выездного контроля, проводимого ИФНС.

Организация может приобрести, зарегистрировать и установить любое количество кассовых аппаратов. Необходимо отличать операционную кассу предприятия от кассы ККМ.

Наличность , полученная через аппарат:

• Должна учитываться в день поступления. Средства в денежном ящике могут храниться только в пределах разменной монеты, полученной из кассы организации вначале кассового дня по расходному .
• Может быть возвращена покупателю только в день поступления. Отсутствует на начало и конец кассовой смены.
• Подлежит сдаче инкассатору в течение смены или в кассу предприятия по приходному кассовому ордеру в конце дня после закрытия смены.

Запрещено закрывать кассовый день на следующий день.

Нарушение относится к грубым ошибкам соблюдения кассовой дисциплины и влечет наложение штрафа на кассира (3-4 тысячи рублей) и предприятие (40-50 тысяч рублей).

Порядок учета кассовых данных

Каждый кассовый аппарат должен иметь для учета данных журнал кассира-операциониста . Журнал позволяет учесть данные примерно 1000 кассовых дней, после чего необходимо заводить новую форму.

Для замены журнала необходимо обратиться в ИФНС с документами:

1. Старый журнал кассира-операциниста.
2. Новый журнал, по правилам и заверенный руководителем. Титульный лист должен быть заполнен с указанием обязательных данных ККМ.
3. Паспорт техники.
4. Карточка учета.
5. Договор с обслуживающей технику компанией.
6. Последний Z-отчет. Остатки на начало дня не переносятся.
7. Доверенность на лицо, представляющее документы.

Организации представляют документ произвольной формы с указанием прав работника представлять интересы предприятия в ИФНС. ИП представляют только нотариально заверенные доверенности на представителей. Каждое из региональных отделений ИФНС имеет свои требования документов при замене журнала по его окончании. Законодательство не содержит требований о ежегодной замене журнала.

Если Вы еще не зарегистрировали организацию, то проще всего это сделать с помощью онлайн сервисов, которые помогут бесплатно сформировать все необходимые документы: Если у Вас уже есть организация, и Вы думаете над тем, как облегчить и автоматизировать бухгалтерский учет и отчетность, то на помощь приходят следующие онлайн-сервисы, которые полностью заменят бухгалтера на Вашем предприятии и сэкономят много денег и времени. Вся отчетность формируется автоматически, подписывается электронной подписью и отправляется автоматически онлайн. Он идеально подходит для ИП или ООО на УСН , ЕНВД , ПСН , ТС , ОСНО.
Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь , как это стало просто!

Назначение журнала и порядок законодательного регулирования его ведения

Порядок применения кассовой техники регулируется ФЗ от 22.05.2003г. № 54-ФЗ (в редакции от 03.07.2016 г.).

Закон определяет :

• Категории предприятий , в обязанность которых входит применение ККТ при наличных расчетах. Исключение составляют организации и ИП, уплачивающие единый налог на вмененный доход и патент. Заменить кассовый чек могут и предприятия, выписывающие с силу отдаленности расположения или особых условий деятельности.
• Использование данных реестра техники.
• Требования к применению, регистрации и обязанностям компаний, применяющих кассовую технику.
• Права контролирующих органов – ИФНС по проверке соблюдения законодательства и органов МВД с ограничением компетенции.

Журнал используется для ведения и учета полученных от покупателя и сданных средств денежной наличности.

На основании данных определяется налоговая база при расчете:

• Для — налога с доходов физических лиц, единого налога при ведении .
• Для организаций – прибыли и налога, взимаемого в случае применения .

Данные позволяют упростить учет денежного оборота при обслуживании покупателей и производить возврат средств в случаях, оговоренных законодательством.

Предприятия часто используют данные ККМ для ведения складского учета. Привязка оплаты за товар к отгрузке и отражению убыли каждой номенклатуры обеспечивают материальный учет запасов.

Образец заполнения журнала кассира-операциониста

Основные требования по ведению и оформлению журнала

Ведение записей по учету наличности, полученной по чекам, журнал кассира-операциониста подлежит прошивке . Допускается прошивка различными способами – только листы или полностью журнал.

Контрольный листок подписывает руководитель или индивидуальный предприниматель с расшифровкой данных. Если предприятия использует печать, подпись заверяется оттиском, конец которого должен попасть на лист.

Каждый лист формы нумеруется, начиная с первого листа. Каждая страница не нумеруется, достаточно иметь обозначение номера листа. На последнем листе делается запись, часть которой должна попасть на контрольный листок: «В журнале пронумеровано, прошнуровано и скреплено подписью (или печатью) _ листов».

При заполнении сведений кассир:

• Должен использовать только темные чернила.
• Учитывать хронологию событий. Каждая из строк заполняется на один кассовый день.
• Данные записей берутся из Z-отчета кассовой ленты. Итог накопительной суммы самостоятельно не подсчитывается. Если в течение кассовой смены были сняты 2 отчета. Данные записываются отдельной строкой на каждый отчет.
• Каждый день записи подписывает кассир и руководитель либо иное должностное лицо.
• Не должен допускать помарок, исправлений или подчисток записей.

Если в записи была обнаружена ошибка , ее перечеркивают, ставят рядом или сверху исправительные данные с указанием даты исправления. Изменение данных заверяется кассиром, допустившим помарку и руководителем предприятия. Если помарка отражается на дальнейших записях и была выявлена в более позднем периоде, допускается перечеркивание страницы или нескольких листов. Наказания за исправления, оформленные в установленном порядке, отсутствуют.

Образец заполнения титульного листа

Титульный лист журнала заполняется до предъявления формы в ИФНС. В составе данных указываются сведения о предприятии, кассовом аппарате согласно информации паспорта и карточки. Лист содержит данные о начале и конце ведения книги, лице, ответственном за ведение журнала.

Ведение записи в журнале поручается ответственному лицу – кассиру, ведущему расчеты с применением ККМ. Ответственное лицо должно быть принято по трудовому договору. Дополнительно с кассиром в обязательном порядке предприятие заключает договор о материальной ответственности.

Порядок заполнения

Пример оформления первой записи

Начало записи в журнале производится внесением проверочной суммы нулевого чека, которым начинается Z-отчет и акт ввода в эксплуатацию техники. Контрольная сумма составляет 1, 11 руб. Сумма вносится в столбец № 6. Остаток на конец дня будет составлять также 1,11 руб. По итогам следующей рабочей смены кассир уменьшает поступление на величину контрольной суммы.

При заполнении столбцов в журнале указываются по столбцам:

В столбцах 16, 17, 18 указываются подписи кассира, администратора, руководителя.

Правила заполнения данного журнала рассмотрены в следующем видеоматериале:

Нюансы ведения журнала в различных ситуациях

При возврате

Наличность, полученная кассиром с использованием ККМ, подлежит сдаче в кассу организации или ИП. Средства не хранятся и не могут использоваться кассиром после закрытия кассовой смены. Если в течение кассовой смены объявился покупатель, который желает произвести возврат товара , деньги ему могут быть возвращены из кассового ящика ККМ. Для проведения возврата кассир составляет акт формы КМ-3. Позднее возврат производится через кассу предприятия.

Особенности возврата товара населением и получения денежных средств:

• Покупатель имеет право вернуть товар, если предметы не подошли по ассортименту, размеру или расцветке. Порядок возврата регулируется Законом «О защите прав потребителей». Имеется список товаров, не подлежащих возврату.
• Для получения средств за сданный товар покупатель должен обратиться с заявлением к руководителю торгового предприятия.
• На рассмотрение заявления и возврат средств предоставляется 14 дней.

В данной ситуации редко можно обеспечить возврат средств через ККМ. Возврат наличности, полученной от предприятий, производится через ККМ в день приобретения товаров, через кассу или расчетный счет – в последующие дни.

При эквайринге

Эквайринг – оплата за товар с использованием расчетных карт . Предприятие получает средства на расчетный счет. Суммы, полученные безналичным путем, учитываются кассиром в отдельном столбце журнала кассира. Величина остатка по Z-отчету не будет соответствовать размеру денежной наличности.

Оборудование для расчетов с использованием карт предоставляет учреждение банка, с которым заключен договор обслуживания. Минусом использования платежей служит снятие банком процента за расчетно-кассовое обслуживание с каждого платежа. При проведении оплаты покупатель получает кассовый чек.

Неведение журнала относится к грубым нарушениям правил кассовой дисциплины. Органы ИФНС при выявлении нарушения могут наложить штраф на кассира и предприятие. Аналогичный штраф взыскивается при утере книги. Журнал можно восстановить по отчетам кассира или Х-отчетам, печатью которых занимаются обслуживающие технику компании.

Журнал кассира-операциониста по форме КМ-4 предназначен для фиксирования всех финансовых потоков и учета денежных средств, которые проходят в течение дня через кассу.

В случае необходимости он может быть использован сотрудником налогового органа для сверки показаний в отчетах предпринимателя. Сам же владелец торговой точки может по нему всегда быстро определить объемы денежных поступлений за любой период.

Что это такое, для чего он нужен на предприятии

Российское законодательство обязывает все организации, а также физические лица, занимающиеся предпринимательской деятельностью, проводить все денежные средства через ККМ. Каждая операция, пробитая через кассовый аппарат, сопровождается чеком, в котором указаны ее номер и назначение. Подробный же письменный учет операций должен вестись в книге кассира-операциониста.

Документ представляет собой книгу с титульным листом, на котором указана информация о предприятии:

• Реквизиты компании или ИП.
• Коды ОКПО и ОКУД.
• Данные ККМ.
• Дата начала ведения.
• Сведения об ответственном лице, занимающимся ведением документа.

Журнал обязательно прошивается при помощи шнура или толстой нити и постранично пронумеровывается. Общее количество листов указывается на последней странице и заверяется печатью предприятия или ИП. Документ также содержит подписи налогового инспектора, регистрировавшего книгу, а также бухгалтера и руководителя предприятия.

Регистрация в налоговой

Форма КМ-4 – это книга учета всех операций, проводимых через конкретный кассовый аппарат , поэтому она оформляется в налоговой инспекции одновременно с постановкой контрольно-кассовой машины на регистрационный учет. При регистрации ККМ и кассового журнала необходимо иметь:

• Заявление о постановке на учет ККМ.
• Свидетельство о регистрации ИП или предприятия.
• Договор аренды торговой площади.
• Паспорт ККМ.
• Договор, заключенный с Центром технического обслуживания ККТ.
• Голограмму.

Сама кассовая машина должна находиться в перечне разрешенной к использованию контрольно-кассовой техники, т. е. модель ККМ должна соответствовать Госреестру.

Если у предприятия несколько контрольно-кассовых машин, то и журналов будет заведено соответствующее количество. Каждая книга должна находиться в торговом зале рядом с аппаратом.

Кто и когда его заполняет

Первую запись в журнале делает сотрудник налоговой инспекции, регистрирующий ККТ. Он снимает нулевой чек с проверочной суммой 1 руб. 11 коп. и вносит данные первого Z-отчета. Эта сумма вычитается при занесении денежных операций первого дня работы и не учитывается ни налоговыми органами, ни бухгалтерией предприятия.

Книгу ежедневно по открытию и окончанию рабочей смены заполняет тот, кто назначен руководителем ответственным за ее ведение. Это может быть сам руководитель, главбух, административный сотрудник или кассир .

Если торговый зал работает в несколько смен, то отчет должен заноситься по каждой вновь начатой смене.

Правила ведения денежных расчетов, а также порядок оформления кассового журнала были установлены в 1993 году. А в конце 1998 года Госкомстат вынес постановление «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации». Так появилась форма КМ-4, которой сегодня пользуются почти все предприятия, деятельность которых предусматривает финансовые расчеты. Несмотря на то, что принципы оформления отчетности остались прежними, ряд изменений коснулся внешнего вида Z-отчета.

Правила и процесс заполнения

Страницы отчетного документа имеют 18 столбцов для занесения данных:

• Столбец 1. Дата. Сюда заносится дата снятия Z-отчета. Если за день работало несколько смен, то отчет снимается по каждой из них и вписывается отдельной строкой с указанием смены. Например: 01.01.2015(2).
• Столбец 2. № отдела. Необязательная строка для заполнения, так как многими современными аппаратами не выводится Z-отчет по отделам.
• Столбец 3. ФИО кассира.
• Столбец 4. Порядковый номер контрольного счетчика (фискальной памяти) на конец рабочего дня. Номер отчета, прописанный на документе.
• Столбец 5. Порядковый номер контрольного счетчика (фискальной памяти). Актуальность оформления строки утрачена в связи с модернизацией кассовых машин, поэтому просто копируется информация из столбца 4.
• Столбец 6. Показания суммирующих денежных счетчиков на начало рабочего дня/смены. При первичном заполнении показатель будет равен 1 руб. 11 коп. Если же ККМ используется уже какое-то время, то цифру можно взять из:
  • показаний на момент окончания смены предыдущего дня;
  • предыдущего X-отчета, если кассовый аппарат предусматривает печать этих параметров;
  • сумму можно вычислить, найдя разницу между предшествующей цифрой и дневной выручкой.
• Столбец 7 и 8. Подпись кассира/администратора. Подписывают все ответственные лица. Если это один человек, то подпись дублируется.
• Столбец 9. Показания суммирующих денежных счетчиков на конец рабочего дня/смены. Цифра переписывается из итогового кассового документа и составляет сумму чисел из Столбца 6 и дневной выручки.
• Столбец 10. Сумма выручки за рабочий день. Заносится из Z-отчета и составляет сумму наличной, безналичной выручки и возвратов.
• Столбец 11. Сдано наличными. Сумма без учета безналичных операций и возврата.
• Столбец 12. Оплачено по документам, количество. Вносится число безналичных операций.
• Столбец 13. Оплачено по документам, сумма. Прописывается итоговая сумма, полученная путем безналичных платежей.
• Столбец 14. Сдано всего. Суммируются все платежи, кроме возвратных операций.
• Столбец 15. Сумма возвратов. Данные отображаются в Z-отчете.
• Столбец 16, 17 и 18. Прописываются подписи всех ответственных работников на момент передачи выручки за смену.

Порядок заполнения вы можете наглядно посмотреть на следующем видео:

Нюансы оформления в различных случаях

Особенности ведения журнала зависят от деятельности предприятия. Например, может случиться так, что за день не было пробито ни одной операции на ККТ, что делать в таком случае?

Правилами ведения формы допускается отсутствие записей, если не было выбито чеков. Тем, кто не имеет постоянных поступлений или выдачей денежных сумм, можно вести книгу по мере необходимости.

Вопросы могут возникнуть и тогда, когда кассир покинул рабочее место, не сняв итоговый отчет. На самом деле, ЭКЛЗ кассовой машины сохраняет все сведения, поэтому отчет можно будет без труда получить и позднее.

Может случиться так, что Z-отчет утерян, но так как он является документом бухгалтерской отчетности, его необходимо восстановить. Сделать это можно:

• Обратившись в обслуживающую организацию . Как правило, механик в кратчайшие сроки извлекает информацию, сохранившуюся на ЭКЛЗ.
• Сняв фискальный отчет . Чтобы получить сведения из фискальной памяти машины, необходимо знать код, который назначается в налоговой инспекции при регистрации ККМ. Если код неизвестен или введен ошибочно, кассовый аппарат может заблокироваться, и придется вызывать мастера.

Исправление ошибок

Ошибки в документе исправлять можно, но делать это следует аккуратно, черной или синей пастой или при помощи канцелярского корректора-замазки.

После каждого исправления должна стоять подпись вносящего изменения в журнал сотрудника, а также обязательная фраза: «Исправлено верно», прописанная после каждой неточности.

Прошивка и хранение

Книга прошивается от первой до последней страницы, при этом все листы необходимо пронумеровать черной или синей пастой. На последней странице место прошивки заклеивается белым листом бумаги, на котором проставляется общее количество страниц и подпись руководителя предприятия. Если организация имеет печать, то она тоже должна быть поставлена рядом с подписью.

В процессе ведения документ хранится рядом с ККТ. Полностью заполненный журнал заменяется на новый, а старый хранится в бухгалтерии. Правда с появлением ЭКЛЗ и их ежегодной заменой длительное хранение утрачивает смысл, так как вся информация при необходимости может в течении одного дня быть считана с запоминающего устройства.