تكوين الملفات الشخصية في الأرشيف. كيفية أرشفة الملفات الشخصية للموظف

تعتمد فترة الاحتفاظ بالوثائق المتعلقة بالموظفين السابقين على طبيعة المعلومات. ما هي مدة الاحتفاظ بالملفات الشخصية للموظفين المفصولين؟ وفقا للقانون الاتحادي الحالي رقم 125-FZ بتاريخ 22 أكتوبر 2004، يتم ترك سجلات الموظفين في الأرشيف لمدة 75 عاما. تظل وثائق الموظفين الذين تم فصلهم بعد 1 يناير 2003 في الأرشيف لمدة 50 عامًا.

كيفية تكوين الملف الشخصي للموظف

ينظم مرسوم رئيس الاتحاد الروسي المؤرخ 1 يونيو 1998 رقم 640 إجراءات جمع المعلومات حول الموظفين. الوثائق المطلوبة من قبل صاحب العمل تشمل:

• الاستبيان والسيرة الذاتية والخصائص والورقة الشخصية لسجلات الموظفين.
• نسخ من جواز السفر، المستندات التعليمية (الدبلومات، الشهادات)، رقم التعريف الضريبي (TIN)، شهادة التأمين، وثائق الحالة الاجتماعية.
• معلومات من الشهادة.
• عقد عمل.
• أوامر صاحب العمل (عند التعيين، النقل إلى وظيفة أو مكان عمل آخر، الإجازات ورحلات العمل).

يظل الملف الشخصي للموظف المفصول، والذي تم تشكيله وفقًا لمبدأ الملف، في خدمة موظفي المنظمة حتى نهاية السنة التقويمية. في غضون 3 سنوات من تاريخ الفصل، تخضع المستندات للمعالجة الأرشيفية والفنية ويتم نقلها إلى أرشيف الشركة.

يتم تخزين الملفات الشخصية للموظفين المفصولين في الأرشيف بحضور جرد سنوي. يقوم أخصائي شؤون الموظفين المعتمد بتجميع قائمة بالموظفين الذين تم فصلهم في سنة معينة. يشار إلى سنة انتهاء علاقة العمل على غلاف القضية.

ما هي مدة الاحتفاظ بالملفات الشخصية للموظفين المفصولين؟

وتحسب هذه المدة من نهاية السنة الميلادية التي تم فيها فصل المواطن. وفقًا لممارسة الأرشفة المعمول بها، يبدأ حساب فترة تخزين الملفات الشخصية للموظفين المفصولين اعتبارًا من 1 يناير.

أمر وزارة الثقافة في الاتحاد الروسي بتاريخ 25 أغسطس 2010 رقم 558 يحدد فترات محددة يجب خلالها حفظ الوثائق في الأرشيف. وبحسب القانون فإن فترات حفظ الملفات الشخصية للموظفين المفصولين هي:

• 75 سنة - للبطاقات الشخصية للأشخاص الذين تركوا مناصبهم قبل بداية عام 2003.
• 50 عامًا - للبطاقات الشخصية للمواطنين الذين أنهوا علاقة العمل بعد 1 يناير 2003.
• 75 سنة - لحالات سفر العمال المبتعثين إلى الخارج.
• 75 عامًا – للحصول على بيانات حول الدخل والممتلكات والالتزامات الخاصة بموظفي الخدمة المدنية.
• 5 سنوات - للخصائص والسيرة الذاتية للمتخصصين.
• 75 عامًا – للحصول على بيانات حول قضايا إعادة التأهيل.
• 3 سنوات - للوثائق المتعلقة بالأشخاص غير المعينين.
• 75 عامًا - للنسخ الأصلية من المستندات الشخصية (الشهادات، شهادات العمل، الدبلومات، الشهادات، الشهادات).
• 5 سنوات – للأوراق غير المدرجة في الملفات الشخصية (الطلبات، الشهادات، التقارير، المذكرات).
• 75 سنة - لأعمال قبول ونقل الملفات الشخصية لموظفي الخدمة المدنية أثناء النقل.
• 75 عامًا - للمستندات المتعلقة بموضوع البيانات الشخصية (الإخطارات والموافقات على معالجة المعلومات).

قواعد استخدام المعلومات الأرشيفية

يتحمل موظفو الخدمة المدنية والكيانات القانونية والأفراد مسؤولية ضمان سلامة المعلومات المتعلقة بالموظفين السابقين خلال الفترات المنظمة. يمكن للمواطنين وممثلي الشركات تقديم طلبات ومناشدات للوصول إلى أرشيف الملفات الشخصية للعمال المفصولين.

يقدم متخصصو الموارد البشرية نسخًا وشهادات مجانية من المستندات المتعلقة بالقضايا الاجتماعية والمعاشات التقاعدية والمزايا والتعويضات. يمكن استخدام البيانات كدليل. وبعد الاستخدام، يجب إعادة المستندات المضبوطة إلى المالك أو الحائز.

يمكن نقل المعلومات الأرشيفية في شكل وثائق إلكترونية. وفي بعض الحالات، يقوم متخصصون من المكتبات والمتاحف والمنظمات العلمية والهيئات الحكومية بنشر منشورات مرجعية ومعلوماتية.

الوثائق المنظمة للعمل عند نقل القضايا إلى أرشيف المنظمة

تخضع الملفات الشخصية للموظفين المفصولين للنقل إلى أرشيفات المنظمة وفقًا للمخزون (البند 23 من التعليمات الخاصة بإجراءات إنشاء وصيانة وتخزين الملفات الشخصية للموظفين، المعتمدة بقرار لجنة إدارة المحفوظات والسجلات بموجب مجلس وزراء جمهورية بيلاروسيا بتاريخ 26 مارس 2004 رقم 2). ويجب أن تكون مربوطة بغلاف من الورق المقوى الصلب ذو 4 فتحات أو مجلدة، مع مراعاة إمكانية القراءة الحرة لنص كافة المستندات والتواريخ والتأشيرات والقرارات الخاصة بها. يجب إزالة المثبتات المعدنية (الرقائق، ومشابك الورق، والدبابيس، وما إلى ذلك) من الملفات.

يتم أيضًا نقل ملفات التخزين الدائم والمؤقت (أكثر من 10 سنوات) وسجلات الموظفين إلى أرشيف المنظمة (البند 204 من تعليمات حفظ السجلات في الهيئات الحكومية والمنظمات في جمهورية بيلاروسيا، والتي تمت الموافقة عليها بقرار من وزارة العدل جمهورية بيلاروسيا بتاريخ 19 يناير 2009 رقم 4).

خوارزمية الإجراءات عند نقل ملفات الموظفين إلى أرشيف المنظمة

الخطوة 1. نقوم بإنشاء قائمة بالحالات.

يتم نقل الحالات إلى أرشيف المنظمة وفقًا لقوائم جرد القضايا التي يتم تجميعها من قبل الأقسام الهيكلية أو الموظفين المسؤولين عن مجالات النشاط ذات الصلة، بموجب التوجيه المنهجي لأرشيف المنظمة.

للحصول على عينة من قائمة شؤون الموظفين، بما في ذلك الملفات الشخصية للموظفين المفصولين، راجع قسم "الوثائق المفيدة" في ص. 27 مجلة.

يجب تجميع وتنفيذ جرد شؤون الأقسام الهيكلية في موعد أقصاه 31 ديسمبر من السنة التالية للسنة التي تم فيها إنجاز الشؤون، وتقديمها إلى أرشيف المنظمة خلال السنة المكتبية التالية. وهذا يعني أن قسم المخزون، بما في ذلك الحالات المكتملة في عام 2009، يجب أن يتم تجميعه والموافقة عليه من قبل رئيس المنظمة في موعد أقصاه 31 ديسمبر 2011.

يتضمن جرد ملفات الموظفين الملفات التي تزيد مدة تخزينها عن 10 سنوات (أوامر التوظيف، الملفات الشخصية، البطاقات الشخصية، وغيرها). لا يتم تضمين الحالات التي تحتوي على مستندات أخرى خاصة بالموظفين في قائمة الجرد (على سبيل المثال، أوامر منح الإجازات، وفرض العقوبات، وإرسال العمال، وجداول الإجازات، والمراسلات المتعلقة بقضايا الموظفين، وما إلى ذلك).

يتم تجميع قوائم جرد ملفات الموظفين في جميع الأقسام الهيكلية للمنظمة التي يتم فيها تشكيل الملفات ذات الصلة. بالإضافة إلى خدمة شؤون الموظفين، يمكن تجميع هذه المخزونات في قسم المحاسبة للحالات التي تتضمن الحسابات الشخصية، وفي غيابها - في كشف الرواتب.

بناءً على قوائم جرد الوحدات الهيكلية، يتم نقل ملفات الموظفين إلى أرشيفات المنظمة.

تشكل المعلومات التي تصف كل حالة من الحالات المدرجة في قائمة الجرد مادة وصفية تحتوي على:

رقم سري؛
- مؤشر الحالة؛
- عنوان القضية (الحجم، الجزء)؛
- تاريخ القضية (الحجم، الجزء)؛
- عدد الأوراق في الملف (الحجم، الجزء)؛
- فترة تخزين الملف (حجم، جزء)؛
- ملحوظة.

يتم ملء أعمدة المخزون بما يتفق بدقة مع المعلومات الموجودة على غلاف العلبة.

قواعد تجميع جرد الحالات

عند تجميع جرد الحالات، يجب مراعاة القواعد التالية:

يتم إدخال كل حالة (حجم، جزء) في المخزون تحت رقم تسلسلي مستقل؛
- ترتيب ترقيم الحالات في المخزون إجمالي. وهذا يعني أن أعداد الحالات المتضمنة فيه يستمر من سنة إلى أخرى. على سبيل المثال، إذا كان القسم السنوي من الجرد الموحد لحالات الموظفين لعام 2009 يتضمن الحالات من الرقم 1 إلى الرقم 30، فإن العدد الإجمالي للحالات في القسم السنوي من الجرد الموحد لعام 2010 سيبدأ بالرقم 31؛
- يتم إدخال عناوين الحالات في قائمة الجرد وفقًا لنظام التنظيم المقبول بناءً على تسميات الحالات؛
- يتم ملء أعمدة المخزون بما يتفق بدقة مع المعلومات المضمنة على غلاف الحالة؛
- عند إدراج عدة حالات متتالية بنفس العناوين في الجرد، يُشار إلى عنوان الحالة الأولى بالكامل، ويُشار إلى عناوين الحالات اللاحقة بعبارة "نفس". وفي الوقت نفسه، يتم إدخال معلومات أخرى حول الحالات في قائمة الجرد بالكامل (في كل ورقة جديدة من قائمة الجرد، يتم إعادة إنتاج عنوان الحالة بالكامل)؛
- إذا كانت الدعوى تحتوي على مستندات لعدة سنوات، فإن الدعوى تشير إلى السنة التي بدأت فيها. وفي الوقت نفسه، في نهاية الأقسام السنوية من الجرد الموجز للقضايا لكل سنة لاحقة، والتي استمرت خلالها القضية في العمل المكتبي، يتم تقديم ملاحظة: "للاطلاع على وثائق عام 2010، انظر أيضًا الجرد رقم 3/ 2009 لسنة 2009 القضايا رقم 5، 7، 15.
- يتم إدراج الحالات التي بدأت في إحدى المنظمات واكتملت في منظمة أخرى (على سبيل المثال، أثناء إعادة التنظيم) في قائمة الجرد الموحدة خلال السنة التي دخلت فيها المنظمة التي أكملت عملها المكتبي؛
- يُستخدم عمود الجرد "ملاحظة" لتدوين ملاحظات حول نقل الحالات إلى أرشيف المنظمة، وحول الحالات الواردة من الأقسام الهيكلية الأخرى خلال العام المكتبي، وحول خصوصيات الحالة المادية للحالات، وما إلى ذلك.

يجب تنظيم جميع الحالات المدرجة في قائمة الجرد، أي. يتم ترتيبها بترتيب معين لتسهيل العثور عليها. لتنظيم ملفات الموظفين في المخزون الموجز، من الضروري تطبيق المبدأ الزمني. يتضمن تجميع أقسام المخزون الموحد لكل سنة.

يتم تنظيم عناوين القضايا في القسم السنوي وفقا للمبدأ الاسمي، أي. حسب أسماء أنواع المستندات أو الحالات بالتسلسل التالي:

أوامر للموظفين.
- بطاقات تسجيل الموظفين؛
- الحسابات الشخصية للعمال والموظفين للأجور (كشوف الرواتب)؛
- الملفات الشخصية للموظفين المفصولين؛
- كتب العمل غير المطالب بها؛
- أعمال التحقيق في الحوادث والمستندات المتعلقة بها.

يتم فصل الملفات الشخصية للموظفين المفصولين في قسم فرعي منفصل من القسم السنوي من القائمة الموجزة لشؤون الموظفين. يتم تنظيمها في المخزون حسب أبجدية الألقاب؛ يشار إلى الاسم الأخير والاسم الأول والعائلي في الحالة الاسمية. يتم أيضًا تنظيم الحالات التي تحتوي على بطاقات شخصية في المخزون وفقًا لأبجدية الألقاب.

يمكن تشكيل عدة ملفات شخصية للموظفين المفصولين في ملف واحد. وفي الوقت نفسه، يقول العنوان الرئيسي على غلاف مثل هذه الحالة:

"الملفات الشخصية للعمال المفصولين
من الحرف "د" إلى الحرف "ف".

في المنظمات الكبيرة التي يتم فيها تشكيل ملفات الموظفين في الأقسام الهيكلية المختلفة، من الضروري استخدام المبدأ الهيكلي عند تجميع الأقسام السنوية من المخزون الموحد للحالات. وفي هذه الحالة يتم وضع رؤوس حالات الموظفين في القسم السنوي بالتسلسل التالي:

إدارة شؤون الموظفين
1. أوامر للموظفين.
2. البطاقات الشخصية للعمال المفصولين.
3. الملفات الشخصية للموظفين المفصولين.
4. كتب العمل غير المطالب بها.

محاسبة
5. الحسابات الشخصية للموظفين حسب الأجور.

يتم تشكيل الأقسام السنوية بالترتيب الزمني، حيث يتم تجميع قائمة جرد موجزة لشؤون الموظفين. في المنظمات التي لديها حجم صغير من ملفات الموظفين، بدلا من الأقسام السنوية، يسمح بإنشاء قائمة جرد موجزة للحالات لعدة سنوات. ويتم ذلك أيضًا في المنظمات التي لم يتم تجميع الأقسام السنوية فيها لسبب ما. في هذه الحالة، يتم تجميع جرد موجز للحالات وفقًا لمبدأ زمني (في المنظمات غير الهيكلية) أو مبدأ هيكلي زمني.

يجوز تجميع قوائم جرد مستقلة لفئات معينة من قضايا الموظفين، على سبيل المثال، الملفات الشخصية، والبطاقات الشخصية. في مثل هذا الجرد الموجز، يتم ترتيب الملفات والبطاقات الشخصية أبجديًا حسب الأسماء الأخيرة للموظفين المفصولين.

في نهاية كل قسم سنوي من الجرد الموجز لشؤون الموظفين يتم القيد النهائي بعد آخر مادة وصفية (إذا تم تجميع الجرد على عدة سنوات مرة واحدة فيتم القيد النهائي في نهاية آخر مادة وصفية) مقال لهذه السنوات). ويبين بالأرقام وبالكلمات بين قوسين العدد الفعلي للحالات المدرجة في القسم، ويعكس الرقم الأول والأخير للحالات ميزات الترقيم (وجود أرقام مفقودة ومحرفة، وما إلى ذلك). يتم التوقيع على الإدخال النهائي من قبل مترجم القسم، مع الإشارة إلى موقفه وتاريخ التجميع.

السجلات الفردية والموجزة لقضايا الموظفين

قوائم جرد الحالات هي المستندات المحاسبية الأساسية للسجلات الفردية والموجزة لحالات الموظفين. ويتم حساب الوحدة عن طريق تخصيص رقم مستقل لكل حالة. يوجد على غلاف كل حالة رمز حالة يتضمن رقم الصندوق ورقم الجرد ورقم الحالة حسب الجرد.

يتم تسجيل المحاسبة الموجزة للحالات في القيد النهائي للجرد الذي يوضع في نهايته. كل تغيير في عدد الحالات الموجودة في الجرد، إذا تم التصرف فيها أو استلامها، ينعكس في السجل النهائي.

بعد ذلك، يتم عمل قيد نهائي جديد للمخزون، ويتم التصديق عليه بتوقيع أمين المحفوظات الذي يقوم بالقيد. عند سحب الحالات من المخزون، في عمود "الملاحظة" على مستوى كل حالة تم سحبها، قم بتدوين ملاحظة "تم سحبها" (أو "مفقود").

تحتوي قوائم جرد حالات التقسيمات الهيكلية على أرقام تسلسلية. يتكون رقم الجرد من فهرس الوحدة الهيكلية حسب مسميات حالات المنظمة والسنة التي يتم إدراج الحالات لها في الجرد.

تعيين الرسالة لأرقام جرد الحالة

تتم إضافة تعيين الحرف "ls" إلى عدد مخزون ملفات الموظفين، ويتم إضافة "v" إلى عدد مخزون حالات التخزين المؤقتة (أكثر من 10 سنوات).

يتكون فهرس جرد قضايا موظفي خدمة شؤون الموظفين من الرقم المخصص لخدمة شؤون الموظفين وفقًا لتسمية الحالات، والأحرف الأولى من اسم فئة المستندات المدرجة في الجرد ("l/s" - الأفراد) وكذلك السنة التي تم فيها فتح جرد الحالات المدرجة في القائمة

مثال

رقم 2 ل/س-2011، حيث 2 هو رقم قسم خدمات الموظفين حسب مسميات القضايا، ل/س هو تعيين فئة القضايا، 2011 هو العام الذي تم فيه فتح القضايا.

الخطوة الثانية: نقوم بوضع جدول لنقل الحالات إلى الأرشيف وتنسيقه مع رؤساء الأقسام الهيكلية.

يتم تحويل القضايا إلى أرشيف المنظمة حسب الجدول الزمني المعتمد. شكل الرسم البياني تعسفي. يتم تجميعها من قبل رئيس الأرشيف أو المسؤول عن الأرشيف، ومن ثم يتم الاتفاق عليها مع رؤساء الأقسام الهيكلية.

الخطوة 3. نقدم الجدول الزمني المتفق عليه إلى رئيس المنظمة للتوقيع والموافقة.

الخطوة 4. نتحقق من صحة تكوين وتنفيذ الملفات المراد نقلها إلى أرشيف المنظمة.

عند قبول الملفات ونقلها إلى الأرشيف، من الضروري التحقق من صحة تكوين وتسجيل الملفات (يجب أن يتم تسجيل الملفات الشخصية بواسطة خدمة شؤون الموظفين في المنظمة (أخصائي الموارد البشرية))، والامتثال لعدد الحالات المدرجة في قائمة حالات الوحدة الهيكلية مع عدد الحالات المفتوحة وفقًا لشئون التسميات الخاصة بالمنظمة. يتم القضاء على أوجه القصور وعدم الدقة التي تم تحديدها أثناء التفتيش من قبل الوحدات الهيكلية.

من المحرر:
اقرأ المزيد عن تشكيل وتنفيذ القضايا في مجلة "أنا أخصائي موارد بشرية"، 2011، العدد 22، ص. 12.

الخطوة 5. نقوم بنقل الحالات إلى الأرشيف

نقوم بنقل الملفات الدائمة والمؤقتة (أكثر من 10 سنوات) إلى الأرشيف بالتوازي مع نقل ملفات الموظفين. دعونا نذكرك أن ملفات التخزين المؤقت (حتى 10 سنوات) لا يتم نقلها إلى أرشيف المنظمة وبعد انتهاء فترة التخزين المؤقتة تكون عرضة للتدمير.

يُسمح بنقل ملفات التخزين المؤقت (حتى 10 سنوات) إلى أرشيف المنظمة في حالات استثنائية بقرار من رئيس المنظمة. وينبغي إضفاء الطابع الرسمي على هذا القرار بأمر من رئيس المنظمة، والذي سيكون بمثابة أمر بشأن النشاط الرئيسي. يتم نقل مثل هذه الحالات إلى الأرشيف بالاتفاق مع أرشيف المنظمة وفقًا لتسمية الحالات. يرجى ملاحظة أن هذه الوثائق لا تخضع بالضرورة للنقل إلى الأرشيف، أي. إذا تم اتخاذ مثل هذا القرار ووافق الأرشيف، فسيتم نقل القضايا حسب التسمية.

يتم تحويل الحالات إلى أرشيف المنظمة بحضور أحد موظفي الوحدة الهيكلية المنقول منها. يتم تجميع المخزون في نسختين، حيث يتم في عمود "الملاحظة" على مستوى كل عنوان حالة كتابة ملاحظات حول وجود الحالة. في نهاية كل نسخة من قائمة الجرد، وضح بالأرقام والكلمات:

عدد الحالات المقبولة فعلياً في الأرشيف؛
- تاريخ قبول ونقل الحالات؛
- أسماء المناصب والتوقيعات ومحاضر توقيعات الشخص الذي قام بنقل الملف وموظف الأرشيف (الشخص المسؤول عن الأرشيف) الذي قبل الملف.

تشكل الحالات التي يتم نقلها إلى الأرشيف سنويًا أقسامًا سنوية من قوائم جرد القضايا الموحدة. يتم تضمين الوثائق المتعلقة بالموظفين في القسم السنوي المناسب من القائمة الموجزة لشؤون الموظفين. وبناءً على هذا الجرد للحالات الموجودة في الأرشيف، تبحث المنظمات عن المستندات اللازمة لإصدار شهادات مدة الخدمة والأجور.

ناتاليا كونداكوفا، متخصصة في تنفيذ أنظمة إدارة المستندات الإلكترونية

ويتضمن بيانات حول عدد الأوراق التي تمت خياطتها وترقيمها. تشير هذه الورقة أيضًا إلى ما إذا كانت هناك مستندات تالفة في الحالة، أو ما إذا كان قد تم إرفاق مستندات جديدة. يتم لصق ورقة الشهادة على غلاف العلبة من الداخل. يضع موظف الموارد البشرية توقيعه على هذه الورقة. يتم الاحتفاظ بالملف الشخصي للموظف في الأرشيف لمدة 75 عامًا بالنسبة للمديرين، وعادةً ما تكون هذه الفترة أطول. ولكن في الوقت نفسه، إذا طلب الموظف نسخا من المستندات اللازمة في يوم العمل الأخير، فيمكن القيام بذلك؛ وفي هذه الحالة، لن يلزم تخزين الملف، وسيتم تفريغ الأرشيف. الخلاصة إذا كنت رائد أعمال فردي، فلن يتعين عليك الاحتفاظ بالملفات الشخصية لموظفيك. على الرغم من أنه من الأفضل القيام بذلك، لأنه بناءً على الخبرة العملية، يصبح من الواضح أنه بفضل الملف الشخصي، يمكنك الحصول على المعلومات الضرورية حول الموظف على الفور.

كيفية إنشاء أرشيف للملفات الشخصية للموظفين المفصولين؟

يتطلب إجراء التخزين اتباع القواعد التالية:

• يتم حفظ جميع الملفات الشخصية للموظفين على الورق ووضعها في مجلدات مع البرامج الثابتة والترقيم اللاحق
• على أغلفة كل مجلد تم إنشاؤه حديثًا، تتم الإشارة إلى الأرقام التسلسلية وعدد الحالات الموجودة هناك.
• في قسم الموارد البشرية، تخضع للتخزين الحالي فقط المجلدات التي تحتوي على مستندات للموظفين العاملين فعليًا.
• يجب أرشفة جميع المجلدات التي تحتوي على أوراق المفصولين وتخزينها حسب التاريخ وضمن التواريخ بالترتيب الأبجدي إن أمكن

هام: يجب تنظيم التخزين الحالي والمحفوظات في خزائن خاصة لا يمكن الوصول إليها للرطوبة والنار. فترات تخزين الملفات الشخصية للموظفين المفصولين الفترة التي يجب خلالها تخزين المستندات يحددها المشرع.

كيف يتم إعداد الملف الشخصي للموظف المفصول بشكل صحيح للأرشفة؟

انتباه

يتم تحرير سجل نهائي للجرد الداخلي يوضح فيه بالأرقام وبالكلمات عدد المستندات التي يتضمنها وعدد أوراق الجرد الداخلي. يتم توقيع المخزون الداخلي من قبل المترجم الخاص به. إذا كانت الدعوى ملزمة أو مرفوعة بدون نموذج جرد داخلي للمستندات، فيتم لصق الجرد المحرر بالنموذج المقرر على الجزء الداخلي من الغلاف الأمامي للقضية.

- أرشفة الملفات الشخصية للموظفين المفصولين

مساعدة: تجهيز الملفات الشخصية المليئة بالمخالفات لحفظها في الأرشيف - بعض الملفات الشخصية مفقودة؛ - لم يتم فتح حالات جديدة للموظفين الذين عملوا بدوام جزئي وتم تعيينهم لاحقا في وظائف دائمة. لا يمكن إزالة بعض المخالفات (على سبيل المثال، تلقي بيان من موظف تم فصله لفترة طويلة).

ما الذي يجب على موظفي الدائرة فعله عند إعداد مثل هذه القضايا لحفظها في الأرشيف؟ ما هي المستندات التي يجب إكمالها؟ هل يجب تدوين أي ملاحظات في الملفات الشخصية المرفوعة بالمخالفات؟ - ملزمة أو ملزمة؛ - ترقيم الأوراق؛ - إعداد خطاب الشهادة؛ - إعداد جرد داخلي لوثائق الحالة (إذا لزم الأمر)؛ - تسجيل تفاصيل غلاف القضية.
إذا كانت الحالة قيد الإعداد لتقديمها إلى الأرشيف، فسيتم أيضًا ترقيم جميع أوراق الجرد الداخلي، فقط بشكل منفصل عن أوراق الحالة. السجل: كيفية الاحتفاظ به من الضروري مراعاة الملفات الشخصية المفتوحة للموظفين.

لم تتم الموافقة على شكله القياسي، مما يعني أنه يمكنك أخذ عينة من الإنترنت أو شرائه من المتجر. يمكن تغيير محتوى كل عمود حسب المؤسسة.

يحتوي السجل على: أرقام الحالات وتاريخ بدايتها واللقب والأحرف الأولى للموظفين وغيرها من المعلومات. عند إغلاق ملف شخصي، يتم تدوين ملاحظة في المجلة: يتم وضع التاريخ وإدخال سبب إغلاق الحالة.

مهم

عادةً ما يتم إدخال المعلومات الإضافية في عمود "أخرى" أو "الملاحظات". الملف الشخصي الإلكتروني الآن قامت العديد من الشركات الروسية بتنفيذ أو بدأت في تنفيذ أتمتة إدارة سجلات الموظفين.

الملف الشخصي للموظف: متطلبات التسجيل ماذا يجب أن يكون

تم أيضًا تحديد مدة صلاحية مدتها عام واحد لجداول الإجازات. يتم تحديد الفترة التي يكون من الضروري خلالها تخزين المستندات التي تؤكد حصول الموظف على التعليم على نفقة المنظمة وفقًا لمتطلبات التشريع الضريبي.

والحقيقة هي أن الفقرة 3 من المادة 264 من قانون الضرائب للاتحاد الروسي تنص على أنه من أجل شطب هذه التكاليف لتقليل الربح الخاضع للضريبة، يجب على المنظمة الاحتفاظ بجميع المستندات التي تؤكد التدريب (اتفاق مع مؤسسة تعليمية، أمر من توجه إلى إرسال موظف للتدريب أو تقديم الخدمات أو الدبلوم أو الشهادة أو الشهادة وما إلى ذلك). وتقتصر مدة تخزينها على مدة عقد التدريب وسنة واحدة من عمل الموظف، على ألا تقل عن أربع سنوات.

شروط تخزين المستندات لتخزين المستندات، تحتاج المنظمة إلى تجهيز أماكن خاصة (خزائن أو خزائن).

أرشيف الملفات الشخصية للعمال المفصولين

أثناء العمل، يتم تجديد الملف الشخصي بمستندات أخرى. ستكون الوثيقة الأخيرة والأخيرة في مجلد الملف الشخصي هي نسخة من أمر إنهاء عقد العمل.

يتبع هذا الأمر الفقرتين 3.5.3 و3.6.18 من القواعد، التي تمت الموافقة عليها بقرار مجلس إدارة روسارخيف الصادر في 6 فبراير 2002. توجد المستندات في الملف الشخصي بالترتيب الزمني عند استلامها (البند

3.5.5 من القواعد، تمت الموافقة عليها بقرار مجلس إدارة روسارخيف بتاريخ 6 فبراير 2002). تخزين الملفات الشخصية في قسم الموارد البشرية، احتفظ بالملفات الشخصية للموظفين العاملين فقط. نقل ملفات الموظفين المستقيلين إلى الأرشيف للتخزين. قم بخياطة المستندات الشخصية بأربعة دبابيس في غلاف من الورق المقوى الصلب (الموثق) أو اربطها بطريقة يمكنك من خلالها قراءة نص جميع المستندات، بما في ذلك التواريخ والتأشيرات والقرارات. قبل التقديم (الربط)، قم بإزالة الدبابيس من جميع المستندات.

أرشيف الدولة: كيفية تقديم الملف الشخصي للموظف

عند إعداد الملفات للحفظ (التجليد)، تتم إزالة السحابات المعدنية (دبابيس ومشابك الورق) من المستندات. 3.6.5. يتم تخزين الملفات الدائمة التي تتكون من مستندات ذات قيمة عالية أو مستندات غير منسقة في مجلدات مغلقة وصلبة ذات ثلاث طبقات مزودة بأربطة أو في صناديق. 3.6.6.

إذا كانت هناك مستندات شخصية غير مطالب بها في الملف (بطاقات الهوية، سجلات العمل، الهويات العسكرية)، يتم وضع هذه المستندات في مظروف يتم حفظه في الملف. إذا كان هناك عدد كبير من هذه المستندات، تتم إزالة الأخيرة من الملفات ويتم إعداد جرد منفصل لها.

3.6.7. في نهاية كل حالة، يتم تقديم نموذج فارغ من ورقة التصديق، وفي بداية الحالة (لتسجيل المستندات ذات القيمة الخاصة) - نموذج للجرد الداخلي لوثائق الحالة. 3.6.8.

تسجيل الملفات الشخصية للمفصولين في الأرشيف الداخلي

يتم إعداد صحيفة تصديق الحالة بالشكل المحدد (الملحق 9) ، والذي يشير بالأرقام والكلمات إلى عدد الأوراق المرقمة للحالة ، وعدد أوراق الجرد الداخلي ، ويحدد تفاصيل ترقيم أرقام الحالات (وجود أرقام الحالات المكتوبة بالحروف، والأرقام المفقودة، وعدد الأوراق التي تحتوي على صور فوتوغرافية ملصقة، وأرقام الأوراق كبيرة الحجم، والأظرف ذات المرفقات وعدد الأوراق المرفقة بها)، ويشير أيضًا إلى وجود نسخ مطبوعة من الكتيبات في الملف عدد الأوراق الموجودة فيها، إذا لم يتم تدوينها في الترقيم الإجمالي العام في الملف. يتم توقيع الوثيقة التي تثبت الحالة من قبل مترجمها.

تتم الإشارة إلى جميع التغييرات اللاحقة في تكوين وحالة القضية (الضرر، واستبدال المستندات الأصلية) في ورقة الشهادة مع الإشارة إلى القانون ذي الصلة. يحظر وضع ورقة التصديق على غلاف العلبة أو على الجزء الخلفي الفارغ من الوثيقة الأخيرة.

تشكيل القضايا ويجب أن يتم ذلك حتى إقالة الموظف. ومن ثم يتم نقله إلى الأرشيف للتخزين. لا يمكن إتلاف هذه الوثيقة لفترة معينة من الزمن.

مطلوبة أم اختيارية؟ لقد قيل بالفعل أنه ليس من الضروري على الإطلاق قيادة الموظفين. لكن أي مؤسسة تحترم نفسها لديها هذا النوع من الوثائق. متى يكون من الضروري إنشاء ملف ومتى لا يكون كذلك؟ القواعد المتعلقة بهذه المسألة لا ينص عليها القانون في أي مكان. الحفاظ على الملف الشخصي للموظف الملف الشخصي يتكون من غلاف الملف الشخصي ووثائق الموظف، والتي تحتوي على معلومات شاملة عن الموظف ونشاط عمله (إذا كنا نتحدث عن طالب، فمعلومات عن تدريبه). المديرين ونوابهم؛ كبار المتخصصين. الموظفون المسؤولون مالياً (الصرافون، أمناء المخازن، وما إلى ذلك)؛ الموظفين مع احتمال الترقية، الخ.

تعليمات

لنقل ملف الموظف المستقيل إلى الأرشيف، قم بترتيب المستندات بترتيب زمني عكسي. وهذا يعني أنه عندما تم تعيينك، قمت بتجميع ملف شخصي، كانت الصفحة الأولى منه عبارة عن طلب توظيف. عند نقل الحالة إلى الأرشيف، ستكون الورقة الأولى عبارة عن خطاب استقالة.

عند تقديم الملف الشخصي للموظف، قم في نفس الوقت بإجراء جرد للمستندات التي تم تقديمها. احفظ جميع المستندات المتوفرة في ملفك الشخصي لنقلها إلى الأرشيف: استمارة الطلب أو السيرة الذاتية، نسخ من المستندات التعليمية، نسخ من أوامر التوظيف والفصل والأوامر الأخرى التي صدرت أثناء عمل الموظف. يمكن أن تكون هذه أوامر بزيادة أو تخفيض الرواتب، والتحويلات، وأداء واجبات إضافية، وما إلى ذلك. قم أيضًا بإرفاق جميع الشهادات التي سبق أن قدمها الموظف إلى مؤسستك، ونسخة من عقد العمل، والاتفاقيات الإضافية، واللوائح المتعلقة بعمل الموظف.

قم بحفظ الحالة في مجلد باستخدام رابط، ثم قم بترقيم جميع الأوراق في الزاوية اليمنى العليا. يجب أن يتم ذلك بقلم رصاص بسيط. قم بتطويق المخزون في الأعلى، قم بتوقيع المجلد، ضع رمز الحرف وفقًا للحرف الأول من الاسم الأخير للموظف، وأيضًا على غلاف المجلد بأعداد كبيرة سنة الفصل من شركتك.

يمكنك تسجيل سنة الفصل لموظف واحد أو لعدة موظفين استقالوا في نفس العام. إذا كنت تحتفظ بسجلات لعدة موظفين، فقم بوضع جميع الملفات الشخصية في مجلد مشترك واحد وقم بالتوقيع على سنة الفصل على الرابط. يمكنك تخزين 250 ورقة كحد أقصى في مجلد واحد. شكل كل حالة معقدة ليس فقط حسب سنة الفصل، ولكن أيضًا حسب الاسم الأخير أبجديًا.

عند نقل جميع الحالات إلى الأرشيف، قم بعمل قائمة التسليم. في العمود الأول، حدد الأرقام التسلسلية للحالات، وفي الثاني - فهارس جميع الحالات حسب التسميات. يتم ملء العمود الثالث باسم العناوين، والرابع - حسب التواريخ، والخامس - بعدد الأوراق، والسادس - حسب مدة الصلاحية، ويمكنك ملء العمود السابع في حالة وجود ملاحظات أو إضافات.

ملحوظة

يتم الاحتفاظ بالملفات الشخصية للموظفين في الأرشيف لمدة 75 عامًا من تاريخ استلامها. إذا لزم الأمر، يتم إصدار شهادات منهم لتسجيل المعاش التقاعدي أو تأكيد مدة الخدمة أو غيرها من المعلومات، ولكن فقط للموظف المستقيل شخصيا أو بأمر من المحكمة.

يعد إعداد الملفات وإرسالها إلى الأرشيف جزءًا لا يتجزأ من تدفق المستندات. يبدأ تسجيلهم في المنظمة من لحظة إنشاء المستندات، وينتهي بالنقل إلى الأرشيف في نهاية السنة التقويمية أو فترة التخزين. وفي بعض الحالات، يتم الاحتفاظ بالملفات لمدة تزيد عن عام واحد. وتشمل هذه، على سبيل المثال، المستندات المتعلقة بسجلات الموظفين.

تعليمات

للتأكد من أن معالجة الملفات في الأرشيف لا تستغرق وقتًا، يجب عليك متابعة تسجيلها أثناء تدفق المستند الحالي. عند نقل الملفات إلى الأرشيف للتخزين الدائم أو المؤقت، تحتاج إلى ربط المستندات وأوراق الأرقام والنقش النهائي، إذا تم توفير ذلك في تعليمات العمل، وكذلك إجراء جرد داخلي.

في هذه الحالة، على صفحة عنوان الملف المقدم إلى الأرشيف، تتم الإشارة إلى اسم المنظمة أو المؤسسة، والفهرس وفقًا لتسمية الملفات، وتاريخ فتح القضية وإغلاقها، وكذلك ويلاحظ فترة التخزين.

يتم حفظ المستندات التي سيتم تقديمها إلى الأرشيف في مجلد منفصل بغلاف مقوى. إذا كان المستند يحتوي على مستند خاص، فعادةً ما يكون غير مرتبط، ولكن يتم وضعه في ملف أو مظروف وإرفاقه بالحالة. في نهاية الملف المقيد والمرقّم، يتم وضع ورقة تصديق، وفي البداية - جرد داخلي. وفي هذه الحالة يجب ألا يتجاوز سمك العلبة 40 ملم، ويجب ألا يزيد عدد الأوراق عن 250 ورقة.

بالنسبة للحالات المخزنة في الأرشيف بشكل دائم، وكذلك مؤقتًا، ولكن لمدة 10 سنوات على الأقل، يتم عمل جرد لنقل الحالات إلى الأرشيف. وفي الوقت نفسه، يتم إعداد مخزون منفصل للمستندات المتعلقة بسجلات الموظفين. يتم إدخال أسماء الحالات فيه، ويتم تخصيص رقم تسلسلي لكل منها، كما تتم الإشارة إلى رمز التسمية. يتم إجراء عمليات الجرد في نسختين إذا ظلت الملفات في أرشيفات المنظمة. وإذا كان سيتم نقل القضايا إلى أرشيف الدولة فيجب أن تكون هناك أربع نسخ.

يجوز أرشفة الحالات التي تخضع للتخزين بعد اكتمالها لمدة تقل عن 10 سنوات حسب تقدير إدارة المنظمة. ستعتمد الحاجة إلى إرسال الملفات على حجم عمل الأرشيف، وتكرار الوصول إلى المستندات القديمة، وما إلى ذلك.

مصادر:

• كيفية تقديم المستندات للتسجيل

تعتبر المنطقة الضخمة والمنفصلة من العمل الأرشيفي هي تلك القضايا المتعلقة بإعداد الوثائق لتسليمها إلى أرشيف المنظمة. ولهذا السبب فإنهم يستحقون اهتماما جديا، لأنه خلال هذه المرحلة من العمل مع الوثائق، غالبا ما يتم ارتكاب أخطاء منهجية وعملية مختلفة، والتي في المستقبل يمكن أن تسبب عواقب سلبية في عمل الأرشيف.

تعليمات

عادة ما يتم تقسيم جميع الأعمال المتعلقة بنقل المستندات إلى الأرشيف، بما في ذلك أوراق الموظفين، إلى المراحل التالية: - أولا وقبل كل شيء، من الضروري تنفيذ تكوين المستندات في الإجراءات الحالية وبعد الانتهاء منها؛
- بعد تشكيل الحالات، يجب إضفاء الطابع الرسمي عليها وفقا لجميع القواعد المعمول بها؛
- ثم إجراء فحص القيمة والاستعداد لتخزين الأرشيف؛
- إجراء جرد لجميع الوثائق المنقولة إلى أرشيف المنظمة؛
- في المرحلة الأخيرة نقل الرسمية إلى أرشيف المنظمة.

أولا، يجب عليك إجراء التكوين الصحيح للمستندات المتعلقة بالموظفين في مجمعات معينة، أي في الملفات. يجب إنشاء المستندات الرسمية مثل الأوامر المتعلقة بالجوانب المختلفة لأنشطة موظفي الشركة وموظفيها، والتي لها أطر زمنية مختلفة مخصصة لتخزينها، في مجلدات خاصة. هذه المرحلة ضرورية لأن بعض الأوامر التي تتعلق بالموظفين تكون مخصصة حصراً لقضايا حقيقية تمس مكان العمل، وكذلك الموظفين والحركة داخل منصب العمل. يجب تخزين هذا النوع من الورق في أرشيفات المؤسسة لمدة خمسة وسبعين عامًا على الأقل. في الوقت نفسه، الجزء الأكبر من الطلبات التي تتعلق بالقضايا الشخصية والتشغيلية لأنشطة موظفي الشركة: أوامر لرحلات العمل، في الخدمة، وما إلى ذلك. يجب الاحتفاظ بهذه الوثائق لمدة خمس سنوات. لسهولة استخدام البحث وتسهيل العمل في الحالات المختلفة يجب إنشاء أوراق لمدة خمس سنوات ومدة خمسة وسبعين سنة.

من الضروري تكوين الحسابات الشخصية لموظفي المؤسسة وجميع الموظفين الذين يتعلقون ببيانات الأجور بشكل صحيح حسب الترتيب الأبجدي. يجب وضع جميع الأوراق الموجودة في المجلدات الشخصية بترتيب زمني فقط حسب تاريخ استلامها. ومن الضروري أيضًا إنشاء جرد أرشيفي لجميع الأوراق الموجودة في المجلد، والذي يحتوي على تفاصيل مثل: - اسم الورقة؛
- الرقم التسلسلي للورقة المدرجة في الجرد؛
- عدد الأوراق في الوثيقة؛
- التاريخ ورقم الوثيقة (إذا لزم الأمر)؛
- قيد نهائي بعدد الأوراق التي يتضمنها الملف الشخصي؛
- ملحوظة.

فيديو حول الموضوع

يساعد ضغط البرامج والمجلدات والملفات على تقليل حجمها دون فقدان البيانات، وبالتالي تشغل الملفات والمجلدات المضغوطة مساحة أقل على محركات الأقراص المحلية والقابلة للإزالة. ويتم ذلك باستخدام برنامج أرشيفي. لإنشاء أرشيف من الصفر، ستحتاج إلى التطبيق المناسب.

سوف تحتاج

• - أرشيفي

تعليمات

قم بتثبيت أرشيفي على جهاز الكمبيوتر الخاص بك. اليوم، تعتبر برامج WinRar و7-Zip أدوات قوية لإنشاء الأرشيفات. يتم تثبيت هذه التطبيقات تلقائيًا. قم بتشغيل ملف .exe واتبع تعليمات المثبت لتثبيت التطبيق على محرك الأقراص الثابتة لديك.

حدد الملفات التي تريد أرشفتها. حددها وانقر بزر الماوس الأيمن على أي رمز في مجموعة الملفات المحددة. من القائمة المنسدلة، حدد الأمر "إضافة إلى الأرشيف" بالنقر فوقه بزر الماوس الأيسر - سيتم فتح مربع حوار جديد ستحتاج فيه إلى تعيين معلمات معينة.

في علامة التبويب "عام"، أدخل اسمه المستقبلي في حقل "اسم الأرشيف" الفارغ، وحدد تنسيق الأرشيف - ZIP أو RAR. تواجه بعض أنظمة التشغيل صعوبة في قراءة تنسيق .rar، لذا إذا كنت سترسل الأرشيف إلى مستخدم آخر ولست متأكدًا من إمكانية فتحه، فمن الأفضل اختيار تنسيق .zip. في الحقل "طريقة الضغط"، استخدم القائمة المنسدلة لتعيين القيمة المطلوبة.

لإنشاء أرشيف عادي، ستكون هذه الإعدادات كافية. انقر فوق الزر "موافق" وانتظر حتى يتم تجميع الملفات التي حددتها في الأرشيف. إذا كنت تريد تعيين إعدادات إضافية، فانتقل عبر علامات التبويب المناسبة وقم بتغيير القيم في الحقول التي تحتاجها.

لإضافة ملف إلى أرشيف تم إنشاؤه بالفعل، حرك المؤشر إلى الملف الذي تريد إضافته. أثناء الضغط باستمرار على زر الفأرة الأيسر، انقله إلى أيقونة الأرشيف. عندما يظهر الرمز "+"، حرر زر الماوس. سيتم إضافة الملف إلى الأرشيف. طريقة أخرى: افتح الأرشيف الذي تم إنشاؤه حديثًا ووضع الملف المطلوب فيه بنفس الطريقة، مع الرد بالإيجاب على طلب النظام.

لحذف ملف غير ضروري من الأرشيف النهائي، افتح الأرشيف، وحدد الملف المراد حذفه، ثم اضغط على مفتاح الحذف. قم بتأكيد اختيارك. ويمكن القيام بنفس الشيء عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على اسم الملف واختيار "حذف الملفات" من القائمة المنسدلة. قم بتأكيد الإجراء وأغلق الأرشيف.

أشياء شخصية. في الملفات الشخصية، توجد جميع المستندات فقط بالترتيب الزمني لاستلامها. بالنسبة لجميع المستندات التي يحتوي عليها الملف الشخصي، يجب عمل جرد داخلي يتضمن التفاصيل التالية:

• الرقم التسلسلي للوثيقة المدرجة في المخزون؛
• رقم الوثيقة وتاريخها (إذا لزم الأمر)؛
• عنوان الوثيقة؛
• عدد الأوراق في الوثيقة؛
• ملحوظة؛
• السجل النهائي لعدد المستندات في الملف الشخصي.

الترتيب التقريبي لترتيب المستندات في الملف الشخصي هو كما يلي: الجرد الداخلي لوثائق الحالة، ورقة أو استبيان سجلات الموظفين، طلب الوظيفة، السيرة الذاتية، نسخ مصدقة من المستندات الشخصية، نسخ مصدقة من أوامر القبول، التعيين، النقل، الوظيفة المسؤوليات ووثائق الشهادات وما إلى ذلك.

إعداد ملفات الموارد البشرية لنقلها إلى أرشيفات المنظمة

جرد الملفات المقدمة إلى الأرشيف بعد استلام الحالات، عند تقديم المستندات إلى الأرشيف، يوقع رئيس الأرشيف على ثلاث نسخ من جرد حالات التخزين الدائم وعلى نسختين من شهادة القبول لتسليم المستندات إلى الأرشيف . يتم إرجاع النسخ الثانية إلى المرسل، ويبقى الباقي في الأرشيف.

تنتهي نهاية تقديم المستندات إلى الأرشيف بملء المستندات المحاسبية. يتم نقل المستندات إلى أرشيف الدولة بعد انتهاء فترات التخزين، ولكن هناك حالات نقل مبكر للمستندات.

مثال على التسليم المبكر للأرشيف يمكن أن يكون تسليم الأرشيف للتخزين المجاني أثناء التصفية (الإفلاس)، والعكس صحيح، يمكن ترك المواد لفترة إضافية.

أرشيف الوثائق

بناءً على أحكام المادة 9 من قانون "الأرشفة في الاتحاد الروسي"، يعتبر توثيق المنظمة غير الحكومية ملكية خاصة لها. ومع ذلك، عند تصفية المنظمة، فإن الشرط الإلزامي هو تقديم المستندات للتخزين في الأرشيف.

مهم

يتم تنفيذ هذا الحدث أيضًا في حالات إعادة التنظيم، عندما يتم نقل الوثائق إلى الخلف القانوني (مدة نقل الحالات في كلتا الحالتين شهرين). من الضروري أيضًا نقل الملفات إلى مخزن الأقسام على فترات مرة كل 3 سنوات تقريبًا.

كيفية إنشاء أرشيف للملفات الشخصية للموظفين المفصولين؟

• إعداد، إذا لزم الأمر، جرد داخلي لوثائق الحالة؛
• إدخال التوضيحات في تفاصيل غلاف القضية (توضيح اسم المنظمة، فهرس التسجيل، مواعيد القضية، عنوان القضية)؛
• تجميع وتنفيذ جرد الحالة.

تخضع الحالات ذات فترة التخزين المؤقتة (حتى 10 سنوات) للتسجيل الجزئي، ويُسمح بما يلي:

• لا تنظم الوثائق في القضية؛
• لا تقم بترقيم أوراق الحالة؛
• لا تكتب الشهادات.
• لا تخيط (لا تخيط).

يتم التحقق من التجميع الصحيح للمستندات في الملفات من أجل التحقق مرة أخرى من امتثال المستندات في الحالة للعنوان وفقًا للتسمية، وموقع المستندات داخل الحالة وفقًا لمبادئ معينة: فيما يتعلق بالقضايا قيد النظر ; زمنيا؛ جغرافيا أبجديًا حسب المراسلين، وما إلى ذلك.

تقديم الوثائق إلى الأرشيف

بعد ذلك يأتي دور الخياطة والتجليد وتصميم الغلاف، والذي يجب أن يشير إلى اسم المنظمة والقسم ورقم الحالة والمجلد والعنوان وتاريخ التأسيس وتاريخ إغلاق الحالة. يتم إدخال الحالات النهائية في قوائم الجرد المجمعة لكل نوع من الحالات على حدة (الموظفين والتخزين الدائم والمؤقت) في ثلاث نسخ على الأقل.

يتم نقل نسخة واحدة من المخزون للتخزين إلى الوحدة الهيكلية لتأكيد نقل الملفات إلى الأرشيف. 4) التأكد من سلامتهم. حتى لحظة النقل إلى الأرشيف، يتم تخزين الملفات المعدة بواسطة متخصصين من خدمة إدارة السجلات في المنظمة نفسها، وهم مسؤولون عنها.

ويتطلب تخزينها خزانات مقفلة تمنع دخول الضوء والغبار إلى الوثائق. يتم ترتيب الحالات على أساس تسميات الحالات الموجودة داخل الخزانة.

3.6. متطلبات تسجيل الحالات المقبولة في الأرشيف

انتباه

يتم تشكيل كشوف المرتبات مع الأخذ في الاعتبار الترتيب الذي يتم الاحتفاظ بها به في قسم المحاسبة في المنظمة، أي. إما في حالة واحدة للعام بأكمله، أو بالشهر، أو للمؤسسة بأكملها، أو لكل وحدة هيكلية. يتم تجميع حسابات الرواتب الشخصية في ملف لسنة معينة ويتم ترتيبها حسب الترتيب الأبجدي حسب الاسم الأخير.

برنامج تعليمي مصور عن سجلات الموظفين والأعمال المكتبية

لمدة 75 عامًا، يتم تخزين الوثائق التي يتم فيها تسجيل مستحقات المواطنين والمدفوعات الاجتماعية (تقارير التصديق، الملفات الشخصية، البطاقات، عقود العمل، إلخ). يتم الاحتفاظ بسجلات الوقت ووثائق رحلة العمل وما إلى ذلك لمدة 5 سنوات.

مراحل إعداد المستندات قبل تقديمها للتخزين الأرشيفي 1) فحص القيمة العملية والعلمية للوثائق يتم تنفيذ هذا الحدث من قبل لجنة تم إنشاؤها خصيصًا، والتي تضم عادةً ممثلين عن المحاسبة وخدمات الموظفين وأمين المحفوظات. مهمة أعضاء اللجنة هي فحص الوثائق صفحة بعد صفحة، ويتم خلالها تقسيم التوثيق إلى ثلاث فئات:

• لنقل إلى الأرشيف. يتم إرسال حالات الموظفين والتخزين الدائم والمؤقت لمدة 10 سنوات إلى الأرشيف.
• للتخزين في الأقسام الهيكلية للشركة.

3. التخزين الفوري للوثائق

يتم توقيع جرد شؤون خدمة الموارد البشرية من قبل المترجم مع الإشارة إلى منصبه، ويتم الاتفاق عليه مع رئيس خدمة إدارة مكتب المنظمة واعتماده من قبل رئيس خدمة الموارد البشرية. يتم اختيار المستندات للفترة المقابلة للتدمير ووضع قانون بشأن تخصيصها للتدمير بعد إعداد الأقسام السنوية من قوائم الجرد الموحدة لحالات التخزين الدائمة لنفس الفترة. يتم النظر في قوائم الجرد والتصرفات المحددة في اجتماع للجنة التنفيذية للمنظمة في وقت واحد. تتم الموافقة على الإجراءات التي تمت الموافقة عليها من قبل المفوضية الأوروبية للمنظمة من قبل رئيس المنظمة فقط بعد موافقة لجنة التحقق من الخبراء (EPC) التابعة للمؤسسة ذات الصلة التابعة لخدمة الأرشفة الحكومية على قوائم جرد حالات التخزين الدائمة؛ وبعد ذلك يحق للمنظمة إتلاف الملفات المتضمنة في هذه الأفعال.

يتضمن إرسال المستندات إلى أرشيف المنظمة تحديد المستندات ذات فترة تخزين مؤقتة تقل عن 10 سنوات.

• للتدمير.

أثناء فحص كل ورقة على حدة، يتم أيضًا تحديد أوجه القصور التي تحتاج إلى تصحيح. ثم يتم وضع البروتوكولات التي توافق على المخزون للتخزين أو التدمير.

لا توجد مواعيد نهائية خاصة لتكرار اجتماعات اللجنة؛ فالخيار الأفضل هو مرة واحدة في السنة. 2) تسجيل الملفات الأرشيفية. يشير تسجيل الحالات إلى أعمال تسجيلها وترقيمها وكذلك إعداد خطاب تصديق مع قائمة الوثائق الداخلية.

لتسجيل ملفات التخزين المؤقتة، يتم استخدام مخطط مبسط (التحقق من توفرها، والتنظيم الأولي، ونقلها إلى الأرشيف). الترقيم والإيداع غير مطلوبين.

في الحالات التي تتكون فيها القضية من عدة مجلدات (أجزاء)، يوضع العنوان العام للقضية وعنوان كل مجلد (جزء) على غلاف كل مجلد (جزء). تشير عناوين الحالات التي تحتوي على نسخ من المستندات إلى رقم نسختها.

لم يتم ذكر صحة وثائق القضية في العنوان. على غلاف العلبة، تتم الإشارة إلى التواريخ القصوى للعلبة بالأرقام العربية - سنة (سنوات) إنشاء العلبة وإكمالها.
إذا كانت القضية تحتوي على مستندات (ملاحق، وما إلى ذلك)، فإن تواريخها تتجاوز التواريخ الأخيرة للقضية، فسيتم إنشاء سطر جديد حول هذا الموضوع تحت تواريخ القضية: "تحتوي الحالة على مستندات ... سنة" (س)." قد لا تظهر تواريخ القضايا على غلاف الملفات التي تحتوي على الخطط والتقارير السنوية، لأنها تظهر في عناوين القضايا.