Matkakulujen kirjanpito: asiakirjat, verot ja kirjanpito.

Työmatkalla tarkoitetaan työntekijän lähtöä yrityksen ulkopuolelle suorittamaan työtehtäviä. Tällaisen matkan vähimmäiskesto on yksi päivä, mutta enimmäiskesto on rajoittamaton (sen keston määrää työnantaja ottaen huomioon tulevan työn monimutkaisuus ja määrä).

Valtioneuvoston 29. heinäkuuta 2015 annetulla asetuksella nro 771 tehtyjen muutosten yhteydessä dokumentointiin käytetään tällä hetkellä seuraavia papereita:

• tilaus lomakkeella T-9 - päälomake, joka määrittää matkan suunnan, tarkoituksen, sen keston jne.;
• Ennakkoraportti lomakkeella AO-1 - asiakirja, jolla työntekijä todistaa hänelle aiheutuneet kulut liitteenä tositteisiin.

Muutosten mukaan virallista toimeksiantoa ja matkustustodistusta ei enää tarvitse täyttää sekä rekisteröidä lähtöä erityislehteen.

Mutta organisaatiot, jotka ovat tottuneet aiempaan tapaan järjestää matka, eivät voi kieltäytyä laatimasta yllä olevia papereita. Lisäksi tämä ei ole laissa kiellettyä. Tässä tapauksessa työmatkan dokumentointimenettelystä on määrättävä yhtiön sisäisissä paikallisissa määräyksissä.

Rekisteröintimenettely

Katsotaanpa rekisteröintiprosessia tarkemmin.

Tilauksen tekeminen

Henkilöstövastaava laatii matkamääräyksen:

• T-9-lomakkeen mukaan yhdelle työntekijälle;

• lomakkeella T-9a työntekijöiden ryhmälle.

Tilaus voidaan tehdä myös vapaassa muodossa.

Siinä on ilmoitettava:

• työnantajan organisaation tiedot;
• Koko nimi, työntekijän asema;
• lähtöpaikka;
• määränpää;
• matkan kesto;
• matkan tarkoitus.

Yrityksen johtaja allekirjoittaa asiakirjan ja siirtää sen henkilöstöosastolle.

Tilaukseen tutustuminen

Henkilöstön työntekijät varaavat työntekijälle liput ja hotellihuoneen (tai työntekijä voi tehdä tämän itse, riippuen siitä, miten joku on järjestetty). Allekirjoituksella työntekijälle esitellään työmatkalle lähetettävä tilaus. Hänelle jaetaan myös liput ja tiedot hänen asuinpaikastaan.

Ongelmat ratkaistu kirjanpidon avulla

Työntekijälle maksetaan ennakkona matkakulut, majoitus, päiväraha ja muut kulut, jotka työntekijä voi maksaa työnantajan luvalla.

Rahat myönnetään ennakkoilmoitusta vastaan, joten työntekijän on palautettava käyttämättömät varat. Ja vahvista käytetyt summat asiakirjojen avulla.

Tilauksen perusteella yrityksen kirjanpito laskee päivärahan, joka on:

• 700 ruplaa - siirrettäessä Venäjän federaation alueen yli;
• 2500 ruplaa - muuttaessaan maan ulkopuolelle.

Työnantajalla on oikeus määrätä suurempi päiväraha. Mutta tässä tapauksessa määritetyt määrät ylittävä summa on verotuksen ja maksujen alainen (Venäjän federaation verolain 217 artiklan 3 kohta).

Kellokortti

Työmatkalla työntekijälle maksetaan palkkaa. Tämän ajan maksut ovat yhtä suuria kuin:

• keskimääräiset päiväansiot, jos matka osuu arkipäiviin;
• kaksinkertainen keskimääräinen päiväansio, kun menee töihin viikonloppuisin tai pyhäpäivinä.

Työaikalomakkeessa (lomake T-13) tulee näkyä kaikkien työmatkoille lähetettyjen työntekijöiden työtunnit. Tilauksen perusteella matkapäivät merkitään tuntilomakkeeseen kirjainkoodilla "K" tai digitaalisella koodilla "06". Näiden päivien työajan pituutta ei ole ilmoitettu.

Yhden päivän työmatka: ilmoittautuminen

Kirjoitimme yllä, että matkan minimikesto voi olla yksi päivä.

Päivämatkalla työntekijä matkustaa alueelle, josta hänellä on mahdollisuus palata kotiin samana päivänä. Lyhyiden työmatkojen rekisteröintimenettely ei käytännössä eroa monipäiväisistä matkoista. Erot ovat maksumenettelyssä. Työnantajan on korvattava kuljetuskustannukset, jos työntekijällä on matkustusasiakirjat. Sama koskee asuntojen vuokrausta. Mitä tulee päivärahoihin, niitä ei makseta tällaisista lyhyistä työmatkoista Venäjän federaation hallituksen 13. lokakuuta 2008 annetun asetuksen nro 749 10 §:n mukaisesti. Poikkeuksena ovat yhden päivän työmatkat ulkomaille. Heidän päivärahansa on puolet normaalista päivärahasta. Nämä luvut on ilmoitettava paikallisissa määräyksissä.

Paikallinen työmatka: ilmoittautuminen

Paikallismatkaksi on tapana kutsua työmatkaa, joka ei edellytä työntekijän matkustamista työnantajaorganisaation sijaintipaikan ulkopuolelle.

Tarve lähettää työntekijä paikallismatkalle dokumentoidaan muistiolla. Tässä tapauksessa työntekijä säilyttää työpaikkansa ja palkkansa. Mutta kuluja ei korvata millään tavalla, koska niitä ei yksinkertaisesti ole olemassa (mutta jos työntekijä silti onnistuu käyttämään rahansa matkaan, työnantaja on velvollinen korvaamaan kulunsa toimitettujen asiakirjojen perusteella).

Työmatka vapaapäivänä: ilmoittautuminen

Jos työntekijä joutui lähtemään työtehtäviin lepopäivinä tai vapaapäivinä, maksetaan tällöin korotettua palkkaa tai työntekijän pyynnöstä hänelle tarjotaan muita lepopäiviä Taide. 153 Venäjän federaation työlaki. Myös alaisen matkakulut korvataan.

Vaiheittaiset ohjeet työmatkan rekisteröintiin vuonna 2019 sisältävät kolme vaihetta - dokumentoinnin, matkan ennakkomaksun työntekijälle ja matkakulujen kirjanpidon.

Vaihe 1. Järjestä työmatka

Säännöksissä määritellään työmatkojen dokumentointimenettely yrityksessä, matkan ajoitus, uudet säännöt työntekijöiden työmatkojen kulujen kirjanpitoon, matkojen maksamismenettely ja työntekijöille antamasi takuut.

Työntekijän työmatkalle lähettämisen perusteena on johtajan päätös lähettää hänet työmatkalle. Asiakirja voidaan laatia missä tahansa muodossa tai yhtenäisessä muodossa T-9 tai T-9a (hyväksytty Venäjän valtion tilastokomitean 5. tammikuuta 2004 päätöksellä nro 1). Tämä on tehtävä ennen työntekijän lähettämistä työmatkalle.

Matkapäivät on merkittävä työaikalomakkeeseen T-12 tai T-13 (hyväksytty Venäjän valtion tilastokomitean 5.1.2004 päätöksellä nro 1). Syötä kirjainkoodi "K" tai numero "06".

Vaihe 2. Maksa työmatka

Vuonna 2019 organisaation on korvattava työmatkalle lähetetylle henkilöstön työntekijälle:

• matkan maksu;
• asunnon vuokrakulut;
• päiväraha;
• muut kulut, jotka työntekijälle aiheutui johtajan luvalla.

Matka- ja muut vastaavat kulut korvataan työehtosopimuksessa tai muussa organisaation paikallisessa säädöksessä määrätyllä tavalla (Venäjän federaation työlain 168 artikla). Menettely voi vaihdella eri työntekijöiden osalta. Se voi esimerkiksi riippua työntekijän asemasta, palvelusajasta, pätevyydestä tai osastosta (Venäjän työministeriön 14. helmikuuta 2013 päivätyn kirjeen 14-2-291 kohta 3). Glavbukh-järjestelmän asiantuntijat puhuivat yksityiskohtaisemmin siitä, mitä kuluja on korvattava työmatkalle menneelle työntekijälle.

Yhtiö päättää itsenäisesti matkakulujen käsittelystä (kulukorvausstandardit ja -menettelyt), ja vuonna 2019 voidaan soveltaa vuoden 2018 menettelyä (sääntöjen kohta 11, hyväksytty Venäjän federaation hallituksen asetuksella 13.10.2008 nro 749).

Kuinka maksaa freelancerin työmatka

Kun henkilö työskentelee siviilisopimuksen nojalla, hänen suhteitaan organisaatioon ei säännellä työlainsäädännöllä (työlain 11 artikla). Siksi urakoitsijoiden työmatkoista aiheutuvat kulut on otettava erityisellä tavalla huomioon.

Laki sisältää säännökset vain päivärahoista. Ja sitten vain tuloveron ja maksujen suhteen. Joten, jotta veroja ja maksuja ei lasketa päivärahasta, Venäjän ympäri matkoista tulisi maksaa 700 ruplaa päivässä ja ulkomaanmatkoista 2 500 ruplaa. Jos maksat enemmän, joudut erotuksesta pidättämään tuloveron ja maksamaan vakuutusmaksuja. Muutoin ulkomaan työmatkat ja kotimaanmatkat käsitellään ja maksetaan tasavertaisesti.

Matkakuluvahvistus on työntekijän ennakkoilmoitus. Työntekijä liittää raporttiin asiakirjat matkakuluistaan. Kuinka laatia ennakkoraportti työntekijän palattua työmatkalta, lue toinen artikkeli.

Työmatkan aikana kokopäiväinen työntekijä säilyttää keskipalkkansa (Venäjän federaation työlain 167 artikla). Se maksetaan kaikilta työntekijän työpäiviltä kyseisen työntekijän aikataulun mukaan. Mukaan lukien päivät, jolloin liikematkustaja oli matkalla tai joutui jäämään (säännösten kohta 9, hyväksytty Venäjän federaation hallituksen 13. lokakuuta 2008 asetuksella nro 749).

Vaihe 3. Ota huomioon työmatkakulut

Työmatkakulujen poistamiseksi vuonna 2019 on laadittava ennakkoilmoitus. Tätä varten lähetetyn työntekijän on toimitettava kaikki kulut vahvistavat ensisijaiset asiakirjat. Asiakirjat ja loput rahat on toimitettava kolmen työpäivän kuluessa (Venäjän keskuspankin direktiivin nro 3210-U, 11.3.2014, kohta 6.3).

Tilapäiset kirjanpitäjät aiheuttavat usein ongelmia kirjanpitäjälle. Joko he tuovat sinulle maileilla maksetun lipun tai valtavan laskun VIP-loungen palveluista.

Virkamiehet ovat perustaneet työmatkakulujen kirjanpidon verolain 264 §:ssä. Tyypillisesti kulut sisältävät päivärahat, matkakulut ja majoituksen (Venäjän federaation työlain 168 artikla). Katsotaanpa tarkemmin vuoden 2019 matkakulujen verotusta.

Asiantuntijat varoittavat

31 prosenttia kirjanpitäjistä on hämmentyneitä päivän työmatkojen ja tavallisten matkojen laskelmissa, ja heidän mielestään yhden päivän työmatkat pitäisi maksaa samalla tavalla kuin tavalliset.

Päiväraha

Päivärahaa maksetaan jokaiselta työmatkapäivältä. Sen alkamis- ja päättymispäivät voidaan määrittää matkalipuilla. Lisäksi ei tarvitse vaatia asiakirjoja, jotka vahvistaisivat päivärahojen kulumisen.

Jos työntekijä ajaa omistamaansa tai vuokraamaansa autoa, tarvitaan myös muistio. Tarvitset sitä myös työsuhdeautolla matkustaessasi. Täytetty asiakirja on kuluselvityksen liitteenä. Ja vahvistaaksesi polttoainekulut, käytä huoltoasemakuitit ja matkalomakkeet.

Matkakulut

Korvausta varten Matkakulujen kattamiseksi tarvitset liput (Venäjän federaation verolain 264 artikla). Lentokoneen lennon vahvistamiseen tarvitaan lippu (reittikuitti) ja maihinnousukortti (Venäjän valtiovarainministeriön kirje 18.5.2015 nro 03-03-06/2/28296). Rekisteröintiin voidaan hyväksyä myös sähköisiä lippuja.Tarkastuskortti ilman turvaleimaa ei vahvista lentolipun ostohintaa. Valtiovarainministeriö tuli tähän yritysten kannalta kielteiseen johtopäätökseen (kirje 6.6.2017 nro 03-03-06/1/35214).

Junamatka vahvistetaan junalipulla. Sähköisiä lippuja varten tarvitset tarkistuskupongin (Venäjän valtiovarainministeriön kirje 25. elokuuta 2014 nro 03-03-07/42273).

Yhtiöllä on oikeus kirjata pois työntekijöiden käyttämien taksipalvelujen kustannukset (valtiovarainministeriön kirje 20.10.2017 nro 03-03-06/1/68839). Mutta sinun on todistettava matkan virallinen luonne. Lisäksi voit kirjata kulut pois, jos työntekijä lähtee työmatkalle omalla autollaan.

Jos joudut kirjaamaan sellaiset kulut pois, varaa asiakirjoja, jotka vahvistavat matkojen virallisen luonteen. Työmääräys ja kuitti taksin maksusta käy. Näistä papereista pitäisi seurata, että työntekijä käytti autoa työtarkoituksiin. Tarkastuksen aikana tarkastajat analysoivat reitin ja matka-ajan. Jos työntekijä meni liittovaltion veropalveluun työaikana, tarpeettomia kysymyksiä ei tule. Ja jos ei ole selvää, minne olet menossa yöllä, tämä seikka todennäköisesti hälyttää veroviranomaisia.

Laadi taksipaperien lisäksi muita asiakirjoja, jotka välillisesti vahvistavat työmatkasi. Tämä voi olla esimerkiksi sopimus vastapuolen kanssa, joka on allekirjoitettu työntekijän matkan tulosten perusteella. Jos epäilet pystyväsi perustelemaan matkan virallista luonnetta, on turvallisempaa kirjata taksin kustannukset nettovoiton kustannuksella.

Asumiskustannukset

Majoituskustannukset vahvistetaan hotellien asiakirjoilla Jos lähetetty työntekijä asui vuokra-asunnossa, kustannukset voidaan vahvistaa allekirjoitetulla vuokrasopimuksella. Liitä siihen kopiot omistusasiakirjoista.

Matkakulujen laskenta 2019

Kun työmatkan ennakkoilmoitus on hyväksytty, liiketapahtumat tulee näkyä kirjanpidossa. Matkakustannusten kirjanpito tapahtuu tilillä 71 ”Selvitykset tilivelvollisten kanssa”. Glavbukh-järjestelmän asiantuntijat kertovat sinulle lisää siitä, kuinka työmatkakulut otetaan huomioon kirjanpidossa.

Olemme listanneet kaikki matkakuluja koskevat ilmoitukset alla olevaan taulukkoon.

Postitukset matkakulujen kirjanpitoon vuonna 2019

Työntekijän työmatkalle ilmoittaminen alkaa käskystä lähettää työntekijä työmatkalle. Se ilmaisee, minkä ajan työntekijä on työmatkalla, mihin paikkaan ja mihin tarkoituksiin. Saateasiakirja on virallinen toimeksianto, josta käy tarkemmin ilmi työmatkan tarkoitus, vuorovaikutuksen vaiheet vastapuolten, asiakkaiden, mahdollisten ostajien tai muiden henkilöiden kanssa.

Tilauksen ja virallisen toimeksiannon suorittamisen jälkeen maksetaan ennakkomaksu, joka on tarkoitettu käytettäväksi työmatkan aikana. Ennakko kattaa päiväkulut: majoituksen, ruokailut ja niihin liittyvät kulut (matka paikan päälle).

Milloin minun tulee maksaa ennakko - ennen työmatkaa vai sen jälkeen?

Kun työntekijä lähetetään työmatkalle, hänelle maksetaan käteisennakko matkakulujen, vuokra-asunnon ja pysyvän asuinpaikan ulkopuolella asumiseen liittyvien lisäkulujen (päivärahat) maksamiseen.

Loppumaksut suoritetaan työntekijän palattuaan työmatkalta, kun hän on laatinut ennakkoilmoituksen ja siirtänyt kaikki aiheutuneet kulut. Jos ennen matkaa maksettu ennakkomaksu ei kata näitä kuluja, loppuosa maksetaan työntekijälle. Mutta tämä tapahtuu sen jälkeen, kun organisaation johtaja tai valtuutettu henkilö on hyväksynyt ennakkoraportin, koska usein on kustannuksia, jotka eivät ole perusteltuja kaupallisen toiminnan kannalta. Oletetaan, että työmatkalla työntekijä lounasi suurella summalla ravintolassa ja liitti sekin kuluselvitykseen. Johtaja voi pitää näitä kuluja kohtuuttomina, joten kuluja ei tässä tapauksessa korvata työntekijälle.

Kuinka myöntää matkakorvauksia - organisaation kassasta tai siirto työntekijän pankkikortille?

Tässä tapauksessa molemmat vaihtoehdot ovat mahdollisia.

Jos rahaa annetaan kassakoneesta, siihen tehdään merkintä, että se on myönnetty matkakuluja varten. Lisäksi käteismääräyksen liitteenä on työntekijän lausunto, jossa hän pyytää maksamaan hänelle rahaa. Tämä vaatimus on ollut voimassa vuodesta 2012 lähtien.

Siirrettäessä matkakorvauksia työntekijän henkilökohtaiselle kortille, maksun tarkoituksessa ilmoitetaan myös, että rahat ovat työmatkaa tai päivärahaa riippuen siitä, miten matkan tarkoitus on muotoiltu matkatodistuksessa.

Matkatodistuksen täyttäminen

Kun rahat on vastaanotettu, kaikki asiakirjat on täytetty, työntekijälle annetaan matkustustodistus ja sitten henkilöstöosastolla, kirjanpito-osastolla tai sihteerillä hänelle annetaan leima, jossa hän lähtee työmatkalle (päivämäärä on merkitty) , mistä hän lähtee, ja sen henkilön allekirjoitus, joka vahvistaa työntekijän poistumisen työpaikalta.

Päivämäärää, jolloin matkustustodistuksen takana olevat lähtökentät on täytetty, katsotaan päiväksi, jolloin työntekijä lähetetään määränpäähän. Saavuttuaan työmatkalle hän laittaa saapumismerkin kirjanpitoon, sihteeriin tai muuhun henkilöön, jossa on organisaation leima.

Sattuu niin, että lähetetty työntekijä lähetetään yhteen paikkaan, mutta joidenkin työongelmien ratkaisemiseksi hänen on mentävä muihin organisaatioihin. Tällaisissa tapauksissa matkatodistuksen kääntöpuolelle tulee merkitä kaikki kohdat, joihin työntekijä saapuu ja mistä hän lähtee, jotta matkakulujen perustelemisessa ei ole ongelmia.

Viimeinen vaihe kääntöpuolen täyttämisessä tapahtuu, kun työntekijä palaa organisaatioonsa. Hän merkitsee saapumisensa organisaatioon henkilöstöosastolla ja tässä vaiheessa matkustustodistuksen kääntöpuoli katsotaan täytetyksi. Työntekijän tulee kolmen työpäivän kuluessa työmatkalta palaamisesta ilmoittaa ja toimittaa ennakkoilmoitus kaikista aiheutuneista kuluista.

Kuinka täyttää ennakkoilmoitus

Ennakkoraportti on asiakirja, johon on liitetty kaikki kuluja vahvistavat ensisijaiset asiakirjat.

Nimisivulle tulee kirjoittaa seuraava:

• Työntekijän nimi
• alajako
• ennakkoilmoituspäivä

Ennakkoraportin kääntöpuolella työntekijä ilmoittaa:

• perusasiakirjojen tai kulujen nimet
• asiakirjassa ilmoitettu määrä
• toteutuneiden kulujen kokonaissumma
• allekirjoitus

Kääntöpuolen täyttämisen jälkeen ennakkoilmoitus toimitetaan kirjanpitoon. Kirjanpitopalvelu täyttää ennakkoilmoituksen alareunaan merkinnän, josta käy ilmi seuraavat tiedot: ennakkoraportin antanut, ennakkoilmoituksen numero, ennakkoilmoituksen hyväksymispäivä. Selkäranka revitään irti ja annetaan työntekijälle vahvistukseksi tämän kuluselvityksen toimittamisesta.

Mihin kannattaa kiinnittää huomiota kustannusten suhteen?

1. Kuljetus

On syytä ottaa huomioon, että joukkoliikenteen matkakulut (raitiovaunu, johdinauto, linja-auto) sisältyvät päivärahaan, joten työnantajalla on oikeus olla korvaamatta niitä. Tästä ei ole säädetty laissa. Metromatkat korvataan, jos kuitti ja lippu toimitetaan.

Työnantaja on velvollinen korvaamaan lähi- ja kaukoliikenteen kulut. Myös minibussimatka kunnasta toiseen korvataan. Tässä tapauksessa minibussilla kaupungin sisällä matkustamista ei korvata.

2. Asunnon vuokraus

Vuoteen 2012 asti asumiskustannuksissa oli rajoituksia. Tällä hetkellä asuntojen vuokraamiseen ei ole lainsäädännöllisiä rajoituksia, kaikki riippuu siitä, kuinka työntekijä neuvottelee työnantajan kanssa. Jos työnantaja sallii sisäisten asiakirjojen vuokraamisen viiden tähden hotellissa, työntekijä voi tehdä tämän. Koko summan kustannukset sisältyvät tässä tapauksessa kuluihin.

3. Viihdekulut

Edustuston työmatkalla voi syntyä erilaisia ​​lisäkuluja, esim. ravintoloiden kuluihin liittyviä tms. Tällaisissa tapauksissa tulee voimaan edustuskulujen rajoitus (enintään 4 % veronmaksajan tämän raportoinnin palkkakuluista/ verokausi). Jos tätä rajoitusta ei ylitetä, kaikki kulut voidaan ottaa huomioon veroja laskettaessa (tulovero tai yksinkertaistetun verojärjestelmän käyttöön liittyvä vero).

Mitä tehdä, jos kulut ylittävät hyväksyttävät rajat? Tällaisissa tapauksissa työnantaja voi korvata työntekijälle kaikki kulut huolimatta siitä, että normi ylittyy, mutta hän voi ottaa ne huomioon verojen laskennassa vain lain kattaman osan ja poistaa ne. loput tappioina.

Päivärahan maksaminen

Päivärahan määrä

Tällä hetkellä lain mukaan voit maksaa päivärahoja, jotka eivät ole tuloveron alaisia, enintään 700 ruplaa. päivässä. Mutta jos esimerkiksi johtaja menee työmatkalle, voimme olettaa, että 700 ruplaa. päivä ei riitä hänelle. Hänelle voidaan määrätä suurempi summa, kun taas 700 ruplaa ylittävästä summasta peritään 13 prosentin tulovero.

Ulkomaan työmatkoilla päivärahan määrä vaihtelee sen mukaan, mihin maahan matkustaja lähetetään. Tätäkin säätelee laki.

Päivärahan suuruuden vahvistavat asiakirjat

Päivärahan suuruus vahvistetaan johtajan määräyksellä, jossa voidaan määrätä, mille työntekijäryhmille minkä suuruinen päiväraha määrätään. Voit asettaa minkä tahansa kriteerin (osastoittain, tehtävissä, nimissä jne.), joita voidaan tulkita yksiselitteisesti ja käyttää päivärahojen ilmoittamisessa tilauksessa.

Matkakorvausten laskeminen

Päivärahaa maksetaan kaikilta työntekijän työmatkapäiviltä. Matkakorvaukset lasketaan kalenteripäiville keskiansioiden perusteella.

Esimerkki

Työntekijän palkka on 20 000 ruplaa, hänet lähetetään työmatkalle. Mutta viime kuussa työntekijälle annettiin 100 000 ruplan vuosipalkkio. Matkapäivien maksua laskettaessa otetaan huomioon tämä viime kuussa maksettu bonus. Se vaikuttaa työntekijälle päivittäin kertyvään määrään. Jos hän olisi työskennellyt organisaatiossa tässä kuussa eikä olisi mennyt työmatkalle, hän olisi saanut 20 000 ruplaa. Mutta koska hän meni työmatkalle, hänen saamansa summa lasketaan seuraavasti:

Virheitä päivärahojen laskennassa

Joskus kirjanpitäjä laskee matkakorvausten määrän väärin, ja työntekijä alkaa selvittää, miten hänen keskipalkkansa on laskettu. Tapahtuu, että he eivät ottaneet huomioon joitain maksuja tai eivät laskeneet työmatkaa ollenkaan keskiansioiden perusteella, vaan laskivat vain palkan. Työntekijällä on oikeus vaatia, että palkat lasketaan keskiansioiden perusteella, mikä lisää merkittävästi hänen kuluvan kuukauden maksuja.

Joskus tapahtuu päinvastoin. Esimerkiksi viime kuussa työntekijä siirtyi paikasta toiseen, ja keskipalkka oli pienempi kuin hänen palkkansa. Tässä tapauksessa palkka työmatkalla olevalta ajalta on pienempi.

Palkkaus vapaapäivistä ja ylitöistä työmatkalla

Tapahtuu, että työntekijän ei tarvitse vain työskennellä työmatkalla vapaapäivänä, vaan hän tekee myös ylitöitä. Tätä edellyttävät liiketoimintaolosuhteet. Tässä tapauksessa työntekijän on vahvistettava, että hänellä oli todella ylitöitä. Vahvistus voidaan antaa suoraan organisaatiossa, jossa hän työskenteli. Esimerkiksi ylityön tosiasian voi vahvistaa HR-osasto. Samalla on tärkeää vahvistuksen lisäksi saada työnantajaltasi toimeksianto, jossa kerrotaan suoraan, että työpäivä kesti näinä päivinä kaksi tuntia pidempään. Jos työnantaja ei ole ilmoittanut tästä suoraan, hänellä on oikeus olla maksamatta työntekijälle tästä ylityöstä. Saattaa olla tapauksia, joissa häikäilemätön työntekijä tekee salaliiton organisaation kanssa, johon hän tuli, ja he laativat hänelle asiakirjoja, jotka eivät vastaa todellisuutta. Ylityöt ovat työnantajan aloitteita, eikä työntekijä itse voi pidentää työpäivää.

Sama koskee viikonlopputyötä. Jos työntekijä on työmatkalla töissä viikonloppuisin, siitä on sovittava työnantajan kanssa, annettava tilaus ja sitten hänen viikonlopputyönsä maksetaan.

Jos työnantaja käskee työntekijää lähtemään töihin viikonloppuna tai vapaapäivänä, maksetaan työlain mukainen kaksinkertainen maksu. Mutta koska lähetetyn työntekijän palkka maksetaan keskipalkan perusteella, herää kysymys: miten hän voi laskea vapaapäivätyön: kaksinkertaistaa keskiansion tai palkan?

Viikonlopputyöstä työmatkalla maksetaan kaksinkertainen palkka, eli keskiansiota ei lasketa, vaan palkka tai palkka otetaan jaettuna työpäivien lukumäärällä ja saatu summa kerrotaan kahdella.

Esimerkki

Työmatkalla jokaisen organisaation työntekijän on kerättävä tietyt asiakirjat raportoitavaksi. Liikematkustajien ilmoitusasiakirjat on laadittava selkeästi sääntöjen mukaisesti, jotta ne voidaan hyväksyä. Tämä artikkeli auttaa sinua ymmärtämään tämän ongelman.

Raportointia tarvitaan kaikissa työhön liittyvissä asioissa. Varsinkin jos suunnittelet työmatkaa.

Liikematkustajien raportointiasiakirjat ovat ensimmäinen asia, josta työmatkalle lähetetyn työntekijän on huolehdittava. Mutta ymmärtääksesi tämän asian tarkasti, sinun on ymmärrettävä selvästi, mikä työmatka on. Se tarkoittaa siis työntekijän matkaa työnantajansa suuntaan. Se on virallistettu tilauksella ja siinä on selkeät määräajat. Tällaisen matkan tarkoituksena on, että vastuullinen työntekijä suorittaa tietyn virkatehtävän. Lisäksi työmatka ei merkitse palkan alentamista, korotusta tai työpaikan menetystä. Raportointiasiakirjat sisältävät työmatkaan (sen eri näkökohtiin) liittyviä papereita.

Koska koko tähän yritykseen liittyy tiettyjä kustannuksia työntekijän tarpeista, niiden korvaamiseksi tarvitaan asianmukaiset asiakirjat. Nämä lähetetyn työntekijän kulut vahvistavat asiakirjat hän kerää koko matkan ajan. Työmatkan alkamisajankohtana pidetään työntekijän lähtöaikaa ja -päivää. Tämä voi olla esimerkiksi junan tai bussin lähtöaika. Lopuksi katsotaan työntekijän saapumisaika ja -päivämäärä.

Lähetetyn henkilön suorittamien kulujen korvaamista säätelee Venäjän federaation työlainsäädäntö. Korvaus sisältää seuraavat kulut:

• maksaa matkoja ajoneuvoissa;
• talon vuokraaminen;
• muut mahdolliset lisäkulut, jotka liittyvät asuinpaikkasi ulkopuolella asumiseen. Tällaisia ​​kuluja voidaan kutsua päivärahaksi tai peltorahaksi;
• kaikki kulut, jotka työntekijä on maksanut työnantajansa luvalla.

Työlain mukaisten korvausehtojen noudattaminen tapahtuu vain tiettyjen raportointiasiakirjojen toimittamisesta. Lisäksi niiden otosta on tarkkailtava täysin. Voit selvittää, mitä raportointiasiakirjoja kulujen olemassaolon vahvistamiseksi tarvitaan kirjanpitoosaston työntekijältä tai suoralta työnantajaltasi.

On syytä muistaa, että kaikki työmatkan ehdot (kuka voi matkustaa, kesto ja muut yksityiskohdat) on määrättävä työehtosopimuksessa, muissa erillisissä sopimuksissa sekä joissakin paikallisissa määräyksissä.

Nyt selvitetään, mitä asiakirjoja pidetään matkustusasiakirjoina. Näihin asiakirjoihin sisältyvät asiakirjat, joiden mukaan työntekijä lähetetään työmatkalle. Nämä sisältävät:

Lisäksi tähän luetteloon voi sisältyä työmatkaraportti, jonka yrityksen työntekijä laatii matkalta palattuaan. Tämä sisältää myös tehtävän, jonka laatii osaston johtaja.

On huomattava, että hallitus poisti vuoden 2014 lopusta (29.12.) aiemmin voimassa olleen vaatimuksen matkustustodistuksen ja virkatoimeksiannon myöntämisestä. Nyt ne eivät ole pakollisia ja niitä myönnetään tahdon mukaan. Samaan aikaan ennakkoilmoitus säilyi pakollisena asiakirjana. Ennen täyttämistä sinun on tutkittava näytettä huolellisesti, koska... se on täytettävä tiukasti määritellyllä tavalla. Raporttiin tulee liittää kaikki asiakirjat, jotka vahvistavat, että työntekijälle on aiheutunut erityisiä kuluja.

Jos kuluraportti on täytetty väärin tai virheellisesti, kulujen korvaaminen siitä ei ole mahdollista. Tätä raporttia ei myöskään voida ottaa huomioon veroasiakirjoja laadittaessa, eikä sitä voida sisällyttää veropohjaan.

Työmatkan sisäinen dokumentaatio sisältää työtehtävän, tilauksen ja työmatkaraportin. Siksi niitä pidetään vapaaehtoisina henkilölle aiheutuneiden matkakulujen kirjaamisessa.

Siksi työntekijällä on työmatkaa järjestäessään otettava seuraavat ilmoitusasiakirjat työpaikalta:

• virallinen toimeksianto. Sen tulee sisältää tiedot työntekijästä. Koko nimi, asema ja muut tiedot sekä työmatkan paikka, sen ajankohta, syyt. Myös kaikki kulut kattavan yrityksen nimi tulee merkitä tähän;
• työmatkatodistus. Tähän syötetään tiedot työmatkan alkamisesta ja päättymisestä. Sertifikaatin tulee olla varmennettu organisaation sinetillä. Tämän perusteella maksetaan päivittäiset kulut. Sitä ei myönnetä, jos joudut matkustamaan ulkomaille tai palaat työmatkalta samana päivänä.

Palattuaan työntekijä laatii ja antaa ennakkoraportin. Se täytetään vain yhtenä kappaleena ja lähetetään kirjanpitoon.

Tässä raportissa ennen työmatkalle lähtöä tulee ilmoittaa likimääräiset summat, jotka käytettiin majoitukseen ja kuljetuksiin. Siitä palattaessa työntekijälle annettua summaa verrataan hänelle tosiasiallisesti aiheutuneiden kulujen määrään. Tilanteessa, jossa ennen matkaa myönnettyä summaa ei ole käytetty kokonaan, työntekijä palauttaa loput kassalle. Tätä varten tarvitset kassakuittimääräyksen, jonka perusteella hyvitys tehdään.

Myös palattuaan työntekijä sitoutuu toimittamaan ennakkoilmoituksen lisäksi myös matkatodistuksen. Lisäksi sinun on toimitettava asiakirjat, jotka vahvistavat työntekijälle aiheutuneiden kulujen määrän.

Työmatkan raportointiasiakirjat sisältävät:

• kaikki kuljetusta varten ostetut matkaliput;
• asiakirja, joka on valtuutettu vahvistamaan hotellimajoitusta. Tämä osoittaa päivien määrän, jonka henkilö vietti hotellissa, sekä oleskelun maksun;
• tuloste järjestön asioihin liittyvistä puheluista.

Kaikki työntekijän tietyistä työmatkaan kuuluvista palveluista maksamat shekit tulee taittaa ja liittää kuluilmoitukseen palautuksen yhteydessä. Älä unohda, että niiden on oltava normaali ja luettava ulkonäkö. Sinun ei pitäisi rypistää niitä ja sitten silittää niitä. Kuiteissa ei saa olla ruokatahroja tai kuluneita kohtia. tietoja, joista on mahdotonta lukea. Kirjanpito ei hyväksy tällaisia ​​shekkejä, etkä saa lain edellyttämää korvausta.

Päivittäiset kulut maksetaan matkatodistuksen mukaan. Päivärahan suuruus määräytyy yhtiön paikallisten määräysten mukaan. Myös niiden koko voidaan määrätä työehtosopimuksella. Samanaikaisesti maksujen enimmäis- ja vähimmäismäärää ei ole rajoitettu, vaan organisaatio itse määrittää sen itsenäisesti. Siten ulkomaan työmatkan päivärahan määrä on noin 3 kertaa suurempi kuin maassa.

Päivärahat, jotka on laissa määritelty normiksi (700 ruplaa maan sisällä ja 2 500 ruplaa ulkomaanmatkoilla), eivät ole tuloveron alaisia. Jos organisaatio asettaa maksujen määräksi laissa säädetyn rajan, ne ovat tuloveron alaisia.

Jos henkilö voi työmatkalla palata päivittäin vakituiseen asuinpaikkaansa, hänellä ei ole oikeutta päivärahaan.

On muistettava, että kaikki matkaraportointiasiakirjat on täytettävä oikein, koska pieninkin poikkeama vahvistetusta ja yhtenäisestä otoksesta voi tehdä työntekijän mahdottomaksi saada korvausta matkakuluistaan.

Jos työntekijä palaa työmatkalta eikä suorita saamaansa työtehtävää kokonaan, työnantajalla on oikeus alentaa hänen keskipalkkaansa eikä maksaa työntekijälle päivärahoja ja muita maksuja. Jos tehtävän suorittamatta jättäminen ei johdu työntekijän huonosta suorituksesta (esimerkiksi toisen organisaation ylivoimaisesta esteestä), työnantaja ei sovella työntekijää seuraamuksia.

Virallisen tehtävän suorittamiseksi oikein ja lain mukaan kuuluvan korvauksen saamiseksi asiaan liittyvistä kuluista on siis tiedettävä selkeästi, mitkä matkaselvitysasiakirjat on laadittava. Muista, että kun täytät asiakirjat oikein ja tarkasti, saat helposti takaisin työmatkalla käyttämäsi rahat.

Video "Matkustusasiakirjat"

Tallenteen katsomisen jälkeen saat selville, mitä erityispiirteitä työmatkaan liittyvien asiakirjojen valmistelussa on.

Samalla veronmaksajien on muistettava, että annetut takuut ja korvaukset, mukaan lukien työmatkoihin liittyvät, koskee vain työntekijöitä jotka ovat tehneet työsopimuksen järjestön kanssa. Työntekijät, jotka työskentelevät GPC (siviilioikeudellisen) sopimuksen nojalla, eivät ole työlainsäädännön ja muiden lakien alaisia, jotka sisältävät työlain normeja määräysten mukaisesti.

Vastaava sääntö sisältyy päätöslauselman nro 749 2 kohtaan:

Työntekijät, jotka koostuvat työsuhteissa työnantajan kanssa.

Huomautus: Mitään muuta matkaa ei pidetä työmatkana.

Näin ollen, jos työntekijä työskentelee yrityksessä GPC-sopimuksen nojalla, hänen lähettäminen virkamatkalle ei ole työmatka. Tämä tarkoittaa, että organisaatiolla ei ole velvollisuutta korvata tällaiselle työntekijälle matkakuluja. Siksi, jotta GPC-sopimuksen hintaa (korvaussummaa) ei nostettaisi työmatkaan liittyvien kulujen määrällä ja ettei "ylimääräisiä" veroja maksettaisi, korvauksen maksaminen on mahdollista toimeenpanijalle. toimeksiannosta on määrättävä GPC-sopimuksessa (siviililuonteinen).

Sekä verotuksessa että kirjanpidossa työmatkoihin liittyviä liiketapahtumia heijastettaessa tulee esiin monenlaisia ​​tehtäviä ja kysymyksiä, jotka kirjanpidon on ratkaistava. Työntekijöiden lähettäminen työmatkoille on osa työntekijöiden ja organisaation välistä työsuhdetta. Omistettu tälle aiheelle.

Tämän luvun mukaan matkustavien työntekijöiden palkanlaskentaan on sovellettava erityistä menettelyä. Loppujen lopuksi, kun työntekijä lähetetään työmatkalle, hänelle taataan: 1) työpaikkansa (asemansa), 2) keskimääräinen ansio sekä työmatkaan liittyvien kulujen korvaus määräysten mukaisesti. .

valikkoon

Liiketoimien rekisteröinti- ja kirjanpitomenettely

Vaatimusten mukaan työnantaja on työmatkalle lähetettäessä velvollinen korvaamaan työntekijälle:

• matkakulut määränpäähäsi ja takaisin;
• asuintilojen vuokrauskulut;
• päiväraha - pysyvän asuinpaikan ulkopuolella asumiseen liittyvät lisäkulut;
• muut työntekijälle työnantajan luvalla tai tiedolla syntyneet kulut.

Edellä mainittujen lisäksi mm matkakulut liittyä:

• matkakulut lentokentälle tai rautatieasemalle lähtö-, määrä- tai kuljetuspaikoissa,
• matkatavarakustannukset,
• viestintäpalveluista aiheutuvat kulut,
• ulkomaan palvelupassin, viisumien ja muiden matkustusasiakirjojen hankkimisesta ja rekisteröinnistä aiheutuvat kulut,
• maksut moottoriliikenteen maahantulo- tai kauttakulkuoikeudesta,
• pakollisen sairausvakuutuksen hankkimisesta aiheutuvat kulut,
• kulut, jotka liittyvät käteisen tai pankkisekin vaihtamiseen käteisvaluuttaan,
• lentokenttäpalvelumaksut, välityspalkkiot,
• muut pakolliset maksut ja maksut.

Työmatkoihin liittyvien päivittäisten kulujen korvausmenettely ja määrä määräytyvät työehtosopimuksella tai paikallisilla määräyksillä. Työlaki siis standardeja ei ole asetettu matkakulukorvaukset. Työnantajalla on oikeus päättää itsenäisesti työehtosopimuksessa tai paikallisessa määräyksessä (esim. työmatkoja koskevat määräykset) työmatkoihin liittyvien kulujen korvaamisen menettelystä ja määrästä, mukaan lukien maksettavien päivärahojen määrä.

valikkoon

TILAA työmatkalle, virallinen TEHTÄVÄ, MATKATODISTUS

Työmatkoihin liittyvien liiketapahtumien dokumentointiin hyväksytyt yhtenäiset lomakkeet Venäjän federaation valtion tilastokomitean päätös 5.1.2004. Nro 1"Työn ja sen maksun ensisijaisten kirjanpitoasiakirjojen yhtenäisten muotojen hyväksymisestä":

• Nro T-9 "Päätös (ohje) työntekijän lähettämisestä työmatkalle"
• Nro T-9a "Päätös (ohje) työntekijöiden lähettämisestä työmatkalle"
• Nro T-10a "Virallinen toimeksianto työmatkalle lähettämiseen ja raportti sen toteuttamisesta"

sisältää tiedot työntekijän matkan tarkoituksesta ja sen lopputuloksista. Se on perusta T-9-lomakkeen tilaukselle ja vahvistaa työmatkakulujen taloudellisen perustelun.

Voit järjestää työntekijöiden työmatkan käyttämällä itse kehittämiäsi. Työnantajan määräys (TILAUS). tietyksi ajaksi, suorittaa virkatehtävän vakituisen työpaikan ulkopuolella (päätöksen nro 749 kohta 3). Päätöslauselman 6 kohdan mukaisesti matkan tarkoitus työntekijän määrää lähettävän organisaation johtaja, ja hänet mainitaan työnantajan hyväksymässä toimenkuvassa.

GASPROM LLC
TIN 4308123456, tarkistuspiste 430801001, OKPO 98756423

organisaation koko nimi

TILAUSKANRO 90

työntekijän lähettämisestä työmatkalle

Moskova 20.8.2019

Lähetä Aleksei Ivanovitš Petrov työmatkalle.
Kohde – Venäjä, Jekaterinburg, LLC “Tuotantoyhtiö “Master””.
Työntekijän tehtävänä on laitesäätäjä.
Rakenneyksikkö – konepaja.
Työmatkan kesto on 24.8.-26.8.2019 (3 ​​kalenteripäivää).
Työn kuvaus: laitteiden korjaus ja säätö.
Kuljetus (alleviivaus) – julkinen/henkilökohtainen/virallinen/kolmannen osapuolen liikenne.

Työmatka toteutetaan LLC "Production Company "Master" kustannuksella.

Ohjaaja _____________ A.V. Ivanov

Olen lukenut tilauksen:

Laitteen säädin _____________ A.N. Petrov

Työntekijä lähetetään työmatkalle Venäjän federaation ulkopuolelle työnantajan määräyksestä ilman matkustuslupaa, lukuun ottamatta työmatkoja IVY-maihin, joiden kanssa on tehty hallitustenväliset sopimukset, joiden perusteella rajaviranomaiset eivät tee merkintöjä valtionrajan ylityksestä maahantulo- ja maastapoistumisasiakirjoihin (Päätökset).

Se on 5 vuotta (pitkien ulkomaan työmatkojen osalta 10 vuotta).

Lomake nro T-10. Matkatodistus

Asiakirja ei ole pakollinen 8.1.2015 lähtien. Jos joku käyttää tätä asiakirjaa käytännössä, voit ladata:

• Tyhjä tunnistuslomake (.docx, 21 kt)
• Täytetty esimerkkimatkalomake (.docx, 16 kt)

valikkoon

TYÖMATKUN KESTO, lähtö, saapuminen viikonloppuisin, ei matkustusasiakirjoja

Työmatkalle lähtöpäivästä ja viikonlopulle tai pyhäpäiville osuvasta työmatkasta lähtöpäivästä on maksettava vähintään kaksinkertainen summa. Sama koskee työmatkan aikana tiellä vietettyjä päiviä.

valikkoon

Kuinka vahvistaa työmatkalla oleskelun pituus matkustusasiakirjojen puuttuessa

Jos työmatka on suoritettu kolmannen osapuolen kuljetusyrityksen autolla ilman matkalippuja, työmatkalla oleskeluaika voidaan määrittää muistiosta ja ajoneuvon reitin vahvistavista asiakirjoista. Matkustusasiakirjojen puuttuessa työntekijän työmatkalla oleskelun pituus vahvistetaan vastaanottavan osapuolen muistiolla ja (tai) muulla asiakirjalla, joka vahvistaa työntekijän todellisen työmatkalla oleskelun keston.

Huomautus: Venäjän liittovaltion veroviraston kirje 24. marraskuuta 2015 päivätyssä kirjeessä nro SD-4-3/20427.

Työmatkoille lähettämistä koskevien määräysten mukaisesti (hyväksytty Venäjän federaation hallituksen 13. lokakuuta 2008 annetulla asetuksella nro 749)

Säännön 7 kohdassa todetaan: työntekijän työmatkapaikalla oleskelun todellinen kesto määräytyy matkustusasiakirjoista, jotka työntekijä esittää työmatkalta palattuaan. Jos matkustusasiakirjat jostain syystä puuttuvat, työntekijän työmatkalla oleskelun todellinen kesto vahvistetaan asunnon vuokraamista koskevilla asiakirjoilla. Jos sellaista ei ole, työntekijä toimittaa vastaanottajalta muistion ja (tai) muun asiakirjan, jossa vahvistetaan työntekijän työmatkalla oleskelun todellinen kesto (katso myös 19.10.2015 päivätty Rostrudin kirje nro 2450-6-1). ).

Jos matka on tehty virka-, henkilökohtaisella kuljetuksella tai kolmannen osapuolen autolla (valtakirjalla), tulee työntekijän liittää palvelumuistioon rahtikirja, reittilehti, laskut, kuitit, kassakuitit ja muut kuljetusreitin vahvistavat asiakirjat. .

Työmatkasäännökset eivät kata kaikkia työmatkalla olevan työntekijän mahdollisia matkustusvaihtoehtoja. Tässä asiakirjassa ei etenkään määrätä, kuinka työntekijän työmatkalla viettämä aika määritetään, jos matka tehdään kolmannen osapuolen kuljetusyrityksen autolla (sopivan sopimuksen perusteella), jolle ei myönnetä lippuja.

valikkoon

Millä asiakirjoilla voidaan vahvistaa työntekijän työmatkalla oleskelun todellinen pituus?

Federal Tax Service uskoo, että kaikissa tilanteissa, joissa matkan mukana ei vaadita matkustusasiakirjojen myöntämistä, on noudatettava työmatkoja koskevien säännösten 7 lausekkeen 2 kappaletta. Eli työntekijän työmatkalla oleskelun kesto voidaan määrittää muistiolla ja asiakirjoilla, jotka vahvistavat tämän kuljetuksen käytön matkoille työmatkapaikkaan ja takaisin (rahtikirjat, reittilomakkeet, laskut, kuitit, kassakuitit ja muut asiakirjat, jotka vahvistavat kuljetusreitin). Tässä tapauksessa työntekijän muistiossa määritetty aika ei saa ylittää johtajan vastaavassa päätöksessä työntekijän lähettämistä työmatkalle vahvistettua ajanjaksoa.

valikkoon

MAKSU työntekijälle työmatkakuluista, DIEMS:n määrä, laskenta ja maksaminen, kirjanpitotodistus

Vuodesta 2017 alkaen vakuutuksenottajat eivät voi säästää vakuutusmaksuissa lisääntyneiden matkakorvausten ansiosta. Venäjän federaation verolakiin on tehty muutoksia, joiden mukaan vain vahvistetuissa rajoissa olevista päivärahoista ei peritä vakuutusmaksuja ().

Huomio: Verolliset päivärahaprosentit Venäjän työmatkoille ja ulkomaisille työmatkoille (.pdf 120 Kb)

Venäjän työmatkoilla päiväraharaja on 700 ruplaa ja ulkomaanmatkoille - 2 500 ruplaa

Yrityksillä ja yksityisyrittäjillä on oikeus olla muuttamatta hyväksyttyjä päivärahamääriä. Mutta on otettava huomioon se tosiasia, että milloin korotetut päivärahat ylijäämästä joudut maksamaan vakuutusmaksut.

valikkoon

PÄÄTÖS päivärahastandardien vahvistamisesta työmatkoille Venäjällä ja ulkomailla

Päivärahat tulee ottaa huomioon tuloveroa laskettaessa. Työehtosopimuksessa tai esimiehen määräyksessä hyväksytyn suuruinen päiväraha voidaan sisällyttää kokonaisuudessaan kuluihin.

Päivärahanormien vahvistamista koskevan määräyksen muoto on mielivaltainen. Ilmoita määräyksen tekstissä ajanjakso, jolle päiväraha vahvistetaan, työmatkojen erityispiirteet ja päivärahan määrä.

Huomaa: Lataa määräys päivärahastandardien vahvistamisesta (.docx, 17 Kb)

Työmatkan päivärahan määrä

Päivärahat myönnetään osana työmatkan ennakkomaksua ottaen huomioon matkan suunniteltu kesto (työlain 168 §).

Entä jos et maksa päivärahaa osana työmatkan ennakkomaksua? Esimerkiksi kun työntekijä palaa, anna hänelle rahaa ottaen huomioon matkan todellinen kesto. Tässä tapauksessa sinun on lisäksi laskettava ja maksettava korvaus päivärahojen maksun viivästymisestä - analogisesti palkan viivästyskorvauksen kanssa. Näin tuomarit ajattelevat (Tatarstanin tasavallan korkeimman oikeuden valituspäätös, 13. heinäkuuta 2015 nro 33-10274/2015, Omskin alueoikeuden kassaatiopäätös, 25. tammikuuta 2012 nro 33-413/2012 ).

Järjestö voi maksaa päivärahan ja matkakulukorvauksen sekä käteisellä että ei-käteisellä. Jos käteistä lasketaan ulos yrityksen kassasta, työmatkalla oleva työntekijä on tilivelvollisena velvollinen laatimaan missä tahansa muodossa kirjanpidollisten määrien myöntämistä varten. Hakemukseen tulee sisältyä yrityksen päällikön käsin kirjoitettu huomautus käteisen rahan määrästä ja sen myöntämisajankohdasta. Hakemus on myös päivättävä ja yrityksen johtajan allekirjoitettava.

Tällä hetkellä yritykset käyttävät yhä enemmän muita kuin käteisvaroja maksujen suorittamiseen tilivelvollisten kanssa. Ja kun työntekijät ovat työmatkalla, muut kuin käteismaksut tulevat erityisen merkityksellisiksi. Siirrettäessä tilivelvollisia summia työntekijöiden "palkkakorteille" voi kuitenkin syntyä tiettyjä veroriskejä. Ne liittyvät palkkojen maksamiseen siirrettyjen varojen uudelleenkelpoisuuteen. Veroviranomaiset voivat tarkastusta tehdessään veloittaa niistä lisävakuutusmaksuja, tuloveroa, sakkoja ja sakkoja.

Välttääkseen ristiriidat veroviranomaisten kanssa ja minimoidakseen veroriskejä organisaatiot voivat suojautua seuraavilla tavoilla:

1. Otetaan huomioon kirjanpitoperiaatteissa organisaatioiden kirjanpitoa ja verokirjanpitoa varten mahdollisuus siirtää muita kuin käteisvaroja tilittävien määrien antamiseen käyttämällä mitä tahansa työntekijätietoja.
2. Merkitse maksun tarkoitukseksi selkeästi "vastuullisten varojen siirto" ja vaadi kantaasi, jos palvelupankki yrittää muuttaa maksun tarkoitusta.
3. Pidä kirjaa ennakkoraporteista ja niihin liitetyistä asiakirjoista oikea-aikaisesti ja täydellisesti.

Kun työntekijä lähetetään työmatkalle kahden tai useamman vieraan valtion alueelle, valtioiden välisen rajan ylityspäivän päivärahat maksetaan ulkomaan valuutassa sen valtion standardien mukaisesti, johon työntekijä lähetetään. nro 749).

Jos työntekijä sairastuu työmatkalla ollessaan, hän:

• korvataan asuintilojen vuokrakulut (paitsi tapauksia, joissa lähetetty työntekijä on sairaalahoidossa),
• päivärahaa maksetaan koko ajalta, kunnes hän ei terveydellisistä syistä pysty aloittamaan hänelle osoitettua virkatehtävää tai palaamaan vakituiseen asuinpaikkaansa.

Tilapäisen työkyvyttömyyden aikana työntekijälle maksetaan tilapäisiä työkyvyttömyysetuuksia Venäjän federaation lainsäädännön mukaisesti. Tässä tapauksessa tilapäinen työkyvyttömyys on dokumentoitava määrätyllä tavalla (päätöksen nro 749 kohta 25).

valikkoon

Kirjanpitotodistus, Päivärahan laskenta

Sitä tarvitaan perustelemaan maksetun päivärahan suuruus esimerkiksi verotarkastuksen yhteydessä.

Työntekijöille maksetaan päivärahaa:

• jokaiselle työmatkapäivälle, mukaan lukien viikonloput ja vapaapäivät;
• kaikille matkapäiville (mukaan lukien lähtö- ja saapumispäivä), mukaan lukien pakollisen myöhästymisen aikana.

Venäjän federaation työlain 168 artiklan mukainen lähetettyjen työntekijöiden päivärahan määrä voidaan vahvistaa työehtosopimuksella tai johtajan määräyksellä. Tämä koko määräytyy:

• kaupallisissa organisaatioissa - itsenäisesti;
• julkisen sektorin organisaatioissa - asiaa koskevien määräysten mukaisesti.

Lataa todistus päivärahan maksamisesta(.docx, 19 kt)

valikkoon

ASIAKIRJA matkakorvausten vahvistus, MATKARAPORTTI

Päätöksen nro 749 24 kohdan mukaan työmatkoihin liittyvien muiden kulujen korvaaminen työehtosopimuksessa tai paikallisissa määräyksissä määrätyissä tapauksissa, menettelyissä ja määrissä suoritetaan näiden kulujen vahvistamista koskevien asiakirjojen esittämisellä:

• ennakkoilmoituksen työmatkan yhteydessä käytetyistä määristä ja suorittaa loppumaksun hänelle ennen työmatkalle lähtöä myönnetystä matkakuluennakosta. Ennakkoraportin mukana on asianmukaisesti laaditut asiakirjat asuintilojen vuokrauksesta, todellisista matkakuluista (mukaan lukien vakuutusmaksu matkustajien pakollisesta henkilövakuutuksesta kuljetuksessa, matkustusasiakirjojen myöntämis- ja vuodevaatteiden tarjoaminen junissa) ja muut niihin liittyvät kulut. työmatkalla;

Seuraavat asianmukaisesti laaditut asiakirjat ovat ennakkoraportin liitteenä:

• asuintilojen vuokraamisesta,
• matkakulujen vahvistaminen (mukaan lukien vakuutusmaksu matkustajien pakollisesta henkilövakuutuksesta kuljetuksessa, maksu matkustusasiakirjojen myöntämisestä ja vuodevaatteiden tarjoamisesta junissa),
• muista työmatkaan liittyvistä kuluista;
• työnantajan rakenneyksikön johtajan kanssa sovittu kirjallinen selvitys työmatkalla tehdystä työstä.

Sen mukaan organisaation kulut tulee olla perusteltuja ja dokumentoituja. Tämä vaatimus koskee myös aiheutuneita matkakuluja.

valikkoon

Päivärahojen käytön vahvistavia asiakirjoja ei tarvitse toimittaa.

Päivärahan muodossa olevien kulujen huomioon ottamiseksi riittää ennakkoilmoitus. Työnantaja ei saa vaatia työmatkalta palaavalta työntekijältä kassakuitit, laskut, kuitit ja muut todelliset kulut vahvistavat asiakirjat. Venäjän valtiovarainministeriö ilmoitti asiasta 11. joulukuuta 2015 päivätyssä kirjeessä nro 03-03-06/2/72711.

Pykälän 1 momentin 12 momentin mukaan päivärahat ja peltopäivärahat liittyvät työmatkakuluihin, jotka tuloverotuksessa otetaan huomioon osana muita tuotantoon ja myyntiin liittyviä kuluja. Kuten kaikki kulut, myös päivärahojen maksamisesta aiheutuvat kustannukset on dokumentoitava. Mutta kuten valtiovarainministeriö selittää, Työntekijän ei tarvitse ilmoittaa päivärahoja. Toisin sanoen hänen ei tarvitse esittää shekkejä, kuitteja tai muita päivärahojen kuluja vahvistavia asiakirjoja.

Matkakulujen päiväys on ennakkoilmoituksen hyväksymispäivä (5 alakohta, 7 kohta). Näin ollen päivärahaan osoitettujen varojen poistamiseksi riittää ennakkoilmoitus.

valikkoon

Valtiovarainministeriön kirjeet työmatkakuluista

1. Asiakirjat, jotka vahvistavat matkustusasiakirjojen (lippujen) ja hotellipalvelujen maksukulut

Hänen Kirje päivätty 10.11.2011 Nro 03-03-07/51 Valtiovarainministeriö esitti luettelon asiakirjoista, joita tarvitaan lähetettyjen työntekijöiden matkustusasiakirjojen maksamisesta aiheutuvien kustannusten vahvistamiseksi.

"Lähetettäessä työntekijää työmatkalle asiakirjat, jotka vahvistavat hänen kulut lippujen ja (tai) hotellipalvelujen maksamisesta, ovat:

• kassakone kuitti;
• liput, elektronisten päätteiden tarkastukset suoritettaessa tapahtumia työntekijän hallussa olevalla pankkikortilla;
• vahvistus luottolaitoksesta, jossa työntekijällä on pankkitili, joka mahdollistaa maksutapahtumat pankkikortilla, ja suoritetusta maksutapahtumasta;
• tai muu suoritetun maksun vahvistava asiakirja, joka on laadittu hyväksytylle tiukkaan ilmoituslomakkeelle."

Huomautus: Lähetetyt työntekijät eivät saa unohtaa asiakirjoja, jotka vahvistavat aiheutuneiden kulujen maksamisen (kassakuitit ja kuitit).

valikkoon

2. Miten kulut vahvistetaan, jos myönnetään sähköiset matkustusasiakirjat.

Menettely kulujen vahvistamiseksi sähköisiä lippuja myönnettäessä on kuvattu kohdassa Valtiovarainministeriön 27.2.2012 päivätty kirje. No.03−03−07/6:

"Sähköisillä matkustajalipuilla varustetuissa matkustusasiakirjoissa on otettava huomioon, että Venäjän liikenneministeriön 8. marraskuuta 2006 antaman määräyksen nro 134 "Matkustusasiakirjan muodon vahvistamisesta" kohdan 2 mukaisesti sähköinen matkustajalippu ja matkatavarakuitti siviili-ilmailussa”, sähköisen matkustajalipun ja matkatavarakuitin reitti/kuitti (ote lentoliikenteen rekisteröinnin automatisoidusta tietojärjestelmästä) on tiukan raportoinnin asiakirja ja sitä käytetään organisaatioille ja yksittäisille yrittäjille. suorittaa käteismaksuja ja (tai) maksuja maksukorteilla ilman kassalaitteita.

Jos lentolippu on siis ostettu dokumentoimattomassa muodossa (sähköinen lippu), niin lentolipun verotuskustannukset vahvistavat tositteet ovat automaattisen tietojärjestelmän tuottaman sähköisen asiakirjan (lentolippu) reitti/kuitti. lentoliikenteen rekisteröinnistä paperille, jossa ilmoitetaan lennon hinta, tarkastuskortti, joka vahvistaa vastuuhenkilön lennon sähköisessä lipussa määritellyllä reitillä.

valikkoon

3. Asiakirjat majoituksen vuokraamisesta työmatkan aikana aiheutuneista kuluista

Matkakulut, joita ei ole todistettu asiakirjoilla, ovat vakuutusmaksuja

Jos lähetetty työntekijä ei ole toimittanut matka- ja vuokrakulujaan vahvistavia asiakirjoja, työnantaja on velvollinen veloittamaan vakuutusmaksun näiden kulujen korvauksen määrästä. Tämä kanta on ilmaistu valtiovarainministeriön 02/09/18 päivätyssä kirjeessä nro 03-04-05/7999.

4. Millä asiakirjoilla voidaan vahvistaa asunnon vuokrakustannukset, jos työntekijä oleskelee yksityishenkilön luona työmatkan aikana?

Tällöin kulut vahvistetaan vuokranantajan kanssa tehdyllä sopimuksella tai säädöksellä. Koska työmatkan aikana työntekijällä on oikeus asua paitsi hotellissa, myös muissa asuintiloissa (esimerkiksi vuokra-asunnossa). Voit vahvistaa asunnon vuokrauskustannukset tässä tilanteessa missä tahansa muodossa laadituilla asiakirjoilla (Luoteispiirin liittovaltion monopolien vastaisen palvelun päätös 26. helmikuuta 2008 nro A26-1621/2007). Esimerkiksi laki, jonka ovat allekirjoittaneet toisaalta vuokranantaja (asunnon omistaja) ja toisaalta työnantaja (lähetetty työntekijä). Tämän asiakirjan on sisällettävä kaikki 6. joulukuuta 2011 annetussa laissa nro 402-FZ säädetyt pakolliset tiedot.

Jos organisaatio vuokraa itsenäisesti yksityisasuntoja liikematkustajille, sen omistajan kanssa voidaan tehdä pitkäaikainen sopimus. Tämä on suositeltavaa, jos organisaatio lähettää työntekijöitään säännöllisesti samalle paikkakunnalle. Vuokran määrä sopimuksessa voidaan määritellä mille tahansa ajanjaksolle. Tässä tapauksessa myös asunnon vuokrauskustannukset vahvistava asiakirja voi olla teko.

Muista kirjata maksuasiakirjaan, koska muuten katsotaan, ettei työntekijälle ole aiheutunut kuluja. Maksutapahtuman kirjaaminen on välttämätöntä asumismenojen kirjaamiseksi kuluksi tuloveroa laskettaessa ()

5. Työntekijä vietti lomansa työmatkalla: onko paluulipun maksamisesta tuloveroa ja maksuja?

Työtehtävän suorittamisen jälkeen työntekijä ei palaa työmatkalta, vaan jää sinne viettämään lomaansa. Pitäisikö työnantajan maksaa vakuutusmaksu työntekijälle ostetun paluulipun hinnasta hänen vakituiseen työpaikkaansa? Kyllä pitäisi, vastasi Venäjän liittovaltion veroviranomainen 5.11.18. päivätyssä kirjeessä nro BS-4-11/8968.

valikkoon

Täytä, tarkista ja lähetä vakuutusmaksulaskelmat verkossa

KULUT joukkoliikenteestä, takseista, muut työmatkakulut

Voittoa verotettaessa voidaan ottaa huomioon työntekijän matkakustannukset julkisilla kulkuvälineillä siinä kaupungissa, johon hän on lähetetty. Työnantaja on velvollinen korvaamaan työntekijälle matkakulut eli kulut, jotka aiheutuvat matkasta työmatkapaikkaan ja takaisin vakituiseen työpaikkaan (Venäjän federaation hallituksen asetuksella 12. 13. lokakuuta 2008 nro 749). Liikematkustajan muita matkakuluja ei korvata.. Työmatkan aikana julkisilla kulkuvälineillä aiheutuneet kulut voidaan kuitenkin ottaa huomioon osana matkakuluja (). Nämä ovat ylimääräisiä matkakuluja.

Näiden kulujen huomioon ottamiseksi voittoverotuksessa on säädettävä niiden korvaamisesta paikallisissa säännöksissä (esim. työehtosopimuksessa, organisaation työmatkoja koskevat määräykset). Lisäksi niiden on oltava taloudellisesti perusteltuja ja dokumentoituja (Venäjän federaation verolain 252 artiklan 1 kohta).

Huomautus: Venäjän valtiovarainministeriön 21. heinäkuuta 2011 päivätyt kirjeet nro 03-03-06/4/80, Venäjän liittovaltion verovirasto 12. heinäkuuta 2011 nro ED-4-3/11246.

Työmatkan aikana julkisessa liikenteessä aiheutuneiden työntekijöiden matkakulujen korvaus ei ole tuloveron alaista. Mutta vain, jos nämä summat otetaan huomioon osana päivärahaa ja Venäjän federaation verolain päivärahalle asettamissa rajoissa (enintään 700 ruplaa jokaiselta Venäjän työmatkapäivältä ja enintään 2 500 ruplaa päivässä ulkomailla matkustaessa). Tämä päätelmä seuraa erityisesti Luoteispiirin liittovaltion monopolien vastaisen palvelun 24. marraskuuta 2006 antamasta päätöslauselmasta nro A26-11318/2005-210.

Pakollisen eläke- (sosiaali-, sairaus-) ja tapaturma- ja ammattitautivakuutuksen vakuutusmaksut on laskettava työntekijän työmatkan matkakulujen korvauksen määrälle. Tämä johtuu siitä, että luettelot työsuhde-etuuksista, joista ei peritä vakuutusmaksua, on suljettu. Ja tämäntyyppisiä maksuja, kuten korvauksia työntekijän kuluista, jotka aiheutuvat matkustamisesta julkisilla kulkuneuvoilla kaupungissa, johon hänet lähetetään, ei mainita niissä. Tämä johtopäätös johtuu 24 päivänä heinäkuuta annetun lain 1 osan 1 momentin säännöksistä ja pakollisen sosiaalivakuutuksen osalta tilapäisen työkyvyttömyyden ja äitiyden yhteydessä 1 momentin 2 alakohdan 10 ja 12 momentista, 20.2 §:n 2 momentista. , 1998 nro 125-FZ.

Asiaan liittyvät matkakulut- taksin kustannukset, autonvuokraus työmatkapaikalla, V IP -loungen palvelut lentokentillä ja rautatieasemilla, matkatavaroiden pakkaus ja muut kulut, jotka johtaja on hyväksynyt ja jotka vahvistetaan lipuilla, maihinnousukorteilla, kuiteilla jne. Kuten päivärahojen tapauksessa, jos liput katoavat, on turvallisempaa pyytää kopiot liikenteenharjoittajalta. Tai pyydä toista asiakirjaa, josta käy selvästi ilmi, että tietty työntekijä käytti kuljetuspalveluja tiettynä päivänä ja tiettyyn aikaan.