व्यापार ईमेल नियम। व्यापार पत्र शिष्टाचार

सिद्धांत रूप में आप कैसे और किस माध्यम से बना सकते हैं और भेज सकते हैं, इस बारे में सवाल नहीं उठने चाहिए। हालांकि, हर कोई इस कार्य को तुरंत शुरू करने के लिए तैयार नहीं है, जब औपचारिक पत्रों की बात आती है, खासकर जब पत्र के लेखक से प्रतिक्रिया प्राप्त करने की अपेक्षा की जाती है। मैं आपको व्यापारिक पत्राचार का एक छोटा सा रहस्य बताऊंगा, जो अक्षर और शैली में जितना सख्त है वह अक्षर से बना है, प्राप्तकर्ता से प्रतिक्रिया के लिए अधिक संभावना है। इस ट्यूटोरियल में, मैं आपको कुछ नमूना ईमेल दिखाऊंगा जो उपयोगकर्ताओं को अपनी शैली को परिभाषित करने में मदद करें और फिर सबसे सक्षम तरीके से संदेश लिखें।

सबसे पहले, आपको यह तय करने की आवश्यकता है कि हमारे द्वारा किस प्रकार का पत्र बनाया जाएगा। मैं सभी आउटगोइंग ईमेल को तीन मुख्य प्रकारों में वर्गीकृत करता हूं:

• व्यवसाय की पेशकश
• व्यापार जांच
• अनुकूल पता

तदनुसार, सभी तीन प्रकारों के लिए, मेरे पास टेम्पलेट टेम्प्लेट हैं, दोनों सरल पाठ फ़ाइलों के रूप में और टेम्प्लेट के रूप में, कुछ मेल प्रोग्रामों के लिए तेज किया गया है। आइए उनमें से प्रत्येक को क्रम से आगे बढ़ाएं।

व्यवसाय की पेशकश

नमस्कार (शुभ दोपहर), [संबोधित किए जाने वाले व्यक्ति का नाम]!

संचार करते समय किसी भी पत्र में नाम को इंगित करना उचित है, क्योंकि एक व्यक्तिगत अपील एक व्यक्ति को एक दोस्ताना तरीके से सेट करती है। हालांकि, अगर नाम पता लगाना संभव नहीं था, तो एक टेम्पलेट ग्रीटिंग पर्याप्त होगा।

मुझे आपका ध्यान हमारी कंपनी [कंपनी के नाम] से एक नई सेवा (नए उत्पाद) पर आकर्षित करने के लिए दें।

मुझे [गतिविधि के क्षेत्र के नाम] के क्षेत्र में सहयोग की पेशकश करते हैं।

इसके बाद, कीमत, या कुछ गुणवत्ता विशेषताओं के संदर्भ में अपने प्रस्ताव के लाभों का संक्षेप में वर्णन करें। मुख्य बात यह अति नहीं है। पाठ के मेगाबाइट, और यहां तक \u200b\u200bकि उज्ज्वल, अर्थहीन चित्रों के साथ पूरक, केवल लोगों को डराते हैं। यदि पत्र के प्राप्तकर्ता को पहली पंक्तियों से आपके प्रस्ताव में दिलचस्पी है, तो वह निश्चित रूप से अतिरिक्त जानकारी के लिए आपसे संपर्क करेगा।

यदि आप पहले संपर्क में आपसे संपर्क करने वाले सही लोगों में गंभीरता से रुचि रखते हैं, तो यह केवल ई-मेल द्वारा ही नहीं, सुलभता के बारे में सोचने के लिए समझ में आता है। सेवाओं जैसे खातों का निर्माण करना अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगा ICQ औरस्काइप। कभी-कभी किसी व्यक्ति के लिए नियमित फोन द्वारा आपसे संपर्क करना बहुत आसान होता है, यदि हस्ताक्षर में आपके द्वारा निश्चित रूप से इस तरह की संख्या छोड़ी जाएगी।

आपको हस्ताक्षर में अपना स्वयं का ई-मेल पता डुप्लिकेट करने की आवश्यकता क्यों है, आप पूछते हैं, यदि यह मेल सर्वर द्वारा स्वचालित रूप से अग्रेषित किया जाता है। यहां यह नियम है कि व्यावसायिक पत्राचार में अनावश्यक जानकारी कभी भी अनावश्यक नहीं है। एक ऐसी स्थिति की कल्पना करें जब आपका पत्र किसी ऐसे व्यक्ति द्वारा प्राप्त किया जाता है जो प्रस्ताव में संभावित रूप से अप्रतिष्ठित है, या बस इसे सही ढंग से उत्तर देने के लिए सक्षम नहीं है। उसने किसी अन्य उपयोगकर्ता को प्राप्त संदेश को आगे बढ़ाया, लेकिन किसी कारण से, सही प्रेषक के बारे में जानकारी स्वचालित रूप से जोड़े गए डेटा से खो जाती है, जिससे आपको संपर्क करना मुश्किल हो जाता है। हालांकि, यह हमेशा पत्र के लेखक और उसके आवश्यक संपर्कों को निर्धारित करने के लिए हस्ताक्षर को देखने के लिए पर्याप्त होगा।

व्यापार जांच

श्रीमान नमस्कार)!

या, यदि पता देने वाले का नाम पता है, तो (प्रिय, [नाम, संरक्षक)]!

मैं आपको पूर्ण विशेषताओं और प्रतिस्पर्धी गुणों के विवरण के साथ उत्पाद (सेवा) [उत्पाद / सेवा का नाम] के बारे में जानकारी प्रदान करने के लिए कहता हूं।

रूसी संघ के संघीय कानून [संख्या और दस्तावेज़ की तारीख] के आधार पर, कृपया जानकारी प्रदान करें [प्राप्त करने के लिए आवश्यक डेटा का वर्णन करें]।

आप इंटरनेट पर इस या उस सेवा के प्रबंधन का भी उल्लेख कर सकते हैं, यदि आपके अधिकारों का उल्लंघन किया जाता है।

उपयोगकर्ता समझौते के खंड [खण्ड संख्या में उपयोगकर्ता समझौते] के उल्लंघन के संबंध में, अर्थात्: "[नाम खंड का पूरा पाठ उद्धृत करें]", मैं आपको दोषी के खिलाफ उचित प्रतिबंधों की जांच करने और लेने के लिए कहता हूं [जिम्मेदार (यदि हम सेवा कर्मचारियों के बारे में बात कर रहे हैं]] [साइट (साइट का नाम)]। कृपया सत्यापन के परिणाम और लगाए गए प्रतिबंधों को [अपने स्वयं के ई-मेल पते] पर रिपोर्ट करें।

अनुकूल पता

अभिवादन (शुभ दिन) (नमस्कार) [व्यक्ति का नाम]!

जब आप पहले दोस्ताना तरीके से संपर्क करते हैं, तो एक अच्छा संकेतक आपके पाठ संदेश की पूर्णता होगा। सही ढंग से लिखा गया, स्वैच्छिक पाठ सही व्यक्ति के संपर्क में आपकी उच्च रुचि का संकेत देगा और प्रतिक्रिया की इच्छा पैदा करेगा। कुछ प्राथमिक प्रश्नों के साथ बातचीत को बंद करना न भूलें।

नमूना ईमेल

हम में से प्रत्येक ने अपने जीवन में कम से कम कई बार औपचारिक पत्र और नोट्स लिखे। कोई फर्क नहीं पड़ता कि हम कहां हैं और हम क्या करते हैं, किसी भी क्षेत्र का अपना व्यवसाय पत्राचार है, जिसे कुछ बिंदुओं का पता लगाने, जानकारी को स्पष्ट करने, एक प्रश्न पूछने, और इसी तरह से संचालित किया जाना चाहिए। जबकि पहले यह घटना कागजी बयानों और मालिकों (साथ ही साथ व्यापार भागीदारों) को पत्र भेजने में अधिक आम थी, आज यह श्रेणी हमारे पर्यावरण में अधिक व्यापक है।

यह जानना कि व्यवसाय पत्राचार का सही तरीके से संचालन करना कैसे आवश्यक है, भले ही आप किसी ऑनलाइन स्टोर में ऑर्डर दे रहे हों और उसके प्रतिनिधि से संवाद करना चाहते हों।

इस लेख में, हम कुछ मुख्य बिंदुओं का वर्णन करेंगे जो व्यवसाय संचार को बनाते हैं। हम ध्यान देंगे कि हमारे सहयोगियों के साथ पत्रों का आदान-प्रदान करते समय क्या बारीकियों पर विचार किया जाना चाहिए; यदि आप अंतरपणनकर्ता को अक्षम और अपवित्र नहीं दिखना चाहते हैं, तो उन्हें उपेक्षित नहीं किया जाना चाहिए, और उन नियमों को भी याद रखना चाहिए जिनका किसी भी स्थिति में पालन किया जाना चाहिए।

जहां लगाया जाता है

जाहिर है, वर्कफ़्लो में व्यावसायिक पत्राचार का सबसे अधिक उपयोग किया जाता है। यदि आप एक कंपनी के लिए काम करते हैं, तो आप निश्चित रूप से इस प्रकार के पत्राचार की रचना करने की आवश्यकता का सामना करेंगे। चूंकि हम व्यावसायिक मुद्दों के बारे में बात कर रहे हैं, यह समझना आसान है कि लेखन की शैली उपयुक्त होनी चाहिए - यथासंभव औपचारिक और औपचारिक।

कंपनी के कर्मचारियों की आगे की छाप जहां आपके और आपकी कंपनी के बारे में पत्र भेजा जाता है, यह इस बात पर निर्भर करता है कि आप व्यवसाय पत्राचार स्थापित करने के लिए कितनी अच्छी तरह से प्रबंधित करते हैं। इसलिए, पाठ लिखने की प्रक्रिया और इसके डिजाइन को यथासंभव जिम्मेदारी से संपर्क किया जाना चाहिए।

सबसे पहले, यदि आप देख रहे हैं कि व्यवसाय पत्राचार कैसे किया जाता है, तो हम अनुशंसा करते हैं कि आप हमारे निर्देशों को पढ़ें। इसमें, जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, हम कुछ सैद्धांतिक बिंदु और व्यावहारिक प्रश्न दोनों प्रस्तुत करेंगे। लेख के अंत में, हम वाक्यांशों के कुछ उदाहरण देने की कोशिश करेंगे जो लेखन की एक औपचारिक शैली के लिए विशिष्ट हैं। अंत में, इस लेख से आधार का उपयोग करके, आप ठेकेदारों के साथ आगे संचार के लिए स्वतंत्र रूप से उच्च-गुणवत्ता वाले ग्रंथों की रचना करने में सक्षम होंगे।

पत्राचार के प्रकार

तुरंत, व्यापार पत्राचार क्या है, इस पर चर्चा करते हुए, मैं इसके प्रकारों पर ध्यान आकर्षित करना चाहूंगा। तो, आप एक अनुरोध पत्र का चयन कर सकते हैं और, तदनुसार, एक प्रतिक्रिया पत्र; सूचनात्मक पत्र (सबसे अधिक बार ग्राहक को भेजा जाता है); धन्यवाद (प्रदान की गई सेवा के लिए आभार के रूप में), अधिसूचना पत्र, अनुस्मारक, चेतावनी; सिफारिशी पत्र; गारंटी और कवर पत्र। वास्तव में, ये केवल सबसे अधिक उपयोग किए जाने वाले प्रकार हैं, जिसमें वास्तविक और इलेक्ट्रॉनिक व्यवसाय पत्राचार दोनों शामिल हैं। इसलिए, हम व्यवहार में उनके साथ सबसे अधिक बार मिलेंगे।

संरचना

यह तर्कसंगत है कि किसी भी पत्र को लिखने में अधिक सुविधाजनक संगठन के लिए, हमारे लिए इसकी निश्चित संरचना या योजना के साथ काम करना उपयोगी होगा। यह आपको कार्य को छोटे चरणों में तोड़ने की अनुमति देगा जो पूरा करने के लिए बहुत आसान हैं। उदाहरण के लिए, जितना संभव हो उतना सटीक होने के लिए आवश्यक विषयों को कवर करने के लिए अपने पत्र की पंक्ति के बारे में सोचें। उदाहरण के लिए, यदि आप इस या उस उत्पाद की कीमत के बारे में एक प्रश्न लिख रहे हैं, तो उद्देश्य को संक्षेप में प्रस्तुत करने का प्रयास करें: आप कंपनी को क्यों लिख रहे हैं (क्योंकि आप इस या उस उत्पाद को खरीदना या ऑर्डर करना चाहते हैं); मुख्य लक्ष्य को स्पष्ट करें (यह पता करें कि किसी निश्चित विकल्प वाले उत्पाद की 10 इकाइयों को ऑर्डर करने के लिए आपको कितना खर्च आएगा)। अंत में, स्पष्ट करें कि आप किस रूप में गणना प्राप्त करना चाहते हैं, और पूछें कि क्या इस तरह के उत्पादों के लिए कोई छूट है।

बेशक, यह जानकारी पहले से ही स्पष्ट है - आपको बस तार्किक रूप से यह पता लगाने की आवश्यकता है कि आप क्या लिखना चाहते हैं। इसके अलावा, हमें डिजाइन और आवश्यकताओं के बारे में नहीं भूलना चाहिए। हम इस बारे में बाद में और विस्तार से बात करेंगे।

पत्र के लिए आवश्यकताएँ

तो, व्यापार पत्राचार के नियम कहते हैं कि सभी पत्र, सबसे पहले, संक्षिप्त होना चाहिए। यह मुख्य नियम है कि इसे पढ़ा जाएगा। सहमत, हम सभी को पसंद नहीं है जब हम बहुत सारी जानकारी से भरे होते हैं। यदि यह पत्र एक व्यावसायिक प्रकृति का है, तो यह बहुत बड़ा नहीं होना चाहिए - जिस स्थिति में इसे केवल अनदेखा किया जा सकता है। यदि आप तुरंत जानकारी को छोटा नहीं कर सकते, तो अपने पत्र का पहला मसौदा लिखने के बाद इसे करें।

दूसरे, आपके साथी (संवाददाता) को समझना चाहिए कि क्या दांव पर है। यही है, पत्र को जानकारीपूर्ण और समझने योग्य बनाया जाना चाहिए। इसमें आपको उन जानकारियों को डालने की जरूरत है, जिन्हें आप इस तरह से बताना चाहेंगे ताकि अतिरिक्त सवालों से बच सकें और विवरण स्पष्ट करने में समय बर्बाद न करें।

तीसरा, पत्र को अपने साथी या कंपनी के कर्मचारी के प्रति यथासंभव सम्मानजनक बनाया जाना चाहिए जो इसे पढ़ेंगे। यह सच है - आप अपने वार्ताकार को जितना अधिक सम्मान दिखाते हैं, उतनी ही अधिक संभावना है कि वे आपके अनुरोध का उचित जवाब देंगे और अंत में, आप वांछित प्रभाव प्राप्त करेंगे।

अंग्रेजी में पत्राचार

कुछ मामलों में, बातचीत अंग्रेजी (या रूसी के अलावा किसी भी भाषा) में आयोजित की जानी चाहिए। यह सामान्य है, खासकर अगर विदेशी ठेकेदारों के साथ संबंध हैं। यह उल्लेखनीय है कि व्यावसायिक पत्राचार के नियम किसी भी भाषा पर लागू होते हैं: केवल शैलीगत मोड़ भिन्न हो सकते हैं। आपका कार्य उस स्थिति के लिए सबसे उपयुक्त है जिसे आप और आपका साथी (इंटरलाक्यूटर) स्वयं ढूंढते हैं।

अंग्रेजी में व्यावसायिक पत्राचार, ज़ाहिर है, पर्याप्त उच्च स्तर पर इसमें दक्षता की आवश्यकता होती है, इसलिए, यदि यह आपके बारे में नहीं है, तो हम अनुशंसा करते हैं कि आप पेशेवर अनुवादकों से संपर्क करें। यह महत्वपूर्ण है कि अनुवाद एक ऐसे व्यक्ति द्वारा किया जाता है जो विशेष भाषण बोलता है, जो व्यवसाय पत्राचार की भाषा में शामिल है।

उदाहरण। परिचय

आप इसे कैसे शुरू करते हैं यह किसी भी बातचीत में बहुत महत्वपूर्ण है। इस संबंध में, व्यापार पत्राचार का शिष्टाचार लाइव संचार से अलग नहीं है: पहला कदम वार्ताकार को बधाई देना है और किसी तरह उसे बातचीत में पेश करना है। ग्रीटिंग मानक "हैलो" हो सकता है, लेकिन परिचय अधिक व्यक्तिगत होना चाहिए। उदाहरण के लिए, आप अपने पत्र के संक्षिप्त उद्देश्य ("हम आपसे संपर्क कर रहे हैं ताकि आपके उत्पाद के बारे में कुछ जानकारी स्पष्ट हो सके। सबसे पहले, हम" A1 "मॉडल की लागत में रुचि रखते हैं)। एक अन्य विकल्प: "ए 1" मॉडल के बारे में हमारी टेलीफोन बातचीत जारी है, मैं आपको इस उत्पाद की लागत के बारे में एक प्रश्न के साथ लिख रहा हूं)। आप केवल अपनी स्थिति का वर्णन कर सकते हैं: "मैं आपको इस कारण से लिख रहा हूं कि 2010 में आपके साथी ने हमारी कंपनी से इस क्षेत्र में सहयोग शुरू करने के लिए आपकी ओर से पेशकश की थी"।

सामग्री प्रस्तुति

इसके अलावा, आपने अपने पत्र में कुछ परिचय कैसे लिखे, आपको यह स्पष्ट करना चाहिए कि आप क्यों लिख रहे हैं। उदाहरण के लिए, आपके द्वारा किसी आइटम की कीमत के बारे में सवाल पूछे जाने के बाद, यह निर्दिष्ट करें कि आपको क्या रुचियां हैं। आप यह लिख सकते हैं: "हम उत्पादों की इकाइयों की एन-वें संख्या का आदेश देना चाहते हैं, बशर्ते कि उन्हें एक्स को संबोधित किया जाए"। टेलीफोन पर बातचीत जारी रखने के मामले में, आप अपने अनुरोध को बता सकते हैं - आपने फोन पर उससे बात करने के बाद उस व्यक्ति को क्यों लिखा (कहते हैं, लेन-देन करने के इरादे की पुष्टि करने के लिए): "नाम: हम उत्पाद एन में रुचि रखते हैं, बशर्ते कि यह आपूर्ति की जाएगी विकल्प X के साथ ”। यदि आप तीसरे संस्करण को ध्यान में रखते हैं, तो आप कंपनी के साथ सहयोग करने की अपनी इच्छा के विषय को विकसित करना भी शुरू कर सकते हैं। वर्णन करें कि यह आपके हितों में है, और यह कि अगर वह इससे सहमत है, तो पार्टनर को आपके साथ बातचीत करने से कुछ विशिष्ट लाभ प्राप्त होगा: "आपको यह जानने में दिलचस्पी होगी कि हमारी कंपनी का पाठ्यक्रम बदल गया है, जिसके बाद यह आपके व्यवसाय के हितों के करीब भी हो गया है।"

वाक्य

किसी भी व्यावसायिक पत्राचार (उदाहरण जो हम भी आवश्यक रूप से इस संपत्ति को देते हैं) को एक तार्किक अनुक्रम की आवश्यकता होती है। यदि पहले आपने लिखा है कि आप क्यों लिख रहे हैं, तो आपको इस विचार को आगे बढ़ाना चाहिए और विस्तार करना चाहिए। इंगित करें कि आप वार्ताकार से और अधिक व्यापक रूप से क्या चाहते हैं - शायद उसे आपके साथ काम करने के लिए सहमत होने के लाभों की संभावना आकर्षित करें। यह तर्क, सभी तर्क से, आपके पत्र का "शिखर" होना चाहिए, एक प्रकार की परिणति। यदि शुरू में आप आसानी से संपर्क करते हैं कि आप सबसे पहले किस हित में हैं, तो इस भाग में आपको "कार्ड प्रकट करना" चाहिए। सभी व्यावसायिक पत्राचार (ऊपर दिए गए पत्रों के उदाहरण कोई अपवाद नहीं हैं) को इस तरह के एक चिकनी ऊपर की ओर वक्र के साथ बनाया जाना चाहिए। तब आपकी पंक्तियों का पाठक आपके मनोदशा को समझेगा और इस प्रकार, उसके लिए आपके साथ संवाद करना अधिक आरामदायक होगा। कोई भी अचानक उछल-कूद न करें, एक विषय से दूसरे विषय पर न जाएं।

जैसा कि उदाहरण दिखाते हैं, अगर आपको चर्चा करने की आवश्यकता है, उदाहरण के लिए, दो असंबंधित मुद्दे, आप अनुच्छेदों को खंडों में विभाजित करके लेख को विभाजित कर सकते हैं। यह पाठक के लिए सुविधाजनक है, जो नेत्रहीन उस क्षण को देखेगा जहां आप एक प्रश्न से दूसरे में जाते हैं; आपके लिए, क्योंकि इस मामले में आप लिखते हैं जैसे कि हम दो अलग-अलग अक्षरों के बारे में बात कर रहे हैं।

यदि हम अपने उदाहरणों के बारे में बात करते हैं, तो आपको लिखना चाहिए: "इसके अलावा, हम एन उत्पाद को फिर से ऑर्डर करना चाहेंगे, जिसके बारे में हमने एक महीने पहले आपके साथ बातचीत की थी।" या: "हमारी स्थितियों के लिए एक उचित मूल्य पर, हम इस क्षेत्र में आपके साथ स्थायी सहयोग स्थापित करना चाहेंगे, बिक्री चैनल को एक्स-वाई हजार इकाइयों तक बढ़ाएंगे।" अंत में, आप यह कर सकते हैं: "यदि हमारे साथ काम करने में आपकी रुचि अभी भी मान्य है, तो कृपया हमें बताएं।"

व्यापार पत्राचार का हर दूसरा नमूना इस सिद्धांत पर बनाया गया है, इसलिए इसमें कुछ भी गलत नहीं है। इसके विपरीत, शीर्षकों का हाइलाइटिंग अक्सर बेहतर नेविगेट करने में मदद करता है, क्योंकि यह "ठोस पाठ" को हटा देता है, इसमें एक "लंगर" बनाता है, जिससे आप नेत्रहीन संलग्न कर सकते हैं।

अंतिम भाग

अंत में, आपको उसी आत्मा में पत्र को समाप्त करना चाहिए जिसमें आपने इसे शुरू किया था। यदि आप कृतज्ञता लिखते हैं, तो लिखें कि आप जिस कंपनी का वर्णन करते हैं, उसके साथ सहयोग करके प्रसन्न हों; यदि यह एक व्यावसायिक प्रस्ताव है, तो आपको अपने पत्र पर ध्यान देने के लिए अपना आभार व्यक्त करना चाहिए और इस व्यक्ति के साथ बातचीत करने की आशा करनी चाहिए। आपको यह समझने की आवश्यकता है कि आप अपने पत्र को कैसे समाप्त करते हैं, यह आपकी और आपकी कंपनी की अंतिम राय को काफी हद तक निर्धारित करेगा। सभी व्यावसायिक पत्राचार (पत्रों के उदाहरण लगातार यह साबित करते हैं) राजनीति पर बनाया गया है - इसलिए हमेशा वार्ताकार को धन्यवाद देना, आशा व्यक्त करना, उसकी प्रशंसा करना या अपनी सिफारिश छोड़ना याद रखें। आपको अपने पाठ के लिए समाप्ति को इस तरह से चुनना चाहिए जैसे कि पत्र में वर्णित समस्या के लिए पूरी तरह से अनुरूप हो।

उदाहरण: "हम आपको हमारे भविष्य की गतिविधियों में स्थिर सहयोग की आशा के साथ हमारे स्थायी साथी के रूप में रखने की उम्मीद करते हैं।" या "हम आपके ध्यान के लिए ईमानदारी से आभारी हैं और आशा करते हैं कि हम भविष्य में आपके साथ सहयोग विकसित कर सकते हैं।" या "आपके ध्यान के लिए धन्यवाद। मुझे आशा है कि हम भविष्य में एन बाजार में आपके हितों की सेवा जारी रख सकते हैं।"

शिष्टाचार और साक्षरता

राजनीति के बारे में मत भूलना। जैसा कि ऊपर जोर दिया गया है, यदि आप व्यवसाय पत्राचार में रुचि रखते हैं तो यह महत्वपूर्ण है। "सहयोग करने में प्रसन्नता", "आपका ध्यान देने के लिए धन्यवाद", "मैं आपको परेशान करने के लिए क्षमा चाहता हूँ", "हम आपको देखकर प्रसन्न होंगे", "क्या आप हमसे जुड़ेंगे" और अन्य। वैसे, पिछले दो, एक व्यावसायिक पत्र की तुलना में कॉर्पोरेट समारोहों के निमंत्रण से अधिक संबंधित हैं।

हमेशा "कृपया," "धन्यवाद," "दयालु", और इतने पर वाक्यांशों पर जोड़ें जहां उचित हो, सम्मान के संकेत के रूप में।

व्यावसायिक पत्र लिखने की प्रक्रिया में मानवीय साक्षरता कम महत्वपूर्ण नहीं है। अधिक सटीक रूप से, यदि आप एक पत्र लिखने की प्रक्रिया में कम से कम एक प्राथमिक गलती करते हैं, तो आप कह सकते हैं कि वार्ताकार आपके बारे में पूरी तरह से अलग राय बनाएगा जो आप अपेक्षा करते हैं। इसलिए, जितना संभव हो उतना सक्षम रूप से लिखने की कोशिश करें और कई बार सब कुछ जांचें। यदि आप नहीं जानते कि त्रुटियों को कैसे खोजना है और उन्हें स्वयं ठीक करना है, तो प्रूफ़रीडर या विशेष सेवाओं की सेवाओं का उपयोग करें। यह बहुत सरल है, लेकिन यह आपको अपने पाठ में आश्वस्त होने की अनुमति देगा।

अभ्यास और प्रशिक्षण

इंटरनेट पर, जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, किसी भी विषय पर तैयार व्यावसायिक पत्रों के कई उदाहरण हैं। हमने उन्हें यहां पूर्ण रूप से सम्मिलित नहीं किया, क्योंकि वास्तव में, इस लेख में इतनी बड़ी मात्रा में जानकारी को समायोजित करने के लिए पर्याप्त स्थान नहीं है। इसके बजाय, हमने बस कुछ बुनियादी नियमों और सिद्धांतों को निर्धारित करने का फैसला किया, जिनके लिए आपको ऊपर के साथ खुद को परिचित करने का अवसर मिला। हालांकि, ये निश्चित रूप से, व्यवसाय पत्र का अध्ययन करने के रास्ते पर नहीं उठाए जाने वाले सभी कदम हैं। वास्तव में, व्यावहारिक अनुभव इस क्षेत्र में सबसे महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है।
यदि आप अध्ययन करते हैं, तो कहते हैं, तैयार किए गए पत्रों के 5-10 उदाहरण, साथ ही साथ हमारे लेख को पढ़ें और यहां से कुछ नियमों को निकालें, बहुत जल्द ही आप अपनी ज़रूरत के तरीके से पत्र लिख पाएंगे। वास्तव में, यह व्यवसाय पत्राचार के ढांचे में किसी भी पत्र को बनाने के लिए पर्याप्त है।

तैयार उदाहरण

चूंकि, जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, तैयार किए गए उदाहरणों की एक बड़ी संख्या है, छात्रों और नौसिखिए विशेषज्ञों को किसी और के तैयार किए गए काम का उपयोग करने के लिए लुभाया जाता है ताकि इसके आधार पर अपनी खुद की परियोजना का उत्पादन किया जा सके। मैं यह कहना चाहूंगा कि अभ्यास में ऐसा करने की अनुशंसा नहीं की जाती है, जबकि प्रशिक्षण में - कृपया।

अन्य पत्रों में जो लिखा गया है, उसका अध्ययन करने की प्रक्रिया में, आप अपने पत्राचार में निर्दिष्ट किए जाने की आवश्यकता के बारे में अधिक आसानी से नेविगेट करने में सक्षम होंगे। यह सामान्य है, क्योंकि यह सीधे अनुभव से सीखना मानव स्वभाव है।

हालाँकि, यदि आपको एक पूर्ण व्यावसायिक पत्र लिखने के लिए कहा जाता है, तो उदाहरणों की समीक्षा करके और अपने कार्य के लिए सबसे उपयुक्त एक का चयन करके शुरू करने का प्रयास करें। फिर आपको इसे सामान्य अवधारणा के अनुसार उस स्थिति में जितना संभव हो उतना अनुकूल करने की आवश्यकता है, लेकिन एक ही समय में प्रस्तुति और लेखन की अपनी शैली स्थापित करने के लिए इसे नए सिरे से लिखना होगा। आखिरकार, शायद आप जानकारी को बेहतर ढंग से बता पाएंगे, और संचार को अधिक उत्पादक और प्रभावी बना पाएंगे।

जानें और अभ्यास करें! और आप काफी कम समय में अपने खुद के व्यवसाय पत्र बनाने में सक्षम होंगे!

अक्सर, व्यापार जगत में पहला संपर्क लिखित संचार - व्यावसायिक पत्रों से शुरू होता है। लेकिन अगर यह व्यापार पत्र शिष्टाचार के नियमों का पालन किए बिना लिखा जाता है, तो मुश्किल से नवजात संपर्क बाधित हो सकता है, और आप एक ग्राहक या व्यावसायिक भागीदार खो देंगे। इसलिए, आपको संभवतः किसी को यह समझाने की ज़रूरत नहीं होगी कि व्यावसायिक पत्र लिखने में सक्षम होना कितना महत्वपूर्ण है जो आपको व्यक्तिगत रूप से और आपकी कंपनी के एक पूरे के रूप में एक अनुकूल छाप बनाने में मदद करेगा।

व्यापार पत्राचार के बुनियादी नियम। पत्राचार के आधुनिक रूपों ने 150 साल पहले आकार लिया। यह आमतौर पर स्वीकार किया जाता है कि उनकी मातृभूमि इंग्लैंड है, जहां पहली बार व्यापारिक पत्राचार की रचना के नियम पेश किए गए थे।

पत्राचार के सामान्य नियम

1. इससे पहले कि आप एक व्यावसायिक भागीदार को पत्र लिखना शुरू करें, आपको अपने लिए निम्नलिखित बिंदुओं को समझना चाहिए:

पत्र का प्रकार (कवर पत्र, आदेश पत्र, अधिसूचना पत्र, अनुस्मारक पत्र, प्रस्तुति पत्र, इनकार पत्र, गारंटी का पत्र, आदि);

क्या आपके पत्र की प्रतिक्रिया अपेक्षित है (ऐसी स्थितियां हैं जब पत्र की प्रतिक्रिया अपेक्षित नहीं है, उदाहरण के लिए, एक प्रस्तुति पत्र);

क्या पत्र की सामग्री को आपके पते पर स्पष्ट रूप से समझा जाएगा, क्या यह पत्राचार के मुद्दे के बारे में कोई अस्पष्टता नहीं छोड़ेगा;

क्या आप सुनिश्चित हैं कि मेल द्वारा भेजा गया पत्र समय पर आ जाएगा (यदि नहीं, तो टेलीफ़ैक्स, डीएचएल सेवाओं का उपयोग करना या पत्र को इंटरनेट के माध्यम से भेजना बेहतर है)।

2. पत्र का स्वर हमेशा सही होना चाहिए।

3. शब्दावली का सावधानीपूर्वक चयन करना आवश्यक है, अशुद्धियों से बचना, अस्पष्टता, पेशेवर शब्दों का अत्यधिक उपयोग। पत्र के पाठ को समझना आसान होना चाहिए।

4. एक व्यावसायिक पत्र केवल संगठन के लेटरहेड पर लिखा जाना चाहिए, जिसकी ओर से आप बोल रहे हैं। चूंकि लेटरहेड की उपस्थिति आपकी कंपनी का एक प्रकार का विजिटिंग कार्ड है, इसलिए आधिकारिक लेटरहेड के डिजाइन का विशेष ध्यान रखा जाना चाहिए। लेटरहेड जितना अधिक औपचारिक होगा, उतना ही औपचारिक रूप से अक्षर का स्वर होना चाहिए।

दस्तावेज़ तैयार करते समय, टेक्स्ट संपादक Microsoft Word (Microsoft Corporation का सॉफ़्टवेयर उत्पाद) को फोंट टाइम्स न्यू रोमन साइर साइज़ 12 (सारणीबद्ध सामग्री के लिए), 13, 14, 15, टाइम्स डीएल आकार 12, 13, 14 का उपयोग करके 1 के माध्यम से अनुशंसित किया जाता है। -2 अंतराल।

एक व्यावसायिक पत्र भरते समय, पृष्ठ के दाईं ओर नीचे की ओर पृष्ठ संख्याएँ अंकित की जाती हैं, और जब अन्य व्यावसायिक दस्तावेज़ खींचते हैं - शीट के शीर्ष मार्जिन के बीच में।

पत्र के पाठ को ए 4-आकार के रूपों में 1.5-2 लाइन रिक्ति पर, ए 5-आकार के फॉर्म पर और कम - एक लाइन रिक्ति पर प्रिंट करने की सिफारिश की जाती है। दस्तावेज़ विवरण (पाठ को छोड़कर), कई लाइनों से मिलकर, एक पंक्ति रिक्ति के साथ मुद्रित होते हैं।

रसीद के 10 दिनों के भीतर लिखित पूछताछ का जवाब दिया जाना चाहिए।

फैक्स और ई-मेल द्वारा प्राप्त संदेशों को 48 घंटे के भीतर जवाब दिया जाना चाहिए, सप्ताहांत को छोड़कर

रूस में एक व्यावसायिक पत्र प्रसंस्करण के लिए नियम

रूस में, आधिकारिक रूपों का डिज़ाइन नियामक दस्तावेजों द्वारा विनियमित किया जाता है और सबसे पहले, GOST 6.30-2003 "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। प्रलेखन की आवश्यकता "।

GOST ने दस्तावेज़ रूपों के लिए दो मानक प्रारूप स्थापित किए - A4 (210 x 297 मिमी) और A5 (148 x 210 मिमी)। दस्तावेज़ की प्रत्येक शीट, एक लेटरहेड पर दोनों निष्पादित और उस पर नहीं, कम से कम 20 मिमी का एक मार्जिन होना चाहिए - बाएं; 10 मिमी - सही; 20 मिमी - शीर्ष; 20 मिमी - नीचे।

कागजी कार्रवाई के लिए ये आवश्यकताएं रूसी कानून में निहित हैं, लेकिन लेखक किसी विदेशी साथी को व्यावसायिक पत्र संकलित करते समय उनका उपयोग करने की सलाह देता है।

अपने संवाददाता के साथ निकटता की डिग्री के आधार पर, अपील "प्रिय + उपनाम (नाम, संरक्षक)" या "प्रिय + नाम और संरक्षक (नाम)" शब्दों के साथ शुरू हो सकती है। "सम्मानित", "प्रभु", "मैडम", "डिप्टी डायरेक्टर", "विभाग के प्रमुख", आदि जैसे शब्द। किसी भी मामले में कम नहीं किया जा सकता है। अन्यथा, प्राप्तकर्ता सोच सकता है कि आप वास्तव में उसका बहुत सम्मान नहीं करते हैं। और सहयोग के लिए आभार के शब्दों के साथ पत्र समाप्त होना चाहिए। और फिर आपके हस्ताक्षर को अभिव्यक्ति देने से पहले: "ईमानदारी से, ..." या "ईमानदारी से आपका ..."।

आधिकारिक पत्रों में, "आप" को संबोधित करना अस्वीकार्य है, भले ही जीवन में आप और यह व्यक्ति न केवल व्यवसाय में हों, बल्कि मैत्रीपूर्ण संबंधों में भी।

आमतौर पर, एक व्यवसाय या सेवा पत्र में कई विशिष्ट संरचनात्मक तत्व होते हैं:

1. शीर्षक क्षेत्र.
पत्र के इस भाग में, बाईं ओर संगठन का एक कोणीय स्टैंप होता है जो संगठन के नाम, उसके डाक और अन्य विवरणों के साथ-साथ पंजीकरण संख्या और एक निवर्तमान दस्तावेज के रूप में पत्र के पंजीकरण की तारीख को दर्शाता है। यदि सेवा पत्र एक प्रतिक्रिया पत्र है, तो यह भी यहां इंगित किया गया है कि पत्र किस दस्तावेज़ का जवाब देता है।
हेडर के दाहिने हिस्से में अभिदाता का विवरण होता है।

कोने की मुहर के नीचे दस्तावेज़ के पाठ के लिए एक शीर्षक है। शीर्षक की भाषा निर्माण की तरह लग सकता है:

ü पूर्वसर्ग "О" + संज्ञा। पूर्वनिर्मित मामले में: "कारों की आपूर्ति पर";

सवाल पर "ओ" + एन। पूर्वनिर्मित मामले में: "स्पेयर पार्ट्स की आपूर्ति पर";

ü के बारे में + संज्ञा आनुवंशिक मामले में: "खरीद आदेश के बारे में", आदि।

2. पत्र का वास्तविक पाठ। पत्र के पाठ डिजाइन की मुख्य विशेषताएं इस प्रकार हैं।

ü सेवा पत्र का पाठ, एक नियम के रूप में, एक मुद्दे से संबंधित होना चाहिए या कई सवाल, अगर वे आपस में जुड़े हुए हैं में विचार किया जाएगा एक संरचनात्मक इकाई गंतव्य संगठन।

ü पत्र के पाठ, एक नियम के रूप में, दो भागों के होते हैं। पहला भाग पत्र की रचना के लिए कारण, आधार या औचित्य निर्धारित करता है, उन दस्तावेजों को लिंक प्रदान करता है जो पत्र तैयार करने का आधार हैं। एक पैराग्राफ से शुरू होने वाले दूसरे भाग में निष्कर्ष, प्रस्ताव, अनुरोध, समाधान आदि शामिल हैं।

व्यापार पत्र संरचना

1. भेजने वाले संगठन का नाम।

3. जिस दिन पत्र लिखा गया था।

4. पत्र प्राप्त करने वाले का पता।

5. किसी विशिष्ट व्यक्ति का संकेत।

6. परिचयात्मक पता

7. पत्र की सामान्य सामग्री का एक संकेत, यानी। पत्र विषय।

8. पत्र का मुख्य पाठ।

9. अंतिम सौजन्य सूत्र।

10. हस्ताक्षर।

11. आवेदन का संदर्भ।

एक व्यावसायिक पत्र भरते समय, एक रूसी साथी को कुछ और नियमों को याद रखना चाहिए.

उस व्यक्ति की स्थिति जिसे दस्तावेज़ को संबोधित किया गया है, उदाहरणार्थ मामले में इंगित किया गया है:

के सी.ई.ओ.
OJSC "अल्फा बिजनेस"
V.A. प्रोखोरोव

बीटा होल्डिंग JSC
मुख्य लेखाकार
V.M. इवानोव

यदि आप संक्षिप्त विवरण "श्री", "श्रीमती" डालते हैं, तो उत्तरदाता का उपनाम पहले लिखा जाता है, उसके बाद आद्याक्षर।

दस्तावेज़ में चार से अधिक पते नहीं होने चाहिए। दूसरे, तीसरे, चौथे पते से पहले "कॉपी" शब्द इंगित नहीं किया गया है। यदि प्राप्तकर्ताओं की संख्या बड़ी है, तो दस्तावेज़ वितरण सूची बनाई जाती है।

संगठन को एक पत्र भेजते समय, उसके नाम का संकेत दें, फिर डाक का पता।

किसी व्यक्ति को दस्तावेज़ भेजते समय, प्राप्तकर्ता का नाम और प्रारंभिक संकेत दें, फिर डाक पता

पत्र के पाठ में नामित लगाव की उपस्थिति के बारे में एक नोट इस प्रकार है:

आवेदन: 5 लीटर। 2 प्रतियों में .

यदि पत्र को पाठ में नाम नहीं लगाव है, तो उसका नाम, शीट की संख्या और प्रतियों की संख्या को इंगित करें; यदि कई अनुप्रयोग हैं, तो वे उदाहरण के लिए गिने जाते हैं:

यदि अटैचमेंट बाध्य हैं, तो शीट्स की संख्या इंगित नहीं की जाती है।

यदि दस्तावेज़ में इंगित सभी पते पर आवेदन नहीं भेजा जाता है, तो इसकी उपस्थिति पर एक निशान इस प्रकार बनाया जाता है:

परिशिष्ट: 3 लीटर पर। 5 प्रतियों में। केवल पहले पते पर.

"हस्ताक्षर" अपेक्षित में उस व्यक्ति की स्थिति का नाम शामिल है जिसने दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर किए हैं (पूर्ण, यदि दस्तावेज़ एक लेटरहेड पर तैयार नहीं है, और संक्षिप्त रूप से - कंपनी के आधिकारिक लेटरहेड पर तैयार किए गए दस्तावेज़ पर); व्यक्तिगत हस्ताक्षर; उदाहरण के लिए हस्ताक्षर (प्रारंभिक, उपनाम) की प्रतिलिपि:

प्रशिक्षण

ई-मेल द्वारा व्यावसायिक पत्राचार व्यावसायिक संस्थाओं के बीच लिखित संचार का एक सुविधाजनक तरीका है। आपको बहुत सारे पत्र लिखना और प्राप्त करना है, और संचार की गति और शुद्धता कंपनी के सफल काम के घटकों में से एक है। व्यापार पत्राचार के कुछ नियम।

ई-मेल ने अपने फायदे - 24/7 उपलब्धता, दक्षता और उपयोग में आसानी के कारण व्यावसायिक पत्राचार में मजबूती से अपनी जगह बना ली है। इस लेख में, हम ऑनलाइन व्यापार पत्राचार की कुछ बारीकियों पर गौर करेंगे।

पत्र प्राप्त करना

1. कार्य दिवस के दौरान आपको कई बार अपने मेलबॉक्स की जांच करनी चाहिए। अन्यथा, आप महत्वपूर्ण मुद्दों के समाधान में देरी कर सकते हैं और अन्य लोगों के काम को रोक सकते हैं।
2. यदि आपको कोई पत्र मिला है, तो आपको इसे पढ़ने की आवश्यकता है, क्योंकि किसी ने इसे भेजा है। स्वाभाविक रूप से, हम यहां स्पैम के बारे में बात नहीं कर रहे हैं।
3. यदि आप एक प्रबंधक हैं, तो आपका कार्य दिवस आपके मेल की जाँच से शुरू होना चाहिए। सुविधा के लिए, अपने ईमेल क्लाइंट को हर 10-20 मिनट में मेल भेजने या भेजने के लिए सेट करें।
4. इस घटना में कि आप व्यस्त हैं और आपको एक पत्र मिला है, यह देखिए कि यह कौन है, पत्र का विषय क्या है, और पत्र के महत्व का आकलन करने के लिए जल्दी से हेडर देखें।
5. ईमेल का तुरंत जवाब देने का प्रयास करें - इससे आपको मेल में रुकावटों से बचने में मदद मिलेगी।

आपको "To", "Cc" और "Bcc" फ़ील्ड का सही ढंग से उपयोग करने की आवश्यकता है

1. "किसको।" यदि आप एक प्रश्न भेजते हैं या कुछ स्पष्ट करने के लिए कहते हैं, तो आप उस पतेदार से उत्तर की अपेक्षा करते हैं, जिसका डेटा "फ़ील्ड" में इंगित किया गया है। जब आप प्राप्तकर्ता होते हैं, तो आपको प्रश्न का उत्तर देने की आवश्यकता होती है। अर्थात्, इस फ़ील्ड में प्राप्तकर्ता का डेटा होता है।
2. "कॉपी"। प्राप्तकर्ता, जिसका विवरण इस क्षेत्र में इंगित किया गया है, "आमंत्रित प्रत्यक्षदर्शी" की तरह हैं। इस मामले में, प्राप्तकर्ता को पत्र का जवाब नहीं देना चाहिए। इसके अलावा, यदि आपको इस तरह के पत्र को भेजने की आवश्यकता है, तो इसे राजनीति से बाहर "हस्तक्षेप करने के लिए क्षमा करें" लाइनों के साथ शुरू होना चाहिए।
3. "छिपी हुई प्रति"। मुख्य प्राप्तकर्ता को यह पता नहीं है कि पत्र उस पते वाले को भेजा गया है जिसका विवरण "ब्लाइंड कार्बन कॉपी" फ़ील्ड में दर्शाया गया है। साथ ही, इस फ़ील्ड का उपयोग बल्क मेलिंग के लिए किया जाता है।

उत्तर देते समय, आपको "उत्तर सभी" बटन के बारे में नहीं भूलना चाहिए, इससे आपको एक भी प्राप्तकर्ता को याद नहीं करने में मदद मिलेगी। आप अवांछित प्राप्तकर्ताओं को हटा सकते हैं और किसी भी समय नए जोड़ सकते हैं।

विषय क्षेत्र। इस क्षेत्र को हमेशा भरा जाना चाहिए। जिस व्यक्ति को पत्र संबोधित किया जाता है, वह प्रति दिन बड़ी मात्रा में मेल प्राप्त कर सकता है, और इस क्षेत्र के अनुसार वह पत्र के महत्व की डिग्री का आकलन करने में सक्षम होगा। ईमेल की विषय पंक्ति संक्षिप्त और सूचनात्मक रूप से अपनी सामग्री प्रदर्शित करनी चाहिए।

"लेखन का महत्व।" यदि पत्र में महत्वपूर्ण या जरूरी जानकारी है, जिस पर तत्काल विचार करने की आवश्यकता है, तो यह इंगित करें, "उच्च" के लिए महत्व निर्धारित करें। यह आपके ईमेल को आपके इनबॉक्स में बाहर खड़ा कर देगा। लेकिन व्यर्थ में इस सुविधा का उपयोग न करें।

ईमेल का जवाब कैसे दें

नीचे हम एक छोटे से निर्देश पर गौर करेंगे कि पत्र की प्रतिक्रिया कैसे लिखनी है।

1. आपको हमेशा एक ग्रीटिंग से शुरू करने की आवश्यकता है - शिष्टाचार के लिए एक श्रद्धांजलि, कुछ भी नहीं किया जा सकता है।
2. आपको किसी व्यक्ति के साथ उसकी भाषा में संवाद करने की आवश्यकता है। और यह न केवल भाषाविज्ञान पर लागू होता है, बल्कि संचार के रूप में भी लागू होता है। अनौपचारिक संचार को अपमानजनक माना जा सकता है, और यहां तक \u200b\u200bकि वार्ताकार को अपमानित करने का प्रयास भी।
3. मोबाइल फोन से पत्र भेजते समय आपको लिप्यंतरण का उपयोग नहीं करना चाहिए। उस स्थिति में जब आपके मेल क्लाइंट के पास रूसी भाषा नहीं है, आवेदन में पत्र का पाठ भेजें।
4. एक व्यावसायिक पत्र सुसंगत, सटीक और संक्षिप्त होना चाहिए। सटीकता का अर्थ उस डेटा का स्पष्ट संकेत है जिसे आप (तिथि, स्थान, समय, आदि) के लिए संदर्भित कर रहे हैं। दुविधा - आपके पत्र को प्राप्त करने वाले को पहली पंक्ति से समझना चाहिए कि वास्तव में उसके लिए क्या आवश्यक है। Laconicism। यदि आप स्पष्ट रूप से सोचते हैं, तो आप अपने विचारों को स्पष्ट रूप से बताने में सक्षम हैं। और आपका वार्ताकार तुरंत इसे देखेगा और सराहेगा। इसलिए, कई पन्नों के लिए "पानी" से बचने के लायक है, अगर आप मामले के सार को कई वाक्यों में प्रस्तुत कर सकते हैं।
5. जब एक पत्र में कई प्रश्न, कार्य या विषय होते हैं, तो उन्हें संरचित और एक दूसरे से अलग करने की आवश्यकता होती है। विचारों की एक सतत धारा को पढ़ना मुश्किल है, और सभी महत्वपूर्ण बिंदुओं को इससे अलग करना मुश्किल है।
6. पत्रों में अनुरोधों का यथासंभव उत्तर दिया जाना चाहिए। "किया जाएगा" जैसे उत्तर अस्वीकार्य हैं।
7. पत्र के पाठ में कोई गलती नहीं होनी चाहिए। यह ठीक है अगर एक या दो नाबालिग टाइपोस अंदर घुसते हैं। लेकिन यदि आप पत्र से पत्र तक पुरानी अशिक्षा से पीड़ित हैं, तो वार्ताकार को आपके बारे में सबसे अच्छा आभास नहीं होगा।
8. हमेशा अपने पत्रों को प्रूफरीड करें! पत्र को कई बार पढ़ें, और सुनिश्चित करें कि आपने कुछ भी याद नहीं किया है, इसे त्रुटियों के लिए जांचें, क्या प्राप्तकर्ता का विवरण सही है, आदि, आदि।

कारोबार पत्राचार व्यापार करने का एक महत्वपूर्ण तत्व है। जिस तरह से कंपनी अपने ग्राहकों या व्यावसायिक भागीदारों के सामने आती है, वह उसकी विशेषताओं पर निर्भर करता है। , जिस पर आप भरोसा कर सकते हैं और जिसके साथ आप व्यवसाय कर सकते हैं, आपको मानदंडों का अंदाजा होना चाहिए, व्यापार पत्राचार के शिष्टाचार के नियम। इस तरह के नियमों और विनियमों का अनुपालन निश्चित रूप से समग्र रूप से व्यवसाय की सफलता में योगदान देगा।

व्यापार पत्राचार की भाषा

व्यवसाय पत्राचार में शिष्टाचार का आदर्श प्रस्तुति भाषा की एक निश्चित शैली है, जो अलग है:

1. बार-बार दोहराव, भाषण की एकरूपता।

स्पष्टीकरण का यह संस्करण आपको विशेष रूप से, विशेष रूप से अपने आप को व्यक्त करने की अनुमति देता है। यह पत्र के पाठ की एक अलग समझ को बाहर करता है। कुछ वाक्यांशों का एक सेट हाथ में रखना उचित है, जो कि, सबसे पहले, एक स्पष्ट व्यावसायिक संदेश लिखने के लिए, और दूसरा, अगले, यहां तक \u200b\u200bकि पत्र की बिक्री पर समय बचाने के लिए अनुमति देगा।

1. तटस्थ स्वर।

तार्किक रूप से मौजूद जानकारी के लिए यह महत्वपूर्ण है। व्यावसायिक पत्राचार में तथ्यों का भावनात्मक मूल्यांकन अनुचित है। शब्दाडंबरपूर्ण, द्वंद्वात्मक भाव, शब्द, किसी प्रकार के विशेषणों का उल्लेख करना अस्वीकार्य है। स्पष्ट तार्किक अनुक्रम में उन्हें बनाने के लिए, निर्दिष्ट तथ्यों की निष्पक्षता सुनिश्चित करने के लिए पत्राचार की प्रक्रिया में यह महत्वपूर्ण है।

1. शब्दार्थ सटीक।

व्यावसायिक पत्रों की सार्थक सामग्री उनके व्यावहारिक और कानूनी मूल्य को सुनिश्चित करती है। इसलिए, सही शब्दों को चुनना महत्वपूर्ण है, ताकि पता भेजने वाले को समझ सकें। शब्दों को दोहरे अर्थ के साथ शामिल नहीं करना बेहतर है। इस मामले में, ऐसा हो सकता है कि पताका पत्र की सामग्री को एक अलग तरीके से, अपने तरीके से समझेगा।

1. तथ्यात्मक सामग्री का चयन।

डेटा, एक व्यावसायिक पत्र में तथ्यों को जानकारीपूर्ण होना चाहिए और, सबसे महत्वपूर्ण, सावधानीपूर्वक जाँच की जानी चाहिए। इस मामले में, तथ्यों को सावधानीपूर्वक चुना जाना चाहिए, केवल उन लोगों को इंगित करें जो किसी विशेष मामले के लिए प्रासंगिक हैं। यह उसी प्रकार के डेटा को एन्यूमरेट करने के लिए अस्वीकार्य है, महत्वहीन तथ्यों को इंगित करता है।

व्यापार पत्र के प्रकार

व्यावसायिक पत्रों को आमतौर पर उनकी विशेषताओं के अनुसार वर्गीकृत किया जाता है:

• कार्यक्षमता द्वारा - एक प्रश्न, अनुरोध, अपील, प्रस्ताव आदि का उत्तर।
• संरचना के अनुसार - मानक (विशिष्ट व्यावसायिक प्रश्नों, स्थितियों को हल करना), अनियमित (लेखक का औपचारिक और तार्किक प्रस्तुति या शिष्टाचार मानदंडों के आधार पर);
• विषय द्वारा - व्यवसाय (निर्णायक आर्थिक, कानूनी, कंपनी की गतिविधियों से संबंधित अन्य मुद्दे) या वाणिज्यिक, आपूर्ति, बिक्री से संबंधित;
• अभिभाषक के प्रकार से - साधारण (एक पता देने वाला), परिपत्र (एक ही बार में कई पते पर भेजा गया);
• रचना द्वारा - 1-पहलू (1 समस्या को दर्शाते हुए), बहु-पहलू (कई समस्याओं का वर्णन)।

सामग्री द्वारा व्यवसाय पत्र के प्रकार:

• संचार भूमिका निभाएं (इनकार, दावा, औचित्य, मान्यता);
• समझौते का एक रूप हो (व्यापार बैठकों के परिणामों के आधार पर, कार्यों को पूरा करने के लिए समय सीमा के साथ, विभिन्न दायित्वों को पूरा करना);
• अनुरोध के रूप में हो - आवश्यक जानकारी प्राप्त करने के लिए;
• एक प्रस्ताव हो (अक्सर पहले से प्राप्त जांच का जवाब)।

व्यावसायिक पत्रों का पंजीकरण

इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार की संभावनाओं के व्यापक उपयोग के बावजूद, अभी भी कागज पर मुद्रित व्यावसायिक पत्र भेजने की प्रथा है। और इस मामले में, यह बहुत महत्वपूर्ण है कि पत्र कैसे दिखता है, क्योंकि एक व्यावसायिक पत्र की उपस्थिति भेजने वाले कंपनी के पतेदार की धारणा को प्रभावित कर सकती है। इसलिए, आपको निम्नलिखित डिज़ाइन मानकों का पालन करना होगा:

• व्यावसायिक पत्रों को लेटरहेड पर मुद्रित किया जाना चाहिए, अधिमानतः उच्च-गुणवत्ता वाले पेपर से, प्रेषक के पूर्ण विवरण को इंगित करते हुए, जबकि उन्हें पढ़ना आसान होना चाहिए;
• विदेशी भागीदारों को संबोधित पत्र में प्रेषक का विवरण, ग्राहकों को अंग्रेजी में लिखा जाना चाहिए;
• लिफाफे में दिए गए अक्षर को यथासंभव एक बार फोल्ड किया जाना चाहिए और पाठ आवक के साथ। बहुत महत्वपूर्ण पत्रों के लिए, एक बड़े, मोटे पर्याप्त लिफाफे का उपयोग करना बेहतर होता है ताकि पत्र को मोड़ने की आवश्यकता न हो;
• लिफाफे पर सभी विवरणों को इंगित करने की अनुमति है, जैसा कि पत्र में ही है, और यहां तक \u200b\u200bकि कंपनी का लोगो भी;
• प्राप्तकर्ता का पता केवल लिफाफे पर इंगित किया गया है। पारदर्शी खिड़की के साथ एक लिफाफे का उपयोग करते समय, प्राप्तकर्ता का पता ऊपरी दाएं कोने में पत्र पर ही लिखा जाता है। फिर पत्र को मोड़ दिया जाता है ताकि पता पारदर्शी खिड़की में दिखाई दे;
• प्रेषक का पता लिफाफे पर और लेटर शीट पर लिखा जाता है।

व्यापार पत्राचार नियम

# 1 - एक पते वाले को पत्र भेजना। इस मामले में, पत्राचार वैयक्तिकृत हो जाएगा, जो महत्वपूर्ण है, खासकर जब व्यावसायिक संबंध स्थापित करते हैं।

नंबर 2 -। आपको सभी पत्रों का उत्तर देने की आवश्यकता है, और समय पर, यदि लक्ष्य निर्धारित किया गया है - एक कंपनी की छवि बनाने के लिए जो हमेशा सहयोग के लिए तैयार है, तो वह है जो संबोधन के साथ पते का इलाज करता है। यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि आपको एक कविता नहीं लिखनी चाहिए। स्पष्ट रूप से और संक्षिप्त रूप से - यह उत्तर की शैली होनी चाहिए। इस स्थिति में, आपको "1 पत्र - 1 उत्तर" योजना का पालन करना होगा

# 3 - यदि आप चाहते हैं कि ई-मेल की सामग्री को कई पते पर पहुंचा दिया जाए, तो उनके पते "कॉपी" लाइन में जुड़ जाते हैं। इस मामले में, जिसे पत्र प्राप्त हुआ है, जिसका पता "कॉपी" लाइन में दर्ज किया गया है, वह जवाब नहीं दे सकता है। मुख्य बात यह है कि उसे इस या उस अवसर पर सूचित किया जाता है।

# 4 - एक बार में कई प्राप्तकर्ता को ई-मेल भेजना अनुमन्य है, लेकिन !!! केवल तभी जब संदेश का कोई उत्तर अपेक्षित न हो। इस तरह के पत्रों में कीमतों का वितरण, कार्य अनुसूची में बदलाव के बारे में संदेश आदि शामिल हैं।

# 5 - व्यवसाय पत्र में विषय को इंगित करना आवश्यक है। विषय पंक्ति पतेदार को तुरंत यह समझने की अनुमति देती है कि संदेश क्या है।

नंबर 6 - यह योजना "पहले अभिवादन, फिर अभिभाषक के लिए एक अपील" है। व्यापारिक पत्राचार में, यह नाम और संरक्षक द्वारा संबोधित करने के लिए प्रथागत है।

# 7 - पत्र का पाठ 3 मुख्य बिंदुओं पर आधारित होना चाहिए: एक अभिवादन + एक अपील, एक प्रश्न का एक बयान, एक अनुरोध या कार्रवाई के लिए एक प्रोत्साहन।

# 8 - आपको सावधानीपूर्वक सतर्क फ़ंक्शन का उपयोग करने की आवश्यकता है। इस मामले में, संदेश के अंत में, सबसे विनम्र स्वर में एक अनुरोध दर्शाया गया है कि पता भेजने वाले को पत्र पढ़ने के तथ्य के बारे में सूचित करता है।

नंबर 9 - हस्ताक्षर के साथ जितना संभव हो उतना लैकोनिक होना चाहिए। इस मामले में, न केवल कुछ शब्दों को दर्ज करना महत्वपूर्ण है, उदाहरण के लिए, "ईमानदारी से," लेकिन यह भी इंगित करें, ई-मेल का उपयोग करने वाले व्यावसायिक पत्राचार के मामले में, पत्र लिखने वाले व्यक्ति के नाम और स्थिति के बाद, उसकी मुख्य संपर्क जानकारी।

नंबर 10 - एक अनिवार्य संकेत है कि अतिरिक्त सामग्री पत्र से जुड़ी हुई है, अगर ऐसा पत्र के साथ भेजा जाता है। कागज पर एक नियमित पत्र के मामले में, ज्यादातर मामलों में, इस तरह की कई चादरों पर लगाव का संकेत पर्याप्त है। यदि हम इलेक्ट्रॉनिक व्यवसाय पत्राचार के बारे में बात कर रहे हैं, तो आवेदन के बारे में जानकारी संलग्न फ़ाइलों के बारे में डेटा, विशेष रूप से, उनके प्रारूप, मात्रा, सामग्री को शामिल करना चाहिए। फ़ाइलों का आकार 5 एमबी से अधिक नहीं होना चाहिए।

व्यापार पत्राचार की विशेषताएं

1. "प्रिय, सम्मानित, सम्मानित" सामान्य व्यावसायिक पत्रों में पते का सबसे सामान्य रूप है।
2. “प्रिय” बधाई पत्र में प्रयुक्त पते का एक भावनात्मक रूप है।
3. केवल अनौपचारिक पत्रों में नाम और पेट्रोनामिक द्वारा पता का उपयोग किया जाता है।
4. व्यावसायिक भागीदारों के बीच एक पत्र "निर्णय औचित्य / निर्णय स्वयं" या "निर्णय स्वयं / निर्णय औचित्य" योजना के अनुसार संरचित है। पहला विकल्प अस्वीकृति पत्रों में सबसे अच्छा उपयोग किया जाता है, दूसरा - सकारात्मक निर्णय के मामले में।
5. आधिकारिक आदेश का पालन किया जाना चाहिए। उदाहरण: एक पर्यवेक्षक द्वारा हस्ताक्षरित एक पत्र को एक समान स्थिति रखने वाले व्यक्ति के हस्ताक्षर के साथ उत्तर दिया जाना चाहिए। इस मामले में, ऐसा विकल्प संभव है जब निर्देशक खुद डिप्टी द्वारा हस्ताक्षरित पत्र का जवाब दे सकता है।
6. अनुरोध पत्र में कुछ शब्द होने चाहिए। उदाहरण: पूछना, पूछना, पूछना आदि। उसी समय, इस तरह के पत्र की प्रतिक्रिया स्पष्ट रूप से बताई जानी चाहिए कि क्या अनुरोध पूरा हो जाएगा या क्या इससे इनकार कर दिया जाएगा।

जरूरी! याद रखें, यह केवल नियमों और विनियमों का एक सेट नहीं है, यह एक तरह की कला है जिसे व्यावसायिक संचार के बहुमुखी ज्ञान वाले पेशेवरों से सीखना चाहिए।

पत्राचार प्रशिक्षण पर ध्यान दें:

• व्यापार में ई-मेल पत्राचार। अपने व्यापारिक संबंध को प्रबंधित करें
• भागीदारों के साथ ई-मेल पत्राचार। कठिन परिस्थितियाँ (उन्नत)

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