प्रति वर्ष अग्रिम रिपोर्ट में परिवर्तन। अग्रिम रिपोर्ट पूरा करना

अग्रिम रिपोर्ट भरना उन मामलों में होता है जहां उद्यमों और संगठनों के कर्मचारियों को उनकी व्यावसायिक गतिविधियों से जुड़े खर्चों के लिए लेखा विभाग से एक निश्चित राशि प्राप्त होती है।

फ़ाइलें

अक्सर, कंपनी की घरेलू गतिविधियों (स्टेशनरी, कार्यालय के कागज, फर्नीचर, आदि की खरीद) से संबंधित यात्रा व्यय या खर्चों के लिए धन जारी करना होता है। लेकिन वित्त जारी करने से पहले, लेखाकार को उद्यम के निदेशक से एक उचित आदेश या आदेश प्राप्त करना होगा, जो अग्रिम भुगतान की सटीक राशि और उद्देश्य को इंगित करेगा।

खर्च किए जाने के बाद, जिस कर्मचारी को धन प्राप्त हुआ है, वह शेष राशि को उद्यम के कैश डेस्क पर वापस करने के लिए बाध्य है या, यदि एक ओवररन किया गया था, तो कैश डेस्क से अधिक खर्च किए गए धन को प्राप्त करने के लिए। यह इस स्तर पर है कि एक दस्तावेज कहा जाता है "अग्रिम रिपोर्ट".

खर्चों का सत्यापन कैसे करें

शेष धन को उद्यम के कैश डेस्क पर उसी तरह वापस करना असंभव है। लेखा विभाग के विशेषज्ञों को कागजात हस्तांतरित करना आवश्यक है, यह पुष्टि करते हुए कि जवाबदेह धनराशि ठीक उसी उद्देश्य के लिए खर्च की गई थी जिसके लिए उन्हें प्रदान किया गया था। इस तरह के साक्ष्य के रूप में, नकद और रसीदें, ट्रेन टिकट, सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म आदि का मुख्य रूप से उपयोग किया जाता है। उपरोक्त सभी दस्तावेजों में स्पष्ट रूप से सुपाठ्य विवरण, तिथियां और राशियां होनी चाहिए।

रिपोर्ट संकलित करने के नियम

आज तक, कोई एकीकृत, कड़ाई से अनिवार्य रिपोर्ट नमूना नहीं है, हालांकि, पुराने जमाने के अधिकांश एकाउंटेंट पहले से लागू होने वाले फॉर्म का उपयोग करना पसंद करते हैं। यह समझ में आता है: इसमें − . सहित सभी आवश्यक जानकारी शामिल है

• पैसा जारी करने वाले संगठन के बारे में जानकारी,
• कर्मचारी जो उन्हें प्राप्त किया
• सही राशि
• जिन उद्देश्यों के लिए उनका इरादा था।
• सभी सहायक दस्तावेजों की कुर्की के साथ यहां किए गए खर्च भी परिलक्षित होते हैं। इसके अलावा, रिपोर्ट में लेखा कर्मचारियों के हस्ताक्षर शामिल हैं जिन्होंने धन जारी किया और शेष राशि स्वीकार की, साथ ही कर्मचारी जिसके लिए जवाबदेह धन जारी किया गया था।

दस्तावेज़ पर मुहर लगाना आवश्यक नहीं है, क्योंकि यह कंपनी के आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह का हिस्सा है, इसके अलावा, 2016 के बाद से, कानूनी संस्थाओं, पहले और व्यक्तिगत उद्यमियों के पास, समर्थन के लिए मुहरों और टिकटों का उपयोग नहीं करने का पूर्ण कानूनी अधिकार है। कागजों का।

एक दस्तावेज़ एक मूल प्रति में बनाया गया है, और इसे भरने में देरी करने लायक नहीं है - कानून के अनुसार, इसे अधिकतम तीन दिनों के भीतर जारी किया जाना चाहिएपैसा खर्च होने के बाद।

चूंकि अग्रिम रिपोर्ट प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज को संदर्भित करती है, इसलिए इसे बहुत सावधानी से भरा जाना चाहिए और गलती न करने का प्रयास करना चाहिए। ऐसे मामलों में जहां इसे टाला नहीं जा सकता है, एक नया फॉर्म भरना बेहतर है।

अग्रिम रिपोर्ट तैयार करने का एक उदाहरण

दस्तावेज़ के गंभीर नाम और महत्व के बावजूद, इसे भरना कोई बड़ी बात नहीं है।

दस्तावेज़ का पहला भाग उस कर्मचारी द्वारा भरा जाता है जिसे रिपोर्ट के लिए धन प्राप्त हुआ था।

1. शुरुआत में, कंपनी का नाम लिखा जाता है और उसका ओकेपीओ कोड () दर्शाया जाता है - ये डेटा कंपनी के पंजीकरण पत्रों के अनुरूप होना चाहिए। इसके बाद, लेखा रिपोर्ट की संख्या और उसके तैयार होने की तिथि दर्ज करें।
2. बाईं ओर, उद्यम के निदेशक द्वारा अनुमोदन के लिए कुछ पंक्तियाँ छोड़ी जाती हैं: यहाँ, पूरी रिपोर्ट भरने के बाद, प्रबंधक को राशि का भुगतान शब्दों में करना होगा, हस्ताक्षर करना होगा और दस्तावेज़ को स्वीकृत करने की तारीख देनी होगी।
3. फिर कर्मचारी के बारे में जानकारी आती है: वह जिस संरचनात्मक इकाई से संबंधित है, उसका कार्मिक संख्या, अंतिम नाम, पहला नाम, संरक्षक, अग्रिम भुगतान की स्थिति और उद्देश्य का संकेत दिया जाता है।

बाईं टेबल परजवाबदेह कर्मचारी जारी किए गए धन के बारे में जानकारी दर्ज करता है, विशेष रूप से, कुल राशि को इंगित करता है, साथ ही उस मुद्रा के बारे में जानकारी जिसमें इसे जारी किया गया था (यदि अन्य देशों की मुद्राओं का उपयोग किया जाता है)। शेष राशि या अधिक व्यय की राशि नीचे दर्ज की गई है।

दाहिनी मेज परडेटा एक लेखा विशेषज्ञ द्वारा दर्ज किया जाता है। लेखांकन खातों और लेनदेन के बारे में जानकारी यहां दर्ज की गई है, विशेष रूप से, उप-खातों को इंगित किया जाता है जिसके माध्यम से धन और विशिष्ट राशियां गुजरती हैं।

तालिका के तहत व्यय रिपोर्ट (यानी, खर्च की पुष्टि करने वाले दस्तावेज) के लिए संलग्नक की संख्या इंगित करें।

सभी आवश्यक जानकारी भरने के बाद, मुख्य लेखाकार द्वारा रिपोर्ट और उससे जुड़े कागजात की जांच की जानी चाहिए और उचित पंक्ति में (शब्दों और संख्याओं में) रिपोर्ट के लिए स्वीकृत राशि का संकेत दें।

फिर लेखाकार और मुख्य लेखाकार के ऑटोग्राफ को रिपोर्ट में दर्ज किया जाता है, साथ ही शेष या अधिक खर्च किए गए धन के बारे में जानकारी - आवश्यक कक्ष विशिष्ट राशि और नकद आदेश को इंगित करते हैं जिसके माध्यम से यह गुजरता है। कैशियर जिसने बैलेंस स्वीकार किया या ओवररन जारी किया, वह भी दस्तावेज़ पर अपना हस्ताक्षर करता है।

अग्रिम रिपोर्ट के पीछे इससे जुड़े सभी दस्तावेजों की जानकारी होती है:

• विवरण के साथ उनकी पूरी सूची, जारी करने की तिथियां, नाम, प्रत्येक व्यय की सटीक राशि (लेखा के लिए जारी और स्वीकृत),
• साथ ही उस लेखा उप-खाते की संख्या जिस पर वे जाते हैं।

तालिका के तहत, जवाबदेह व्यक्ति को अपना हस्ताक्षर करना होगा, जो दर्ज किए गए डेटा की सटीकता की गवाही देगा।

अंतिम खंड (कट-ऑफ भाग) में लेखाकार से एक रसीद शामिल होती है, जिसे जवाबदेह कर्मचारी ने लागत साबित करने वाले दस्तावेज सौंपे थे। यहाँ संकेत दिया गया है

• कर्मचारी का उपनाम, नाम, संरक्षक,
• रिपोर्ट की संख्या और तारीख,
• खर्च के लिए जारी की गई धनराशि की राशि (शब्दों में),
• साथ ही लागत की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों की संख्या।

फिर लेखाकार को अपने हस्ताक्षर और दस्तावेज़ के तहत दस्तावेज़ भरने की तारीख डालनी होगी और इस हिस्से को उस कर्मचारी को स्थानांतरित करना होगा जिसने रिपोर्ट जमा की थी।

जवाबदेह व्यक्तियों के साथ बस्तियां: 19.08.2017 से परिवर्तन

19 अगस्त, 2017 से जवाबदेह व्यक्तियों को नकद जारी करते समय उनके साथ काम करने की प्रक्रिया बदल रही है। स्वीकृत परिवर्तन लेखाकारों के कार्य को सरल बनाते हैं। व्यवहार में नई निपटान प्रक्रिया कैसे लागू करें, लेखाकारों के साथ काम करते समय लेखाकारों के पास क्या प्रश्न हैं, हम लेख में बताएंगे।

रूसी संघ के सेंट्रल बैंक के दिनांक 11 मार्च, 2014 के निर्देश संख्या 3210-यू के अनुरूप परिवर्तन किए गए हैं "कानूनी संस्थाओं द्वारा नकद संचालन करने की प्रक्रिया और व्यक्तिगत उद्यमियों और छोटे द्वारा नकद संचालन के संचालन के लिए सरल प्रक्रिया पर"। व्यावसायिक संस्थाओं"। पहले की तरह, इस दस्तावेज़ में उन्हें नकद जारी करते समय जवाबदेह व्यक्तियों के साथ काम करने के नियम शामिल हैं।

परिवर्तन 19 जून, 2017 नंबर 4416-यू के रूसी संघ के सेंट्रल बैंक के निर्देश द्वारा किए गए थे।

नवाचार एक जवाबदेह व्यक्ति को धन जारी करने की प्रक्रिया को प्रभावित करते हैं:

1. नई राशि प्राप्त करने के लिए, पिछले शेष को सरेंडर करना आवश्यक नहीं है।

2. धन जारी करने के लिए आवेदन नहीं लिखा जा सकता है।

नई राशि प्राप्त करने के लिए पिछली शेष राशि को वापस करना आवश्यक नहीं है

पहले, नकद लेनदेन करने की प्रक्रिया में एक अनिवार्य आवश्यकता थी: जवाबदेह व्यक्ति को केवल एक नया अग्रिम भुगतान प्राप्त करने का अधिकार था, यदि पहले जारी किए गए धन को वापस कर दिया गया था (अनुच्छेद 3, खंड 6.3, केंद्रीय बैंक के निर्देशों का खंड 6)। 11 मार्च, 2014 नंबर 3210-यू के रूसी संघ)। अब ऐसी आवश्यकता वाले अनुच्छेद को दस्तावेज़ से पूरी तरह बाहर रखा गया है।

कंपनी पिछले कर्ज की पूरी चुकौती की प्रतीक्षा किए बिना जवाबदेह व्यक्तियों को अग्रिम जारी कर सकती है।

यह प्रक्रिया सुविधाजनक है यदि एक जवाबदेह व्यक्ति को विभिन्न उद्देश्यों के लिए धन जारी करने की आवश्यकता होती है। एक स्थिति तब भी उत्पन्न हो सकती है जब एकाउंटेंट के पास खरीदारी करने के लिए शुरू में प्राप्त राशि का पर्याप्त हिस्सा नहीं होता है।

उदाहरण के लिए 21 अगस्त 2017 को कंपनी के सप्लाई मैनेजर को इन्वेंट्री खरीदने के लिए पैसे दिए गए। आपूर्ति प्रबंधक ने लागत का पता लगाया और महसूस किया कि उसके पास इन्वेंट्री खरीदने के लिए पर्याप्त धन नहीं है। अगले दिन, 08/22/2017, कंपनी के कैशियर कानूनी रूप से आपूर्ति प्रबंधक को लापता राशि दे सकते हैं।

19 अगस्त, 2017 तक, इस स्थिति में, आपको पहले प्राप्त धन को वापस करना होगा, और फिर आवश्यक राशि प्राप्त करनी होगी। इसके अलावा, आपूर्ति प्रबंधक अपने व्यक्तिगत फंड से इन्वेंट्री के लिए अतिरिक्त भुगतान कर सकता है, और अग्रिम रिपोर्ट के अनुमोदन के बाद, उसे एक ओवररन दिया जाएगा।

आप पैसे जारी करने के लिए आवेदन नहीं लिख सकते

खाते में पैसा प्राप्त करने के लिए, कर्मचारी आमतौर पर एक बयान लिखता है। इसके बाद, मुखिया आवेदन पर परमिट वीजा डालता है या उचित आदेश जारी करता है। उसके बाद ही कैशियर पैसे जारी करता है।

08/19/2017 तक, धन जारी करने के लिए एक आवेदन एक अनिवार्य दस्तावेज था। अब संगठन के प्रमुख या व्यक्तिगत उद्यमी के प्रशासनिक दस्तावेज के आधार पर बिना आवेदन के पैसा जारी किया जा सकता है। इस प्रकार, रूसी संघ के सेंट्रल बैंक ने पैराग्राफ के पहले पैराग्राफ को सही किया। 11 मार्च 2014 के रूसी संघ के सेंट्रल बैंक के निर्देशों के 6.3 पी। 6 नंबर 3210-यू (19 जून, 2017 के रूसी संघ के सेंट्रल बैंक के निर्देश नंबर 4416-यू)।

यदि प्रबंधक बिना आवेदन के कर्मचारियों को धन जारी करने का निर्णय लेता है, तो स्थानीय नियामक अधिनियम में इस प्रक्रिया को ठीक करना बेहतर है।

पुराने चेक स्वीकार किए जा सकते हैं

ऑनलाइन कैश रजिस्टर की शुरुआत के साथ, लेखाकारों के पास लगातार विभिन्न प्रश्न हैं। कई लोग इस सवाल को लेकर चिंतित हैं कि क्या किसी जिम्मेदार व्यक्ति के पुराने जमाने के कैशियर के चेक को ध्यान में रखना संभव है, जिन्हें ऑनलाइन चेकआउट में पंच नहीं किया गया था।

कृपया ध्यान दें कि घरेलू जरूरतों (माल, सामग्री) के भुगतान के लिए कर्मचारियों के व्यक्तिगत बैंक कार्ड में धन हस्तांतरित करते समय, संगठन की लेखा नीति के आदेश में ऐसे प्रावधान शामिल होने चाहिए जो अपने व्यक्तिगत बैंक कार्ड का उपयोग करके जवाबदेह व्यक्तियों के साथ निपटान की प्रक्रिया निर्धारित करते हैं ( रूसी संघ के वित्त मंत्रालय का पत्र दिनांक 25.08. 2014 संख्या 03-11-11/42288)।

"खरीदार" कॉलम में यह "निजी व्यक्ति" कहता है

यदि जवाबदेह व्यक्ति विक्रेता को संगठन के लिए दस्तावेज जारी करने के लिए नहीं कहता है, तो विक्रेता "क्रेता" कॉलम में "निजी व्यक्ति" लिखेगा। क्या इस तरह के चालान को खर्च के रूप में रखना संभव है?

आयकर के लिए कर योग्य आधार को कम करने के लिए, करदाताओं को ऐसे चालानों को ध्यान में रखने का अधिकार है।

कर उद्देश्यों के लिए व्यय कला के पैरा 1 की शर्तों के अधीन स्वीकार किए जाते हैं। रूसी संघ का टैक्स कोड: खर्चों को उचित और प्रलेखित किया जाना चाहिए।

उचित रूप से निष्पादित प्राथमिक दस्तावेज (वे बिल, अधिनियम) खर्चों की पुष्टि कर सकते हैं।

व्यय रिपोर्ट - एक प्राथमिक दस्तावेज जो माल, सेवाओं, कार्यों की खरीद पर पैसा खर्च करने पर कर्मचारी की रिपोर्ट के लिए संकलित किया जाता है। आइए एक साथ व्यय रिपोर्ट भरें: हम संचालन की पूरी श्रृंखला पर विचार करेंगे, जिसके परिणामस्वरूप व्यय रिपोर्ट की सही तैयारी होगी। आप इस लेख के अंत में अग्रिम रिपोर्ट फॉर्म डाउनलोड कर सकते हैं।

संगठन को नकदी के संचलन की प्रक्रिया को नियंत्रित करने वाले स्थानीय नियमों का विकास और अनुमोदन करना चाहिए, जिसमें उन्हें जवाबदेह व्यक्तियों को जारी करना भी शामिल है। ऐसे दस्तावेज हैं:

• बैंक ऑफ रूस अध्यादेश संख्या 3210-यू दिनांक 11 मार्च, 2014 (इसके बाद प्रक्रिया संख्या 3210-यू के रूप में संदर्भित) की आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए विकसित उत्तरदायी व्यक्तियों के साथ बस्तियों पर विनियमन;
• संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित जवाबदेह धनराशि प्राप्त करने के हकदार कर्मचारियों की सूची;
• व्यापार यात्रा आदेश;
• जवाबदेह राशि जारी करने के लिए कर्मचारी का आवेदन (गैर-नकद तरीके से धन हस्तांतरित करने के लिए खाते का संकेत)।

इस प्रकार, अग्रदाय राशि केवल कंपनी के निदेशक के आदेश और/या कर्मचारी के आवेदन के आधार पर एक निश्चित क्रम में जारी की जाती है।

जवाबदेह राशि जारी करना

रिपोर्ट के तहत धन जारी करने की सामान्य प्रक्रिया प्रक्रिया संख्या 3210-यू के खंड 6.3 द्वारा स्थापित की गई है। इसलिए, एक इकाई निम्नलिखित तरीकों से जवाबदेह नकदी का वितरण कर सकती है:

• कैश डेस्क से नकद;
• बैंक कार्ड में बैंक हस्तांतरण द्वारा (रूसी संघ के वित्त मंत्रालय का पत्र दिनांक 25 अगस्त, 2014 संख्या 03-11-11 / 42288 देखें)।

उन कर्मचारियों को नकद जारी करना संभव है जिनके साथ रोजगार अनुबंध या नागरिक कानून अनुबंध संपन्न हुआ है (रूसी संघ के सेंट्रल बैंक का पत्र दिनांक 02.10.2014 संख्या 29-R-R-6 / 7859 देखें)।

उद्यम के लेखा विभाग के एक कर्मचारी को धन जारी करने से ठीक पहले, जारी किए गए अग्रिमों के लिए कर्मचारी के ऋणों की उपस्थिति की जांच करना आवश्यक है। यदि ऐसी कोई जानकारी नहीं है (कर्मचारी ने पहले जारी किए गए धन पर रिपोर्ट नहीं की है), तो उसे अन्य जवाबदेह राशि प्राप्त करने का अधिकार नहीं है (पैराग्राफ 3, प्रक्रिया संख्या 3210-यू के खंड 6.3)।

अग्रिम रिपोर्ट

2020 के लिए अग्रिम रिपोर्ट का रूप अपरिवर्तित रहा है। यह मत भूलो कि सहायक दस्तावेज बिना किसी असफलता के अग्रिम रिपोर्ट से जुड़े होने चाहिए।

प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के एकीकृत रूपों के अनिवार्य उपयोग के लिए कानून में आवश्यकताएं नहीं हैं। इसी समय, आर्थिक जीवन का प्रत्येक तथ्य प्राथमिक लेखा दस्तावेज द्वारा पंजीकरण के अधीन है, जो कला के पैरा 1 द्वारा निर्धारित किया जाता है। कानून संख्या 402-एफजेड के 9। संगठनों को चुनने का अधिकार है:

• स्वतंत्र रूप से रिपोर्ट के रूप विकसित करना;
• एकीकृत फॉर्म नंबर AO-1 का उपयोग करें (रूस की राज्य सांख्यिकी समिति के दिनांक 01.08.2001 नंबर 55 के डिक्री द्वारा अनुमोदित)।

आप लेख के अंत में एक्सेल स्प्रेडशीट प्रारूप में फॉर्म नंबर एओ -1 में अग्रिम रिपोर्ट फॉर्म मुफ्त में डाउनलोड कर सकते हैं, और भरने का एक उदाहरण नीचे दिए गए आंकड़े में दिखाया गया है।

सभी लागू प्राथमिक दस्तावेजों को लेखा नीति (कानून संख्या 402-एफजेड, खंड 4 पीबीयू 1/2008 "संगठन की लेखा नीति") में अनुमोदित किया जाना चाहिए।

धन प्राप्त करने के बाद, जवाबदेह व्यक्ति, समाप्ति तिथि के बाद तीन कार्य दिवसों से अधिक नहीं की अवधि के भीतर, जिसके लिए रिपोर्ट के लिए धन जारी किया गया था, या काम पर प्रवेश की तारीख से, अग्रिम रिपोर्ट को संलग्न के साथ स्थानांतरित करने के लिए बाध्य है। सहायक दस्तावेज (निदेशक संख्या 3210-सी का खंड 6.3) लेखांकन। यदि अग्रिम रिपोर्ट समय पर तैयार नहीं की जाती है, तो यह नकद अनुशासन का उल्लंघन है (रूसी संघ के प्रशासनिक अपराधों की संहिता के अनुच्छेद 15.1)।

भरने का आदेश

विचार करें कि अग्रिम रिपोर्ट कैसे भरें (2020 भरने के नमूने के लिए नीचे देखें)। उदाहरण के लिए, एकीकृत प्रपत्र AO-1 "अग्रिम रिपोर्ट" उपयुक्त है।

जवाबदेह व्यक्ति निम्नलिखित क्षेत्रों में डेटा दर्ज करता है।

प्रपत्र संख्या AO-1 के सामने की ओर भरना:

• रिपोर्ट के लिए धन जारी करने वाले संगठन का नाम;
• तैयारी की तारीख;
• संरचनात्मक उपखंड;
• जवाबदेह व्यक्ति का डेटा: पूरा नाम, स्थिति, टैब। कमरा;
• अग्रिम की नियुक्ति, उदाहरण के लिए: यात्रा व्यय, घर। जरूरत, आदि;
• तल पर, संलग्न पुष्टि करने वाले दस्तावेजों की संख्या इंगित करें।

प्रपत्र संख्या AO-1 के पीछे की ओर भरना:

• खर्च किए गए खर्चों की पुष्टि करने वाले सहायक दस्तावेज़ (दस्तावेज़ों) के सभी विवरण;
• खर्च की गई राशि "रिपोर्ट पर खर्च की राशि" कॉलम में दिखाई देती है।

वित्तीय या लेखा सेवा का एक कर्मचारी जवाबदेह व्यक्ति द्वारा भरे गए क्षेत्रों की जाँच करता है और इसके अतिरिक्त निम्नलिखित क्षेत्रों को भरता है:

• कमरा;
• वितरित धन की जानकारी, राशियों द्वारा विभाजित: पिछले अग्रिम (शेष या अधिक); वर्तमान खर्चों के लिए कैश डेस्क से जारी किया गया (संदर्भ के लिए, मुद्राओं का संकेत);
• "खर्च" - स्वीकृत राशि का संकेत दें;
• "शेष/अधिक खर्च" - शेष राशि की गणना की जाती है;
• "लेखा प्रविष्टि" - में वे पोस्टिंग होनी चाहिए जो रिपोर्ट के अनुमोदन के बाद पोस्ट की जाएंगी।

दस्तावेज़ को भरने की शुद्धता, सटीकता, साथ ही जारी किए गए धन के इच्छित उपयोग की जाँच के बाद, फॉर्म को संगठन के प्रमुख को अनुमोदन के लिए भेजा जाता है।

अग्रिम रिपोर्ट के अनुमोदन के बाद, इसका उल्टा पक्ष "लेखांकन के लिए स्वीकृत व्यय की राशि" कॉलम में राशियों को इंगित करता है जो लेखांकन खातों को दर्शाता है जिनसे जवाबदेह व्यक्ति की लागत वसूल की जाएगी। अग्रिम रिपोर्ट, उस पर पोस्टिंग लेखा रजिस्टरों में की गई प्रविष्टियों के अनुरूप होनी चाहिए। इसके अलावा, जवाबदेह व्यक्ति के साथ अंतिम समझौता किया जाता है।

अग्रिम रिपोर्ट का फाड़ा भाग कर्मचारी को वापस कर दिया जाता है। यह आधार जवाबदेही रिपोर्टिंग का प्रमाण है।

नमूना भरना AO-1

सहायक दस्तावेज

सहायक दस्तावेजों को दो समूहों में विभाजित किया जा सकता है:

• वित्तीय - धन के भुगतान और इच्छित उद्देश्य के लिए जवाबदेह राशि खर्च करने के तथ्य की पुष्टि करें;
• शिपिंग - भौतिक मूल्य प्राप्त करने के तथ्य की पुष्टि करें।

सभी सहायक दस्तावेजों में आवश्यक विवरण होना चाहिए: प्रतिपक्ष का नाम, तिथि, आर्थिक जीवन के तथ्य की सामग्री, मात्रा, लागत, साथ ही रिपोर्ट तैयार करने वाले व्यक्ति का पूरा नाम, स्थिति और हस्ताक्षर।

विभिन्न प्रकार के सहायक दस्तावेजों को भरने की विशेषताओं पर विचार करें।

नकद रसीद और सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म

एक नकद रसीद या सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म (बाद में - बीएसओ) वास्तविक भुगतान की पुष्टि करता है (अर्थात, यह तथ्य कि जवाबदेह व्यक्ति ने प्राप्त धन खर्च किया है)। फॉर्म में कला में प्रदान किए गए अनिवार्य विवरण होने चाहिए। 4.7 54-एफजेड।

उनकी गतिविधियों की बारीकियों या उनके स्थान की ख़ासियत को ध्यान में रखते हुए, प्रतिपक्ष नकदी रजिस्टर (खंड 2, 3, 5-7, कानून संख्या 54-FZ के अनुच्छेद 2) के उपयोग के बिना बस्तियां बनाते हैं।

बीएसओ की अनिवार्य आवश्यकताएं हैं:

• शीर्षक;
• श्रृंखला;
• बीएसओ नंबरिंग;
• भुगतान की तारीख और बीएसओ के पंजीकरण की तारीख;
• टिन और पते के साथ सेवा प्रदाता का नाम;
• सेवाओं का नाम और लागत;
• पद, व्यक्तिगत हस्ताक्षर और पूरा नाम आपूर्तिकर्ता कर्मचारी;
• मुद्रण (यदि कोई हो);
• फॉर्म बनाने वाले प्रिंटिंग हाउस की छाप।

बीएसओ में प्रिंटिंग हाउस (नाम, पता, टिन) के बारे में जानकारी होनी चाहिए; एक विशेष पंक्ति में, प्रपत्र की श्रृंखला और संख्या को टाइपोग्राफिक तरीके से मुद्रित किया जाना चाहिए।

बिक्री रसीद और चालान

बिक्री रसीद का एकीकृत रूप नहीं होता है। तदनुसार, प्रत्येक संगठन को स्वतंत्र रूप से रूपों को विकसित करने का अधिकार है। यह चालान पर भी लागू होता है। फॉर्म में केवल अनिवार्य विवरणों की उपस्थिति की जांच करना आवश्यक है।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि ये दस्तावेज शिपिंग दस्तावेज हैं और इसमें क्रमशः भुगतान की पुष्टि नहीं है, जवाबदेह राशियों की मात्रा को कम नहीं करते हैं, उन मामलों को छोड़कर जहां यूटीआईआई भुगतानकर्ताओं से सामान और सामग्री की खरीद की जाती है जो नकद का उपयोग नहीं करते हैं रजिस्टर इस मामले में, लागत की पुष्टि एक बिक्री रसीद होगी (रूस के वित्त मंत्रालय का पत्र दिनांक 19 जनवरी, 2010 संख्या 03-03-06 / 4/2, दिनांक 11 नवंबर, 2009 संख्या 03-01- देखें। 15/10-492, दिनांक 09/01/2009 संख्या 03-01-15/9-436)।

चालान और UPD

एक चालान एक कर दस्तावेज है, जो इस मामले में बजट से कटौती योग्य वैट को स्वीकार करने का अवसर प्रदान करता है। कृपया ध्यान दें कि नकद के लिए सामान (कार्य, सेवाएं) खरीदने वाले व्यक्तियों को चालान केवल तभी जारी किए जाते हैं जब इस फॉर्म को प्राप्त करने के लिए पावर ऑफ अटॉर्नी हो (टैक्स कोड के अनुच्छेद 168 के खंड 7)।

एक सार्वभौमिक हस्तांतरण दस्तावेज़ एक कर और शिपिंग दस्तावेज़ दोनों है। यूपीडी के अनुसार, आप सामान और सामग्री को एक साथ स्वीकार कर सकते हैं और बजट से कटौती योग्य वैट को ध्यान में रख सकते हैं।

चालान और UPD भौतिक संपत्ति के भुगतान की पुष्टि करने वाले दस्तावेज नहीं हैं, क्रमशः, जवाबदेह राशियों की राशि को कम नहीं करते हैं।

2020 में, नए चालान फॉर्म और UPD पेश किए गए हैं!

व्यक्तिगत लेनदेन के लिए सहायक दस्तावेज

यात्रा और आतिथ्य खर्चों के दस्तावेजीकरण के लिए अलग से विचार करने की प्रक्रिया की आवश्यकता है। नीचे हम इन लागत समूहों के प्रमुख बिंदुओं पर ध्यान देते हैं।

यात्रा व्यय

सरकारी डिक्री संख्या 749 द्वारा अपनाए गए संशोधनों के बाद "व्यावसायिक यात्राओं पर कर्मचारियों को भेजने की ख़ासियत पर" (बाद में - डिक्री संख्या 749) लागू होती है, व्यवसाय यात्रा प्रमाणपत्र, नौकरी असाइनमेंट और व्यवसाय पर किए गए कार्य पर रिपोर्ट के लिए प्रपत्र यात्रा अनिवार्य नहीं है। स्थानीय नियामक अधिनियम में इन फॉर्मों को भरने की आवश्यकता के लिए संगठनों को प्रदान करने का अधिकार है।

यदि संगठन यात्रा प्रमाणपत्रों का उपयोग नहीं करने का निर्णय लेता है, तो दैनिक भत्ते की पुष्टि करने के लिए, व्यापार यात्रा पर अग्रिम रिपोर्ट में किसी भी रूप का लेखा प्रमाण पत्र संलग्न करना आवश्यक है। प्रमाणपत्र प्रपत्र को लेखा नीति के भाग के रूप में अनुमोदित किया जाना चाहिए।

कानून संगठन के कर्मचारियों को दैनिक भत्ते के रूप में भुगतान की राशि को सीमित नहीं करता है। प्रति दिन भुगतान की राशि को आदेश द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए या यात्रा व्यय पर विनियम में इंगित किया जाना चाहिए। दैनिक भत्ते को रूसी संघ के क्षेत्र में व्यापार यात्रा पर होने के प्रत्येक दिन के लिए 700 रूबल से अधिक नहीं की राशि में बीमा प्रीमियम का भुगतान करने से छूट दी गई है, और विदेश में व्यापार यात्रा पर होने के प्रत्येक दिन के लिए 2,500 रूबल से अधिक नहीं है। टैक्स कोड के अनुच्छेद 422 के 2)। उसी राशि में, व्यक्तिगत आयकर की गणना करते समय प्रति दिन कर्मचारी की आय में शामिल नहीं होते हैं (रूसी संघ के कर संहिता के खंड 3, अनुच्छेद 217)।

यह नहीं भूलना चाहिए कि किसी ऐसे स्थान की यात्रा करते समय जहां कर्मचारी को प्रतिदिन घर लौटने का अवसर मिलता है, या किसी कर्मचारी को एक दिन की यात्रा पर भेजने के लिए, दैनिक भत्ते का भुगतान नहीं किया जाता है (संकल्प संख्या 74 9 का खंड 11)।

ई-टिकट

व्यापार यात्रा 2020 के लिए अग्रिम रिपोर्ट को वित्त मंत्रालय की राय को ध्यान में रखते हुए भरा जाना चाहिए, पत्र संख्या 03-03-06/1/35214 दिनांक 06/06/2017 में निर्धारित किया गया है। यह पत्र स्पष्ट करता है कि यदि टिकट इलेक्ट्रॉनिक रूप से खरीदा जाता है, तो ई-टिकट रसीद और बोर्डिंग पास आयकर उद्देश्यों के लिए दस्तावेजी साक्ष्य हैं।

उसी समय, बोर्डिंग पास को जवाबदेह व्यक्ति को हवाई परिवहन सेवा के तथ्य की पुष्टि करनी चाहिए। एक नियम के रूप में, यह आवश्यक एक निरीक्षण टिकट है।

मुद्रित इलेक्ट्रॉनिक बोर्डिंग पास पर एक निरीक्षण टिकट की अनुपस्थिति में, करदाता को इस तथ्य की पुष्टि करनी चाहिए कि हवाई परिवहन सेवा जिम्मेदार व्यक्ति को दूसरे तरीके से प्रदान की गई थी।

वाहकों द्वारा प्रदान की जाने वाली सेवाओं के लिए लेखांकन

बहुत बार, प्रीमियम टिकट में सेवाओं की लागत (भोजन सेट, आवश्यक और स्वच्छता आइटम, जिसमें बिस्तर, मुद्रित सामग्री, आदि शामिल हैं) शामिल होते हैं।

वित्त मंत्रालय ने पत्र संख्या 03-03-РЗ/37488 दिनांक 06/16/2017 में बताया कि अतिरिक्त सेवाओं की लागत को कैसे ध्यान में रखा जाता है।

लक्जरी कारों में यात्रा करते समय अतिरिक्त सेवाओं की लागत व्यक्तिगत आयकर (कर संहिता के अनुच्छेद 3, अनुच्छेद 217) के अधीन नहीं है।

संगठनों के मुनाफे पर कराधान के प्रयोजनों के लिए, अतिरिक्त सेवाओं की लागत को अन्य खर्चों (कर संहिता के खंड 12, खंड 1, अनुच्छेद 264) के हिस्से के रूप में पूर्ण रूप से ध्यान में रखा जाता है।

लेकिन वैट के लिए, राय विपरीत है: यदि खानपान सेवाओं की लागत को ध्यान में रखते हुए अतिरिक्त शुल्क और सेवाओं की राशि बनाई जाती है, तो वैट की राशि कटौती योग्य नहीं है (रूसी संघ के टैक्स कोड के अनुच्छेद 7, अनुच्छेद 171 )

प्रतिनिधित्व खर्च

मौजूदा नियमों में से किसी में भी आतिथ्य व्यय के पंजीकरण के लिए राशि और प्रक्रिया पर निर्देश नहीं हैं। इसके आधार पर, संगठन को स्वतंत्र रूप से लेखांकन नीति या एक विशेष नियामक अधिनियम में सहायक दस्तावेजों की एक सूची विकसित और अनुमोदित करनी चाहिए जो जवाबदेह व्यक्तियों द्वारा किए गए आतिथ्य व्यय की वैधता और व्यावसायिक उद्देश्यों की पुष्टि करती है।

रूसी और विदेशी प्रतिनिधिमंडलों को प्राप्त करने और उनकी सेवा करने की लागतों को सही ढंग से दर्शाने के लिए, हम अनुशंसा करते हैं कि आप निम्नलिखित दस्तावेज तैयार करें (वित्त मंत्रालय के पत्र संख्या देखें):

• आतिथ्य व्यय के बट्टे खाते में डालने की वैधता को सत्यापित करने के लिए एक आयोग नियुक्त करने का आदेश;
• संगठन के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित प्रतिनिधिमंडल के स्वागत के लिए सामान्य अनुमान, प्रतिनिधिमंडल प्राप्त करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति और खर्चों की एक सूची (विस्तृत);
• एक दस्तावेज इंगित करता है: प्रतिनिधिमंडल के आगमन का उद्देश्य (उदाहरण के लिए, एक निमंत्रण), बैठक का कार्यक्रम, प्रतिनिधिमंडल की संरचना, आमंत्रित पार्टी और संगठन दोनों की स्थिति का संकेत;
• खर्च किए गए स्मृति चिन्ह या तैयार उत्पादों के नमूने का प्रमाण पत्र यह दर्शाता है कि क्या, किसे और कितना सौंपा गया था;
• प्रदर्शन की गई बुफे सेवा की गणना: उत्पादों के प्रकार, मूल्य, मात्रा और कुल राशि का संकेत, प्रभारी व्यक्ति और मेज पर सेवा करने वाले व्यक्ति द्वारा हस्ताक्षरित।

उत्पादों, स्मृति चिन्ह और अन्य सूची वस्तुओं की खरीद की पुष्टि करने वाले दस्तावेज रिपोर्ट से जुड़े होने चाहिए।

आतिथ्य व्यय में रिपोर्टिंग (कर) अवधि के लिए करदाता की श्रम लागत के 4% से अधिक नहीं की राशि शामिल है। निम्नलिखित खर्चों को आतिथ्य व्यय के रूप में मान्यता नहीं दी जाती है:

• मनोरंजन व्यय;
• छुट्टी से संबंधित खर्च।

एक जवाबदेह व्यक्ति के माध्यम से जारी मनोरंजन व्यय की मान्यता की तिथि, अग्रिम रिपोर्ट के संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदन की तिथि है।

अग्रिम रिपोर्ट का संग्रहण

कर लेखांकन के प्रयोजनों के लिए, दस्तावेजों को 4 साल (रूसी संघ के कर संहिता के खंड 8, खंड 1, अनुच्छेद 23) के लिए संग्रहीत किया जाना चाहिए। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि यदि नुकसान प्राप्त होता है, तो खर्चों की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों को 10 वर्षों के लिए संग्रहीत किया जाना चाहिए (खंड 4)

कर्मचारियों की व्यावसायिक यात्राएं बड़ी और छोटी दोनों कंपनियों के लिए एक आम बात है। वे उद्यम की दक्षता में वृद्धि करते हैं और इसे सौंपे गए कार्यों को हल करते हैं। प्रत्येक रिटर्नी को बनाने की जरूरत है व्यापार यात्रा अग्रिम रिपोर्ट. वह किए गए खर्चों और व्यापार यात्रा पर होने के तथ्य की पुष्टि करेगा। आइए हम इस महत्वपूर्ण दस्तावेज को भरने के नियमों, लागतों की संरचना, उनके औचित्य और लेखांकन में प्रतिबिंब 2020 पर विस्तार से विचार करें।

सबसे पहले, आइए सामान्य तंत्र को देखें व्यापार यात्रा पर नमूना अग्रिम रिपोर्ट कैसे भरें.

1. 1. लेखा विभाग द्वारा जारी किए गए फॉर्म में कर्मचारी भरता है:
      • कंपनी का नाम;
      • आपका पूरा नाम;
      • नौकरी का नाम;
      • संरचनात्मक उपखंड;
      • धन जारी करने का उद्देश्य (व्यापार यात्रा)।

हालांकि, ये विवरण आमतौर पर पहले से ही इंगित किए जाते हैं यदि कंपनी अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर का उपयोग करती है।

1. फिर कर्मचारी रिपोर्ट की तारीख लिखता है और अपनी दूसरी शीट पर पंक्तियों को भरता है। वहाँ वह लिखता है:
   • सहायक दस्तावेजों के नाम;
   • उनके खर्च।

अर्थात्, लेखा विभाग को दस्तावेज़ को स्वीकार करने के लिए, आपको बस सभी प्राप्तियों को सहेजने और सही अंकगणितीय गणना करने की आवश्यकता है। इसलिए, में नमूने के अनुसार व्यापार यात्रा पर अग्रिम रिपोर्ट कैसे बनाएं, कुछ भी जटिल नहीं है।

हमारी वेबसाइट पर, विचाराधीन रिपोर्ट का रूप।

यात्रा व्यय

यात्रा से पहले, कर्मचारी लगभग जानता है कि उसे यात्रा के लिए कितनी आवश्यकता होगी। या अग्रिम भुगतान की गणना लेखा विभाग द्वारा उद्यम द्वारा अनुमोदित मानदंडों और समान व्यापार यात्रा के लिए पिछली दरों के अनुसार की जाएगी।

कई संगठनों में, लेखा विभाग स्वतंत्र रूप से उद्यम की ओर से टिकट का आदेश देता है। इस तरह के खर्चों का हिसाब उस स्थिति से अलग होगा जब कोई कर्मचारी खुद टिकट खरीदता है।

कोई फर्क नहीं पड़ता कि भविष्य और पिछली लागतों की गणना कौन करेगा, संरचना में शामिल है यात्रा व्यय रिपोर्टअपरिवर्तित रहेगा। इसमे शामिल है:

1. दैनिक भत्ता;
2. यात्रा करना;
3. होटल आवास;
4. संगठन के आंतरिक नियमों में अनुमोदित अन्य खर्च।

बीएसओ के रूप में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज

वास्तव में, सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म व्यावहारिक रूप से सबसे महत्वपूर्ण व्यावसायिक यात्रा दस्तावेज हैं: ट्रेन, बस, विमान आदि के लिए टिकट।

एक कर्मचारी (या उसके लिए लेखा विभाग) इंटरनेट के माध्यम से टिकट जारी कर सकता है। फिर उसके लिए बन जाएगा इलेक्ट्रॉनिक बोर्डिंग पास। अग्रिम रिपोर्टबाद में, इस टिकट के साथ जाना आवश्यक है।

अग्रिम रिपोर्ट - दस्तावेज़ीकरण जिसे प्राथमिक लेखांकन का हिस्सा माना जाता है। यह दस्तावेज आपको यह पता लगाने की अनुमति देता है कि किसको और किस राशि में अग्रिम के रूप में धन आवंटित किया गया था। इस मामले में, अग्रिम के रूप में, आप जारी किए गए "यात्रा" धन को इंगित कर सकते हैं। सभी प्रविष्टियां लॉग और सत्यापित हैं। आप यहां 2017 अग्रिम रिपोर्ट फॉर्म डाउनलोड कर सकते हैं। स्वाभाविक रूप से, वे अग्रिम रिपोर्ट को अनुमोदित फॉर्म के अनुसार सख्ती से भरते हैं, जो कि कानून में वर्णित है।

व्यवहार में, उद्यम में व्यक्तियों और राज्य के सभी कर्मचारियों दोनों को अग्रिम भुगतान जारी किया जा सकता है। लेकिन किसी भी निर्णय के साथ, केवल कंपनी के प्रमुख ही इस तरह के प्रत्यर्पण के लिए आयोजन और अनुमति दे सकते हैं। ऐसा करने के लिए, एक आदेश बनाया जाता है। लेखा नीति या विनियमों में एक ही निर्णय को मंजूरी दी जा सकती है।

यदि रिपोर्ट अग्रिम के रूप में संवितरित राशि नहीं दिखाती है, तो कोई भी लेखापरीक्षा इस भुगतान को उस कर्मचारी की आय मान सकती है जिससे कर का भुगतान किया जाना चाहिए, वेतन के समान। कंपनी कर्मचारी के वेतन से अग्रिम की अव्ययित राशि को रोक लेती है, और यदि ऐसा नहीं किया जा सकता है, तो लेखाकार उसी राशि को आय अनुभाग में दर्ज करता है। साथ ही इस श्रेणी के अन्य फंड, इस मामले में अग्रिम पर कर लगाया जाएगा।

अग्रिम रिपोर्ट को पूरा करना

एक एकाउंटेंट को अग्रिम रिपोर्ट तैयार करने में बहुत समय लगाना पड़ता है। यह एक उद्यम के वित्तीय अधिकारी के काम का सबसे आम हिस्सा है। चूंकि सभी प्रकार की घरेलू खरीदारी, यात्रा व्यय और बहुत कुछ अग्रिम रिपोर्ट के अंतर्गत आता है, इसलिए बहुत सारे दस्तावेज एकत्र किए जाते हैं।

रिपोर्ट संकलित करने की गति भरने की सटीकता और शुद्धता पर निर्भर करती है, इसलिए प्रत्येक जवाबदेह व्यक्ति और लेखाकार को पता होना चाहिए कि कैसे और कौन से कॉलम भरे जाने चाहिए।

अग्रिम प्राप्त करने वाला व्यक्ति सामने की ओर से शुरू करते हुए, अग्रिम रिपोर्ट भरता है। वह संगठन के नाम को इंगित करता है, भरने की तिथि, उसका अंतिम नाम और आद्याक्षर इंगित करता है। आपको स्थिति और अपने कार्मिक संख्या का भी उल्लेख करना होगा। एक अलग कॉलम इंगित करता है कि अग्रिम किन खर्चों के लिए जारी किया गया था:

1. व्यापार के लिए;
2. प्रतिनिधित्व के लिए।

रिवर्स साइड उन दस्तावेजों को सूचीबद्ध करता है जो कर्मचारी के खर्चों की पुष्टि करते हैं। राशि और उन पर क्या खर्च किया गया है, यह दर्शाया गया है। संलग्न दस्तावेजों को अग्रिम रिपोर्ट में शामिल सूची के अनुसार क्रमांकित किया जाना चाहिए।