ऐसा प्रतीत होता है, दस्तावेजों को बिल्कुल क्यों बांधें, जब आप उन्हें स्टेपलर, एक पेपर क्लिप के साथ जकड़ सकते हैं, एक फाइल में मोड़ सकते हैं या उन्हें गोंद भी कर सकते हैं, इलेक्ट्रॉनिक रूप से कागजात स्थानांतरित करने का उल्लेख नहीं करने के लिए? हालांकि, ऐसे कई स्थान हैं जहां आपको धागे से सिले हुए चादरें ले जानी होंगी: कर कार्यालय में, संग्रह, अदालतों में, और इसी तरह। सुरक्षा के स्तर को बढ़ाने के लिए यह आवश्यक है: आखिरकार, सही ढंग से सिले हुए दस्तावेजों पर एक शीट को अनजाने में बदलना असंभव है। इसे केवल स्टेपल किए गए दस्तावेजों को देखकर आसानी से सत्यापित किया जा सकता है।

ऐसा लगता है कि सब कुछ काफी सरल है: चादरें सीना और उन्हें प्रमाणित करना। लेकिन एक कठिनाई है जो अक्सर क्लर्कों को भ्रमित करती है - यह एक एकल सिलाई नियम की कमी है। उसी समय, कर कार्यालय या संग्रह को गलत तरीके से बन्धन वाले दस्तावेजों को वापस करने का अधिकार है, जो पहले से ही धीमी प्रक्रियाओं में बहुत देरी कर सकता है। हालांकि, निराशा न करें: कई GOST हैं जिनके अनुसार इस प्रक्रिया को किया जाना चाहिए।

GOST और मानकों पर क्या विचार किया जाना चाहिए

फोटो में दिखाया गया है कि दस्तावेज़ को 3 छेदों के माध्यम से कैसे सीना है

जैसा कि पहले ही उल्लेख किया गया है, मुख्य कठिनाई एकल मानक की कमी है। हालाँकि, सामान्य प्रमाणन नियम हैं जो अधिकांश मामलों में A4 दस्तावेज़ों पर लागू होते हैं। आप 23 दिसंबर, 2009 नंबर 76 और GOST R 51141-98 "कार्यालय का काम और अभिलेखीय व्यवसाय" के आदेश द्वारा अनुमोदित संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम के लिए निर्देशों के विकास के लिए दिशानिर्देशों में उनके बारे में पता लगा सकते हैं।

यदि आपको एलएलसी पंजीकृत करने की आवश्यकता है, तो "कानूनी संस्थाओं के राज्य पंजीकरण के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों की तैयारी के लिए आवश्यकताएं, साथ ही व्यक्तिगत उद्यमियों के रूप में व्यक्तियों" दिनांक 02.26.2004 एन-110 और "प्रक्रिया पर पद्धति संबंधी स्पष्टीकरण" का अध्ययन करने के लिए स्वतंत्र महसूस करें। कानूनी इकाई के राज्य पंजीकरण के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों के रूपों को भरने के लिए ”(अनुच्छेद 1, पैराग्राफ 3)। यह ध्यान देने योग्य है कि अधिकांश सिफारिशें दी गई हैं दस साल से अधिक समय से संग्रहीत दस्तावेज़ों के लिए.

हालाँकि, यदि आपको उपरोक्त जानकारी की शुद्धता के बारे में संदेह है, तो बेहतर होगा कि सभी विवरणों को मौके पर ही स्पष्ट कर दिया जाए। कभी-कभी प्रत्येक शीट या नंबर शीट या पेज को प्रमाणित करने की आवश्यकता होती है। यह भी याद रखने योग्य है कि एक से अधिक शीट वाले सभी दस्तावेज़ फ़र्मवेयर के अधीन हैं.

कवर डिज़ाइन

दस्तावेज़ के बेहतर संरक्षण के लिए कवर आवश्यक है। यह 2 प्रकार का होता है: सामान्य और दीर्घकालिक भंडारण... पहला एक पतला कार्डबोर्ड है, दूसरा सघन, सख्त से बना है। उसी समय, केवल एसिड मुक्त कार्डबोर्ड का उपयोग राज्य भंडारण के लिए प्रस्तुत दस्तावेजों के कवर के रूप में किया जाना चाहिए।

A4 शीट वाले दस्तावेज़ की सिलाई के लिए, 22.9 x 32.4 सेमी के कवर का उपयोग किया जाता है, अर्थात। शीट से ही थोड़ा बड़ा।

यदि मामले में सिल दी गई चादरें एक गैर-मानक आकार की हैं, तो कवर उचित आकार का होना चाहिए, बिना किसी भत्ते के। अधिक मजबूती के लिए, इसके अलावा, कार्डबोर्ड की पतली स्ट्रिप्स को आगे और पीछे सिल दिया जाता है, जिसके माध्यम से रस्सी को गुजरना चाहिए। इसी समय, गोंद के लिए भी विशेष निर्देश हैं: कोई पेस्ट नहीं, केवल स्टेशनरी या सिलिकेट विकल्प।

यदि आपने अभी तक कोई संस्था पंजीकृत नहीं की है, तो सबसे आसानयह ऑनलाइन सेवाओं का उपयोग करके किया जा सकता है जो आपको सभी आवश्यक दस्तावेजों को मुफ्त में तैयार करने में मदद करेगा: यदि आपके पास पहले से ही एक संगठन है और आप सोच रहे हैं कि लेखांकन और रिपोर्टिंग को कैसे सुविधाजनक और स्वचालित किया जाए, तो निम्नलिखित ऑनलाइन सेवाएं बचाव में आती हैं, जो आपकी कंपनी में एकाउंटेंट को पूरी तरह से बदल देगा और आपका बहुत सारा पैसा और समय बचाएगा। सभी रिपोर्ट स्वचालित रूप से उत्पन्न होती हैं, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित होती हैं और स्वचालित रूप से ऑनलाइन भेजी जाती हैं। यह यूएसएन, यूटीआईआई, पीएसएन, टीएस, ओएसएनओ पर व्यक्तिगत उद्यमियों या एलएलसी के लिए आदर्श है।
सब कुछ कुछ ही क्लिक में होता है, बिना कतारों और तनाव के। इसे आज़माएं और आप हैरान रह जाएंगेकितना आसान हो गया!

पृष्ठ पर अंक लगाना

शीट्स को भ्रमित होने और खो जाने से बचाने के लिए, दस्तावेज़ को क्रमांकित किया जाता है। यह सिलाई का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है, जिसकी अपनी विशेषताएं और नियम हैं:

• इससे पहले कि आप नंबर डालना शुरू करें, आपको केस से सभी खाली शीट को बाहर निकालना होगा और इन्वेंट्री को अलग रखना होगा - यह नंबरिंग में दिखाई नहीं देता है। फिर संलग्न दस्तावेजों को दिनांक या अन्य मानदंडों जैसे देश या वर्णमाला के अनुसार क्रमबद्ध करें। निविदाएं एक अपवाद हैं: उनके लिए, फर्म स्वयं स्थान का संकेत देती हैं।
• अगला, आपको एक साधारण पेंसिल की आवश्यकता है। साधारण शीट में, नंबरिंग ऊपरी दाएं कोने में होती है; सिले हुए कार्डों, तस्वीरों, रेखाचित्रों और अन्य चीजों में - इसके विपरीत, पीठ पर ऊपरी बाएँ कोने में। बड़े प्रारूप की शीट ऊपर दाईं ओर से चिपकी हुई हैं। भले ही मानचित्र में कई शीट एक में चिपकी हों, यह दस्तावेज़ में एक शीट है। उसी समय, इसकी पीठ पर चादरों की संख्या लिखी जाती है: "शीट नंबर xxx - xxx शीट से ग्लूइंग योजना।" यह उन तस्वीरों, आरेखों और कतरनों पर भी लागू होता है जिन्हें शीट पर कसकर चिपकाया जाता है: "शीट नंबर xxx पर xxx क्लिपिंग और xxx तस्वीरें पीठ पर इन्वेंट्री के अनुसार चिपकाई जाती हैं।" यदि ऐसे आवेषण केवल एक कोने से चिपके होते हैं, तो वे अलग-अलग शीट होते हैं और अलग से गिने जाते हैं।
• बड़े प्रारूप वाले फर्मवेयर की विशेषताओं को तुरंत ध्यान देने योग्य है: शीट को आवश्यक प्रारूप में मोड़ो, इसे दस्तावेजों के साथ संलग्न करें और देखें कि धागा कहां से गुजरेगा। यह वहां है कि आपको इसे फ्लैश करना है और कहीं नहीं।
• यदि मामले के अंदर अपनी खुद की नंबरिंग (ब्रोशर, पत्रिकाएं, समाचार पत्र) के साथ एक दस्तावेज है, तो इसे केवल तभी अपरिवर्तित छोड़ा जा सकता है जब संख्याएं सामान्य लोगों के साथ मेल खाती हों। अन्यथा, दस्तावेज़ सामान्य सूची में पुन: क्रमांकन और शामिल किए जाने के अधीन है। यदि सामग्री के साथ एक लिफाफा मामले में सिल दिया गया था, तो सामग्री को अलग से क्रमांकित किया जाना चाहिए, लिफाफे पर वांछित संख्या डालें और अनुलग्नक की एक अलग सूची तैयार करें। एक मामले के खंड या भाग भी अलग से गिने जाते हैं।
• यदि आप नंबरिंग में कोई गलती करते हैं, तो आपको स्लैश के साथ संख्याओं को सावधानीपूर्वक पार करना होगा और उसके आगे वांछित संख्या डालनी होगी। इस मामले में, एक नया प्रमाणन शिलालेख तैयार किया गया है। यदि बहुत अधिक गलतियाँ हैं, तो मामले को फिर से क्रमांकित किया जाता है, पुराने प्रमाणीकरण शिलालेख को काट दिया जाता है और एक नया तैयार किया जाता है। यदि मामले में नए पत्रक जोड़े जाते हैं, तो दस्तावेज़ को पूरी तरह से फिर से क्रमांकित करना होगा। असाधारण मामलों में, संख्याओं के बजाय अक्षरों के उपयोग की अनुमति देना संभव है: 1, 2, 2a, 2b, 3.

संख्याओं को चिपकाने के बाद, एक प्रमाणन शिलालेख तैयार किया जाता है। इसमें मामले में सिल दी गई सभी शीटों के बारे में जानकारी है: जो विशेष रूप से सिलना है (कार्ड, तस्वीरें, कतरन) की कुल संख्या, वे किस स्थिति में हैं (फटे हुए, कई धब्बे), कौन सी शीट नंबर गायब हैं, किस तारीख से नंबरिंग शुरू हुई। जरूरी है हस्ताक्षर, प्रतिलेख, स्थिति, तिथि, पत्रक प्रारूप.

दस्तावेज़ सूची

उपलब्ध शीट, उनके स्थान और कॉन्फ़िगरेशन की नियंत्रण तुलना के लिए इन्वेंट्री आवश्यक है। यह क्रमांकित नहीं है और पहली शीट से पहले संलग्न है। इसमें आपको निम्नलिखित डेटा निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है: कंपनी, शहर, तिथि, स्थिति और प्रमाणित करने वाले व्यक्ति का पूरा नाम... इन्वेंट्री को स्वयं एक तालिका के रूप में प्रस्तुत किया जा सकता है, जो संलग्न दस्तावेज़ के संकलन की तारीख, उसका नाम, वह कौन सी शीट कैप्चर करता है, उनकी कुल संख्या को इंगित करता है।

सामान्य सूची हमेशा दस्तावेज़ के साथ होनी चाहिए। इसके अलावा, मामले के अंदर अलग शीट या एक संलग्न लिफाफे पर तैयार की गई एक सूची हो सकती है।

किसी दस्तावेज़ का प्रमाणन

जब तक प्रत्येक शीट को अलग से प्रमाणित करने की आवश्यकता न हो, प्रमाणन मामले को सिलने की पूरी प्रक्रिया का ताज है। प्रमाणन एक अधिकृत व्यक्ति का हस्ताक्षर है जो कर कार्यालय, संग्रह या अन्य अधिकारियों के लिए सभी सिले दस्तावेजों के हस्तांतरण के लिए जिम्मेदार होगा। इसे आखिरी शीट के पीछे रखा जाता है।

फर्मवेयर वास्तव में कैसे काम करता है? आपको चाहिये होगा छेद पंच, धागा, प्रमाणन स्टिकर, साथ ही मोटे धागे, टेप, सादा धागा, या ऐसा ही कुछ... पहले विकल्प का उपयोग करना सबसे अच्छा है - यह काफी मजबूत है और फटेगा नहीं। प्रमाणन स्टिकर एक पतला कागज होता है जिस पर पाठ मुद्रित होता है:

"सिले हुए, क्रमांकित, हस्ताक्षरित

और मुहर _______ (_____) शीट ___

महाप्रबंधक

ओओओ "______"

पूरा नाम"

प्रक्रिया स्वयं इस तरह दिखती है:

1. चादरें लें, उन्हें होल पंच में डालें और एक जगह पर दो या दो से अधिक छेद करें। यदि चादरों की संख्या कम है, तो आप उन्हें सुई या आवारा से छेद सकते हैं, लेकिन आपको सावधान रहने की आवश्यकता है कि कागज को फाड़ें नहीं। धागे को दोनों छेदों से खींचिए ताकि केंद्र बाहर की तरफ हो और पूंछ पीछे की ओर आ जाए। अधिक मजबूती के लिए आपको धागे को दो बार पिरोना होगा।
2. पूंछ को एक गाँठ में बांधें, अतिरिक्त धागे को काट लें (पूंछ की लंबाई छह सेंटीमीटर से अधिक नहीं होनी चाहिए) और कागज के तैयार टुकड़े को शीर्ष पर गोंद दें ताकि यह गाँठ को कवर करे, लेकिन इसे पूरी तरह से छिपाए नहीं। यदि दस्तावेज़ दस वर्षों से अधिक समय तक संग्रहीत किया जाएगा, तो स्टिकर पेपरस पेपर से बनाया गया है।
3. गोंद सूखने के बाद, स्टिकर पर निर्दिष्ट व्यक्ति की मुहर और हस्ताक्षर लगाए जाते हैं, जबकि उन्हें कागज के किनारों से आगे नहीं जाना चाहिए। कभी-कभी गोंद के साथ जानकारी को अतिरिक्त रूप से सुरक्षित करना आवश्यक हो सकता है। कुछ मामलों में, प्रत्येक शीट को प्रमाणित करने के लिए कहा जाता है। इस मामले में, पीठ पर इंगित अधिकृत व्यक्ति के हस्ताक्षर सबसे नीचे रखे जाते हैं।

3 और 4 छेद सिलाई

पूरी सिलाई प्रक्रिया को ऊपर संक्षेप में वर्णित किया गया है। इस मामले में, बन्धन के लिए कई विकल्प हैं: तीन और चार छेद। उनका सामान्य सिद्धांत समान रहता है, केवल विवरण भिन्न होते हैं:

• तीन-छेद वाले मामले को सीवे करने के लिए, आपको चादरों को तीन बार छेदना होगा और धागे को सही ढंग से कसना होगा। छिद्रों के बीच की दूरी तीन सेंटीमीटर से अधिक नहीं होनी चाहिए। केस को पलट दें और धागे को बीच के छेद में पिरोएं (टिप पहली शीट से बाहर निकलनी चाहिए)। फिर धागे को ऊपर के छेद में, फिर नीचे में और अंत में बीच में पास करें। धागे के दोनों सिरे केस के पीछे चिपके रहेंगे, ताकि आप सुरक्षित रूप से एक गाँठ बाँध सकें और कागज का एक टुकड़ा चिपका सकें।
• चार छेदों में सिलाई लगभग समान है, उनके बीच की दूरी लगभग डेढ़ सेंटीमीटर है। दस्तावेज़ को पलट दें और ऊपर से दूसरे छेद के माध्यम से धागे को पिरोएं, फिर इसे नीचे के छेद में पिरोएं। फिर एक साँप बनाओ: नीचे से दूसरा छेद - पहली शीट से ऊपर का छेद - ऊपर से दूसरा छेद, जहाँ से यह सब शुरू हुआ। धागे को एक गाँठ पर बाँधें, चर्मपत्र कागज के एक टुकड़े को गोंद दें और जब आप दस्तावेज़ लौटाएँ तो उस पर हस्ताक्षर करें।

कुछ मामलों में, पांच-छेद फर्मवेयर संभव है, जबकि सिद्धांत बिल्कुल नहीं बदलता है।

इस प्रक्रिया को निम्न वीडियो में चरण दर चरण समझाया गया है:

आपको दस्तावेज़ों को सिलाई करने की आवश्यकता क्यों है

दस्तावेजों को स्टेपल करने की क्षमता की आवश्यकता सभी को हो सकती है: दस्तावेज़ों को व्यवसाय खोलने के लिए आवेदन करने के लिए, निविदा में भाग लेने के लिए, किसी संग्रह या अदालत में दस्तावेज़ जमा करते समय, लेखांकन रिपोर्ट या कर्मियों के दस्तावेज़ों को स्थानांतरित करने के लिए सिले जाते हैं। इसी समय, न केवल मूल, बल्कि महत्वपूर्ण दस्तावेजों की प्रतियों को भी स्टेपल करना आवश्यक है, जिन्हें मांग के स्थान पर स्थानांतरित नहीं किया जा सकता है।

अक्सर, नकद और लेखा दस्तावेजों के साथ-साथ कई लिपिक दस्तावेजों को स्टेपल करना पड़ता है: व्यावसायिक पुस्तकें, डिज़ाइन और कर दस्तावेज़, नोटरी डीड... उनमें से कुछ के पास विशेष फर्मवेयर आवश्यकताएं हैं, जो पहले से सबसे अच्छी तरह से जानी जाती हैं। लेखांकन दस्तावेजों को पांच छेदों के माध्यम से, कर और अभिलेखीय दस्तावेजों को तीन छेदों के माध्यम से सिल दिया जाता है, और नकद दस्तावेजों को अक्सर ऊपरी बाएं कोने से सिल दिया जाता है।

सामान्य नियमों के बावजूद, कुछ उदाहरणों की अपनी विशिष्ट विशेषताएं होती हैं, जिन्हें पहले से स्पष्ट करना बेहतर होता है ताकि बाद में आपको सब कुछ ठीक न करना पड़े। और एक महत्वपूर्ण तथ्य याद रखें: केवल इन अधिकारों वाला कर्मचारी ही दस्तावेजों को स्टेपल कर सकता है।

सिलाई (लेसिंग) दस्तावेज: ए से जेड . तक

दस्तावेजों की सही तैयारी एक श्रमसाध्य और कठिन कार्य है। दरअसल, संस्थानों में उनके विचार का अंतिम परिणाम और इससे जुड़े परिणाम काफी हद तक लगभग हर अक्षर और अल्पविराम पर निर्भर करते हैं।

इस तथ्य के बावजूद कि आज इंटरनेट पर कई गाइड हैं कि कैसे दस्तावेजों को सही ढंग से भरना, तैयार करना और संरचना करना है, आपको उन्हें कहीं भी फ्लैश करने के बारे में पूर्ण और विस्तृत निर्देश मिलने की संभावना नहीं है। हमारे दृष्टिकोण से, दस्तावेज़ की सही सिलाई नीचे दिए गए कारणों से इसकी तैयारी के अन्य सभी चरणों से कम महत्वपूर्ण नहीं है।

पहला यह है कि दस्तावेज़ की गलत सिलाई निश्चित रूप से इसे स्वीकार करने से इनकार करने के लिए एक महत्वपूर्ण कारण के रूप में काम करेगी। जैसा कि आप कल्पना कर सकते हैं, इस तरह के प्रत्येक इनकार में समय, अतिरिक्त प्रयास और वित्तीय लागत बर्बाद होती है। लेकिन इस स्थिति में यह सबसे खतरनाक बात नहीं है।

दूसरा, आपकी कंपनी के दस्तावेजों की खराब-गुणवत्ता या लापरवाह सिलाई का उपयोग इच्छुक पार्टियों द्वारा किया जा सकता है जो आपके पक्ष में नहीं हैं। अर्थात्, महत्वपूर्ण दस्तावेजों को कढ़ाई और भंग किया जा सकता है, और महत्वपूर्ण जानकारी वाली चादरें बदली जा सकती हैं। और प्रतिस्थापन को सिद्ध करना बहुत कठिन होगा।

हमें लगता है कि आपके संगठन और आपके व्यवसाय के भविष्य के लिए मैला फर्मवेयर के क्या विनाशकारी परिणाम हो सकते हैं, इस पर अलग से ध्यान देने की आवश्यकता नहीं है।

विधायी दृष्टिकोण

आज कई नियामक कानूनी कार्य हैं जो न केवल भरने के लिए, बल्कि इस तरह के दस्तावेजों को चमकाने के लिए भी प्रक्रिया को विनियमित करते हैं। उनमें से निम्नलिखित को उजागर करना आवश्यक है:

18 अप्रैल, 2003 एन बीजी-3-09 / 198 के कर और कर्तव्यों के लिए रूसी संघ के मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित एक कानूनी इकाई के राज्य पंजीकरण के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों के कुछ रूपों को भरने की प्रक्रिया पर पद्धति संबंधी स्पष्टीकरण;

धारा 2.6 का खंड 2.6.22। रूस के संस्कृति मंत्रालय का आदेश संख्या 536 दिनांक 8 नवंबर, 2005। "संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय कार्य के लिए आदर्श निर्देश पर";

ए.6.2.2.4। रूस के सेंट्रल बैंक का निर्देश "रूसी संघ के सेंट्रल बैंक (रूस के बैंक) में कार्यालय के काम पर", जिसे 7 दिसंबर, 1992 के आदेश संख्या 02-213 द्वारा अनुमोदित किया गया था;

पी. पी. 4, 5 "कानूनी संस्थाओं के राज्य पंजीकरण के लिए उपयोग किए जाने वाले दस्तावेजों के निष्पादन के लिए आवश्यकताएं, साथ ही व्यक्तिगत उद्यमियों के रूप में", 19 जून 2002 के रूसी संघ की सरकार के डिक्री द्वारा अनुमोदित एन 439 (अक्टूबर को संशोधित) 16, 2003, 26 फरवरी 2004)।

GOST R 51141-98 "कार्यालय का काम और अभिलेखीय व्यवसाय। नियम और परिभाषाएँ।

फ्लैशिंग के लिए आवश्यक बुनियादी अवधारणाएं और उपकरण

उपरोक्त नियामक कृत्यों द्वारा निर्देशित, हम दस्तावेजों की तैयारी के अंतिम चरणों में से एक पर विचार करेंगे, अर्थात् उनका फर्मवेयर।

बेसिक, यानी। जैसे कि सभी प्रकार के दस्तावेजों को फ्लैश करते समय उपयोग किया जाता है, निम्नलिखित सिद्धांत हैं:

अनिवार्य सकल पृष्ठ क्रमांकन, जो एक नियम के रूप में, दस्तावेज़ के प्रत्येक शीट के ऊपरी दाएं कोने में अरबी अंकों में किया जाता है (रूस के सेंट्रल बैंक नंबर 9 के 7 दिसंबर, 1992 के निर्देश के खंड 6.2.2.4) );

दो या दो से अधिक शीट वाले सभी दस्तावेज़ फ़र्मवेयर के अधीन हैं;

सांविधिक दस्तावेजों की प्रतियां भी फ्लैश की जानी चाहिए, केवल इस अंतर के साथ कि फ्लैश करने के बाद उन पर कोई स्टिकर चिपका नहीं जाता है और मुहर नहीं लगाई जाती है;

सिलाई एक विशेष मोटी सिलाई सुई के साथ एक आवारा और सिलाई धागे या सुतली का उपयोग करके की जानी चाहिए। उच्च-गुणवत्ता वाली सिलाई के लिए, एक विश्वसनीय गोंद की आवश्यकता होती है जो लंबे समय तक अपने गुणों को नहीं खोएगा।

फर्मवेयर के लिए चरण-दर-चरण मार्गदर्शिका

अपने दस्तावेज़ों की सही सिलाई के लिए, आपको निम्नलिखित चरणों का कड़ाई से पालन करना होगा:

1. दस्तावेजों की शीट से सभी पिन, पेपर क्लिप और अन्य धातु के स्टेपल हटा दें।

2. सुचारू रूप से और सटीक रूप से, आवश्यक क्रम में, सिलाई की जाने वाली चादरों को मोड़ो, उनकी संख्या की शुद्धता की जांच करना न भूलें।

3. हम एक विशेष awl लेते हैं या, यदि चादरों की संख्या बड़ी नहीं है, तो एक सिलाई सुई और दस्तावेज़ के बाएं मार्जिन के साथ, पाठ भाग से लगभग 1.5 सेमी का इंडेंट बनाकर, हम छेद के माध्यम से 3 बनाते हैं। ये छेद दस्तावेज़ के नीचे के सापेक्ष लंबवत होने चाहिए, और उनमें से प्रत्येक के बीच की दूरी शीट के मध्य भाग के सापेक्ष कम से कम 3 सेंटीमीटर होनी चाहिए।

4. हम धागे की लंबाई 70 सेमी (आपके अग्रभाग की लंबाई से थोड़ी लंबी) के बराबर मापते हैं और इसे सुई के माध्यम से थ्रेड करते हैं;

5. हमारी अधिकतम सुविधा के लिए, आगे के परीक्षण निर्देशों में सिलाई के छेद ऊपर से नीचे तक # 1 से # 3 तक गिने जाएंगे;

6. फिर, चादरों को विस्थापित न करने की कोशिश करते हुए, हम सुई को छेद # 2 से गुजरते हैं, धागे के एक छोर को पीछे की तरफ छोड़ते हैं और सुनिश्चित करते हैं कि यह पूरी सिलाई प्रक्रिया के दौरान इस जगह पर बना रहे।

7. फिर, चादरों के सामने की ओर से, सुई को छेद # 1 से गुजारें;

8. अब जब दस्तावेज़ के पीछे से सुई निकल गई है, तो हम इसे फिर से छेद संख्या 3 से गुजरते हैं, और फिर सामने की तरफ से हम इसे छेद संख्या 2 से गुजरते हैं ताकि धागे के साथ सुई फिर से चालू हो चादरों के पीछे की तरफ।

9. इस प्रकार, हमारे धागे के दोनों सिरे चादरों के पीछे की तरफ थे, जो छेद # 2 और # 3 के माध्यम से पिरोए गए थे।

10. धागे की अतिरिक्त लंबाई को काट लें, उन्हें एक गाँठ में बाँधने के लिए लगभग 6-7 सेमी लंबा सिरों को छोड़ना न भूलें।

11. धागे के सिरों से जितना संभव हो दस्तावेज़ शीट के करीब एक गाँठ बनाएं और इसे आखिरी शीट के पीछे कसकर संलग्न करें।

12. कार्यालय गोंद का उपयोग करके कागज की एक शीट को दो गुणा पांच सेंटीमीटर आकार (स्टिकर) के ऊपर गोंद दें ताकि यह पूरी निर्दिष्ट गाँठ और आंशिक रूप से धागे की शेष लंबाई को कवर कर सके। इस मामले में, धागे के सिरे लगभग 1-2 सेंटीमीटर स्टिकर से मुक्त रहते हैं।

13. कागज की संकेतित शीट पर हम शिलालेख बनाते हैं "___ (शब्दों में ___ संख्या) शीट पर एक मुहर के साथ क्रमांकित, सिले और मुहरबंद" ताकि यह आंशिक रूप से दस्तावेज़ के अंतिम पृष्ठ के पीछे की तरफ जा सके। स्टिकर।

14. हम इस शिलालेख को संबंधित अधिकृत व्यक्ति के हस्ताक्षर और कानूनी इकाई की मुहर के साथ प्रमाणित करते हैं। मुहर की छाप और हस्ताक्षर दोनों को लेबल से परे जाते हुए, अंतिम शीट के हिस्से पर कब्जा करना चाहिए।

"मामले का अभिलेखीय बंधन", अर्थात। गठित अभिलेखीय दस्तावेजों से निपटना उनके बाद के भंडारण और संगठन के संग्रह में उपयोग के लिए तैयार करने की प्रक्रिया में मामलों के पंजीकरण पर काम के निष्पादन का परिणाम है (या केवल अभिलेखीय भंडारण के लिए, यदि कोई संग्रह नहीं है संगठन)।

मामलों का पंजीकरणप्रतिनिधित्व करता है कार्यों का परिसरमामले के विवरण के अनुसार (इसमें निहित दस्तावेजों की संरचना और सामग्री) मामले के कवर पर, अर्थात। एक विशिष्ट शीर्षक के कवर पर डिज़ाइन, मामलों के नामकरण, शीटों की संख्या, मामले के दस्तावेजों की एक आंतरिक सूची का संकलन और मामले की एक सत्यापन शीट की तुलना में निर्दिष्ट, और अंत में, सिलाई, यानी। मामले की फाइलिंग और बाध्यकारी। कार्यों के इस सेट को . भी कहा जाता है दस्तावेजों का अभिलेखीय और तकनीकी प्रसंस्करणअभिलेखीय भंडारण के लिए उनकी तैयारी की प्रक्रिया में (संगठन के संग्रह या राज्य, नगरपालिका संग्रह के लिए वितरण की तैयारी)। अभ्यास से पता चलता है कि संगठन वर्तमान में आउटसोर्स के आधार पर दस्तावेजों के अभिलेखीय और तकनीकी प्रसंस्करण के लिए सेवाओं का आदेश देना पसंद करते हैं, या, चरम मामलों में, अभिलेखीय भंडारण के लिए पहले से गठित और वर्णित मामलों को बांधने के लिए एक प्रशिक्षित बुकबाइंडर को आमंत्रित करते हैं।

दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों के आधार पर, मामलों का पूर्ण या आंशिक पंजीकरण किया जा सकता है:

• मामलों का पूर्ण पंजीकरणकर्मियों और अस्थायी भंडारण (10 वर्ष से अधिक) के संदर्भ में स्थायी भंडारण के दस्तावेजों (फाइलों) पर लागू होता है;
• आंशिक पंजीकरण, जिसमें मामले की शीटों को क्रमांकित करने की अनुमति नहीं है, एक आंतरिक सूची और एक सत्यापन पत्र तैयार नहीं करने के लिए, अस्थायी (10 साल तक सहित) भंडारण के मामलों के संबंध में लागू किया जाता है।

केस दस्तावेज़ों (भंडारण इकाइयों) की आंतरिक सूची के स्थापित रूप और केस सत्यापन पत्रक में पाया जा सकता है:

• विभागीय अभिलेखागार के काम के लिए बुनियादी नियम (08/28/1982 को यूएसएसआर ग्लैवरचिव के बोर्ड के निर्णय द्वारा अनुमोदित, 09/05/1985 नंबर 263 के यूएसएसआर ग्लैवरचिव के आदेश द्वारा अनुमोदित; परिशिष्ट संख्या 4- 5),
• संगठनों के अभिलेखागार के लिए बुनियादी नियम (दिनांक 06.02.2002 के रोसारखिव बोर्ड के निर्णय द्वारा अनुमोदित; परिशिष्ट संख्या 9-10) और
• संघीय कार्यकारी निकायों में कार्यालय के काम के लिए निर्देशों के विकास के लिए पद्धति संबंधी सिफारिशें (23 दिसंबर, 2009 संख्या 76 के रोसारखिव के आदेश द्वारा अनुमोदित; परिशिष्ट संख्या 26-27; इसके बाद - पद्धति संबंधी निर्देश)।

एक मामले के भीतर दस्तावेजों को व्यवस्थित करने के नियम, मामले के कवर पर उनकी संख्या और विवरण पर समान नियामक और कार्यप्रणाली दस्तावेजों में विस्तार से चर्चा की गई है।

मामले का गठन करने वाले दस्तावेज़ हार्ड कार्डबोर्ड कवर में 4 पंचर के लिए हेम्डया intertwinedसभी दस्तावेजों, तिथियों, वीजा और उन पर प्रस्तावों के पाठ को मुफ्त में पढ़ने की संभावना को ध्यान में रखते हुए। फाइलिंग (सिलाई, बंधन) के लिए फाइलें तैयार करते समय, दस्तावेजों के सभी धातु स्टेपल (पेपर क्लिप, स्टेपल) को हटा दिया जाना चाहिए।

कार्डबोर्ड कवर के लिए आवश्यकताएं और कवर पर केस विवरण का रूप (विवरण तत्वों की व्यवस्था) GOST 17914-72 द्वारा स्थापित किया गया है "केस लंबे शेल्फ जीवन के साथ कवर करता है। प्रकार, आकार और तकनीकी आवश्यकताएं ”, जिसकी वैधता 1985 तक बढ़ा दी गई थी और जो बिना किसी संशोधन के, वास्तव में आज भी जारी है। चित्र 2 देखें।

तो, कवर के लिए इस्तेमाल किया जाने वाला कार्डबोर्ड 0.35 से 1.5 मिमी मोटा होना चाहिए (इन आवश्यकताओं को अभिलेखीय कंपनियों द्वारा देखा जाता है जो दस्तावेजों के अभिलेखीय और तकनीकी प्रसंस्करण के लिए आउटसोर्सिंग सेवाएं प्रदान करते हैं), कवर रीढ़ की हड्डी 40 मिमी चौड़ी होनी चाहिए (क्योंकि मोटाई मामला दस्तावेजों की लगभग 250 शीट है, जो कि 4 सेमी है), और इस GOST के अनुसार केस कवर का रूप वर्तमान में मेथोडोलॉजिकल इंस्ट्रक्शन (परिशिष्ट संख्या 25) में अनुशंसित है।

तैयार केस की सिलाई को पूरा करने के लिए, अर्थात। 4 पंचर के लिए एक बांधने की मशीन, एक आवारा, एक ड्रिल, एक बंडल को जकड़ने के लिए एक क्लैंप, बड़ी संख्या की सुइयों, प्राकृतिक लिनन या सूती धागे का उपयोग किया जाता है, लेकिन सिलाई (बाध्यकारी) के लिए विशेष उपकरणों का उपयोग करना सबसे अच्छा है, जो उपलब्ध हैं कार्यालय उपकरण के लिए बाजार।

"अभिलेखीय सिलाई" तकनीक पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए, अर्थात। शिल्प मुद्दा:

1. मामले की संरचना की जाँच की जाती है, जिसमें आंतरिक इन्वेंट्री की शीट पहले स्थित होती हैं, जिन्हें स्वतंत्र रूप से क्रमांकित किया जाता है (1 से Nth तक), फिर केस दस्तावेज़ों की क्रमांकित शीट (1 से लगभग 250 तक), अंत में - मामले का सत्यापन पत्रक।
2. पैक के ऊपर और नीचे, बंधे हुए दस्तावेज़ों के हाशिये के आकार की चौड़ाई के साथ कागज की संकीर्ण चादरें ऊपर और नीचे (बेशक, 35-40 मिमी बेहतर है, लेकिन संभवतः 20-30 मिमी) पर आरोपित हैं। .
3. अस्थायी (10 साल तक) भंडारण के दस्तावेजों के साथ मामले के आंशिक पंजीकरण के अधीन, पैक-केस के नीचे और ऊपर तुरंत कार्डबोर्ड (कवर) की चादरों पर आरोपित किया जाता है।
   जब मामला पूरी तरह से स्थायी भंडारण के दस्तावेजों के साथ पूरा हो जाता है, कर्मियों या अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण के लिए, पैक-केस को पहले सिला जाता है, और फिर मामला स्थापित "प्रिंटिंग" तकनीक के अनुसार बाध्य होता है, जिसके अधीन यह पीवीए गोंद, और सिंथेटिक गोंद का उपयोग करना आवश्यक है - केवल अगर यह क्षय और मोल्ड से सुरक्षित है।
4. पैक को दबाव में, या क्लैंप में, या किसी विशेष उपकरण में जकड़ा जाता है।
5. पैक-केस के पंचर किए जाते हैं:
   • नीचे और ऊपर - पैक के निचले और ऊपरी किनारों की सीमा से 30 मिमी की दूरी पर;
   • नीचे और ऊपर के पंचर से लगभग 80 मिमी की दूरी पर बीच के दो पंचर, उनके बीच की दूरी भी लगभग 80 मिमी होनी चाहिए।
6. एक प्राकृतिक धागे को दो तरीकों में से एक में पंक्चर में पारित किया जाता है:
   • 1 रास्ता(चित्र 1में दिखाया गया है)। धागे के प्रत्येक छोर को एक अलग सुई में पिरोया जाता है (यानी, धागे के दोनों सिरों को प्रत्येक की अपनी सुई में पिरोया जाता है)। धागे को दो सुइयों के साथ सामने की तरफ से दो मध्य पंचर में खींचा जाता है। पीछे की ओर से, धागे को सामने की तरफ ऊपरी और निचले पंक्चर में बाहर लाया जाता है। सामने की ओर से, ऊपरी और निचले पंचर से, धागे को सुइयों के साथ निकटतम मध्य पंचर में पिरोया जाता है। धागे को सुइयों से मुक्त किया जाता है, सीधा किया जाता है, और इसके सिरों को खींचकर बंडल-केस के पीछे बांध दिया जाता है;
   • 2 रास्ते(चित्र 1 में भी दिखाया गया है)। धागे को एक सुई से पिरोया जाता है। बंडल-केस के पीछे से, धागे को नीचे से दूसरे पंचर में पारित किया जाता है (धागे का अंत बाद में बांधने के लिए छोड़ दिया जाता है), सामने की तरफ से हटा दिया जाता है और निचले पंचर में पारित किया जाता है। पीछे की तरफ, धागे को फिर से नीचे से सामने की तरफ दूसरे पंचर में खींचा जाता है। ऊपर से सामने की तरफ, ऊपर से दूसरे पंचर में धागा डाला जाता है और पीछे की तरफ इसे ऊपरी पंचर में ले जाया जाता है। इसके माध्यम से, धागे को सामने की तरफ से ऊपर से दूसरे पंचर में ले जाया जाता है, पास किया जाता है और पैक-केस के पीछे की तरफ प्रदर्शित किया जाता है। पीठ पर, सुई से धागा छोड़ा जाता है और दोनों सिरों को कस कर बांध दिया जाता है।

कार्यालय का काम और दस्तावेज़ प्रवाह कई मायनों में काफी जटिल प्रक्रिया है। यह दस्तावेजों के फर्मवेयर पर भी लागू होता है। वास्तव में, अक्सर ऐसे कागजात जिन्हें दाखिल करने और संग्रह को सौंपने की आवश्यकता होती है, इस तथ्य के कारण वापस कर दिए जाते हैं कि उन्हें गलत तरीके से सिल दिया गया था। दस्तावेजों को सही तरीके से कैसे स्टेपल करें? इस प्रश्न का उत्तर कार्यालय कार्य के लिए कार्यप्रणाली अनुशंसाओं द्वारा दिया गया है, जिन्हें 23 दिसंबर, 2009 के रोसारखिव के आदेश द्वारा अनुमोदित किया गया था।

कानून के मानदंड

सभी लोग नहीं जानते कि उन्हें दस्तावेजों को सिलने की आवश्यकता क्यों है। लेकिन यह पता चला है कि ऐसे कई स्थान हैं जहां आप केवल सही ढंग से सिले हुए कागज ही सौंप सकते हैं। उदाहरण के लिए, अभिलेखागार में या निविदा के लिए दस्तावेज जमा करते समय, और व्यक्तिगत उद्यमियों या कानूनी संस्थाओं के रूप में व्यक्तियों के राज्य पंजीकरण की प्रक्रिया के लिए सही ढंग से सिले हुए दस्तावेजों को जमा करने की आवश्यकता होती है।

मुझे कहना होगा कि आज दस्तावेजों को चमकाने के लिए एक भी निर्देश नहीं है। लेकिन साथ ही, कई मानक अधिनियम हैं जो सिलाई के मामलों सहित विभिन्न दस्तावेजों को बनाए रखने की प्रक्रिया को विनियमित करते हैं।

इस तरह के नियामक कृत्यों में न केवल रोसारखिव की पद्धति संबंधी सिफारिशें शामिल हैं, बल्कि 2005 के रूस संख्या 536 के संस्कृति मंत्रालय का आदेश भी शामिल है, जो कार्यालय के काम के लिए मॉडल निर्देशों को मंजूरी देता है, सेंट्रल बैंक ऑफ रूस का निर्देश, जो परिभाषित करता है सेंट्रल बैंक में कागजी कार्रवाई के मुख्य प्रावधान, साथ ही दस्तावेजों के कुछ रूपों को भरने की प्रक्रिया पर पद्धतिगत स्पष्टीकरण, जो कर और कर्तव्यों के मंत्रालय के आदेश द्वारा अनुमोदित हैं, और निश्चित रूप से, GOST आर 51141.

यह ध्यान देने योग्य है कि आपको उन सभी दस्तावेजों को सिलाई करने की आवश्यकता है जो आकार में एक से अधिक शीट हैं।

यह कानूनी संस्थाओं के वैधानिक दस्तावेजों की प्रतियों पर भी लागू होता है (सिले हुए मूल और प्रतियों के बीच का अंतर यह है कि प्रतियों पर मुहर नहीं है)। इसके अलावा, दस्तावेज़ दाखिल करते समय, सभी पृष्ठों को क्रमांकित किया जाता है। यह अरबी अंकों में किया जाता है, जो प्रत्येक शीट के ऊपरी दाएं कोने में चिपका होता है। सिलाई के लिए, विशेष धागे (या सुतली), एक सिलाई सुई और एक अवल का उपयोग किया जाता है। और अंतिम पृष्ठ के पीछे एक पुष्टिकरण स्टिकर चिपकाया जाना चाहिए जो सिले हुए पृष्ठों की संख्या, संगठन की मुहर और प्रमुख (या एक अधिकृत व्यक्ति) के हस्ताक्षर को दर्शाता है।

कवर

दस्तावेज़ दाखिल करते समय, प्रत्येक मामले के लिए सही कार्डबोर्ड कवर का ध्यान रखना उचित है। कवर हो सकते हैं:

• मानक
• गैर मानक
• दीर्घावधि संग्रहण

मानक कवर आमतौर पर 229x324 मिलीमीटर आकार के होते हैं और मानक शीट पर निष्पादित दस्तावेजों को स्टेपल करते समय उपयोग किए जाते हैं। गैर-मानक कवर के लिए, वे आवश्यक हैं यदि आपको मानक आकार से बड़ी चादरों को हेम करने की आवश्यकता है। फिर चादरों के आकार के अनुसार आवरण बनाया जाता है।

हार्ड कार्डबोर्ड कवर का उपयोग उन मामलों में किया जाता है जहां आपको लंबी अवधि के भंडारण (पच्चीस वर्ष से) के लिए दस्तावेजों को सिलाई करने की आवश्यकता होती है। और राज्य अभिलेखागार में दस्तावेजों की डिलीवरी के लिए, एसिड मुक्त कार्डबोर्ड से बने कवर का उपयोग किया जाता है।

इन्वेंटरी सब कुछ का प्रमुख है

दस्तावेजों के प्रत्येक अलग-अलग सिले सेट को एक सूची के साथ आपूर्ति की जानी चाहिए, जिसमें कुछ जानकारी होनी चाहिए, अर्थात्:

• दस्तावेज़ का शीर्षक;
• इन्वेंट्री की तारीख;
• शीर्षक और एनोटेशन (यह बताता है कि दस्तावेज़ीकरण के इस सेट की आवश्यकता क्यों है);
• फाइलिंग में उपलब्ध सभी दस्तावेजों की एक सूची (प्रत्येक के लिए चादरों की संख्या इंगित की गई है);
• प्रभारी व्यक्ति का उपनाम, स्थिति और हस्ताक्षर - सूची का संकलनकर्ता।

इन्वेंट्री नंबरिंग के अधीन नहीं है और इस तरह दिख सकती है:

बंद ज्वाइंट स्टॉक कंपनी

"पूर्व"

सेंट पीटर्सबर्ग 00.00.0000

दस्तावेजों की सूची

कुल __________________________________________________ दस्तावेज़।

(संख्याओं और शब्दों में)

क्लर्क ____________________ पेट्रोवा ए.आई.

मैं शीट्स को कैसे नंबर करूं?

शीटों को क्रमांकित करते समय ध्यान रखने योग्य कुछ नियम हैं:

• यह चादरें हैं जो क्रमांकित हैं, पृष्ठ नहीं;
• इन्वेंट्री नंबरिंग के अधीन नहीं है;
• यदि दस्तावेजों के ढेर में पत्र हैं, तो लिफाफे को पहले ही गिना जाता है, और फिर सभी संलग्न शीट एक-एक करके;
• दस्तावेजों के पाठ को छुए बिना, प्रत्येक शीट के ऊपरी दाएं कोने में नंबर चिपकाए जाने चाहिए;
• अरबी अंकों में आरोही क्रम में क्रमांकन किया जाता है;
• यदि मामले में कई खंड होते हैं, तो प्रत्येक खंड के लिए अलग-अलग अंकन किया जाता है, और मामलों के अनुलग्नक, जो स्वतंत्र संस्करणों के रूप में जारी किए जाते हैं, को भी अलग से क्रमांकित किया जाता है;
• यदि मामले में कई शीटों के दस्तावेज़ हैं जिनकी अपनी संख्या है (मुद्रित संस्करणों सहित), तो उन्हें अभी भी सामान्य क्रम में क्रमांकित किया जाना चाहिए;

• बड़े प्रारूपों की शीट - ए 2, ए 3 - को ऊपरी दाएं कोने में विस्तारित और क्रमांकित किया जाना चाहिए, और फिर एक किनारे से घिरा होना चाहिए;
• कसकर चिपके हुए टुकड़ों (रसीदों, चालानों, समाचार पत्रों की कतरनों, अर्क, तस्वीरों) के साथ एक शीट को एक शीट के रूप में गिना जाता है, लेकिन इसकी पीठ पर या नीचे (यदि जगह है) तो चिपके हुए दस्तावेजों की एक सूची को संकलित करना आवश्यक है हाथ, जबकि कॉलम "नोट" या प्रमाणन शिलालेख में मामले की सामान्य सूची में, यह इंगित करना अनिवार्य है कि 00 टुकड़ों की मात्रा में ऐसे दस्तावेज या तस्वीरें शीट नंबर 00 पर सूची के अनुसार चिपकाई जाती हैं। शीट के पीछे;
• यदि फोटो, रसीदें, प्रमाण पत्र केवल एक किनारे से शीट से चिपके होते हैं, तो उन्हें मामले की संख्या के क्रम में अलग-अलग दस्तावेजों के रूप में गिना जाता है;
• यदि मामले में आरेख, चित्र या तस्वीरें, साथ ही अन्य विशिष्ट अनुलग्नक हैं, जो एक स्वतंत्र शीट हैं, तो उन्हें पीछे के ऊपरी बाएं कोने में क्रमांकित किया जाना चाहिए;
• कई शीटों से चिपके हुए नक्शे या योजनाओं को एक शीट के रूप में गिना जाता है, और सामान्य सूची में, "नोट" कॉलम में और नक्शे के पीछे, ग्लूइंग में शीट की संख्या इंगित करते हैं।

नंबरिंग त्रुटियां

यदि मामले की संख्या (लापता पत्रक) में मामूली त्रुटियां की गई हैं, तो, अभिलेखीय कर्मचारियों के साथ समझौते में, पत्र क्रमांकन के उपयोग की अनुमति है। इसका मतलब यह है कि सभी नंबर वाली शीट एक ही नंबर के साथ रहती हैं, और सामने की शीट की संख्या एक अक्षर (अक्षर) के साथ छोड़ी गई शीट पर डाल दी जाती है। उदाहरण के लिए, 5, 6, 6a, 7 ...

लेकिन अगर केस नंबरिंग में घोर त्रुटियां हुई हों, उदाहरण के लिए, एक तरफ चिपकाए गए छोटे दस्तावेजों की संख्या नहीं थी, तो नंबरिंग को फिर से करना होगा। इसका मतलब यह है कि पुरानी संख्याओं को एक तिरछी रेखा से सावधानीपूर्वक पार करने की आवश्यकता होगी, और इसके आगे सही संख्या डालनी होगी। यदि नंबरिंग को फिर से किया गया है, तो एक नया प्रमाणन शिलालेख भी बनाया जाना चाहिए। इस मामले में, पुराने शिलालेख को मामले से नहीं हटाया गया है, लेकिन बस पार किया गया है।

मैं दस्तावेजों को स्टेपल कैसे करूं?

दस्तावेजों को केवल अधिकृत कर्मचारियों द्वारा विशेष धागे (बैंक सुतली, एलएसएच-210 धागे) और सुइयों का उपयोग करके सिला जाना चाहिए। दस्तावेज़ों को सिलने के लिए (यह किया जाना चाहिए ताकि यदि आवश्यक हो तो आप मामले को पढ़ सकें), बाएं हाशिए में (पाठ से लगभग 1.5 सेंटीमीटर), तीन छेद एक अवल के साथ बनाए जाते हैं, एक के ऊपर एक: केंद्रीय एक सख्ती से बीच में स्थित होना चाहिए, और केंद्र और ऊपर (नीचे) पंचर के बीच की दूरी तीन सेंटीमीटर होनी चाहिए। यदि मामला बहु-पृष्ठ है, तो पंचर एक अवल के साथ प्रदर्शन करने के लिए अधिक सुविधाजनक होते हैं, और अधिक नाजुक मामलों के लिए आप एक छेद पंच का उपयोग कर सकते हैं। मामले की पहली और आखिरी शीट को यांत्रिक क्षति से बचाने के लिए, सिलाई साइट पर कार्डबोर्ड की पतली स्ट्रिप्स को गोंद करना बेहतर होता है जिसके माध्यम से धागा पारित किया जाएगा। दस्तावेजों को स्टेपल करने के लिए, आपको लगभग सत्तर सेंटीमीटर लंबे धागे की आवश्यकता होती है।

स्पष्टीकरण की सुविधा के लिए, आइए पंचर को सशर्त रूप से संख्या दें: # 1 - शीर्ष, # 2 - केंद्रीय, # 3 - नीचे। आपको सिलाई के पीछे धागे के एक छोर को छोड़कर, छेद # 2 के माध्यम से सुई को थ्रेड करके शुरू करने की आवश्यकता है। उसके बाद, हम सुई को सामने की तरफ से छेद # 1 में पास करते हैं। एक बार जब धागे का अंत और सुई मामले के पीछे हो, तो आपको छेद # 3 के माध्यम से सुई को सामने की तरफ लाने की जरूरत है, और फिर छेद # 2 के माध्यम से पीछे की तरफ वापस लाने की जरूरत है। केस को तीनों पंचर से सिल दिया गया है, और अब आप पीठ पर एक गाँठ बाँध सकते हैं। गाँठ को बहुत कसकर बांधा जाता है, जितना संभव हो आखिरी शीट के करीब, और गोंद और एक प्रमाणित स्टिकर के साथ सुरक्षित किया जाता है। इस मामले में, धागे के सिरे मुक्त और दृश्यमान होने चाहिए।

पुष्टिकरण शिलालेख

मामले को सिलने और क्रमांकित करने के बाद, एक प्रमाणन शिलालेख बनाना आवश्यक है। यह एक अलग शीट पर किया जाता है और केस की आखिरी शीट के पीछे स्थित होता है। इस शिलालेख में मामले में (संख्याओं और शब्दों में), साथ ही, यदि आवश्यक हो, मौजूदा दस्तावेजों की विशेषताओं और उनकी स्थिति (फोटो, चित्र, चित्र, धब्बों की उपस्थिति, फटे हुए) की संख्या को इंगित करना चाहिए। या क्षतिग्रस्त चादरें)। प्राधिकरण पत्र पर प्रमुख या अधिकृत संकलक द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, जो उसकी स्थिति और हस्ताक्षर के डिक्रिप्शन को भी इंगित करता है। प्रमाणन शिलालेख 5 गुणा 6 सेंटीमीटर मापने वाले स्टिकर पर बनाया गया है। इसे उच्च-गुणवत्ता वाले गोंद से चिपकाया जाना चाहिए जो लंबे समय तक भंडारण का सामना करेगा, गाँठ और धागे के कुछ हिस्सों को ठीक करें (सिरों को मुक्त छोड़कर) जिसके साथ मामले को सिला जाता है, और एक सील के साथ सील कर दिया जाता है। इस मामले में, सील को चिपका दिया जाना चाहिए ताकि प्रिंट आंशिक रूप से स्टिकर पर और आंशिक रूप से केस की शीट पर हो।

दस्तावेजों को सही तरीके से कैसे और किस धागे से फाइल करें।

सही सिलाई आपके दस्तावेज़ों को व्यवस्थित करना आसान बनाती है। कई दस्तावेज़ संग्रह में स्थानांतरित किए जाते हैं। निरीक्षण अधिकारियों को दस्तावेज जमा करने के लिए सिले हुए मल्टी-शीट दस्तावेजों को स्टोर करना अधिक सुविधाजनक है। कागजात पूरी सुरक्षा में रहते हैं, प्रतिस्थापन, जालसाजी या नुकसान की संभावना को बाहर रखा गया है।

• दस्तावेजों के सही फर्मवेयर का मुद्दा न केवल सरकारी एजेंसियों के कर्मचारियों को, बल्कि छोटे व्यवसायों के प्रतिनिधियों को भी चिंतित करता है।
• यदि फर्मवेयर सही ढंग से निष्पादित नहीं होता है, तो पंजीकरण प्रक्रिया अनिश्चित काल के लिए विलंबित हो सकती है। सही फर्मवेयर अधिकतम दस्तावेज़ सुरक्षा की गारंटी है।

आप मौजूदा आवश्यकताओं के अनुसार फर्मवेयर कैसे चला सकते हैं? अगर कार्यालय के कागजात चमकाने के लिए नियमों का कोई स्पष्ट सेट नहीं है तो पहली बार सब कुछ कैसे करें? इस लेख की सामग्री फ्लैशिंग प्रलेखन के विभिन्न तरीकों के लिए समर्पित है।

• यदि आपको कई शीटों पर कार्यालय के कागजात को जकड़ना है, तो सबसे पहले आपको नियमों से खुद को परिचित करना होगा। बेशक, पहली बात जो दिमाग में आती है वह है गोंद या स्टेपलर। बहु-पृष्ठ दस्तावेज़ों को चिपकाया नहीं जा सकता है। लेकिन आप उन्हें एक साथ कैसे सिलते हैं? आखिरकार, गलत फर्मवेयर, कम से कम, एक निकाय को पंजीकृत करने से इनकार कर सकता है जिसके लिए दस्तावेजों के पैकेज की आवश्यकता होती है।
• यदि नियमों और नमूनों का कोई सेट नहीं है तो क्या करें, और कागज को सिलाई करना असंभव है जैसा कि यह निकला है, और जैसा होना चाहिए वैसा नहीं। इस तथ्य के बावजूद कि सिलाई प्रलेखन के लिए कोई स्पष्ट निर्देश नहीं हैं, प्राधिकरण की विशिष्ट आवश्यकताओं पर ध्यान देना आवश्यक है जो दस्तावेजों के सिले पैकेज के रूप में जानकारी का अनुरोध करता है।
• दस्तावेजों को चमकाने के लिए सामान्य सिफारिशों से खुद को परिचित करना भी उपयोगी होगा, जिसमें एक से अधिक शीट शामिल हैं। वे 2009 ब्रोशर या दिशानिर्देशों में एकत्र किए गए हैं। 2004 के लिए एक ब्रोशर भी है। यह एलएलसी प्रलेखन के पंजीकरण के लिए अधिक उपयुक्त है।

• ब्रोशर में वर्णित चादरों को सिलने के तरीके उन दस्तावेजों को संदर्भित करते हैं जिन्हें 10 से अधिक वर्षों तक रखा जाना चाहिए।
• एक नियमित सुई और भारी धागे का उपयोग करके बहु-पृष्ठ दस्तावेजों की सिलाई की जाती है। लेकिन यह कैसे सीखें कि एंटरप्राइज़ दस्तावेज़ीकरण को ठीक से कैसे फ्लैश किया जाए? आखिरकार, यह क्षमता पूरे नौकरशाही या व्यावसायिक गतिविधियों में एक से अधिक बार काम आएगी।

कौन से दस्तावेज सिले जा रहे हैं?

• चालू वर्ष के लिए मानव संसाधन प्रलेखन
• लेखांकन दस्तावेज
• क्लर्क के इनकमिंग और आउटगोइंग डॉक्यूमेंटेशन
• कर के लिए दस्तावेज
• FIU के साथ रिपोर्ट दाखिल करने के लिए दस्तावेज
• बैंक के विभिन्न विभागों को दस्तावेज
• निविदा दस्तावेज
• वैधानिक दस्तावेजों की प्रतियां
• विशेष रूप से महत्वपूर्ण समझौतों के समापन के लिए दस्तावेज
• लाभ बहीखाता
• नोटरीकृत प्रतियां और अनुवाद
• संग्रह में जमा करने के लिए दस्तावेज तैयार करते समय

• यह एक सुई और धागे के साथ दस्तावेजों के एक पैकेज को सिलाई करने के लिए प्रथागत है। यह आपको उनकी अखंडता को बनाए रखने की अनुमति देता है: इस प्रकार के कागज में इसे बदलना मुश्किल होगा, जो आज बहुत महत्वपूर्ण है।
• कभी-कभी दस्तावेजों की सिलाई के लिए स्टेपलर का उपयोग करने की अनुमति होती है। आदर्श विकल्प विशेष उपकरणों का उपयोग करना है।
• कई संगठनों के लेखाकार लेखांकन सॉफ्टवेयर के साथ काम करने के लिए स्विच कर रहे हैं। उन्हें कागज पर डुप्लिकेट करने की आवश्यकता नहीं है। इसके लिए ऑनलाइन एकाउंटिंग है। डिजिटल हस्ताक्षर के साथ हस्ताक्षरित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का कानूनी अर्थ कागजी दस्तावेजों (उदाहरण के लिए, चालान) के समान होता है।
• लेकिन, डिजिटल प्रारूप में दस्तावेज़ीकरण के साथ काम करने की सादगी के बावजूद, हमें लंबे समय तक सामान्य कागज़ के दस्तावेज़ीकरण से निपटना होगा, इसके अलावा, कुछ दस्तावेज़ों की तैयारी अभी आवश्यक है।

कार्यालय प्रलेखन के अलग-अलग अर्थ हैं। दस्तावेज़ मामले की मोटाई, चादरों के आकार में भिन्न होते हैं। यही कारण है कि दस्तावेज़ीकरण को अद्यतन करने के कई तरीके हैं।

वस्तुओं की सिलाई के लिए क्या बाहरी अंतर हो सकते हैं:

• एक दस्तावेज़ जिसमें 2 या अधिक A4 शीट होते हैं
• विभिन्न दस्तावेजों से युक्त नकद दस्तावेजों सहित लेखांकन दस्तावेज, कार्डबोर्ड बॉक्स में संग्रहीत किए जाते हैं

दस्तावेज़ों को स्टेपल करने के लिए मुझे किस धागे का उपयोग करना चाहिए?

• यदि आप दस्तावेज दाखिल करने के बारे में गंभीर नहीं हैं, तो डिलीवरी के लिए तैयार किए गए फर्मवेयर को पूरी तरह से फिर से करने की आवश्यकता के साथ आपको वापस लौटाया जा सकता है। इसलिए, दस्तावेजों के फर्मवेयर में घोर गलतियाँ करने से पहले सिलाई के नियमों और बुनियादी आवश्यकताओं से खुद को परिचित करने की सलाह दी जाती है।
• समस्या को हल करने का एक अन्य विकल्प पेशेवरों की ओर मुड़ना है। यदि फर्मवेयर प्रलेखन के मुद्दे का अध्ययन करने का समय नहीं है, तो आप इसे एक प्रिंटिंग कंपनी के विशेषज्ञों को सौंप सकते हैं। कवर के साथ प्लास्टिक या धातु के स्प्रिंग वाले दस्तावेज़ों को सिलने में 10-30 मिनट का समय लगेगा।
• लेकिन आपके दस्तावेज़ों को किसी तृतीय-पक्ष संगठन को सौंपने में एक निश्चित जोखिम है: कागजात में व्यावसायिक रहस्य हो सकते हैं।
• इसलिए, साधारण धागे या स्टेपलर का उपयोग करके विभिन्न प्रारूपों के दस्तावेज़ीकरण को फ्लैश करने के तरीके पर एक बार निर्देशों को ध्यान से पढ़ना सार्थक है।

• दस्तावेज़ीकरण को बैंक सुतली, पतले लैवसन टेप या सिलाई के धागों से सिल दिया जाता है। लेकिन अगर ऐसे धागे नहीं हैं, तो साधारण कठोर धागे करेंगे।
• 2-3 चादरें साधारण धागे से सिल दी जाती हैं। मजबूती के लिए इसे आधा मोड़ना पड़ता है। सिलाई की प्रक्रिया चादरों में छेद करने से शुरू होती है। इकट्ठे चादरों के पीछे से सिलाई की जाती है।
• सुई को पहले बीच के छेद में डाला जाता है। दोहरे फर्मवेयर का उपयोग करना बेहतर है। जब स्टेपलिंग पूरा हो जाता है, तो केंद्र के छेद में एक सुई और धागा डाला जाता है और एकत्रित दस्तावेजों के पीछे की ओर जाता है। धागे के शेष सिरे को एक गाँठ से बाँध लें।

धागे के साथ प्रलेखन कैसे सिलाई करें

सहायक उपकरण तैयार करना:

• उपयुक्त धागा मोटाई के साथ सुई
• सिले जाने वाले दस्तावेज़
• कागज में पंक्चर बनाने के लिए एक अवल या अन्य उपकरण
• संगठन टिकट
• स्टेशनरी गोंद

हम दस्तावेज़ को 3 चरणों में सीवे करते हैं:

• चमकती के लिए कागजात तैयार करना। ऐसा करने के लिए, आपको उन्हें समूहों में व्यवस्थित करने की आवश्यकता है।
• जाँच कर रहा है कि क्या नंबरिंग सही है
• हम सिलाई करते हैं
• हम एक साथ शिलालेख डिजाइन करते हैं।
• हम एक आंतरिक सूची तैयार कर रहे हैं।
• हम तैयार मामले को प्रमाणित करते हैं

दस्तावेजों के सिले हुए पैकेज के लिए, निम्नलिखित की अनुमति है:

• दस्तावेजों को व्यवस्थित करने के चरण को छोड़ें
• बिना नंबर के दस्तावेज बांटे
• प्रमाणीकरण शिलालेख के बिना दस्तावेज जमा करना संभव है

चरण 1:

• हम कागजात बिछाते हैं क्योंकि वे दस्तावेज़ में स्थित होने चाहिए। हम ऊपरी दाएं कोने में संख्याओं के साथ प्रत्येक पृष्ठ को नंबर देते हैं। इसके लिए हम एक साधारण पेंसिल का प्रयोग करेंगे।
• हम पंचर बनाते हैं। यदि हमारा दस्तावेज़ कई शीटों से बना है, तो सुई और धागे से पंचर बनाना आसान है। हम एक बहु-पृष्ठ दस्तावेज़ को एक awl के साथ छेदते हैं या एक तेज कील का उपयोग करते हैं। कागज को छेदने की प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाने के लिए, हम एक हथौड़ा लेते हैं।
• कितने छेद करने हैं? यह उस संगठन की आवश्यकताओं पर निर्भर करता है जो दस्तावेजों का अनुरोध कर रहा है। पंचर को समान रूप से बाएं हाशिये पर फैलाया जाना चाहिए। छेद शीट के बीच में बने होते हैं, उनके बीच की दूरी 3 सेमी है।

• महत्वपूर्ण दस्तावेजों के लिए पांच छेद किए जाते हैं। कागज को प्रतिस्थापन से बचाने का यह सबसे विश्वसनीय तरीका है।
• हम दस्तावेज़ को प्रमाणित करते हैं: हम कागज का एक टुकड़ा 5-6 सेमी आकार में तैयार करते हैं। हम उस पर संख्याओं और शब्दों में सिले चादरों की संख्या को इंगित करते हैं। हम यहां उस व्यक्ति की स्थिति, उपनाम, नाम और संरक्षक जोड़ते हैं जो दस्तावेजों को प्रमाणित करता है।

• हम गोंद लगाते हैं और इस शीट को उस जगह पर रख देते हैं जहां गाँठ स्थित है और धागे अभिसरण करते हैं। हम धागों के छोटे सिरों को पत्ती के पीछे लाते हैं ताकि वे स्वतंत्र रूप से लटकें। प्रमाणक दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करता है। यदि दस्तावेज़ पर मुहर है या यह आवश्यक है, तो हम मुहर लगाते हैं। यहां आपको सिर्फ हस्ताक्षर नहीं करना चाहिए या मुहर नहीं लगानी चाहिए, बल्कि ऐसा करना चाहिए कि हस्ताक्षर और मुहर का हिस्सा चिपकाई गई शीट की सीमा से आगे निकल जाए।

• एक अवल की मदद से हम तीन छेद करते हैं। उनके बीच 3-5 सेमी की दूरी होनी चाहिए।
  हम इकट्ठी चादरों के पीछे मध्य पंचर के माध्यम से सुई को शुरू करते हैं, जिससे धागे का एक टुकड़ा 7 सेमी से अधिक हो जाता है।
• हम शीर्ष पर स्थित छेद के माध्यम से सुई को सामने की ओर लाते हैं। सुई और धागे को पीछे से नीचे के छेद से खींचे।
• हम सामने की तरफ से मध्य पंचर में एक सुई खींचते हैं। धागे को अब काटा जा सकता है, कम से कम 7 सेमी की लंबाई छोड़कर।
• हमने धागे के दो अवशेष बनाए हैं: ऊपरी छेद में और बीच में। हम उन्हें एक साथ जोड़ते हैं।
  एक आयताकार पत्ता तैयार करें और इसे परिणामस्वरूप गाँठ पर चिपका दें।

वीडियो: थ्री-होल डिप्लोमा कैसे सीवे?

• दस्तावेजों को चमकाने का एक अधिक विश्वसनीय तरीका चार पंचर में है। हम 4 छेद बनाते हैं। ऊपर से दूसरे छेद से सीना। हम सुई को ऊपरी पंचर में डालते हैं, ऊपरी हिस्से में दूसरे छेद पर लौटते हैं, और फिर तीसरे पर। चौथे पंचर के माध्यम से हम सुई को दस्तावेज़ के पीछे भेजते हैं।
• यह सुई को सामने की ओर से तीसरे छेद में डालने के लिए बनी हुई है। नीचे दी गई तस्वीर आपको बताएगी कि दस्तावेजों को चार पंचर में कैसे सिलना है।

आपको क्या ध्यान देना चाहिए:

• हम फर्मवेयर को सख्ती से लंबवत बनाते हैं और समरूपता का निरीक्षण करते हैं
• दस्तावेजों में छेद बाएं हाशिये के साथ होना चाहिए
• शीट के किनारे से बॉर्डर 1.5-2 सेमी . है
• पहली बार दस्तावेज़ के पीछे से सुई डाली जाती है

वीडियो: दस्तावेजों की सिलाई कैसे करें?

एक कोने पर दस्तावेज़ कैसे सिलें: एक आरेख

कभी-कभी किसी दस्तावेज़ को एक कोने के पीछे सिलाई करने की आवश्यकता होती है। इसे सही कैसे करें, वीडियो देखें।

वीडियो: दस्तावेज़ों को स्टेपल कैसे करें?

स्टेपलर स्टेपलर के साथ स्टेपलिंग दस्तावेज़

स्टेपलर पेपर क्लिप के साथ दस्तावेज़ कैसे सिलाई करें - वीडियो देखें।

वीडियो: दस्तावेजों को ठीक से कैसे सिलाई जाए?

दाखिल करते समय मैं अपने दस्तावेज़ के पृष्ठों को सही ढंग से कैसे क्रमांकित करूं?

• हम चादरों पर अरबी अंक डालते हैं
• हम इसके लिए एक साधारण पेंसिल का उपयोग करते हैं।
• हम संख्याओं को आरोही क्रम में रखते हैं
• हम शीट नंबर करते हैं, पेज नहीं (दस्तावेजों की अपनी नंबरिंग हो सकती है)
• हम दस्तावेज़ के पाठ को छुए बिना, पृष्ठ संख्या को ऊपरी दाएं कोने में रखते हैं।
• आवेदन सामान्य क्रम में गिने जाते हैं।
• अक्षरों की संख्या इस प्रकार है: हम लिफाफे पर नंबर डालते हैं, और उसके बाद ही हम पत्र में निहित शीटों को नंबर देते हैं
• दस्तावेज़ों के कई खंड अलग-अलग गिने जाते हैं
• एक अलग मात्रा में आवंटित आवेदनों को भी अलग से क्रमांकित किया जाता है
• यदि दस्तावेजों को कागज की एक बड़ी शीट पर खींचा जाता है, तो हम ऊपरी दाएं कोने में नंबर लगाते हैं, एक किनारे के नीचे झुकते हैं और हेम करते हैं
• दस्तावेज़ में इंगित अलग-अलग टुकड़ों के लिए (उदाहरण के लिए, चेक), हम एक सूची तैयार करते हैं, और यह दस्तावेज़ सामान्य क्रम में क्रमांकित होता है।

कर कार्यालय के लिए दस्तावेजों की सिलाई कैसे करें: नियम, नमूना

• एक फर्मवेयर में शीट की संख्या - 150 . से अधिक नहीं
• दस्तावेजों को इस तरह से सिला जाता है कि तारीखें, वीजा पठनीय रहें
• कर निरीक्षक को दस्तावेज़ की एक प्रति की आवश्यकता हो सकती है, इसलिए कागजात को इस तरह से स्टेपल करना आवश्यक है कि स्कैनिंग या अन्य प्रतिलिपि के लिए फर्मवेयर को तोड़ने की कोई आवश्यकता नहीं है
• दस्तावेज़ में सभी शीट क्रमांकित हैं (क्रमांकन एक से शुरू होता है: 1, 2, 3)
• दस्तावेजों को 2-4 तरीके से स्टेपल किया जाता है। धागे को पीछे की ओर लाया जाता है और बांधा जाता है।
• कागज का एक टुकड़ा (इसका आकार 3x5 सेमी है) एक प्रमाणन शिलालेख और एक मुहर के साथ गाँठ से चिपका हुआ है।

• लॉग बुक को हार्डकवर का उपयोग करके सिला जाता है। भंडारण की लंबी अवधि के लिए दस्तावेज़ की उचित उपस्थिति को संरक्षित करने के लिए यह आवश्यक है।
• दस्तावेज क्रमांकित हैं।
• लॉग बुक को किसी भी नियामक आवश्यकताओं को देखे बिना एक साधारण मोटे धागे से सिला जाता है।

फर्मवेयर के लिए, आप निम्नलिखित सामग्रियों का उपयोग कर सकते हैं:

• बैंक सुतली
• नियमित धागे नंबर 10 (बड़ी संख्या में टांके के साथ सिलना)
• पतली लंबी फीता
• कठोर या सिलाई धागा
• रिकॉर्ड को बाहरी हस्तक्षेप से बचाने के लिए सिले हुए दस्तावेज़ को सील कर दिया गया है

लॉग बुक चमकाने की प्रक्रिया:

• हम एक छेद पंच या एक अवल के साथ तीन छेद तैयार करते हैं (हम पत्रिका के मार्जिन में बाईं ओर छेद बनाते हैं)
• पत्रिका के पीछे से धागे को चरम छेद में डालें
• हम धागे को सामने की तरफ लाते हैं और किनारों को फैलाते हैं, उन्हें संरेखित करते हैं
• हम धागे के सिरों (खंड 6-8 सेमी होना चाहिए) को केंद्र में छेद में डालते हैं और इसे पीछे की ओर खींचते हैं
• अपर्याप्त रूप से मजबूत धागे का उपयोग करते समय, प्रक्रिया दोहराई जाती है
• हम धागे के सिरों को पीछे की तरफ से एक गाँठ के साथ बाँधते हैं, केंद्रीय धागे को पकड़ते हैं जो चरम छेद से होकर गुजरता है
• हम धागे के सिरों को पत्रिका में गोंद करते हैं, और शीर्ष पर हम एक छोटी चौकोर शीट को गोंद करते हैं, जिस पर जिम्मेदार व्यक्ति संकेत और संकेत देता है
• हम फर्मवेयर की तारीख का संकेत देते हैं

एक लेखा नोटबुक को कैसे फ्लैश करें: एक नमूना

वीडियो: एक व्यक्तिगत उद्यमी दस्तावेजों को कैसे फ्लैश कर सकता है?

अभिलेखागार के लिए फर्मवेयर

आप वीडियो से संग्रह के लिए दस्तावेजों को चमकाने की विशेषताओं के बारे में जानेंगे।

वीडियो: आर्काइव फोल्डर को कैमरे पर फाइल करना - एक विस्तृत विवरण

दस्तावेजों के साथ एक फ़ोल्डर कैसे फ्लैश करें?

दस्तावेज़ों के साथ एक फ़ोल्डर को चमकाने की प्रक्रिया वीडियो में दिखाई गई है।

वीडियो: फ़ाइल फ़ाइल करें

केस कैसे सिलें?

केस को सही तरीके से कैसे दर्ज करें, देखें वीडियो।

वीडियो: फाइल फाइलिंग (पहला विकल्प)।

वीडियो: फाइल फाइलिंग (दूसरा विकल्प)