व्यवसाय ईमेल नियम. व्यवसाय पत्र शिष्टाचार

तत्त्वतः, आपण कसे आणि कोणत्या माध्यमाने तयार आणि पाठवू शकता याबद्दल प्रश्न उद्भवू नयेत. तथापि, जेव्हा औपचारिक पत्रांचा विचार केला जातो तेव्हा प्रत्येकजण हे कार्य त्वरित सुरू करण्यास तयार नाही, विशेषत: जेव्हा पत्राच्या लेखकाला त्याचे उत्तर मिळण्याची अपेक्षा असते. मी तुम्हाला व्यावसायिक पत्रव्यवहाराचे थोडेसे रहस्य सांगेन, पत्र जितके अधिक कठोर आणि त्याच्या शैलीमध्ये तयार केले जाईल, प्राप्तकर्त्याकडून प्रतिसाद मिळण्याची शक्यता जास्त असेल. या ट्युटोरियलमध्ये, मी तुम्हाला काही नमुने ईमेल दाखवणार आहे जे वापरकर्त्यांना त्यांची स्वतःची शैली परिभाषित करण्यात आणि भविष्यात सर्वात सक्षम मार्गाने संदेश लिहिण्यास मदत करतील.

सुरूवातीस, आपण जे पत्र तयार करणार आहोत ते कोणत्या प्रकारचे पत्र असेल हे ठरवावे लागेल. मी सर्व आउटगोइंग ईमेलचे तीन मुख्य प्रकारांमध्ये वर्गीकरण करतो:

• व्यवसाय प्रस्ताव
• व्यवसाय चौकशी
• मैत्रीपूर्ण पत्ता

त्यानुसार, सर्व तीन प्रकारांसाठी, माझ्याकडे टेम्पलेट टेम्पलेट्स आहेत, दोन्ही साध्या मजकूर फाइल्सच्या स्वरूपात आणि टेम्पलेटच्या स्वरूपात, विशिष्ट मेल प्रोग्राम्ससाठी तीक्ष्ण केले आहेत. चला त्या प्रत्येकाकडे क्रमाने पुढे जाऊया.

व्यवसाय प्रस्ताव

नमस्कार (शुभ दुपार), [संबोधित केलेल्या व्यक्तीचे नाव]!

संप्रेषण करताना कोणत्याही पत्रात नाव सूचित करणे उचित आहे, कारण वैयक्तिक अपील एखाद्या व्यक्तीस मैत्रीपूर्ण मार्गाने सेट करते. तथापि, नाव शोधणे शक्य नसल्यास, एक सूत्रात्मक अभिवादन पुरेसे असेल.

मला आमच्या कंपनी [कंपनीचे नाव] कडील नवीन सेवा (नवीन उत्पादन) तुमच्या लक्षात आणून देऊ.

मला [क्रियाकलापाच्या क्षेत्राचे नाव] क्षेत्रात सहकार्य देऊ द्या.

पुढे, किमतीच्या बाबतीत किंवा काही गुणवत्तेच्या वैशिष्ट्यांनुसार तुमच्या ऑफरच्या फायद्यांचे थोडक्यात वर्णन करा. मुख्य गोष्ट ते प्रमाणा बाहेर नाही. मजकूराचा मेगाबाइट, आणि अगदी तेजस्वी, अर्थहीन चित्रांद्वारे पूरक, केवळ लोकांना घाबरवतो. जर पत्राच्या प्राप्तकर्त्यास पहिल्या ओळींमधून आपल्या ऑफरमध्ये स्वारस्य असेल तर तो निश्चितपणे अतिरिक्त माहितीसाठी आपल्याशी संपर्क साधेल.

पहिल्या संपर्कात योग्य लोक तुमच्याशी संपर्क साधण्यात तुम्हाला गंभीरपणे स्वारस्य असल्यास, केवळ ई-मेलद्वारेच नव्हे तर प्रवेशयोग्यतेबद्दल विचार करणे अर्थपूर्ण आहे. सारख्या सेवांमध्ये खाती तयार करणे अनावश्यक होणार नाही ICQ आणिस्काईप. काहीवेळा एखाद्या व्यक्तीने नियमित फोनद्वारे आपल्याशी संपर्क साधणे खूप सोपे असते, जर अशा व्यक्तींचा नंबर, अर्थातच, आपल्या स्वाक्षरीत विवेकाने सोडला असेल.

तुम्हाला तुमचा स्वतःचा ई-मेल पत्ता स्वाक्षरीमध्ये डुप्लिकेट करण्याची आवश्यकता का आहे, तुम्ही विचारता, जर तो मेल सर्व्हरद्वारे आपोआप फॉरवर्ड केला जातो. येथे नियम असा आहे की व्यावसायिक पत्रव्यवहारात अनावश्यक माहिती कधीही अनावश्यक नसते. अशा परिस्थितीची कल्पना करा जेव्हा तुमचे पत्र एखाद्या व्यक्तीकडून प्राप्त होते ज्याला प्रस्तावात स्वारस्य नाही किंवा ते योग्य उत्तर देण्यास सक्षम नाही. तो प्राप्त झालेला संदेश दुसर्‍या वापरकर्त्याला अग्रेषित करतो, परंतु त्याच वेळी, काही कारणास्तव, आपोआप जोडलेल्या डेटामधून खर्‍या प्रेषकाची माहिती गमावली जाते, ज्यामुळे आपल्याशी संपर्क साधणे कठीण होते. तथापि, पत्राचा लेखक आणि त्याचे आवश्यक संपर्क निर्धारित करण्यासाठी स्वाक्षरी पाहणे नेहमीच पुरेसे असेल.

व्यवसाय चौकशी

नमस्कार (शुभ दुपार)!

किंवा, जर पत्त्याचे नाव माहित असेल तर (प्रिय, [नाव, संरक्षक])!

मी तुम्हाला उत्पादन (सेवा) [उत्पादनाचे नाव/सेवेचे नाव] संपूर्ण वैशिष्ट्ये आणि स्पर्धात्मक गुणांच्या वर्णनासह माहिती देण्यास सांगतो.

रशियन फेडरेशनच्या फेडरल कायद्याच्या आधारावर [दस्तऐवजाची संख्या आणि तारीख], कृपया माहिती प्रदान करा [प्राप्त करण्यासाठी आवश्यक डेटाचे वर्णन करा].

तुमच्या अधिकारांचे उल्लंघन होत असल्यास तुम्ही इंटरनेटवरील एखाद्या विशिष्ट सेवेच्या व्यवस्थापनाचा संदर्भ घेऊ शकता.

वापरकर्ता करारातील खंड [वापरकर्ता करारातील खंड क्रमांक] चे उल्लंघन केल्याच्या संदर्भात, म्हणजे: “[नाम दिलेल्या कलमाचा संपूर्ण मजकूर उद्धृत करा]”, मी तुम्हाला तपासण्यास सांगतो आणि दोषींवर योग्य ती कारवाई करण्यास सांगतो [जबाबदार ( जर आपण सेवा कर्मचार्‍यांबद्दल बोलत आहोत)] व्यक्ती [साइट (साइटचे नाव)]. कृपया पडताळणीचे परिणाम आणि लादलेल्या निर्बंधांचा [तुमच्या स्वतःच्या ई-मेल पत्त्यावर] अहवाल द्या.

मैत्रीपूर्ण पत्ता

ग्रीटिंग्ज (शुभ दिवस) (हॅलो) [व्यक्तीचे नाव]!

मैत्रीपूर्ण पद्धतीने पहिल्या संपर्कात, आपल्या मजकूर संदेशाची पूर्णता एक चांगला सूचक असेल. योग्यरित्या लिहिलेला, मोठा मजकूर योग्य व्यक्तीच्या संपर्कात तुमची उच्च स्वारस्य दर्शवेल आणि प्रतिसादाची इच्छा जागृत करेल. काही प्राथमिक प्रश्नांसह संभाषण सुरू करण्याचे लक्षात ठेवा.

नमुना ईमेल

आपल्यापैकी प्रत्येकाने आपल्या आयुष्यात किमान अनेक वेळा औपचारिक पत्रे आणि नोट्स लिहिल्या. आपण कोठे आहोत आणि आपण काय करतो हे महत्त्वाचे नाही, कोणत्याही क्षेत्राचा स्वतःचा व्यवसाय पत्रव्यवहार असतो, जो काही मुद्दे शोधण्यासाठी, माहिती स्पष्ट करण्यासाठी, प्रश्न विचारण्यासाठी आणि याप्रमाणे आयोजित करणे आवश्यक आहे. पूर्वी ही घटना कागदी विधाने आणि बॉसना (तसेच व्यावसायिक भागीदारांना) पत्रे पाठवण्यामध्ये अधिक सामान्य होती, आज ही श्रेणी आपल्या वातावरणात अधिक व्यापक आहे.

तुम्ही फक्त काही ऑनलाइन स्टोअरमध्ये ऑर्डर देत असाल आणि त्याच्या प्रतिनिधीशी संवाद साधू इच्छित असाल तरीही तुम्हाला व्यवसाय पत्रव्यवहार योग्यरित्या कसा करायचा हे माहित असणे आवश्यक आहे.

या लेखात, आम्ही काही मुख्य मुद्द्यांचे वर्णन करू जे व्यवसाय संप्रेषण करतात. आमच्या भागीदारांसह पत्रांची देवाणघेवाण करताना कोणत्या बारकावे विचारात घेतल्या पाहिजेत याकडे आम्ही लक्ष देऊ; आपण संवादकर्त्याला अक्षम आणि असभ्य वाटू इच्छित नसल्यास आणि कोणत्याही परिस्थितीत पाळले पाहिजेत असे नियम देखील लक्षात ठेवू इच्छित नसल्यास कशाकडे दुर्लक्ष केले जाऊ शकत नाही.

कुठे लागू आहे

अर्थात, व्यावसायिक पत्रव्यवहार बहुतेक वेळा वर्कफ्लोमध्ये वापरला जातो. जर तुम्ही एखाद्या कंपनीसाठी काम करत असाल, तर तुम्हाला या प्रकारचा पत्रव्यवहार निश्चितपणे करावा लागेल. आम्ही व्यवसायाच्या क्षणांबद्दल बोलत असल्याने, हे समजणे कठीण नाही की लेखन शैली योग्य असावी - शक्य तितकी औपचारिक आणि औपचारिक.

तुमच्‍या आणि तुमच्‍या कंपनीबद्दल पत्र पाठवण्‍यात आलेल्‍या कंपनीच्‍या कर्मचार्‍यांची पुढील छाप तुम्‍ही व्‍यवसाय पत्रव्यवहार स्‍थापित करण्‍यासाठी किती चांगले व्‍यवस्‍थापित करता यावर अवलंबून असते. म्हणून, मजकूर लिहिण्याची प्रक्रिया आणि त्याची रचना शक्य तितक्या जबाबदारीने संपर्क साधला पाहिजे.

सर्व प्रथम, आपण व्यवसाय पत्रव्यवहार कसा केला जातो हे शोधत असल्यास, आम्ही शिफारस करतो की आपण आमच्या सूचना वाचा. त्यामध्ये, वर नमूद केल्याप्रमाणे, आम्ही काही सैद्धांतिक मुद्दे आणि व्यावहारिक प्रश्न दोन्ही सादर करू. लेखाच्या शेवटी, आम्ही वाक्यांची काही उदाहरणे देण्याचा प्रयत्न करू जे लेखनाच्या औपचारिक शैलीसाठी वैशिष्ट्यपूर्ण आहेत. सरतेशेवटी, या लेखातील आधार वापरून, आपण कंत्राटदारांशी पुढील संवादासाठी स्वतंत्रपणे उच्च-गुणवत्तेचे मजकूर तयार करण्यास सक्षम असाल.

पत्रव्यवहाराचे प्रकार

ताबडतोब, व्यावसायिक पत्रव्यवहार काय आहे यावर चर्चा करताना, मी त्याच्या प्रकारांकडे लक्ष वेधू इच्छितो. म्हणून, आपण विनंती पत्र निवडू शकता आणि त्यानुसार, प्रतिसाद पत्र; माहितीपर पत्र (बहुतेकदा क्लायंटला पाठवले जाते); धन्यवाद (प्रदान केलेल्या सेवेबद्दल कृतज्ञतेचे प्रतीक म्हणून), सूचना पत्र, स्मरणपत्र, चेतावणी; शिफारस पत्र; हमी आणि कव्हर लेटर. खरं तर, हे फक्त सर्वात सामान्यपणे वापरले जाणारे प्रकार आहेत, ज्यामध्ये वास्तविक आणि इलेक्ट्रॉनिक व्यवसाय पत्रव्यवहार दोन्ही असतात. म्हणून, आम्ही त्यांच्याशी सराव मध्ये बहुतेकदा भेटू.

रचना

हे तर्कसंगत आहे की कोणतेही पत्र लिहिण्यासाठी अधिक सोयीस्कर संस्थेसाठी, त्याच्या विशिष्ट रचना किंवा योजनेसह कार्य करणे आपल्यासाठी उपयुक्त ठरेल. हे तुम्हाला एखादे कार्य लहान चरणांमध्ये विभाजित करण्यास अनुमती देते जे पूर्ण करणे खूप सोपे आहे. उदाहरणार्थ, शक्य तितक्या अचूक असणे आवश्यक असलेले विषय समाविष्ट करण्यासाठी आपल्या पत्राच्या ओळीचा विचार करा. उदाहरणार्थ, जर तुम्ही या किंवा त्या उत्पादनाच्या किंमतीबद्दल प्रश्न लिहित असाल, तर हेतू सारांशित करण्याचा प्रयत्न करा: तुम्ही कंपनीला का लिहित आहात (तुम्ही हे किंवा ते उत्पादन खरेदी करू इच्छिता किंवा ऑर्डर करू इच्छिता); मुख्य ध्येय स्पष्ट करा (विशिष्ट पर्यायांसह उत्पादनाच्या 10 युनिट्सची ऑर्डर देण्यासाठी तुम्हाला किती खर्च येईल ते शोधा). शेवटी, आपण गणना कोणत्या स्वरूपात प्राप्त करू इच्छिता हे स्पष्ट करा आणि अशा उत्पादनांसाठी सवलत आहे का ते विचारा.

अर्थात, ही माहिती आधीच स्पष्ट आहे - तुम्हाला फक्त तार्किकदृष्ट्या काय लिहायचे आहे ते शोधणे आवश्यक आहे. याव्यतिरिक्त, आम्ही डिझाइन आणि आवश्यकता विसरू नये. आम्ही याबद्दल अधिक तपशीलवार नंतर बोलू.

पत्रासाठी आवश्यकता

म्हणून, व्यवसाय पत्रव्यवहाराचे नियम असे सांगतात की सर्व अक्षरे, प्रथम, लहान असावीत. हे वाचले जाईल हा मुख्य नियम आहे. सहमत आहे, जेव्हा आमच्याकडे भरपूर माहिती असते तेव्हा आम्हाला ते आवडत नाही. जर हे पत्र व्यावसायिक स्वरूपाचे असेल तर ते मोठे नसावे - अशा परिस्थितीत ते दुर्लक्षित केले जाऊ शकते. तुम्ही लगेच माहिती कमी करू शकत नसल्यास, तुमच्या पत्राचा पहिला मसुदा लिहिल्यानंतर ते करा.

दुसरे म्हणजे, तुमच्या जोडीदाराला (वार्ताहर) काय धोका आहे हे समजून घेणे आवश्यक आहे. म्हणजेच, पत्र माहितीपूर्ण आणि समजण्यायोग्य केले पाहिजे. त्यामध्ये तुम्हाला अतिरिक्त प्रश्न टाळता यावेत आणि तपशील स्पष्ट करण्यात वेळ वाया घालवू नये म्हणून तुम्हाला जी माहिती द्यायची आहे ती टाकायची आहे.

तिसरे, हे पत्र तुमच्या भागीदार किंवा कंपनीच्या कर्मचार्‍यांसाठी शक्य तितके आदरपूर्वक केले पाहिजे जे ते वाचत आहेत. हे खरे आहे - तुम्ही तुमच्या संभाषणकर्त्याला जितका अधिक आदर दाखवाल, तितकाच ते तुमच्या विनंतीला योग्य प्रतिसाद देतील आणि शेवटी तुम्हाला अपेक्षित परिणाम मिळेल.

इंग्रजीमध्ये पत्रव्यवहार

काही प्रकरणांमध्ये, वाटाघाटी इंग्रजी (किंवा रशियन व्यतिरिक्त इतर कोणत्याही भाषेत) आयोजित केल्या पाहिजेत. हे सामान्य आहे, विशेषत: परदेशी समकक्षांशी संबंध असल्यास. हे लक्षात घेण्यासारखे आहे की व्यवसाय पत्रव्यवहाराचे नियम कोणत्याही भाषेवर लागू होतात: केवळ शैलीत्मक वळणे भिन्न असू शकतात. तुमचे कार्य हे आहे की तुम्ही आणि तुमचा जोडीदार (संवादकर्ता) स्वतःला ज्या परिस्थितीत शोधता त्या परिस्थितीसाठी सर्वात योग्य अशी निवड करणे.

इंग्रजीमध्ये व्यवसाय पत्रव्यवहार, अर्थातच, त्यात बर्‍यापैकी उच्च स्तरावर प्रवीणता आवश्यक आहे, म्हणून, हे आपल्याबद्दल नसल्यास, आम्ही शिफारस करतो की आपण व्यावसायिक अनुवादकांशी संपर्क साधा. हे महत्त्वाचे आहे की भाषांतर एखाद्या व्यक्तीद्वारे केले जाते जो विशेष भाषण बोलतो, जो व्यवसाय पत्रव्यवहाराच्या भाषेत समाविष्ट आहे.

उदाहरण. परिचय

कोणत्याही संभाषणात तुम्ही ते कसे सुरू करता हे खूप महत्वाचे आहे. या संदर्भात, व्यवसाय पत्रव्यवहाराचे शिष्टाचार थेट संप्रेषणापेक्षा वेगळे नाही: पहिली पायरी म्हणजे संभाषणकर्त्याला अभिवादन करणे आणि कसा तरी संभाषणात त्याचा परिचय करून देणे. अभिवादन मानक "हॅलो" असू शकते, परंतु परिचय अधिक वैयक्तिक असावा. उदाहरणार्थ, तुम्ही तुमच्या पत्राचा एक संक्षिप्त उद्देश दर्शवू शकता (“तुमच्या उत्पादनाविषयी काही माहिती स्पष्ट करण्यासाठी आम्ही तुमच्याशी संपर्क साधत आहोत. सर्वप्रथम, आम्हाला “A1” मॉडेलच्या किंमतीत रस आहे). दुसरा पर्याय: "A1 मॉडेलबद्दल आमच्या दूरध्वनी संभाषणाची निरंतरता म्हणून, मी तुम्हाला या उत्पादनाच्या किंमतीबद्दल एक प्रश्न लिहित आहे"). तुम्ही तुमच्या परिस्थितीचे फक्त वर्णन करू शकता: "मी तुम्हाला या कारणासाठी लिहित आहे की 2010 मध्ये तुमच्या भागीदाराने आमच्या कंपनीशी संपर्क साधला आणि तुमच्या वतीने या क्षेत्रात सहकार्य सुरू करण्याची ऑफर दिली."

साहित्याचे सादरीकरण

पुढे, तुम्ही तुमच्या पत्रात काही प्रस्तावना कशी लिहिली, त्यानंतर तुम्ही का लिहित आहात याबद्दल स्पष्टीकरण द्यावे. उदाहरणार्थ, एखाद्या वस्तूच्या किंमतीबद्दल प्रश्न विचारल्यानंतर, आपल्याला काय स्वारस्य आहे ते निर्दिष्ट करा. तुम्ही हे लिहू शकता: "आम्ही उत्पादनांच्या युनिट्सच्या N-व्या क्रमांकाची ऑर्डर देऊ इच्छितो, जर ते X पत्त्यावर वितरित केले गेले असतील". दूरध्वनी संभाषण सुरू ठेवण्याच्या बाबतीत, तुम्ही तुमची विनंती सांगू शकता - तुम्ही त्या व्यक्तीशी फोनवर बोलल्यानंतर त्याला का लिहिले (म्हणजे, व्यवहार पूर्ण करण्याच्या हेतूची पुष्टी करण्यासाठी): "म्हणजे: आम्हाला स्वारस्य आहे उत्पादन N, प्रदान केले आहे की ते X पर्यायासह पुरवले जाईल. आपण तिसरी आवृत्ती विचारात घेतल्यास, आपण कंपनीसह सहकार्य करण्याच्या आपल्या इच्छेचा विषय विकसित करणे देखील सुरू करू शकता. हे तुमच्या हिताचे आहे असे वर्णन करा आणि भागीदाराने त्यास सहमती दिल्यास तुमच्याशी संवाद साधून काही विशिष्ट फायदा मिळेल: "आमच्या कंपनीचा मार्ग बदलला आहे हे जाणून घेणे तुमच्यासाठी मनोरंजक असेल. तुमच्या व्यवसायाच्या हिताच्या अगदी जवळ."

ऑफर

कोणताही व्यावसायिक पत्रव्यवहार (आम्ही ज्या उदाहरणांचा उल्लेख करतो त्यामध्ये ही मालमत्ता असणे आवश्यक आहे) तार्किक क्रम आवश्यक आहे. आपण का लिहित आहात याबद्दल प्रथम आपण लिहिले असल्यास, आपण ही कल्पना आणखी ठोस आणि विस्तृत केली पाहिजे. इंटरलोक्यूटरकडून तुम्हाला काय हवे आहे ते अधिक विस्तृतपणे सूचित करा - कदाचित त्याला तुमच्याबरोबर काम करण्यास सहमती दर्शविण्याच्या फायद्यांची शक्यता रेखांकित करा. हा भाग, सर्व तर्कानुसार, तुमच्या पत्राचा “शिखर”, एक प्रकारचा कळस असावा. जर सुरुवातीला आपण सहजतेने आपल्या आवडीच्या गोष्टींशी संपर्क साधला असेल तर या भागात आपण "कार्डे उघड करा". सर्व व्यावसायिक पत्रव्यवहार (वरील अक्षरांची उदाहरणे अपवाद नाहीत) अशा गुळगुळीत ऊर्ध्वगामी वक्र बाजूने बांधले पाहिजेत. मग तुमच्या ओळींचा वाचक तुमचा मूड समजेल आणि अशा प्रकारे, त्याला तुमच्याशी संवाद साधणे अधिक सोयीस्कर होईल. कोणतीही अचानक उडी मारू नका, एका विषयावरून दुसऱ्या विषयाकडे जाऊ नका.

उदाहरणे दर्शविल्याप्रमाणे, जर तुम्हाला चर्चा करायची असेल, उदाहरणार्थ, दोन असंबंधित समस्या, तुम्ही लेखाला परिच्छेदांमध्ये विभाजित करून विभाजित करू शकता. हे वाचकांसाठी सोयीस्कर आहे, ज्यांना आपण एका प्रश्नावरून दुसर्‍या प्रश्नाकडे जाताना तो क्षण दृश्यमानपणे दिसेल; तर तुमच्यासाठी, कारण या प्रकरणात तुम्ही असे लिहिता की जणू आम्ही दोन भिन्न अक्षरांबद्दल बोलत आहोत.

जर आम्ही आमच्या उदाहरणांबद्दल बोललो, तर तुम्ही लिहावे: "याव्यतिरिक्त, आम्ही N उत्पादनाची पुन्हा ऑर्डर देऊ इच्छितो, ज्याबद्दल आम्ही एक महिन्यापूर्वी तुमच्याशी संवाद साधला होता." किंवा: "आमच्या परिस्थितीसाठी योग्य किंमतीवर, आम्ही या क्षेत्रात तुमच्याशी कायमचे सहकार्य प्रस्थापित करू इच्छितो, विक्री चॅनेल X-Y हजार युनिट्सपर्यंत वाढवू इच्छितो." शेवटी, तुम्ही हे देखील करू शकता: "आमच्यासोबत काम करण्यात तुमची स्वारस्य अजूनही वैध असल्यास, कृपया आम्हाला कळवा."

व्यवसाय पत्रव्यवहाराचा प्रत्येक दुसरा नमुना या तत्त्वावर तयार केला जातो, म्हणून त्यात काहीही चुकीचे नाही. उलटपक्षी, शीर्षलेखांचे हायलाइटिंग बरेचदा चांगले नेव्हिगेट करण्यास मदत करते, कारण ते "ठोस मजकूर" काढून टाकते, त्यामध्ये एक प्रकारचे "अँकर" बनवते, ज्याला तुम्ही दृष्यदृष्ट्या संलग्न करू शकता.

शेवटचा भाग

शेवटी, तुम्ही ज्या भावनेने ते पत्र सुरू केले त्याच भावनेने पत्र संपवावे. आपण कृतज्ञ असल्यास, लिहा की आपण वर्णन केलेल्या कंपनीसह सहकार्य करण्यास आपल्याला आनंद झाला आहे; जर ही व्यावसायिक ऑफर असेल, तर तुम्ही तुमच्या पत्राकडे लक्ष दिल्याबद्दल कृतज्ञता व्यक्त केली पाहिजे आणि या व्यक्तीशी पुढील संवाद साधण्याची आशा आहे. तुम्‍हाला हे समजून घेणे आवश्‍यक आहे की तुम्‍ही तुमच्‍या पत्राचा शेवट कसा करण्‍यामुळे तुमच्‍या आणि तुमच्‍या कंपनीचे अंतिम मत मोठ्या प्रमाणावर ठरेल. सर्व व्यावसायिक पत्रव्यवहार (पत्रांची उदाहरणे सतत हे सिद्ध करतात) सभ्यतेवर आधारित आहेत - म्हणून नेहमी संभाषणकर्त्याचे आभार मानणे, आशा व्यक्त करणे, त्याची प्रशंसा करणे किंवा आपली शिफारस सोडणे लक्षात ठेवा. तुम्ही तुमच्या मजकुराचा शेवट अशा प्रकारे निवडावा की ते पत्रात वर्णन केलेल्या समस्येशी पूर्णपणे जुळतील.

उदाहरणे: "आम्ही तुम्हाला आमच्या भविष्यातील क्रियाकलापांमध्ये स्थिर सहकार्याच्या आशेने आमचे कायमचे भागीदार म्हणून ठेवण्याची आशा करतो." किंवा "आम्ही तुमचे लक्ष दिल्याबद्दल मनापासून आभारी आहोत आणि आशा आहे की आम्ही भविष्यात तुमच्यासोबत सहकार्य विकसित करू शकू." किंवा "तुमच्या लक्ष दिल्याबद्दल धन्यवाद. मला आशा आहे की आम्ही भविष्यात एन मार्केटमध्ये तुमच्या आवडींची सेवा करणे सुरू ठेवू."

शिष्टाचार आणि साक्षरता

कोणत्याही प्रकारे सभ्यतेबद्दल विसरू नका. वर नमूद केल्याप्रमाणे, तुम्हाला व्यावसायिक पत्रव्यवहारात स्वारस्य असल्यास ते महत्त्वाचे आहे. "सहयोग करण्यास आनंद झाला", "तुमच्या लक्ष दिल्याबद्दल धन्यवाद", "मी तुम्हाला त्रास दिल्याबद्दल दिलगीर आहोत", "आम्हाला तुम्हाला पाहून आनंद होईल", "तुम्ही आमच्यात सामील व्हाल" आणि इतर यासारखी वाक्ये. शेवटचे दोन, तसे, व्यवसाय पत्रापेक्षा कॉर्पोरेट उत्सवांच्या आमंत्रणांशी अधिक संबंधित आहेत.

आदराचे चिन्ह म्हणून योग्य त्या वाक्यांमध्ये नेहमी “कृपया,” “धन्यवाद,” “दयाळू व्हा” आणि असेच जोडा.

व्यावसायिक पत्रे लिहिण्याच्या प्रक्रियेत मानवी साक्षरता कमी महत्त्वाची नाही. अधिक तंतोतंत, जर आपण पत्र लिहिण्याच्या प्रक्रियेत किमान एक प्राथमिक चूक केली असेल तर आपण असे म्हणू शकता की संवादक आपल्या अपेक्षेपेक्षा पूर्णपणे भिन्न मत तयार करेल. म्हणून, शक्य तितक्या सक्षमपणे लिहिण्याचा प्रयत्न करा आणि सर्वकाही अनेक वेळा तपासा. तुम्हाला चुका कशा शोधायच्या आणि त्या स्वतः दुरुस्त करायच्या हे माहित नसल्यास, प्रूफरीडर किंवा विशेष सेवांचा वापर करा. हे अगदी सोपे आहे, परंतु ते तुम्हाला तुमच्या मजकुरावर विश्वास ठेवण्यास अनुमती देईल.

सराव आणि प्रशिक्षण

वेबवर, वर नमूद केल्याप्रमाणे, कोणत्याही विषयावर तयार व्यवसाय पत्रांची अनेक उदाहरणे आहेत. आम्ही त्यांना त्यांच्या संपूर्णपणे येथे समाविष्ट केले नाही, कारण, खरं तर, या लेखात इतक्या मोठ्या प्रमाणात माहिती सामावून घेण्यासाठी पुरेशी जागा नाही. त्याऐवजी, आम्ही फक्त काही मूलभूत नियम आणि तत्त्वे सेट करण्याचे ठरवले आहे जे तुम्हाला वरील गोष्टींशी परिचित होण्याची संधी होती. तथापि, अर्थातच, व्यवसाय पत्राचा अभ्यास करण्याच्या मार्गावर ही सर्व पावले उचलली पाहिजेत असे नाही. खरं तर, व्यावहारिक अनुभव या क्षेत्रात सर्वात महत्वाची भूमिका बजावते.
तुम्ही अभ्यास केल्यास, तयार पत्रांची ५-१० उदाहरणे सांगा, तसेच आमचा लेख वाचा आणि येथून काही नियम काढले, तर लवकरच तुम्हाला हवी तशी अक्षरे लिहिता येतील. खरं तर, व्यावसायिक पत्रव्यवहाराच्या चौकटीत कोणतेही पत्र तयार करण्यासाठी हे पुरेसे आहे.

तयार उदाहरणे

वर नमूद केल्याप्रमाणे, मोठ्या संख्येने तयार केलेली उदाहरणे आहेत, विद्यार्थी आणि नवशिक्या तज्ञांना त्यांच्या आधारावर त्यांचे स्वतःचे प्रकल्प तयार करण्यासाठी दुसर्‍याचे तयार केलेले काम वापरण्याचा मोह होतो. मला असे म्हणायचे आहे की प्रशिक्षणात असताना, सरावात हे करण्याची शिफारस केलेली नाही - कृपया.

इतर पत्रांमध्ये काय लिहिले आहे याचा अभ्यास करण्याच्या प्रक्रियेत, आपण आपल्या पत्रव्यवहारात काय निर्दिष्ट करणे आवश्यक आहे ते अधिक सहजपणे नेव्हिगेट करण्यास सक्षम असाल. हे सामान्य आहे, कारण प्रत्यक्ष अनुभवातून शिकणे हा मानवी स्वभाव आहे.

तथापि, जर तुम्हाला पूर्ण व्यवसाय पत्र लिहिण्यास सांगितले असेल, तर उदाहरणांचे पुनरावलोकन करून आणि तुमच्या कार्यासाठी सर्वात योग्य एक निवडून प्रारंभ करण्याचा प्रयत्न करा. मग तुम्हाला सामान्य संकल्पनेनुसार तुमच्या परिस्थितीशी शक्य तितके जुळवून घेणे आवश्यक आहे, परंतु त्याच वेळी ते स्वतःचे सादरीकरण आणि लेखन शैली स्थापित करण्यासाठी ते पुन्हा लिहा. तथापि, कदाचित आपण माहिती अधिक चांगल्या प्रकारे पोहोचवू शकाल आणि संवाद स्वतःच अधिक उत्पादक आणि प्रभावी बनवू शकाल.

शिका आणि सराव करा! आणि तुम्ही अगदी कमी कालावधीत तुमची स्वतःची व्यवसाय पत्रे तयार करू शकाल!

बर्‍याचदा, व्यावसायिक जगामध्ये पहिला संपर्क लिखित संप्रेषणांसह सुरू होतो - व्यवसाय पत्र. परंतु जर ते व्यवसाय पत्राच्या शिष्टाचाराचे नियम न पाळता लिहिले गेले असेल, तर क्वचितच नवजात संपर्कांमध्ये व्यत्यय येऊ शकतो आणि आपण क्लायंट किंवा व्यवसाय भागीदार गमावाल. त्यामुळे, व्यवसाय पत्रे लिहिण्यास सक्षम असणे किती महत्त्वाचे आहे हे तुम्हाला कदाचित कोणालाही पटवून देण्याची गरज नाही जी तुमच्यावर वैयक्तिकरित्या आणि तुमच्या संपूर्ण कंपनीबद्दल अनुकूल छाप पाडण्यास मदत करेल.

व्यवसाय पत्रव्यवहाराचे मूलभूत नियम. पत्रव्यवहाराचे आधुनिक प्रकार 150 वर्षांपूर्वी आकाराला आले. असे मानले जाते की त्यांचे जन्मभुमी इंग्लंड आहे, जिथे प्रथम व्यवसाय पत्रव्यवहार तयार करण्याचे नियम लागू केले गेले.

पत्रव्यवहाराचे सामान्य नियम

1. तुम्ही व्यवसाय भागीदाराला पत्र लिहायला सुरुवात करण्यापूर्वी, तुम्ही स्वतःसाठी खालील मुद्दे समजून घेतले पाहिजेत:

पत्राचा प्रकार (कव्हर लेटर, ऑर्डर लेटर, नोटिफिकेशन लेटर, स्मरणपत्र, प्रेझेंटेशन लेटर, नकार पत्र, हमी पत्र इ.);

तुमच्या पत्राला प्रतिसाद अपेक्षित आहे की नाही (अशा अटी असतात जेव्हा पत्राला प्रतिसाद अपेक्षित नसतो, उदाहरणार्थ, सादरीकरण पत्र);

पत्रातील मजकूर तुमच्या पत्त्याला अस्पष्टपणे स्पष्ट होईल का, पत्रव्यवहाराच्या मुद्द्याबाबत कोणतीही संदिग्धता सोडणार नाही;

तुम्हाला खात्री आहे की मेलद्वारे पाठवलेले पत्र वेळेवर येईल (जर नसेल तर टेलिफॅक्स, डीएचएल सेवा वापरणे किंवा इंटरनेटद्वारे पत्र पाठवणे चांगले आहे).

2. अक्षराचा स्वर नेहमी बरोबर असला पाहिजे.

3. शब्दसंग्रह काळजीपूर्वक निवडणे, अयोग्यता, अस्पष्टता, व्यावसायिक शब्दांचा अतिवापर टाळणे आवश्यक आहे. पत्राचा मजकूर समजण्यास सोपा असावा.

4. व्यवसाय पत्र फक्त त्या संस्थेच्या लेटरहेडवर लिहिले पाहिजे ज्याच्या वतीने तुम्ही बोलत आहात. लेटरहेडचे स्वरूप हे तुमच्या कंपनीचे एक प्रकारचे व्हिजिटिंग कार्ड असल्याने, अधिकृत लेटरहेडच्या डिझाइनची विशेष काळजी घेतली पाहिजे. लेटरहेड जितका औपचारिक तितका अक्षराचा टोन अधिक औपचारिक असावा.

दस्तऐवज तयार करताना, टाइम्स न्यू रोमन सायर आकार 12 (टेब्युलर सामग्रीसाठी), 13, 14, 15, टाइम्स डीएल आकार 12, 13, 14 द्वारे फॉन्ट वापरून मायक्रोसॉफ्ट वर्ड (मायक्रोसॉफ्ट कॉर्पोरेशनचे सॉफ्टवेअर उत्पादन) टेक्स्ट एडिटर वापरण्याची शिफारस केली जाते. 1 -2 अंतराल.

व्यवसाय पत्र भरताना, पृष्ठ क्रमांक पृष्ठाच्या उजव्या बाजूला तळाशी ठेवले जातात आणि इतर व्यवसाय दस्तऐवज काढताना - शीटच्या वरच्या मार्जिनच्या मध्यभागी.

अक्षराचा मजकूर A4-आकाराच्या फॉर्ममध्ये 1.5-2 ओळींच्या अंतरावर, A5-आकाराच्या फॉर्मवर आणि कमी - एका ओळीच्या अंतरावर छापण्याची शिफारस केली जाते. दस्तऐवज तपशील (मजकूर वगळता), ज्यामध्ये अनेक ओळी असतात, एका ओळीच्या अंतराने मुद्रित केले जातात.

लेखी चौकशीचे उत्तर मिळाल्यापासून 10 दिवसांच्या आत देणे आवश्यक आहे.

शनिवार व रविवार वगळता फॅक्स आणि ई-मेलना 48 तासांच्या आत उत्तर देणे आवश्यक आहे

रशियामध्ये व्यवसाय पत्र तयार करण्याचे नियम

रशियामध्ये, अधिकृत फॉर्मची रचना नियामक कागदपत्रांद्वारे नियंत्रित केली जाते आणि सर्व प्रथम, GOST 6.30-2003 “युनिफाइड डॉक्युमेंटेशन सिस्टम. संस्थात्मक आणि प्रशासकीय दस्तऐवजीकरणाची एकीकृत प्रणाली. दस्तऐवजीकरण आवश्यकता ".

GOST ने दस्तऐवज फॉर्मसाठी दोन मानक स्वरूप स्थापित केले - A4 (210 x 297 मिमी) आणि A5 (148 x 210 मिमी). दस्तऐवजाच्या प्रत्येक शीटवर, लेटरहेडवर कार्यान्वित केले जाते आणि त्यावर नाही, कमीतकमी 20 मिमी - डावीकडे मार्जिन असणे आवश्यक आहे; 10 मिमी - उजवीकडे; 20 मिमी - शीर्ष; 20 मिमी - तळाशी.

कागदोपत्री या आवश्यकता रशियन कायद्यात अंतर्भूत आहेत, परंतु लेखक परदेशी भागीदाराला व्यवसाय पत्र लिहिताना त्यांचा वापर करण्याची शिफारस करतो.

तुमच्या बातमीदाराशी जवळीक किती आहे यावर अवलंबून, "प्रिय + आडनाव (नाव, आश्रयस्थान)" किंवा "प्रिय + नाव आणि संरक्षक (नाव)" या शब्दांनी अपील सुरू होऊ शकते. "आदरणीय", "लॉर्ड", "मॅडम", "डेप्युटी डायरेक्टर", "विभागाचे प्रमुख" इत्यादी शब्द. कोणत्याही परिस्थितीत लहान केले जाऊ शकत नाही. अन्यथा, प्राप्तकर्त्याला असे वाटेल की तुम्हाला खरोखर त्याच्याबद्दल जास्त आदर नाही. आणि पत्राचा शेवट सहकार्याबद्दल कृतज्ञतेच्या शब्दांनी झाला पाहिजे. आणि मग अभिव्यक्ती आपल्या स्वाक्षरीसमोर ठेवली जाते: "विनम्र, ..." किंवा "विनम्रपणे आपले ...".

अधिकृत पत्रांमध्ये, "तुम्ही" चा संदर्भ घेणे अस्वीकार्य आहे, जरी जीवनात तुम्ही आणि ही व्यक्ती केवळ व्यवसायातच नाही तर मैत्रीपूर्ण संबंधांमध्ये देखील आहात.

सामान्यतः, व्यवसाय किंवा सेवा पत्रामध्ये अनेक विशिष्ट संरचनात्मक घटक असतात:

1. शीर्षक क्षेत्र.
पत्राच्या या भागात, डावीकडे, संस्थेचे नाव, त्याचे पोस्टल आणि इतर तपशील, तसेच नोंदणी क्रमांक आणि बाहेर जाणारा दस्तऐवज म्हणून पत्राच्या नोंदणीची तारीख दर्शविणारा एक कोपरा शिक्का आहे. जर सेवा पत्र प्रतिसाद पत्र असेल, तर पत्र कोणत्या दस्तऐवजाला प्रतिसाद देते हे देखील येथे सूचित केले आहे.
शीर्षलेखाच्या उजव्या बाजूला पत्त्याचा तपशील असतो.

कॉर्नर स्टॅम्पच्या खाली दस्तऐवजाच्या मजकुराचे शीर्षक आहे. शीर्षकाची भाषा रचना खालीलप्रमाणे असू शकते:

ü पूर्वसर्ग "ओ" + संज्ञा. पूर्वनिर्धारित प्रकरणात: "कारांच्या पुरवठ्यावर";

ü "O" + n या प्रश्नावर. पूर्वनिर्धारित प्रकरणात: "स्पेअर पार्ट्सच्या पुरवठ्यावर";

ü बद्दल + संज्ञा जननेंद्रिय प्रकरणात: "खरेदी ऑर्डर संबंधित", इ.

2. पत्राचा वास्तविक मजकूर. पत्राच्या मजकुराच्या डिझाइनची मुख्य वैशिष्ट्ये खालीलप्रमाणे आहेत.

ü सेवा पत्राचा मजकूर, नियमानुसार, एका समस्येशी संबंधित असावा किंवा अनेक प्रश्न, जर ते एकमेकांशी संबंधित असतीलआणि मध्ये विचार केला जाईल एक स्ट्रक्चरल युनिटगंतव्य संस्था.

ü पत्राच्या मजकुरात, नियमानुसार, दोन भाग असतात. पहिला भाग पत्र तयार करण्याचे कारण, आधार किंवा औचित्य दर्शवितो, पत्र तयार करण्यासाठी आधार असलेल्या कागदपत्रांच्या लिंक्स दिल्या आहेत. दुसरा भाग, परिच्छेदापासून सुरू होणारा, निष्कर्ष, प्रस्ताव, विनंत्या, निर्णय इ.

व्यवसाय पत्र रचना

1. पाठवणाऱ्या संस्थेचे नाव.

3. पत्र लिहिल्याची तारीख.

4. पत्र प्राप्तकर्त्याचा पत्ता.

5. विशिष्ट व्यक्तीचे संकेत.

6. प्रास्ताविक पत्ता

7. पत्राच्या सामान्य सामग्रीचे संकेत, म्हणजे. पत्र विषय.

8. पत्राचा मुख्य मजकूर.

9. अंतिम सौजन्य सूत्र.

10. स्वाक्षरी.

11. अर्जाचा संदर्भ.

व्यवसाय पत्र भरताना, रशियन भागीदाराने आणखी काही नियम लक्षात ठेवले पाहिजेत..

दस्तऐवज ज्या व्यक्तीला संबोधित केले आहे त्या व्यक्तीची स्थिती मूळ प्रकरणात दर्शविली जाते, उदाहरणार्थ:

सीईओ ला
OJSC "अल्फा व्यवसाय"
व्ही.ए. प्रोखोरोव्ह

बीटा होल्डिंग JSC
मुख्य लेखापाल
व्ही.एम. इव्हानोव्ह

जर तुम्ही "श्री", "श्रीमती" असे संक्षेप टाकले, तर उत्तरदात्याचे आडनाव प्रथम लिहिले जाते, त्यानंतर आद्याक्षरे लिहिली जातात.

दस्तऐवजात चार पेक्षा जास्त पत्ते नसावेत. दुसऱ्या, तिसऱ्या, चौथ्या पत्त्याच्या आधी "कॉपी" हा शब्द सूचित केलेला नाही. जर पत्त्याची संख्या जास्त असेल तर, दस्तऐवज वितरण सूची तयार केली जाते.

संस्थेला पत्र पाठवताना, त्याचे नाव, नंतर पोस्टल पत्ता सूचित करा.

एखाद्या व्यक्तीला दस्तऐवज पाठवताना, प्राप्तकर्त्याचे नाव आणि आद्याक्षरे, नंतर पोस्टल पत्ता सूचित करा

पत्राच्या मजकुरात नाव असलेल्या संलग्नकाच्या उपस्थितीबद्दलची नोंद खालीलप्रमाणे केली आहे:

अर्ज: 5 लिटर. 2 प्रतींमध्ये .

जर पत्रामध्ये मजकूरात नाव नसलेले संलग्नक असेल तर त्याचे नाव, पत्रकांची संख्या आणि प्रतींची संख्या दर्शवा; जर अनेक अनुप्रयोग असतील, तर ते क्रमांकित केले जातात, उदाहरणार्थ:

जर संलग्नक बांधील असतील, तर शीट्सची संख्या दर्शविली जात नाही.

दस्तऐवजात दर्शविलेल्या सर्व पत्त्यांवर अर्ज पाठविला नसल्यास, त्याच्या उपस्थितीबद्दल खालीलप्रमाणे चिन्हांकित केले जाते:

परिशिष्ट: 3 l वर. 5 प्रतींमध्ये. फक्त पहिल्या पत्त्यावर.

"स्वाक्षरी" आवश्यकतेमध्ये दस्तऐवजावर स्वाक्षरी केलेल्या व्यक्तीच्या पदाचे नाव समाविष्ट आहे (संपूर्ण, जर दस्तऐवज लेटरहेडवर काढलेला नसेल आणि संक्षिप्त - कंपनीच्या अधिकृत लेटरहेडवर काढलेल्या दस्तऐवजावर); वैयक्तिक स्वाक्षरी; स्वाक्षरीचा उतारा (आद्याक्षरे, आडनाव), उदाहरणार्थ:

प्रशिक्षण

ई-मेलद्वारे व्यावसायिक पत्रव्यवहार हा व्यवसाय संस्थांमधील लिखित संवादाचा एक सोयीस्कर मार्ग आहे. तुम्हाला बरीच पत्रे लिहावी आणि प्राप्त करावी लागतील आणि संप्रेषणाची गती आणि शुद्धता हा कंपनीच्या यशस्वी कामाचा एक घटक आहे. व्यावसायिक पत्रव्यवहाराचे काही नियम.

24/7 उपलब्धता, कार्यक्षमता आणि वापरणी सुलभता - फायद्यांमुळे ई-मेलने व्यावसायिक पत्रव्यवहारात त्याचे स्थान घट्टपणे घेतले आहे. या लेखात, आम्ही ऑनलाइन व्यवसाय पत्रव्यवहाराच्या काही बारकावे पाहू.

पत्रे मिळत आहेत

1. कामाच्या दिवसात तुम्ही तुमचा मेलबॉक्स अनेक वेळा तपासावा. अन्यथा, आपण महत्त्वपूर्ण समस्यांचे निराकरण करण्यास विलंब करू शकता आणि इतर लोकांचे काम थांबवू शकता.
2. जर तुम्हाला एखादे पत्र मिळाले असेल तर तुम्हाला ते वाचण्याची गरज आहे, कारण कोणीतरी ते पाठवले आहे. स्वाभाविकच, आम्ही येथे स्पॅमबद्दल बोलत नाही.
3. जर तुम्ही व्यवस्थापक असाल, तर तुमचा कामाचा दिवस तुमचा मेल तपासण्यापासून सुरू झाला पाहिजे. सोयीसाठी, तुमचा ईमेल क्लायंट प्रत्येक 10-20 मिनिटांनी स्वयंचलितपणे वितरीत करण्यासाठी किंवा मेल पाठवण्यासाठी सेट करा.
4. तुम्ही व्यस्त असाल आणि तुम्हाला एखादे पत्र मिळाले असेल तर ते कोणाचे आहे, पत्राचा विषय काय आहे ते पहा आणि पत्राचे महत्त्व जाणून घेण्यासाठी त्वरीत हेडिंग पहा.
5. ईमेलला लगेच उत्तर देण्याचा प्रयत्न करा - हे तुम्हाला मेलमधील अडथळे टाळण्यास मदत करेल.

To, Cc आणि Bcc फील्डचा योग्य वापर करा

1. "कोणाला". आपण प्रश्न पाठविल्यास किंवा काहीतरी स्पष्ट करण्यासाठी विचारल्यास, आपण पत्त्याकडून उत्तराची अपेक्षा केली आहे, ज्याचा डेटा "कोणाला" फील्डमध्ये दर्शविला आहे. जेव्हा तुम्ही प्राप्तकर्ता असाल, तेव्हा तुम्हाला प्रश्नाचे उत्तर देणे आवश्यक आहे. म्हणजेच, या फील्डमध्ये प्राप्तकर्त्याचा डेटा आहे.
2. "कॉपी". प्राप्तकर्ता, ज्यांचे तपशील या क्षेत्रात सूचित केले आहेत, ते "आमंत्रित प्रत्यक्षदर्शी" सारखे आहेत. या प्रकरणात, प्राप्तकर्त्याने पत्राला उत्तर देऊ नये. याव्यतिरिक्त, जर तुम्हाला असे पत्र पाठवायचे असेल तर ते "व्यत्यय आणण्यासाठी क्षमस्व" या ओळींसह सुरू केले पाहिजे.
3. "लपलेली प्रत". मुख्य प्राप्तकर्त्याला हे माहित नाही की पत्र ज्या पत्त्यावर "अंध कार्बन कॉपी" फील्डमध्ये सूचित केले आहे त्याला पाठवले गेले आहे. तसेच, हे फील्ड बल्क मेलिंगसाठी वापरले जाते.

प्रत्युत्तर देताना, तुम्ही "सर्वांना प्रत्युत्तर द्या" बटण विसरू नका, हे तुम्हाला एकही प्राप्तकर्ता चुकवण्यास मदत करेल. तुम्ही अवांछित प्राप्तकर्ते हटवू शकता आणि कधीही नवीन जोडू शकता.

विषय फील्ड. हे फील्ड नेहमी भरले पाहिजे. ज्या व्यक्तीला पत्र संबोधित केले आहे त्याला दररोज मोठ्या प्रमाणात मेल प्राप्त होऊ शकतात आणि या फील्डनुसार तो पत्राचे महत्त्व किती आहे याचे मूल्यांकन करण्यास सक्षम असेल. ईमेलची विषय ओळ संक्षिप्तपणे आणि माहितीपूर्णपणे त्याची सामग्री प्रदर्शित केली पाहिजे.

"लेखनाचे महत्त्व." जर पत्रात महत्वाची किंवा तातडीची माहिती असेल ज्याचा त्वरित विचार करणे आवश्यक आहे, तर हे सूचित करा, महत्त्व "उच्च" वर सेट करा. यामुळे तुमचा ईमेल तुमच्या इनबॉक्समध्ये वेगळा दिसेल. परंतु या वैशिष्ट्याचा व्यर्थ वापर करू नका.

ईमेलला कसे उत्तर द्यावे

खाली आपण पत्राला प्रतिसाद कसा लिहावा याबद्दलची एक छोटी सूचना पाहू.

1. आपल्याला नेहमी शुभेच्छा देऊन प्रारंभ करणे आवश्यक आहे - सभ्यतेला श्रद्धांजली, याबद्दल काहीही केले जाऊ शकत नाही.
2. आपल्याला एखाद्या व्यक्तीशी त्याच्या भाषेत संवाद साधण्याची आवश्यकता आहे. आणि हे केवळ भाषाशास्त्रालाच लागू होत नाही, तर संवादाच्या स्वरूपालाही लागू होते. अनौपचारिक संप्रेषण अनादरकारक मानले जाऊ शकते आणि संभाषणकर्त्याला नाराज करण्याचा प्रयत्न देखील केला जाऊ शकतो.
3. मोबाईल फोनवरून पत्र पाठवल्याशिवाय तुम्ही लिप्यंतरण वापरू नये. जर तुमच्या मेल क्लायंटला रशियन भाषा येत नसेल, तेव्हा अर्जात पत्राचा मजकूर पाठवा.
4. व्यवसाय पत्र सुसंगत, अचूक आणि संक्षिप्त असावे. अचूकता म्हणजे तुम्ही संदर्भ देत असलेल्या डेटाचे स्पष्ट संकेत (तारीख, ठिकाण, वेळ इ.). ठोसपणा - आपल्या पत्राच्या प्राप्तकर्त्याला त्याच्यासाठी नेमके काय आवश्यक आहे हे अगदी पहिल्या ओळीतून समजले पाहिजे. लॅकोनिसिझम. जर तुम्ही स्पष्टपणे विचार केलात तर तुम्ही तुमचे विचार स्पष्टपणे मांडू शकता. आणि तुमचा संवादकर्ता ताबडतोब पाहील आणि प्रशंसा करेल. म्हणूनच, जर आपण प्रकरणाचे सार अनेक वाक्यांमध्ये सारांशित करू शकत असाल तर अनेक पृष्ठांसाठी "पाणी" टाळणे योग्य आहे.
5. जेव्हा पत्रामध्ये अनेक प्रश्न, कार्ये किंवा विषय असतात, तेव्हा त्यांची रचना आणि एकमेकांपासून विभक्त करणे आवश्यक आहे. विचारांचा एक अखंड प्रवाह वाचणे कठीण आहे आणि त्यातील महत्त्वाचे मुद्दे वेगळे करणे अधिक कठीण आहे.
6. पत्रांमध्ये समाविष्ट असलेल्या विनंत्यांना शक्य तितक्या तपशीलवार उत्तर दिले पाहिजे. "केले जाईल" सारखी उत्तरे अस्वीकार्य आहेत.
7. पत्राच्या मजकुरात कोणतीही चूक नसावी. एक किंवा दोन किरकोळ टायपोज डोकावून गेल्यास ते ठीक आहे. परंतु जर तुम्हाला दीर्घकालीन निरक्षरतेने अक्षरशः ग्रस्त असाल तर संवादकाराची तुमच्यावर चांगली छाप पडणार नाही.
8. तुमची पत्रे नेहमी प्रूफरीड करा! पत्र अनेक वेळा वाचा, आणि तुमच्याकडून काहीही चुकले नाही याची खात्री करा, त्रुटींसाठी ते तपासा, प्राप्तकर्त्याचे तपशील बरोबर आहेत का, इत्यादी.

व्यवसाय पत्रव्यवहारव्यवसाय करण्याचा महत्त्वाचा घटक आहे. कंपनी तिच्या ग्राहकांसमोर किंवा व्यवसाय भागीदारांसमोर कशी दिसते हे तिच्या वैशिष्ट्यांवर अवलंबून असते. , ज्यावर तुम्ही विश्वास ठेवू शकता आणि ज्याच्या सहाय्याने तुम्ही व्यवसाय करू शकता, तुम्हाला व्यवसाय पत्रव्यवहाराचे नियम, शिष्टाचाराचे नियम यांची कल्पना असणे आवश्यक आहे. अशा नियमांचे आणि नियमांचे पालन केल्याने संपूर्ण व्यवसायाच्या यशास नक्कीच हातभार लागेल.

व्यावसायिक पत्रव्यवहाराची भाषा

व्यवसाय पत्रव्यवहाराच्या शिष्टाचाराचे प्रमाण ही सादरीकरणाच्या भाषेची एक विशिष्ट शैली आहे, जी भिन्न आहे:

1. वारंवार पुनरावृत्ती, भाषण वळणांची एकसमानता.

स्पष्टीकरणाची ही आवृत्ती तुम्हाला स्वतःला अधिक स्पष्टपणे, समजण्याजोगे व्यक्त करण्यास अनुमती देते. हे पत्रातील मजकुराची वेगळी समज काढून टाकते. हातात काही विशिष्ट वाक्यांशांचा संच असणे उचित आहे, जे प्रथम, स्पष्ट व्यवसाय संदेश लिहिण्यास अनुमती देईल आणि दुसरे म्हणजे, पुढील, अगदी विक्री पत्र तयार करण्यात वेळ वाचवेल.

1. तटस्थ टोन.

तार्किकरित्या माहिती सादर करणे महत्वाचे आहे. व्यावसायिक पत्रव्यवहारात तथ्यांचे भावनिक मूल्यांकन अयोग्य आहे. बोलचाल, भाषिक अभिव्यक्ती, शब्द, काही प्रकारचे हस्तक्षेप यांचा उल्लेख करणे अस्वीकार्य आहे. पत्रव्यवहाराच्या प्रक्रियेत नमूद केलेल्या तथ्यांची वस्तुनिष्ठता सुनिश्चित करणे, त्यांना स्पष्ट तार्किक क्रमाने तयार करणे महत्वाचे आहे.

1. सिमेंटिक अचूकता.

व्यावसायिक पत्रांची अर्थपूर्ण सामग्री त्यांचे व्यावहारिक आणि अगदी कायदेशीर मूल्य सुनिश्चित करते. म्हणून, योग्य शब्द निवडणे महत्वाचे आहे जेणेकरून पत्ता प्रेषकाला समजू शकेल. दुहेरी अर्थ असलेले शब्द समाविष्ट न करणे चांगले. या प्रकरणात, असे होऊ शकते की पत्त्याला पत्रातील सामग्री वेगळ्या प्रकारे, त्याच्या स्वत: च्या मार्गाने समजेल.

1. तथ्यात्मक सामग्रीची निवड.

व्यवसाय पत्रातील डेटा, तथ्य माहितीपूर्ण आणि सर्वात महत्त्वाचे म्हणजे काळजीपूर्वक तपासले पाहिजे. या प्रकरणात, तथ्ये काळजीपूर्वक निवडली पाहिजेत, केवळ तेच सूचित करा जे विशिष्ट प्रकरणाशी संबंधित आहेत. समान प्रकारच्या डेटाची गणना करणे अस्वीकार्य आहे, क्षुल्लक तथ्ये दर्शवितात.

व्यवसाय पत्रांचे प्रकार

व्यवसाय अक्षरे सहसा त्यांच्या वैशिष्ट्यांनुसार वर्गीकृत केली जातात:

• कार्यक्षमतेनुसार - प्रश्नाचे उत्तर, विनंती, अपील, प्रस्ताव इ.
• संरचनेनुसार - मानक (नमुनेदार व्यावसायिक प्रश्न, परिस्थिती सोडवणे), अनियंत्रित (लेखक, औपचारिक आणि तार्किक सादरीकरण किंवा शिष्टाचार मानदंडांवर आधारित);
• विषयानुसार - व्यवसाय (निर्णायक आर्थिक, कायदेशीर, कंपनीच्या क्रियाकलापांशी संबंधित इतर समस्या) किंवा व्यावसायिक, पुरवठा, विक्रीशी संबंधित;
• पत्त्याच्या प्रकारानुसार - सामान्य (एका पत्त्यासाठी), परिपत्रक (एकाच वेळी अनेक पत्त्यांवर पाठवलेले);
• रचनानुसार - 1-पलू (1 समस्या प्रतिबिंबित करणे), बहु-पक्ष (अनेक समस्यांचे वर्णन करणे).

सामग्रीनुसार व्यवसाय पत्रांचे प्रकार:

• संप्रेषण भूमिका पार पाडणे (नकार, दावा, औचित्य, मान्यता);
• कराराचा एक प्रकार व्हा (व्यवसाय मीटिंगच्या परिणामांवर आधारित, कार्ये पूर्ण करण्यासाठी, विविध जबाबदाऱ्या पूर्ण करण्यासाठी मुदतीसह);
• विनंतीच्या स्वरूपात रहा - आवश्यक माहिती प्राप्त करण्यासाठी;
• ऑफर व्हा (बहुतेकदा हा पूर्वी प्राप्त झालेल्या चौकशीच्या पत्राचा प्रतिसाद असतो).

व्यवसाय पत्रांची नोंदणी

इलेक्ट्रॉनिक पत्रव्यवहाराच्या शक्यतांचा व्यापक वापर करूनही, कागदावर छापलेली व्यावसायिक पत्रे पाठवण्याची प्रथा अजूनही आहे. आणि या प्रकरणात, पत्र स्वतः कसे दिसते हे खूप महत्वाचे आहे, कारण व्यवसाय पत्र दिसल्याने पाठवणार्‍या कंपनीच्या पत्त्याच्या कल्पनेवर परिणाम होऊ शकतो. म्हणून, आपण खालील डिझाइन मानकांचे पालन करणे आवश्यक आहे:

• व्यावसायिक अक्षरे लेटरहेडवर छापली पाहिजेत, शक्यतो उच्च-गुणवत्तेच्या कागदापासून बनवलेली, प्रेषकाचे संपूर्ण तपशील दर्शविणारी, ते वाचण्यास सोपे असले पाहिजेत;
• परदेशी भागीदार, क्लायंट यांना संबोधित केलेल्या पत्रातील प्रेषकाचे तपशील इंग्रजीमध्ये लिहिलेले असणे आवश्यक आहे;
• लिफाफ्यातील पत्र शक्य तितक्या एकदा दुमडले पाहिजे आणि मजकूर आतल्या बाजूने असावा. अत्यंत महत्त्वाच्या अक्षरांसाठी, एक मोठा, पुरेसा जाड लिफाफा वापरणे चांगले आहे जेणेकरून पत्राची शीट दुमडण्याची गरज नाही;
• लिफाफ्यावरील सर्व तपशील, पत्राप्रमाणेच आणि कंपनीचा लोगो देखील दर्शविण्याची परवानगी आहे;
• प्राप्तकर्त्याचा पत्ता फक्त लिफाफ्यावर दर्शविला जातो. पारदर्शक खिडकीसह लिफाफा वापरताना, प्राप्तकर्त्याचा पत्ता वरच्या उजव्या कोपर्यात अक्षरावरच लिहिलेला असतो. नंतर पत्र दुमडले आहे जेणेकरून पत्ता पारदर्शक विंडोमध्ये दृश्यमान होईल;
• प्रेषकाचा पत्ता लिफाफ्यावर आणि पत्राच्या शीटवर दोन्ही लिहिलेला आहे.

व्यवसाय पत्रव्यवहार नियम

# 1 - एका पत्त्याला पत्र पाठवणे. या प्रकरणात पत्रव्यवहार वैयक्तिकृत होईल, जे महत्वाचे आहे, विशेषत: व्यावसायिक संबंध स्थापित करताना.

क्रमांक 2 -. तुम्हाला सर्व पत्रांची उत्तरे देणे आवश्यक आहे, आणि वेळेवर, जर ध्येय निश्चित केले असेल - अशा कंपनीची प्रतिमा तयार करण्यासाठी जी नेहमी सहकार्यासाठी तयार असते, ज्या पत्त्याशी आदराने वागतात. तथापि, आपण कविता लिहू नये हे लक्षात ठेवणे आवश्यक आहे. स्पष्टपणे आणि संक्षिप्तपणे - ही उत्तराची शैली असावी. या प्रकरणात, आपल्याला "1 अक्षर - 1 प्रतिसाद" योजनेचे पालन करणे आवश्यक आहे.

# 3 - जर तुम्हाला ई-मेलची सामग्री अनेक पत्त्यांपर्यंत पोहोचवायची असेल, तर त्यांचे पत्ते "कॉपी" ओळीत जोडले जातील. या प्रकरणात, ज्याला पत्र प्राप्त झाले आहे, ज्याचा पत्ता "कॉपी" ओळीत प्रविष्ट केला आहे, तो उत्तर देऊ शकत नाही. मुख्य गोष्ट अशी आहे की त्याला या किंवा त्या प्रसंगी माहिती दिली जाते.

# 4 - एकाच वेळी अनेक प्राप्तकर्त्यांना ई-मेल पाठवणे परवानगी आहे, परंतु !!! संदेशाला उत्तर अपेक्षित नसल्यासच. अशा पत्रांमध्ये किंमतींचे वितरण, कामाच्या वेळापत्रकातील बदलांबद्दलचे संदेश इ.

# 5 - व्यवसाय पत्रात विषय सूचित करणे आवश्यक आहे. विषय ओळ पत्त्याला संदेश कशाबद्दल आहे हे त्वरित समजून घेण्यास अनुमती देते.

क्र. 6 - योजना "प्रथम अभिवादन, नंतर पत्त्याला आवाहन" आहे. व्यावसायिक पत्रव्यवहारात, नाव आणि आश्रयदातेने अर्ज करण्याची प्रथा आहे.

# 7 - पत्राचा मजकूर 3 मुख्य मुद्द्यांवर आधारित असावा: ग्रीटिंग + अपील, प्रश्नाचे विधान, विनंती किंवा कृतीसाठी प्रोत्साहन.

# 8 - आपल्याला अलर्ट फंक्शन काळजीपूर्वक वापरण्याची आवश्यकता आहे. या प्रकरणात, संदेशाच्या शेवटी, एक विनंती सर्वात विनम्र स्वरात दर्शविली जाते की पत्ता प्रेषकाला पत्र वाचण्याच्या वस्तुस्थितीबद्दल सूचित करतो.

क्र. 9 - स्वाक्षरीसह शक्य तितके लॅकोनिक असावे. या प्रकरणात, केवळ विशिष्ट शब्द प्रविष्ट करणे महत्वाचे नाही, उदाहरणार्थ, "विनम्रपणे,", परंतु पत्र लिहिणाऱ्या व्यक्तीचे नाव आणि स्थान नंतर, ई-मेल वापरून व्यावसायिक पत्रव्यवहाराच्या बाबतीत, सूचित करणे देखील महत्त्वाचे आहे. त्याची मुख्य संपर्क माहिती.

क्र. 10 - पत्रासोबत अतिरिक्त साहित्य जोडलेले आहे, जर पत्रासोबत पाठवले असेल तर ते अनिवार्य संकेत. कागदावरील नियमित पत्राच्या बाबतीत, बहुतेक प्रकरणांमध्ये, अशा असंख्य शीट्सवरील संलग्नकांचे संकेत पुरेसे आहेत. जर आम्ही इलेक्ट्रॉनिक व्यवसाय पत्रव्यवहाराबद्दल बोलत असाल, तर अनुप्रयोगाच्या माहितीमध्ये संलग्न फायलींबद्दलचा डेटा, विशेषतः त्यांचे स्वरूप, खंड, सामग्री समाविष्ट असावी. फाइल्सचा आकार 5 MB पेक्षा जास्त नसावा.

व्यावसायिक पत्रव्यवहाराची वैशिष्ट्ये

1. "प्रिय, आदरणीय, आदरणीय" हे सामान्य व्यावसायिक पत्रांमधील पत्त्याचे सर्वात सामान्य प्रकार आहे.
2. "प्रिय" हा संबोधनाचा भावनिक प्रकार आहे जो अभिनंदन पत्रांमध्ये वापरला जातो.
3. अनधिकृत अक्षरांमध्ये फक्त नाव आणि आश्रयदातेनुसार पत्ता वापरला जातो.
4. व्यवसाय भागीदारांमधील पत्राची रचना "निर्णय औचित्य / निर्णय स्वतः" किंवा "निर्णय स्वतः / निर्णयाचे औचित्य" योजनेनुसार केली जाते. पहिला पर्याय नकाराच्या पत्रांमध्ये वापरणे चांगले आहे, दुसरा - सकारात्मक निर्णयाच्या बाबतीत.
5. अधिकृत आदेशाचे पालन करणे आवश्यक आहे. उदाहरण: व्यवस्थापकाने स्वाक्षरी केलेल्या पत्राचे उत्तर समान पदावर असलेल्या व्यक्तीच्या स्वाक्षरीसह दिले पाहिजे. या प्रकरणात, असा पर्याय शक्य आहे जेव्हा संचालक स्वतः डेप्युटीने स्वाक्षरी केलेल्या पत्राला प्रतिसाद देऊ शकतात.
6. विनंती पत्रामध्ये काही शब्द असणे आवश्यक आहे. उदाहरणे: विचारा, विचारा, विचारा, इ. त्याच वेळी, अशा पत्राच्या प्रतिसादात स्पष्टपणे सूचित केले पाहिजे की विनंती कार्यान्वित केली जाईल की ती नाकारली जाईल.

महत्त्वाचे!लक्षात ठेवा, हा केवळ नियम आणि नियमांचा संच नाही, ही एक प्रकारची कला आहे जी व्यावसायिक संप्रेषणाचे बहुआयामी ज्ञान असलेल्या व्यावसायिकांकडून शिकण्यासारखी आहे.

पत्रव्यवहार प्रशिक्षणाकडे लक्ष द्या:

• व्यवसायात ई-मेल पत्रव्यवहार. व्यावसायिक संबंध व्यवस्थापित करा
• भागीदारांसह ई-मेल पत्रव्यवहार. कठीण परिस्थिती (प्रगत)

लेख