Mesyuarat dan mesyuarat, tanda umum dan khas. Konsep "pertemuan" dan "pertemuan"
Secara praktiknya, terdapat pembahagian mesyuarat yang meluas mengikut tugas dan matlamat mereka. Oleh itu, mesyuarat yang bermasalah, instruktif dan operasi dibezakan Pengurusan peribadi: Buku Teks / S.D. Reznik et al. - ed. ke-2, Disemak. dan tambah. - M .: INFRA-M, 2004 .-- 622 hlm..
Tujuan mesyuarat masalah adalah untuk mencari penyelesaian pengurusan yang terbaik kepada masalah yang dibincangkan. Keputusan dalam mesyuarat sebegini biasanya dirumus hasil perbincangan dan diambil selepas undian. Mesyuarat sedemikian diadakan mengikut skema berikut: laporan; soalan kepada penceramah; perbincangan; mencari penyelesaian.
Tujuan mesyuarat taklimat adalah untuk menyampaikan pesanan dan maklumat yang diperlukan dari atas ke bawah skim kawalan untuk pelaksanaan yang lebih cepat dan cekap. Pada mesyuarat sedemikian, ketua memaklumkan khalayak tentang keputusan pentadbiran yang diterima pakai.
Mesyuarat operasi adalah apa yang dipanggil mesyuarat perancangan, taklimat, mesyuarat lima minit. Mereka tidak berlarutan. Tujuan mesyuarat tersebut adalah untuk mendapatkan pengurus maklumat tentang keadaan semasa dalam pengeluaran. Berbeza dengan taklimat, mesyuarat operasi menyediakan maklumat dari bawah ke atas melalui skim kawalan. Setelah menerima maklumat operasi daripada peserta mesyuarat, pengurus mengenal pasti kehadiran "kesesakan", sebab-sebab tunggakan dan kegagalan, dan di sini dia membuat keputusan yang diperlukan, memberi arahan, menentukan masa pelaksanaannya. Tiada laporan dibuat pada mesyuarat operasi. Matlamat utama adalah untuk mengenal pasti masalah pengeluaran tersebut, kepada penyelesaian yang mana usaha utama pasukan harus diarahkan.
Namun begitu, tujuan utama mana-mana mesyuarat atau mesyuarat adalah untuk membuat keputusan bersama selepas pertukaran maklumat kolektif, iaitu untuk mencapai keputusan tertentu.
Klasifikasi mesyuarat dan mesyuarat
Mesyuarat dan persidangan adalah formal dan tidak formal. Untuk menjalankan acara dengan jayanya, anda perlu menentukan sifatnya terlebih dahulu.
Jenis mesyuarat boleh dikelaskan mengikut fungsi pengurusan:
1. Merancang mesyuarat, yang membincangkan strategi dan taktik organisasi, sumber yang diperlukan untuk melaksanakan rancangan;
2. Mesyuarat mengenai motivasi buruh, di mana masalah produktiviti dan kualiti, kepuasan kakitangan, sebab motivasi rendah, kemungkinan mengubahnya, isu insentif moral dan material dibincangkan;
3. Mesyuarat mengenai organisasi dalaman, di mana subjek perbincangan adalah isu-isu penstrukturan organisasi, penyelarasan tindakan unit struktur, perwakilan kuasa, dll.;
4. Mesyuarat mengenai kawalan ke atas aktiviti pekerja ditumpukan kepada perbincangan hasil aktiviti, pencapaian matlamat yang ditetapkan, masalah gangguan, produktiviti yang rendah;
5. Mesyuarat khusus untuk organisasi, di mana isu pengurusan operasi dibincangkan berkaitan dengan situasi dalam organisasi, inovasi dan kemungkinan pelaksanaannya, masalah kelangsungan hidup, daya saing, imej, gaya.
Terdapat juga klasifikasi mesyuarat mengikut gaya mengadakan:
1. Mesyuarat autokratik, hak bersuara dan hak membuat keputusan yang hanya pemimpin ada. Peserta dalam mesyuarat ini harus mendengar dan menjawab soalan yang diajukan oleh pemimpin. Mesyuarat sedemikian diadakan apabila pengurus perlu memaklumkan atau memberi arahan kepada orang bawahannya.
2. Mesyuarat percuma tiada agenda. Mereka boleh diadakan tanpa pengetua. Pertemuan sedemikian bermuara kepada pertukaran pandangan, keputusan yang tidak direkodkan. Pertemuan sebegini diadakan dalam bentuk perbualan atau perbualan.
3. Perjumpaan perbincangan - satu cara untuk mendapatkan penyelesaian tentang sebarang isu dengan menjana idea baru dan menganalisis cadangan penyelesaian hasil kerja kolektif sekumpulan orang semasa mesyuarat yang diadakan mengikut peraturan tertentu. Ciri ciri kaedah ini ialah ketiadaan kritikan dan penilaian terhadap idea yang dinyatakan.
Acara rasmi mempunyai status yang ditanda dengan jelas dan diadakan mengikut peraturan yang ditetapkan. Orang yang dikecualikan khas sentiasa hadir pada mesyuarat sedemikian. Komponen utama acara:
1. Agenda (senarai isu yang akan dibincangkan);
2. Laporan (pembentangan intipati isu);
3. Ucapan (perbincangan isu dalam agenda);
4. Pindaan (perbincangan tentang perubahan yang dicadangkan untuk diperkenalkan ke dalam perbincangan);
5. Perbahasan (perbincangan);
7. Merangka protokol (pernyataan bertulis tentang peristiwa);
8. Pelbagai (perbincangan isu yang tiada dalam agenda).
Perhimpunan tidak formal membuatkan orang ramai berasa lebih senang, tetapi anda juga harus bersedia untuk acara sebegitu. Untuk mesyuarat tidak rasmi anda perlukan:
1. Senarai topik untuk perbincangan;
2. Pengacara majlis;
3. Protokol perjanjian yang dicapai.
Acara tidak formal berlangsung dalam suasana yang lebih santai, tetapi tetap harus diingat bahawa hanya pertemuan atau pertemuan yang teratur memberikan hasil yang positif.
Setiap mesyuarat perlu ada agenda yang perlu difikirkan lebih awal. Agenda membantu menjimatkan masa dan tidak memikirkan isu sekunder untuk masa yang lama.
Agenda yang disediakan dengan baik terdiri daripada:
* tujuan, tarikh, masa dan tempat mesyuarat;
* senarai orang yang dijemput;
* senarai masalah yang dibincangkan;
* tema utama;
* berbeza;
* tarikh untuk mesyuarat seterusnya.
Mesyuarat ialah satu cara pertukaran kolektif maklumat perniagaan dengan penerimaan (komunikasi) keputusan tertentu. Mesyuarat biasanya dianjurkan oleh pihak pengurusan untuk memaklumkan kepada kolektif kerja.
Mengendalikan mesyuarat, mesyuarat. Pertemuan konflik
Kaedah komunikasi yang diterima umum dengan orang bawahan dan pada masa yang sama bentuk mengatur kerja pengurus ialah mesyuarat pengeluaran dan mesyuarat.
Mesyuarat dan persidangan ialah satu cara untuk bertukar maklumat perniagaan secara kolektif di bawah arahan bos anda dan membuat keputusan khusus.
Jenis mesyuarat dan mesyuarat berikut dibezakan mengikut tujuan:
Pengenalan (pembentangan projek baru, latihan lanjutan);
Maklumat (generalisasi maklumat, kajian sudut pandang);
· Penjelasan (meyakinkan pekerja tentang sesuatu);
• bermasalah (pencarian kolektif untuk penyelesaian kepada isu tersebut);
· Instruktif (membawa kepada perhatian maklumat yang diperlukan dan menerangkan kaedah tindakan);
Operasi ("beroperasi") (mendapatkan maklumat semasa tentang keadaan hal ehwal dan mengenal pasti "kehalangan");
Mesyuarat perancangan (menetapkan tugas dan rancangan untuk tempoh masa yang singkat)
Penyelarasan (memastikan interaksi
subbahagian);
Akhir (menjumlahkan untuk tempoh masa atau kitaran pengeluaran);
Kesungguhan (menyimpulkan dengan sungguh-sungguh,
tarikh atau acara penting untuk syarikat, memberi ganjaran kepada pekerja terbaik);
"Mesyuarat Kolektif Buruh" (untuk semua yang lain
mesyuarat juga menyatukan kerja kolektif, tetapi nama ini menekankan bahawa pada mesyuarat beberapa isu penting dibincangkan, lebih untuk kerja kolektif daripada pengurusan - keadaan kerja, persediaan untuk
cuti, beberapa tidak formal lain, tidak berkaitan langsung dengan penghasilan topik; dari baris yang sama - mesyuarat kesatuan sekerja).
Istilah "pertemuan" dan "pertemuan" sering diambil secara sinonim. Walau bagaimanapun, secara tegasnya, mesyuarat dan mesyuarat berbeza dari segi tujuan dan cara ia diadakan.
pakar yang diperlukan dan mendengar pendapat mereka (menganjurkan perbincangan) untuk membuat keputusan... Biasanya, mesyuarat dikumpulkan dengan penyertaan ketua, ketua jabatan, pakar terkemuka - iaitu, mereka yang pendapatnya penting dan boleh mempengaruhi penerimaan
Jadi, tugas mesyuarat adalah untuk memaklumkan kerja kolektif, tugas mesyuarat adalah untuk bekerja bersama
penyelesaian dalam bulatan yang lebih sempit daripada mereka yang terlibat dalam masalah
pakar. Perbezaan antara format komunikasi perniagaan ini mudah difahami dengan menganalisis etimologi.
(asal) nama mereka: mesyuarat itu dikumpulkan untuk
apa-apa tujuan, mesyuarat itu berkumpul untuk berunding. Sebarang pertemuan adalah pertemuan, tetapi tidak setiap pertemuan adalah pertemuan. Perjumpaan biasanya melibatkan format yang lebih sempit, oleh itu, di bawah ini kita akan mempertimbangkan prinsip-prinsip asas penganjuran dan pengendalian mesyuarat untuk merangkumi aspek yang lebih luas.
Persediaan mesyuarat bermula dengan menetapkan matlamat, menentukan topik, agenda dan komposisi peserta.
Keberkesanan mesyuarat itu sebahagian besarnya ditentukan oleh
masa dan tempat pegangannya, serta komposisinya
peserta. Bilangan minimum orang harus dijemput ke mesyuarat - hanya mereka yang tanpanya ia akan menjadi tidak berkesan. (Kadang-kadang adalah bijak untuk melepaskan pekerja yang tidak lagi diperlukan untuk hadir sebelum mesyuarat selesai.)
Kunci kejayaan mesyuarat adalah agenda yang direka dengan baik. Biasanya ia dimaklumkan kepada peserta mesyuarat terlebih dahulu supaya mereka sudah tahu apakah isu yang akan dibincangkan pada mesyuarat tersebut dan boleh membuat persediaan. Walau apa pun, agenda mesti diumumkan pada awal mesyuarat.
Agenda sering dijalankan sebagai dokumen yang berasingan. Dokumen ini adalah kedua-duanya
pengumuman mesyuarat, dan perintah yang menetapkan untuk mengadakan mesyuarat mengenai topik ini dan itu dengan
dengan soalan begini dan begini dan begini dan begitu peserta. Oleh itu, masuk akal untuk menyiarkannya di papan pesanan.
Agenda mesyuarat mesti mengandungi:
· Tajuk (topik) mesyuarat;
· Maklumat tentang tempat, masa dan tempoh mesyuarat; ...
· Maklumat tentang peserta mesyuarat (siapa yang perlu hadir);
· Senarai soalan untuk perbincangan (jika perlu - dengan nama penceramah);
Peraturan - pengagihan masa pada item agenda. Sekiranya status mesyuarat tidak penting, ia cukup untuk menunjukkan topik, tempat masa, senarai isu dalam agenda, dan
Sesetengah mesyuarat tidak memerlukan agenda terperinci. Sebagai contoh, untuk mesyuarat kecil, kadang-kadang
ia cukup untuk mengumumkan secara lisan masa tempat, senarai peserta dan
topik. Senarai isu yang akan dibincangkan akan diuruskan pada mesyuarat itu sendiri.
Permulaan mesyuarat. Mesyuarat sentiasa dipimpin oleh seorang -
pegawai yang mempengerusikan, selalunya, pemimpin itu sendiri. Pada fasa pertama, fasa awal mesyuarat, pengerusi, pertama sekali, membawa perhatian kepada isu prosedur utama: topik dan tujuan mesyuarat, kandungan agenda, peraturan prosedur.
Mengendalikan mesyuarat bagi pengurus, ia sentiasa dibahagikan kepada dua baris selari: mengekalkan prosedur dan mengekalkan kandungan.
Mengendalikan mesyuarat
Terdapat beberapa jenis acara yang diadakan untuk kumpulan orang tertentu, di tempat tertentu, di mana topik yang berbeza dibincangkan atau keputusan dibuat mengenai masalah tertentu. Contohnya, mesyuarat suku tahunan pemegang saham atau mesyuarat agung korporat. Aktiviti ini dibahagikan kepada beberapa jenis:
ü mesyuarat
ü mesyuarat
ü Mesyuarat perniagaan:
Ø Perbualan perniagaan
Ø Rundingan
mesyuarat dijalankan mengikut peraturan tertentu ( prosedur untuk mengadakan mesyuarat), yang dinyatakan dalam piagam organisasi. Pengadaan mesyuarat dan keputusan yang dibuat di dalamnya direkodkan dalam dokumen khas yang dipanggil minit mesyuarat.
mesyuarat berbeza daripada mesyuarat kerana sebilangan kecil orang biasanya dijemput ke mesyuarat. Sebagai contoh, orang yang mewakili jabatan berbeza dalam organisasi yang sama atau wakil syarikat dan firma yang berbeza.
Mesyuarat selalunya lebih kerap daripada mesyuarat. Mereka diadakan pada masa yang ditetapkan, biasanya seminggu sekali. Mesyuarat wujud untuk merenung isu dan isu yang membara. Mesyuarat sedemikian juga boleh tidak dijadualkan jika ia dibenarkan oleh keperluan yang mendesak. Minit biasanya tidak disimpan dalam mesyuarat, tetapi resolusi pasti diluluskan berdasarkan keputusan.
Mesyuarat perniagaan dibahagikan kepada perbualan perniagaan dan rundingan.
Perbualan perniagaanberlaku dalam bentuk perbualan percuma dan diadakan untuk membincangkan pelbagai tugasan sementara yang mendesak, tetapi akhirnya keputusan semestinya dikeluarkan.
rundinganmenyediakan penyelesaian isu dan tugas yang lebih asas untuk aktiviti bersama syarikat, organisasi atau perusahaan, seperti: menentukan julat interaksi, mengehadkan sfera pengaruh, dan sebagainya. Rundingan berakhir dengan menandatangani perjanjian akhir atau kenyataan lisan.
Setiap usahawan, ahli perniagaan, peniaga, mengikut sifat aktivitinya, selalunya dikehendaki bertindak sebagai peserta atau menganjurkan sendiri pelbagai mesyuarat, persidangan dan mesyuarat perniagaan. Terdapat prosedur yang ditetapkan untuk melaksanakan acara ini, yang mesti dipatuhi, kerana ia secara langsung mempengaruhi kejayaan dan perkembangan perniagaan.
Apakah syarat yang mesti dipenuhi untuk menyediakan dan melaksanakan acara ini dengan kualiti yang tinggi?
1. Adalah penting untuk menentukan topik dengan jelas dan menjadualkan agenda.
Agenda itu harus merangkumi 2-3 isu penting dan 3-4 isu sekunder. Mengapa nisbah ini? Sekiranya terdapat beberapa soalan utama, maka anda boleh menumpukan lebih banyak masa kepada mereka untuk mempertimbangkan dan menyelesaikannya dengan lebih mendalam. Sekiranya terdapat banyak daripada mereka, maka, memandangkan masa yang terhad, isu utama akan dipertimbangkan secara dangkal dan banyak nuansa akan terlepas.
2. Buat senarai orang tertentu yang dijemput ke mesyuarat, mesyuarat, rundingan.
Pengecualian adalah mesyuarat pengeluaran. Ia diadakan secara berkala dan dengan senarai kehadiran yang tidak boleh diubah.
3. Tetapkan tarikh dan masa tertentu untuk acara tersebut.
Tarikh dan masa rundingan mesti dipersetujui dengan semua pihak.
4. Pemberitahuan mandatori semua bakal orang tentang tarikh dan masa acara.
Untuk mesyuarat berlangsung, ini mesti dilakukan sekurang-kurangnya seminggu lebih awal. Hanya mereka yang bukan peserta tetap di dalamnya diberi amaran tentang mesyuarat produksi yang akan datang.
5. Tentukan jangka masa di mana acara ini akan berlangsung, dan maklumkan semua peserta tentangnya.
Pengalaman menunjukkan bahawa amaran tentang masa tamat acara mendisiplinkan semua yang hadir dan mengurangkan masa acara daripada 10 kepada 15%.
6. Perlu menyediakan ucapan utama. Ia boleh menjadi laporan atau mesej kecil. Tetapkan hadirin yang diperlukan untuk perbincangan.
Ucapan hendaklah dibuat dengan tegas mengenai topik dan mendedahkan masalah yang sedang dipertimbangkan. Hujah dan kesimpulan mesti dibuktikan dan disokong oleh fakta. Cakap kosong dan kekurangan kekhususan hanya akan menyebabkan ketidakpedulian dan ketidakpedulian penonton.
7. Tentukan premis dan sediakannya untuk acara tersebut.
Bilik atau dewan hendaklah selesa dan cukup besar untuk menampung semua peserta yang dijangkakan. Fikirkan tentang bilangan tempat duduk terlebih dahulu - perlu ada kerusi yang mencukupi untuk semua orang. Lebih baik mempunyai rizab luar jangka. Untuk menjalankan rundingan, adalah tidak wajar untuk meletakkan kad di hadapan setiap peserta dengan huruf awal penuh. Tunjukkan di atasnya nama organisasi atau syarikat bagi pihak orang ini hadir. Letakkan sehelai kertas / buku nota dan beberapa pen di atas meja untuk setiap peserta. Kehadiran minuman (air mineral dengan dan tanpa gas) dan gelas adalah digalakkan. Dasar ihsan memperuntukkan hidangan teh dan kopi semasa rundingan.
Kerja harus bermula dengan sukar pada masa yang dipersetujui. Kelewatan hanya akan membawa kepada peristiwa seterusnya bermula dengan kelewatan yang lebih besar. Apabila menganjurkan rundingan oleh semua pihak - peserta, adalah kebiasaan untuk memerhatikan tanpa syarat saat permulaan kerja. Kelewatan anda yang tidak munasabah untuk rundingan oleh rakan kongsi akan dianggap sebagai tahap pengabaian yang paling tinggi dan sukar untuk meramalkan keputusan selanjutnya.
Pastikan suasana umum semasa acara adalah mengalu-alukan. Peralihan kepada personaliti, penjelasan perhubungan, penghinaan dan provokasi tidak boleh diterima.
Untuk mengadakan mesyuarat, anda perlu memilih pengerusi. Ini dilakukan melalui undian terbuka atau tertutup umum. Peringkat ini semestinya direkodkan dalam protokol.
Pengerusi bertanggungjawab untuk mengawal peraturan dan mengumumkan nama dan nama keluarga setiap penceramah, jawatannya dan nama syarikat bagi pihak peserta bercakap.
Penceramah yang dipilih mestilah seorang yang mempunyai kualiti tertentu. Di atas segalanya, pengerusi mestilah seorang yang cekap dan tidak berat sebelah. Dia mesti dapat menyatakan dirinya dengan jelas dan jelas, bertolak ansur dengan pendapat yang bertentangan. Dia tidak berhak memberi keutamaan kepada sesiapa dan memaksakan pendapatnya. Sekiranya beliau mempunyai cadangan sendiri semasa mesyuarat, pengerusi berhak untuk menyatakan hanya selepas semua penceramah.
Saat yang paling penting dalam mana-mana acara ialah mengambil kira dan membuat keputusan. Selalunya, pada masa ini, terdapat beberapa jenis kehilangan tenaga dan tidak berdaya. Sebabnya adalah aspek psikologi: para peserta tidak dapat menyedari bahawa masa akan berakhir dan perlu membuat keputusan. Mereka mula ragu-ragu, teragak-agak, teragak-agak untuk membuat pilihan. Jika keadaan sedemikian timbul, jalan keluar terbaik adalah dengan mengambil satu cadangan dan mempertimbangkannya. Adalah sangat penting untuk tidak terlepas saat perbincangan harus berakhir. Ini bergantung sepenuhnya kepada pengalaman pengerusi. Terdapat juga amalan pengundian pertengahan penggal, apabila rumusan dibuat untuk setiap peringkat perbincangan. Tetapi anda juga tidak seharusnya tergesa-gesa membuat keputusan muktamad jika keputusan ini ditolak oleh minoriti. Dalam kes ini, anda perlu meneruskan perbincangan untuk mendapatkan penyelesaian yang memuaskan semua pihak perbincangan.
Salah satu tugas suci setiausaha ialah menyediakan mesyuarat, persidangan, dan mesyuarat yang dimulakan oleh pemimpin di peringkat yang berbeza. Dalam kebanyakan kes, setiausaha juga menyimpan minit acara sedemikian. Artikel ini akan menunjukkan kepada anda cara menjadikan proses ini lebih cekap.
Untuk mula bercakap tentang protokol, pertama sekali, anda perlu memberi tumpuan kepada penyediaan mesyuarat. Sebelum acara sedemikian, adalah penting untuk memikirkan agenda, menentukan komposisi peserta, membaca laporan semua penceramah dan bahan lain. Semua ini memerlukan usaha tambahan, tetapi akibatnya, lebih mudah untuk mengekalkan protokol.
BAGAIMANA NAK JIMAT MASA?
Menurut pelbagai kajian, mesyuarat boleh dibelanjakan dari 10 hingga 50% daripada masa kerja ketua organisasi dan pekerja lain. Untuk mengurangkan masa yang dihabiskan, pemula mesyuarat, hos dan peserta hendaklah mengingati garis panduan berikut:
Bincangkan dalam mesyuarat hanya isu-isu yang tidak dapat diselesaikan secara rutin.
Hadkan bilangan peserta dalam mesyuarat. Ia berkadar terus dengan tempoh acara. Jika tempoh mesyuarat dengan 5 orang pekerja ialah 1 jam, maka jika bilangan peserta adalah 10 orang atau lebih, ia berkemungkinan akan berlangsung selama 2 jam atau lebih.
Sediakan taklimat mesyuarat terlebih dahulu. Pengiraan, laporan analisis, jadual, graf, ringkasan, bahan foto dan video, pembentangan, sampel produk, pendapat pakar harus disediakan oleh pakar khusus. Tetapi setiausaha mesyuarat wajib menyemak kesediaan bahan. Oleh itu, sehari atau dua hari sebelum acara, anda harus:
a) dengan bantuan orang yang bertanggungjawab yang akan membuat pembentangan, menyusun senarai semua bahan maklumat;
b) menerima bahan elektronik daripada orang yang bertanggungjawab (contohnya, pembentangan, nota penerangan, dsb.);
c) menerima daripada orang yang bertanggungjawab abstrak bercetak dan teks laporan.
Untuk setiap soalan, lantik seorang pekerja yang bertanggungjawab, walaupun sekumpulan orang perlu melaksanakan perintah itu.
Jangan buang masa mendedahkan pelakunya. Ingatlah bahawa tugas utama setiap mesyuarat adalah membincangkan agenda dan membuat keputusan mengenainya.
AGENDA
Ini adalah senarai isu yang akan dibincangkan dalam mesyuarat tersebut. Mereka ditentukan oleh pengerusi mesyuarat. Bagaimanapun, setiausaha juga boleh mengambil bahagian dalam proses ini.
Gunakan garis panduan berikut semasa membangunkan agenda anda:
- Bahagikan topik mesyuarat yang terlalu luas kepada berbilang subtopik. Mesyuarat persediaan boleh diadakan oleh pusat tumpuan bagi setiap sub topik, jika perlu.
Sebagai contoh, mesyuarat yang dijadualkan pada akhir bulan mengenai topik "Mengenai pemenuhan sasaran yang dirancang oleh kedai pengeluaran utama" harus didahului dengan beberapa siri mesyuarat kecil di kedai: "Mengenai pemenuhan rancangan oleh faundri", "Mengenai pemenuhan rancangan oleh kedai perolehan", "Mengenai pemenuhan rancangan oleh kedai mesin", "Mengenai pelaksanaan rancangan oleh kedai pemasangan." Atau mesyuarat mengenai topik "Mengenai pelaksanaan sistem ERP dalam perusahaan" harus didahului oleh beberapa mesyuarat: "Mengenai masalah memperkenalkan sistem ERP dalam pengeluaran", "Mengenai memastikan komunikasi antara sistem ERP dan 1C dalam perakaunan "," Mengenai sokongan teknikal sistem ERP dan pemindahan data ", dsb.
- Bawa isu agenda yang sama pentingnya, disatukan oleh tema yang sama... Sebagai contoh, penyediaan pengangkutan, pesanan penghantaran ke gudang, penghantaran dan penyingkiran produk siap dari wilayah perusahaan.
Pelbagai masalah yang saling berkaitan juga boleh diletakkan dalam agenda. Sebagai contoh, mereka mungkin termasuk:
Pemerolehan barisan pengeluaran baharu;
Penyediaan teknologi pengeluaran;
Perubahan kepada reka bentuk dan dokumentasi teknologi berkaitan dengan pembelian peralatan baharu;
Pemodenan bangunan pengeluaran dan pembangunan pengikatan alat mesin;
Bahan dan sokongan teknikal pengeluaran.
Pada masa yang sama, pembinaan semula pintu masuk kilang atau penganjuran pembayaran elektronik untuk pintu masuk ke kantin kilang jelas tidak berbaloi untuk dibincangkan pada mesyuarat ini.
Jelas sekali setiausaha tidak boleh sentiasa mempengaruhi kandungan agenda. Mesyuarat itu dipanggil oleh pemimpin, beliau juga menggariskan pelbagai isu. Dan jika pengurus termasuk dalam agenda satu mesyuarat pembelian barisan pengeluaran baru untuk pengeluaran pemutus dan organisasi pembersihan musim bunga, maka ia mungkin tidak mungkin untuk meyakinkannya. Tetapi di pihak kami, kami boleh mencadangkan untuk membawa perbincangan mengenai penganjuran hari pembersihan ke mesyuarat lain, contohnya, menggabungkannya dengan isu mengecat muka depan bangunan atau mengadakan perayaan sempena hari lahir organisasi.
- Buat agenda hanya dari isu-isu yang termasuk dalam kompetensi dan bidang tanggungjawab peserta mesyuarat. Sebagai contoh, adalah sia-sia untuk membincangkan isu bekalan jika tiada ketua bekalan.
- Hadkan bilangan topik dan isu dalam agenda... Perlu ada seberapa banyak daripada mereka yang boleh dibincangkan dan diselesaikan dengan berkesan dalam tempoh masa yang diperuntukkan. Sebagai contoh, dalam 1 jam mesyuarat, anda boleh membincangkan dari 1 hingga 5 soalan, bergantung pada skala topik yang dibincangkan dan pada kualiti persediaan untuk mesyuarat.
- Sertakan dalam agenda laporan tentang tugasan dan tugasan yang diberikan pada mesyuarat yang lalu jika mesyuarat mempunyai tema dan komposisi peserta yang sama. Bersedia untuk fakta bahawa, walaupun tidak ada perkara sedemikian dalam agenda, pengerusi boleh memperkenalkannya dengan kuasanya. Oleh itu, adalah lebih baik untuk mencetak senarai arahan terlebih dahulu - ia harus bersama pengerusi, orang yang bertanggungjawab dan setiausaha.
PESERTA MESYUARAT
Keperluan am untuk peserta acara:
Kecekapan dan minat dalam isu dalam agenda;
Jawatan yang cukup tinggi untuk membuat keputusan dan memberi arahan kepada orang bawahan berdasarkan keputusan mesyuarat.
Komposisi peserta semasa acara mungkin berubah. Sekiranya terdapat topik dalam agenda yang mempengaruhi semua peserta dalam mesyuarat, dan isu yang hanya berkaitan dengan sebahagian daripada mereka, maka isu umum perlu dibincangkan terlebih dahulu. Pada akhir bahagian mesyuarat ini, pekerja yang tidak terlibat dalam perbincangan lanjut boleh dibebaskan.
Bagaimana untuk memberitahu semua orang
Maklumkan kepada semua peserta mesyuarat tentang tarikh, masa, tempat, topik acara.
Anda boleh melaporkan mesyuarat menggunakan panggilan telefon, sms, e-mel (pemberitahuan penghantaran dan bacaan), pintasan peribadi.
Sekiranya salah seorang peserta tidak hadir di tempat kerja atas pelbagai sebab (cuti tahunan, hilang upaya sementara, perjalanan perniagaan, dll.), adalah perlu untuk mengetahui sebab ketidakhadiran dan mengingatkan pekerja yang menggantikan orang yang tidak hadir mengikut peraturan. skim gantian bahawa dia mesti menghadiri mesyuarat itu.
Ia juga berguna untuk menambah gesaan pop timbul seperti "ingatkan timbalan untuk menghadiri mesyuarat perancangan" dalam kalendar pada komputer anda.
Maklumat tentang siapa yang dimaklumkan tentang mesyuarat dan bila boleh dimasukkan dalam jadual (Contoh 1).
CONTOH 1
Memberitahu Peserta Mesyuarat
Mesyuarat akan berlangsung pada 24 Jun 2017 jam 11:00 di pejabat Pengarah Perolehan.
Topik: Penamatan kontrak dengan pembekal untuk separuh kedua 2017.
Tempat duduk untuk peserta mesyuarat
Pastikan anda menyediakan carta tempat duduk untuk peserta mesyuarat jika:
Pegawai tertinggi (bandar, wilayah, wilayah, republik, persekutuan);
Pemilik syarikat dan pegangan transnasional, dsb.;
Wakil organisasi rakan kongsi.
Jika boleh, setiausaha hendaklah duduk di meja berasingan di sebelah meja pengerusi (Contoh 2).
Contoh 2
Carta tempat duduk
Kad nama
Di atas meja bertentangan dengan tempat yang sepadan, adalah perlu untuk meletakkan kad nama dengan kedudukan dan (atau) nama penuh. setiap peserta. Pilihan paling mudah ialah helaian kertas yang dilipat (rajah 1)
nasi. 1. Kad Nama Peserta Mesyuarat
Lencana
Dalam kes-kes kritikal terutamanya, adalah perlu untuk menyediakan lencana (lencana), di mana anda harus menunjukkan:
NAMA PENUH. peserta;
Jawatan mereka;
Nama organisasi yang diwakili oleh setiap peserta;
Lokaliti di mana organisasi yang dinyatakan berada.
Lencana juga mungkin termasuk:
Logo organisasi yang diwakili oleh peserta;
Logo (lambang) acara (mesyuarat, persidangan, dll.).
Anda boleh menggunakan lencana dengan tali serut atau penyepit pakaian. Ia dijual di kedai alat tulis dan bekalan pejabat.
Anda boleh membangunkan sisipan dengan teks sendiri, kemudian mencetaknya pada pencetak, memotongnya dengan gunting dan meletakkannya dalam lencana (Gamb. 2).
nasi. 2. Sisipan lencana rekaan sendiri
Jika dana yang mencukupi telah diperuntukkan untuk penyediaan, maka masukkan kad boleh dipesan daripada organisasi yang menyediakan perkhidmatan percetakan. Dan untuk mesyuarat dalaman biasa, lencana tidak diperlukan sama sekali.
TEMPOH MESYUARAT
Jenis mesyuarat yang berbeza mempunyai jumlah masa yang berbeza. Contohnya, mesyuarat pagi boleh mengambil masa kira-kira setengah jam dan mesyuarat antara wilayah mengenai isu tertentu boleh mengambil masa sehari penuh.
Tempoh mesyuarat perlu dirancang lebih awal. Semua peserta perlu mengetahui masa mula dan tamat acara. Ini akan membantu anda bekerja dengan cepat dan cekap supaya anda tidak berjaga malam.
Rehat
Jika mesyuarat lebih panjang daripada satu jam astronomi (60 minit), maka rehat perlu diambil setiap jam akademik (45 minit).
Pada acara yang panjang terutamanya, jeda mungkin disediakan, di mana peserta ditawarkan makanan ringan (sandwic, buah-buahan, gula-gula) dan minuman (teh, kopi, jus, air mineral, dll.).
Apabila tahap mesyuarat adalah rendah, dan terdapat penyejuk, mesin kopi dan pinggan mangkuk pakai buang untuk pengunjung pejabat di sebelah bilik mesyuarat, maka peserta mesyuarat akan dapat menuangkan kopi, teh atau air sendiri.
Botol air dan gelas boleh diletakkan terlebih dahulu di atas meja di mana peserta mesyuarat duduk - kemudian mereka boleh menghilangkan dahaga mereka bukan sahaja semasa rehat, tetapi pada bila-bila masa. Adalah lebih baik untuk tidak meletakkan makanan di atas meja. Ia akan memalukan jika salah seorang peserta menjatuhkan sandwic di atas kertas perniagaan atau menumpahkan kopi.
Adalah lebih baik untuk menetapkan meja dengan makanan ringan dan minuman di dalam bilik yang berasingan. Ini biasanya dilakukan oleh setiausaha, tetapi hanya jika dia tidak menyimpan minit. Apabila setiausaha tidak dapat meninggalkan bilik semasa mesyuarat, orang lain yang ditugaskan untuk berbuat demikian harus mengatur waktu rehat. Atau, sebagai alternatif, setiausaha menyediakan segala-galanya untuk rehat kopi sebelum mesyuarat bermula. Untuk mesyuarat lanjutan, pembantu biasanya sangat diperlukan.
Tempoh masa
Tempoh acara perlu dikawal. Peraturan ini dipantau oleh pengerusi mesyuarat.
Semasa merancang agenda mesyuarat anda, pastikan anda mengambil kira masa yang diperlukan untuk setiap penceramah bercakap dan membincangkan setiap isu.
Semak dengan pengerusi untuk garis masa bagi setiap pembentangan.
Jadual waktu rehat mengikut keperluan.
Tambahkan semua selang masa pada kalkulator dan tambah kepada jumlah
Tempoh masa mesyuarat perlu dimaklumkan kepada pengerusi. Sekiranya beliau bersetuju dengan angka ini, peraturan-peraturan tersebut perlu dimaklumkan kepada semua peserta, jika tidak, pelarasan perlu dibuat dan dilaporkan semula kepada pengerusi.
Setelah dipersetujui, agenda terhad masa dihantar kepada semua peserta mesyuarat (Contoh 3).
CONTOH 3
Agenda terhad masa
MINIT MESYUARAT: 5 LANGKAH UTAMA
Protokol mendokumenkan kedua-dua aktiviti badan kolegial tetap (komisen, jawatankuasa, majlis, dll.), dan badan kolegial sementara - pelbagai mesyuarat, persidangan, seminar dan persidangan.
Terdapat jenis protokol berikut:
. Protokol Ringkas- dokumen di mana nama penuh direkodkan. dan kedudukan peserta dalam mesyuarat, topiknya, soalan utama, ringkasan laporan, keputusan yang dibuat, senarai tugas untuk setiap orang yang bertanggungjawab. Protokol ini biasanya disimpan pada mesyuarat operasi.
. Protokol lengkap, sebagai tambahan kepada semua perkara di atas, termasuk rekod terperinci semua ucapan, pendapat, pindaan dan nuansa perbincangan yang lain. Dokumen ini membolehkan anda membina semula gambaran terperinci mesyuarat.
Bentuk penyimpanan minit dipilih oleh pengerusi mesyuarat atau ketua perusahaan.
Teks ucapan dan bahan lain yang disediakan untuk mesyuarat dibuat dalam bentuk lampiran. Mereka mesti dirujuk dalam teks protokol.
Setiausaha bertanggungjawab ke atas cara yang betul dan lengkap perjalanan mesyuarat direkodkan. Tanggungjawab ini tidak boleh dipandang remeh, kerana protokol adalah satu-satunya dokumen yang mencerminkan semua ucapan, perbincangan, ulasan dan keputusan yang diambil yang mesti dilaksanakan. Semasa mesyuarat, pesertanya mungkin tidak mendengar sesuatu, tidak mempunyai masa untuk menulisnya. Ia akan menjadi mudah untuk dipulihkan dengan merujuk kepada protokol.
Langkah 1: menyediakan tempat kerja
Untuk memudahkan penyimpanan minit, sebelum mesyuarat:
. Pilih tempat untuk diri sendiri di dalam dewan di mana acara itu akan berlangsung. Ia harus menunjukkan semua peserta melalui penglihatan, mendengar ucapan pengerusi, penceramah dan "komentar daripada penonton" (lihat carta tempat duduk dalam Contoh 2).
. Letakkan senarai peserta mesyuarat di atas meja anda dengan nama penuh mereka. dan kedudukan, serta carta tempat duduk... Sebelum memulakan mesyuarat, adalah berguna untuk mengkaji dengan teliti siapa yang duduk di mana, dan kemudian melihat ke dalam rajah seperti yang diperlukan.
. Stok alat tulis... Bawa 2-3 pen, 2 pensel, 2 pemadam bersama anda.
. Semak sama ada peralatan pejabat dan peranti lain berfungsi: jam, perakam suara, camcorder (jika ada). Jangan lupa kord kuasa dan bateri atau penumpuk ganti.
Segarkan semula isi penting semua ceramah sebelum mesyuarat.
Langkah 2: tangkap kemajuan mesyuarat
Sebagai tambahan kepada bahan yang disediakan untuk mesyuarat (teks laporan, ucapan, rujukan, draf keputusan, agenda, senarai peserta, dsb.), minit itu disediakan berdasarkan rakaman bunyi, rakaman video, transkrip atau tulisan tangan kasar. nota yang disimpan semasa mesyuarat.
Bagaimanakah saya menyimpan nota kasar?
1. Sediakan helaian untuk draf minit- bilangan mereka bergantung pada saiz agenda. Pada helaian pertama, tulis tarikh mesyuarat, topiknya, nombor minit, senarai peserta, agenda (Contoh 4).
CONTOH 4
Draf minit mesyuarat. Helaian No 1
Tulis soalan untuk perbincangan pada helaian kertas kosong yang berasingan, tinggalkan ruang yang cukup untuk nota:
Helaian No. 2: "Mengenai keadaan kerja pada kesimpulan kontrak untuk pembekalan logam bukan ferus dan ferus." Laporan P.D. Prokhorov;
Helaian No. 3
Helaian No. 4: "Pada pengangkutan bekalan." Laporan oleh V.Yu. Medvedev;
Helaian No. 5:… (Diisi semasa mesyuarat);
Helaian No. 6: "Mengenai status penyelesaian di bawah kontrak yang dimuktamadkan dan dilaksanakan untuk pembelian bahan mentah dan bahan." Laporan oleh K.D. Fomina;
Helaian No. 7:… (Diisi semasa mesyuarat);
Helaian No. 8: "Pada kesimpulan kontrak dengan LLC Ametist mengenai pembekalan keluli dan aloi kepada JSC ESPZ." Cadangan I.I.Telegina;
Helaian No. 9:… (Untuk dilengkapkan semasa mesyuarat).
2. Sahkan bahawa semua peserta mesyuarat hadir. Potong mereka yang tidak hadir dalam draf protokol dengan pensil - mereka mungkin lewat. Ketahui sebab ketidakhadiran dan kelewatan selepas mesyuarat.
Masa ketibaan mereka yang lewat, catatkan terus dalam teks protokol dalam kurungan:
Dalam kes ini, ia akan diketahui dengan tepat siapa di antara mereka yang hadir dan apa sebenarnya yang terlepas semasa mesyuarat.
3. Isikan item "MENDENGAR"... Pada helaian pertama draf dan pada helaian dengan tajuk laporan yang sepadan, rekodkan nama penuh orang itu secara konsisten. dan tajuk, topik dan ringkasan penceramah. Anda hanya perlu merekodkan maklumat asas: tarikh, nombor, fakta... Selepas itu, semak nota dengan teks ucapan (tesis) yang disediakan. Jika anda mendapati percanggahan, sila laporkan kepada pengerusi mesyuarat.
4. Masukkan item "SPEAKED"(jika perlu). Perenggan ini dilengkapkan apabila kursus penceramah diganggu dengan komen, soalan dan bantahan daripada peserta lain. Dalam protokol penuh setiap teguran sedemikian hendaklah direkodkan dengan segera, terutamanya jika ia disertakan dengan frasa: "Sila masuk ke dalam protokol." Sebagai contoh:
Hakikatnya ialah apa-apa kenyataan boleh mengubah perjalanan mesyuarat, dan kemudiannya adalah perlu untuk menyerlahkan saat bila dan berkaitan dengan apa yang berlaku.
Dalam minit yang singkat
Mesyuarat ialah acara wajib di mana semua ahli organisasi mengambil bahagian, contohnya, mesyuarat tahunan pemegang saham atau mesyuarat agung ahli koperasi. Prosedur untuk mengadakan mesyuarat dikawal oleh piagam organisasi yang berkaitan, perjalanan mesyuarat dan keputusan yang diambil direkodkan dalam dokumen khas - minit mesyuarat.
Tidak seperti mesyuarat, mesyuarat dihadiri oleh kalangan tetap tertentu, sebagai peraturan, wakil pelbagai firma atau bahagian perusahaan. Perjumpaan biasanya tetap dan bermesyuarat dengan cara yang ditetapkan dengan ketat.
masa dibahagikan, paling kerap sekali seminggu, dan bertujuan untuk membincangkan isu semasa, walaupun mungkin terdapat mesyuarat tidak berjadual disebabkan oleh keperluan pengeluaran. Tidak perlu menyimpan minit mesyuarat, tetapi keputusan biasanya dibuat pada akhir mesyuarat.
Mesyuarat perniagaan dibahagikan kepada perbualan dan rundingan perniagaan. Perbualan perniagaan diadakan dalam bentuk percuma, bertujuan untuk membincangkan sebarang isu yang timbul dan tidak semestinya berakhir dengan keputusan. Rundingan itu bertujuan untuk menyelesaikan isu serius aktiviti bersama perusahaan, persempadanan kawasan aktiviti, pembangunan dasar penetapan harga, dsb. Ia berakhir dengan penerimaan dokumen akhir atau pengisytiharan lisan.
Oleh kerana spesifik kerjanya, mana-mana ahli perniagaan sering perlu mengambil bahagian dalam pelbagai mesyuarat, persidangan dan mesyuarat perniagaan, serta menganjurkan acara ini sendiri. Ia adalah perlu untuk mengikut susunan yang ditetapkan organisasi dan kelakuan mereka, sejak selalunya kejayaan semua kerja komersial bergantung padanya.
Semasa menyediakan mesyuarat, mesyuarat atau rundingan, anda mesti:
1. Pilih dan nyatakan agenda dengan jelas. Agenda boleh mempunyai dua atau tiga isu utama dan tiga atau empat isu kecil. Sekiranya terdapat beberapa soalan utama, maka mesyuarat akan diteruskan dengan perlahan dan akan mengambil masa sebanyak dengan bilangan soalan yang mencukupi, dan dengan bilangan soalan yang banyak, perbincangan akan menjadi dangkal.
2. Tentukan komposisi peserta (untuk mesyuarat, rundingan). Pengecualian ialah mesyuarat pengeluaran, yang diadakan secara tetap (biasanya seminggu sekali) dengan keahlian tetap.
3. Pilih hari dan masa acara. Semasa menjalankan rundingan, hari dan masa dipersetujui terlebih dahulu dengan semua peserta.
4. Memberitahu peserta tentang hari dan masa acara. Apabila mengadakan mesyuarat, adalah dinasihatkan untuk melakukan ini 5-7 hari lebih awal. Hanya mereka yang dijemput ke mesyuarat itu, yang bukan peserta tetap mesyuarat, dimaklumkan tentang hari dan masa mesyuarat produksi.
5. Tetapkan jangkaan jangka masa acara tersebut dan beri amaran kepada peserta mengenainya. Pengalaman telah menunjukkan bahawa mengumumkan masa tamat mesyuarat atau mesyuarat akan mengurangkan tempohnya sebanyak 10-15%.
6. Sediakan ucaptama atau pembentangan dan kenal pasti peserta yang diperlukan untuk perbincangan. Laporan mestilah khusus, mencerminkan intipati isu yang sedang dipertimbangkan, kesimpulan mesti dibuktikan. Keterlaluan dan kekurangan kekhususan laporan atau mesej menyebabkan sikap acuh tak acuh di kalangan pendengar.
7. Pilih dan sediakan bilik. Penjagaan mesti diambil untuk memastikan bilik itu cukup selesa untuk menempatkan semua peserta. Seharusnya tidak ada kekurangan kerusi. Apabila menganjurkan rundingan di atas meja di hadapan setiap peserta, adalah dinasihatkan untuk meletakkan kad yang menunjukkan nama keluarga, nama pertama, patronimik dan nama syarikat yang diwakilinya. Di atas meja juga perlu ada kertas dan bahan tulisan, anda boleh meletakkan minuman. Ia dianggap sebagai amalan yang baik untuk menghidangkan teh atau kopi dengan sedikit pastri semasa rundingan.
Anda perlu mula bekerja tepat pada masa yang ditetapkan. Kelewatan dalam permulaan mesyuarat atau mesyuarat biasanya bermakna mesyuarat seterusnya akan terlambat untuk hadirin. Adalah menjadi kebiasaan untuk memerhatikan masa permulaan rundingan oleh semua pihak; kelewatan untuk rundingan dianggap sebagai tidak menghormati rakan kongsi yang melampau dan boleh membawa kepada akibat yang tidak diingini.
Suasana semasa mesyuarat (meeting) atau mesyuarat perniagaan hendaklah mesra. Serangan peribadi terhadap peserta, penjelasan mengenai hubungan tidak boleh diterima.
Seorang pengerusi dipilih untuk mengadakan mesyuarat. Tugas utama pengerusi ialah:
ikut peraturan;
mengumumkan nama dan jawatan penceramah, nama organisasi yang menjadi wakilnya.
Pengerusi mesyuarat mesti memenuhi syarat-syarat tertentu, yang utama adalah: kecekapan, kesaksamaan, keupayaan untuk menyatakan diri mereka dengan jelas dan jelas dan toleransi terhadap pendapat orang lain. Pengerusi tidak mempunyai hak untuk menunjukkan keutamaannya terhadap satu atau lain pendapat atau peserta dalam mesyuarat, serta mengenakan pendapatnya. Dia harus menyatakan cadangannya selepas semua.
Langkah penting dalam mana-mana mesyuarat atau mesyuarat ialah membuat keputusan. Pada saat-saat seperti itu, pertemuan sering menjadi tidak berdaya, seolah-olah kehilangan tenaga. Ini berlaku kerana peserta tidak dapat menyedari bahawa sudah tiba masanya untuk membuat keputusan, atau teragak-agak, tidak berani membuat pilihan. Dalam kes sedemikian, sebaiknya pilih satu cadangan dan terus mempertimbangkannya. Adalah penting untuk tidak terlepas saat perbahasan harus ditutup - ini memerlukan pengalaman dan kemahiran pengerusi. Cara yang baik ialah undian pertengahan penggal. Ia meringkaskan peringkat perbincangan seterusnya. Walau bagaimanapun, seseorang itu tidak seharusnya terlalu tergesa-gesa dengan undian terakhir, kerana berkemungkinan keputusan dibuat yang ditolak oleh golongan minoriti. Dalam kes ini, ahli minoriti boleh mengambil tindakan untuk membuktikan bahawa majoriti adalah salah, yang boleh membawa kepada penyambungan semula perbincangan dan kehilangan keputusan yang telah dicapai.
Satu jenis mesyuarat istimewa ialah apa yang dipanggil "percambahan fikiran". Mesyuarat sedemikian diadakan apabila perlu untuk menyelesaikan masalah yang sukar, mencari jalan keluar dari situasi yang keliru, dan membuat keputusan yang bertanggungjawab.
Untuk mengadakan mesyuarat sedemikian, pertama sekali, adalah perlu untuk merumuskan tugas dengan jelas - hanya satu, yang paling sukar atau paling penting. Adalah wajar bahawa tidak lebih daripada 7-12 orang mengambil bahagian dalam perbincangan. Adalah dinasihatkan untuk menyusun kerusi dalam bulatan supaya tidak ada "galeri" dan "presidium". Masa perbincangan mesti ditakrifkan dengan tegas. Kekurangan masa mewujudkan tekanan yang merangsang aktiviti otak. Masa optimum untuk mesyuarat sedemikian adalah kira-kira 30 minit. Tiada siapa yang patut mengkritik cadangan yang dikemukakan. Kebanyakan orang tidak boleh bekerja secara kreatif dalam keadaan ancaman moral, jika seseorang ditarik balik, orang lain hanya akan berfikir tentang bagaimana untuk tidak kelihatan paling bodoh daripada semua. Pada permulaan perbincangan, sebagai peraturan, idea-idea cetek dan kosong dikemukakan. Larangan terhadap kritikan memudahkan untuk mengeluarkan sebarang idea, antaranya mungkin terdapat beberapa idea yang sangat berharga. Adalah dinasihatkan untuk memilih idea yang terbaik, dan tidak membuang yang terburuk, apa yang kelihatan tidak boleh digunakan sekarang mungkin berguna kemudian. Tidak perlu mewujudkan kepengarangan idea - idea terbaik sentiasa hasil kreativiti kolektif.
Apabila jalan keluar dari situasi sukar nampaknya ditemui, adalah dinasihatkan untuk berpecah kepada dua kumpulan - "penyokong" dan "lawan" dan cuba mencari titik lemah dalam penyelesaian yang dibangunkan. Keputusan muktamad mesti dirumus dan direkodkan dengan jelas.
