Vytváranie osobných spisov v archíve. Ako archivovať osobné súbory zamestnanca

Obdobie uchovávania dokumentácie týkajúcej sa bývalých zamestnancov závisí od povahy informácií. Ako dlho sa uchovávajú osobné spisy prepustených zamestnancov? Podľa platného federálneho zákona č. 125-FZ z 22. októbra 2004 sa osobné záznamy uchovávajú v archívoch 75 rokov. Dokumenty pre zamestnancov prepustených po 1. januári 2003 zostávajú v archívoch 50 rokov.

Ako sa vytvára osobný spis zamestnanca

Dekrét prezidenta Ruskej federácie z 1. júna 1998 č. 640 upravuje postup pri zhromažďovaní informácií o personáli. Dokumenty požadované zamestnávateľom zahŕňajú:

• Dotazník, životopis, charakteristika a osobný list pre personálnu evidenciu.
• Kópie pasu, doklady o vzdelaní (diplomy, osvedčenia), DIČ, osvedčenie o poistení, doklady o rodinnom stave.
• Informácie z certifikácie.
• Pracovná zmluva.
• Objednávky zamestnávateľa (na dohodnutie, preloženie na inú pozíciu alebo miesto výkonu práce, dovolenky a služobné cesty).

Osobný spis prepusteného zamestnanca vytvorený podľa princípu spisovania zostáva v personálnej službe organizácie do konca kalendárneho roka. Do 3 rokov odo dňa výpovede prechádzajú dokumenty archívnym a technickým spracovaním a sú prevedené do firemného archívu.

Ukladanie osobných spisov prepustených zamestnancov v archíve sa vykonáva za prítomnosti ročnej inventarizácie. Poverený personálny špecialista zostaví zoznam zamestnancov prepustených v konkrétnom roku. Rok skončenia pracovného pomeru je uvedený na obale kufríka.

Ako dlho sa uchovávajú osobné spisy prepustených zamestnancov?

Toto obdobie sa počíta od konca kalendárneho roka, v ktorom bol občan prepustený. Podľa ustálenej praxe archivácie sa lehota uloženia osobných spisov prepustených zamestnancov začína počítať od 1. januára.

Vyhláška Ministerstva kultúry Ruskej federácie z 25. augusta 2010 N 558 stanovuje konkrétne lehoty, počas ktorých musia byť dokumenty uchovávané v archíve. Lehoty na uchovávanie osobných spisov prepustených zamestnancov sú podľa zákona:

• 75 rokov - pre osobné karty osôb, ktoré odišli z funkcie pred začiatkom roka 2003.
• 50 rokov – pre osobné karty občanov, ktorí ukončili pracovný pomer po 1.1.2003.
• 75 rokov - pre cestovné prípady tých pracovníkov, ktorí boli vyslaní do zahraničia.
• 75 rokov – pre údaje o príjmoch, majetku a záväzkoch štátnych zamestnancov.
• 5 rokov – na charakteristiky a životopisy odborníkov.
• 75 rokov – pre údaje o problematike rehabilitácie.
• 3 roky – pri dokladoch o neprijatých osobách.
• 75 rokov – na originály osobných dokladov (vysvedčenia, potvrdenia o zamestnaní, diplomy, vysvedčenia, vysvedčenia).
• 5 rokov – pre práce, ktoré nie sú zahrnuté v osobných spisoch (prihlášky, certifikáty, správy, poznámky).
• 75 rokov – za úkony prevzatia a odovzdania osobných spisov štátnych zamestnancov pri prevode.
• 75 rokov – pre doklady o subjekte osobných údajov (oznámenia, súhlasy so spracovaním informácií).

Pravidlá používania archívnych informácií

Za zaistenie bezpečnosti informácií o bývalých zamestnancoch počas regulovaných období zodpovedajú štátni zamestnanci, právnické osoby a fyzické osoby. Občania a zástupcovia spoločností môžu podávať žiadosti a odvolania o prístup do archívu osobných spisov prepustených pracovníkov.

Personalisti bezplatne poskytujú kópie a potvrdenia dokladov týkajúcich sa sociálnych a dôchodkových záležitostí, dávok a kompenzácií. Údaje možno použiť ako dôkaz. Po použití musia byť zaistené dokumenty vrátené majiteľovi alebo držiteľovi.

Archívne informácie je možné prenášať vo forme elektronických dokumentov. V niektorých prípadoch špecialisti z knižníc, múzeí, vedeckých organizácií a vládnych agentúr vydávajú referenčné a informačné publikácie.

Dokumenty upravujúce prácu pri prenose prípadov do archívu organizácie

Osobné spisy prepustených zamestnancov podliehajú prevodu do archívu organizácie podľa inventarizácie (bod 23 Pokynu na postup pri vytváraní, vedení a uchovávaní osobných spisov zamestnancov, schváleného uznesením komisie pre archívnictvo a spisovú službu pod r. Rada ministrov Bieloruskej republiky zo dňa 26. marca 2004 č. 2). Musia byť zviazané v tvrdom kartónovom obale so 4 otvormi alebo zviazané s prihliadnutím na možnosť bezplatného čítania textu všetkých dokumentov, dátumov, víz a uznesení o nich. Kovové spojovacie prvky (úlomky, kancelárske sponky, špendlíky atď.) musia byť zo spisov odstránené.

Do archívu organizácie sa presúvajú aj spisy trvalého, dočasného (nad 10 rokov) uloženia a personálnych záznamov (článok 204 Pokynov na vedenie evidencie v štátnych orgánoch a organizáciách Bieloruskej republiky, schválený uznesením Ministerstva spravodlivosti SR). Bieloruskej republiky zo dňa 19. januára 2009 č. 4).

Algoritmus akcií pri prenose personálnych súborov do archívu organizácie

Krok 1. Vytvárame inventár prípadov.

Odovzdávanie vecí do archívu organizácie sa uskutočňuje podľa súpisov vecí, ktoré zostavujú štrukturálne oddelenia alebo pracovníci zodpovední za príslušné oblasti činnosti, pod metodickým vedením archívu organizácie.

Vzor zoznamu personálnych záležitostí vrátane osobných spisov prepustených zamestnancov nájdete v časti „Užitočná dokumentácia“ na str. 27 časopisov.

Súpisy záležitostí štrukturálnych oddelení musia byť zostavené a vyhotovené najneskôr do 31. decembra roku nasledujúceho po roku, v ktorom boli záležitosti ukončené, a odovzdané do archívu organizácie v priebehu nasledujúceho úradného roka. To znamená, že úsek inventarizácie vrátane prípadov ukončených v roku 2009 musí zostaviť a schváliť vedúci organizácie najneskôr do 31.12.2011.

Inventár osobných spisov zahŕňa spisy, ktorých doba uloženia presahuje 10 rokov (príkazy na prenájom, osobné spisy, osobné karty a pod.). Prípady s inými dokumentmi o personáli nie sú zahrnuté v inventári (napríklad príkazy na udelenie dovolenky, uloženie pokút, vysielanie pracovníkov, rozvrhy dovoleniek, korešpondencia o personálnych otázkach atď.).

Súpisy personálnych spisov sa vypracúvajú vo všetkých štrukturálnych útvaroch organizácie, v ktorých sa tvoria príslušné spisy. Okrem personálnej služby je možné takéto súpisy zostaviť v účtovnom oddelení pre prípady, ktoré zahŕňajú osobné účty, av prípade ich neprítomnosti - na mzdovom výkaze.

Na základe inventarizácie prípadu štrukturálnych jednotiek sa personálne spisy prenesú do archívu organizácie.

Informácie opisujúce každý z prípadov zahrnutých do zoznamu tvoria popisný článok, ktorý obsahuje:

Sériové číslo;
- index prípadov;
- názov veci (zväzok, časť);
- dátum prípadu (zväzok, časť);
- počet listov v súbore (zväzok, časť);
- doba uloženia spisu (zväzku, časti);
- Poznámka.

Stĺpce zásob sú vyplnené presne v súlade s informáciami na obale puzdra.

Pravidlá zostavovania súpisu prípadov

Pri zostavovaní zoznamu prípadov je potrebné dodržiavať tieto pravidlá:

Každý prípad (zväzok, časť) sa zapisuje do inventára pod samostatným poradovým číslom;
- poradie číslovania prípadov v súpise je hrubé. To znamená, že číslovanie prípadov v ňom zahrnutých pokračuje z roka na rok. Napríklad, ak ročná časť konsolidovanej inventarizácie osobných prípadov za rok 2009 obsahovala prípady od č. 1 do č. 30, tak hrubé číslovanie prípadov v ročnej časti konsolidovanej inventarizácie za rok 2010 sa začne číslom 31;
- názvy prípadov sa zapisujú do súpisu v súlade s prijatou systematizačnou schémou založenou na nomenklatúre prípadov;
- stĺpce inventára sú vyplnené presne v súlade s informáciami, ktoré sú uvedené na obale puzdra;
- ak je v súpise zaradených niekoľko prípadov v rade s rovnakými nadpismi, názov prvého prípadu je uvedený celý a nadpisy nasledujúcich prípadov sú označené slovami „Rovnaké“. Zároveň sa do súpisu zapisujú ďalšie údaje o veciach v plnom rozsahu (na každom novom liste súpisu sa v plnom znení uvádza názov veci);
- ak vec obsahuje dokumenty za niekoľko rokov, potom sa vec vzťahuje na rok, v ktorom sa začala. Zároveň sa na konci ročných úsekov súhrnnej inventarizácie vecí každého ďalšieho roka, počas ktorých vec pokračovala v kancelárskych prácach, uvádza poznámka: „Doklady za rok 2010 pozri aj súpis č.3/ 2009 za rok 2009, veci č. 5, 7, 15.“ ;
- prípady začaté v jednej organizácii a ukončené v inej (napríklad počas reorganizácie) sa zahrnú do konsolidovaného súpisu v roku, v ktorom vstúpili do organizácie, ktorá ukončila ich kancelársku prácu;
- stĺpec inventára „Poznámka“ sa používa na poznámky o presune prípadov do archívu organizácie, o prípadoch prijatých z iných štrukturálnych oddelení počas kancelárskeho roka, o zvláštnostiach fyzického stavu prípadov atď.

Všetky prípady zaradené do súpisu musia byť systematizované, t.j. sú usporiadané v špecifickom poradí, aby sa dali ľahšie nájsť. Pre systematizáciu personálnych spisov v súhrnnej inventúre je potrebné uplatniť chronologický princíp. Zahŕňa zostavenie častí konsolidovaného súpisu za každý rok.

Záhlavia vecí v ročnej časti sú systematizované podľa nominálneho princípu, t.j. podľa názvov typov dokumentov alebo prípadov v tomto poradí:

Objednávky pre personál;
- evidenčné karty personálu;
- osobné účty pracovníkov a zamestnancov na mzdy (výkazy miezd);
- osobné spisy prepustených zamestnancov;
- nevyžiadané pracovné knihy;
- úkony o vyšetrovaní nehôd a dokumenty k nim.

Osobné spisy prepustených zamestnancov sú rozdelené do samostatného pododdielu ročnej časti súhrnného zoznamu personálnych záležitostí. V súpise sú systematizované podľa abecedy priezvisk; priezvisko, meno a priezvisko sú uvedené v nominatíve. Prípady s osobnými kartami sú v inventári tiež systematizované podľa abecedy priezvisk.

Do jedného spisu možno založiť viacero osobných spisov prepustených zamestnancov. Zároveň titulok na obale takéhoto prípadu znie:

„Osobné zložky prepustených pracovníkov
od písmena „D“ po písmeno „F“.

Vo veľkých organizáciách, v ktorých sa tvoria personálne spisy v rôznych štrukturálnych členeniach, je potrebné pri zostavovaní ročných úsekov konsolidovaného súpisu vecí použiť štrukturálny princíp. V tomto prípade sú hlavičky personálnych prípadov umiestnené v ročnej časti v nasledujúcom poradí:

Osobné oddelenie
1. Objednávky pre personál.
2. Osobné karty prepustených pracovníkov.
3. Osobné spisy prepustených zamestnancov.
4. Nevyzdvihnuté pracovné knihy.

účtovníctvo
5. Osobné účty zamestnancov podľa miezd.

Ročné sekcie sa tvoria v chronologickom poradí a tvoria súhrnný inventár personálnych záležitostí. V organizáciách s malým objemom personálnych spisov je možné namiesto ročných úsekov vytvárať súhrnný súpis prípadov za niekoľko rokov. Robí sa to aj v organizáciách, v ktorých z nejakého dôvodu neboli zostavované ročné rubriky. Súhrnný súpis prípadov sa v tomto prípade zostavuje podľa chronologického (v organizáciách bez štruktúry) alebo chronologicko-štrukturálneho princípu.

Pre určité kategórie osobných prípadov, napríklad osobné spisy, osobné karty, je prípustné zostavovať samostatné súpisy prípadov. V takejto súhrnnej inventúre sú osobné spisy a karty zoradené abecedne podľa priezvisk prepustených zamestnancov.

Na konci každého ročného oddielu súhrnnej inventarizácie personálnych záležitostí sa za posledným popisným článkom urobí záverečný zápis (ak sa inventarizácia zostavuje za niekoľko rokov naraz, potom sa záverečný záznam vykoná na konci posledného popisného článku). článok za tieto roky). Označuje číslami a slovami v zátvorkách skutočný počet prípadov zahrnutých v sekcii, prvé a posledné čísla prípadov odrážajú vlastnosti číslovania (prítomnosť chýbajúcich a písmenových čísel atď.). Záverečný zápis podpisuje zostavovateľ sekcie s uvedením svojej pozície a dátumu zostavenia.

Individuálna a súhrnná evidencia personálnych prípadov

Inventúry prípadov sú prvotnými účtovnými dokladmi pre individuálnu a súhrnnú evidenciu osobných prípadov. Účtovanie jednotiek sa vykonáva priradením nezávislého čísla každému prípadu. Na obale každého prípadu je kód prípadu, ktorý obsahuje číslo fondu, súpisné číslo a číslo prípadu podľa súpisu.

Súhrnné účtovanie prípadov sa eviduje v záverečnom zápise do inventarizácie, ktorý sa zaraďuje na jeho koniec. Každá zmena počtu vecí v inventúre, ak boli vyradené alebo prijaté, sa premietne do konečného záznamu.

Potom sa vykoná nový konečný zápis do súpisu, ktorý je potvrdený podpisom archivára, ktorý zápis vykonáva. Pri vyraďovaní prípadov z inventára v stĺpci „Poznámka“ na úrovni každého vyradeného prípadu uveďte poznámku „Vyradené“ (alebo „Stratené“).

Súpisy prípadov konštrukčných delení majú poradové čísla. Inventárne číslo pozostáva z indexu štruktúrnej jednotky podľa nomenklatúry vecí organizácie, roku, za ktorý sú veci zaradené do inventára.

Písmenové označenie inventárnych čísel vecí

K číslu súpisu spisov pre personál sa pridáva písmenové označenie „LS“ a k číslu súpisu dočasných (nad 10 rokov) uložených debničiek sa pridáva písmeno „v“.

Index súpisu vecí pre personál personálnej služby pozostáva z čísla prideleného personálnej službe podľa nomenklatúry vecí, začiatočných písmen názvu kategórie dokumentov zahrnutých do súpisu („l/s“ - personál), ako aj rok, v ktorom boli prípady zaradené do zoznamu otvorené

Príklad

č. 2 l/s-2011, kde 2 je číslo úseku personálnej služby podľa nomenklatúry vecí, l/s je označenie kategórie vecí, rok 2011 je rok, v ktorom boli veci otvorené.

Krok 2. Vypracujeme harmonogram presunu prípadov do archívu a koordinujeme ho s vedúcimi štrukturálnych oddelení.

Prípady sa presúvajú do archívu organizácie podľa schváleného harmonogramu. Tvar grafu je ľubovoľný. Zostavuje ho vedúci archívu alebo zodpovedný za archív a následne sa dohodne s vedúcimi štrukturálnych oddelení.

KROK 3. Odsúhlasený harmonogram predkladáme vedúcemu organizácie na podpis a schválenie.

Krok 4. Skontrolujeme správnosť vytvorenia a vykonania súborov, ktoré sa majú preniesť do archívu organizácie.

Pri preberaní a prenose spisov do archívu je potrebné skontrolovať správnosť založenia a evidencie spisov (evidenciu osobných spisov musí vykonať personálna služba organizácie (HR špecialista)), dodržanie počtu zaradených spisov. v zozname prípadov štrukturálnej jednotky s počtom prípadov otvorených v súlade s nomenklatúrnymi záležitosťami organizácie. Nedostatky a nepresnosti zistené pri kontrole odstraňujú konštrukčné celky.

Od redaktora:
Viac o zakladaní a realizácii prípadov sa dočítate v časopise „Som HR špecialista“, 2011, č. 22, s. 12.

Krok 5. Prenášame prípady do archívu

Súbežne s presunom personálnych spisov prenášame do archívu trvalé a dočasné (nad 10 rokov) spisy. Pripomeňme, že súbory dočasného uloženia (do 10 rokov) sa neprenášajú do archívu organizácie a po uplynutí doby dočasného uloženia podliehajú zničeniu.

Prenos súborov dočasného (do 10 rokov) uloženia do archívu organizácie vo výnimočných prípadoch povoľuje rozhodnutie vedúceho organizácie. Toto rozhodnutie by malo byť formalizované príkazom vedúceho organizácie, ktorý bude príkazom na hlavnú činnosť. Odovzdávanie takýchto prípadov do archívu sa uskutočňuje po dohode s archívom organizácie podľa nomenklatúry prípadov. Upozorňujeme, že tieto dokumenty nie je potrebné prenášať do archívu, t.j. Ak sa tak rozhodne a archív bude súhlasiť, potom sa prípady prevedú podľa nomenklatúry.

Prípady sa prenášajú do archívu organizácie v prítomnosti zamestnanca štrukturálnej jednotky, z ktorej sa prenášajú. Súpis je zostavený v 2 kópiách, v ktorých sú v stĺpci „Poznámka“ na úrovni každého nadpisu prípadu uvedené poznámky o existencii prípadu. Na konci každej kópie inventára uveďte číslami a slovami:

Počet prípadov skutočne prijatých do archívu;
- dátum prijatia a odovzdania prípadov;
- mená funkcií, podpisy a odpisy podpisov toho, kto spis odovzdal, a zamestnanca archívu (zodpovedný za archív), ktorý spis prevzal.

Prípady odovzdávané do archívu každoročne tvoria ročné oddiely konsolidovaných súpisov prípadov. Doklady o personáli sú zahrnuté v príslušnej ročnej časti súhrnného zoznamu personálnych záležitostí. Na základe takejto inventarizácie prípadov v archíve organizácie vyhľadávajú dokumenty potrebné na vydanie potvrdení o odslúžení a mzde.

Natalia Kondakova, špecialistka na implementáciu systémov elektronickej správy dokumentov

Obsahuje údaje o tom, koľko listov je zošitých a očíslovaných. Na tomto hárku je tiež uvedené, či sa v kufríku nachádzajú poškodené dokumenty alebo či sú priložené nové. Certifikačný list je nalepený na kryt puzdra zvnútra. Na tento hárok sa podpíše personalista. Osobný spis zamestnanca sa uchováva v archíve 75 rokov, u vedúcich zamestnancov je táto doba zvyčajne dlhšia. Zároveň však, ak v posledný pracovný deň zamestnanec požiada o kópie potrebných dokumentov, v tomto prípade sa súbor nebude musieť uložiť a archív sa vyloží. Záver Ak ste individuálny podnikateľ, nemusíte uchovávať osobné súbory pre svojich zamestnancov. Aj keď je to lepšie, pretože na základe praktických skúseností je zrejmé, že vďaka osobnému spisu môžete okamžite získať potrebné informácie o zamestnancovi.

Ako vytvoriť archív osobných spisov prepustených zamestnancov?

Postup skladovania vyžaduje dodržiavanie nasledujúcich pravidiel:

• Všetky osobné súbory zamestnancov sú uchovávané na papieri a umiestnené v priečinkoch s následným firmvérom a číslovaním
• Na obaloch každého novovytvoreného priečinka sú uvedené sériové čísla a počet tam umiestnených škatúľ.
• Na personálnom oddelení podliehajú aktuálnemu ukladaniu len šanóny s dokumentmi skutočne pracujúcich zamestnancov.
• Všetky zložky s papiermi od vypálených by sa mali archivovať a uchovávať podľa dátumu a podľa dátumov v abecednom poradí, ak je to možné

DÔLEŽITÉ: súčasné a archívne skladovanie musí byť organizované v špeciálnych skriniach, ktoré nie sú prístupné vlhkosti a ohňu. Lehoty uloženia osobných spisov prepustených zamestnancov Lehotu, počas ktorej je potrebné uchovávať dokumenty, určuje zákonodarca.

Ako správne pripraviť osobný spis prepusteného zamestnanca na archiváciu?

Pozornosť

O vnútornej inventarizácii sa vyhotovuje záverečný záznam, ktorý uvádza číslami a slovom počet dokumentov v nej zaradených a počet listov vnútornej inventarizácie. Interný inventár podpisuje jeho zostavovateľ. Ak je vec zviazaná alebo uložená bez interného tlačiva súpisu listín, potom sa súpis vyhotovený v predpísanej forme nalepí na vnútornú stranu predného obalu veci.

Archivácia osobných spisov prepustených zamestnancov

Pomoc: Príprava osobných spisov vyplnených priestupkami na uloženie do archívu - chýbajú niektoré osobné spisy; - neboli otvorené žiadne nové prípady pre zamestnancov, ktorí pracovali na čiastočný úväzok a následne boli prijatí na trvalé pracovné miesta. Nie je možné odstrániť niektoré porušenia (napríklad prijatie výpisu od zamestnanca, ktorý je dlhodobo prepustený).

Čo majú robiť pracovníci oddelenia pri príprave takýchto prípadov na založenie do archívu? Aké dokumenty je potrebné vyplniť? Mali by sa robiť nejaké poznámky v osobných súboroch s priestupkami? - viazanie alebo viazanie; - číslovanie listov; - vypracovanie osvedčovacieho listu; - vypracovanie interného inventára dokumentov prípadu (ak je to potrebné); - registrácia podrobností pre krytie prípadu.
Ak sa vec pripravuje na odovzdanie do archívu, očíslujú sa aj všetky listy interného inventára, len oddelene od listov veci. Kniha jázd: ako viesť Je potrebné počítať s osobnými spismi otvorenými pre zamestnancov.

Jeho štandardná forma nebola schválená, čo znamená, že si môžete vziať vzorku z internetu alebo zakúpiť v obchode. Obsah každého stĺpca sa môže meniť v závislosti od organizácie.

Protokol obsahuje: čísla prípadov, dátum ich začiatku, priezvisko a iniciály zamestnancov a ďalšie informácie. Po uzavretí osobného spisu sa do denníka zapíše poznámka: uvedie sa dátum a dôvod, prečo bol prípad uzavretý.

Dôležité

Ďalšie informácie sa zvyčajne zadávajú do stĺpca „Iné“ alebo „Poznámky“. Elektronický osobný spis V súčasnosti mnohé ruské spoločnosti zaviedli alebo začali zavádzať automatizáciu správy osobných záznamov.

Osobný spis zamestnanca: požiadavky na registráciu, čo by malo byť

Jednoročná trvanlivosť je stanovená aj pre dovolenkové plány. Obdobie, počas ktorého je potrebné uchovávať doklady potvrdzujúce, že zamestnanec získal vzdelanie na náklady organizácie, je určené požiadavkami daňových právnych predpisov.

Faktom je, že odsek 3 článku 264 daňového poriadku Ruskej federácie stanovuje, že na odpísanie týchto nákladov na zníženie zdaniteľného zisku musí organizácia uchovávať všetky dokumenty potvrdzujúce školenie (dohoda so vzdelávacou inštitúciou, objednávka od vyslať zamestnanca na školenie, úkon o poskytnutí služieb, diplom, vysvedčenie, vysvedčenie a pod.). Doba ich uchovávania je obmedzená na dobu trvania zmluvy o školení a jeden rok práce zamestnanca, nie však kratšie ako štyri roky.

Podmienky skladovania dokumentov Na ukladanie dokumentov potrebuje organizácia špeciálne priestory (trezory alebo skrine).

Archív osobných spisov prepustených pracovníkov

V priebehu práce sa osobný spis dopĺňa o ďalšie dokumenty. Posledným, konečným dokumentom v zložke osobného spisu bude kópia príkazu na skončenie pracovnej zmluvy.

Toto poradie vyplýva z bodov 3.5.3 a 3.6.18 Pravidiel, schválených rozhodnutím predstavenstva Rosarkhiv dňa 6. februára 2002. Dokumenty sa nachádzajú v osobnom spise v chronologickom poradí, ako boli prijaté (odsek

3.5.5 Pravidiel, schválených rozhodnutím predstavenstva Rosarkhiv zo 6. februára 2002). Ukladanie osobných spisov Na personálnom oddelení uchovávajte iba osobné spisy pracujúcich zamestnancov. Preneste spisy odstúpených zamestnancov do archívov na uloženie. Osobné doklady zašite štyrmi špendlíkmi do pevného kartónového obalu (zakladača) alebo ich zviažte tak, aby ste si prečítali text všetkých dokladov vrátane dátumov, víz a uznesení. Pred zakladaním (zviazaním) odstráňte zo všetkých dokumentov svorky.

Štátne archívy: ako odovzdať osobný spis zamestnanca

Pri príprave šanónov na založenie (viazanie) sa z dokumentov odstránia kovové spojovacie prvky (sponky, sponky). 3.6.5. Trvalé šanóny pozostávajúce z vysoko cenných dokumentov alebo neformátových dokumentov sú uložené v uzavretých pevných, trojchlopňových priečinkoch so sťahovacími šnúrkami alebo v škatuliach. 3.6.6.

Ak sa v spise nachádzajú nevyzdvihnuté osobné doklady (občiansky preukaz, pracovné záznamy, vojenské preukazy), tieto dokumenty sa vložia do obálky, ktorá sa založí do spisu. Ak je takýchto dokumentov veľké množstvo, tieto sa zo spisov odstránia a vypracuje sa pre ne samostatný súpis.

3.6.7. Na konci každého prípadu je podaný prázdny formulár osvedčovacieho listu a na začiatku prípadu (na zaznamenanie obzvlášť cenných dokumentov) - formulár na interný inventár dokumentov prípadu. 3.6.8.

Evidencia osobných spisov prepustených osôb v internom archíve

Osvedčovací list veci sa vyhotovuje v predpísanej forme (príloha 9), ktorá uvádza číslami a slovom počet očíslovaných listov veci, počet listov interného inventára, špecifikuje špecifiká číslovania čísiel vecí. (prítomnosť čísiel s písmenami, chýbajúce čísla, počty hárkov s nalepenými fotografiami, čísla veľkoformátových hárkov, obálky s prílohami a počet hárkov v nich priložených), a tiež naznačuje prítomnosť v súbore tlačených kópií brožúr s počet listov v nich, ak neboli poznamenané vo všeobecnom hrubom číslovaní v spise. Dokument osvedčujúci prípad podpisuje jeho zostavovateľ.

Všetky následné zmeny v zložení a stave veci (poškodenie, výmena pôvodných dokladov) sa zaznamenajú do osvedčovacieho listu s odkazom na príslušný zákon. Je zakázané umiestňovať osvedčovací list na obálku puzdra alebo prázdnu zadnú stranu posledného dokumentu.

Vytváranie prípadov A malo by sa vykonávať až do prepustenia zamestnanca. Potom sa prenesie do archívu na uloženie. Tento dokument nie je možné po určitú dobu zničiť.

Povinné alebo voliteľné? Už bolo povedané, že nie je vôbec potrebné viesť zamestnancov. Ale každý sebaúcty podnik má tento druh dokumentácie. Kedy je potrebné vytvoriť dokumentáciu a kedy nie? Pravidlá v tejto otázke nie sú nikde predpísané zákonom. Vedenie osobného spisu zamestnanca Osobný spis pozostáva z obalu osobného spisu a dokumentov zamestnanca, ktoré obsahujú komplexné informácie o zamestnancovi a jeho pracovnej činnosti (ak hovoríme o študentovi, tak informácie o jeho zaškolení). manažérov a ich zástupcov; poprední odborníci; finančne zodpovední zamestnanci (pokladníci, skladníci a pod.); zamestnancov s perspektívou postupu a pod.

Inštrukcie

Ak chcete preniesť spis odstúpeného zamestnanca do archívu, usporiadajte dokumenty v opačnom chronologickom poradí. To znamená, že pri prijatí do zamestnania ste zostavili osobný spis, ktorého prvá strana bola žiadosť o prijatie do zamestnania. Pri odovzdaní prípadu do archívu bude prvým listom rezignácia.

Pri zakladaní osobného spisu zamestnanca zároveň urobte inventúru zakladaných dokumentov. Uložte všetky dostupné dokumenty vo svojom osobnom spise na prenos do archívu: formulár žiadosti alebo životopis, kópie dokumentov o vzdelaní, kópie príkazov na prijatie do zamestnania, prepustenia a iné príkazy, ktoré boli vydané počas práce zamestnanca. Môžu to byť príkazy na zvýšenie alebo zníženie miezd, prevody, vykonávanie dodatočných povinností atď. Pripojte aj všetky potvrdenia, ktoré zamestnanec vašej organizácii kedy predložil, kópiu pracovnej zmluvy, dodatočné dohody, predpisy súvisiace s prácou zamestnanca.

Puzdro založte do zložky so zakladačom, všetky listy očíslujte v pravom hornom rohu. To sa musí urobiť jednoduchou ceruzkou. Olemujte inventár v hornej časti, podpíšte priečinok, vložte písmenový kód podľa začiatočného písmena priezviska zamestnanca a na väzbu priečinka vo veľkom počte aj rok prepustenia z vašej spoločnosti.

Môžete zaznamenať rok prepustenia pre jedného zamestnanca alebo pre viacerých, ktorí skončili v tom istom roku. Ak vediete evidenciu viacerých zamestnancov, tak všetky osobné spisy vložte do jedného spoločného priečinka a na väzbu podpíšte rok prepustenia. Do jedného priečinka môžete uložiť maximálne 250 listov. Formulujte každý zložitý prípad nielen podľa roku prepustenia, ale aj podľa priezviska v abecednom poradí.

Pri prenose všetkých prípadov do archívu urobte dodací list. V prvom stĺpci uveďte poradové čísla prípadov, v druhom indexy všetkých prípadov podľa nomenklatúry. Tretí stĺpec je vyplnený názvom nadpisov, štvrtý - podľa dátumov, piaty - podľa počtu listov, šiesty - podľa doby použiteľnosti, môžete vyplniť siedmy stĺpec, ak existujú poznámky alebo dodatky.

Poznámka

Osobné spisy zamestnancov sa uchovávajú v archíve 75 rokov odo dňa prijatia. V prípade potreby sa od nich vydávajú potvrdenia o prihlásení na dôchodok, potvrdenie o odslúžení alebo iné informácie, ale len osobne odstúpenému zamestnancovi alebo na základe rozhodnutia súdu.

Príprava a odosielanie súborov do archívu je neoddeliteľnou súčasťou toku dokumentov. Ich evidencia začína v organizácii od okamihu vytvorenia dokumentov a končí odovzdaním do archívu na konci kalendárneho roka alebo obdobia uloženia. V niektorých prípadoch sa súbory uchovávajú dlhšie ako jeden rok. Patria sem napríklad dokumenty týkajúce sa personálnej evidencie.

Inštrukcie

Aby ste zabezpečili, že proces súborov v archíve nebude trvať dlho, mali by ste sledovať ich registráciu počas aktuálneho toku dokumentov. Pri prenose súborov do archívu na trvalé alebo dočasné uloženie musíte zviazať dokumenty, číselné listy, konečný nápis, ak je to uvedené v pracovných pokynoch, a tiež vypracovať interný inventár.

V tomto prípade je na titulnej strane spisu predloženého do archívu uvedený názov organizácie alebo podniku, index v súlade s nomenklatúrou spisov, dátum otvorenia a uzavretia prípadu, ako aj doba skladovania je zaznamenaná.

Dokumenty, ktoré sa majú odovzdať do archívu, sa ukladajú do samostatného priečinka s pevným prebalom. Ak má dokument osobitný dokument, zvyčajne sa nezviaže, ale uloží sa do spisu alebo obálky a priloží sa k veci. Na konci viazaného a očíslovaného súboru je umiestnený certifikačný hárok a na začiatku vnútorný inventár. V tomto prípade by hrúbka puzdra nemala presiahnuť 40 mm a počet listov by nemal byť väčší ako 250.

Pre prípady, ktoré sú v archíve uložené trvalo, ako aj dočasne, najmenej však na 10 rokov, sa vyhotovuje súpis na odovzdanie vecí do archívu. Zároveň sa vyhotovuje samostatná inventúra dokladov, ktoré súvisia s personálnou evidenciou. Zapisujú sa do nej názvy prípadov, z ktorých každý má pridelené poradové číslo a uvádza sa aj kód nomenklatúry. Ak súbory zostanú v archívoch organizácie, súpisy sa vyhotovujú v dvoch kópiách. Ak sa majú prípady preniesť do štátneho archívu, musia byť štyri kópie.

Prípady, ktoré sú po ukončení skladovania kratšie ako 10 rokov, môžu byť archivované podľa uváženia vedenia organizácie. Potreba odovzdania súborov bude závisieť od vyťaženosti archívu, frekvencie prístupu k starým dokumentom atď.

Zdroje:

• ako predložiť dokumenty na registráciu

Za obrovskú a samostatnú oblasť archívnej práce sa považujú tie otázky, ktoré súvisia s prípravou dokumentov na ich doručenie do archívu organizácie. Preto si zaslúžia vážnu pozornosť, keďže v tejto etape práce s dokumentmi často dochádza k rôznym metodickým a praktickým chybám, ktoré môžu v budúcnosti spôsobiť negatívne dôsledky v práci archívu.

Inštrukcie

Všetky práce, ktoré súvisia s presunom dokumentov do archívu, vrátane personálnych listín, sú zvyčajne rozdelené do nasledujúcich etáp: - v prvom rade je potrebné vykonať tvorbu dokumentov v aktuálnom konaní a po jeho ukončení;
- po vytvorení prípadov musia byť formalizované v súlade so všetkými stanovenými pravidlami;
- potom vykonať preskúmanie hodnoty a pripraviť sa na archiváciu;
- urobiť inventúru všetkých dokumentov prenesených do archívu organizácie;
- v poslednej fáze preneste oficiálne do archívu organizácie.

Najprv by ste mali vykonať správnu tvorbu dokumentov týkajúcich sa personálu v určitých komplexoch, to znamená v súboroch. Oficiálne dokumenty, ako sú objednávky o rôznych aspektoch činnosti zamestnancov a personálu spoločnosti, ktoré majú rôzne časové rámce na ich uloženie, by sa mali generovať v špeciálnych zložkách. Táto etapa je potrebná, pretože niektoré zákazky, ktoré sa týkajú personálu, sa venujú výlučne skutočným problémom ovplyvňujúcim miesto výkonu práce, ako aj zamestnancov a pohyb na pracovnej pozícii. Tento druh papiera sa musí uchovávať v archíve podniku najmenej sedemdesiatpäť rokov. Zároveň najväčšia časť zákaziek, ktoré sa týkajú osobných, prevádzkových záležitostí činnosti zamestnancov spoločnosti: zákazky na služobných cestách, v službe a pod. Takéto dokumenty sa musia uchovávať päť rokov. Na uľahčenie používania vyhľadávania a uľahčenie práce v rôznych prípadoch by ste mali vytvárať dokumenty na päťročné a sedemdesiatpäťročné obdobie.

Je potrebné správne zostaviť osobné účty zamestnancov podniku a všetkých zamestnancov, ktoré sa týkajú mzdových údajov striktne v abecednom poradí. Všetky písomnosti v osobných zložkách by sa mali ukladať iba v chronologickom poradí podľa dátumu ich prijatia. Pre všetky papiere nachádzajúce sa v zložke je tiež potrebné vytvoriť archívny inventár, ktorý obsahuje údaje ako: - názov papiera;
- sériové číslo papiera zahrnutého v inventári;
- počet listov v dokumente;
- dátum a číslo dokladu (ak je to potrebné);
- konečný záznam o počte listov dokumentov zahrnutých v osobnom spise;
- Poznámka.

Video k téme

Komprimácia programov, priečinkov a súborov pomáha zmenšiť ich veľkosť bez straty údajov, takže komprimované súbory a priečinky zaberajú menej miesta na lokálnych a vymeniteľných jednotkách. To sa vykonáva pomocou programu na archiváciu. Ak chcete vytvoriť archív od začiatku, budete potrebovať príslušnú aplikáciu.

Budete potrebovať

• - Archív

Inštrukcie

Nainštalujte si do počítača archivátor. Dnes sú programy WinRar a 7-Zip považované za výkonné nástroje na vytváranie archívov. Tieto aplikácie sa inštalujú automaticky. Spustite súbor .exe a podľa pokynov inštalačného programu nainštalujte aplikáciu na pevný disk.

Vyberte súbory, ktoré chcete archivovať. Vyberte ich a kliknite pravým tlačidlom myši na ľubovoľnú ikonu v skupine vybratých súborov. Z rozbaľovacej ponuky vyberte príkaz „Pridať do archívu“ kliknutím ľavým tlačidlom myši naň - otvorí sa nové dialógové okno, v ktorom budete musieť nastaviť určité parametre.

Na karte „Všeobecné“ zadajte do prázdneho poľa „Názov archívu“ jeho budúci názov a vyberte formát archívu – ZIP alebo RAR. Niektoré operačné systémy majú problémy s čítaním formátu .rar, takže ak sa chystáte poslať archív inému používateľovi a nie ste si istí, či ho vie otvoriť, je lepšie zvoliť formát .zip. V poli „Metóda kompresie“ pomocou rozbaľovacieho zoznamu nastavte požadovanú hodnotu.

Na vytvorenie bežného archívu budú tieto nastavenia postačovať. Kliknite na tlačidlo OK a počkajte, kým sa vybrané súbory zabalia do archívu. Ak chcete nastaviť ďalšie nastavenia, prejdite cez príslušné karty a zmeňte hodnoty v poliach, ktoré potrebujete.

Ak chcete pridať súbor do už vytvoreného archívu, presuňte kurzor na súbor, ktorý je potrebné pridať. Podržte ľavé tlačidlo myši a presuňte ho na ikonu archívu. Keď sa objaví symbol „+“, uvoľnite tlačidlo myši. Súbor bude pridaný do archívu. Iný spôsob: otvorte novovytvorený archív a rovnakým spôsobom doň umiestnite požadovaný súbor a odpovedzte na požiadavku systému.

Ak chcete odstrániť nepotrebný súbor z dokončeného archívu, otvorte archív, vyberte súbor, ktorý chcete odstrániť, a stlačte kláves Delete. Potvrďte svoj výber. To isté možno urobiť kliknutím pravým tlačidlom myši na názov súboru a výberom položky „Odstrániť súbory“ z rozbaľovacej ponuky. Potvrďte akciu a zatvorte archív.

Osobné veci. V osobných spisoch sú všetky dokumenty umiestnené len v chronologickom poradí ich prijatia. Pre všetky dokumenty obsiahnuté v osobnom spise je potrebné vypracovať interný inventár, ktorý obsahuje tieto náležitosti:

• poradové číslo dokladu zahrnutého do súpisu;
• číslo a dátum dokumentu (ak je to potrebné);
• názov dokumentu;
• počet listov v dokumente;
• Poznámka;
• konečný záznam o počte dokumentov v osobnom spise.

Približné poradie usporiadania dokumentov v osobnom spise je nasledovné: interný súpis dokumentov prípadu, evidenčný list alebo dotazník personálu, žiadosť o prijatie do zamestnania, autobiografia, overené kópie osobných dokladov, overené kópie príkazov na prijatie, vymenovanie, premiestnenie, pracovné povinnosti, certifikačné dokumenty atď.

Príprava súborov HR na prenos do archívov organizácie

Inventarizácia spisov odovzdaných do archívu Vedúci archívu po prevzatí vecí pri odovzdaní dokumentov do archívu podpíše na troch rovnopisoch súpis trvalých úložných skríň a na dvoch rovnopisoch Preberacieho potvrdenia o doručení dokumentov do archívu. . Druhé kópie sa vrátia odosielateľovi, ostatné zostávajú v archíve.

Ukončenie odovzdávania dokladov do archívu sa končí vypĺňaním účtovných dokladov. Dokumenty sa prenášajú do štátnych archívov po uplynutí úložných lehôt, existujú však prípady predčasného odovzdania dokumentov.

Príkladom skorého dodania archívu môže byť dodanie archívu na bezplatné uloženie pri likvidácii (konkurze) a naopak, materiály môžu byť ponechané na dodatočnú dobu.

Archív dokumentov

Na základe ustanovení článku 9 zákona „o archívnictve v Ruskej federácii“ sa dokumentácia mimovládnej organizácie považuje za jej súkromný majetok. Pri likvidácii organizácie je však povinnou podmienkou predloženie dokumentov na uloženie do archívu.

Dôležité

Táto udalosť sa vykonáva aj v prípadoch reorganizácie, kedy sa realizuje prevod dokumentácie na právneho nástupcu (lehota na postúpenie vecí je v oboch prípadoch dva mesiace). Taktiež je potrebné v intervaloch približne raz za 3 roky prenášať súbory na oddelenie úložiska.

Ako vytvoriť archív osobných spisov prepustených zamestnancov?

• v prípade potreby vypracovanie interného súpisu dokumentov prípadu;
• zadávanie upresnení do podrobností obálky prípadu (objasnenie názvu organizácie, registračného indexu, lehôt prípadu, názvu prípadu);
• zostavenie a vyhotovenie súpisu prípadu.

Prípady s dočasným uchovávaním (do 10 rokov vrátane) podliehajú čiastočnej registrácii a je povolené:

• nesystematizovať dokumenty v prípade;
• nečíslujte hárky prípadu;
• nepíšte osvedčenia;
• neprešívať (nezošívať).

Kontrola správneho zoskupenia listín do spisov sa vykonáva za účelom opätovnej kontroly súladu listín vo veci s názvom podľa nomenklatúry, umiestnením listín v rámci veci podľa určitých zásad: o posudzovaných otázkach ; chronologicky; geograficky; abecedne podľa korešpondentov atď.

Odovzdanie dokumentov do archívu

Ďalej prichádza na rad šitie, väzba a dizajn obálky, kde by mal byť uvedený názov organizácie, divízia, číslo prípadu a zväzku, titul, dátum založenia, dátum uzavretia prípadu. Hotové prípady sa zapisujú do inventúrnych súpisov zostavených pre každý druh prípadu samostatne (personálne, trvalé a dočasné sklady) najmenej v troch vyhotoveniach.

Jedna kópia inventára sa odovzdá na uloženie do štruktúrnej jednotky na potvrdenie prenosu súborov do archívu. 4) Zabezpečenie ich bezpečnosti. Ukladanie pripravených spisov je až do momentu presunu do archívu vykonávané odborníkmi zo spisovej služby samotnej organizácie, ktorí sú za ne zodpovední.

Ich skladovanie si vyžaduje uzamknuté skrinky, ktoré zabraňujú vniknutiu svetla a prachu do dokumentácie. Usporiadanie puzdier sa vykonáva na základe nomenklatúry puzdier, ktorá je umiestnená na vnútornej strane skrine.

3.6. požiadavky na evidenciu prípadov prijatých do archívu

Pozornosť

Mzdové výkazy sa tvoria s prihliadnutím na poradie, v akom sú vedené v účtovníctve organizácie, t.j. buď v jednom prípade za celý rok, alebo za mesiac, alebo za celú organizáciu, alebo za každú štrukturálnu jednotku. Osobné mzdové účty sú zoskupené do súboru pre určitý rok a sú usporiadané v abecednom poradí podľa priezviska.

Ilustrovaný tutoriál o personálnych záznamoch a kancelárskej práci

Po dobu 75 rokov sa uchováva dokumentácia, v ktorej sa zaznamenávajú dávky občanov a sociálne platby (atestačné správy, osobné spisy, karty, pracovné zmluvy a pod.). Pracovné výkazy, dokumentácia o pracovnej ceste atď. sa uchovávajú 5 rokov.

Etapy prípravy dokumentov pred ich odovzdaním do archívu 1) Preskúmanie praktickej a vedeckej hodnoty dokumentácie Toto podujatie vykonáva špeciálne vytvorená komisia, v ktorej sú spravidla zástupcovia účtovníctva, personálnych služieb a archivár. Úlohou členov komisie je preskúmať dokumenty stránku po strane, pričom dokumentácia je rozdelená do troch kategórií:

• Na prenos do archívu. Prípady na personál, trvalé a dočasné uloženie s dobou 10 rokov sa posielajú do archívu.
• Na skladovanie v štrukturálnych divíziách spoločnosti.

3. promptné uloženie dokumentov

Súpis záležitostí personálnych služieb podpisuje zostavovateľ s uvedením svojej pozície, odsúhlasuje ho s vedúcim útvaru riadenia kancelárie organizácie a schvaľuje vedúci útvaru ľudských zdrojov. Výber dokladov na príslušné obdobie na zničenie a vyhotovenie zákona o ich pridelení na zničenie sa vykonáva po vyhotovení ročných oddielov súhrnných súpisov obalov na trvalé uloženie za rovnaké obdobie. Uvedené súpisy a úkony sa súčasne posudzujú na zasadnutí EK organizácie. Úkony schválené EK organizácie schvaľuje vedúci organizácie až po schválení súpisov trvalých úložných skriniek odbornou overovacou komisiou (EPC) príslušného ústavu štátnej archívnej služby; po tomto má organizácia právo zničiť spisy zahrnuté v týchto úkonoch.

Odovzdávanie dokumentov do archívu organizácie zahŕňa identifikáciu dokumentov s dočasnou dobou uchovávania kratšou ako 10 rokov.

• Na zničenie.

Pri kontrole hárok po hárku sa zisťujú aj nedostatky, ktoré je potrebné opraviť. Potom sa vypracujú protokoly, ktoré schvaľujú súpisy na uskladnenie alebo zničenie.

Neexistujú žiadne osobitné lehoty na frekvenciu zasadnutí komisie, najlepšou možnosťou je raz ročne. 2) Evidencia archívnych súborov. Evidencia prípadov sa týka ich zaznamenávania, číslovania hárkov, ako aj vypracovania osvedčovacieho listu s interným zoznamom dokumentácie.

Na registráciu dočasných ukladacích súborov sa používa zjednodušená schéma (kontrola ich dostupnosti, predbežná systematizácia, prenos do archívu). Číslovanie a registrácia nie sú potrebné.

V prípadoch, keď sa vec skladá z niekoľkých zväzkov (častí), je na obale každého zväzku (časti) umiestnený všeobecný názov veci a názov každého zväzku (časti). V hlavičkách prípadov obsahujúcich kópie dokumentov je uvedené ich číslo kópie.

V nadpise nie je uvedená pravosť dokumentov prípadu. Na obale prípadu sú arabskými číslicami uvedené extrémne dátumy prípadu – rok (roky) založenia a ukončenia prípadu.
Ak prípad obsahuje dokumenty (prílohy atď.), ktorých dátumy presahujú posledné dátumy prípadu, potom sa pod dátumami prípadu vytvorí nový riadok: „prípad obsahuje dokumenty za ... rok (s).“ Dátumy prípadov sa nemusia objaviť na obale spisov obsahujúcich ročné plány a správy, pretože sú uvedené v názvoch prípadov.