Mkutano ni njia ya kubadilishana pamoja ya habari za biashara, ambayo usimamizi unakaribisha. Kukamilika kwa majadiliano ya masuala yaliyotolewa katika muda uliowekwa kufundisha watu kupata haraka maamuzi sahihi, taaluma na, wakati huo huo, hutoa

§One. Mkutano kama aina ya shirika la mawasiliano ya biashara ya kikundi

Mkutano wa Biashara (Ukusanyaji) - Uingiliano wa mawasiliano ya mdomo wa kundi la watu (timu). Katika aina hii ya mawasiliano, aina mbalimbali ni pamoja: monologue ya wigo (neno la utangulizi na la mwisho la kuongoza, maonyesho ya washiriki, ripoti), mazungumzo (kubadilishana habari, uteuzi na majadiliano ya mawazo katika "mashambulizi ya ubongo"), majadiliano.

Ufanisi wa mkutano huo unategemea talanta ya mratibu - kutoka kwa ujuzi wake wa hotuba na uwezo wa usimamizi. Mara nyingi mkutano unajiunga na kiongozi mwenyewe.

Kazi kuu zifuatazo za mikutano ya biashara zinajulikana:

1) Tafuta, kuchambua hali ya kesi (kama inavyofanyika, ambayo inatokea katika pamoja ...); Kubadilishana habari juu ya majadiliano yaliyojadiliwa, kuratibu jitihada na kufanya hitimisho la shirika. Kazi hizi zinahusiana na aina ya habari ya mkutano.

2) Wajulishe timu kuhusu utafutaji katika kutatua matatizo, kuhusu uzoefu mpya na fursa za utekelezaji wake, kuwashawishi wafanyakazi katika usahihi wa sera ya kiuchumi. Ili kutatua kazi hizi, mkutano wa maelezo unalenga, au mkutano unaagizwa.

3) Pata suluhisho la pamoja kwa tatizo, kuzalisha, kukusanya mawazo. Aina hii ya mkutano ni tatizo, au "mashambulizi ya ubongo".

4) Chagua na kukubali ufumbuzi wa kujenga. Hii ni kazi ya mkutano - Muumba wa uamuzi.

5) Kuwapa washiriki ujuzi muhimu, kuongeza sifa zao. Aina hii inaitwa mkutano, au mkutano wa mafunzo.

Ikiwa kichwa kinapendezwa na mawasiliano ya mara kwa mara na timu, inaandaa mikutano ya kawaida. Katika mzunguko wa mkutano pia inaweza kuwa wakati mmoja na mara kwa mara.

§2. Hatua za maandalizi na mkutano.

Mkutano ni mawasiliano ya kikundi ambayo imesimamiwa, imeandaliwa. Mafanikio yake kwa 90% inategemea maandalizi, kusafisha mambo ya kimuundo ya hatua ya mawasiliano na tathmini ya baadaye na kujiheshimu.

Maandalizi ya mkutano huanza na ufafanuzi wa mahitaji yake. Aina hii ya kazi inashauriwa kutumia ikiwa hakuna njia mbadala, kama vile mazungumzo, uamuzi wa usimamizi wa juu, umoja na mikutano mingine. Baada ya suluhisho kuandaa mchakato wa pamoja wa majadiliano kufafanua mada na kusudi lake. Kwa kugawa na kuunganisha, ajenda inaendelezwa. Kuchagua mlolongo wa kuzingatia masuala, endelea kutoka kwa misingi ya kisaikolojia. Vitu "ngumu" vinavyohitaji majadiliano ya kupanua, kujifunza, mahali bora katika theluthi ya pili ya mkutano, wakati utendaji wa kimwili na wa akili wa kikundi unafikia kilele. Maswali ya sasa au ya haraka ambayo hayahitaji muda mwingi yanaweza kutatuliwa kwanza kabisa, na vitu "rahisi" au kuvutia zaidi - kuondoka mwishoni.

Kwa ujumla, ni muhimu kujiandaa, inaweza kuwa na tume ya hii, uamuzi wa rasimu. Mara nyingi anawakilisha "dodoso", kwa kila kitu ambacho washiriki watatoa majibu maalum wakati wa mkutano.

Hatua inayofuata ni kuamua utungaji wa kiasi na ubora wa wasikilizaji, maandalizi ya washiriki.

Si lazima kwa kila mkutano ili kuwakaribisha wasimamizi wa vitengo vyote. Mwelekeo huvutiwa na viongozi hao ambao wana uwezo zaidi juu ya tatizo chini ya majadiliano. Ni muhimu kuamua kama mawasiliano yanawakilisha maoni mbalimbali au kuunda kundi la ushirikiano na maoni sawa. Kwa idadi ya washiriki katika mkutano inaweza kuwa nyembamba (hadi watu 5), kupanua (hadi watu 20) na wawakilishi (watu zaidi ya 20). Vikundi vidogo vimefunikwa, yenye uzalishaji, lakini ni vigumu kuanzisha mazungumzo ndani yao, kuna hatari ya kuchukua ufumbuzi usioaminika. Kubwa, kama sheria, inachukua ufumbuzi kuthibitishwa kulingana na maoni mengi, lakini ni vigumu kuja kwa maoni ya kawaida, udhibiti ulioimarishwa, kuna hatari ya kikundi, shinikizo la "Sabotnikov". Idadi kamili ya washiriki kwa mkutano wa biashara ya ndani ni kutoka 6 hadi 9. Wafanyakazi wote wanapaswa kuwa na ujuzi na mada, madhumuni ya ajenda na vifaa muhimu, nyaraka.

Wakati mzuri wa mkutano, kulingana na masomo ya ergonomic, ni asubuhi ya asubuhi (masaa 11 ya kati au Alhamisi). Kwa mikutano ya kawaida, siku fulani ya juma imeondolewa.

Ukumbi, kama sheria, ni Baraza la Mawaziri la Shirika la Shirika. Hata hivyo, ni bora kuunganisha mikutano katika chumba maalum cha vifaa. Inapaswa kuwa na acoustics nzuri, insulation sauti, uingizaji hewa, kawaida joto hewa (+ 19 o c), samani starehe. Eneo bora zaidi la washiriki ni mbali na mkono uliowekwa kutoka kwa kila mmoja kwenye meza ya trapezoidal.

Muda wa kutosha wa shughuli ya pamoja ya akili ya idadi kubwa ya watu ni dakika 40 - 45. Ikiwa hali ya kesi inahitaji muda zaidi, basi baada ya dakika 40 kutangaza mapumziko ya dakika kumi. Kanuni hiyo imeanzishwa mwanzoni mwa mkutano. Kawaida neno la utangulizi na la mwisho la kuongoza, pamoja na maonyesho yote yamepangwa kwa dakika 10. Katika neno la utangulizi, ni muhimu kwa wazi na kwa makini sana, kwa muhtasari matatizo yaliyojadiliwa na mara nyingine tena makini na mkutano uliopo kwa kusudi la mwisho. Ili kuunda kichocheo cha majadiliano, unaweza kusisitiza umuhimu wa maswala, kuweka idadi ya kazi maalum kabla ya wasikilizaji. Moja ya mahitaji muhimu zaidi kwa mwenyekiti wa mkutano sio kulazimisha tangu mwanzo nafasi yake na washiriki wengine. Msimamo huunganisha maneno ya kichwa cha uzito maalum na wale wa wafanyakazi ambao wanaambatana na maoni kinyume wanaweza tu kuamua kuwaelezea ili wasiwapinga wakubwa. Ni muhimu kujaribu kuchukua nafasi ya neutral, kuweka maoni yako kutoka kwa mtu wa tatu au kuunda kama swali. Mkutano mkubwa zaidi ni sahihi kuanza na replica bila kutarajia ya kuvutia na hata utani. Kuvutia sana kama maneno, wazo kwamba mkutano unafungua, utatumika katika kukamilika kwake. Kugeuka, uongozi huwaita washiriki kwa jina - Patronymic, ikiwa inawezekana, inasisitiza uzoefu wao na uwezo juu ya suala husika. Mwenyekiti anapaswa kuwa makini sana kwa kiini cha hotuba, lakini pia kwa jinsi kila mmoja anavyofaa katika kubuni ya jumla, kwa kuwa inafanya kazi ili kufikia lengo linalolengwa; Haitoi upande. Mratibu anaangalia kanuni, wakati na baada ya kuzingatia kila tatizo kwa muhtasari wa mazungumzo. Hii inakuwezesha kufikia ujasiri kwamba wote wa sasa wanaelewa kile kinachosema kuwa maendeleo fulani yatapatikana wakati wa majadiliano. Ikiwa msemaji huenda zaidi ya suala hilo, inapaswa kuwa kidiplomasia kuacha. Tathmini muhimu ya mapendekezo hutolewa au mara baada ya hotuba, au ikiwa njia ya "brainstorming" hutumiwa, baada ya taarifa ya mawazo yote.

Hatua yafuatayo ya mkutano ni maamuzi. Uamuzi wa rasimu ulioandaliwa unasomwa mapema, na washiriki katika mkutano hufanya marekebisho yao wenyewe, tuchukue kwenye matokeo ya kupiga kura. Baada ya kufanya maamuzi, watu wanaofanya utekelezaji na udhibiti wake wameamua.

Kumaliza mkutano, mtangazaji anaweza kuwaita kila mtu kutimiza mipango hiyo, mipango, kufikia malengo ambayo wamekuja mwisho; Kwa kifupi muhtasari wa majadiliano; Sifa mawazo mazuri zaidi, maonyesho ya biashara; Asante kwa kazi ya uzalishaji.

Mkutano wa Kiingereza Mkutano wa Elan Barker anaamini kwamba uchambuzi wa mara kwa mara wa majadiliano ya pamoja ulifanyika kwa faida. Tathmini inapaswa kuwa lengo, iliyoandaliwa na kundi lote katika mkutano tofauti, nje ya mfumo wa mkutano. Unaweza kuwapa washiriki kujaza dodoso, kwa kutumia kiwango kinachoitwa sliding kwa majibu: (hapana) 1 2 3 4 5 6 (ndiyo):

Ilikuwa ni lazima kukutana?

Je, ni wazi?

Je, ni sawa na lengo?

Je! Unakubali kwamba muda na wakati ulikuwa rahisi?

Je, chumba hicho kilikulidhi?

Je, ulipata ajenda kwa wakati, nyaraka?

Je, kuna vitu vya ajenda vilivyowekwa?

Je! Umekuwa na wale waliopo kwa uwezo unaofaa?

Je, mwenyekiti alifanya udhibiti wa kutosha?

Je, umeridhika na utaratibu wa kufanya maamuzi?

Uchambuzi wa mkutano unaweza kufanyika kwa ufanisi zaidi ikiwa unavutia mtaalam wa kujitegemea. Atakuwa na uwezekano wa tathmini isiyo na maana ya kile kinachoendelea vizuri, na ni nini kinachohitajika kubadilishwa.

Meneja wa mwanzo anaweza kuchambua mawasiliano ya pamoja kwa kujitegemea kulingana na mpango:

1. Aina ya kichwa kulingana na lengo?

2. Je, mada na subtophy (ajenda) imeandaliwa?

3. Je, ni wakati gani wa masuala magumu?

4. Je, mahali, wakati, idadi na muundo wa washiriki?

5. Je! Kuongoza katika neno la ufunguzi?

6. Kanuni hiyo inakubaliwa nini?

7. Je, ni maandalizi ya maandalizi ya kuongoza wakati gani wakati wa mazungumzo?

8. Je, wale waliohudhuria kushiriki katika majadiliano?

9. Ni maamuzi gani yanayokubaliwa?

10. Mratibu alihitimuje kutoka mkutano?

11. Je, sera ya itifaki ni sahihi?

Katika mazoezi, kuna mgawanyiko wa kawaida wa mikutano kwenye kazi zao na malengo. Kutoka hapa kugawa tatizo, mikutano ya mafunzo na ya uendeshaji. Usimamizi wa kibinafsi: Tutorial / c.D. Reznik et al. - 2d ed., Pererab. na kuongeza. - m.: Infra-m, 2004. - 622 s ..

Kusudi la mkutano wa tatizo ni kupata uamuzi bora wa usimamizi juu ya tatizo chini ya majadiliano. Ufumbuzi katika mkutano huo mara nyingi hutengenezwa kama matokeo ya majadiliano na kukubaliwa baada ya kupiga kura. Mkutano huo unafanywa kulingana na mpango: ripoti; maswali kwa waandikishaji; majadiliano; Ufumbuzi wa maendeleo.

Kazi ya mkutano wa vyombo ni kuhamisha amri na taarifa muhimu kutoka juu hadi chini kulingana na mpango wa kudhibiti kwa utekelezaji wao wa haraka na ufanisi. Katika mkutano huo, kichwa huleta tahadhari ya maamuzi ya utawala yaliyohesabiwa.

Mikutano ya uendeshaji ni ndege inayoitwa, pavements, dakika tano. Wao sio muda mrefu. Kazi ya mikutano hiyo ni kupokea taarifa kuhusu hali ya sasa. Kwa upande mwingine, mkutano wa uendeshaji wa mafunzo hutoa maambukizi ya habari kutoka chini juu ya mpango wa kudhibiti. Baada ya kupokea habari za uendeshaji kutoka kwa washiriki, kichwa kinaonyesha uwepo wa maeneo "nyembamba", sababu za kurudi nyuma na kushindwa, pia inachukua ufumbuzi muhimu, hutoa maagizo, kuamua muda wa utekelezaji wao. Katika mkutano wa uendeshaji usifanye ripoti. Lengo kuu ni kutambua matatizo hayo ya uzalishaji, juu ya suluhisho ambalo jitihada kuu za timu zinapaswa kuelekezwa.

Hata hivyo, lengo kuu la mkutano wowote au mkutano ni kufanya uamuzi wa pamoja baada ya kubadilishana habari za pamoja, i.e., kufikia matokeo fulani.

Uainishaji wa mikutano na mikutano

Mikutano na mikutano ni rasmi na isiyo rasmi. Ili kutekeleza tukio hilo kwa mafanikio, ni muhimu kwanza kuamua tabia yake.

Aina ya mikutano inaweza kuhesabiwa kulingana na kazi za usimamizi:

1. Kupanga mikutano ambayo masuala ya mkakati na mbinu za shughuli za shirika zinajadiliwa, rasilimali zinazohitajika kutekeleza mipango;

2. Mikutano juu ya motisha ya kazi, ambapo matatizo ya uzalishaji na ubora, kuridhika kwa wafanyakazi ni kujadiliwa, sababu za motisha ya chini, uwezekano wa mabadiliko yake, maadili na vifaa;

3. Mikutano kwenye shirika la ndani, ambapo suala la majadiliano inakuwa masuala ya kuunda shirika, uratibu wa vitendo vya vitengo vya miundo, ujumbe wa mamlaka, nk;

4. Mikutano ya kudhibiti shughuli za wafanyakazi ni kujitolea kwa majadiliano ya matokeo ya shughuli, kufikia malengo, matatizo ya kuvuruga, uzalishaji mdogo;

5. Mikutano maalum kwa shirika, ambapo masuala ya uendeshaji ya usimamizi yanajadiliwa kuhusiana na hali katika shirika, innovation na uwezekano wa utekelezaji wao, matatizo ya maisha, ushindani, picha, style.

Pia kuna uainishaji wa mikutano ya mkutano:

1. Mikutano ya kidemokrasia, haki ya kufanya na haki ya kufanya uamuzi ambao tu meneja ana. Washiriki wa mikutano hiyo wanapaswa kusikiliza na kujibu maswali yaliyoulizwa na kichwa. Mikutano hiyo inafanyika katika kesi wakati meneja anahitaji kuwajulisha au kufundisha chini yake.

2. Mikutano ya bure haina ajenda. Wanaweza kufanyika bila kuongoza. Mikutano hiyo imepunguzwa kwa kubadilishana maoni, ufumbuzi ambao haujaandikwa. Mkutano huo unafanywa kwa namna ya mazungumzo au mazungumzo.

3. Mikutano ya majadiliano - njia ya kupata maamuzi juu ya suala lolote kwa kuzalisha mawazo mapya na uchambuzi wa maamuzi yaliyopendekezwa kama matokeo ya kazi ya pamoja ya kundi la watu wakati wa mkutano uliofanywa kulingana na sheria fulani. Kipengele cha tabia ya njia hii ni ukosefu wa upinzani na tathmini ya mawazo ya mawazo.

Tukio rasmi lina hali iliyowekwa wazi na inafanywa kwa mujibu wa sheria zilizowekwa. Katika mkutano huu daima kuna watu wengi walioishi. Sehemu kuu:

1. Agenda (orodha ya masuala ambayo yatajadiliwa);

2. Ripoti (uwasilishaji wa kiini cha masuala);

3. Hotuba (majadiliano ya masuala ya ajenda);

4. Marekebisho (majadiliano ya mabadiliko ambayo hutolewa kufanya majadiliano);

5. Mjadala (majadiliano);

7. Kuchora itifaki (taarifa iliyoandikwa ya matukio);

8. Mipangilio (majadiliano ya masuala ambayo hayakujumuishwa katika ajenda).

Katika mikutano isiyo rasmi, watu wanahisi zaidi kwa urahisi, lakini matukio hayo yanapaswa pia kuwa tayari. Kwa mikutano isiyo rasmi inahitajika:

1. Orodha ya mada ya majadiliano;

2. Tukio la kuongoza;

3. Itifaki ilifikia mikataba.

Matukio yasiyo rasmi yanafanyika katika mazingira ya utulivu, lakini bado wanahitaji kukumbuka kuwa mkutano au mkutano uliopangwa tu unatoa matokeo mazuri.

Kila mkutano unapaswa kuwa na ajenda ambayo inahitaji kufikiriwa mapema. Agenda husaidia kuokoa muda na haifai juu ya masuala ya sekondari kwa muda mrefu.

Agenda iliyoandaliwa vizuri ina:

* Malengo, tarehe, wakati na mahali pa mkutano;

* Orodha ya watu walioalikwa;

* Orodha ya matatizo yaliyojadiliwa;

* Mada kuu;

* tofauti;

* Dates ya mkutano ujao.

Mkutano ni uwepo wa pamoja wa kikundi (pamoja) wa wananchi mahali fulani ili kujadili mada tofauti au ufumbuzi wa matatizo fulani.

Kuna dhana nyingine ya mkutano - hii ni mkusanyiko wa timu nzima ya kazi ya biashara au shirika, kutatua maswali ya haraka na kuleta habari kwa maamuzi ya mwongozo.

Moja ya chaguzi nyingi za mwingiliano wa biashara ni mikutano - hasa ikiwa zinafanyika katika hali ya migogoro au mgogoro katika shirika. Kwa mashirika kadhaa, mkutano ni mamlaka ya juu. Kwa hiyo, nyaraka zilizoundwa na matokeo ya kazi zao daima huathiri mipango ya kimkakati ya shirika na kuathiri hali ya hewa ya kisaikolojia katika timu.

Miongozo kuu ya maandalizi ya mikutano ni nyaraka za udhibiti zinazosimamia shughuli za shirika yenyewe kwa ujumla na mkutano kama mamlaka ya ushirika. Nyaraka hizo ni pamoja na: Mkataba wa Katiba, Mkataba wa Shirika, Vitendo vya Sheria vinacheza nafasi ya masharti ya mfano wa aina hii ya taasisi. Katika nyaraka hizo, mara nyingi hupatikana kuhusu mzunguko wa maswali ambayo yanaweza kuwekwa kwenye mjadala wa ushirika ni pamoja na katika ajenda ya mkutano. Aidha, nyaraka za shirika na utawala mara nyingi hutoa maelezo ya utaratibu wa maandalizi ya mkutano, udhibiti wa kazi hii, ambayo huamua umuhimu wa teknolojia ya ushirikiano wa biashara.

Mazoezi inaonyesha kwamba katika hali ya migogoro, inakuwa muhimu jinsi ajenda ya mkutano imeundwa. Uwezekano wa ufumbuzi wa migogoro ya kujenga ikiwa maswali tu yataingizwa katika ajenda inayoathiri moja kwa moja kiini cha vita, suala la tofauti zinazotokea. Ikiwa, pamoja na mgogoro yenyewe, jaribio linafanywa kutatua maswali yoyote ya ziada wakati wa mkutano, basi ajenda hii inajenga sharti kwa ajili ya maendeleo ya vita kama vile vilevi. Hii ni kutokana na ushirikishwaji wa idadi kubwa ya watu kwa mwingiliano wa haraka wa wakati huo huo. Maslahi yao ya multidirectional pamoja na hali ya migogoro iliyowekwa kwa mashindano yanaweza kusababisha upanuzi zaidi wa mkoa wa mgogoro, kuongezeka na matatizo ya utata.

Mikutano mingi ya biashara na mikutano hufanyika kwa njia ya majadiliano. Kwa majadiliano ya wingi, washiriki wote, isipokuwa mwenyekiti, ni sawa. Waandishi wa habari maalum hawajawekwa, wakati wakati huo huo kila mtu hakopo tu kama wasikilizaji. Suala maalum linajadiliwa kwa utaratibu fulani, kwa kawaida kwa mujibu wa kanuni kali na kuongozwa na afisa.

Ili kuunda mkutano na utayarishaji wa mawasiliano ya habari siku chache kabla yake, inaweza kuwasilishwa hati ya kiini cha tatizo chini ya majadiliano. Ili kuitayarisha, ni vyema kujenga kundi la wataalam ililenga kufanya uchambuzi wa kina wa hali ya shirika.

Kama sheria, vifaa vya kutaniko (ajenda, theses au maandiko ya ripoti, maamuzi ya rasimu, nk) hutolewa kwa washiriki wa baadaye wa mkutano kabla ya siku tatu au nne kabla ya kuanza. Hii inaruhusu kufanya mabadiliko kwenye nyaraka zilizopangwa tayari, na kisha tuwasilisha mapendekezo yao wakati wa mkutano.

Katika mpango wa kisaikolojia, kazi na nyaraka tayari wakati wa mkutano yenyewe hupunguza uwezekano wa kuongezeka kwa antipathies binafsi kati ya vyama vinavyopingana. Rufaa kwa waraka, kupitisha mwingiliano wa moja kwa moja na mpinzani, kuanzishwa kwa hati kama kiungo cha moja kwa moja kupunguza uwezekano wa kuzuka kwa athari za athari, mgogoro wa hali ya mlipuko.

Kufanya kazi na mgogoro wakati wa mkutano juu ya hali ya mchezo, mara nyingi inakuwa rahisi zaidi katika asili ikiwa inawezekana kuchukua kanuni ya jumla. Ili kuwezesha kazi juu ya udhibiti wa rasimu, unaweza kutumia kama kazi ya awali ya mpango wa mkutano wa kawaida:

• · Kufungua neno kwa muda wa dakika 3 hadi 5, ambayo huwasiliana na sheria za jumla za kazi ya mkutano, utawala wa mwenendo wake, wakati wa mwisho wa mwisho;
• · Ripoti kuu ya muda wa dakika 25 hadi 30 (ikiwa nafasi za kinyume za vyama zinazopingana zinafanywa kwenye mkutano, basi katika taarifa ya maoni yao, kila mtu anapaswa kupewa wakati sawa, lakini ni muhimu kwamba kwa kiasi hicho Haizidi dakika 30 - vinginevyo kama matokeo ya uchovu wa asili uliokusanyika tu kuwa na wasiwasi);
• · Maswali ya waandikishe na majibu yao (kila swali na jibu - si zaidi ya dakika 2);
• · Hotuba ya wafuasi wa ushirikiano, ujumbe wa ziada (si zaidi ya dakika 10-15 juu ya yote yanayoendelea na ujumbe wa ziada kutokana na sababu zilizotajwa katika aya ya 2);
• · Masuala ya co-pilot (si zaidi ya dakika 1 kwa swali na jibu kwa hilo);
• · Majadiliano ya washiriki wa mkutano (dakika 5-7);
• · Replies ya wasemaji (si zaidi ya dakika 5 kila mmoja);
• · Replies ya usalama (si zaidi ya dakika 3 kila mmoja);
• · Marejeleo wakati wa mkutano (haipaswi kuwa na zaidi ya tatu au tano, ili usizuie tahadhari kutoka kwa mada kuu na usiweke hisia za maandalizi ya awali ya mkutano; hati moja haipaswi kutolewa tena Dakika 3);
• · Kusoma mkusanyiko wa uamuzi wa mkutano (si zaidi ya dakika 5);
• · Mapendekezo ya uamuzi wa rasimu (si zaidi ya dakika 1-3 kwa kila);
• · Kuunganisha makusanyo (si zaidi ya dakika 10).

Ikiwa kuna washiriki 50-75, inachukuliwa kuwa vikwazo vyema vya dakika 10 kila saa. Kwa idadi kubwa ya washiriki, mapumziko yanafanywa kwa usahihi baada ya masaa 1.5-2 ya kazi na kuifanya muda wa dakika 15-20.

Mpango hapo juu wa kuunda mkusanyiko na ukusanyaji wa wakati ni takriban. Lakini bila kujali kutokuwa na uhakika, wala haikuonekana kutokea wakati wa mkutano, waandaaji wanapaswa kutangulia na kuendeleza kanuni zao za rasimu. Ikiwa katika mazingira ya migogoro wakati wa mkutano, majadiliano ya kanuni isiyojitayarisha kabisa huanza, basi swali hili la kufanya kazi yenyewe linaweza kuwa sababu ya ziada ya kuimarisha mitambo ya migogoro, "kufafanua mahusiano".

Kuongezeka kwa macho ya kihisia, tabia ya hotuba yoyote ya umma, na hata zaidi kwa mkutano katika mkutano kutokana na hali ya mgogoro, inahitaji kila utafiti mkubwa, miundo na maudhui ya mawasiliano yake. Hotuba yoyote lazima iwe na mapendekezo ya kujenga ya kutatua tatizo chini ya majadiliano. Katika hali ya mgogoro katika mkutano, replicas ya kihisia, kujificha wale waliopo. Kwa hiyo, mashambulizi ya kihisia yanapaswa kutengwa na mazungumzo ya umma.

Ikiwa hotuba ni tabia ya ripoti, inapaswa kuwa na:

• · Ufafanuzi wa haraka wa madhumuni ya ujumbe;
• · Uwasilishaji wa ukweli kuu;
• · Taarifa ya Laconic ya njia zilizopendekezwa za kutatua tatizo;
• · Hitimisho fupi ya maana.

Kugawanyika kulingana na kanuni, waandishi wa habari wanapaswa kuandaa maandiko, hotuba yao mapema. Vifaa vya kuzungumza vinaweza kuwa data zilizopatikana kama matokeo ya uchambuzi wa kesi katika shirika. Aidha, ripoti inapaswa kufanywa kuhusiana na ajenda na data zilizopo za taarifa za data. Vifaa vya digital haipaswi kuingizwa: viashiria muhimu tu vinapaswa kutumiwa kusaidia kutathmini hali ya sasa na kuelewa maana ya ufumbuzi uliopendekezwa.

Wakati wa kuandaa rapporteur kwa hotuba, inawezekana kupendekeza kusoma maandishi ya ripoti kwa sauti kubwa katika rhythm na namna ambayo yeye atafanya hivyo katika mkutano. Hii, kwanza, inakuwezesha kuamua na kurekebisha mfumo wa muda wa hotuba. Pili, inachangia kuelekea kwa kasi katika maandiko. Mwelekeo huu unageuka kuwa na manufaa sana katika hali ya kihisia ya mkutano, wakati msemaji anaweza kuingilia kati, yeye mwenyewe anaweza kugonga au kama tena anahitaji kurudi kwenye kipande fulani cha hotuba. Tangu mkutano ni mwili wa usimamizi wa kimkakati wa ushirika, wakati uliotumiwa na Mwandishi wa kazi kabla ya kufanya kazi yake ni haki kabisa.

Wakati wa kutatua masuala ya migogoro, waandaaji wa mikutano ya jumla wanapaswa kulipwa ili kuunda itifaki, ambayo ni hati muhimu ya shirika na utawala. Katika itifaki hii, kozi ya majadiliano ya masuala yanayoathiriwa inapaswa kurekodi, utaratibu wa kufanya maamuzi na maamuzi ya mkutano wenyewe.

Katika hali ya kisasa, itifaki mara nyingi hutolewa katika kipindi cha mkutano, lakini kwa misingi ya rekodi ya video au sauti. Kwa mujibu wa ufanisi na urahisi wa usindikaji na waraka, kurekodi digital ya mkutano unapendelea. Lakini hata katika kesi ya matumizi ya teknolojia ya digital ili usipoteze wakati muhimu wa mkutano, kila kitu kinapendekezwa kuongozana na kurekodi sauti au video ya itifaki ya rasimu iliyoandikwa kwa muda mfupi. Itifaki hiyo husaidia kufafanua zaidi kumbukumbu kwenye filamu na kutafakari kwa usahihi katika maudhui ya itifaki kuu.

Ya umuhimu mkubwa kwa itifaki kwa ajili ya waraka rasmi ina kufuata sheria kwa ajili ya kubuni yake. Itifaki ni dated alasiri ya mkutano, na sio wakati wa saini yake. Ikiwa mkutano ulifanyika kwa siku kadhaa, itifaki imeanza siku na mwisho wa mwisho, ambayo inaonyeshwa kwa njia ya hyphen. Aidha, itifaki itaonyesha namba yake ya mlolongo, ambayo inafanana na idadi ya mlolongo wa mkutano. Pia inaonyesha jina la makazi ambayo mkutano ulifanyika.

Katika kuchora itifaki, inapaswa kuzingatiwa kuwa juu ya ukamilifu wa chanjo ya masuala yaliyojadiliwa, nyaraka hizo zinagawanywa kwa ukamilifu na mfupi. Katika itifaki fupi, jina la msemaji, mada ya ripoti, majina ya wasemaji. Sehemu ya maudhui ya mazungumzo katika itifaki fupi haifai. Ikiwa mkutano umejitolea kwa azimio la vita, basi protoksi kama hizo zinaweza kutengenezwa tu ikiwa kuna njia za kurekebisha maudhui ya ripoti na mazungumzo (maandishi, maandiko ya kuthibitishwa ya ripoti na mazungumzo, sauti nzuri au video). Katika kesi hiyo, itifaki imeandikwa kwamba kumbukumbu za kina za maonyesho zinaunganishwa nayo. Ikiwa hii haiwezekani, itifaki iliyotumiwa inapaswa kuwa tayari, kozi ya kutafakari kikamilifu na maamuzi.

Wakati wa mkutano, toleo la mwisho la itifaki kamili haiwezekani. Kwa hiyo, itifaki ya rasimu inafanywa. Wakati wa kutatua masuala ya aina ya aina hii, protocols inaweza kuanzishwa sio moja, lakini kwa washiriki kadhaa katika mkutano, ambayo, basi katika kipindi cha siku tano, fanya na kufanya kumaliza ya itifaki.

Itifaki iliyoandaliwa kikamilifu imesainiwa na Mwenyekiti na Katibu wa Bunge. Mikutano ya mwisho inaletwa kwa washiriki wake kwa njia ya nyaraka za kujitegemea - maamuzi na ufumbuzi ambao umeundwa kulingana na nyenzo zilizomo katika protocols.

Kuzingatia taratibu hizi, ingawa haina uhakika wa suluhisho kamili kwa wale wanaotokana na utata, bado hujenga mahitaji ya kazi ya kujenga na yenye ufanisi wa mkutano. Kutokana na idadi kubwa ya washiriki, usio na hali ya hali wakati wa mikutano katika wanadamu hupungua uwezo wa kujidhibiti, ufanisi wa utabiri ni mbaya zaidi. Taratibu zilizoelezwa hufanya jukumu la miradi ya mwelekeo iliyofanywa kwenye karatasi katika hali isiyo ya kawaida. Kutolewa kwa watu kutoka kwa mipango hiyo, waandaaji wa mkutano kuwezesha washiriki wake kazi kubwa juu ya kiini cha tatizo, na sio juu ya kazi ya kuweka mkutano yenyewe.

Kwa ujumla, kazi ya maandalizi ya mkutano inapaswa kuwa na lengo la kuongeza mkusanyiko wa washiriki wake katika kiini cha utata wa kutatuliwa. Kwa kufanya hivyo, suluhisho la masuala yote ya kiutaratibu inapaswa kupangwa, na pia hutoa maandalizi ya habari zote muhimu, kimsingi iliyotolewa na majadiliano ya tatizo.

Kama katika hatua ya maandalizi ya mkutano, vipengele vya mtu binafsi wa washiriki wa mkutano wanapaswa kuzingatiwa. Waandaaji wanalazimika kuhakikisha uelewa wa washiriki ambao ni kutokana na mapenzi yao na makusudi kwa njia nyingi ufanisi wa shughuli za shirika zima kwa ujumla.

Kuna aina kadhaa za matukio ambayo hufanyika kwa kundi fulani la watu, mahali fulani ambapo mada mbalimbali yanajadiliwa au maamuzi yanafanywa kwa masuala maalum. Kwa mfano, mkutano wa robo ya wanahisa au mkutano wa kawaida wa ushirika. Matukio haya yamegawanywa katika aina kadhaa:

ü Ukusanyaji.

ü Mkutano

ü Mkutano wa biashara:

Ø mazungumzo ya biashara.

Majadiliano ya Ø

Ukusanyaji. uliofanyika kulingana na kanuni fulani ( utaratibu wa Ukusanyaji.), ambayo imesajiliwa katika mkataba wa shirika. Kufanya mkutano na maamuzi ambayo yanakubaliwa juu yake ni kumbukumbu katika hati maalum inayoitwa itifaki ya mkutano..

Mkutano inatofautiana na mkutano kwamba mzunguko mwembamba wa watu huwa wamealikwa kwenye mkutano. Kwa mfano, watu ambao wanawakilisha idara mbalimbali za shirika moja au wawakilishi wa makampuni na makampuni mbalimbali.

Mikutano mara nyingi hufanyika mara kwa mara kuliko mikutano. Wanashiriki kwa uhakika fulani, kama sheria, mara moja kwa wiki. Mikutano iko kufikiria matatizo na masuala ya juu. Mikutano hiyo inaweza kuwa na tabia isiyojumuishwa ikiwa ni haki na haja ya haraka. Itifaki ya mikutano haipatikani, lakini azimio hilo linafanyika kulingana na matokeo.

Mikutano ya Biashara. imegawanywa na mazungumzo ya biashara. Na mazungumzo.

Mazungumzo ya Biashara. Inafanyika kwa namna ya mazungumzo ya bure na hufanyika kujadili kazi tofauti za haraka, lakini kwa sababu hiyo, uamuzi huo unachukuliwa nje.

Mazungumzo Kutoa suluhisho kwa masuala zaidi na kazi kwa shughuli za pamoja za makampuni, mashirika au makampuni ya biashara, kama vile: kuamua mzunguko wa maingiliano, vikwazo kwenye nyanja za ushawishi na kadhalika. Majadiliano yanakamilishwa kwa kusaini makubaliano ya mwisho au maneno ya maneno.

Kila mjasiriamali, mfanyabiashara, mfanyabiashara, kwa hali ya shughuli zake, mara nyingi anahitajika kutenda kama mshiriki au kuandaa mikutano tofauti, mikutano na mikutano ya biashara. Kuna utaratibu uliowekwa wa shughuli hizi ambazo zinapaswa kuzingatiwa, kwani inathiri moja kwa moja mafanikio na maendeleo ya biashara.

Ni hali gani lazima zizingatiwe ili kujiandaa na kutekeleza kikamilifu shughuli hizi?

1. Ni muhimu kufafanua wazi mada na kuandika ajenda.

Agenda inahitaji kuingiza masuala 2-3 muhimu na sekondari 3-4. Kwa nini uwiano huu ni? Katika tukio ambalo masuala makuu ni kidogo, basi unaweza kuwapa muda mwingi wa kuzingatia na kufanya kazi zaidi. Ikiwa kuna mengi yao, basi, kwa sababu ya muda mdogo, maswali kuu yatazingatiwa kuwa ya kawaida na mengi ya misaada yatapotea.

2. Fanya orodha ya watu maalum walioalikwa kwenye mkutano, mkutano, mazungumzo.

Uzoefu ni mkutano wa Uzalishaji. Inafanywa mara kwa mara na kwa orodha isiyowezekana ya wale waliopo.

3. Weka tarehe na wakati maalum wa tukio hilo.

Tarehe na wakati wa mazungumzo inapaswa kukubaliana na pande zote.

4. Taarifa ya lazima ya watu wote wa madai kuhusu tarehe na wakati wa tukio hilo.

Ili kutekeleza mkutano, hii lazima ifanyike angalau wiki. Watu hao tu ambao sio washiriki wake wasio na mabadiliko wanaonya juu ya mkutano wa uzalishaji ujao.

5. Tambua muda, wakati ambapo tukio hili litashughulikiwa, na kuwajulisha washiriki wote.

Kama uzoefu unavyoonyesha, onyo juu ya wakati wa kukamilika kwa tukio hilo huwaadhibu wasikilizaji wote na hupunguza muda wa 10 hadi 15%.

6. Ni muhimu kuandaa utendaji kuu. Hii inaweza kuwa ripoti au ujumbe mdogo. Chagua washiriki wa lazima kujadili.

Hotuba inapaswa kufanyika kwa makini juu ya mada na kufichua tatizo katika swali. Majadiliano na hitimisho lazima iwe sahihi na kuungwa mkono na ukweli. Ajira na kutokuwa na imani itasababisha tu kutokuwa na wasiwasi na kutojali kutoka kwa wasikilizaji.

7. Chagua na chumba na uandae kwa tukio hilo.

Chumba au ukumbi lazima iwe vizuri na ukubwa huo wa kuhudumia wote wanaodaiwa. Tumia idadi ya viti mapema - viti vinapaswa kuwa vya kutosha kwa kila mtu. Hebu iwe bora kwako kutakuwa na hisa kwa kesi isiyojulikana. Kwa mazungumzo, si lazima kuweka kadi kabla ya kila mshiriki na initials kamili. Taja juu ya jina la shirika au kampuni, kwa niaba ambayo mtu huyu yukopo. Weka karatasi / daftari kwenye meza na kushughulikia kadhaa kwa kila mshiriki. Uwepo wa vinywaji (maji ya madini na gesi na bila) na glasi zinakaribishwa. Sheria za upole hutoa utoaji wa chai na kahawa wakati wa mazungumzo.

Kazi inapaswa kuanza kwa bidii wakati uliokubaliwa. Kuendeleza itasababisha tu kwamba matukio ya baadaye yataanza na ucheleweshaji mkubwa. Wakati wa kuandaa mazungumzo, pande zote - washiriki wanafanywa kwa hakika kuchunguza wakati wa kuanza kazi. Ucheleweshaji wako usio na kawaida katika mazungumzo na washirika utazingatiwa kama kiwango cha juu cha kupuuza na matokeo zaidi yatakuwa vigumu kutabiri.

Hakikisha kwamba hali ya jumla wakati wa tukio ilikuwa ya kirafiki. Mabadiliko juu ya utu, kufafanua mahusiano, matusi na mashaka hayaruhusiwi.

Ili kushikilia mkutano, unahitaji kuchagua mwenyekiti. Hii imefanywa kwa msaada wa kupiga kura kwa ujumla au kufungwa. Hatua hii ni lazima fasta katika itifaki.

Mwenyekiti analazimika kudhibiti kanuni na kutangaza jina na jina la kila msemaji, chapisho lake na jina la kampuni, kwa niaba ya mshiriki.

Spika aliyechaguliwa lazima awe mtu mwenye sifa fulani. Awali ya yote, mwenyekiti lazima awe mtu mwenye uwezo na asiye na maana. Lazima uwe na uwezo wa kuelezea wazi na wazi, kuwa na uvumilivu kwa maoni kinyume. Hawana haki ya kutoa kwa mtu yeyote upendeleo na kuweka maoni yake. Ikiwa ana mapendekezo yake mwenyewe wakati wa mkutano, mwenyekiti ana haki tu baada ya wale wote waliosema.

Wakati muhimu zaidi wa tukio lolote ni muhtasari na uamuzi. Mara nyingi, kwa wakati huu kuna aina fulani ya kupoteza nishati na kutokuwa na msaada. Sababu ya hii ni kipengele cha kisaikolojia: washiriki hawawezi kutambua kwamba wakati unakuja mwisho na ni muhimu kuja suluhisho fulani. Wanaanza shaka, kusita, msiamua kufanya uchaguzi. Ikiwa hali hiyo inatokea, njia bora zaidi ya hayo ni kuchukua sentensi moja na kuzingatia. Ni muhimu sana kukosa muda wakati majadiliano yanapaswa kujadiliwa. Hii inategemea kabisa viti 'kuteseka. Pia kuna mazoezi ya kupigia kura wakati matokeo yake yamefupishwa kwa kila hatua ya majadiliano. Lakini kwa uamuzi wa mwisho, haipaswi haraka kama uamuzi huu unakataliwa na wachache. Katika kesi hiyo, ni muhimu kuendelea na majadiliano ya kuja suluhisho ambalo limetimiza pande zote kujadili.

Kipengele muhimu cha usimamizi wa biashara ni kufanya mikutano na mikutano, wakati wa mawasiliano ya biashara hufanyika. Kwa mikutano na mikutano kuwa na ufanisi, viongozi wao (wawakilishi) ni vyema kuzingatia mapendekezo yafuatayo. Kabla ya mkutano (mkutano):

1. Kuandaa ajendai.Kwa orodha ya maswali ambayo inapaswa kutatuliwa kwenye mkutano (mkutano). Maswali haya yanaweza kutibiwa AS

hali ya maamuzi yaliyokubaliwa hapo awali na masuala mapya ambayo yametokea tangu mkutano uliopita (mikutano).

2. Kuamua nani anapaswa kuhudhuria mkutano,na kuwajulisha mapema juu yake. Kama sheria, wanachama wote wa wafanyakazi wa kazi wanapo katika mkutano wa viwanda. Wafanyakazi hao tu walioalikwa kwenye mkutano, ambao uwezo wake ni suluhisho kwa wale ambao wamekuja.

3. Chagua mahali na wakati unaofaa.Hakikisha mahali pana na vifaa vyote muhimu. Kuamua wakati unahitajika kujadili masuala haya. Tafadhali kumbuka kuwa muda bora wa mikutano (mikutano) sio zaidi ya masaa moja na nusu. Ikiwa mkutano unapaswa kuendelea muda mrefu, kiburi mapumziko.

4. Kusambaza ajenda.Agenda inapaswa kuwa mikononi mwa wafanyakazi siku chache kabla ya mkutano (mikutano) ili waweze kujiandaa kwa ajili ya mkutano (mkutano).

5. Kuamua mapema maandamano makuu na wafuasi.

6. Preal na kila mkutano wa mkutano, tafuta nafasi yao.Hii itasaidia kutarajia hali ya migogoro na kupanga azimio lao wakati wa kudumisha ushirikiano wa pamoja.

7. Ni muhimu kuchagua nafasi ya mkutano.Chumba lazima iwe na vifaa vya samani, na joto la kawaida la hewa. Ni bora kuwaweka washiriki wa mkutano wa meza ya pande zote wakati kila mmoja wao ni uso kwa kila mtu mwingine. Ili kuboresha mawasiliano kwa washiriki, inashauriwa kuweka ishara na majina kamili ambayo yanaonekana kwa wale wote waliopo.

Wakati wa mkutano (mikutano):

1. Jadili ajendana, ikiwa ni lazima, fanya mabadiliko yake kwa hali mpya ambazo zimeonekana katika nyakati za hivi karibuni.

2. Fuata wakati wa kuweka kanuni,kwa kuwa mjadala uliofunuliwa unaweza kuivunja.

3. Jihadharini na uhuru wa kutoa maoni kwa kukutana na washiriki bila kujali nafasi yao rasmi.Ni muhimu kuzuia kwa ujasiri nishati ya watu ambao wamezoea kuwa na mpango huo kwa sababu ya asili yake, kutoa washiriki wasio na kazi kufanya mapema.

4. Wakati wa majadiliano, fanya nafasi ya neutral kuhusiana na maoni yaliyotolewa.

5. Tazama kwa kuanzia migogoro na kuingilia kati ikiwa ni lazima.Spell katika jukumu la mpatanishi wa kutekeleza hali hiyo.

6. Angalia mara kwa mara ikiwa kikundi kita tayari kufanya uamuzi.Lazima usisahau wakati ambapo kikundi kilikuja makubaliano na majadiliano mapya hayawezi tena kuongeza chochote kikubwa.

7. Kuzingatia sheria za kufanya maamuzi zilizotengenezwa na kikundi.Ikiwa kuna wapinzani, unahitaji kupiga kura na kufanya uamuzi kwa kura nyingi.

8. Kabla ya kukamilisha mkutano (mkutano), summani matokeo ya kazi.Tafuta kutoka kwa kikundi ikiwa kuna haja ya kupata pamoja tena. Ni muhimu kwamba watu waondoke mkutano (mikutano) kwa ufahamu wazi wa kile hatua zifuatazo zinapaswa kuwa. Wakati mkutano unakaribia bila kufikia ufumbuzi wowote, hisia ya kukata tamaa na kupoteza matumaini inaweza kuonekana.

Baada ya mkutano (mikutano):

1. Kuchambua mwendo wa mkutano uliopita (mikutano).Ni muhimu kufikiri juu ya kama mkutano ulitimiza kazi zake na kama ushirikiano wa kikundi ulitukana baada yake.

2. Kuandaa na kusambaza muhtasari na matokeo ya mkutano (mikutano).Rekodi habari kuhusu kile kilichoratibiwa maswali ambayo yalitatuliwa na nini hatua zifuatazo zinapaswa kuchukuliwa, inapaswa kuwakumbusha wanachama wa kikundi juu ya kazi wanayopaswa kufanyika.

3. Rejesha uhusiano ulioharibiwa kwa msaada wa mazungumzo yasiyo rasmi.Ikiwa mjadala wa moto ulitokea wakati wa mkutano (mikutano), inawezekana kwamba mahusiano yaliharibiwa kati ya wanachama wengine wa kikundi na waliacha mkutano na hasira au hasira. Kuzungumza nao na utulivu.

4. Fuatilia jinsi wanachama wa kikundi wanavyohusika na kazi zilizowekwa mbele yao.Ni muhimu kuangalia kama hapakuwa na matatizo na utekelezaji wa kazi maalum.

Mapungufu ya kawaida ya mikutano ni:

Kwa kiasi kikubwa idadi kubwa ya mikutano;

Blurry mandhari ya mkutano;

Wakati usiozalisha uliotumiwa kutokana na mazungumzo yasiyo ya lazima;

Kwa kiasi kikubwa idadi kubwa ya washiriki;

Idadi ya washiriki haitoshi;

Ukosefu wa itifaki, licha ya haja ya hayo;

Si ya kutosha ya uundaji wa ufumbuzi.