வணிக மின்னஞ்சல் விதிகள். வணிக மின்னஞ்சல் கொள்கை

புத்திசாலித்தனமான நபரின் கடிதங்கள் அவர்கள் யாரிடம் பேசப்படுகிறாரோ அவர்களின் குணாதிசயங்களை பிரதிபலிக்கின்றன.

[லிச்சன்பெர்க் ஜார்ஜ் கிறிஸ்டோப்]

நீங்கள் பெற விரும்பும் கடிதங்களை எழுதுங்கள்.

[பழங்கால பழமொழி]

வணிக உலகில் எழுத்து ஒரு சக்திவாய்ந்த வாதம்.

[பெக்டெரேவா விக்டோரியா]

1. வணிக கடிதப் பரிமாற்றத்தில் ஏன் ஒரே மாதிரியான கார்ப்பரேட் தரநிலைகள் உள்ளன?

எலக்ட்ரானிக் கடிதப் பரிமாற்றம் என்பது எந்தவொரு நிறுவனத்திற்கும் வணிகத் தகவல்தொடர்புக்கான ஒரு கட்டாய பண்பு ஆகும். மின்னஞ்சலைப் பயன்படுத்தாத நிறுவனங்களே இல்லை. ஆனால் பின்வரும் கேள்விகளை நீங்களே கேட்டுக்கொள்ளுங்கள்:

• நீங்கள் ஒரு சக ஊழியருக்கு மின்னஞ்சல் அனுப்பும்போது, ​​கருந்துளைக்கு மின்னஞ்சலை அனுப்புவது போன்ற உணர்வை நீங்கள் பெறுகிறீர்கள், மேலும் உங்களுக்கு பதில் கிடைக்காமல் போகலாம் என்ற உணர்வு உங்களுக்கு எப்போதாவது உண்டா?
• ஊழியர்கள் ஒருவரையொருவர் அழைத்து, மின்னஞ்சலை அவசரமாகப் படிக்கச் சொன்னால், இது நாள் முழுவதும் நடக்கும்
• மின்னஞ்சலில் அவர்கள் உங்களிடமிருந்து என்ன விரும்புகிறார்கள் என்பதை உங்களால் சரியாகக் கண்டுபிடிக்க முடியவில்லை
• மின்னஞ்சல் மூலம் விவாதத்தின் போது சிக்கலான மற்றும் கடினமான சிக்கல்கள் தகவல், விவரங்கள் மற்றும் சிக்கல் தீர்க்கப்படாத கடலில் மூழ்கியிருக்கும் போது

இந்தக் கேள்விகள் உங்களுக்குப் பொருத்தமானதாக இருந்தால், மின்னஞ்சல் கடிதப் பரிமாற்றத்திற்கான ஒரே மாதிரியான விதிகளை நடைமுறைப்படுத்துவதன் மூலம் நீங்கள் ஒவ்வொரு நாளும் நிறைய நேரத்தை வாங்கலாம். இந்த கட்டுரையில், வணிக மின்னஞ்சல் ஆசாரம் பற்றி பேசுவோம்.

2. வணிக கடித நெறிமுறைகளின் ஏழு முக்கிய விதிகள்

வணிக கடித விதிகளை நிபந்தனையுடன் பிரிப்போம் நெறிமுறை விதிகள் மீதுமற்றும் தகவல் பரிமாற்றம் மற்றும் தகவல் பரிமாற்ற விதிகள்.

வணிக செயல்முறைகள் மற்றும் திட்டங்களுக்குள் தகவல் பரிமாற்றத்திற்கான விதிகளால் தொடர்பு விதிகள் நிர்வகிக்கப்படுகின்றன. அவர்களுக்கு ஒரு தனி கட்டுரையை அர்ப்பணிப்போம். நெறிமுறைகளின் விதிகள் நிறுவனத்தின் ஊழியர்களின் உள் உறவுகளின் பாணியை உருவாக்குகின்றன மற்றும் கூட்டாளர்களிடையே உங்கள் நிறுவனத்தின் உருவத்தை உருவாக்குவதை தவிர்க்க முடியாமல் பாதிக்கின்றன. உதாரணமாக, சமீபத்தில் எங்கள் கூட்டாளர் ஒருவரிடமிருந்து, "குட் மதியம், பெக்டெரெவ்" என்ற வார்த்தைகளுடன் தொடங்கும் கடிதம் எனக்கு வந்தது. ஒத்துழைப்பதில் நாங்கள் வெற்றி பெற்றோம் என்று நினைக்கிறீர்களா?

நிறுவனத்தின் "முகத்தை" இழக்காமல் இருக்க, வணிக கடிதங்களை நடத்துவது, வணிக கடித நெறிமுறைகளின் "தங்க விதிகளை" கடைபிடிக்க வேண்டியது அவசியம்:

1. நாங்கள் எப்போதும் ஒரு கடிதத்தை மேல்முறையீட்டுடன் தொடங்குகிறோம்.
2. கடிதத்தின் பொருள் கட்டாயமாக இருக்க வேண்டும்
3. அனுப்புவதற்கு முன், எழுத்துப்பிழை, நிறுத்தற்குறிகள், பேச்சு பிழைகளை சரிபார்க்க வேண்டியது அவசியம்
4. கடிதம் கட்டமைக்கப்பட வேண்டும் (தண்ணீர் இல்லை!)
5. கடிதத்தில் சரியான சொற்கள் இருக்க வேண்டும்
6. நாங்கள் ஒரு கடிதத்தில் இணைப்புகளை அனுப்பினால், இணைக்கப்பட்ட கோப்புகள் உள்ளன என்பதை எழுத மறக்காதீர்கள் (அத்தகைய நடவடிக்கை நீங்கள் ஒரு கடிதத்தை அனுப்பும் சூழ்நிலைகளைத் தவிர்க்க உதவும், ஆனால் கோப்பு இணைக்கப்படவில்லை; பெறுநர், கடிதத்தைப் படித்தும் கண்டுபிடிக்கவில்லை இணைக்கப்பட்ட ஆவணம், நீங்கள் கடிதத்தில் குறிப்பிட்டுள்ள ஆவணங்கள் காணவில்லை என்று விரைவாக பதிலளிக்கலாம் மற்றும் உங்களுக்கு எழுதலாம்).
7. நாங்கள் ஒரு உரையாடலை நீக்க மாட்டோம். மிக முக்கியமான புள்ளிகளில் ஒன்று. கடிதம் ஒரு ஆவணம் என்பதால் செய்தி வரலாற்றை ஒருபோதும் நீக்கக்கூடாது. தேவைப்பட்டால், நீங்கள் எப்போதும் கடித வரலாற்றை உயர்த்த முடியும். எடுத்துக்காட்டாக, ராடிஸ்லாவ் கண்டபாஸ், கடித வரலாற்றை நீக்க வேண்டாம் என்ற கோரிக்கையையும் தனது கையொப்பத்தில் சேர்த்துள்ளார்.

3. கடிதங்களின் வகைகள்

பல்வேறு வகைப்பாடுகள் உள்ளன, வடிவமைப்பு கட்டமைப்பின் படி எழுத்துக்களை வேறுபடுத்துவதற்கு நாங்கள் முன்மொழிகிறோம்:

1. தொடர்பு கடிதம் (மறுப்பு கடிதம், புகார் கடிதம், ஒப்புகை கடிதம், நியாயப்படுத்தல் கடிதம் போன்றவை)
2. உடன்படிக்கை கடிதம்

தொடர்பு கடிதம்

இந்த வகை கடிதத்தில், ஒரு ஊழியர் தனது தொழில்முறை நடவடிக்கைகளின் போது பயன்படுத்தும் அனைத்து வகையான கடிதங்களையும் நாங்கள் உள்ளடக்குகிறோம்.

கடிதத்தின் அமைப்பு

கடிதம் ஒரே உரையில் இருக்கக்கூடாது. பெறுநர் முக்கியமான தகவல்களைப் பார்க்காமல் இருக்க, அது தெளிவாகக் கட்டமைக்கப்பட்டு நன்கு எழுதப்பட்டிருக்க வேண்டும். கடிதத்தின் அமைப்பு தெளிவான கூறுகளைக் கொண்டுள்ளது:

கடிதப் பொருள்

கடிதத்தின் பொருள் வரியில் நீங்கள் பிரதிபலிப்பாளரிடமிருந்து எதிர்பார்க்கும் ஒரு குறிப்பிட்ட செயலைக் கொண்டிருக்க வேண்டும்: "ஒப்பந்தத்தை ஒப்புக்கொள்", "கருத்தில் கொள்ள வேண்டிய கேள்விகளைப் பரிந்துரை", "அறிக்கையை அனுப்பு" போன்றவை.

நீங்கள் ஆவணங்களை அனுப்புகிறீர்கள் என்றால், கடிதத்தின் இணைப்பில் உள்ள ஆவணங்களின் தெளிவான வார்த்தைகளாக பொருள் இருக்க வேண்டும்.

சரியான பொருள் வரியை வைத்திருப்பது ஏன் முக்கியம்?

தினசரி தகவல் ஓட்டத்தில் கடிதத்தின் தலைப்பில் தேவையான கடிதத்தை கண்டுபிடிப்பது மிகவும் எளிதானது. எந்த கடிதமும் இழக்கப்படாது.

குறிப்பு: நீங்கள் நிறுவனத்திற்குள் ஒரு கடிதத்தை அனுப்புகிறீர்கள் என்றால், கடிதத்தின் பொருள் கொடுக்கப்பட்ட தரத்தின்படி வரையப்பட்டிருக்கும், நீங்கள் நிறுவனத்திற்கு வெளியே ஒரு கடிதத்தை அனுப்புகிறீர்கள் என்றால், டெம்ப்ளேட்டின் படி விஷயத்தை வெளியிடுவது நல்லது. : நிறுவனத்தின் பெயர்: கடிதத்தின் நோக்கம்.

கடிதத்தின் உடலில் ஆக்கபூர்வமான தன்மை, சிறந்தது! ஊழியர்களிடையே நீங்கள் உருவாக்க வேண்டிய முக்கிய வணிக கடிதத் திறன்களில் ஒன்று, அவர்களின் எண்ணங்களை தெளிவாகவும் சுருக்கமாகவும் வெளிப்படுத்தும் திறன் ஆகும்.

பி.எஸ். ஒரு கடிதத்தை எழுதும் போது, ​​உரையாசிரியரின் கடிதத்திலிருந்து ஒரு உண்மையைக் குறிப்பிடுகிறோம் என்றால் - அது மேற்கோள் காட்டப்பட வேண்டும், அதை வண்ணம் அல்லது எழுத்துருவில் பிரிக்க வேண்டும்.

நிறுவன கையொப்பம்

கார்ப்பரேட் கையொப்ப வடிவமைப்பு டெம்ப்ளேட் அனைத்து நிறுவன ஊழியர்களுக்கும் ஒரே மாதிரியாக இருக்க வேண்டும்.

கையொப்பத்தில் முகவரிதாரரின் அனைத்து முக்கிய தரவுகளும் இருக்க வேண்டும், தேவைப்பட்டால், கடிதத்தைப் பெறுபவர் உங்களை எளிதாக தொடர்பு கொள்ளலாம்.

உண்மையுள்ள,

முழு பெயர், நிலை.

பி.எஸ். ஒரு பங்குதாரர் / வாடிக்கையாளருடன் நாம் அன்பான உறவை விரும்பினால், நாங்கள் தனிப்பட்ட கையொப்பத்தை வழங்க வேண்டும். முறையான கடிதப் பரிமாற்றத்தில் கூட தனிப்பட்ட அணுகுமுறையுடன் கடிதத்தைப் பெறுவதில் எவரும் மகிழ்ச்சியடைகிறார்கள்.

தனிப்பட்ட கையொப்பம் எப்போதும் கடிதத்தின் உடலைக் குறிக்கிறது. உதாரணம்: ஒரு நல்ல நாள் / நன்றி / இன்று உங்களுடன் பேசுவதில் மகிழ்ச்சி

நகலெடு

தற்செயலாக கடிதம் இன்னும் தயாராக இல்லாதபோது அதை அனுப்பாமல் இருக்க, கடைசியாக "To" மற்றும் "Cc" புலங்களை நிரப்பவும்.

"To" மற்றும் "Cc" புலங்கள் எவ்வாறு வேறுபடுகின்றன?

"டு" புலத்தில், எந்த செயலையும் செய்ய வேண்டிய நபரின் முகவரியைச் செருகுவோம்.

"Cc" புலத்தில், கடிதத்தின் உள்ளடக்கங்களைத் தெரிந்துகொள்வது பயனுள்ளதாக இருக்கும் நபரின் முகவரியைச் செருகுவோம்.

பி.எஸ். Cc புலம் மிகவும் பயனுள்ளது என்பதை எங்கள் அனுபவம் நிரூபித்துள்ளது. நாங்கள் ஒரு சாதாரண ஊழியருடன் பேச்சுவார்த்தை நடத்துகிறோம், முக்கியமான விஷயங்களைப் பற்றி விவாதிக்கிறோம், ஆனால் தகுதி மற்றும் சரியான நேரத்தில் பதில்களைப் பெறவில்லை என்றால், கடிதம் தொடங்கியவுடன் இயக்குனர் அல்லது உயர் மேலாளரின் கடிதத்தின் நகலில் செருகுவது மதிப்பு. ஆக்கபூர்வமாக.

துரதிர்ஷ்டவசமாக, பல நிறுவனங்களில் கார்ப்பரேட் கலாச்சாரத்தின் நிலை குறிக்கு ஏற்றதாக இல்லை, இதன் விளைவாக ஒரு ஊழியர் தனது வேலையைச் சிறப்பாகச் செய்ய, நிர்வாகக் குழுவிலிருந்து கடுமையான கட்டுப்பாடு அவசியம்.

அவுட்லுக்கில் "பிசிசி" போன்ற ஒரு செயல்பாடு உள்ளது - கடிதத்தைப் பற்றி ஆர்வமுள்ள தரப்பினருக்குத் தெரிவிக்க உங்களை அனுமதிக்கும் ஒரு முக்கியமான கருவி, ஆனால் அதே நேரத்தில் கடிதம் அவருக்கு மட்டும் எழுதப்படவில்லை என்று பெறுநரை சங்கடப்படுத்த வேண்டாம்!

உடன்படிக்கை கடிதம்

கூட்டத்தின் முடிவுகளைச் சுருக்கவும், எழுத்துப்பூர்வமாக ஒப்பந்தங்களை உருவாக்கவும், முடிக்கப்பட்ட நேரத்தைக் குறிப்பிடவும் மற்றும் தெளிவுபடுத்தவும் உங்களை அனுமதிக்கும் ஒரு முக்கியமான வகை கடிதம்: இரு தரப்பினரும் எதைச் சாதிக்க வேண்டும் என்பதை சரியாகப் புரிந்து கொண்டார்களா?

ஒரு சந்திப்பு, பேச்சுவார்த்தைகள் மற்றும் கூட்டங்களுக்குப் பிறகு, எழுத்துப்பூர்வ ஒப்பந்தங்கள் மற்றும் அவற்றை செயல்படுத்துவதற்கான ஒரு ஒருங்கிணைந்த பார்வை ஆகியவற்றைப் பெறுவதற்கு இதுபோன்ற கடிதங்களை வரைவது பயனுள்ளது.

கடித அமைப்பு:

1. கலந்துரையாடலில் பங்கேற்பவர்களுக்கு வாழ்த்துக்கள், முகவரி மற்றும் நன்றி.
2. உடன்படிக்கைகள் உருவாக்கப்பட்ட கூட்டத்தின் நோக்கத்தை மீண்டும் கூறுதல்.
3. விவாதிக்கப்பட்ட அனைத்து சிக்கல்களின் பட்டியல், அவற்றின் மீது எடுக்கப்பட்ட முடிவுகள் மற்றும் மரணதண்டனைக்கு பொறுப்பான நபரின் நியமனம் ஆகியவற்றுடன் இணைந்து.
4. வரலாற்றில் அவசரச் செயலாக்கம் தேவையில்லாத யோசனைகளைப் படம்பிடித்தல்.
5. முகவரியிடுபவர்களுக்கான கேள்வி: அனைத்தும் கணக்கில் எடுத்துக்கொள்ளப்பட்டதா? ஏதேனும் கருத்துகள் மற்றும் சேர்த்தல்கள் உள்ளதா?

உதாரணத்திற்கு:

எழுத்து வடிவமைப்பு

எழுத்துரு

கடிதத்தின் எழுத்துரு ஒரே மாதிரியாக இருக்க வேண்டும், உரையில் முக்கிய புள்ளிகள் மற்றும் தலைப்புகளை முன்னிலைப்படுத்த சாய்வு பயன்படுத்தப்படலாம், ஆனால் ஒற்றை வடிவமைப்பு பாணியை கடைபிடிக்க வேண்டியது அவசியம்.

பி.எஸ். பெரிய எழுத்துக்களில் எழுதப்பட்ட சொற்கள் தொனியை உயர்த்துவதாக உணரப்படுகின்றன என்பதை எப்போதும் நினைவில் கொள்ள வேண்டும். அவை தவிர்க்கப்பட வேண்டும்.

பத்தி

உரையை எளிதாக உணர ஒவ்வொரு தனி சிந்தனையையும் தனித்தனி பத்தியில் ஏற்பாடு செய்வது நல்லது.

உள்தள்ளல்

பத்திகள் ஒன்றோடொன்று இணைக்கப்படக்கூடாது. கடிதத்தை மேலும் படிக்கக்கூடியதாக மாற்ற, வாழ்த்துக்குப் பிறகு, ஒவ்வொரு பத்திக்கும் முன்னும், கையொப்பத்திற்கு முன்பும் உள்தள்ளல் இருக்க வேண்டும்:

பார்வைக்கு கடிதத்தை மிகவும் கவர்ச்சிகரமானதாக மாற்ற, கடிதத்தின் உடலில் இணைப்புகளை ஹைப்பர்லிங்க்களில் வைப்பது நல்லது:

எழுத்து நடை

செர்ஜி பெக்டெரேவின் மாஸ்டர் வகுப்பிற்கு உங்களை அழைக்கிறோம்.

இந்தப் பயிற்சியின் மூலம் தினமும் குறைந்தது 1 மணிநேர இலவச நேரத்தை வெல்லுங்கள்!

மாஸ்டர் வகுப்பில் நீங்கள் கற்றுக்கொள்வீர்கள்:
✓ அனைத்து பணிகளும் 100% மற்றும் சரியான நேரத்தில் முடிக்கப்படும் வகையில் பணிகளை எவ்வாறு நிர்வகிப்பது
✓ கூட்டங்களை எவ்வாறு திறம்பட தயாரிப்பது மற்றும் நடத்துவது
✓ ஒரு அலுவலகத்தில் பணியாளர்களின் உற்பத்தி வேலைகளை எவ்வாறு ஒழுங்கமைப்பது

ஒத்துழைப்பு சிக்கல்களைத் தீர்ப்பதற்கான தனிப்பட்ட சந்திப்பு எப்போதும் சாத்தியமில்லை என்பதால், கடிதப் பரிமாற்றம் இல்லாமல் வணிகத் தொடர்புகளை கற்பனை செய்து பார்க்க முடியாது. வணிக கடிதப் பரிமாற்றத்தில் மிக முக்கியமான பிரச்சனைகள்

ஒத்துழைப்பு சிக்கல்களைத் தீர்ப்பதற்கான தனிப்பட்ட சந்திப்பு எப்போதும் சாத்தியமில்லை என்பதால், கடிதப் பரிமாற்றம் இல்லாமல் வணிகத் தொடர்புகளை கற்பனை செய்து பார்க்க முடியாது. வணிக கடிதங்கள் குறுகிய காலத்தில் பெரும்பாலான அழுத்தமான சிக்கல்களைத் தீர்க்க உதவுகிறது, ஆனால் ஆசாரம் அல்லது கடிதத்தின் நியாயமற்ற கட்டுமான விதிகளை கடைபிடிக்காதது கூட்டாண்மைகளுக்கு தீங்கு விளைவிக்கும் அல்லது சாத்தியமான வாடிக்கையாளரை அந்நியப்படுத்தும். முறையான பேச்சுவார்த்தைகளைப் போலவே, இங்கே சில விதிகள் உள்ளன: கடிதத்தின் வடிவமைப்பு மற்றும் தகவல்தொடர்பு பாணி.

வணிக கடிதங்களை நடத்துவதற்கான பொதுவான விதிகள்

மின்னஞ்சல் மூலம் வணிகத் தொடர்பு என்பது எந்தவொரு நவீன நபரின் வாழ்க்கையின் ஒருங்கிணைந்த பகுதியாகும்: நாங்கள் வேலையில் உள்ள சக ஊழியர்கள், நிர்வாகம், வாடிக்கையாளர்கள், வணிக கூட்டாளர்கள், எங்களை அறிந்தவர்கள் மற்றும் எங்களை இன்னும் அறியாதவர்களுக்கு எழுதுகிறோம். மின்னஞ்சலில் வணிக நெறிமுறைகள் என்றால் என்ன, வெற்றிகரமான வணிக நடத்தைக்கு எந்த அளவிற்கு அவசியம்?

ஒவ்வொரு கடிதமும் எங்கள் வணிக அட்டை மற்றும் எங்கள் வணிக நிலையை பிரதிபலிக்கிறது. இந்த வணிக அட்டை கண்ணியமாக இருப்பது எங்களுக்கு முக்கியம் என்றால், மற்றும் ஒரு வணிக நிலை தகவல்தொடர்பு ஆறுதலுக்கும் உற்பத்தித்திறனுக்கும் பங்களிக்கிறது என்றால், நல்ல பழக்கவழக்கங்களின் அடிப்படை விதிகளை அறிந்துகொள்வதும், தினசரி கடிதப் பரிமாற்றத்தில் அவற்றைப் பின்பற்றுவதும் வெற்றிக்கான மிக முக்கியமான நிபந்தனையாகும்.

மின்னணு வணிக கடிதப் பரிமாற்றத்தைப் பொறுத்தவரை, வணிகச் சமூகம் வேறு எந்த வகையான வணிக தொடர்புகளிலும் செயல்படும் அதே விதிகள் மற்றும் ஒழுங்குமுறைகள் பொருந்தும்: தொலைபேசி தொடர்பு, பேச்சுவார்த்தை போன்றவை. என் கருத்துப்படி, வணிக மின்னஞ்சல் கடிதப் பரிமாற்றத்தின் நெறிமுறைகள் பல அசைக்க முடியாத கொள்கைகளை அடிப்படையாகக் கொண்டவை:

1. ஒருவருக்கொருவர் ஆளுமை மற்றும் வணிக நிலைக்கு எதிரிகளின் பரஸ்பர மரியாதை.
2. எதிராளியின் வணிக நலன்களில் கவனம்.
3. தனியுரிமை சிக்கல்களின் முக்கியத்துவத்தைப் புரிந்துகொள்வது.
4. தகவல் பரிமாற்றத்தில் நேரம் தவறாமை.

இந்தக் கொள்கைகளைச் செயல்படுத்துவதற்கான நடைமுறைக் கருவிகளைக் கவனியுங்கள்.

1. திறமையாகவும் தெளிவாகவும் வடிவமைக்கப்பட்ட "பொருள்" / "பொருள்" புலம்

பொருளைக் குறிப்பிடுவது முகவரியாளரின் நேரத்தை மிச்சப்படுத்துகிறது, பெறப்பட்ட கடிதத்தின் உள்ளடக்கத்தை உடனடியாக மதிப்பிடவும், படிக்கும்போது அதன் முன்னுரிமையை விரைவாக தீர்மானிக்கவும் அனுமதிக்கிறது.

2. முகவரி/விலாசதாரர்களுக்கு வாழ்த்துகள் மற்றும் தனிப்பட்ட முகவரி

நம்பிக்கையை உருவாக்குகிறது மற்றும் உங்கள் எழுத்துக்கு தனிப்பட்ட தொடர்பை அளிக்கிறது. முகவரியின் பெயரைப் புறக்கணிப்பது தவறானதாகக் கருதப்படுகிறது.

3. முகவரியின் துல்லியம்

"To", "Cc", "Bcc" புலங்களை சரியாக நிரப்புவது செயல்திறன் மற்றும் நெறிமுறை தொடர்புக்கான மிக முக்கியமான கருவியாகும். இந்தத் துறைகளுடன் பணிபுரிவதில் தவறுகளைத் தவிர்க்க, நவீன வணிகச் சூழலில் பொதுவாக ஏற்றுக்கொள்ளப்பட்ட அவற்றின் நோக்கத்தை நீங்கள் அறிந்து கொள்ள வேண்டும்:

• உங்கள் பெயர் நேரடி முகவரியாளர் ("டு") புலத்தில் இருந்தால் - இதன் பொருள் கடிதத்தை அனுப்புபவர் உங்களிடமிருந்து தனது கேள்விக்கான பதிலுக்காக காத்திருக்கிறார்;
• இந்த புலத்தில் பல முகவரிகள் இருந்தால், கடிதத்தை அனுப்பியவர் ஒவ்வொருவரிடமிருந்தும் அல்லது எந்த முகவரியிலிருந்தும் பதிலுக்காகக் காத்திருக்கிறார் என்று அர்த்தம்;
• உங்கள் பெயர் "Cc" புலத்தில் இருந்தால், அனுப்புநர் நீங்கள் சிக்கலைப் பற்றி அறிந்திருக்க வேண்டும் என்று விரும்புகிறார், ஆனால் அவர் உங்களிடமிருந்து பதிலை எதிர்பார்க்கவில்லை. உங்கள் பெயர் "Cc" புலத்தில் இருந்தால், கடிதப் பரிமாற்றத்தில் நீங்கள் நுழையக்கூடாது. ஆயினும்கூட நீங்கள் கடிதப் பரிமாற்றத்தில் நுழைய முடிவு செய்தால், நல்ல வடிவத்தின் அடையாளம் ஒரு சொற்றொடர்களில் ஒன்றைக் கொண்டு ஒரு கடிதத்தைத் தொடங்குவதாகும்: "இந்தப் பிரச்சினையின் விவாதத்தில் என்னைச் சேர விடுங்கள் ...", "தலையிடுவதற்கு மன்னிக்கவும் ...", "எனது கருத்தை தெரிவிக்கிறேன் ...".

நெறிமுறைகளின் அம்சத்தில் சிறப்பு கவனம் "Bcc" புலத்திற்கு சொந்தமானது. வணிக நெறிமுறைகளின் பார்வையில் இது மிகவும் பாதிக்கப்படக்கூடிய மின்னஞ்சல் கருவியாகும். இந்த புலம் பொதுவாக ஒரு இரகசிய கட்டுப்பாடு மற்றும் தகவல் கருவியாக கருதப்படுகிறது. Bcc பெறுநர்கள் மற்ற பெறுநர்களுக்குத் தெரிவதில்லை. சில நெறிமுறைகள் உணர்திறன் கொண்ட நிறுவனங்கள் தங்கள் கார்ப்பரேட் கடிதப் பரிமாற்றத்தில் இந்தக் கருவியைப் பயன்படுத்துவதைத் தடை செய்கின்றன. ஒரு விதிவிலக்கு மொத்த அஞ்சல் (எ.கா. அழைப்பிதழ்கள்). அவை அதிக எண்ணிக்கையிலான பெறுநர்களுக்கு அனுப்பப்படுகின்றன, மேலும் மின்னஞ்சல் முகவரிகள் அனைவருக்கும் தெரியக்கூடாது.

பின்வரும் உலகளாவிய விதிகளுக்கு இணங்க, Bcc புலம் மிகவும் தளர்வானதாக இருக்கும் நிறுவனங்கள் உள்ளன:

• "Bcc" புலத்தில் முகவரியாளர்கள் (மறைக்கப்பட்ட முகவரியாளர்கள்) உள்ளனர், அவர்கள் கடிதப் பரிமாற்றத்தைப் பற்றி அறிந்திருக்க வேண்டும், ஆனால் அவர்களின் விழிப்புணர்வு நேரடி முகவரியாளர்களுக்கு வெளிப்படையாக இருக்கக்கூடாது;
• நிரப்பப்பட்ட "Bcc" புலத்துடன் ஒரு கடிதத்தை அனுப்புவது ஒரு பூர்வாங்க ஒப்பந்தத்தை முன்வைக்கிறது அல்லது கடிதத்தின் ஆசிரியர் மற்றும் மறைக்கப்பட்ட முகவரிகளுக்கு அத்தகைய தகவலின் காரணம் மற்றும் நோக்கம் பற்றி தெரிவிக்கிறது;
• மறைக்கப்பட்ட முகவரியாளர் "Bcc" புலத்தில் இருந்து கடிதப் பொருளை உள்ளிடக்கூடாது.

4. உடனடி பதில்

ஒரு கடிதத்திற்கான பதில் நேரம் கூட்டாளர்கள் மற்றும் வாடிக்கையாளர்களின் வணிக நலன்கள் தொடர்பாக உங்கள் நிலைப்பாட்டின் குறிகாட்டிகளில் ஒன்றாகும். இந்த விஷயத்தில் நிறுவனங்கள் வெவ்வேறு தரநிலைகளைக் கொண்டுள்ளன. இரண்டு முதல் மூன்று மணி நேரத்திற்குள் ஒரு கடிதத்திற்கு பதில் / எதிர்வினை நேரம் ஏற்றுக்கொள்ளத்தக்கதாக கருதப்படுகிறது. ஒரு கடிதத்தைப் பெற்று அதைப் படித்த பிறகு, 24 மணி நேரத்திற்குள் அதற்கு நீங்கள் பதிலளிக்க முடியாது என்பதை நீங்கள் புரிந்து கொண்டால், நீங்கள் அவருடைய கடிதத்தைப் பெற்ற முகவரிக்கு தகவல் அனுப்புவதும் அதற்கு பதிலளிப்பதும் நல்ல வடிவத்தின் விதி: "ஒரு கடிதம் கிடைத்தது. இன்று பகலில் பதில் சொல்கிறேன்"அல்லது "ஒரு கடிதம் கிடைத்தது. பதிலளிக்க கூடுதல் தகவல்கள் தேவை. நான் பின்னர் பதிலளிக்க முயற்சிப்பேன் ... ".

நாங்கள் வழங்குகிறோம்

5. தகவலுடன் சரியான வேலை (தொகுதி, மொழி, அமைப்பு, வடிவம்)

கடிதத்தின் உரையில் தகவலை வழங்குவதன் இயல்பு மற்றும் தனித்தன்மை, உங்கள் முகவரியுடன் முடிந்தவரை சரியாகவும் மரியாதையுடனும் தொடர்புகொள்வதற்கான உங்கள் திறன் மற்றும் விருப்பத்தின் ஒரு கருவி மற்றும் குறிகாட்டியாகும்:

• வாசிப்பதற்கு மிகவும் வசதியானது "ஒரு திரையில்" பொருந்தக்கூடிய ஒரு கடிதத்தின் அளவு, அதிகபட்சம் - A-4 வடிவமைப்பின் ஒரு தாளின் உரையின் தொகுதியில்;
• அனுப்பப்பட்ட இணைப்புகளின் அளவு 3 MB ஐ விட அதிகமாக இருக்கக்கூடாது (பெரிய கோப்புகள் சிக்கல்களை உருவாக்கலாம், ஏனெனில் அவை பெறுநரின் அஞ்சல் சேவையகத்தை கடக்காது);
• உலகளாவிய குறியாக்கங்களில் அனுப்பப்படும் கோப்புகளை "பேக்" செய்வது நல்லது: ஜிப் அல்லது ரார் (பரிமாற்றத்தின் போது பிற நீட்டிப்புகள் தடுக்கப்படலாம் அல்லது துண்டிக்கப்படலாம் மற்றும் முகவரியாளருக்கு சிக்கல்களை உருவாக்கலாம்);
• முகவரியிடமிருந்து ஒரு கடிதத்திற்கு பதிலளிக்கும் போது, ​​உங்கள் பதிலின் உரை கடிதத்தின் மேல் (ஆரம்பத்தில்) வைக்கப்பட வேண்டும், கீழே அல்ல (இது முகவரியாளரின் முந்தைய உரையை "ஸ்க்ரோல்" செய்வதிலிருந்து காப்பாற்றுகிறது. நீங்கள் எழுதிய பதிலைத் தேடி கடிதம்);
• நீங்கள் முகவரிதாரரின் கடிதத்திற்கான பதிலை ஒரு புதிய கடிதமாக (கடிதத்தின் வரலாற்றைச் சேமிக்காமல்) தொடங்கக்கூடாது. அத்தகைய பதில், பெறும் முகவரியாளரை அசல் செய்தியைத் தேடும் நேரத்தை வீணடிக்கச் செய்யும்;
• முகவரியாளருக்கு முடிந்தவரை தெளிவான மொழியில் எழுதுவது அவசியம். ஒவ்வொரு குறிப்பிட்ட சந்தர்ப்பத்திலும், தொழில்முறை, உள் நிறுவன சொற்களஞ்சியம், ஸ்லாங், சுருக்கங்கள் மற்றும் ஆங்கில மொழிகள் (வேறு எந்த மொழியிலும் ஆங்கிலத்திலிருந்து கடன் வாங்குதல்) ஆகியவற்றைப் பயன்படுத்துவதற்கான சரியான தன்மையின் சிக்கல் தீர்க்கப்படுகிறது.

ஸ்லாங் மற்றும் சுருக்கங்களின் பயன்பாடு கடிதப் பரிமாற்றத்தின் வேகத்தையும் செயல்திறனையும் அதிகரித்தால், ஸ்லாங்கின் பயன்பாடு ஏற்றுக்கொள்ளத்தக்கது மற்றும் நெறிமுறையானது. எனவே, ஒரு நிறுவனத்திற்குள் உள்ள உள் கடிதப் பரிமாற்றம் எப்போதும் ஸ்லாங்கால் நிரம்பியுள்ளது: இது கடிதப் பரிமாற்றத்தில் பங்கேற்பாளர்கள் அனைவருக்கும் நன்கு தெரிந்த மற்றும் புரிந்துகொள்ளக்கூடியது மற்றும் நேரத்தை மிச்சப்படுத்துகிறது. ஆனால் வெளி வணிக பங்காளிகள் / வாடிக்கையாளர்களுடனான கடிதப் பரிமாற்றத்தில் - இது எச்சரிக்கை தேவைப்படும் ஒரு விஷயம்.

சொற்கள் இல்லாமல் நீங்கள் செய்ய முடியாது என்று அது நடக்கும். எடுத்துக்காட்டாக, ஒரு நிறுவனம் வாடிக்கையாளர்களுக்கு ஆன்லைன் விளம்பரம் போன்ற ஒரு தயாரிப்பு / சேவையை வழங்குகிறது, மேலும் "மீடியா-சூழல் பேனர்", "திறவுச்சொற்கள்", "எதிர்மறை முக்கிய வார்த்தைகள்", "ctr" போன்ற கருத்துகளை எதையும் மாற்ற முடியாது, அவை அறிமுகப்படுத்தப்பட வேண்டும். வணிக சூழலில் வாடிக்கையாளருக்கு அவற்றை இயக்க கற்றுக்கொடுக்கவும். இந்த விஷயத்தில், இரு தரப்பினரும் பொறுமையாகவும் விளக்கவும் கற்றுக்கொள்ளவும் தயாராக இருப்பது முக்கியம்.

இருப்பினும், சுருக்கங்கள் மற்றும் சொற்களின் பயன்பாடு தவிர்க்கப்படக்கூடிய மற்றும் தவிர்க்கப்பட வேண்டிய சந்தர்ப்பங்கள் உள்ளன.

உதாரணமாக:

விரைவில் என்ன என்ற கேள்விக்கான பதிலைத் தேடி எனது நண்பர் 2 நாட்கள் செலவிட்டார். அவர் பதிப்பகத்திற்கான பொருட்களைத் தயாரித்துக்கொண்டிருந்தார், கடைசி கடிதத்தில் அவர்கள் அவளுக்கு எழுதினார்கள்: " மாஷா, தயவு செய்து உங்களின் அனைத்து பொருட்களையும் விரைவில் அனுப்பவும்". இது தெரியாத வடிவமைப்பின் பெயர் என்று மாஷா முடிவு செய்தார், அதில் உரை "மொழிபெயர்க்கப்பட வேண்டும்". "டிகோடிங்" மற்றும் வெளியீட்டாளரின் கோரிக்கையை திருப்திப்படுத்த மாஷா செலவழித்த நேரம் 2 நாட்கள் ஆனது. 2 நாட்களுக்குப் பிறகு, மர்மமான "asap" என்பதற்குப் பின்னால் ஆங்கிலம் பேசும் சூழலில் பரவலாகப் பயன்படுத்தப்படும் ஒரு சுருக்கம் இருப்பதைக் கண்டுபிடித்தபோது இயந்திரம் எரிச்சலடைவதை கற்பனை செய்து பாருங்கள் " கூடிய விரைவில்» – « இயன்ற அளவு வேகமாக».

அறிவுரை:வெளிப்புற வாடிக்கையாளர்கள் மற்றும் கூட்டாளர்களுடன் கடிதப் பரிமாற்றத்தில் ஆங்கில மொழிகள், சிறப்பு விதிமுறைகள் மற்றும் உள் நிறுவன சுருக்கங்களை தவறாக பயன்படுத்த வேண்டாம்.

6. கையொப்பம் மற்றும் தொடர்புத் தகவல்

உங்களின் ஒவ்வொரு எழுத்தையும் முடிக்க வேண்டிய அவசியமான பண்பு இது. கையொப்பத் தொகுதியில் இருக்க வேண்டும்:

1. உங்கள் முதல் மற்றும் கடைசி பெயர்.

இது கடிதப் பரிமாற்றத்தை தனிப்பயனாக்குகிறது, இது தகவல்தொடர்பு திறன் மற்றும் உளவியல் வசதியை பாதிக்கிறது. கையொப்பத்தில் சுருக்கங்களைப் பயன்படுத்தக்கூடாது. பதிலாக டி.எல். எனது கையொப்பத்தில் நான் Vorotyntsev Tamara Leonidovna Vorotyntseva (அல்லது Tamara Vorotyntseva) க்கு எழுதுவேன், இதன் மூலம் பதில் கடிதத்தில் என்னை எவ்வாறு தொடர்புகொள்வது என்பதை முகவரியாளர் புரிந்துகொள்வார்.

1. உங்கள் தலைப்பின் குறிப்பு.

இதைச் செய்வதன் மூலம், உங்கள் அதிகாரத்தின் எல்லைகள் மற்றும் சிக்கல்களைத் தீர்ப்பதில் தொழில்முறை திறன் பற்றிய புரிதலை முகவரிதாரருக்கு வழங்குகிறீர்கள்.

1. தொடர்பு ஆயங்கள் (தொலைபேசி எண், மின்னஞ்சல் முகவரி, நிறுவனத்தின் பெயர் மற்றும் முகவரி, அதன் இணையதளம்).

இது தேவைப்பட்டால், கூடுதல் செயல்பாட்டு தகவல்தொடர்புக்கான வாய்ப்பை முகவரிதாரருக்கு வழங்கும்.

மேலே உள்ள அனைத்தையும் சுருக்கமாகக் கூறுவதும், அதே நேரத்தில் வெவ்வேறு நிறுவனங்களில் கடிதப் பரிமாற்றத்தை கவனிப்பதில் பல வருட அனுபவமும் உள்ளதால், பின்வருவனவற்றை நான் நம்பிக்கையுடன் கூற முடியும்: நவீன வணிக சமூகத்தில் நெறிமுறைகளின் விதிமுறைகள் மட்டுமல்ல, அவ்வளவும் இல்லை. நல்ல ரசனையின் விதிகளின் பெயரளவிலான பண்புக்கூறுகள், அவை வணிகத் தொடர்புகளை சரியானதாகவும், திறமையாகவும், வசதியாகவும், இறுதியில் பயனுள்ளதாகவும் மாற்ற அனுமதிக்கும் நடைமுறைக் கருவிகளாகக் கொண்டுவரப்படுகின்றன.

தமரா வோரோடின்சேவாவின் பயிற்சிக்கு கவனம் செலுத்துங்கள்.

கட்டுரைகள்

மின்னஞ்சல் என்றால் என்ன? நவீன வணிக உலகில், இவை:

• உன் முகம். மின்னஞ்சலின் உதவியுடன் நீங்கள் எதிர் கட்சியின் பார்வையில் ஒரு நேர்மறையான படத்தை உருவாக்கலாம் அல்லது முதல் தோற்றத்தை அழிக்கலாம்.
• உங்கள் வேலை கருவி. வெளி உலகத்துடன் நிறைய தொடர்பு மின்னஞ்சல் மூலம் நடக்கிறது. எனவே, இந்த கருவியின் நல்ல கட்டளையைப் பெற்றிருந்தால், உங்கள் வாழ்க்கையை பெரிதும் எளிதாக்கலாம்.
• ஒரு சக்திவாய்ந்த கவனச்சிதறல். வெளியுலகம் உங்களை ஈமெயில் மூலம் திசை திருப்பவும், திசை திருப்பவும் முயற்சிக்கிறது.

இந்தக் கண்ணோட்டத்தில், மின்னஞ்சலுடன் பணிபுரிவதைப் பார்ப்போம். எளிமையாக ஆரம்பிக்கலாம்.

எழுத்து வடிவமைப்பு

நான் Mozilla Thunderbird அஞ்சல் கிளையண்டைப் பயன்படுத்துகிறேன், எனவே நான் அதை ஒரு உதாரணமாகப் பயன்படுத்துகிறேன். புதிய எழுத்தை உருவாக்கி, புலங்களின் பட்டியலில் மேலிருந்து கீழாகச் செல்வோம்.

யாருக்கு. நகலெடுக்கவும். மறைக்கப்பட்ட நகல்

சிலருக்கு தெரியாமல் இருக்கலாம், ஆனால் Mozilla இன் "To" ஐ "Cc" அல்லது "Bcc" ஆக மாற்றலாம்.

• யாருக்கு: நாங்கள் முக்கிய முகவரி அல்லது பல முகவரிகளை அரைப்புள்ளிகளால் பிரிக்கிறோம்.
• நகலெடுக்கவும்: கடிதத்தைப் படிக்க வேண்டிய ஒருவருக்கு நாங்கள் எழுதுகிறோம், ஆனால் யாரிடமிருந்து நாங்கள் பதிலை எதிர்பார்க்கவில்லை.
• மறைக்கப்பட்ட நகல்: கடிதத்தைப் பற்றி நன்கு தெரிந்தவருக்கு எழுதுகிறோம், ஆனால் கடிதத்தைப் பெற்ற மற்றவர்களுக்குத் தெரியாமல் இருக்க வேண்டும். வணிக கடிதங்களின் வெகுஜன அஞ்சல்களுக்கு இது மிகவும் பொருத்தமானது, எடுத்துக்காட்டாக, அறிவிப்புகள்.

சரியில்லை வெகுஜன அஞ்சல்களில், "Cc" அல்லது "To" புலங்கள் மூலம் பெறுநர்களைக் குறிப்பிடவும். வருடத்திற்கு பலமுறை நான் கடிதங்களைப் பெறுகிறேன், அதில் 50-90 முகவரியாளர்கள் "சிசி" புலத்தில் பட்டியலிடப்பட்டுள்ளனர். தனியுரிமை மீறல் உள்ளது. இதே தலைப்பில் நீங்கள் வேறு யாருடன் பணிபுரிகிறீர்கள் என்பதை உங்கள் பெறுநர்கள் அனைவரும் அறிய வேண்டியதில்லை. இவர்கள் ஒருவருக்கொருவர் தெரிந்தவர்களாக இருந்தால் நல்லது. ஒருவரையொருவர் பற்றி தெரியாத போட்டி நிறுவனங்களும் பட்டியலில் இருந்தால் என்ன செய்வது? குறைந்தபட்சம், தேவையற்ற விளக்கங்களுக்கு, அதிகபட்சமாக, அவர்களில் ஒருவருடனான ஒத்துழைப்பை நிறுத்துவதற்கு நீங்கள் தயாராக இருக்க வேண்டும். இப்படி செய்யாதீர்கள்.

கடிதப் பொருள்

தலைப்பு வரியின் முக்கியத்துவம் பெரும்பாலும் தொழில்முறை அஞ்சல் சேவைகளால் அவர்களின் நிறுவன வலைப்பதிவுகளில் (சில சமயங்களில் விவேகமாக) எழுதப்படுகிறது. ஆனால் பெரும்பாலும் நாங்கள் விற்பனை கடிதங்களைப் பற்றி பேசுகிறோம், அங்கு பொருள் வரி "மின்னஞ்சல் திறக்கப்பட வேண்டும்" என்ற சிக்கலை தீர்க்கிறது.

நாங்கள் தினசரி வணிக கடிதங்களைப் பற்றி விவாதிக்கிறோம். இங்கே தீம் சிக்கலை தீர்க்கிறது "கடிதம் மற்றும் அதன் ஆசிரியர் எளிதில் அடையாளம் காணப்பட வேண்டும், பின்னர் கண்டுபிடிக்கப்பட வேண்டும்." மேலும், உங்கள் விடாமுயற்சி, பல பதில் கடிதங்களின் கர்மா வடிவில், முன்னொட்டுகளுடன் மட்டுமே உங்களிடம் திரும்பும். மறு:அல்லது Fwd, இதில் நீங்கள் தலைப்பில் விரும்பிய கடிதத்தைத் தேட வேண்டும்.

இருபது கடிதங்கள் என்பது ஒரு நடுத்தர மேலாளரின் ஒரு நாள் கடிதத்தின் அளவு. நான் தொழில்முனைவோர் மற்றும் வணிக உரிமையாளர்களைப் பற்றி பேசவில்லை, அவர்களின் கடிதங்களின் எண்ணிக்கை சில நேரங்களில் ஒரு நாளைக்கு 200 அல்லது அதற்கும் அதிகமாக இருக்கும். எனவே, மீண்டும் ஒருமுறை: வெற்று விஷயத்துடன் மின்னஞ்சல்களை அனுப்ப வேண்டாம்.

எனவே உங்கள் தலைப்பை எவ்வாறு சரியாக உருவாக்குவது?

தவறு # 1 : பாடத்தில் நிறுவனத்தின் பெயர் மட்டும். உதாரணமாக, "வானம்" மற்றும் அவ்வளவுதான். முதலில், இந்த எதிர் கட்சியுடன் தொடர்பு கொள்ளும் உங்கள் நிறுவனத்தில் நீங்கள் ஒருவரல்ல. இரண்டாவதாக, அத்தகைய தலைப்பு எந்த அர்த்தத்தையும் கொண்டு வரவில்லை, ஏனென்றால் உங்கள் நிறுவனத்தின் பெயரை ஏற்கனவே முகவரியில் இருந்து பார்க்க முடியும். மூன்றாவதாக, கடிதப் பரிமாற்றத்திற்கான இந்த அணுகுமுறையுடன் உங்கள் சொந்த அஞ்சல் பெட்டி எப்படி இருக்கும் என்று யூகிக்கிறீர்களா? இந்த மாதிரி ஏதாவது.

இது போன்ற தலைப்புகளில் தேடுவது வசதியா?

தவறு # 2 : ஒரு பிரகாசமான, விற்பனையான தலைப்பு. இப்படி தலைப்புச் செய்திகளை எழுதத் தெரிந்தால் நன்றாக இருக்கும். ஆனால் வணிக கடிதப் பரிமாற்றத்தில் இந்தத் திறன்களைப் பயன்படுத்துவது பொருத்தமானதா? வணிகக் கடிதத்தின் பொருள் வரியின் நோக்கத்தை நினைவில் கொள்ளுங்கள்: விற்க அல்ல, ஆனால் அடையாளம் மற்றும் தேடலை வழங்க.

கடிதத்தின் உரை

வெவ்வேறு சந்தர்ப்பங்களுக்கு பல எழுத்து வழிகாட்டிகள் உள்ளன. உதாரணமாக, மாக்சிம் இலியாகோவ், அலெக்சாண்டர் அம்சின் மற்றும் வார்த்தையின் பிற எஜமானர்கள் நிறைய பயனுள்ள விஷயங்களைக் கொண்டுள்ளனர். பொது எழுத்தறிவை மேம்படுத்தவும் பொது எழுத்து நடையை மேம்படுத்தவும் குறைந்தபட்சம் அவர்களின் கட்டுரைகளைப் படிக்குமாறு நான் உங்களுக்கு அறிவுறுத்துகிறேன்.

ஒரு கடிதம் எழுதும் செயல்பாட்டில், நாம் தொடர்ந்து பல முடிவுகளை எடுக்க வேண்டும்.

மரியாதைக்குரிய கேள்வி ... கடிதத்தின் தொடக்கத்தில், "என் அன்பான ரோத்யா, இரண்டு மாதங்களுக்கும் மேலாக, நான் உங்களிடம் எழுத்துப்பூர்வமாக பேசவில்லை, அதனால் நானே கஷ்டப்பட்டேன், கூட இல்லை" என்ற உணர்வில் நீங்கள் மரியாதை அல்லது மென்மையை மங்கலாக்கலாம். நினைத்துக்கொண்டு இன்னொரு இரவு தூங்கு." அத்தகைய அறிமுகத்தை இயற்றும் நேரத்திலும், உரையாசிரியர் அதைப் படிக்கும் நேரத்திலும் இது மிகவும் கண்ணியமானது மற்றும் மிகவும் விலை உயர்ந்தது. இது ஒரு வணிக கடிதம், நினைவிருக்கிறதா? போட்டிக்கான எபிஸ்டோலரி வகையின் கட்டுரை அல்ல, ரஸ்கோல்னிகோவின் தாய்க்கு ஒரு கடிதம் அல்ல, ஆனால் வணிக கடிதம்.

நாங்கள் எங்கள் நேரத்தையும் பெறுநரின் நேரத்தையும் மதிக்கிறோம்!

கண்காட்சியில் ஒரு விரைவான கூட்டத்திற்குப் பிறகு அனுப்பப்பட்ட முதல் கடிதத்தில் மட்டுமே உங்களை அறிமுகப்படுத்தி, அறிமுகமான சூழ்நிலைகளை நினைவூட்டுவது அர்த்தமுள்ளதாக இருக்கிறது. இது ஒத்துழைப்பு அல்லது தற்போதைய கடிதத்தின் தொடர்ச்சியாக இருந்தால், அன்றைய முதல் கடிதத்தில் நாம் எழுதுகிறோம்: "ஹலோ, இவான்", இரண்டாவது மற்றும் அடுத்தடுத்த கடிதங்களில்: "இவான், ...".

மேல்முறையீடு ... பல பெறுநர்கள் இருந்தால் கடிதத்தில் யாரைத் தொடர்புகொள்வது என்று நான் எப்போதும் கவலைப்பட்டேன். நான் சமீபத்தில் அண்ணா என்ற மூன்று சிறுமிகளுக்கு ஒரு கடிதம் எழுதினேன். எந்த சந்தேகமும் இல்லாமல் “வணக்கம் அண்ணா” என்று எழுதிவிட்டு குளிக்கவில்லை. ஆனால் இது எப்போதும் இல்லை.

மூன்று அல்லது ஏழு பெறுநர்கள் இருந்தால், அவர்கள் ஒரே பெயரைப் பகிர்ந்து கொள்ளாவிட்டால் என்ன செய்வது? நீங்கள் அவற்றைப் பெயரால் பட்டியலிடலாம்: "குட் மதியம், ரோடியன், புல்செரியா, அவ்டோத்யா மற்றும் பியோட்டர் பெட்ரோவிச்." ஆனால் அது நீண்டது மற்றும் நேரம் எடுக்கும். நீங்கள் எழுதலாம்: "வணக்கம், சக ஊழியர்களே!"

என்னைப் பொறுத்தவரை, "To" துறையில் இருப்பவரைப் பெயரால் குறிப்பிடுவதற்கு நான் விதியைப் பயன்படுத்துகிறேன். மேலும் நகலில் உள்ளவர்களுக்கு விண்ணப்பிக்கவே வேண்டாம். இந்த விதி அதே நேரத்தில் கடிதத்தின் முகவரி மற்றும் இந்த கடிதத்தின் நோக்கத்தை (ஒன்று!) இன்னும் துல்லியமாக தீர்மானிக்க உங்களை அனுமதிக்கிறது.

மேற்கோள் ... பெரும்பாலும், கடிதப் பரிமாற்றம் என்பது கேள்விகள் மற்றும் பதில்களைக் கொண்ட கடிதங்களின் சங்கிலி - ஒரு வார்த்தையில், ஒரு உரையாடல். கடிதத்தின் வரலாற்றை நீக்காமல், மேற்கோள் காட்டப்பட்ட உரையின் மேலே உங்கள் பதிலை எழுதாமல் இருப்பது நல்ல வடிவமாகக் கருதப்படுகிறது, இதனால், ஒரு வாரம் கழித்து இந்த கடிதத்திற்குத் திரும்பினால், இறங்கு தேதிகளில் உரையாடலை மேலிருந்து கீழாக எளிதாகப் படிக்கலாம்.

சில காரணங்களால், Mozilla இல் இயல்புநிலை அமைப்பு "மேற்கோள் காட்டப்பட்ட உரைக்குப் பிறகு கர்சரை வைக்கவும்". "கருவிகள்" → "கணக்கு அமைப்புகள்" → "இயக்குதல் மற்றும் முகவரி" என்ற மெனுவில் அதை மாற்ற பரிந்துரைக்கிறேன். இப்படித்தான் இருக்க வேண்டும்.

கடிதத்தின் நோக்கம் ... வணிக கடிதங்கள் இரண்டு வகைகளாகும்:

• நாங்கள் உரையாசிரியருக்குத் தெரிவிக்கும்போது (எடுத்துக்காட்டாக, ஒரு மாதத்திற்கு செய்யப்பட்ட வேலை குறித்த அறிக்கை);
• மற்றும் நாம் உரையாசிரியரிடம் இருந்து ஏதாவது வேண்டும் போது. உதாரணமாக, அவர் பணம் செலுத்துவதற்காக இணைக்கப்பட்ட விலைப்பட்டியலை அங்கீகரிக்கிறார்.

ஒரு விதியாக, புகாரளிப்பதை விட பல ஊக்கமளிக்கும் கடிதங்கள் உள்ளன. உரையாசிரியரிடமிருந்து நாம் எதையாவது அடைய விரும்பினால், இதை எளிய உரையில் ஒரு கடிதத்தில் சொல்வது மிகவும் முக்கியம். செயலுக்கான அழைப்பை பெயரின் மூலம் செயலுக்கான அழைப்போடு சேர்த்து கடிதத்தில் கடைசி வாக்கியமும் இருக்க வேண்டும்.

சரியில்லை : "Porfiry Petrovich, வயதான பெண்ணை வெட்டிக் கொன்றது யார் என்று எனக்குத் தெரியும்."

சரி : "போர்ஃபைரி பெட்ரோவிச், நான்தான் வயதான பெண்ணை வெட்டினேன், தயவுசெய்து என்னை கைது செய்ய நடவடிக்கை எடுக்கவும், நான் துன்பத்தில் சோர்வாக இருக்கிறேன்!"

இந்த கடிதத்தை என்ன செய்வது என்று நிருபர் ஏன் சிந்திக்க வேண்டும்? எல்லாவற்றிற்கும் மேலாக, அவர் தவறான முடிவை எடுக்க முடியும்.

உரையில் கையொப்பம் ... அவள் இருக்க வேண்டும். மேலும், அனைத்து மின்னஞ்சல் கிளையண்டுகளும் கையொப்பத்தின் தானாக மாற்றீட்டை அமைக்க உங்களை அனுமதிக்கின்றன, எடுத்துக்காட்டாக, கிளாசிக் "வணக்கங்கள், ...". Mozilla இல், இது கருவிகள் → கணக்கு விருப்பங்களின் கீழ் செய்யப்படுகிறது.

கையொப்பத்தில் தொடர்புகளை எழுதுவது அல்லது எழுதாதது ஒவ்வொருவரின் தனிப்பட்ட வணிகமாகும். ஆனால் நீங்கள் விற்பனையுடன் எந்த வகையிலும் இணைக்கப்பட்டிருந்தால் - எழுத மறக்காதீர்கள். தகவல்தொடர்பு முடிவுகளின் அடிப்படையில் பரிவர்த்தனை நடைபெறாவிட்டாலும், எதிர்காலத்தில் நீங்கள் கையொப்பத்திலிருந்து தொடர்புகளால் எளிதாகக் கண்டறியப்படுவீர்கள்.

இறுதியாக, உங்கள் கடிதங்களுக்கு பதிலளிக்க விரும்பாத (முடியாது, விரும்பவில்லை, நேரம் இல்லை) உரையாசிரியர்களுக்கு கடிதத்தின் உடலின் மற்றொரு அம்சம். கடிதத்தின் உரையில் இயல்புநிலையைக் குறிப்பிடவும். உதாரணமாக, "Porfiry Petrovich, நீங்கள் வெள்ளிக்கிழமை 12:00 மணிக்கு முன் என்னை கைது செய்ய வரவில்லை என்றால், நான் மன்னிப்பு பெற்றதாக கருதுகிறேன்." நிச்சயமாக, காலக்கெடு உண்மையானதாக இருக்க வேண்டும் (வெள்ளிக்கிழமை காலை 11:50 மணிக்கு உதாரணத்திலிருந்து உரையை நீங்கள் அனுப்பக்கூடாது). பெறுநர் உங்கள் கடிதத்தைப் படித்து முடிவெடுக்கும் திறன் கொண்டவராக இருக்க வேண்டும். இந்த "மௌனம்" உரையாசிரியர் பதிலளிக்காததற்கான பொறுப்பிலிருந்து உங்களை விடுவிக்கிறது. எப்போதும் போல, இந்த அம்சத்தைப் பயன்படுத்துவது புத்திசாலித்தனமாக அணுகப்பட வேண்டும். ஒரு நபர் உங்கள் கடிதங்களுக்கு சரியான நேரத்தில் மற்றும் தவறாமல் பதிலளித்தால், அத்தகைய இறுதி எச்சரிக்கை, அவரை புண்படுத்தவில்லை என்றால், அவரை கொஞ்சம் கஷ்டப்படுத்தலாம் அல்லது கடிதத்திற்கு இப்போதே பதிலளிக்க வேண்டாம் என்ற முடிவுக்கு வழிவகுக்கும், ஆனால் உங்களை வெள்ளிக்கிழமை வரை காத்திருக்க வைக்கலாம்.

இணைப்புகள்

கடிதங்கள் அடிக்கடி இணைப்புகளுடன் வருகின்றன: விண்ணப்பங்கள், வணிக சலுகைகள், மதிப்பீடுகள், அட்டவணைகள், ஆவணங்களின் ஸ்கேன் - மிகவும் வசதியான கருவி மற்றும் அதே நேரத்தில் பிரபலமான பிழைகளின் ஆதாரம்.

பிழை : பெரிய இணைப்பு அளவு. 20 எம்பி வரை இணைப்புகள் கொண்ட மின்னஞ்சல்கள் அடிக்கடி பெறப்படுகின்றன. ஒரு விதியாக, இவை 600dpi தீர்மானம் கொண்ட TIFF வடிவத்தில் சில ஆவணங்களின் ஸ்கேன் ஆகும். இந்த இணைப்பின் மாதிரிக்காட்சியைப் பதிவிறக்குவதற்கான வீணான முயற்சிகளில் நிருபரின் அஞ்சல் நிரல் நிச்சயமாக பல நிமிடங்களுக்கு உறைந்துவிடும். இந்த கடிதத்தை ஸ்மார்ட்போனில் படிக்க முயற்சிப்பதை பெறுபவரை கடவுள் தடைசெய்கிறார் ...

தனிப்பட்ட முறையில், நான் அத்தகைய கடிதங்களை உடனடியாக நீக்குகிறேன். படிக்கும் முன் உங்கள் கடிதம் குப்பையில் சேர வேண்டாமா? இணைப்பின் அளவை சரிபார்க்கவும். இது 3 MB க்கு மேல் இருக்கக்கூடாது என்று பரிந்துரைக்கப்படுகிறது.

மீறினால் என்ன?

• உங்கள் ஸ்கேனரை வேறு வடிவம் மற்றும் தெளிவுத்திறனுக்கு மறுகட்டமைக்க முயற்சிக்கவும். எடுத்துக்காட்டாக, PDF மற்றும் 300dpi இல், மிகவும் படிக்கக்கூடிய ஸ்கேன்கள் பெறப்படுகின்றன.
• WinRar அல்லது 7zip போன்ற நிரல்களைப் பற்றி சிந்தியுங்கள். சில கோப்புகள் முழுமையாக சுருக்கப்பட்டுள்ளன.
• இணைப்பு பெரியதாக இருந்தால், அதை நீங்கள் சுருக்க முடியாவிட்டால் என்ன செய்வது? எடுத்துக்காட்டாக, கிட்டத்தட்ட காலியான கணக்கியல் தரவுத்தளமானது 900 MB எடையைக் கொண்டுள்ளது. தகவலின் கிளவுட் சேமிப்பகம் மீட்புக்கு வரும்: டிராப்பாக்ஸ், கூகுள் டிரைவ் மற்றும் பல. Mail.ru போன்ற சில சேவைகள், பெரிய இணைப்புகளை தானாகவே கிளவுட் ஸ்டோரேஜுக்கான இணைப்புகளாக மாற்றும். ஆனால் மேகக்கணியில் சேமிக்கப்பட்டுள்ள எனது தகவலை நானே நிர்வகிக்க விரும்புகிறேன், எனவே Mail.ru இலிருந்து ஆட்டோமேஷனை நான் வரவேற்கவில்லை.

முதலீடுகளைப் பற்றி முற்றிலும் வெளிப்படையான பரிந்துரை அல்ல - அவர்களின் பெயர் ... இது பெறுநருக்கு புரிந்துகொள்ளக்கூடியதாகவும் ஏற்றுக்கொள்ளக்கூடியதாகவும் இருக்க வேண்டும். ஒருமுறை நிறுவனத்தில் நாங்கள் வணிகச் சலுகையைத் தயாரித்துக் கொண்டிருந்தோம் ... அது ஃபியோடர் மிகைலோவிச் தஸ்தாயெவ்ஸ்கியாக இருக்கட்டும். ஒப்புதலுக்கான திட்ட முன்மொழிவுடன் மேலாளரிடமிருந்து எனக்கு ஒரு கடிதம் கிடைத்தது, மேலும் இணைப்பில் "DlyaFedi.docx" என்ற கோப்பு இருந்தது. இதை எனக்கு அனுப்பிய மேலாளருடன், இது போன்ற ஒரு உரையாடல் நடந்தது:

அன்புள்ள மேலாளர், இந்த மரியாதைக்குரிய நபரை அணுகி, ஃபெட்யாவின் முகத்தில் அவரைப் பெயரிட நீங்கள் தனிப்பட்ட முறையில் தயாரா?

எப்படியோ இல்லை, மரியாதைக்குரிய நபர், எல்லோரும் அவரை அவரது முதல் பெயர் மற்றும் புரவலர் என்று அழைக்கிறார்கள்.

இணைப்பை ஏன் "ForFedi" என்று அழைத்தீர்கள்? இப்போதே அவனை அனுப்பினால், இந்த சிபிக்கு எங்களிடம் கோடாரி வாங்குவார் என்று நினைக்கிறீர்களா?

நான் பின்னர் பெயர் மாற்ற போகிறேன் ...

ஒரு நேர வெடிகுண்டை ஏன் தயார் செய்ய வேண்டும் - ஒரு வாய்ப்பு நிராகரிப்பு - அல்லது ஒரு கோப்பை மறுபெயரிடுவதில் உங்களை கூடுதல் வேலையாக ஆக்குங்கள்? ஏன் உடனடியாக இணைப்பிற்கு சரியாக பெயரிடக்கூடாது: "Fedor Mikhailovich.docxக்கு" அல்லது இன்னும் சிறப்பாக - "KP_Nebo_Topory.docx".

எனவே, மின்னஞ்சலை "முகம்" என்று அதிகமாகவோ அல்லது குறைவாகவோ வரிசைப்படுத்தியுள்ளோம். பயனுள்ள வேலைக்கான ஒரு கருவியாக மின்னஞ்சலைப் பார்த்து அதன் கவனச்சிதறல் பற்றிப் பேசுவோம்.

கடிதங்களுடன் வேலை செய்யுங்கள்

மின்னஞ்சல் ஒரு சக்திவாய்ந்த கவனச்சிதறல். எந்தவொரு கவனச்சிதறலையும் போலவே, விதிகளை இறுக்கி, பணி அட்டவணையை அறிமுகப்படுத்துவதன் மூலம் அஞ்சலைக் கையாள வேண்டும்.

குறைந்தபட்சம், அஞ்சலைப் பற்றிய அனைத்து அறிவிப்புகளையும் நீங்கள் அணைக்க வேண்டும். அஞ்சல் கிளையன்ட் இயல்புநிலையாக கட்டமைக்கப்பட்டிருந்தால், உங்களுக்கு ஒலி சமிக்ஞை மூலம் அறிவிக்கப்படும், மேலும் கடிகாரத்திற்கு அடுத்துள்ள ஐகான் ஒளிரும், மேலும் கடிதத்தின் முன்னோட்டம் காண்பிக்கப்படும். ஒரு வார்த்தையில், அவர்கள் முதலில் உங்கள் கடினமான வேலையிலிருந்து உங்களைக் கிழிக்க எல்லாவற்றையும் செய்வார்கள், பின்னர் படிக்காத கடிதங்கள் மற்றும் காணாத அஞ்சல்களின் படுகுழியில் உங்களை மூழ்கடிப்பார்கள் - வாழ்க்கையிலிருந்து ஒரு மணிநேரம் அல்லது இரண்டு மணிநேரம் கழித்து.

ஒருவரின் சக்திவாய்ந்த மன உறுதி, அறிவிப்புகளால் திசைதிருப்பப்படாமல் இருக்க அனுமதிக்கிறது, மேலும் சாதாரண மக்களுக்கு விதியைத் தூண்டிவிட்டு அவற்றை அணைக்காமல் இருப்பது நல்லது. மொஸில்லா தண்டர்பேர்டில், இது "கருவிகள்" → "விருப்பங்கள்" → "பொது" → "புதிய செய்திகள் தோன்றும் போது" என்ற மெனு மூலம் செய்யப்படுகிறது.

அறிவிப்புகள் இல்லை என்றால், ஒரு கடிதம் வந்துவிட்டது என்பதை எப்படி புரிந்துகொள்வது?

மிக எளிய. நீங்களே, உணர்வுபூர்வமாக, அஞ்சலைப் பாகுபடுத்துவதற்கு நேரத்தை ஒதுக்கி, அஞ்சல் கிளையண்டைத் திறந்து, படிக்காத அனைத்து செய்திகளையும் பார்க்கவும். இது ஒரு நாளைக்கு இரண்டு முறை செய்யப்படலாம், எடுத்துக்காட்டாக, மதிய உணவு மற்றும் மாலை, அல்லது கட்டாய வேலையில்லா நேரத்தின் போது, ​​எடுத்துக்காட்டாக, போக்குவரத்து நெரிசல்களில்.

அடிக்கடி கேட்கப்படும், எதிர்வினை நேரங்கள் மற்றும் அவசர மின்னஞ்சல்கள் பற்றி என்ன? பதில்: மின்னஞ்சலில் உங்களிடம் அவசரக் கடிதங்கள் எதுவும் இல்லை. நீங்கள் வாடிக்கையாளர் ஆதரவு பிரிவில் பணிபுரியும் வரை (அத்தகைய துறைக்கு அஞ்சல் மூலம் பணிபுரிய அதன் சொந்த விதிகள் உள்ளன).

அவசர கடிதங்கள் இருந்தால், அனுப்புநர் இதைப் பற்றி பிற சேனல்கள் மூலம் உங்களுக்கு அறிவிப்பார் - தொலைபேசி, எஸ்எம்எஸ், ஸ்கைப். நீங்கள் வேண்டுமென்றே அஞ்சல் கிளையண்டிற்குள் சென்று அவசர அஞ்சலைச் செயலாக்குவீர்கள். அனைத்து நேர மேலாண்மை குருக்கள் (உதாரணமாக, க்ளெப் ஆர்க்காங்கெல்ஸ்கி தனது "டைம் டிரைவ்" உடன்) 24 மணிநேரம் வரை மின்னஞ்சலுக்கு பதிலளிப்பதற்கான தரநிலையை அறிவிக்கிறார். இது நல்ல வடிவத்தின் இயல்பான விதி - மின்னஞ்சல் மூலம் உரையாசிரியரிடமிருந்து உடனடி பதில்களை எதிர்பார்க்க வேண்டாம். அவசரக் கடிதம் இருந்தால், வேகமான தகவல் தொடர்பு சேனல்கள் மூலம் அதைப் பற்றி தெரிவிக்கவும்.

எனவே, நாங்கள் அறிவிப்புகளை முடக்கிவிட்டோம், இப்போது எங்கள் அட்டவணையின்படி அஞ்சல் கிளையண்டை இயக்குகிறோம்.

மின்னஞ்சலுக்குச் சென்று "பார்ஸ் இமெயில்" என்ற செயல்பாட்டைத் தொடங்கும்போது நாம் என்ன செய்ய வேண்டும்? இந்த வேலையின் ஆரம்பமும் முடிவும் எங்கே?

பூஜ்ஜிய இன்பாக்ஸ் அமைப்பைப் பற்றி நான் நிறைய கேள்விப்பட்டிருக்கிறேன், ஆனால், துரதிர்ஷ்டவசமாக, அதைப் பயன்படுத்தும் ஒருவரை நான் சந்திக்கவில்லை. நான் என் சக்கரத்தை மீண்டும் கண்டுபிடிக்க வேண்டியிருந்தது. லைஃப்ஹேக்கரில் இந்த தலைப்பில் கட்டுரைகள் உள்ளன. உதாரணத்திற்கு, " ". கீழே எனது விளக்கத்தில் பூஜ்ஜிய இன்பாக்ஸ் அமைப்பைப் பற்றி பேசுவேன். GTD குருக்கள் கருத்துகளைச் சரிபார்த்து, விவரிக்கப்பட்ட அமைப்பைச் சேர்த்தால் அல்லது மேம்படுத்தினால் நான் நன்றியுள்ளவனாக இருப்பேன்.

மின்னஞ்சல் என்பது உங்கள் செயல்பாடுகளுக்கான பணி திட்டமிடல் அல்லது காப்பகம் அல்ல என்பதைப் புரிந்துகொண்டு ஏற்றுக்கொள்வது அவசியம். எனவே, "இன்பாக்ஸ்" கோப்புறை எப்போதும் காலியாக இருக்க வேண்டும். உங்கள் இன்பாக்ஸின் பாகுபடுத்தலை நீங்கள் எடுத்திருந்தால், இந்த கோப்புறையை காலி செய்யும் வரை எதையும் நிறுத்தாதீர்கள் மற்றும் கவனத்தை சிதறடிக்காதீர்கள்.

உங்கள் இன்பாக்ஸில் உள்ள மின்னஞ்சல்களை என்ன செய்வது? ஒவ்வொரு எழுத்தையும் வரிசையாகச் சென்று நீக்க வேண்டும். ஆம், உங்கள் விசைப்பலகையில் நீக்கு என்பதைத் தேர்ந்தெடுத்து அழுத்தவும். கடிதத்தை நீக்க உங்களால் முடியவில்லை என்றால், அதை என்ன செய்வது என்பதை நீங்கள் தீர்மானிக்க வேண்டும்.

1. மூன்று நிமிடத்தில் பதில் சொல்ல முடியுமா? அதற்கு நான் பதில் சொல்ல வேண்டுமா? ஆம், இது அவசியம், பதில் மூன்று நிமிடங்களுக்கு மேல் ஆகாது, பின்னர் உடனடியாக பதிலளிக்கவும்.
2. நீங்கள் பதிலளிக்க வேண்டும், ஆனால் பதிலைத் தயாரிக்க மூன்று நிமிடங்களுக்கு மேல் ஆகும். மின்னஞ்சலை ஒரு பணியாக மாற்ற அனுமதிக்கும் டாஸ்க் பிளானரை நீங்கள் பயன்படுத்தினால், உங்கள் மின்னஞ்சலை ஒரு பணியாக மாற்றி சிறிது நேரம் அதை மறந்துவிடுங்கள். எடுத்துக்காட்டாக, நான் முற்றிலும் அற்புதமான Doit.im சேவையைப் பயன்படுத்துகிறேன். இது ஒரு தனிப்பட்ட மின்னஞ்சல் முகவரியை உருவாக்க உங்களை அனுமதிக்கிறது: நீங்கள் அதற்கு ஒரு கடிதத்தை அனுப்புகிறீர்கள், அது ஒரு பணியாக மாறும். ஆனால் உங்களிடம் பணி திட்டமிடல் இல்லையென்றால், கடிதத்தை "0_Run" துணைக் கோப்புறைக்கு நகர்த்தவும்.
3. ஒரு கடிதத்திற்கு விரைவான பதிலுக்குப் பிறகு, அதை ஒரு பணியாக அல்லது ஒரு எளிய பழக்கமாக மாற்றிய பிறகு, இந்த செய்தியை அடுத்து என்ன செய்வது என்பதை நீங்கள் தீர்மானிக்க வேண்டும்: அதை நீக்கவும் அல்லது நீண்ட கால சேமிப்பிற்காக கோப்புறைகளில் ஒன்றை அனுப்பவும்.

என்னிடம் உள்ள நீண்ட கால சேமிப்பிற்கான கோப்புறைகள் இதோ.

• 0_ரன்.என்னிடம் அத்தகைய கோப்புறை இல்லை, ஆனால் உங்களிடம் திட்டமிடுபவர் இல்லையென்றால், நான் மீண்டும் சொல்கிறேன், விரிவான ஆய்வு தேவைப்படும் கடிதங்களை இங்கே போடலாம். இந்தக் கோப்புறையும் தவறாமல் சுத்தம் செய்யப்பட வேண்டும், ஆனால் சிறப்பாக நியமிக்கப்பட்ட நேரத்தில் ஒரு சிந்தனை அணுகுமுறையுடன்.
• 1_குறிப்பு.இங்குதான் நான் பின்னணித் தகவலுடன் கடிதங்களை வைக்கிறேன்: பல்வேறு இணைய சேவைகளின் உள்நுழைவுகளுடன் கூடிய வரவேற்பு கடிதங்கள், வரவிருக்கும் விமானங்களுக்கான டிக்கெட்டுகள் மற்றும் பல.
• 2_திட்டங்கள்.தற்போதைய உறவைக் கொண்ட கூட்டாளர்கள் மற்றும் திட்டங்களின் கடிதக் காப்பகம் இங்கே சேமிக்கப்பட்டுள்ளது. இயற்கையாகவே, ஒவ்வொரு திட்டத்திற்கும் அல்லது கூட்டாளருக்கும் ஒரு தனி கோப்புறை உள்ளது. ஒரு கூட்டாளியின் கோப்புறையில், நான் அவருடைய ஊழியர்களிடமிருந்து கடிதங்களை மட்டுமல்ல, இந்த கூட்டாளருடன் தொடர்புடைய "ஹெவன்" ஊழியர்களிடமிருந்தும் கடிதங்களை வைத்தேன். மிகவும் வசதியானது: தேவைப்பட்டால், திட்டத்தில் உள்ள அனைத்து கடிதங்களும் இரண்டு கிளிக்குகளில் உள்ளன.
• 3_அருங்காட்சியகம்.இங்கே நான் நீக்குவதற்கு பரிதாபமாக இருக்கும் அந்த கடிதங்களை வீசுகிறேன், அவற்றின் நன்மைகள் வெளிப்படையாக இல்லை. மேலும், "2_Projects" இலிருந்து மூடப்பட்ட திட்டப்பணிகளைக் கொண்ட கோப்புறைகள் இங்கு இடம்பெயர்கின்றன. ஒரு வார்த்தையில், நீக்குவதற்கான முதல் வேட்பாளர்கள் "அருங்காட்சியகத்தில்" வைக்கப்படுகிறார்கள்.
• 4_ஆவணங்கள்.எதிர்காலத்தில் கணக்கியலுக்கு பயனுள்ளதாக இருக்கும் ஆவணங்களின் மின்னணு மாதிரிகள் கொண்ட கடிதங்கள் இங்கே உள்ளன, எடுத்துக்காட்டாக, வாடிக்கையாளர்களிடமிருந்து சமரச அறிக்கைகள், பயணங்களுக்கான டிக்கெட்டுகள். கோப்புறை பல விஷயங்களில் "2_Projects" மற்றும் "1_Sprav" கோப்புறைகளுடன் பொதுவான ஒன்றைக் கொண்டுள்ளது, அதில் கணக்கியல் தகவல் மட்டுமே சேமிக்கப்படுகிறது, மேலும் மேலாண்மை தகவல் "2_Projects" கோப்புறையில் சேமிக்கப்படுகிறது. "4_Documents" இல் - இறந்த தகவல், மற்றும் "2_Projects" இல் - நேரடி தகவல்.
• 5_அறிவு.உத்வேகம் அல்லது தீர்வுகளைக் கண்டறிவதற்காக சிறிது நேரத்திற்குப் பிறகு மீண்டும் வர விரும்பும் மிகவும் பயனுள்ள அஞ்சல்களை மட்டுமே இங்கு சேர்க்கிறேன்.

இந்த அமைப்பின் செயல்பாட்டிற்கு முக்கியமான மின்னஞ்சல் கிளையண்டின் பிற அமைப்புகள் உள்ளன. முதலில், இயல்பாக, தண்டர்பேர்டில் குறி செய்திகளை படித்ததாகக் குறிக்கும் தேர்வுப்பெட்டி தேர்ந்தெடுக்கப்பட்டுள்ளது. நான் இதை வேண்டுமென்றே செய்ய விரும்புகிறேன், எனவே தேர்வுப்பெட்டி போய்விட்டது! இதைச் செய்ய, "கருவிகள்" → "விருப்பங்கள்" → "மேம்பட்டது" → "படித்து காட்சிப்படுத்து" மெனுவிற்குச் செல்லவும்.

இரண்டாவதாக, நாங்கள் பயன்படுத்துகிறோம் வடிகட்டிகள் ... முன்னதாக, அனுப்புநரின் முகவரியின் அடிப்படையில் கடிதங்களைத் தானாகவே பொருத்தமான கோப்புறைகளுக்கு அனுப்பும் வடிப்பான்களை நான் தீவிரமாகப் பயன்படுத்தினேன். எடுத்துக்காட்டாக, ஒரு வழக்கறிஞரின் கடிதங்கள் "வழக்கறிஞர்" கோப்புறைக்கு நகர்த்தப்பட்டன. பல காரணங்களுக்காக இந்த அணுகுமுறையை நான் மறுத்தேன். முதலில்: 99% வழக்குகளில் ஒரு வழக்கறிஞரின் கடிதங்கள் ஒரு திட்டம் அல்லது கூட்டாளருடன் தொடர்புடையவை, அதாவது அவை இந்த கூட்டாளர் அல்லது திட்டத்தின் கோப்புறைக்கு நகர்த்தப்பட வேண்டும். இரண்டாவதாக, விழிப்புணர்வைச் சேர்க்க முடிவு செய்தேன். ஒரு குறிப்பிட்ட கடிதம் எங்கு சேமிக்கப்பட வேண்டும் என்பதை நீங்களே தீர்மானிக்க வேண்டும், மேலும் செயலாக்கப்படாத செய்திகளை ஒரே இடத்தில் தேடுவது மிகவும் வசதியானது - இன்பாக்ஸில். இப்போது நான் பல்வேறு அமைப்புகளிலிருந்து தானியங்கி வழக்கமான கடிதங்களை கோப்புறைகளாக வகைப்படுத்துவதற்கு மட்டுமே வடிப்பான்களைப் பயன்படுத்துகிறேன், அதாவது நான் முடிவுகளை எடுக்கத் தேவையில்லாத கடிதங்கள். Mozilla Thunderbird இல் உள்ள வடிப்பான்கள் Tools → Message Filters மெனுவில் கட்டமைக்கப்பட்டுள்ளன.

எனவே, சரியான அணுகுமுறையுடன், கடிதத்தின் அளவைப் பொறுத்து மின்னஞ்சல் ஒரு நாளைக்கு 10 முதல் 60 நிமிடங்கள் வரை ஆக வேண்டும்.

ஆம், மேலும் ஒரு விஷயம். புதிய கடிதங்கள் வருவதைப் பற்றிய அறிவிப்புகளை ஏற்கனவே முடக்கிவிட்டீர்களா? ;)

வணிக உறவில் கண்ணியமாக இருக்க முயல்பவர் எப்பொழுதும் மின்னஞ்சல் கடிதப் போக்குவரத்து விதிகளைப் பின்பற்றுகிறார். மின்னஞ்சல் பெறுநரையும், அவர் பிரதிநிதித்துவப்படுத்தும் நிறுவனத்தின் நற்பெயரையும், வணிக இமேஜையும் கெடுக்க வேண்டாம் என்று அவர் நினைவில் கொள்கிறார்.

மின்னஞ்சல் கடிதத்தை திறமையாகவும் சுருக்கமாகவும் நடத்தும் திறன் வெற்றிகரமான மேலாளரின் படத்தின் முக்கிய அங்கமாகும். இந்த உண்மை அவரது பொதுவான கலாச்சார நிலை மற்றும் தொழில்முறைக்கு சாட்சியமளிக்கிறது. ஒரு நபர் தனது எண்ணங்களை எவ்வாறு வடிவமைத்து வடிவமைக்க முடியும் என்பதன் அடிப்படையில், அவர் தன்னையும் தன்னைச் சுற்றியுள்ளவர்களையும் எவ்வாறு தொடர்புபடுத்துகிறார் என்பதைப் புரிந்து கொள்ள முடியும். கவனக்குறைவாக எழுதப்பட்ட மின்னஞ்சல் உங்களைப் பற்றிய எண்ணத்தை எளிதில் அழித்து உங்கள் வணிக நற்பெயரைக் குறைமதிப்பிற்கு உட்படுத்தும்.

வணிக மின்னஞ்சல் விதிகள்

உங்கள் பணி மின்னஞ்சல் முகவரியை வணிக நோக்கங்களுக்காக மட்டுமே பயன்படுத்தவும். நிறுவனத்தின் சர்வரில் இருந்து நீங்கள் ஒரு கடிதத்தை அனுப்பும்போது, ​​அது வெளிச்செல்லும் மற்றும் உள்வரும் என இரண்டும் அதில் சேமிக்கப்படும். உங்கள் முதலாளி எப்போதும் இந்தக் கடிதங்களைப் பார்த்து நீங்கள் உண்மையில் என்ன செய்கிறீர்கள் என்பதைப் புரிந்துகொள்ள முடியும். அலுவலகத்தில் இருக்கும்போது, ​​வணிக கடிதப் பரிமாற்றத்திற்கு மட்டுமே மின்னஞ்சலைப் பயன்படுத்தவும்.

நீங்கள் யாருக்கு ஒரு செய்தியை அனுப்புகிறீர்கள் என்பதைப் புரிந்து கொள்ளுங்கள், அதில் வழங்கப்பட்ட தகவல்கள் யாருக்கு பயனுள்ளதாக இருக்கும்.

உங்கள் கடிதத்தை யாருக்கு அனுப்புகிறீர்கள்? கூட்டாளியா? வாடிக்கையாளருக்கு? சக ஊழியரா? தலைக்கு? துணையா? முகவரியாளர் "to" புலத்தில் குறிப்பிடப்பட வேண்டும், ஆர்வமுள்ளவர்கள் - "நகல்". கூடுதல் நகல்களை அனுப்பக்கூடாது, குறிப்பாக மேலாளருக்கு. கடிதம் மூன்றாம் தரப்பினரைப் பற்றியது என்றால், அவை வழக்கமாக "நகல்" புலத்திலும் உள்ளிடப்படும்.

செய்தியின் நோக்கத்தை நீங்களே வரையறுக்கவும். உங்கள் கடிதத்தை அனுப்புவதன் மூலம் நீங்கள் எதை அடைய விரும்புகிறீர்கள்? அதைப் படிக்கும்போது முகவரியாளர் என்ன செய்ய வேண்டும்? என்ன மாதிரியான எதிர்வினையை எதிர்பார்க்கிறீர்கள்? அவரிடமிருந்து நீங்கள் சரியாக என்ன விரும்புகிறீர்கள் என்பதை முகவரியாளர் உடனடியாக புரிந்து கொள்ள வேண்டும். எந்த நபரிடம் இருந்து கடிதம் எழுத வேண்டும்?

இது குறிப்பிட்ட வழக்கைப் பொறுத்தது:

• நிகழ்வுகளின் தனிப்பட்ட பார்வையை நீங்கள் காட்ட விரும்பினால் - முதல் (நான், நாங்கள்);
• உங்கள் செய்தியில் கோரிக்கை அல்லது அறிவுறுத்தல் இருந்தால் - இரண்டாவது (நீங்கள், நீங்கள்);
• நீங்கள் ஒரு வெளிப்புற பார்வையாளராக ஒரு கடிதத்தை அனுப்பினால், சில நிகழ்வுகள் அல்லது நிறைவேற்றப்பட்ட உண்மைகளைப் பற்றி முகவரிக்கு தெரிவிக்க வேண்டும் - மூன்றாம் நபரிடமிருந்து (அவர், அவள், அவர்கள்).

எப்போதும் பொருள் புலத்தை நிரப்பவும். மின்னஞ்சலைப் பெறும் பெரும்பாலான மக்கள் முதலில் பொருள் துறையில் பார்க்கிறார்கள். அதில் உள்ள தகவலின் அடிப்படையில், கடிதத்தைப் படிக்கலாமா வேண்டாமா என்று முடிவு செய்யப்படுகிறது. எந்த தகவலும் இல்லாத ஒரு மோசமான சொற்றொடர் இருந்தால், அல்லது புலம் காலியாக இருந்தால், அந்த நபர் கடிதத்தை திறக்க மாட்டார். தலைப்பை சுருக்கமாக, குறிப்பாக, தகவலறிந்த வகையில் குறிப்பிடவும்.
உள்ளடக்கத்தைக் கண்காணிக்கவும்: வாழ்த்து மற்றும் முகவரி, உடல் உரை, சுருக்கம், கையொப்பம் மற்றும் தொடர்புகள். மின்னணு வணிக தகவல்தொடர்பு ஆசாரத்தை நீங்கள் பின்பற்ற வேண்டும்.

பாரம்பரிய உள்ளடக்கத்தின் சில பகுதிகளை நீங்கள் தவிர்க்கக்கூடாது, கடிதத்தை சரியாக எழுதுங்கள், இது உங்கள் தொழில்முறைக்கு சாட்சியமளிக்கிறது.

உரையாற்றுவதன் மூலமும் வாழ்த்து தெரிவிப்பதன் மூலமும், முகவரிக்கு உங்கள் மரியாதையை வெளிப்படுத்துகிறீர்கள். முடிந்தவரை, ஒவ்வொரு கடிதத்தின் தொடக்கத்திலும், தனிப்பயனாக்கப்பட்ட செய்தி மற்றும் வாழ்த்துக்களைப் பயன்படுத்தவும். உங்கள் உரையாசிரியரை பெயரால் அழைப்பதும் மரியாதைக்குரிய ஒரு அங்கமாகும். செய்தி சாதாரணமாகத் தோன்ற விரும்பினால், முகவரிக்குப் பிறகு கமாவைச் சேர்க்கவும். நீங்கள் அதன் முக்கியத்துவத்தையும் சம்பிரதாயத்தையும் குறிக்க விரும்பினால் - ஒரு ஆச்சரியக்குறி.

நீங்கள் அடிக்கடி தொடர்பு கொள்ளும் சக ஊழியர்களுடன் கூட இந்த விதியைப் பின்பற்றவும்.

சுருக்கம் மற்றும் தெளிவின் கொள்கையைக் கவனியுங்கள். வணிக கடிதத்தில் அதிகபட்ச பயனுள்ள தகவல்களுடன் குறைந்தபட்ச சொற்கள் இருக்க வேண்டும். குறிப்பிட்ட, சுருக்கமான, நிலையான மற்றும் புரிந்துகொள்ளக்கூடியதாக இருங்கள். குறுகிய வாக்கியங்களை உருவாக்குங்கள், எனவே முகவரி பெறுபவர் தகவலைப் புரிந்துகொள்வது எளிதாக இருக்கும். ஒரு கடிதத்தில், ஒரு தலைப்பை எழுதுங்கள்.

பல கடிதங்களை அனுப்புவது நல்லது, நீங்கள் வெவ்வேறு தலைப்புகளில் பேச வேண்டும் என்றால், வெவ்வேறு யோசனைகளைக் கொண்ட ஒரு நீண்ட செய்தியை விட இது மிகவும் சிறந்தது, எந்த வகையிலும் ஒன்றுக்கொன்று தொடர்பில்லாதது.

முறைசாரா உரையாடல்களை வணிக கடிதப் பரிமாற்றமாக மாற்றாதீர்கள்.மின்னஞ்சல்களில் உணர்ச்சிகளைப் பயன்படுத்த வேண்டிய அவசியமில்லை. உங்கள் செய்தியில் உள்ள சில புள்ளிகளை நீங்கள் உணர்வுபூர்வமாக வலியுறுத்த விரும்பினால், அமைதியான, சரியான, நடுநிலையான விளக்கக்காட்சியின் பின்னால் உணர்ச்சிகரமான மேலோட்டங்களை மறைக்க முயற்சிக்கவும். மொழியால் அல்ல, உள்ளடக்கத்தால் சாதிக்க முடியும்.
தெளிவான எழுத்து உடல் வடிவமைப்பை பராமரிக்கவும்.

பொதுவாக, ஒரு கடிதம் மூன்று பகுதிகளாக பிரிக்கப்பட்டுள்ளது:

• எழுதுவதற்கான காரணம் (காரணம், காரணம்). இந்த பகுதியை முடிந்தவரை குறுகியதாக வைத்திருங்கள்.
• சாரத்தை தொடர்ந்து வெளிப்படுத்துதல்.
• முடிவுகள், பரிந்துரைகள், முடிவுகள், கோரிக்கைகள்.

செய்தி நல்ல தோற்றத்தையும் உணர்வையும் கொண்டிருக்க வேண்டும். உரையில் 5-6 வரிகளின் பத்திகளை உருவாக்கவும். பத்திகளை வெற்று வரியுடன் பிரிக்க பரிந்துரைக்கிறோம். ஒரு எழுத்துரு மற்றும் வண்ணத்தைப் பயன்படுத்தவும். இது தேவையில்லை என்றால், சுருக்கங்கள், எமோடிகான்கள், கர்சீவ் கூறுகள், ஆச்சரியக்குறிகள் ஆகியவற்றைப் பயன்படுத்த வேண்டாம்.

சரியாக எழுதுங்கள். ஒரு படிப்பறிவற்ற கடிதம் ஆசிரியரின் கல்வியின் பற்றாக்குறையைப் பற்றி பேசுகிறது. எழுத்துப் பிழைகள் மற்றும் தவறுகள் உங்கள் வணிக நற்பெயருக்கு தீங்கு விளைவிக்கும். அதை அனுப்புவதற்கு முன் கவனமாக படிக்க பரிந்துரைக்கப்படுகிறது. பல உரை எடிட்டர்கள் மற்றும் மின்னஞ்சல் நிரல்களில் நிறுத்தற்குறிகள் மற்றும் எழுத்துப்பிழைகளைச் சரிபார்க்கும் செயல்பாடு உள்ளது, பிழைகள் கண்டறியப்பட்டால், அவை திருத்தும் விருப்பங்களை வழங்குகின்றன. மின்னஞ்சல்களை எழுதும்போது இந்த அம்சங்களைப் பயன்படுத்த மறக்காதீர்கள்.

கடிதத்துடன் நீங்கள் இணைக்க வேண்டிய ஆவணங்களைப் பற்றி சிந்தியுங்கள். உரையில் விரிவான தரவை நீங்கள் சேர்க்க தேவையில்லை, அவற்றை ஒரு தனி கோப்பில் அனுப்புவது நல்லது. கோப்பு இணைக்கப்பட்டுள்ளது, அது என்ன வடிவம் மற்றும் அதில் உள்ளதை (சுருக்கமாக) குறிப்பிடவும், இல்லையெனில் பெறுநர் அதை வைரஸ் என்று தவறாக நினைக்கலாம். கோப்பை அனுப்பும் முன், அதை வைரஸ் தடுப்பு நிரல் மூலம் சரிபார்க்கவும்.

உங்கள் தொடர்புகள் மற்றும் கையொப்பத்தை விட்டு விடுங்கள். இது உங்கள் நற்பெயருக்கு ஒரு பிளஸ் மட்டுமே, இது உங்கள் தொழில்முறையை பிரதிபலிக்கிறது. அதிகபட்சம் ஐந்து முதல் ஆறு வரிகள் வரை நீண்ட கையொப்பம் இட வேண்டாம். அதில் நிறுவனத்தின் பெயர், உங்கள் முழுப் பெயர், வகித்த பதவி ஆகியவை இருக்க வேண்டும். ஒரு விதியாக, வலைத்தள முகவரி, தொலைபேசி எண் மற்றும் மின்னஞ்சல் முகவரி ஆகியவை குறிக்கப்படுகின்றன.

வணிக கடிதத்தில் தேவையில்லாமல் போஸ்ட்ஸ்கிரிப்டைப் பயன்படுத்தக் கூடாது. கடிதத்தின் உள்ளடக்கத்தை நீங்கள் போதுமான அளவு சிந்திக்கவில்லை என்பதை அதன் இருப்பு குறிக்கிறது.

மிகவும் அவசியமான போது மட்டுமே படித்த ரசீதுகளைப் பயன்படுத்தவும். ஒரு விதியாக, வெளிப்புற முகவரிகளுடன் தொடர்புகொள்வதில் மட்டுமே இது தேவைப்படுகிறது, பின்னர் பதில் மிகவும் முக்கியமானது என்றால்.

மேலும் தேவைப்படும் போது மட்டும் "அதிக முக்கியத்துவம்" தேர்வுப்பெட்டியைப் பயன்படுத்தவும். கடிதத்தில் அவசரமாக பரிசீலிக்க வேண்டிய முக்கியமான தகவல் இருந்தால், இந்த பெட்டியை சரிபார்க்கவும். இதற்கு நன்றி, கடிதம் "இன்பாக்ஸில்" தனித்து நிற்கும். ஆனால், இந்த செயல்பாட்டை துஷ்பிரயோகம் செய்யாதீர்கள், இது எரிச்சலூட்டும் மற்றும் எரிச்சலூட்டும்.

சமர்ப்பிக்கும் முன் மின்னஞ்சலைப் படிக்க மறக்காதீர்கள். எல்லாம் தெளிவாகவும், குறிப்பிட்டதாகவும், சுருக்கமாகவும், மிதமிஞ்சிய மற்றும் பொருத்தமற்ற, இலக்கணப் பிழைகள் ஏதேனும் உள்ளதா எனச் சரிபார்க்கவும். சேருமிடத் தரவைச் சரியாக உள்ளிட்டுள்ளீர்களா? விளக்கக்காட்சியின் தர்க்கம் மற்றும் நிலைத்தன்மையை சரிபார்க்கவும்.

நீங்கள் பெறும் மின்னஞ்சல்களுக்கு சரியான நேரத்தில் பதிலளிக்கவும். நீங்கள் கடிதத்தைப் படித்துவிட்டதாகத் தெரிவிக்கவும், எனவே நீங்கள் மரியாதை காட்டுங்கள், நல்ல தொனியைக் காட்டுங்கள். ஒரு குறிப்பிட்ட தருணத்தில் நீங்கள் பெற்ற கடிதத்திற்கு பதிலளிக்க முடியாவிட்டால், இதைப் பற்றி ஆசிரியரிடம் தெரிவிக்கவும், விரைவில் பதிலளிப்பதாக உறுதியளிக்கவும். உங்களிடம் கேட்கப்பட்ட கேள்விகளுக்கு வரிசையாக பதிலளிக்கவும். புதிய செய்தியைப் போல பதிலைத் தொடங்க வேண்டிய அவசியமில்லை.

இரண்டு நாட்களுக்குள் நீங்கள் பதிலளிக்கவில்லை என்றால், நீங்கள் அவருடைய கடிதத்திற்கு கவனம் செலுத்தவில்லை அல்லது அது தொலைந்துவிட்டதாக முகவரியாளர் நினைப்பார்.

வழக்கமாக, அதைத் தொடங்கியவர் மின்னணு உரையாடலை முடிக்க வேண்டும். இந்த விதி சில நேரங்களில் கவனிக்கப்படாவிட்டாலும், ஒரு குறிப்பிட்ட கடிதத்தின் பிரத்தியேகங்களின் அடிப்படையில்.
மின்னஞ்சல் கடிதப் பரிமாற்றத்தின் அனைத்து பெயரிடப்பட்ட விதிகளையும் நினைவில் கொள்ளுங்கள். எப்பொழுதும் அவற்றைக் கவனியுங்கள், கவனமாகவும் நியாயமாகவும் இருங்கள்.

எனவே நீங்கள் உங்களை ஒரு தொழில்முறை, நவீன மற்றும் திறமையான மேலாளராகக் காட்டலாம், அவருடன் வேலை செய்வது இனிமையானது மற்றும் வசதியானது.