Tila, bakit kailangan pang i-staple ang mga dokumento kung maaari mong i-staple ang mga ito, ilagay ang mga ito sa isang file, o idikit pa ang mga ito, hindi pa banggitin ang paglilipat ng mga papel sa elektronikong paraan? Gayunpaman, maraming mga lugar kung saan kailangan mong dalhin ang mga sheet na tinahi ng sinulid: sa tanggapan ng buwis, sa mga archive, sa mga korte, atbp. Ito ay kinakailangan upang madagdagan ang antas ng seguridad: pagkatapos ng lahat, imposibleng tahimik na palitan ang isang sheet sa wastong nakatali na mga dokumento. Madali mong ma-verify ito sa pamamagitan lamang ng pagtingin sa mga nakagapos na dokumento.

Tila ang lahat ay medyo simple: tahiin ang mga sheet at patunayan ang mga ito. Ngunit may isang kahirapan na kadalasang nakalilito sa mga klerk - ang kawalan ng pinag-isang tuntunin sa pagtahi. Kasabay nito, ang tanggapan ng buwis o archive ay may karapatang ibalik ang mga maling nakalakip na dokumento, na maaaring lubos na maantala ang mga mabagal na pamamaraan. Gayunpaman, huwag mawalan ng pag-asa: mayroong ilang mga GOST ayon sa kung saan dapat isagawa ang prosesong ito.

Anong mga GOST at pamantayan ang kailangang isaalang-alang

Ipinapakita ng larawan kung paano magtahi ng dokumentasyon sa pamamagitan ng 3 butas

Tulad ng nabanggit na, ang pangunahing kahirapan ay ang kakulangan ng isang pare-parehong pamantayan. Gayunpaman, may mga pangkalahatang tuntunin sa sertipikasyon na nalalapat sa karamihan ng mga kaso sa mga dokumentong A4. Maaari mong malaman ang tungkol sa mga ito sa mga rekomendasyong Methodological para sa pagbuo ng mga tagubilin para sa trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong awtoridad, na inaprubahan ng Order of the Federal Archive ng Disyembre 23, 2009 No. 76 at GOST R 51141-98 "Trabaho sa opisina at pag-archive. ”

Kung kailangan mong magrehistro ng isang LLC, huwag mag-atubiling pag-aralan ang "Mga kinakailangan para sa paghahanda ng mga dokumento na ginagamit para sa pagpaparehistro ng estado ng mga legal na entity, pati na rin ang mga indibidwal bilang mga indibidwal na negosyante" na may petsang 02/26/2004 N-110 at "Mga paliwanag sa pamamaraan sa ang pamamaraan para sa pagpuno ng mga form ng dokumento na ginagamit para sa pagpaparehistro ng estado ng isang legal na entity" (Artikulo 1, talata 3). Ito ay nagkakahalaga ng noting na ang karamihan sa mga rekomendasyon ay ibinigay para sa mga dokumentong nakaimbak ng higit sa sampung taon.

Gayunpaman, kung mayroon kang mga pagdududa tungkol sa kawastuhan ng impormasyon sa itaas, mas mahusay na linawin ang lahat ng mga detalye nang maaga sa lugar. Minsan kinakailangan na patunayan ang bawat sheet o numero ng mga sheet o pahina. Ito ay nagkakahalaga din na tandaan iyon Ang lahat ng mga dokumento na binubuo ng higit sa isang sheet ay napapailalim sa firmware.

Disenyo ng takip

Ang takip ay kinakailangan para sa mas mahusay na pangangalaga ng dokumento. Ito ay may dalawang uri: regular at pangmatagalang imbakan. Ang una ay manipis na karton, ang pangalawa ay gawa sa mas siksik, mas matigas na karton. Kasabay nito, para sa mga dokumentong isinumite para sa imbakan ng estado, tanging ang acid-free na karton ang dapat gamitin bilang takip.

Upang magbigkis ng isang dokumento na binubuo ng mga A4 sheet, ginagamit ang isang takip na may sukat na 22.9 x 32.4 cm, i.e. bahagyang mas malaki kaysa sa dahon mismo.

Kung ang mga sheet na natahi sa kaso ay hindi karaniwang sukat, kung gayon ang takip ay dapat magkaroon ng naaangkop na mga sukat nang walang mga allowance sa mga gilid. Para sa higit na lakas, bilang karagdagan dito, ang mga manipis na piraso ng karton ay natahi sa harap at likod, kung saan dapat dumaan ang lubid. Kasabay nito, may mga espesyal na regulasyon kahit na para sa pandikit: walang mga pastes, tanging stationery o silicate na mga pagpipilian.

Kung hindi ka pa nakapagrehistro ng isang organisasyon, kung gayon pinakamadaling paraan Magagawa ito gamit ang mga online na serbisyo na tutulong sa iyo na makabuo ng lahat ng kinakailangang dokumento nang libre: Kung mayroon ka nang organisasyon at iniisip mo kung paano pasimplehin at i-automate ang accounting at pag-uulat, ang mga sumusunod na online na serbisyo ay sasagipin at ay ganap na papalitan ang isang accountant sa iyong negosyo at makatipid ng maraming pera at oras. Ang lahat ng pag-uulat ay awtomatikong nabuo, pinirmahan sa elektronikong paraan at awtomatikong ipinapadala online. Ito ay perpekto para sa mga indibidwal na negosyante o LLC sa pinasimple na sistema ng buwis, UTII, PSN, TS, OSNO.
Nangyayari ang lahat sa ilang pag-click, nang walang pila at stress. Subukan ito at ikaw ay mabigla kung gaano kadali ito ay naging!

Pagbilang ng pahina

Upang matiyak na ang mga sheet ay hindi magkakahalo o mawala, ang dokumento ay binibilang. Ito ay isang mahalagang bahagi ng stitching, na may sariling mga katangian at panuntunan:

• Bago ka magsimulang magdagdag ng mga numero, kailangan mong kunin ang lahat ng mga blangkong sheet mula sa file at itabi ang imbentaryo - hindi ito lumilitaw sa pagnunumero. Pagkatapos ay ayusin ang mga attachment ayon sa petsa o iba pang pamantayan, gaya ng bansa o alpabeto. Ang mga tender ay isang pagbubukod: para sa kanila, ang mga kumpanya mismo ang tumutukoy sa lokasyon.
• Susunod na kakailanganin mo ng isang simpleng lapis. Sa simpleng mga sheet, ang pagnunumero ay inilalagay sa kanang sulok sa itaas; sa mga naka-embed na mapa, litrato, guhit, atbp. - sa kabaligtaran, sa kaliwang sulok sa itaas sa likod. Ang mga malalaking format na sheet ay inilalagay sa kanang tuktok sa harap. Kahit na ang mapa ay binubuo ng ilang mga sheet na nakadikit sa isa, ito ay isang sheet sa dokumento. Sa likod nito ay nakasulat ang bilang ng mga sheet: "Sheet No. xxx - gluing diagram ng xxx sheets." Nalalapat din ito sa mga litrato, diagram at clipping na mahigpit na idinidikit sa sheet: "Sa sheet No. xxx, xxx clipping at xxx na mga larawan ay idinidikit ayon sa imbentaryo sa likod." Kung ang mga naturang pagsingit ay nakadikit lamang mula sa isang sulok, kung gayon ang mga ito ay hiwalay na mga sheet at binibilang nang hiwalay.
• Ito ay nagkakahalaga kaagad na tandaan ang mga tampok ng malalaking format ng firmware: igulong ang sheet sa kinakailangang format, ilakip ito sa mga dokumento at tingnan kung saan pupunta ang thread. Ito ay kung saan dapat mong i-flash ito at wala nang iba pa.
• Kung sa loob ng kaso ay may isang dokumento na may sariling pag-numero (brochure, magasin, pahayagan), maaari itong iwanang hindi nagbabago lamang kung ang mga numero ay nag-tutugma sa mga pangkalahatan. Kung hindi, ang dokumento ay sasailalim sa muling pagnunumero at pagsasama sa pangkalahatang listahan. Kung ang isang sobre na naglalaman ng mga materyales ay kasama sa kaso, ang mga materyales ay dapat na hiwalay na bilang, ang kinakailangang numero ay dapat ilagay sa sobre, at isang hiwalay na imbentaryo ng mga nilalaman ay dapat na gumuhit. Ang mga volume o bahagi ng isang case ay hiwalay na binibilang.
• Kung nagkamali ka sa pagnunumero, kailangan mong maingat na i-cross out ang mga numero gamit ang slash at ilagay ang tamang numero sa tabi nito. Kasabay nito, ang isang bagong inskripsiyon ng sertipikasyon ay iginuhit. Kung mayroong masyadong maraming mga error, ang kaso ay muling numero, ang lumang sertipikasyon ay i-cross out at isang bago ay iguguhit. Kung ang mga bagong sheet ay idinagdag sa file, ang dokumento ay kailangang ganap na palitan ng numero. Sa mga pambihirang kaso, posibleng gumamit ng mga titik sa halip na mga numero: 1, 2, 2a, 2b, 3.

Matapos ipasok ang mga numero, ang isang inskripsiyon ng sertipikasyon ay iginuhit. Naglalaman ito ng impormasyon tungkol sa lahat ng mga sheet na natahi sa file: ang kabuuang bilang, kung ano ang eksaktong tinahi (mga mapa, mga larawan, mga clipping), kung ano ang kalagayan ng mga ito (napunit, maraming blots), kung anong mga numero ng sheet ang nawawala, anong petsa ang ang pagnunumero ay nagsimula sa. Dapat ilagay lagda, transcript, posisyon, petsa, format ng sheet.

Imbentaryo ng dokumento

Ang imbentaryo ay kinakailangan para sa isang kontrol na paghahambing ng mga available na sheet, ang kanilang lokasyon at configuration. Hindi ito binibilang at inilapat bago ang unang sheet. Dapat itong maglaman ng sumusunod na impormasyon: kumpanya, lungsod, petsa, posisyon at buong pangalan ng certifier. Ang imbentaryo mismo ay maaaring iharap sa anyo ng isang talahanayan, na nagpapahiwatig ng petsa ng pagsasama-sama ng nakalakip na dokumento, ang pangalan nito, kung aling mga sheet ang nakuha, at ang kanilang kabuuang bilang.

Ang isang pangkalahatang imbentaryo ay dapat palaging kasama ng dokumento. Bilang karagdagan dito, maaaring mayroong isang imbentaryo sa loob ng file, na pinagsama-sama sa magkahiwalay na mga sheet o isang nakapaloob na sobre.

Sertipikasyon ng dokumento

Pinuna ng sertipikasyon ang buong proseso ng paghahain ng kaso, maliban kung kinakailangan na patunayan ang bawat sheet nang hiwalay. Ang sertipikasyon ay ang lagda ng isang awtorisadong tao na magiging responsable para sa paglipat ng lahat ng nakagapos na mga dokumento para sa tanggapan ng buwis, mga archive o iba pang mga awtoridad. Ito ay nakalagay sa likod ng huling sheet.

Paano nangyayari ang firmware? Kakailanganin mong hole punch, thread, certification sticker, pati na rin ang malupit na thread, tape, plain thread o katulad na bagay. Pinakamainam na gamitin ang unang pagpipilian - ito ay sapat na malakas at hindi mapunit. Ang certification sticker ay isang manipis na piraso ng papel na may sumusunod na text na naka-print dito:

“Tinahi, binilang, pinirmahan

at selyo _______ (_____) sheet ___

CEO

OOO "______"

BUONG PANGALAN"

Ang pamamaraan mismo ay ganito ang hitsura:

1. Pagkuha ng mga sheet, ilagay ang mga ito sa isang hole punch at gumawa ng dalawa o higit pang mga butas sa isang lugar. Kung ang bilang ng mga sheet ay maliit, maaari mong itusok ang mga ito ng isang karayom ​​o awl, ngunit kailangan mong kumilos nang maingat upang hindi mapunit ang papel. Hilahin ang sinulid sa magkabilang butas upang ang gitna ay nasa labas at ang mga buntot ay bumaba sa likod. Kailangan mong i-thread ang thread ng dalawang beses para sa higit na lakas.
2. Ikabit ang mga buntot sa isang buhol, putulin ang labis na sinulid (ang haba ng mga buntot ay hindi dapat lumampas sa anim na sentimetro) at idikit ang isang handa na piraso ng papel sa itaas upang masakop nito ang buhol, ngunit hindi ito ganap na itago. Kung ang dokumento ay itatabi ng higit sa sampung taon, ang sticker ay gawa sa papel na papyrus.
3. Matapos matuyo ang pandikit, ang selyo at pirma ng ipinahiwatig na tao ay inilalagay sa sticker, ngunit hindi sila dapat lumampas sa mga gilid ng papel. Minsan maaaring kailanganin mong i-secure ang impormasyon gamit ang pandikit. Hinihiling ng ilang awtoridad na sertipikado ang bawat sheet. Sa kasong ito, ang pirma ng awtorisadong tao na nakasaad sa likod ay nakalagay sa ibaba.

3 at 4 na butas na tahi

Ang buong proseso ng pagtahi ay maikling inilarawan sa itaas. Kasabay nito, mayroong ilang mga pagpipilian sa pangkabit: tatlo at apat na butas. Ang kanilang pangkalahatang prinsipyo ay nananatiling pareho, ang mga detalye lamang ang naiiba:

• Upang magtahi ng isang kaso na may tatlong butas, kailangan mong suntukin ang mga sheet ng tatlong beses at higpitan nang tama ang thread. Ang distansya sa pagitan ng mga butas ay hindi dapat lumagpas sa tatlong sentimetro. Ibalik ang kaso at ipasa ang sinulid sa gitnang butas (dapat dumikit ang dulo mula sa unang sheet). Pagkatapos ay ipasa ang thread sa tuktok na butas, pagkatapos ay sa ilalim na butas, at panghuli sa gitnang butas. Ang magkabilang dulo ng sinulid ay lalabas sa likod ng case, at madali mong maitali ang isang buhol at idikit ang piraso ng papel.
• Ang pagtahi sa apat na butas ay halos pareho, ang distansya sa pagitan ng mga ito ay halos isa at kalahating sentimetro. Ibalik ang dokumento at ipasok ang thread sa pangalawang butas mula sa itaas, pagkatapos ay sa ilalim ng butas. Pagkatapos ay gumawa ng isang ahas: ang pangalawang butas mula sa ibaba - ang tuktok na butas mula sa unang sheet - ang pangalawang butas mula sa itaas, kung saan nagsimula ang lahat. Itali ang isang sinulid sa isang buhol, idikit ang isang piraso ng papel na pergamino at lagdaan kapag nagsusumite ng mga dokumento.

Sa ilang mga kaso, posible na mag-flash ng limang butas, ngunit ang prinsipyo ay hindi nagbabago sa lahat.

Ang prosesong ito ay ipinaliwanag nang sunud-sunod sa sumusunod na video:

Bakit kailangan mong itali ang dokumentasyon?

Maaaring kailanganin ng bawat isa ang kakayahang mag-staple ng mga dokumento: ang mga dokumento ay naka-staple upang magsumite ng aplikasyon para magbukas ng negosyo, upang lumahok sa isang tender, kapag nagsusumite ng mga dokumento sa isang archive o hukuman, naglilipat ng mga ulat sa accounting o mga dokumento ng tauhan. Sa kasong ito, kailangan mong i-staple hindi lamang ang mga orihinal, kundi pati na rin ang mga kopya ng mahahalagang dokumento na hindi maaaring ilipat sa lugar ng kahilingan.

Kadalasan, ang mga dokumento ng cash at accounting, pati na rin ang maraming mga dokumento sa trabaho sa opisina, ay kailangang i-staple: mga libro ng negosyo, mga dokumento sa pagtatayo at buwis, mga file ng notaryo. Ang ilan sa kanila ay may mga espesyal na kinakailangan sa firmware, na mas kilala nang maaga. Ang mga dokumento ng accounting ay naka-staple sa limang butas, ang mga dokumento ng buwis at archival ay naka-staple sa tatlong butas, at ang mga dokumento ng pera ay kadalasang naka-staple sa kaliwang sulok sa itaas.

Sa kabila ng mga pangkalahatang tuntunin, ang ilang mga awtoridad ay may sariling mga natatanging tampok, na mas mahusay na linawin nang maaga upang hindi mo na kailangang itama ang lahat sa ibang pagkakataon. At tandaan ang isang mahalagang katotohanan: ang empleyado lamang na may mga karapatang ito ang maaaring mag-staple ng mga dokumento.

Firmware (lacing) ng mga dokumento: mula A hanggang Z

Ang wastong paghahanda ng mga dokumento ay isang maingat at mahirap na gawain. Pagkatapos ng lahat, ang huling resulta ng kanilang pagsasaalang-alang sa mga institusyon at ang kaugnay na mga kahihinatnan ay higit na nakasalalay sa halos bawat titik at kuwit.

Sa kabila ng katotohanan na ngayon ay maraming mga gabay sa Internet kung paano tama ang pagpuno, pagbuo at istraktura ng mga dokumento, malamang na hindi ka makakahanap ng kumpleto at detalyadong mga tagubilin kung paano i-flash ang mga ito kahit saan. Mula sa aming pananaw, ang tamang firmware ng dokumento ay hindi gaanong mahalaga kaysa sa lahat ng iba pang mga yugto ng paghahanda nito para sa mga kadahilanang ibinigay sa ibaba.

Una, ang maling firmware ng dokumento ay tiyak na magsisilbing wastong dahilan para sa pagtanggi na tanggapin ito. Tulad ng naiintindihan mo, ang bawat naturang pagtanggi ay nangangailangan ng nawawalang oras, karagdagang pagsisikap at mga gastos sa pananalapi. Ngunit hindi ito ang pinaka-delikadong bagay sa sitwasyong ito.

Pangalawa, ang mahinang kalidad o walang ingat na firmware ng mga dokumento ng iyong kumpanya ay maaaring gamitin ng mga interesadong partido na hindi pabor sa iyo. Iyon ay, ang mga mahahalagang dokumento ay maaaring burdado at i-disassemble, at ang mga sheet na naglalaman ng mahalagang impormasyon ay maaaring palitan. At magiging napakahirap patunayan ang pagpapalit.

Sa tingin namin, hindi na kailangang pag-isipan nang hiwalay ang mga mapaminsalang kahihinatnan na maaaring idulot ng walang ingat na firmware para sa kinabukasan ng iyong organisasyon at ng iyong negosyo sa kabuuan.

Legislative Viewpoint

Ngayon, mayroong isang bilang ng mga legal na kilos na kumokontrol sa pamamaraan hindi lamang para sa pagpuno, kundi pati na rin para sa pagpasok ng mga dokumento ng ganitong uri. Kabilang sa mga ito ay kinakailangan upang i-highlight ang mga sumusunod:

Metodolohikal na mga paliwanag sa pamamaraan para sa pagpuno ng ilang mga anyo ng mga dokumento na ginagamit para sa pagpaparehistro ng estado ng isang ligal na nilalang, na inaprubahan ng utos ng Ministri ng Russian Federation para sa Mga Buwis at Tungkulin na may petsang Abril 18, 2003 N BG-3-09/198;

Clause 2.6.22 ng Seksyon 2.6. Order of the Ministry of Culture of Russia No. 536 ng Nobyembre 8, 2005. "Sa Mga Modelong Tagubilin para sa Trabaho sa Opisina sa mga Federal Executive Bodies";

P.6.2.2.4. Pagtuturo ng Central Bank of Russia "Sa trabaho sa opisina sa Central Bank ng Russian Federation (Bank of Russia)", na naaprubahan ng Order No. 02-213 ng Disyembre 7, 1992;

P.p. 4, 5 "Mga kinakailangan para sa paghahanda ng mga dokumento na ginagamit para sa pagpaparehistro ng estado ng mga legal na entity, pati na rin ang mga indibidwal bilang mga indibidwal na negosyante", na inaprubahan ng Dekreto ng Pamahalaan ng Russian Federation noong Hunyo 19, 2002 N 439 (tulad ng binago noong Oktubre 16 , 2003, Pebrero 26 2004).

GOST R 51141-98 "Pamamahala at pag-archive ng opisina. Mga tuntunin at kahulugan.

Mga pangunahing konsepto at tool na kinakailangan para sa flashing

Ginagabayan ng mga regulasyon sa itaas, isasaalang-alang namin ang isa sa mga huling yugto ng paghahanda ng dokumento, lalo na ang kanilang firmware.

Basic, i.e. tulad na ginagamit sa pag-flash ng lahat ng uri ng mga dokumento ay ang mga sumusunod na prinsipyo:

Ang ipinag-uutos na gross page numbering, na, bilang panuntunan, ay isinasagawa sa Arabic numeral sa kanang itaas na sulok ng bawat sheet ng dokumento (clause 6.2.2.4 ng Instruction of the Central Bank of Russia No. 9 ng Disyembre 7, 1992 );

Ang lahat ng mga dokumento na binubuo ng dalawa o higit pang mga sheet ay napapailalim sa firmware;

Ang mga kopya ng ayon sa batas na mga dokumento ay dapat ding i-flash, na ang pagkakaiba lamang ay pagkatapos ng pagkislap, ang isang sticker ay hindi nakakabit sa mga ito at ang isang selyo ay hindi nakakabit;

Ang stitching ay dapat gawin gamit ang isang espesyal na makapal na karayom ​​sa stitching gamit ang isang awl at stitching thread o twine. Ang mataas na kalidad na firmware ay nangangailangan ng maaasahang pandikit na hindi mawawala ang mga katangian nito sa mahabang panahon.

Step-by-step na gabay sa pag-flash ng firmware

Upang maayos na i-flash ang iyong mga dokumento, dapat mong gawin ang mga sumusunod na hakbang sa mahigpit na pagkakasunud-sunod:

1. Alisin ang lahat ng mga pin, mga clip ng papel at iba pang mga metal na pangkabit mula sa mga sheet ng dokumento.

2. Makinis at maayos na tiklupin ang mga sheet na tatahi sa tamang pagkakasunud-sunod, hindi nakakalimutang suriin ang kawastuhan ng kanilang pagnunumero.

3. Kumuha kami ng isang espesyal na awl o, kung ang bilang ng mga sheet ay hindi malaki, isang stitching needle, at kasama ang kaliwang margin ng dokumento, na gumagawa ng isang indent na mga 1.5 cm mula sa bahagi ng teksto, gumawa kami ng 3 sa pamamagitan ng mga butas. Ang mga butas na ito ay dapat na patayo na may kaugnayan sa ilalim ng dokumento, at ang distansya sa pagitan ng bawat isa sa kanila ay dapat na hindi bababa sa 3 sentimetro na may kaugnayan sa gitnang bahagi ng sheet.

4. Sukatin ang haba ng sinulid na katumbas ng 70 cm (medyo mas mahaba kaysa sa haba ng iyong bisig) at ipasok ito sa isang karayom;

5. Para sa aming maximum na kaginhawahan, ang mga butas sa pagtahi sa karagdagang mga tagubilin sa pagsubok ay bilangin mula No. 1 hanggang No. 3 mula sa itaas hanggang sa ibaba;

6. Pagkatapos nito, sinusubukan na huwag ilipat ang mga sheet, sinulid namin ang karayom ​​sa butas No. 2, na iniiwan ang isa sa mga dulo ng thread sa likod na bahagi at tinitiyak na nananatili ito sa lugar na ito sa buong proseso ng pagtahi.

7. Pagkatapos, mula sa harap na bahagi ng mga sheet, ipinapasa namin ang karayom ​​sa butas No.

8. Ngayon na ang karayom ​​ay lumabas mula sa likod na bahagi ng dokumento, muli naming sinulid ito sa butas No. 3, at pagkatapos ay mula sa harap na bahagi ay ipinapasa namin ito sa butas No. 2 upang ang karayom ​​at sinulid ay muli sa ang likod na bahagi ng mga sheet.

9. Kaya, ang magkabilang dulo ng aming sinulid ay napunta sa likod na bahagi ng mga sheet, na sinulid sa mga butas No. 2 at No. 3.

10. Putulin ang labis na haba ng sinulid, huwag kalimutang iwanan ang mga dulo ng mga 6-7 cm ang haba upang itali ang mga ito sa isang buhol.

11. Gumagawa kami ng isang buhol mula sa mga dulo ng thread nang mas malapit hangga't maaari sa sheet ng dokumento at mahigpit na ilakip ito sa likod na bahagi ng huling sheet.

12. Gamit ang office glue, idikit ang isang sheet ng papel na may sukat na dalawa hanggang limang sentimetro (sticker) sa itaas upang masakop nito ang buong tinukoy na buhol at bahagyang ang natitirang haba ng mga thread. Sa kasong ito, ang mga dulo ng mga thread na humigit-kumulang 1-2 cm ay mananatiling libre mula sa sticker.

13. Sa tinukoy na sheet ng papel ginagawa namin ang inskripsiyon na "Nakabilang, tinahi at selyadong sa ___ (___ dami sa mga salita) na mga sheet" upang bahagyang umaabot ito sa likod na bahagi ng huling pahina ng dokumento, na lampas sa sticker.

14. Pinapatunayan namin ang inskripsiyong ito na may pirma ng kaukulang awtorisadong tao at ang selyo ng legal na entity. Ang impresyon ng selyo at ang pirma ay dapat na sumasakop sa bahagi ng huling mga sheet, na lumalampas sa sticker.

"Archival binding ng kaso", i.e. ang pagharap sa mga nabuong dokumento ng archival ay ang resulta ng pagkumpleto ng trabaho sa pagpaparehistro ng dokumento sa proseso ng paghahanda sa mga ito para sa kasunod na imbakan at paggamit sa archive ng organisasyon (o para lamang sa imbakan ng archival kung ang organisasyon ay walang archive).

Pagpaparehistro ng mga kaso kumakatawan kumplikado ng mga gawa ayon sa paglalarawan ng kaso (ang komposisyon at nilalaman ng mga dokumentong nakapaloob dito) sa pabalat ng kaso, i.e. disenyo sa pabalat ng isang tiyak na heading, na tinukoy sa paghahambing sa mga nomenclature ng mga kaso, pag-numero ng mga sheet, compilation ng isang panloob na imbentaryo ng mga dokumento ng kaso at isang dokumento na nagpapatunay sa kaso, at, sa wakas, nagbubuklod, i.e. pagsasampa at pagsasali ng kaso. Ang hanay ng mga gawa na ito ay tinatawag din archival at teknikal na pagproseso ng mga dokumento sa proseso ng paghahanda sa kanila para sa imbakan ng archival (paghahanda para sa paghahatid sa archive ng organisasyon o sa estado, munisipal na archive). Ipinapakita ng pagsasanay na ang mga organisasyon ay kasalukuyang mas gustong mag-order ng mga serbisyo sa pagpoproseso ng archival at teknikal na dokumento sa isang outsourcing na batayan o, bilang huling paraan, mag-imbita ng isang sinanay na bookbinder upang pagsama-samahin ang mga kaso na pinagsama-sama at inilarawan sa gawaing opisina na nilayon para sa pag-iimbak ng archival.

Depende sa panahon ng pag-iimbak ng mga dokumento, maaaring isagawa ang buo o bahagyang pagpaparehistro ng mga kaso:

• buong pagpaparehistro ng mga kaso nalalapat sa mga dokumento (mga kaso) na may permanenteng panahon ng imbakan, para sa mga tauhan at isang pansamantalang panahon ng imbakan (mahigit sa 10 taon);
• bahagyang clearance, kung saan pinapayagan na huwag bilangin ang mga sheet ng kaso, hindi gumuhit ng isang panloob na imbentaryo at isang sheet ng sertipikasyon, na nalalapat sa mga kaso ng pansamantalang (hanggang sa 10 taon kasama) na imbakan.

Ang itinatag na mga form para sa panloob na imbentaryo ng mga dokumento ng kaso (mga yunit ng imbakan) at ang sheet ng sertipikasyon ng kaso ay matatagpuan sa:

• Mga pangunahing patakaran para sa gawain ng mga archive ng departamento (inaprubahan ng desisyon ng board ng Main Archive ng USSR noong Agosto 28, 1982, na inaprubahan sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod ng Main Archive ng USSR na may petsang Setyembre 5, 1985 No. 263; appendice No. . 4-5),
• Mga pangunahing patakaran para sa gawain ng mga archive ng mga organisasyon (naaprubahan ng desisyon ng board ng Rosarkhiv na may petsang 02/06/2002; mga appendice No. 9-10) at
• Mga rekomendasyong metodolohikal para sa pagbuo ng mga tagubilin para sa trabaho sa opisina sa mga pederal na ehekutibong awtoridad (naaprubahan sa pamamagitan ng pagkakasunud-sunod ng Federal Archive ng Russia na may petsang Disyembre 23, 2009 No. 76; mga apendise No. 26-27; pagkatapos nito ay tinutukoy bilang Mga Tagubilin sa Metodo).

Ang mga patakaran para sa pag-systematize ng mga dokumento sa loob ng isang kaso, ang kanilang pagnunumero at mga paglalarawan sa pabalat ng kaso ay tinalakay nang detalyado sa parehong mga dokumento ng regulasyon at pamamaraan.

Mga dokumentong bumubuo sa kaso nilagyan ng 4 na butas sa isang matigas na takip ng karton o magkakaugnay isinasaalang-alang ang posibilidad ng libreng pagbabasa ng teksto ng lahat ng mga dokumento, petsa, visa at mga resolusyon sa kanila. Kapag naghahanda ng mga file para sa pag-file (stitching, binding), ang lahat ng metal fastenings ng mga dokumento (paper clip, stapler) ay dapat alisin.

Ang mga kinakailangan para sa takip na karton at ang anyo ng paglalarawan ng kaso sa takip (lokasyon ng mga elemento ng paglalarawan) ay itinatag ng GOST 17914-72 "Mga takip ng kaso para sa pangmatagalang imbakan. Mga Uri, Sukat at Teknikal na Kinakailangan", na pinalawig hanggang 1985 at kung saan, nang walang karagdagang pagbabago, sa katunayan ay nananatiling may bisa hanggang sa kasalukuyan. Tingnan ang Larawan 2.

Kaya, ang karton na ginamit para sa takip ay dapat na mula sa 0.35 hanggang 1.5 mm ang kapal (ang mga kinakailangang ito ay natutugunan ng mga kumpanya ng archival na nagbibigay ng mga serbisyo sa outsourcing para sa pag-archive at teknikal na pagproseso ng mga dokumento), ang takip ng gulugod ay dapat na 40 mm ang lapad (dahil Ang kapal ng ang kaso ay humigit-kumulang 250 sheet ng mga dokumento, na 4 cm), at ang anyo ng takip ng kaso ayon sa GOST na ito ay kasalukuyang inirerekomenda sa Mga Alituntunin (Appendix No. 25).

Upang makumpleto ang pagbubuklod ng inihandang kaso, i.e. hemming para sa 4 na butas, gumamit ng awl, drill, clamp para sa pag-clamp ng pack, malalaking karayom, natural na linen o cotton thread, ngunit pinakamahusay na gumamit ng mga espesyal na device para sa stitching (binding), na magagamit sa merkado ng kagamitan sa opisina. .

Ang partikular na atensyon ay dapat bayaran sa pamamaraan ng "archival stitching", i.e. isyu ng craft:

1. Sinusuri ang komposisyon ng kaso, kung saan una mayroong mga sheet ng panloob na imbentaryo, na independiyenteng binibilang (mula 1 hanggang N), pagkatapos ay binilang ang mga sheet ng mga dokumento ng kaso (mula 1 hanggang humigit-kumulang 250), at sa dulo - isang sheet na nagpapatunay sa kaso.
2. Ang makitid na mga sheet ng papel ang lapad ng mga margin ng nakatali na mga dokumento ng kaso ay inilalagay sa itaas at ibaba ng case pack (siyempre, 35-40 mm ay mas mahusay, ngunit 20-30 mm ay posible rin).
3. Sa kondisyon na ang kaso ay bahagyang nakumpleto na may pansamantalang (hanggang 10 taon kasama) na mga dokumento sa pag-iimbak, ang mga sheet ng karton (takip) ay agad na inilalagay sa ibaba at itaas ng case pack.
   Kapag ang isang kaso ay ganap na nakumpleto na may mga dokumento ng permanenteng imbakan, mga tauhan o pansamantalang (mahigit 10 taon) na imbakan, ang case pack ay unang tahiin, at pagkatapos ay ang kaso ay itali gamit ang itinatag na "typographical" na teknolohiya, na napapailalim sa kung saan ito ay kinakailangan gumamit ng PVA glue, at synthetic glue - kung ito ay protektado mula sa agnas at amag.
4. Ang bundle ay naka-clamp sa ilalim ng presyon, o sa isang clamp, o sa isang espesyal na aparato.
5. Ang mga pakete ay nabutas:
   • mas mababa at itaas - sa layo na 30 mm mula sa hangganan ng mas mababa at itaas na mga patlang ng pack;
   • ang gitnang dalawang butas ay nasa layo na humigit-kumulang 80 mm mula sa ibaba at itaas na mga pagbutas; ang distansya sa pagitan ng mga ito ay dapat ding humigit-kumulang 80 mm.
6. Ang natural na sinulid ay ipinapasa sa mga butas sa isa sa dalawang paraan:
   • 1 paraan(ipinapakita sa Figure 1). Ang bawat dulo ng sinulid ay sinulid sa isang hiwalay na karayom ​​(ibig sabihin, ang magkabilang dulo ng sinulid ay bawat sinulid sa sarili nitong karayom). Ang sinulid ay ipinasok gamit ang dalawang karayom ​​sa dalawang gitnang butas sa harap na bahagi. Mula sa likurang bahagi, ang sinulid ay inilalabas sa itaas at ibabang mga butas sa harap na bahagi. Mula sa harap na bahagi ng itaas at mas mababang mga butas, ang sinulid ay sinulid ng mga karayom ​​sa pinakamalapit na gitnang pagbutas. Ang thread ay napalaya mula sa mga karayom, itinuwid, at ang mga dulo nito ay nakaunat at nakatali sa likod ng pakete;
   • Paraan 2(ipinapakita din sa Figure 1). Ang sinulid ay sinulid sa isang karayom. Mula sa likod na bahagi ng pack, ang thread ay ipinapasa sa pangalawang pagbutas mula sa ibaba (ang dulo ng thread ay naiwan para sa kasunod na pagtali), kinuha mula sa harap na bahagi at ipinasa sa ilalim na pagbutas. Kasama ang likod na bahagi, ang sinulid ay ipinapasa muli sa pangalawang pagbutas mula sa ibaba sa harap na bahagi. Sa kahabaan ng harap na bahagi mula sa itaas, ang sinulid ay ipinasok sa pangalawang pagbutas mula sa itaas at kasama sa likod na bahagi ito ay ipinapasa sa tuktok na pagbutas. Sa pamamagitan nito, ang sinulid ay dinadala sa pangalawang butas mula sa itaas kasama ang harap na bahagi, sinulid at inilabas sa likod na bahagi ng pack. Sa likod na bahagi, ang sinulid ay inilabas mula sa karayom, at ang dalawang dulo nito ay hinihigpitan at nakatali.

Ang trabaho sa opisina at daloy ng dokumento ay medyo kumplikadong proseso sa maraming aspeto. Nalalapat din ito sa firmware ng dokumento. Pagkatapos ng lahat, madalas na ang mga papeles na kailangang i-file at i-archive ay ibinalik dahil sa ang katunayan na sila ay natahi nang hindi tama. Paano i-staple ang mga dokumento nang tama? Ang sagot sa tanong na ito ay ibinigay ng Methodological Recommendations for Office Work, na naaprubahan sa pamamagitan ng utos ng Federal Archive ng Disyembre 23, 2009.

Mga tuntunin ng batas

Hindi alam ng lahat ng tao kung bakit kailangan nilang mag-flash ng mga dokumento. Ngunit lumalabas na maraming mga lugar kung saan maaari kang magsumite ng mga papel na nakatali ng tama. Halimbawa, sa archive o kapag nagsusumite ng mga dokumento para sa isang malambot, at ang pamamaraan para sa pagpaparehistro ng estado ng mga indibidwal bilang mga indibidwal na negosyante o legal na entity ay nangangailangan ng pagsusumite ng mga wastong nakatali na mga dokumento.

Dapat sabihin na ngayon ay walang iisang pagtuturo para sa mga kumikislap na dokumento. Ngunit sa parehong oras, mayroong isang bilang ng mga regulasyon na kumokontrol sa pamamaraan para sa pagpapanatili ng iba't ibang dokumentasyon, kabilang ang pag-file ng mga file.

Kasama sa mga naturang regulasyon hindi lamang ang Methodological Recommendations ng Federal Archive, kundi pati na rin ang Order of the Ministry of Culture of Russia No. 536 of 2005, na nag-aaprubahan sa mga karaniwang tagubilin para sa trabaho sa opisina, ang Instruction of the Central Bank of Russia, na tumutukoy sa ang mga pangunahing probisyon ng trabaho sa opisina sa Bangko Sentral, pati na rin ang mga paliwanag ng Metodolohikal sa pamamaraan para sa pagpuno ng ilang mga anyo ng mga dokumento na inaprubahan ng Order ng Ministri ng Mga Buwis at Tungkulin na may petsang Abril 18, 2003, at, siyempre, GOST R 51141.

Ito ay nagkakahalaga ng pagpuna na ang lahat ng mga dokumento na mas malaki kaysa sa isang sheet ay kailangang tahiin.

Nalalapat din ito sa mga kopya ng mga dokumentong ayon sa batas ng mga legal na entity (ang pagkakaiba sa pagitan ng mga nakatali na orihinal at mga kopya ay ang mga kopya ay hindi naselyohan). Bilang karagdagan, kapag nag-file ng mga dokumento, ang lahat ng mga pahina ay binibilang. Ginagawa ito sa mga numerong Arabic, na inilalagay sa kanang sulok sa itaas ng bawat sheet. Para sa stitching, ang mga espesyal na thread (o twine), isang stitching needle at isang awl ay ginagamit. At sa likod ng huling pahina ay dapat mayroong isang sticker ng sertipikasyon na nagsasaad ng bilang ng mga pahinang nakatali, ang selyo ng organisasyon at ang pirma ng tagapamahala (o isang awtorisadong tao).

Mga takip

Kapag nag-file ng mga dokumento, sulit na alagaan ang tamang takip ng karton para sa bawat kaso. Ang mga takip ay maaaring:

• pamantayan
• hindi pamantayan
• pangmatagalang imbakan

Ang mga karaniwang cover ay karaniwang may sukat na 229x324 millimeters at ginagamit kapag nagbubuklod ng mga dokumento na ginawa sa karaniwang mga sheet. Tulad ng para sa mga hindi karaniwang pabalat, kinakailangan ang mga ito kung kailangan mong i-hem ang mga sheet na mas malaki kaysa sa karaniwang sukat. Pagkatapos ang takip ay ginawa ayon sa laki ng mga sheet na isinampa.

Ang mga takip na gawa sa matigas na karton ay ginagamit sa mga kaso kung saan kinakailangan na magbigkis ng mga dokumento na nilayon para sa pangmatagalang imbakan (mula sa dalawampu't limang taon). At para sa pagsusumite ng mga dokumento sa mga archive ng estado, ginagamit ang mga cover na gawa sa acid-free na karton.

Imbentaryo - ang pinuno ng lahat

Ang bawat hiwalay na nakatali na hanay ng mga dokumento ay dapat ibigay sa isang imbentaryo, na dapat maglaman ng ilang partikular na impormasyon, katulad ng:

• Pamagat ng dokumento;
• petsa ng compilation ng imbentaryo;
• pamagat at abstract (ito ay nagpapaliwanag para sa kung anong layunin ang hanay ng dokumentasyong ito ay kailangan);
• listahan ng lahat ng mga dokumento na magagamit sa binder (para sa bawat isa ang bilang ng mga sheet ay ipinahiwatig);
• apelyido, posisyon at pirma ng responsableng tao - ang tagatala ng imbentaryo.

Ang imbentaryo ay hindi napapailalim sa pagnunumero at maaaring ganito ang hitsura:

Isinara ang pinagsamang kumpanya ng stock

"Silangan"

St. Petersburg 00.00.0000

Listahan ng mga dokumento

Kabuuang _________________________________________________ na mga dokumento.

(sa mga numero at salita)

Clerk ____________________ Petrova A.I.

Paano mag number sheet?

Kapag binibilang ang mga sheet, dapat mong tandaan ang ilang mga patakaran:

• Ang mga sheet, hindi ang mga pahina, ang binibilang;
• ang imbentaryo ay hindi napapailalim sa pagnunumero;
• kung may mga titik sa isang bundle ng mga dokumento, ang sobre mismo ay binibilang muna, at pagkatapos ay ang lahat ng nakapaloob na mga sheet ay binibilang nang isa-isa;
• dapat ilagay ang mga numero sa kanang sulok sa itaas ng bawat sheet, nang hindi hinahawakan ang teksto ng mga dokumento;
• ang pagnunumero ay isinasagawa sa pataas na pagkakasunud-sunod gamit ang mga numerong Arabic;
• kung ang kaso ay binubuo ng ilang mga volume, kung gayon ang pagnunumero ay isinasagawa nang hiwalay para sa bawat volume, at ang mga apendise sa mga kaso, na inilabas sa anyo ng mga independiyenteng volume, ay binibilang din nang hiwalay;
• kung ang kaso ay naglalaman ng mga dokumento mula sa ilang mga sheet na may sariling pagnunumero (kabilang ang mga naka-print na publikasyon), dapat pa rin silang bilangin sa pangkalahatang pagkakasunud-sunod;

• ang mga sheet ng malalaking format - A2, A3 - ay dapat na buksan at bilangin sa kanang itaas na sulok, at pagkatapos ay hemmed sa isang gilid;
• ang isang sheet na may mahigpit na nakadikit na mga fragment (mga tseke, mga tala sa paghahatid, mga clipping ng pahayagan, mga extract, mga litrato) ay binibilang bilang isang sheet, ngunit sa likod nito o sa ibaba (kung may espasyo) kinakailangan na gumawa ng isang sulat-kamay na imbentaryo ng nakadikit. mga dokumento, habang nasa pangkalahatang imbentaryo ng kaso sa column na "Tandaan" o sa inskripsiyon ng sertipikasyon, kinakailangang ipahiwatig na sa sheet No. ang imbentaryo sa likod ng sheet;
• kung ang mga litrato, mga tseke, mga sertipiko ay nakadikit sa sheet lamang sa isang gilid, sila ay binibilang bilang hiwalay na mga dokumento sa pagkakasunud-sunod ng pag-numero ng kaso;
• kung ang kaso ay naglalaman ng mga diagram, mga guhit o mga litrato, pati na rin ang iba pang mga partikular na attachment na isang independiyenteng sheet, dapat silang bilangin sa itaas na kaliwang sulok sa likod;
• Ang mga mapa o mga diagram na pinagsama-sama mula sa ilang mga sheet ay binibilang bilang isang sheet, at sa pangkalahatang imbentaryo sa column na "Tandaan" at sa likod ng card, ang bilang ng mga sheet sa pandikit ay dapat ipahiwatig.

Mga pagkakamali sa pagnunumero

Kung ang mga maliliit na pagkakamali ay ginawa sa pag-numero ng kaso (nawawalang mga sheet), kung gayon, sa pagsang-ayon sa mga tauhan ng archival, ang paggamit ng may sulat na pagnunumero ay pinapayagan. Nangangahulugan ito na ang lahat ng may bilang na mga sheet ay mananatiling may parehong mga numero, at sa mga nawawalang sheet ang numero ng sheet sa harap ay inilalagay kasama ang pagdaragdag ng isang titik (titik). Halimbawa, 5, 6, 6a, 7...

Ngunit kung ang mas malubhang mga pagkakamali ay ginawa sa pag-numero ng kaso, halimbawa, ang mga maliliit na dokumento na nakadikit sa isang gilid ay hindi binibilang, kung gayon ang pag-numero ay kailangang gawin muli. Nangangahulugan ito na ang mga lumang numero ay kailangang maingat na i-cross out gamit ang isang slash, at ang tamang numero ay nakasulat sa tabi nito. Kung ang pagnunumero ay ginawang muli, dapat ding gumawa ng bagong sertipikasyon. Sa kasong ito, ang lumang inskripsiyon ay hindi tinanggal mula sa file, ngunit i-cross out lamang.

Paano mag-staple ng mga dokumento?

Ang mga awtorisadong empleyado lamang ang dapat magtahi ng mga dokumento gamit ang mga espesyal na thread (bank twine, LSh-210 thread) at mga karayom. Upang mag-stitch ng mga dokumento (dapat itong gawin upang mabasa ang file kung kinakailangan), tatlong butas ang ginawa gamit ang isang awl sa kaliwang margin (mga 1.5 sentimetro mula sa teksto), isa sa itaas ng isa: ang gitnang isa ay dapat maging eksakto sa gitna, at ang distansya sa pagitan ng Ang gitnang at itaas (mas mababang) mga butas ay dapat na tatlong sentimetro. Kung ang kaso ay multi-page, kung gayon mas maginhawang gumawa ng mga pagbutas gamit ang isang awl, ngunit para sa mas maselan na mga kaso maaari kang gumamit ng isang butas na suntok. Upang maiwasan ang mekanikal na pinsala sa una at huling mga sheet ng kaso, mas mahusay na idikit ang manipis na mga piraso ng karton sa site ng stitching kung saan ipapasa ang thread. Upang magtahi ng mga dokumento kakailanganin mo ng isang sinulid na humigit-kumulang pitumpung sentimetro ang haba.

Para sa kaginhawaan ng paliwanag, kundisyon naming lagyan ng numero ang mga butas: No. 1 – itaas, No. 2 – central, No. 3 – mas mababa. Kailangan mong magsimula sa pamamagitan ng paglalagay ng karayom ​​sa butas No. 2, na iniiwan ang isang dulo ng sinulid sa likod na bahagi ng stitching. Pagkatapos nito, ipinapasa namin ang karayom ​​mula sa harap na bahagi sa butas No. Sa sandaling ang dulo ng thread at ang karayom ​​ay nasa likod ng kaso, kailangan mong dalhin ang karayom ​​sa harap na bahagi sa pamamagitan ng butas No. 3, at pagkatapos ay muli sa likod na bahagi sa pamamagitan ng butas No. Ang kaso ay natahi sa lahat ng tatlong butas, at ngayon ay maaari mong itali ang isang buhol sa likod. Ang buhol ay nakatali nang mahigpit, mas malapit hangga't maaari sa huling sheet at naayos na may pandikit at isang sticker ng sertipikasyon. Sa kasong ito, ang mga dulo ng thread ay dapat na libre at nakikita.

Liham ng sertipikasyon

Matapos ang kaso ay stitched at bilang, ito ay kinakailangan upang gumawa ng isang certification inskripsyon. Ginagawa ito sa isang hiwalay na sheet at matatagpuan sa likod ng huling sheet ng kaso. Ang inskripsiyong ito ay dapat magpahiwatig ng bilang ng mga laced at may bilang na mga sheet sa file (sa mga numero at sa mga salita), pati na rin, kung kinakailangan, ang mga tampok ng umiiral na mga dokumento at ang kanilang kondisyon (mga larawan, mga guhit, mga guhit, pagkakaroon ng mga blots, punit-punit. o nasirang mga sheet). Ang liham ng sertipikasyon ay nilagdaan ng manager o isang awtorisadong compiler, na nagsasaad din ng kanyang posisyon at ang transcript ng lagda. Ang inskripsiyon ng sertipikasyon ay ginawa sa isang sticker na may sukat na 5 hanggang 6 na sentimetro. Dapat itong nakadikit ng mataas na kalidad na pandikit na makatiis sa pangmatagalang imbakan, ayusin ang buhol at mga bahagi ng sinulid (iiwan ang mga dulo nang libre) kung saan ang kaso ay tinatahi, at tinatakan. Sa kasong ito, ang selyo ay dapat na nakakabit upang ang imprint ay bahagyang nasa sticker, at bahagyang nasa case sheet.

Paano i-hem ang mga dokumento nang tama at kung anong thread.

Salamat sa tamang firmware, mas madaling ayusin ang mga dokumento. Maraming mga dokumento ang inilipat sa archive. Mas maginhawang mag-imbak ng mga nakagapos na mga multi-sheet na dokumento at magbigay ng mga dokumento sa mga awtoridad sa inspeksyon. Ang mga papel ay nananatiling ganap na buo, na inaalis ang posibilidad ng pagpapalit, pamemeke o pagkawala.

• Ang isyu ng tamang firmware ng dokumento ay nababahala hindi lamang sa mga empleyado ng mga ahensya ng gobyerno, kundi pati na rin sa mga kinatawan ng maliliit na negosyo.
• Kung ang firmware ay hindi na-install nang tama, ang proseso ng pagpaparehistro ay maaaring tumagal ng hindi tiyak na tagal ng panahon. Ang tamang firmware ay isang garantiya ng maximum na proteksyon sa dokumentasyon.

Paano magsagawa ng firmware ayon sa umiiral na mga kinakailangan? Paano gagawin ang lahat sa unang pagkakataon kung walang malinaw na hanay ng mga patakaran para sa pag-file ng mga papeles sa opisina? Ang materyal sa artikulong ito ay nakatuon sa iba't ibang paraan ng flashing na dokumentasyon.

• Kung kailangan mong mag-staple ng mga papel sa opisina sa ilang mga sheet, pagkatapos ay una sa lahat kailangan mong pamilyar sa mga regulasyon. Siyempre, ang unang bagay na nasa isip ay pandikit o isang stapler. Ang mga dokumentong maraming pahina ay hindi maaaring idikit. Ngunit paano mo sila tahiin? Pagkatapos ng lahat, ang maling firmware ay maaaring magresulta, sa pinakamababa, sa isang pagtanggi na magparehistro ng awtoridad na nangangailangan sa iyo na magbigay ng isang pakete ng mga dokumento.
• Ano ang gagawin kung walang hanay ng mga alituntunin at mga sample, at imposibleng mag-stitch ng mga papel kung lumalabas ito, at hindi ayon sa nararapat. Sa kabila ng katotohanan na walang malinaw na mga tagubilin tungkol sa pagbubuklod ng dokumentasyon, kinakailangan na tumuon sa mga tiyak na kinakailangan ng awtoridad na humihiling ng impormasyon sa anyo ng isang nakatali na pakete ng mga dokumento.
• Magiging kapaki-pakinabang din na maging pamilyar sa mga pangkalahatang rekomendasyon para sa mga kumikislap na dokumento na binubuo ng higit sa isang sheet. Ang mga ito ay kinokolekta sa isang brochure o mga alituntunin para sa 2009. Mayroon ding brochure para sa 2004. Ito ay mas angkop para sa pagpaparehistro ng dokumentasyon ng LLC.

• Ang mga paraan ng pagtahi ng mga sheet na inilarawan sa mga polyeto ay tumutukoy sa dokumentasyon na dapat na nakaimbak ng higit sa 10 taon.
• Ang pagtahi ng mga multi-page na dokumento ay isinasagawa gamit ang isang regular na karayom ​​at makapal na sinulid. Ngunit paano matutunan kung paano maayos na mag-flash ng dokumentasyon ng enterprise? Pagkatapos ng lahat, ang kasanayang ito ay magiging kapaki-pakinabang nang higit sa isang beses sa iyong bureaucratic o entrepreneurial na karera.

Anong mga dokumento ang tinahi?

• Dokumentasyon ng tauhan batay sa mga resulta ng kasalukuyang taon
• Dokumentasyon ng accounting
• Ang papasok at papalabas na dokumentasyon ng Clerk
• Mga dokumento para sa tanggapan ng buwis
• mga dokumento para sa pagsusumite ng mga ulat sa Pension Fund ng Russia
• mga dokumento sa iba't ibang departamento ng bangko
• mga tender na dokumento
• mga kopya ng mga dokumentong ayon sa batas
• mga dokumento para sa pagtatapos ng mga partikular na mahahalagang kasunduan
• aklat ng kita
• mga notarized na kopya at pagsasalin
• kapag naghahanda ng dokumentasyon para sa pag-archive

• Nakaugalian na ang pagtahi ng isang pakete ng mga dokumento gamit ang isang karayom ​​at sinulid. Pinapayagan ka nitong mapanatili ang kanilang integridad: sa ganitong uri ng papel ay mahirap palitan, na napakahalaga ngayon.
• Minsan pinapayagang gumamit ng stapler para mag-staple ng mga dokumento. Ang perpektong opsyon ay ang paggamit ng mga espesyal na kagamitan.
• Ang mga accountant ng maraming organisasyon ay lumilipat sa pagtatrabaho sa mga programa ng accounting. Hindi nila kailangang i-duplicate sa papel. Mayroong online accounting para dito. Ang mga elektronikong dokumento na nilagdaan gamit ang isang digital na lagda ay may parehong legal na kahalagahan gaya ng mga papel na dokumento (halimbawa, mga invoice).
• Ngunit, sa kabila ng kadalian ng pagtatrabaho sa dokumentasyon sa digital na format, kakailanganin nating harapin ang karaniwang dokumentasyon ng papel sa loob ng mahabang panahon, at ang paghahanda ng ilang mga dokumento ay kinakailangan na.

Ang dokumentasyon ng opisina ay may iba't ibang kahulugan. Ang mga dokumento ay naiiba sa kapal ng file at sa hugis ng mga sheet. Iyon ang dahilan kung bakit mayroong ilang mga paraan upang mag-flash ng dokumentasyon.

Anong mga panlabas na pagkakaiba ang maaaring magkaroon sa pagitan ng mga natahi na bagay:

• isang dokumento na binubuo ng 2 o higit pang A4 sheet
• mga dokumento ng accounting, kabilang ang mga dokumento ng pera, na binubuo ng iba't ibang bilang ng mga dokumento, ay nakaimbak sa mga karton na kahon

Anong thread ang dapat kong gamitin sa pagtahi ng mga dokumento?

• Kung hindi mo sineseryoso ang pag-file ng dokumentasyon, kung gayon ang mga papel na inihanda para sa paghahatid ay maaaring ibalik lamang sa iyo na may kinakailangan upang ganap na gawing muli ang firmware. Samakatuwid, ipinapayong pamilyar ang iyong sarili sa mga patakaran ng stitching at ang mga pangunahing kinakailangan bago ang mga malubhang error ay ginawa sa firmware ng mga dokumento.
• Ang isa pang pagpipilian upang malutas ang problema ay ang bumaling sa mga propesyonal. Kung wala kang oras upang pag-aralan ang isyu ng dokumentasyon ng firmware, maaari mong ipagkatiwala ito sa mga espesyalista ng isang kumpanya ng pag-print. Aabutin ng 10-30 minuto ang pagtahi ng mga dokumento gamit ang plastic o metal spring na may takip.
• Ngunit mayroong isang tiyak na panganib sa pagkatiwala sa iyong mga dokumento sa isang ikatlong partido: ang mga papel ay maaaring naglalaman ng mga lihim ng kalakalan.
• Samakatuwid, dapat mong maingat na basahin ang mga tagubilin nang isang beses kung paano mag-stitch ng dokumentasyon ng iba't ibang mga format gamit ang ordinaryong mga thread o isang stapler.

• Ang dokumentasyon ay tinatahi kasama ng bank twine, manipis na Mylar tape o mga stitching thread. Ngunit kung walang ganoong mga thread, gagawin ang ordinaryong malupit na mga thread.
• 2-3 sheet ay tahiin kasama ng regular na sinulid. Kailangan itong tiklop sa kalahati para sa lakas. Ang proseso ng pagtahi ay nagsisimula sa mga butas na ginawa sa mga sheet. Ginagawa ang stitching mula sa likod na bahagi ng mga sheet na pinagsama-sama.
• Ang karayom ​​ay unang ipinasok sa gitnang butas. Mas mainam na gumamit ng dual firmware. Kapag nakumpleto na ang stitching, ang karayom ​​at sinulid ay ipinasok sa gitnang butas at inilabas sa likod ng mga naka-assemble na dokumento. Ang natitirang dulo ng thread ay dapat na nakatali sa isang buhol.

Paano mag-stitch ng dokumentasyon gamit ang thread

Paghahanda ng mga accessory:

• karayom ​​at sinulid ng angkop na kapal
• mga dokumento na kailangang i-flash
• isang awl o iba pang kasangkapan para sa paggawa ng mga butas sa papel
• selyo ng organisasyon
• pandikit ng stationery

Tinatahi namin ang dokumento sa 3 yugto:

• Naghahanda kami ng mga papel para sa pagtatahi. Upang gawin ito, kailangan mong ayusin ang mga ito sa mga grupo
• Sinusuri kung tama ang pagnunumero
• Pagtahi
• Gumuhit kami ng isang kasamang inskripsiyon.
• Naghahanda kami ng panloob na imbentaryo.
• Pinapatunayan namin ang natapos na gawain

Para sa isang nakatali na pakete ng mga dokumento, pinapayagan ang sumusunod:

• makaligtaan ang yugto ng sistematisasyon ng dokumento
• ipamahagi ang mga dokumento nang walang numero
• Posibleng magsumite ng mga dokumento nang walang sertipikasyon

Stage 1:

• Inilatag namin ang mga papel bilang dapat na matatagpuan sa dokumento. Binibilang namin ang bawat pahina na may mga numero sa kanang sulok sa itaas. Para dito gumagamit kami ng isang simpleng lapis.
• Gumagawa kami ng mga pagbutas. Kung ang aming dokumento ay binubuo ng ilang mga sheet, kung gayon ang isang pagbutas ay madaling gawin gamit ang isang karayom ​​at sinulid. Tinutusok namin ang isang multi-page na dokumento gamit ang isang awl o gumamit ng isang matalim na pako. Upang mapadali ang proseso ng pagbubutas sa papel, kumuha ng martilyo.
• Ilang butas ang dapat kong gawin? Depende ito sa mga kinakailangan ng organisasyon na humihiling ng mga dokumento. Ang mga butas ay dapat na pantay-pantay sa kahabaan ng kaliwang margin. Ang mga butas ay ginawa sa gitna ng sheet, ang distansya sa pagitan ng mga ito ay 3 cm.

• Para sa partikular na mahahalagang dokumento, limang butas ang ginawa. Ito ang pinaka-maaasahang paraan upang maprotektahan ang mga papel mula sa pagpapalit.
• Pinapatunayan namin ang dokumento: maghanda ng isang piraso ng papel na may sukat na 4 sa pamamagitan ng 5-6 cm Ipinapahiwatig namin dito ang bilang ng mga sheet na natahi sa mga numero at sa mga salita. Idinaragdag namin dito ang posisyon, apelyido, unang pangalan at patronymic ng taong nagpapatunay ng mga dokumento.

• Ilapat ang pandikit at ilagay ang sheet na ito sa lugar kung saan matatagpuan ang buhol at ang mga thread ay nagtatagpo. Kinukuha namin ang mga maikling dulo ng mga thread sa kabila ng dahon upang malaya silang nakabitin. Pumipirma ang dokumentong nagpapatunay. Kung mayroong isang selyo o ito ay kinakailangan sa dokumento, pagkatapos ay naglalagay kami ng isang selyo. Dito hindi ka dapat pumirma o maglagay lamang ng selyo, ngunit gawin ito sa paraang ang bahagi ng lagda at selyo ay umaabot sa kabila ng hangganan ng nakadikit na sheet.

• Gamit ang isang awl gumawa kami ng tatlong butas. Dapat mayroong distansya na 3-5 cm sa pagitan nila.
  Ipinasok namin ang karayom ​​sa pamamagitan ng gitnang pagbutas sa likod na bahagi ng mga sheet na nakolekta nang magkasama, na nag-iiwan ng isang piraso ng thread na higit sa 7 cm.
• Dinadala namin ang karayom ​​sa harap na bahagi sa pamamagitan ng butas na matatagpuan sa tuktok. Hinihila namin ang karayom ​​at sinulid sa ilalim ng butas sa likod na bahagi.
• Sa harap na bahagi ay ipinapasa namin ang karayom ​​sa gitnang pagbutas. Ngayon ang thread ay maaaring i-cut, na nag-iiwan ng haba ng hindi bababa sa 7 cm.
• Mayroon kaming dalawang natitirang mga thread: sa itaas na butas at sa gitna. Ikonekta natin sila nang sama-sama.
  Maghanda ng isang hugis-parihaba na dahon at idikit ito sa resultang buhol.

Video: Paano magtahi ng diploma na may tatlong butas?

• Ang isang mas maaasahang paraan sa pagtahi ng mga dokumento ay sa pamamagitan ng apat na butas. Gumagawa kami ng 4 na butas. Tumahi kami mula sa butas na matatagpuan pangalawa mula sa itaas. Ipinasok namin ang karayom ​​sa itaas na pagbutas, bumalik sa pangalawang butas sa itaas na bahagi, at pagkatapos ay sa pangatlo. Sa pamamagitan ng ikaapat na pagbutas ipinapadala namin ang karayom ​​sa likod ng dokumento.
• Ito ay nananatiling ipasok ang karayom ​​sa ikatlong butas mula sa harap na bahagi. Sasabihin sa iyo ng larawan sa ibaba kung paano magtahi ng mga dokumento gamit ang apat na butas.

Ano ang dapat mong bigyang pansin:

• Isinasagawa namin ang firmware nang mahigpit na patayo at sinusunod ang simetrya
• ang mga butas sa mga dokumento ay dapat na matatagpuan sa kaliwang margin
• ang hangganan mula sa gilid ng sheet ay 1.5-2 cm
• ang karayom ​​ay ipinasok sa unang pagkakataon mula sa likod ng dokumento

Video: Paano mag-flash ng mga dokumento?

Paano magtahi ng mga dokumento sa isang sulok: diagram

Minsan kinakailangan na magtahi ng dokumento sa sulok. Paano ito gawin nang tama, panoorin ang video.

Video: Paano mag-stitch ng mga dokumento?

Pag-stapling ng mga dokumento gamit ang isang stapler

Paano mag-staple ng mga dokumento gamit ang isang stapler - panoorin ang video.

Video: Paano mag-flash ng mga dokumento nang tama?

Paano tama ang bilang ng mga pahina ng dokumento kapag nag-file?

• Naglalagay kami ng mga numero ng Arabe sa mga sheet
• Gumagamit kami ng isang simpleng lapis para dito
• Inilalagay namin ang mga numero sa pataas na pagkakasunud-sunod
• Kami ay mga sheet ng numero, hindi mga pahina (ang mga dokumento ay maaaring may sariling pagnunumero)
• Inilalagay namin ang numero ng pahina sa kanang sulok sa itaas, nang hindi hinahawakan ang teksto ng dokumento.
• Ang mga aplikasyon ay binibilang sa pangkalahatang pagkakasunud-sunod
• Binibilang namin ang mga titik tulad ng sumusunod: ilagay ang isang numero sa sobre, at pagkatapos lamang na binibilangan namin ang mga sheet na nakapaloob sa sulat
• Ang maraming dami ng mga dokumento ay binibilang nang paisa-isa
• Ang mga application na nakalaan sa isang hiwalay na volume ay binibilang din ng hiwalay
• Kung ang mga dokumento ay iginuhit sa isang malaking format na sheet, pagkatapos ay ilagay ang pagnunumero sa kanang sulok sa itaas, ibaluktot ito at i-file ito sa ilalim ng isang gilid
• Para sa mga indibidwal na fragment na ipinahiwatig sa dokumento (halimbawa, mga tseke), gumuhit kami ng isang imbentaryo, at binibilangan ang dokumentong ito sa isang pangkalahatang pagkakasunud-sunod.

Paano mag-staple ng mga dokumento para sa tanggapan ng buwis: mga panuntunan, sample

• bilang ng mga sheet sa isang firmware - hindi hihigit sa 150
• ang mga dokumento ay tinatahi sa paraang mananatiling nababasa ang mga petsa at visa
• Maaaring kailanganin ng inspektor ng buwis ang isang kopya ng dokumento, kaya kailangang i-staple ang mga papel sa paraang hindi nangangailangan ng pagsira sa firmware ang pag-scan o iba pang pagkopya.
• lahat ng mga sheet sa dokumento ay may bilang (nagsisimula ang pagnunumero sa isa: 1, 2, 3)
• Ang mga dokumento ay tinatahi gamit ang 2-4 na paraan ng pagbutas. Ang sinulid ay inilabas sa likurang bahagi at nakatali.
• Ang isang piraso ng papel (ang laki nito ay 3x5 cm) na may inskripsiyon ng sertipikasyon at selyo ay nakadikit sa buhol.

• Ang logbook ay nakatali gamit ang hardcover. Ito ay kinakailangan upang mapanatili ang tamang hitsura ng dokumento para sa isang mahabang panahon ng imbakan.
• Ang mga dokumento ay binibilang.
• Ang log book ay tinahi ng regular na magaspang na sinulid nang hindi sumusunod sa anumang mga kinakailangan sa regulasyon.

Para sa firmware maaari mong gamitin ang mga sumusunod na materyales:

• tali sa bangko
• regular na thread No. 10 (tinahi na may malaking bilang ng mga tahi)
• manipis na mahabang kurdon
• hilaw o stitching thread
• ang nakagapos na dokumento ay tinatakan upang protektahan ang mga talaan mula sa panghihimasok sa labas

Proseso ng firmware ng logbook:

• maghanda ng tatlong butas na may hole punch o awl (gumawa ng mga butas sa kaliwa sa mga gilid ng magazine)
• ipasok ang thread mula sa likod ng magazine na nagbubuklod sa panlabas na butas
• dalhin ang thread sa harap na bahagi at bunutin ang mga gilid, ihanay ang mga ito
• ipasok ang mga dulo ng mga thread (ang segment ay dapat na 6-8 cm) sa butas na matatagpuan sa gitna at hilahin ito sa likod na bahagi
• kung gumamit ka ng isang thread na hindi sapat na malakas, ulitin ang pamamaraan
• Itinatali namin ang mga dulo ng mga thread na may buhol sa likod na bahagi, hinawakan ang gitnang thread na dumadaan sa mga panlabas na butas
• idikit ang mga dulo ng mga thread sa magazine, at idikit ang isang maliit na parisukat na piraso ng papel sa itaas, kung saan pinirmahan at pinirmahan ng responsableng tao.
• ipahiwatig ang petsa ng firmware

Paano mag-flash ng accounting notebook: sample

Video: Paano mag-flash ng mga dokumento ang isang indibidwal na negosyante?

Firmware ng mga dokumento para sa archive

Malalaman mo ang tungkol sa mga tampok ng kumikislap na mga dokumento para sa archive sa video.

Video: Pag-file ng ARCHIVE FOLDER sa camera - detalyadong paglalarawan

Paano mag-flash ng isang folder na may mga dokumento?

Ang proseso ng pag-flash ng isang folder na may mga dokumento ay ipinapakita sa video.

Video: Paghahain ng kaso

Paano magtahi ng isang kaso?

Panoorin ang video upang makita kung paano maayos na magsampa ng kaso.

Video: Paghahain ng kaso (1st option).

Video: Paghahain ng kaso (2nd opsyon)