Mga layunin at layunin ng pagpupulong at pagpupulong. At ang isang may karanasan na pinuno ay palaging magtatakda ng oras ng pagtatapos ng pagpupulong, ang tagal ng mga talumpati, at matutukoy ang mga patakaran para sa pagtalakay sa bawat isyu

Negosyopagpupulong - isang uri ng organisado, may layunin na pakikipag-ugnayan ng isang pangkat ng mga stakeholder sa pamamagitan ng pagpapalitan ng mga pananaw para sa pagbuo at pag-aampon ng isang desisyon.

1. Ni na kabilang sa larangan ng buhay publiko maglaan: pang-administratibo, pang-agham o pang-agham at panteknikal, pampulitika, unyon ng manggagawa at magkasamang pagpupulong.

2. Ni ang laki ng pag-akit ng mga kalahok: internasyonal, republikano, sektoral, panrehiyon, panrehiyon, lungsod, distrito, panloob.

3. Ni venue: lokal at offsite.

4. Ni dalas ng pagsasagawa: isang beses, permanenteng, pana-panahon.

5. Ni bilang ng mga kalahok: sa isang makitid na komposisyon (hanggang sa 5 mga tao), sa isang pinalawak na komposisyon (hanggang sa 20 mga tao), kinatawan (higit sa 20 mga tao).

6. Ni pangunahing gawain: nakapagtuturo, pagpapatakbo (pagpaplano ng mga pagpupulong), may problemang.

8. Ni distansya ng mga kalahok: harap-harapan at tagapili (gumagamit ng awtomatikong pagpapalitan ng telepono na nagtataguyod ng isang koneksyon sa pagitan ng ulo at mga kasali sa pulong na nasa kanilang mga lugar ng trabaho).

Iminungkahi ng teorya ng pamamahala ang sumusunod na pag-uuri ng mga pagpupulong at pagpupulong ayon sa kanilang layunin:

■ nagbibigay-kaalaman na panayam. Ang bawat kalahok ay maikling nag-uulat tungkol sa estado ng mga gawain sa pinuno, na iniiwasan ang pagsusumite ng mga nakasulat na ulat at binibigyan ang bawat isa ng pagkakataon na makakuha ng ideya ng estado ng mga gawain sa institusyon;

■ pagpupulong upang magpasya. Koordinasyon ng mga pananaw ng mga kalahok na kumakatawan sa iba't ibang mga kagawaran, under-

paghahati ng samahan upang magpasya sa isang tukoy na problema; ■ malikhaing pagpupulong. Paggamit ng mga bagong ideya, pagbuo ng mga promising mga lugar ng aktibidad. Ang anumang pagpupulong at pagpupulong ay epektibo lamang kung isinasagawa ang mga ito sa pagsunod sa mga pamantayan na may kaugalian sa etika sa pag-uugali ng tao sa proseso ng komunikasyon sa negosyo. M. Braim tala na sa talakayan, ang isang magalang na pag-uugali sa mga opinyon ng ibang tao ay kinakailangan, kahit na sa unang tingin ay tila walang katotohanan.

Ang mga pagpupulong sa negosyo ay maaaring dinaluhan ng 7-9, maximum na 12 katao, ang isang malaking bilang ng mga kalahok ay maaaring mabawasan ang kahusayan sa trabaho. Ang paksa ng talakayan ay dapat na paunang natukoy upang ang mga kalahok ay maaaring maghanda ng propesyonal, isipin ang kanilang mga panukala, at kahit maghanda ng mga nauugnay na ulat. Ang spatial na pag-aayos ng mga kalahok sa anyo ng isang "round table" ay mahalaga para sa pagpapahusay ng pakikipag-ugnayan. Ang moderator ng pagpupulong ay dapat munang ipahayag ang pag-asa na ang pulong ay magiging tulad ng negosyo at nakabubuo, sa panahon ng pagpupulong, sundin ang iskedyul, "pinapanatili" ang mga nagsasalita sa loob ng balangkas ng paksang tinatalakay, na kinasasangkutan ng "hindi aktibo", na humihinto sa "madaldal", tinutukoy ang pagkakasunud-sunod ng paglalahad ng mga salita, pagtatanong ng mga kinakailangang katanungan, pagsasagawa ng paraphrasing at pagbubuod ng pansamantalang mga resulta, pagbibigay ng pangwakas na komentaryo sa pagpupulong. Dapat tandaan na ang isang pulong sa negosyo ay ipinapalagay ang posibilidad ng pagpuna sa mga posisyon sa paksa, at hindi ang mga personal na katangian ng taong nagpahayag nito, at inirerekumenda na sundin ang panuntunan: unang tandaan ang pagkakataon ng mga posisyon, at pagkatapos ay talakayin ang pagkakaiba sa pagitan ng magkakaibang posisyon at diskarte sa paglutas ng problema, kapani-paniwala na pinagtatalunan ang mga kalamangan at dehado ng bawat kahalili. Kung sakaling mapunta ka sa apoy ng pagpuna, kapaki-pakinabang na gawing isang atake sa iyong problema ang pag-atake: "Natutuwa ako na nag-aalala ka sa parehong tanong at sinusubukan mong hanapin ang pinakamahusay na solusyon ..." . Ang pangunahing bagay ay hindi upang manalo ng hindi pagkakaunawaan, ngunit sa halip na sumulong sa paglutas ng problema. Ito ay mahalaga na tratuhin ang iyong posisyon hindi lamang ang posible at tama lamang, ngunit upang maunawaan at kahit na tanggapin ang isang iba't ibang mga opinyon, na maging permeable sa isang iba't ibang mga opinyon. Upang matanggal ang pagiging passivity ng mga kalahok, maaaring magamit ang sumusunod: 1) mga pahayag sa isang bilog o 2) ang pamamaraan ng brainstorming. Mayroong dalawang anyo ng salungatan ng opinyon: mapagkumpitensyahan o kooperatibakooperatiba Upang mapahina ang pagkapoot sa kumpetisyon ng mga kuro-kuro, ang mga komisyon sa pagkakasundo o mga pangkat ay maaaring likhain, kabilang ang mga kalahok na may magkasalungat na pananaw, na dapat matukoy ang mga puntong sumasang-ayon ang kanilang mga opinyon, maghanap ng mga puntos sa isang banyagang posisyon na kaaya-aya o maaaring kapaki-pakinabang ang pinakamainam na solusyon ng problema.

Ang mga pagpupulong sa negosyo ay madalas na likas na direktiba, kung ang pinuno mula sa posisyon ng "Magulang" ay nagpapahiwatig ng kanyang opinyon bilang ang tanging solusyon sa problema at ang natitirang mga kalahok mula sa posisyon ng "Bata" na nagpapasya para sa pagpapatupad. Ang pinaka-epektibo ay ang mga pagpupulong sa negosyo, na kung saan ay isang likas na kolehiyo ng pantay na pakikipag-ugnayan mula sa posisyon na "Matanda - Matanda". Gayunpaman, mayroon ding mga manipulasyon kapag ang panlabas na pakikipag-ugnayan ay isinasagawa bilang "Matanda - Matanda", ngunit sa totoo lang "Magulang - Bata", ibig sabihin ang pinuno ay tila hinihiling sa bawat isa na magsalita, kahit na ang mga tahimik, ngunit pagkatapos na magsalita ang lahat, ang pinuno ay paraphrasing bawat tao, inilalagay ang mga kinakailangang accent at, bilang isang resulta, gumawa ng desisyon na kailangan niya, obligadong ang mga kalahok na ipatupad ang desisyon na ito mula sa pananaw ng isang "bata".

Federal Agency para sa Edukasyon

Magnitogorsk State University G. I. Nosova

Kagawaran ng Sikolohiya

Abstract ng Komunikasyon sa Negosyo

Sa paksa: "Mga pagpupulong at pagpupulong sa negosyo"

Nakumpleto ng: mag-aaral ng pangkat FFK 06-1

Grebenshchikova V.I.

Sinuri ni: Orinina L.V

Bilang karagdagan sa mga pag-uusap sa negosyo at negosasyong komersyal, ang mga espesyal na anyo ng pagsasagawa ng pag-uusap sa negosyo ay laganap sa kasanayan sa negosyo - mga pagpupulong, na isang paraan ng bukas na kolektibong talakayan ng ilang mga isyu. Ang mga anyo ng naturang talakayan ay magkakaiba-iba. Ito ang mga kongreso, kumperensya, symposia, pagpupulong, sesyon, seminar. Ang mga desisyon na ginawa sa mga kaganapang ito ay karaniwang mas epektibo kaysa sa mga ginawa ng isang makitid na bilog ng mga tagapamahala.

Ang LAYUNIN ng pagpupulong sa negosyo ay upang magbigay ng libreng talakayan at upang magawa ang isang karaniwang solusyon batay sa isinasaalang-alang ang iba't ibang mga opinyon.

Pinili ko ang paksang "Organisasyon ng mga pagpupulong" sapagkat ang brainstorming bilang isang uri ng pag-uusap sa negosyo ay may maraming positibong aspeto:

Una, pinapataas nito ang kahusayan ng pag-iisip. Ang salawikain ng Russia na "isip ay mabuti, ngunit mas mabuti ang dalawa" ay hindi lumabas mula sa simula, mayroon itong malalim na kahulugan. Sa katunayan, ang kakaibang uri ng pag-iisip ng tao ay nakasalalay sa ang katunayan na ito ay lalong epektibo sa mga kondisyon ng magkasanib na aktibidad na intelektwal, dahil ang mga resulta ng intelektwal ay hindi nagdaragdag, ngunit dumami. Alam na ang karamihan sa mga mabungang ideya ay ipinanganak mula sa sama-samang palitan ng mga saloobin.

Pangalawa, sa kurso ng kumperensya, ang malikhaing pamayanan ng mga manggagawa ay pinalakas, ang interes ng mga indibidwal na manggagawa ay kasama sa isang solong sistema ng sama-samang gawain, at ang mga kwalipikasyon sa negosyo ng mga kalahok nito ay nadagdagan.

Pangatlo, sa magkasanib na gawaing kaisipan, ang potensyal na malikha ng bawat isa sa kanila ay isiniwalat.

Hindi sapat na nakahanda nang maayos at hindi maganda ang pagpupulong, na pinupulong sa bawat okasyon, ay nakakasama ng masama, habang sila ay "kumakain" ng mahalagang oras, na inilalayo ang mga tao mula sa kanilang pangunahing gawain.

Sa pangkalahatan, ang paghahanda para sa pagpupulong ay may kasamang mga sumusunod na aksyon: pagtukoy sa paksa, pagbubuo ng agenda, pagtukoy sa mga gawain ng pagpupulong at ang kabuuang tagal nito, ang petsa at oras ng simula, ang komposisyon ng mga kalahok, ang tinatayang iskedyul ng trabaho .

Kapag tinutukoy kung kailan magsisimula ng isang pagpupulong, dapat mong isaalang-alang ang ritmo ng trabaho. Upang hindi mapilit ang mga tao na walang katapusan na lumipat mula sa isang uri ng trabaho patungo sa isa pa sa araw, ipinapayong magdaos ng mga pagpupulong sa simula o sa pagtatapos ng araw ng pagtatrabaho, o pagkatapos ng tanghalian. Isinasaalang-alang ang kabuuang oras na ginugol (hindi lamang para sa pagpupulong mismo, kundi pati na rin para sa mga pagtitipon, paglipat, pagbabalik at pagsasama sa trabaho), ang simula at pagtatapos ng pagpupulong ay dapat planuhin upang walang mga walang laman na tagal ng oras: kung nagtatapos ito ng 15 minuto bago ang oras ng tanghalian, kung gayon ang mga minutong ito ay maaaring maituring na nawala.

Kinakailangan na ipagbigay-alam nang maaga sa mga kalahok ng pagpupulong tungkol sa pagdaraos nito at pamilyar sa kanila sa agenda, sa lahat ng kinakailangang materyal, upang ang kanilang mga talumpati ay naisip nang maaga.

Kailangan mong simulan ang isang pagpupulong sa oras at agad na sumang-ayon sa mga kalahok nito sa mga patakaran ng pakikipagtulungan, halimbawa, nililimitahan ang oras ng mga talumpati o ang pamamaraan para sa paggawa ng mga desisyon. Pagkatapos nito, ang isa sa mga kalahok ay dapat ipagkatiwala sa pagpapanatili ng protokol.

Isaalang-alang natin ang mga ito at iba pang mga isyu ng pangkalahatang organisasyon ng mga pagpupulong at pagpupulong sa negosyo nang mas detalyado.

Pagpupulong (pagpupulong) sa negosyo - pakikipag-ugnay sa pakikipag-usap sa bibig ng isang pangkat ng mga tao (koponan). Sa ganitong uri ng komunikasyon, pinagsama ang iba't ibang mga genre: oratorical monologue (pambungad at pagtatapos na pahayag ng nagtatanghal, mga talumpati ng mga kalahok, ulat), pag-uusap (pagpapalitan ng impormasyon, promosyon at talakayan ng mga ideya sa panahon ng isang "brainstorming"), talakayan.

Ang pagiging epektibo ng pagpupulong ay higit sa lahat nakasalalay sa talento ng tagapag-ayos - sa kanyang mga kasanayan sa pagsasalita at kasanayan sa pamamahala, pati na rin sa tamang pagpili ng uri ng pagpupulong at kaalaman ng mga tampok nito.

Ang mga pagpupulong sa negosyo ay:

1. Sa pamamagitan ng anyo ng kaganapan:

1.1. kumperensya

1.2. pagtitipon

1.3. mga pagpupulong

1.4. seminar, symposia

2. Sa anyo ng pagpupulong ng pinuno:

2.1. diktador

2.2. autokratiko

2.3. pinagsama - una, isang ulat, debate, kung saan ang mga taong iyon lamang ang lumahok

na hinirang ng pinuno.

2.4. mapagtatalo

2.5. libre

3. Sa pamamagitan ng pag-aari sa larangan ng buhay publiko:

3.1. pagdiriwang

3.2. unyon ng kalakalan

3.3. negosyo (pang-administratibo)

3.4. pang-agham

3.5. nagkakaisa

4. Sa mga tuntunin ng sukat:

4.1. international

4.2. all-Russian

4.3. republikano

4.4. sektoral

4.5. panrehiyon

4.6. panrehiyon

4.7. urban

4.8. distrito

4.9. panloob

5. Sa venue:

5.1. lokal

5.2. dumadalaw

6. Sa dalas:

6.1. regular

6.2. permanenteng

6.3. one-off

6.4. pana-panahon

7. Sa bilang ng mga kalahok:

7.1. sa isang makitid na komposisyon (hanggang sa 5 tao)

7.2. pinalawak na kawani (hanggang sa 20 tao)

7.3. kinatawan (higit sa 20 mga tao)

8. Ayon sa katatagan ng komposisyon ng mga kalahok:

8.1. nakapirming komposisyon

8.2. kasama ang mga inimbitahang staff

8.3. na may isang tukoy na listahan para sa pagpupulong

8.4. pinagsama

9. Sa paksa ng mga katanungan:

9.1 pang-administratibo

9.2 panteknikal

9.3 tauhan

9.4 pampinansyal

9.5 teknolohikal

10. Sa pamamagitan ng mga gawain:

10.1 may problemang

10.2 nakapagtuturo

10.3 pagpapatakbo

11. Sa pamamagitan ng appointment:

11.1 mga pagpapasya sa crafting

11.2 paglilinaw ng mga gawain

11.3 buod

Ang isa sa mga pangunahing gawain ng pinuno ng pagpupulong sa negosyo ay upang makaakit ng maraming mga katotohanan hangga't maaari upang higit na pahalagahan ang pagiging kumplikado ng problemang tinalakay, pati na isama ang mga naroroon sa proseso ng paglutas ng problema. Siyempre, ang pinuno ay dapat magkaroon ng kanyang sariling pananaw sa kasalukuyang sitwasyon, ngunit kinakailangan ding malaman ang pananaw ng iba upang maunawaan kung tama sila o hindi sa kanilang pag-unawa sa problema. Kung tama ang pananaw ng ibang tao, maaaring baguhin ng moderator ng pulong ang kanyang pananaw sa sitwasyon. Kung ang mga kasamahan ay mali o nawawala ang isang bagay na makabuluhan, maaari niyang iulat ang mga nawawalang katotohanan. Ang pagtatanong ng mga tamang katanungan ay isang mahusay na tool upang mabalik sa track ang pagpupulong.

Ang pagiging epektibo ng pagpupulong ay higit sa lahat nakasalalay sa talento ng tagapag-ayos - sa kanyang mga kasanayan sa pagsasalita at kasanayan sa pamamahala. Kadalasan ang mga pagpupulong ay gaganapin mismo ng pinuno.

Mayroong mga sumusunod na pangunahing gawain ng mga pagpupulong sa negosyo:

1) Alamin, pag-aralan ang estado ng mga gawain (kung paano isinasagawa ang plano, kung ano ang nangyayari sa koponan ...); makipagpalitan ng impormasyon sa isyu sa ilalim ng talakayan, mag-ugnay ng mga pagsisikap at kumuha ng mga konklusyon sa organisasyon. Ang uri ng impormasyon ng pagpupulong ay tumutugma sa mga gawaing ito.

2) Ipagbigay-alam sa koponan tungkol sa paghahanap para sa paglutas ng mga problema, tungkol sa bagong karanasan at mga posibilidad ng pagpapatupad nito, upang kumbinsihin ang mga empleyado sa kawastuhan ng patakarang pang-ekonomiya na tinugis. Ang isang nagpapaliwanag na pagpupulong, o isang pagpupulong na panayam, ay inilaan upang malutas ang mga problemang ito.

3) Humanap ng isang kolektibong solusyon sa problema, gumawa, mangolekta ng mga ideya. Ang uri ng pagpupulong na ito ay may problema, o "brainstorming".

4) Piliin at gumawa ng mga nakabubuo na desisyon. Ito ang gawain ng pagpupulong - ang gumagawa ng desisyon.

5) Upang mabigyan ang mga kalahok ng kinakailangang kaalaman, upang mapabuti ang kanilang mga kwalipikasyon. Ang uri na ito ay tinatawag na isang pagpupulong o pagpupulong sa pag-aaral.

Kung ang pinuno ay interesado sa patuloy na pakikipag-ugnay sa koponan, nag-oorganisa siya ng mga regular na pagpupulong. Sa mga tuntunin ng dalas, ang mga pagpupulong ay maaari ding maging isang beses at pana-panahon.

Kung ang sinuman sa pagpupulong ay nakadama ng labis na pagganyak na makipagtalo, ang pinuno ay dapat manatiling kalmado at payagan ang pangkat na bawiin ang pagtatalo. Ang labis na mapag-usapang mga pagtatalo ay dapat na may taktika na magambala, nang hindi nakikinig sa kanilang mga talumpati hanggang sa wakas, bilang isang patakaran, mayroong maliit na pakinabang mula sa mga naturang talumpati. Kung kailangan mong makitungo sa isang negativist (iyon ay, sa isang taong nais na sumalungat), kailangan mong kilalanin at suriin ang kanyang kaalaman at karanasan. Nahihiya ang mga kalahok na magtanong ng mga simpleng katanungan at buuin ang kanilang kumpiyansa. Kung ang debater ay patuloy na nagtatanong ng mga katanungan sa halip na magbigay ng mga mungkahi, ang kanyang mga katanungan ay dapat na nakadirekta sa pangkat.

Upang maging mabunga ang isang pulong sa negosyo, ang tagapangulo ay dapat maging bihasa sa pamamaraan ng pagsasagawa ng mga talakayan. Una sa lahat, dapat na pagsikapang isagawa ang talakayan ng pangkat sa isang sibilisadong pamamaraan. Ipinapalagay nito ang pagkakaroon ng napakasarap na pagkain sa mga ugnayan ng mga pinagtatalunan at, samakatuwid, ay hindi kasama ang paggamit ng mga nasabing paraan ng pagtatalo sa kanilang pananaw bilang panunuya, pagkagambala ng mga kalaban, at malupit na pag-atake laban sa kanila. Kinakailangan na maging maingat lalo na matiyak na ang hidwaan sa negosyo sa pagitan ng mga kalahok ay tiyak at may mga limitasyon sa oras, pati na rin upang maiwasan ang mga personal na banggaan. Ang terminolohiya ng pagtatalo ay dapat na malinaw sa lahat ng naroroon.

Bilang paghahanda para sa talakayan, kahit papaano ang pinaka-pangkalahatang plano ng pakikibaka para sa katotohanan ay dapat na iguhit, ang pinaka-mabibigat na argumento ay dapat mapili. Partikular na kahanga-hanga ang tumpak na mga figure na hindi maaaring tanggihan.

§Isa. Ang pagpupulong bilang isang uri ng samahan ng komunikasyon sa negosyo ng isang pangkat

Pagpupulong (pagpupulong) sa negosyo- pakikipag-ugnay sa pakikipag-usap sa bibig ng isang pangkat ng mga tao (pangkat). Sa ganitong uri ng komunikasyon, pinagsama ang iba't ibang mga genre: oratorical monologue (pambungad at pagtatapos na pahayag ng nagtatanghal, mga talumpati ng mga kalahok, ulat), pag-uusap (pagpapalitan ng impormasyon, promosyon at talakayan ng mga ideya sa panahon ng isang "brainstorming"), talakayan.

Ang pagiging epektibo ng pagpupulong ay higit sa lahat nakasalalay sa talento ng tagapag-ayos - sa kanyang mga kasanayan sa pagsasalita at kasanayan sa pamamahala. Kadalasan ang mga pagpupulong ay gaganapin mismo ng pinuno.

Mayroong mga sumusunod na pangunahing gawain ng mga pagpupulong sa negosyo:

1) Alamin, pag-aralan ang estado ng mga gawain (kung paano isinasagawa ang plano, kung ano ang nangyayari sa koponan ...); makipagpalitan ng impormasyon sa isyu sa ilalim ng talakayan, mag-ugnay ng mga pagsisikap at kumuha ng mga konklusyon sa organisasyon. Ang uri ng impormasyon ng pagpupulong ay tumutugma sa mga gawaing ito.

2) Ipaalam sa koponan ang tungkol sa paghahanap para sa paglutas ng mga problema, tungkol sa bagong karanasan at mga posibilidad ng pagpapatupad nito, upang kumbinsihin ang mga empleyado ng kawastuhan ng isinasagawa na patakarang pang-ekonomiya. Ang isang nagpapaliwanag na pagpupulong, o isang pagpupulong na panayam, ay inilaan upang malutas ang mga problemang ito.

3) Humanap ng isang kolektibong solusyon sa problema, gumawa, mangolekta ng mga ideya. Ang uri ng pagpupulong na ito ay may problema, o "brainstorming".

4) Piliin at gumawa ng mga nakabubuo na desisyon. Ito ang gawain ng pagpupulong - ang gumagawa ng desisyon.

5) Upang mabigyan ang mga kalahok ng kinakailangang kaalaman, upang mapabuti ang kanilang mga kwalipikasyon. Ang uri na ito ay tinatawag na isang pagpupulong o pagpupulong sa pag-aaral.

Kung ang pinuno ay interesado sa patuloy na pakikipag-ugnay sa koponan, nag-oorganisa siya ng mga regular na pagpupulong. Sa mga tuntunin ng dalas, ang mga pagpupulong ay maaari ding maging isang beses at pana-panahon.

§2. Mga yugto ng paghahanda at pag-uugali ng pagpupulong

Ang pagpupulong ay isang komunikasyon sa pangkat na pinamamahalaan, naayos. Ang tagumpay nito ay 90% nakasalalay sa paghahanda, pag-iisip tungkol sa mga elemento ng istruktura ng yugto ng pakikipag-usap at kasunod na pagtatasa at pagtatasa sa sarili.

Ang paghahanda ng isang pagpupulong ay nagsisimula sa pagkilala sa pangangailangan nito. Maipapayo na gamitin ang kumplikadong uri ng trabaho na ito kung walang mga kahalili, tulad ng, halimbawa, isang pag-uusap, isang desisyon ng mas mataas na pamamahala, o pagsasama sa iba pang mga pagpupulong. Matapos ang pagpapasya na ayusin ang isang kolektibong proseso ng talakayan, ang paksa at layunin nito ay linilinaw. Sa pamamagitan ng pag-highlight at pagpapangkat ng mga isyu, nabuo ang isang agenda. Pagpili ng pagkakasunud-sunod ng pagsasaalang-alang ng mga isyu, magpatuloy mula sa sikolohikal na batayan. Ang pinaka "mahirap" na mga puntos, na nangangailangan ng pinalawig na talakayan, pagpapaliwanag, ay pinakamahusay na inilagay sa ikalawang ikatlong ng pagpupulong, kapag ang pisikal at mental na pagganap ng grupo ay umabot sa rurok nito. Ang mga kasalukuyan o kagyat na isyu na hindi nangangailangan ng maraming oras ay malulutas muna, at ang pinaka "simpleng" mga punto o ang pinaka-kagiliw-giliw na mga naiwan sa huli.

Sa pangkalahatang mga tuntunin, kinakailangan upang maghanda, marahil sa pamamagitan ng pagtawag ng isang komisyon para dito, isang draft na desisyon. Kadalasan ito ay isang "palatanungan", sa bawat item kung saan ang mga kalahok ay magbibigay ng mga tiyak na sagot sa panahon ng pagpupulong.

Ang susunod na hakbang ay upang matukoy ang dami at husay na komposisyon ng madla, at ihanda ang mga kalahok.

Hindi kinakailangan na mag-imbita ng mga pinuno ng lahat ng mga kagawaran sa bawat pagpupulong. Kadalasan ang mga opisyal na pinaka-may kakayahan sa problema sa ilalim ng talakayan ay kasangkot. Kinakailangan upang matukoy kung ang mga nakikipag-usap ay kumakatawan sa isang malawak na hanay ng mga opinyon o bumuo ng isang malapit na pangkat na pangkat na may parehong mga pananaw. Sa mga tuntunin ng bilang ng mga kalahok, ang mga pagpupulong ay maaaring maging makitid (hanggang sa 5 mga tao), pinalawak (hanggang sa 20 mga tao) at kinatawan (higit sa 20 mga tao). Ang maliliit na grupo ay malapit ang pag-angat, lubos na produktibo, ngunit mahirap na magsimula sa isang pag-uusap sa kanila, may panganib na gumawa ng hindi maaasahang mga desisyon. Ang mga malalaki, bilang panuntunan, ay nagpapatunay ng mga desisyon batay sa maraming pananaw, ngunit mahirap na magkaroon ng isang pinagkasunduan sa kanila, kinakailangan ng mas mataas na kontrol, may panganib na umusbong ang mga grupo, ang presyur sa mga "saboteur ". Ang perpektong bilang ng mga kalahok para sa isang panloob na pagpupulong ng negosyo ay mula 6 hanggang 9. Lahat ng mga empleyado ay dapat pamilyar sa paksa, layunin, agenda at kinakailangang mga materyales at dokumento nang maaga.

Ang pinakamainam na oras upang magdaos ng pagpupulong, ayon sa ergonomic na pagsasaliksik, ay huli na (11 am Miyerkules o Huwebes). Para sa mga regular na pagpupulong, isang natukoy na araw ng linggo ay itinabi.

Ang venue, bilang panuntunan, ay ang tanggapan ng pinuno ng samahan. Gayunpaman, mas mahusay na magtawag ng mga pagpupulong sa isang espesyal na kagamitan na silid. Dapat itong magkaroon ng mahusay na acoustics, tunog pagkakabukod, bentilasyon, normal na temperatura ng hangin (+ 19 ° C), komportableng kasangkapan para sa trabaho. Ang pinaka-pinakamainam na pag-aayos ng mga kalahok ay nasa haba ng braso mula sa bawat isa sa isang mesa ng trapezoidal.

Ang naaangkop na tagal ng pinagsamang aktibidad ng kaisipan ng isang malaking bilang ng mga tao ay 40 - 45 minuto. Kung ang mga pangyayari sa kaso ay nangangailangan ng mas maraming oras, pagkatapos pagkalipas ng 40 minuto ay inihayag ang isang sampung minutong pahinga. Ang mga patakaran ay itinakda sa simula ng pulong. Karaniwan ang pambungad at pangwakas na pahayag ng nagtatanghal, pati na rin ang lahat ng mga pagtatanghal, ay naka-iskedyul ng 10 minuto. Sa pambungad na talumpati, kinakailangan na malinaw at labis na kongkretong, maikli ang balangkas ng mga problemang tinalakay at muling iguhit ang pansin ng mga naroroon sa pangwakas na layunin ng pagpupulong. Upang lumikha ng isang insentibo para sa talakayan, maaari mong bigyang-diin ang praktikal na kahalagahan ng mga katanungan, magtakda ng isang bilang ng mga tukoy na gawain para sa madla. Ang isa sa pinakamahalagang kinakailangan para sa chairman ng pagpupulong ay hindi ipataw ang kanyang posisyon sa natitirang mga kalahok mula sa simula pa lamang. Ang posisyon ay nagbibigay ng mga salita ng pinuno ng espesyal na bigat at ang mga empleyado na may tapat na pananaw ay maaaring hindi lamang maglakas-loob na ipahayag ang mga ito, upang hindi sumalungat sa mga awtoridad. Dapat mong subukang kumuha ng isang posisyon na walang kinikilingan, sabihin ang iyong opinyon mula sa isang pangatlong tao o bumalangkas nito sa anyo ng isang katanungan. Maaaring angkop na simulan ang pinaka-seryosong pagpupulong sa isang hindi inaasahang kawili-wiling komento o kahit isang biro. Napakabisa nito kung ang parirala, kaisipan, na magbubukas ng pagpupulong, ay gagamitin sa pagtatapos nito. Kapag nakikipag-usap, ang nagtatanghal ay tumatawag sa mga kalahok ayon sa pangalan - patronymic, kung maaari, binibigyang diin ang kanilang karanasan at kakayahan sa may-katuturang isyu. Ang tagapangulo ay dapat na lubos na maasikaso hindi lamang sa kakanyahan ng pagsasalita, kundi pati na rin sa kung paano ang bawat isa sa kanila ay umaangkop sa pangkalahatang istraktura, kung paano ito gumagana upang makamit ang nilalayon na layunin; ay hindi humantong sa gilid. Sinusubaybayan ng tagapag-ayos ang mga regulasyon, sa panahon at pagkatapos na isasaalang-alang ang bawat problema, maikling buod ng mga pagganap. Nakakatulong ito upang matiyak na malinaw na nauunawaan ng lahat ng naroroon kung ano ang tinatalakay, na ang ilang pag-unlad ay nagawa sa kurso ng talakayan. Kung lampas sa tanong ang nagsasalita, dapat siyang tumigil sa diplomatikong. Ang isang kritikal na pagtatasa ng mga panukala ay ibinigay alinman kaagad pagkatapos ng pagsasalita, o, kung ginamit ang pamamaraan ng "brainstorming", pagkatapos na maipahayag ang lahat ng mga ideya.

Ang susunod na posibleng yugto ng pagpupulong ay ang paggawa ng desisyon. Ang isang dati nang handa na desisyon sa draft ay nabasa, at ang mga kasali sa pagpupulong ay gumawa ng kanilang sariling mga pagsasaayos, pinagtibay ito batay sa mga resulta ng boto. Matapos magawa ang mga pagpapasya, natutukoy ang mga taong nagsasagawa ng pagpapatupad at kontrol nito.

Tinatapos ang pagpupulong, ang nagtatanghal ay maaaring tumawag sa bawat isa upang matupad ang mga plano, programa, upang makamit ang mga layunin na kanilang napunta sa huli; maikling buod ng talakayan; purihin ang pinakamatagumpay na mga ideya, talumpati sa negosyo; salamat sa lahat sa kanilang produktibong trabaho.

Ang mananaliksik sa pulong sa Ingles na si Elan Barker ay wastong naniniwala na ang patuloy na pagsusuri ng patuloy na kolektibong talakayan ay humahantong sa kita. Ang pagtatasa ay dapat na layunin, na binuo ng buong pangkat sa isang hiwalay na pagpupulong, sa labas ng pagpupulong. Maaari kang mag-anyaya ng mga kalahok na punan ang isang palatanungan gamit ang tinatawag na sliding scale para sa mga sagot: (hindi) 1 2 3 4 5 6 (Oo):

Kailangan ba ang pagpupulong?

Malinaw ba ang layunin nito?

Ito ba ay akma para sa layunin?

Sumasang-ayon ka ba na ang tagal at tiyempo ay maginhawa?

Nasiyahan ka ba ng silid?

Natanggap mo ba ang agenda at mga dokumento sa tamang oras?

Naitakda na ba ang lahat ng mga item sa agenda?

Ang mga dumalo ay mayroong naaangkop na kakayahan?

Nagamit ba ng wastong pangangasiwa ang chairman?

Nasiyahan ka ba sa pamamaraan ng paggawa ng desisyon?

Ang pagsusuri sa pagpupulong ay maaaring maisagawa nang mas mahusay kung ang isang independiyenteng eksperto ay kasangkot. Magkakaroon siya ng pagkakataong masuri nang walang kinikilingan kung ano ang maayos at kung ano ang kailangang baguhin.

Ang isang baguhan manager ay maaaring pag-aralan ang sama-samang komunikasyon sa kanyang sarili ayon sa pamamaraan:

1. Ano ang uri ng pagpupulong depende sa layunin?

2. Maayos bang nabalangkas ang paksa at sub-paksa (agenda)?

3. Kailan ang pinakamahirap na mga isyu na nakaiskedyul na harapin?

4. Naaangkop ba ang lugar, oras, bilang at komposisyon ng mga kalahok?

5. Ano ang pinag-uusapan ng nagtatanghal sa pambungad na talumpati?

6. Anong mga regulasyon ang pinagtibay?

7. Ano ang mga pag-aayos ng pagkilos ng pagsasalita ng nagtatanghal sa panahon ng dayalogo?

8. Ang lahat ba ay naroroon na nakikilahok sa talakayan?

9. Anu-anong desisyon ang nagawa?

10. Paano natapos ng host ang pagpupulong?

11. Tama bang iginuhit ang protocol?

Ang mga anyo ng pag-oorganisa ng produktibong gawain ng negosyo ay mga pagpupulong at pagpupulong. Mayroon silang magkakaibang mga layunin at pamamaraan ng pagpapatupad.

Kahulugan

Pagpupulong- isang pagpupulong ng tamang bilog ng mga tao, ang layunin nito ay upang isaalang-alang ang mga paksang isyu.

Koleksyon- isang pagpupulong ng mga tao na nagkakaisa ng mga karaniwang gawain upang talakayin ang mga paksang isyu at problema.

Paghahambing

Mga kalahok

Iba't ibang tao ang naroroon sa bawat kaganapan. Ang pagpupulong ay nailalarawan sa pamamagitan ng isang mas makitid na format na may paglahok ng, bilang isang patakaran, isang maliit na bilog ng mga stakeholder. Kabilang sa mga ito ay maaaring, halimbawa, mga pinuno ng mga dibisyon ng istruktura, nangungunang mga dalubhasa o mga kinatawan ng iba't ibang mga kumpanya. Minsan ang pagpupulong ay panghukuman, gaganapin upang magpasya sa isang kaso.

Ang pagpupulong ay isang mas napakalaking kaganapan. Maaari itong dinaluhan ng buong tauhan ng negosyo. Ang mga pagpupulong ng magulang o bago ang halalan ay mga halimbawa rin.

Paksa ng talakayan

Ang pagkakaiba sa pagitan ng isang pagpupulong at isang pagpupulong ay din sa kung anong mga paksa ang naitaas sa kaganapan. Kaya, ang pagpupulong ay isinaayos upang isaalang-alang ang mga isyu ng pamamahala ng produksyon, mangolekta ng impormasyon tungkol sa estado ng mga gawain, kilalanin ang mga lugar ng problema. Ang mga tao sa talahanayan ng bilog ang nag-uusap, at ang opinyon ng bawat isa dito ay napakahalaga, taliwas sa pagpupulong, kung saan minsan ay sapat na lamang na naroroon upang makuha ang kinakailangang impormasyon.

Sa mga pagpupulong, ang mas pangkalahatang mga isyu na naipon sa paglipas ng panahon na mahalaga para sa buong lakas ng manggagawa ay inilalabas sa agenda. Ang mga nasabing pagpupulong kung minsan ay nakakaapekto sa mga paksa na hindi direktang nauugnay sa paggawa. Halimbawa, maaari nating pag-usapan ang tungkol sa paghahanda para sa paparating na holiday.

Mga Layunin

Ang likas na katangian ng mga pagpupulong ay pagpapatakbo. Ang mga layunin ng naturang pagpupulong ay upang magsagawa ng mga pagsasaayos sa kasalukuyang mga aktibidad, upang mapabuti ang proseso ng pagtatrabaho. Nagtatapos ang pulong sa pag-aampon ng isang resolusyon.

Sa mga pagpupulong, ang mga resulta ay madalas na buod, gaganapin ang mga parangal, ang mga kondisyon sa pagtatrabaho at mga plano para sa malapit na hinaharap ay naiulat. Ang kurso ng pagpupulong at ang mga desisyon na kinuha dito ay naitala sa isang espesyal na protokol.

Dalas

Tingnan natin ang pagkakaiba sa pagitan ng isang pagpupulong at isang pagpupulong tungkol sa dalas ng kanilang pagdaraos. Kaya, sa dalawang uri ng mga kaganapan, ang mga pagpupulong ay madalas na pagtitipon. Ang isang tiyak na oras ay itinakda para sa kanila. Ngunit ang likas na katangian ng naturang mga pagpupulong ay maaaring hindi nakaiskedyul, kung ito ay nabigyang-katwiran ng isang kagyat na pangangailangan.

Ang isa sa mga sagradong tungkulin ng isang kalihim ay upang maghanda ng mga pagpupulong, kumperensya, at pagpupulong na pinasimulan ng mga pinuno sa iba't ibang antas. Sa karamihan ng mga kaso, pinapanatili din ng kalihim ang ilang mga kaganapan. Ipapakita sa iyo ng artikulong ito kung paano gawing mas mahusay ang mga prosesong ito.

Upang simulang magsalita tungkol sa protokol, una sa lahat, kailangan mong ituon ang pansin sa paghahanda ng mga pagpupulong. Bago ang naturang kaganapan, mahalagang pag-isipan ang agenda, tukuyin ang komposisyon ng mga kalahok, basahin ang mga ulat ng lahat ng mga nagsasalita at iba pang mga materyales. Ang lahat ng ito ay mangangailangan ng karagdagang mga pagsisikap, ngunit bilang isang resulta, mas madali itong mapanatili ang protocol.

PAANO MAKatipid NG PANAHON?

Ayon sa iba't ibang mga pag-aaral, ang mga pagpupulong ay maaaring gastusin mula 10 hanggang 50% ng oras ng pagtatrabaho ng pinuno ng samahan at iba pang mga empleyado. Upang mabawasan ang ginugol na oras, dapat tandaan ng mga nagpasimula ng pagpupulong, host, at mga dumalo:

Talakayin sa pagpupulong lamang ang mga isyu na hindi malulutas sa isang regular na batayan.

Limitahan ang bilang ng mga kalahok sa mga pagpupulong. Direkta itong proporsyonal sa tagal ng kaganapan. Kung ang tagal ng isang pagpupulong sa 5 empleyado ay 1 oras, kung gayon kung ang bilang ng mga kalahok ay 10 o higit pa, malamang na magtatagal ng 2 oras o higit pa.

Ihanda nang maaga ang mga pagtatagubilin sa pagpupulong. Ang mga pagkalkula, mga ulat na analitikal, talahanayan, grap, buod, materyal at larawan ng video, mga pagtatanghal, mga sample ng produkto, mga dalubhasang opinyon ay dapat ibigay ng mga dalubhasa sa espesyalista. Ngunit ang kalihim ng pagpupulong ay obligadong suriin ang kahandaan ng mga materyales. Samakatuwid, isang araw o dalawa bago ang kaganapan, dapat mong:

a) sa tulong ng mga responsableng tao na gagawa ng mga pagtatanghal, sumulat ng isang listahan ng lahat ng mga materyales sa impormasyon;

b) makatanggap ng mga elektronikong materyales mula sa mga responsableng tao (halimbawa, mga presentasyon, paliwanag na tala, atbp.);

c) matanggap mula sa mga responsableng tao ang mga naka-print na abstract at teksto ng mga ulat.

Para sa bawat tanong, magtalaga ng isang responsableng empleyado, kahit na ang isang pangkat ng mga tao ay kailangang magpatupad ng utos.

Huwag sayangin ang oras sa paglantad ng salarin. Tandaan na ang pangunahing gawain ng bawat pagpupulong ay upang talakayin ang agenda at magpasya dito.

AGENDA

Ito ay isang listahan ng mga isyu na tatalakayin sa pagpupulong. Ang mga ito ay natutukoy ng chairman ng pagpupulong. Gayunpaman, maaari ding lumahok ang kalihim sa prosesong ito.

Gamitin ang mga sumusunod na alituntunin kapag bumubuo ng iyong agenda:

• Hatiin ang mga paksa ng pulong na masyadong malawak sa maraming mga subtopics. Para sa bawat sub-paksa, ang mga responsableng tao ay maaaring magsagawa ng mga pagpupulong ng paghahanda, kung kinakailangan.

Halimbawa, ang isang pagpupulong na naka-iskedyul para sa pagtatapos ng buwan sa paksang "Sa pagtupad ng mga nakaplanong mga target ng pangunahing mga tindahan ng produksyon" ay dapat na unahan ng isang serye ng mga maliliit na pagpupulong sa mga tindahan: "Sa pagtupad ng plano ng pandayan "," Sa katuparan ng plano ng pagkuha ng tindahan "," Sa pagtupad ng plano ng machine shop "," Sa pagpapatupad ng plano ng Assembly shop. " O isang pagpupulong sa paksang "Sa pagpapatupad ng isang sistema ng ERP sa isang negosyo" ay dapat na unahan ng maraming mga pagpupulong: "Sa mga problema ng pagpapakilala ng isang sistema ng ERP sa paggawa", "Sa pagtiyak sa komunikasyon sa pagitan ng ERP system at 1C sa accounting "," Sa teknikal na suporta ng isang ERP system at paglilipat ng data ", atbp.

• Dalhin ang mga isyu sa agenda na pantay ang kahalagahan, pinag-isa ng isang karaniwang tema... Halimbawa, ang pagkakaloob ng transportasyon, ang pagkakasunud-sunod ng paghahatid sa warehouse, pagpapadala at pag-aalis ng mga natapos na produkto mula sa teritoryo ng negosyo.

Ang isang mas malawak na hanay ng mga magkakaugnay na problema ay maaari ding ilagay sa agenda. Halimbawa, maaari nilang isama ang:

Pagkuha ng isang bagong linya ng produksyon;

Teknikal na paghahanda ng produksyon;

Mga pagbabago sa disenyo at dokumentasyong teknolohikal na may kaugnayan sa pagbili ng mga bagong kagamitan;

Modernisasyon ng mga gusali ng produksyon at pag-unlad ng bindings ng tool ng machine;

Materyal at panteknikal na suporta ng produksyon.

Sa parehong oras, ang muling pagtatayo ng pasukan ng pabrika o ang samahan ng mga elektronikong pagbabayad para sa pasukan sa canteen ng pabrika ay malinaw na hindi nagkakahalaga ng pagtalakay sa pagpupulong na ito.

Malinaw na hindi maaaring palaging maiimpluwensyahan ng kalihim ang nilalaman ng agenda. Ang pagpupulong ay pinagsama ng pinuno, binabalangkas din niya ang saklaw ng mga isyu. At kung ang manager ay kasama sa agenda ng isang pagpupulong ng pagbili ng isang bagong linya ng produksyon para sa paggawa ng paghahagis at pag-oorganisa ng isang paglilinis sa tagsibol, kung gayon maaaring hindi posible na kumbinsihin siya. Ngunit para sa aming bahagi, maaari naming ipanukala na dalhin ang talakayan ng pag-oorganisa ng isang araw ng paglilinis sa isa pang pagpupulong, halimbawa, pagsamahin ito sa isyu ng pagpipinta sa harapan ng isang gusali o pagdaraos ng mga pagdiriwang sa okasyon ng kaarawan ng organisasyon.

• Gumawa lamang ng isang agenda mula sa mga isyu na sumasailalim sa kakayahan at lugar ng responsibilidad ng mga kalahok sa pagpupulong. Halimbawa, walang saysay na pag-usapan ang mga isyu sa supply kung wala ang pinuno ng suplay.
• Limitahan ang bilang ng mga paksa at isyu sa agenda... Dapat ay marami sa kanila ang maaaring mabisang tinalakay at malutas sa loob ng inilaang tagal ng panahon. Halimbawa, sa 1 oras ng isang pagpupulong, maaari mong talakayin mula 1 hanggang 5 mga katanungan, depende sa sukat ng mga paksang tinalakay at sa kalidad ng paghahanda para sa pagpupulong.
• Isama sa agenda ang isang ulat tungkol sa mga takdang-aralin at takdang-aralin na ibinigay sa huling pagpupulong kung ang mga pagpupulong ay may isang karaniwang tema at komposisyon ng mga kalahok. Maging handa para sa katotohanan na, kahit na walang naturang item sa agenda, maaaring ipakilala ito ng chairman sa kanyang awtoridad. Samakatuwid, mas mahusay na mai-print nang maaga ang listahan ng mga tagubilin - dapat sa tagapangulo, sa namamahala at sa kalihim.

Mga KASALUNGKOD NG PAGPULONG

Pangkalahatang mga kinakailangan para sa mga kalahok sa kaganapan:

Kakayahan at interes sa mga isyu sa agenda;

Ang isang sapat na mataas na posisyon upang makapagpasya at magbigay ng mga tagubilin sa mga nasasakupan batay sa mga resulta ng pagpupulong.

Ang komposisyon ng mga kalahok sa panahon ng kaganapan ay maaaring magbago. Kung may mga paksa sa agenda na nakakaapekto sa lahat ng mga kalahok sa pagpupulong, at mga isyu na nauugnay lamang sa ilan sa kanila, kung gayon ang mga pangkalahatang isyu ay dapat munang tinalakay. Sa pagtatapos ng bahaging ito ng pagpupulong, ang mga empleyado na hindi kasangkot sa karagdagang talakayan ay maaaring palayain.

Paano maabisuhan ang lahat

Ipaalam sa lahat ng mga kalahok sa pagpupulong tungkol sa petsa, oras, venue, paksa ng kaganapan.

Maaari kang mag-ulat ng isang pagpupulong gamit ang isang tawag sa telepono, sms, email (na may paghahatid at basahin ang mga abiso), personal na bypass.

Kung ang isa sa mga kalahok ay wala sa lugar ng trabaho para sa iba't ibang mga kadahilanan (taunang bakasyon, pansamantalang kapansanan, paglalakbay sa negosyo, atbp.), Kinakailangang alamin ang dahilan ng kawalan at paalalahanan ang empleyado na pumalit sa absent na tao ayon sa kapalit na pamamaraan na dapat niyang dumalo sa pagpupulong.

Makakatulong din na magdagdag ng isang pop-up prompt tulad ng "paalalahanan ang representante na dumalo sa pagpupulong ng pagpaplano" sa kalendaryo sa iyong computer.

Ang impormasyon tungkol sa kung sino ang naalerto tungkol sa pagpupulong at kung kailan maaaring mailagay sa isang talahanayan (Halimbawa 1).

HALIMBAWA 1

Mga Kalahok sa Alerto sa Pagpupulong

Ang pagpupulong ay magaganap sa Hunyo 24, 2017 ng 11:00 sa tanggapan ng direktor ng pagkuha.

Paksa: Konklusyon ng mga kontrata sa mga tagatustos para sa ikalawang kalahati ng 2017.

Upuan para sa mga kasali sa pagpupulong

Siguraduhing maghanda ng isang tsart sa pag-upo para sa mga kalahok sa pagpupulong kung ang mga sumusunod ay naroroon:

Nangungunang mga opisyal (lungsod, rehiyon, teritoryo, republika, pederasyon);

Mga nagmamay-ari ng transnational corporations at Holdings, atbp.

Mga kinatawan ng mga samahang samahan.

Kung maaari, ang sekretaryo ay dapat na makaupo sa isang hiwalay na mesa sa tabi ng talahanayan ng chairman (Halimbawa 2).

Halimbawa 2

Tsart ng upuan

Mga card ng pangalan

Sa mga talahanayan sa tapat ng mga kaukulang lugar, kinakailangang ilagay ang mga name card na may posisyon at (o) buong pangalan. bawat kalahok. Ang pinakasimpleng pagpipilian ay isang sheet ng papel na nakatiklop tulad ng isang bahay (Larawan 1)

Fig. isa Kard ng pangalan ng dadalo ng pulong

Mga badge

Sa mga partikular na kritikal na kaso, kinakailangan upang maghanda ng mga badge (badge), kung saan dapat mong ipahiwatig:

BUONG PANGALAN. mga kalahok;

Ang kanilang mga posisyon;

Ang pangalan ng samahan na kinakatawan ng bawat kalahok;

Ang lokalidad kung saan matatagpuan ang tinukoy na samahan.

Maaari ring isama ang badge:

Ang logo ng samahan na kinatawan ng kalahok;

Logo (sagisag) ng kaganapan (pagpupulong, kumperensya, atbp.).

Maaari kang gumamit ng mga badge na may drawstring o isang clothespin. Ipinagbibili ang mga ito sa mga stationery at tindahan ng suplay ng tanggapan.

Maaari mong idisenyo ang mga pagsingit sa iyong teksto mismo, pagkatapos ay i-print ang mga ito sa isang printer, gupitin ito ng gunting at ilagay ang mga ito sa mga badge (Larawan 2).

Fig. 2. Isingit na badge na idinisenyo mismo

Kung ang sapat na pondo ay inilaan para sa paghahanda, kung gayon ang mga insert card ay maaaring maiutos mula sa isang samahan na nagbibigay ng mga serbisyo sa pagpi-print. At para sa regular na panloob na pagpupulong, hindi kinakailangan ang mga badge.

PANAHON NG MEETING

Ang magkakaibang uri ng pagpupulong ay may magkakaibang dami ng oras. Halimbawa, ang isang pagpupulong sa umaga ay maaaring tumagal ng halos kalahating oras, at ang isang interregional na pagpupulong sa isang tukoy na isyu ay maaaring tumagal ng isang buong araw.

Ang haba ng pagpupulong ay dapat na planuhin nang maaga. Dapat malaman ng lahat ng mga kalahok ang simula at oras ng pagtatapos ng kaganapan. Tutulungan ka nitong gumana nang mabilis at mahusay upang hindi ka gising.

Sira

Kung ang pagpupulong ay mas mahaba kaysa sa isang oras na pang-astronomiya (60 minuto), kung gayon ang mga pahinga ay dapat gawin tuwing oras ng akademiko (45 minuto).

Sa mga partikular na mahahabang kaganapan, maaaring magbigay ng mga pag-pause, kung saan ang mga kalahok ay inaalok ng meryenda (mga sandwich, prutas, matamis) at inumin (tsaa, kape, juice, mineral na tubig, atbp.).

Kapag ang antas ng pagpupulong ay mababa, at mayroong isang palamigan, isang kape machine at disposable pinggan para sa mga bisita sa opisina sa tabi ng silid ng pagpupulong, kung gayon ang mga kasali sa pulong ay madaling ibuhos ang kanilang mga kape, tsaa o tubig.

Ang mga bote ng tubig at baso ay maaaring mailagay nang maaga sa mga mesa kung saan nakaupo ang mga kalahok sa pagpupulong - pagkatapos ay maaari nilang mapatay ang kanilang uhaw hindi lamang sa panahon ng pahinga, ngunit sa anumang oras. Mas mabuti na huwag ilagay ang pagkain sa mga mesa. Nakakahiya kung ang isa sa mga kasali ay nahuhulog ng isang sandwich sa mga papeles sa negosyo o nagbuhos ng kape.

Mas mahusay na itakda ang mesa na may meryenda at inumin sa isang hiwalay na silid. Karaniwan itong ginagawa ng kalihim, ngunit kung hindi niya tinutupad ang mga minuto. Kapag ang sekretarya ay hindi makaalis sa silid sa panahon ng isang pagpupulong, isa pang taong naatasan na gawin ito ang dapat ayusin ang pahinga. O, kahalili, inihahanda ng kalihim ang lahat para sa mga coffee break bago magsimula ang pagpupulong. Para sa mga pinalawig na pagpupulong, ang mga katulong ay karaniwang kinakailangan.

Time frame

Ang tagal ng kaganapan ay dapat na makontrol. Ang panuntunang ito ay sinusubaybayan ng chairman ng pagpupulong.

Habang pinaplano mo ang iyong pagpupulong, tiyaking isasaalang-alang ang oras na kinakailangan para magsalita ang bawat tagapagsalita at talakayin ang bawat isyu.

Suriin ang chairman para sa timeline para sa bawat pagtatanghal.

Mga break ng iskedyul kung kinakailangan.

Idagdag ang lahat ng mga agwat ng oras sa calculator at idagdag sa nagresultang halaga

Kung gaano katagal ang pagpupulong ay dapat iparating sa tagapangulo. Kung sumasang-ayon siya sa figure na ito, ang mga regulasyon ay dapat na pansinin ng lahat ng mga kalahok, kung hindi, ang mga pagsasaayos ay kailangang gawin at muling iulat sa chairman.

Kapag napagkasunduan, ang agenda na may limitadong oras ay ipinapadala sa lahat ng mga kalahok sa pagpupulong (Halimbawa 3).

HALIMBAWA 3

Limitadong agenda sa panahon

MINITO NG PAGPULONG: 5 KEY STEPS

Protocol idokumento ang parehong mga aktibidad ng permanenteng mga katuwang na samahan (mga komisyon, komite, konseho, atbp.), at pansamantalang mga katuwang na pangkat - iba`t ibang mga pagpupulong, kumperensya, seminar at kumperensya.

Mayroong mga sumusunod na uri ng mga protokol:

. Maikling Protocol- isang dokumento kung saan naitala ang buong pangalan. at ang mga posisyon ng mga kalahok ng pagpupulong, ang paksa nito, pangunahing mga katanungan, isang buod ng mga ulat, mga desisyon na ginawa, isang listahan ng mga gawain para sa bawat responsableng tao. Karaniwang itinatago ang protokol na ito sa mga pagpupulong sa pagpapatakbo.

. Kumpletuhin ang protokol, bilang karagdagan sa lahat ng nasa itaas, nagsasama ng detalyadong mga tala ng lahat ng mga talumpati, opinyon, susog at iba pang mga nuances ng talakayan. Pinapayagan ka ng dokumentong ito na muling buuin ang isang detalyadong larawan ng pagpupulong.

Ang form ng pag-iingat ng mga minuto ay pinili ng chairman ng pagpupulong o pinuno ng negosyo.

Ang mga teksto ng mga talumpati at iba pang mga materyal na inihanda para sa pagpupulong ay ginawa sa anyo ng mga kalakip. Dapat silang sumangguni sa teksto ng protokol.

Ang kalihim ay responsable para sa kung paano tama at kumpleto ang kurso ng pagpupulong ay naitala. Ang responsibilidad na ito ay hindi dapat maliitin, dahil ang protokol ang nag-iisang dokumento na sumasalamin sa lahat ng talumpati, talakayan, komento at desisyon na dapat ipatupad. Sa panahon ng pagpupulong, ang mga kalahok nito ay maaaring walang marinig, walang oras upang isulat ito. Madali itong mabawi sa pamamagitan ng pag-refer sa protocol.

Hakbang 1: paghahanda ng lugar ng trabaho

Upang gawing mas madali ang pag-iingat ng mga minuto, bago ang pagpupulong:

. Pumili ng isang lugar para sa iyong sarili sa hall kung saan magaganap ang kaganapan. Dapat itong ipakita ang lahat ng mga kalahok nang personal, malinaw na maririnig ang mga talumpati ng chairman, mga nagsasalita at "mga pahayag mula sa madla" (tingnan ang tsart ng pag-upo sa Halimbawa 2).

. Maglagay ng listahan ng mga kalahok sa pagpupulong sa iyong desk kasama ang kanilang buong pangalan. at mga posisyon, pati na rin ang isang tsart ng pagkakaupo... Bago ang simula ng pagpupulong, kapaki-pakinabang na maingat na pag-aralan kung sino ang nakaupo kung saan, at pagkatapos ay tumingin sa diagram kung kinakailangan.

. Mag-stock sa stationery... Kumuha ng 2-3 panulat, 2 lapis, 2 pambura kasama mo.

. Suriin kung gumagana ang kagamitan sa opisina at iba pang mga aparato: orasan, recorder ng boses, camcorder (kung mayroon man). Huwag kalimutan ang kurdon ng kuryente at mga ekstrang baterya o rechargeable na baterya.

I-refresh ang mga pangunahing mensahe ng lahat ng mga pag-uusap bago ang pagpupulong.

Hakbang 2: makuha ang pag-usad ng pagpupulong

Bilang karagdagan sa mga materyal na inihanda para sa pagpupulong (mga teksto ng mga ulat, talumpati, sanggunian, draft na desisyon, agenda, listahan ng mga kalahok, atbp.), Ang mga minuto ay inilabas batay sa mahusay na pagrekord, pagrekord ng video, transcript o magaspang na sulat-kamay mga tala na itinatago sa panahon ng pagpupulong.

Paano ko maitatago ang magaspang na tala?

1. Maghanda ng mga sheet para sa draft na minuto- ang kanilang bilang ay nakasalalay sa laki ng agenda. Sa unang sheet, isulat ang petsa ng pagpupulong, ang paksa nito, numero ng minuto, listahan ng mga kalahok, agenda (Halimbawa 4).

HALIMBAWA 4

I-draft ang mga minuto ng pagpupulong. Sheet Blg. 1

Isulat ang mga katanungan para sa talakayan sa magkakahiwalay na blangko na papel, na nag-iiwan ng sapat na puwang para sa mga tala:

Sheet No. 2: "Sa estado ng trabaho sa pagtatapos ng mga kontrata para sa pagbibigay ng di-ferrous at ferrous metal." Ulat ni P.D. Prokhorov;

Sheet Blg. 3

Sheet No. 4: "Sa pagbibigay ng mga supply ng transport." Ulat ni V.Yu. Medvedev;

Sheet Blg 5:… (Upang makumpleto sa panahon ng pagpupulong);

Sheet Blg. 6: "Sa katayuan ng mga pakikipag-ayos sa ilalim ng natapos at naisakatuparan na mga kontrata para sa pagbili ng mga hilaw na materyales at materyales." Ulat ni K.D. Fomina;

Sheet Blg. 7:… (Upang makumpleto sa panahon ng pagpupulong);

Sheet Blg. 8: "Sa pagtatapos ng mga kontrata sa LLC Ametist sa pagbibigay ng bakal at mga haluang metal sa JSC ESPZ. Mga panukala ni I.I Telegina;

Sheet Blg. 9:… (Upang makumpleto sa panahon ng pagpupulong).

2. Patunayan na ang lahat ng mga kasali sa pagpupulong ay naroroon. I-cross ang mga wala sa draft protocol sa lapis - maaari silang ma-late. Alamin ang mga dahilan para sa kawalan at pagka-lateness pagkatapos ng pagpupulong.

Ang oras ng pagdating ng mga nahuhuli, direktang itala sa teksto ng protokol sa mga bracket:

Sa kasong ito, malalaman nang eksakto kung alin sa mga naroroon at kung ano ang eksaktong napalampas sa pagpupulong.

3. Punan ang item na "NAKIKINIG"... Sa unang sheet ng draft at sa mga sheet na may kaukulang mga pamagat ng mga ulat, patuloy na itala ang buong pangalan ng tao. at mga pamagat ng speaker, paksa at buod. Kailangan mo lamang mag-record ng pangunahing impormasyon: mga petsa, numero, katotohanan... Kasunod, suriin ang mga tala kasama ang mga ibinigay na teksto ng mga talumpati (thesis). Kung nakakita ka ng pagkakaiba, mangyaring iulat ito sa tagapangulo ng pulong.

4. Ipasok ang item na "SPEAKED"(kung kinakailangan). Ang talata na ito ay nakumpleto kapag ang kurso ng mga nagsasalita ay nagambala ng mga komento, katanungan at pagtutol mula sa iba pang mga kalahok. Sa buong protocol ang bawat ganoong pangungusap ay dapat na maitatala kaagad, lalo na kung sinamahan ito ng parirala: "Mangyaring pumasok sa protokol." Halimbawa:

Ang katotohanan ay ang anumang pahayag na maaaring baguhin ang kurso ng pagpupulong, at sa paglaon kinakailangan na i-highlight ang sandali kailan at kaugnay sa kung ano ang nangyari.

Sa maikling minuto