Ang pagpupulong ay isang paraan ng sama-samang pagpapalitan ng impormasyon sa negosyo kung saan inanyayahan ng pamamahala. Ang pagkumpleto ng talakayan ng mga katanungang nailahad nang eksakto sa itinalagang oras ay nagtuturo sa mga tao na mabilis na makahanap ng mga kinakailangang solusyon, disiplina at, sa parehong oras, bigyan sila ng pagkakataon

§Isa. Pagpupulong bilang isang uri ng samahan ng komunikasyon sa negosyo ng isang pangkat

Pagpupulong (pagpupulong) sa negosyo- pakikipag-ugnay sa pakikipag-usap sa bibig ng isang pangkat ng mga tao (pangkat). Sa ganitong uri ng komunikasyon, pinagsama ang iba't ibang mga genre: oratorical monologue (pambungad at pagtatapos na pahayag ng nagtatanghal, mga talumpati ng mga kalahok, ulat), pag-uusap (pagpapalitan ng impormasyon, promosyon at talakayan ng mga ideya sa panahon ng isang "brainstorming"), talakayan.

Ang pagiging epektibo ng pagpupulong ay higit sa lahat nakasalalay sa talento ng tagapag-ayos - sa kanyang mga kasanayan sa pagsasalita at kasanayan sa pamamahala. Kadalasan ang mga pagpupulong ay gaganapin mismo ng pinuno.

Mayroong mga sumusunod na pangunahing gawain ng mga pagpupulong sa negosyo:

1) Alamin, pag-aralan ang estado ng mga gawain (kung paano isinasagawa ang plano, kung ano ang nangyayari sa koponan ...); makipagpalitan ng impormasyon sa isyu sa ilalim ng talakayan, mag-ugnay ng mga pagsisikap at kumuha ng mga konklusyon sa organisasyon. Ang uri ng impormasyon ng pagpupulong ay tumutugma sa mga gawaing ito.

2) Ipaalam sa koponan ang tungkol sa paghahanap para sa paglutas ng mga problema, tungkol sa bagong karanasan at mga posibilidad ng pagpapatupad nito, upang kumbinsihin ang mga empleyado ng kawastuhan ng patakarang pang-ekonomiya na tinugis. Ang isang nagpapaliwanag na pagpupulong, o isang pagpupulong na panayam, ay inilaan upang malutas ang mga problemang ito.

3) Humanap ng isang kolektibong solusyon sa problema, gumawa, mangolekta ng mga ideya. Ang ganitong uri ng pagpupulong ay may problema, o "brainstorming".

4) Piliin at gumawa ng mga nakabubuo na desisyon. Ito ang gawain ng pagpupulong - ang gumagawa ng desisyon.

5) Upang mabigyan ang mga kalahok ng kinakailangang kaalaman, upang mapabuti ang kanilang mga kwalipikasyon. Ang uri na ito ay tinatawag na isang pagpupulong o pagpupulong sa pag-aaral.

Kung ang pinuno ay interesado sa patuloy na pakikipag-ugnay sa koponan, nag-oorganisa siya ng mga regular na pagpupulong. Sa mga tuntunin ng dalas, ang mga pagpupulong ay maaari ding maging isang beses at pana-panahon.

§2. Mga yugto ng paghahanda at pag-uugali ng pagpupulong

Ang pagpupulong ay isang komunikasyon sa pangkat na pinamamahalaan, naayos. Ang tagumpay nito ay 90% nakasalalay sa paghahanda, pag-iisip tungkol sa mga elemento ng istruktura ng yugto ng pakikipag-usap at kasunod na pagtatasa at pagtatasa sa sarili.

Ang paghahanda ng isang pagpupulong ay nagsisimula sa pagkilala sa pangangailangan nito. Maipapayo na gamitin ang kumplikadong uri ng trabaho na ito kung walang mga kahalili, tulad ng, halimbawa, isang pag-uusap, isang desisyon ng mas mataas na pamamahala, o pagsasama sa iba pang mga pagpupulong. Matapos ang pagpapasya na ayusin ang isang kolektibong proseso ng talakayan, ang paksa at layunin nito ay linilinaw. Sa pamamagitan ng pag-highlight at pagpapangkat ng mga isyu, nabuo ang isang agenda. Pagpili ng pagkakasunud-sunod ng isinasaalang-alang mga isyu, magpatuloy mula sa sikolohikal na batayan. Ang pinaka "mahirap" na mga puntos, na nangangailangan ng pinalawig na talakayan, pagpapaliwanag, ay pinakamahusay na inilagay sa ikalawang ikatlong ng pagpupulong, kapag ang pisikal at mental na pagganap ng grupo ay umabot sa rurok nito. Kasalukuyan o kagyat na mga isyu na hindi nangangailangan ng maraming oras ay maaaring malutas muna, at ang pinaka "simpleng" mga punto o ang pinaka-kagiliw-giliw na mga naiwan sa huli.

Sa pangkalahatang mga termino, kinakailangan upang maghanda, marahil sa pamamagitan ng pagtawag ng isang komisyon para dito, isang draft na desisyon. Kadalasan ito ay isang "palatanungan", sa bawat item kung saan ang mga kalahok ay magbibigay ng mga tiyak na sagot sa panahon ng pagpupulong.

Ang susunod na hakbang ay upang matukoy ang dami at husay na komposisyon ng madla, ihanda ang mga kalahok.

Hindi kinakailangan na mag-imbita ng mga pinuno ng lahat ng mga kagawaran sa bawat pagpupulong. Kadalasan ang mga opisyal na pinaka-may kakayahan sa problema sa ilalim ng talakayan ay kasangkot. Kinakailangan upang matukoy kung ang mga nakikipag-usap ay kumakatawan sa isang malawak na hanay ng mga opinyon o bumuo ng isang malapit na pangkat na pangkat na may parehong mga pananaw. Sa mga tuntunin ng bilang ng mga kalahok, ang mga pagpupulong ay maaaring maging makitid (hanggang sa 5 tao), pinalawak (hanggang sa 20 katao) at kinatawan (higit sa 20 katao). Ang maliliit na grupo ay malapit sa buhay, lubos na produktibo, ngunit mahirap na magsimula sa isang pag-uusap sa kanila, may panganib na gumawa ng hindi maaasahang mga desisyon. Ang mga malalaki, bilang panuntunan, ay nagpapatunay ng mga desisyon batay sa maraming pananaw, ngunit mahirap na magkaroon ng isang pinagkasunduan sa kanila, kinakailangan ng mas mataas na kontrol, may panganib na umusbong ang mga grupo, ang presyur sa mga "saboteur ". Ang perpektong bilang ng mga kalahok para sa isang panloob na pagpupulong ng negosyo ay mula 6 hanggang 9. Lahat ng mga empleyado ay dapat pamilyar sa paksa, layunin, agenda at kinakailangang mga materyales at dokumento nang maaga.

Ang pinakamainam na oras upang magdaos ng pagpupulong, ayon sa ergonomic na pagsasaliksik, ay huli na (11 am Miyerkules o Huwebes). Para sa mga regular na pagpupulong, isang natukoy na araw ng linggo ay itinabi.

Ang venue, bilang panuntunan, ay ang tanggapan ng pinuno ng samahan. Gayunpaman, mas mahusay na magtawag ng mga pagpupulong sa isang espesyal na kagamitan na silid. Dapat itong magkaroon ng mahusay na acoustics, tunog pagkakabukod, bentilasyon, normal na temperatura ng hangin (+ 19 ° C), komportableng kasangkapan para sa trabaho. Ang pinaka-pinakamainam na pag-aayos ng mga kalahok ay nasa haba ng braso mula sa bawat isa sa isang mesa ng trapezoidal.

Ang naaangkop na tagal ng pinagsamang aktibidad ng kaisipan ng isang malaking bilang ng mga tao ay 40 - 45 minuto. Kung ang mga pangyayari sa kaso ay nangangailangan ng mas maraming oras, pagkatapos pagkalipas ng 40 minuto ay inihayag ang isang sampung minutong pahinga. Ang mga patakaran ay itinakda sa simula ng pulong. Karaniwan ang mga pambungad at pangwakas na pahayag ng nagtatanghal, pati na rin ang lahat ng mga pagtatanghal, ay naka-iskedyul sa loob ng 10 minuto. Sa pambungad na talumpati, kinakailangang malinaw at labis na konkretong, maikli ang balangkas ng mga problemang tinalakay at muling iguhit ang pansin ng mga naroroon sa pangwakas na layunin ng pagpupulong. Upang lumikha ng isang insentibo para sa talakayan, maaari mong bigyang-diin ang praktikal na kahalagahan ng mga katanungan, magtakda ng isang bilang ng mga tukoy na gawain para sa madla. Ang isa sa pinakamahalagang kinakailangan para sa chairman ng pagpupulong ay hindi ipataw ang kanyang posisyon sa natitirang mga kalahok mula sa simula pa lamang. Ang posisyon ay nagbibigay sa mga salita ng pinuno ng espesyal na bigat at ang mga empleyado na may magkakaharap na pananaw ay maaaring hindi lamang maglakas-loob na ipahayag ang mga ito, upang hindi sumalungat sa mga awtoridad. Dapat mong subukang kumuha ng isang posisyon na walang kinikilingan, sabihin ang iyong opinyon mula sa isang pangatlong tao o formulate ito sa anyo ng isang katanungan. Maaaring angkop na simulan ang pinaka-seryosong pagpupulong sa isang hindi inaasahang kawili-wiling komento o kahit isang biro. Napakabisa nito kung ang parirala, kaisipan, na magbubukas ng pagpupulong, ay gagamitin sa pagtatapos nito. Kapag tumutugon, ang nagtatanghal ay tumatawag sa mga kalahok sa kanilang unang pangalan at patronymic, at, kung maaari, binibigyang diin ang kanilang karanasan at kakayahan sa may-katuturang isyu. Ang tagapangulo ay dapat na lubos na maasikaso hindi lamang sa kakanyahan ng pagsasalita, kundi pati na rin sa kung paano ang bawat isa sa kanila ay umaangkop sa pangkalahatang istraktura, kung paano ito gumagana upang makamit ang nilalayon na layunin; ay hindi humantong sa gilid. Sinusubaybayan ng tagapag-ayos ang mga patakaran, sa panahon at pagkatapos ng pagsasaalang-alang sa bawat problema, na maikling buod ng mga pagganap. Nakakatulong ito upang matiyak na malinaw na nauunawaan ng lahat ng naroroon kung ano ang tinatalakay, na ang ilang pag-unlad ay nagawa sa kurso ng talakayan. Kung lampas sa tanong ang nagsasalita, dapat siyang tumigil sa diplomatikong. Ang isang kritikal na pagtatasa ng mga panukala ay ibinibigay kaagad pagkatapos ng pagsasalita, o, kung ginamit ang pamamaraan ng "brainstorming", pagkatapos na maipahayag ang lahat ng mga ideya.

Ang susunod na posibleng yugto ng pagpupulong ay ang paggawa ng desisyon. Ang isang dati nang handa na desisyon sa draft ay nabasa, at ang mga kasali sa pagpupulong ay gumawa ng kanilang sariling mga pagsasaayos, pinagtibay ito batay sa mga resulta ng boto. Matapos magawa ang mga desisyon, natutukoy ang mga taong nagsasagawa ng pagpapatupad at kontrol nito.

Tinatapos ang pagpupulong, ang nagtatanghal ay maaaring tumawag sa bawat isa upang matupad ang mga plano, programa, upang makamit ang mga layunin na kanilang napunta sa huli; maikling buod ng talakayan; purihin ang pinakamatagumpay na mga ideya, talumpati sa negosyo; salamat sa lahat sa kanilang produktibong trabaho.

Ang mananaliksik sa pulong ng Ingles na si Elan Barker ay wastong naniniwala na ang patuloy na pagsusuri ng patuloy na kolektibong talakayan ay humahantong sa kita. Ang pagtatasa ay dapat na layunin, na binuo ng buong pangkat sa isang hiwalay na pagpupulong, sa labas ng pagpupulong. Maaari kang mag-anyaya ng mga kalahok na punan ang isang palatanungan gamit ang tinatawag na sliding scale para sa mga sagot: (hindi) 1 2 3 4 5 6 (Oo):

Kailangan ba ang pagpupulong?

Malinaw ba ang layunin nito?

Ito ba ay akma para sa layunin?

Sumasang-ayon ka ba na ang tagal at tiyempo ay maginhawa?

Nasiyahan ka ba ng silid?

Natanggap mo ba ang agenda at mga dokumento sa tamang oras?

Naitakda na ba ang lahat ng mga item sa agenda?

Ang mga dumalo ay mayroong naaangkop na kakayahan?

Nagamit ba ng wastong pangangasiwa ang chairman?

Nasiyahan ka ba sa pamamaraan ng paggawa ng desisyon?

Ang pagsusuri sa pagpupulong ay maaaring maisagawa nang mas mahusay kung ang isang independiyenteng eksperto ay kasangkot. Magkakaroon siya ng pagkakataong suriin nang walang kinikilingan kung ano ang maayos at kung ano ang kailangang baguhin.

Ang isang baguhan manager ay maaaring pag-aralan ang sama-samang komunikasyon sa kanyang sarili ayon sa pamamaraan:

1. Ano ang uri ng pagpupulong depende sa layunin?

2. Maayos bang nabalangkas ang paksa at sub-paksa (agenda)?

3. Kailan ang pinakamahirap na mga isyu na nakaiskedyul na harapin?

4. Naaangkop ba ang lugar, oras, bilang at komposisyon ng mga kalahok?

5. Ano ang pinag-uusapan ng nagtatanghal sa pambungad na talumpati?

6. Anong mga regulasyon ang pinagtibay?

7. Ano ang mga pag-aayos ng pagkilos ng pagsasalita ng nagtatanghal sa panahon ng dayalogo?

8. Ang lahat ba ay naroroon na nakikilahok sa talakayan?

9. Anu-anong desisyon ang nagawa?

10. Paano natapos ng host ang pagpupulong?

11. Tama bang iginuhit ang protocol?

Sa pagsasagawa, mayroong isang malawak na paghahati ng mga pagpupulong ayon sa kanilang mga gawain at layunin. Samakatuwid, nakikilala ang mga pagpupulong na may problema, nakapagtuturo at pagpapatakbo .Personal na pamamahala: Teksbuk / S.D. Reznik et al. - Ika-2 ed., Binago. at idagdag. - M.: INFRA-M, 2004 .-- 622 p ..

Ang layunin ng pagpupulong sa problema ay upang makahanap ng pinakamahusay na solusyon sa pamamahala sa problemang tinatalakay. Ang mga pagpapasya sa naturang pagpupulong ay karaniwang binubuo bilang isang resulta ng talakayan at kinuha pagkatapos ng isang pagboto. Ang gayong pagpupulong ay gaganapin alinsunod sa sumusunod na pamamaraan: mga ulat; mga katanungan sa mga nagsasalita; talakayan; gumagawa ng solusyon.

Ang layunin ng pulong ng pagtatagubilin ay upang ihatid ang mga order at kinakailangang impormasyon mula sa itaas hanggang sa ibaba ng control scheme para sa mas mabilis at mas mahusay na pagpapatupad. Sa naturang pagpupulong, ipinapaalam ng pinuno sa madla ang mga desisyon na pang-administratibo na kinuha.

Ang mga pagpupulong sa pagpapatakbo ay ang tinaguriang mga pagpupulong sa pagpaplano, mga pagtatagubilin, limang minutong pagpupulong. Hindi sila pinahaba. Ang layunin ng naturang mga pagpupulong ay upang makuha ang manager ng impormasyon tungkol sa kasalukuyang estado ng mga gawain sa paggawa. Sa kaibahan sa isang pagtatagubilin, ang isang pagpupulong sa pagpapatakbo ay nagbibigay ng impormasyon mula sa ibaba hanggang sa control scheme. Nakatanggap ng impormasyon sa pagpapatakbo mula sa mga kalahok sa pagpupulong, kinikilala ng manager ang pagkakaroon ng "mga bottleneck", ang mga dahilan para sa pagkahuli at pagkabigo, at dito ginagawa niya ang mga kinakailangang desisyon, nagbibigay ng mga tagubilin, tinutukoy ang mga deadline para sa kanilang pagpapatupad. Walang ulat na ginawa sa isang pagpupulong sa pagpapatakbo. Ang pangunahing layunin ay upang makilala ang mga problema sa produksyon, sa solusyon kung saan dapat idirekta ang pangunahing mga pagsisikap ng koponan.

Gayunpaman, ang pangunahing layunin ng anumang pagpupulong o pagpupulong ay upang makagawa ng isang magkasamang desisyon pagkatapos ng isang sama-samang pagpapalitan ng impormasyon, iyon ay, upang makamit ang isang tiyak na resulta.

Pag-uuri ng mga pagpupulong at pagpupulong

Ang mga pagpupulong at kumperensya ay pormal at impormal. Upang matagumpay na maisagawa ang isang kaganapan, kailangan mo munang tukuyin ang likas na katangian nito.

Ang mga uri ng pagpupulong ay maaaring maiuri ayon sa mga pagpapaandar ng pamamahala:

1. Pagpaplano ng mga pagpupulong, na tatalakayin ang diskarte at taktika ng samahan, ang mga mapagkukunang kinakailangan upang ipatupad ang mga plano;

2. Ang mga pagpupulong sa motibasyon sa paggawa, kung saan ang mga problema sa pagiging produktibo at kalidad, kasiyahan ng kawani, ang mga dahilan para sa mababang pagganyak, ang posibilidad na baguhin ito, mga isyu ng moral at materyal na insentibo ay tinalakay;

3. Mga pagpupulong sa panloob na samahan, kung saan ang paksa ng talakayan ay ang mga isyu ng pagbubuo ng samahan, koordinasyon ng mga aktibidad ng mga yunit ng istruktura, pagdelegasyon ng awtoridad, atbp.

4. Ang mga pagpupulong sa kontrol sa mga gawain ng mga empleyado ay nakatuon sa talakayan ng mga resulta ng mga aktibidad, nakamit ang mga itinakdang layunin, mga problema ng pagkagambala, mababang produktibo;

5. Ang mga pagpupulong na tukoy sa samahan, kung saan tinalakay ang mga isyu sa pamamahala ng pagpapatakbo na may kaugnayan sa sitwasyon sa samahan, mga makabagong ideya at ang posibilidad ng kanilang pagpapatupad, mga problema sa kaligtasan, pagiging mapagkumpitensya, imahe, estilo.

Mayroon ding pag-uuri ng mga pagpupulong ayon sa istilo ng paghawak:

1. Mga pulong na autokratiko, karapatang magsalita at karapatang magpasya kung saan ang pinuno lamang ang mayroong. Ang mga kalahok sa mga pagpupulong na ito ay dapat makinig at sagutin ang mga katanungan na tinanong ng pinuno. Ang mga nasabing pagpupulong ay gaganapin kapag ang manager ay kailangang ipaalam o magbigay ng mga tagubilin sa kanyang mga sakop.

2. Walang mga agenda ang mga libreng pagpupulong. Maaari silang hawakan nang walang namumunong opisyal. Ang mga nasabing pagpupulong ay nagpapailalim sa isang palitan ng mga pananaw, mga desisyon kung saan hindi naitala. Ang gayong pagpupulong ay gaganapin sa anyo ng isang pag-uusap o pag-uusap.

3. Mga pagpupulong ng talakayan - isang paraan upang makakuha ng mga solusyon sa anumang isyu sa pamamagitan ng pagbuo ng mga bagong ideya at pag-aralan ang mga iminungkahing solusyon bilang resulta ng sama-samang gawain ng isang pangkat ng mga tao sa panahon ng pagpupulong na ginanap alinsunod sa ilang mga patakaran. Ang isang tampok na katangian ng pamamaraang ito ay ang kawalan ng pagpuna at pagsusuri ng mga ideyang ipinahayag.

Ang opisyal na kaganapan ay may malinaw na minarkahang katayuan at gaganapin alinsunod sa itinatag na mga patakaran. Ang mga espesyal na pinipigil na tao ay laging naroroon sa gayong pagpupulong. Ang mga pangunahing bahagi ng kaganapan:

1. Agenda (listahan ng mga isyu na tatalakayin);

2. Mga ulat (paglalahad ng kakanyahan ng mga isyu);

3. Mga talumpati (talakayan ng mga isyu sa agenda);

4. Mga Susog (talakayan sa mga pagbabagong iminungkahing ipakilala sa talakayan);

5. debate (talakayan);

7. Pagguhit ng isang protokol (nakasulat na pahayag ng mga kaganapan);

8. Miscellaneous (talakayan ng mga isyu na wala sa agenda).

Mas madali ang pakiramdam ng mga tao sa mga pagtitipong panlipunan, ngunit dapat mo ring maghanda para sa mga naturang kaganapan. Para sa mga impormal na pagpupulong na kailangan mo:

1. Listahan ng mga paksa para sa talakayan;

2. Host ng kaganapan;

3. Protokol ng naabot na mga kasunduan.

Ang mga impormal na kaganapan ay nagaganap sa isang mas nakakarelaks na kapaligiran, ngunit kailangan mo ring tandaan na ang isang maayos na pulong o pagpupulong lamang na nagbibigay ng positibong resulta.

Ang bawat pagpupulong ay dapat magkaroon ng isang agenda na kailangang maisip nang maaga. Ang agenda ay nakakatulong upang makatipid ng oras at hindi mag-isip sa mga pangalawang isyu sa mahabang panahon.

Ang isang nakahandang agenda ay binubuo ng:

* layunin, petsa, oras at lugar ng pagpupulong;

* listahan ng mga inanyayahang tao;

* listahan ng mga tinalakay na problema;

* Pangunahing tema;

* iba;

* mga petsa para sa susunod na pagpupulong.

Ang isang pagpupulong ay ang pinagsamang pagkakaroon ng isang pangkat (sama) ng mga mamamayan sa isang tiyak na lugar upang matalakay ang iba't ibang mga paksa o solusyon sa ilang mga problema.

Mayroon ding isa pang konsepto ng isang pagpupulong - ito ay isang pagtitipon ng buong sama-sama ng paggawa ng isang negosyo o samahan upang malutas ang anumang napipilit na isyu at magdala ng impormasyon sa masa ng mga desisyon sa pamamahala.

Ang isa sa mga pinakamahirap na pagpipilian para sa pakikipag-ugnay sa negosyo ay ang mga pagpupulong - lalo na kung gaganapin sila sa isang sitwasyon ng hidwaan o krisis sa samahan. Para sa isang bilang ng mga samahan, ang mga pagpupulong ay ang kataas-taasang namamahala na katawan. Samakatuwid, ang mga dokumentong nilikha bilang isang resulta ng kanilang trabaho ay laging nakakaapekto sa mga istratehikong plano ng samahan at nakakaapekto sa sikolohikal na klima sa koponan.

Ang mga pangunahing patnubay para sa paghahanda ng mga pagpupulong ay ang mga regulasyon at pang-administratibong dokumento na kumokontrol sa mga aktibidad ng samahan mismo bilang isang buo at ang pagpupulong bilang isang lupon ng pamamahala ng kasamahan. Kasama sa mga dokumentong ito ang: tala ng samahan, ang tsart ng samahan, mga kilalang pambatasan na gumaganap ng papel na ginagampanan ng modelo ng mga ganitong uri ng mga institusyon. Ang mga nasabing dokumento ay madalas na naglalaman ng mga tagubilin sa saklaw ng mga isyu na maaaring ilabas para sa talakayan ng kapwa at isama sa agenda ng pagpupulong. Bilang karagdagan, ang mga dokumentong pang-organisasyon at pang-administratibo ay madalas na naglalaman ng isang paglalarawan ng pamamaraan para sa paghahanda para sa isang pagpupulong, ang mga patakaran ng gawaing ito, na tumutukoy sa antas ng pagiging naaangkop ng ilang mga teknolohiya ng pakikipag-ugnay sa negosyo.

Ipinapakita ng pagsasanay na sa mga sitwasyon ng hidwaan, napakahalaga nito kung paano iginuhit ang agenda ng pagpupulong. Ang posibilidad ng isang nakabubuo na resolusyon ng hidwaan ay tumataas kung ang agenda ay may kasamang mga isyu lamang na direktang nakakaapekto sa kakanyahan ng hidwaan, ang paksa ng mga kontradiksyon na lumitaw. Kung, bilang karagdagan sa salungatan mismo, isang pagtatangka ay ginagawa sa pagpupulong upang malutas ang ilang mga karagdagang isyu, kung gayon ang naturang agenda ay lumilikha ng isang paunang kinakailangan para sa pagpapaunlad ng hidwaan bilang isang avalanche. Ito ay dahil sa paglahok ng isang malaking bilang ng mga tao sa direktang pakikipag-ugnay nang sabay. Ang kanilang mga interes na may maraming direksyon, na sinamahan ng mga pag-uugali sa tunggalian na itinakda ng sitwasyon ng hidwaan, ay maaaring makapukaw ng isang karagdagang pagpapalawak ng lugar ng hidwaan, ang paglaki at komplikasyon ng mga sumalungat na kontradiksyon.

Maraming mga pagpupulong at kumperensya sa negosyo ang ginaganap sa anyo ng mga talakayan. Sa isang talakayan sa masa, lahat ng mga kalahok, maliban sa chairman, ay nasa pantay na posisyon. Walang itinalagang espesyal na bihasang mga rapporteur, habang ang lahat ay naroroon hindi lamang bilang mga tagapakinig. Ang isang isyu sa ad hoc ay tinalakay sa isang tukoy na pagkakasunud-sunod, karaniwang alinsunod sa mahigpit na mga patakaran at pagiging pinuno ng isang opisyal.

Upang makabuo ng isang pagpupulong at maging handa para sa makabuluhang komunikasyon ilang araw bago ito gaganapin, maaari silang bigyan ng isang sertipiko sa mga katangian ng problemang tinatalakay. Upang maipon ito, ipinapayong lumikha ng isang pangkat ng mga dalubhasa na nakatuon sa pagsasagawa ng isang komprehensibong pagsusuri ng estado ng mga gawain sa samahan.

Bilang isang patakaran, ang mga materyales para sa pagpupulong (agenda, mga abstract o teksto ng mga ulat, mga draft na desisyon, atbp.) Ay ibinibigay sa mga kalahok sa pagpupulong sa hinaharap na tatlo hanggang apat na araw bago magsimula ito. Pinapayagan silang gumawa ng mga pagbabago sa nakabuo na ng mga dokumento, at pagkatapos ay kaagad na ipakita ang kanilang mga panukala sa pagpupulong.

Sa sikolohikal, ang pagtatrabaho sa mga dokumento na nasa mismong pagpupulong mismo ay nakakatulong upang mabawasan ang posibilidad ng isang paglala ng mga personal na antipathies sa pagitan ng mga magkasalungat na partido. Sumangguni sa dokumento, na dumadaan sa direktang pakikipag-ugnay sa kalaban, ang pagpapakilala ng dokumento bilang isang namamagitan na link, binabawasan ang posibilidad ng pagsiklab ng mga nakakaapekto na reaksyon, ang pagkakaroon ng isang salungatan ayon sa senaryo ng isang pagsabog.

Ang pagharap sa salungatan sa panahon ng pagpupulong ng senaryo ng laro ay madalas na mas mapapamahalaan kung ang pangkalahatang mga regulasyon ay maaaring gamitin. Upang mapadali ang pagtatrabaho sa mga draft na regulasyon, maaari mong gamitin ang sumusunod na karaniwang pamamaraan para sa pagdaraos ng mga pagpupulong bilang isang paunang template:

• · Panimulang pangungusap na may kabuuang tagal ng 3 hanggang 5 minuto, kung saan ang pangkalahatang mga patakaran ng pagpupulong, ang mode ng paghawak nito, ang tinatayang oras ng pagtatapos ay inihayag;
• Ang pangunahing ulat na tumatagal ng 25 hanggang 30 minuto (kung ang diametrically kabaligtaran ng mga posisyon ng mga hindi pagkakasundo na partido ay kinuha sa pulong, pagkatapos ang bawat isa ay dapat bigyan ng pantay na oras upang ipakita ang kanilang mga pananaw, ngunit kanais-nais na sa kabuuan hindi ito lalampas sa 30 minuto , kung hindi man bilang isang resulta ng natural na pagkapagod, ang mga tagapakinig ay simpleng walang pansin);
• · Mga katanungan sa mga nagsasalita at kanilang mga sagot (bawat tanong at sagot - hindi hihigit sa 2 minuto);
• · Mga talumpati ng mga co-speaker, karagdagang mga mensahe (hindi hihigit sa 10-15 minuto para sa lahat ng mga nagsasalita na may karagdagang mga mensahe para sa mga kadahilanang nabanggit sa talata 2);
• · Mga katanungan sa mga co-rapporteur (hindi hihigit sa 1 minuto para sa bawat tanong at sagot dito);
• · Mga talumpati ng mga kalahok sa pagpupulong (5-7 minuto);
• · Ang mga sagot ng mga speaker (hindi hihigit sa 5 minuto para sa bawat isa);
• · Mga sagot ng mga co-rapporteur (hindi hihigit sa 3 minuto para sa bawat isa);
• · Mga sanggunian sa panahon ng pagpupulong (dapat mayroong hindi hihigit sa tatlo sa kanila, upang hindi makagambala ng pansin mula sa pangunahing paksa at hindi magbunga ng pakiramdam ng mahina na paunang paghahanda para sa pagpupulong; ang isang sanggunian ay dapat na ibigay nang higit pa kaysa sa 3 minuto);
• · Pagbasa ng draft na resolusyon ng pagpupulong (hindi hihigit sa 5 minuto);
• · Mga Panukala para sa draft na desisyon (hindi hihigit sa 1-3 minuto para sa bawat isa);
• · Pagbubuod ng mga resulta ng pagpupulong (hindi hihigit sa 10 minuto).

Kung mayroong 50-75 na mga kalahok, ito ay itinuturing na pinakamainam na magkaroon ng mga break na 10 minuto bawat oras. Sa isang mas malaking bilang ng mga kalahok, ipinapayong magpahinga pagkatapos ng 1.5-2 na oras ng trabaho at gawin itong huling 15-20 minuto.

Ang ibinigay na pamamaraan para sa pagbubuo ng pulong sa mga tuntunin ng nilalaman at oras ay tinatayang. Ngunit gaano man katiyakan ito kung ano ang mangyayari sa panahon ng pagpupulong, dapat munang isipin ng mga tagapag-ayos at paunlarin ang kanilang mga draft na regulasyon. Kung, sa isang salungatan sa panahon ng pagpupulong, nagsisimula ang isang talakayan ng isang ganap na hindi handa na regulasyon, kung gayon ang nagtatrabaho na katanungang ito mismo ay maaaring maging isang labis na dahilan para maaktibo ang mga pag-uugali ng salungatan, isang walang silbi na "pag-aalitan".

Ang pinataas na katangian ng emosyonal na kaguluhan ng anumang pagsasalita sa publiko, at lalo na para sa pagsasalita sa isang pagpupulong na nauugnay sa isang sitwasyon ng hidwaan, nangangailangan ng bawat nagsasalita ng isang seryosong pag-aaral ng parehong istraktura at nilalaman ng kanyang mensahe. Ang anumang pagsasalita ay kinakailangang maglaman ng mga nakabubuo na panukala para sa paglutas ng problemang tinalakay sa pagpupulong. Sa isang sitwasyon ng hidwaan sa isang pagpupulong, ang mga emosyonal na pahayag na nakakasakit sa mga naroroon ay lalong mapanganib. Samakatuwid, ang mga atake sa emosyonal ay dapat na maibukod sa pagsasalita sa publiko.

Kung ang pagsasalita ay likas na katangian ng isang ulat, dapat itong maglaman ng:

• · Isang maikling kahulugan ng layunin ng mensahe;
• · Paglalahad ng mga pangunahing katotohanan;
• · Isang malinaw na pahayag ng laconic ng mga iminungkahing solusyon sa problema;
• · Isang maikling makabuluhang konklusyon.

Ang mga tagapagsalita na nakaiskedyul ayon sa mga regulasyon ay dapat na ihanda nang maaga ang teksto ng kanilang pananalita. Ang materyal para sa pagtatanghal ay maaaring ang data na nakuha bilang isang resulta ng pagtatasa ng mga kaso sa samahan. Bilang karagdagan, ang ulat ay dapat na patunayan laban sa agenda at umiiral na data ng pag-uulat ng samahan. Ang ulat ay hindi dapat mag-overload ng digital na materyal: ang mga pangunahing tagapagpahiwatig lamang ang dapat gamitin upang matulungan ang madla na masuri ang kasalukuyang sitwasyon at maunawaan ang kahulugan ng mga iminungkahing solusyon.

Kapag naghahanda ng nagsasalita para sa pagtatanghal, maaari kang magrekomenda ng pagbabasa ng teksto ng ulat nang malakas sa ritmo at paraang gagawin niya ito sa pulong. Una, ito ay nagbibigay-daan sa iyo upang matukoy at ayusin ang tagal ng panahon ng pagsasalita. Pangalawa, nag-aambag ito sa mas mabilis na oryentasyon sa teksto. Ang nasabing oryentasyon ay naging napaka kapaki-pakinabang sa isang pusong emosyonal na puspos ng isang pagpupulong, kapag maaaring magambala ang nagsasalita, siya mismo ay maaaring mawala, o kung kailangan niyang bumalik sa ilang bahagi ng pagsasalita. Dahil ang pagpupulong ay isang mamahaling katawan ng samahan ng madiskarteng pamamahala, ang oras na ginugol ng tagapagsalita sa paunang gawain sa kanyang pagsasalita ay lubos na nabibigyang katwiran.

Kapag nalulutas ang mga isyu sa hidwaan, ang mga tagapag-ayos ng mga pangkalahatang pagpupulong ay dapat magbayad ng malaking pansin sa pagguhit ng isang protokol, na isang mahalagang dokumentong pang-organisasyon at pang-administratibo. Ang protokol na ito ay dapat na magtala ng kurso ng talakayan ng mga isyung itinaas, ang pamamaraan ng paggawa ng desisyon at ang mga pagpapasya mismo ng pagpupulong.

Sa modernong mga kondisyon, ang mga minuto ay madalas na inilalabas hindi sa panahon ng pagpupulong, ngunit batay sa pag-record ng video o audio. Sa mga tuntunin ng kahusayan at kadalian ng pagproseso at dokumentasyon, mas gusto ang digital recording ng pagpupulong. Ngunit kahit na sa kaso ng paggamit ng digital na teknolohiya upang hindi makaligtaan ang mga makabuluhang sandali ng pagpupulong, inirerekumenda pa rin na samahan ang audio o pagrekord ng video ng kung ano ang nangyayari sa pamamagitan ng pagguhit ng isang draft na sulat-kamay na protocol na nagpapahiwatig ng oras ng mga pangunahing kaganapan. Ang ganitong protokol ay tumutulong sa hinaharap upang maunawaan kung ano ang naitala sa tape at upang ipakita ito nang husay sa nilalaman ng pangunahing protokol.

Ang pagsunod sa mga patakaran para sa pagpapatupad nito ay napakahalaga para sa protokol tulad ng para sa isang opisyal na dokumento. Ang mga minuto ay napetsahan sa araw ng pagpupulong, at hindi sa oras ng pag-sign nito. Kung ang pagpupulong ay naganap sa loob ng maraming araw, pagkatapos ang mga minuto ay napetsahan ng araw ng simula at araw ng pagtatapos, na ipinahiwatig na may gitling. Bilang karagdagan, ipinapahiwatig ng mga minuto ang serial number nito, na tumutugma sa ordinal na bilang ng pagpupulong. Ang pangalan ng pag-areglo kung saan ginanap ang pagpupulong ay ipinahiwatig din.

Kapag iginuhit ang protokol, dapat tandaan na, ayon sa pagkakumpleto ng saklaw ng mga isyu sa ilalim ng talakayan, ang mga naturang dokumento ay nahahati sa kumpleto at maikli. Sa maikling minuto, ipahiwatig ang pangalan ng nagsasalita, ang paksa ng ulat, ang mga pangalan ng mga nagsasalita. Ang panig ng nilalaman ng mga talumpati ay hindi makikita sa maikling minuto. Kung ang pagpupulong ay nakatuon sa paglutas ng hidwaan, ang mga naturang mga protokol ay maaaring iguhit lamang kung may mga paraan ng pagtatala ng nilalaman ng mga ulat at talumpati (mga transcript, sertipikadong mga teksto ng mga ulat at talumpati, tunog ng audio o mga recording ng video). Sa kasong ito, ang isang talaan ay ginawa sa mga minuto na nakakabit dito ang kaukulang pinalawak na pag-record ng mga talumpati. Kung hindi ito posible, dapat maghanda ng isang detalyadong protocol, na ganap na sumasalamin sa kurso ng talakayan, ang ipinanukalang at pinagtibay na mga desisyon.

Ito ay halos imposibleng iguhit ang pangwakas na bersyon ng buong minuto sa panahon ng pagpupulong. Samakatuwid, ang isang draft na proteksyon ay iginuhit. Kapag nalulutas ang matalas na mga isyu ng ganitong uri, ang mga minuto ay maaaring iguhit hindi isa, ngunit ng maraming mga kalahok sa pagpupulong, na pagkatapos, sa loob ng limang araw, gumuhit at maglabas ng isang malinis na bersyon ng mga minuto.

Ang kumpletong nakahanda na minuto ay pinirmahan ng chairman at ng kalihim ng pagpupulong. Ang pangwakas na mga desisyon ng pagpupulong ay ipinapaalam sa mga kalahok nito sa anyo ng mga independiyenteng dokumento - mga resolusyon at desisyon, na nilikha batay sa materyal na nilalaman sa mga minuto.

Ang pagsunod sa mga pamamaraang ito, kahit na hindi nito ginagarantiyahan ang isang kumpletong solusyon sa mga kontradiksyon na lumitaw, gayunpaman lumilikha ng mga preconditions para sa nakabubuti at mabisang gawain ng pagpupulong. Dahil sa maraming bilang ng mga kalahok, ang hindi pamantayang sitwasyon sa panahon ng mga pagpupulong, ang mga tao ay may pinababang kakayahan na pagpipigil sa sarili, at ang pagiging epektibo ng pagtataya ay lumalala. Ginampanan ng mga inilarawan na pamamaraan ang papel ng mga iskema ng oryentasyong nakabatay sa papel sa isang hindi pamantayang sitwasyon. Sa pamamagitan ng paglaya sa isipan ng mga tao mula sa mga nasabing iskema, ginagawang mas madali ng mga tagapag-ayos ng pulong para sa mga kalahok na gumana nang masinsinan sa kakanyahan ng problema, at hindi sa gawaing pangunahan ang mismong pagpupulong.

Sa pangkalahatan, ang gawain sa paghahanda para sa pagpupulong ay dapat na naglalayong lubos na mapadali ang konsentrasyon ng pansin ng mga kalahok nito sa kakanyahan ng malutas na mga kontradiksyon. Para sa mga ito, ang solusyon sa lahat ng mga posibleng isyu sa pamaraan ay dapat na ayusin, pati na rin ang kontrol sa paghahanda ng lahat ng kinakailangang impormasyon, sa mga merito ng problemang isinumite para sa talakayan, dapat ibigay.

Parehong sa yugto ng paghahanda para sa pagpupulong, at sa panahon ng pag-uugali nito, kinakailangan na isaalang-alang ang mga indibidwal na katangian ng mga kalahok sa pagpupulong. Ang mga tagapag-ayos ay obligadong tiyakin na maunawaan ng mga kalahok na ang pagiging epektibo ng buong samahan sa kabuuan ay nakasalalay sa kanilang kagustuhan at hangarin.

Mayroong maraming uri ng mga kaganapan na gaganapin para sa isang tukoy na pangkat ng mga tao, sa isang tukoy na lugar, kung saan tinalakay ang iba't ibang mga paksa o mga desisyon na ginawa sa mga tukoy na problema. Halimbawa, isang quarterly shareholder na pagpupulong o isang pangkalahatang pagpupulong ng korporasyon. Ang mga aktibidad na ito ay nahahati sa maraming uri:

ü Koleksyon

ü Pagpupulong

ü Isang pulong sa negosyo:

Ø Pag-uusap sa negosyo

Ø Negosasyon

Koleksyon natupad alinsunod sa ilang mga regulasyon ( pamamaraan para sa pagdaraos ng isang pagpupulong), na binabaybay sa tsart ng samahan. Ang pagdaraos ng pagpupulong at mga pagpapasya na magagawa dito ay naitala sa isang espesyal na dokumento na tinawag minuto ng pagpupulong.

Pagpupulong naiiba mula sa isang pagpupulong na ang isang maliit na bilang ng mga tao ay karaniwang inaanyayahan sa pagpupulong. Halimbawa, ang mga taong kumakatawan sa iba't ibang mga kagawaran ng parehong samahan o mga kinatawan ng iba't ibang mga kumpanya at firm.

Ang mga pagpupulong ay madalas na mas regular kaysa sa mga pagpupulong. Ang mga ito ay pinagsama-sama sa isang takdang oras, karaniwang isang beses sa isang linggo. Ang mga pagpupulong ay umiiral upang ipakita ang nasusunog na mga isyu at isyu. Ang mga nasabing pagpupulong ay maaari ding maiiskedyul kung sila ay nabigyang-katwiran ng isang agarang pangangailangan. Ang mga minuto ay karaniwang hindi itinatago sa mga pagpupulong, ngunit ang isang resolusyon ay tiyak na naipasa batay sa mga resulta.

Pulong ng negosyo nahahati sa usapan sa negosyo at usapan

Usapang negosyonagaganap sa anyo ng isang libreng pag-uusap at gaganapin upang talakayin ang iba't ibang mga pagpindot sa panandaliang gawain, ngunit sa huli ang isang hatol ay kinakailangang inilabas.

Pag-uusapmagbigay para sa solusyon ng mas pangunahing mga isyu at gawain para sa magkasanib na aktibidad ng mga kumpanya, samahan o negosyo, tulad ng: pagtukoy ng bilog ng pakikipag-ugnayan, paglilimita sa mga sphere ng impluwensya, at iba pa. Nagtatapos ang negosasyon sa paglagda ng isang pangwakas na kasunduan o isang pahayag na pandiwang.

Ang bawat negosyante, negosyante, mangangalakal, ayon sa likas na katangian ng kanyang aktibidad, ay madalas na kinakailangang kumilos bilang isang kalahok o upang ayusin ang iba't ibang mga pagpupulong, kumperensya at pagpupulong ng kanyang sarili. Mayroong isang itinatag na pamamaraan para sa pagsasagawa ng mga kaganapang ito, na dapat sundin, dahil direktang nakakaapekto ito sa tagumpay at pag-unlad ng negosyo.

Anong mga kundisyon ang dapat matugunan upang maihanda at maisakatuparan ang mga kaganapang ito na may mataas na kalidad?

1. Mahalagang malinaw na tukuyin ang paksa at iiskedyul ang agenda.

Dapat isama sa agenda ang 2-3 mahahalagang isyu at 3-4 pang pangalawa. Bakit ang ratio na ito? Sa kaganapan na maraming mga pangunahing katanungan, pagkatapos ay maaari kang maglaan ng mas maraming oras sa kanila upang isaalang-alang at gawin ang mga ito nang mas malalim. Kung maraming mga ito, kung gayon, sa view ng limitadong oras, ang pangunahing mga isyu ay isasaalang-alang mababaw at maraming mga nuances ay hindi nakuha.

2. Gumawa ng isang listahan ng mga tiyak na tao na inanyayahan sa pagpupulong, pagpupulong, negosasyon.

Ang pagbubukod ay pulong ng produksyon. Regular itong gaganapin at may isang hindi nababago na listahan ng pagdalo.

3. Magtakda ng isang petsa at isang tukoy na oras para sa kaganapan.

Ang petsa at oras ng negosasyon ay dapat na sumang-ayon sa lahat ng mga partido.

4. Sapilitan na abiso ng lahat ng mga prospective na tao tungkol sa petsa at oras ng kaganapan.

Dapat itong gawin kahit isang linggo nang maaga para maganap ang pagpupulong. Ang mga taong iyon lamang na hindi pare-pareho na nakikilahok dito ay binalaan tungkol sa darating na pulong ng produksyon.

5. Tukuyin ang time frame kung saan magaganap ang kaganapan, at ipagbigay-alam sa lahat ng mga kalahok tungkol sa kanila.

Ipinapakita ng karanasan na ang babala tungkol sa oras ng pagtatapos ng kaganapan ay disiplina sa lahat ng mga naroroon at binabawasan ang oras ng kaganapan mula 10 hanggang 15%

6. Kinakailangan upang ihanda ang pangunahing talumpati. Maaari itong isang ulat o isang maliit na mensahe. Italaga ang mga kinakailangang dadalo para sa talakayan.

Ang pagsasalita ay dapat gawin nang mahigpit sa paksa at isiwalat ang problemang isinasaalang-alang. Ang mga argumento at konklusyon ay dapat patunayan at suportahan ng mga katotohanan. Ang pag-uusap na walang ginagawa at kawalan ng pagtitiyak ay magdudulot lamang ng hindi pansin at pagwawalang bahala sa madla.

7. Magpasya sa mga lugar at ihanda ito para sa kaganapan.

Ang silid o bulwagan ay dapat na komportable at sapat na malaki upang mapaunlakan ang lahat ng inaasahang dadalo. Isipin ang bilang ng mga upuan nang maaga - dapat mayroong sapat na mga upuan para sa lahat. Mas mahusay na magkaroon ng ilang mga contingency reserba. Para sa negosasyon, hindi sa labas ng lugar upang maglagay ng kard sa harap ng bawat kalahok na may buong inisyal. Ipahiwatig dito ang pangalan ng samahan o kumpanya sa ngalan ng kung saan naroroon ang taong ito. Maglagay ng isang piraso ng papel / kuwaderno at ilang mga panulat sa mga talahanayan para sa bawat kalahok. Ang pagkakaroon ng mga inumin (mineral na tubig na mayroon at walang gas) at baso ay hinihikayat. Ang patakaran sa kagandahang-loob ay nagbibigay para sa paghahatid ng tsaa at kape sa panahon ng negosasyon.

Ang gawain ay dapat magsimula nang matigas sa napagkasunduang oras. Ang mga huling pagdating ay hahantong lamang sa mga kasunod na kaganapan na nagsisimula sa mas malaking pagkaantala. Kapag nag-oorganisa ng mga negosasyon ng lahat ng mga partido - mga kalahok, kaugalian na walang pasubaling obserbahan ang sandali ng pagsisimula ng trabaho. Ang iyong hindi makatuwirang pagiging madali para sa mga negosasyon ng mga kasosyo ay isasaalang-alang bilang pinakamataas na antas ng pagpapabaya at mahihirapang hulaan ang mga karagdagang resulta.

Siguraduhin na ang pangkalahatang kapaligiran sa panahon ng kaganapan ay tinatanggap. Hindi katanggap-tanggap ang mga paglipat sa mga personalidad, paglilinaw ng mga relasyon, pang-iinsulto at mga pagpukaw.

Upang makagawa ng isang pagpupulong, kailangan mong pumili ng isang chairman. Ginagawa ito sa pamamagitan ng pangkalahatang bukas o sarado na boto. Ang yugtong ito ay kinakailangang naitala sa protocol.

Ang tagapangulo ay obligadong kontrolin ang mga regulasyon at ipahayag ang pangalan at apelyido ng bawat nagsasalita, ang kanyang posisyon at ang pangalan ng kumpanya sa ngalan ng kung saan nagsasalita ang kalahok.

Ang piniling tagapagsalita ay dapat na isang tao na may ilang mga katangian. Una sa lahat, ang chairman ay dapat na may kakayahan at walang kinikilingan na tao. Dapat niyang maipahayag nang malinaw at malinaw ang kanyang sarili, mapagparaya sa kabaligtaran na opinyon. Wala siyang karapatang magbigay ng kagustuhan sa sinuman at magpataw ng kanyang opinyon. Kung mayroon siyang sariling mga panukala sa panahon ng pagpupulong, ang chairman ay may karapatang magpahayag pagkatapos lamang ng lahat ng mga nagsasalita.

Ang pinakamahalagang sandali ng anumang kaganapan ay ang pagkuha ng stock at paggawa ng desisyon. Kadalasan, sa sandaling ito, mayroong ilang uri ng pagkawala ng lakas at kawalan ng kakayahan. Ang dahilan para dito ay ang sikolohikal na aspeto: ang mga kalahok ay hindi mapagtanto na ang oras ay malapit nang matapos at kinakailangan na magkaroon ng isang uri ng pagpapasya. Nagsisimula silang magduda, mag-atubiling, mag-atubiling pumili. Kung ang ganitong sitwasyon ay lumitaw, ang pinakamahusay na paraan dito ay ang kumuha ng isang panukala at isaalang-alang ito. Napakahalaga na huwag makaligtaan ang isang sandali kung kailan dapat magtapos ang talakayan. Depende ito sa karanasan ng chairman. Mayroon ding pagsasanay ng mid-term na pagboto, kung ang isang buod ay ginawa para sa bawat yugto ng talakayan. Ngunit hindi ka rin dapat magmadali sa isang pangwakas na desisyon kung ang desisyon na ito ay tinanggihan ng isang minorya. Sa kasong ito, kailangan mong ipagpatuloy ang talakayan upang makarating sa isang solusyon na nagbibigay-kasiyahan sa lahat ng panig ng talakayan.

Ang isang mahalagang aspeto ng pamamahala ng enterprise ay ang pagdaraos ng mga pagpupulong at kumperensya, kung saan isinasagawa ang komunikasyon sa negosyo. Para sa mga pagpupulong at kumperensya upang maging epektibo, ipinapayong sundin ng kanilang mga pinuno (mga tagapangulo) ang mga sumusunod na alituntunin. Bago ang pagpupulong (pagpupulong):

1. Maghanda ng isang agenda, iyon ay, isang listahan ng mga isyu na malulutas sa pulong (pagpupulong). Ang mga katanungang ito ay maaaring tinukoy bilang natutupad

sa pagpapasya ng dati nang pinagtibay na mga desisyon, at sa mga bagong problema na lumitaw mula noong nakaraang pagpupulong (pagpupulong).

2. Magpasya kung sino ang dapat dumalo sa pagpupulong, at ipagbigay-alam sa kanila nang maaga. Bilang isang patakaran, ang lahat ng mga miyembro ng labor kolektibo ay naroroon sa pulong ng produksyon. Ang mga empleyado lamang ang inaanyayahan sa pagpupulong, sa kakayahan na kung saan ang solusyon sa mga nagmumulang mga problema.

3. Pumili ng angkop na lugar at oras. Tiyaking nilagyan ang lugar ng lahat ng kailangan mo. Tukuyin ang oras na kinakailangan upang talakayin ang mga isyung ito. Mangyaring tandaan na ang perpektong tagal ng mga pagpupulong (pagpupulong) ay hindi hihigit sa isang oras at kalahati. Kung ang pagpupulong ay dapat na mas matagal, isaalang-alang ang pagpahinga.

4. Ipamahagi ang agenda. Ang agenda ay dapat nasa kamay ng mga empleyado ng ilang araw bago ang pulong (pagpupulong) upang makapaghanda sila para sa pagpupulong (pagpupulong).

5. Kilalanin nang maaga ang pangunahing tagapagsalita at mga co-speaker.

6. Paunang pag-usap sa bawat kalahok sa pagpupulong, alamin ang kanilang posisyon. Makakatulong ito upang asahan ang mga sitwasyon ng hidwaan at planuhin ang kanilang resolusyon habang pinapanatili ang pagkakaisa ng koponan.

7. Ang pagpili ng mga lugar para sa pagpupulong ay mahalaga din. Ang silid ay dapat na nilagyan ng komportableng kasangkapan at magkaroon ng normal na temperatura ng hangin. Mahusay na ilagay ang mga kalahok sa isang bilog na mesa na ang bawat isa sa kanila ay nakaharap sa iba pa. Upang mapabuti ang komunikasyon sa harap ng mga kalahok, ipinapayong mag-install ng mga palatandaan na may buong pangalan na malinaw na nakikita ng lahat ng naroroon.

Sa panahon ng pagpupulong (pagpupulong):

1. Talakayin ang agenda at, kung kinakailangan, susugan ito upang isinasaalang-alang ang mga bagong pangyayari na lumitaw kamakailan.

2. Subaybayan ang oras upang sumunod sa iskedyul, dahil maaaring magambala ito ng naganap na talakayan.

3. Tiyaking ang kalayaan sa pagpapahayag ng mga kalahok sa pagpupulong, anuman ang kanilang opisyal na posisyon. Kinakailangan na taktikal na pigilan ang lakas ng mga nakasanayan na gumawa ng pagkusa sa pamamagitan ng kanilang likas na katangian, na binibigyan ng hindi gaanong aktibong mga kalahok ng pagkakataon na magsalita ng mas maaga.

4. Sa panahon ng talakayan, kumuha ng posisyon na walang kinikilingan na may kaugnayan sa ipinahayag na opinyon.

5. Panoorin ang mga umuusbong na salungatan at makagambala kung kinakailangan. Kumilos bilang isang tagapamagitan upang maiwaksi ang sitwasyon.

6. Pana-panahong suriin kung handa ang grupo na magpasya. Hindi mo dapat palalampasin ang sandali kapag nagkasundo ang pangkat at ang isang bagong talakayan ay hindi na maaaring magdagdag ng anumang makabuluhan.

7. Manatili sa mga patakaran sa paggawa ng desisyon na binuo ng pangkat. Kung may mga hindi pagkakasundo, dapat na kumuha ng isang boto at isang pasya na gagawin ng isang boto ng karamihan.

8. Bago tapusin ang pagpupulong (pagpupulong), tingnan ang gawain. Suriin sa pangkat kung mayroong pangangailangan upang makabalik. Mahalagang iwan ng mga tao ang pagpupulong (pagpupulong) na may isang malinaw na pag-unawa sa kung ano ang mga susunod na hakbang na dapat. Kapag natapos ang isang pagpupulong nang hindi naabot ang anumang mga desisyon, maaaring may mga pakiramdam ng pagkabigo at pagkabigo.

Pagkatapos ng pagpupulong (pagpupulong):

1. Pag-aralan ang progreso ng pagpupulong (pagpupulong). Kinakailangan na isaalang-alang kung natupad ng pagpupulong (pagpupulong) ang mga gawain nito at kung ang kohesion ng pangkat ay pinalakas pagkatapos nito.

2. Ihanda at ipamahagi ang isang buod ng pagpupulong (pagpupulong). Ang pagtatala kung ano ang napagkasunduan, kung anong mga isyu ang nalutas, at kung anong mga susunod na hakbang ang dapat gawin ay dapat na paalalahanan sa mga miyembro ng koponan ng trabahong kailangan nilang gawin.

3. Pag-ayos ng sirang mga ugnayan sa pamamagitan ng impormal na pag-uusap. Kung nagkaroon ng mainit na debate sa panahon ng pagpupulong, malamang na ang ilan sa mga miyembro ng pangkat ay nawala ang kanilang relasyon at iniwan ang pulong na naguluhan o naiinis. Kausapin sila at kalmahin ang mga ito.

4. Subaybayan kung paano ginagawa ng mga miyembro ng koponan ang mga gawaing nakatalaga sa kanila. Kailangan mong suriin kung mayroong anumang mga problema kapag ang mga empleyado ay gumaganap ng mga tiyak na gawain.

Karaniwang mga kawalan ng paghawak ng mga pagpupulong ay:

Isang hindi makatuwirang malaking bilang ng mga pagpupulong;

Malabo na paksa ng pagpupulong;

Pag-aksaya ng oras dahil sa hindi kinakailangang pag-uusap;

Hindi makatuwirang malaking bilang ng mga kalahok;

Hindi sapat na bilang ng mga kalahok;

Kakulangan ng isang protokol, sa kabila ng pangangailangan para dito;

Hindi sapat na malinaw na pagbuo ng mga desisyon.