المراسلات التجارية - الأساسيات والأنواع والميزات وقواعد إجراء المراسلات التجارية. قواعد المراسلات التجارية: أمثلة

يستخدم دائمًا أي شخص يسعى جاهداً ليبدو لائقًا في دوائر الأعمال. ويتذكر دائمًا الشيء الرئيسي - يجب ألا يشوه البريد الإلكتروني المرسل إليه أو سمعة الشركة التي يمثلها أو الصورة التجارية.

تعد القدرة على إجراء المراسلات الإلكترونية التجارية بشكل صحيح وكفء هو المكون الرئيسي لصورة المدير الحديث. يعد هذا علامة على المستوى الثقافي العام ومؤشرًا على الاحتراف الشخصي. وفقًا لكيفية قدرة الشخص على صياغة أفكاره وإضفاء الطابع الرسمي عليها، يمكن للمرء أن يحكم بثقة على موقفه تجاه الآخرين وتجاه نفسه شخصيًا. يمكن أن تؤدي رسالة البريد الإلكتروني المكتوبة بإهمال إلى تدمير السمعة التجارية للمؤلف بسهولة في أعين الشركاء والزملاء.

قواعد المراسلات التجارية عبر البريد الإلكتروني

2. افهم بوضوح الجهة التي توجه إليها رسالتك ولمن قد تكون المعلومات الواردة فيها مفيدة. لمن توجه رسالتك؟ إلى العميل؟ إلى شريك؟ زميل؟ إلى مرؤوس؟ إلى الرئيس؟ يُشار إلى المرسل إليه في العمود "إلى"، ويُشار إلى المهتمين في "النسخة". لا ترسل نسخًا إضافية أبدًا، خاصة إلى رئيسك في العمل. إذا تم ذكر أطراف ثالثة في البريد الإلكتروني، فعادةً ما يتم تضمينها أيضًا في عمود "النسخة".

3. قم بصياغة الغرض من الرسالة لنفسك. ما الهدف الذي حددته لنفسك: ما الذي تسعى إلى تحقيقه من قارئ رسالتك؟ ما هو رد الفعل الذي تتوقعه؟ يجب على المستلم، بعد قراءة رسالتك، أن يفهم على الفور ما تحتاجه منه. قواعد إجراء المراسلات الإلكترونية:

إذا كنت تريد تقديم منظور فردي للأحداث - من أول شخص (نحن، أنا)
إذا كانت رسالتك ذات طبيعة استفسارية أو تعليمية - من الشخص الثاني (أنت، أنت)
إذا كنت تكتب رسالة كمراقب خارجي وترغب في إبلاغ المرسل إليه بالحقائق أو الأحداث المنجزة - بصيغة الغائب (هم، هي، هو).

4. لا تترك حقل "الموضوع" فارغاً. يبدأ معظم الأشخاص الذين يتلقون بريدًا إلكترونيًا بفحص المراسلات من خلال النظر في حقل الموضوع. يتخذ الشخص قرارًا بقراءة الرسالة في بضع ثوانٍ، لذلك يجب أن ينعكس محتوى الرسالة في سطر الموضوع. يجب أن يكون الموضوع قصيرًا ومحددًا وغنيًا بالمعلومات.

5. حافظ على وضوح المحتوى: العنوان والتحية، الجزء الرئيسي، الملخص، التوقيع، جهات الاتصال. يجب أن يحتوي أي حرف آداب البريد الإلكتروني. لا تتكاسل ولا تتخطى أي جزء من المحتوى المقبول؛ فالحرف المنسق بشكل صحيح هو مؤشر على احترافك.

6. مخاطبة المرسل إليه وتحيته مؤشر على احترامك له. إذا أمكن، ابدأ كل حرف برسالة شخصية وتحية. علامة المداراة هي مخاطبة محاورك بالاسم. بعد العنوان، ضع فاصلة إذا كنت تريد إعطاء الرسالة طابعًا يوميًا. وإذا كنت تريد التأكيد على الشكلية والأهمية، فاستخدم علامة التعجب، حتى لو كانت هذه الرسالة موجهة إلى زميل تتواصل معه غالبًا.

7. الالتزام بمبدأ: قصير وواضح (KY). إحدى القواعد الرئيسية لمراسلات البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل هي "الحد الأدنى من الكلمات - الحد الأقصى من المعلومات". اعرض أفكارك بشكل محدد (بشكل واضح)، ومتسق، وإيجاز، وبطريقة يسهل فهمها. يجب أن تكون الجمل قصيرة، مما يسهل على المرسل إليه نقل المعلومات اللازمة. هناك واحد القاعدة الذهبية لرسائل البريد الإلكتروني– مقسمة، موضوع واحد – حرف واحد. من الأفضل إرسال عدة رسائل بريد إلكتروني (كل منها تحتوي على موضوع واحد) بدلاً من إرسال رسالة واحدة كبيرة تحتوي على عدة أفكار غير مرتبطة.

8. لا تحول التواصل غير الرسمي إلى مراسلات عمل. ليس هناك عاطفة في البريد الإلكتروني! إذا كنت تريد التأكيد على النقاط الواردة في رسالة البريد الإلكتروني عاطفيًا، فيجب إخفاء النص الضمني العاطفي خلف نغمة عرض محايدة وهادئة وصحيحة من الخارج. يتم تحقيقه بالمحتوى وليس باللغة.

9. الالتزام ببنية واضحة للنص الرئيسي للرسالة. في أغلب الأحيان، تتكون الرسالة من ثلاثة أجزاء:

سبب كتابة الرسالة (السبب، الأسباب). عادة ما يكون هذا الجزء قصيرًا قدر الإمكان
العرض المتسق لجوهر القضية
الحلول والطلبات والمقترحات والاستنتاجات

10. يجب أن يكون مظهر الرسالة سهل الفهم للغاية. قسم النص إلى فقرات لا تزيد عن خمسة إلى ستة أسطر. ومن الأفضل فصل الفقرات عن بعضها البعض بسطر فارغ. اختر لونًا واحدًا وخطًا واحدًا، حتى يتم فهم النص بشكل أفضل. ومن الأفضل عدم استخدام علامات التعجب أو الرموز التعبيرية أو الاختصارات أو العناصر المتصلة إلا في حالة الضرورة القصوى.

11. اكتب بشكل صحيح. الكتابة الأمية تشير إلى أن المؤلف ليس متعلما بما فيه الكفاية. لقد فقدت سمعتك التجارية مصداقيتها بسبب الأخطاء المطبعية والأخطاء في النص. قبل إرسال الرسالة، آداب البريد الإلكترونيتوصي بإعادة قراءة الرسالة بعناية. يمكن للعديد من برامج البريد الإلكتروني ومحرري النصوص التحقق من علامات الترقيم والتهجئة، وإذا تم العثور على أخطاء، فإنها توفر خيارات التصحيح. هذه الخدمة مطلوبة لكتابة رسائل البريد الإلكتروني.

12. فكر في الوثائق التي يجب تضمينها في المرفقات. لا يجب عليك تضمين معلومات مفصلة في نص الرسالة، ومن الأفضل إرسالها كملف منفصل. في سطر موضوع رسالة البريد الإلكتروني، تأكد من الإشارة إلى الملف الذي تقوم بإدراجه، وإلا فقد يعتبره المستلم فيروسًا. يجب فحص جميع الملفات باستخدام برنامج مكافحة الفيروسات قبل إرسالها.

14. نادرًا ما يتم استخدام التذييل في المراسلات التجارية. إذا استخدمت حاشية في رسالتك، فهذا مؤشر على أنك لم تفكر بما فيه الكفاية في محتوى الرسالة.

15. يتم تقديم إيصال بالقراءة فقط في حالات خاصة. عادةً، يجب تعيين إيصال القراءة فقط للمستلمين الخارجيين وفقط عندما يكون الرد متوقعًا من المستلم.

16. استخدم مربع الاختيار "أهمية عالية" فقط عندما يكون ذلك ضروريًا حقًا. إذا كانت رسالة البريد الإلكتروني تحتوي على معلومات مهمة تحتاج إلى اهتمام عاجل، فاضبط الأهمية على "عالية". سيؤدي هذا إلى إبراز بريدك الإلكتروني في صندوق الوارد الخاص بك. ولكن لا ينصح بإساءة استخدام هذه الوظيفة دون داع.

17. أعد قراءة الرسالة قبل إرسالها. هل كل شيء موجز ومحدد ومفهوم وهل هناك أي معلومات غير مناسبة أو أخطاء نحوية؟ هل تفاصيل المستلم صحيحة؟ التحقق من تسلسل ومنطق العرض.

19. من بادر بالمراسلة ينهي الحوار الإلكتروني.

20. تذكر ذلك قواعد المراسلات الإلكترونيةأو بالأحرى امتثالهم هو مؤشر لمدير محترف حديث.

من حيث المبدأ، لا ينبغي أن تنشأ أسئلة حول كيفية وبأي وسيلة يمكن إنشاؤها وإرسالها. ومع ذلك، ليس الجميع على استعداد لبدء هذه المهمة فورًا عندما يتعلق الأمر بالرسائل الرسمية، خاصة عندما يتوقع كاتب الرسالة تلقي الرد. سأخبرك بسر صغير عن المراسلات التجارية: كلما كانت طبيعة الرسالة وأسلوبها أكثر صرامة، زادت فرصة الرد من المستلم. في هذا الدرس، سأقدم العديد من نماذج رسائل البريد الإلكتروني التي من شأنها أن تساعد المستخدمين على تحديد أسلوبهم الخاص ومن ثم إنشاء الرسائل بالطريقة الأكثر كفاءة.

أولاً، علينا أن نقرر طبيعة الرسالة التي سننشئها. أقوم بتقسيم جميع رسائل البريد الإلكتروني الصادرة إلى ثلاثة أنواع رئيسية:

• عرض الأعمال
• تحقيق الأعمال
• عنوان ودية

وفقًا لذلك، لدي قوالب لجميع الأنواع الثلاثة، سواء في شكل ملفات نصية بسيطة أو في شكل قوالب مصممة خصيصًا لبرامج بريد إلكتروني محددة. دعنا ننتقل إلى كل واحد منهم بالترتيب.

عرض الأعمال

مرحبًا (مساء الخير)، [اسم الشخص المخاطب]!

يُنصح بالإشارة إلى الاسم في أي حرف عند التواصل، لأن العنوان الشخصي يجعل الشخص في مزاج ودي. ومع ذلك، إذا كنت لا تزال غير قادر على معرفة الاسم، فستكون تحية القالب كافية.

اسمحوا لي أن أقدم انتباهكم إلى خدمة جديدة (منتج جديد) من شركتنا [اسم الشركة].

اسمحوا لي أن أعرض التعاون في مجال [اسم مجال النشاط].

بعد ذلك، قم بوصف موجز لمزايا الاقتراح الخاص بك من حيث السعر أو بعض خصائص الجودة. الشيء الرئيسي هو عدم المبالغة في ذلك. ميغابايت من النصوص، وحتى مكملة بصور مشرقة لا معنى لها، تخيف الناس فقط. إذا كان مستلم الرسالة مهتما بعرضك من الأسطر الأولى، فسوف يتصل بك بالتأكيد للحصول على معلومات إضافية.

إذا كنت جادًا في جعل الأشخاص المناسبين يتصلون بك في المرة الأولى التي تتصل بهم فيها، فمن المنطقي أن تفكر في الوصول إلى ما هو أبعد من مجرد البريد الإلكتروني. ستكون فكرة جيدة إنشاء حسابات في خدمات مثل اي سي كيو وسكايب. في بعض الأحيان يكون من الأسهل على الشخص الاتصال بك عبر الهاتف العادي، إذا تركت الرقم في توقيعك بعناية.

تسأل لماذا تحتاج إلى تكرار عنوان البريد الإلكتروني الخاص بك في التوقيع، إذا تم إعادة توجيهه تلقائيًا بواسطة خادم البريد. القاعدة هنا هي أن المعلومات الزائدة في المراسلات التجارية ليست ضرورية على الإطلاق. دعنا نتخيل موقفًا حيث يتم استلام رسالتك من قبل شخص من المحتمل أنه غير مهتم بالعرض، أو ببساطة ليس مؤهلاً للرد عليه بشكل صحيح. يقوم بإعادة توجيه الرسالة المستلمة إلى مستخدم آخر، ولكن لسبب ما، يتم فقدان معلومات حول المرسل الحقيقي من البيانات المضافة تلقائيًا، مما يجعل من الصعب الاتصال بك. ومع ذلك، سيكون دائمًا ما يكفي النظر إلى التوقيع لتحديد كاتب الرسالة وجهات الاتصال اللازمة له.

تحقيق الأعمال

مرحبا مساء الخير)!

أو إذا كان اسم المرسل إليه معروفا (عزيزي، [الاسم، اسم العائلة])!

يرجى تقديم معلومات عن المنتج (الخدمة) [اسم المنتج/الخدمة] مع وصف كامل الخصائص والصفات التنافسية.

بناءً على القانون الاتحادي للاتحاد الروسي [رقم وتاريخ الوثيقة]، أطلب منك تقديم المعلومات [وصف البيانات اللازمة للحصول عليها].

يمكنك أيضًا الاتصال بإدارة خدمة معينة على الإنترنت في حالة انتهاك حقوقك.

فيما يتعلق بانتهاك البند [رقم البند في اتفاقية المستخدم] من اتفاقية المستخدم، أي: "[اقتباس النص الكامل للبند المذكور]"، أطلب منكم إجراء تحقيق واتخاذ العقوبات المناسبة ضد المذنب [ المسؤول (إذا كنا نتحدث عن موظفي الخدمة)] الشخص [الموقع (اسم الموقع)]. يرجى الإبلاغ عن نتائج التفتيش والعقوبات المفروضة على [عنوان بريدك الإلكتروني].

عنوان ودية

تحياتي (يوم جيد) (مرحبا)، [اسم الشخص]!

عندما تتصل بنا لأول مرة بطريقة ودية، سيكون المؤشر الجيد هو اكتمال رسالتك النصية. سيشير النص الضخم المكتوب بشكل صحيح إلى اهتمامك الكبير بالاتصال بالشخص المناسب وسيثير الرغبة في الرد. لا تنس أن تبدأ المحادثة ببعض الأسئلة الأولية.

مثال البريد الإلكتروني

تعد المراسلات التجارية جزءًا لا يتجزأ من عمل العديد من المنظمات، والتي لها العديد من القواعد والميزات. ليس فقط الأمناء، ولكن أيضًا الموظفين الآخرين يجب أن يكونوا قادرين على كتابة رسائل للتواصل مع الشركاء والموظفين الآخرين.

مفهوم المراسلات التجارية

يشير هذا المصطلح إلى تبادل المعلومات التجارية والتجارية. هناك آداب معينة للمراسلات التجارية، والتي يتم تدريسها حتى في دورات خاصة. يجب أن يتم إعداد الرسالة وفقًا للقواعد، لأنها ستخلق سمعة الشركة وتحافظ عليها، كما ستشكل موقفًا جادًا تجاه المنظمة. تعتبر رسالة العمل، من الناحية الفنية، أداة تهدف إلى تحسين التواصل بين الشركات أو الإدارات المختلفة.

أنواع المراسلات التجارية

هناك عدة أنواع من المستندات، ويحتوي كل منها على قواعد التنفيذ والتقديم الخاصة به. يتم أيضًا استخدام أساسيات المراسلات التجارية عند التواصل عبر البريد الإلكتروني. يميز الخبراء الأنواع التالية من رسائل الأعمال: رسائل الشكر والطلبات والمطالب والاعتذارات والتفنيد والتهاني والتعزية. بالإضافة إلى ذلك، هناك الرسائل التجارية، والتي تتضمن المطالبات والرفض والتذكير والضمانات وما إلى ذلك.

كيفية إجراء المراسلات التجارية بشكل صحيح؟

عند كتابة خطاب، من المهم الانتباه إلى كل التفاصيل. عند وصف قواعد المراسلات التجارية، يجدر الانتباه إلى الجوانب التالية:

1. إذا كنت تكتب رسالة تحتاج فيها إلى الإجابة على أسئلة محددة طرحها المؤلف، فسيكون من المناسب اقتباس كل منها على حدة. للقيام بذلك، استخدم الترقيم وتقسيم النص إلى فقرات.
2. عند كتابة خطاب، تحتاج إلى التعليق بإيجاز على جميع المستندات المرفقة بواسطتك أو من قبل محاورك. يعد هذا أمرًا مهمًا حتى يفهم المستلم جوهر الرسالة على الفور.
3. يجب أن تكون الرسالة موقعة من قبل المدير ومختومة.

قواعد إجراء المراسلات التجارية

الأخطاء عند كتابة الرسائل التجارية غير مقبولة، لذا من المهم معرفة القواعد الأساسية لكتابتها:

1. لا تستخدم كلمات غير معروفة معناها، أو تحقق من تفسيرها باستخدام القاموس.
2. إن إجراء المراسلات التجارية يستثني استخدام مصطلحات محددة، حيث أن بعض الكلمات قد تكون غير معروفة للمرسل إليه. إذا تم استخدام مثل هذه المصطلحات، فقم بتقديم تفسير.
3. عبر عن أفكارك بجمل قصيرة حتى لا تضيع النقطة الرئيسية.
4. إذا كنت لا تعرف اللغة الروسية جيدًا، فمن الأفضل أن تكتب أولاً النص في محرر أو في مستند على جهاز الكمبيوتر الخاص بك للتدقيق الإملائي.
5. لا تسمح المراسلات التجارية باستخدام الكلمات العامية والتعبيرات الأدبية وما إلى ذلك. قبل إرسال خطاب، تحقق من الأخطاء والأخطاء المطبعية. ومن الأفضل التحقق مرة أخرى بعد فترة.

بداية الرسالة في المراسلات التجارية

أولاً، يوجد في بنية الرسالة "رأس" يحتوي على المنصب والاسم الكامل للمرسل إليه. تشتمل ميزات المراسلات التجارية على العنوان القياسي "عزيزي"، والذي يُكتب في معظم الحالات في وسط الصفحة. إذا كان الشخص غير مألوف، يتم كتابة كلمة "السيد". تتضمن الفقرة الأولى (الديباجة) غرض الرسالة وسببها. بعد قراءتها، يجب على المرسل إليه فهم المعنى الرئيسي للرسالة.

طلب في المراسلات التجارية

أحد أنواع المراسلات التجارية الشائعة هو خطاب الطلب. يمكن أن يكون هذا طلبًا لبقا أو طلبًا دبلوماسيًا بشأن قضية حالية. تعتبر مهارات الكتابة التجارية مهمة لكتابة الطلبات لأنها يجب أن تحفز المتلقي على اتخاذ الإجراء الذي يطلبه الكاتب. هناك قواعد معينة لكتابة الرسالة:

1. يجب مخاطبة المرسل إليه شخصيًا، مع مراعاة أساسيات آداب العمل.
2. لشرح سبب الطلب للمستلم، يمكنك مجاملته، وتسليط الضوء على صفاته ومزاياه التجارية أو الشخصية.
3. إبداء أسباب الطلب واهتمام المرسل إليه بتنفيذه. يجب وصف المشكلة بإيجاز ووضوح قدر الإمكان.
4. بمجرد تقديم الطلب، يجب تعديله وتكراره مرة أخرى، مع التركيز على الفوائد المحتملة.

كيف تذكر نفسك في المراسلات التجارية؟

يتم استخدام خطاب التذكير عندما تحتاج إلى التذكير بالوفاء بالالتزامات التي تم التعهد بها، والامتثال للقانون، واقتراب حدث مهم، وما إلى ذلك. وفي معظم الحالات، يتم استخدام التذكير اللفظي قبله. ونتيجة لذلك، فإن الرسالة بمثابة نوع من الدليل على الإجراء المتخذ. التذكير في المراسلات التجارية يشمل:

1. معلومات حول المرسل والمستلم. وبعد هذا يذكر سبب التذكير.
2. يتم توفير روابط للقوانين واللوائح المتعلقة بالمسألة التي يتم التذكير بها.
3. يجب أن تكون عبارات المراسلات التجارية واضحة، ولكن لا تنطوي على تهديد. لن يكون من الخطأ تذكيرك بأن المشكلة يمكن حلها سلميا.
4. لا تحتوي الرسالة على معايير، لذا يمكن كتابتها بشكل حر.

كيف تعتذر بشكل صحيح في المراسلات التجارية؟

من أصعب الرسائل التي يجب كتابتها هي رسالة الاعتذار، والتي تتطلب منك الاعتذار وحفظ ماء الوجه للشركة. بالإضافة إلى ذلك، يهدف إلى استعادة العلاقات التالفة. تشير المراسلات التجارية إلى السمات التالية للاعتذار:

1. يتضمن هيكل الرسالة إشارة إلى المستلم وموضوع الرسالة والرسالة.
2. ليس عليك تحديد المؤدي، حيث أن الإدارة ستوقع على كل شيء.
3. يجب ألا تكون عبارات الاعتذار في المراسلات التجارية صريحة وأن يكون موضوع الرسالة محايدًا أو غائبًا تمامًا.
4. التأثير الذي يجب تحقيقه هو الاعتذار الصادق والمعلومات عما حدث، أي إشارة إلى سبب الوضع غير السار.

قواعد المراسلات التجارية عبر البريد الإلكتروني

جميع القواعد المذكورة سابقًا تنطبق أيضًا على المراسلات الإلكترونية، ولكن لا يزال هناك عدد من الميزات:

1. يجب استخدام البريد الإلكتروني الخاص بالعمل حصريًا للمراسلات الرسمية، حيث يتم حفظ جميع الرسائل على الخادم ويمكن قراءتها بواسطة شخص آخر.
2. تتطلب مراسلات البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل استخدام خط قابل للقراءة ومن الأفضل اختيار Arial أو Times New Roman. يجب أن يكون حجم الحروف متوسطًا. يجب ألا يحتوي النص على Caps Lock أو علامات تعجب أو أحرف خاصة. من المقبول إبراز عبارات معينة بخط مائل أو غامق، ولكن استخدم هذا فقط إذا لزم الأمر للغاية.
3. لسهولة القراءة بشكل أفضل، استخدم العناوين الفرعية، ولكن ضع في اعتبارك أن عددها لا ينبغي أن يكون كبيرًا، لذا فإن الحد الأقصى هو 3-4 قطع. يجب ألا تزيد الفقرة الواحدة عن أربعة أسطر.
4. لا تسمح أخلاقيات البريد الإلكتروني للأعمال بترك حقل الموضوع فارغًا. اكتب هنا جوهر الرسالة، والتي يجب أن تكون محددة وغنية بالمعلومات وموجزة.
5. يجب عليك تضمين توقيعك ومعلومات الاتصال الخاصة بك في النهاية، ويجب ألا يستغرق الأمر أكثر من ستة أسطر. استخدم البنية التالية: "مع احترامي"، الاسم الأول والأخير، اسم الشركة، رقم الهاتف، البريد الإلكتروني، وعنوان موقع الويب.
6. في المراسلات التجارية، من المناسب استخدام قالب الشركة بأسلوب شركتك. بفضل هذا، سيكون من الممكن أن تبرز من الآخرين وفي الوقت نفسه الامتثال لقواعد المراسلات التجارية. من المهم ألا ننسى أنه يمكن قراءة الرسالة ليس فقط على شاشة الكمبيوتر، ولكن أيضًا على الهاتف، لذلك يجب تحسين القالب لدقة الشاشات المختلفة.

كتب في المراسلات التجارية

لفهم كل تعقيدات كتابة خطاب عمل بشكل أفضل، يمكنك قراءة الأدبيات المفيدة. تعتبر الأعمال التالية جيدة:

1. « فن الكتابة التجارية. القوانين والحيل والأدوات» س. كاريبينا. يشرح المؤلف ما هو أسلوب العمل في المراسلات، وكيفية ترك أنواع مختلفة من الرسائل والتقارير بشكل صحيح.
2. « مراسلات البريد الإلكتروني التجارية. القواعد الخمس للنجاح" يصف المؤلف أشكال المراسلات التجارية ويقدم أدوات للمساعدة في جعل التواصل أكثر فعالية. هنا يمكنك العثور على النصائح والحيل المفيدة.

يرتبط النجاح في أنشطة أي منظمة أو شركة تجارية أو مؤسسة ارتباطًا وثيقًا بثقافة السلوك والآداب. من المؤكد أن جميع تصرفات المدير والموظفين يجب أن تراعي قواعد الأخلاق الحميدة وأن تكون مناسبة للموقف.

واحدة من أهم أجزاء آداب السلوك هي المراسلات التجارية.

تشير التقديرات إلى أن ما يقرب من 50% من الوقت في العمل يُقضى في التعامل مع الأوراق والبريد. ولكن هذا ضروري، لأن المراسلات التجارية المختصة يمكن أن تزيد بشكل كبير من معدل دوران الشركة وتسريع التفاعل بين الخدمات والإدارات المختلفة.

وبطبيعة الحال، هناك أنماط معينة هنا، وبالتأكيد سوف نتحدث عنها في هذا المقال. لقد تم توحيد قواعد المراسلات التجارية منذ فترة طويلة. سيساعدك GOST R.6.30-2003 الحالي على وضع النص بشكل صحيح على الورقة، ويخبرك بالمسافات البادئة والهوامش والخطوط التي يجب عملها. تتميز المراسلات التجارية بالتوحيد وتكرار أنماط الكلام.

ومع ذلك، أي خطاب فردي. تترك بصمة كبيرة عليها هوية المرسل ومنصبه ووضعه والمتلقي. إلى حد ما، تعد المراسلات التجارية مزيجًا من الإبداع والعمل الجاد.

أنواع المراسلات التجارية

يتم تداول المستندات على الورق وعبر البريد الإلكتروني.

يمكن تقسيم جميع المراسلات في المؤسسة إلى المجموعات التالية:

المراسلات الرسمية/غير الرسمية؛

داخلي وخارجي.

تشمل المراسلات الرسمية العروض التجارية وخطابات الشكر والضمانات والاتفاقيات التجارية والأوامر الخاصة بالمؤسسة ومسؤوليات الوظيفة والطلبات والمطالبات والمطالبات.

تتضمن المراسلات غير الرسمية تهاني متنوعة من شركاء العمل والعملاء والموظفين؛ التعزية والاعتذار والدعوات والشكر.

يتم تداول المستندات الداخلية فقط بين أقسام مؤسسة واحدة، بينما تتجاوز المستندات الخارجية حدودها.

قواعد المراسلات التجارية: المحتوى الداخلي

الشرط الرئيسي هو الإيجاز ووضوح الرسالة. لا تقم بتمديد النص على عدة صفحات. الخيار الأفضل هو أن تتناسب مع واحد.

تتضمن قواعد المراسلات التجارية استبعاد الكلمات والتعبيرات المعقدة وغير المفهومة والأجنبية والمتخصصة للغاية من النص. يجب أن تكون جميع الجمل قصيرة، مع الأفكار الرئيسية للمؤلف ودون "ماء".

تجنب التفسيرات المزدوجة في رسالتك، وإلا في حالة ظهور خلافات، سيكون من الصعب الدفاع عن وجهة نظرك وإثبات ما تقصده بعبارة معينة.

قواعد كتابة المراسلات التجارية تلزم الكاتب بالاتصال بالمرسل إليه بالاسم والعائل، يسبقه عنوان "عزيزي...". وتأكد من استخدام "أنت"، حتى لو كانت لديك علاقة ودية جيدة مع متلقي الرسالة.

في المقدمة، بالإضافة إلى الإشارة إلى الاسم الأخير والاسم الأول، تم ذكر الغرض الرئيسي من الرسالة. تعرف أمثلة المراسلات التجارية ما يكفي من القوالب والكليشيهات لمثل هذه الحالات: "فيما يتعلق بالرسالة السابقة..."، "نذكرك..."، "دعونا نبلغ..." وغيرها.

تليين الإجابة غير المواتية للمستلم (رفض العرض، رفض التعاون) بالعبارات: "للأسف لن نتمكن من الاستفادة من الشروط المقترحة..." أو ما شابه ذلك.

التوثيق الورقي الخارجي

يجب كتابة أي خطاب عمل على ورق الشركة الرسمي مع تفاصيل الشركة وجميع معلومات الاتصال.

تأكد من تضمين التاريخ الدقيق للمستند.

الزاوية اليمنى العليا من الورقة مشغولة بالأحرف الأولى من اسم المرسل إليه وعنوان الشركة المتلقية.

تقسيم النص إلى فقرات ذات معنى ليسهل على القارئ فهمه وإدراكه. لا يزيد عن 4-5 أسطر.

إن كتابة جميع الكلمات بأحرف كبيرة أمر سيء.

يمكن إرفاق المستندات بالرسالة. في هذه الحالة، يتم إدراجها في سطر منفصل في الجزء السفلي الأيسر من الورقة. وفقًا لآداب العمل، يجب تلقي الرد على الرسالة في غضون 10 أيام. إذا كانت المشكلة تتطلب مزيدًا من الوقت لحلها، فيجب على المرسل إليه إخطار ذلك.

بعد الكتابة، تأكد من فحص النص بعناية مرة أخرى بحثًا عن الأخطاء الإملائية والنحوية. إذا كان لديك الوقت، عليك أن تضع الرسالة جانبًا وتعود إليها مرة أخرى لاحقًا. كقاعدة عامة، سيتم اكتشاف عدم الدقة التي لم يتم ملاحظتها في البداية. هذه النصيحة هي الأكثر أهمية عند الرد على شكوى العميل. لا يجب أن تزعج أي شخص أكثر برسالة مكتوبة أمية.

عند كتابة المستند ومراجعته عدة مرات، قم بطباعته على ورق بحجم A4. هذا الحجم هو الحجم القياسي المستخدم في أي مراسلات، حتى لو كان النص نفسه لا يشغل سوى نصف ورقة.

اختبر الحبر في الطابعة قبل الطباعة لتجنب الإخراج الباهت أو غير المتقن.

في بعض الحالات، يمكنك إرفاق بطاقة العمل الخاصة بك بالمستند، وإحاطة الورقة المطبوعة نفسها بملف شفاف.

يعتبر أيضًا المظروف الذي يحمل شعار الشركة شكلاً جيدًا.

غالبًا ما تكون قواعد إجراء المراسلات التجارية غير الرسمية أكثر عاطفية مما هي عليه في أوراق العمل وأقل ابتذالًا. الاختصارات واستخدام الصفات الملونة مناسبة هنا، على سبيل المثال، في التهنئة: مذهلة، سريعة الاستجابة، لطيفة.

رسائل البريد الإلكتروني التجارية

حقيقة أنك لا ترسل مراسلات في مظروف عبر الشبكة البريدية لا ينبغي أن تكون مريحة. تنطبق قواعد المراسلات التجارية أيضًا في هذه الحالات.

تعمل رسائل الأعمال الإلكترونية المختصة والصحيحة على إنشاء صورة إيجابية لكل من المؤسسة وشخص معين. السمعة في العمل تستحق الكثير!

القواعد الأساسية للمراسلة عن طريق البريد الإلكتروني

استخدم عنوان البريد الإلكتروني الخاص بالعمل فقط للغرض المقصود منه.

انتبه إلى اسم صندوق البريد. لا تستخدم أسماء غير صحيحة أثناء العمل، مثل "baby"، "superman"، حتى لو تمت الإشارة إليها في النسخ باللغة الإنجليزية.

قم دائمًا بملء عمود "الموضوع"، وإلا فقد ينتهي الأمر برسالتك في البريد العشوائي. الأوصاف مثل "الخطة"، "القائمة"، "الاقتراح التجاري"، "التقرير" ليست مناسبة. قد يكون هناك الكثير من الرسائل المشابهة في البريد الوارد للمستلم. كن محددًا قدر الإمكان بشأن موضوع رسالتك. لا تستخدم أكثر من خمس كلمات. اجعل موضوعك كبيرًا. ليست هناك حاجة لوضع فترة في النهاية.

إذا كنت ترد على رسالة بريد إلكتروني تم استلامها مسبقًا، فتأكد من إزالة "Re" في سطر الموضوع.

أسلوب الاتصال

احتفظ بالرسالة بتنسيق عملي. إزالة نبرة التهديد والتوسل والأمر.

لا تسمح قواعد المراسلات التجارية الإلكترونية باستخدام الرموز التعبيرية أو عدد كبير من علامات الاستفهام أو علامات التعجب في النص.

كن مهذبا. التحية الإلزامية في البداية وتوديع المحاور في النهاية أمر جيد. على سبيل المثال، "مع احترامي..." أو مثل هذا: "مع خالص التقدير...".

مراسلات البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل و"قاعدتها الذهبية": لا تخلط عدة مواضيع مختلفة في رسالة واحدة. من الأفضل إرسال سلسلة من الرسائل.

يجب أن تكون رسالة البريد الإلكتروني نصف طول الرسالة الورقية.

العمل مع المرفقات

إذا كان هناك الكثير من المعلومات التي يجب نقلها، فلا تضعها كلها في نص الرسالة، ولكن قم بإرفاقها كمستندات منفصلة كمرفقات.

لراحة المستلم، قم بإعادة تسمية المستندات التي قمت بإعدادها إلى الأسماء التي يفهمها. سيُظهر هذا اهتمامك ويكسبك. فكر في عدد مجلدات العمل الموجودة لدى المستلم على جهاز الكمبيوتر الخاص به وكيف سيبحث عن رسالتك بينها.

تأكد من إبلاغ المستلم بالملفات التي ترسلها حتى لا يعتبرها فيروسات عشوائية. أرشفة المستندات الكبيرة.

من الأفضل إرسال مرفقات كبيرة جدًا (أكثر من 200 كيلو بايت) بطرق أخرى، على سبيل المثال، من خلال خادم بروتوكول نقل الملفات.

لا تسمح بعض خوادم البريد لتنسيقات مثل COM وEXE وCMD وPIF وعدد من التنسيقات الأخرى بالمرور عبرها وحظرها.

إذا كان هناك عدة مستلمين لرسالتك، خذ الوقت الكافي لحذف جميع الأدلة على إعادة التوجيه الجماعي في كل مرة. لا يحتاج المرسل إليه إلى مثل هذه المعلومات الإضافية على الإطلاق. سيساعدك الأمر "bcc".

تتطلب قواعد إجراء المراسلات التجارية عبر البريد الإلكتروني إبلاغ الطرف الآخر باستلام المراسلات. إذا لم يكن من الممكن الإجابة في الوقت الحالي، فأخبر محاورك بذلك. احفظ سجل مراسلاتك لتجنب المزيد من الأسئلة والإجراءات.

إذا كانت الاستجابة مهمة وعاجلة، فيمكن إخطار المرسل إليه بالإضافة إلى ذلك عبر الهاتف أو Skype أو ICQ. إذا لم تتمكن حتى بعد ذلك من تحقيق نتيجة إيجابية، فذكر نفسك مرة أخرى.

ليس من غير المألوف أنه عندما تطلب مستندًا، تتلقى ردًا على رسالة فارغة مع ملف مرفق. إنه أمر غير مقبول. تتطلب أمثلة المراسلات التجارية وضع المعلومات ذات الصلة في نص المستند. على سبيل المثال، هذا: "أرسل البيانات اللازمة لطلبك."

لا تنس الإشارة إلى الإحداثيات في نهاية الرسالة: جميع وسائل الاتصال المتاحة، والموقع، وموقع الشركة، وروابط الشبكات الاجتماعية.

عند كتابة جهات اتصال المنظمة، قم بتوفير أكبر قدر ممكن من المعلومات - رقم الهاتف مع رمز المنطقة، والعنوان مع الرمز البريدي. بعد كل شيء، يحدث اتصالك ليس فقط مع سكان منطقتك. إذا كان لديك كافة المعلومات، سيكون من الأسهل الاتصال بك.

والقاعدة الأخيرة: من بدأ المراسلة عليه أن ينهي الحوار الإلكتروني.

خاتمة

المراسلات التجارية هي مسألة حساسة. في بعض الأحيان تكون نظرة واحدة كافية لتكوين رأي محدد حول الشخص والمنظمة التي يمثلها. إن معرفة قواعد الكتابة التجارية يمكن أن يساعد بشكل كبير في حياتك المهنية.

المراسلات التجارية الإلكترونية. حول موضوع الرسالة

تتناول هذه المقالة ملء حقل الموضوع في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل.

قم بتعبئة حقل "موضوع البريد الإلكتروني" حسب محتواه.

شيء يبدو بسيطا. إذا كتبت لشريكك عن المواعيد النهائية لإرسال المستندات، فاكتب في موضوع "حول المواعيد النهائية لإرسال الاتفاقية". إذا كنت تكتب عن تغيير عنوانك القانوني، فاكتب في الموضوع "حول تغيير عنوانك القانوني". ولكن، كما تظهر ممارسة المراسلات، ليس كل ما هو واضح بالنسبة لنا هو واضح بنفس القدر للآخرين...

في أحد الأيام، تنفست صديقتي وزميلتي (ناتاشا) الصعداء مرة أخرى بعد تلقيها رسالة من شريكها التجاري. وقالت: "الجمال! ليست رسالة، بل أغنية! لم أفتحه بعد، لكنني أعرف بالفعل ما يكتب عنه! ثم أضافت: "والعثور على أي من رسائله في صندوق بريدي أصبح الآن مسألة دقائق!"

"ما هو المميز في ذلك؟" - أنت تسأل بحق. وبعد ذلك سأخبرك لماذا الترتيب الحالي في المراسلات مع المرسل إليه يجعل صديقي سعيدًا جدًا.

ناتاشا متخصصة في العمل مع العملاء والشركاء في شركة تدريب.

منذ ما يزيد قليلاً عن شهرين، بدأت المراسلة مع شريك تجاري جديد للشركة. (دعنا نسميه "فاسيا"). في بداية التعاون القادم، هناك دائمًا العديد من القضايا التي تحتاج إلى مناقشتها وتوضيحها وتوضيحها وتوحيدها، وما إلى ذلك. في اليوم، تبادلت ناتاشا وفاسيا عددًا كبيرًا من الرسائل. ولكن إذا نظرت إلى صندوق الوارد الخاص بـ Natasha ونظرت إلى سلسلة المراسلات مع Vasya، فستجد صورة بسيطة تمامًا. هناك الكثير من الحروف، ولكن كل المعلومات تتلخص في نقطتين دلاليتين: في حقل "من" مكتوب "فاسيا"، وفي حقل الموضوع - "التعاون مع بيرم" (لقد غيرت اسم عمل ناتاشا الشريك واسم المدينة لأسباب واضحة، كما يقولون، يرجى اعتبار أي مصادفة مجرد حادث).

تخيل الموقف: الحرف الأول يحمل موضوع "التعاون مع بيرم". من هذه الرسالة، تتعلم ناتاشا معلومات حول المرسل إليه، حول شركته، وتتعرف على عرضه التجاري. الإجابات. توضح الرسائل التالية تفاصيل العمل، وتفاصيل إجراء التدريبات في الموقع، ومناقشة الجوانب المالية والتنظيمية، وما إلى ذلك (في نهاية الأسبوع، هناك 17 رسالة من فاسيا في صندوق بريد ناتاشا). علاوة على ذلك، فإن جميع الحروف: من الأول إلى الأخير، لها خيار موضوع واحد: "التعاون مع بيرم". تخيل الآن ما عليك فعله إذا كنت بحاجة ماسة، على سبيل المثال، للعثور على خطاب واحد محدد يحتوي على معلومات محددة في هذه المراسلات. كما يقولون، "لا تحتاج إلى تفكير" ما عليك فعله: افتح الرسائل بشكل عشوائي وحاول أن تتذكر تقريبًا في أي يوم من أيام الأسبوع تمت مناقشة هذه المشكلة فيه. لن أتحدث عن الوقت الذي أقضيه وفعالية هذا البحث والعواطف المصاحبة له. وهكذا كل شيء واضح.

الاستنتاجات:

1. تذكر أن حقل الموضوع يعد جزءًا مهمًا من البريد الإلكتروني.

2. املأ حقل الموضوع بعقلانية، واجعل المعلومات مفيدة للغاية.

على سبيل المثال، "Agreement.Account.Act" بدلاً من "Documents"

3. مع تغير جوانب القضية قيد المناقشة، قم بتوضيح الموضوع (استخدم ملحقًا).

على سبيل المثال،

التعاون مع بيرم ← التعاون مع تواريخ بيرم ← اتفاقية التعاون مع بيرم

4. اجعل الموضوع ذا معنى، ولكن مختصرًا للغاية(عدد الأحرف المرئية للمرسل إليه عند الاستلام في حقل "الموضوع" محدود جدًا)

على سبيل المثال،

التعاون مع بيرم → بيرم.تواريخ → بيرم.اتفاقية

5. إذا رأيت أثناء المراسلات مع شريك العمل/العميل أن حقل "الموضوع" يتم ملؤه بشكل عشوائي أو لا يتم ملؤه على الإطلاق، فخذ زمام المبادرة بين يديكوجرب أحد السيناريوهين:

— عند الإجابة قم بتغيير محتوى حقل "الموضوع" بشكل صحيح/املأه بنفسك.إذا كان المستلم منتبها، فربما يكون هذا الإجراء كافيا لإعادة المراسلات إلى وضعها الطبيعي. إذا استمر المستلم (على الأرجح بسبب العادة) في تجاهل محتويات هذا الحقل، فاستخدم سيناريو آخر (اقرأ أدناه):

- كتابة خطاب إلى المرسل إليه يتضمن طلبًا/عرضًاتقريبًا كما يلي: "فاسيا، أريد حقًا أن تكون مراسلاتنا فعالة وأن نكون قادرين على حل جميع مشكلات أعمالنا في أسرع وقت ممكن. أقترح عليك الإشارة على الفور إلى موضوع الرسالة ومحتواها في حقل "الموضوع". أعتقد أنه بهذه الطريقة سنزيد بشكل كبير من فعالية اتصالاتنا”.

أخذت ناتاشا نصيحتي. والآن للشهر الثاني أستمتع بالشفافية والوضوح في الرسائل التي أتلقاها!

أتمنى لك نفس المتعة أيها القراء الأعزاء!