تخطيط ميزانية الموارد البشرية لتدريب الموظفين. أن العام المقبل؟ إعداد ميزانية الموارد البشرية

عند تعيين الموظفين، يفضل أن يستخدم المتخصصون الموارد الداخلية للمؤسسة، أي. الأشخاص المفرج عنهم نتيجة لتحسين أعداد الموظفين. علاوة على ذلك، فإن هؤلاء ليسوا دائما عمال أكفاء ومسؤولين، على الرغم من حقيقة أن هؤلاء هم الأشخاص الذين عملوا لسنوات عديدة في المؤسسة. ومن ناحية أخرى، فإن تجنيد موظفين من الخارج ليس بالأمر الآمن. ولذلك، فإن التعاون بين قسم الموارد البشرية ومركز التوظيف في براتسك، وكذلك مع وكالات التوظيف في المدينة، أمر ضروري للغاية.

يتم اختيار الموظفين من قبل رؤساء أقسام LCP، مما يصرفهم عن مسؤولياتهم الرئيسية، ويستلزم أيضًا أن يتم الاختيار ليس على أساس حاجة الإنتاج إلى موظفين مؤهلين، ولكن على أساس التفضيلات والمصالح الشخصية للشركة. مدراء. وهذا يؤكد مرة أخرى أن التعاون مع الوكالات المهنية ضروري.

إن عدم وجود متخصص في شؤون الموظفين لمنظمة معينة وحقيقة أن هيكل الموظفين يديره شخص واحد يخضع له عدد من الأقسام الأخرى في Progress-Grant OJSC، يجلب أيضًا إزعاجًا كبيرًا لكل من المتخصصين أنفسهم والموظفين التفاعل معهم. لذلك، من الضروري تعيين متخصص منفصل في الموارد البشرية لكل إنتاج، والذي لن يتعامل فقط مع تعيين وفصل الموظفين، ولكن أيضًا مع اختيارهم واختيارهم وتوزيعهم وتدريبهم.

في معظم الشركات المتوسطة والصغيرة، كما تظهر التجربة، لم يتم تخصيص بنود نفقات خدمة الموظفين في الميزانية العامة للشركة؛ كقاعدة عامة، يتم تطوير الخطط طويلة المدى التي تعتمد عليها ميزانية الموارد البشرية فقط في المنظمات الكبيرة التي تقف بقوة على أقدامها. يعتمد ملء ميزانية قسم شؤون الموظفين على مستوى تطور الشركة ومجموعة الوظائف التي تؤديها هذه الخدمة. في بعض المؤسسات، يتم تضمين صندوق الأجور لجميع الموظفين في ميزانية قسم الموارد البشرية، وهذا أمر معقول للغاية، حيث أن تحديد مقدار الأجور يرتبط بشكل مباشر بعمليات التوظيف والتكيف والتقييم وتحديد طرق تحفيز الموظفين .

يتم تحديد شكل الوثيقة التي تعكس الميزانية أيضًا من خلال محتواها. قائمة البنود المدرجة في ميزانية قسم شؤون الموظفين هي تقريبًا كما يلي:

توظيف:

وضع الإعلانات في وسائل الإعلام؛

الدفع مقابل خدمات وكالة التوظيف؛

إجراء اختبارات ما قبل التوظيف؛

المشاركة في معارض التوظيف.

تكيف الموظف:

دفع إضافي للموجهين.

التقييم والتطوير:

الدفع مقابل خدمات مقدمي التقييم؛

شراء برامج تشخيصية خاصة لتقييم الموظفين.

4. التدريب:

1) التدريب الخارجي.

تدريب كبار المديرين.

تدريب موظفي قسم المبيعات.

شراء؛

اللوجستية، وما إلى ذلك؛

2) مركز تدريب الشركات.

منتجات لاستراحات القهوة.

المواد التعليمية والشهادات.

المعدات المكتبية والمواد الاستهلاكية.

5. إدارة سجلات الموظفين:

شراء نماذج سجل العمل، والبطاقات، والنماذج، وخزائن التخزين الخاصة، وما إلى ذلك.

6. أحداث الشركات:

أعياد الميلاد؛

العطل؛

إصدار صحيفة الشركة؛

إجراء المسابقات.

7. الحزمة الاجتماعية:

تأجير صالة الألعاب الرياضية.

دفع تكاليف التأمين الصحي (VHI)؛

الدفع مقابل عروض السفر؛

دفع المساعدة المالية.

8. رحلات العمل لموظفي القسم.

9. رواتب موظفي القسم:

الجزء الدائم

تعويض؛

10. نفقات صيانة القسم:

نفقات المكتب؛

المشاركة في المؤتمرات والمعارض الخاصة بالموظفين؛

الاشتراك في الأدبيات الخاصة، الخ.

11. حماية العمل:

شراء معدات.

كيف تتنبأ بالنفقات لبعض بنود النفقات وأين يمكنك التوفير؟ تكلفة نشر إعلانات الوظائف في وسائل الإعلام لا تثير أي أسئلة: كل منشور وموقع إلكتروني لديه قائمة أسعار. والحد الأقصى الذي يمكن أن يفعله مدير شؤون الموظفين لتوفير أموال الميزانية هو التفاوض على خصومات على المنشورات.

من الناحية النظرية، في دفع تكاليف خدمات وكالات التوظيف، لا ينبغي أن تكون هناك صعوبات: سعرها، كقاعدة عامة، هو 12-20٪ من الدخل السنوي للموظف المختار. ومع ذلك، في العديد من الشركات (خاصة الصغيرة منها) يتم حل مسألة التعاون مع وكالة التوظيف بشكل فردي لكل وظيفة شاغرة، ومن الصعب جدًا توقع حجم العمل وتكلفته مقدمًا. قد تكون التقنية التالية فعالة: حدد مبلغ التوظيف من خلال وكالات التوظيف ليس لمدة شهر، بل لمدة ربع. إن خطة اختيار / تناوب الموظفين المعتمدة، بالإضافة إلى عرض نتائج المناقصة المعقودة بين وكالات التوظيف، ستسهل إلى حد كبير مهمة ضابط شؤون الموظفين أثناء مناقشة مسألة تمويل هذه المادة.

يمكن إجراء الاختبار أثناء الاختيار إما داخليًا أو بمشاركة متخصصين من منظمات أخرى. قد تكون الحجة لصالح الخيار الأخير هي خطة التوظيف، فضلا عن تكلفة الخطأ إذا تم التوظيف دون اختبار (الأموال التي تنفق على فترة الاختبار، وإعادة البحث عن متخصص، وما إلى ذلك). قد تكون التكلفة الإضافية للاختبار هي شراء أو إنشاء برنامج كمبيوتر.

تتضمن تكاليف الإعداد عادة تكلفة الموجهين وتكلفة تطوير وإنتاج كتيبات الشركة، والتي يمكن تخصيصها لكل من ميزانية الموارد البشرية وقسم الإعلان.

أما بالنسبة لتقييم الموظفين وتطويرهم، إذا قامت الشركة بإجراء الاعتماد بنفسها، فإن ذلك لا يتطلب موارد مالية كبيرة. عند اختيار شركة المقاولات، يُنصح بتنظيم نتائج المناقصة بين الشركات التي تجري التقييم، بالإضافة إلى التعليقات حول جودة عملها.

تشمل تكاليف الفعاليات التدريبية تكلفة البحث واختيار الشركات المقدمة (في حالة التدريب الخارجي)، ومتوسط ​​سعر السوق لبعض الدورات التدريبية والندوات وما إلى ذلك. بالإضافة إلى ذلك، تتضمن ميزانية "التدريب" تكلفة المواد والمعدات لمرافق التدريب ، وكذلك الأدبيات المنهجية. نظرًا لأن بند النفقات هذا يمكن أن يصل إلى مبلغ كبير جدًا، قبل الدفاع عنه، فمن المستحسن أن تناقش مع الإدارة قائمة المعدات والمواد المخطط شراؤها. إن تقرير مدير الموارد البشرية حول التأثير المالي للدورات التدريبية التي تم إجراؤها بالفعل سيسهل إلى حد كبير عملية الموافقة على ميزانية التدريب.

إذا كان رئيس المؤسسة يعتقد أن إدارة سجلات الموظفين لا تتطلب استثمارات خاصة، فهو مخطئ. لإدارة المستندات العادية، هناك حاجة إلى برامج كمبيوتر خاصة، والتي يتم تحديثها أيضًا بشكل دوري. يمكن أن تكون الطريقة الفعالة للغاية لإقناع الإدارة بالحاجة إلى شراء أنظمة آلية هي تقديم قائمة بالوثائق التنظيمية التي يجب أن تكون متاحة في المؤسسة، والعقوبات المحتملة في حالة غيابها، بالإضافة إلى نتائج الحساب بالساعة الوقت للأعمال الورقية اليدوية.

يتم تحديد مبلغ الأموال المخصصة لتنظيم أحداث الشركات، بالإضافة إلى قائمة التعويضات الإضافية المدرجة في الحزمة الاجتماعية، من خلال سياسة الشركة. وكقاعدة عامة، إذا قرر صاحب العمل بالفعل إدراج عنصر أو آخر في هذه القائمة، فإن مناقشة وتخصيص الأموال لتنفيذه لا يسبب أي صعوبات. نصيحة واحدة: يجب أن تكون على دراية بمتوسط ​​أسعار السوق للخدمات المدرجة في الحزمة الاجتماعية والشروط المرتبطة بها.

فيما يتعلق بتخطيط رواتب الموظفين، قد تنشأ صعوبات في الحالات التالية:

وبناء على نتائج تقدير أو مراجعة تعويض الموظف، تم زيادة الراتب أو تخفيضه، وفي الموازنة تم تثبيت مبلغه السابق حتى نهاية العام؛

قام الموظف بعمل لمرة واحدة، وحصل على مكافأة مقطوعة، وتم تغيير صندوق الأجور وفقًا لذلك.

لأن نظرا لأن هذه التوصية تنطبق فقط على المتخصصين في الموارد البشرية، فمن الأفضل عدم الخوض في مخططات الحساب المعقدة وتحديد حجم صندوق المكافآت ربع السنوية. ويتم توزيعها وفقًا لأوامر الحوافز والقرارات بناءً على نتائج التقييم وما إلى ذلك. وفي هذه الحالة لا يوجد خطر تجاوز ميزانية الأجور.

يمكن أن تتعلق النفقات الحالية لقسم شؤون الموظفين بكل من ميزانية خدمة الموظفين والنفقات العامة للشركة (الإدارية). وعادة ما تشمل تكلفة اللوازم المكتبية، والمياه (إذا كانت مستوردة)، والاشتراكات في الصحف والمجلات للوحدة، وما إلى ذلك. وكقاعدة عامة، فإن مقدار هذه التكاليف ثابت من شهر لآخر.

يبدأ تخطيط الميزانية بالتحضير. ويشمل جمع الوثائق الأساسية وإنشاءها، إذا لزم الأمر: خطط توظيف الموظفين والتدريب والتطوير؛ أحكام بشأن السياسة الاجتماعية وسياسة الشركات، والحوافز المادية، والرواتب، والتوجيه؛ جدول التوظيف وما إلى ذلك. تتضمن هذه المرحلة أيضًا جمع المعلومات وعقد المناقصات ومعرفة تكلفة المعدات والمواد اللازمة وما إلى ذلك.

ثم عليك أن تقرر شكل الميزانية. إذا كانت الوثيقة كبيرة، فمن المستحسن تقسيمها إلى أقسام، وتخصيص ورقة لكل شهر، وتلخيص البيانات المهمة من كل منها في ورقة ملخصة بناءً على نتائج العام.

أثناء عملية الدفاع، يتم توضيح ما يلي: من سيمارس الرقابة على التنفيذ والامتثال للميزانية، وكيفية تلقي الأموال (عن طريق طلب الدفع أو بطريقة أخرى)، وما هي المبالغ التي تتطلب موافقة إضافية (على سبيل المثال، عند اختيار المرشحين من خلال وكالة توظيف)، وكيفية التصرف في أموال الشهر الحالي غير المستخدمة.

ومع ذلك، فإن الميزانية، مثل أي مشروع "حي"، يجب تعديلها بانتظام. من الناحية العملية، يتم إجراء تغييرات في أغلب الأحيان على المقالات المتعلقة بالتدريب. يمكن أن يصل وزنهم في الميزانية الإجمالية إلى 40٪. تكاليف التوظيف عادة ما تخضع للتعديلات. وقد يتم التخطيط لبعضها، على سبيل المثال تلك المتعلقة بالهجرة الموسمية للأشخاص أو إعادة التنظيم. وفي الوقت نفسه، من المستحيل التنبؤ بالخسائر.

يتيح لك وجود ميزانية قسم الموارد البشرية في الشركة حل المشكلات التالية:

صياغة أهداف العمل مع الموظفين بوضوح؛

تحقيق الشفافية في أنشطة ومؤشرات خدمات الموارد البشرية

إعداد التقارير؛

اشرح للإدارة بوضوح تكلفة صيانة قسم الموارد البشرية نفسه؛

إضفاء الطابع الرسمي على حساب المؤشرات المهمة لسياسة شؤون الموظفين مثل تكلفة اختيار المتخصص والاحتفاظ به وتطويره.

المبلغ المعروض كبير جدا. ولذلك لا بد من تحديد المصادر التي يمكن من خلالها تكوين موازنة لخدمة شؤون الموظفين. في الفصل التالي، سيقوم المؤلف بإجراء حساب اقتصادي، والذي سيكون من الممكن تحديد مصدر تكوين الميزانية.

ويرد في الجدول شكل تقريبي لميزانية خدمات الموارد البشرية. 8.

الجدول 8 نموذج ميزانية الموارد البشرية (RUB)

عند التخطيط لميزانية الموارد البشرية السنوية للتدريب، تنشأ مشاكل في الشركات حيث لا يوجد نظام واضح لتخطيط التكاليف المرتبطة بتدريب الموظفين، ولكن يتم تنفيذ أحداث تدريبية منفصلة. ما الذي يجب أن يفعله أخصائي الموارد البشرية المسؤول عن عملية التدريب في هذه الحالة؟

من المادة سوف تتعلم:

• كيفية تخطيط ميزانية الموارد البشرية لتدريب الموظفين؛
• ما هي مميزات تخطيط ميزانية الموارد البشرية للتدريب التنفيذي؟

بادئ ذي بدء، ينبغي تقسيم الموظفين إلى فئتين - المديرين والمتخصصين. بعد تحليل الاحتياجات التدريبية لهذه الفئات من العمال، مع الأخذ في الاعتبار الابتكارات، يمكنك البدء في وضع خطة التدريب.

تخطيط ميزانية الموارد البشرية للتدريب المتخصص

أما بالنسبة لميزانية الموارد البشرية لتدريب المتخصصين، فيجب تحديد الحاجة إلى تدريبهم بناءً على النتائج النهائية لتحليل تقييم معارفهم ومهاراتهم.

يمكن استخدام هذا النهج لتخطيط التكاليف في المنظمات التي لديها نظام منتظم لتقييم الموظفين وتدريبهم.

اقرأ عن الموضوع في المجلة الإلكترونية

يمكنك البدء بوضع خطط لتدريب المتخصصين دون تقييم معارفهم ومهاراتهم. والشيء الرئيسي هو تحديد أهمية هؤلاء العمال لأنشطة المؤسسة، وتحديد مستوى كفاءتهم، فضلا عن احتمال العواقب السلبية لعدم الكفاءة.

مهم!

يتكون مبلغ تكاليف التدريب الخارجي من تكلفة خدمات المؤسسات التعليمية ونفقات سفر الأعمال. إذا تمت عملية التدريب على رأس العمل، فإن النفقات الرئيسية هي راتب المرشد.

وينبغي إيلاء اهتمام خاص لتدريب المتخصصين ذوي المستوى العالي من الكفاءة العاملين في تلك الأقسام الهيكلية التي تحقق الربح الرئيسي للشركة. ومن المستحسن البدء بالتدريب مع هؤلاء المتخصصين، حتى لو لم يتم تقييم معارفهم ومهاراتهم.

بعد تحديد الموظفين الذين يجب تدريبهم أولاً، يقوم موظف خدمة الموارد البشرية باختيار أشكال التدريب لهم، مع الأخذ في الاعتبار الغرض منه ومبلغ الأموال المخصصة. ومن ثم يتم إعداد طلبات التدريب، وتلخيص رغبات رؤساء الأقسام، وربط أهداف التدريب بخطط المنظمة للعام المقبل.

وينبغي تعديل تكاليف التدريب للتضخم. من المهم أن يكون التدريب هو الأمثل من حيث التكلفة والجودة. من المرغوب فيه للغاية أن يتم إبرام اتفاقية تدريب مع الموظفين الذين تم إرسالهم للتدريب، والتي بموجبها سيكون الموظف الذي أكمل إعادة التدريب أو الدورات التدريبية المتقدمة ملزمًا بحساب الموارد المستثمرة في تدريبه. يمكن أن تنص اتفاقية التدريب المهني على أنه في حالة الفصل، يجب على الموظف تعويض الشركة عن تكاليف التدريب، بما في ذلك نفقات رحلة العمل. إن استخدام هذا النهج سيسمح للشركة بتجنب الخسائر المالية المحتملة.

تخطيط ميزانية الموارد البشرية للتدريب التنفيذي

الآن دعونا نلقي نظرة على تخطيط ميزانية الموارد البشرية للتدريب التنفيذي. من المهم للمديرين رفع مستوى الكفاءات الإدارية. كما تظهر الممارسة الحالية في روسيا، كقاعدة عامة، يتم تعيين المتخصصين المحترفين ذوي الخبرة العملية الواسعة في منصب المديرين. يجب أن يكون فريق إدارة المنظمة قادرًا على التخطيط وبناء اتصالات فعالة، وأن يتمتع بمهارات إدارة المشاريع وتنظيم العمل. اعتمادا على احتياجات المنظمة، يتم اختيار أشكال وأساليب تحسين المديرين.

مثال

وقد أدى النهج المتغير للإدارة إلى تنشيط الحاجة إلى تطوير الكفاءات بين كبار مديري الشركة، مثل إدارة المشاريع، ووصف العمليات التجارية وتحسينها. وبناء على ذلك، فإن الأولويات في تدريب المديرين هي على وجه التحديد هذه المهارات.

بالنسبة للمديرين الفرديين، يمكنك الاستفادة من كل من برامج التدريب الفردية، على سبيل المثال، إدارة المشاريع، والتدريبات الجماعية لتطوير المهارات اللازمة لجميع فئات المديرين (القدرة على تقديم العروض التقديمية وإجراء المفاوضات التجارية). سيكون مقدار تكاليف التدريب في الحالة الأولى مشابهًا لتكاليف المتخصصين العاديين. في الثانية، من الأفضل اختيار تدريب الشركات في شكل ندوة أو تدريب، ثم ستكون عناصر التكلفة الرئيسية هي التكاليف المرتبطة بتكلفة الندوة (التدريب) ونفقات سفر المعلم.

التدريب الفردي للمديرين يزيد بشكل كبير من التكاليف. يمكنك تقليل التكاليف بشكل كبير من خلال دعوة المدرب لإجراء التدريب في مجموعة. يتقن المديرون المشاركون في هذا التدريب تكنولوجيا إعداد القرارات الإدارية التي تتكيف مع الظروف المحددة للمنظمة.

عندما يتم اختيار هؤلاء الموظفين الذين تم التخطيط لتدريبهم للعام المقبل، ويتم تحديد الشكل والمكان الأمثل للتدريب لكل منهم، يجب دمج جميع التكاليف في خطة مشتركة وتلخيصها.

مهم!

إذا لم يكن هناك تقييم للموظفين، فقد يتم تحديد الغرض من تدريبهم بشكل غير صحيح، مما يعني أنه من الممكن تكرار أخطاء الماضي. لتجنب ذلك، سيكون من الضروري في المستقبل إدخال نظام تقييم وتطوير الموظفين عالي الجودة في المؤسسة، بما في ذلك وصف المتطلبات الأساسية للموظفين وكفاءاتهم الرئيسية وتطوير أساليب التقييم وبرنامج التدريب المهني .

الملفات المرفقة

• الوصف الوظيفي لنائب الرئيس لإدارة شؤون الموظفين مع مراعاة متطلبات المعيار المهني (النموذج).doc
• الوصف الوظيفي لرئيس الوحدة الإنشائية مع مراعاة متطلبات المعيار المهني (النموذج).doc
• الوصف الوظيفي لأخصائي البرامج الاجتماعية مع مراعاة متطلبات المعيار المهني (النموذج).doc

متاحة للمشتركين فقط

• الوصف الوظيفي لنائب الرئيس لإدارة شؤون الموظفين مع مراعاة متطلبات المعيار المهني (نموذج).doc
• الوصف الوظيفي لرئيس الوحدة الإنشائية مع مراعاة متطلبات المعيار المهني (عينة).doc
• الوصف الوظيفي لأخصائي البرامج الاجتماعية مع مراعاة متطلبات المعيار المهني (نموذج).doc

قريبًا جدًا سيتعين عليك الدفاع عن ميزانية الموارد البشرية للشركة. عند مناقشة تكاليف الرواتب، على سبيل المثال، قد يتساءل كبار المسؤولين في الشركة ما إذا كانت الأجور مضخمة أو ما إذا كان الموظفون مكتظين بالموظفين. من الممكن أن يرغب المالكون والمدير التنفيذي في مناقشة أقسام محددة. من المحتمل أيضًا أن تتأثر خدمة الموارد البشرية.

لسوء الحظ، غالبا ما تشك إدارة الشركة في وجود العديد من الأشخاص في قسم شؤون الموظفين الذين لا يفهمون ما يفعلونه، لكنهم يحصلون على رواتب جيدة. لذلك، قسم الموارد البشرية مكلف للغاية بالنسبة للشركة. ينشأ الفكر: هل يجب علينا خفض التكاليف عليه؟ بحيث يكون لديك شيء للإجابة عليه، بالإضافة إلى الميزانية العامة للموارد البشرية، ميزانية منفصلة لخدمة الموظفين. بعد كل شيء، أنت رئيس هذه الوحدة. هذا يعني أنه يجب عليك أن تفهم ماذا وكم ولماذا تنفقه. والأهم من ذلك، تبرير التكاليف وحماية خدمة الموارد البشرية من القرارات غير المرغوب فيها من إدارة الشركة.

فكر في ما يجب القيام به في العام المقبل في جميع مجالات عمل الموارد البشرية. أعمل خطة

بمعنى آخر، حدد المهام المهنية المعتادة التي ستواجهها خدمة الموارد البشرية العام المقبل في المجالات الرئيسية: الاختيار والتدريب والتقييم وتحفيز الموظفين. باختصار ، وفقًا لأولئك الموجودين في شركتك.

اصنع طاولة. قم بإدراج الأحداث التي تحتاج إلى تنفيذها في عام 2018. بجانب كل علامة، حدد النفقات. عندما تعتقد أن القائمة كاملة، قم بإضافة التكاليف. فقط لا تنس إضافة 5-10% لحساب ارتفاع الأسعار بسبب التضخم. ستقوم بعد ذلك بإضافة المبلغ الإجمالي إلى ميزانية قسم الموارد البشرية.

ستساعدك الخطة التي تضعها على تبرير ميزانية خدمة الموارد البشرية لاحقًا. جزء من الخطة أدناه. الشيء الرئيسي في المقاليخفي

حدد التكاليف الأخرى التي ستتكبدها خدمة الموارد البشرية إلى جانب تلك التي حددتها في الخطة

أولاً، لم تتضمن الخطة تكاليف الرواتب لخدمات الموظفينثانيا، نفقات الأنشطة التي لا يمكن أن تعزى إلى الوظائف التقليدية المعتادة لخدمة الموارد البشرية. دعنا نقول لمشاريع الموارد البشرية واسعة النطاق– تنفيذ نظام تقييم الموظفين في الشركة أو أتمتة عمليات إدارة شؤون الموظفين.

فكر فيما إذا كانت هناك أي تكاليف أخرى لم يتم تضمينها في الخطة، على الرغم من أنها ربما لا تتعلق بالأحداث واسعة النطاق. على سبيل المثال، لصيانة البوابة الداخلية وإعداد صحيفة الشركة. ولا تنس حساب تكاليف هذه المشاريع وإدراجها في ميزانية الموارد البشرية. وبالإضافة إلى ذلك، حساب بشكل منفصل تكاليف تدريب الموارد البشرية. من المرجح أن يتم سؤالك بشغف أثناء الدفاع عن ميزانيتك حول مدى ملاءمة التدريب، وبالتالي تكاليفه.

أوكسانا سيليفانوفا،

مدير الموارد البشرية في RDTECH

قم بإجراء تحليلات الموارد البشرية باستمرار لتبرير التكاليف للمالكين بسهولة

عند إعداد الميزانية، تذكر: نحن نتحدث عن تكاليف الشركة، وبالتالي المالكين. كن مستعدًا لكبار المسؤولين في الشركة ليسألوا: "ما الذي سأحصل عليه في المقابل؟ لماذا VHI، اللغة الإنجليزية، نفقات التوظيف الخارجي، إجازات الشركات؟ لن يتمكن مدير الموارد البشرية من الإجابة على هذه الأسئلة دون حساب العائد على هذه الأنشطة. لذلك، أقوم باستمرار بإجراء تحليلات الموارد البشرية من أجل الحصول على معلومات حول فعالية الاستثمار في الموظفين.

عند حساب كشوف مرتبات خدمة الموظفين، لا تنسى اشتراكات التأمين في الأموال من خارج الميزانية

لخص رواتب جميع الموظفين والمكافآت- سواء تلك التي تمثل جزءًا متغيرًا من الراتب ويتم دفعها شهريًا، أو تلك التي يتم دفعها بناءً على نتائج العمل خلال الفترة المشمولة بالتقرير. لنفترض مكافأة لتلبية مؤشرات الأداء الرئيسية. قم بتخصيص مبلغ يكفي لدفع المكافآت إذا استوفى جميع موظفي الموارد البشرية مؤشرات الأداء الرئيسية.

لمكافأة المرؤوسين بشكل إضافي على المزايا الخاصة، قم بتخصيص مبلغ منفصل جانبًا. دعنا نقول تشكيل صندوق مدير الموارد البشريةوخطط لأموالك هناك. عادةً، يساهم مدير الموارد البشرية بمبلغ يعادل 2-3% من المبلغ الإجمالي لجميع رواتب ومكافآت الموارد البشرية في الصندوق. يمكنك أيضًا إنفاقها على نفقات غير متوقعة في أنشطتك الحالية.

لا تنسى أن الميزانية المال و لوحدات التوظيف الإضافيةالتي تخطط لإدخالها في خدمة الموارد البشرية العام المقبل.

تأكد من حساب مبلغ أقساط التأمين التي سيفرضها قسم المحاسبة على رواتب موظفي خدمة الموارد البشرية ويدفعها إلى أموال من خارج ميزانية الدولة. بعد كل شيء، سيتم تضمين المبلغ الإجمالي لهذه المساهمات في تكاليف خدمة الموظفين. في صندوق المعاشات التقاعدية - 22%، صندوق التأمين الاجتماعي - 2.9%، الصندوق الفيدرالي للتأمين الطبي الإلزامي - 5.1%. ولكنك تحتاج أيضًا إلى إضافة مساهمة للتأمين ضد الحوادث والأمراض المهنية. يعتمد السعر على نوع نشاط الشركة. سوف نقبل المعدل الأساسي بنسبة 0.2%. معدل المساهمة العامة الآن 30.2%. للحصول على مثال لحساب تكاليف الرواتب لخدمات الموارد البشرية، راجع.

ألينا ميخاليف،

رئيس قسم التوظيف وتطوير الموظفين في شركة Europlast Decor

نحن ندرج في الميزانية تكاليف تدريب القادمين الجدد. في الواقع يحصلون على مهنة جديدة

التدريب معنا هو البند الرئيسي في الميزانية، لأنه يكاد يكون من المستحيل اختيار متخصص جاهز لإنتاجنا. لا يخضع كل موظف تم تعيينه حديثًا للتدريب التمهيدي فحسب، بل يتلقى مهنة جديدة.

تكاليف مشاريع الموارد البشرية: عقد مناقصة غائبة بين مقدمي الخدمة

يجب حساب تكاليف مشاريع الموارد البشرية، كما هو مذكور أعلاه، بشكل منفصل لكل منها، لأنها ذات أهمية خاصة لأعمال الشركة. وبالإضافة إلى ذلك، فإن تكاليفها غالبا ما تكون كبيرة. قم بصياغة اسم المشروع بحيث يكون واضحًا لأي غرض يتم تنفيذه وما هو معيار التقييم. على سبيل المثال، "تنفيذ نظام تدريب ميداني لزيادة الإيرادات بنسبة 30% خلال ثلاثة أشهر".

حدد متى يجب إكمال المشروع وتقدير التكاليف. إذا كنت تخطط لإشراك متخصصين خارجيين، فقم بعقد مناقصة غيابية بين الشركات المقدمة للخدمة. قم بإلقاء نظرة على الأسعار على المواقع الإلكترونية للشركات المختلفة، والتفاوض واختيار الظروف المثلى. وافق على السعر وضع هذه الأرقام في ميزانيتك.

مثال

سيتعين على خدمة الموارد البشرية التابعة لشركة لوجستية تنفيذ برنامج chatbot في اختيار الموظفين. كجزء من المشروع، سيتم تنظيم 6 دورات تدريبية للقائمين بالتوظيف حول استخدام روبوتات الدردشة. قام مدير الموارد البشرية بحساب النفقات. وبالتالي فإن خدمات المدرب الخارجي ستكلف الشركة 52300 روبل. متوسط ​​​​راتب 8 مشاركين هو 22700 روبل. إنتاج النشرات – 5000 روبل. سيتعين عليك دفع 10000 روبل لتنظيم استراحة لتناول القهوة. إجمالي 90.000 روبل. لمدة 6 دورات تدريبية – 540.000 روبل. أضاف مدير الموارد البشرية إلى ذلك تكلفة استئجار روبوت الدردشة سنويًا – 360 ألف روبل. وبالتالي فإن التكلفة الإجمالية هي 900000 روبل.

تاتيانا فولكوفا،

مدير الموارد البشرية في مجموعة شركات إنجراد

لإنشاء ميزانية لحدث خاص بالشركة، تذكر المبلغ الذي أنفقته العام الماضي

أقوم بإعداد ميزانية أحداث الشركات عن طريق القياس مع الفترات السابقة. على سبيل المثال، بلغت تكلفة الحدث 3000000 روبل. وشارك فيه 200 شخص. هذا يعني أن هناك 15000 روبل لكل مشارك. ثم أضرب هذا المبلغ في عدد الموظفين لدينا حاليًا، وأضيف 10-15% أخرى للتضخم والنفقات الإضافية. إذا لم تكن الشركة قد أقامت فعاليات خاصة بالشركة من قبل، فأنا أقوم بالتشاور مع العديد من المقاولين، وأطلب الأرقام، وأقيم المقترحات وأختار المقترحات المقبولة. أقوم بإدخال المبلغ في الميزانية.

تدريب الموارد البشرية: لا تغفل التكاليف

إذا لم تأخذها في الاعتبار ولم تدرجها في الميزانية، فستظل الخدمة المالية تشطبها إلى إدارتك. هذا يعني أنه قد لا يكون لديك أموال كافية لكل ما خططت له. لا تنسى: وتنقسم تكاليف التدريب إلى تكاليف مباشرة وما يتصل بها. التكاليف المباشرة هي تكلفة عمل المدرب، وكذلك إعداد المواد التعليمية (الشرائح، مقاطع الفيديو، برامج الكمبيوتر). وتشمل النفقات ذات الصلة، كما أشرنا سابقًا، على سبيل المثال، تكلفة استئجار المباني وشراء اللوازم والغذاء للمشاركين والمعلمين، وأحيانًا يتم تضمين نفقات السفر هنا.

إذا كنت تنوي إرسال عدة أشخاص إلى منظمة تدريب، فيحق لك ذلك تخفيض. ولكن يمكنك تجاهل ذلك– فليكن هذا احتياطيًا للنفقات غير المتوقعة. على سبيل المثال، لزيادة أسعار الرسوم الدراسية.

مثال

قام مدير الموارد البشرية بحساب تكاليف التدريب لمدة يومين لخمسة مديرين حول تقييم الموظفين. التكاليف المباشرة: تكلفة المدرب (3000 روبل / ساعة) لمدة يومين لمدة 7 ساعات كل يوم – 42000 روبل. إعداد النشرات (الشرائح ومقاطع الفيديو وبرامج الكمبيوتر) 4000 روبل. التكاليف المرتبطة: استئجار المباني (يومين) - 10000 روبل، المعدات - 8000 روبل، المواد الاستهلاكية - 2000 روبل، وجبات المشاركين والمدرب (استراحات الغداء والقهوة) - 50000 روبل. قام رئيس الموارد البشرية بتلخيص جميع التكاليف. وكانت النتيجة 116000 روبل (42000 + 4000 + 10000 + 8000 + 2000 + 50000).

أناستاسيا لوباريفا،

مدير الموارد البشرية في شركة GlavElectroSnab (نوفوسيبيرسك)

ناقش مع الرئيس التنفيذي ما إذا كان بإمكانك إعادة توزيع التكاليف في حدود الميزانية دون تجاوزها

كان عليّ إعداد عدة إصدارات من ميزانية الموارد البشرية: لموسم واحد، وستة أشهر، وسنة، وحتى لمدة ثلاث سنوات. لا يُسمح بإعادة توزيع النفقات ضمن الميزانية الموسمية (على سبيل المثال، لفصل الصيف، خلال عطلة رأس السنة الجديدة). الحد الأقصى الذي يمكن أن يفعله مدير الموارد البشرية هو، إذا لزم الأمر، تحويل المبلغ من عنصر تكلفة إلى آخر. الآن أقوم بإعداد ميزانية لهذا العام. من خلاله، يمكنك ضبط نفقاتك - أنفق أكثر قليلاً مما خططت له في شهر واحد، وأقل قليلاً في شهر آخر. ولكن هناك قيدًا: يجب ألا يتجاوز الإنفاق الزائد 10٪. هذا ينطبق بشكل خاص على الرواتب.

إذا كنت تنوي شراء اختبارات لتقييم المرشحين، فضع ميزانية لذلك

احسب المبلغ الذي سيتعين عليك دفعه مقابل الأساليب الآلية نفسها وتحديثها وتركيب أجهزة الكمبيوتر. كافٍ لديك 2-3 طرق للتقييم الشخصي في ترسانة قسم الاختيار(اختبار MMPI، CATTELL) ونفس عدد اختبارات الذكاء وسرعة التفكير (CAT) والانتباه (اختبار MUNSTERBERG).

قارن الأسعار من عدة شركات وحدد اختيارك. إذا أمكن، قم بشراء اختبارات احترافية لتقييم معارف ومهارات وقدرات المتقدمين. على سبيل المثال، عند اختيار محاسب، تحتاج إلى التحقق من كيفية عمل المرشح في برنامج متخصص، سواء كان يستطيع كتابة الإدخالات اللازمة وإجراء الحسابات اللازمة. وبالنسبة للمحامي تقديم اختبارات لإعداد بيان المطالبة وفحص العقد.

ضع كل شيء في جدول واحد. هذه هي ميزانية خدمة الموارد البشرية

تعد البيانات المتعلقة ببنود ميزانية خدمة شؤون الموظفين للعام الحالي ضرورية حتى تتمكن أنت وأعضاء لجنة الميزانية من مقارنة النفقات للعام الحالي والعام المقبل. علاوة على ذلك، بالنسبة للعام الماضي، قم بالإشارة إلى النفقات المخططة والفعلية. يفعل عمودين للتفسيرات. في العمود الأول، وضح سبب انحراف بعض النفقات الفعلية للعام الحالي عن النفقات المخطط لها. في الجزء الثاني، لاحظ سبب الانحرافات في مبلغ التكاليف المخطط له لعام 2018 عن مبلغ التكاليف التي تم إدراجها في الميزانية لعام 2017. يرجى تقديم توضيحات إذا تجاوزت الانحرافات 10٪.

مثال

عندما قدم مدير الموارد البشرية النسخة الأولى من ميزانية خدمة الموظفين للعام المقبل، لاحظ المدير المالي على الفور التقلبات في تكاليف الدفع مقابل خدمات وكالات التوظيف. لذلك، لعام 2017، خصص رئيس خدمة الموارد البشرية ميزانية 800000 روبل. ومع ذلك، لم يتم إنفاق فلسا واحدا من هذا المبلغ. لكن مدير الموارد البشرية يخطط في العام المقبل بمبلغ 1080000 روبل لنفس الأغراض. "أين المنطق؟" - سأل المدير المالي. أوضح HR: "نعم، لم ننفق هذا العام أموالاً على خدمات وكالات التوظيف، لأننا تمكنا من تنظيم الاختيار بمفردنا. ومع ذلك، لن يكون هذا ممكنًا في العام المقبل، حيث يتم فتح أقسام جديدة في المناطق وسيتعين على الوكالات المشاركة. هذا التفسير أقنع المدير المالي.

إنه أمر سيء أيضًا عندما تتجاوز التكاليف الفعلية التكاليف المخططة باستمرار، وعلى العكس من ذلك، تنفق خدمة الموارد البشرية بانتظام أقل بشكل ملحوظ. إذا كان هناك تجاوزفهذا يعني أنك تخطئ في التخطيط ولا تشمل جميع النفقات الضرورية. إذا ظلت الأموال غير منفقة، إما أن مدير الموارد البشرية تعهد بمبالغ كبيرة، أو أن خدمة الموارد البشرية لم تنجز شيئًا كما هو مخطط له. على سبيل المثال، في عام 2017، خططوا لإنفاق 1400000 روبل على إعلانات الوظائف، ولكن في الواقع بلغت التكاليف 1000000 روبل. من ناحية، هذا هو وفورات في الميزانية. ولكن هل هناك نقص في الموظفين هل سيضر ذلك بعمل الشركة؟ معرفة الأسباب الحقيقية للتقلبات بين البيانات الفعلية وبيانات الخطة والقضاء عليها. يوجد أدناه نموذج لمشروع ميزانية خدمة الموارد البشرية. الشيء الرئيسي في المقاليخفي

إيرينا بيلوفا،

مدير الموارد البشرية لمجموعة شركات "NORTEX" (إيفانوفو)

أظهر للرئيس التنفيذي أن الإنفاق على المشاريع الاجتماعية سيجلب فوائد حقيقية في المستقبل

نحن نولي اهتمامًا خاصًا لبنود الميزانية الاجتماعية: التأمين الطبي الطوعي، ومسابقات المهارات المهنية والمدفوعات الخاصة للموظفين ذوي القيمة الذين عملوا في المؤسسة لأكثر من 10 سنوات. من خلال تبرير مقدار التكاليف لذلك، أظهر الثمار التي سيجلبها مشروع معين على المدى الطويل. وتتمثل مهمتي على وجه الخصوص في الترويج لشركتنا باعتبارها جهة عمل جذابة، ولإثارة اهتمام الشباب، فضلاً عن تحديد أفضل الممارسات المهنية ونشرها.

الشيء الرئيسي في المقاليخفيحماية الميزانية: كن مستعدًا لتبرير التكاليف والإجابة على أسئلة العمولة

عند تقديم مقترح الميزانية الخاصة بك، خذ معك جميع المواد التي استخدمتها في إنشائها. يمكن أن تكون هذه، على سبيل المثال، البرامج التدريبية والخطة التفصيلية لأنشطة الموارد البشريةللعام المقبل وغيرها من الوثائق. كن مستعدًا لتقديم شرح تفصيلي لكل بند من بنود الميزانية والإجابة على أسئلة كبار المسؤولين التنفيذيين. ما هي الأسئلة التي قد تكون هذه وكيف يجب عليك الإجابة عليها؟

السؤال 1: "هل يوجد عدد كبير جدًا من الموظفين في قسم الموارد البشرية وهل رواتبهم متضخمة؟"عند تبرير عدد الأشخاص في خدمة شؤون الموظفين، مناشدة معايير عمل موظفي الموارد البشرية وعبء عملهم في الشركة. توفير بيانات البحث (على سبيل المثال مراقبة المحاور) حول كم عدد المجندين الجدد الذين يجب أن يختارهم مسؤول التوظيف الواحد؟. عادة – 9-12 موظفًا في المناصب الجماعية و4-5 متخصصين ومديرين من المستوى الأدنى. يكفي أحد متخصصي التدريب في الشركة 500 شخص، ويمكن لمدرب الشركة العمل بكفاءة لمدة 12 يومًا تدريبيًا في الشهر باستخدام البرامج الجاهزة وإجراء العديد من الدورات التدريبية الجديدة. وأخيرا، مفتش قسم الموارد البشريةمع الحد الأدنى من الأتمتة (1C)، يمكنها إدارة ما بين 400 إلى 600 موظف.

التأكد من عدم تضخيم الرواتب باستخدام بيانات مسح الرواتب. مهمتك هي أن تنقل إلى إدارة الشركة أن قسم الموارد البشرية يوظف الأفضل وأن رواتبهم لا تتجاوز القيم السوقية.

السؤال 2: "أليس من الأفضل نقل الاختيار إلى وكالة التوظيف والاستغناء عن شركات التوظيف؟"عند الإجابة على هذا السؤال، قم بإجراء عملية حسابية وأظهر أن خدمات الوكالة أغلى بكثير من تكاليف مسؤولي التوظيف لديك.

مثال

يضم قسم اختيار الموظفين في شركة أدوية 4 مديرين للموارد البشرية. دخل كل شخص هو 60.000 روبل شهريًا، بما في ذلك المكافأة. فقط 240.000 روبل شهريا
(60.000 روبل روسي × 4 أشخاص). تبلغ اشتراكات التأمين التي يدفعها صاحب العمل لأموال هؤلاء الموظفين 72.480 روبل شهريًا (240.000 روبل × 30.2٪). تبلغ التكلفة الإجمالية لكشوف المرتبات لقسم اختيار الموظفين 312480 روبل شهريًا، أي 3749760 روبل سنويًا (312480 روبل × 12 شهرًا). تتمثل الخطة الموضوعة لكل مسؤول توظيف في ملء ما لا يقل عن 8 وظائف شاغرة شهريًا لفئات مختلفة من الموظفين بمتوسط ​​​​راتب قدره 50000 روبل. إجمالي 32 وظيفة شاغرة في الشهر. إذا تعاونت الشركة مع وكالة توظيف، فستدفع لها 20% من راتب الموظف و18% ضريبة القيمة المضافة. وبالتالي، فإن مبلغ الدفع لملء وظيفة شاغرة واحدة فقط سيكون 11800 روبل (50000 × 20٪ + 18٪). لملء 32 وظيفة شاغرة شهريًا، سيكلف ذلك 377600 روبل (11800 روبل × 32 وظيفة شاغرة). لمدة عام سيكون 4531200 روبل (377600 روبل × 12 شهرًا). اتضح أن تكاليف توظيف الموظفين باستخدام وكالات التوظيف أعلى من دفع أجور شركات التوظيف الداخلية.

هذه المقالة مخصصة لأحد المواضيع الأكثر إلحاحًا - تحسين التكلفة عند تشكيل ميزانية الموارد البشرية. شارك موظفو قسم مجموعة BDO، المتخصصون في الاستعانة بمصادر خارجية للعمليات التجارية في مجال المحاسبة وكشوف المرتبات وسجلات الموظفين والإدارة، بأمثلة عملية حول كيفية بناء نظام تحسين التكلفة في شركتهم.

أقصى عائد مع الحد الأدنى من الاستثمار

عندما نتحدث عن ميزانيات الشركة اليوم، فإن الموضوع الأكثر سخونة هو التوفير، أو كما يطلق عليه غالبًا تحسين التكلفة. وفي الواقع، فإن توفير التكاليف وتحسينها ليسا نفس الشيء تمامًا، سواء من حيث الجوهر أو المحتوى. ولكن هناك هدف مشترك في هذه المفاهيم - تحقيق أقصى قدر من النتائج بأقل التكاليف.
دعونا نعترف بذلك لأنفسنا بصراحة: لا يهم ما إذا كانت ميزانيتك قد تم تخفيضها إلى الحد الأدنى، وما إذا كان السؤال الملح الوحيد هو "كيفية القيام بكل شيء مخطط له داخل القسم، وخفض جميع التكاليف حصريًا لدفع أجور موظفيك، "أو ما إذا كانت شركتك متفائلة تمامًا بشأن المستقبل. وفي كل الأحوال فإن مهمتك الأساسية هي تحقيق نتائج مبهرة بميزانية معتمدة لا تتعدى عليها حقائق الاقتصاد العاصف. عندما يتعلق الأمر بالتكاليف، فإن هدفنا الرئيسي هو الحصول على أقصى عائد مقابل الحد الأدنى من الاستثمار. لذلك، اسمحوا لي أن أواصل هذا الموضوع بقصة حول كيف تمكنت شركتنا في مختلف المشاريع التي تنفذها تقليديًا خدمات الموظفين، من تحقيق نتائج إيجابية مع تقليل التكاليف.

اسأل الشركة المقدمة: ما الذي تتضمنه حزمة الخدمة بالإضافة إلى منتج البرنامج؟

أولا – التدريب . بالنسبة لموظفينا، يعد هذا أحد العوامل الرئيسية في مواصلة تطوير الشركة. نحن لا نعرض على العملاء فقط تولي القضايا المتعلقة بالمحاسبة والمحاسبة الضريبية أو كشوف المرتبات أو سجلات الموظفين. نحن نتعهد بمنع (إن لم يكن حل) المشاكل العديدة التي تواجهها الشركات عند مواجهتها مع الهيئات الحكومية التنظيمية. يجب أن يكون المتخصصون لدينا على دراية بجميع الفروق الدقيقة والتغييرات في عدد لا يحصى من القوانين واللوائح والأوامر والمعايير وآراء المصادر المختصة، التي لديها القدرة على إصدار حكم على جودة عملنا للعملاء.

للقيام بذلك، نحن، أولاً وقبل كل شيء، نحافظ على مكانة الموظفين المعتمدين الذين يعملون كمحترفين من أعلى فئة من خلال مراكز التدريب المرخصة. ليس من السهل تقليل تكاليف دفع تكاليف خدماتهم: فهم لم يواجهوا نقصًا في الطلبات على برامجهم حتى أثناء الأزمة. ليس الأمر سهلا، ولكن، كما تظهر الممارسة، فمن الممكن تماما. على سبيل المثال، بعد تحليل سوق الخدمات لبرامج التدريب المتقدمة للمحاسبين المحترفين، توصلنا إلى استنتاج مفاده أن جامعات الشركات والشركات الكبيرة التي تدخل سوق التدريب الخارجي لأول مرة هي بدائل جيدة لمراكز التدريب التقليدية. نظرًا للجودة المناسبة للتعليم والتواصل مع المتخصصين المؤهلين تأهيلاً عاليًا والذين فازوا بالفعل باسم لأنفسهم في سوق التدريب والاستشارات، فإنهم على استعداد لاتخاذ نهج أكثر مرونة في قضايا الدفع من المراكز "المحترمة" التي لم تشعر بعد الروح السيئة السمعة للأزمة الاقتصادية. لا تمانع بعض جامعات الشركات أيضًا في استخدام المواد التعليمية الخاصة بها من قبل العملاء لمزيد من "الاستخدام الداخلي".

إن المساعدة الممتازة لنا فيما يتعلق بالحفاظ على قاعدة المعرفة المهنية لموظفينا هي التعاون مع شركة تزودنا بأنظمة مرجعية قانونية للكمبيوتر. إذا قمت بشراء مثل هذا النظام، فاسأل مزود الخدمة عما تتضمنه حزمة الخدمة، بالإضافة إلى منتج البرنامج. من الممكن جدًا أن يكون لديك إمكانية الوصول ليس فقط إلى المشاورات المنتظمة حول ميزات البرنامج الإضافية، ولكن أيضًا إلى الندوات والدورات التدريبية الموضوعية التي يمكن لموظفيك المشاركة فيها كمستمعين دون دفع رسوم إضافية.

عندما يدفع الموظف مقابل تدريب نفسه، فهو أكثر مسؤولية بكثير

في كثير من الأحيان يتم عقد ندوات مجانية وطاولات مفتوحة ودورات تدريبية داخل مجتمعات مهنية مغلقة. اسأل موظفيك عما إذا كانوا أعضاء مسجلين في هذه "الأندية المغلقة" وما هي الفرص المتاحة لهم للمشاركة في الأحداث المثيرة للاهتمام من حيث تبادل الخبرات المهنية. أي من زملائهم يمكن بدورهم التوصية به لمثل هذا المجتمع.
ومن الغريب أن الانتقال من تدريس اللغة الأجنبية، الذي يتم تعويضه للموظفين، إلى التدريب الذي يستخدم قاعدة موارد الشركة، ولكن يتم دفع تكاليف خدمات المعلم من قبل الموظفين، قد نجح أيضًا بشكل جيد في الممارسة العملية. بالمقارنة مع الخيار الذي لا يتحمل فيه الموظف أي تكاليف، فإن النتائج الرسمية للتدريب المدفوع أفضل بكثير. من الواضح أنه عندما يدفع الموظف تكاليف التدريب من جيبه الخاص، فإنه يتعامل مع مسائل ممارسة المواد التعليمية والحصول على مهارات مفيدة حقيقية بطريقة أكثر مسؤولية: فهو يجد الوقت لإكمال المهام، وتعلم الكلمات، ولا يتردد في سؤال المعلم مرة أخرى ومرة أخرى لشرح المادة التي تثير التساؤلات. من ناحية أخرى، إذا كان بإمكانك توفير فصول دراسية عالية الجودة ومنح موظفيك 2-3 ساعات من وقت العمل أسبوعيًا لحضور هذه الفصول الدراسية أثناء العمل، فإن الكثير منهم سيفضلون هذا الخيار على حضور الدورات التدريبية بمفردهم في التدريب. يقع المركز على الجانب الآخر من المدينة، في عطلات نهاية الأسبوع أو بعد العمل.

الاستفادة من موارد التدريب الداخلية بين الإدارات

وأخيرًا، الشيء الأكثر أهمية - إذا كانت شركتك لا تزال لا تستخدم الموارد الداخلية للتدريب وتبادل المعرفة بين الموظفين، سواء كان ذلك نظام "المعلم والطالب" أو المجتمعات المهنية أو "الفصول الرئيسية" المنتظمة المستعرضة للزملاء المبتدئين و أيها الزملاء، الآن هو الوقت المناسب للبدء. لكي ينجح برنامج التدريب الداخلي، تحتاج أولاً إلى تحديد المهارات والمعرفة الأكثر طلبًا التي يمتلكها بالفعل واحد أو مجموعة من زملائك، والعثور على الأشخاص الأكثر اهتمامًا باكتسابها. بعد ذلك، اكتشف ما تفتقر إليه هاتان المجموعتان من أجل التوصل إلى اتفاق. ربما تحتاج إلى تولي الجانب التنظيمي أو إقناع الإدارة بالوعد والفائدة المحتملة للمبادرة من أجل الحصول على الضوء الأخضر لعبء العمل الإضافي للمدربين الداخليين في المستقبل. أو، نظرا لخصائص شركتك، سيكون من الأسهل تنظيم مبادرة من الأسفل وإشراك القادة غير الرسميين مع إمكانات الموجهين، ثم إعطاء الوضع الرسمي للممارسة القائمة بالفعل لنقل المعرفة والمهارات.

خوارزمية لوضع مشروع الميزانية

لإعداد ميزانية لتكاليف الموظفين، تحتاج إلى:

1. تحليل الوضع؛

2. وضع خطة للعمل مع الموظفين؛

3. اختيار خيارات وأساليب التخطيط؛

4. تحديد بنود تكلفة الموظفين.

5. تطوير نماذج لجمع ومعالجة المعلومات حول تكاليف الموظفين المخططة؛

6. جمع ومعالجة المعلومات من رؤساء الأقسام.

7. وضع مشروع الموازنة العامة.

8. بعد ذلك يجب حماية الميزانية واعتمادها من قبل الإدارة.

1. تحليل الوضع

البدء في وضع ميزانية لتكاليف الموظفين من خلال تقييم الوضع في المنظمة، وكذلك من خلال تحليل تنفيذ الميزانية خلال الفترة الماضية. عند التحليل، أولا وقبل كل شيء، حدد الانحرافات عن الخطة والميزانية للعام السابق. دراسة أسباب النفقات غير المخطط لها، على سبيل المثال، تلك المتعلقة بالعمل الإضافي، والتغيرات في أعداد الموظفين، والأجور.

قم أيضًا بدراسة الموارد غير المستخدمة: الشواغر المفتوحة التي لم يتم ملؤها لأكثر من تلك الأشهر، والمدفوعات التي لا تستخدم في الممارسة العملية، والأنشطة غير المنفذة.

تقييم فعالية سياسة الموارد البشرية الحالية للمنظمة. للقيام بذلك، قم بتقييم:

• دوران الموظفين
  
• رضا الموظف عن العمل؛
  
• ​خسارة وقت العمل (المرض، التغيب، التأخير، التوقف عن العمل، وما إلى ذلك)؛
  
• فعالية نظام التحفيز الحالي.
  
• ​التكوين النوعي للموظفين، وامتثالهم لأهداف المنظمة؛
  
• ملامح ثقافة الشركات.
  

كل هذا سيسمح لنا بتطوير خطة أكثر كفاءة للموارد البشرية للعام المقبل. يرجى أن تأخذ في الاعتبار إمكانية حدوث أخطاء. للقيام بذلك، قم بدراسة الأخطاء الأكثر شيوعًا عند وضع ميزانية تكاليف الموظفين. للتعرف على هذه الأخطاء وكيفية حلها، راجع هذه المادة أدناه.

2. تخطيط الموارد البشرية

البدء في تطوير ميزانية الموظفين من خلال تحليل الوضع في المنظمة. الحقيقة هي أن أساس ميزانية الموظفين هو خطة الموظفين للعام المقبل. وتتوافق هذه الخطة مع الأهداف الإستراتيجية للمنظمة. وفي هذا الصدد، يجب أولاً مراجعة إدارة المنظمة حول الخطط للعام المقبل، سواء بالنسبة للمنظمة ككل أو للأقسام والفروع الفردية. بعد ذلك، قم بإعداد قائمة مفصلة بالأنشطة لكل مجال من مجالات العمل مع الموظفين: التوظيف والتكيف والتدريب والتقييم والفصل وما إلى ذلك وتحديد مقدار التكاليف.

على سبيل المثال، تخطط إحدى المؤسسات في العام المقبل للخروج من أحد قطاعات السوق. وفي هذا الصدد، من المتوقع تخفيض عدد الموظفين، وبالتالي ستكون هناك نفقات لدفع مكافأة نهاية الخدمة والتعويضات. على العكس من ذلك، إذا كانت الإدارة تخطط لفتح فرع، فستكون هناك حاجة إلى موظفين جدد، وبالتالي ستزيد تكاليف الاختيار والتدريب والمكافآت. هذه النفقات "تتبع" الأهداف الإستراتيجية للمنظمة. وفي الحالتين الأولى والثانية يجب أن تكون مبالغ التكاليف المتوقعة ثابتة في موازنة العام المقبل.

إذا، بحلول الوقت الذي يتم فيه تشكيل الميزانية، لم يتم تحديد خطط المنظمة بعد أو أنها ليست محددة بما فيه الكفاية، قم بتطوير ميزانية استثمارية. خذ في الاعتبار بشكل منفصل جميع النفقات التي يمكن بالفعل تحديدها بدقة، وبشكل منفصل - كل ما يتعلق بالنشاط المخطط.

3. خيارات وأساليب التخطيط

بعد إجراء تحليل للوضع ووضع خطة عمل للموظفين، اختر، مع الأخذ في الاعتبار تفاصيل نشاط وهيكل المنظمة، طريقة وخيار لتخطيط النفقات، بالإضافة إلى هيكل الميزانية.

4. بنود الميزانية

حسب مجال النشاط يمكن تصنيف بنود الميزانية على النحو التالي:

• صندوق الأجور (WF). هذا هو أكبر بند من النفقات، والذي يشمل الأجور وأنواع مختلفة من المكافآت. هنا، في مقالة فرعية منفصلة، ​​تظهر الضرائب وأقساط التأمين التي تدفعها المؤسسة التي لديها كشوف مرتبات؛
• البرامج الاجتماعية والفوائد والتعويضات. يعكس هذا القسم نفقات التأمين الطبي والطعام والرياضة والمساعدة المالية في المواقف المختلفة ونقل الموظفين إلى العمل وإيجار السكن وما إلى ذلك. بشكل منفصل، يخططون لنفقات حماية العمال: شراء معدات الحماية والملابس الخاصة والحليب وغيرها من المواد الغذائية الإضافية للموظفين في الإنتاج الخطير. وقد يشمل أيضًا دفع تعويضات إضافية لهؤلاء الموظفين. يمكن أيضًا إدراج مدفوعات إضافية في صندوق الأجور، ويتم تمييزها كسطر منفصل. يتم التخطيط لهذا البند من الإنفاق على أساس مبلغ المدفوعات مقابل المخاطر وعدد الموظفين في هذه الوظائف؛
• النفقات غير المدرجة في تكاليف العمالة في المنظمة. وتشمل هذه: دخل الموظفين من الأسهم ومن المشاركة في ممتلكات المنظمة (أرباح الأسهم والفوائد وما إلى ذلك)، ومكافآت أعضاء مجلس إدارة شركة مساهمة، والمؤسسين، والموظفين النقابيين المعفيين الذين ليسوا مدرجين في قائمة الدخل. كشوف مرتبات موظفي المنظمة، وما إلى ذلك؛
• اختيار الموظفين. نفقات التعاون مع وكالات التوظيف والبحث عن الكفاءات، ونشر الوظائف الشاغرة في وسائل الإعلام المطبوعة وفي مواقع البحث عن الوظائف المتخصصة، والمشاركة في معارض العمل، والتعاون مع الجامعات، وما إلى ذلك؛
• التعليم والتنمية. تكاليف تنظيم مركز تدريب داخلي، والتفاعل مع شركات التدريب ومدربي الأعمال الأفراد، والتدريب، والتدريب على اللغات الأجنبية والكمبيوتر، ومشاركة الموظفين في الدورات التدريبية والندوات، وتنظيم التدريب الداخلي. كبند فرعي، يشمل هذا الجزء من الميزانية نفقات الاشتراكات (الدوريات)، وشراء الأدبيات التجارية والمهنية؛
• تقييم الشخصية. تكاليف التعاون مع مقدمي الخدمات الخارجيين الذين يقدمون خدمات خبراء التقييم، لشراء برامج خاصة لتقييم الموظفين، على سبيل المثال، باستخدام طريقة 360 درجة، لشراء معدات خاصة، على سبيل المثال، جهاز كشف الكذب، لإنشاء مركز التقييم الخاص بك، وما إلى ذلك؛
• تطوير ثقافة الشركات وأحداث الشركات. نفقات تنظيم وإدارة الفعاليات الثقافية وشركات العلاقات العامة، على سبيل المثال، أحداث الشركات: نفقات استئجار المباني، والأطعمة والمشروبات، وعروض الفنانين، والمدفوعات للوكالات المتخصصة، وما إلى ذلك؛
• إجراء سجلات الموظفين. تكاليف شراء كتب العمل وإدخالاتها، ومعالجة المستندات للمواطنين الأجانب، والمواد الاستهلاكية (الخراطيش، والورق، وما إلى ذلك)؛
• ضمان أنشطة خدمة الموظفين. نفقات الاشتراك في المجلات المتخصصة، وشراء الكتب، والبرمجيات الخاصة؛
• حاضر. مصاريف هدايا العام الجديد، ويوم المرأة العالمي، ويوم المدافع عن الوطن، وأعياد ميلاد الموظفين، وأعياد ميلاد المنظمات، وما إلى ذلك.
• مصاريف السفر. نفقات رحلات العمل لموظفي خدمة الموظفين إلى الإدارات النائية جغرافيًا، أو للعملاء والشركاء والتجار في مدن (مناطق) أخرى. قد تشكل هذه النفقات بندًا منفصلاً في الميزانية لتكاليف الموظفين أو بندًا في الميزانية لعمل كل إدارة محددة.

وفي الوقت الحاضر أيضًا، في ظل ظروف المنافسة الشرسة بين المنظمات في سوق العمل، تظهر مجالات عمل جديدة مع الموظفين، مما يتطلب تخصيص بنود منفصلة في الميزانية. ومن هذه المجالات:

البحث في إدارة الموارد البشرية.
- العمل على زيادة ولاء والتزام وثقة الموظفين فيما يتعلق بالمنظمة (العلاقات العامة الداخلية)؛
- خلق صورة جذابة لصاحب العمل في سوق العمل (العلامة التجارية للموارد البشرية)، إلخ.

يمكن تسليط الضوء على بنود الميزانية في هذه المجالات بشكل منفصل أو تضمينها في بنود أكثر عمومية. على سبيل المثال، يمكن إدراج تكاليف البحث في مجال إدارة الموارد البشرية في بند الميزانية الخاص بتدريب الموظفين، ويمكن إدراج تكاليف العمل لزيادة الولاء في بند التكلفة الخاص بتطوير الثقافة المؤسسية والخدمات الثقافية والاجتماعية .

5. نماذج التخطيط

بمجرد تحديد هيكل الميزانية وبنود نفقات الموظفين، قم بتطوير نماذج جدول ملخص تسمح لك بجمع المعلومات اللازمة من جميع الإدارات لكل بند من بنود النفقات. اعتمادًا على خيار التخطيط، يتم توفير هذه المعلومات عن طريق:

• موظفو خدمة الموارد البشرية المسؤولون عن مجالات العمل المختلفة مع الموظفين (بعد جمع البيانات من رؤساء الأقسام)؛
• رؤساء الأقسام والفروع؛
• المسؤولون عن العمل مع الموظفين في الإدارات.

وفي جميع الأحوال يجب الاتفاق على جميع المبالغ الخاصة بكل إدارة مع رؤساء الأقسام والتحقق منها من قبل الشخص المسؤول عن إعداد الميزانية. يمكنك تطوير نماذج الجداول المحورية بنفسك ومراعاة ميزات الموازنة الخاصة بالمؤسسة والأقسام الفردية، أو استخدام نماذج عالمية، على سبيل المثال:

• ميزانية تكاليف التوظيف؛
  
• ميزانية نفقات الفصل ونقل الموظفين؛
  
• ميزانية تدريب وتطوير الموظفين؛
  
• ​ميزانية البرامج الاجتماعية؛
  
• ميزانية الإنفاق لأحداث الشركات.

6. جمع المعلومات

بعد تطوير نماذج التخطيط، قم بتوزيعها على رؤساء الأقسام أو الأشخاص الآخرين المسؤولين عن العمل مع الموظفين. كقاعدة عامة، يستغرق جمع المعلومات حسب القسم من 7 إلى 10 أيام. - عمل تحليل للمبالغ المستلمة ومقارنتها بالفترات السابقة مع خطط التطوير للوحدة والمنظمة ككل. ناقش خطط التطوير الخاصة بهم مع رؤساء الأقسام واطلب منهم تبرير التكاليف.

7. الميزانية

بعد جمع ومعالجة المعلومات الواردة من جميع الإدارات بشأن جميع بنود الميزانية، قم بتوحيد جميع المبالغ في مستند واحد. قم بإعداد الميزانية بأي شكل من الأشكال. الميزانية هي وثيقة تتكون عادة من عدة صفحات. لذلك، لتسهيل الدفاع عنها أمام الإدارة، يوصى بما يلي: في الصفحة الأولى، عرض معلومات مختصرة من أسماء العناصر وإجمالي مبالغ النفقات الخاصة بها؛ ثم، في الصفحات الأخرى، فك رموز كل مادة مع الشرح الذي يمكن لأعضاء لجنة الموازنة الرجوع إليه إذا لزم الأمر.

8. التحقق من الميزانية وحمايتها

بعد إعداد مشروع ميزانية تكاليف الموظفين، يجب فحصه. بعد ذلك، يجب أن يتم توقيع الميزانية من قبل رئيس دائرة شؤون الموظفين ويتم الاتفاق عليها مع الشخص المسؤول عن إعداد ميزانية أموال المنظمة. وكقاعدة عامة، يلعب هذا الدور رئيس الخدمة المالية والاقتصادية. بعد الحصول على تأشيرة الممول، قم بالموافقة على الميزانية مع رئيس المنظمة، أو مع شخص مفوض آخر: المدير المالي، نائب الرئيس، إلخ. إن إجراءات حماية الميزانية لغرض التنسيق والموافقة لها خصائصها الخاصة. هذا المخطط لتنسيق والموافقة على ميزانية تكاليف الموظفين هو نفسه بالنسبة لجميع الخيارات لتطوير الميزانية. يمكن ملاحظة الاختلاف الوحيد فقط في حجم المعلومات التي تتم معالجتها وعدد الموظفين المشمولين في العملية. في المنظمات الكبيرة، يمكن حل هذه المهام من خلال الأقسام والمديريات بأكملها.

مثال على إنشاء ميزانية لتكاليف الموظفين

في منظمة Alfa التجارية، يتولى مدير الموارد البشرية E.V مسؤولية إعداد ميزانية تكاليف الموظفين. بريجوزيفا.

حددت Prigozheva تكاليف الموظفين أثناء التخطيط لعمل المنظمة للسنة المالية القادمة. في المرحلة الأولى عقدت اجتماعا مع رئيس المنظمة ورئيس قسم المبيعات. لقد شكلوا معًا خطة مبيعات سنوية مع تطوير تفصيلي لمجالات العمل الفردية.

بعد ذلك، حدد مدير الموارد البشرية، مع رؤساء جميع الإدارات، بالضبط ما هي موارد العمل وبأي كميات ستكون مطلوبة لتنفيذ خطط المنظمة. ونتيجة لذلك، تم تحديد بنود تكاليف الموظفين التالية:

• أجور الموظفين العاملين؛
  
• تعيين موظفين جدد؛
  
• تطوير وتنفيذ برامج التدريب الفردية؛
  
• تزويد الموظفين بالتكنولوجيا والمعدات اللازمة؛
  
• المكافآت على أساس الأداء.
  

في المرحلة التالية Prigozheva E.V. قامت بالتعاون مع أخصائي اختيار الموظفين ومتخصص في الإدارة المالية والاقتصادية ورؤساء الأقسام بتحديد مقدار التكاليف لكل بند ووضع خطط ربع سنوية لكل قسم.

ونتيجة لذلك، أعدت هذه المجموعة وثيقتين بشكل مشترك:

• ميزانية تكلفة الموظفين مقسمة حسب الربع ومجالات العمل الفردية؛
  
• ميزانية الشركة الموحدة، والتي تظهر فيها تكاليف الموظفين بشكل عام.
  

عند تخطيط تكاليف الموظفين، سعى مدير الموارد البشرية إلى توفير بعض المرونة في الميزانية، حيث أن وضع السوق قد يتغير خلال العام، ومن الصعب التنبؤ بذلك. وللقيام بذلك، بالاتفاق مع إدارة المنظمة، قامت بتخصيص احتياطيات لزيادة رواتب الموظفين. تضمنت الميزانية أيضًا مبالغ احتياطية إضافية لتطوير إجراءات جذب أفضل المتخصصين من السوق والاحتفاظ بالموظفين ذوي القيمة في المنظمة.

تبسيط التخطيط

لتسهيل إعداد وتقييم مدى كفاية ميزانية الموظفين، قم بإضفاء الطابع الرسمي على سياسة شؤون الموظفين الخاصة بك. على سبيل المثال، إذا قامت إحدى المنظمات بفهرسة الأجور مع مراعاة التضخم، فقم بتسجيل ذلك في وثيقة تنظيمية للمنظمة، على سبيل المثال، في لوائح الأجور أو اتفاقية جماعية. تحديد تكرار وحجم الفهرسة: على سبيل المثال، مرتين في السنة، يتم زيادة الرواتب بنسبة 10% أو بمقدار التضخم عن الفترة السابقة للفهرسة.

يمكنك أيضًا تحديد مبلغ تكاليف التدريب في مستند داخلي، على سبيل المثال، ثلاثة بالمائة من صندوق الأجور. بطريقة مماثلة، يمكنك تحديد حجم بنود الميزانية لتشكيل حزمة اجتماعية، والهدايا للموظفين، وما إلى ذلك.

إذا كانت خدمة شؤون الموظفين تعمل بنشاط مع وكالات التوظيف، فمن الضروري وضع قواعد للتفاعل معهم. بادئ ذي بدء، حدد الموظفين والمناصب التي سيتم البحث عنها من خلال الوكالات. وبالتالي، يمكن تكليف شركات الطرف الثالث بالبحث عن المرشحين لما يسمى. مناصب الخدمة التي تخدم أعمال منظمة معينة وغير المدرجة في العملية التجارية الرئيسية، على سبيل المثال، المحامين والممولين والمحاسبين؛ أو البحث عن مرشحين فقط لمناصب الإدارة العليا أو الإدارة الوسطى في أقسام معينة.

سيؤدي هذا الشكل الرسمي إلى تبسيط تحليل الميزانية بشكل كبير، وتقليل مخاطر الأخطاء عند التخطيط لتكاليف التوظيف، والأهم من ذلك، توفير وقت الموظف المسؤول عن تطوير الميزانية ومراقبتها.

وأيضًا، لتسهيل إعداد الميزانية، قم بإجراء تحليل لتكاليف الموظفين في السنوات السابقة. قم بتدوين جميع بنود التكلفة الموجودة مسبقًا، واستنادًا إلى خطة عمل الموظفين للعام المقبل، قم بإضافة بنود جديدة إلى هذه القائمة.

في الوقت نفسه، تذكر، من أجل حماية ميزانية خدمة الموظفين قبل إدارة المنظمة، من الضروري تبرير جانبين فقط:

• أهمية بنود النفقات؛
  
• جدوى المبلغ المقترح للتكاليف.
  

وفي هذا الصدد، قم مبدئيًا بتقييم كل بند من بنود النفقات وفقًا لهذين المعيارين ووضع الحجج لكل بند لحماية المبالغ في المستقبل.