Møder og møder, generelle og specielle tegn. Begrebet "møde" og "møde"
I praksis er der en bred opdeling af møder efter deres opgaver og mål. Derfor skelnes der mellem problematiske, lærerige og operationelle møder Personlig ledelse: Textbook / S.D. Reznik et al. - 2. udgave, revideret. og tilføj. - M.: INFRA-M, 2004. - 622 s ..
Formålet med problemmødet er at finde den bedste ledelsesløsning til det problem, der diskuteres. Beslutninger på et sådant møde formuleres normalt som et resultat af diskussionen og træffes efter afstemning. Et sådant møde afholdes i henhold til følgende skema: rapporter; spørgsmål til talere; diskussion; udarbejde en løsning.
Formålet med briefingmødet er at formidle ordrer og nødvendige oplysninger fra top til bund i kontrolordningen for hurtigere og mere effektiv implementering. På et sådant møde informerer lederen publikum om de trufne administrative beslutninger.
Operationelle møder er de såkaldte planlægningsmøder, briefinger, fem minutters møder. De er ikke langvarige. Formålet med sådanne møder er at få lederen af \u200b\u200boplysninger om den aktuelle situation i produktionen. I modsætning til en briefing giver et operationelt møde information fra bunden op gennem kontrolplanen. Efter at have modtaget operationelle oplysninger fra mødedeltagerne identificerer lederen tilstedeværelsen af \u200b\u200b"flaskehalse", årsagerne til forsinkelser og fejl, og her træffer han de nødvendige beslutninger, giver instruktioner og bestemmer tidspunktet for deres implementering. Der aflægges ingen rapporter på et operationelt møde. Hovedmålet er at identificere disse produktionsproblemer, til hvilken løsning hovedindsatsen fra holdet skal rettes.
Ikke desto mindre er hovedformålet med ethvert møde eller møde at træffe en fælles beslutning efter en kollektiv udveksling af information, det vil sige at opnå et bestemt resultat.
Klassificering af møder og møder
Møder og konferencer er formelle og uformelle. For at gennemføre en begivenhed med succes skal du først bestemme dens art.
Mødetyper kan klassificeres efter ledelsesfunktioner:
1. Planlægningsmøder, der diskuterer organisationens strategi og taktik, de ressourcer, der kræves til at gennemføre planerne;
2. Møder om arbejdsmotivation, hvor problemer med produktivitet og kvalitet, personaletilfredshed, grunde til lav motivation, muligheden for at ændre det, spørgsmål om moralske og materielle incitamenter diskuteres;
3. Møder om intern organisation, hvor diskussionsemnet er spørgsmålene om strukturering af organisationen, koordinering af strukturelle enheders handlinger, delegering af myndighed osv.
4. Møder om kontrol over medarbejdernes aktiviteter er afsat til diskussionen af \u200b\u200bresultaterne af aktiviteter, opnåelse af de fastsatte mål, problemer med forstyrrelser, lav produktivitet;
5. Møder, der er specifikke for organisationen, hvor operationelle ledelsesaspekter i forbindelse med situationen i organisationen, innovationer og muligheden for deres implementering, problemer med overlevelse, konkurrenceevne, image, stil diskuteres.
Der er også en klassificering af møder efter afholdelse af stil:
1. Autokratiske møder, retten til at tale og retten til at træffe beslutninger, som kun lederen har. Deltagerne i disse møder skal lytte til og besvare spørgsmål stillet af lederen. Sådanne møder afholdes, når lederen har brug for at informere eller give instruktioner til sine underordnede.
2. Gratis møder har ingen dagsorden. De kan holdes uden en præsiderende officer. Sådanne møder reduceres til en udveksling af synspunkter, hvis beslutninger ikke registreres. Et sådant møde afholdes i form af en samtale eller samtale.
3. Diskussionsmøder - en måde at få løsninger på ethvert emne ved at generere nye ideer og analysere de foreslåede løsninger som et resultat af det kollektive arbejde for en gruppe mennesker under et møde, der afholdes i henhold til bestemte regler. Et karakteristisk træk ved denne metode er fraværet af kritik og evaluering af de udtrykte ideer.
Den officielle begivenhed har en tydeligt markeret status og afholdes i overensstemmelse med de fastlagte regler. Specielt inviterede mennesker er altid til stede ved et sådant møde. Hovedkomponenterne i begivenheden:
1. Dagsorden (liste over emner, der skal drøftes)
2. Rapporter (redegørelse for essensen af \u200b\u200bproblemerne);
3. Taler (diskussion af dagsordenspunkter);
4. Ændringer (diskussion af de ændringer, der foreslås indført i diskussionen);
5. Debat (diskussion);
7. Udarbejdelse af en protokol (skriftlig erklæring om begivenheder);
8. Diverse (diskussion af emner, der ikke var på dagsordenen).
Folk føler sig mere tryg ved sociale sammenkomster, men du skal også forberede dig på sådanne begivenheder. Til uformelle møder har du brug for:
1. Liste over emner til diskussion;
2. Arrangør af arrangementet
3. Protokol om indgåede aftaler.
Uformelle begivenheder finder sted i en mere afslappet atmosfære, men du skal stadig huske, at kun et velorganiseret møde eller møde giver et positivt resultat.
Hvert møde skal have en dagsorden, der skal overvejes på forhånd. Dagsordenen hjælper med at spare tid og ikke dvæle ved sekundære spørgsmål i lang tid.
En velforberedt dagsorden består af:
* formål, dato, tidspunkt og sted for mødet
* liste over inviterede personer
* en liste over diskuterede problemer
* hovedtema;
* forskellige;
* datoer for det næste møde.
Et møde er en måde til kollektiv udveksling af forretningsinformation med vedtagelse (kommunikation) af specifikke beslutninger. Mødet organiseres normalt af ledelsen for at informere arbejdskollektivet.
Gennemførelse af et møde, et møde. Mødekonflikter
De generelt accepterede kommunikationsmetoder med underordnede og samtidig former for organisering af lederens arbejde er produktionsmøder og møder.
Møder og konferencer er en måde til kollektivt at dele forretningsinformation under ledelse af din chef og tage specifikke beslutninger.
Følgende typer møder og møder skelnes efter formål:
Indledende (præsentation af nye projekter, avanceret uddannelse);
Informativ (generalisering af information, undersøgelse af synspunkter);
· Forklarende (overbevisende medarbejdere om noget)
• problematisk (kollektiv søgning efter en løsning på problemet);
· Instruktiv (opmærksom på de nødvendige oplysninger og forklaring af handlingsmetoden)
Operativ ("operativ") (modtagelse af aktuelle oplysninger om tilstanden og identificering af "flaskehalse");
Planlægningsmøde (indstilling af opgaver og planer for den næste korte periode)
Koordinering (sikrer interaktion
divisioner)
Endelig (opsummering for en periode eller produktionscyklus);
Højtidelighed (højtidelig opsummering,
vigtige datoer eller begivenheder for virksomheden, der belønner de bedste medarbejdere);
"Møde i Labour-kollektivet" (for alle andre
møder samler også arbejdskollektivet, men dette navn understreger, at der på mødet diskuteres nogle vigtige spørgsmål, mere for arbejdskollektivet end for ledelsen, såsom arbejdsforhold, forberedelse til
helligdage, noget andet uformelt, ikke direkte relateret til produktionen af \u200b\u200bemnet; fra samme række - fagforeningsmødet).
Udtrykkene "møde" og "møde" tages ofte synonymt. Men strengt taget adskiller mødet og mødet sig både med hensyn til formål og måde, de afholdes på.
nødvendige specialister og lytter til deres mening (organiserer diskussion) for at træffe beslutninger... Normalt indsamles møder med deltagelse af lederen, afdelingslederne, førende specialister - det vil sige dem, hvis mening er vigtig og kan påvirke vedtagelsen
Så mødets opgave er at informere arbejdskollektivet, mødets opgave er at udvikle en fælles
løsning i en snævrere cirkel af dem, der er involveret i problemet
specialister. Forskellen mellem disse formater for forretningskommunikation er let at forstå ved at analysere etymologien.
(oprindelse) af deres navne: mødet samles til
ethvert formål er mødet samlet for at konferere. Ethvert møde er et møde, men ikke hvert møde er et møde. Mødet har normalt et snævrere format, derfor vil vi nedenfor overveje de grundlæggende principper for at organisere og afholde et møde for at dække en bredere vifte af aspekter.
Mødeforberedelsebegynder med at sætte et mål, definere et emne, dagsorden og sammensætning af deltagerne.
Mødets effektivitet bestemmes stort set af
tid og sted for dens besiddelse samt dets sammensætning
deltagere. Minimumsantalet personer skal inviteres til mødet - kun dem uden hvem det vil være ineffektivt. (Nogle gange er det klogt at give slip på de arbejdstagere, der ikke længere er nødvendige, før mødet er slut.)
En veldesignet dagsorden er grundlaget for et mødes succes. Normalt meddeles det på forhånd mødedeltagerne, så de allerede ved, hvilke spørgsmål der vil blive drøftet på mødet og kan forberede sig. Under alle omstændigheder skal dagsordenen meddeles i begyndelsen af \u200b\u200bmødet.
Dagsordenen gennemføres ofte som et separat dokument. Dette dokument er begge dele
meddelelse om mødet og en ordre, der foreskriver at afholde et møde om et sådant emne med
med sådanne spørgsmål og sådanne deltagere. Derfor giver det mening at placere det på ordrebrættet.
Mødedagsordenen skal indeholde:
· Mødets titel (emne)
· Oplysninger om sted, tidspunkt og varighed af mødet ...
· Oplysninger om deltagerne i mødet (hvem der skal vises)
· En liste med spørgsmål til diskussion (om nødvendigt med navnene på talerne)
Bestemmelser - tidsfordeling på dagsordenspunkter. Hvis status for mødet er ubetydelig, er det tilstrækkeligt at angive emnet, tidspunktet, listen over emner på dagsordenen og
Nogle møder kræver ikke en detaljeret dagsorden. For eksempel til et mindre møde, nogle gange
det er nok til mundtligt at annoncere stedstid, deltagerliste og
emne. Listen over emner, der skal drøftes, vil blive udarbejdet allerede på selve mødet.
Begyndelsen af \u200b\u200bmødet.Mødet ledes altid af en person -
præsidenten er oftest lederen selv. I den allerførste indledende fase af mødet bringer formanden først og fremmest opmærksomheden på de vigtigste proceduremæssige spørgsmål: emnet og formålet med mødet, dagsordens indhold, forretningsordenen.
Mødeledelsefor lederen er det altid opdelt i to parallelle linjer: vedligeholdelse af proceduren og vedligeholdelse af indholdet.
Mødeledelse
Der er flere typer begivenheder, der afholdes for en bestemt gruppe mennesker, et bestemt sted, hvor forskellige emner diskuteres, eller der træffes beslutninger om specifikke problemer. For eksempel et kvartalsmøde for aktionærer eller en generalforsamling. Disse aktiviteter er opdelt i flere typer:
ü Kollektion
ü Møde
ü Et forretningsmøde:
Ø Forretningssamtale
Ø Forhandlinger
Kollektion udføres i henhold til visse regler ( procedure til afholdelse af et møde), som er beskrevet i organisationens charter. Mødets afholdelse og de beslutninger, der træffes på det, registreres i et specielt kaldet dokument referat af mødet.
Møde adskiller sig fra et møde, idet et lille antal mennesker normalt inviteres til mødet. For eksempel mennesker, der repræsenterer forskellige afdelinger i samme organisation eller repræsentanter for forskellige virksomheder og firmaer.
Møder er ofte mere regelmæssige end møder. De indkaldes på et bestemt tidspunkt, normalt en gang om ugen. Der findes møder for at reflektere over brændende problemer og problemer. Sådanne møder kan også have en ikke-planlagt karakter, hvis de er berettiget af et presserende behov. Protokoller holdes normalt ikke på møder, men der vedtages bestemt en beslutning om resultaterne.
Forretningsmøder opdelt i forretningssamtaler og samtale.
Forretningssamtale finder sted i form af en gratis samtale og afholdes for at diskutere forskellige presserende øjeblikkelige opgaver, men i sidste ende afsiges der nødvendigvis en dom.
Samtale sørge for løsning af mere grundlæggende spørgsmål og opgaver til fælles aktiviteter for virksomheder, organisationer eller virksomheder, såsom: bestemmelse af rækkevidden af \u200b\u200binteraktion, begrænsning af indflydelsessfærer osv. Forhandlingerne slutter med underskrivelsen af \u200b\u200ben endelig aftale eller en mundtlig erklæring.
Enhver iværksætter, forretningsmand, købmand er ifølge arten af \u200b\u200bsin aktivitet ofte forpligtet til at fungere som deltager eller selv organisere forskellige møder, konferencer og forretningsmøder. Der er en etableret procedure til gennemførelse af disse begivenheder, som skal følges, da den direkte påvirker forretningens succes og udvikling.
Hvilke betingelser skal være opfyldt for at forberede og gennemføre disse begivenheder med høj kvalitet?
1. Det er vigtigt klart at definere emnet og planlægge dagsordenen.
Dagsordenen skal omfatte 2-3 vigtige emner og 3-4 sekundære emner. Hvorfor er dette forhold? I tilfælde af at der er få hovedspørgsmål, kan du bruge mere tid på dem til at overveje og udarbejde dem mere dybtgående. Hvis der er mange af dem, vil hovedproblemerne i betragtning af den begrænsede tid blive overvejet overfladisk, og mange nuancer vil blive savnet.
2. Lav en liste over specifikke personer, der er inviteret til mødet, mødet, forhandlingerne.
Undtagelsen er produktionsmøde. Det afholdes regelmæssigt og med en uændret fremmøde.
3. Indstil en dato og et specifikt tidspunkt for begivenheden.
Dato og tidspunkt for forhandlingerne skal aftales med alle parter.
4. Obligatorisk underretning af alle potentielle personer om datoen og tidspunktet for begivenheden.
For at et møde kan finde sted, skal dette gøres mindst en uge i forvejen. Kun de mennesker, der ikke er konstante deltagere, advares om det kommende produktionsmøde.
5. Bestem tidsrammen, hvor denne begivenhed finder sted, og underret alle deltagere om dem.
Erfaringen har vist, at advarsler om tidspunktet for begivenhedens afslutning disciplinerer alle de tilstedeværende og reducerer begivenhedstiden fra 10 til 15%.
6. Det er nødvendigt at forberede hovedtalen. Det kan være en rapport eller en lille besked. Udpeg de påkrævede deltagere til diskussion.
Talen skal holdes strengt om emnet og afsløre det problem, der overvejes. Argumenter og konklusioner skal underbygges og understøttes af fakta. Den inaktive snak og manglen på specificitet vil kun medføre uopmærksomhed og ligegyldighed hos publikum.
7. Beslut på stedet og forbered det til arrangementet.
Rummet eller hallen skal være behageligt og stort nok til at rumme hele det tilsigtede publikum. Tænk på antallet af pladser på forhånd - der skal være nok stole til alle. Bedre at have noget beredskabsreserve. Til forhandlinger er det nyttigt at placere et kort foran hver deltager med fulde initialer. Angiv på det navnet på den organisation eller virksomhed, på hvis vegne denne person er til stede. Læg et stykke papir / pad og et par penne på bordene til hver deltager. Tilstedeværelse af drikkevarer (mineralvand med og uden gas) og glas opfordres. Høflighedsreglerne sørger for servering af te og kaffe under forhandlinger.
Arbejdet skal starte hårdt på det aftalte tidspunkt. Forsinkelser fører kun til efterfølgende begivenheder, der starter med endnu større forsinkelser. Når der organiseres forhandlinger fra alle parter - deltagere, er det sædvanligt at ubetinget overholde tidspunktet for arbejdets start. Din urimelige forsinkelse for forhandlinger fra partnere vil blive betragtet som den største grad af forsømmelse, og det vil være vanskeligt at forudsige yderligere resultater.
Sørg for, at den generelle atmosfære under arrangementet er indbydende. Overgange til personligheder, afklaring af forhold, fornærmelser og provokationer er uacceptable.
For at afholde et møde du skal vælge en formand. Dette sker gennem en generel åben eller lukket afstemning. Denne fase er nødvendigvis registreret i protokollen.
Formanden er forpligtet til at kontrollere reglerne og meddele hver højttalers navn og efternavn, hans stilling og navnet på det firma, på vegne af hvilket deltageren taler.
Den valgte højttaler skal være en person med visse kvaliteter. Først og fremmest skal formanden være en kompetent og upartisk person. Han skal være i stand til at udtrykke sig klart og tydeligt, være tolerant over for den modsatte opfattelse. Han har ingen ret til at foretrække nogen og pålægge sin mening. Hvis han har sine egne forslag under mødet, har formanden kun ret til at udtrykke sig efter alle talerne.
Det vigtigste øjeblik i enhver begivenhed er opsummering og beslutningstagning. Oftest er der i dette øjeblik en form for tab af energi og hjælpeløshed. Årsagen til dette er det psykologiske aspekt: \u200b\u200bdeltagerne er ikke i stand til at indse, at tiden nærmer sig slutningen, og det er nødvendigt at komme til en eller anden form for beslutning. De begynder at tvivle, tøve, tøve med at træffe et valg. Hvis en sådan situation opstår, er den bedste vej ud at tage et forslag og overveje det. Det er meget vigtigt ikke at gå glip af et øjeblik, hvor diskussionen skal afsluttes. Dette afhænger helt af formandens erfaring. Der er også praksis med midlertidig afstemning, når der laves et resumé for hvert trin i diskussionen. Men du skal heller ikke skynde dig til en endelig beslutning, hvis denne beslutning afvises af et mindretal. I dette tilfælde skal du fortsætte diskussionen for at komme til en løsning, der tilfredsstiller alle sider af diskussionen.
En af sekretærens hellige pligter er at forberede møder, konferencer og møder initieret af ledere på forskellige niveauer. I de fleste tilfælde fører sekretæren også referater af sådanne begivenheder. Denne artikel viser dig, hvordan du gør disse processer mere effektive.
For at begynde at tale om protokollen skal du først fokusere på forberedelsen af \u200b\u200bmøder. Før en sådan begivenhed er det vigtigt at tænke over dagsordenen, bestemme sammensætningen af \u200b\u200bdeltagerne, læse rapporterne fra alle talere og andet materiale. Alt dette vil kræve yderligere indsats, men som et resultat vil det være meget lettere at vedligeholde protokollen.
HVORDAN SPARER DU TID?
Ifølge forskellige undersøgelser kan møder tilbringes fra 10 til 50% af arbejdstiden for organisationens leder og andre medarbejdere. For at reducere den brugte tid skal mødeinitiatorer, værter og deltagere huske følgende retningslinjer:
Diskuter kun på mødet spørgsmål, der ikke kan løses rutinemæssigt.
Begræns antallet af deltagere i møder. Det er direkte proportionalt med arrangementets varighed. Hvis varigheden af \u200b\u200bet møde med 5 ansatte er 1 time, så hvis antallet af deltagere er 10 eller mere, vil det sandsynligvis vare 2 timer eller mere.
Forbered møde materiale på forhånd. Beregninger, analytiske rapporter, tabeller, grafer, resuméer, foto- og videomaterialer, præsentationer, produktprøver, ekspertudtalelser skal leveres af specialiserede specialister. Men mødets sekretær er forpligtet til at kontrollere materialernes parathed. Derfor skal du en dag eller to før begivenheden:
a) ved hjælp af ansvarlige personer, der holder præsentationer, udarbejder en liste over alt informationsmateriale
b) modtage elektronisk materiale fra ansvarlige personer (for eksempel præsentationer, forklarende bemærkninger osv.)
c) modtage de trykte abstracts og tekster af rapporter fra de ansvarlige personer.
For hvert spørgsmål skal du udpege en ansvarlig medarbejder, selv når en gruppe mennesker skal udføre ordren.
Spild ikke tid på at afsløre synderen. Husk, at hovedopgaven for hvert møde er at diskutere dagsordenen og træffe beslutninger om den.
DAGSORDEN
Dette er en liste over emner, der skal drøftes på mødet. De bestemmes af mødelederen. Sekretæren kan dog også deltage i denne proces.
Brug følgende retningslinjer, når du udvikler din dagsorden:
- Opdel mødeemner, der er for brede i flere underemner. For hvert underemne kan de ansvarlige personer afholde forberedende møder, hvis det er nødvendigt.
For eksempel skal et møde, der er planlagt i slutningen af \u200b\u200bmåneden om emnet "Om opfyldelse af planlagte mål fra de største produktionsbutikker", foregå med en række mindre møder i butikkerne: "Om gennemførelsen af \u200b\u200bplanen støberi "," Om udførelsesforretningens gennemførelse af planen "," Om maskinforretningens udførelse af planen "," Om gennemførelsen af \u200b\u200bplanen af \u200b\u200bsamlebutikken. " Eller et møde om emnet "Om implementering af et ERP-system i en virksomhed" skal forud for flere møder: "Om problemerne med at indføre et ERP-system i produktion", "Om at sikre kommunikation mellem ERP-systemet og 1C i regnskab "," Om teknisk support af et ERP-system og dataoverførsel "osv.
- Tag spørgsmål af samme betydning på dagsordenen, forenet af et fælles tema... For eksempel levering af transport, ordre på levering til lageret, forsendelse og fjernelse af færdige produkter fra virksomhedens område.
En bredere vifte af indbyrdes forbundne problemer kan også sættes på dagsordenen. For eksempel kan de omfatte:
Erhvervelse af en ny produktionslinje
Teknologisk forberedelse af produktionen;
Ændringer i design og teknologisk dokumentation i forbindelse med køb af nyt udstyr;
Modernisering af produktionsbygninger og udvikling af værktøjsbindinger;
Materiel og teknisk support til produktionen.
Samtidig er rekonstruktionen af \u200b\u200bfabriksindgangen eller organiseringen af \u200b\u200belektroniske betalinger for indgangen til fabrikskantinen tydeligvis ikke værd at diskutere på dette møde.
Det er klart, at sekretæren ikke altid kan påvirke dagsordens indhold. Mødet indkaldes af lederen, han skitserer også række spørgsmål. Og hvis lederen på dagsordenen for et møde medtager køb af en ny produktionslinje til produktion af støbning og tilrettelæggelse af en forårsoprydning, er det muligvis ikke muligt at overtale ham. Men på den anden side kan du foreslå at bringe diskussionen om at organisere en oprydningsdag til et andet møde, for eksempel ved at kombinere det med spørgsmålet om at male facaden på en bygning eller afholde fest i anledning af organisationens fødselsdag.
- Lav kun dagsordenen ud fra de emner, der falder inden for mødedeltagernes kompetence og ansvarsområde. For eksempel ville det være nytteløst at diskutere forsyningsspørgsmål i mangel af forsyningssjef.
- Begræns antallet af emner og emner på dagsordenen... Der bør være så mange af dem, som effektivt kan diskuteres og løses inden for den tildelte tidsperiode. For eksempel kan du i 1 times møde diskutere fra 1 til 5 spørgsmål afhængigt af omfanget af de diskuterede emner og kvaliteten af \u200b\u200bforberedelsen af \u200b\u200bmødet.
- Medtag på dagsordenen en rapport om opgaver og opgaver, der blev givet på det sidste mødehvis møderne har et fælles tema og en sammensætning af deltagerne. Vær forberedt på, at selv om der ikke er noget sådant på dagsordenen, kan formanden introducere det med sin autoritet. Derfor er det bedre at udskrive listen over instruktioner på forhånd - det skal være med formanden, den ansvarlige og sekretæren.
MØDETS DELTAGERE
Generelle krav til deltagere i begivenheden:
Kompetence og interesse i emnerne på dagsordenen
En høj nok position til at træffe beslutninger og give instruktioner til underordnede efter mødet.
Deltagernes sammensætning kan ændre sig under arrangementet. Hvis der er emner på dagsordenen, der berører alle deltagere i mødet, og emner, der kun vedrører nogle af dem, skal de generelle emner drøftes først. I slutningen af \u200b\u200bdenne del af mødet kan medarbejdere, der ikke er involveret i yderligere diskussion, afskediges.
Sådan underrettes alle
Informer alle mødedeltagere om dato, tid, sted, begivenhedens emne.
Du kan rapportere et møde ved hjælp af et telefonopkald, sms, e-mail (med leverings- og læsemeddelelse), personlig bypass.
Hvis en af \u200b\u200bdeltagerne er fraværende på arbejdspladsen af \u200b\u200bforskellige årsager (årlig ferie, midlertidigt handicap, forretningsrejse osv.), Er det nødvendigt at finde ud af årsagen til fraværet og minde medarbejderen, der afløser den fraværende person i henhold til erstatningsordning, at han skal deltage i mødet.
Det vil også være nyttigt at tilføje en pop op-meddelelse som "minde stedfortræderen om at deltage i planlægningsmødet" i kalenderen på din computer.
Oplysninger om, hvem der advares om mødet, og hvornår kan indtastes i en tabel (eksempel 1).
EKSEMPEL 1
Alarmerende mødedeltagere
Mødet finder sted den 24. juni 2017 kl. 11:00 på indkøbsdirektørens kontor.
Emne: Indgåelse af kontrakter med leverandører for anden halvdel af 2017.
Plads til mødedeltagere
Sørg for at udarbejde en oversigt over mødedeltagere, hvis følgende er til stede:
Top embedsmænd (byer, regioner, territorier, republikker, føderationer);
Ejere af tværnationale selskaber og beholdninger mv.
Repræsentanter for partnerorganisationer.
Hvis det er muligt, skal sekretæren sidde ved et separat bord ved siden af \u200b\u200bformandens bord (eksempel 2).
Eksempel 2
Pladsoversigt
Navnekort
På bordene overfor de tilsvarende steder er det nødvendigt at placere navnekort med positionen og (eller) det fulde navn. hver deltager. Den enkleste mulighed er et foldet ark papir (fig. 1)
Figur: en. Mødedeltagernes navnekort
Badges
I særligt kritiske tilfælde er det nødvendigt at forberede badges (badges), som du skal angive:
FULDE NAVN. deltagere
Deres holdninger;
Navnet på den organisation, som hver deltager repræsenterer;
Lokaliteten, hvor den angivne organisation er placeret.
Badgen kan også omfatte:
Logoet for organisationen repræsenteret af deltageren;
Logo (emblem) for begivenheden (møde, konference osv.).
Du kan bruge badges med løbebånd eller tøjnål. De sælges i papirvarer og kontorartikler.
Du kan selv designe indsatser med tekst og derefter udskrive dem på en printer, klippe dem med en saks og lægge dem i badges (fig. 2).
Figur: 2. Selvdesignet badgeindsats
Hvis der er afsat tilstrækkelige midler til uddannelse, kan indsatskort bestilles fra en organisation, der leverer udskrivningstjenester. Og til regelmæssige interne møder kræves slet ikke badges.
MØDETS VARIGHED
Forskellige typer møder har forskellige mængder tid. For eksempel kan et morgenmøde tage cirka en halv time, og et interregionalt møde om et bestemt emne kan tage en hel dag.
Mødets længde skal planlægges på forhånd. Alle deltagere skal kende begivenhedens start- og sluttider. Dette hjælper dig med at arbejde hurtigt og effektivt, så du ikke holder op sent.
Pauser
Hvis mødet er længere end en astronomisk time (60 minutter), skal der tages pauser hver akademiske time (45 minutter).
Ved særlig lange begivenheder kan der gives pauser, hvor deltagere tilbydes snacks (sandwich, frugt, slik) og drikkevarer (te, kaffe, juice, mineralvand osv.).
Når niveauet for mødet ikke er højt, og der er en køler, en kaffemaskine og engangsopvask til kontorbesøgende ved siden af \u200b\u200bmødelokalet, kan mødedeltagerne let hælde sig kaffe, te eller vand.
Flasker vand og briller kan placeres på forhånd på bordene, hvor mødedeltagerne sidder - så kan de slukke tørsten ikke kun i pausen, men når som helst. Det er bedre ikke at lægge mad på bordene. Det vil være pinligt, hvis en af \u200b\u200bdeltagerne smider en sandwich på forretningspapirer eller spilder kaffe.
Det er bedre at dække bordet med snacks og drikkevarer i et separat rum. Dette gøres normalt af sekretæren, men kun hvis han ikke fører protokollen. Når sekretæren ikke er i stand til at forlade lokalet under et møde, skal en anden person, der har fået ansvaret, arrangere pausen. Eller alternativt forbereder sekretæren alt til kaffepauser inden mødet begynder. Ved udvidede møder er assistenter normalt uundværlige.
Tidsramme
Varigheden af \u200b\u200bbegivenheden bør reguleres. Denne regel overvåges af mødelederen.
Når du planlægger din mødedagsorden, skal du sørge for at tage højde for den tid, det tager for hver højttaler at tale og diskutere hvert emne.
Spørg formanden om tidslinjen for hver præsentation.
Planlæg pauser, hvis det er nødvendigt.
Tilføj alle tidsintervaller på lommeregneren, og tilføj det resulterende beløb
Hvor lang tid mødet kan tage skal meddeles formanden. Hvis han er enig i dette tal, skal reglerne bringes til orientering for alle deltagere, hvis ikke, skal der foretages rettelser og rapporteres tilbage til formanden.
Når det er aftalt, sendes den tidsbegrænsede dagsorden til alle mødedeltagere (eksempel 3).
EKSEMPEL 3
Tidsbegrænset dagsorden
MØDEPROTOKOLLEN: 5 NØGLETrin
Protokoldokumentere både aktiviteterne i permanente kollegiale organer (kommissioner, udvalg, råd osv.) og midlertidige kollegiale organer - forskellige møder, konferencer, seminarer og konferencer.
Der skelnes mellem følgende typer protokoller:
. Kort protokol - et dokument, hvor det fulde navn er registreret. og placeringen af \u200b\u200bdeltagerne i mødet, dets emne, hovedspørgsmål, en oversigt over rapporterne, beslutninger taget, en liste over opgaver for hver ansvarlig person. Denne protokol opbevares normalt på operationelle møder.
. Komplet protokolud over alt det ovenstående inkluderer detaljerede optegnelser over alle taler, udtalelser, ændringer og andre nuancer af diskussionen. Dette dokument giver dig mulighed for at rekonstruere et detaljeret billede af mødet.
Formen for at føre protokollen vælges af formanden for mødet eller lederen af \u200b\u200bvirksomheden.
Taletekster og andet materiale, der er forberedt til mødet, er lavet i form af vedhæftede filer. Der skal henvises til dem i protokolteksten.
Sekretæren er ansvarlig for, hvor korrekt og fuldstændigt mødets gang registreres. Dette ansvar bør ikke undervurderes, da protokollen er det eneste dokument, der afspejler alle indlæg, diskussioner, kommentarer og beslutninger, der skal implementeres. Under mødet hører deltagerne muligvis ikke noget eller har ikke tid til at skrive det ned. Det vil være let at gendanne ved at henvise til protokollen.
Trin 1: Forberedelse af arbejdspladsen
For at gøre det nemmere at føre referater inden mødet:
. Vælg et sted for dig selv i hallenhvor begivenheden finder sted. Den skal vise alle deltagerne personligt, klart høre formandens taler, talere og ”bemærkninger fra publikum” (se oversigtsoversigten i eksempel 2).
. Placer en liste på mødedeltagere med dit fulde navn på dit skrivebord. og positioner samt et siddeplan... Før mødets start vil det være nyttigt at undersøge nøje, hvem der sidder hvor, og derefter se på diagrammet efter behov.
. Lager op på papirvarer... Tag 2-3 penne, 2 blyanter, 2 viskelæder med dig.
. Kontroller, om kontorudstyr og andre enheder fungerer: ur, stemmeoptager, videokamera (hvis nogen). Glem ikke netledningen og ekstra batterier eller akkumulatorer.
Opdater nøglebeskederne til alle samtaler inden mødet.
Trin 2: Fang forløbet af mødet
Ud over det materiale, der er forberedt til mødet (rapporter, tekster, referencer, udkast til beslutninger, dagsorden, deltagerlister osv.), Udarbejdes referatet på baggrund af lydoptagelse, videooptagelse, udskrifter eller groft håndskrevet noter, der opbevares under mødet.
Hvordan holder jeg grove noter?
1. Forbered ark til kladminutter - antallet af dem afhænger af dagsordenens størrelse. Skriv datoen for mødet på det første ark, dets emne, referatnummer, deltagerliste, dagsorden (eksempel 4).
EKSEMPEL 4
Udkast til mødereferat. Ark nr. 1
Skriv spørgsmålene til diskussion på separate blanke ark, og lad nok plads til noter:
Ark nr. 2: "Om arbejdet med indgåelse af kontrakter om levering af ikke-jernholdigt og jernholdigt metal." P.D. Prokhorovs rapport;
Ark nr. 3
Ark nr. 4: "Om transport af forsyninger." Rapport af V.Yu. Medvedev;
Ark nr. 5: ... (udfyldes under mødet);
Ark nr. 6: "Om status for bosættelser under de indgåede og udførte kontrakter om køb af råvarer og materialer." Rapport af K.D. Fomina;
Ark nr. 7: ... (udfyldes under mødet);
Ark nr. 8: “Ved indgåelse af kontrakter med LLC Amethyst om levering af stål og legeringer til JSC ESPZ. I.I. Telegins forslag;
Ark nr. 9:… (Afsluttes under mødet).
2. Kontroller, at alle mødedeltagere er til stede.Kryds dem, der er fraværende i protokoludkastet, med blyant - de kan være forsinkede. Find ud af årsagerne til fravær og forsinkelse efter mødet.
Ankomsttidspunktet for dem, der er for sent, registrerer direkte i teksten til protokollen i parentes:
I dette tilfælde vides det nøjagtigt, hvem af de tilstedeværende, og hvad der nøjagtigt gik glip af under mødet.
3. Udfyld varen "LISTENED"... Registrer konsekvent personens fulde navn på det første ark i kladden og på arkene med de tilsvarende titler på rapporterne. og højttalertitler, emner og resuméer. Du skal kun registrere grundlæggende oplysninger: datoer, tal, fakta... Kontroller derefter noterne med de medfølgende tekster (taler). Hvis du finder en uoverensstemmelse, bedes du rapportere den til mødelederen.
4. Indtast emnet "TALT" (Hvis det er nødvendigt). Dette afsnit afsluttes, når højttalerkurset afbrydes af kommentarer, spørgsmål og indvendinger fra andre deltagere. I fuld protokol enhver sådan bemærkning skal registreres med det samme, især hvis den ledsages af sætningen: "Indtast venligst protokollen." For eksempel:
Faktum er, at enhver erklæring kan ændre forløbet af mødet, og senere er det nødvendigt at fremhæve det øjeblik, hvornår og i forbindelse med, hvad det skete.
I de korte minutter
Et møde er en obligatorisk begivenhed, hvor alle medlemmer af en organisation deltager, for eksempel et årligt aktionærmøde eller en generalforsamling med medlemmer af et andelsselskab. Proceduren for afholdelse af et møde er reguleret af den relevante organisations charter, mødets gang og de trufne beslutninger registreres i et særligt dokument - referatet af mødet.
I modsætning til et møde deltager et møde af en bestemt fast kreds af mennesker, normalt repræsentanter for forskellige firmaer eller divisioner i virksomheden. Møderne er normalt regelmæssige og mødes i streng rækkefølge.
delt tid, oftest en gang om ugen, og er beregnet til at diskutere aktuelle spørgsmål, skønt der kan være uplanlagte møder forårsaget af produktionsbehov. Det er ikke nødvendigt at føre referat af mødet, men der træffes normalt en beslutning i slutningen af \u200b\u200bmødet.
Forretningsmøder er opdelt i forretningssamtaler og forhandlinger. Forretningssamtaler afholdes i en fri form, der er beregnet til at diskutere eventuelle problemer, der opstår og ikke nødvendigvis ender med en beslutning. Forhandlingerne har til formål at løse alvorlige problemer med joint ventures, afgrænsning af aktivitetsområder, udvikling af prispolitik osv. De slutter med vedtagelsen af \u200b\u200bendelige dokumenter eller mundtlige erklæringer.
På grund af det specifikke ved hans arbejde skal enhver købmand ofte deltage i forskellige møder, konferencer og forretningsmøder samt organisere disse begivenheder selv. Det er nødvendigt at følge den etablerede procedure for deres organisation og adfærd, da ofte afhænger succesen af \u200b\u200balt kommercielt arbejde af det.
Når du forbereder et møde, møde eller forhandlinger, skal du:
1. Vælg og formuler tydeligt en dagsorden. Dagsordenen kan have to eller tre hovedspørgsmål og tre eller fire mindre. Hvis hovedspørgsmålene er få, vil mødet gå langsomt og tage så lang tid som med et tilstrækkeligt antal af dem, og med et stort antal spørgsmål bliver diskussionen overfladisk.
2. Bestem deltagernes sammensætning (til møder, forhandlinger). Undtagelsen er produktionsmøder, der afholdes regelmæssigt (normalt en gang om ugen) med et permanent medlemskab.
3. Vælg dag og tidspunkt for begivenheden. Under forhandlingerne aftales dag og tid på forhånd med alle deltagere.
4. Giv deltagerne besked om dagen og tidspunktet for arrangementet. Når du holder et møde, er det ønskeligt at gøre dette på 5-7 dage. Kun de inviterede til det, som ikke er permanente deltagere i mødet, får besked om dagen og tidspunktet for produktionsmødet.
5. Angiv den forventede varighed af begivenheden og advar deltagerne om den. Erfaringen har vist, at annoncering af sluttidspunktet for et møde eller møde vil forkorte varigheden med 10-15%.
6. Forbered en hovedtale eller præsentation og identificer de krævede diskussionsdeltagere. Rapporten skal være specifik, afspejle essensen af \u200b\u200bdet aktuelle spørgsmål, konklusionerne skal underbygges. Rapportens eller meddelelsens bredhed og manglende specificitet forårsager ligegyldighed blandt publikum.
7. Vælg og forbered et rum. Man skal sørge for, at rummet er behageligt nok til at rumme alle deltagere. Der skulle ikke være mangel på stole. Når du organiserer forhandlinger om bordene foran hver deltager, anbefales det at anbringe et kort med angivelse af efternavn, fornavn, patronym og navnet på det firma, han repræsenterer. Der skal også være papir og skrivemateriale på bordene, du kan lægge forfriskninger. Det betragtes som god praksis at servere te eller kaffe med lidt wienerbrød under forhandlingerne.
Du skal begynde at arbejde nøjagtigt på det bestemte tidspunkt. Forsinkelse i starten af \u200b\u200bet møde eller møde betyder normalt, at det næste møde bliver sent for deltagerne. Det er sædvanligt at overvåge tidspunktet for forhandlingernes begyndelse af alle parter; at være for sent til forhandlinger betragtes som ekstrem respekt for partnere og kan føre til uønskede konsekvenser.
Atmosfæren under mødet (mødet) eller forretningsmødet skal være venlig. Personlige angreb på deltagerne, afklaring af forholdet er uacceptabelt.
En formand vælges til at afholde mødet. Formandens hovedopgaver er:
følg reglerne
annoncere navn og position på højttaleren, navnet på den organisation, som han er repræsentant for.
Mødelederen skal opfylde visse krav, hvoraf de vigtigste er: kompetence, upartiskhed, evnen til at udtrykke sig klart og tydeligt og tolerance over for andres meninger. Formanden har ikke ret til at vise sin præference for en eller anden mening eller en deltager i mødet samt pålægge sin mening. Han skal trods alt fremsætte sine forslag.
Et vigtigt skridt i ethvert møde eller møde er at tage en beslutning. På sådanne øjeblikke bliver mødet ofte hjælpeløst, som om det mister energi. Dette sker, fordi deltagerne ikke er i stand til at indse, at det er på tide at træffe en beslutning, eller de tøver med ikke at tørre at træffe et valg. I sådanne tilfælde er det bedst at vælge et forslag og fortsætte med at overveje det. Det er vigtigt ikke at gå glip af det øjeblik, hvor debatten skal lukkes - dette kræver formandens erfaring og dygtighed. En god måde er en midtvejsafstemning. Det opsummerer den næste fase af diskussionen. Man skal dog ikke være for hastig med den endelige afstemning, som det er muligt at træffe en beslutning, der afvises af mindretallet. I dette tilfælde kan mindretalsmedlemmer gå videre med handlinger, der viser, at flertallet er forkert, hvilket kan føre til genoptagelse af diskussionen og tab af allerede opnåede resultater.
En særlig type møde er den såkaldte "brainstorming". Et sådant møde afholdes, når det er nødvendigt at løse et komplekst problem, finde en vej ud af en forvirret situation og træffe en ansvarlig beslutning.
For at afholde et sådant møde er det først og fremmest nødvendigt klart at formulere opgaven - kun en, den sværeste eller vigtigste. Det er ønskeligt, at højst 7-12 personer deltager i diskussionen. Det tilrådes at arrangere stolene i en cirkel, så der ikke er noget "galleri" og "presidium". Tidspunktet for diskussionen skal være fast defineret. Manglen på tid skaber stress, der stimulerer hjernens aktivitet. Det optimale tidspunkt for et sådant møde er ca. 30 minutter. Ingen bør kritisere de foreslåede forslag. De fleste mennesker kan ikke arbejde kreativt under moralske trusler. Hvis man trækkes tilbage, vil andre kun tænke på, hvordan man ikke synes at være den dummeste af alle. I begyndelsen af \u200b\u200bdiskussionen fremsættes som regel banale, tomme ideer. Forbudet mod kritik gør det lettere at fremsætte ideer, blandt hvilke der kan være nogle meget værdifulde. Det tilrådes at vælge de bedste ideer og ikke smide de værste, hvad der syntes ubrugeligt nu, kan komme til nytte senere. Intet behov for at etablere idéforfatterskab - de bedste ideer er altid et produkt af kollektiv kreativitet.
Når en vej ud af en vanskelig situation ser ud til at blive fundet, tilrådes det at opdele i to grupper - "tilhængere" og "modstandere" og forsøge at finde svage punkter i den udviklede løsning. Den endelige beslutning skal formuleres klart og registreres.
