Säännöt liikekirjeenvaihdosta sähköpostitse. liikekirjeen etiketti

Silloin ei periaatteessa pitäisi syntyä kysymyksiä siitä, miten ja millä keinoin voi luoda ja lähettää. Kaikki eivät kuitenkaan ole valmiita heti aloittamaan tätä tehtävää virallisten kirjeiden suhteen, varsinkin kun kirjeen kirjoittaja odottaa saavansa siihen vastauksen. Kerron teille pienen liikekirjeen salaisuuden, mitä tiukempi luonteeltaan ja tyyliltään kirje on, sitä todennäköisemmin vastaanottajalla on vastaus. Tässä opetusohjelmassa annan sinulle esimerkkisähköpostiviestejä, joiden pitäisi auttaa käyttäjiä kehittämään omaa tyyliään ja kirjoittamaan lukutaitoisimpia viestejä tulevaisuudessa.

Ensin sinun on päätettävä, minkä merkin luomamme kirjain tulee olemaan. Jaan kaikki lähtevät sähköpostit kolmeen päätyyppiin:

• Liiketoimintaehdotus
• liiketoimintapyyntö
• ystävällinen kohtelu

Vastaavasti minulla on kaikille kolmelle tyypille malliaihiot, sekä yksinkertaisten tekstitiedostojen muodossa että tietyille sähköpostiohjelmille räätälöityjen mallien muodossa. Jatketaan jokaiseen niistä järjestyksessä.

Liiketoimintaehdotus

Hei (Hyvää iltapäivää), [osoitteen kohteena olevan henkilön nimi]!

Kommunikoinnin yhteydessä on suositeltavaa ilmoittaa nimi missä tahansa kirjaimessa, koska henkilökohtainen vetoomus saa ihmisen ystävälliselle tuulelle. Jos nimeä ei kuitenkaan saatu selville, riittää mallitervehdys.

Haluan esitellä teille uuden palvelun (uusi tuote) yhtiöltämme [yrityksen nimi].

Haluan ehdottaa yhteistyötä alalla [toimialan nimi].

Kuvaa seuraavaksi lyhyesti tarjouksesi edut hinnan tai joidenkin laatuominaisuuksien suhteen. Pääasia, ettei liioittele. Megatavuja tekstiä, ja jopa kirkkailla merkityksettömillä kuvilla täydennettynä, pelottavat ihmiset vain. Mikäli kirjeen vastaanottaja on kiinnostunut tarjouksestasi heti ensimmäisiltä riveiltä, ​​hän ottaa sinuun ehdottomasti yhteyttä lisätietojen saamiseksi.

Jos haluat tosissasi saada oikeat ihmiset ottamaan sinuun yhteyttä, kun he ottavat sinuun yhteyttä, on järkevää pohtia käytettävyyttä pelkän sähköpostin lisäksi. Ei ole tarpeetonta luoda tilejä palveluissa, kuten ICQ jaSkype. Joskus ihmisen on paljon helpompaa ottaa sinuun yhteyttä tavallisella puhelimitse, jos tällaisten numeron jätät tietysti varovaisesti allekirjoitukseen.

Miksi allekirjoitukseen pitää kopioida oma sähköpostiosoitteesi, kysyt, jos sähköpostipalvelin lähettää sen automaattisesti eteenpäin. On olemassa sääntö, jonka mukaan liiallinen tieto liikekirjeenvaihdossa ei ole koskaan tarpeetonta. Kuvitellaanpa tilanne, jossa kirjeesi vastaanottaa henkilö, joka ei mahdollisesti ole kiinnostunut ehdotuksesta tai ei yksinkertaisesti ole pätevä vastaamaan siihen oikein. Hän välittää vastaanotetun viestin toiselle käyttäjälle, mutta automaattisesti lisätyistä tiedoista häviää jostain syystä tiedot todellisesta lähettäjästä, mikä vaikeuttaa yhteydenottoa. Allekirjoituksen katsominen riittää kuitenkin aina kirjeen kirjoittajan ja hänen tarvittavien yhteystietojensa selvittämiseksi.

liiketoimintapyyntö

Hei hyvää iltapäivää)!

Tai jos vastaanottajan nimi on tiedossa, niin (Hei, [nimi, isännimi])!

Anna tiedot tuotteesta (palvelusta) [tuotteen/palvelun nimi] sekä kuvaus kaikista ominaisuuksista ja kilpailukykyisistä ominaisuuksista.

Venäjän federaation liittovaltiolain [asiakirjan numero ja päivämäärä] perusteella pyydän teitä toimittamaan tiedot [kuvaa hankkimiseen tarvittavat tiedot].

Voit myös ottaa yhteyttä tietyn palvelun johtoon Internetissä, jos oikeuksiasi rikotaan.

Käyttösopimuksen kohdan [käyttösopimuksen kappaleen numero] rikkomisen yhteydessä, eli: "[lainaus nimetyn kappaleen koko tekstiä]", pyydän teitä tarkistamaan ja ryhtymään asianmukaisiin seuraamuksiin syyllistä [vastuussa olevaa jos puhumme palvelutyöntekijöistä)] henkilö [sivusto (sivuston nimi)]. Ilmoita tarkastuksen tulokset ja lasketut seuraamukset osoitteeseen [oma sähköpostiosoitteeni].

ystävällinen kohtelu

Tervehdys (Hyvää päivää) (Hei), [henkilön nimi]!

Kun otat ensimmäisen kerran yhteyttä ystävällisesti, hyvä indikaattori on tekstiviestisi täydellisyys. Oikein kirjoitettu, laaja teksti osoittaa suurta kiinnostustasi ottaa yhteyttä oikeaan henkilöön ja herättää halun saada vastaus. Älä unohda aloittaa keskustelua muutamalla alkukysymyksellä.

Esimerkki sähköpostista

Jokainen meistä on kirjoittanut virallisia kirjeitä ja muistiinpanoja ainakin muutaman kerran elämässään. Missä tahansa olemme ja mitä tahansa teemme, millä tahansa alueella on liikekirjeenvaihtoa, joka on suoritettava joidenkin seikkojen selvittämiseksi, tietojen selkeyttämiseksi, kysymyksen esittämiseksi ja niin edelleen. Kun aiemmin tämä ilmiö oli yleisempi paperisovelluksissa ja kirjeiden välittämisessä esimiehille (sekä liikekumppaneille), niin nykyään tämä kategoria on yleistynyt ympäristössämme.

Sinun on tiedettävä, kuinka liikekirjeenvaihto tapahtuu oikein, vaikka tekisit vain tilauksen jossain verkkokaupassa ja haluaisit kommunikoida sen edustajan kanssa.

Tässä artikkelissa kuvataan joitain tärkeimpiä asioita, jotka muodostavat yritysviestinnän. Kiinnitämme huomiota siihen, mitä vivahteita tulee ottaa huomioon kirjeenvaihdossa kumppaneidemme kanssa; mitä ei pidä laiminlyödä, jos et halua näyttää epäpätevältä ja epäkohteliaalta keskustelukumppanille, ja muista myös säännöt, joita tulee noudattaa missä tahansa tilanteessa.

Missä käytettävissä

Ilmeisesti työnkulussa käytetään useimmiten yrityskirjeenvaihtoa. Jos työskentelet yrityksessä, kohtaat varmasti tarpeen laatia tämäntyyppinen kirjeenvaihto. Koska puhumme liikehetkistä, on helppo ymmärtää, että kirjoitustyyli tulee olla sopiva - mahdollisimman muodollinen ja virallinen.

Sen yrityksen työntekijöiden lisävaikutelma, jossa kirje lähetetään sinusta ja yrityksestäsi riippuu siitä, kuinka hyvin onnistut luomaan liikekirjeenvaihtoa. Siksi tekstin kirjoitusprosessiin ja sen suunnitteluun tulee suhtautua mahdollisimman vastuullisesti.

Ensinnäkin, jos etsit, miten liikekirjeenvaihtoa käydään, suosittelemme tutustumaan ohjeisiimme. Kuten edellä todettiin, siinä esittelemme sekä teoreettisia näkökohtia että käytännön kysymyksiä. Artikkelin lopussa yritämme antaa esimerkkejä muodolliselle kirjoitustyylille tyypillisistä liikevaihdoista. Loppujen lopuksi tämän artikkelin tietokannan avulla voit itse laatia korkealaatuisia tekstejä jatkoviestintään vastapuolten kanssa.

Kirjeenvaihtotyypit

Välittömästi kiistellessäni siitä, mitä liikekirjeenvaihto on, haluaisin kiinnittää huomiota sen tyyppeihin. Joten voit valita tiedustelukirjeen ja vastaavasti vastauskirjeen; tiedotuskirje (lähetetään useimmiten asiakkaalle); kiitollisuus (kiitollisuuden merkiksi tehdystä palvelusta), ilmoituskirje, muistutus, varoitus; suosituskirje; takuu ja saatekirje. Itse asiassa nämä ovat vain yleisimmin käytettyjä tyyppejä, jotka muodostavat sekä todellisen että sähköisen yrityskirjeenvaihdon. Siksi tapaamme heidät käytännössä useimmiten.

Rakenne

On loogista, että minkä tahansa kirjeen kirjoittamiseen sopivamman organisaation kannalta olisi hyödyllistä työskennellä sen tietyn rakenteen tai suunnitelman kanssa. Näin voit jakaa tehtävän pienempiin vaiheisiin, jotka on paljon helpompi suorittaa. Mieti esimerkiksi kirjeesi riviä niin, että se kattaa aiheet, jotka sinun on ilmaistava mahdollisimman tarkasti. Jos esimerkiksi kirjoitat kysymyksen tämän tai toisen tuotteen hinnasta, yritä kertoa lyhyesti motiivi: miksi kirjoitat yritykselle (koska haluat ostaa tai tilata tämän tai toisen tuotteen); Selvitä päätavoite (selvittää, kuinka paljon 10 yksikön tuotteen tilaaminen tietyillä vaihtoehdoilla maksaa). Lopuksi täsmennä, missä muodossa haluat laskelman, ja kysy, onko tällaisesta tuotantomäärästä alennusta.

Tietenkin nämä tiedot ovat jo ilmeisiä - sinun tarvitsee vain jäsentää loogisesti, mitä haluat kirjoittaa. Lisäksi emme saa unohtaa suunnittelua ja vaatimuksia. Puhumme tästä tarkemmin myöhemmin.

Kirjoitusvaatimukset

Joten liikekirjeenvaihdon säännöt sanovat, että kaikkien kirjeiden tulee olla ensinnäkin lyhyitä. Tämä on pääsääntö, että se luetaan. Samaa mieltä, me kaikki emme pidä siitä, että meillä on suuri määrä tietoa. Jos tämä on liikekirje, sen ei pitäisi olla valtava - tässä tapauksessa se voidaan yksinkertaisesti jättää huomiotta. Jos et voi lyhentää tietoja heti, tee se kirjeesi ensimmäisen luonnoksen kirjoittamisen jälkeen.

Toiseksi kumppanisi (kirjeenvaihtoon osallistuvan) on ymmärrettävä, mistä on kysymys. Eli kirjeen tulee olla informatiivinen ja ymmärrettävä. Sen tulee sisältää tiedot, jotka haluat välittää siten, että vältytään lisäkysymyksiltä eikä tuhlaa aikaa yksityiskohtien selventämiseen.

Kolmanneksi kirje tulee tehdä mahdollisimman kunnioittavasti kumppaniasi tai yrityksen työntekijää kohtaan, joka sen lukee. Se on totta - mitä enemmän kunnioitat keskustelukumppaniasi, sitä todennäköisemmin hän vastaa pyyntöösi oikein ja lopulta saavutat halutun vaikutuksen.

Kirjeenvaihto englanniksi

Joissakin tapauksissa neuvottelut tulisi käydä englanniksi (tai millä tahansa muulla kielellä kuin venäjäksi). Tämä on normaalia, varsinkin jos on suhteita ulkomaisten urakoitsijoiden kanssa. On huomionarvoista, että liike-elämän kirjeenvaihdon säännöt koskevat kaikkia kieliä: vain tyylilliset käännökset voivat poiketa. Sinun tehtäväsi on valita sopivin tilanteeseen, jossa sinä ja kumppanisi (keskustelukumppanisi) olette.

Englanninkielinen yrityskirjeenvaihto vaatii tietysti melko korkeaa taitoa, joten jos tämä ei koske sinua, suosittelemme ottamaan yhteyttä ammattikääntäjiin. On tärkeää, että käännöksen suorittaa henkilö, joka puhuu erikoispuhetta, joka sisältyy liikekirjeenvaihdon kieleen.

Esimerkki. Johdanto

Jokaisessa keskustelussa on erittäin tärkeää, miten sen aloitat. Tässä suhteessa liikekirjeen etiketti ei eroa suorasta viestinnästä: ensimmäinen askel on tervehtiä keskustelukumppania ja jollain tavalla esitellä hänet keskusteluun. Tervehdys voi olla tavallinen "Hei", mutta esittelyn tulisi olla henkilökohtaisempi. Voit esimerkiksi määrittää kirjeellesi lyhyen tarkoituksen ("Otamme sinuun yhteyttä selvittääksemme tietoja tuotteestasi. Ensinnäkin olemme kiinnostuneita "A1"-mallin hinnasta). Toinen vaihtoehto: "Jatkoa A1-mallia koskevalle puhelinkeskustelullemme kirjoitan sinulle kysymyksellä tämän tuotteen kustannuksista"). Voit myös yksinkertaisesti kuvailla tilannettasi: "Kirjoitan sinulle siitä syystä, että kumppanisi otti vuonna 2010 yhteyttä yritykseemme ja tarjoutui aloittamaan tämän alan yhteistyön puolestasi."

Materiaalin esittely

Lisäksi, kun olet kirjoittanut kirjeesi johdannon, sinun tulee tehdä selvennys siitä, miksi kirjoitat. Kun olet esimerkiksi kysynyt tuotteen hinnasta, määritä, mikä sinua kiinnostaa. Voit kirjoittaa vaikkapa näin: "Haluamme tilata tuotteen N:nnen kappalemäärän, mikäli se toimitetaan osoitteeseen X." Jos jatkat puhelinkeskustelua, voit kertoa pyyntösi - miksi kirjoitit henkilölle puhuttuasi hänen kanssaan puhelimessa (esimerkiksi vahvistaaksesi aikomuksensa suorittaa kauppa): "Nimittäin: olemme kiinnostuneita tuote N, jos se toimitetaan vaihtoehdolla X". Jos otat huomioon kolmannen version, voit myös alkaa kehittää teemaa halusta tehdä yhteistyötä yrityksen kanssa. Kuvaile, että tämä on sinun etusi mukaista ja että kumppani saa erityistä hyötyä vuorovaikutuksestasi, jos hän suostuu siihen: "Olet kiinnostunut tietämään, että yrityksemme toimintalinja on muuttunut ja tullut vielä lähemmäksi yrityksesi edut."

Tuomita

Kaikenlainen liikekirjeenvaihto (myös antamissamme esimerkeissä on välttämättä tämä ominaisuus) vaatii loogisen järjestyksen. Jos kirjoitit aluksi siitä, miksi kirjoitat, sinun tulee tarkentaa ja laajentaa tätä ajatusta edelleen. Määrittele, mitä haluaisit keskustelukumppanilta laajemmin - ehkä houkuttele häntä hyötymään siitä, että hän suostuu työskentelemään kanssasi. Tämän osan, kaiken logiikan mukaan, pitäisi olla kirjeesi "huippu", lajinsa huipentuma. Jos alun perin lähestyit sujuvasti sitä, mikä sinua kiinnostaa ensinnäkin, niin tässä osassa sinun tulisi "paljastaa kortit". Kaikki liikekirjeenvaihto (yllä olevat kirjaimet eivät ole poikkeus) tulisi rakentaa tällaista tasaista ylöspäin suuntautuvaa käyrää pitkin. Silloin riviesi lukija ymmärtää mieliallasi ja siten hänen on mukavampaa kommunikoida kanssasi. Älä tee äkillisiä hyppyjä, älä siirry aiheesta toiseen.

Kuten esimerkit osoittavat, jos haluat keskustella esimerkiksi kahdesta toisiinsa liittymättömästä aiheesta, voit jakaa artikkelin osiin jakamalla sen kappaleisiin. Tämä on kätevä sekä lukijalle, joka näkee visuaalisesti hetken, jolloin siirryt kysymyksestä toiseen; niin sinulle, koska tässä tapauksessa kirjoitat ikään kuin se olisi kaksi eri kirjainta.

Jos puhumme esimerkeistämme, meidän pitäisi kirjoittaa: "Lisäksi haluaisimme tilata uudelleen tuotteen N, josta olimme vuorovaikutuksessa kanssasi kuukausi sitten." Tai: "Oloimme sopivalla hinnalla haluamme tehdä kanssanne pysyvän yhteistyön tällä alueella, jolloin jakelukanava kasvaa X-Y tuhanteen yksikköön." Lopuksi voit myös sanoa: "Jos olet edelleen kiinnostunut työskentelemään kanssamme, ilmoita siitä meille."

Joka toinen näyte yrityskirjeenvaihdosta on rakennettu tälle periaatteelle, joten siinä ei ole mitään väärää. Päinvastoin, otsikoiden korostaminen auttaa usein navigoimaan paremmin, koska se poistaa "kiinteän tekstin", tekee siihen eräänlaisia ​​"ankkureita", joihin voi visuaalisesti kiinnittää.

Viimeinen osa

Lopuksi sinun tulee lopettaa kirjain samassa hengessä, jossa aloitit sen. Jos kirjoitat kiitollisuutta, kirjoita, että olet iloinen yhteistyöstä kuvailemasi yrityksen kanssa; jos tämä on kaupallinen tarjous, sinun tulee ilmaista kiitollisuus kirjeeseesi osoittamastasi huomiosta ja toivoa lisävuorovaikutusta tämän henkilön kanssa. Sinun on ymmärrettävä, että tapa, jolla lopetat kirjeesi, määrittää suurelta osin lopullisen mielipiteen sinusta ja yrityksestäsi. Kaikki liikekirjeenvaihto (kirjeesimerkit todistavat tämän koko ajan) on rakennettu kohteliaisuuteen - joten muista aina kiittää keskustelukumppania, ilmaista toivoa, kehua häntä tai jättää suosituksesi. Sinun tulee valita tekstisi loppu siten, että se vastaa täysin kirjeessä kuvattua ongelmaa.

Esimerkkejä: "Toivomme pitää sinut pitkäaikaisena kumppaninamme vakaan yhteistyön toivossa tulevassa toiminnassamme." Tai "Olemme vilpittömästi kiitollisia huomiostasi ja toivomme, että voimme kehittää yhteistyötä kanssasi tulevaisuudessa." Tai "Kiitos huomiostanne. Toivon, että voimme jatkossakin palvella etujasi N-markkinoilla."

Etiketti ja lukutaito

Älä koskaan unohda olla kohtelias. Kuten yllä korostettiin, se on tärkeää, jos olet kiinnostunut liikekirjeenvaihdosta. Lauseet, kuten "iloinen yhteistyöstä", "kiitos huomiosta", "anteeksi vaivasta", "nähdään mielellämme", "pidätkö meille seuraa" ja muut. Kaksi viimeistä viittaa muuten enemmän kutsuihin yritysjuhliin kuin liikekirjeeseen.

Lisää aina kunnioituksen osoituksena lauseisiin "ole hyvä", "kiitos", "ole ystävällinen" ja niin edelleen, jos se on tarkoituksenmukaista.

Yhtä tärkeää liikekirjeiden kirjoittamisessa on henkilön lukutaito. Tarkemmin sanottuna, jos teet vähintään yhden perusvirheen kirjeen luomisprosessissa, voit sanoa, että keskustelukumppani muodostaa sinusta täysin erilaisen mielipiteen kuin odotat. Siksi yritä kirjoittaa mahdollisimman oikein ja tarkista kaikki useita kertoja. Jos et osaa etsiä ja korjata virheitä itse, käytä oikolukijan palveluita tai erikoispalveluita. Tämä on hyvin yksinkertaista, mutta sen avulla voit luottaa tekstiisi.

Harjoittelua ja harjoittelua

Kuten yllä todettiin, verkossa on monia esimerkkejä valmiista liikekirjeistä mistä tahansa aiheesta. Emme lisänneet niitä tänne kokonaisuudessaan, koska itse asiassa tässä artikkelissa ei yksinkertaisesti ole tarpeeksi tilaa niin suurelle tietomäärälle. Sen sijaan päätimme yksinkertaisesti esittää joitakin perussääntöjä ja periaatteita, joihin sinulla oli mahdollisuus tutustua edellä. Tämä ei kuitenkaan tietenkään ole kaikkia niitä vaiheita, jotka tulisi ottaa matkalla opiskellakseen yrityskirjoittamista. Itse asiassa käytännön kokemuksella on tärkein rooli tällä alueella.
Jos tutkit esimerkiksi 5-10 esimerkkiä valmiista kirjeistä ja luet myös artikkelimme ja poimit täältä joitain sääntöjä, voit pian kirjoittaa kirjeitä haluamallasi tavalla. Itse asiassa tämä riittää minkä tahansa kirjeen luomiseen liikekirjeenvaihdon puitteissa.

Valmiita esimerkkejä

Koska, kuten edellä todettiin, valmiita esimerkkejä on valtava määrä, opiskelijat ja aloittelevat asiantuntijat houkuttelevat käyttämään jonkun muun valmista työtä tuottaakseen sen pohjalta oman projektin. Haluaisin sanoa, että tätä ei suositella käytännössä, koulutuksen aikana - kiitos.

Tutkiessasi, mitä muissa kirjeissä on kirjoitettu, pystyt helpommin navigoimaan kirjeenvaihdossasi selvitettävään. Tämä on normaalia, koska ihmisluonto on oppia suoraan kokemuksesta.

Totta, jos saat tehtävän laatia täysivaltainen liikekirje, yritä ensin käydä läpi esimerkit ja valita tehtävällesi sopivin. Sitten sinun on mukautettava se mahdollisimman paljon yleiskonseptin mukaan kehittämääsi tilanteeseen, mutta samalla kirjoitettava se uudelleen luodaksesi oman esitys- ja kirjoitustyylisi. Loppujen lopuksi ehkä pystyt välittämään tietoa paremmin ja tekemään itse viestinnästä tuottavampaa ja tehokkaampaa.

Opi ja harjoittele! Ja voit luoda omia liikekirjeitäsi melko lyhyessä ajassa!

Melko usein ensimmäinen kontakti yritysmaailmassa alkaa kirjallisella viestinnällä - liikekirjeillä. Mutta jos se on kirjoitettu noudattamatta liikekirjeetiketin sääntöjä, niin juuri alkaneet yhteydenotot voivat katketa ​​ja menetät asiakkaan tai liikekumppanin. Siksi sinun ei todennäköisesti tarvitse vakuuttaa ketään siitä, kuinka tärkeää on pystyä kirjoittamaan liikekirjeitä, jotka auttavat luomaan suotuisan vaikutelman sinusta henkilökohtaisesti ja yrityksestäsi kokonaisuudessaan.

Yrityskirjeenvaihdon perussäännöt. Nykyaikaiset kirjeenvaihdot kehittyivät yli 150 vuotta sitten. On yleisesti hyväksyttyä, että heidän kotimaansa on Englanti, jossa yrityskirjeen laatimista koskevat säännöt otettiin ensimmäisen kerran käyttöön.

Yleiset kirjeenvaihdon säännöt

1. Ennen kuin alat kirjoittaa kirjeitä liikekumppanillesi, sinun tulee ymmärtää seuraavat seikat itse:

Kirjeen tyyppi (saatekirje, toimeksiantokirje, huomautuskirje, muistutuskirje, esittelykirje, hylkäyskirje, takuukirje jne.);

Odotetaanko vastausta kirjeeseesi (on ehtoja, jolloin vastausta kirjeeseen ei odoteta, esim. esittelykirje);

Ymmärtääkö vastaanottajasi kirjeen sisällön selvästi, jättääkö se epäselväksi kirjeenvaihdon suhteen?

Oletko varma, että postitse lähetetty kirje saapuu ajoissa (jos ei, kannattaa käyttää faksia, DHL:n palveluita tai lähettää kirje Internetin kautta).

2. Kirjeen sävyn tulee aina pysyä oikeana.

3. Sanasto on valittava huolellisesti välttäen epätarkkuuksia, epäselvyyttä ja ammattisanojen liiallista käyttöä. Kirjeen tekstin tulee olla helposti ymmärrettävää.

4. Liikekirje tulee kirjoittaa vain sen organisaation kirjelomakkeelle, jonka puolesta puhut. Koska kirjelomakkeen ulkonäkö on eräänlainen käyntikortti yrityksellesi, virallisen kirjelomakkeen suunnitteluun tulee suhtautua erityisen huolellisesti. Mitä muodollisempi kirjelomake, sitä muodollisempi kirjeen sävyn tulisi olla.

Asiakirjoja laadittaessa on suositeltavaa käyttää Microsoft Word -tekstieditoria (Microsoft Corporationin ohjelmistotuote) käyttäen Times New Roman Cyr -kirjasinkokoa nro 12 (taulukkomateriaalille), 13, 14, 15, Times DL -kokoa nro 12, 13, 14 - 1 -2 väliä.

Liikekirjettä laadittaessa sivunumerot asetetaan sivun oikealle puolelle ja muita liikeasiakirjoja laadittaessa - arkin ylämarginaalin keskelle.

Itse kirjeen teksti on suositeltavaa tulostaa A4-lomakkeille 1,5-2 rivivälillä, A5- ja pienemmille lomakkeille - yhden rivin välein. Asiakirjan tiedot (paitsi teksti), jotka koostuvat useista riveistä, tulostetaan yhdellä rivivälillä.

Kirjallisiin pyyntöihin on vastattava 10 päivän kuluessa vastaanottamisesta.

Fakseihin ja sähköposteihin on vastattava 48 tunnin kuluessa, viikonloppuja lukuun ottamatta

Säännöt liikekirjeen kirjoittamiseen Venäjällä

Venäjällä virallisten lomakkeiden suunnittelua säätelevät säädösasiakirjat ja ennen kaikkea GOST 6.30-2003 “Unified Documentation Systems. Organisatorisen ja hallinnollisen dokumentaation yhtenäinen järjestelmä. Dokumentaatiovaatimukset.

GOST loi asiakirjalomakkeille kaksi vakiomuotoa - A4 (210 x 297 mm) ja A5 (148 x 210 mm). Jokaisella asiakirjan arkilla, joka on laadittu sekä lomakkeelle että ei siihen, on oltava vähintään 20 mm:n marginaali - vasemmalla; 10 mm - oikea; 20 mm - yläosa; 20 mm - alempi.

Nämä paperityötä koskevat vaatimukset on kirjattu Venäjän lakiin, mutta kirjoittaja suosittelee niiden käyttöä laadittaessa liikekirjettä ulkomaiselle kumppanille.

Riippuen läheisyydestä kirjeenvaihtajasi kanssa, valitus voi alkaa sanoilla "Rakas + sukunimi (etunimi, sukunimi)" tai "Rakas + etunimi ja sukunimi (etunimi)". Sanat kuten "Rakas", "Herra", "Rouva", "apulaisjohtaja", "osastopäällikkö" jne. sitä ei saa missään tapauksessa vähentää. Muussa tapauksessa vastaanottajalla on oikeus ajatella, että et todellakaan kunnioita häntä kovinkaan paljon. Ja kirjeen tulisi päättyä kiitollisuuden sanoiin yhteistyöstä. Ja sitten ennen allekirjoitustasi laita ilmaus: "Kunnioittavasti ..." tai "Ystävällisin terveisin ...".

Ei ole hyväksyttävää käyttää "sinua" virallisissa kirjeissä, vaikka elämässä sinä ja tämä henkilö olisitte paitsi liike-elämässä, myös ystävällisissä suhteissa.

Tyypillisesti liike- tai palvelukirje koostuu useista tyypillisistä rakenneosista:

1. Otsikkoalue.
Kirjeen tässä osassa vasemmalle laitetaan organisaation kulmaleima, josta käy ilmi organisaation nimi, sen posti- ja muut tiedot sekä kirjeen rekisteröintinumero ja -päivämäärä, jolloin kirje on rekisteröity lähteväksi asiakirjaksi. Jos palvelukirje on vastauskirje, se kertoo myös mihin asiakirjaan tämä kirje vastaa.
Vastaanottajan tiedot sijoitetaan otsikon oikealle puolelle.

Kulmaleiman alla on otsikko asiakirjan tekstille. Otsikon kielirakenne voi näyttää tältä:

ü prepositio "O" + substantiivi. prepositiossa: "Autojen toimittamisesta";

ü kysymyksessä "Tietoja" + substantiivi. prepositiossa: "Kysymystä varaosien toimittamisesta";

ü koskee + substantiivi. genitiivissä: "Koskien ostotilausta" jne.

2. Kirjeen varsinainen teksti. Kirjeen tekstin suunnittelun pääpiirteet ovat seuraavat.

ü Liikekirjeen tekstin tulee pääsääntöisesti liittyä yhteen asiaan tai asiaan useita kysymyksiä, jos ne liittyvät toisiinsa ja otetaan huomioon yksi rakenneyksikkö kohdeorganisaatio.

ü Kirjeen teksti koostuu pääsääntöisesti kahdesta osasta. Ensimmäisessä osassa esitetään syy, peruste tai perustelu kirjeen laatimiselle, annetaan linkit asiakirjoihin, jotka ovat kirjeen laatimisen perusta. Toinen kappaleesta alkava osa sisältää päätelmiä, ehdotuksia, pyyntöjä, päätöksiä jne.

Liikekirjeen rakenne

1. Lähettävän organisaation nimi.

3. Kirjeen kirjoituspäivämäärä.

4. Kirjeen vastaanottajan osoite.

5. Tietyn henkilön osoitus.

6. Avausosoite

7. Ilmoitus kirjeen yleisestä sisällöstä, ts. kirjeen aihe.

8. Kirjeen pääteksti.

9. Lopullinen kohteliaisuuden kaava.

10. Allekirjoitus.

11. Hakemuksen tiedot.

Kun kirjoitat liikekirjettä venäläiselle kumppanille, on muistettava vielä muutama sääntö.

Sen henkilön asema, jolle asiakirja on osoitettu, ilmoitetaan datiivissa, esimerkiksi:

toimitusjohtajalle
JSC "Alfa Business"
V.A. Prokhorov

JSC "Beta Holding"
Pääkirjanpitäjä
V.M. Ivanov

Jos laitat lyhenteitä "Mr", "Ms", niin vastaajan sukunimi kirjoitetaan ensin ja sen jälkeen nimikirjaimet.

Asiakirjassa saa olla enintään neljä vastaanottajaa. Sanaa "kopio" ennen toista, kolmatta tai neljättä vastaanottajaa ei mainita. Jos vastaanottajia on suurempi, asiakirjasta kootaan postituslista.

Kun lähetät kirjeen organisaatiolle, ilmoita sen nimi ja sitten postiosoite.

Kun lähetät asiakirjan yksityishenkilölle, ilmoita vastaanottajan nimi ja nimikirjaimet ja sitten postiosoite

Kirjeen tekstissä mainitun sovelluksen läsnäolosta tehdään merkintä seuraavasti:

Käyttökohde: 5 litralle. 2 kappaleena .

Jos kirjeessä on liite, jota ei ole nimetty tekstissä, ilmoita sen nimi, arkkien määrä ja kopioiden lukumäärä; jos hakemuksia on useita, ne on numeroitu, esim.

Jos hakemukset on sidottu, arkkien lukumäärää ei ilmoiteta.

Jos hakemusta ei lähetetä kaikkiin asiakirjassa ilmoitettuihin osoitteisiin, sen läsnäolosta tehdään merkintä seuraavasti:

Käyttökohde: 3 litralle. 5 kappaleena. vain ensimmäisessä osoitteessa.

Vaadittava "Allekirjoitus" sisältää asiakirjan allekirjoittaneen henkilön aseman nimen (täysi, jos asiakirjaa ei ole annettu kirjelomakkeelle, ja lyhennettynä - yrityksen virallisella kirjelomakkeella laaditussa asiakirjassa); henkilökohtainen allekirjoitus; allekirjoituksen dekoodaus (alkukirjaimet, sukunimi), esimerkiksi:

Koulutukset

Sähköpostilla tapahtuva yrityskirjeenvaihto on kätevä tapa kirjalliseen viestintään yritysten välillä. Kirjeitä pitää kirjoittaa ja vastaanottaa paljon, ja viestinnän nopeus ja oikeellisuus on yksi yrityksen onnistuneen työn tekijöistä. Jotkut liikekirjeenvaihdon säännöt.

Sähköposti on ottanut tiukasti paikkansa yrityskirjeenvaihdossa sen etujen - ympärivuorokautisen saatavuuden, tehokkuuden ja helppokäyttöisyyden - ansiosta. Tässä artikkelissa tarkastellaan joitain online-liiketoiminnan kirjeenvaihdon vivahteita.

Kirjeiden vastaanottaminen

1. Postilaatikkosi kannattaa tarkistaa useita kertoja työpäivän aikana. Muuten voit viivästyttää tärkeiden asioiden ratkaisemista ja keskeyttää muiden ihmisten työn.
2. Jos sait kirjeen, sinun on luettava se, koska joku lähetti sen. Emme luonnollisestikaan puhu roskapostista.
3. Jos olet esimies, työpäiväsi tulisi alkaa sähköpostin tarkistamisella. Mukavuuden vuoksi aseta sähköpostiohjelmasi automaattisesti toimittamaan tai lähettämään postia 10–20 minuutin välein.
4. Jos olet kiireinen ja saat sähköpostin, katso, keneltä se on, mikä sähköpostin aihe on, ja katso nopeasti otsikkoa sähköpostin tärkeyden arvioimiseksi.
5. Yritä vastata sähköposteihin heti - tämä auttaa sinua välttämään postin tukoksia.

Käytä Vastaanottaja-, Kopio- ja Piilokopio-kenttiä oikein

1. "Kenelle". Jos lähetät kysymyksen tai pyydät selvennystä, odotat vastausta vastaanottajalta, jonka tiedot ilmoitetaan "vastaanottaja"-kentässä. Kun olet vastaanottaja, sinun on vastattava kysymykseen. Tämä kenttä sisältää siis vastaanottajan tiedot.
2. "Kopio". Vastaanottaja, jonka tiedot on merkitty tähän kenttään, ovat ikään kuin "kutsuttuja silminnäkijöitä". Tässä tapauksessa vastaanottajan ei tule vastata kirjeeseen. Lisäksi, jos sinun on lähetettävä tällainen kirje, sen tulee alkaa kohteliaisuudesta riveillä "anteeksi häiritä".
3. "Piilotettu kopio". Päävastaanottaja ei tiedä, että kirje lähetettiin vastaanottajalle, jonka tiedot on merkitty "sokkokopio"-kenttään. Lisäksi tätä kenttää käytetään joukkopostituksiin.

Kun vastaat, älä unohda "vastaa kaikille" -painiketta, tämä auttaa sinua et menetä yhtäkään vastaanottajaa. Voit poistaa ei-toivottuja vastaanottajia ja lisätä uusia milloin tahansa.

Aihekenttä. Tämä kenttä on aina täytettävä. Henkilö, jolle kirje on osoitettu, voi vastaanottaa valtavan määrän postia päivässä, ja tällä kentällä hän pystyy arvioimaan kirjeen tärkeyden. Kirjeen aiheen tulee kuvastaa lyhyesti ja informatiivisesti sen sisältöä.

"Kirjoittamisen tärkeys". Jos kirje sisältää tärkeää tai kiireellistä tietoa, joka vaatii kiireellistä käsittelyä, ilmoita tämä, aseta tärkeys arvoon "korkea". Näin sähköpostisi erottuu postilaatikostasi. Mutta älä käytä liikaa tätä ominaisuutta.

Kuinka vastata sähköpostiin

Alla tarkastellaan pientä ohjetta vastauksen kirjoittamiseen kirjeeseen.

1. Sinun tulee aina aloittaa tervehdyksellä - kunnianosoitus kohteliaisuudelle, mitään ei voida tehdä.
2. Sinun täytyy kommunikoida henkilön kanssa hänen kielellään. Ja tämä ei koske vain kielitiedettä, vaan myös viestintämuotoa. Epävirallista viestintää voidaan pitää epäkunnioituksena ja jopa yrityksenä loukata keskustelukumppania.
3. Älä käytä translitterointia, paitsi jos lähetät kirjeen matkapuhelimesta. Jos sähköpostiohjelmasi ei osaa venäjän kieltä, lähetä kirjeen teksti hakemukseen.
4. Liikekirjeen tulee olla hillitty, tarkka ja ytimekäs. Tarkkuus tarkoittaa viittaamien tietojen selkeää ilmoittamista (päivämäärä, paikka, aika jne.). Spesifisyys - kirjeesi vastaanottajan tulisi ymmärtää ensimmäisistä riveistä lähtien, mitä häneltä tarkalleen vaaditaan. Lyhytisyys. Jos olet selkeä ajattelija, pystyt ilmaisemaan ajatuksesi selkeästi. Ja keskustelukumppanisi näkee ja arvostaa sitä välittömästi. Siksi kannattaa välttää "vettä" useiden sivujen ajan, jos voit ilmaista asian olemuksen muutamalla lauseella.
5. Kun kirje sisältää useita kysymyksiä, tehtäviä tai aiheita, ne on jäsenneltävä ja erotettava toisistaan. Jatkuvaa ajatusvirtaa on vaikea lukea, ja vielä vaikeampaa poimia siitä tärkeitä kohtia.
6. Kirjeillä tehtyihin pyyntöihin tulee vastata mahdollisimman yksityiskohtaisesti. Vastauksia, kuten "tehtävä", ei voida hyväksyä.
7. Kirjeen tekstissä ei saa olla virheitä. Ei ole pelottavaa, jos yksi tai kaksi pientä kirjoitusvirhettä hiipii sisään. Mutta jos kärsit kroonisesta lukutaidottomuudesta kirjeestä kirjaimeen, keskustelukumppanilla ei ole parasta kuvaa sinusta.
8. Oikolue aina kirjeesi! Lue kirje useaan kertaan ja varmista, että et ole missannut mitään, tarkista, onko siinä virheitä, ovatko vastaanottajan tiedot oikein jne., jne.

Liiketoiminnan kirjeenvaihto on tärkeä osa yritystoimintaa. Se riippuu sen ominaisuuksista, missä valossa yritys näkyy asiakkaidensa tai liikekumppaneidensa edessä. , johon voit luottaa ja kenen kanssa voit asioida, sinulla on oltava käsitys liikekirjeen etiketin normeista ja säännöistä. Tällaisten normien ja sääntöjen noudattaminen edistää varmasti koko yrityksen menestystä.

Yrityskirjeenvaihdon kieli

Liiketoiminnan kirjeenvaihdon etiketti on tietty esityskielen tyyli, joka eroaa:

1. Toistuva toisto, puheenvuorojen tasaisuus.

Tämän tyyppinen selitys antaa sinun olla tarkempi ja ymmärrettävämpi. Siten kirjeen tekstin erilainen ymmärtäminen on suljettu pois. On suositeltavaa, että sinulla on käsillä joukko tiettyjä lauseita, joiden avulla voit ensinnäkin kirjoittaa selkeän liikeviestin ja toiseksi säästää aikaa uuden, jopa myyntikirjeen valmisteluun.

1. Neutraali sävy.

Tietojen esittäminen loogisesti on tärkeää. Tosiasioiden emotionaalinen arviointi liikekirjeenvaihdossa on sopimatonta. On mahdotonta mainita kansankielisiä, murrellisia ilmaisuja, sanoja, joitain välihuomioita. Kirjeenvaihtoprosessissa on tärkeää varmistaa esitettyjen tosiasioiden objektiivisuus, rakentaa ne selkeään loogiseen järjestykseen.

1. semanttinen tarkkuus.

Liikekirjeiden mielekäs sisältö antaa niille käytännöllistä ja jopa juridista arvoa. Siksi on tärkeää valita oikeat sanat, jotta vastaanottaja ymmärtää lähettäjää. Sanoja, joilla on kaksinkertainen merkitys, ei tule sisällyttää tekstiin. Tällöin voi käydä niin, että vastaanottaja ymmärtää kirjeen sisällön eri tavalla, omalla tavallaan.

1. Tosiasiallisen materiaalin valinta.

Liikekirjeen tietojen ja tosiasioiden tulee olla informatiivisia ja mikä tärkeintä, huolellisesti tarkistettuja. Samanaikaisesti tosiasiat on valittava huolellisesti ja mainittava vain ne, joilla on merkitystä tietyn tapauksen kannalta. Ei ole hyväksyttävää luetella samantyyppisiä tietoja, osoittaa merkityksettömiä tosiasioita.

Liikekirjeiden tyypit

Liikekirjeet luokitellaan yleensä ominaisuuksiensa mukaan:

• Toimivuuden mukaan - vastaus kysymykseen, pyyntöön, valitukseen, tarjoukseen jne.;
• Rakenteen mukaan - standardi (ratkaisee tyypillisiä liiketoimintakysymyksiä, tilanteita), sääntelemätön (tekijän, muodollis-loogisen esityksen tai etiketin normien perusteella);
• Aiheittain - liike-elämän (taloudellisista, oikeudellisista, muista yrityksen toimintaan liittyvistä kysymyksistä päättäminen) tai kaupallinen, toimitukseen, myyntiin liittyvä;
• Vastaanottajan tyypin mukaan - tavallinen (yhdelle vastaanottajalle), kiertokirje (lähetetään useaan osoitteeseen kerralla);
• Koostumuksen mukaan - 1-aspekti (heijastaa 1 ongelmaa), monipuolinen (kuvailee useita ongelmia).

Liikekirjetyypit sisällön mukaan:

• Suorita viestintärooli (hylkääminen, vaatimus, perustelu, tunnustaminen);
• olla sopimuksen muoto (seuraa liiketapaamisten tuloksia, tehtävien suorittamisen määräajat, erilaisten velvoitteiden täyttäminen);
• Ole pyynnön muodossa - saadaksesi tarvittavat tiedot;
• Ole tarjous (usein vastaus aiemmin saatuun tiedustelukirjeeseen).

Liikekirjeiden laatiminen

Sähköisen kirjeenvaihdon laajasta käytöstä huolimatta käytäntö on edelleen lähettää liikekirjeitä paperille painettuna. Ja tässä tapauksessa on erittäin tärkeää, miltä itse kirje näyttää, sillä liikekirjeen ulkonäkö voi vaikuttaa vastaanottajan käsitykseen lähettävästä yrityksestä. Siksi sinun on noudatettava seuraavia suunnittelusääntöjä:

• Yrityskirjeet tulee tulostaa kirjelomakkeille, mieluiten korkealaatuiselle paperille, ja niissä on ilmoitettava lähettäjän täydelliset tiedot, mutta niiden tulee olla helposti luettavia.
• Lähettäjän tiedot ulkomaisille kumppaneille, asiakkaille osoitetussa kirjeessä on kirjoitettava englanniksi;
• Kirjekuoressa oleva kirje tulee taittaa mahdollisuuksien mukaan 1 kerran ja teksti sisälle. Erittäin tärkeille kirjeille on parempi käyttää suurta, riittävän paksua kirjekuorta, jotta kirjettä ei tarvitse taittaa;
• On sallittua ilmoittaa kaikki tiedot kirjekuoressa sekä itse kirjeessä ja jopa yrityksen logossa;
• Vastaanottajan osoite mainitaan vain kirjekuoressa. Käytettäessä kirjekuorta, jossa on läpinäkyvä ikkuna, vastaanottajan osoite kirjoitetaan itse kirjeeseen oikeaan yläkulmaan. Sitten kirje taitetaan niin, että osoite näkyy läpinäkyvässä ikkunassa;
• Lähettäjän osoite kirjoitetaan sekä kirjekuoreen että kirjearkille.

Yrityskirjeenvaihdon säännöt

Nro 1 - kirjeen lähettäminen yhdelle vastaanottajalle. Kirjeenvaihdosta tulee tässä tapauksessa henkilökohtaista, mikä on tärkeää varsinkin liikesuhteita solmittaessa.

Nro 2 -. Kaikkiin kirjeisiin on vastattava ja ajallaan, jos tavoite on asetettu - muodostaa kuva yrityksestä, joka on aina valmis yhteistyöhön, vastaanottajia kunnioittavasta yrityksestä. On tärkeää muistaa, että runoa ei pidä kirjoittaa. Selkeä ja ytimekäs - tämän tyylin vastauksen tulee olla. Tässä tapauksessa sinun on noudatettava järjestelmää "1 kirjain - 1 vastaus".

Nro 3 - jos haluat, että sähköpostin sisältö välitetään useille vastaanottajille, heidän osoitteensa lisätään "kopio"-riville. Tässä tapauksessa kirjeen vastaanottaja, jonka osoite on liitetty "kopio"-riville, ei välttämättä vastaa. Pääasia on, että hänelle tiedotetaan siitä tai tuosta tilaisuudesta.

Nro 4 - sähköpostin liikekirjeen lähettäminen usealle vastaanottajalle kerralla on hyväksyttävää, mutta !!! vain, jos viestiin ei odoteta vastausta. Tällaisia ​​kirjeitä ovat esimerkiksi hinnastojen lähettäminen, ilmoitukset työaikataulun muutoksista jne.

Nro 5 - aihe on ilmoitettava liikekirjeessä. Aiherivin avulla vastaanottaja ymmärtää välittömästi, mistä viestissä on kyse.

Nro 6 - sovelletaan järjestelmää "ensin tervehdys, sitten vetoomus vastaanottajalle". Yrityskirjeenvaihdossa on tapana puhua nimellä ja isännimellä.

Nro 7 - kirjeen tekstin tulee perustua kolmeen avainkohtaan: tervehdys + vetoomus, kysymyksen esittäminen, pyyntö tai toimintamotivaatio.

Nro 8 - sinun on käytettävä varovasti hälytystoimintoa. Tässä tapauksessa viestin lopussa ilmoitetaan pyyntö kohteliaimmalla äänellä, jonka vastaanottaja ilmoittaa lähettäjälle kirjeen luettumisesta.

Nro 9 - allekirjoituksella on oltava mahdollisimman ytimekäs. Samanaikaisesti on tärkeää paitsi kirjoittaa tiettyjä sanoja, esimerkiksi "kunnioittavasti", vaan myös ilmoittaa sähköpostitse kirjoittaneen henkilön koko nimen ja aseman jälkeen, jos kyseessä on yrityskirjeenvaihto. kirje, hänen tärkeimmät yhteystietonsa.

Nro 10 - pakollinen ilmoitus siitä, että kirjeeseen on liitetty lisämateriaalia, jos sellaisia ​​lähetetään kirjeen mukana. Tavallisen paperilla olevan kirjeen tapauksessa useimmissa tapauksissa riittää, että hakemus merkitään sellaiselle ja sellaiselle määrälle arkkeja. Jos puhumme sähköisestä liikekirjeenvaihdosta, sovellustietojen tulee sisältää tiedot liitetiedostoista, erityisesti niiden muodosta, tilavuudesta, sisällöstä. Tiedostojen paino ei saa ylittää 5 megatavua.

Yrityskirjeenvaihdon ominaisuudet

1. "Rakas, kunnioitettu, rakas" on yleisin osoite yleisluonteisissa liikekirjeissä.
2. "Rakas" on emotionaalinen osoite, jota käytetään onnitteluja sisältävissä kirjeissä.
3. Vetoomus vain nimellä ja epävirallisissa kirjeissä käytetään isännimeä.
4. Liikekumppaneiden välinen kirje rakennetaan kaavan "päätöksen perustelu / itse päätös" tai "itse päätös / päätöksen perustelu" mukaan. Ensimmäistä vaihtoehtoa on parempi käyttää hylkäyskirjeissä, toista - positiivisen päätöksen tapauksessa.
5. Järjestystä on noudatettava. Esimerkki: johtajan allekirjoittamaan kirjeeseen tulee vastata vastaavassa asemassa olevan henkilön allekirjoituksella. Samalla tällainen vaihtoehto on mahdollista, kun johtaja voi itse vastata sijaisen allekirjoittamaan kirjeeseen.
6. Pyyntökirjeessä on oltava tiettyjä sanoja. Esimerkkejä: kysy, kysy, kysy jne. Samalla tällaiseen kirjeeseen annettavasta vastauksesta tulee selvästi ilmoittaa, toteutetaanko pyyntö vai hylätäänkö se.

TÄRKEÄ! Muista, että tämä ei ole vain joukko sääntöjä ja määräyksiä, se on eräänlainen taide, joka tulisi oppia ammattilaisilta, joilla on monipuolinen tietämys yritysviestinnän alalla.

Kiinnitä huomiota kirjeenvaihtokoulutukseen:

• Sähköpostikirjeenvaihto liiketoiminnassa. Hallitse liikesuhteita
• Sähköpostikirjeenvaihto kumppaneiden kanssa. Vaikeat tilanteet (edistynyt taso)

Artikkelit