ಆರ್ಕೈವ್ನಲ್ಲಿ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್ಗಳ ರಚನೆ. ಉದ್ಯೋಗಿಯ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಆರ್ಕೈವ್ ಮಾಡುವುದು ಹೇಗೆ

ಹಿಂದಿನ ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಉಳಿಸಿಕೊಳ್ಳುವ ಅವಧಿಯು ಮಾಹಿತಿಯ ಸ್ವರೂಪವನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿರುತ್ತದೆ. ವಜಾಗೊಳಿಸಿದ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಎಷ್ಟು ಸಮಯದವರೆಗೆ ಇರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ? ಅಕ್ಟೋಬರ್ 22, 2004 ರ ಪ್ರಸ್ತುತ ಫೆಡರಲ್ ಕಾನೂನು ಸಂಖ್ಯೆ 125-ಎಫ್ಜೆಡ್ ಪ್ರಕಾರ, ಸಿಬ್ಬಂದಿ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು 75 ವರ್ಷಗಳವರೆಗೆ ಆರ್ಕೈವ್ನಲ್ಲಿ ಬಿಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ಜನವರಿ 1, 2003 ರ ನಂತರ ವಜಾಗೊಳಿಸಿದ ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ದಾಖಲೆಗಳು 50 ವರ್ಷಗಳವರೆಗೆ ಆರ್ಕೈವ್‌ನಲ್ಲಿ ಉಳಿಯುತ್ತವೆ.

ಉದ್ಯೋಗಿಯ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್ ಹೇಗೆ ರೂಪುಗೊಳ್ಳುತ್ತದೆ

ಜೂನ್ 1, 1998 ಸಂಖ್ಯೆ 640 ರ ದಿನಾಂಕದ ರಷ್ಯಾದ ಒಕ್ಕೂಟದ ಅಧ್ಯಕ್ಷರ ತೀರ್ಪು ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಬಗ್ಗೆ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸುವ ವಿಧಾನವನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಿಸುತ್ತದೆ. ಉದ್ಯೋಗದಾತರಿಂದ ಅಗತ್ಯವಿರುವ ದಸ್ತಾವೇಜನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ:

• ಸಿಬ್ಬಂದಿ ದಾಖಲೆಗಳಿಗಾಗಿ ಪ್ರಶ್ನಾವಳಿ, ಪುನರಾರಂಭ, ಗುಣಲಕ್ಷಣಗಳು ಮತ್ತು ವೈಯಕ್ತಿಕ ಹಾಳೆ.
• ಪಾಸ್ಪೋರ್ಟ್, ಶೈಕ್ಷಣಿಕ ದಾಖಲೆಗಳು (ಡಿಪ್ಲೋಮಾಗಳು, ಪ್ರಮಾಣಪತ್ರಗಳು), TIN, ವಿಮಾ ಪ್ರಮಾಣಪತ್ರ, ವೈವಾಹಿಕ ಸ್ಥಿತಿಯ ದಾಖಲೆಗಳ ಪ್ರತಿಗಳು.
• ಪ್ರಮಾಣೀಕರಣದಿಂದ ಮಾಹಿತಿ.
• ಕಾರ್ಮಿಕ ಒಪ್ಪಂದ.
• ಉದ್ಯೋಗದಾತ ಆದೇಶಗಳು (ಅಪಾಯಿಂಟ್ಮೆಂಟ್, ಮತ್ತೊಂದು ಸ್ಥಾನ ಅಥವಾ ಕೆಲಸದ ಸ್ಥಳಕ್ಕೆ ವರ್ಗಾವಣೆ, ರಜೆಗಳು ಮತ್ತು ವ್ಯಾಪಾರ ಪ್ರವಾಸಗಳು).

ವಜಾಗೊಳಿಸಿದ ನೌಕರನ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್, ಡೋಸಿಯರ್ ತತ್ವದ ಪ್ರಕಾರ ರೂಪುಗೊಂಡಿದೆ, ಕ್ಯಾಲೆಂಡರ್ ವರ್ಷದ ಅಂತ್ಯದವರೆಗೆ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಸೇವೆಯಲ್ಲಿ ಉಳಿಯುತ್ತದೆ. ವಜಾಗೊಳಿಸಿದ ದಿನಾಂಕದಿಂದ 3 ವರ್ಷಗಳಲ್ಲಿ, ದಾಖಲೆಗಳು ಆರ್ಕೈವಲ್ ಮತ್ತು ತಾಂತ್ರಿಕ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೆ ಒಳಗಾಗುತ್ತವೆ ಮತ್ತು ಕಂಪನಿಯ ಆರ್ಕೈವ್ಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಲ್ಪಡುತ್ತವೆ.

ಆರ್ಕೈವ್ನಲ್ಲಿ ವಜಾಗೊಳಿಸಿದ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್ಗಳ ಸಂಗ್ರಹವನ್ನು ವಾರ್ಷಿಕ ದಾಸ್ತಾನು ಉಪಸ್ಥಿತಿಯಲ್ಲಿ ನಡೆಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಅಧಿಕೃತ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ತಜ್ಞರು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ವರ್ಷದಲ್ಲಿ ವಜಾಗೊಳಿಸಿದ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸುತ್ತಾರೆ. ಉದ್ಯೋಗ ಸಂಬಂಧದ ಮುಕ್ತಾಯದ ವರ್ಷವನ್ನು ಪ್ರಕರಣದ ಮುಖಪುಟದಲ್ಲಿ ಸೂಚಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.

ವಜಾಗೊಳಿಸಿದ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಎಷ್ಟು ಸಮಯದವರೆಗೆ ಇರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ?

ನಾಗರಿಕನನ್ನು ವಜಾಗೊಳಿಸಿದಾಗ ಕ್ಯಾಲೆಂಡರ್ ವರ್ಷದ ಅಂತ್ಯದಿಂದ ಈ ಅವಧಿಯನ್ನು ಲೆಕ್ಕಹಾಕಲಾಗುತ್ತದೆ. ಆರ್ಕೈವಿಂಗ್ನ ಸ್ಥಾಪಿತ ಅಭ್ಯಾಸದ ಪ್ರಕಾರ, ವಜಾಗೊಳಿಸಿದ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್ಗಳ ಶೇಖರಣಾ ಅವಧಿಯು ಜನವರಿ 1 ರಿಂದ ಎಣಿಸಲು ಪ್ರಾರಂಭವಾಗುತ್ತದೆ.

ಆಗಸ್ಟ್ 25, 2010 N 558 ರ ರಷ್ಯನ್ ಒಕ್ಕೂಟದ ಸಂಸ್ಕೃತಿ ಸಚಿವಾಲಯದ ಆದೇಶವು ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಆರ್ಕೈವ್ನಲ್ಲಿ ಇರಿಸಬೇಕಾದ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಅವಧಿಗಳನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸುತ್ತದೆ. ಕಾನೂನಿನ ಪ್ರಕಾರ, ವಜಾಗೊಳಿಸಿದ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್‌ಗಳ ಶೇಖರಣಾ ಅವಧಿಗಳು:

• 75 ವರ್ಷಗಳು - 2003 ರ ಆರಂಭದ ಮೊದಲು ಕಚೇರಿಯನ್ನು ತೊರೆದ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಕಾರ್ಡ್‌ಗಳಿಗಾಗಿ.
• 50 ವರ್ಷಗಳು - ಜನವರಿ 1, 2003 ರ ನಂತರ ತಮ್ಮ ಉದ್ಯೋಗ ಸಂಬಂಧವನ್ನು ಕೊನೆಗೊಳಿಸಿದ ನಾಗರಿಕರ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಕಾರ್ಡ್‌ಗಳಿಗೆ.
• 75 ವರ್ಷಗಳು - ವಿದೇಶಕ್ಕೆ ಕಳುಹಿಸಿದ ಕಾರ್ಮಿಕರ ಪ್ರಯಾಣ ಪ್ರಕರಣಗಳಿಗೆ.
• 75 ವರ್ಷಗಳು - ನಾಗರಿಕ ಸೇವಕರ ಆದಾಯ, ಆಸ್ತಿ ಮತ್ತು ಹೊಣೆಗಾರಿಕೆಗಳ ಮೇಲಿನ ಡೇಟಾಕ್ಕಾಗಿ.
• 5 ವರ್ಷಗಳು - ತಜ್ಞರ ಗುಣಲಕ್ಷಣಗಳು ಮತ್ತು ಪುನರಾರಂಭಗಳಿಗಾಗಿ.
• 75 ವರ್ಷಗಳು - ಪುನರ್ವಸತಿ ಸಮಸ್ಯೆಗಳ ಮಾಹಿತಿಗಾಗಿ.
• 3 ವರ್ಷಗಳು - ನೇಮಕ ಮಾಡದ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳ ಬಗ್ಗೆ ದಾಖಲೆಗಳಿಗಾಗಿ.
• 75 ವರ್ಷಗಳು - ವೈಯಕ್ತಿಕ ದಾಖಲೆಗಳ ಮೂಲ ಪ್ರತಿಗಳಿಗೆ (ಪ್ರಮಾಣಪತ್ರಗಳು, ಉದ್ಯೋಗ ಪ್ರಮಾಣಪತ್ರಗಳು, ಡಿಪ್ಲೋಮಾಗಳು, ಪ್ರಮಾಣಪತ್ರಗಳು, ಪ್ರಮಾಣಪತ್ರಗಳು).
• 5 ವರ್ಷಗಳು - ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಸೇರಿಸದ ಪೇಪರ್‌ಗಳಿಗೆ (ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್‌ಗಳು, ಪ್ರಮಾಣಪತ್ರಗಳು, ವರದಿಗಳು, ಮೆಮೊಗಳು).
• 75 ವರ್ಷಗಳು - ವರ್ಗಾವಣೆಯ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ನಾಗರಿಕ ಸೇವಕರ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್‌ಗಳ ಸ್ವೀಕಾರ ಮತ್ತು ವರ್ಗಾವಣೆಯ ಕಾರ್ಯಗಳಿಗಾಗಿ.
• 75 ವರ್ಷಗಳು - ವೈಯಕ್ತಿಕ ಡೇಟಾದ ವಿಷಯದ ಬಗ್ಗೆ ದಾಖಲೆಗಳಿಗಾಗಿ (ಅಧಿಸೂಚನೆಗಳು, ಮಾಹಿತಿ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೆ ಒಪ್ಪಿಗೆ).

ಆರ್ಕೈವಲ್ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಬಳಸುವ ನಿಯಮಗಳು

ನಿಯಂತ್ರಿತ ಅವಧಿಗಳಲ್ಲಿ ಮಾಜಿ ಸಿಬ್ಬಂದಿಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಮಾಹಿತಿಯ ಸುರಕ್ಷತೆಯನ್ನು ಖಾತ್ರಿಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು ನಾಗರಿಕ ಸೇವಕರು, ಕಾನೂನು ಘಟಕಗಳು ಮತ್ತು ವ್ಯಕ್ತಿಗಳು ಜವಾಬ್ದಾರರಾಗಿರುತ್ತಾರೆ. ವಜಾಗೊಳಿಸಿದ ಕಾರ್ಮಿಕರ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್‌ಗಳ ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ಪ್ರವೇಶಕ್ಕಾಗಿ ನಾಗರಿಕರು ಮತ್ತು ಕಂಪನಿಯ ಪ್ರತಿನಿಧಿಗಳು ವಿನಂತಿಗಳು ಮತ್ತು ಮನವಿಗಳನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸಬಹುದು.

ಮಾನವ ಸಂಪನ್ಮೂಲ ತಜ್ಞರು ಸಾಮಾಜಿಕ ಮತ್ತು ಪಿಂಚಣಿ ಸಮಸ್ಯೆಗಳು, ಪ್ರಯೋಜನಗಳು ಮತ್ತು ಪರಿಹಾರಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ದಾಖಲೆಗಳ ಉಚಿತ ಪ್ರತಿಗಳು ಮತ್ತು ಪ್ರಮಾಣಪತ್ರಗಳನ್ನು ಒದಗಿಸುತ್ತಾರೆ. ಡೇಟಾವನ್ನು ಪುರಾವೆಯಾಗಿ ಬಳಸಬಹುದು. ಬಳಕೆಯ ನಂತರ, ವಶಪಡಿಸಿಕೊಂಡ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಮಾಲೀಕರು ಅಥವಾ ಮಾಲೀಕರಿಗೆ ಹಿಂತಿರುಗಿಸಬೇಕು.

ಆರ್ಕೈವಲ್ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ದಾಖಲೆಗಳ ರೂಪದಲ್ಲಿ ರವಾನಿಸಬಹುದು. ಕೆಲವು ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ, ಗ್ರಂಥಾಲಯಗಳು, ವಸ್ತುಸಂಗ್ರಹಾಲಯಗಳು, ವೈಜ್ಞಾನಿಕ ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ಮತ್ತು ಸರ್ಕಾರಿ ಏಜೆನ್ಸಿಗಳ ತಜ್ಞರು ಉಲ್ಲೇಖ ಮತ್ತು ಮಾಹಿತಿ ಪ್ರಕಟಣೆಗಳನ್ನು ಪ್ರಕಟಿಸುತ್ತಾರೆ.

ಸಂಸ್ಥೆಯ ಆರ್ಕೈವ್‌ಗಳಿಗೆ ಪ್ರಕರಣಗಳನ್ನು ವರ್ಗಾಯಿಸುವಾಗ ಕೆಲಸವನ್ನು ನಿಯಂತ್ರಿಸುವ ದಾಖಲೆಗಳು

ವಜಾಗೊಳಿಸಿದ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್‌ಗಳು ದಾಸ್ತಾನುಗಳ ಪ್ರಕಾರ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಆರ್ಕೈವ್‌ಗಳಿಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಲ್ಪಡುತ್ತವೆ (ನೌಕರರ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ರಚಿಸುವ, ನಿರ್ವಹಿಸುವ ಮತ್ತು ಸಂಗ್ರಹಿಸುವ ಕಾರ್ಯವಿಧಾನದ ಸೂಚನೆಗಳ ಷರತ್ತು 23, ಆರ್ಕೈವ್‌ಗಳು ಮತ್ತು ದಾಖಲೆಗಳ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಸಮಿತಿಯ ನಿರ್ಣಯದಿಂದ ಅನುಮೋದಿಸಲಾಗಿದೆ. ಬೆಲಾರಸ್ ಗಣರಾಜ್ಯದ ಮಂತ್ರಿಗಳ ಕೌನ್ಸಿಲ್ ದಿನಾಂಕ ಮಾರ್ಚ್ 26, 2004 ಸಂಖ್ಯೆ 2). ಎಲ್ಲಾ ದಾಖಲೆಗಳು, ದಿನಾಂಕಗಳು, ವೀಸಾಗಳು ಮತ್ತು ನಿರ್ಣಯಗಳ ಪಠ್ಯವನ್ನು ಉಚಿತವಾಗಿ ಓದುವ ಸಾಧ್ಯತೆಯನ್ನು ಗಣನೆಗೆ ತೆಗೆದುಕೊಂಡು ಅವುಗಳನ್ನು 4 ರಂಧ್ರಗಳೊಂದಿಗೆ ಹಾರ್ಡ್ ಕಾರ್ಡ್ಬೋರ್ಡ್ ಕವರ್ನಲ್ಲಿ ಬಂಧಿಸಬೇಕು ಅಥವಾ ಬಂಧಿಸಬೇಕು. ಫೈಲ್‌ಗಳಿಂದ ಲೋಹದ ಫಾಸ್ಟೆನರ್‌ಗಳನ್ನು (ಚಿಪ್ಸ್, ಪೇಪರ್ ಕ್ಲಿಪ್‌ಗಳು, ಪಿನ್‌ಗಳು, ಇತ್ಯಾದಿ) ತೆಗೆದುಹಾಕಬೇಕು.

ಅಲ್ಲದೆ, ಶಾಶ್ವತ, ತಾತ್ಕಾಲಿಕ (10 ವರ್ಷಗಳಿಗಿಂತ ಹೆಚ್ಚು) ಸಂಗ್ರಹಣೆ ಮತ್ತು ಸಿಬ್ಬಂದಿ ದಾಖಲೆಗಳ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ (ಬೆಲಾರಸ್ ಗಣರಾಜ್ಯದ ರಾಜ್ಯ ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ಮತ್ತು ಸಂಸ್ಥೆಗಳಲ್ಲಿ ದಾಖಲೆ ಕೀಪಿಂಗ್ ಸೂಚನೆಗಳ ಷರತ್ತು 204, ನ್ಯಾಯ ಸಚಿವಾಲಯದ ನಿರ್ಣಯದಿಂದ ಅನುಮೋದಿಸಲಾಗಿದೆ. ಬೆಲಾರಸ್ ಗಣರಾಜ್ಯದ ದಿನಾಂಕ ಜನವರಿ 19, 2009 ಸಂಖ್ಯೆ 4).

ಸಂಸ್ಥೆಯ ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ವರ್ಗಾಯಿಸುವಾಗ ಕ್ರಮಗಳ ಅಲ್ಗಾರಿದಮ್

ಹಂತ 1. ನಾವು ಪ್ರಕರಣಗಳ ದಾಸ್ತಾನು ರಚಿಸುತ್ತೇವೆ.

ಸಂಸ್ಥೆಯ ಆರ್ಕೈವ್‌ನ ಕ್ರಮಶಾಸ್ತ್ರೀಯ ಮಾರ್ಗದರ್ಶನದ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ, ರಚನಾತ್ಮಕ ವಿಭಾಗಗಳು ಅಥವಾ ಚಟುವಟಿಕೆಯ ಸಂಬಂಧಿತ ಕ್ಷೇತ್ರಗಳಿಗೆ ಜವಾಬ್ದಾರರಾಗಿರುವ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳು ಸಂಗ್ರಹಿಸಿದ ಕೇಸ್ ದಾಸ್ತಾನುಗಳ ಪ್ರಕಾರ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ಪ್ರಕರಣಗಳ ವರ್ಗಾವಣೆಯನ್ನು ನಡೆಸಲಾಗುತ್ತದೆ.

ವಜಾಗೊಳಿಸಿದ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್‌ಗಳು ಸೇರಿದಂತೆ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ವ್ಯವಹಾರಗಳ ಪಟ್ಟಿಯ ಮಾದರಿಗಾಗಿ, p ನಲ್ಲಿ "ಉಪಯುಕ್ತ ದಾಖಲೆ" ವಿಭಾಗವನ್ನು ನೋಡಿ. 27 ನಿಯತಕಾಲಿಕೆಗಳು.

ರಚನಾತ್ಮಕ ವಿಭಾಗಗಳ ವ್ಯವಹಾರಗಳ ದಾಸ್ತಾನುಗಳನ್ನು ಸಂಕಲಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಕಾರ್ಯಗಳನ್ನು ಪೂರ್ಣಗೊಳಿಸಿದ ವರ್ಷದ ನಂತರದ ವರ್ಷದ ಡಿಸೆಂಬರ್ 31 ರ ನಂತರ ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಮುಂದಿನ ಕಚೇರಿ ವರ್ಷದಲ್ಲಿ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಆರ್ಕೈವ್‌ಗಳಿಗೆ ಸಲ್ಲಿಸಬೇಕು. ಇದರರ್ಥ 2009 ರಲ್ಲಿ ಪೂರ್ಣಗೊಂಡ ಪ್ರಕರಣಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಂತೆ ದಾಸ್ತಾನು ವಿಭಾಗವನ್ನು ಡಿಸೆಂಬರ್ 31, 2011 ರ ನಂತರ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಮುಖ್ಯಸ್ಥರು ಸಂಕಲಿಸಬೇಕು ಮತ್ತು ಅನುಮೋದಿಸಬೇಕು.

ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್‌ಗಳ ದಾಸ್ತಾನು ಶೇಖರಣಾ ಅವಧಿ 10 ವರ್ಷಗಳನ್ನು ಮೀರಿದ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿದೆ (ನೇಮಕ ಆದೇಶಗಳು, ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್‌ಗಳು, ವೈಯಕ್ತಿಕ ಕಾರ್ಡ್‌ಗಳು, ಇತ್ಯಾದಿ.). ಸಿಬ್ಬಂದಿಯ ಮೇಲಿನ ಇತರ ದಾಖಲೆಗಳೊಂದಿಗಿನ ಪ್ರಕರಣಗಳನ್ನು ದಾಸ್ತಾನುಗಳಲ್ಲಿ ಸೇರಿಸಲಾಗಿಲ್ಲ (ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ರಜೆ ನೀಡುವ ಆದೇಶಗಳು, ದಂಡವನ್ನು ವಿಧಿಸುವುದು, ಕಾರ್ಮಿಕರನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವುದು, ರಜೆಯ ವೇಳಾಪಟ್ಟಿಗಳು, ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಸಮಸ್ಯೆಗಳ ಪತ್ರವ್ಯವಹಾರ, ಇತ್ಯಾದಿ).

ಸಂಬಂಧಿತ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ರಚಿಸುವ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಎಲ್ಲಾ ರಚನಾತ್ಮಕ ವಿಭಾಗಗಳಲ್ಲಿ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್‌ಗಳ ದಾಸ್ತಾನುಗಳನ್ನು ಸಂಕಲಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಸೇವೆಗೆ ಹೆಚ್ಚುವರಿಯಾಗಿ, ಅಂತಹ ದಾಸ್ತಾನುಗಳನ್ನು ವೈಯಕ್ತಿಕ ಖಾತೆಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುವ ಪ್ರಕರಣಗಳಿಗೆ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿ ಸಂಕಲಿಸಬಹುದು ಮತ್ತು ಅವರ ಅನುಪಸ್ಥಿತಿಯಲ್ಲಿ - ವೇತನದಾರರ ಹೇಳಿಕೆಯಲ್ಲಿ.

ರಚನಾತ್ಮಕ ಘಟಕಗಳ ಕೇಸ್ ದಾಸ್ತಾನುಗಳ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ, ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್ಗಳನ್ನು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಆರ್ಕೈವ್ಗಳಿಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.

ಇನ್ವೆಂಟರಿಯಲ್ಲಿ ಸೇರಿಸಲಾದ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಪ್ರಕರಣಗಳನ್ನು ವಿವರಿಸುವ ಮಾಹಿತಿಯು ವಿವರಣಾತ್ಮಕ ಲೇಖನವನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿದೆ, ಇದು ಒಳಗೊಂಡಿದೆ:

ಕ್ರಮ ಸಂಖ್ಯೆ;
- ಕೇಸ್ ಸೂಚ್ಯಂಕ;
- ಪ್ರಕರಣದ ಶೀರ್ಷಿಕೆ (ಸಂಪುಟ, ಭಾಗ);
- ಪ್ರಕರಣದ ದಿನಾಂಕ (ಸಂಪುಟ, ಭಾಗ);
- ಫೈಲ್ನಲ್ಲಿ ಹಾಳೆಗಳ ಸಂಖ್ಯೆ (ಪರಿಮಾಣ, ಭಾಗ);
- ಫೈಲ್ ಶೇಖರಣಾ ಅವಧಿ (ಪರಿಮಾಣ, ಭಾಗ);
- ಸೂಚನೆ.

ಪ್ರಕರಣದ ಕವರ್‌ನಲ್ಲಿರುವ ಮಾಹಿತಿಯೊಂದಿಗೆ ಕಟ್ಟುನಿಟ್ಟಾದ ಅನುಸಾರವಾಗಿ ದಾಸ್ತಾನು ಕಾಲಮ್‌ಗಳನ್ನು ಭರ್ತಿ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ.

ಪ್ರಕರಣಗಳ ದಾಸ್ತಾನು ಕಂಪೈಲ್ ಮಾಡುವ ನಿಯಮಗಳು

ಪ್ರಕರಣಗಳ ದಾಸ್ತಾನು ಕಂಪೈಲ್ ಮಾಡುವಾಗ, ಈ ಕೆಳಗಿನ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ಗಮನಿಸಬೇಕು:

ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಪ್ರಕರಣವನ್ನು (ಪರಿಮಾಣ, ಭಾಗ) ಸ್ವತಂತ್ರ ಸರಣಿ ಸಂಖ್ಯೆಯ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ದಾಸ್ತಾನು ನಮೂದಿಸಲಾಗಿದೆ;
- ದಾಸ್ತಾನುಗಳಲ್ಲಿನ ಪ್ರಕರಣಗಳ ಸಂಖ್ಯೆಯ ಕ್ರಮವು ಸಮಗ್ರವಾಗಿದೆ. ಇದರರ್ಥ ಅದರಲ್ಲಿ ಸೇರಿಸಲಾದ ಪ್ರಕರಣಗಳ ಸಂಖ್ಯೆ ವರ್ಷದಿಂದ ವರ್ಷಕ್ಕೆ ಮುಂದುವರಿಯುತ್ತದೆ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, 2009 ರ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಪ್ರಕರಣಗಳ ಏಕೀಕೃತ ದಾಸ್ತಾನುಗಳ ವಾರ್ಷಿಕ ವಿಭಾಗವು ಸಂಖ್ಯೆ 1 ರಿಂದ ಸಂಖ್ಯೆ 30 ರವರೆಗಿನ ಪ್ರಕರಣಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿದ್ದರೆ, ನಂತರ 2010 ರ ಏಕೀಕೃತ ದಾಸ್ತಾನುಗಳ ವಾರ್ಷಿಕ ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿ ಪ್ರಕರಣಗಳ ಒಟ್ಟು ಸಂಖ್ಯೆಯು ಸಂಖ್ಯೆ 31 ರಿಂದ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗುತ್ತದೆ;
- ಪ್ರಕರಣಗಳ ನಾಮಕರಣದ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ವ್ಯವಸ್ಥಿತಗೊಳಿಸುವ ಯೋಜನೆಗೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿ ಕೇಸ್ ಶೀರ್ಷಿಕೆಗಳನ್ನು ದಾಸ್ತಾನುಗಳಲ್ಲಿ ನಮೂದಿಸಲಾಗಿದೆ;
- ದಾಸ್ತಾನು ಕಾಲಮ್‌ಗಳನ್ನು ಪ್ರಕರಣದ ಕವರ್‌ನಲ್ಲಿ ಸೇರಿಸಲಾದ ಮಾಹಿತಿಯೊಂದಿಗೆ ಕಟ್ಟುನಿಟ್ಟಾದ ಅನುಸಾರವಾಗಿ ತುಂಬಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ;
- ಒಂದೇ ಶೀರ್ಷಿಕೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಸತತವಾಗಿ ಹಲವಾರು ಪ್ರಕರಣಗಳನ್ನು ದಾಸ್ತಾನುಗಳಲ್ಲಿ ಸೇರಿಸಿದಾಗ, ಮೊದಲ ಪ್ರಕರಣದ ಶೀರ್ಷಿಕೆಯನ್ನು ಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಸೂಚಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ನಂತರದ ಪ್ರಕರಣಗಳ ಶೀರ್ಷಿಕೆಗಳನ್ನು "ಅದೇ" ಪದಗಳೊಂದಿಗೆ ಸೂಚಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಅದೇ ಸಮಯದಲ್ಲಿ, ಪ್ರಕರಣಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಇತರ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಸಂಪೂರ್ಣವಾಗಿ ದಾಸ್ತಾನುಗಳಲ್ಲಿ ನಮೂದಿಸಲಾಗಿದೆ (ದಾಸ್ತಾನುಗಳ ಪ್ರತಿ ಹೊಸ ಹಾಳೆಯಲ್ಲಿ, ಪ್ರಕರಣದ ಶೀರ್ಷಿಕೆಯನ್ನು ಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಪುನರುತ್ಪಾದಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ);
- ಪ್ರಕರಣವು ಹಲವಾರು ವರ್ಷಗಳವರೆಗೆ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದರೆ, ನಂತರ ಪ್ರಕರಣವು ಪ್ರಾರಂಭವಾದ ವರ್ಷವನ್ನು ಸೂಚಿಸುತ್ತದೆ. ಅದೇ ಸಮಯದಲ್ಲಿ, ಪ್ರತಿ ನಂತರದ ವರ್ಷದ ಪ್ರಕರಣಗಳ ಸಾರಾಂಶ ದಾಸ್ತಾನುಗಳ ವಾರ್ಷಿಕ ವಿಭಾಗಗಳ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ, ಪ್ರಕರಣವು ಕಚೇರಿ ಕೆಲಸದಲ್ಲಿ ಮುಂದುವರಿದಾಗ, ಒಂದು ಟಿಪ್ಪಣಿಯನ್ನು ಮಾಡಲಾಗಿದೆ: “2010 ರ ದಾಖಲೆಗಳಿಗಾಗಿ, ದಾಸ್ತಾನು ಸಂಖ್ಯೆ 3/ ಅನ್ನು ಸಹ ನೋಡಿ. 2009 ಕ್ಕೆ 2009, ಪ್ರಕರಣಗಳು ಸಂಖ್ಯೆ 5, 7, 15 .
- ಒಂದು ಸಂಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ ಪ್ರಾರಂಭವಾದ ಪ್ರಕರಣಗಳು ಮತ್ತು ಇನ್ನೊಂದರಲ್ಲಿ ಪೂರ್ಣಗೊಂಡ ಪ್ರಕರಣಗಳು (ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಮರುಸಂಘಟನೆಯ ಸಮಯದಲ್ಲಿ) ಅವರು ತಮ್ಮ ಕಚೇರಿ ಕೆಲಸವನ್ನು ಪೂರ್ಣಗೊಳಿಸಿದ ಸಂಸ್ಥೆಗೆ ಪ್ರವೇಶಿಸಿದ ವರ್ಷದ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ಏಕೀಕೃತ ದಾಸ್ತಾನುಗಳಲ್ಲಿ ಸೇರಿಸಲಾಗಿದೆ;
- ದಾಸ್ತಾನು ಕಾಲಮ್ “ಟಿಪ್ಪಣಿ” ಅನ್ನು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ಪ್ರಕರಣಗಳನ್ನು ವರ್ಗಾಯಿಸುವ ಬಗ್ಗೆ, ಕಚೇರಿ ವರ್ಷದಲ್ಲಿ ಇತರ ರಚನಾತ್ಮಕ ವಿಭಾಗಗಳಿಂದ ಪಡೆದ ಪ್ರಕರಣಗಳ ಬಗ್ಗೆ, ಪ್ರಕರಣಗಳ ಭೌತಿಕ ಸ್ಥಿತಿಯ ವಿಶಿಷ್ಟತೆಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಟಿಪ್ಪಣಿಗಳನ್ನು ಮಾಡಲು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ.

ದಾಸ್ತಾನು ಒಳಗೊಂಡಿರುವ ಎಲ್ಲಾ ಪ್ರಕರಣಗಳನ್ನು ವ್ಯವಸ್ಥಿತಗೊಳಿಸಬೇಕು, ಅಂದರೆ. ಅವುಗಳನ್ನು ಸುಲಭವಾಗಿ ಹುಡುಕಲು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಕ್ರಮದಲ್ಲಿ ಜೋಡಿಸಲಾಗಿದೆ. ಸಾರಾಂಶ ದಾಸ್ತಾನುಗಳಲ್ಲಿ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ವ್ಯವಸ್ಥಿತಗೊಳಿಸಲು, ಕಾಲಾನುಕ್ರಮದ ತತ್ವವನ್ನು ಅನ್ವಯಿಸುವುದು ಅವಶ್ಯಕ. ಇದು ಪ್ರತಿ ವರ್ಷಕ್ಕೆ ಏಕೀಕೃತ ದಾಸ್ತಾನುಗಳ ವಿಭಾಗಗಳನ್ನು ಕಂಪೈಲ್ ಮಾಡುವುದನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ.

ವಾರ್ಷಿಕ ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿ ಪ್ರಕರಣಗಳ ಶೀರ್ಷಿಕೆಗಳು ನಾಮಮಾತ್ರದ ತತ್ತ್ವದ ಪ್ರಕಾರ ವ್ಯವಸ್ಥಿತಗೊಳಿಸಲ್ಪಟ್ಟಿವೆ, ಅಂದರೆ. ಕೆಳಗಿನ ಅನುಕ್ರಮದಲ್ಲಿ ದಾಖಲೆಗಳ ಪ್ರಕಾರಗಳು ಅಥವಾ ಪ್ರಕರಣಗಳ ಹೆಸರುಗಳ ಮೂಲಕ:

ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ ಆದೇಶಗಳು;
- ಸಿಬ್ಬಂದಿ ನೋಂದಣಿ ಕಾರ್ಡ್;
- ವೇತನಕ್ಕಾಗಿ ಕಾರ್ಮಿಕರು ಮತ್ತು ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಖಾತೆಗಳು (ವೇತನದಾರರ ಹೇಳಿಕೆಗಳು);
- ವಜಾಗೊಳಿಸಿದ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್ಗಳು;
- ಹಕ್ಕು ಪಡೆಯದ ಕೆಲಸದ ಪುಸ್ತಕಗಳು;
- ಅಪಘಾತಗಳು ಮತ್ತು ದಾಖಲೆಗಳ ತನಿಖೆಯ ಮೇಲೆ ಕಾರ್ಯನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತದೆ.

ವಜಾಗೊಳಿಸಿದ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್ಗಳನ್ನು ಸಿಬ್ಬಂದಿ ವ್ಯವಹಾರಗಳ ಸಾರಾಂಶ ಪಟ್ಟಿಯ ವಾರ್ಷಿಕ ವಿಭಾಗದ ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಉಪವಿಭಾಗವಾಗಿ ಪ್ರತ್ಯೇಕಿಸಲಾಗಿದೆ. ಉಪನಾಮಗಳ ವರ್ಣಮಾಲೆಯ ಪ್ರಕಾರ ದಾಸ್ತಾನುಗಳಲ್ಲಿ ಅವುಗಳನ್ನು ವ್ಯವಸ್ಥಿತಗೊಳಿಸಲಾಗಿದೆ; ಕೊನೆಯ ಹೆಸರು, ಮೊದಲ ಹೆಸರು ಮತ್ತು ಪೋಷಕತ್ವವನ್ನು ನಾಮಕರಣ ಪ್ರಕರಣದಲ್ಲಿ ಸೂಚಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಉಪನಾಮಗಳ ವರ್ಣಮಾಲೆಯ ಪ್ರಕಾರ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಕಾರ್ಡ್‌ಗಳೊಂದಿಗಿನ ಪ್ರಕರಣಗಳನ್ನು ದಾಸ್ತಾನುಗಳಲ್ಲಿ ವ್ಯವಸ್ಥಿತಗೊಳಿಸಲಾಗಿದೆ.

ವಜಾಗೊಳಿಸಿದ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ಹಲವಾರು ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್ಗಳನ್ನು ಒಂದು ಫೈಲ್ ಆಗಿ ರಚಿಸಬಹುದು. ಅದೇ ಸಮಯದಲ್ಲಿ, ಅಂತಹ ಪ್ರಕರಣದ ಮುಖಪುಟದಲ್ಲಿ ಶೀರ್ಷಿಕೆಯು ಓದುತ್ತದೆ:

"ವಜಾಗೊಳಿಸಿದ ಕಾರ್ಮಿಕರ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್ಗಳು
"D" ಅಕ್ಷರದಿಂದ "F" ಅಕ್ಷರಕ್ಕೆ.

ವಿವಿಧ ರಚನಾತ್ಮಕ ವಿಭಾಗಗಳಲ್ಲಿ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ರಚಿಸುವ ದೊಡ್ಡ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಲ್ಲಿ, ಪ್ರಕರಣಗಳ ಏಕೀಕೃತ ದಾಸ್ತಾನುಗಳ ವಾರ್ಷಿಕ ವಿಭಾಗಗಳನ್ನು ಕಂಪೈಲ್ ಮಾಡುವಾಗ ರಚನಾತ್ಮಕ ತತ್ವವನ್ನು ಬಳಸುವುದು ಅವಶ್ಯಕ. ಈ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ, ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಪ್ರಕರಣಗಳ ಹೆಡರ್ಗಳನ್ನು ಈ ಕೆಳಗಿನ ಅನುಕ್ರಮದಲ್ಲಿ ವಾರ್ಷಿಕ ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿ ಇರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ:

ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಇಲಾಖೆ
1. ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ ಆದೇಶಗಳು.
2. ವಜಾಗೊಳಿಸಿದ ಕಾರ್ಮಿಕರ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಕಾರ್ಡ್ಗಳು.
3. ವಜಾಗೊಳಿಸಿದ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್ಗಳು.
4. ಹಕ್ಕು ಪಡೆಯದ ಕೆಲಸದ ಪುಸ್ತಕಗಳು.

ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ
5. ವೇತನದ ಪ್ರಕಾರ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಖಾತೆಗಳು.

ವಾರ್ಷಿಕ ವಿಭಾಗಗಳನ್ನು ಕಾಲಾನುಕ್ರಮದಲ್ಲಿ ರಚಿಸಲಾಗಿದೆ, ಸಿಬ್ಬಂದಿ ವ್ಯವಹಾರಗಳ ಸಾರಾಂಶ ದಾಸ್ತಾನು ಸಂಗ್ರಹಿಸುತ್ತದೆ. ಸಣ್ಣ ಪ್ರಮಾಣದ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಲ್ಲಿ, ವಾರ್ಷಿಕ ವಿಭಾಗಗಳ ಬದಲಿಗೆ, ಹಲವಾರು ವರ್ಷಗಳವರೆಗೆ ಪ್ರಕರಣಗಳ ಸಾರಾಂಶ ದಾಸ್ತಾನು ರಚಿಸಲು ಅನುಮತಿಸಲಾಗಿದೆ. ಕೆಲವು ಕಾರಣಗಳಿಂದ ವಾರ್ಷಿಕ ವಿಭಾಗಗಳನ್ನು ಸಂಕಲಿಸದ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಲ್ಲಿಯೂ ಇದನ್ನು ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ಈ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ, ಪ್ರಕರಣಗಳ ಸಾರಾಂಶ ದಾಸ್ತಾನು ಕಾಲಾನುಕ್ರಮದ (ರಚನೆಯಿಲ್ಲದ ಸಂಸ್ಥೆಗಳಲ್ಲಿ) ಅಥವಾ ಕಾಲಾನುಕ್ರಮ-ರಚನಾತ್ಮಕ ತತ್ವದ ಪ್ರಕಾರ ಸಂಕಲಿಸಲಾಗಿದೆ.

ಕೆಲವು ವರ್ಗಗಳ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಪ್ರಕರಣಗಳಿಗೆ ಸ್ವತಂತ್ರ ಕೇಸ್ ದಾಸ್ತಾನುಗಳನ್ನು ಕಂಪೈಲ್ ಮಾಡಲು ಅನುಮತಿಸಲಾಗಿದೆ, ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್ಗಳು, ವೈಯಕ್ತಿಕ ಕಾರ್ಡ್ಗಳು. ಅಂತಹ ಸಾರಾಂಶ ದಾಸ್ತಾನುಗಳಲ್ಲಿ, ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್ಗಳು ಮತ್ತು ಕಾರ್ಡ್ಗಳನ್ನು ವಜಾಗೊಳಿಸಿದ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ಕೊನೆಯ ಹೆಸರುಗಳಿಂದ ವರ್ಣಮಾಲೆಯಂತೆ ಜೋಡಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.

ಸಿಬ್ಬಂದಿ ವ್ಯವಹಾರಗಳ ಸಾರಾಂಶ ದಾಸ್ತಾನುಗಳ ಪ್ರತಿ ವಾರ್ಷಿಕ ವಿಭಾಗದ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ, ಕೊನೆಯ ವಿವರಣಾತ್ಮಕ ಲೇಖನದ ನಂತರ ಅಂತಿಮ ನಮೂದನ್ನು ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ (ದಾಸ್ತಾನು ಹಲವಾರು ವರ್ಷಗಳಿಂದ ಏಕಕಾಲದಲ್ಲಿ ಸಂಕಲಿಸಿದರೆ, ಅಂತಿಮ ನಮೂದನ್ನು ಕೊನೆಯ ವಿವರಣಾತ್ಮಕ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ ಈ ವರ್ಷಗಳ ಲೇಖನ). ಇದು ಸಂಖ್ಯೆಗಳಲ್ಲಿ ಮತ್ತು ಪದಗಳಲ್ಲಿ ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿ ಸೇರಿಸಲಾದ ಪ್ರಕರಣಗಳ ನಿಜವಾದ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಸೂಚಿಸುತ್ತದೆ, ಪ್ರಕರಣಗಳ ಮೊದಲ ಮತ್ತು ಕೊನೆಯ ಸಂಖ್ಯೆಗಳು ಸಂಖ್ಯೆಯ ವೈಶಿಷ್ಟ್ಯಗಳನ್ನು ಪ್ರತಿಬಿಂಬಿಸುತ್ತದೆ (ಕಾಣೆಯಾದ ಮತ್ತು ಅಕ್ಷರದ ಸಂಖ್ಯೆಗಳ ಉಪಸ್ಥಿತಿ, ಇತ್ಯಾದಿ.). ಅಂತಿಮ ನಮೂದು ವಿಭಾಗದ ಕಂಪೈಲರ್ನಿಂದ ಸಹಿ ಮಾಡಲ್ಪಟ್ಟಿದೆ, ಅವನ ಸ್ಥಾನ ಮತ್ತು ಸಂಕಲನದ ದಿನಾಂಕವನ್ನು ಸೂಚಿಸುತ್ತದೆ.

ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಪ್ರಕರಣಗಳ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಮತ್ತು ಸಾರಾಂಶ ದಾಖಲೆಗಳು

ಕೇಸ್ ಇನ್ವೆಂಟರಿಗಳು ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಪ್ರಕರಣಗಳ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಮತ್ತು ಸಾರಾಂಶ ದಾಖಲೆಗಳಿಗೆ ಪ್ರಾಥಮಿಕ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ದಾಖಲೆಗಳಾಗಿವೆ. ಪ್ರತಿ ಪ್ರಕರಣಕ್ಕೆ ಸ್ವತಂತ್ರ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ನಿಯೋಜಿಸುವ ಮೂಲಕ ಘಟಕ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರವನ್ನು ಕೈಗೊಳ್ಳಲಾಗುತ್ತದೆ. ಪ್ರತಿ ಪ್ರಕರಣದ ಕವರ್‌ನಲ್ಲಿ ಕೇಸ್ ಕೋಡ್ ಇರುತ್ತದೆ, ಇದು ದಾಸ್ತಾನು ಪ್ರಕಾರ ನಿಧಿ ಸಂಖ್ಯೆ, ದಾಸ್ತಾನು ಸಂಖ್ಯೆ ಮತ್ತು ಕೇಸ್ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ.

ಪ್ರಕರಣಗಳ ಸಾರಾಂಶ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರವನ್ನು ದಾಸ್ತಾನು ಅಂತಿಮ ನಮೂದುನಲ್ಲಿ ದಾಖಲಿಸಲಾಗಿದೆ, ಅದನ್ನು ಅದರ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಇರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ದಾಸ್ತಾನು ಪ್ರಕರಣಗಳ ಸಂಖ್ಯೆಯಲ್ಲಿನ ಪ್ರತಿಯೊಂದು ಬದಲಾವಣೆಯು, ಅವುಗಳನ್ನು ವಿಲೇವಾರಿ ಮಾಡಿದರೆ ಅಥವಾ ಸ್ವೀಕರಿಸಿದರೆ, ಅಂತಿಮ ದಾಖಲೆಯಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿಫಲಿಸುತ್ತದೆ.

ಇದರ ನಂತರ, ದಾಸ್ತಾನುಗಾಗಿ ಹೊಸ ಅಂತಿಮ ನಮೂದನ್ನು ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ, ಇದು ಪ್ರವೇಶವನ್ನು ಮಾಡುವ ಆರ್ಕೈವಿಸ್ಟ್ನ ಸಹಿಯಿಂದ ಪ್ರಮಾಣೀಕರಿಸಲ್ಪಟ್ಟಿದೆ. ದಾಸ್ತಾನುಗಳಿಂದ ಪ್ರಕರಣಗಳನ್ನು ನಿವೃತ್ತಿಗೊಳಿಸುವಾಗ, ಪ್ರತಿ ನಿವೃತ್ತ ಪ್ರಕರಣದ ಮಟ್ಟದಲ್ಲಿ "ಟಿಪ್ಪಣಿ" ಕಾಲಮ್ನಲ್ಲಿ, "ನಿವೃತ್ತ" (ಅಥವಾ "ಲಾಸ್ಟ್") ಟಿಪ್ಪಣಿ ಮಾಡಿ.

ರಚನಾತ್ಮಕ ವಿಭಾಗಗಳ ಪ್ರಕರಣಗಳ ದಾಸ್ತಾನುಗಳು ಸರಣಿ ಸಂಖ್ಯೆಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿವೆ. ದಾಸ್ತಾನು ಸಂಖ್ಯೆಯು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಪ್ರಕರಣಗಳ ನಾಮಕರಣದ ಪ್ರಕಾರ ರಚನಾತ್ಮಕ ಘಟಕದ ಸೂಚ್ಯಂಕವನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ, ಯಾವ ವರ್ಷಕ್ಕೆ ಪ್ರಕರಣಗಳನ್ನು ದಾಸ್ತಾನುಗಳಲ್ಲಿ ಸೇರಿಸಲಾಗಿದೆ.

ಕೇಸ್ ಇನ್ವೆಂಟರಿ ಸಂಖ್ಯೆಗಳ ಅಕ್ಷರದ ಪದನಾಮ

ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ ಫೈಲ್‌ಗಳ ದಾಸ್ತಾನು ಸಂಖ್ಯೆಗೆ "ls" ಎಂಬ ಅಕ್ಷರದ ಪದನಾಮವನ್ನು ಸೇರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು "v" ಅನ್ನು ತಾತ್ಕಾಲಿಕ (10 ವರ್ಷಗಳಿಗಿಂತ ಹೆಚ್ಚು) ಶೇಖರಣಾ ಪ್ರಕರಣಗಳ ದಾಸ್ತಾನು ಸಂಖ್ಯೆಗೆ ಸೇರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.

ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಸೇವೆಯ ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ ಪ್ರಕರಣಗಳ ದಾಸ್ತಾನು ಸೂಚ್ಯಂಕವು ಪ್ರಕರಣಗಳ ನಾಮಕರಣದ ಪ್ರಕಾರ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಸೇವೆಗೆ ನಿಯೋಜಿಸಲಾದ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ, ದಾಸ್ತಾನುಗಳಲ್ಲಿ ಸೇರಿಸಲಾದ ದಾಖಲೆಗಳ ವರ್ಗದ ಹೆಸರಿನ ಆರಂಭಿಕ ಅಕ್ಷರಗಳು ("l / s" - ಸಿಬ್ಬಂದಿ), ಹಾಗೆಯೇ ಪಟ್ಟಿಯಲ್ಲಿ ಸೇರಿಸಲಾದ ಪ್ರಕರಣಗಳನ್ನು ದಾಸ್ತಾನು ತೆರೆಯಲಾದ ವರ್ಷ

ಉದಾಹರಣೆ

ಸಂಖ್ಯೆ 2 l/s-2011, ಅಲ್ಲಿ 2 ಎಂಬುದು ಪ್ರಕರಣಗಳ ನಾಮಕರಣದ ಪ್ರಕಾರ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಸೇವಾ ವಿಭಾಗದ ಸಂಖ್ಯೆ, l/s ಎಂಬುದು ಪ್ರಕರಣಗಳ ವರ್ಗದ ಪದನಾಮವಾಗಿದೆ, 2011 ಪ್ರಕರಣಗಳನ್ನು ತೆರೆಯಲಾದ ವರ್ಷವಾಗಿದೆ.

ಹಂತ 2. ಪ್ರಕರಣಗಳನ್ನು ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಲು ನಾವು ವೇಳಾಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ರಚಿಸುತ್ತೇವೆ ಮತ್ತು ಅದನ್ನು ರಚನಾತ್ಮಕ ವಿಭಾಗಗಳ ಮುಖ್ಯಸ್ಥರೊಂದಿಗೆ ಸಂಯೋಜಿಸುತ್ತೇವೆ.

ಅನುಮೋದಿತ ವೇಳಾಪಟ್ಟಿಯ ಪ್ರಕಾರ ಪ್ರಕರಣಗಳನ್ನು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಆರ್ಕೈವ್‌ಗಳಿಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಗ್ರಾಫ್ನ ಆಕಾರವು ಅನಿಯಂತ್ರಿತವಾಗಿದೆ. ಇದು ಆರ್ಕೈವ್ನ ಮುಖ್ಯಸ್ಥ ಅಥವಾ ಆರ್ಕೈವ್ಗೆ ಜವಾಬ್ದಾರರಾಗಿರುವ ವ್ಯಕ್ತಿಯಿಂದ ಸಂಕಲಿಸಲ್ಪಟ್ಟಿದೆ ಮತ್ತು ನಂತರ ಅದನ್ನು ರಚನಾತ್ಮಕ ವಿಭಾಗಗಳ ಮುಖ್ಯಸ್ಥರೊಂದಿಗೆ ಒಪ್ಪಿಕೊಳ್ಳಲಾಗುತ್ತದೆ.

ಹಂತ 3. ಸಹಿ ಮತ್ತು ಅನುಮೋದನೆಗಾಗಿ ನಾವು ಒಪ್ಪಿದ ವೇಳಾಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಮುಖ್ಯಸ್ಥರಿಗೆ ಸಲ್ಲಿಸುತ್ತೇವೆ.

ಹಂತ 4. ಸಂಸ್ಥೆಯ ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಲು ಫೈಲ್‌ಗಳ ರಚನೆ ಮತ್ತು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವಿಕೆಯ ಸರಿಯಾದತೆಯನ್ನು ನಾವು ಪರಿಶೀಲಿಸುತ್ತೇವೆ.

ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುವಾಗ ಮತ್ತು ವರ್ಗಾಯಿಸುವಾಗ, ಫೈಲ್‌ಗಳ ರಚನೆ ಮತ್ತು ನೋಂದಣಿಯ ನಿಖರತೆಯನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸುವುದು ಅವಶ್ಯಕ (ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್‌ಗಳ ನೋಂದಣಿಯನ್ನು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಸೇವೆ (ಎಚ್‌ಆರ್ ಸ್ಪೆಷಲಿಸ್ಟ್) ನಡೆಸಬೇಕು), ಒಳಗೊಂಡಿರುವ ಪ್ರಕರಣಗಳ ಸಂಖ್ಯೆಯ ಅನುಸರಣೆ ಸಂಸ್ಥೆಯ ನಾಮಕರಣ ವ್ಯವಹಾರಗಳಿಗೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿ ತೆರೆಯಲಾದ ಪ್ರಕರಣಗಳ ಸಂಖ್ಯೆಯೊಂದಿಗೆ ರಚನಾತ್ಮಕ ಘಟಕದ ಪ್ರಕರಣಗಳ ಪಟ್ಟಿಯಲ್ಲಿ. ತಪಾಸಣೆಯ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಗುರುತಿಸಲಾದ ನ್ಯೂನತೆಗಳು ಮತ್ತು ತಪ್ಪುಗಳನ್ನು ರಚನಾತ್ಮಕ ಘಟಕಗಳಿಂದ ತೆಗೆದುಹಾಕಲಾಗುತ್ತದೆ.

ಸಂಪಾದಕರಿಂದ:
"ನಾನು ಮಾನವ ಸಂಪನ್ಮೂಲ ತಜ್ಞರು", 2011, ಸಂಖ್ಯೆ 22, ಪುಟದಲ್ಲಿ ಪ್ರಕರಣಗಳ ರಚನೆ ಮತ್ತು ಮರಣದಂಡನೆ ಕುರಿತು ಇನ್ನಷ್ಟು ಓದಿ. 12.

ಹಂತ 5. ನಾವು ಪ್ರಕರಣಗಳನ್ನು ಆರ್ಕೈವ್ಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸುತ್ತೇವೆ

ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಫೈಲ್‌ಗಳ ವರ್ಗಾವಣೆಗೆ ಸಮಾನಾಂತರವಾಗಿ ನಾವು ಶಾಶ್ವತ ಮತ್ತು ತಾತ್ಕಾಲಿಕ (10 ವರ್ಷಗಳಿಗಿಂತ ಹೆಚ್ಚು) ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸುತ್ತೇವೆ. ತಾತ್ಕಾಲಿಕ (10 ವರ್ಷಗಳವರೆಗೆ) ಸಂಗ್ರಹಣೆಯ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ ಮತ್ತು ತಾತ್ಕಾಲಿಕ ಶೇಖರಣಾ ಅವಧಿಯ ಮುಕ್ತಾಯದ ನಂತರ ಅವು ವಿನಾಶಕ್ಕೆ ಒಳಗಾಗುತ್ತವೆ ಎಂದು ನಾವು ನಿಮಗೆ ನೆನಪಿಸೋಣ.

ಅಸಾಧಾರಣ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ತಾತ್ಕಾಲಿಕ (10 ವರ್ಷಗಳವರೆಗೆ) ಸಂಗ್ರಹಣೆಯ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ವರ್ಗಾಯಿಸಲು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಮುಖ್ಯಸ್ಥರ ನಿರ್ಧಾರದಿಂದ ಅನುಮತಿಸಲಾಗಿದೆ. ಈ ನಿರ್ಧಾರವನ್ನು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಮುಖ್ಯಸ್ಥರ ಆದೇಶದಿಂದ ಔಪಚಾರಿಕಗೊಳಿಸಬೇಕು, ಇದು ಮುಖ್ಯ ಚಟುವಟಿಕೆಯ ಮೇಲೆ ಆದೇಶವಾಗಿರುತ್ತದೆ. ಅಂತಹ ಪ್ರಕರಣಗಳನ್ನು ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸುವುದು ಪ್ರಕರಣಗಳ ನಾಮಕರಣದ ಪ್ರಕಾರ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಆರ್ಕೈವ್‌ನೊಂದಿಗೆ ಒಪ್ಪಂದದಲ್ಲಿ ಕೈಗೊಳ್ಳಲಾಗುತ್ತದೆ. ಈ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸುವ ಅಗತ್ಯವಿಲ್ಲ ಎಂಬುದನ್ನು ದಯವಿಟ್ಟು ಗಮನಿಸಿ, ಅಂದರೆ. ಅಂತಹ ನಿರ್ಧಾರವನ್ನು ಮಾಡಿದರೆ ಮತ್ತು ಆರ್ಕೈವ್ ಒಪ್ಪಿಗೆ ನೀಡಿದರೆ, ನಂತರ ನಾಮಕರಣದ ಪ್ರಕಾರ ಪ್ರಕರಣಗಳನ್ನು ವರ್ಗಾಯಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.

ರಚನಾತ್ಮಕ ಘಟಕದ ಉದ್ಯೋಗಿಯ ಉಪಸ್ಥಿತಿಯಲ್ಲಿ ಪ್ರಕರಣಗಳನ್ನು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಅವರಿಂದ ಅವುಗಳನ್ನು ವರ್ಗಾಯಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ದಾಸ್ತಾನು 2 ಪ್ರತಿಗಳಲ್ಲಿ ಸಂಕಲಿಸಲಾಗಿದೆ, ಇದರಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿ ಪ್ರಕರಣದ ಶೀರ್ಷಿಕೆಯ ಮಟ್ಟದಲ್ಲಿ "ಟಿಪ್ಪಣಿ" ಕಾಲಮ್ನಲ್ಲಿ, ಪ್ರಕರಣದ ಅಸ್ತಿತ್ವದ ಬಗ್ಗೆ ಟಿಪ್ಪಣಿಗಳನ್ನು ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ದಾಸ್ತಾನು ಪ್ರತಿಯ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ, ಸಂಖ್ಯೆಗಳು ಮತ್ತು ಪದಗಳಲ್ಲಿ ಸೂಚಿಸಿ:

ಆರ್ಕೈವ್‌ನಲ್ಲಿ ವಾಸ್ತವವಾಗಿ ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಪ್ರಕರಣಗಳ ಸಂಖ್ಯೆ;
- ಪ್ರಕರಣಗಳ ಸ್ವೀಕಾರ ಮತ್ತು ವರ್ಗಾವಣೆಯ ದಿನಾಂಕ;
- ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ವರ್ಗಾಯಿಸಿದ ವ್ಯಕ್ತಿ ಮತ್ತು ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಆರ್ಕೈವ್ ಉದ್ಯೋಗಿ (ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ಜವಾಬ್ದಾರರಾಗಿರುವ ವ್ಯಕ್ತಿ) ಸಹಿಗಳ ಸ್ಥಾನಗಳು, ಸಹಿಗಳು ಮತ್ತು ನಕಲುಗಳ ಹೆಸರುಗಳು.

ವಾರ್ಷಿಕವಾಗಿ ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಲಾದ ಪ್ರಕರಣಗಳು ಏಕೀಕೃತ ಕೇಸ್ ದಾಸ್ತಾನುಗಳ ವಾರ್ಷಿಕ ವಿಭಾಗಗಳನ್ನು ರೂಪಿಸುತ್ತವೆ. ಸಿಬ್ಬಂದಿಗಳ ಮೇಲಿನ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸಿಬ್ಬಂದಿ ವ್ಯವಹಾರಗಳ ಸಾರಾಂಶ ಪಟ್ಟಿಯ ಸೂಕ್ತವಾದ ವಾರ್ಷಿಕ ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿ ಸೇರಿಸಲಾಗಿದೆ. ಆರ್ಕೈವ್‌ನಲ್ಲಿನ ಪ್ರಕರಣಗಳ ಅಂತಹ ದಾಸ್ತಾನುಗಳ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ, ಸಂಸ್ಥೆಗಳು ಸೇವೆಯ ಉದ್ದ ಮತ್ತು ವೇತನದ ಪ್ರಮಾಣಪತ್ರಗಳನ್ನು ನೀಡಲು ಅಗತ್ಯವಾದ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಹುಡುಕುತ್ತವೆ.

ನಟಾಲಿಯಾ ಕೊಂಡಕೋವಾ, ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ನಿರ್ವಹಣಾ ವ್ಯವಸ್ಥೆಗಳ ಅನುಷ್ಠಾನದಲ್ಲಿ ತಜ್ಞ

ಇದು ಎಷ್ಟು ಹಾಳೆಗಳನ್ನು ಹೊಲಿಯಲಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಹೊಂದಿದೆ ಎಂಬ ಡೇಟಾವನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿದೆ. ಪ್ರಕರಣದಲ್ಲಿ ಹಾನಿಗೊಳಗಾದ ದಾಖಲೆಗಳಿವೆಯೇ ಅಥವಾ ಹೊಸದನ್ನು ಲಗತ್ತಿಸಲಾಗಿದೆಯೇ ಎಂಬುದನ್ನು ಈ ಹಾಳೆ ಸೂಚಿಸುತ್ತದೆ. ಪ್ರಮಾಣೀಕರಣ ಹಾಳೆಯನ್ನು ಒಳಗಿನಿಂದ ಪ್ರಕರಣದ ಕವರ್‌ನಲ್ಲಿ ಅಂಟಿಸಲಾಗಿದೆ. ಮಾನವ ಸಂಪನ್ಮೂಲ ಉದ್ಯೋಗಿ ಈ ಹಾಳೆಯಲ್ಲಿ ತನ್ನ ಸಹಿಯನ್ನು ಹಾಕುತ್ತಾನೆ. ನೌಕರನ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ಆರ್ಕೈವ್ನಲ್ಲಿ 75 ವರ್ಷಗಳವರೆಗೆ ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರಿಗೆ ಇರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಈ ಅವಧಿಯು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಹೆಚ್ಚು. ಆದರೆ ಅದೇ ಸಮಯದಲ್ಲಿ, ಕೊನೆಯ ಕೆಲಸದ ದಿನದಂದು ಉದ್ಯೋಗಿ ಅಗತ್ಯ ದಾಖಲೆಗಳ ಪ್ರತಿಗಳನ್ನು ಕೇಳಿದರೆ, ಈ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ ಇದನ್ನು ಮಾಡಬಹುದು, ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸಬೇಕಾಗಿಲ್ಲ, ಮತ್ತು ಆರ್ಕೈವ್ ಅನ್ನು ಇಳಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ತೀರ್ಮಾನ ನೀವು ವೈಯಕ್ತಿಕ ಉದ್ಯಮಿಗಳಾಗಿದ್ದರೆ, ನಿಮ್ಮ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳಿಗಾಗಿ ನೀವು ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳಬೇಕಾಗಿಲ್ಲ. ಇದನ್ನು ಮಾಡುವುದು ಉತ್ತಮವಾದರೂ, ಪ್ರಾಯೋಗಿಕ ಅನುಭವದ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್‌ಗೆ ಧನ್ಯವಾದಗಳು, ನೀವು ಉದ್ಯೋಗಿಯ ಬಗ್ಗೆ ಅಗತ್ಯವಾದ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ತಕ್ಷಣವೇ ಪಡೆಯಬಹುದು ಎಂಬುದು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗುತ್ತದೆ.

ವಜಾಗೊಳಿಸಿದ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್ಗಳ ಆರ್ಕೈವ್ ಅನ್ನು ಹೇಗೆ ರಚಿಸುವುದು?

ಶೇಖರಣಾ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯು ಈ ಕೆಳಗಿನ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸುವ ಅಗತ್ಯವಿದೆ:

• ಉದ್ಯೋಗಿಗಳಿಗೆ ಎಲ್ಲಾ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್ಗಳನ್ನು ಕಾಗದದ ಮೇಲೆ ಇರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ನಂತರದ ಫರ್ಮ್ವೇರ್ ಮತ್ತು ಸಂಖ್ಯೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಫೋಲ್ಡರ್ಗಳಲ್ಲಿ ಇರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ
• ಹೊಸದಾಗಿ ರೂಪುಗೊಂಡ ಪ್ರತಿ ಫೋಲ್ಡರ್‌ನ ಕವರ್‌ಗಳಲ್ಲಿ, ಸರಣಿ ಸಂಖ್ಯೆಗಳು ಮತ್ತು ಅಲ್ಲಿ ಇರುವ ಪ್ರಕರಣಗಳ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಸೂಚಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.
• ಮಾನವ ಸಂಪನ್ಮೂಲ ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿ, ನಿಜವಾಗಿ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ ಫೋಲ್ಡರ್‌ಗಳು ಪ್ರಸ್ತುತ ಸಂಗ್ರಹಣೆಗೆ ಒಳಪಟ್ಟಿರುತ್ತವೆ.
• ವಜಾಗೊಳಿಸಿದ ಪೇಪರ್‌ಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ ಎಲ್ಲಾ ಫೋಲ್ಡರ್‌ಗಳನ್ನು ದಿನಾಂಕದ ಪ್ರಕಾರ ಮತ್ತು ದಿನಾಂಕದೊಳಗೆ ಸಾಧ್ಯವಾದರೆ ವರ್ಣಮಾಲೆಯ ಕ್ರಮದಲ್ಲಿ ಆರ್ಕೈವ್ ಮಾಡಬೇಕು ಮತ್ತು ಸಂಗ್ರಹಿಸಬೇಕು

ಪ್ರಮುಖ: ಪ್ರಸ್ತುತ ಮತ್ತು ಆರ್ಕೈವಲ್ ಸಂಗ್ರಹಣೆಯನ್ನು ತೇವಾಂಶ ಮತ್ತು ಬೆಂಕಿಗೆ ಪ್ರವೇಶಿಸಲಾಗದ ವಿಶೇಷ ಕ್ಯಾಬಿನೆಟ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಆಯೋಜಿಸಬೇಕು. ವಜಾಗೊಳಿಸಿದ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್ಗಳಿಗಾಗಿ ಶೇಖರಣಾ ಅವಧಿಗಳು ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸಲು ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಅವಧಿಯನ್ನು ಶಾಸಕರು ನಿರ್ಧರಿಸುತ್ತಾರೆ.

ಆರ್ಕೈವಿಂಗ್ಗಾಗಿ ವಜಾಗೊಳಿಸಿದ ಉದ್ಯೋಗಿಯ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ಸರಿಯಾಗಿ ತಯಾರಿಸುವುದು ಹೇಗೆ?

ಗಮನ

ಆಂತರಿಕ ದಾಸ್ತಾನುಗಾಗಿ ಅಂತಿಮ ದಾಖಲೆಯನ್ನು ರಚಿಸಲಾಗಿದೆ, ಇದು ಸಂಖ್ಯೆಗಳಲ್ಲಿ ಮತ್ತು ಪದಗಳಲ್ಲಿ ಒಳಗೊಂಡಿರುವ ದಾಖಲೆಗಳ ಸಂಖ್ಯೆ ಮತ್ತು ಆಂತರಿಕ ದಾಸ್ತಾನುಗಳ ಹಾಳೆಗಳ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಸೂಚಿಸುತ್ತದೆ. ಆಂತರಿಕ ದಾಸ್ತಾನು ಅದರ ಕಂಪೈಲರ್ನಿಂದ ಸಹಿ ಮಾಡಲ್ಪಟ್ಟಿದೆ. ದಾಖಲೆಗಳ ಫಾರ್ಮ್‌ನ ಆಂತರಿಕ ದಾಸ್ತಾನು ಇಲ್ಲದೆ ಪ್ರಕರಣವನ್ನು ಬಂಧಿಸಿದ್ದರೆ ಅಥವಾ ಸಲ್ಲಿಸಿದ್ದರೆ, ನಂತರ ನಿಗದಿತ ರೂಪದಲ್ಲಿ ರಚಿಸಲಾದ ದಾಸ್ತಾನು ಪ್ರಕರಣದ ಮುಂಭಾಗದ ಕವರ್‌ನ ಒಳಭಾಗಕ್ಕೆ ಅಂಟಿಕೊಂಡಿರುತ್ತದೆ.

ವಜಾಗೊಳಿಸಿದ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಆರ್ಕೈವ್ ಮಾಡುವುದು

ಸಹಾಯ: ಆರ್ಕೈವ್‌ನಲ್ಲಿ ಫೈಲಿಂಗ್ ಮಾಡಲು ಉಲ್ಲಂಘನೆಗಳಿಂದ ತುಂಬಿದ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸುವುದು - ಕೆಲವು ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್‌ಗಳು ಕಾಣೆಯಾಗಿವೆ; - ಅರೆಕಾಲಿಕ ಕೆಲಸ ಮಾಡಿದ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳಿಗೆ ಯಾವುದೇ ಹೊಸ ಪ್ರಕರಣಗಳನ್ನು ತೆರೆಯಲಾಗಿಲ್ಲ ಮತ್ತು ನಂತರ ಶಾಶ್ವತ ಉದ್ಯೋಗಗಳಿಗೆ ನೇಮಿಸಲಾಯಿತು. ಕೆಲವು ಉಲ್ಲಂಘನೆಗಳನ್ನು ತೊಡೆದುಹಾಕಲು ಸಾಧ್ಯವಿಲ್ಲ (ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ದೀರ್ಘಕಾಲದವರೆಗೆ ವಜಾ ಮಾಡಿದ ಉದ್ಯೋಗಿಯಿಂದ ಹೇಳಿಕೆಯನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸುವುದು).

ಆರ್ಕೈವ್‌ನಲ್ಲಿ ಸಲ್ಲಿಸಲು ಅಂತಹ ಪ್ರಕರಣಗಳನ್ನು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸುವಾಗ ಇಲಾಖೆಯ ನೌಕರರು ಏನು ಮಾಡಬೇಕು? ಯಾವ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಪೂರ್ಣಗೊಳಿಸಬೇಕು? ಉಲ್ಲಂಘನೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಸಲ್ಲಿಸಿದ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಯಾವುದೇ ಟಿಪ್ಪಣಿಗಳನ್ನು ಮಾಡಬೇಕೇ? - ಬೈಂಡಿಂಗ್ ಅಥವಾ ಬೈಂಡಿಂಗ್; - ಹಾಳೆಗಳ ಸಂಖ್ಯೆ; - ಪ್ರಮಾಣೀಕರಣ ಪತ್ರವನ್ನು ರಚಿಸುವುದು; - ಕೇಸ್ ದಾಖಲೆಗಳ ಆಂತರಿಕ ದಾಸ್ತಾನು ರಚಿಸುವುದು (ಅಗತ್ಯವಿದ್ದರೆ); - ಪ್ರಕರಣದ ಕವರ್‌ಗಾಗಿ ವಿವರಗಳ ನೋಂದಣಿ.
ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ಸಲ್ಲಿಸಲು ಪ್ರಕರಣವನ್ನು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸುತ್ತಿದ್ದರೆ, ಆಂತರಿಕ ದಾಸ್ತಾನುಗಳ ಎಲ್ಲಾ ಹಾಳೆಗಳನ್ನು ಸಹ ಸಂಖ್ಯೆ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ, ಪ್ರಕರಣದ ಹಾಳೆಗಳಿಂದ ಪ್ರತ್ಯೇಕವಾಗಿ ಮಾತ್ರ. ಲಾಗ್‌ಬುಕ್: ಹೇಗೆ ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುವುದು ಉದ್ಯೋಗಿಗಳಿಗಾಗಿ ತೆರೆಯಲಾದ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಗಣನೆಗೆ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವುದು ಅವಶ್ಯಕ.

ಇದರ ಪ್ರಮಾಣಿತ ರೂಪವನ್ನು ಅನುಮೋದಿಸಲಾಗಿಲ್ಲ, ಅಂದರೆ ನೀವು ಇಂಟರ್ನೆಟ್ನಿಂದ ಮಾದರಿಯನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಬಹುದು ಅಥವಾ ಅದನ್ನು ಅಂಗಡಿಯಲ್ಲಿ ಖರೀದಿಸಬಹುದು. ಸಂಸ್ಥೆಯನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿ ಪ್ರತಿ ಕಾಲಮ್‌ನ ವಿಷಯವನ್ನು ಬದಲಾಯಿಸಬಹುದು.

ಲಾಗ್ ಒಳಗೊಂಡಿದೆ: ಕೇಸ್ ಸಂಖ್ಯೆಗಳು, ಅವರ ಪ್ರಾರಂಭ ದಿನಾಂಕ, ಉಪನಾಮ ಮತ್ತು ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ಮೊದಲಕ್ಷರಗಳು ಮತ್ತು ಇತರ ಮಾಹಿತಿ. ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ಮುಚ್ಚಿದಾಗ, ಜರ್ನಲ್‌ನಲ್ಲಿ ಟಿಪ್ಪಣಿಯನ್ನು ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ: ಅವರು ದಿನಾಂಕವನ್ನು ಹಾಕುತ್ತಾರೆ ಮತ್ತು ಪ್ರಕರಣವನ್ನು ಮುಚ್ಚಿರುವ ಕಾರಣವನ್ನು ನಮೂದಿಸುತ್ತಾರೆ.

ಪ್ರಮುಖ

ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ "ಇತರೆ" ಅಥವಾ "ಟಿಪ್ಪಣಿಗಳು" ಕಾಲಮ್ನಲ್ಲಿ ನಮೂದಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಎಲೆಕ್ಟ್ರಾನಿಕ್ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್ ಈಗ ಅನೇಕ ರಷ್ಯಾದ ಕಂಪನಿಗಳು ಸಿಬ್ಬಂದಿ ದಾಖಲೆಗಳ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ಯಾಂತ್ರೀಕರಣವನ್ನು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಿವೆ ಅಥವಾ ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸಲು ಪ್ರಾರಂಭಿಸಿವೆ.

ಉದ್ಯೋಗಿಯ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್: ನೋಂದಣಿಗೆ ಅಗತ್ಯತೆಗಳು, ಏನಾಗಿರಬೇಕು

ರಜೆಯ ವೇಳಾಪಟ್ಟಿಗಳಿಗಾಗಿ ಒಂದು ವರ್ಷದ ಶೆಲ್ಫ್ ಜೀವನವನ್ನು ಸಹ ಸ್ಥಾಪಿಸಲಾಗಿದೆ. ಸಂಸ್ಥೆಯ ವೆಚ್ಚದಲ್ಲಿ ಉದ್ಯೋಗಿ ಶಿಕ್ಷಣವನ್ನು ಪಡೆದಿದ್ದಾರೆ ಎಂದು ದೃಢೀಕರಿಸುವ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಇರಿಸಬೇಕಾದ ಅವಧಿಯನ್ನು ತೆರಿಗೆ ಶಾಸನದ ಅವಶ್ಯಕತೆಗಳಿಂದ ನಿರ್ಧರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.

ಸತ್ಯವೆಂದರೆ ರಷ್ಯಾದ ಒಕ್ಕೂಟದ ತೆರಿಗೆ ಸಂಹಿತೆಯ ಆರ್ಟಿಕಲ್ 264 ರ ಪ್ಯಾರಾಗ್ರಾಫ್ 3 ತೆರಿಗೆ ವಿಧಿಸಬಹುದಾದ ಲಾಭವನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡಲು ಈ ವೆಚ್ಚಗಳನ್ನು ಬರೆಯಲು, ಸಂಸ್ಥೆಯು ತರಬೇತಿಯನ್ನು ದೃಢೀಕರಿಸುವ ಎಲ್ಲಾ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳಬೇಕು (ಶಿಕ್ಷಣ ಸಂಸ್ಥೆಯೊಂದಿಗೆ ಒಪ್ಪಂದ, ಆದೇಶ ತರಬೇತಿಗಾಗಿ ಉದ್ಯೋಗಿಯನ್ನು ಕಳುಹಿಸಲು ಮುಖ್ಯಸ್ಥರು, ಸೇವೆಗಳನ್ನು ಒದಗಿಸುವ ಕಾಯಿದೆ, ಡಿಪ್ಲೊಮಾ , ಪ್ರಮಾಣಪತ್ರ, ಪ್ರಮಾಣಪತ್ರ, ಇತ್ಯಾದಿ). ಅವರ ಶೇಖರಣಾ ಅವಧಿಯು ತರಬೇತಿ ಒಪ್ಪಂದದ ಅವಧಿಗೆ ಮತ್ತು ಉದ್ಯೋಗಿಯ ಕೆಲಸದ ಒಂದು ವರ್ಷಕ್ಕೆ ಸೀಮಿತವಾಗಿದೆ, ಆದರೆ ನಾಲ್ಕು ವರ್ಷಗಳಿಗಿಂತ ಕಡಿಮೆಯಿಲ್ಲ.

ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸಲು ಷರತ್ತುಗಳು ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸಲು, ಸಂಸ್ಥೆಯು ವಿಶೇಷ ಆವರಣಗಳನ್ನು (ಸೇಫ್ಗಳು ಅಥವಾ ಕ್ಯಾಬಿನೆಟ್ಗಳು) ಸಜ್ಜುಗೊಳಿಸುವ ಅಗತ್ಯವಿದೆ.

ವಜಾಗೊಳಿಸಿದ ಕಾರ್ಮಿಕರ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್ಗಳ ಆರ್ಕೈವ್

ಕೆಲಸದ ಸಮಯದಲ್ಲಿ, ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ಇತರ ದಾಖಲೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಮರುಪೂರಣಗೊಳಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್ ಫೋಲ್ಡರ್ನಲ್ಲಿ ಕೊನೆಯ, ಅಂತಿಮ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಉದ್ಯೋಗ ಒಪ್ಪಂದವನ್ನು ಅಂತ್ಯಗೊಳಿಸಲು ಆದೇಶದ ನಕಲು ಆಗಿರುತ್ತದೆ.

ಈ ಆದೇಶವು ನಿಯಮಗಳ ಷರತ್ತು 3.5.3 ಮತ್ತು 3.6.18 ರಿಂದ ಅನುಸರಿಸುತ್ತದೆ, ಫೆಬ್ರವರಿ 6, 2002 ರಂದು ರೋಸಾರ್ಖಿವ್ ಮಂಡಳಿಯ ನಿರ್ಧಾರದಿಂದ ಅನುಮೋದಿಸಲಾಗಿದೆ. ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್‌ಗಳು ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್‌ನಲ್ಲಿ ಸ್ವೀಕರಿಸಲ್ಪಟ್ಟಂತೆ ಕಾಲಾನುಕ್ರಮದಲ್ಲಿ ನೆಲೆಗೊಂಡಿವೆ (ಷರತ್ತು

ಫೆಬ್ರವರಿ 6, 2002 ರ ರೋಸಾರ್ಖಿವ್ ಮಂಡಳಿಯ ನಿರ್ಧಾರದಿಂದ ಅನುಮೋದಿಸಲಾದ ನಿಯಮಗಳ 3.5.5). ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸುವುದು ಮಾನವ ಸಂಪನ್ಮೂಲ ವಿಭಾಗದಲ್ಲಿ, ಕೆಲಸ ಮಾಡುವ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಮಾತ್ರ ಇರಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ. ರಾಜೀನಾಮೆ ನೀಡಿದ ನೌಕರರ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಶೇಖರಣೆಗಾಗಿ ಆರ್ಕೈವ್‌ಗಳಿಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಿ. ನಾಲ್ಕು ಪಿನ್‌ಗಳೊಂದಿಗೆ ವೈಯಕ್ತಿಕ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಹಾರ್ಡ್ ಕಾರ್ಡ್‌ಬೋರ್ಡ್ ಕವರ್ (ಬೈಂಡರ್) ಗೆ ಹೊಲಿಯಿರಿ ಅಥವಾ ದಿನಾಂಕಗಳು, ವೀಸಾಗಳು ಮತ್ತು ನಿರ್ಣಯಗಳು ಸೇರಿದಂತೆ ಎಲ್ಲಾ ದಾಖಲೆಗಳ ಪಠ್ಯವನ್ನು ನೀವು ಓದಬಹುದಾದ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಅವುಗಳನ್ನು ಬಂಧಿಸಿ. ಫೈಲಿಂಗ್ ಮಾಡುವ ಮೊದಲು (ಬೈಂಡಿಂಗ್), ಎಲ್ಲಾ ದಾಖಲೆಗಳಿಂದ ಸ್ಟೇಪಲ್ಸ್ ತೆಗೆದುಹಾಕಿ.

ರಾಜ್ಯ ಆರ್ಕೈವ್ಸ್: ಉದ್ಯೋಗಿಯ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ಹೇಗೆ ಸಲ್ಲಿಸುವುದು

ಫೈಲಿಂಗ್ (ಬೈಂಡಿಂಗ್) ಗಾಗಿ ಫೈಲ್ಗಳನ್ನು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸುವಾಗ, ಲೋಹದ ಫಾಸ್ಟೆನರ್ಗಳನ್ನು (ಪಿನ್ಗಳು, ಪೇಪರ್ ಕ್ಲಿಪ್ಗಳು) ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ಗಳಿಂದ ತೆಗೆದುಹಾಕಲಾಗುತ್ತದೆ. 3.6.5. ಹೆಚ್ಚು ಬೆಲೆಬಾಳುವ ದಾಖಲೆಗಳು ಅಥವಾ ಫಾರ್ಮ್ಯಾಟ್ ಅಲ್ಲದ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುವ ಶಾಶ್ವತ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಮುಚ್ಚಿದ, ಕಠಿಣ, ಮೂರು-ಫ್ಲಾಪ್ ಫೋಲ್ಡರ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಡ್ರಾಸ್ಟ್ರಿಂಗ್‌ಗಳು ಅಥವಾ ಪೆಟ್ಟಿಗೆಗಳಲ್ಲಿ ಸಂಗ್ರಹಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. 3.6.6.

ಫೈಲ್‌ನಲ್ಲಿ ಹಕ್ಕು ಪಡೆಯದ ವೈಯಕ್ತಿಕ ದಾಖಲೆಗಳು (ಗುರುತಿನ ಕಾರ್ಡ್‌ಗಳು, ಕೆಲಸದ ದಾಖಲೆಗಳು, ಮಿಲಿಟರಿ ಐಡಿಗಳು) ಇದ್ದರೆ, ಈ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಲಕೋಟೆಯಲ್ಲಿ ಇರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಅದನ್ನು ಫೈಲ್‌ನಲ್ಲಿ ಸಲ್ಲಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಅಂತಹ ದಾಖಲೆಗಳ ದೊಡ್ಡ ಸಂಖ್ಯೆಯಿದ್ದರೆ, ಎರಡನೆಯದನ್ನು ಫೈಲ್ಗಳಿಂದ ತೆಗೆದುಹಾಕಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಅವರಿಗೆ ಪ್ರತ್ಯೇಕ ದಾಸ್ತಾನು ರಚಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.

3.6.7. ಪ್ರತಿ ಪ್ರಕರಣದ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ, ಪ್ರಮಾಣೀಕರಿಸುವ ಹಾಳೆಯ ಖಾಲಿ ರೂಪವನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಪ್ರಕರಣದ ಆರಂಭದಲ್ಲಿ (ವಿಶೇಷವಾಗಿ ಅಮೂಲ್ಯವಾದ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ದಾಖಲಿಸಲು) - ಪ್ರಕರಣದ ದಾಖಲೆಗಳ ಆಂತರಿಕ ದಾಸ್ತಾನುಗಾಗಿ ಒಂದು ರೂಪ. 3.6.8.

ಆಂತರಿಕ ಆರ್ಕೈವ್ನಲ್ಲಿ ವಜಾಗೊಳಿಸಿದ ವ್ಯಕ್ತಿಗಳ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್ಗಳ ನೋಂದಣಿ

ಪ್ರಕರಣದ ಪ್ರಮಾಣೀಕರಣ ಶೀಟ್ ಅನ್ನು ನಿಗದಿತ ರೂಪದಲ್ಲಿ ರಚಿಸಲಾಗಿದೆ (ಅನುಬಂಧ 9), ಇದು ಸಂಖ್ಯೆಗಳಲ್ಲಿ ಮತ್ತು ಪದಗಳಲ್ಲಿ ಪ್ರಕರಣದ ಸಂಖ್ಯೆಯ ಹಾಳೆಗಳ ಸಂಖ್ಯೆ, ಆಂತರಿಕ ದಾಸ್ತಾನುಗಳ ಹಾಳೆಗಳ ಸಂಖ್ಯೆ, ಕೇಸ್ ಸಂಖ್ಯೆಗಳ ಸಂಖ್ಯೆಯ ನಿಶ್ಚಿತಗಳನ್ನು ನಿರ್ದಿಷ್ಟಪಡಿಸುತ್ತದೆ (ಅಕ್ಷರಗಳಿರುವ ಕೇಸ್ ಸಂಖ್ಯೆಗಳು, ಕಾಣೆಯಾದ ಸಂಖ್ಯೆಗಳು, ಅಂಟಿಸಿದ ಛಾಯಾಚಿತ್ರಗಳೊಂದಿಗೆ ಹಾಳೆಗಳ ಸಂಖ್ಯೆಗಳು, ಸಂಖ್ಯೆಗಳು ದೊಡ್ಡ-ಸ್ವರೂಪದ ಹಾಳೆಗಳು, ಲಗತ್ತುಗಳೊಂದಿಗೆ ಲಕೋಟೆಗಳು ಮತ್ತು ಅವುಗಳಲ್ಲಿ ಸುತ್ತುವರಿದ ಹಾಳೆಗಳ ಸಂಖ್ಯೆ), ಮತ್ತು ಕರಪತ್ರಗಳ ಮುದ್ರಿತ ಪ್ರತಿಗಳ ಫೈಲ್‌ನಲ್ಲಿ ಇರುವಿಕೆಯನ್ನು ಸಹ ಸೂಚಿಸುತ್ತದೆ ಫೈಲ್‌ನಲ್ಲಿನ ಸಾಮಾನ್ಯ ಒಟ್ಟು ಸಂಖ್ಯೆಯಲ್ಲಿ ಅವುಗಳನ್ನು ಗುರುತಿಸದಿದ್ದರೆ ಅವುಗಳಲ್ಲಿನ ಹಾಳೆಗಳ ಸಂಖ್ಯೆ. ಪ್ರಕರಣವನ್ನು ಪ್ರಮಾಣೀಕರಿಸುವ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅದರ ಕಂಪೈಲರ್ನಿಂದ ಸಹಿ ಮಾಡಲ್ಪಟ್ಟಿದೆ.

ಪ್ರಕರಣದ ಸಂಯೋಜನೆ ಮತ್ತು ಸ್ಥಿತಿಯಲ್ಲಿನ ಎಲ್ಲಾ ನಂತರದ ಬದಲಾವಣೆಗಳು (ಹಾನಿ, ಮೂಲ ದಾಖಲೆಗಳ ಬದಲಿ) ಸಂಬಂಧಿತ ಕಾಯ್ದೆಯನ್ನು ಉಲ್ಲೇಖಿಸಿ ಪ್ರಮಾಣೀಕರಣ ಹಾಳೆಯಲ್ಲಿ ಗುರುತಿಸಲಾಗಿದೆ. ಪ್ರಕರಣದ ಕವರ್ ಅಥವಾ ಕೊನೆಯ ದಾಖಲೆಯ ಖಾಲಿ ಹಿಂಭಾಗದಲ್ಲಿ ಪ್ರಮಾಣೀಕರಣ ಹಾಳೆಯನ್ನು ಇರಿಸಲು ಇದನ್ನು ನಿಷೇಧಿಸಲಾಗಿದೆ.

ಪ್ರಕರಣಗಳ ರಚನೆ ಮತ್ತು ನೌಕರನ ವಜಾಗೊಳಿಸುವವರೆಗೂ ಅದನ್ನು ನಡೆಸಬೇಕು. ನಂತರ ಅದನ್ನು ಶೇಖರಣೆಗಾಗಿ ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಈ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಅನ್ನು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಸಮಯದವರೆಗೆ ನಾಶಪಡಿಸಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ.

ಅಗತ್ಯವಿದೆಯೇ ಅಥವಾ ಐಚ್ಛಿಕವೇ? ನೌಕರರನ್ನು ಮುನ್ನಡೆಸುವುದು ಅನಿವಾರ್ಯವಲ್ಲ ಎಂದು ಈಗಾಗಲೇ ಹೇಳಲಾಗಿದೆ. ಆದರೆ ಯಾವುದೇ ಸ್ವಾಭಿಮಾನಿ ಉದ್ಯಮವು ಈ ರೀತಿಯ ದಾಖಲಾತಿಯನ್ನು ಹೊಂದಿದೆ. ದಸ್ತಾವೇಜನ್ನು ರಚಿಸುವುದು ಯಾವಾಗ ಮತ್ತು ಅದು ಯಾವಾಗ ಅಲ್ಲ? ಈ ಸಮಸ್ಯೆಯ ನಿಯಮಗಳನ್ನು ಕಾನೂನಿನಿಂದ ಎಲ್ಲಿಯೂ ಸೂಚಿಸಲಾಗಿಲ್ಲ. ಉದ್ಯೋಗಿಯ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುವುದು ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್ ಮತ್ತು ನೌಕರನ ದಾಖಲೆಗಳ ಕವರ್ ಅನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ, ಇದು ಉದ್ಯೋಗಿ ಮತ್ತು ಅವರ ಕೆಲಸದ ಚಟುವಟಿಕೆಯ ಬಗ್ಗೆ ಸಮಗ್ರ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ (ನಾವು ವಿದ್ಯಾರ್ಥಿಯ ಬಗ್ಗೆ ಮಾತನಾಡುತ್ತಿದ್ದರೆ, ನಂತರ ಅವರ ತರಬೇತಿಯ ಬಗ್ಗೆ ಮಾಹಿತಿ). ವ್ಯವಸ್ಥಾಪಕರು ಮತ್ತು ಅವರ ನಿಯೋಗಿಗಳು; ಪ್ರಮುಖ ತಜ್ಞರು; ಆರ್ಥಿಕವಾಗಿ ಜವಾಬ್ದಾರಿಯುತ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳು (ಕ್ಯಾಷಿಯರ್ಗಳು, ಸ್ಟೋರ್ಕೀಪರ್ಗಳು, ಇತ್ಯಾದಿ); ಬಡ್ತಿಯ ನಿರೀಕ್ಷೆಯೊಂದಿಗೆ ನೌಕರರು, ಇತ್ಯಾದಿ.

ಸೂಚನೆಗಳು

ರಾಜೀನಾಮೆ ನೀಡಿದ ಉದ್ಯೋಗಿಯ ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಲು, ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಹಿಮ್ಮುಖ ಕಾಲಾನುಕ್ರಮದಲ್ಲಿ ಜೋಡಿಸಿ. ಇದರರ್ಥ ನೀವು ನೇಮಕಗೊಂಡಾಗ, ನೀವು ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ಕಂಪೈಲ್ ಮಾಡಿದ್ದೀರಿ, ಅದರ ಮೊದಲ ಪುಟವು ಉದ್ಯೋಗಕ್ಕಾಗಿ ಅರ್ಜಿಯಾಗಿದೆ. ಪ್ರಕರಣವನ್ನು ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸುವಾಗ, ಮೊದಲ ಹಾಳೆಯು ರಾಜೀನಾಮೆ ಪತ್ರವಾಗಿರುತ್ತದೆ.

ನೌಕರನ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸುವಾಗ, ಅದೇ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಸಲ್ಲಿಸಿದ ದಾಖಲೆಗಳ ದಾಸ್ತಾನು ಮಾಡಿ. ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಲು ನಿಮ್ಮ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್‌ನಲ್ಲಿ ಲಭ್ಯವಿರುವ ಎಲ್ಲಾ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಫೈಲ್ ಮಾಡಿ: ಅರ್ಜಿ ನಮೂನೆ ಅಥವಾ ಪುನರಾರಂಭ, ಶೈಕ್ಷಣಿಕ ದಾಖಲೆಗಳ ಪ್ರತಿಗಳು, ಉದ್ಯೋಗಕ್ಕಾಗಿ ಆದೇಶಗಳ ಪ್ರತಿಗಳು, ವಜಾ ಮತ್ತು ನೌಕರನ ಕೆಲಸದ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ನೀಡಲಾದ ಇತರ ಆದೇಶಗಳು. ಇವುಗಳು ಸಂಬಳವನ್ನು ಹೆಚ್ಚಿಸುವ ಅಥವಾ ಕಡಿಮೆ ಮಾಡುವ ಆದೇಶಗಳಾಗಿರಬಹುದು, ವರ್ಗಾವಣೆಗಳು, ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಕರ್ತವ್ಯಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುವುದು ಇತ್ಯಾದಿ. ಉದ್ಯೋಗಿ ನಿಮ್ಮ ಸಂಸ್ಥೆಗೆ ಪ್ರಸ್ತುತಪಡಿಸಿದ ಎಲ್ಲಾ ಪ್ರಮಾಣಪತ್ರಗಳನ್ನು ಸಹ ಲಗತ್ತಿಸಿ, ಉದ್ಯೋಗ ಒಪ್ಪಂದದ ನಕಲು, ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಒಪ್ಪಂದಗಳು, ನೌಕರನ ಕೆಲಸಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ನಿಯಮಗಳು.

ಬೈಂಡರ್ನೊಂದಿಗೆ ಫೋಲ್ಡರ್ನಲ್ಲಿ ಕೇಸ್ ಅನ್ನು ಫೈಲ್ ಮಾಡಿ, ಮೇಲಿನ ಬಲ ಮೂಲೆಯಲ್ಲಿರುವ ಎಲ್ಲಾ ಹಾಳೆಗಳನ್ನು ಸಂಖ್ಯೆ ಮಾಡಿ. ಇದನ್ನು ಸರಳ ಪೆನ್ಸಿಲ್ನೊಂದಿಗೆ ಮಾಡಬೇಕು. ಮೇಲ್ಭಾಗದಲ್ಲಿ ದಾಸ್ತಾನು ಮಾಡಿ, ಫೋಲ್ಡರ್‌ಗೆ ಸಹಿ ಮಾಡಿ, ಉದ್ಯೋಗಿಯ ಕೊನೆಯ ಹೆಸರಿನ ಆರಂಭಿಕ ಅಕ್ಷರದ ಪ್ರಕಾರ ಅಕ್ಷರದ ಕೋಡ್ ಅನ್ನು ಹಾಕಿ, ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಕಂಪನಿಯಿಂದ ವಜಾಗೊಳಿಸಿದ ವರ್ಷದಲ್ಲಿ ಹೆಚ್ಚಿನ ಸಂಖ್ಯೆಯಲ್ಲಿ ಫೋಲ್ಡರ್ ಅನ್ನು ಬಂಧಿಸಿ.

ಒಬ್ಬ ಉದ್ಯೋಗಿ ಅಥವಾ ಅದೇ ವರ್ಷದಲ್ಲಿ ತ್ಯಜಿಸಿದ ಹಲವಾರು ವಜಾಗೊಳಿಸುವ ವರ್ಷವನ್ನು ನೀವು ದಾಖಲಿಸಬಹುದು. ನೀವು ಹಲವಾರು ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಇಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುತ್ತಿದ್ದರೆ, ಎಲ್ಲಾ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್ ಫೋಲ್ಡರ್‌ಗಳನ್ನು ಒಂದು ಸಾಮಾನ್ಯ ಫೋಲ್ಡರ್‌ನಲ್ಲಿ ಇರಿಸಿ ಮತ್ತು ವಜಾಗೊಳಿಸಿದ ವರ್ಷವನ್ನು ಬೈಂಡಿಂಗ್‌ನಲ್ಲಿ ಸಹಿ ಮಾಡಿ. ನೀವು ಒಂದು ಫೋಲ್ಡರ್‌ನಲ್ಲಿ ಗರಿಷ್ಠ 250 ಶೀಟ್‌ಗಳನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸಬಹುದು. ಪ್ರತಿ ಸಂಕೀರ್ಣ ಪ್ರಕರಣವನ್ನು ವಜಾಗೊಳಿಸಿದ ವರ್ಷದಿಂದ ಮಾತ್ರವಲ್ಲದೆ ಕೊನೆಯ ಹೆಸರಿನಿಂದಲೂ ವರ್ಣಮಾಲೆಯಂತೆ ರೂಪಿಸಿ.

ಎಲ್ಲಾ ಪ್ರಕರಣಗಳನ್ನು ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸುವಾಗ, ವಿತರಣಾ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಮಾಡಿ. ಮೊದಲ ಕಾಲಮ್‌ನಲ್ಲಿ, ಪ್ರಕರಣಗಳ ಸರಣಿ ಸಂಖ್ಯೆಗಳನ್ನು ಸೂಚಿಸಿ, ಎರಡನೆಯದರಲ್ಲಿ, ನಾಮಕರಣದ ಮೂಲಕ ಎಲ್ಲಾ ಪ್ರಕರಣಗಳ ಸೂಚ್ಯಂಕಗಳು. ಮೂರನೇ ಕಾಲಮ್ ಅನ್ನು ಶೀರ್ಷಿಕೆಗಳ ಹೆಸರಿನಿಂದ ತುಂಬಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ನಾಲ್ಕನೇ - ದಿನಾಂಕಗಳ ಮೂಲಕ, ಐದನೇ - ಹಾಳೆಗಳ ಸಂಖ್ಯೆಯಿಂದ, ಆರನೇ - ಶೆಲ್ಫ್ ಜೀವನದಿಂದ, ಟಿಪ್ಪಣಿಗಳು ಅಥವಾ ಸೇರ್ಪಡೆಗಳಿದ್ದರೆ ನೀವು ಏಳನೇ ಕಾಲಮ್ ಅನ್ನು ಭರ್ತಿ ಮಾಡಬಹುದು.

ಸೂಚನೆ

ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್ಗಳನ್ನು ರಶೀದಿಯ ದಿನಾಂಕದಿಂದ 75 ವರ್ಷಗಳವರೆಗೆ ಆರ್ಕೈವ್ನಲ್ಲಿ ಇರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಅಗತ್ಯವಿದ್ದರೆ, ಪಿಂಚಣಿ ನೋಂದಣಿ, ಸೇವೆಯ ಉದ್ದದ ದೃಢೀಕರಣ ಅಥವಾ ಇತರ ಮಾಹಿತಿಗಾಗಿ ಅವರಿಂದ ಪ್ರಮಾಣಪತ್ರಗಳನ್ನು ನೀಡಲಾಗುತ್ತದೆ, ಆದರೆ ವೈಯಕ್ತಿಕವಾಗಿ ರಾಜೀನಾಮೆ ನೀಡಿದ ಉದ್ಯೋಗಿಗೆ ಅಥವಾ ನ್ಯಾಯಾಲಯದ ಆದೇಶದ ಮೂಲಕ ಮಾತ್ರ.

ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸುವುದು ಮತ್ತು ಸಲ್ಲಿಸುವುದು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವಿನ ಅವಿಭಾಜ್ಯ ಭಾಗವಾಗಿದೆ. ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ರಚಿಸಿದ ಕ್ಷಣದಿಂದ ಸಂಸ್ಥೆಯಲ್ಲಿ ಅವರ ನೋಂದಣಿ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಕ್ಯಾಲೆಂಡರ್ ವರ್ಷ ಅಥವಾ ಶೇಖರಣಾ ಅವಧಿಯ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ವರ್ಗಾವಣೆಯೊಂದಿಗೆ ಕೊನೆಗೊಳ್ಳುತ್ತದೆ. ಕೆಲವು ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ, ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಒಂದು ವರ್ಷಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚು ಕಾಲ ಇರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಉದಾಹರಣೆಗೆ, ಸಿಬ್ಬಂದಿ ದಾಖಲೆಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ದಾಖಲೆಗಳು ಇವುಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿವೆ.

ಸೂಚನೆಗಳು

ಆರ್ಕೈವ್ನಲ್ಲಿನ ಫೈಲ್ಗಳ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಯು ಸಮಯ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುವುದಿಲ್ಲ ಎಂದು ಖಚಿತಪಡಿಸಿಕೊಳ್ಳಲು, ಪ್ರಸ್ತುತ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹರಿವಿನ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ನೀವು ಅವರ ನೋಂದಣಿಯನ್ನು ಅನುಸರಿಸಬೇಕು. ಶಾಶ್ವತ ಅಥವಾ ತಾತ್ಕಾಲಿಕ ಸಂಗ್ರಹಣೆಗಾಗಿ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸುವಾಗ, ನೀವು ದಾಖಲೆಗಳು, ಸಂಖ್ಯೆ ಹಾಳೆಗಳು, ಅಂತಿಮ ಶಾಸನವನ್ನು ಬೈಂಡ್ ಮಾಡಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ, ಇದನ್ನು ಕೆಲಸದ ಸೂಚನೆಗಳಲ್ಲಿ ಒದಗಿಸಿದ್ದರೆ ಮತ್ತು ಆಂತರಿಕ ದಾಸ್ತಾನುಗಳನ್ನು ಸಹ ರಚಿಸಬೇಕು.

ಈ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ, ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ಸಲ್ಲಿಸಿದ ಫೈಲ್‌ನ ಶೀರ್ಷಿಕೆ ಪುಟದಲ್ಲಿ, ಸಂಸ್ಥೆ ಅಥವಾ ಉದ್ಯಮದ ಹೆಸರು, ಫೈಲ್‌ಗಳ ನಾಮಕರಣಕ್ಕೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿ ಸೂಚ್ಯಂಕವನ್ನು ಸೂಚಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಪ್ರಕರಣವನ್ನು ತೆರೆಯುವ ಮತ್ತು ಮುಚ್ಚುವ ದಿನಾಂಕ, ಹಾಗೆಯೇ ಶೇಖರಣಾ ಅವಧಿಯನ್ನು ಗುರುತಿಸಲಾಗಿದೆ.

ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ಸಲ್ಲಿಸಬೇಕಾದ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಹಾರ್ಡ್ ಕವರ್‌ನೊಂದಿಗೆ ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಫೋಲ್ಡರ್‌ನಲ್ಲಿ ಸಲ್ಲಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಒಂದು ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ವಿಶೇಷ ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಹೊಂದಿದ್ದರೆ, ಅದನ್ನು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಬಂಧಿಸಲಾಗುವುದಿಲ್ಲ, ಆದರೆ ಫೈಲ್ ಅಥವಾ ಲಕೋಟೆಯಲ್ಲಿ ಇರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಪ್ರಕರಣಕ್ಕೆ ಲಗತ್ತಿಸಲಾಗಿದೆ. ಬೌಂಡ್ ಮತ್ತು ಸಂಖ್ಯೆಯ ಫೈಲ್ನ ಕೊನೆಯಲ್ಲಿ, ಪ್ರಮಾಣೀಕರಣ ಹಾಳೆಯನ್ನು ಇರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ ಮತ್ತು ಆರಂಭದಲ್ಲಿ - ಆಂತರಿಕ ದಾಸ್ತಾನು. ಈ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ, ಪ್ರಕರಣದ ದಪ್ಪವು 40 ಮಿಮೀ ಮೀರಬಾರದು, ಮತ್ತು ಹಾಳೆಗಳ ಸಂಖ್ಯೆ 250 ಕ್ಕಿಂತ ಹೆಚ್ಚು ಇರಬಾರದು.

ಆರ್ಕೈವ್‌ನಲ್ಲಿ ಶಾಶ್ವತವಾಗಿ ಮತ್ತು ತಾತ್ಕಾಲಿಕವಾಗಿ ಸಂಗ್ರಹಿಸಲಾದ ಪ್ರಕರಣಗಳಿಗೆ, ಆದರೆ ಕನಿಷ್ಠ 10 ವರ್ಷಗಳವರೆಗೆ, ಪ್ರಕರಣಗಳನ್ನು ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಲು ದಾಸ್ತಾನು ರಚಿಸಲಾಗಿದೆ. ಅದೇ ಸಮಯದಲ್ಲಿ, ಸಿಬ್ಬಂದಿ ದಾಖಲೆಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ದಾಖಲೆಗಳಿಗಾಗಿ ಪ್ರತ್ಯೇಕ ದಾಸ್ತಾನು ರಚಿಸಲಾಗಿದೆ. ಪ್ರಕರಣಗಳ ಹೆಸರುಗಳನ್ನು ಅದರಲ್ಲಿ ನಮೂದಿಸಲಾಗಿದೆ, ಪ್ರತಿಯೊಂದಕ್ಕೂ ಸರಣಿ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ನಿಗದಿಪಡಿಸಲಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ನಾಮಕರಣ ಕೋಡ್ ಅನ್ನು ಸಹ ಸೂಚಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಸಂಸ್ಥೆಯ ಆರ್ಕೈವ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಫೈಲ್‌ಗಳು ಉಳಿದಿದ್ದರೆ ದಾಸ್ತಾನುಗಳನ್ನು ನಕಲಿನಲ್ಲಿ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ಪ್ರಕರಣಗಳನ್ನು ರಾಜ್ಯ ಆರ್ಕೈವ್ಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಬೇಕಾದರೆ, ನಾಲ್ಕು ಪ್ರತಿಗಳು ಇರಬೇಕು.

10 ವರ್ಷಗಳಿಗಿಂತ ಕಡಿಮೆ ಅವಧಿಗೆ ಪೂರ್ಣಗೊಂಡ ನಂತರ ಸಂಗ್ರಹಣೆಗೆ ಒಳಪಟ್ಟಿರುವ ಪ್ರಕರಣಗಳನ್ನು ಸಂಸ್ಥೆಯ ನಿರ್ವಹಣೆಯ ವಿವೇಚನೆಯಿಂದ ಆರ್ಕೈವ್ ಮಾಡಬಹುದು. ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸುವ ಅಗತ್ಯವು ಆರ್ಕೈವ್‌ನ ಕೆಲಸದ ಹೊರೆ, ಹಳೆಯ ದಾಖಲೆಗಳಿಗೆ ಪ್ರವೇಶದ ಆವರ್ತನ ಇತ್ಯಾದಿಗಳನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿರುತ್ತದೆ.

ಮೂಲಗಳು:

• ನೋಂದಣಿಗಾಗಿ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಹೇಗೆ ಸಲ್ಲಿಸುವುದು

ಆರ್ಕೈವಲ್ ಕೆಲಸದ ಒಂದು ದೊಡ್ಡ ಮತ್ತು ಪ್ರತ್ಯೇಕ ಪ್ರದೇಶವನ್ನು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ತಲುಪಿಸಲು ದಾಖಲೆಗಳ ತಯಾರಿಕೆಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಸಮಸ್ಯೆಗಳೆಂದು ಪರಿಗಣಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಅದಕ್ಕಾಗಿಯೇ ಅವರು ಗಂಭೀರ ಗಮನಕ್ಕೆ ಅರ್ಹರಾಗಿದ್ದಾರೆ, ಏಕೆಂದರೆ ದಾಖಲೆಗಳೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡುವ ಈ ಹಂತದಲ್ಲಿ, ವಿವಿಧ ಕ್ರಮಶಾಸ್ತ್ರೀಯ ಮತ್ತು ಪ್ರಾಯೋಗಿಕ ದೋಷಗಳನ್ನು ಹೆಚ್ಚಾಗಿ ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ, ಇದು ಭವಿಷ್ಯದಲ್ಲಿ ಆರ್ಕೈವ್ನ ಕೆಲಸದಲ್ಲಿ ಋಣಾತ್ಮಕ ಪರಿಣಾಮಗಳನ್ನು ಉಂಟುಮಾಡಬಹುದು.

ಸೂಚನೆಗಳು

ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಪೇಪರ್‌ಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಂತೆ ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ದಾಖಲೆಗಳ ವರ್ಗಾವಣೆಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಎಲ್ಲಾ ಕೆಲಸಗಳನ್ನು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಈ ಕೆಳಗಿನ ಹಂತಗಳಾಗಿ ವಿಂಗಡಿಸಲಾಗಿದೆ: - ಮೊದಲನೆಯದಾಗಿ, ಪ್ರಸ್ತುತ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗಳಲ್ಲಿ ಮತ್ತು ಅದರ ಪೂರ್ಣಗೊಂಡ ನಂತರ ದಾಖಲೆಗಳ ರಚನೆಯನ್ನು ಕೈಗೊಳ್ಳುವುದು ಅವಶ್ಯಕ;
- ಪ್ರಕರಣಗಳ ರಚನೆಯ ನಂತರ, ಎಲ್ಲಾ ಸ್ಥಾಪಿತ ನಿಯಮಗಳಿಗೆ ಅನುಗುಣವಾಗಿ ಅವುಗಳನ್ನು ಔಪಚಾರಿಕಗೊಳಿಸಬೇಕು;
- ನಂತರ ಮೌಲ್ಯದ ಪರೀಕ್ಷೆಯನ್ನು ನಡೆಸಿ ಮತ್ತು ಆರ್ಕೈವಲ್ ಶೇಖರಣೆಗಾಗಿ ತಯಾರಿ;
- ಸಂಸ್ಥೆಯ ಆರ್ಕೈವ್‌ಗಳಿಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಲಾದ ಎಲ್ಲಾ ದಾಖಲೆಗಳ ದಾಸ್ತಾನು ಮಾಡಿ;
- ಕೊನೆಯ ಹಂತದಲ್ಲಿ, ಅಧಿಕೃತವಾದವುಗಳನ್ನು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಿ.

ಮೊದಲಿಗೆ, ಕೆಲವು ಸಂಕೀರ್ಣಗಳಲ್ಲಿ, ಅಂದರೆ ಫೈಲ್ಗಳಲ್ಲಿ ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ದಾಖಲೆಗಳ ಸರಿಯಾದ ರಚನೆಯನ್ನು ನೀವು ಕೈಗೊಳ್ಳಬೇಕು. ಕಂಪನಿಯ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳು ಮತ್ತು ಸಿಬ್ಬಂದಿಗಳ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳ ವಿವಿಧ ಅಂಶಗಳ ಆದೇಶಗಳಂತಹ ಅಧಿಕೃತ ದಾಖಲೆಗಳು, ಅವುಗಳ ಸಂಗ್ರಹಣೆಗಾಗಿ ವಿಭಿನ್ನ ಸಮಯದ ಚೌಕಟ್ಟುಗಳನ್ನು ನಿಗದಿಪಡಿಸಲಾಗಿದೆ, ವಿಶೇಷ ಫೋಲ್ಡರ್ಗಳಲ್ಲಿ ರಚಿಸಬೇಕು. ಈ ಹಂತವು ಅವಶ್ಯಕವಾಗಿದೆ ಏಕೆಂದರೆ ಸಿಬ್ಬಂದಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಕೆಲವು ಆದೇಶಗಳು ಕೆಲಸದ ಸ್ಥಳದ ಮೇಲೆ ಪರಿಣಾಮ ಬೀರುವ ನೈಜ ಸಮಸ್ಯೆಗಳಿಗೆ ಪ್ರತ್ಯೇಕವಾಗಿ ಮೀಸಲಾಗಿವೆ, ಜೊತೆಗೆ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳು ಮತ್ತು ಕೆಲಸದ ಸ್ಥಾನದೊಳಗಿನ ಚಲನೆ. ಈ ರೀತಿಯ ಕಾಗದವನ್ನು ಕನಿಷ್ಠ ಎಪ್ಪತ್ತೈದು ವರ್ಷಗಳವರೆಗೆ ಎಂಟರ್‌ಪ್ರೈಸ್‌ನ ಆರ್ಕೈವ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಸಂಗ್ರಹಿಸಬೇಕು. ಅದೇ ಸಮಯದಲ್ಲಿ, ಕಂಪನಿಯ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ಚಟುವಟಿಕೆಗಳ ವೈಯಕ್ತಿಕ, ಕಾರ್ಯಾಚರಣೆಯ ಸಮಸ್ಯೆಗಳಿಗೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಆದೇಶಗಳ ದೊಡ್ಡ ಭಾಗ: ವ್ಯಾಪಾರ ಪ್ರವಾಸಗಳಲ್ಲಿ ಆದೇಶಗಳು, ಕರ್ತವ್ಯದಲ್ಲಿ, ಇತ್ಯಾದಿ. ಅಂತಹ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಐದು ವರ್ಷಗಳವರೆಗೆ ಇಡಬೇಕು. ಹುಡುಕಾಟವನ್ನು ಬಳಸುವ ಅನುಕೂಲಕ್ಕಾಗಿ ಮತ್ತು ವಿವಿಧ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಕೆಲಸವನ್ನು ಸುಲಭಗೊಳಿಸಲು, ನೀವು ಐದು ವರ್ಷಗಳ ಅವಧಿಗೆ ಮತ್ತು ಎಪ್ಪತ್ತೈದು ವರ್ಷಗಳ ಅವಧಿಗೆ ಪೇಪರ್ಗಳನ್ನು ರಚಿಸಬೇಕು.

ಎಂಟರ್‌ಪ್ರೈಸ್ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಖಾತೆಗಳನ್ನು ಮತ್ತು ಎಲ್ಲಾ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ವೇತನ ಡೇಟಾವನ್ನು ಕಟ್ಟುನಿಟ್ಟಾಗಿ ವರ್ಣಮಾಲೆಯ ಕ್ರಮದಲ್ಲಿ ರಚಿಸುವುದು ಅವಶ್ಯಕ. ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೋಲ್ಡರ್‌ಗಳಲ್ಲಿನ ಎಲ್ಲಾ ಪೇಪರ್‌ಗಳನ್ನು ಅವರ ರಶೀದಿಯ ದಿನಾಂಕದಿಂದ ಕಾಲಾನುಕ್ರಮದಲ್ಲಿ ಮಾತ್ರ ಇರಿಸಬೇಕು. ಫೋಲ್ಡರ್‌ನಲ್ಲಿರುವ ಎಲ್ಲಾ ಪೇಪರ್‌ಗಳಿಗೆ ಆರ್ಕೈವಲ್ ದಾಸ್ತಾನು ರಚಿಸುವುದು ಸಹ ಅಗತ್ಯವಾಗಿದೆ, ಅದು ಅಂತಹ ವಿವರಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿದೆ: - ಕಾಗದದ ಹೆಸರು;
- ದಾಸ್ತಾನು ಒಳಗೊಂಡಿರುವ ಕಾಗದದ ಸರಣಿ ಸಂಖ್ಯೆ;
- ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನಲ್ಲಿ ಹಾಳೆಗಳ ಸಂಖ್ಯೆ;
- ದಿನಾಂಕ ಮತ್ತು ದಾಖಲೆ ಸಂಖ್ಯೆ (ಅಗತ್ಯವಿದ್ದರೆ);
- ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್‌ನಲ್ಲಿ ಸೇರಿಸಲಾದ ಪೇಪರ್‌ಗಳ ಹಾಳೆಗಳ ಸಂಖ್ಯೆಯ ಅಂತಿಮ ದಾಖಲೆ;
- ಸೂಚನೆ.

ವಿಷಯದ ಕುರಿತು ವೀಡಿಯೊ

ಪ್ರೋಗ್ರಾಂಗಳು, ಫೋಲ್ಡರ್‌ಗಳು ಮತ್ತು ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಸಂಕುಚಿತಗೊಳಿಸುವುದರಿಂದ ಡೇಟಾವನ್ನು ಕಳೆದುಕೊಳ್ಳದೆ ಅವುಗಳ ಗಾತ್ರವನ್ನು ಕಡಿಮೆ ಮಾಡಲು ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತದೆ, ಆದ್ದರಿಂದ ಸಂಕುಚಿತ ಫೈಲ್‌ಗಳು ಮತ್ತು ಫೋಲ್ಡರ್‌ಗಳು ಸ್ಥಳೀಯ ಮತ್ತು ತೆಗೆಯಬಹುದಾದ ಡ್ರೈವ್‌ಗಳಲ್ಲಿ ಕಡಿಮೆ ಜಾಗವನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳುತ್ತವೆ. ಆರ್ಕೈವರ್ ಪ್ರೋಗ್ರಾಂ ಬಳಸಿ ಇದನ್ನು ಮಾಡಲಾಗುತ್ತದೆ. ಮೊದಲಿನಿಂದ ಆರ್ಕೈವ್ ರಚಿಸಲು, ನಿಮಗೆ ಸೂಕ್ತವಾದ ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್ ಅಗತ್ಯವಿದೆ.

ನಿಮಗೆ ಅಗತ್ಯವಿರುತ್ತದೆ

• - ಆರ್ಕೈವರ್

ಸೂಚನೆಗಳು

ನಿಮ್ಮ ಕಂಪ್ಯೂಟರ್‌ನಲ್ಲಿ ಆರ್ಕೈವರ್ ಅನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸಿ. ಇಂದು, WinRar ಮತ್ತು 7-Zip ಕಾರ್ಯಕ್ರಮಗಳನ್ನು ಆರ್ಕೈವ್ಗಳನ್ನು ರಚಿಸಲು ಪ್ರಬಲ ಸಾಧನವೆಂದು ಪರಿಗಣಿಸಲಾಗಿದೆ. ಈ ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್‌ಗಳನ್ನು ಸ್ವಯಂಚಾಲಿತವಾಗಿ ಸ್ಥಾಪಿಸಲಾಗಿದೆ. .exe ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ರನ್ ಮಾಡಿ ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಹಾರ್ಡ್ ಡ್ರೈವಿನಲ್ಲಿ ಅಪ್ಲಿಕೇಶನ್ ಅನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸಲು ಅನುಸ್ಥಾಪಕದ ಸೂಚನೆಗಳನ್ನು ಅನುಸರಿಸಿ.

ನೀವು ಆರ್ಕೈವ್ ಮಾಡಲು ಬಯಸುವ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಆಯ್ಕೆಮಾಡಿ. ಅವುಗಳನ್ನು ಆಯ್ಕೆಮಾಡಿ ಮತ್ತು ಆಯ್ದ ಫೈಲ್‌ಗಳ ಗುಂಪಿನಲ್ಲಿರುವ ಯಾವುದೇ ಐಕಾನ್ ಮೇಲೆ ಬಲ ಕ್ಲಿಕ್ ಮಾಡಿ. ಡ್ರಾಪ್-ಡೌನ್ ಮೆನುವಿನಿಂದ, ಎಡ-ಕ್ಲಿಕ್ ಮಾಡುವ ಮೂಲಕ "ಆರ್ಕೈವ್ಗೆ ಸೇರಿಸು" ಆಜ್ಞೆಯನ್ನು ಆಯ್ಕೆ ಮಾಡಿ - ಹೊಸ ಸಂವಾದ ಪೆಟ್ಟಿಗೆ ತೆರೆಯುತ್ತದೆ ಇದರಲ್ಲಿ ನೀವು ಕೆಲವು ನಿಯತಾಂಕಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿಸಬೇಕಾಗುತ್ತದೆ.

"ಸಾಮಾನ್ಯ" ಟ್ಯಾಬ್ನಲ್ಲಿ, ಖಾಲಿ "ಆರ್ಕೈವ್ ಹೆಸರು" ಕ್ಷೇತ್ರದಲ್ಲಿ ಅದರ ಭವಿಷ್ಯದ ಹೆಸರನ್ನು ನಮೂದಿಸಿ, ಆರ್ಕೈವ್ ಸ್ವರೂಪವನ್ನು ಆಯ್ಕೆಮಾಡಿ - ZIP ಅಥವಾ RAR. ಕೆಲವು ಆಪರೇಟಿಂಗ್ ಸಿಸ್ಟಂಗಳು .rar ಫಾರ್ಮ್ಯಾಟ್ ಅನ್ನು ಓದಲು ಕಷ್ಟಪಡುತ್ತವೆ, ಆದ್ದರಿಂದ ನೀವು ಆರ್ಕೈವ್ ಅನ್ನು ಇನ್ನೊಬ್ಬ ಬಳಕೆದಾರರಿಗೆ ಕಳುಹಿಸಲು ಹೋದರೆ ಮತ್ತು ಅವರು ಅದನ್ನು ತೆರೆಯಲು ಸಾಧ್ಯವಾಗುತ್ತದೆಯೇ ಎಂದು ಖಚಿತವಾಗಿರದಿದ್ದರೆ, .zip ಸ್ವರೂಪವನ್ನು ಆಯ್ಕೆ ಮಾಡುವುದು ಉತ್ತಮ. "ಸಂಕುಚನ ವಿಧಾನ" ಕ್ಷೇತ್ರದಲ್ಲಿ, ಬಯಸಿದ ಮೌಲ್ಯವನ್ನು ಹೊಂದಿಸಲು ಡ್ರಾಪ್-ಡೌನ್ ಪಟ್ಟಿಯನ್ನು ಬಳಸಿ.

ನಿಯಮಿತ ಆರ್ಕೈವ್ ರಚಿಸಲು, ಈ ಸೆಟ್ಟಿಂಗ್‌ಗಳು ಸಾಕಾಗುತ್ತದೆ. ಸರಿ ಬಟನ್ ಕ್ಲಿಕ್ ಮಾಡಿ ಮತ್ತು ನೀವು ಆಯ್ಕೆ ಮಾಡಿದ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಆರ್ಕೈವ್‌ನಲ್ಲಿ ಪ್ಯಾಕ್ ಮಾಡುವವರೆಗೆ ಕಾಯಿರಿ. ನೀವು ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಸೆಟ್ಟಿಂಗ್‌ಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿಸಲು ಬಯಸಿದರೆ, ಸೂಕ್ತವಾದ ಟ್ಯಾಬ್‌ಗಳ ಮೂಲಕ ನ್ಯಾವಿಗೇಟ್ ಮಾಡಿ ಮತ್ತು ನಿಮಗೆ ಅಗತ್ಯವಿರುವ ಕ್ಷೇತ್ರಗಳಲ್ಲಿನ ಮೌಲ್ಯಗಳನ್ನು ಬದಲಾಯಿಸಿ.

ಈಗಾಗಲೇ ರಚಿಸಲಾದ ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ಸೇರಿಸಲು, ಕರ್ಸರ್ ಅನ್ನು ಸೇರಿಸಬೇಕಾದ ಫೈಲ್‌ಗೆ ಸರಿಸಿ. ಎಡ ಮೌಸ್ ಬಟನ್ ಅನ್ನು ಹಿಡಿದಿಟ್ಟುಕೊಳ್ಳುವಾಗ, ಅದನ್ನು ಆರ್ಕೈವ್ ಐಕಾನ್‌ಗೆ ಸರಿಸಿ. "+" ಚಿಹ್ನೆ ಕಾಣಿಸಿಕೊಂಡಾಗ, ಮೌಸ್ ಬಟನ್ ಅನ್ನು ಬಿಡುಗಡೆ ಮಾಡಿ. ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ಸೇರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಇನ್ನೊಂದು ರೀತಿಯಲ್ಲಿ: ಹೊಸದಾಗಿ ರಚಿಸಲಾದ ಆರ್ಕೈವ್ ಅನ್ನು ತೆರೆಯಿರಿ ಮತ್ತು ಅದರಲ್ಲಿ ಬಯಸಿದ ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ಅದೇ ರೀತಿಯಲ್ಲಿ ಇರಿಸಿ, ಸಿಸ್ಟಮ್ ವಿನಂತಿಗೆ ದೃಢವಾಗಿ ಉತ್ತರಿಸಿ.

ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಿದ ಆರ್ಕೈವ್‌ನಿಂದ ಅನಗತ್ಯ ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ಅಳಿಸಲು, ಆರ್ಕೈವ್ ಅನ್ನು ತೆರೆಯಿರಿ, ಅಳಿಸಬೇಕಾದ ಫೈಲ್ ಅನ್ನು ಆಯ್ಕೆ ಮಾಡಿ ಮತ್ತು ಅಳಿಸು ಕೀಲಿಯನ್ನು ಒತ್ತಿರಿ. ನಿಮ್ಮ ಆಯ್ಕೆಯನ್ನು ದೃಢೀಕರಿಸಿ. ಫೈಲ್ ಹೆಸರಿನ ಮೇಲೆ ರೈಟ್-ಕ್ಲಿಕ್ ಮಾಡುವ ಮೂಲಕ ಮತ್ತು ಡ್ರಾಪ್-ಡೌನ್ ಮೆನುವಿನಿಂದ "ಫೈಲ್ಗಳನ್ನು ಅಳಿಸಿ" ಆಯ್ಕೆ ಮಾಡುವ ಮೂಲಕ ಅದೇ ರೀತಿ ಮಾಡಬಹುದು. ಕ್ರಿಯೆಯನ್ನು ದೃಢೀಕರಿಸಿ ಮತ್ತು ಆರ್ಕೈವ್ ಅನ್ನು ಮುಚ್ಚಿ.

ವೈಯಕ್ತಿಕ ವಿಷಯಗಳು. ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್ಗಳಲ್ಲಿ, ಎಲ್ಲಾ ದಾಖಲೆಗಳು ತಮ್ಮ ರಶೀದಿಯ ಕಾಲಾನುಕ್ರಮದಲ್ಲಿ ಮಾತ್ರ ನೆಲೆಗೊಂಡಿವೆ. ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್‌ನಲ್ಲಿರುವ ಎಲ್ಲಾ ದಾಖಲೆಗಳಿಗಾಗಿ, ಆಂತರಿಕ ದಾಸ್ತಾನು ರಚಿಸಬೇಕು, ಅದು ಈ ಕೆಳಗಿನ ವಿವರಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿದೆ:

• ದಾಸ್ತಾನು ಒಳಗೊಂಡಿರುವ ದಾಖಲೆಯ ಸರಣಿ ಸಂಖ್ಯೆ;
• ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಸಂಖ್ಯೆ ಮತ್ತು ದಿನಾಂಕ (ಅಗತ್ಯವಿದ್ದರೆ);
• ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ ಶೀರ್ಷಿಕೆ;
• ಡಾಕ್ಯುಮೆಂಟ್ನಲ್ಲಿ ಹಾಳೆಗಳ ಸಂಖ್ಯೆ;
• ಸೂಚನೆ;
• ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್‌ನಲ್ಲಿನ ದಾಖಲೆಗಳ ಸಂಖ್ಯೆಯ ಅಂತಿಮ ದಾಖಲೆ.

ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್‌ನಲ್ಲಿ ದಾಖಲೆಗಳ ಜೋಡಣೆಯ ಅಂದಾಜು ಕ್ರಮವು ಈ ಕೆಳಗಿನಂತಿರುತ್ತದೆ: ಕೇಸ್ ದಾಖಲೆಗಳ ಆಂತರಿಕ ದಾಸ್ತಾನು, ಸಿಬ್ಬಂದಿ ದಾಖಲೆಗಳ ಹಾಳೆ ಅಥವಾ ಪ್ರಶ್ನಾವಳಿ, ಉದ್ಯೋಗ ಅರ್ಜಿ, ಆತ್ಮಚರಿತ್ರೆ, ವೈಯಕ್ತಿಕ ದಾಖಲೆಗಳ ಪ್ರಮಾಣೀಕೃತ ಪ್ರತಿಗಳು, ಪ್ರವೇಶ, ನೇಮಕಾತಿ, ಸ್ಥಳಾಂತರ, ಉದ್ಯೋಗಕ್ಕಾಗಿ ಆದೇಶಗಳ ಪ್ರಮಾಣೀಕೃತ ಪ್ರತಿಗಳು ಜವಾಬ್ದಾರಿಗಳು, ಪ್ರಮಾಣೀಕರಣ ದಾಖಲೆಗಳು ಇತ್ಯಾದಿ.

ಸಂಸ್ಥೆಯ ಆರ್ಕೈವ್‌ಗಳಿಗೆ ವರ್ಗಾವಣೆಗಾಗಿ HR ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಲಾಗುತ್ತಿದೆ

ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ಸಲ್ಲಿಸಿದ ಫೈಲ್‌ಗಳ ದಾಸ್ತಾನು ಪ್ರಕರಣಗಳನ್ನು ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ನಂತರ, ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸುವಾಗ, ಆರ್ಕೈವ್‌ನ ಮುಖ್ಯಸ್ಥರು ಶಾಶ್ವತ ಶೇಖರಣಾ ಪ್ರಕರಣಗಳ ದಾಸ್ತಾನುಗಳ ಮೂರು ಪ್ರತಿಗಳ ಮೇಲೆ ಮತ್ತು ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ತಲುಪಿಸಲು ಸ್ವೀಕಾರ ಪ್ರಮಾಣಪತ್ರದ ಎರಡು ಪ್ರತಿಗಳ ಮೇಲೆ ಸಹಿ ಮಾಡುತ್ತಾರೆ. . ಎರಡನೇ ಪ್ರತಿಗಳನ್ನು ಕಳುಹಿಸುವವರಿಗೆ ಹಿಂತಿರುಗಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಉಳಿದವು ಆರ್ಕೈವ್ನಲ್ಲಿ ಉಳಿಯುತ್ತವೆ.

ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸುವ ಅಂತ್ಯವು ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಭರ್ತಿ ಮಾಡುವುದರೊಂದಿಗೆ ಕೊನೆಗೊಳ್ಳುತ್ತದೆ. ಶೇಖರಣಾ ಅವಧಿಯ ಮುಕ್ತಾಯದ ನಂತರ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ರಾಜ್ಯ ಆರ್ಕೈವ್‌ಗಳಿಗೆ ವರ್ಗಾಯಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಆದರೆ ದಾಖಲೆಗಳ ಆರಂಭಿಕ ವರ್ಗಾವಣೆಯ ಪ್ರಕರಣಗಳಿವೆ.

ಆರ್ಕೈವ್‌ನ ಆರಂಭಿಕ ವಿತರಣೆಯ ಉದಾಹರಣೆಯೆಂದರೆ ದಿವಾಳಿತನದ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ಉಚಿತ ಸಂಗ್ರಹಣೆಗಾಗಿ ಆರ್ಕೈವ್‌ನ ವಿತರಣೆಯಾಗಿರಬಹುದು (ದಿವಾಳಿತನ) ಮತ್ತು ಪ್ರತಿಯಾಗಿ, ಹೆಚ್ಚುವರಿ ಅವಧಿಗೆ ವಸ್ತುಗಳನ್ನು ಬಿಡಬಹುದು.

ದಾಖಲೆಗಳ ಆರ್ಕೈವ್

"ರಷ್ಯನ್ ಒಕ್ಕೂಟದಲ್ಲಿ ಆರ್ಕೈವಿಂಗ್ನಲ್ಲಿ" ಕಾನೂನಿನ 9 ನೇ ವಿಧಿಯ ನಿಬಂಧನೆಗಳ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ, ಸರ್ಕಾರೇತರ ಸಂಸ್ಥೆಯ ದಾಖಲಾತಿಯನ್ನು ಅದರ ಖಾಸಗಿ ಆಸ್ತಿ ಎಂದು ಪರಿಗಣಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಆದಾಗ್ಯೂ, ಸಂಸ್ಥೆಯ ದಿವಾಳಿಯ ನಂತರ, ಆರ್ಕೈವ್ನಲ್ಲಿ ಶೇಖರಣೆಗಾಗಿ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸುವುದು ಕಡ್ಡಾಯ ಸ್ಥಿತಿಯಾಗಿದೆ.

ಪ್ರಮುಖ

ಈ ಘಟನೆಯನ್ನು ಮರುಸಂಘಟನೆಯ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ ಸಹ ನಡೆಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಕಾನೂನು ಉತ್ತರಾಧಿಕಾರಿಗೆ ದಾಖಲಾತಿಗಳ ವರ್ಗಾವಣೆಯನ್ನು ನಡೆಸಿದಾಗ (ಎರಡೂ ಪ್ರಕರಣಗಳಲ್ಲಿ ಪ್ರಕರಣಗಳನ್ನು ವರ್ಗಾಯಿಸುವ ಅವಧಿ ಎರಡು ತಿಂಗಳುಗಳು). ಸರಿಸುಮಾರು ಪ್ರತಿ 3 ವರ್ಷಗಳಿಗೊಮ್ಮೆ ಮಧ್ಯಂತರದಲ್ಲಿ ಇಲಾಖೆಯ ಸಂಗ್ರಹಣೆಗೆ ಫೈಲ್ಗಳನ್ನು ವರ್ಗಾಯಿಸುವುದು ಸಹ ಅಗತ್ಯವಾಗಿದೆ.

ವಜಾಗೊಳಿಸಿದ ಉದ್ಯೋಗಿಗಳ ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್ಗಳ ಆರ್ಕೈವ್ ಅನ್ನು ಹೇಗೆ ರಚಿಸುವುದು?

• ಅಗತ್ಯವಿದ್ದಲ್ಲಿ, ಕೇಸ್ ದಾಖಲೆಗಳ ಆಂತರಿಕ ದಾಸ್ತಾನು ರಚಿಸುವುದು;
• ಪ್ರಕರಣದ ಕವರ್‌ನ ವಿವರಗಳಿಗೆ ಸ್ಪಷ್ಟೀಕರಣಗಳನ್ನು ನಮೂದಿಸುವುದು (ಸಂಸ್ಥೆಯ ಹೆಸರಿನ ಸ್ಪಷ್ಟೀಕರಣ, ನೋಂದಣಿ ಸೂಚ್ಯಂಕ, ಪ್ರಕರಣದ ಗಡುವುಗಳು, ಪ್ರಕರಣದ ಶೀರ್ಷಿಕೆ);
• ಕೇಸ್ ದಾಸ್ತಾನುಗಳ ಸಂಕಲನ ಮತ್ತು ಕಾರ್ಯಗತಗೊಳಿಸುವಿಕೆ.

ತಾತ್ಕಾಲಿಕ ಶೇಖರಣಾ ಅವಧಿಯ ಪ್ರಕರಣಗಳು (10 ವರ್ಷಗಳವರೆಗೆ ಸೇರಿದಂತೆ) ಭಾಗಶಃ ನೋಂದಣಿಗೆ ಒಳಪಟ್ಟಿರುತ್ತವೆ ಮತ್ತು ಕೆಳಗಿನವುಗಳನ್ನು ಅನುಮತಿಸಲಾಗಿದೆ:

• ಪ್ರಕರಣದಲ್ಲಿ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ವ್ಯವಸ್ಥಿತಗೊಳಿಸಬೇಡಿ;
• ಕೇಸ್ ಶೀಟ್‌ಗಳನ್ನು ನಂಬಬೇಡಿ;
• ಪ್ರಮಾಣೀಕರಣಗಳನ್ನು ಬರೆಯಬೇಡಿ;
• ಹೊಲಿಯಬೇಡಿ (ಹೊಲಿಗೆ ಮಾಡಬೇಡಿ).

ನಾಮಕರಣದ ಪ್ರಕಾರ ಶೀರ್ಷಿಕೆಯ ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ ದಾಖಲೆಗಳ ಅನುಸರಣೆ, ಕೆಲವು ತತ್ವಗಳ ಪ್ರಕಾರ ಪ್ರಕರಣದೊಳಗೆ ದಾಖಲೆಗಳ ಸ್ಥಳ: ಪರಿಗಣನೆಯಲ್ಲಿರುವ ವಿಷಯಗಳ ಕುರಿತು ಮತ್ತೊಮ್ಮೆ ಪರಿಶೀಲಿಸುವ ಸಲುವಾಗಿ ದಾಖಲೆಗಳ ಸರಿಯಾದ ಗುಂಪನ್ನು ಫೈಲ್‌ಗಳಾಗಿ ಪರಿಶೀಲಿಸುವುದನ್ನು ನಡೆಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ; ಕಾಲಾನುಕ್ರಮವಾಗಿ; ಭೌಗೋಳಿಕವಾಗಿ; ವರದಿಗಾರರಿಂದ ವರ್ಣಮಾಲೆಯಂತೆ, ಇತ್ಯಾದಿ.

ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ದಾಖಲೆಗಳ ಸಲ್ಲಿಕೆ

ಮುಂದೆ ಹೊಲಿಗೆ, ಬೈಂಡಿಂಗ್ ಮತ್ತು ಕವರ್ ವಿನ್ಯಾಸದ ತಿರುವು ಬರುತ್ತದೆ, ಇದು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಹೆಸರು, ವಿಭಾಗ, ಪ್ರಕರಣ ಮತ್ತು ಪರಿಮಾಣ ಸಂಖ್ಯೆ, ಶೀರ್ಷಿಕೆ, ಸ್ಥಾಪನೆಯ ದಿನಾಂಕ, ಪ್ರಕರಣದ ಮುಚ್ಚುವಿಕೆಯ ದಿನಾಂಕವನ್ನು ಸೂಚಿಸಬೇಕು. ಮುಗಿದ ಪ್ರಕರಣಗಳನ್ನು ಪ್ರತಿ ಪ್ರಕಾರದ ಪ್ರಕರಣಗಳಿಗೆ ಪ್ರತ್ಯೇಕವಾಗಿ (ಸಿಬ್ಬಂದಿ, ಶಾಶ್ವತ ಮತ್ತು ತಾತ್ಕಾಲಿಕ ಸಂಗ್ರಹಣೆ) ಕನಿಷ್ಠ ಮೂರು ಪ್ರತಿಗಳಲ್ಲಿ ಸಂಗ್ರಹಿಸಲಾದ ದಾಸ್ತಾನುಗಳಲ್ಲಿ ನಮೂದಿಸಲಾಗಿದೆ.

ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ಫೈಲ್‌ಗಳ ವರ್ಗಾವಣೆಯನ್ನು ಖಚಿತಪಡಿಸಲು ದಾಸ್ತಾನುಗಳ ಒಂದು ನಕಲನ್ನು ರಚನಾತ್ಮಕ ಘಟಕಕ್ಕೆ ಶೇಖರಣೆಗಾಗಿ ವರ್ಗಾಯಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. 4) ಅವರ ಸುರಕ್ಷತೆಯನ್ನು ಖಾತರಿಪಡಿಸುವುದು. ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ವರ್ಗಾವಣೆಯಾಗುವ ಕ್ಷಣದವರೆಗೆ, ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಿದ ಫೈಲ್‌ಗಳ ಸಂಗ್ರಹವನ್ನು ಸಂಸ್ಥೆಯ ದಾಖಲೆಗಳ ನಿರ್ವಹಣಾ ಸೇವೆಯಿಂದ ತಜ್ಞರು ನಿರ್ವಹಿಸುತ್ತಾರೆ, ಅವರು ಅವರಿಗೆ ಜವಾಬ್ದಾರರಾಗಿರುತ್ತಾರೆ.

ಅವರ ಶೇಖರಣೆಗೆ ಲಾಕ್ ಮಾಡಲಾದ ಕ್ಯಾಬಿನೆಟ್ಗಳ ಅಗತ್ಯವಿರುತ್ತದೆ, ಅದು ದಸ್ತಾವೇಜನ್ನು ಪ್ರವೇಶಿಸದಂತೆ ಬೆಳಕು ಮತ್ತು ಧೂಳನ್ನು ತಡೆಯುತ್ತದೆ. ಪ್ರಕರಣಗಳ ನಾಮಕರಣದ ಆಧಾರದ ಮೇಲೆ ಪ್ರಕರಣಗಳ ವ್ಯವಸ್ಥೆಯನ್ನು ಕೈಗೊಳ್ಳಲಾಗುತ್ತದೆ, ಇದು ಕ್ಯಾಬಿನೆಟ್ನ ಒಳಭಾಗದಲ್ಲಿದೆ.

3.6. ಆರ್ಕೈವ್ನಲ್ಲಿ ಸ್ವೀಕರಿಸಿದ ಪ್ರಕರಣಗಳ ನೋಂದಣಿಗೆ ಅಗತ್ಯತೆಗಳು

ಗಮನ

ಸಂಸ್ಥೆಯ ಲೆಕ್ಕಪರಿಶೋಧಕ ಇಲಾಖೆಯಲ್ಲಿ ನಿರ್ವಹಿಸುವ ಕ್ರಮವನ್ನು ಗಣನೆಗೆ ತೆಗೆದುಕೊಂಡು ವೇತನದಾರರ ಹೇಳಿಕೆಗಳನ್ನು ರಚಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಅಂದರೆ. ಒಂದು ಸಂದರ್ಭದಲ್ಲಿ ಇಡೀ ವರ್ಷಕ್ಕೆ, ಅಥವಾ ತಿಂಗಳಿಗೆ, ಅಥವಾ ಇಡೀ ಸಂಸ್ಥೆಗೆ ಅಥವಾ ಪ್ರತಿ ರಚನಾತ್ಮಕ ಘಟಕಕ್ಕೆ. ವೈಯಕ್ತಿಕ ವೇತನದಾರರ ಖಾತೆಗಳನ್ನು ಒಂದು ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ವರ್ಷದ ಫೈಲ್‌ಗೆ ವರ್ಗೀಕರಿಸಲಾಗಿದೆ ಮತ್ತು ಕೊನೆಯ ಹೆಸರಿನಿಂದ ವರ್ಣಮಾಲೆಯ ಕ್ರಮದಲ್ಲಿ ಜೋಡಿಸಲಾಗಿದೆ.

ಸಿಬ್ಬಂದಿ ದಾಖಲೆಗಳು ಮತ್ತು ಕಚೇರಿ ಕೆಲಸದ ಕುರಿತು ಸಚಿತ್ರ ಟ್ಯುಟೋರಿಯಲ್

75 ವರ್ಷಗಳವರೆಗೆ, ದಸ್ತಾವೇಜನ್ನು ಸಂಗ್ರಹಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಇದರಲ್ಲಿ ನಾಗರಿಕರ ಪ್ರಯೋಜನಗಳು ಮತ್ತು ಸಾಮಾಜಿಕ ಪಾವತಿಗಳನ್ನು ದಾಖಲಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ (ದೃಢೀಕರಣ ವರದಿಗಳು, ವೈಯಕ್ತಿಕ ಫೈಲ್ಗಳು, ಕಾರ್ಡ್ಗಳು, ಉದ್ಯೋಗ ಒಪ್ಪಂದಗಳು, ಇತ್ಯಾದಿ). ಟೈಮ್ ಶೀಟ್‌ಗಳು, ವ್ಯಾಪಾರ ಪ್ರವಾಸದ ದಾಖಲೆಗಳು ಇತ್ಯಾದಿಗಳನ್ನು 5 ವರ್ಷಗಳವರೆಗೆ ಉಳಿಸಿಕೊಳ್ಳಲಾಗುತ್ತದೆ.

ಆರ್ಕೈವಲ್ ಶೇಖರಣೆಗಾಗಿ ಸಲ್ಲಿಸುವ ಮೊದಲು ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸಿದ್ಧಪಡಿಸುವ ಹಂತಗಳು 1) ದಸ್ತಾವೇಜನ್ನು ಪ್ರಾಯೋಗಿಕ ಮತ್ತು ವೈಜ್ಞಾನಿಕ ಮೌಲ್ಯದ ಪರೀಕ್ಷೆ ಈ ಘಟನೆಯನ್ನು ವಿಶೇಷವಾಗಿ ರಚಿಸಲಾದ ಆಯೋಗವು ನಡೆಸುತ್ತದೆ, ಇದು ಸಾಮಾನ್ಯವಾಗಿ ಲೆಕ್ಕಪತ್ರ ನಿರ್ವಹಣೆ, ಸಿಬ್ಬಂದಿ ಸೇವೆಗಳು ಮತ್ತು ಆರ್ಕೈವಿಸ್ಟ್ ಪ್ರತಿನಿಧಿಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ. ಆಯೋಗದ ಸದಸ್ಯರ ಕಾರ್ಯವು ಪುಟದ ಮೂಲಕ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸುವುದು, ಈ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ದಸ್ತಾವೇಜನ್ನು ಮೂರು ವರ್ಗಗಳಾಗಿ ವಿಂಗಡಿಸಲಾಗಿದೆ:

• ಆರ್ಕೈವ್ಗೆ ವರ್ಗಾವಣೆಗಾಗಿ. 10 ವರ್ಷಗಳ ಅವಧಿಯೊಂದಿಗೆ ಸಿಬ್ಬಂದಿ, ಶಾಶ್ವತ ಮತ್ತು ತಾತ್ಕಾಲಿಕ ಸಂಗ್ರಹಣೆಯ ಮೇಲಿನ ಪ್ರಕರಣಗಳನ್ನು ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ಕಳುಹಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ.
• ಕಂಪನಿಯ ರಚನಾತ್ಮಕ ವಿಭಾಗಗಳಲ್ಲಿ ಶೇಖರಣೆಗಾಗಿ.

3. ದಾಖಲೆಗಳ ಪ್ರಾಂಪ್ಟ್ ಸಂಗ್ರಹಣೆ

ಮಾನವ ಸಂಪನ್ಮೂಲ ಸೇವಾ ವ್ಯವಹಾರಗಳ ದಾಸ್ತಾನು ತನ್ನ ಸ್ಥಾನವನ್ನು ಸೂಚಿಸುವ ಕಂಪೈಲರ್‌ನಿಂದ ಸಹಿ ಮಾಡಲ್ಪಟ್ಟಿದೆ, ಸಂಸ್ಥೆಯ ಕಚೇರಿ ನಿರ್ವಹಣಾ ಸೇವೆಯ ಮುಖ್ಯಸ್ಥರೊಂದಿಗೆ ಒಪ್ಪಿಗೆ ಮತ್ತು ಮಾನವ ಸಂಪನ್ಮೂಲ ಸೇವೆಯ ಮುಖ್ಯಸ್ಥರಿಂದ ಅನುಮೋದಿಸಲಾಗಿದೆ. ಅದೇ ಅವಧಿಗೆ ಶಾಶ್ವತ ಶೇಖರಣಾ ಪ್ರಕರಣಗಳ ಏಕೀಕೃತ ದಾಸ್ತಾನುಗಳ ವಾರ್ಷಿಕ ವಿಭಾಗಗಳನ್ನು ರಚಿಸಿದ ನಂತರ ವಿನಾಶಕ್ಕಾಗಿ ಅನುಗುಣವಾದ ಅವಧಿಗೆ ದಾಖಲೆಗಳ ಆಯ್ಕೆ ಮತ್ತು ವಿನಾಶಕ್ಕಾಗಿ ಅವುಗಳ ಹಂಚಿಕೆಯ ಕುರಿತು ಕಾಯಿದೆಯ ರಚನೆಯನ್ನು ಕೈಗೊಳ್ಳಲಾಗುತ್ತದೆ. ನಿರ್ದಿಷ್ಟಪಡಿಸಿದ ದಾಸ್ತಾನುಗಳು ಮತ್ತು ಕಾಯಿದೆಗಳನ್ನು ಸಂಸ್ಥೆಯ EC ಯ ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಏಕಕಾಲದಲ್ಲಿ ಪರಿಗಣಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ರಾಜ್ಯದ ಆರ್ಕೈವಲ್ ಸೇವೆಯ ಸಂಬಂಧಿತ ಸಂಸ್ಥೆಯ ಪರಿಣಿತ ಪರಿಶೀಲನಾ ಆಯೋಗ (ಇಪಿಸಿ) ಶಾಶ್ವತ ಶೇಖರಣಾ ಪ್ರಕರಣಗಳ ದಾಸ್ತಾನುಗಳನ್ನು ಅನುಮೋದಿಸಿದ ನಂತರ ಮಾತ್ರ ಸಂಸ್ಥೆಯ EC ಯಿಂದ ಅನುಮೋದಿಸಲಾದ ಕಾಯಿದೆಗಳನ್ನು ಸಂಸ್ಥೆಯ ಮುಖ್ಯಸ್ಥರು ಅನುಮೋದಿಸುತ್ತಾರೆ; ಇದರ ನಂತರ, ಈ ಕಾಯಿದೆಗಳಲ್ಲಿ ಸೇರಿಸಲಾದ ಫೈಲ್‌ಗಳನ್ನು ನಾಶಮಾಡುವ ಹಕ್ಕನ್ನು ಸಂಸ್ಥೆ ಹೊಂದಿದೆ.

ಸಂಸ್ಥೆಯ ಆರ್ಕೈವ್‌ಗೆ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಸಲ್ಲಿಸುವುದು 10 ವರ್ಷಗಳಿಗಿಂತ ಕಡಿಮೆ ಅವಧಿಯ ತಾತ್ಕಾಲಿಕ ಶೇಖರಣಾ ಅವಧಿಯೊಂದಿಗೆ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಗುರುತಿಸುವುದನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುತ್ತದೆ.

• ವಿನಾಶಕ್ಕಾಗಿ.

ಶೀಟ್-ಬೈ-ಶೀಟ್ ತಪಾಸಣೆಯ ಸಮಯದಲ್ಲಿ, ಸರಿಪಡಿಸಬೇಕಾದ ನ್ಯೂನತೆಗಳನ್ನು ಸಹ ಗುರುತಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ನಂತರ ಪ್ರೋಟೋಕಾಲ್‌ಗಳನ್ನು ರಚಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ, ಇದು ಸಂಗ್ರಹಣೆ ಅಥವಾ ವಿನಾಶಕ್ಕಾಗಿ ದಾಸ್ತಾನುಗಳನ್ನು ಅನುಮೋದಿಸುತ್ತದೆ.

ಆಯೋಗದ ಸಭೆಗಳ ಆವರ್ತನಕ್ಕೆ ಯಾವುದೇ ನಿರ್ದಿಷ್ಟ ಗಡುವುಗಳಿಲ್ಲ; ವರ್ಷಕ್ಕೊಮ್ಮೆ ಉತ್ತಮ ಆಯ್ಕೆಯಾಗಿದೆ. 2) ಆರ್ಕೈವಲ್ ಫೈಲ್‌ಗಳ ನೋಂದಣಿ. ಪ್ರಕರಣಗಳ ನೋಂದಣಿಯು ಅವುಗಳನ್ನು ರೆಕಾರ್ಡಿಂಗ್ ಮಾಡುವ ಕೆಲಸವನ್ನು ಸೂಚಿಸುತ್ತದೆ, ಹಾಳೆಗಳನ್ನು ಸಂಖ್ಯೆ ಮಾಡುವುದು, ಹಾಗೆಯೇ ದಸ್ತಾವೇಜನ್ನು ಆಂತರಿಕ ಪಟ್ಟಿಯೊಂದಿಗೆ ಪ್ರಮಾಣೀಕರಣ ಪತ್ರವನ್ನು ರಚಿಸುವುದು.

ತಾತ್ಕಾಲಿಕ ಶೇಖರಣಾ ಫೈಲ್ಗಳನ್ನು ನೋಂದಾಯಿಸಲು, ಸರಳೀಕೃತ ಸ್ಕೀಮ್ ಅನ್ನು ಬಳಸಲಾಗುತ್ತದೆ (ಅವುಗಳ ಲಭ್ಯತೆ, ಪ್ರಾಥಮಿಕ ವ್ಯವಸ್ಥಿತಗೊಳಿಸುವಿಕೆ, ಆರ್ಕೈವ್ಗೆ ವರ್ಗಾವಣೆಯನ್ನು ಪರಿಶೀಲಿಸುವುದು). ನಂಬರಿಂಗ್ ಮತ್ತು ಫೈಲಿಂಗ್ ಅಗತ್ಯವಿಲ್ಲ.

ಪ್ರಕರಣವು ಹಲವಾರು ಸಂಪುಟಗಳನ್ನು (ಭಾಗಗಳು) ಒಳಗೊಂಡಿರುವ ಸಂದರ್ಭಗಳಲ್ಲಿ, ಪ್ರಕರಣದ ಸಾಮಾನ್ಯ ಶೀರ್ಷಿಕೆ ಮತ್ತು ಪ್ರತಿ ಸಂಪುಟದ ಶೀರ್ಷಿಕೆ (ಭಾಗ) ಪ್ರತಿ ಸಂಪುಟದ (ಭಾಗ) ಮುಖಪುಟದಲ್ಲಿ ಇರಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ದಾಖಲೆಗಳ ಪ್ರತಿಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿರುವ ಪ್ರಕರಣಗಳ ಶೀರ್ಷಿಕೆಗಳು ಅವುಗಳ ನಕಲು ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಸೂಚಿಸುತ್ತವೆ.

ಪ್ರಕರಣದ ದಾಖಲೆಗಳ ದೃಢೀಕರಣವನ್ನು ಶೀರ್ಷಿಕೆಯಲ್ಲಿ ಹೇಳಲಾಗಿಲ್ಲ. ಪ್ರಕರಣದ ಮುಖಪುಟದಲ್ಲಿ, ಪ್ರಕರಣದ ತೀವ್ರ ದಿನಾಂಕಗಳನ್ನು ಅರೇಬಿಕ್ ಅಂಕಿಗಳಲ್ಲಿ ಸೂಚಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ - ಪ್ರಕರಣದ ಸ್ಥಾಪನೆ ಮತ್ತು ಪೂರ್ಣಗೊಂಡ ವರ್ಷ(ಗಳು).
ಪ್ರಕರಣವು ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು (ಅನುಬಂಧಗಳು, ಇತ್ಯಾದಿ) ಒಳಗೊಂಡಿದ್ದರೆ, ಪ್ರಕರಣದ ಕೊನೆಯ ದಿನಾಂಕಗಳನ್ನು ಮೀರಿದ ದಿನಾಂಕಗಳು, ನಂತರ ಪ್ರಕರಣದ ದಿನಾಂಕಗಳ ಅಡಿಯಲ್ಲಿ ಈ ಬಗ್ಗೆ ಹೊಸ ಸಾಲನ್ನು ಮಾಡಲಾಗಿದೆ: “ಪ್ರಕರಣವು ... ವರ್ಷಕ್ಕೆ ದಾಖಲೆಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿದೆ. (ಗಳು).” ಪ್ರಕರಣದ ದಿನಾಂಕಗಳು ವಾರ್ಷಿಕ ಯೋಜನೆಗಳು ಮತ್ತು ವರದಿಗಳನ್ನು ಒಳಗೊಂಡಿರುವ ಫೈಲ್‌ಗಳ ಮುಖಪುಟದಲ್ಲಿ ಕಾಣಿಸದಿರಬಹುದು, ಏಕೆಂದರೆ ಅವುಗಳು ಕೇಸ್ ಶೀರ್ಷಿಕೆಗಳಲ್ಲಿ ಪ್ರತಿಫಲಿಸುತ್ತದೆ.