ഇ-മെയിൽ വഴിയുള്ള ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളുടെ നിയമങ്ങൾ. ബിസിനസ് കത്ത് മര്യാദ

അപ്പോൾ എങ്ങനെ, എന്ത് മാർഗത്തിലൂടെ നിങ്ങൾക്ക് സൃഷ്ടിക്കാനും അയയ്ക്കാനും കഴിയും എന്നതിനെക്കുറിച്ചുള്ള ചോദ്യങ്ങൾ, തത്വത്തിൽ, ഉയർന്നുവരരുത്. എന്നിരുന്നാലും, ഔദ്യോഗിക കത്തുകൾ വരുമ്പോൾ, പ്രത്യേകിച്ച് കത്തിന്റെ രചയിതാവ് അതിനുള്ള പ്രതികരണം ലഭിക്കുമെന്ന് പ്രതീക്ഷിക്കുമ്പോൾ, ഈ ചുമതല ഉടനടി ആരംഭിക്കാൻ എല്ലാവരും തയ്യാറല്ല. ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളുടെ ഒരു ചെറിയ രഹസ്യം ഞാൻ നിങ്ങളോട് പറയും, കത്ത് സ്വഭാവത്തിലും ശൈലിയിലും കർശനമാണ്, സ്വീകർത്താവിൽ നിന്നുള്ള പ്രതികരണത്തിന് കൂടുതൽ അവസരങ്ങളുണ്ട്. ഈ ട്യൂട്ടോറിയലിൽ, ഉപയോക്താക്കൾക്ക് അവരുടേതായ ശൈലി വികസിപ്പിക്കാനും ഭാവിയിൽ ഏറ്റവും സാക്ഷരതയുള്ള സന്ദേശങ്ങൾ എഴുതാനും സഹായിക്കുന്ന ചില സാമ്പിൾ ഇമെയിലുകൾ ഞാൻ നിങ്ങൾക്ക് നൽകും.

ആദ്യം, ഞങ്ങൾ സൃഷ്ടിക്കുന്ന കത്ത് എന്തായിരിക്കുമെന്ന് നിങ്ങൾ തീരുമാനിക്കേണ്ടതുണ്ട്. ഞാൻ എല്ലാ ഔട്ട്‌ഗോയിംഗ് ഇമെയിലുകളെയും മൂന്ന് പ്രധാന തരങ്ങളായി വിഭജിക്കുന്നു:

• ബിസിനസ്സ് ഓഫർ
• ബിസിനസ്സ് അഭ്യർത്ഥന
• സൗഹൃദ ചികിത്സ

അതനുസരിച്ച്, മൂന്ന് തരത്തിനും, എനിക്ക് ടെംപ്ലേറ്റ് ശൂന്യതയുണ്ട്, ലളിതമായ ടെക്സ്റ്റ് ഫയലുകളുടെ രൂപത്തിലും ചില മെയിൽ പ്രോഗ്രാമുകൾക്ക് അനുയോജ്യമായ ടെംപ്ലേറ്റുകളുടെ രൂപത്തിലും. നമുക്ക് അവ ഓരോന്നും ക്രമത്തിൽ പോകാം.

ബിസിനസ്സ് ഓഫർ

ഹലോ (ഗുഡ് ആഫ്റ്റർനൂൺ), [സംബോധന ചെയ്ത വ്യക്തിയുടെ പേര്]!

ആശയവിനിമയം നടത്തുമ്പോൾ ഏതെങ്കിലും കത്തിൽ പേര് സൂചിപ്പിക്കുന്നത് ഉചിതമാണ്, കാരണം ഒരു വ്യക്തിഗത അപ്പീൽ ഒരു വ്യക്തിയെ സൗഹൃദപരമായ മാനസികാവസ്ഥയിൽ സജ്ജമാക്കുന്നു. എന്നിരുന്നാലും, പേര് കണ്ടെത്താൻ കഴിയുന്നില്ലെങ്കിൽ, ഒരു ടെംപ്ലേറ്റ് ആശംസ മതിയാകും.

ഞങ്ങളുടെ കമ്പനിയിൽ നിന്നുള്ള ഒരു പുതിയ സേവനം (പുതിയ ഉൽപ്പന്നം) ഞാൻ നിങ്ങൾക്ക് പരിചയപ്പെടുത്തട്ടെ [കമ്പനിയുടെ പേര്].

[പ്രവർത്തന മേഖലയുടെ പേര്] മേഖലയിൽ സഹകരണം ഞാൻ നിർദ്ദേശിക്കട്ടെ.

അടുത്തതായി, വിലയുടെ അടിസ്ഥാനത്തിലോ ചില ഗുണനിലവാര സവിശേഷതകളിലോ നിങ്ങളുടെ ഓഫറിന്റെ ഗുണങ്ങൾ സംക്ഷിപ്തമായി വിവരിക്കുക. പ്രധാന കാര്യം അത് അമിതമാക്കരുത് എന്നതാണ്. മെഗാബൈറ്റ് ടെക്‌സ്‌റ്റ്, കൂടാതെ ശോഭയുള്ള അർത്ഥശൂന്യമായ ചിത്രങ്ങളാൽ പോലും ആളുകളെ ഭയപ്പെടുത്തുന്നു. കത്ത് സ്വീകർത്താവ് ആദ്യ വരികളിൽ നിന്ന് നിങ്ങളുടെ ഓഫറിൽ താൽപ്പര്യമുണ്ടെങ്കിൽ, കൂടുതൽ വിവരങ്ങൾക്കായി അവൻ തീർച്ചയായും നിങ്ങളെ ബന്ധപ്പെടും.

ശരിയായ ആളുകൾ നിങ്ങളെ ആദ്യമായി ബന്ധപ്പെടുമ്പോൾ നിങ്ങളെ ബന്ധപ്പെടാൻ നിങ്ങൾ ഗൗരവമുള്ളയാളാണെങ്കിൽ, ഇമെയിൽ എന്നതിനപ്പുറം പ്രവേശനക്ഷമതയെക്കുറിച്ച് ചിന്തിക്കുന്നത് അർത്ഥവത്താണ്. പോലുള്ള സേവനങ്ങളിൽ അക്കൗണ്ടുകൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നത് അമിതമായിരിക്കില്ല ICQ ഒപ്പംസ്കൈപ്പ്. ചിലപ്പോൾ ഒരു വ്യക്തിക്ക് സാധാരണ ഫോണിലൂടെ നിങ്ങളെ ബന്ധപ്പെടുന്നത് വളരെ എളുപ്പമാണ്, അത്തരത്തിലുള്ളവരുടെ എണ്ണം നിങ്ങൾ വിവേകപൂർവ്വം ഒപ്പിൽ ഇടുകയാണെങ്കിൽ.

എന്തുകൊണ്ടാണ് നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം ഇ-മെയിൽ വിലാസം ഒപ്പിൽ തനിപ്പകർപ്പാക്കേണ്ടത്, അത് മെയിൽ സെർവർ സ്വയമേവ ഫോർവേഡ് ചെയ്യുകയാണെങ്കിൽ നിങ്ങൾ ചോദിക്കുന്നു. ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളിലെ അമിതമായ വിവരങ്ങൾ ഒരിക്കലും ആവശ്യമില്ലാത്ത ഒരു നിയമമുണ്ട്. ഓഫറിൽ താൽപ്പര്യമില്ലാത്ത അല്ലെങ്കിൽ ശരിയായി ഉത്തരം നൽകാൻ കഴിവില്ലാത്ത ഒരു വ്യക്തി നിങ്ങളുടെ കത്ത് സ്വീകരിക്കുമ്പോൾ ഒരു സാഹചര്യം നമുക്ക് സങ്കൽപ്പിക്കാം. അവൻ സ്വീകരിച്ച സന്ദേശം മറ്റൊരു ഉപയോക്താവിന് കൈമാറുന്നു, എന്നാൽ ചില കാരണങ്ങളാൽ, യാന്ത്രികമായി ചേർത്ത ഡാറ്റയിൽ നിന്ന് യഥാർത്ഥ അയച്ചയാളെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ നഷ്‌ടപ്പെടും, ഇത് നിങ്ങളെ ബന്ധപ്പെടുന്നത് ബുദ്ധിമുട്ടാക്കുന്നു. എന്നിരുന്നാലും, കത്തിന്റെ രചയിതാവിനെയും അവന്റെ ആവശ്യമായ കോൺടാക്റ്റുകളേയും നിർണ്ണയിക്കാൻ ഒപ്പ് നോക്കുന്നത് എല്ലായ്പ്പോഴും മതിയാകും.

ബിസിനസ്സ് അഭ്യർത്ഥന

ഹലോ (ഗുഡ് ആഫ്റ്റർനൂൺ)!

അല്ലെങ്കിൽ, സ്വീകർത്താവിന്റെ പേര് അറിയാമെങ്കിൽ, പിന്നെ (പ്രിയ, [പേര്, രക്ഷാധികാരി])!

ഉൽപ്പന്നത്തെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ (സേവനം) [ഉൽപ്പന്നത്തിന്റെ/സേവനത്തിന്റെ പേര്] പൂർണ്ണമായ സവിശേഷതകളുടേയും മത്സര ഗുണങ്ങളുടേയും വിവരണത്തോടെ നൽകുക.

റഷ്യൻ ഫെഡറേഷന്റെ ഫെഡറൽ നിയമത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കി [രേഖയുടെ നമ്പറും തീയതിയും], വിവരങ്ങൾ നൽകാൻ ഞാൻ നിങ്ങളോട് ആവശ്യപ്പെടുന്നു [ലഭിക്കാൻ ആവശ്യമായ ഡാറ്റ വിവരിക്കുക].

നിങ്ങളുടെ അവകാശങ്ങൾ ലംഘിക്കുന്ന സാഹചര്യത്തിൽ, ഇന്റർനെറ്റിൽ ഒരു പ്രത്യേക സേവനത്തിന്റെ മാനേജ്മെന്റുമായി നിങ്ങൾക്ക് ബന്ധപ്പെടാം.

ഉപയോക്തൃ കരാറിന്റെ ഖണ്ഡിക [ഉപയോക്തൃ കരാറിലെ ഖണ്ഡിക നമ്പർ] ലംഘനവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട്, അതായത്: “[പേരുള്ള ഖണ്ഡികയുടെ മുഴുവൻ വാചകവും ഉദ്ധരിക്കുക]”, കുറ്റവാളികൾക്കെതിരെ ഉചിതമായ ഉപരോധം സ്വീകരിക്കാൻ ഞാൻ നിങ്ങളോട് ആവശ്യപ്പെടുന്നു [ഉത്തരവാദി ( ഞങ്ങൾ സേവന ജീവനക്കാരെക്കുറിച്ചാണ് സംസാരിക്കുന്നതെങ്കിൽ) വ്യക്തി [സൈറ്റ് (സൈറ്റ് പേര്)]. പരിശോധനയുടെ ഫലങ്ങളും ചുമത്തിയ ഉപരോധങ്ങളും [എന്റെ സ്വന്തം ഇ-മെയിൽ വിലാസത്തിൽ] റിപ്പോർട്ട് ചെയ്യുക.

സൗഹൃദ ചികിത്സ

ആശംസകൾ (നല്ല ദിവസം) (ഹായ്), [വ്യക്തിയുടെ പേര്]!

നിങ്ങൾ ആദ്യം സൗഹൃദപരമായ രീതിയിൽ ബന്ധപ്പെടുമ്പോൾ, ഒരു നല്ല സൂചകം നിങ്ങളുടെ വാചക സന്ദേശത്തിന്റെ പൂർണ്ണതയായിരിക്കും. ശരിയായി എഴുതിയതും വലുതുമായ ഒരു വാചകം ശരിയായ വ്യക്തിയുമായി ബന്ധപ്പെടാനുള്ള നിങ്ങളുടെ ഉയർന്ന താൽപ്പര്യത്തെ സൂചിപ്പിക്കുകയും പ്രതികരണത്തിനുള്ള ആഗ്രഹത്തിന് കാരണമാവുകയും ചെയ്യും. കുറച്ച് പ്രാരംഭ ചോദ്യങ്ങളുമായി സംഭാഷണം ആരംഭിക്കാൻ മറക്കരുത്.

ഇമെയിൽ ഉദാഹരണം

നമ്മൾ ഓരോരുത്തരും ജീവിതത്തിൽ കുറച്ച് തവണയെങ്കിലും ഔപചാരികമായ കത്തുകളും കുറിപ്പുകളും എഴുതിയിട്ടുണ്ട്. നമ്മൾ എവിടെയായിരുന്നാലും എന്ത് ചെയ്താലും, ഏത് മേഖലയിലും ചില കാര്യങ്ങൾ വ്യക്തമാക്കുന്നതിനും വിവരങ്ങൾ വ്യക്തമാക്കുന്നതിനും ഒരു ചോദ്യം ചോദിക്കുന്നതിനും മറ്റും വേണ്ടി ഒരു ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകൾ നടത്തേണ്ടതുണ്ട്. നേരത്തെ ഈ പ്രതിഭാസം പേപ്പർ ആപ്ലിക്കേഷനുകളിലും മേലുദ്യോഗസ്ഥർക്ക് (അതുപോലെ ബിസിനസ്സ് പങ്കാളികൾക്കും) കത്തുകൾ കൈമാറുന്നതിലും കൂടുതൽ സാധാരണമായിരുന്നെങ്കിൽ, ഇന്ന് ഈ വിഭാഗം നമ്മുടെ പരിതസ്ഥിതിയിൽ കൂടുതൽ വ്യാപകമായിരിക്കുന്നു.

നിങ്ങൾ ചില ഓൺലൈൻ സ്റ്റോറിൽ ഒരു ഓർഡർ നൽകുകയും അതിന്റെ പ്രതിനിധിയുമായി ആശയവിനിമയം നടത്താൻ ആഗ്രഹിക്കുകയും ചെയ്താൽ പോലും, ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾ എങ്ങനെ ശരിയായി നടത്തുന്നുവെന്ന് നിങ്ങൾ അറിയേണ്ടതുണ്ട്.

ഈ ലേഖനത്തിൽ, ബിസിനസ്സ് ആശയവിനിമയം നടത്തുന്ന ചില പ്രധാന പോയിന്റുകൾ ഞങ്ങൾ വിവരിക്കും. ഞങ്ങളുടെ പങ്കാളികളുമായി കത്തുകൾ കൈമാറുമ്പോൾ എന്തൊക്കെ സൂക്ഷ്മതകൾ കണക്കിലെടുക്കണമെന്ന് ഞങ്ങൾ ശ്രദ്ധിക്കും; സംഭാഷകനോട് കഴിവില്ലാത്തവനും മര്യാദയില്ലാത്തവനുമായി തോന്നാൻ നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നില്ലെങ്കിൽ എന്ത് അവഗണിക്കരുത്, കൂടാതെ ഏത് സാഹചര്യത്തിലും പാലിക്കേണ്ട നിയമങ്ങളും ഓർമ്മിക്കുക.

വേണ്ടിടത്ത്

വ്യക്തമായും, മിക്കപ്പോഴും ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾ വർക്ക്ഫ്ലോയിൽ ഉപയോഗിക്കുന്നു. നിങ്ങൾ ഒരു കമ്പനിയിൽ ജോലി ചെയ്യുകയാണെങ്കിൽ, ഇത്തരത്തിലുള്ള കത്തിടപാടുകൾ രചിക്കേണ്ടതിന്റെ ആവശ്യകത നിങ്ങൾ തീർച്ചയായും നേരിടും. ഞങ്ങൾ ബിസിനസ്സ് നിമിഷങ്ങളെക്കുറിച്ചാണ് സംസാരിക്കുന്നത് എന്നതിനാൽ, എഴുത്ത് ശൈലി ഉചിതമായിരിക്കണമെന്ന് മനസ്സിലാക്കാൻ എളുപ്പമാണ് - കഴിയുന്നത്ര ഔപചാരികവും ഔദ്യോഗികവും.

നിങ്ങളെയും നിങ്ങളുടെ കമ്പനിയെയും കുറിച്ച് കത്ത് അയച്ച കമ്പനിയിലെ ജീവനക്കാരുടെ കൂടുതൽ മതിപ്പ്, ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾ സ്ഥാപിക്കാൻ നിങ്ങൾ എത്ര നന്നായി കൈകാര്യം ചെയ്യുന്നു എന്നതിനെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു. അതിനാൽ, ഒരു വാചകം എഴുതുന്ന പ്രക്രിയയും അതിന്റെ രൂപകൽപ്പനയും കഴിയുന്നത്ര ഉത്തരവാദിത്തത്തോടെ സമീപിക്കണം.

ഒന്നാമതായി, ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾ എങ്ങനെ നടത്തപ്പെടുന്നുവെന്ന് നിങ്ങൾ അന്വേഷിക്കുകയാണെങ്കിൽ, ഞങ്ങളുടെ നിർദ്ദേശങ്ങൾ നിങ്ങൾ സ്വയം പരിചയപ്പെടുത്താൻ ഞങ്ങൾ ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു. അതിൽ, മുകളിൽ സൂചിപ്പിച്ചതുപോലെ, ഞങ്ങൾ ചില സൈദ്ധാന്തിക പോയിന്റുകളും പ്രായോഗിക പ്രശ്നങ്ങളും അവതരിപ്പിക്കുന്നു. ലേഖനത്തിന്റെ അവസാനം, ഔപചാരികമായ എഴുത്ത് ശൈലിക്ക് സാധാരണമായ വിറ്റുവരവുകളുടെ ചില ഉദാഹരണങ്ങൾ നൽകാൻ ഞങ്ങൾ ശ്രമിക്കും. അവസാനം, ഈ ലേഖനത്തിൽ നിന്നുള്ള ഡാറ്റാബേസ് ഉപയോഗിച്ച്, എതിരാളികളുമായുള്ള കൂടുതൽ ആശയവിനിമയത്തിനായി ഉയർന്ന നിലവാരമുള്ള പാഠങ്ങൾ സ്വതന്ത്രമായി രചിക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് കഴിയും.

കത്തിടപാടുകളുടെ തരങ്ങൾ

ഉടനടി, ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾ എന്താണെന്നതിനെക്കുറിച്ച് തർക്കിക്കുമ്പോൾ, അതിന്റെ തരങ്ങൾ ശ്രദ്ധിക്കാൻ ഞാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നു. അതിനാൽ, നിങ്ങൾക്ക് ഒരു അന്വേഷണ കത്ത് തിരഞ്ഞെടുക്കാം, അതനുസരിച്ച്, ഒരു പ്രതികരണ കത്ത്; വിവര കത്ത് (മിക്കപ്പോഴും ക്ലയന്റിലേക്ക് അയയ്ക്കുന്നു); നന്ദി (നിർവ്വഹിച്ച സേവനത്തിനുള്ള നന്ദി സൂചകമായി), അറിയിപ്പ് കത്ത്, ഓർമ്മപ്പെടുത്തൽ, മുന്നറിയിപ്പ്; ശുപാർശ കത്ത്; ഗ്യാരണ്ടിയും കവർ ലെറ്ററും. വാസ്തവത്തിൽ, ഇവ യഥാർത്ഥവും ഇലക്ട്രോണിക്തുമായ ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾ ഉണ്ടാക്കുന്ന ഏറ്റവും സാധാരണയായി ഉപയോഗിക്കുന്ന തരങ്ങളാണ്. അതിനാൽ, ഞങ്ങൾ അവരുമായി പലപ്പോഴും പ്രായോഗികമായി കണ്ടുമുട്ടും.

ഘടന

ഏതെങ്കിലും കത്ത് എഴുതുന്നതിൽ കൂടുതൽ സൗകര്യപ്രദമായ ഒരു ഓർഗനൈസേഷനായി, അതിന്റെ ചില ഘടനയോ പദ്ധതിയോ ഉപയോഗിച്ച് പ്രവർത്തിക്കുന്നത് ഞങ്ങൾക്ക് ഉപയോഗപ്രദമാകുമെന്നത് യുക്തിസഹമാണ്. ഇത് പൂർത്തിയാക്കാൻ വളരെ എളുപ്പമുള്ള ചെറിയ ഘട്ടങ്ങളായി ടാസ്ക്ക് വിഭജിക്കാൻ നിങ്ങളെ അനുവദിക്കും. ഉദാഹരണത്തിന്, കഴിയുന്നത്ര കൃത്യമായി പ്രസ്താവിക്കേണ്ട വിഷയങ്ങൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്നതിനായി നിങ്ങളുടെ കത്തിന്റെ വരിയെക്കുറിച്ച് ചിന്തിക്കുക. ഉദാഹരണത്തിന്, ഈ അല്ലെങ്കിൽ ആ ഉൽപ്പന്നത്തിന് എന്ത് വിലയുണ്ടെന്ന് നിങ്ങൾ ഒരു ചോദ്യം എഴുതുകയാണെങ്കിൽ, ഉദ്ദേശ്യം സംക്ഷിപ്തമായി പ്രസ്താവിക്കാൻ ശ്രമിക്കുക: നിങ്ങൾ എന്തിനാണ് കമ്പനിക്ക് എഴുതുന്നത് (നിങ്ങൾക്ക് ഈ അല്ലെങ്കിൽ ആ ഉൽപ്പന്നം വാങ്ങാനോ ഓർഡർ ചെയ്യാനോ താൽപ്പര്യമുള്ളതിനാൽ); പ്രധാന ലക്ഷ്യം വ്യക്തമാക്കുക (ചില ഓപ്ഷനുകളുള്ള ഒരു ഉൽപ്പന്നത്തിന്റെ 10 യൂണിറ്റുകൾ ഓർഡർ ചെയ്യാൻ നിങ്ങൾക്ക് എത്ര ചിലവാകും എന്ന് കണ്ടെത്താൻ). അവസാനമായി, ഏത് രൂപത്തിലാണ് നിങ്ങൾ കണക്കുകൂട്ടൽ സ്വീകരിക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നതെന്ന് വ്യക്തമാക്കുക, അത്തരം ഉൽപാദനത്തിന്റെ അളവിന് കിഴിവ് ഉണ്ടോ എന്ന് ചോദിക്കുക.

തീർച്ചയായും, ഈ വിവരങ്ങൾ ഇതിനകം വ്യക്തമാണ് - നിങ്ങൾ എഴുതാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നത് യുക്തിസഹമായി വിശകലനം ചെയ്യേണ്ടതുണ്ട്. കൂടാതെ, ഡിസൈനിനെക്കുറിച്ചും ആവശ്യകതകളെക്കുറിച്ചും നമ്മൾ മറക്കരുത്. ഞങ്ങൾ ഇതിനെക്കുറിച്ച് കൂടുതൽ വിശദമായി പിന്നീട് സംസാരിക്കും.

എഴുത്ത് ആവശ്യകതകൾ

അതിനാൽ, എല്ലാ അക്ഷരങ്ങളും ആദ്യം ഹ്രസ്വമായിരിക്കണം എന്ന് ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളുടെ നിയമങ്ങൾ പറയുന്നു. ഇത് വായിക്കപ്പെടുമെന്ന പ്രധാന നിയമം ഇതാണ്. സമ്മതിക്കുന്നു, വലിയ അളവിലുള്ള വിവരങ്ങൾ ലോഡുചെയ്യുമ്പോൾ നാമെല്ലാവരും ഇഷ്ടപ്പെടുന്നില്ല. ഇതൊരു ബിസിനസ്സ് കത്ത് ആണെങ്കിൽ, അത് വളരെ വലുതായിരിക്കരുത് - ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, ഇത് അവഗണിക്കാം. നിങ്ങൾക്ക് ഉടൻ തന്നെ വിവരങ്ങൾ ചുരുക്കാൻ കഴിയുന്നില്ലെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ കത്തിന്റെ ആദ്യ ഡ്രാഫ്റ്റ് എഴുതിയതിന് ശേഷം അത് ചെയ്യുക.

രണ്ടാമതായി, നിങ്ങളുടെ പങ്കാളി (കത്ത്വത്തിൽ പങ്കെടുക്കുന്നയാൾ) അപകടത്തിലാണെന്ന് മനസ്സിലാക്കണം. അതായത്, കത്ത് വിവരദായകവും മനസ്സിലാക്കാവുന്നതുമാക്കണം. കൂടുതൽ ചോദ്യങ്ങൾ ഒഴിവാക്കാനും വിശദാംശങ്ങൾ വ്യക്തമാക്കുന്നതിന് സമയം പാഴാക്കാതിരിക്കാനും നിങ്ങൾ അറിയിക്കാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന വിവരങ്ങൾ അതിൽ അടങ്ങിയിരിക്കണം.

മൂന്നാമതായി, കത്ത് വായിക്കുന്ന നിങ്ങളുടെ പങ്കാളിയോടോ കമ്പനി ജീവനക്കാരനോടോ കഴിയുന്നത്ര ബഹുമാനമുള്ളതായിരിക്കണം. ഇത് ശരിയാണ് - നിങ്ങളുടെ സംഭാഷണക്കാരനോട് നിങ്ങൾ എത്രത്തോളം ബഹുമാനം കാണിക്കുന്നുവോ അത്രയധികം അവൻ നിങ്ങളുടെ അഭ്യർത്ഥനയോട് ശരിയായി പ്രതികരിക്കും, അവസാനം, നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിച്ച ഫലം കൈവരിക്കും.

ഇംഗ്ലീഷിൽ കത്തിടപാടുകൾ

ചില സന്ദർഭങ്ങളിൽ, ചർച്ചകൾ ഇംഗ്ലീഷിൽ (അല്ലെങ്കിൽ റഷ്യൻ ഒഴികെയുള്ള മറ്റേതെങ്കിലും ഭാഷ) നടത്തണം. ഇത് സാധാരണമാണ്, പ്രത്യേകിച്ച് വിദേശ കരാറുകാരുമായി ബന്ധമുണ്ടെങ്കിൽ. ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളുടെ നിയമങ്ങൾ ഏത് ഭാഷയ്ക്കും ബാധകമാണ് എന്നത് ശ്രദ്ധേയമാണ്: സ്റ്റൈലിസ്റ്റിക് തിരിവുകൾ മാത്രം വ്യത്യാസപ്പെടാം. നിങ്ങളും നിങ്ങളുടെ പങ്കാളിയും (ഇന്റർലോക്കുട്ടർ) സ്വയം കണ്ടെത്തുന്ന സാഹചര്യത്തിന് ഏറ്റവും അനുയോജ്യമായത് തിരഞ്ഞെടുക്കുക എന്നതാണ് നിങ്ങളുടെ ചുമതല.

ഇംഗ്ലീഷിലെ ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾക്ക് തീർച്ചയായും അതിൽ ഉയർന്ന തലത്തിലുള്ള പ്രാവീണ്യം ആവശ്യമാണ്, അതിനാൽ ഇത് നിങ്ങളെക്കുറിച്ചല്ലെങ്കിൽ, പ്രൊഫഷണൽ വിവർത്തകരെ ബന്ധപ്പെടാൻ ഞങ്ങൾ ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു. ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളുടെ ഭാഷയിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുള്ള പ്രത്യേക സംഭാഷണം സംസാരിക്കുന്ന ഒരു വ്യക്തിയാണ് വിവർത്തനം നടത്തുന്നത് എന്നത് പ്രധാനമാണ്.

ഉദാഹരണം. ആമുഖം

ഏത് സംഭാഷണത്തിലും നിങ്ങൾ അത് എങ്ങനെ ആരംഭിക്കുന്നു എന്നത് വളരെ പ്രധാനമാണ്. ഇക്കാര്യത്തിൽ, ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളുടെ മര്യാദകൾ തത്സമയ ആശയവിനിമയത്തിൽ നിന്ന് വ്യത്യസ്തമല്ല: ആദ്യ ഘട്ടം സംഭാഷണക്കാരനെ അഭിവാദ്യം ചെയ്യുകയും എങ്ങനെയെങ്കിലും സംഭാഷണത്തിലേക്ക് അവനെ പരിചയപ്പെടുത്തുകയും ചെയ്യുക എന്നതാണ്. ആശംസകൾ ഒരു സാധാരണ "ഹലോ" ആയിരിക്കാം, എന്നാൽ ആമുഖം കൂടുതൽ വ്യക്തിഗതമായിരിക്കണം. ഉദാഹരണത്തിന്, നിങ്ങളുടെ കത്തിന്റെ ഒരു ഹ്രസ്വ ഉദ്ദേശ്യം നിങ്ങൾക്ക് വ്യക്തമാക്കാം ("നിങ്ങളുടെ ഉൽപ്പന്നത്തെക്കുറിച്ചുള്ള ചില വിവരങ്ങൾ വ്യക്തമാക്കുന്നതിന് ഞങ്ങൾ നിങ്ങളെ ബന്ധപ്പെടുന്നു. ഒന്നാമതായി, "A1" മോഡലിന്റെ വിലയിൽ ഞങ്ങൾക്ക് താൽപ്പര്യമുണ്ട്). മറ്റൊരു ഓപ്ഷൻ: "A1 മോഡലിനെക്കുറിച്ചുള്ള ഞങ്ങളുടെ ടെലിഫോൺ സംഭാഷണത്തിന്റെ തുടർച്ചയായി, ഈ ഉൽപ്പന്നത്തിന്റെ വിലയെക്കുറിച്ചുള്ള ഒരു ചോദ്യവുമായി ഞാൻ നിങ്ങൾക്ക് എഴുതുന്നു"). നിങ്ങളുടെ സാഹചര്യം ലളിതമായി വിവരിക്കാനും നിങ്ങൾക്ക് കഴിയും: "2010-ൽ നിങ്ങളുടെ പങ്കാളി ഞങ്ങളുടെ കമ്പനിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ടതിന്റെ കാരണത്താലാണ് ഞാൻ നിങ്ങൾക്ക് എഴുതുന്നത്, നിങ്ങളുടെ താൽപ്പര്യാർത്ഥം ഈ മേഖലയിൽ സഹകരണം ആരംഭിക്കാൻ വാഗ്ദാനം ചെയ്യുന്നു."

മെറ്റീരിയലിന്റെ അവതരണം

കൂടാതെ, നിങ്ങളുടെ കത്തിൽ കുറച്ച് ആമുഖം എഴുതിയ ശേഷം, നിങ്ങൾ എന്തിനാണ് എഴുതുന്നതെന്ന് വ്യക്തമാക്കണം. ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു ഉൽപ്പന്നത്തിന്റെ വിലയെക്കുറിച്ച് ഒരു ചോദ്യം ചോദിച്ചതിന് ശേഷം, നിങ്ങൾക്ക് താൽപ്പര്യമുള്ളത് വ്യക്തമാക്കുക. നിങ്ങൾക്ക് ഇതുപോലൊന്ന് എഴുതാം: "ഉൽപ്പന്നത്തിന്റെ യൂണിറ്റുകളുടെ N-ആം നമ്പർ ഓർഡർ ചെയ്യാൻ ഞങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നു, അത് X വിലാസത്തിലേക്ക് ഡെലിവർ ചെയ്തിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ." ഒരു ടെലിഫോൺ സംഭാഷണം തുടരുന്ന സാഹചര്യത്തിൽ, നിങ്ങളുടെ അഭ്യർത്ഥന നിങ്ങൾക്ക് പ്രസ്താവിക്കാം - ഒരു വ്യക്തിയുമായി ഫോണിൽ സംസാരിച്ചതിന് ശേഷം നിങ്ങൾ എന്തിനാണ് അവനോട് എഴുതിയത് (ഒരു ഇടപാട് നടത്താനുള്ള ഉദ്ദേശ്യം സ്ഥിരീകരിക്കാൻ പറയുക): "അതായത്: ഞങ്ങൾക്ക് താൽപ്പര്യമുണ്ട് ഉൽപ്പന്നം N, അത് X" എന്ന ഓപ്ഷനിൽ ഡെലിവർ ചെയ്യപ്പെടും. നിങ്ങൾ മൂന്നാമത്തെ പതിപ്പ് കണക്കിലെടുക്കുകയാണെങ്കിൽ, കമ്പനിയുമായി സഹകരിക്കാനുള്ള നിങ്ങളുടെ ആഗ്രഹത്തിന്റെ തീം വികസിപ്പിക്കാനും നിങ്ങൾക്ക് കഴിയും. ഇത് നിങ്ങളുടെ താൽപ്പര്യത്തിനാണെന്നും പങ്കാളിക്ക് നിങ്ങളുമായി ഇടപഴകുന്നതിൽ നിന്ന് ചില പ്രത്യേക ആനുകൂല്യങ്ങൾ ലഭിക്കുമെന്നും വിവരിക്കുക: "ഞങ്ങളുടെ കമ്പനിയുടെ ഗതി മാറിയെന്ന് അറിയാൻ നിങ്ങൾക്ക് താൽപ്പര്യമുണ്ടാകും, തുടർന്ന് കൂടുതൽ അടുത്തു. നിങ്ങളുടെ ബിസിനസ്സിന്റെ താൽപ്പര്യങ്ങൾ."

വാചകം

ഏതൊരു ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടിനും (ഞങ്ങൾ നൽകുന്ന ഉദാഹരണങ്ങൾക്കും ഈ പ്രോപ്പർട്ടി ഉണ്ടായിരിക്കണം) ഒരു ലോജിക്കൽ സീക്വൻസ് ആവശ്യമാണ്. എന്തുകൊണ്ടാണ് നിങ്ങൾ എഴുതുന്നതെന്ന് ആദ്യം നിങ്ങൾ എഴുതിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, നിങ്ങൾ ഈ ആശയം വ്യക്തമാക്കുകയും വിപുലീകരിക്കുകയും വേണം. സംഭാഷകനിൽ നിന്ന് നിങ്ങൾ എന്താണ് ആഗ്രഹിക്കുന്നതെന്ന് കൂടുതൽ വിശാലമായി വ്യക്തമാക്കുക - ഒരുപക്ഷേ നിങ്ങളുമായി പ്രവർത്തിക്കാൻ സമ്മതിക്കുന്നതിൽ നിന്നുള്ള നേട്ടത്തിന്റെ സാധ്യത അവനെ ആകർഷിക്കുക. ഈ ഭാഗം, എല്ലാ യുക്തിയും അനുസരിച്ച്, നിങ്ങളുടെ കത്തിന്റെ "പീക്ക്" ആയിരിക്കണം, ഇത്തരത്തിലുള്ള പര്യവസാനം. തുടക്കത്തിൽ നിങ്ങൾക്ക് താൽപ്പര്യമുള്ളവയെ നിങ്ങൾ സുഗമമായി സമീപിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, ഈ ഭാഗത്ത് നിങ്ങൾ “കാർഡുകൾ വെളിപ്പെടുത്തണം”. എല്ലാ ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളും (മുകളിലുള്ള അക്ഷരങ്ങളുടെ ഉദാഹരണങ്ങൾ ഒരു അപവാദമല്ല) അത്തരമൊരു സുഗമമായ മുകളിലേക്കുള്ള വളവിലൂടെ നിർമ്മിക്കണം. അപ്പോൾ നിങ്ങളുടെ വരികൾ വായിക്കുന്നയാൾ നിങ്ങളുടെ മാനസികാവസ്ഥ മനസ്സിലാക്കും, അതിനാൽ, നിങ്ങളുമായി ആശയവിനിമയം നടത്തുന്നത് അദ്ദേഹത്തിന് കൂടുതൽ സൗകര്യപ്രദമായിരിക്കും. പെട്ടെന്നുള്ള കുതിച്ചുചാട്ടങ്ങൾ നടത്തരുത്, ഒരു വിഷയത്തിൽ നിന്ന് മറ്റൊന്നിലേക്ക് മാറരുത്.

ഉദാഹരണങ്ങൾ കാണിക്കുന്നത് പോലെ, നിങ്ങൾക്ക് ചർച്ച ചെയ്യണമെങ്കിൽ, ഉദാഹരണത്തിന്, ബന്ധമില്ലാത്ത രണ്ട് പ്രശ്നങ്ങൾ, ലേഖനത്തെ ഖണ്ഡികകളായി വിഭജിച്ച് ഭാഗങ്ങളായി വിഭജിക്കാം. നിങ്ങൾ ഒരു ചോദ്യത്തിൽ നിന്ന് മറ്റൊന്നിലേക്ക് മാറുന്ന നിമിഷം ദൃശ്യപരമായി കാണുന്ന വായനക്കാർക്ക് ഇത് സൗകര്യപ്രദമാണ്; അതിനാൽ നിങ്ങൾക്കായി, കാരണം ഈ സാഹചര്യത്തിൽ നിങ്ങൾ രണ്ട് വ്യത്യസ്ത അക്ഷരങ്ങൾ പോലെ എഴുതുന്നു.

ഞങ്ങളുടെ ഉദാഹരണങ്ങളെക്കുറിച്ച് സംസാരിക്കുകയാണെങ്കിൽ, ഞങ്ങൾ എഴുതണം: "കൂടാതെ, ഞങ്ങൾ ഒരു മാസം മുമ്പ് നിങ്ങളുമായി സംവദിച്ച N ഉൽപ്പന്നം വീണ്ടും ഓർഡർ ചെയ്യാൻ ഞങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നു." അല്ലെങ്കിൽ: "ഞങ്ങളുടെ വ്യവസ്ഥകൾക്ക് അനുയോജ്യമായ വിലയ്ക്ക്, ഈ മേഖലയിൽ നിങ്ങളുമായി ഒരു സ്ഥിരമായ സഹകരണം സ്ഥാപിക്കാൻ ഞങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നു, വിതരണ ചാനൽ X-Y ആയിരം യൂണിറ്റുകളായി വർദ്ധിപ്പിക്കുന്നു." അവസാനമായി, നിങ്ങൾക്ക് ഇങ്ങനെയും പറയാം: "ഞങ്ങൾക്കൊപ്പം പ്രവർത്തിക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് ഇപ്പോഴും താൽപ്പര്യമുണ്ടെങ്കിൽ, ദയവായി ഞങ്ങളെ അറിയിക്കുക."

ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളുടെ ഓരോ രണ്ടാമത്തെ സാമ്പിളും ഈ തത്വത്തിലാണ് നിർമ്മിച്ചിരിക്കുന്നത്, അതിനാൽ അതിൽ തെറ്റൊന്നുമില്ല. നേരെമറിച്ച്, തലക്കെട്ടുകൾ ഹൈലൈറ്റ് ചെയ്യുന്നത് പലപ്പോഴും നന്നായി നാവിഗേറ്റ് ചെയ്യാൻ സഹായിക്കുന്നു, കാരണം അത് "സോളിഡ് ടെക്സ്റ്റ്" നീക്കം ചെയ്യുന്നു, അതിൽ ഒരുതരം "ആങ്കറുകൾ" ഉണ്ടാക്കുന്നു, അത് നിങ്ങൾക്ക് ദൃശ്യപരമായി അറ്റാച്ചുചെയ്യാനാകും.

അവസാന ഭാഗം

അവസാനമായി, നിങ്ങൾ കത്ത് ആരംഭിച്ച അതേ ആത്മാവിൽ തന്നെ അവസാനിപ്പിക്കണം. നിങ്ങൾ നന്ദി രേഖപ്പെടുത്തുകയാണെങ്കിൽ, നിങ്ങൾ വിവരിക്കുന്ന കമ്പനിയുമായി സഹകരിക്കുന്നതിൽ നിങ്ങൾക്ക് സന്തോഷമുണ്ടെന്ന് എഴുതുക; ഇതൊരു വാണിജ്യ ഓഫറാണെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ കത്തിലെ ശ്രദ്ധയ്ക്ക് നിങ്ങൾ നന്ദി പ്രകടിപ്പിക്കുകയും ഈ വ്യക്തിയുമായി കൂടുതൽ ആശയവിനിമയം നടത്തുമെന്ന് പ്രതീക്ഷിക്കുകയും വേണം. നിങ്ങളുടെ കത്ത് എങ്ങനെ അവസാനിപ്പിക്കുന്നു എന്നത് നിങ്ങളെയും നിങ്ങളുടെ കമ്പനിയെയും കുറിച്ചുള്ള അന്തിമ അഭിപ്രായം നിർണ്ണയിക്കുന്നുവെന്ന് നിങ്ങൾ മനസ്സിലാക്കേണ്ടതുണ്ട്. എല്ലാ ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളും (എല്ലാ സമയത്തും ഇത് തെളിയിക്കുന്ന കത്ത് ഉദാഹരണങ്ങൾ) മര്യാദയുടെ അടിസ്ഥാനത്തിലാണ് നിർമ്മിച്ചിരിക്കുന്നത് - അതിനാൽ സംഭാഷണക്കാരന് നന്ദി പറയുക, പ്രത്യാശ പ്രകടിപ്പിക്കുക, അവനെ സ്തുതിക്കുക അല്ലെങ്കിൽ നിങ്ങളുടെ ശുപാർശ ഉപേക്ഷിക്കുക. കത്തിൽ വിവരിച്ചിരിക്കുന്ന പ്രശ്നവുമായി പൂർണ്ണമായും പൊരുത്തപ്പെടുന്ന തരത്തിൽ നിങ്ങളുടെ വാചകത്തിന്റെ അവസാനം നിങ്ങൾ തിരഞ്ഞെടുക്കണം.

ഉദാഹരണങ്ങൾ: "ഞങ്ങളുടെ ഭാവി പ്രവർത്തനങ്ങളിൽ സുസ്ഥിരമായ സഹകരണത്തിന്റെ പ്രതീക്ഷയോടെ നിങ്ങളെ ഞങ്ങളുടെ ദീർഘകാല പങ്കാളിയായി നിലനിർത്താൻ ഞങ്ങൾ പ്രതീക്ഷിക്കുന്നു." അല്ലെങ്കിൽ "നിങ്ങളുടെ ശ്രദ്ധയ്ക്ക് ഞങ്ങൾ ആത്മാർത്ഥമായി നന്ദിയുള്ളവരാണ്, ഭാവിയിൽ നിങ്ങളുമായി ഞങ്ങൾക്ക് സഹകരണം വികസിപ്പിക്കാൻ കഴിയുമെന്ന് പ്രതീക്ഷിക്കുന്നു." അല്ലെങ്കിൽ "നിങ്ങളുടെ ശ്രദ്ധയ്ക്ക് നന്ദി. ഭാവിയിൽ N വിപണിയിൽ നിങ്ങളുടെ താൽപ്പര്യങ്ങൾ തുടർന്നും സേവിക്കാൻ ഞങ്ങൾക്ക് കഴിയുമെന്ന് ഞാൻ പ്രതീക്ഷിക്കുന്നു."

മര്യാദയും സാക്ഷരതയും

മാന്യമായി പെരുമാറാൻ ഒരിക്കലും മറക്കരുത്. മുകളിൽ ഊന്നിപ്പറഞ്ഞതുപോലെ, നിങ്ങൾക്ക് ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളിൽ താൽപ്പര്യമുണ്ടെങ്കിൽ അത് പ്രധാനമാണ്. "സഹകരിച്ചതിൽ സന്തോഷം", "നിങ്ങളുടെ ശ്രദ്ധയ്ക്ക് നന്ദി", "പ്രശ്നത്തിൽ ക്ഷമിക്കുക", "നിങ്ങളെ കാണുന്നതിൽ ഞങ്ങൾക്ക് സന്തോഷമുണ്ട്", "നിങ്ങൾ ഞങ്ങളെ കൂട്ടുപിടിക്കുമോ" തുടങ്ങിയ വാക്യങ്ങൾ. അവസാന രണ്ട്, വഴിയിൽ, ഒരു ബിസിനസ്സ് ലെറ്ററിനേക്കാൾ കോർപ്പറേറ്റ് ആഘോഷങ്ങളിലേക്കുള്ള ക്ഷണങ്ങളെ പരാമർശിക്കുന്നു.

എല്ലായ്‌പ്പോഴും, ബഹുമാനത്തിന്റെ അടയാളമായി, "ദയവായി", "നന്ദി", "ദയയുള്ളവരായിരിക്കുക" എന്നിങ്ങനെയുള്ള പദസമുച്ചയങ്ങളിൽ ഉചിതമായിടത്ത് ചേർക്കുക.

ബിസിനസ്സ് കത്തുകൾ എഴുതുന്ന പ്രക്രിയയിൽ ഒരു വ്യക്തിയുടെ സാക്ഷരത ഒരുപോലെ പ്രധാനമാണ്. കൂടുതൽ കൃത്യമായി പറഞ്ഞാൽ, ഒരു കത്ത് സൃഷ്ടിക്കുന്ന പ്രക്രിയയിൽ നിങ്ങൾ ഒരു പ്രാഥമിക തെറ്റെങ്കിലും ചെയ്താൽ, നിങ്ങൾ പ്രതീക്ഷിക്കുന്നതിനേക്കാൾ തികച്ചും വ്യത്യസ്തമായ ഒരു അഭിപ്രായം സംഭാഷണക്കാരൻ രൂപീകരിക്കുമെന്ന് നിങ്ങൾക്ക് പറയാം. അതിനാൽ, കഴിയുന്നത്ര ശരിയായി എഴുതാൻ ശ്രമിക്കുക, എല്ലാം പലതവണ പരിശോധിക്കുക. പിശകുകൾ എങ്ങനെ കണ്ടെത്താമെന്നും അവ സ്വയം പരിഹരിക്കാമെന്നും നിങ്ങൾക്ക് അറിയില്ലെങ്കിൽ, ഒരു പ്രൂഫ് റീഡറിന്റെയോ പ്രത്യേക സേവനങ്ങളുടെയോ സേവനങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുക. ഇത് വളരെ ലളിതമാണ്, എന്നാൽ നിങ്ങളുടെ വാചകത്തിൽ ആത്മവിശ്വാസം പുലർത്താൻ ഇത് നിങ്ങളെ അനുവദിക്കും.

പരിശീലനവും പരിശീലനവും

വെബിൽ, മുകളിൽ സൂചിപ്പിച്ചതുപോലെ, ഏത് വിഷയത്തിലും റെഡിമെയ്ഡ് ബിസിനസ്സ് കത്തുകളുടെ നിരവധി ഉദാഹരണങ്ങളുണ്ട്. ഞങ്ങൾ അവ പൂർണ്ണമായി ഇവിടെ ചേർത്തിട്ടില്ല, കാരണം, വാസ്തവത്തിൽ, ഈ ലേഖനത്തിന് ഇത്രയും വലിയ അളവിലുള്ള വിവരങ്ങൾ ഉൾക്കൊള്ളാൻ മതിയായ ഇടമില്ല. പകരം, മുകളിൽ പറഞ്ഞ കാര്യങ്ങൾ പരിചയപ്പെടാൻ നിങ്ങൾക്ക് അവസരമുള്ള ചില അടിസ്ഥാന നിയമങ്ങളും തത്വങ്ങളും ലളിതമായി പ്രസ്താവിക്കാൻ ഞങ്ങൾ തീരുമാനിച്ചു. എന്നിരുന്നാലും, ഇത് തീർച്ചയായും, ബിസിനസ്സ് എഴുത്ത് പഠിക്കുന്നതിനുള്ള വഴിയിൽ സ്വീകരിക്കേണ്ട എല്ലാ നടപടികളിൽ നിന്നും വളരെ അകലെയാണ്. വാസ്തവത്തിൽ, ഈ മേഖലയിലെ ഏറ്റവും പ്രധാനപ്പെട്ട പങ്ക് പ്രായോഗിക അനുഭവമാണ്.
നിങ്ങൾ റെഡിമെയ്ഡ് അക്ഷരങ്ങളുടെ 5-10 ഉദാഹരണങ്ങൾ പഠിക്കുകയും ഞങ്ങളുടെ ലേഖനം വായിക്കുകയും ഇവിടെ നിന്ന് ചില നിയമങ്ങൾ വേർതിരിച്ചെടുക്കുകയും ചെയ്യുകയാണെങ്കിൽ, വളരെ വേഗം നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമുള്ള രീതിയിൽ അക്ഷരങ്ങൾ എഴുതാൻ കഴിയും. വാസ്തവത്തിൽ, ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളുടെ ചട്ടക്കൂടിൽ ഏതെങ്കിലും കത്ത് സൃഷ്ടിക്കാൻ ഇത് മതിയാകും.

തയ്യാറായ ഉദാഹരണങ്ങൾ

മുകളിൽ സൂചിപ്പിച്ചതുപോലെ, ധാരാളം റെഡിമെയ്ഡ് ഉദാഹരണങ്ങൾ ഉള്ളതിനാൽ, വിദ്യാർത്ഥികളും തുടക്കക്കാരായ സ്പെഷ്യലിസ്റ്റുകളും അവരുടെ സ്വന്തം പ്രോജക്റ്റ് നിർമ്മിക്കുന്നതിന് മറ്റൊരാളുടെ റെഡിമെയ്ഡ് വർക്ക് ഉപയോഗിക്കാൻ പ്രലോഭിപ്പിക്കപ്പെടുന്നു. പരിശീലനത്തിനിടയിൽ ഇത് പ്രായോഗികമായി ശുപാർശ ചെയ്യുന്നില്ലെന്ന് പറയാൻ ഞാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്നു - ദയവായി.

മറ്റ് അക്ഷരങ്ങളിൽ എന്താണ് എഴുതിയിരിക്കുന്നതെന്ന് പഠിക്കുന്ന പ്രക്രിയയിൽ, നിങ്ങളുടെ കത്തിടപാടുകളിൽ വ്യക്തമാക്കേണ്ട കാര്യങ്ങൾ കൂടുതൽ എളുപ്പത്തിൽ നാവിഗേറ്റ് ചെയ്യാൻ നിങ്ങൾക്ക് കഴിയും. ഇത് സാധാരണമാണ്, കാരണം അനുഭവത്തിൽ നിന്ന് നേരിട്ട് പഠിക്കുന്നത് മനുഷ്യ സ്വഭാവമാണ്.

ശരിയാണ്, നിങ്ങൾക്ക് ഒരു പൂർണ്ണമായ ബിസിനസ്സ് കത്ത് കംപൈൽ ചെയ്യാനുള്ള ചുമതല ലഭിക്കുകയാണെങ്കിൽ, ആദ്യം ഉദാഹരണങ്ങൾ അവലോകനം ചെയ്ത് നിങ്ങളുടെ ടാസ്ക്കിന് ഏറ്റവും അനുയോജ്യമായ ഒന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കുക. പൊതുവായ ആശയം അനുസരിച്ച് നിങ്ങൾ വികസിപ്പിച്ച സാഹചര്യവുമായി കഴിയുന്നത്ര പൊരുത്തപ്പെടുത്തേണ്ടതുണ്ട്, എന്നാൽ അതേ സമയം നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം അവതരണ ശൈലിയും എഴുത്തും സ്ഥാപിക്കുന്നതിന് അത് വീണ്ടും എഴുതുക. എല്ലാത്തിനുമുപരി, ഒരുപക്ഷേ നിങ്ങൾക്ക് വിവരങ്ങൾ മികച്ച രീതിയിൽ കൈമാറാനും ആശയവിനിമയം കൂടുതൽ ഉൽപ്പാദനക്ഷമവും ഫലപ്രദവുമാക്കാനും കഴിയും.

പഠിക്കുകയും പരിശീലിക്കുകയും ചെയ്യുക! വളരെ ചുരുങ്ങിയ സമയത്തിനുള്ളിൽ നിങ്ങളുടെ സ്വന്തം ബിസിനസ്സ് അക്ഷരങ്ങൾ സൃഷ്ടിക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് കഴിയും!

മിക്കപ്പോഴും, ബിസിനസ്സ് ലോകത്തിലെ ആദ്യത്തെ സമ്പർക്കം ആരംഭിക്കുന്നത് രേഖാമൂലമുള്ള ആശയവിനിമയങ്ങളിൽ നിന്നാണ് - ബിസിനസ്സ് കത്തുകൾ. എന്നാൽ ബിസിനസ്സ് കത്ത് മര്യാദയുടെ നിയമങ്ങൾ പാലിക്കാതെയാണ് ഇത് എഴുതിയതെങ്കിൽ, ഇപ്പോൾ ആരംഭിച്ച കോൺടാക്റ്റുകൾ തടസ്സപ്പെടാം, കൂടാതെ നിങ്ങൾക്ക് ഒരു ക്ലയന്റിനെയോ ബിസിനസ്സ് പങ്കാളിയെയോ നഷ്ടപ്പെടും. അതിനാൽ, ബിസിനസ്സ് കത്തുകൾ എഴുതാൻ കഴിയുന്നത് എത്ര പ്രധാനമാണെന്ന് നിങ്ങൾക്ക് ആരെയും ബോധ്യപ്പെടുത്തേണ്ടിവരില്ല, അത് നിങ്ങളെ വ്യക്തിപരമായും നിങ്ങളുടെ കമ്പനിയെക്കുറിച്ചും അനുകൂലമായ ഒരു മതിപ്പ് സൃഷ്ടിക്കാൻ സഹായിക്കും.

ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളുടെ അടിസ്ഥാന നിയമങ്ങൾ. കത്തിടപാടുകളുടെ ആധുനിക രൂപങ്ങൾ 150 വർഷങ്ങൾക്ക് മുമ്പ് വികസിച്ചു. ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകൾ കംപൈൽ ചെയ്യുന്നതിനുള്ള നിയമങ്ങൾ ആദ്യം അവതരിപ്പിച്ചത് അവരുടെ ജന്മദേശം ഇംഗ്ലണ്ടാണെന്ന് പൊതുവായി അംഗീകരിക്കപ്പെട്ടിരിക്കുന്നു.

കത്തിടപാടുകളുടെ പൊതു നിയമങ്ങൾ

1. നിങ്ങൾ ഒരു ബിസിനസ്സ് പങ്കാളിക്ക് കത്തുകൾ എഴുതാൻ തുടങ്ങുന്നതിനുമുമ്പ്, ഇനിപ്പറയുന്ന പോയിന്റുകൾ നിങ്ങൾക്കായി മനസ്സിലാക്കണം:

കത്തിന്റെ തരം (കവർ ലെറ്റർ, ഓർഡർ കത്ത്, നോട്ടീസ് കത്ത്, ഓർമ്മപ്പെടുത്തൽ കത്ത്, അവതരണ കത്ത്, നിരസിക്കുന്ന കത്ത്, ഗ്യാരന്റി കത്ത് മുതലായവ);

നിങ്ങളുടെ കത്തിന് ഒരു പ്രതികരണം പ്രതീക്ഷിക്കുന്നുണ്ടോ (ഒരു കത്തിന്റെ പ്രതികരണം പ്രതീക്ഷിക്കാത്ത സാഹചര്യങ്ങളുണ്ട്, ഉദാഹരണത്തിന്, ഒരു അവതരണ കത്ത്);

കത്തിന്റെ ഉള്ളടക്കം നിങ്ങളുടെ വിലാസക്കാരന് വ്യക്തമായി മനസ്സിലാക്കാനാകുമോ, കത്തിടപാടുകളുടെ പ്രശ്നവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട് എന്തെങ്കിലും അവ്യക്തതകൾ അവശേഷിപ്പിക്കുമോ;

മെയിൽ വഴി അയച്ച കത്ത് കൃത്യസമയത്ത് എത്തുമെന്ന് നിങ്ങൾക്ക് ഉറപ്പാണോ (ഇല്ലെങ്കിൽ, ടെലിഫാക്സ്, ഡിഎച്ച്എൽ സേവനങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുന്നതാണ് നല്ലത് അല്ലെങ്കിൽ ഇന്റർനെറ്റ് വഴി ഒരു കത്ത് അയയ്ക്കുക).

2. കത്തിന്റെ ടോൺ എപ്പോഴും ശരിയായിരിക്കണം.

3. കൃത്യത, അവ്യക്തത, പ്രൊഫഷണൽ വാക്കുകളുടെ അമിതമായ ഉപയോഗം എന്നിവ ഒഴിവാക്കിക്കൊണ്ട് പദാവലി ശ്രദ്ധാപൂർവ്വം തിരഞ്ഞെടുക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. കത്തിന്റെ വാചകം മനസ്സിലാക്കാൻ എളുപ്പമായിരിക്കണം.

4. നിങ്ങൾ ആരുടെ പേരിൽ സംസാരിക്കുന്നുവോ ആ സ്ഥാപനത്തിന്റെ ലെറ്റർഹെഡിൽ മാത്രമേ ഒരു ബിസിനസ്സ് കത്ത് എഴുതാവൂ. ഒരു ലെറ്റർഹെഡിന്റെ രൂപം നിങ്ങളുടെ കമ്പനിയുടെ ഒരു തരം ബിസിനസ്സ് കാർഡായതിനാൽ, ഒരു ഔദ്യോഗിക ലെറ്റർഹെഡിന്റെ രൂപകൽപ്പന പ്രത്യേക ശ്രദ്ധയോടെ കൈകാര്യം ചെയ്യണം. കൂടുതൽ ഔപചാരികമായ ലെറ്റർഹെഡ്, കത്തിന്റെ ടോൺ കൂടുതൽ ഔപചാരികമായിരിക്കണം.

ഡോക്യുമെന്റുകൾ തയ്യാറാക്കുമ്പോൾ, Times New Roman Cyr ഫോണ്ട് സൈസ് നമ്പർ 12 (ടാബുലാർ മെറ്റീരിയലുകൾക്ക്), 13, 14, 15, Times DL സൈസ് നമ്പർ 12, ഉപയോഗിച്ച് Microsoft Word ടെക്സ്റ്റ് എഡിറ്റർ (Microsoft Corporation-ന്റെ സോഫ്റ്റ്‌വെയർ ഉൽപ്പന്നം) ഉപയോഗിക്കാൻ ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു. 13, 14 മുതൽ 1 -2 ഇടവേളകൾ.

ഒരു ബിസിനസ്സ് കത്ത് വരയ്ക്കുമ്പോൾ, പേജ് നമ്പറുകൾ പേജിന്റെ വലതുവശത്തും മറ്റ് ബിസിനസ്സ് രേഖകൾ വരയ്ക്കുമ്പോൾ - ഷീറ്റിന്റെ മുകളിലെ മാർജിനിന്റെ മധ്യത്തിലും ഇടുന്നു.

കത്തിന്റെ വാചകം തന്നെ A4 ഫോമുകളിൽ 1.5-2 ലൈൻ സ്‌പെയ്‌സിംഗിലും A5-ലും ചെറിയ ഫോമുകളിലും - ഒരു വരി സ്‌പെയ്‌സിംഗിൽ അച്ചടിക്കാൻ ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു. നിരവധി വരികൾ അടങ്ങുന്ന ഡോക്യുമെന്റിന്റെ വിശദാംശങ്ങൾ (ടെക്‌സ്റ്റ് ഒഴികെ), ഒരു വരി സ്‌പെയ്‌സിംഗ് ഉപയോഗിച്ച് പ്രിന്റ് ചെയ്യുന്നു.

രേഖാമൂലമുള്ള അഭ്യർത്ഥനകൾക്ക് രസീത് ലഭിച്ച് 10 ദിവസത്തിനുള്ളിൽ ഉത്തരം നൽകണം.

ഫാക്സുകൾക്കും ഇ-മെയിലുകൾക്കും വാരാന്ത്യങ്ങൾ ഒഴികെ 48 മണിക്കൂറിനുള്ളിൽ ഉത്തരം നൽകണം

റഷ്യയിൽ ഒരു ബിസിനസ്സ് കത്ത് എഴുതുന്നതിനുള്ള നിയമങ്ങൾ

റഷ്യയിൽ, ഔദ്യോഗിക ഫോമുകളുടെ രൂപകൽപ്പന നിയന്ത്രിക്കുന്നത് റെഗുലേറ്ററി ഡോക്യുമെന്റുകളും, ഒന്നാമതായി, GOST 6.30-2003 “ഏകീകൃത ഡോക്യുമെന്റേഷൻ സിസ്റ്റങ്ങളും. ഓർഗനൈസേഷണൽ, അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റീവ് ഡോക്യുമെന്റേഷന്റെ ഏകീകൃത സംവിധാനം. ഡോക്യുമെന്റേഷൻ ആവശ്യകതകൾ.

ഡോക്യുമെന്റ് ഫോമുകൾക്കായി GOST രണ്ട് സ്റ്റാൻഡേർഡ് ഫോർമാറ്റുകൾ സ്ഥാപിച്ചു - A4 (210 x 297 mm), A5 (148 x 210 mm). ഒരു ഡോക്യുമെന്റിന്റെ ഓരോ ഷീറ്റും, ഒരു ഫോമിൽ വരച്ചതും അതിൽ അല്ലാത്തതും, കുറഞ്ഞത് 20 മില്ലീമീറ്ററിന്റെ അരികുകൾ ഉണ്ടായിരിക്കണം - ഇടത്; 10 മില്ലീമീറ്റർ - വലത്; 20 മില്ലീമീറ്റർ - മുകളിൽ; 20 മില്ലീമീറ്റർ - താഴ്ന്നത്.

പേപ്പർവർക്കിനായുള്ള ഈ ആവശ്യകതകൾ റഷ്യൻ നിയമത്തിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്, എന്നാൽ ഒരു വിദേശ പങ്കാളിക്ക് ഒരു ബിസിനസ്സ് കത്ത് കംപൈൽ ചെയ്യുമ്പോൾ അവ ഉപയോഗിക്കാൻ രചയിതാവ് ശുപാർശ ചെയ്യുന്നു.

നിങ്ങളുടെ ലേഖകനുമായുള്ള അടുപ്പത്തിന്റെ അളവിനെ ആശ്രയിച്ച്, അപ്പീൽ "പ്രിയ + കുടുംബപ്പേര് (ആദ്യ നാമം, രക്ഷാധികാരി)" അല്ലെങ്കിൽ "പ്രിയ + ആദ്യനാമം, രക്ഷാധികാരി (ആദ്യ നാമം)" എന്നീ വാക്കുകളിൽ ആരംഭിക്കാം. "പ്രിയ", "മിസ്റ്റർ", "മാഡം", "ഡെപ്യൂട്ടി ഡയറക്ടർ", "ഡിപ്പാർട്ട്മെന്റ് ഹെഡ്" തുടങ്ങിയ വാക്കുകൾ. ഒരു സാഹചര്യത്തിലും അത് കുറയ്ക്കരുത്. അല്ലെങ്കിൽ, നിങ്ങൾ അവനെ വളരെയധികം ബഹുമാനിക്കുന്നില്ലെന്ന് ചിന്തിക്കാൻ സ്വീകർത്താവിന് അവകാശമുണ്ട്. സഹകരണത്തിന് നന്ദിയുള്ള വാക്കുകളോടെ കത്ത് അവസാനിക്കണം. നിങ്ങളുടെ ഒപ്പിന് മുമ്പ്, "ബഹുമാനപൂർവ്വം, ..." അല്ലെങ്കിൽ "ആത്മാർത്ഥതയോടെ നിങ്ങളുടേത് ..." എന്ന പദപ്രയോഗം ഇടുക.

ഔദ്യോഗിക കത്തുകളിൽ, "നിങ്ങൾ" എന്ന് പരാമർശിക്കുന്നത് അസ്വീകാര്യമാണ്, ജീവിതത്തിൽ നിങ്ങളും ഈ വ്യക്തിയും ബിസിനസ്സിൽ മാത്രമല്ല, സൗഹൃദപരമായ നിബന്ധനകളിലും ആണെങ്കിലും.

സാധാരണഗതിയിൽ, ഒരു ബിസിനസ് അല്ലെങ്കിൽ സേവന കത്ത് നിരവധി സാധാരണ ഘടനാപരമായ ഘടകങ്ങൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്നു:

1. തലക്കെട്ട് ഏരിയ.
കത്തിന്റെ ഈ ഭാഗത്ത്, ഓർഗനൈസേഷന്റെ ഒരു കോർണർ സ്റ്റാമ്പ് ഇടതുവശത്ത് സ്ഥാപിച്ചിരിക്കുന്നു, ഇത് ഓർഗനൈസേഷന്റെ പേര്, അതിന്റെ തപാൽ, മറ്റ് വിശദാംശങ്ങൾ, കൂടാതെ രജിസ്ട്രേഷൻ നമ്പറും കത്തിന്റെ രജിസ്ട്രേഷൻ തീയതിയും ഔട്ട്ഗോയിംഗ് രേഖയായി സൂചിപ്പിക്കുന്നു. സേവന കത്ത് ഒരു പ്രതികരണ കത്ത് ആണെങ്കിൽ, ഈ കത്ത് ഏത് രേഖയിലേക്കാണ് പ്രതികരിക്കുന്നതെന്നും ഇത് സൂചിപ്പിക്കുന്നു.
വിലാസക്കാരന്റെ വിശദാംശങ്ങൾ തലക്കെട്ടിന്റെ വലതുവശത്ത് സ്ഥാപിച്ചിരിക്കുന്നു.

കോർണർ സ്റ്റാമ്പിന് താഴെ ഡോക്യുമെന്റിന്റെ വാചകത്തിന് ഒരു തലക്കെട്ടുണ്ട്. തലക്കെട്ട് ഭാഷാ ഘടന ഇതുപോലെയാകാം:

ü പ്രീപോസിഷൻ "O" + നാമം. പ്രീപോസിഷണൽ കേസിൽ: "കാറുകളുടെ വിതരണത്തിൽ";

ü "കുറിച്ച്" എന്ന ചോദ്യത്തിൽ + നാമം. പ്രീപോസിഷണൽ കേസിൽ: "സ്പെയർ പാർട്സ് വിതരണം സംബന്ധിച്ച വിഷയത്തിൽ";

ü ബന്ധപ്പെട്ട + നാമം. ജനിതക കേസിൽ: "പർച്ചേസ് ഓർഡറിനെ സംബന്ധിച്ച്", മുതലായവ.

2. കത്തിന്റെ യഥാർത്ഥ വാചകം. കത്തിന്റെ വാചകത്തിന്റെ രൂപകൽപ്പനയുടെ പ്രധാന സവിശേഷതകൾ ഇനിപ്പറയുന്നവയാണ്.

ü ഒരു ബിസിനസ്സ് കത്തിന്റെ വാചകം, ഒരു ചട്ടം പോലെ, ഒരു പ്രശ്നവുമായി ബന്ധപ്പെട്ടിരിക്കണം അല്ലെങ്കിൽ അവയുമായി ബന്ധപ്പെട്ടതാണെങ്കിൽ ഒന്നിലധികം ചോദ്യങ്ങൾഎന്നിവയിൽ പരിഗണിക്കും ഒരു ഘടനാപരമായ യൂണിറ്റ്ലക്ഷ്യസ്ഥാന സംഘടന.

ü കത്തിന്റെ വാചകം, ചട്ടം പോലെ, രണ്ട് ഭാഗങ്ങൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്നു. ആദ്യ ഭാഗം കത്ത് കംപൈൽ ചെയ്യുന്നതിനുള്ള കാരണം, അടിസ്ഥാനം അല്ലെങ്കിൽ ന്യായീകരണം എന്നിവ വ്യക്തമാക്കുന്നു, കത്ത് തയ്യാറാക്കുന്നതിനുള്ള അടിസ്ഥാനമായ രേഖകളിലേക്കുള്ള ലിങ്കുകൾ നൽകുന്നു. രണ്ടാം ഭാഗം, ഒരു ഖണ്ഡികയിൽ തുടങ്ങുന്നു, നിഗമനങ്ങൾ, നിർദ്ദേശങ്ങൾ, അഭ്യർത്ഥനകൾ, തീരുമാനങ്ങൾ മുതലായവ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു.

ഒരു ബിസിനസ്സ് കത്തിന്റെ ഘടന

1. അയയ്ക്കുന്ന സ്ഥാപനത്തിന്റെ പേര്.

3. കത്ത് എഴുതിയ തീയതി.

4. കത്ത് സ്വീകരിക്കുന്നയാളുടെ വിലാസം.

5. ഒരു പ്രത്യേക വ്യക്തിയുടെ സൂചന.

6. വിലാസം തുറക്കുന്നു

7. കത്തിന്റെ പൊതുവായ ഉള്ളടക്കത്തിന്റെ ഒരു സൂചന, അതായത്. കത്തിന്റെ വിഷയം.

8. കത്തിന്റെ പ്രധാന വാചകം.

9. മര്യാദയുടെ അവസാന സൂത്രവാക്യം.

10. ഒപ്പ്.

11. അപേക്ഷയുടെ സൂചന.

ഒരു റഷ്യൻ പങ്കാളിക്ക് ഒരു ബിസിനസ്സ് കത്ത് എഴുതുമ്പോൾ, ഓർമ്മിക്കേണ്ട കുറച്ച് നിയമങ്ങളുണ്ട്.

പ്രമാണം അഭിസംബോധന ചെയ്ത വ്യക്തിയുടെ സ്ഥാനം ഡേറ്റീവ് കേസിൽ സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു, ഉദാഹരണത്തിന്:

സിഇഒയ്ക്ക്
JSC "ആൽഫ ബിസിനസ്"
വി.എ. പ്രോഖോറോവ്

JSC "ബീറ്റ ഹോൾഡിംഗ്"
ചീഫ് അക്കൗണ്ടന്റ്
വി.എം. ഇവാനോവ്

നിങ്ങൾ "മിസ്റ്റർ", "മിസ്സിസ്" എന്നീ ചുരുക്കെഴുത്തുകൾ ഇടുകയാണെങ്കിൽ, പ്രതികരിക്കുന്നയാളുടെ കുടുംബപ്പേര് ആദ്യം എഴുതപ്പെടും, തുടർന്ന് ഇനീഷ്യലുകൾ.

പ്രമാണത്തിൽ നാലിൽ കൂടുതൽ സ്വീകർത്താക്കൾ അടങ്ങിയിരിക്കരുത്. രണ്ടാമത്തെയും മൂന്നാമത്തെയും നാലാമത്തെയും വിലാസങ്ങൾക്ക് മുമ്പുള്ള "പകർപ്പ്" എന്ന വാക്ക് സൂചിപ്പിച്ചിട്ടില്ല. കൂടുതൽ സ്വീകർത്താക്കൾക്കൊപ്പം, പ്രമാണത്തിന്റെ ഒരു മെയിലിംഗ് ലിസ്റ്റ് സമാഹരിച്ചിരിക്കുന്നു.

ഓർഗനൈസേഷനിലേക്ക് ഒരു കത്ത് അയയ്ക്കുമ്പോൾ അതിന്റെ പേര് സൂചിപ്പിക്കുക, തുടർന്ന് തപാൽ വിലാസം.

ഒരു വ്യക്തിക്ക് ഒരു പ്രമാണം അയയ്ക്കുമ്പോൾ, സ്വീകർത്താവിന്റെ പേരും ഇനീഷ്യലുകളും സൂചിപ്പിക്കുക, തുടർന്ന് തപാൽ വിലാസം

കത്തിന്റെ വാചകത്തിൽ പേരിട്ടിരിക്കുന്ന ആപ്ലിക്കേഷന്റെ സാന്നിധ്യത്തെക്കുറിച്ചുള്ള ഒരു അടയാളം ഇനിപ്പറയുന്ന രീതിയിൽ നിർമ്മിച്ചിരിക്കുന്നു:

അപേക്ഷ: 5 ലിറ്ററിന്. 2 കോപ്പികളിൽ .

അക്ഷരത്തിന് വാചകത്തിൽ പേരിട്ടിട്ടില്ലാത്ത ഒരു അറ്റാച്ച്മെന്റ് ഉണ്ടെങ്കിൽ, അതിന്റെ പേര്, ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം, പകർപ്പുകളുടെ എണ്ണം എന്നിവ സൂചിപ്പിക്കുക; നിരവധി ആപ്ലിക്കേഷനുകൾ ഉണ്ടെങ്കിൽ, അവ അക്കമിട്ടിരിക്കുന്നു, ഉദാഹരണത്തിന്:

അപേക്ഷകൾ ബന്ധിപ്പിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം സൂചിപ്പിച്ചിട്ടില്ല.

ഡോക്യുമെന്റിൽ സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്ന എല്ലാ വിലാസങ്ങളിലേക്കും അപേക്ഷ അയച്ചിട്ടില്ലെങ്കിൽ, അതിന്റെ സാന്നിധ്യത്തിൽ ഒരു അടയാളം ഇനിപ്പറയുന്ന രീതിയിൽ ഉണ്ടാക്കുന്നു:

അപേക്ഷ: 3 ലിറ്ററിന്. 5 കോപ്പികളിൽ. ആദ്യ വിലാസത്തിൽ മാത്രം.

ആവശ്യമായ "സിഗ്നേച്ചർ" പ്രമാണത്തിൽ ഒപ്പിട്ട വ്യക്തിയുടെ സ്ഥാനത്തിന്റെ പേര് ഉൾപ്പെടുന്നു (രേഖകൾ ഒരു ലെറ്റർഹെഡിൽ നൽകിയിട്ടില്ലെങ്കിൽ, ചുരുക്കത്തിൽ - കമ്പനിയുടെ ഔദ്യോഗിക ലെറ്റർഹെഡിൽ നൽകിയ ഒരു രേഖയിൽ); വ്യക്തിഗത ഒപ്പ്; സിഗ്നേച്ചർ ഡീകോഡിംഗ് (ഇനിഷ്യലുകൾ, കുടുംബപ്പേര്), ഉദാഹരണത്തിന്:

പരിശീലനങ്ങൾ

ബിസിനസ്സ് സ്ഥാപനങ്ങൾ തമ്മിലുള്ള രേഖാമൂലമുള്ള ആശയവിനിമയത്തിനുള്ള സൗകര്യപ്രദമായ മാർഗമാണ് ഇമെയിൽ വഴിയുള്ള ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകൾ. നിങ്ങൾക്ക് ധാരാളം കത്തുകൾ എഴുതുകയും സ്വീകരിക്കുകയും വേണം, ആശയവിനിമയത്തിന്റെ വേഗതയും കൃത്യതയും കമ്പനിയുടെ വിജയകരമായ പ്രവർത്തനത്തിന്റെ ഘടകങ്ങളിലൊന്നാണ്. ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളുടെ ചില നിയമങ്ങൾ.

ഇ-മെയിൽ അതിന്റെ നേട്ടങ്ങൾ കാരണം ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളിൽ അതിന്റെ സ്ഥാനം ഉറപ്പിച്ചു - മുഴുവൻ സമയവും ലഭ്യത, കാര്യക്ഷമത, ഉപയോഗ എളുപ്പം. ഈ ലേഖനത്തിൽ, ഓൺലൈൻ ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളുടെ ചില സൂക്ഷ്മതകൾ ഞങ്ങൾ പരിശോധിക്കും.

കത്തുകൾ സ്വീകരിക്കുന്നു

1. പ്രവൃത്തി ദിവസത്തിൽ നിങ്ങളുടെ മെയിൽബോക്സ് നിരവധി തവണ പരിശോധിക്കണം. അല്ലാത്തപക്ഷം, നിങ്ങൾക്ക് പ്രധാനപ്പെട്ട പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിക്കാൻ കാലതാമസം വരുത്താനും മറ്റ് ആളുകളുടെ ജോലി സ്തംഭിപ്പിക്കാനും കഴിയും.
2. നിങ്ങൾക്ക് ഒരു കത്ത് ലഭിച്ചാൽ, നിങ്ങൾ അത് വായിക്കേണ്ടതുണ്ട്, കാരണം ആരോ അത് അയച്ചു. സ്വാഭാവികമായും, ഞങ്ങൾ ഇവിടെ സ്പാമിനെക്കുറിച്ചല്ല സംസാരിക്കുന്നത്.
3. നിങ്ങളൊരു മാനേജരാണെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ മെയിൽ പരിശോധിച്ചുകൊണ്ട് നിങ്ങളുടെ പ്രവൃത്തി ദിവസം ആരംഭിക്കണം. സൗകര്യാർത്ഥം, ഓരോ 10-20 മിനിറ്റിലും മെയിൽ സ്വയമേവ ഡെലിവർ ചെയ്യുന്നതിനോ അയക്കുന്നതിനോ നിങ്ങളുടെ ഇമെയിൽ ക്ലയന്റ് സജ്ജമാക്കുക.
4. നിങ്ങൾ തിരക്കിലായിരിക്കുകയും നിങ്ങൾക്ക് ഒരു ഇമെയിൽ ലഭിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന സാഹചര്യത്തിൽ, അത് ആരിൽ നിന്നാണ്, ഇമെയിലിന്റെ വിഷയം എന്താണെന്ന് നോക്കുക, ഇമെയിലിന്റെ പ്രാധാന്യം അളക്കാൻ ശീർഷകം വേഗത്തിൽ നോക്കുക.
5. ഇമെയിലുകൾക്ക് ഉടൻ ഉത്തരം നൽകാൻ ശ്രമിക്കുക - ഇത് മെയിലിലെ തടസ്സങ്ങൾ ഒഴിവാക്കാൻ നിങ്ങളെ സഹായിക്കും.

To, Cc, Bcc ഫീൽഡുകൾ ശരിയായി ഉപയോഗിക്കുക

1. "ആർക്ക്". നിങ്ങൾ ഒരു ചോദ്യം അയയ്‌ക്കുകയോ വിശദീകരണം ആവശ്യപ്പെടുകയോ ചെയ്‌താൽ, "ടു" ഫീൽഡിൽ സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്ന വിലാസക്കാരന്റെ ഉത്തരത്തിനായി നിങ്ങൾ കാത്തിരിക്കുകയാണ്. നിങ്ങൾ സ്വീകർത്താവ് ആയിരിക്കുമ്പോൾ, നിങ്ങൾ ചോദ്യത്തിന് ഉത്തരം നൽകേണ്ടതുണ്ട്. അതായത്, ഈ ഫീൽഡിൽ സ്വീകർത്താവിന്റെ ഡാറ്റ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു.
2. "പകർപ്പ്". ഈ ഫീൽഡിൽ ഡാറ്റ സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്ന സ്വീകർത്താവ്, "ക്ഷണിച്ച ദൃക്സാക്ഷികൾ" ആണ്. ഈ കേസിൽ സ്വീകർത്താവ് കത്തിന് മറുപടി നൽകരുത്. കൂടാതെ, നിങ്ങൾക്ക് അത്തരമൊരു കത്ത് അയയ്‌ക്കണമെങ്കിൽ, അത് മര്യാദയ്ക്ക് വേണ്ടി "ഇടപെടുന്നതിൽ ഖേദിക്കുന്നു" എന്ന വരികളിൽ തുടങ്ങണം.
3. "മറഞ്ഞിരിക്കുന്ന പകർപ്പ്". "അന്ധനായ പകർപ്പ്" ഫീൽഡിൽ ഡാറ്റ സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്ന വിലാസക്കാരന് കത്ത് അയച്ചുവെന്നത് പ്രധാന സ്വീകർത്താവിന് അറിയില്ല. കൂടാതെ, ഈ ഫീൽഡ് മാസ് മെയിലിംഗിനായി ഉപയോഗിക്കുന്നു.

മറുപടി നൽകുമ്പോൾ, "എല്ലാവർക്കും മറുപടി നൽകുക" എന്ന ബട്ടണിനെക്കുറിച്ച് മറക്കരുത്, ഒരു സ്വീകർത്താവിനെ പോലും നഷ്ടപ്പെടുത്താതിരിക്കാൻ ഇത് നിങ്ങളെ സഹായിക്കും. നിങ്ങൾക്ക് എപ്പോൾ വേണമെങ്കിലും ആവശ്യമില്ലാത്ത സ്വീകർത്താക്കളെ ഇല്ലാതാക്കാനും പുതിയവ ചേർക്കാനും കഴിയും.

വിഷയ ഫീൽഡ്. ഈ ഫീൽഡ് എപ്പോഴും പൂരിപ്പിക്കണം. കത്ത് അഭിസംബോധന ചെയ്ത വ്യക്തിക്ക് പ്രതിദിനം ഒരു വലിയ തുക മെയിൽ ലഭിക്കും, കൂടാതെ ഈ ഫീൽഡ് ഉപയോഗിച്ച് കത്തിന്റെ പ്രാധാന്യത്തിന്റെ അളവ് അദ്ദേഹത്തിന് വിലയിരുത്താൻ കഴിയും. കത്തിന്റെ വിഷയം ഹ്രസ്വമായും വിജ്ഞാനപ്രദമായും അതിന്റെ ഉള്ളടക്കം പ്രതിഫലിപ്പിക്കണം.

"എഴുത്തിന്റെ പ്രാധാന്യം". കത്തിൽ അടിയന്തിര പരിഗണന ആവശ്യമുള്ള പ്രധാനപ്പെട്ട അല്ലെങ്കിൽ അടിയന്തിര വിവരങ്ങൾ അടങ്ങിയിരിക്കുമ്പോൾ, ഇത് സൂചിപ്പിക്കുക, പ്രാധാന്യം "ഉയർന്നത്" എന്ന് സജ്ജമാക്കുക. ഇത് നിങ്ങളുടെ ഇമെയിലിനെ ഇൻബോക്സിൽ വേറിട്ട് നിർത്തും. എന്നാൽ ഈ സവിശേഷത അമിതമായി ഉപയോഗിക്കരുത്.

ഇമെയിലിന് എങ്ങനെ മറുപടി നൽകാം

ഒരു കത്തിന് ഒരു പ്രതികരണം എഴുതുന്നതിനുള്ള ഒരു ചെറിയ നിർദ്ദേശം ഞങ്ങൾ ചുവടെ പരിഗണിക്കും.

1. നിങ്ങൾ എല്ലായ്പ്പോഴും ഒരു ആശംസയോടെ ആരംഭിക്കണം - മര്യാദയ്ക്കുള്ള ആദരാഞ്ജലി, ഒന്നും ചെയ്യാൻ കഴിയില്ല.
2. നിങ്ങൾ ഒരു വ്യക്തിയുമായി അവന്റെ ഭാഷയിൽ ആശയവിനിമയം നടത്തേണ്ടതുണ്ട്. ഇത് ഭാഷാശാസ്ത്രത്തിന് മാത്രമല്ല, ആശയവിനിമയത്തിന്റെ രൂപത്തിനും ബാധകമാണ്. അനൗപചാരിക ആശയവിനിമയം അനാദരവായി കണക്കാക്കാം, കൂടാതെ സംഭാഷണക്കാരനെ വ്രണപ്പെടുത്താനുള്ള ശ്രമം പോലും.
3. ഒരു മൊബൈൽ ഫോണിൽ നിന്ന് ഒരു കത്ത് അയക്കുമ്പോൾ അല്ലാതെ നിങ്ങൾ ലിപ്യന്തരണം ഉപയോഗിക്കരുത്. നിങ്ങളുടെ മെയിൽ ക്ലയന്റിന് റഷ്യൻ ഭാഷ ഇല്ലെങ്കിൽ, ആപ്ലിക്കേഷനിൽ കത്തിന്റെ വാചകം അയയ്ക്കുക.
4. ഒരു ബിസിനസ്സ് കത്ത് നിയന്ത്രിതവും കൃത്യവും സംക്ഷിപ്തവുമായിരിക്കണം. കൃത്യത എന്നാൽ നിങ്ങൾ പരാമർശിക്കുന്ന ഡാറ്റ (തീയതി, സ്ഥലം, സമയം മുതലായവ) വ്യക്തമായി സൂചിപ്പിക്കുന്നു. പ്രത്യേകത - നിങ്ങളുടെ കത്ത് സ്വീകർത്താവ് അവനിൽ നിന്ന് കൃത്യമായി എന്താണ് ആവശ്യപ്പെടുന്നതെന്ന് ആദ്യ വരികളിൽ നിന്ന് മനസ്സിലാക്കണം. സംക്ഷിപ്തത. നിങ്ങൾ വ്യക്തമായ ചിന്താഗതിക്കാരനാണെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ ചിന്തകൾ വ്യക്തമായി പ്രകടിപ്പിക്കാൻ നിങ്ങൾക്ക് കഴിയും. നിങ്ങളുടെ സംഭാഷകൻ അത് ഉടൻ കാണുകയും അഭിനന്ദിക്കുകയും ചെയ്യും. അതിനാൽ, കുറച്ച് വാക്യങ്ങളിൽ കാര്യത്തിന്റെ സാരാംശം പ്രസ്താവിക്കാൻ കഴിയുമെങ്കിൽ, നിരവധി പേജുകൾക്കായി നിങ്ങൾ "വെള്ളം" ഒഴിവാക്കണം.
5. ഒരു കത്തിൽ നിരവധി ചോദ്യങ്ങളോ ടാസ്‌ക്കുകളോ വിഷയങ്ങളോ അടങ്ങിയിരിക്കുമ്പോൾ, അവ ഘടനാപരമായിരിക്കുകയും പരസ്പരം വേർതിരിക്കുകയും വേണം. ചിന്തകളുടെ തുടർച്ചയായ സ്ട്രീം വായിക്കാൻ പ്രയാസമാണ്, അതിൽ നിന്ന് പ്രധാനപ്പെട്ട പോയിന്റുകൾ വേർതിരിച്ചെടുക്കാൻ കൂടുതൽ ബുദ്ധിമുട്ടാണ്.
6. കത്തുകളിലൂടെയുള്ള അഭ്യർത്ഥനകൾക്ക് കഴിയുന്നത്ര വിശദമായി ഉത്തരം നൽകണം. ചെയ്യേണ്ടത് പോലെയുള്ള ഉത്തരങ്ങൾ സ്വീകാര്യമല്ല.
7. കത്തിന്റെ വാചകത്തിൽ തെറ്റുകൾ ഉണ്ടാകരുത്. ഒന്നോ രണ്ടോ ചെറിയ അക്ഷരത്തെറ്റുകൾ കടന്നുവന്നാൽ ഭയാനകമല്ല. എന്നാൽ നിങ്ങൾ അക്ഷരത്തിൽ നിന്ന് അക്ഷരത്തിലേക്ക് വിട്ടുമാറാത്ത നിരക്ഷരതയാൽ കഷ്ടപ്പെടുകയാണെങ്കിൽ, സംഭാഷണക്കാരന് നിങ്ങളെക്കുറിച്ച് മികച്ച മതിപ്പ് ഉണ്ടാകില്ല.
8. നിങ്ങളുടെ കത്തുകൾ എപ്പോഴും പ്രൂഫ് റീഡ് ചെയ്യുക! കത്ത് നിരവധി തവണ വായിച്ച് നിങ്ങൾക്ക് ഒന്നും നഷ്‌ടമായിട്ടില്ലെന്ന് ഉറപ്പാക്കുക, പിശകുകൾക്കായി അത് പരിശോധിക്കുക, സ്വീകർത്താവിന്റെ വിശദാംശങ്ങൾ ശരിയാണോ, മുതലായവ.

ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകൾഒരു ബിസിനസ്സ് നടത്തുന്നതിനുള്ള ഒരു പ്രധാന ഘടകമാണ്. കമ്പനി അതിന്റെ ഉപഭോക്താക്കൾക്കോ ​​ബിസിനസ്സ് പങ്കാളികൾക്കോ ​​മുന്നിൽ ഏത് വെളിച്ചത്തിൽ ദൃശ്യമാകും എന്നത് അതിന്റെ സവിശേഷതകളെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു. , നിങ്ങൾക്ക് വിശ്വസിക്കാൻ കഴിയുന്നതും ആരുമായാണ് നിങ്ങൾക്ക് ബിസിനസ്സ് ചെയ്യാൻ കഴിയുന്നതും, ബിസിനസ് കറസ്പോണ്ടൻസ് മര്യാദയുടെ മാനദണ്ഡങ്ങളെയും നിയമങ്ങളെയും കുറിച്ച് നിങ്ങൾക്ക് ഒരു ആശയം ഉണ്ടായിരിക്കണം. അത്തരം മാനദണ്ഡങ്ങളും നിയമങ്ങളും പാലിക്കുന്നത് ബിസിനസ്സിന്റെ മൊത്തത്തിലുള്ള വിജയത്തിന് തീർച്ചയായും സംഭാവന നൽകും.

ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളുടെ ഭാഷ

ബിസിനസ് കറസ്പോണ്ടൻസ് മര്യാദയുടെ മാനദണ്ഡം അവതരണ ഭാഷയുടെ ഒരു പ്രത്യേക ശൈലിയാണ്, അത് വ്യത്യസ്തമാണ്:

1. പതിവ് ആവർത്തനം, സംസാരത്തിന്റെ തിരിവുകളുടെ ഏകീകൃതത.

ഇത്തരത്തിലുള്ള വിശദീകരണം നിങ്ങളെ കൂടുതൽ വ്യക്തമാക്കാനും മനസ്സിലാക്കാനും അനുവദിക്കുന്നു. അതിനാൽ, കത്തിന്റെ വാചകത്തെക്കുറിച്ചുള്ള വ്യത്യസ്തമായ ധാരണ ഒഴിവാക്കിയിരിക്കുന്നു. ഒരു കൂട്ടം നിർദ്ദിഷ്ട പദസമുച്ചയങ്ങൾ കൈവശം വയ്ക്കുന്നത് നല്ലതാണ്, അത് ആദ്യം, വ്യക്തമായ ഒരു ബിസിനസ്സ് സന്ദേശം എഴുതാൻ അനുവദിക്കും, രണ്ടാമതായി, മറ്റൊന്ന്, ഒരു വിൽപ്പന കത്ത് പോലും തയ്യാറാക്കാൻ സമയം ലാഭിക്കും.

1. ന്യൂട്രൽ ടോൺ.

വിവരങ്ങൾ യുക്തിസഹമായി അവതരിപ്പിക്കേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്. ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളിലെ വസ്തുതകളുടെ വൈകാരിക വിലയിരുത്തൽ അനുചിതമാണ്. പ്രാദേശിക, ഭാഷാ പദപ്രയോഗങ്ങൾ, വാക്കുകൾ, ചില ഇടപെടലുകൾ എന്നിവ പരാമർശിക്കുന്നത് അസ്വീകാര്യമാണ്. പ്രസ്താവിച്ച വസ്തുതകളുടെ വസ്തുനിഷ്ഠത ഉറപ്പാക്കാനും അവ വ്യക്തമായ ലോജിക്കൽ ക്രമത്തിൽ നിർമ്മിക്കാനും കത്തിടപാടുകളുടെ പ്രക്രിയയിൽ പ്രധാനമാണ്.

1. സെമാന്റിക് കൃത്യത.

ബിസിനസ്സ് കത്തുകളുടെ അർത്ഥവത്തായ ഉള്ളടക്കം അവർക്ക് പ്രായോഗികവും നിയമപരവുമായ മൂല്യം നൽകുന്നു. അതിനാൽ, ശരിയായ വാക്കുകൾ തിരഞ്ഞെടുക്കേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്, അങ്ങനെ വിലാസക്കാരന് അയച്ചയാളെ മനസ്സിലാക്കാൻ കഴിയും. ഇരട്ട അർത്ഥമുള്ള വാക്കുകൾ വാചകത്തിൽ ഉൾപ്പെടുത്തരുത്. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, സ്വീകർത്താവ് കത്തിന്റെ ഉള്ളടക്കം മറ്റൊരു രീതിയിൽ, സ്വന്തം രീതിയിൽ മനസ്സിലാക്കുമെന്ന് ഇത് മാറിയേക്കാം.

1. വസ്തുതാപരമായ വസ്തുക്കളുടെ തിരഞ്ഞെടുപ്പ്.

ഡാറ്റ, ഒരു ബിസിനസ്സ് ലെറ്റിലെ വസ്‌തുതകൾ വിവരദായകവും, ഏറ്റവും പ്രധാനമായി, ശ്രദ്ധാപൂർവ്വം പരിശോധിച്ചുറപ്പിച്ചതുമായിരിക്കണം. അതേ സമയം, വസ്തുതകൾ ശ്രദ്ധാപൂർവ്വം തിരഞ്ഞെടുക്കണം, ഒരു പ്രത്യേക കേസിൽ പ്രസക്തമായവ മാത്രം സൂചിപ്പിക്കുന്നു. ഒരേ തരത്തിലുള്ള ഡാറ്റ എണ്ണുന്നത് അസ്വീകാര്യമാണ്, അപ്രധാനമായ വസ്തുതകൾ സൂചിപ്പിക്കുക.

ബിസിനസ്സ് കത്തുകളുടെ തരങ്ങൾ

ബിസിനസ്സ് അക്ഷരങ്ങൾ സാധാരണയായി അവയുടെ സവിശേഷതകൾ അനുസരിച്ച് തരം തിരിച്ചിരിക്കുന്നു:

• പ്രവർത്തനക്ഷമത പ്രകാരം - ഒരു ചോദ്യം, അഭ്യർത്ഥന, അപ്പീൽ, ഓഫർ മുതലായവയ്ക്കുള്ള ഉത്തരം;
• ഘടന പ്രകാരം - സ്റ്റാൻഡേർഡ് (സാധാരണ ബിസിനസ്സ് പ്രശ്നങ്ങൾ പരിഹരിക്കൽ, സാഹചര്യങ്ങൾ), അനിയന്ത്രിതമായ (രചയിതാവിന്റെ, ഒരു ഔപചാരിക-ലോജിക്കൽ അവതരണമോ മര്യാദയുടെ മാനദണ്ഡങ്ങളോ അടിസ്ഥാനമാക്കി);
• വിഷയം പ്രകാരം - ബിസിനസ്സ് (കമ്പനിയുടെ പ്രവർത്തനങ്ങളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട സാമ്പത്തിക, നിയമ, മറ്റ് പ്രശ്നങ്ങൾ തീരുമാനിക്കൽ) അല്ലെങ്കിൽ വാണിജ്യ, വിതരണം, വിൽപ്പന എന്നിവയുമായി ബന്ധപ്പെട്ടത്;
• വിലാസക്കാരന്റെ തരം അനുസരിച്ച് - സാധാരണ (ഒരു വിലാസക്കാരന്), സർക്കുലർ (ഒരേസമയം നിരവധി വിലാസങ്ങളിലേക്ക് അയച്ചു);
• കോമ്പോസിഷൻ പ്രകാരം - 1-വശം (1 പ്രശ്നം പ്രതിഫലിപ്പിക്കുന്നു), മൾട്ടി-വശം (നിരവധി പ്രശ്നങ്ങൾ വിവരിക്കുന്നു).

ഉള്ളടക്കം അനുസരിച്ച് ബിസിനസ്സ് കത്തുകളുടെ തരങ്ങൾ:

• ഒരു ആശയവിനിമയ പങ്ക് നിർവഹിക്കുക (നിരസിക്കൽ, അവകാശവാദം, ന്യായീകരണം, അംഗീകാരം);
• കരാറിന്റെ ഒരു രൂപമാകുക (ബിസിനസ് മീറ്റിംഗുകളുടെ ഫലങ്ങൾ പിന്തുടരുക, ജോലികൾ പൂർത്തിയാക്കുന്നതിനുള്ള സമയപരിധികൾ, വിവിധ ബാധ്യതകൾ നിറവേറ്റുക);
• ഒരു അഭ്യർത്ഥനയുടെ രൂപത്തിൽ ആയിരിക്കുക - ആവശ്യമായ വിവരങ്ങൾ നേടുന്നതിന്;
• ഒരു ഓഫർ ആകുക (പലപ്പോഴും മുമ്പ് ലഭിച്ച അന്വേഷണ കത്തിനുള്ള പ്രതികരണം).

ബിസിനസ്സ് കത്തുകൾ തയ്യാറാക്കുന്നു

ഇലക്ട്രോണിക് കത്തിടപാടുകൾ വ്യാപകമായിട്ടും, കടലാസിൽ അച്ചടിച്ച ബിസിനസ്സ് കത്തുകൾ അയയ്ക്കുന്ന രീതി ഇപ്പോഴും നിലവിലുണ്ട്. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, കത്ത് എങ്ങനെ കാണപ്പെടുന്നു എന്നത് വളരെ പ്രധാനമാണ്, കാരണം ഒരു ബിസിനസ്സ് കത്തിന്റെ രൂപം അയയ്ക്കുന്ന കമ്പനിയെക്കുറിച്ചുള്ള സ്വീകർത്താവിന്റെ ആശയത്തെ ബാധിക്കും. അതിനാൽ, നിങ്ങൾ ഇനിപ്പറയുന്ന ഡിസൈൻ നിയമങ്ങൾ പാലിക്കണം:

• ബിസിനസ്സ് കത്തുകൾ ലെറ്റർഹെഡിൽ അച്ചടിക്കണം, വെയിലത്ത് ഉയർന്ന നിലവാരമുള്ള പേപ്പറിൽ നിന്ന്, അയച്ചയാളുടെ മുഴുവൻ വിശദാംശങ്ങളും സൂചിപ്പിക്കുന്നത്, അവ വായിക്കാൻ എളുപ്പമായിരിക്കണം;
• വിദേശ പങ്കാളികൾക്കും ക്ലയന്റുകൾക്കും അയച്ച കത്തിൽ അയച്ചയാളുടെ വിശദാംശങ്ങൾ ഇംഗ്ലീഷിൽ എഴുതിയിരിക്കണം;
• കവറിലെ കത്ത് സാധ്യമെങ്കിൽ 1 തവണയും അതിനുള്ളിലെ വാചകവും മടക്കിയിരിക്കണം. വളരെ പ്രധാനപ്പെട്ട അക്ഷരങ്ങൾക്ക്, കത്ത് മടക്കേണ്ട ആവശ്യമില്ലാത്ത തരത്തിൽ, ആവശ്യത്തിന് കട്ടിയുള്ള ഒരു വലിയ കവർ ഉപയോഗിക്കുന്നതാണ് നല്ലത്;
• കവറിലെ എല്ലാ വിശദാംശങ്ങളും കത്തിൽ തന്നെയും കമ്പനി ലോഗോ പോലും സൂചിപ്പിക്കാൻ ഇത് അനുവദിച്ചിരിക്കുന്നു;
• സ്വീകർത്താവിന്റെ വിലാസം എൻവലപ്പിൽ മാത്രം സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു. സുതാര്യമായ ജാലകമുള്ള ഒരു എൻവലപ്പ് ഉപയോഗിക്കുമ്പോൾ, സ്വീകർത്താവിന്റെ വിലാസം മുകളിൽ വലത് കോണിലുള്ള കത്തിൽ തന്നെ എഴുതിയിരിക്കുന്നു. അപ്പോൾ കത്ത് മടക്കിക്കളയുന്നു, അങ്ങനെ വിലാസം സുതാര്യമായ വിൻഡോയിൽ ദൃശ്യമാകും;
• അയച്ചയാളുടെ വിലാസം കവറിലും കത്ത് ഷീറ്റിലും എഴുതിയിരിക്കുന്നു.

ബിസിനസ് കറസ്പോണ്ടൻസ് നിയമങ്ങൾ

നമ്പർ 1 - ഒരു വിലാസക്കാരന് ഒരു കത്ത് അയയ്ക്കുന്നു. ഈ കേസിലെ കത്തിടപാടുകൾ വ്യക്തിഗതമാക്കും, ഇത് പ്രധാനമാണ്, പ്രത്യേകിച്ച് ബിസിനസ്സ് ബന്ധങ്ങൾ സ്ഥാപിക്കുമ്പോൾ.

നമ്പർ 2 -. നിങ്ങൾ എല്ലാ അക്ഷരങ്ങൾക്കും ഉത്തരം നൽകേണ്ടതുണ്ട്, കൃത്യസമയത്ത്, ലക്ഷ്യം സജ്ജീകരിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ - സഹകരണത്തിന് എപ്പോഴും തയ്യാറുള്ള, സ്വീകർത്താക്കളെ ബഹുമാനിക്കുന്ന ഒരു കമ്പനിയുടെ ചിത്രം രൂപപ്പെടുത്തുക. ഒരു കവിത എഴുതാൻ പാടില്ല എന്നത് ഓർത്തിരിക്കേണ്ടത് പ്രധാനമാണ്. വ്യക്തവും സംക്ഷിപ്തവും - ഉത്തരത്തിന്റെ ശൈലി ഇങ്ങനെ ആയിരിക്കണം. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, നിങ്ങൾ "1 അക്ഷരം - 1 ഉത്തരം" എന്ന സ്കീം പാലിക്കേണ്ടതുണ്ട്.

നമ്പർ 3 - ഇമെയിലിന്റെ ഉള്ളടക്കം നിരവധി സ്വീകർത്താക്കൾക്ക് കൈമാറാൻ നിങ്ങൾ ആഗ്രഹിക്കുന്നുവെങ്കിൽ, അവരുടെ വിലാസങ്ങൾ "പകർപ്പ്" ലൈനിലേക്ക് ചേർക്കും. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, "പകർപ്പ്" വരിയിൽ വിലാസം ഘടിപ്പിച്ചിരിക്കുന്ന കത്ത് ലഭിച്ചയാൾ പ്രതികരിക്കാനിടയില്ല. ഈ അല്ലെങ്കിൽ ആ അവസരത്തിൽ അവനെ അറിയിക്കുന്നു എന്നതാണ് പ്രധാന കാര്യം.

നമ്പർ 4 - ഒരേസമയം നിരവധി സ്വീകർത്താക്കൾക്ക് ഒരു ഇമെയിൽ ബിസിനസ്സ് കത്ത് അയയ്ക്കുന്നത് സ്വീകാര്യമാണ്, പക്ഷേ !!! സന്ദേശത്തിന് പ്രതികരണമൊന്നും പ്രതീക്ഷിക്കുന്നില്ലെങ്കിൽ മാത്രം. അത്തരം കത്തുകളിൽ വില ലിസ്റ്റുകൾ അയയ്ക്കൽ, വർക്ക് ഷെഡ്യൂളിലെ മാറ്റങ്ങളെക്കുറിച്ചുള്ള അറിയിപ്പുകൾ മുതലായവ ഉൾപ്പെടുന്നു.

നമ്പർ 5 - വിഷയം ഒരു ബിസിനസ്സ് കത്തിൽ സൂചിപ്പിക്കേണ്ടതുണ്ട്. സന്ദേശം എന്താണെന്ന് ഉടനടി മനസ്സിലാക്കാൻ സബ്ജക്റ്റ് ലൈൻ സ്വീകർത്താവിനെ അനുവദിക്കും.

നമ്പർ 6 - സ്കീം "ആദ്യം ഒരു അഭിവാദ്യം, പിന്നെ വിലാസക്കാരന് ഒരു അപ്പീൽ" പ്രയോഗിക്കുന്നു. ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളിൽ, പേരും രക്ഷാധികാരിയും ഉപയോഗിച്ച് അഭിസംബോധന ചെയ്യുന്നത് പതിവാണ്.

നമ്പർ 7 - കത്തിന്റെ വാചകം 3 പ്രധാന പോയിന്റുകളെ അടിസ്ഥാനമാക്കിയുള്ളതായിരിക്കണം: ആശംസ + അപ്പീൽ, ചോദ്യത്തിന്റെ പ്രസ്താവന, അഭ്യർത്ഥന അല്ലെങ്കിൽ പ്രവർത്തനത്തിനുള്ള പ്രചോദനം.

നമ്പർ 8 - നിങ്ങൾ അലേർട്ട് ഫംഗ്ഷൻ ശ്രദ്ധാപൂർവ്വം ഉപയോഗിക്കേണ്ടതുണ്ട്. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, സന്ദേശത്തിന്റെ അവസാനം, ഒരു അഭ്യർത്ഥന ഏറ്റവും മാന്യമായ സ്വരത്തിൽ സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു, കത്ത് വായിച്ചുവെന്ന വസ്തുതയെക്കുറിച്ച് വിലാസക്കാരൻ അയച്ചയാളെ അറിയിക്കുന്നു.

നമ്പർ 9 - ഒരു ഒപ്പിനൊപ്പം കഴിയുന്നത്ര സംക്ഷിപ്തമായിരിക്കണം. അതേ സമയം, ചില വാക്കുകൾ നൽകുക മാത്രമല്ല പ്രധാനമാണ്, ഉദാഹരണത്തിന്, "ബഹുമാനപൂർവ്വം", മാത്രമല്ല ഇ-മെയിൽ ഉപയോഗിച്ച് ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളുടെ കാര്യത്തിൽ, എഴുതിയ വ്യക്തിയുടെ മുഴുവൻ പേരും സ്ഥാനവും ശേഷം സൂചിപ്പിക്കുക. കത്ത്, അവന്റെ പ്രധാന കോൺടാക്റ്റ് വിശദാംശങ്ങൾ.

നമ്പർ 10 - കത്തിനോടൊപ്പം എന്തെങ്കിലും അയച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, കത്തിൽ അധിക സാമഗ്രികൾ അറ്റാച്ച് ചെയ്തിട്ടുണ്ടെന്ന് നിർബന്ധിത സൂചന. പേപ്പറിലെ ഒരു സാധാരണ കത്തിന്റെ കാര്യത്തിൽ, മിക്ക കേസുകളിലും അത്തരം നിരവധി ഷീറ്റുകളിൽ അപേക്ഷ സൂചിപ്പിച്ചാൽ മതിയാകും. ഞങ്ങൾ ഇലക്ട്രോണിക് ബിസിനസ്സ് കത്തിടപാടുകളെക്കുറിച്ചാണ് സംസാരിക്കുന്നതെങ്കിൽ, ആപ്ലിക്കേഷനെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങളിൽ അറ്റാച്ചുചെയ്ത ഫയലുകളെക്കുറിച്ചുള്ള ഡാറ്റ ഉൾപ്പെടുത്തണം, പ്രത്യേകിച്ചും അവയുടെ ഫോർമാറ്റ്, വോളിയം, ഉള്ളടക്കം. ഫയലുകളുടെ ഭാരം 5 MB കവിയാൻ പാടില്ല.

ബിസിനസ് കത്തിടപാടുകളുടെ സവിശേഷതകൾ

1. "പ്രിയപ്പെട്ട, ബഹുമാനപ്പെട്ട, പ്രിയപ്പെട്ട" എന്നത് പൊതുവായ സ്വഭാവമുള്ള ബിസിനസ്സ് കത്തുകളിലെ ഏറ്റവും സാധാരണമായ വിലാസമാണ്.
2. അഭിനന്ദനങ്ങൾ അടങ്ങിയ കത്തുകളിൽ ഉപയോഗിച്ചിരിക്കുന്ന വിലാസത്തിന്റെ വൈകാരിക രൂപമാണ് "പ്രിയ".
3. പേരിനാൽ മാത്രം അപ്പീൽ ചെയ്യുക, അനൗപചാരിക അക്ഷരങ്ങളിൽ രക്ഷാധികാരി ഉപയോഗിക്കുന്നു.
4. ബിസിനസ്സ് പങ്കാളികൾ തമ്മിലുള്ള ഒരു കത്ത് "തീരുമാനം ന്യായീകരണം / തീരുമാനം തന്നെ" അല്ലെങ്കിൽ "തീരുമാനം തന്നെ / തീരുമാനത്തിന്റെ ന്യായീകരണം" എന്ന സ്കീം അനുസരിച്ചാണ് നിർമ്മിച്ചിരിക്കുന്നത്. ആദ്യ ഓപ്ഷൻ നിരസിക്കൽ അക്ഷരങ്ങളിൽ ഉപയോഗിക്കുന്നതാണ് നല്ലത്, രണ്ടാമത്തേത് - ഒരു നല്ല തീരുമാനത്തിന്റെ കാര്യത്തിൽ.
5. ഓർഡർ പാലിക്കണം. ഉദാഹരണം: ഒരു മാനേജർ ഒപ്പിട്ട ഒരു കത്തിന് സമാനമായ സ്ഥാനം വഹിക്കുന്ന ഒരു വ്യക്തിയുടെ ഒപ്പ് ഉപയോഗിച്ച് ഉത്തരം നൽകണം. അതേ സമയം, ഡെപ്യൂട്ടി ഒപ്പിട്ട ഒരു കത്തിന് ഡയറക്ടർ തന്നെ പ്രതികരിക്കാൻ കഴിയുമ്പോൾ അത്തരമൊരു ഓപ്ഷൻ സാധ്യമാണ്.
6. അഭ്യർത്ഥന കത്തിൽ ചില വാക്കുകൾ അടങ്ങിയിരിക്കണം. ഉദാഹരണങ്ങൾ: ചോദിക്കുക, ചോദിക്കുക, ചോദിക്കുക തുടങ്ങിയവ. അതേ സമയം, അത്തരമൊരു കത്തിന്റെ പ്രതികരണം അഭ്യർത്ഥന നടപ്പിലാക്കുമോ അല്ലെങ്കിൽ നിരസിക്കപ്പെടുമോ എന്ന് വ്യക്തമായി സൂചിപ്പിക്കണം.

പ്രധാനം!ഓർക്കുക, ഇത് നിയമങ്ങളുടെയും ചട്ടങ്ങളുടെയും ഒരു കൂട്ടം മാത്രമല്ല, ബിസിനസ് ആശയവിനിമയ മേഖലയിൽ ബഹുമുഖ അറിവുള്ള പ്രൊഫഷണലുകളിൽ നിന്ന് പഠിക്കേണ്ട ഒരു തരം കലയാണ്.

കറസ്പോണ്ടൻസ് പരിശീലനത്തിൽ ശ്രദ്ധിക്കുക:

• ബിസിനസ്സിലെ ഇ-മെയിൽ കത്തിടപാടുകൾ. ബിസിനസ്സ് ബന്ധങ്ങൾ കൈകാര്യം ചെയ്യുക
• പങ്കാളികളുമായുള്ള ഇ-മെയിൽ കത്തിടപാടുകൾ. ബുദ്ധിമുട്ടുള്ള സാഹചര്യങ്ങൾ (വിപുലമായ തലം)

ലേഖനങ്ങൾ