ആർക്കൈവിൽ വ്യക്തിഗത ഫയലുകളുടെ രൂപീകരണം. ഒരു ജീവനക്കാരൻ്റെ സ്വകാര്യ ഫയലുകൾ എങ്ങനെ ആർക്കൈവ് ചെയ്യാം

മുൻ ഉദ്യോഗസ്ഥരെ സംബന്ധിച്ച ഡോക്യുമെൻ്റേഷൻ സൂക്ഷിക്കുന്നതിനുള്ള കാലയളവ് വിവരങ്ങളുടെ സ്വഭാവത്തെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കുന്നു. പിരിച്ചുവിട്ട ജീവനക്കാരുടെ സ്വകാര്യ ഫയലുകൾ എത്രത്തോളം സൂക്ഷിക്കുന്നു? 2004 ഒക്ടോബർ 22 ലെ നിലവിലെ ഫെഡറൽ നിയമം നമ്പർ 125-FZ അനുസരിച്ച്, 75 വർഷത്തേക്ക് വ്യക്തിഗത രേഖകൾ ആർക്കൈവുകളിൽ അവശേഷിക്കുന്നു. 2003 ജനുവരി 1 ന് ശേഷം പിരിച്ചുവിട്ട ഉദ്യോഗസ്ഥർക്കുള്ള രേഖകൾ 50 വർഷത്തേക്ക് ആർക്കൈവുകളിൽ അവശേഷിക്കുന്നു.

ഒരു ജീവനക്കാരൻ്റെ സ്വകാര്യ ഫയൽ എങ്ങനെയാണ് രൂപപ്പെടുന്നത്

റഷ്യൻ ഫെഡറേഷൻ്റെ പ്രസിഡൻ്റിൻ്റെ ഉത്തരവ് ജൂൺ 1, 1998 നമ്പർ 640, ഉദ്യോഗസ്ഥരെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ ശേഖരിക്കുന്നതിനുള്ള നടപടിക്രമം നിയന്ത്രിക്കുന്നു. തൊഴിലുടമ ആവശ്യപ്പെടുന്ന ഡോക്യുമെൻ്റേഷനിൽ ഇവ ഉൾപ്പെടുന്നു:

• പേഴ്സണൽ റെക്കോർഡുകൾക്കായുള്ള ചോദ്യാവലി, ബയോഡാറ്റ, സവിശേഷതകൾ, വ്യക്തിഗത ഷീറ്റ്.
• പാസ്‌പോർട്ടിൻ്റെ പകർപ്പുകൾ, വിദ്യാഭ്യാസ രേഖകൾ (ഡിപ്ലോമകൾ, സർട്ടിഫിക്കറ്റുകൾ), ടിൻ, ഇൻഷുറൻസ് സർട്ടിഫിക്കറ്റ്, വൈവാഹിക നിലയെക്കുറിച്ചുള്ള രേഖകൾ.
• സർട്ടിഫിക്കേഷനിൽ നിന്നുള്ള വിവരങ്ങൾ.
• തൊഴിൽ കരാർ.
• തൊഴിലുടമയുടെ ഓർഡറുകൾ (അപ്പോയിൻ്റ്മെൻ്റ്, മറ്റൊരു സ്ഥാനത്തേക്കോ ജോലിസ്ഥലത്തേക്കോ, അവധിക്കാലവും ബിസിനസ്സ് യാത്രകളും)

പിരിച്ചുവിട്ട ജീവനക്കാരൻ്റെ സ്വകാര്യ ഫയൽ, ഡോസിയർ തത്വമനുസരിച്ച് രൂപീകരിച്ചത്, കലണ്ടർ വർഷാവസാനം വരെ ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ വ്യക്തിഗത സേവനത്തിൽ തുടരും. പിരിച്ചുവിട്ട തീയതി മുതൽ 3 വർഷത്തിനുള്ളിൽ, രേഖകൾ ആർക്കൈവലിനും സാങ്കേതിക പ്രോസസ്സിംഗിനും വിധേയമാവുകയും കമ്പനി ആർക്കൈവിലേക്ക് മാറ്റുകയും ചെയ്യുന്നു.

ആർക്കൈവിൽ പിരിച്ചുവിട്ട ജീവനക്കാരുടെ സ്വകാര്യ ഫയലുകളുടെ സംഭരണം ഒരു വാർഷിക ഇൻവെൻ്ററിയുടെ സാന്നിധ്യത്തിൽ നടക്കുന്നു. ഒരു അംഗീകൃത പേഴ്സണൽ സ്പെഷ്യലിസ്റ്റ് ഒരു പ്രത്യേക വർഷത്തിൽ പിരിച്ചുവിട്ട ജീവനക്കാരുടെ ഒരു ലിസ്റ്റ് സമാഹരിക്കുന്നു. തൊഴിൽ ബന്ധം അവസാനിപ്പിച്ച വർഷം കേസിൻ്റെ കവറിൽ സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു.

പിരിച്ചുവിട്ട ജീവനക്കാരുടെ സ്വകാര്യ ഫയലുകൾ എത്രത്തോളം സൂക്ഷിക്കുന്നു?

പൗരനെ പിരിച്ചുവിട്ട കലണ്ടർ വർഷത്തിൻ്റെ അവസാനം മുതൽ ഈ കാലയളവ് കണക്കാക്കുന്നു. സ്ഥാപിത ആർക്കൈവിംഗ് രീതി അനുസരിച്ച്, പിരിച്ചുവിട്ട ജീവനക്കാരുടെ സ്വകാര്യ ഫയലുകളുടെ സംഭരണ ​​കാലയളവ് ജനുവരി 1 മുതൽ കണക്കാക്കാൻ തുടങ്ങുന്നു.

2010 ഓഗസ്റ്റ് 25 ന് റഷ്യൻ ഫെഡറേഷൻ്റെ സാംസ്കാരിക മന്ത്രാലയത്തിൻ്റെ ഉത്തരവ് N 558 ആർക്കൈവിൽ പ്രമാണങ്ങൾ സൂക്ഷിക്കേണ്ട നിർദ്ദിഷ്ട കാലയളവുകൾ സ്ഥാപിക്കുന്നു. നിയമമനുസരിച്ച്, പിരിച്ചുവിട്ട ജീവനക്കാരുടെ സ്വകാര്യ ഫയലുകളുടെ സംഭരണ ​​കാലയളവുകൾ ഇവയാണ്:

• 75 വർഷം - 2003 ൻ്റെ തുടക്കത്തിന് മുമ്പ് ഓഫീസ് വിട്ട വ്യക്തികളുടെ വ്യക്തിഗത കാർഡുകൾക്ക്.
• 50 വർഷം - 2003 ജനുവരി 1-ന് ശേഷം തൊഴിൽ ബന്ധം അവസാനിപ്പിച്ച പൗരന്മാരുടെ വ്യക്തിഗത കാർഡുകൾക്ക്.
• 75 വർഷം - വിദേശത്തേക്ക് അയച്ച തൊഴിലാളികളുടെ യാത്രാ കേസുകൾക്കായി.
• 75 വർഷം - സിവിൽ സേവകരുടെ വരുമാനം, സ്വത്ത്, ബാധ്യതകൾ എന്നിവയെക്കുറിച്ചുള്ള ഡാറ്റയ്ക്ക്.
• 5 വർഷം - സ്പെഷ്യലിസ്റ്റുകളുടെ സ്വഭാവസവിശേഷതകൾക്കും റെസ്യൂമെകൾക്കും.
• 75 വർഷം - പുനരധിവാസ പ്രശ്നങ്ങളുടെ ഡാറ്റയ്ക്കായി.
• 3 വർഷം - നിയമിക്കാത്ത വ്യക്തികളെക്കുറിച്ചുള്ള രേഖകൾക്കായി.
• 75 വർഷം - വ്യക്തിഗത രേഖകളുടെ യഥാർത്ഥ പകർപ്പുകൾക്ക് (സർട്ടിഫിക്കറ്റുകൾ, തൊഴിൽ സർട്ടിഫിക്കറ്റുകൾ, ഡിപ്ലോമകൾ, സർട്ടിഫിക്കറ്റുകൾ, സർട്ടിഫിക്കറ്റുകൾ).
• 5 വർഷം - വ്യക്തിഗത ഫയലുകളിൽ ഉൾപ്പെടുത്താത്ത പേപ്പറുകൾക്ക് (അപേക്ഷകൾ, സർട്ടിഫിക്കറ്റുകൾ, റിപ്പോർട്ടുകൾ, മെമ്മോകൾ).
• 75 വർഷം - കൈമാറ്റ സമയത്ത് സിവിൽ സേവകരുടെ സ്വകാര്യ ഫയലുകൾ സ്വീകരിക്കുന്നതിനും കൈമാറ്റം ചെയ്യുന്നതിനുമുള്ള പ്രവർത്തനങ്ങൾക്ക്.
• 75 വർഷം - വ്യക്തിഗത ഡാറ്റയുടെ വിഷയത്തെക്കുറിച്ചുള്ള പ്രമാണങ്ങൾക്കായി (അറിയിപ്പുകൾ, വിവര പ്രോസസ്സിംഗിനുള്ള സമ്മതം).

ആർക്കൈവൽ വിവരങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുന്നതിനുള്ള നിയമങ്ങൾ

നിയന്ത്രിത കാലയളവുകളിൽ മുൻ ഉദ്യോഗസ്ഥരെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങളുടെ സുരക്ഷ ഉറപ്പാക്കുന്നതിന് സിവിൽ സേവകർ, നിയമപരമായ സ്ഥാപനങ്ങൾ, വ്യക്തികൾ എന്നിവർ ഉത്തരവാദികളാണ്. പിരിച്ചുവിട്ട തൊഴിലാളികളുടെ സ്വകാര്യ ഫയലുകളുടെ ആർക്കൈവിലേക്ക് ആക്‌സസ് ചെയ്യുന്നതിനുള്ള അഭ്യർത്ഥനകളും അപ്പീലുകളും പൗരന്മാർക്കും കമ്പനി പ്രതിനിധികൾക്കും സമർപ്പിക്കാം.

എച്ച്ആർ സ്പെഷ്യലിസ്റ്റുകൾ സാമൂഹികവും പെൻഷൻ പ്രശ്നങ്ങളും ആനുകൂല്യങ്ങളും നഷ്ടപരിഹാരവും സംബന്ധിച്ച രേഖകളുടെ സൗജന്യ പകർപ്പുകളും സർട്ടിഫിക്കറ്റുകളും നൽകുന്നു. ഡാറ്റ തെളിവായി ഉപയോഗിക്കാം. ഉപയോഗത്തിന് ശേഷം, പിടിച്ചെടുത്ത രേഖകൾ ഉടമയ്‌ക്കോ ഉടമയ്‌ക്കോ തിരികെ നൽകണം.

ആർക്കൈവൽ വിവരങ്ങൾ ഇലക്ട്രോണിക് പ്രമാണങ്ങളുടെ രൂപത്തിൽ കൈമാറാൻ കഴിയും. ചില സന്ദർഭങ്ങളിൽ, ലൈബ്രറികൾ, മ്യൂസിയങ്ങൾ, ശാസ്ത്ര സംഘടനകൾ, സർക്കാർ ഏജൻസികൾ എന്നിവയിൽ നിന്നുള്ള സ്പെഷ്യലിസ്റ്റുകൾ റഫറൻസും വിവര പ്രസിദ്ധീകരണങ്ങളും പ്രസിദ്ധീകരിക്കുന്നു.

ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ ആർക്കൈവുകളിലേക്ക് കേസുകൾ കൈമാറുമ്പോൾ ജോലി നിയന്ത്രിക്കുന്ന രേഖകൾ

പിരിച്ചുവിട്ട ജീവനക്കാരുടെ സ്വകാര്യ ഫയലുകൾ ഇൻവെൻ്ററി അനുസരിച്ച് ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ ആർക്കൈവുകളിലേക്ക് മാറ്റുന്നതിന് വിധേയമാണ് (ജീവനക്കാരുടെ സ്വകാര്യ ഫയലുകൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനും പരിപാലിക്കുന്നതിനും സംഭരിക്കുന്നതിനുമുള്ള നടപടിക്രമത്തെക്കുറിച്ചുള്ള നിർദ്ദേശങ്ങളുടെ ക്ലോസ് 23, ആർക്കൈവ്സ് ആൻഡ് റെക്കോർഡ് മാനേജ്‌മെൻ്റ് കമ്മിറ്റിയുടെ പ്രമേയം അംഗീകരിച്ചു. ബെലാറസ് റിപ്പബ്ലിക്കിൻ്റെ മന്ത്രിമാരുടെ കൗൺസിൽ മാർച്ച് 26, 2004 നമ്പർ 2). അവ 4 ദ്വാരങ്ങളുള്ള ഒരു ഹാർഡ് കാർഡ്ബോർഡ് കവറിൽ ബന്ധിപ്പിച്ചിരിക്കണം അല്ലെങ്കിൽ ബന്ധിപ്പിച്ചിരിക്കണം, എല്ലാ രേഖകളുടെയും തീയതികളുടെയും വിസകളുടെയും പ്രമേയങ്ങളുടെയും വാചകം സൌജന്യമായി വായിക്കാനുള്ള സാധ്യത കണക്കിലെടുക്കുന്നു. മെറ്റൽ ഫാസ്റ്റനറുകൾ (ചിപ്പുകൾ, പേപ്പർ ക്ലിപ്പുകൾ, പിന്നുകൾ മുതലായവ) ഫയലുകളിൽ നിന്ന് നീക്കം ചെയ്യണം.

കൂടാതെ, സ്ഥിരവും താൽക്കാലികവുമായ (10 വർഷത്തിലധികം) സംഭരണത്തിൻ്റെയും വ്യക്തിഗത രേഖകളുടെയും ഫയലുകൾ ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ ആർക്കൈവിലേക്ക് മാറ്റുന്നു (ബെലാറസ് റിപ്പബ്ലിക്കിലെ സ്റ്റേറ്റ് ബോഡികളിലും ഓർഗനൈസേഷനുകളിലും റെക്കോർഡ് സൂക്ഷിക്കുന്നതിനുള്ള നിർദ്ദേശങ്ങളുടെ ക്ലോസ് 204, നീതിന്യായ മന്ത്രാലയത്തിൻ്റെ പ്രമേയം അംഗീകരിച്ചു. ബെലാറസ് റിപ്പബ്ലിക്കിൻ്റെ ജനുവരി 19, 2009 നമ്പർ 4).

ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ ആർക്കൈവിലേക്ക് വ്യക്തിഗത ഫയലുകൾ കൈമാറുമ്പോൾ പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ അൽഗോരിതം

ഘട്ടം 1. ഞങ്ങൾ കേസുകളുടെ ഒരു ഇൻവെൻ്ററി സൃഷ്ടിക്കുന്നു.

ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ ആർക്കൈവിൻ്റെ രീതിശാസ്ത്രപരമായ മാർഗ്ഗനിർദ്ദേശത്തിൽ, ഘടനാപരമായ ഡിവിഷനുകളോ പ്രവർത്തനത്തിൻ്റെ പ്രസക്തമായ മേഖലകൾക്ക് ഉത്തരവാദികളായ ജീവനക്കാരോ സമാഹരിച്ച കേസ് ഇൻവെൻ്ററികൾക്കനുസൃതമായാണ് ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ ആർക്കൈവിലേക്ക് കേസുകൾ കൈമാറുന്നത്.

പിരിച്ചുവിട്ട ജീവനക്കാരുടെ സ്വകാര്യ ഫയലുകൾ ഉൾപ്പെടെയുള്ള പേഴ്‌സണൽ കാര്യങ്ങളുടെ ഒരു ലിസ്റ്റിൻ്റെ സാമ്പിളിനായി, p-ലെ "ഉപയോഗപ്രദമായ ഡോക്യുമെൻ്റേഷൻ" വിഭാഗം കാണുക. 27 മാസികകൾ.

ഘടനാപരമായ ഡിവിഷനുകളുടെ കാര്യങ്ങളുടെ ഇൻവെൻ്ററികൾ കംപൈൽ ചെയ്യുകയും കാര്യങ്ങൾ പൂർത്തിയാക്കിയ വർഷത്തിന് ശേഷമുള്ള വർഷം ഡിസംബർ 31-ന് ശേഷം നടപ്പിലാക്കുകയും അടുത്ത ഓഫീസ് വർഷത്തിൽ ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ ആർക്കൈവുകളിൽ സമർപ്പിക്കുകയും വേണം. ഇതിനർത്ഥം, 2009-ൽ പൂർത്തിയാക്കിയ കേസുകൾ ഉൾപ്പെടെയുള്ള ഇൻവെൻ്ററി വിഭാഗം, 2011 ഡിസംബർ 31-ന് ശേഷം സംഘടനയുടെ തലവൻ സമാഹരിക്കുകയും അംഗീകരിക്കുകയും വേണം.

പേഴ്സണൽ ഫയലുകളുടെ ഇൻവെൻ്ററിയിൽ സ്റ്റോറേജ് കാലയളവ് 10 വർഷത്തിൽ കൂടുതലുള്ള ഫയലുകൾ ഉൾപ്പെടുന്നു (ഹയറിംഗ് ഓർഡറുകൾ, വ്യക്തിഗത ഫയലുകൾ, വ്യക്തിഗത കാർഡുകൾ മുതലായവ). ഉദ്യോഗസ്ഥരെക്കുറിച്ചുള്ള മറ്റ് രേഖകളുള്ള കേസുകൾ ഇൻവെൻ്ററിയിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടില്ല (ഉദാഹരണത്തിന്, അവധികൾ നൽകുന്നതിനുള്ള ഓർഡറുകൾ, പിഴകൾ ചുമത്തുക, തൊഴിലാളികളെ അയയ്ക്കുക, അവധിക്കാല ഷെഡ്യൂളുകൾ, പേഴ്സണൽ പ്രശ്നങ്ങളിലെ കത്തിടപാടുകൾ മുതലായവ).

പ്രസക്തമായ ഫയലുകൾ രൂപീകരിക്കുന്ന ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ എല്ലാ ഘടനാപരമായ ഡിവിഷനുകളിലും പേഴ്സണൽ ഫയലുകളുടെ ഇൻവെൻ്ററികൾ സമാഹരിച്ചിരിക്കുന്നു. പേഴ്സണൽ സേവനത്തിന് പുറമേ, വ്യക്തിഗത അക്കൗണ്ടുകൾ ഉൾപ്പെടുന്ന കേസുകൾക്കായി അക്കൌണ്ടിംഗ് ഡിപ്പാർട്ട്മെൻ്റിൽ അത്തരം ഇൻവെൻ്ററികൾ സമാഹരിക്കാൻ കഴിയും, അവരുടെ അഭാവത്തിൽ - പേറോൾ പ്രസ്താവനയിൽ.

ഘടനാപരമായ യൂണിറ്റുകളുടെ കേസ് ഇൻവെൻ്ററികളെ അടിസ്ഥാനമാക്കി, വ്യക്തിഗത ഫയലുകൾ ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ ആർക്കൈവുകളിലേക്ക് മാറ്റുന്നു.

ഇൻവെൻ്ററിയിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്ന ഓരോ കേസും വിവരിക്കുന്ന വിവരങ്ങൾ ഒരു വിവരണാത്മക ലേഖനം ഉൾക്കൊള്ളുന്നു, അതിൽ ഇവ ഉൾപ്പെടുന്നു:

സീരിയൽ നമ്പർ;
- കേസ് സൂചിക;
- കേസിൻ്റെ ശീർഷകം (വോളിയം, ഭാഗം);
- കേസിൻ്റെ തീയതി (വോളിയം, ഭാഗം);
- ഫയലിലെ ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം (വോളിയം, ഭാഗം);
- ഫയലിൻ്റെ സംഭരണ ​​കാലയളവ് (വോളിയം, ഭാഗം);
- കുറിപ്പ്.

കേസിൻ്റെ കവറിലെ വിവരങ്ങൾക്ക് അനുസൃതമായി ഇൻവെൻ്ററി നിരകൾ പൂരിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു.

കേസുകളുടെ ഒരു ഇൻവെൻ്ററി കംപൈൽ ചെയ്യുന്നതിനുള്ള നിയമങ്ങൾ

കേസുകളുടെ ഒരു ഇൻവെൻ്ററി കംപൈൽ ചെയ്യുമ്പോൾ, ഇനിപ്പറയുന്ന നിയമങ്ങൾ പാലിക്കണം:

ഓരോ കേസും (വോളിയം, ഭാഗം) ഒരു സ്വതന്ത്ര സീരിയൽ നമ്പറിന് കീഴിൽ ഇൻവെൻ്ററിയിൽ പ്രവേശിച്ചു;
- ഇൻവെൻ്ററിയിലെ കേസുകളുടെ നമ്പറിംഗ് ക്രമം മൊത്തമാണ്. ഇതിനർത്ഥം അതിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്ന കേസുകളുടെ എണ്ണം വർഷം തോറും തുടരുന്നു എന്നാണ്. ഉദാഹരണത്തിന്, 2009-ലെ വ്യക്തിഗത കേസുകളുടെ ഏകീകൃത ഇൻവെൻ്ററിയുടെ വാർഷിക വിഭാഗത്തിൽ നമ്പർ 1 മുതൽ നമ്പർ 30 വരെയുള്ള കേസുകൾ ഉൾപ്പെടുന്നുവെങ്കിൽ, 2010-ലെ ഏകീകൃത ഇൻവെൻ്ററിയുടെ വാർഷിക വിഭാഗത്തിലെ കേസുകളുടെ മൊത്തത്തിലുള്ള എണ്ണം നമ്പർ 31-ൽ ആരംഭിക്കും;
- കേസുകളുടെ നാമകരണത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കി സ്വീകാര്യമായ വ്യവസ്ഥാപിത സ്കീമിന് അനുസൃതമായി കേസ് ശീർഷകങ്ങൾ ഇൻവെൻ്ററിയിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്;
- കേസിൻ്റെ കവറിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്ന വിവരങ്ങൾക്ക് അനുസൃതമായി ഇൻവെൻ്ററി നിരകൾ പൂരിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു;
- ഒരേ തലക്കെട്ടുകളുള്ള ഒരു നിരയിലെ നിരവധി കേസുകൾ ഇൻവെൻ്ററിയിൽ ഉൾപ്പെടുത്തുമ്പോൾ, ആദ്യ കേസിൻ്റെ ശീർഷകം പൂർണ്ണമായി സൂചിപ്പിക്കും, തുടർന്നുള്ള കേസുകളുടെ തലക്കെട്ടുകൾ "അതേ" എന്ന വാക്കുകൾ ഉപയോഗിച്ച് സൂചിപ്പിക്കും. അതേ സമയം, കേസുകളെക്കുറിച്ചുള്ള മറ്റ് വിവരങ്ങൾ ഇൻവെൻ്ററിയിൽ പൂർണ്ണമായി നൽകിയിട്ടുണ്ട് (ഇൻവെൻ്ററിയുടെ ഓരോ പുതിയ ഷീറ്റിലും, കേസിൻ്റെ തലക്കെട്ട് പൂർണ്ണമായി പുനർനിർമ്മിക്കുന്നു);
- കേസിൽ നിരവധി വർഷങ്ങളായി രേഖകൾ അടങ്ങിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, കേസ് അത് ആരംഭിച്ച വർഷത്തെ സൂചിപ്പിക്കുന്നു. അതേ സമയം, ഓരോ തുടർന്നുള്ള വർഷങ്ങളിലെയും കേസുകളുടെ സംഗ്രഹ ഇൻവെൻ്ററിയുടെ വാർഷിക വിഭാഗങ്ങളുടെ അവസാനം, കേസ് ഓഫീസ് ജോലിയിൽ തുടരുന്ന സമയത്ത്, ഒരു കുറിപ്പ് ഉണ്ടാക്കുന്നു: "2010 ലെ രേഖകൾക്കായി, ഇൻവെൻ്ററി നമ്പർ 3/ കാണുക. 2009-ലെ കേസുകൾ. 5, 7, 15.
- ഒരു ഓർഗനൈസേഷനിൽ ആരംഭിച്ചതും മറ്റൊന്നിൽ പൂർത്തിയാക്കിയതുമായ കേസുകൾ (ഉദാഹരണത്തിന്, പുനഃസംഘടന സമയത്ത്) അവരുടെ ഓഫീസ് ജോലി പൂർത്തിയാക്കിയ ഓർഗനൈസേഷനിൽ പ്രവേശിച്ച വർഷത്തിന് കീഴിലുള്ള ഏകീകൃത ഇൻവെൻ്ററിയിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്;
- ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ ആർക്കൈവിലേക്ക് കേസുകൾ കൈമാറുന്നതിനെക്കുറിച്ചും ഓഫീസ് വർഷത്തിൽ മറ്റ് ഘടനാപരമായ ഡിവിഷനുകളിൽ നിന്ന് ലഭിച്ച കേസുകളെക്കുറിച്ചും കേസുകളുടെ ഭൗതിക അവസ്ഥയുടെ പ്രത്യേകതകളെക്കുറിച്ചും കുറിപ്പുകൾ തയ്യാറാക്കാൻ "കുറിപ്പ്" എന്ന ഇൻവെൻ്ററി കോളം ഉപയോഗിക്കുന്നു.

ഇൻവെൻ്ററിയിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുള്ള എല്ലാ കേസുകളും വ്യവസ്ഥാപിതമാക്കണം, അതായത്. അവ കണ്ടെത്തുന്നത് എളുപ്പമാക്കുന്നതിന് ഒരു പ്രത്യേക ക്രമത്തിൽ ക്രമീകരിച്ചിരിക്കുന്നു. സംഗ്രഹ ഇൻവെൻ്ററിയിലെ വ്യക്തിഗത ഫയലുകൾ ചിട്ടപ്പെടുത്തുന്നതിന്, കാലക്രമ തത്വം പ്രയോഗിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. ഓരോ വർഷവും ഏകീകൃത ഇൻവെൻ്ററിയുടെ വിഭാഗങ്ങൾ സമാഹരിക്കുന്നത് ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു.

വാർഷിക വിഭാഗത്തിലെ കേസുകളുടെ തലക്കെട്ടുകൾ നാമമാത്ര തത്വമനുസരിച്ച് ചിട്ടപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നു, അതായത്. ഇനിപ്പറയുന്ന ക്രമത്തിലുള്ള രേഖകളുടെ അല്ലെങ്കിൽ കേസുകളുടെ പേരുകൾ പ്രകാരം:

ഉദ്യോഗസ്ഥർക്കുള്ള ഓർഡറുകൾ;
- പേഴ്സണൽ രജിസ്ട്രേഷൻ കാർഡുകൾ;
- വേതനത്തിനായുള്ള തൊഴിലാളികളുടെയും ജീവനക്കാരുടെയും വ്യക്തിഗത അക്കൗണ്ടുകൾ (പേയ്റോൾ പ്രസ്താവനകൾ);
- പിരിച്ചുവിട്ട ജീവനക്കാരുടെ സ്വകാര്യ ഫയലുകൾ;
- ക്ലെയിം ചെയ്യാത്ത വർക്ക് ബുക്കുകൾ;
- അപകടങ്ങളുടെയും രേഖകളുടെയും അന്വേഷണത്തിൽ പ്രവർത്തിക്കുന്നു.

പിരിച്ചുവിട്ട ജീവനക്കാരുടെ സ്വകാര്യ ഫയലുകൾ വ്യക്തിഗത കാര്യങ്ങളുടെ സംഗ്രഹ പട്ടികയുടെ വാർഷിക വിഭാഗത്തിൻ്റെ ഒരു പ്രത്യേക ഉപവിഭാഗമായി വേർതിരിച്ചിരിക്കുന്നു. കുടുംബപ്പേരുകളുടെ അക്ഷരമാല അനുസരിച്ച് അവ ഇൻവെൻ്ററിയിൽ ചിട്ടപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നു; അവസാന നാമം, ആദ്യ നാമം, രക്ഷാധികാരി എന്നിവ നാമനിർദ്ദേശ കേസിൽ സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു. കുടുംബപ്പേരുകളുടെ അക്ഷരമാല അനുസരിച്ച് വ്യക്തിഗത കാർഡുകളുള്ള കേസുകളും ഇൻവെൻ്ററിയിൽ ചിട്ടപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നു.

പിരിച്ചുവിട്ട ജീവനക്കാരുടെ നിരവധി സ്വകാര്യ ഫയലുകൾ ഒരു ഫയലായി രൂപീകരിക്കാം. അതേ സമയം, അത്തരമൊരു കേസിൻ്റെ പുറംചട്ടയിലെ തലക്കെട്ട് ഇങ്ങനെയാണ്:

"പിരിച്ചുവിട്ട തൊഴിലാളികളുടെ സ്വകാര്യ ഫയലുകൾ
"D" എന്ന അക്ഷരത്തിൽ നിന്ന് "F" എന്ന അക്ഷരത്തിലേക്ക്.

വിവിധ ഘടനാപരമായ ഡിവിഷനുകളിൽ പേഴ്സണൽ ഫയലുകൾ രൂപീകരിക്കുന്ന വലിയ ഓർഗനൈസേഷനുകളിൽ, കേസുകളുടെ ഏകീകൃത ഇൻവെൻ്ററിയുടെ വാർഷിക വിഭാഗങ്ങൾ കംപൈൽ ചെയ്യുമ്പോൾ ഘടനാപരമായ തത്വം ഉപയോഗിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, വ്യക്തിഗത കേസുകളുടെ തലക്കെട്ടുകൾ ഇനിപ്പറയുന്ന ക്രമത്തിൽ വാർഷിക വിഭാഗത്തിൽ സ്ഥാപിച്ചിരിക്കുന്നു:

എച്ച്ആർ സേവനം
1. ഉദ്യോഗസ്ഥർക്കുള്ള ഓർഡറുകൾ.
2. പിരിച്ചുവിട്ട തൊഴിലാളികളുടെ വ്യക്തിഗത കാർഡുകൾ.
3. പിരിച്ചുവിട്ട ജീവനക്കാരുടെ സ്വകാര്യ ഫയലുകൾ.
4. ക്ലെയിം ചെയ്യാത്ത ജോലി രേഖകൾ.

അക്കൌണ്ടിംഗ്
5. വേതനം അനുസരിച്ച് ജീവനക്കാരുടെ വ്യക്തിഗത അക്കൗണ്ടുകൾ.

വ്യക്തിഗത കാര്യങ്ങളുടെ ഒരു സംഗ്രഹ പട്ടിക സമാഹരിച്ച്, കാലക്രമത്തിൽ വാർഷിക വിഭാഗങ്ങൾ രൂപീകരിക്കുന്നു. ചെറിയ അളവിലുള്ള പേഴ്‌സണൽ ഫയലുകളുള്ള ഓർഗനൈസേഷനുകളിൽ, വാർഷിക വിഭാഗങ്ങൾക്ക് പകരം, വർഷങ്ങളോളം കേസുകളുടെ ഒരു സംഗ്രഹ ഇൻവെൻ്ററി സൃഷ്ടിക്കാൻ ഇത് അനുവദിച്ചിരിക്കുന്നു. ചില കാരണങ്ങളാൽ വാർഷിക വിഭാഗങ്ങൾ സമാഹരിച്ചിട്ടില്ലാത്ത ഓർഗനൈസേഷനുകളിലും ഇത് ചെയ്യുന്നു. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, കേസുകളുടെ ഒരു സംഗ്രഹ ഇൻവെൻ്ററി ഒരു കാലക്രമം (ഘടനയില്ലാത്ത ഓർഗനൈസേഷനുകളിൽ) അല്ലെങ്കിൽ കാലക്രമ-ഘടനാ തത്വം അനുസരിച്ച് സമാഹരിച്ചിരിക്കുന്നു.

വ്യക്തിഗത കേസുകളുടെ ചില വിഭാഗങ്ങൾക്കായി സ്വതന്ത്ര കേസ് ഇൻവെൻ്ററികൾ സമാഹരിക്കുന്നത് അനുവദനീയമാണ്, ഉദാഹരണത്തിന്, വ്യക്തിഗത ഫയലുകൾ, വ്യക്തിഗത കാർഡുകൾ. അത്തരമൊരു സംഗ്രഹ ഇൻവെൻ്ററിയിൽ, പിരിച്ചുവിട്ട ജീവനക്കാരുടെ അവസാന പേരുകളാൽ വ്യക്തിഗത ഫയലുകളും കാർഡുകളും അക്ഷരമാലാക്രമത്തിൽ ക്രമീകരിച്ചിരിക്കുന്നു.

പേഴ്‌സണൽ അഫയേഴ്‌സിൻ്റെ സംഗ്രഹ ഇൻവെൻ്ററിയുടെ ഓരോ വാർഷിക വിഭാഗത്തിൻ്റെയും അവസാനത്തിൽ, അവസാന വിവരണാത്മക ലേഖനത്തിന് ശേഷം ഒരു അന്തിമ എൻട്രി നടത്തുന്നു (ഇൻവെൻ്ററി ഒരേസമയം നിരവധി വർഷങ്ങളായി സമാഹരിച്ചിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, അവസാനത്തെ വിവരണത്തിൻ്റെ അവസാനത്തിലാണ് അന്തിമ എൻട്രി നടത്തുന്നത്. ഈ വർഷങ്ങളിലെ ലേഖനം). വിഭാഗത്തിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്ന കേസുകളുടെ യഥാർത്ഥ എണ്ണം അക്കങ്ങളിലും വാക്കുകളിലും ഇത് സൂചിപ്പിക്കുന്നു, കേസുകളുടെ ആദ്യത്തേയും അവസാനത്തേയും നമ്പറുകൾ നമ്പറിംഗിൻ്റെ സവിശേഷതകളെ പ്രതിഫലിപ്പിക്കുന്നു (കാണാതായതും അക്ഷരങ്ങളുള്ളതുമായ അക്കങ്ങളുടെ സാന്നിധ്യം മുതലായവ). അവസാന എൻട്രി വിഭാഗത്തിൻ്റെ കംപൈലർ ഒപ്പുവെച്ചിരിക്കുന്നു, അദ്ദേഹത്തിൻ്റെ സ്ഥാനവും സമാഹരണ തീയതിയും സൂചിപ്പിക്കുന്നു.

വ്യക്തിഗത കേസുകളുടെ സംഗ്രഹ രേഖകൾ

വ്യക്തിഗത കേസുകളുടെ സംഗ്രഹ രേഖകൾക്കുള്ള പ്രാഥമിക അക്കൗണ്ടിംഗ് രേഖകളാണ് കേസ് ഇൻവെൻ്ററികൾ. ഓരോ കേസിനും ഒരു സ്വതന്ത്ര നമ്പർ നൽകിയാണ് യൂണിറ്റ് അക്കൗണ്ടിംഗ് നടത്തുന്നത്. ഓരോ കേസിൻ്റെയും കവറിൽ ഒരു കേസ് കോഡ് ഉണ്ട്, അതിൽ ഫണ്ട് നമ്പർ, ഇൻവെൻ്ററി നമ്പർ, ഇൻവെൻ്ററി അനുസരിച്ച് കേസ് നമ്പർ എന്നിവ ഉൾപ്പെടുന്നു.

കേസുകളുടെ സംഗ്രഹ അക്കൌണ്ടിംഗ് ഇൻവെൻ്ററിയുടെ അവസാന എൻട്രിയിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്, അത് അതിൻ്റെ അവസാനത്തിൽ സ്ഥാപിച്ചിരിക്കുന്നു. ഇൻവെൻ്ററിയിലെ കേസുകളുടെ എണ്ണത്തിലെ ഓരോ മാറ്റവും, അവ നീക്കം ചെയ്യുകയോ സ്വീകരിക്കുകയോ ചെയ്താൽ, അന്തിമ രേഖയിൽ പ്രതിഫലിക്കുന്നു.

ഇതിനുശേഷം, ഇൻവെൻ്ററിക്കായി ഒരു പുതിയ അന്തിമ പ്രവേശനം നടത്തുന്നു, അത് എൻട്രി നടത്തുന്ന ആർക്കൈവിസ്റ്റിൻ്റെ ഒപ്പ് സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തുന്നു. ഇൻവെൻ്ററിയിൽ നിന്ന് കേസുകൾ വിരമിക്കുമ്പോൾ, വിരമിച്ച ഓരോ കേസിൻ്റെയും തലത്തിലുള്ള "കുറിപ്പ്" കോളത്തിൽ, "റിട്ടയർഡ്" (അല്ലെങ്കിൽ "നഷ്ടപ്പെട്ടത്") ഒരു കുറിപ്പ് ഉണ്ടാക്കുക.

ഘടനാപരമായ ഡിവിഷനുകളുടെ കേസുകളുടെ ഇൻവെൻ്ററികൾക്ക് സീരിയൽ നമ്പറുകളുണ്ട്. ഇൻവെൻ്ററി നമ്പറിൽ ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ കേസുകളുടെ നാമകരണം അനുസരിച്ച് ഘടനാപരമായ യൂണിറ്റിൻ്റെ സൂചിക അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു, കേസുകൾ ഇൻവെൻ്ററിയിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയ വർഷം.

കേസ് ഇൻവെൻ്ററി നമ്പറുകളുടെ കത്ത് പദവി

ഉദ്യോഗസ്ഥർക്കുള്ള ഫയലുകളുടെ ഇൻവെൻ്ററിയുടെ എണ്ണത്തിലേക്ക് "ls" എന്ന അക്ഷരം ചേർത്തിരിക്കുന്നു, കൂടാതെ "v" എന്നത് താൽക്കാലിക (10 വർഷത്തിലധികം) സംഭരണ ​​കേസുകളുടെ ഇൻവെൻ്ററിയുടെ എണ്ണത്തിലേക്ക് ചേർത്തു.

പേഴ്‌സണൽ സർവീസിലെ ഉദ്യോഗസ്ഥർക്കായുള്ള കേസുകളുടെ ഇൻവെൻ്ററി സൂചികയിൽ കേസുകളുടെ നാമകരണം അനുസരിച്ച് പേഴ്‌സണൽ സേവനത്തിന് നൽകിയിട്ടുള്ള നമ്പർ, ഇൻവെൻ്ററിയിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്ന പ്രമാണങ്ങളുടെ വിഭാഗത്തിൻ്റെ പേരിൻ്റെ പ്രാരംഭ അക്ഷരങ്ങൾ (“l / s) അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു. ”- ഉദ്യോഗസ്ഥർ), അതുപോലെ പട്ടികയിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുള്ള കേസുകൾ ഇൻവെൻ്ററി തുറന്ന വർഷം.

ഉദാഹരണം

നമ്പർ 2 l/s-2011, ഇവിടെ 2 എന്നത് കേസുകളുടെ നാമകരണം അനുസരിച്ച് പേഴ്സണൽ സർവീസ് വിഭാഗത്തിൻ്റെ സംഖ്യയാണ്, l/s എന്നത് കേസുകളുടെ വിഭാഗത്തിൻ്റെ പദവിയാണ്, 2011 കേസുകൾ തുറന്ന വർഷമാണ്.

ഘട്ടം 2. ആർക്കൈവിലേക്ക് കേസുകൾ കൈമാറുന്നതിനുള്ള ഒരു ഷെഡ്യൂൾ ഞങ്ങൾ തയ്യാറാക്കുകയും അത് ഘടനാപരമായ ഡിവിഷനുകളുടെ തലവന്മാരുമായി ഏകോപിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

അംഗീകൃത ഷെഡ്യൂൾ അനുസരിച്ച് കേസുകൾ ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ ആർക്കൈവുകളിലേക്ക് മാറ്റുന്നു. ഗ്രാഫിൻ്റെ ആകൃതി ഏകപക്ഷീയമാണ്. ആർക്കൈവിൻ്റെ തലയോ ആർക്കൈവിൻ്റെ ഉത്തരവാദിത്തമുള്ള വ്യക്തിയോ ഇത് സമാഹരിച്ചിരിക്കുന്നു, തുടർന്ന് അത് ഘടനാപരമായ ഡിവിഷനുകളുടെ തലവന്മാരുമായി യോജിക്കുന്നു.

ഘട്ടം 3. ഒപ്പിനും അംഗീകാരത്തിനുമായി ഞങ്ങൾ സമ്മതിച്ച ഷെഡ്യൂൾ ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ തലവനു സമർപ്പിക്കുന്നു.

ഘട്ടം 4. ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ ആർക്കൈവിലേക്ക് മാറ്റുന്നതിനുള്ള ഫയലുകളുടെ രൂപീകരണത്തിൻ്റെയും നിർവ്വഹണത്തിൻ്റെയും കൃത്യത ഞങ്ങൾ പരിശോധിക്കുന്നു.

ആർക്കൈവിലേക്ക് ഫയലുകൾ സ്വീകരിക്കുകയും കൈമാറുകയും ചെയ്യുമ്പോൾ, ഫയലുകളുടെ രൂപീകരണത്തിൻ്റെയും രജിസ്ട്രേഷൻ്റെയും കൃത്യത പരിശോധിക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ് (വ്യക്തിഗത ഫയലുകളുടെ രജിസ്ട്രേഷൻ ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ പേഴ്സണൽ സർവീസ് (എച്ച്ആർ സ്പെഷ്യലിസ്റ്റ്) നടത്തണം), ഉൾപ്പെടുത്തിയ കേസുകളുടെ എണ്ണം പാലിക്കൽ ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ നാമകരണ കാര്യങ്ങൾക്ക് അനുസൃതമായി തുറന്ന കേസുകളുടെ എണ്ണമുള്ള ഒരു ഘടനാപരമായ യൂണിറ്റിൻ്റെ കേസുകളുടെ പട്ടികയിൽ. പരിശോധനയ്ക്കിടെ കണ്ടെത്തിയ പോരായ്മകളും കൃത്യതകളും ഘടനാപരമായ യൂണിറ്റുകൾ ഇല്ലാതാക്കുന്നു.

എഡിറ്ററിൽ നിന്ന്:
"ഞാൻ ഒരു എച്ച്ആർ സ്പെഷ്യലിസ്റ്റാണ്", 2011, നമ്പർ 22, പേജ് മാസികയിൽ കേസുകളുടെ രൂപീകരണത്തെയും നിർവ്വഹണത്തെയും കുറിച്ച് കൂടുതൽ വായിക്കുക. 12.

ഘട്ടം 5. ഞങ്ങൾ കേസുകൾ ആർക്കൈവിലേക്ക് മാറ്റുന്നു

പേഴ്സണൽ ഫയലുകളുടെ കൈമാറ്റത്തിന് സമാന്തരമായി ഞങ്ങൾ സ്ഥിരവും താൽക്കാലികവുമായ (10 വർഷത്തിലധികം) ഫയലുകൾ ആർക്കൈവിലേക്ക് മാറ്റുന്നു. താൽക്കാലിക (10 വർഷം വരെ) സംഭരണത്തിൻ്റെ ഫയലുകൾ ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ ആർക്കൈവിലേക്ക് മാറ്റുന്നില്ലെന്നും താൽക്കാലിക സംഭരണ ​​കാലയളവ് അവസാനിച്ചതിന് ശേഷം അവ നാശത്തിന് വിധേയമാണെന്നും ഞങ്ങൾ നിങ്ങളെ ഓർമ്മിപ്പിക്കാം.

അസാധാരണമായ സന്ദർഭങ്ങളിൽ ഒരു ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ ആർക്കൈവിലേക്ക് താൽക്കാലിക (10 വർഷം വരെ) സംഭരണത്തിൻ്റെ ഫയലുകൾ കൈമാറുന്നത് ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ തലവൻ്റെ തീരുമാനപ്രകാരം അനുവദനീയമാണ്. ഈ തീരുമാനം ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ തലവൻ്റെ ഉത്തരവിലൂടെ ഔപചാരികമാക്കണം, അത് പ്രധാന പ്രവർത്തനത്തെക്കുറിച്ചുള്ള ഒരു ഉത്തരവായിരിക്കും. അത്തരം കേസുകൾ ആർക്കൈവിലേക്ക് മാറ്റുന്നത് കേസുകളുടെ നാമകരണം അനുസരിച്ച് ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ ആർക്കൈവുമായുള്ള കരാറിലാണ് നടത്തുന്നത്. ഈ പ്രമാണങ്ങൾ ആർക്കൈവിലേക്ക് മാറ്റേണ്ട ആവശ്യമില്ലെന്ന കാര്യം ശ്രദ്ധിക്കുക, അതായത്. അത്തരമൊരു തീരുമാനം എടുക്കുകയും ആർക്കൈവ് അംഗീകരിക്കുകയും ചെയ്താൽ, നാമകരണം അനുസരിച്ച് കേസുകൾ കൈമാറും.

സ്ട്രക്ചറൽ യൂണിറ്റിലെ ഒരു ജീവനക്കാരൻ്റെ സാന്നിധ്യത്തിൽ കേസുകൾ ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ ആർക്കൈവിലേക്ക് മാറ്റുന്നു. ഇൻവെൻ്ററി 2 പകർപ്പുകളായി സമാഹരിച്ചിരിക്കുന്നു, അതിൽ ഓരോ കേസ് തലക്കെട്ടിൻ്റെയും തലത്തിലുള്ള "കുറിപ്പ്" നിരയിൽ, കേസിൻ്റെ നിലനിൽപ്പിനെക്കുറിച്ചുള്ള കുറിപ്പുകൾ നിർമ്മിക്കുന്നു. ഇൻവെൻ്ററിയുടെ ഓരോ പകർപ്പിൻ്റെയും അവസാനം, അക്കങ്ങളിലും വാക്കുകളിലും സൂചിപ്പിക്കുക:

ആർക്കൈവിൽ യഥാർത്ഥത്തിൽ സ്വീകരിച്ച കേസുകളുടെ എണ്ണം;
- കേസുകളുടെ സ്വീകാര്യതയുടെയും കൈമാറ്റത്തിൻ്റെയും തീയതി;
- ഫയൽ കൈമാറ്റം ചെയ്ത വ്യക്തിയുടെയും ഫയൽ സ്വീകരിച്ച ആർക്കൈവ് ജീവനക്കാരൻ്റെയും (ആർക്കൈവിന് ഉത്തരവാദിയായ വ്യക്തി) സ്ഥാനങ്ങളുടെ പേരുകൾ, ഒപ്പുകൾ, ഒപ്പുകളുടെ ട്രാൻസ്ക്രിപ്റ്റുകൾ.

പ്രതിവർഷം ആർക്കൈവിലേക്ക് കൈമാറുന്ന കേസുകൾ ഏകീകൃത കേസ് ഇൻവെൻ്ററികളുടെ വാർഷിക വിഭാഗങ്ങൾ ഉൾക്കൊള്ളുന്നു. പേഴ്സണൽ കാര്യങ്ങളുടെ സംഗ്രഹ പട്ടികയുടെ ഉചിതമായ വാർഷിക വിഭാഗത്തിൽ ഉദ്യോഗസ്ഥരെക്കുറിച്ചുള്ള രേഖകൾ ഉൾപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്. ആർക്കൈവിലെ കേസുകളുടെ അത്തരം ഒരു ഇൻവെൻ്ററിയെ അടിസ്ഥാനമാക്കി, സേവന ദൈർഘ്യത്തിൻ്റെയും വേതനത്തിൻ്റെയും സർട്ടിഫിക്കറ്റുകൾ നൽകുന്നതിന് ആവശ്യമായ രേഖകൾ ഓർഗനൈസേഷനുകൾ തിരയുന്നു.

നതാലിയ കൊണ്ടകോവ, ഇലക്ട്രോണിക് ഡോക്യുമെൻ്റ് മാനേജ്മെൻ്റ് സിസ്റ്റങ്ങൾ നടപ്പിലാക്കുന്നതിൽ സ്പെഷ്യലിസ്റ്റ്

എത്ര ഷീറ്റുകൾ തുന്നിച്ചേർക്കുന്നു, അക്കമിട്ടിരിക്കുന്നു എന്നതിനെക്കുറിച്ചുള്ള ഡാറ്റ ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു. കേസിൽ കേടായ രേഖകൾ ഉണ്ടോ അല്ലെങ്കിൽ പുതിയവ അറ്റാച്ച് ചെയ്തിട്ടുണ്ടോ എന്നും ഈ ഷീറ്റ് സൂചിപ്പിക്കുന്നു. സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ് ഉള്ളിൽ നിന്ന് കേസിൻ്റെ കവറിൽ ഒട്ടിച്ചിരിക്കുന്നു. എച്ച്ആർ ജീവനക്കാരൻ തൻ്റെ ഒപ്പ് ഈ ഷീറ്റിൽ ഇടുന്നു. ഒരു ജീവനക്കാരൻ്റെ സ്വകാര്യ ഫയൽ മാനേജർമാർക്ക് 75 വർഷത്തേക്ക് ആർക്കൈവിൽ സൂക്ഷിക്കുന്നു, ഈ കാലയളവ് സാധാരണയായി കൂടുതലാണ്. എന്നാൽ അതേ സമയം, അവസാന പ്രവൃത്തി ദിവസം ഒരു ജീവനക്കാരൻ ആവശ്യമായ രേഖകളുടെ പകർപ്പുകൾ ആവശ്യപ്പെട്ടാൽ, ഈ സാഹചര്യത്തിൽ ഫയൽ സൂക്ഷിക്കേണ്ടതില്ല, ആർക്കൈവ് അൺലോഡ് ചെയ്യപ്പെടും. ഉപസംഹാരം നിങ്ങളൊരു വ്യക്തിഗത സംരംഭകനാണെങ്കിൽ, നിങ്ങളുടെ ജീവനക്കാർക്കായി സ്വകാര്യ ഫയലുകൾ സൂക്ഷിക്കേണ്ടതില്ല. ഇത് ചെയ്യുന്നതാണ് നല്ലതെങ്കിലും, പ്രായോഗിക അനുഭവത്തെ അടിസ്ഥാനമാക്കി, വ്യക്തിഗത ഫയലിന് നന്ദി, നിങ്ങൾക്ക് ജീവനക്കാരനെക്കുറിച്ചുള്ള ആവശ്യമായ വിവരങ്ങൾ തൽക്ഷണം നേടാനാകുമെന്ന് വ്യക്തമാകും.

പിരിച്ചുവിട്ട ജീവനക്കാരുടെ സ്വകാര്യ ഫയലുകളുടെ ഒരു ആർക്കൈവ് എങ്ങനെ സൃഷ്ടിക്കാം?

സ്റ്റോറേജ് നടപടിക്രമത്തിന് ഇനിപ്പറയുന്ന നിയമങ്ങൾ പാലിക്കേണ്ടതുണ്ട്:

• ജീവനക്കാർക്കുള്ള എല്ലാ സ്വകാര്യ ഫയലുകളും കടലാസിൽ സൂക്ഷിക്കുകയും തുടർന്നുള്ള ഫേംവെയറും നമ്പറിംഗും ഉള്ള ഫോൾഡറുകളിൽ സ്ഥാപിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു
• പുതുതായി രൂപീകരിച്ച ഓരോ ഫോൾഡറിൻ്റെയും കവറുകളിൽ, സീരിയൽ നമ്പറുകളും അവിടെ സ്ഥിതിചെയ്യുന്ന കേസുകളുടെ എണ്ണവും സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു.
• എച്ച്ആർ ഡിപ്പാർട്ട്‌മെൻ്റിൽ, യഥാർത്ഥത്തിൽ ജോലി ചെയ്യുന്ന ജീവനക്കാരുടെ രേഖകളുള്ള ഫോൾഡറുകൾ മാത്രമേ നിലവിലെ സംഭരണത്തിന് വിധേയമാകൂ.
• വെടിവച്ചവരുടെ പേപ്പറുകളുള്ള എല്ലാ ഫോൾഡറുകളും തീയതി പ്രകാരം ശേഖരിക്കുകയും സാധ്യമെങ്കിൽ അക്ഷരമാലാ ക്രമത്തിൽ തീയതികൾക്കുള്ളിൽ സൂക്ഷിക്കുകയും വേണം.

പ്രധാനം: ഈർപ്പത്തിനും തീയ്ക്കും അപ്രാപ്യമായ പ്രത്യേക കാബിനറ്റുകളിൽ നിലവിലുള്ളതും ആർക്കൈവൽ സംഭരണവും സംഘടിപ്പിക്കണം. പിരിച്ചുവിട്ട ജീവനക്കാരുടെ സ്വകാര്യ ഫയലുകൾക്കുള്ള സംഭരണ ​​കാലയളവുകൾ പ്രമാണങ്ങൾ സംഭരിക്കുന്നതിന് ആവശ്യമായ കാലയളവ് നിയമനിർമ്മാതാവാണ് നിർണ്ണയിക്കുന്നത്.

ആർക്കൈവിംഗിനായി പിരിച്ചുവിട്ട ജീവനക്കാരൻ്റെ സ്വകാര്യ ഫയൽ എങ്ങനെ ശരിയായി തയ്യാറാക്കാം?

ശ്രദ്ധ

ആന്തരിക ഇൻവെൻ്ററിക്കായി ഒരു അന്തിമ റെക്കോർഡ് തയ്യാറാക്കപ്പെടുന്നു, അത് അക്കങ്ങളിലും വാക്കുകളിലും അതിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്ന രേഖകളുടെ എണ്ണവും ആന്തരിക ഇൻവെൻ്ററിയുടെ ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണവും സൂചിപ്പിക്കുന്നു. ആന്തരിക ഇൻവെൻ്ററി അതിൻ്റെ കംപൈലർ ഒപ്പിട്ടിരിക്കുന്നു. ഡോക്യുമെൻ്റുകളുടെ ഫോമിൻ്റെ ആന്തരിക ഇൻവെൻ്ററി ഇല്ലാതെ കേസ് ബന്ധിപ്പിച്ചിരിക്കുകയോ ഫയൽ ചെയ്യുകയോ ആണെങ്കിൽ, നിർദ്ദിഷ്ട ഫോമിൽ വരച്ച സാധനങ്ങൾ കേസിൻ്റെ മുൻ കവറിൻ്റെ ഉള്ളിൽ ഒട്ടിച്ചിരിക്കും.

പിരിച്ചുവിട്ട ജീവനക്കാരുടെ സ്വകാര്യ ഫയലുകൾ ആർക്കൈവ് ചെയ്യുന്നു

സഹായം: ആർക്കൈവിൽ ഫയൽ ചെയ്യുന്നതിനായി ലംഘനങ്ങൾ നിറഞ്ഞ സ്വകാര്യ ഫയലുകൾ തയ്യാറാക്കുന്നു - ചില സ്വകാര്യ ഫയലുകൾ കാണുന്നില്ല; - പാർട്ട് ടൈം ജോലി ചെയ്യുന്ന ജീവനക്കാർക്കായി പുതിയ കേസുകളൊന്നും തുറന്നിട്ടില്ല, തുടർന്ന് സ്ഥിരമായ ജോലികൾക്കായി നിയമിച്ചു. ചില ലംഘനങ്ങൾ ഇല്ലാതാക്കാൻ സാധ്യമല്ല (ഉദാഹരണത്തിന്, ദീർഘകാലത്തേക്ക് പിരിച്ചുവിട്ട ഒരു ജീവനക്കാരനിൽ നിന്ന് ഒരു പ്രസ്താവന സ്വീകരിക്കുന്നത്).

ആർക്കൈവുകളിൽ ഫയൽ ചെയ്യുന്നതിനായി അത്തരം കേസുകൾ തയ്യാറാക്കുമ്പോൾ വകുപ്പ് ജീവനക്കാർ എന്തുചെയ്യണം? എന്ത് രേഖകൾ പൂർത്തീകരിക്കേണ്ടതുണ്ട്? ലംഘനങ്ങളുമായി ഫയൽ ചെയ്ത സ്വകാര്യ ഫയലുകളിൽ എന്തെങ്കിലും കുറിപ്പുകൾ ഉണ്ടാക്കേണ്ടതുണ്ടോ? - ബൈൻഡിംഗ് അല്ലെങ്കിൽ ബൈൻഡിംഗ്; - ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം; - ഒരു സർട്ടിഫിക്കേഷൻ കത്ത് വരയ്ക്കുന്നു; - കേസ് രേഖകളുടെ ആന്തരിക ഇൻവെൻ്ററി തയ്യാറാക്കൽ (ആവശ്യമെങ്കിൽ); - കേസിൻ്റെ കവറിനായി വിശദാംശങ്ങളുടെ രജിസ്ട്രേഷൻ.
ആർക്കൈവിലേക്ക് സമർപ്പിക്കുന്നതിന് കേസ് തയ്യാറാക്കുകയാണെങ്കിൽ, ആന്തരിക ഇൻവെൻ്ററിയുടെ എല്ലാ ഷീറ്റുകളും അക്കമിട്ടിരിക്കുന്നു, കേസിൻ്റെ ഷീറ്റുകളിൽ നിന്ന് പ്രത്യേകം മാത്രം. ലോഗ്ബുക്ക്: എങ്ങനെ സൂക്ഷിക്കാം ജീവനക്കാർക്കായി തുറന്നിരിക്കുന്ന സ്വകാര്യ ഫയലുകൾ കണക്കിലെടുക്കേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്.

ഇതിൻ്റെ സ്റ്റാൻഡേർഡ് ഫോം അംഗീകരിച്ചിട്ടില്ല, അതായത് നിങ്ങൾക്ക് ഇൻ്റർനെറ്റിൽ നിന്ന് ഒരു സാമ്പിൾ എടുക്കാം അല്ലെങ്കിൽ ഒരു സ്റ്റോറിൽ നിന്ന് വാങ്ങാം. ഓർഗനൈസേഷൻ അനുസരിച്ച് ഓരോ കോളത്തിൻ്റെയും ഉള്ളടക്കം മാറ്റാവുന്നതാണ്.

ലോഗ് അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു: കേസ് നമ്പറുകൾ, അവരുടെ ആരംഭ തീയതി, കുടുംബപ്പേരും ജീവനക്കാരുടെ ഇനീഷ്യലുകളും മറ്റ് വിവരങ്ങളും. ഒരു സ്വകാര്യ ഫയൽ അടയ്‌ക്കുമ്പോൾ, ജേണലിൽ ഒരു കുറിപ്പ് ഉണ്ടാക്കുന്നു: അവർ ഒരു തീയതി ഇടുകയും കേസ് അവസാനിപ്പിച്ചതിൻ്റെ കാരണം നൽകുകയും ചെയ്യുന്നു.

പ്രധാനപ്പെട്ടത്

അധിക വിവരങ്ങൾ സാധാരണയായി "മറ്റ്" അല്ലെങ്കിൽ "കുറിപ്പുകൾ" കോളത്തിൽ നൽകാറുണ്ട്. ഇലക്ട്രോണിക് പേഴ്സണൽ ഫയൽ ഇപ്പോൾ പല റഷ്യൻ കമ്പനികളും പേഴ്സണൽ റെക്കോർഡ് മാനേജ്മെൻ്റിൻ്റെ ഓട്ടോമേഷൻ നടപ്പിലാക്കി അല്ലെങ്കിൽ നടപ്പിലാക്കാൻ തുടങ്ങി.

ജീവനക്കാരൻ്റെ സ്വകാര്യ ഫയൽ: രജിസ്ട്രേഷനായുള്ള ആവശ്യകതകൾ, എന്തായിരിക്കണം

അവധിക്കാല ഷെഡ്യൂളുകൾക്കായി ഒരു വർഷത്തെ ഷെൽഫ് ജീവിതവും സ്ഥാപിച്ചിട്ടുണ്ട്. ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ ചെലവിൽ ഒരു ജീവനക്കാരന് വിദ്യാഭ്യാസം ലഭിച്ചുവെന്ന് സ്ഥിരീകരിക്കുന്ന രേഖകൾ സൂക്ഷിക്കേണ്ട കാലയളവ് നികുതി നിയമനിർമ്മാണത്തിൻ്റെ ആവശ്യകതകളാൽ നിർണ്ണയിക്കപ്പെടുന്നു.

റഷ്യൻ ഫെഡറേഷൻ്റെ ടാക്സ് കോഡിലെ ആർട്ടിക്കിൾ 264 ലെ ഖണ്ഡിക 3, നികുതി ചുമത്താവുന്ന ലാഭം കുറയ്ക്കുന്നതിന് ഈ ചെലവുകൾ എഴുതിത്തള്ളുന്നതിന്, പരിശീലനം സ്ഥിരീകരിക്കുന്ന എല്ലാ രേഖകളും ഓർഗനൈസേഷൻ സൂക്ഷിക്കണമെന്ന് സ്ഥാപിക്കുന്നു (ഒരു വിദ്യാഭ്യാസ സ്ഥാപനവുമായുള്ള കരാർ, ഓർഡർ പരിശീലനത്തിനായി ഒരു ജീവനക്കാരനെ അയയ്ക്കാൻ തല, സേവനങ്ങൾ നൽകുന്ന ഒരു പ്രവൃത്തി, ഒരു ഡിപ്ലോമ , സർട്ടിഫിക്കറ്റ്, സർട്ടിഫിക്കറ്റ് മുതലായവ). അവരുടെ സംഭരണ ​​കാലയളവ് പരിശീലന കരാറിൻ്റെ കാലാവധിയും ജീവനക്കാരൻ്റെ ജോലിയുടെ ഒരു വർഷവും പരിമിതപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്നു, എന്നാൽ നാല് വർഷത്തിൽ കുറയാത്തതല്ല.

പ്രമാണങ്ങൾ സംഭരിക്കുന്നതിനുള്ള വ്യവസ്ഥകൾ പ്രമാണങ്ങൾ സംഭരിക്കുന്നതിന്, ഒരു ഓർഗനൈസേഷൻ പ്രത്യേക പരിസരം (സേഫ് അല്ലെങ്കിൽ കാബിനറ്റുകൾ) സജ്ജീകരിക്കേണ്ടതുണ്ട്.

പിരിച്ചുവിട്ട തൊഴിലാളികളുടെ സ്വകാര്യ ഫയലുകളുടെ ആർക്കൈവ്

ജോലിയുടെ സമയത്ത്, വ്യക്തിഗത ഫയൽ മറ്റ് പ്രമാണങ്ങൾ ഉപയോഗിച്ച് നിറയ്ക്കുന്നു. വ്യക്തിഗത ഫയൽ ഫോൾഡറിലെ അവസാനത്തെ, അവസാന പ്രമാണം തൊഴിൽ കരാർ അവസാനിപ്പിക്കുന്നതിനുള്ള ഉത്തരവിൻ്റെ പകർപ്പായിരിക്കും.

2002 ഫെബ്രുവരി 6-ലെ റോസാർഖിവ് ബോർഡിൻ്റെ തീരുമാനപ്രകാരം അംഗീകരിച്ച നിയമങ്ങളുടെ 3.5.3, 3.6.18 എന്നീ വകുപ്പുകളിൽ നിന്നാണ് ഈ ഉത്തരവ് പിന്തുടരുന്നത്. ഡോക്യുമെൻ്റുകൾ ലഭിക്കുന്നത് പോലെ വ്യക്തിഗത ഫയലിൽ കാലക്രമത്തിൽ സ്ഥിതിചെയ്യുന്നു (ക്ലോസ്

നിയമങ്ങളുടെ 3.5.5, ഫെബ്രുവരി 6, 2002 ലെ Rosarkhiv ബോർഡിൻ്റെ തീരുമാനം അംഗീകരിച്ചു). സ്വകാര്യ ഫയലുകൾ സൂക്ഷിക്കുന്നു എച്ച്ആർ വകുപ്പിൽ, ജോലി ചെയ്യുന്ന ജീവനക്കാരുടെ സ്വകാര്യ ഫയലുകൾ മാത്രം സൂക്ഷിക്കുക. രാജിവെച്ച ജീവനക്കാരുടെ ഫയലുകൾ സംഭരണത്തിനായി ആർക്കൈവുകളിലേക്ക് മാറ്റുക. നാല് പിന്നുകളുള്ള വ്യക്തിഗത പ്രമാണങ്ങൾ ഒരു ഹാർഡ് കാർഡ്ബോർഡ് കവറിൽ (ബൈൻഡർ) തുന്നിച്ചേർക്കുക അല്ലെങ്കിൽ തീയതികൾ, വിസകൾ, റെസല്യൂഷനുകൾ എന്നിവയുൾപ്പെടെ എല്ലാ രേഖകളുടെയും വാചകം വായിക്കാൻ കഴിയുന്ന തരത്തിൽ അവയെ ബന്ധിപ്പിക്കുക. ഫയൽ ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പ് (ബൈൻഡിംഗ്), എല്ലാ രേഖകളിൽ നിന്നും സ്റ്റേപ്പിൾസ് നീക്കം ചെയ്യുക.

സ്റ്റേറ്റ് ആർക്കൈവ്സ്: ഒരു ജീവനക്കാരൻ്റെ സ്വകാര്യ ഫയൽ എങ്ങനെ സമർപ്പിക്കാം

ഫയൽ ചെയ്യുന്നതിനായി ഫയലുകൾ തയ്യാറാക്കുമ്പോൾ (ബൈൻഡിംഗ്), മെറ്റൽ ഫാസ്റ്റനറുകൾ (പിൻസ്, പേപ്പർ ക്ലിപ്പുകൾ) പ്രമാണങ്ങളിൽ നിന്ന് നീക്കംചെയ്യുന്നു. 3.6.5. വളരെ മൂല്യവത്തായ ഡോക്യുമെൻ്റുകളോ നോൺ-ഫോർമാറ്റ് ഡോക്യുമെൻ്റുകളോ അടങ്ങുന്ന സ്ഥിരമായ ഫയലുകൾ അടഞ്ഞ, കർക്കശമായ, മൂന്ന് ഫ്ലാപ്പ് ഫോൾഡറുകളിലോ ഡ്രോസ്ട്രിംഗുകളിലോ ബോക്സുകളിലോ സൂക്ഷിക്കുന്നു. 3.6.6.

ഫയലിൽ ക്ലെയിം ചെയ്യാത്ത വ്യക്തിഗത രേഖകൾ (ഐഡൻ്റിറ്റി കാർഡുകൾ, വർക്ക് റെക്കോർഡുകൾ, സൈനിക ഐഡികൾ) ഉണ്ടെങ്കിൽ, ഈ രേഖകൾ ഫയലിൽ ഫയൽ ചെയ്ത ഒരു കവറിൽ സ്ഥാപിച്ചിരിക്കുന്നു. അത്തരം പ്രമാണങ്ങളുടെ ഒരു വലിയ സംഖ്യ ഉണ്ടെങ്കിൽ, രണ്ടാമത്തേത് ഫയലുകളിൽ നിന്ന് നീക്കം ചെയ്യുകയും അവയ്ക്കായി ഒരു പ്രത്യേക ഇൻവെൻ്ററി തയ്യാറാക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

3.6.7. ഓരോ കേസിൻ്റെയും അവസാനം, സർട്ടിഫൈയിംഗ് ഷീറ്റിൻ്റെ ഒരു ശൂന്യമായ ഫോം ഫയൽ ചെയ്യുന്നു, കൂടാതെ കേസിൻ്റെ തുടക്കത്തിൽ (പ്രത്യേകിച്ച് വിലപ്പെട്ട രേഖകൾ രേഖപ്പെടുത്താൻ) - കേസ് രേഖകളുടെ ആന്തരിക ഇൻവെൻ്ററിക്കുള്ള ഒരു ഫോം. 3.6.8.

ആന്തരിക ആർക്കൈവിൽ പിരിച്ചുവിട്ട വ്യക്തികളുടെ സ്വകാര്യ ഫയലുകളുടെ രജിസ്ട്രേഷൻ

കേസ് സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ് നിർദ്ദിഷ്ട ഫോമിൽ (അനുബന്ധം 9) വരച്ചിരിക്കുന്നു, ഇത് അക്കങ്ങളിലും വാക്കുകളിലും കേസിൻ്റെ അക്കമിട്ട ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം, ആന്തരിക ഇൻവെൻ്ററിയുടെ ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം എന്നിവ സൂചിപ്പിക്കുന്നു, കേസ് നമ്പറുകളുടെ നമ്പറിംഗിൻ്റെ പ്രത്യേകതകൾ വ്യക്തമാക്കുന്നു. (അക്ഷരങ്ങളുള്ള കേസ് നമ്പറുകളുടെ സാന്നിധ്യം, നഷ്‌ടമായ നമ്പറുകൾ, ഒട്ടിച്ച ഫോട്ടോഗ്രാഫുകളുള്ള ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം, വലിയ ഫോർമാറ്റ് ഷീറ്റുകൾ, അറ്റാച്ച്‌മെൻ്റുകളുള്ള എൻവലപ്പുകൾ, അവയിൽ ഘടിപ്പിച്ചിരിക്കുന്ന ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം), കൂടാതെ ബ്രോഷറുകളുടെ അച്ചടിച്ച പകർപ്പുകളുടെ ഫയലിലെ സാന്നിധ്യവും സൂചിപ്പിക്കുന്നു. ഫയലിലെ പൊതുവായ മൊത്തം നമ്പറിംഗിൽ അവ രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടില്ലെങ്കിൽ അവയിലെ ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം. കേസ് സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തുന്ന രേഖ അതിൻ്റെ കംപൈലർ ഒപ്പിട്ടിരിക്കുന്നു.

കേസിൻ്റെ ഘടനയിലും അവസ്ഥയിലുമുള്ള എല്ലാ തുടർന്നുള്ള മാറ്റങ്ങളും (കേടുപാടുകൾ, യഥാർത്ഥ പ്രമാണങ്ങളുടെ മാറ്റിസ്ഥാപിക്കൽ) പ്രസക്തമായ നിയമത്തെ പരാമർശിച്ച് സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റിൽ രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്. കേസിൻ്റെ പുറംചട്ടയിലോ അവസാന രേഖയുടെ ശൂന്യമായ പുറകിലോ സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ് സ്ഥാപിക്കുന്നത് നിരോധിച്ചിരിക്കുന്നു.

കേസുകളുടെ രൂപീകരണം ജീവനക്കാരനെ പിരിച്ചുവിടുന്നത് വരെ അത് നടപ്പിലാക്കണം. പിന്നീട് അത് സംഭരണത്തിനായി ആർക്കൈവിലേക്ക് മാറ്റുന്നു. ഈ പ്രമാണം ഒരു നിശ്ചിത സമയത്തേക്ക് നശിപ്പിക്കാൻ കഴിയില്ല.

ആവശ്യമോ ഓപ്ഷണലോ? ജീവനക്കാരെ നയിക്കേണ്ടത് ഒട്ടും ആവശ്യമില്ലെന്ന് ഇതിനകം പറഞ്ഞിട്ടുണ്ട്. എന്നാൽ ആത്മാഭിമാനമുള്ള ഏതൊരു സംരംഭത്തിനും ഇത്തരത്തിലുള്ള ഡോക്യുമെൻ്റേഷൻ ഉണ്ട്. എപ്പോഴാണ് ഒരു ഡോസിയർ സൃഷ്ടിക്കേണ്ടത്, എപ്പോൾ അല്ല? ഈ വിഷയത്തിൽ നിയമങ്ങൾ നിയമപ്രകാരം എവിടെയും നിർദ്ദേശിച്ചിട്ടില്ല. ഒരു ജീവനക്കാരൻ്റെ സ്വകാര്യ ഫയൽ പരിപാലിക്കുന്നത് ഒരു സ്വകാര്യ ഫയലിൽ വ്യക്തിഗത ഫയലിൻ്റെ കവറും ജീവനക്കാരൻ്റെ രേഖകളും അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു, അതിൽ ജീവനക്കാരനെയും അവൻ്റെ പ്രവർത്തന പ്രവർത്തനത്തെയും കുറിച്ചുള്ള സമഗ്രമായ വിവരങ്ങൾ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു (ഞങ്ങൾ ഒരു വിദ്യാർത്ഥിയെക്കുറിച്ചാണ് സംസാരിക്കുന്നതെങ്കിൽ, അവൻ്റെ പരിശീലനത്തെക്കുറിച്ചുള്ള വിവരങ്ങൾ). മാനേജർമാരും അവരുടെ ഡെപ്യൂട്ടികളും; പ്രമുഖ സ്പെഷ്യലിസ്റ്റുകൾ; സാമ്പത്തികമായി ഉത്തരവാദിത്തമുള്ള ജീവനക്കാർ (കാഷ്യർമാർ, സ്റ്റോർകീപ്പർമാർ മുതലായവ); സ്ഥാനക്കയറ്റം മുതലായവയുടെ സാധ്യതയുള്ള ജീവനക്കാർ.

നിർദ്ദേശങ്ങൾ

രാജിവെച്ച ഒരു ജീവനക്കാരൻ്റെ ഫയൽ ആർക്കൈവിലേക്ക് മാറ്റുന്നതിന്, രേഖകൾ വിപരീത കാലക്രമത്തിൽ ക്രമീകരിക്കുക. ഇതിനർത്ഥം, നിങ്ങളെ ജോലിക്കെടുത്തപ്പോൾ, നിങ്ങൾ ഒരു സ്വകാര്യ ഫയൽ സമാഹരിച്ചു, അതിൻ്റെ ആദ്യ പേജ് തൊഴിലിനായുള്ള അപേക്ഷയായിരുന്നു. കേസ് ആർക്കൈവിലേക്ക് മാറ്റുമ്പോൾ, ആദ്യത്തെ ഷീറ്റ് രാജിക്കത്ത് ആയിരിക്കും.

ഒരു ജീവനക്കാരൻ്റെ സ്വകാര്യ ഫയൽ ഫയൽ ചെയ്യുമ്പോൾ, അതേ സമയം ഫയൽ ചെയ്യുന്ന രേഖകളുടെ ഒരു ഇൻവെൻ്ററി ഉണ്ടാക്കുക. ആർക്കൈവിലേക്ക് കൈമാറ്റം ചെയ്യുന്നതിനായി നിങ്ങളുടെ സ്വകാര്യ ഫയലിൽ ലഭ്യമായ എല്ലാ രേഖകളും ഫയൽ ചെയ്യുക: അപേക്ഷാ ഫോം അല്ലെങ്കിൽ റെസ്യൂമെ, വിദ്യാഭ്യാസ രേഖകളുടെ പകർപ്പുകൾ, ജോലിക്കുള്ള ഓർഡറുകളുടെ പകർപ്പുകൾ, പിരിച്ചുവിടൽ, ജീവനക്കാരൻ്റെ ജോലി സമയത്ത് നൽകിയ മറ്റ് ഓർഡറുകൾ. ശമ്പളം കൂട്ടുകയോ കുറയ്ക്കുകയോ ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ഓർഡറുകൾ, കൈമാറ്റങ്ങൾ, അധിക ചുമതലകൾ നിർവഹിക്കൽ മുതലായവ ആകാം. ജീവനക്കാരൻ നിങ്ങളുടെ ഓർഗനൈസേഷനിൽ ഇതുവരെ ഹാജരാക്കിയ എല്ലാ സർട്ടിഫിക്കറ്റുകളും, തൊഴിൽ കരാറിൻ്റെ ഒരു പകർപ്പ്, അധിക കരാറുകൾ, ജീവനക്കാരൻ്റെ ജോലിയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട നിയന്ത്രണങ്ങൾ എന്നിവയും അറ്റാച്ചുചെയ്യുക.

ഒരു ബൈൻഡറുള്ള ഒരു ഫോൾഡറിൽ കേസ് ഫയൽ ചെയ്യുക, മുകളിൽ വലത് കോണിലുള്ള എല്ലാ ഷീറ്റുകളും നമ്പർ ചെയ്യുക. ഇത് ഒരു ലളിതമായ പെൻസിൽ കൊണ്ട് ചെയ്യണം. മുകളിലെ സാധനങ്ങൾ സൂക്ഷിക്കുക, ഫോൾഡറിൽ ഒപ്പിടുക, ജീവനക്കാരൻ്റെ അവസാന നാമത്തിൻ്റെ പ്രാരംഭ അക്ഷരം അനുസരിച്ച് ഒരു ലെറ്റർ കോഡ് ഇടുക, കൂടാതെ നിങ്ങളുടെ കമ്പനിയിൽ നിന്ന് പിരിച്ചുവിട്ട വർഷം വലിയ അളവിൽ ഫോൾഡർ ബന്ധിപ്പിക്കുക.

ഒരു ജീവനക്കാരൻ അല്ലെങ്കിൽ അതേ വർഷം തന്നെ ജോലിയിൽ നിന്ന് പിരിച്ചുവിട്ട നിരവധി പേർ പിരിച്ചുവിട്ട വർഷം നിങ്ങൾക്ക് രേഖപ്പെടുത്താം. നിങ്ങൾ നിരവധി ജീവനക്കാരുടെ രേഖകൾ സൂക്ഷിക്കുകയാണെങ്കിൽ, എല്ലാ സ്വകാര്യ ഫയൽ ഫോൾഡറുകളും ഒരു പൊതു ഫോൾഡറിൽ ഇടുകയും ബൈൻഡിംഗിൽ പിരിച്ചുവിട്ട വർഷം ഒപ്പിടുകയും ചെയ്യുക. നിങ്ങൾക്ക് ഒരു ഫോൾഡറിൽ പരമാവധി 250 ഷീറ്റുകൾ സംഭരിക്കാനാകും. ഓരോ സങ്കീർണ്ണ കേസും പിരിച്ചുവിട്ട വർഷം മാത്രമല്ല, അവസാന നാമം അക്ഷരമാലാക്രമത്തിലും രൂപപ്പെടുത്തുക.

എല്ലാ കേസുകളും ആർക്കൈവിലേക്ക് മാറ്റുമ്പോൾ, ഒരു ഡെലിവറി ലിസ്റ്റ് ഉണ്ടാക്കുക. ആദ്യ നിരയിൽ, കേസുകളുടെ സീരിയൽ നമ്പറുകൾ സൂചിപ്പിക്കുക, രണ്ടാമത്തേതിൽ, നാമകരണം പ്രകാരം എല്ലാ കേസുകളുടെയും സൂചികകൾ. മൂന്നാമത്തെ കോളം തലക്കെട്ടുകളുടെ പേരിൽ, നാലാമത്തേത് - തീയതികൾ, അഞ്ചാമത്തേത് - ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം, ആറാമത്തെ - ഷെൽഫ് ലൈഫ് എന്നിവയാൽ പൂരിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു, കുറിപ്പുകളോ കൂട്ടിച്ചേർക്കലുകളോ ഉണ്ടെങ്കിൽ നിങ്ങൾക്ക് ഏഴാമത്തെ കോളം പൂരിപ്പിക്കാൻ കഴിയും.

കുറിപ്പ്

ജീവനക്കാരുടെ സ്വകാര്യ ഫയലുകൾ രസീത് തീയതി മുതൽ 75 വർഷത്തേക്ക് ആർക്കൈവിൽ സൂക്ഷിക്കുന്നു. ആവശ്യമെങ്കിൽ, ഒരു പെൻഷൻ രജിസ്ട്രേഷൻ, സേവനത്തിൻ്റെ ദൈർഘ്യം അല്ലെങ്കിൽ മറ്റ് വിവരങ്ങൾ എന്നിവ സ്ഥിരീകരിക്കുന്നതിന് അവരിൽ നിന്ന് സർട്ടിഫിക്കറ്റുകൾ നൽകും, എന്നാൽ വ്യക്തിപരമായി രാജിവച്ച ജീവനക്കാരന് അല്ലെങ്കിൽ കോടതി ഉത്തരവിലൂടെ മാത്രം.

പ്രമാണങ്ങളുടെ ഒഴുക്കിൻ്റെ അവിഭാജ്യ ഘടകമാണ് ആർക്കൈവിലേക്ക് ഫയലുകൾ തയ്യാറാക്കുന്നതും സമർപ്പിക്കുന്നതും. രേഖകൾ സൃഷ്ടിച്ച നിമിഷം മുതൽ അവരുടെ രജിസ്ട്രേഷൻ ഓർഗനൈസേഷനിൽ ആരംഭിക്കുന്നു, കലണ്ടർ വർഷത്തിൻ്റെ അവസാനത്തിലോ സംഭരണ ​​കാലയളവിലോ ആർക്കൈവിലേക്ക് മാറ്റുന്നതിലൂടെ അവസാനിക്കുന്നു. ചില സന്ദർഭങ്ങളിൽ, ഫയലുകൾ ഒരു വർഷത്തിൽ കൂടുതൽ സൂക്ഷിക്കുന്നു. ഉദാഹരണത്തിന്, വ്യക്തിഗത രേഖകളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട രേഖകൾ ഇതിൽ ഉൾപ്പെടുന്നു.

നിർദ്ദേശങ്ങൾ

ആർക്കൈവിലെ ഫയലുകളുടെ പ്രക്രിയ സമയമെടുക്കുന്നില്ലെന്ന് ഉറപ്പാക്കാൻ, നിലവിലെ ഡോക്യുമെൻ്റ് ഫ്ലോ സമയത്ത് നിങ്ങൾ അവരുടെ രജിസ്ട്രേഷൻ പിന്തുടരേണ്ടതാണ്. ശാശ്വതമോ താൽക്കാലികമോ ആയ സംഭരണത്തിനായി ഫയലുകൾ ആർക്കൈവിലേക്ക് മാറ്റുമ്പോൾ, വർക്ക് നിർദ്ദേശങ്ങളിൽ ഇത് നൽകിയിട്ടുണ്ടെങ്കിൽ, നിങ്ങൾ പ്രമാണങ്ങൾ, നമ്പർ ഷീറ്റുകൾ, അന്തിമ ലിഖിതം എന്നിവ ബന്ധിപ്പിക്കേണ്ടതുണ്ട്, കൂടാതെ ഒരു ആന്തരിക ഇൻവെൻ്ററിയും തയ്യാറാക്കേണ്ടതുണ്ട്.

ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, ആർക്കൈവിൽ സമർപ്പിച്ച ഫയലിൻ്റെ ശീർഷക പേജിൽ, ഓർഗനൈസേഷൻ്റെയോ എൻ്റർപ്രൈസസിൻ്റെയോ പേര്, ഫയലുകളുടെ നാമകരണത്തിന് അനുസൃതമായി സൂചിക സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു, കേസ് തുറക്കുകയും അവസാനിപ്പിക്കുകയും ചെയ്യുന്ന തീയതിയും അതുപോലെ തന്നെ സംഭരണ ​​കാലയളവ് രേഖപ്പെടുത്തിയിട്ടുണ്ട്.

ആർക്കൈവിലേക്ക് സമർപ്പിക്കേണ്ട രേഖകൾ ഒരു പ്രത്യേക ഫോൾഡറിൽ ഹാർഡ് കവറിൽ ഫയൽ ചെയ്യുന്നു. ഒരു ഡോക്യുമെൻ്റിന് ഒരു പ്രത്യേക പ്രമാണമുണ്ടെങ്കിൽ, അത് സാധാരണയായി ബന്ധിപ്പിച്ചിട്ടില്ല, പക്ഷേ ഒരു ഫയലിലോ കവറിലോ സ്ഥാപിച്ച് കേസിൽ അറ്റാച്ചുചെയ്യുന്നു. ബന്ധിപ്പിച്ചതും അക്കമിട്ടതുമായ ഫയലിൻ്റെ അവസാനം ഒരു സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ഷീറ്റ് ഉണ്ട്, തുടക്കത്തിൽ - ഒരു ആന്തരിക ഇൻവെൻ്ററി. ഈ സാഹചര്യത്തിൽ, കേസിൻ്റെ കനം 40 മില്ലീമീറ്ററിൽ കൂടരുത്, ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം 250 ൽ കൂടുതലാകരുത്.

ആർക്കൈവിൽ സ്ഥിരമായും താൽക്കാലികമായും സംഭരിച്ചിരിക്കുന്ന കേസുകൾക്കായി, കുറഞ്ഞത് 10 വർഷമെങ്കിലും, കേസുകൾ ആർക്കൈവിലേക്ക് മാറ്റുന്നതിന് ഒരു ഇൻവെൻ്ററി തയ്യാറാക്കുന്നു. അതേസമയം, വ്യക്തിഗത രേഖകളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട രേഖകൾക്കായി ഒരു പ്രത്യേക ഇൻവെൻ്ററി തയ്യാറാക്കുന്നു. കേസുകളുടെ പേരുകൾ അതിൽ നൽകിയിട്ടുണ്ട്, അവയിൽ ഓരോന്നിനും ഒരു സീരിയൽ നമ്പർ നൽകിയിരിക്കുന്നു, കൂടാതെ ഒരു നാമകരണ കോഡും സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു. ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ ആർക്കൈവുകളിൽ ഫയലുകൾ അവശേഷിക്കുന്നുണ്ടെങ്കിൽ ഇൻവെൻ്ററികൾ തനിപ്പകർപ്പായി നിർമ്മിക്കുന്നു. കേസുകൾ സംസ്ഥാന ആർക്കൈവിലേക്ക് മാറ്റണമെങ്കിൽ, നാല് പകർപ്പുകൾ ഉണ്ടായിരിക്കണം.

10 വർഷത്തിൽ താഴെ കാലാവധി പൂർത്തിയാക്കിയ ശേഷം സംഭരണത്തിന് വിധേയമായ കേസുകൾ ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ മാനേജ്മെൻ്റിൻ്റെ വിവേചനാധികാരത്തിൽ ആർക്കൈവ് ചെയ്യാവുന്നതാണ്. ഫയലുകൾ സമർപ്പിക്കേണ്ടതിൻ്റെ ആവശ്യകത ആർക്കൈവിൻ്റെ ജോലിഭാരം, പഴയ പ്രമാണങ്ങളിലേക്കുള്ള ആക്‌സസിൻ്റെ ആവൃത്തി മുതലായവയെ ആശ്രയിച്ചിരിക്കും.

ഉറവിടങ്ങൾ:

• രജിസ്ട്രേഷനായി രേഖകൾ എങ്ങനെ സമർപ്പിക്കാം

ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ ആർക്കൈവിലേക്ക് ഡെലിവറി ചെയ്യുന്നതിനുള്ള രേഖകൾ തയ്യാറാക്കുന്നതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട പ്രശ്‌നങ്ങളായി ആർക്കൈവൽ ജോലിയുടെ വലിയതും വേറിട്ടതുമായ ഒരു മേഖല കണക്കാക്കപ്പെടുന്നു. അതുകൊണ്ടാണ് അവർ ഗൗരവമായ ശ്രദ്ധ അർഹിക്കുന്നത്, കാരണം പ്രമാണങ്ങളുമായി പ്രവർത്തിക്കുന്ന ഈ ഘട്ടത്തിൽ, വിവിധ രീതിശാസ്ത്രപരവും പ്രായോഗികവുമായ പിശകുകൾ പലപ്പോഴും സംഭവിക്കാറുണ്ട്, ഇത് ഭാവിയിൽ ആർക്കൈവിൻ്റെ പ്രവർത്തനത്തിൽ നെഗറ്റീവ് പ്രത്യാഘാതങ്ങൾ ഉണ്ടാക്കും.

നിർദ്ദേശങ്ങൾ

പേഴ്‌സണൽ പേപ്പറുകൾ ഉൾപ്പെടെ ആർക്കൈവിലേക്ക് പ്രമാണങ്ങൾ കൈമാറുന്നതുമായി ബന്ധപ്പെട്ട എല്ലാ ജോലികളും സാധാരണയായി ഇനിപ്പറയുന്ന ഘട്ടങ്ങളായി തിരിച്ചിരിക്കുന്നു: - ഒന്നാമതായി, നിലവിലെ നടപടിക്രമങ്ങളിലും അതിൻ്റെ പൂർത്തീകരണത്തിലും പ്രമാണങ്ങളുടെ രൂപീകരണം നടത്തേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്;
- കേസുകളുടെ രൂപീകരണത്തിനുശേഷം, എല്ലാ സ്ഥാപിത നിയമങ്ങൾക്കും അനുസൃതമായി അവ ഔപചാരികമാക്കണം;
- തുടർന്ന് മൂല്യത്തിൻ്റെ ഒരു പരിശോധന നടത്തുകയും ആർക്കൈവൽ സംഭരണത്തിനായി തയ്യാറെടുക്കുകയും ചെയ്യുക;
- ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ ആർക്കൈവുകളിലേക്ക് കൈമാറിയ എല്ലാ രേഖകളുടെയും ഒരു ഇൻവെൻ്ററി ഉണ്ടാക്കുക;
- അവസാന ഘട്ടത്തിൽ, ഔദ്യോഗികമായവ ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ ആർക്കൈവിലേക്ക് മാറ്റുക.

ആദ്യം, ചില കോംപ്ലക്സുകളിലെ ഉദ്യോഗസ്ഥരുമായി ബന്ധപ്പെട്ട പ്രമാണങ്ങളുടെ ശരിയായ രൂപീകരണം നിങ്ങൾ നടത്തണം, അതായത് ഫയലുകളിൽ. കമ്പനി ജീവനക്കാരുടെയും ഉദ്യോഗസ്ഥരുടെയും പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ വിവിധ വശങ്ങളെക്കുറിച്ചുള്ള ഓർഡറുകൾ പോലുള്ള ഔദ്യോഗിക രേഖകൾ, അവരുടെ സംഭരണത്തിനായി നീക്കിവച്ചിരിക്കുന്ന വ്യത്യസ്ത സമയ ഫ്രെയിമുകൾ പ്രത്യേക ഫോൾഡറുകളിൽ സൃഷ്ടിക്കണം. ഈ ഘട്ടം ആവശ്യമാണ്, കാരണം ഉദ്യോഗസ്ഥരുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ചില ഓർഡറുകൾ ജോലിസ്ഥലത്തെ ബാധിക്കുന്ന യഥാർത്ഥ പ്രശ്‌നങ്ങൾക്ക് മാത്രമായി നീക്കിവച്ചിരിക്കുന്നു, അതുപോലെ തന്നെ ജോലിസ്ഥലത്തെ ജീവനക്കാരെയും ചലനത്തെയും. ഇത്തരത്തിലുള്ള പേപ്പർ കുറഞ്ഞത് എഴുപത്തിയഞ്ച് വർഷത്തേക്ക് എൻ്റർപ്രൈസസിൻ്റെ ആർക്കൈവുകളിൽ സൂക്ഷിക്കണം. അതേ സമയം, കമ്പനി ജീവനക്കാരുടെ പ്രവർത്തനങ്ങളുടെ വ്യക്തിഗത, പ്രവർത്തന പ്രശ്നങ്ങളുമായി ബന്ധപ്പെട്ട ഓർഡറുകളുടെ ഏറ്റവും വലിയ ഭാഗം: ബിസിനസ്സ് യാത്രകളിലെ ഓർഡറുകൾ, ഡ്യൂട്ടി മുതലായവ. അത്തരം രേഖകൾ അഞ്ച് വർഷത്തേക്ക് സൂക്ഷിക്കണം. വ്യത്യസ്‌ത സന്ദർഭങ്ങളിൽ തിരയൽ ഉപയോഗിക്കുന്നതിനും ജോലി സുഗമമാക്കുന്നതിനുമുള്ള സൗകര്യത്തിനായി, നിങ്ങൾ അഞ്ച് വർഷത്തെ കാലയളവിലേക്കും എഴുപത്തിയഞ്ച് വർഷത്തെ കാലയളവിലേക്കും പേപ്പറുകൾ സൃഷ്ടിക്കണം.

എൻ്റർപ്രൈസസിൻ്റെ ജീവനക്കാരുടെയും വേതന ഡാറ്റയുമായി ബന്ധപ്പെട്ട എല്ലാ ജീവനക്കാരുടെയും വ്യക്തിഗത അക്കൗണ്ടുകൾ അക്ഷരമാലാ ക്രമത്തിൽ കൃത്യമായി രൂപപ്പെടുത്തേണ്ടത് ആവശ്യമാണ്. വ്യക്തിഗത ഫോൾഡറുകളിലെ എല്ലാ പേപ്പറുകളും അവയുടെ രസീത് തീയതി അനുസരിച്ച് കാലക്രമത്തിൽ മാത്രം സ്ഥാപിക്കണം. ഫോൾഡറിൽ സ്ഥിതിചെയ്യുന്ന എല്ലാ പേപ്പറുകൾക്കുമായി ഒരു ആർക്കൈവൽ ഇൻവെൻ്ററി സൃഷ്ടിക്കേണ്ടതും ആവശ്യമാണ്, അതിൽ അത്തരം വിശദാംശങ്ങൾ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു: - പേപ്പറിൻ്റെ പേര്;
- ഇൻവെൻ്ററിയിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്ന പേപ്പറിൻ്റെ സീരിയൽ നമ്പർ;
- പ്രമാണത്തിലെ ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം;
- തീയതിയും പ്രമാണ നമ്പറും (ആവശ്യമെങ്കിൽ);
- വ്യക്തിഗത ഫയലിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്ന പേപ്പറുകളുടെ ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണത്തിൻ്റെ അന്തിമ റെക്കോർഡ്;
- കുറിപ്പ്.

വിഷയത്തെക്കുറിച്ചുള്ള വീഡിയോ

പ്രോഗ്രാമുകൾ, ഫോൾഡറുകൾ, ഫയലുകൾ എന്നിവ കംപ്രസ്സുചെയ്യുന്നത് ഡാറ്റ നഷ്‌ടപ്പെടാതെ അവയുടെ വലുപ്പം കുറയ്ക്കാൻ സഹായിക്കുന്നു, അതിനാൽ കംപ്രസ് ചെയ്‌ത ഫയലുകളും ഫോൾഡറുകളും ലോക്കൽ, നീക്കം ചെയ്യാവുന്ന ഡ്രൈവുകളിൽ കുറച്ച് ഇടം മാത്രമേ എടുക്കൂ. ഒരു ആർക്കൈവർ പ്രോഗ്രാം ഉപയോഗിച്ചാണ് ഇത് ചെയ്യുന്നത്. ആദ്യം മുതൽ ഒരു ആർക്കൈവ് സൃഷ്ടിക്കുന്നതിന്, നിങ്ങൾക്ക് ഉചിതമായ ആപ്ലിക്കേഷൻ ആവശ്യമാണ്.

നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമായി വരും

• - ആർക്കൈവർ

നിർദ്ദേശങ്ങൾ

നിങ്ങളുടെ കമ്പ്യൂട്ടറിൽ ഒരു ആർക്കൈവർ ഇൻസ്റ്റാൾ ചെയ്യുക. ഇന്ന്, WinRar, 7-Zip പ്രോഗ്രാമുകൾ ആർക്കൈവുകൾ സൃഷ്ടിക്കുന്നതിനുള്ള ശക്തമായ ഉപകരണങ്ങളായി കണക്കാക്കപ്പെടുന്നു. ഈ ആപ്ലിക്കേഷനുകൾ സ്വയമേവ ഇൻസ്റ്റാൾ ചെയ്യപ്പെടുന്നു. നിങ്ങളുടെ ഹാർഡ് ഡ്രൈവിൽ ആപ്ലിക്കേഷൻ ഇൻസ്റ്റാൾ ചെയ്യാൻ .exe ഫയൽ പ്രവർത്തിപ്പിച്ച് ഇൻസ്റ്റാളറിൻ്റെ നിർദ്ദേശങ്ങൾ പാലിക്കുക.

നിങ്ങൾ ആർക്കൈവ് ചെയ്യാൻ ആഗ്രഹിക്കുന്ന ഫയലുകൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക. അവ തിരഞ്ഞെടുത്ത് തിരഞ്ഞെടുത്ത ഫയലുകളുടെ ഗ്രൂപ്പിലെ ഏതെങ്കിലും ഐക്കണിൽ റൈറ്റ് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. ഡ്രോപ്പ്-ഡൗൺ മെനുവിൽ നിന്ന്, "ആർക്കൈവിലേക്ക് ചേർക്കുക" കമാൻഡ് അതിൽ ഇടത്-ക്ലിക്കുചെയ്ത് തിരഞ്ഞെടുക്കുക - ഒരു പുതിയ ഡയലോഗ് ബോക്സ് തുറക്കും, അതിൽ നിങ്ങൾ ചില പാരാമീറ്ററുകൾ സജ്ജമാക്കേണ്ടതുണ്ട്.

"പൊതുവായ" ടാബിൽ, ശൂന്യമായ "ആർക്കൈവ് നാമം" ഫീൽഡിൽ അതിൻ്റെ ഭാവി നാമം നൽകുക, ആർക്കൈവ് ഫോർമാറ്റ് തിരഞ്ഞെടുക്കുക - ZIP അല്ലെങ്കിൽ RAR. ചില ഓപ്പറേറ്റിംഗ് സിസ്റ്റങ്ങൾക്ക് .rar ഫോർമാറ്റ് വായിക്കാൻ ബുദ്ധിമുട്ടുണ്ട്, അതിനാൽ നിങ്ങൾ ആർക്കൈവ് മറ്റൊരു ഉപയോക്താവിന് അയയ്ക്കാൻ പോകുകയാണെങ്കിൽ അവർക്ക് അത് തുറക്കാൻ കഴിയുമോ എന്ന് ഉറപ്പില്ലെങ്കിൽ, .zip ഫോർമാറ്റ് തിരഞ്ഞെടുക്കുന്നതാണ് നല്ലത്. "കംപ്രഷൻ രീതി" ഫീൽഡിൽ, ആവശ്യമുള്ള മൂല്യം സജ്ജമാക്കാൻ ഡ്രോപ്പ്-ഡൗൺ ലിസ്റ്റ് ഉപയോഗിക്കുക.

ഒരു സാധാരണ ആർക്കൈവ് സൃഷ്ടിക്കാൻ, ഈ ക്രമീകരണങ്ങൾ മതിയാകും. ശരി ബട്ടണിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് നിങ്ങൾ തിരഞ്ഞെടുത്ത ഫയലുകൾ ആർക്കൈവ് ചെയ്യുന്നതുവരെ കാത്തിരിക്കുക. നിങ്ങൾക്ക് അധിക ക്രമീകരണങ്ങൾ സജ്ജീകരിക്കണമെങ്കിൽ, ഉചിതമായ ടാബിലൂടെ നാവിഗേറ്റ് ചെയ്ത് നിങ്ങൾക്ക് ആവശ്യമുള്ള ഫീൽഡുകളിലെ മൂല്യങ്ങൾ മാറ്റുക.

ഇതിനകം സൃഷ്‌ടിച്ച ആർക്കൈവിലേക്ക് ഒരു ഫയൽ ചേർക്കുന്നതിന്, ചേർക്കേണ്ട ഫയലിലേക്ക് കഴ്‌സർ നീക്കുക. ഇടത് മൌസ് ബട്ടൺ അമർത്തിപ്പിടിക്കുമ്പോൾ, അത് ആർക്കൈവ് ഐക്കണിലേക്ക് നീക്കുക. "+" ചിഹ്നം ദൃശ്യമാകുമ്പോൾ, മൗസ് ബട്ടൺ റിലീസ് ചെയ്യുക. ഫയൽ ആർക്കൈവിലേക്ക് ചേർക്കും. മറ്റൊരു വഴി: പുതുതായി സൃഷ്ടിച്ച ആർക്കൈവ് തുറന്ന് അതിൽ ആവശ്യമുള്ള ഫയൽ അതേ രീതിയിൽ സ്ഥാപിക്കുക, സിസ്റ്റം അഭ്യർത്ഥനയ്ക്ക് ദൃഢമായി ഉത്തരം നൽകുക.

പൂർത്തിയായ ആർക്കൈവിൽ നിന്ന് ആവശ്യമില്ലാത്ത ഫയൽ ഇല്ലാതാക്കാൻ, ആർക്കൈവ് തുറന്ന് ഇല്ലാതാക്കേണ്ട ഫയൽ തിരഞ്ഞെടുത്ത് ഇല്ലാതാക്കുക കീ അമർത്തുക. നിങ്ങളുടെ തിരഞ്ഞെടുപ്പ് സ്ഥിരീകരിക്കുക. ഫയലിൻ്റെ പേരിൽ വലത്-ക്ലിക്കുചെയ്ത് ഡ്രോപ്പ്-ഡൗൺ മെനുവിൽ നിന്ന് "ഫയലുകൾ ഇല്ലാതാക്കുക" തിരഞ്ഞെടുത്ത് ഇതുതന്നെ ചെയ്യാം. പ്രവർത്തനം സ്ഥിരീകരിച്ച് ആർക്കൈവ് അടയ്ക്കുക.

വ്യക്തിപരമായ കാര്യങ്ങൾ. വ്യക്തിഗത ഫയലുകളിൽ, എല്ലാ രേഖകളും അവയുടെ രസീതിയുടെ കാലക്രമത്തിൽ മാത്രം സ്ഥിതിചെയ്യുന്നു. വ്യക്തിഗത ഫയലിൽ അടങ്ങിയിരിക്കുന്ന എല്ലാ പ്രമാണങ്ങൾക്കും, ഒരു ആന്തരിക ഇൻവെൻ്ററി തയ്യാറാക്കണം, അതിൽ ഇനിപ്പറയുന്ന വിശദാംശങ്ങൾ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു:

• ഇൻവെൻ്ററിയിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്ന പ്രമാണത്തിൻ്റെ സീരിയൽ നമ്പർ;
• പ്രമാണ നമ്പറും തീയതിയും (ആവശ്യമെങ്കിൽ);
• പ്രമാണത്തിൻ്റെ തലക്കെട്ട്;
• പ്രമാണത്തിലെ ഷീറ്റുകളുടെ എണ്ണം;
• കുറിപ്പ്;
• വ്യക്തിഗത ഫയലിലെ രേഖകളുടെ എണ്ണത്തിൻ്റെ അന്തിമ റെക്കോർഡ്.

ഒരു വ്യക്തിഗത ഫയലിലെ ഡോക്യുമെൻ്റുകളുടെ ഏകദേശ ക്രമം ഇപ്രകാരമാണ്: കേസ് രേഖകളുടെ ആന്തരിക ഇൻവെൻ്ററി, പേഴ്‌സണൽ റെക്കോർഡ് ഷീറ്റ് അല്ലെങ്കിൽ ചോദ്യാവലി, ജോലി അപേക്ഷ, ആത്മകഥ, വ്യക്തിഗത രേഖകളുടെ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തിയ പകർപ്പുകൾ, പ്രവേശനത്തിനുള്ള ഓർഡറുകളുടെ സാക്ഷ്യപ്പെടുത്തിയ പകർപ്പുകൾ, നിയമനം, സ്ഥലംമാറ്റം, ജോലി. ഉത്തരവാദിത്തങ്ങൾ, സർട്ടിഫിക്കേഷൻ രേഖകൾ തുടങ്ങിയവ.

ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ ആർക്കൈവുകളിലേക്ക് കൈമാറ്റം ചെയ്യുന്നതിനായി HR ഫയലുകൾ തയ്യാറാക്കുന്നു

ആർക്കൈവിൽ സമർപ്പിച്ച ഫയലുകളുടെ ഇൻവെൻ്ററി, കേസുകൾ സ്വീകരിച്ച ശേഷം, ആർക്കൈവിലേക്ക് രേഖകൾ സമർപ്പിക്കുമ്പോൾ, സ്ഥിരമായ സംഭരണ ​​കേസുകളുടെ ഇൻവെൻ്ററിയുടെ മൂന്ന് പകർപ്പുകളിലും ആർക്കൈവിലേക്ക് പ്രമാണങ്ങൾ കൈമാറുന്നതിനുള്ള സ്വീകാര്യത സർട്ടിഫിക്കറ്റിൻ്റെ രണ്ട് പകർപ്പുകളിലും ആർക്കൈവിൻ്റെ തലവൻ അടയാളപ്പെടുത്തുന്നു. . രണ്ടാമത്തെ പകർപ്പുകൾ അയച്ചയാൾക്ക് തിരികെ നൽകും, ബാക്കിയുള്ളവ ആർക്കൈവിൽ അവശേഷിക്കുന്നു.

ആർക്കൈവിലേക്ക് രേഖകൾ സമർപ്പിക്കുന്നതിൻ്റെ അവസാനം അക്കൌണ്ടിംഗ് പ്രമാണങ്ങൾ പൂരിപ്പിച്ച് അവസാനിക്കുന്നു. സംഭരണ ​​കാലയളവ് അവസാനിച്ചതിന് ശേഷം പ്രമാണങ്ങൾ സ്റ്റേറ്റ് ആർക്കൈവുകളിലേക്ക് കൈമാറ്റം ചെയ്യപ്പെടുന്നു, എന്നാൽ രേഖകളുടെ നേരത്തെയുള്ള കൈമാറ്റം കേസുകളുണ്ട്.

ഒരു ആർക്കൈവിൻ്റെ നേരത്തെയുള്ള ഡെലിവറിയുടെ ഒരു ഉദാഹരണം ലിക്വിഡേഷൻ സമയത്ത് (പാപ്പരത്തം) സൗജന്യ സംഭരണത്തിനായി ഒരു ആർക്കൈവ് ഡെലിവറി ചെയ്യാം, തിരിച്ചും, മെറ്റീരിയലുകൾ ഒരു അധിക കാലയളവിലേക്ക് അവശേഷിപ്പിക്കാം.

പ്രമാണങ്ങളുടെ ആർക്കൈവ്

"റഷ്യൻ ഫെഡറേഷനിൽ ആർക്കൈവിംഗ് ഓൺ" നിയമത്തിലെ ആർട്ടിക്കിൾ 9 ൻ്റെ വ്യവസ്ഥകൾ അടിസ്ഥാനമാക്കി, ഒരു സർക്കാരിതര സംഘടനയുടെ ഡോക്യുമെൻ്റേഷൻ അതിൻ്റെ സ്വകാര്യ സ്വത്തായി കണക്കാക്കപ്പെടുന്നു. എന്നിരുന്നാലും, ഒരു ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ ലിക്വിഡേഷനിൽ, സംഭരണത്തിനായി രേഖകൾ ആർക്കൈവിലേക്ക് സമർപ്പിക്കുന്നതാണ് നിർബന്ധിത വ്യവസ്ഥ.

പ്രധാനപ്പെട്ടത്

നിയമപരമായ പിൻഗാമിക്ക് ഡോക്യുമെൻ്റേഷൻ കൈമാറ്റം ചെയ്യുമ്പോൾ, പുനഃസംഘടനയുടെ കേസുകളിലും ഈ ഇവൻ്റ് നടപ്പിലാക്കുന്നു (രണ്ട് കേസുകളിലും കേസുകൾ കൈമാറുന്നതിനുള്ള കാലയളവ് രണ്ട് മാസമാണ്). ഓരോ 3 വർഷത്തിലും ഒരു ഇടവേളകളിൽ ഡിപ്പാർട്ട്മെൻ്റൽ സ്റ്റോറേജിലേക്ക് ഫയലുകൾ കൈമാറേണ്ടതും ആവശ്യമാണ്.

പിരിച്ചുവിട്ട ജീവനക്കാരുടെ സ്വകാര്യ ഫയലുകളുടെ ഒരു ആർക്കൈവ് എങ്ങനെ സൃഷ്ടിക്കാം?

• ആവശ്യമെങ്കിൽ, കേസ് രേഖകളുടെ ഒരു ആന്തരിക ഇൻവെൻ്ററി വരയ്ക്കുക;
• കേസിൻ്റെ കവറിൻ്റെ വിശദാംശങ്ങളിലേക്ക് വ്യക്തത നൽകൽ (ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ പേര്, രജിസ്ട്രേഷൻ സൂചിക, കേസിൻ്റെ സമയപരിധി, കേസിൻ്റെ ശീർഷകം എന്നിവയുടെ വ്യക്തത);
• ഒരു കേസ് ഇൻവെൻ്ററിയുടെ സമാഹാരവും നിർവ്വഹണവും.

താൽക്കാലിക സംഭരണ ​​കാലയളവുള്ള കേസുകൾ (10 വർഷം വരെ ഉൾപ്പെടെ) ഭാഗിക രജിസ്ട്രേഷന് വിധേയമാണ്, ഇനിപ്പറയുന്നവ അനുവദനീയമാണ്:

• കേസിൽ രേഖകൾ ചിട്ടപ്പെടുത്തരുത്;
• കേസ് ഷീറ്റുകൾക്ക് നമ്പർ നൽകരുത്;
• സർട്ടിഫിക്കേഷനുകൾ എഴുതരുത്;
• തുന്നരുത് (തുന്നരുത്).

നാമകരണം, ചില തത്ത്വങ്ങൾക്കനുസൃതമായി കേസിനുള്ളിലെ രേഖകളുടെ സ്ഥാനം: പരിഗണനയിലുള്ള വിഷയങ്ങളിൽ, നാമകരണം അനുസരിച്ച് ശീർഷകവുമായി കേസിൽ പ്രമാണങ്ങളുടെ അനുരൂപത ഒരിക്കൽ കൂടി പരിശോധിക്കുന്നതിനാണ് ഫയലുകളായി പ്രമാണങ്ങളുടെ ശരിയായ ഗ്രൂപ്പിംഗ് പരിശോധിക്കുന്നത്. ; കാലക്രമത്തിൽ; ഭൂമിശാസ്ത്രപരമായി; അക്ഷരമാലാക്രമത്തിൽ കറസ്പോണ്ടൻ്റുകൾ മുതലായവ.

ആർക്കൈവിലേക്ക് പ്രമാണങ്ങൾ സമർപ്പിക്കൽ

അടുത്തതായി സ്റ്റിച്ചിംഗ്, ബൈൻഡിംഗ്, കവർ ഡിസൈൻ എന്നിവയുടെ ടേൺ വരുന്നു, അത് ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ പേര്, ഡിവിഷൻ, കേസ്, വോളിയം നമ്പർ, ശീർഷകം, സ്ഥാപന തീയതി, കേസ് അവസാനിപ്പിച്ച തീയതി എന്നിവ സൂചിപ്പിക്കണം. പൂർത്തിയായ കേസുകൾ ഓരോ തരത്തിലുള്ള കേസുകൾക്കും വെവ്വേറെ (പേഴ്‌സണൽ, സ്ഥിരം, താൽക്കാലിക സംഭരണം) കുറഞ്ഞത് മൂന്ന് പകർപ്പുകളിലായി സമാഹരിച്ച ഇൻവെൻ്ററികളിലേക്ക് പ്രവേശിക്കുന്നു.

ആർക്കൈവിലേക്ക് ഫയലുകൾ കൈമാറ്റം ചെയ്യുന്നത് സ്ഥിരീകരിക്കുന്നതിന്, ഇൻവെൻ്ററിയുടെ ഒരു പകർപ്പ് ഘടനാപരമായ യൂണിറ്റിലേക്ക് സംഭരണത്തിനായി മാറ്റുന്നു. 4) അവരുടെ സുരക്ഷ ഉറപ്പാക്കുക. ആർക്കൈവിലേക്ക് മാറ്റുന്ന നിമിഷം വരെ, തയ്യാറാക്കിയ ഫയലുകളുടെ സംഭരണം ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ തന്നെ റെക്കോർഡ് മാനേജുമെൻ്റ് സേവനത്തിൽ നിന്നുള്ള സ്പെഷ്യലിസ്റ്റുകളാണ് നടത്തുന്നത്, അവർക്ക് ഉത്തരവാദിത്തമുണ്ട്.

അവയുടെ സംഭരണത്തിന് ഡോക്യുമെൻ്റേഷനിൽ പ്രവേശിക്കുന്നതിൽ നിന്ന് വെളിച്ചവും പൊടിയും തടയുന്ന ലോക്ക് ചെയ്ത കാബിനറ്റുകൾ ആവശ്യമാണ്. കേസുകളുടെ ക്രമീകരണം കേസുകളുടെ നാമകരണത്തിൻ്റെ അടിസ്ഥാനത്തിലാണ് നടത്തുന്നത്, അത് കാബിനറ്റിൻ്റെ ഉള്ളിൽ സ്ഥിതിചെയ്യുന്നു.

3.6 ആർക്കൈവിൽ സ്വീകരിച്ച കേസുകൾ രജിസ്റ്റർ ചെയ്യുന്നതിനുള്ള ആവശ്യകതകൾ

ശ്രദ്ധ

ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ അക്കൌണ്ടിംഗ് ഡിപ്പാർട്ട്മെൻ്റിൽ അവ പരിപാലിക്കപ്പെടുന്ന ക്രമം കണക്കിലെടുത്ത് പേറോൾ പ്രസ്താവനകൾ രൂപീകരിക്കുന്നു, അതായത്. ഒന്നുകിൽ വർഷം മുഴുവനും, അല്ലെങ്കിൽ മാസം തോറും, അല്ലെങ്കിൽ മുഴുവൻ സ്ഥാപനത്തിനും അല്ലെങ്കിൽ ഓരോ ഘടനാപരമായ യൂണിറ്റിനും. വ്യക്തിഗത പേറോൾ അക്കൗണ്ടുകൾ ഒരു നിശ്ചിത വർഷത്തേക്ക് ഒരു ഫയലായി ഗ്രൂപ്പുചെയ്യുകയും അവസാന നാമത്തിൽ അക്ഷരമാലാ ക്രമത്തിൽ ക്രമീകരിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു.

പേഴ്സണൽ റെക്കോർഡുകളെയും ഓഫീസ് ജോലികളെയും കുറിച്ചുള്ള ചിത്രീകരിച്ച ട്യൂട്ടോറിയൽ

75 വർഷത്തേക്ക്, പൗരന്മാരുടെ ആനുകൂല്യങ്ങളും സാമൂഹിക പേയ്‌മെൻ്റുകളും (അറ്റസ്റ്റേഷൻ റിപ്പോർട്ടുകൾ, വ്യക്തിഗത ഫയലുകൾ, കാർഡുകൾ, തൊഴിൽ കരാറുകൾ മുതലായവ) രേഖപ്പെടുത്തുന്ന ഡോക്യുമെൻ്റേഷൻ സംഭരിച്ചിരിക്കുന്നു. ടൈം ഷീറ്റുകൾ, ബിസിനസ് ട്രിപ്പ് ഡോക്യുമെൻ്റേഷൻ മുതലായവ 5 വർഷത്തേക്ക് നിലനിർത്തുന്നു.

ആർക്കൈവൽ സംഭരണത്തിനായി സമർപ്പിക്കുന്നതിന് മുമ്പ് പ്രമാണങ്ങൾ തയ്യാറാക്കുന്നതിനുള്ള ഘട്ടങ്ങൾ 1) ഡോക്യുമെൻ്റേഷൻ്റെ പ്രായോഗികവും ശാസ്ത്രീയവുമായ മൂല്യത്തിൻ്റെ പരിശോധന ഈ ഇവൻ്റ് പ്രത്യേകമായി സൃഷ്ടിച്ച ഒരു കമ്മീഷനാണ് നടത്തുന്നത്, അതിൽ സാധാരണയായി അക്കൗണ്ടിംഗ്, പേഴ്സണൽ സേവനങ്ങൾ, ഒരു ആർക്കൈവിസ്റ്റ് എന്നിവ ഉൾപ്പെടുന്നു. കമ്മീഷൻ അംഗങ്ങളുടെ ചുമതല, ഡോക്യുമെൻ്റേഷനെ മൂന്ന് വിഭാഗങ്ങളായി വേർതിരിക്കുന്ന സമയത്ത് പേജ് തോറും ഡോക്യുമെൻ്റുകൾ പരിശോധിക്കുക എന്നതാണ്:

• ആർക്കൈവിലേക്ക് മാറ്റുന്നതിന്. 10 വർഷത്തെ കാലാവധിയുള്ള വ്യക്തികൾ, സ്ഥിരവും താൽക്കാലിക സംഭരണവും സംബന്ധിച്ച കേസുകൾ ആർക്കൈവിലേക്ക് അയയ്ക്കുന്നു.
• കമ്പനിയുടെ ഘടനാപരമായ ഡിവിഷനുകളിൽ സംഭരണത്തിനായി.

3. പ്രമാണങ്ങളുടെ ഉടനടി സംഭരണം

എച്ച്ആർ സേവന കാര്യങ്ങളുടെ ഇൻവെൻ്ററി കംപൈലർ തൻ്റെ സ്ഥാനം സൂചിപ്പിച്ചുകൊണ്ട് ഒപ്പിടുന്നു, ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ ഓഫീസ് മാനേജുമെൻ്റ് സേവനത്തിൻ്റെ മേധാവിയുമായി യോജിക്കുകയും എച്ച്ആർ സേവനത്തിൻ്റെ തലവൻ അംഗീകരിക്കുകയും ചെയ്യുന്നു. അതേ കാലയളവിലെ സ്ഥിരമായ സംഭരണ ​​കേസുകളുടെ ഏകീകൃത ഇൻവെൻ്ററികളുടെ വാർഷിക വിഭാഗങ്ങൾ വരച്ചതിന് ശേഷമാണ് നാശത്തിനായുള്ള അനുബന്ധ കാലയളവിലേക്കുള്ള പ്രമാണങ്ങളുടെ തിരഞ്ഞെടുപ്പും നാശത്തിനായി അവ അനുവദിക്കുന്നതിനെക്കുറിച്ചുള്ള ഒരു നിയമം തയ്യാറാക്കലും നടത്തുന്നത്. നിർദ്ദിഷ്‌ട ഇൻവെൻ്ററികളും പ്രവൃത്തികളും ഒരേസമയം ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ EC യുടെ യോഗത്തിൽ പരിഗണിക്കും. സംസ്ഥാന ആർക്കൈവൽ സേവനത്തിൻ്റെ പ്രസക്തമായ സ്ഥാപനത്തിൻ്റെ വിദഗ്ധ പരിശോധന കമ്മീഷൻ (ഇപിസി) സ്ഥിരമായ സ്റ്റോറേജ് കേസുകളുടെ ഇൻവെൻ്ററികൾ അംഗീകരിച്ചതിനുശേഷം മാത്രമേ ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ ഇസി അംഗീകരിച്ച നിയമങ്ങൾ ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ തലവൻ അംഗീകരിക്കുകയുള്ളൂ; ഇതിനുശേഷം, ഈ നിയമങ്ങളിൽ ഉൾപ്പെടുത്തിയിരിക്കുന്ന ഫയലുകൾ നശിപ്പിക്കാൻ സംഘടനയ്ക്ക് അവകാശമുണ്ട്.

ഒരു ഓർഗനൈസേഷൻ്റെ ആർക്കൈവിലേക്ക് പ്രമാണങ്ങൾ സമർപ്പിക്കുന്നത് 10 വർഷത്തിൽ താഴെയുള്ള താൽക്കാലിക സംഭരണ ​​കാലയളവുള്ള പ്രമാണങ്ങൾ തിരിച്ചറിയുന്നത് ഉൾപ്പെടുന്നു.

• നാശത്തിനായി.

ഷീറ്റ്-ബൈ-ഷീറ്റ് പരിശോധനയ്ക്കിടെ, തിരുത്തേണ്ട പോരായ്മകളും തിരിച്ചറിയുന്നു. തുടർന്ന് പ്രോട്ടോക്കോളുകൾ തയ്യാറാക്കപ്പെടുന്നു, അത് സംഭരണത്തിനോ നശിപ്പിക്കാനോ ഉള്ള സാധനങ്ങൾ അംഗീകരിക്കുന്നു.

കമ്മീഷൻ മീറ്റിംഗുകളുടെ ആവൃത്തിക്ക് പ്രത്യേക സമയപരിധികളൊന്നുമില്ല, മികച്ച ഓപ്ഷൻ വർഷത്തിൽ ഒരിക്കൽ. 2) ആർക്കൈവൽ ഫയലുകളുടെ രജിസ്ട്രേഷൻ. കേസുകളുടെ രജിസ്ട്രേഷൻ അവ രേഖപ്പെടുത്തുന്ന ജോലി, ഷീറ്റുകൾ നമ്പറിംഗ്, അതുപോലെ തന്നെ ഡോക്യുമെൻ്റേഷൻ്റെ ആന്തരിക ലിസ്റ്റ് ഉപയോഗിച്ച് ഒരു സർട്ടിഫിക്കേഷൻ ലെറ്റർ വരയ്ക്കൽ എന്നിവയെ സൂചിപ്പിക്കുന്നു.

താൽക്കാലിക സ്റ്റോറേജ് ഫയലുകൾ രജിസ്റ്റർ ചെയ്യുന്നതിന്, ഒരു ലളിതമായ സ്കീം ഉപയോഗിക്കുന്നു (അവയുടെ ലഭ്യത പരിശോധിക്കൽ, പ്രാഥമിക വ്യവസ്ഥാപനം, ആർക്കൈവിലേക്ക് മാറ്റുക). നമ്പറിംഗും ഫയലിംഗും ആവശ്യമില്ല.

കേസിൽ നിരവധി വാല്യങ്ങൾ (ഭാഗങ്ങൾ) അടങ്ങിയിരിക്കുന്ന സന്ദർഭങ്ങളിൽ, കേസിൻ്റെ പൊതുവായ തലക്കെട്ടും ഓരോ വോള്യത്തിൻ്റെയും (ഭാഗം) ശീർഷകവും ഓരോ വോള്യത്തിൻ്റെയും (ഭാഗം) കവറിൽ സ്ഥാപിച്ചിരിക്കുന്നു. രേഖകളുടെ പകർപ്പുകൾ അടങ്ങിയ കേസുകളുടെ തലക്കെട്ടുകൾ അവയുടെ കോപ്പി നമ്പർ സൂചിപ്പിക്കുന്നു.

കേസ് രേഖകളുടെ ആധികാരികത തലക്കെട്ടിൽ പറഞ്ഞിട്ടില്ല. കേസിൻ്റെ പുറംചട്ടയിൽ, കേസിൻ്റെ അങ്ങേയറ്റത്തെ തീയതികൾ അറബി അക്കങ്ങളിൽ സൂചിപ്പിച്ചിരിക്കുന്നു - കേസ് സ്ഥാപിച്ചതിൻ്റെയും പൂർത്തിയാക്കിയതിൻ്റെയും വർഷം(ങ്ങൾ).
കേസിൽ രേഖകൾ (അനുബന്ധങ്ങൾ മുതലായവ) ഉൾപ്പെടുന്നുവെങ്കിൽ, കേസിൻ്റെ അവസാന തീയതികൾക്കപ്പുറമുള്ള തീയതികൾ, കേസിൻ്റെ തീയതികൾക്ക് കീഴിൽ ഇതിനെക്കുറിച്ച് ഒരു പുതിയ വരി നിർമ്മിക്കുന്നു: “കേസിൽ ... വർഷത്തേക്കുള്ള രേഖകൾ അടങ്ങിയിരിക്കുന്നു. (കൾ).” കേസ് ശീർഷകങ്ങളിൽ പ്രതിഫലിക്കുന്നതിനാൽ, വാർഷിക പ്ലാനുകളും റിപ്പോർട്ടുകളും അടങ്ങിയ ഫയലുകളുടെ കവറിൽ കേസ് തീയതികൾ ദൃശ്യമാകണമെന്നില്ല.