सभा आणि सभा, सामान्य आणि विशेष चिन्हे. "मीटिंग" आणि "बैठक" ची संकल्पना

सराव मध्ये, त्यांच्या कार्ये आणि उद्दिष्टांनुसार बैठकांचे विस्तृत विभाजन आहे. म्हणून, समस्याप्रधान, उपदेशात्मक आणि ऑपरेशनल मीटिंग वेगळे केले जातात. वैयक्तिक व्यवस्थापन: पाठ्यपुस्तक / S.D. रेझनिक एट अल. - दुसरी आवृत्ती, सुधारित. आणि जोडा. - M.: INFRA-M, 2004 .-- 622 p..

समस्या बैठकीचा उद्देश चर्चेत असलेल्या समस्येचे सर्वोत्तम व्यवस्थापन उपाय शोधणे हा आहे. अशा बैठकीतील निर्णय सहसा चर्चेच्या परिणामी तयार केले जातात आणि मतदानानंतर घेतले जातात. अशी बैठक खालील योजनेनुसार आयोजित केली जाते: अहवाल; स्पीकर्सना प्रश्न; चर्चा; उपाय शोधणे.

जलद आणि अधिक कार्यक्षम अंमलबजावणीसाठी नियंत्रण योजनेच्या वरपासून खालपर्यंत आदेश आणि आवश्यक माहिती पोहोचवणे हा ब्रीफिंग मीटिंगचा उद्देश आहे. अशा बैठकीमध्ये प्रमुख उपस्थितांना स्वीकारलेल्या प्रशासकीय निर्णयांची माहिती देतात.

ऑपरेशनल मीटिंग्स म्हणजे तथाकथित नियोजन बैठका, ब्रीफिंग्ज, पाच मिनिटांच्या बैठका. ते लांबलेले नाहीत. उत्पादनातील सद्यस्थितीची माहिती व्यवस्थापकाला मिळणे हा अशा बैठकांचा उद्देश असतो. ब्रीफिंगच्या विरूद्ध, ऑपरेशनल मीटिंग नियंत्रण योजनेद्वारे तळापासून माहिती प्रदान करते. मीटिंगच्या सहभागींकडून ऑपरेशनल माहिती प्राप्त केल्यानंतर, व्यवस्थापक "अडथळ्यांची उपस्थिती", अनुशेष आणि अपयशाची कारणे ओळखतो आणि येथे तो आवश्यक निर्णय घेतो, सूचना देतो आणि त्यांच्या अंमलबजावणीची वेळ निश्चित करतो. ऑपरेशनल मीटिंगमध्ये कोणताही अहवाल दिला जात नाही. मुख्य ध्येय म्हणजे त्या उत्पादन समस्या ओळखणे, ज्याच्या निराकरणासाठी संघाचे मुख्य प्रयत्न निर्देशित केले जावेत.

असे असले तरी, कोणत्याही बैठकीचा किंवा बैठकीचा मुख्य उद्देश माहितीच्या सामूहिक देवाणघेवाणीनंतर संयुक्त निर्णय घेणे, म्हणजे निश्चित परिणाम साध्य करणे हा असतो.

सभा आणि सभा यांचे वर्गीकरण

बैठका आणि परिषदा औपचारिक आणि अनौपचारिक असतात. इव्हेंट यशस्वीरित्या आयोजित करण्यासाठी, आपल्याला प्रथम त्याचे स्वरूप परिभाषित करणे आवश्यक आहे.

व्यवस्थापन कार्यांनुसार मीटिंग प्रकारांचे वर्गीकरण केले जाऊ शकते:

1. नियोजन बैठका, ज्यात संस्थेची रणनीती आणि रणनीती, योजनांच्या अंमलबजावणीसाठी आवश्यक संसाधने यावर चर्चा केली जाते;

2. कामगार प्रेरणेवर बैठका, जेथे उत्पादकता आणि गुणवत्तेची समस्या, कर्मचारी समाधान, कमी प्रेरणा कारणे, ते बदलण्याची शक्यता, नैतिक आणि भौतिक प्रोत्साहनांच्या समस्यांवर चर्चा केली जाते;

3. अंतर्गत संस्थेवरील बैठका, जिथे चर्चेचा विषय संस्थेची रचना, संरचनात्मक घटकांच्या कृतींचे समन्वय, प्राधिकरणाचे प्रतिनिधीत्व इत्यादी मुद्दे आहेत;

4. कर्मचार्‍यांच्या क्रियाकलापांच्या नियंत्रणावरील बैठका क्रियाकलापांचे परिणाम, निर्धारित उद्दिष्टे साध्य करणे, व्यत्ययांची समस्या, कमी उत्पादकता यावर चर्चा करण्यासाठी समर्पित आहेत;

5. संस्थेसाठी विशिष्ट बैठका, जिथे संस्थेतील परिस्थिती, नवकल्पना आणि त्यांच्या अंमलबजावणीची शक्यता, जगण्याची समस्या, स्पर्धात्मकता, प्रतिमा, शैली या संदर्भात ऑपरेशनल व्यवस्थापन समस्यांवर चर्चा केली जाते.

होल्डिंगच्या शैलीनुसार मीटिंगचे वर्गीकरण देखील आहे:

1. निरंकुश बैठका, बोलण्याचा अधिकार आणि निर्णय घेण्याचा अधिकार ज्यामध्ये फक्त नेत्याला आहे. या बैठकीतील सहभागींनी नेत्याने विचारलेल्या प्रश्नांचे ऐकावे आणि त्यांना उत्तरे द्यावीत. अशा बैठका आयोजित केल्या जातात जेव्हा व्यवस्थापकाला त्याच्या अधीनस्थांना सूचित करणे किंवा सूचना देणे आवश्यक असते.

2. मोफत सभांना कोणताही अजेंडा नसतो. ते पीठासीन अधिकाऱ्याशिवाय होऊ शकतात. अशा बैठका विचारांची देवाणघेवाण करण्यासाठी उकळतात, ज्यावरील निर्णय रेकॉर्ड केले जात नाहीत. अशी बैठक संभाषण किंवा संभाषणाच्या स्वरूपात आयोजित केली जाते.

3. चर्चा बैठक - ठराविक नियमांनुसार आयोजित बैठकीदरम्यान लोकांच्या समूहाच्या सामूहिक कार्याच्या परिणामी नवीन कल्पना निर्माण करून आणि प्रस्तावित उपायांचे विश्लेषण करून कोणत्याही समस्येवर निराकरण करण्याचा एक मार्ग. या पद्धतीचे वैशिष्ट्यपूर्ण वैशिष्ट्य म्हणजे व्यक्त केलेल्या विचारांची टीका आणि मूल्यांकनाची अनुपस्थिती.

अधिकृत कार्यक्रमाची स्थिती स्पष्टपणे चिन्हांकित आहे आणि स्थापित नियमांनुसार आयोजित केली जाते. अशा बैठकीला विशेष बहिष्कृत लोक नेहमी उपस्थित असतात. कार्यक्रमाचे मुख्य घटक:

1. अजेंडा (चर्चा करावयाच्या मुद्द्यांची यादी);

2. अहवाल (मुद्द्यांच्या साराचे सादरीकरण);

3. भाषणे (अजेंडावरील मुद्द्यांवर चर्चा);

4. दुरुस्त्या (चर्चेत प्रस्तावित केलेल्या बदलांची चर्चा);

5. वादविवाद (चर्चा);

7. प्रोटोकॉल तयार करणे (घटनांचे लिखित विधान);

8. विविध (अजेंड्यावर नसलेल्या मुद्द्यांची चर्चा).

अनौपचारिक मेळावे लोकांना अधिक आरामशीर वाटतात, परंतु तुम्ही अशा कार्यक्रमांची तयारी देखील केली पाहिजे. अनौपचारिक बैठकांसाठी आपल्याला आवश्यक आहे:

1. चर्चेसाठी विषयांची यादी;

2. कार्यक्रमाचे यजमान;

3. पोहोचलेल्या करारांचा प्रोटोकॉल.

अनौपचारिक कार्यक्रम अधिक आरामशीर वातावरणात होतात, परंतु तरीही हे लक्षात ठेवले पाहिजे की केवळ एक सुव्यवस्थित बैठक किंवा बैठक सकारात्मक परिणाम देते.

प्रत्येक बैठकीचा अजेंडा असावा ज्याचा आगाऊ विचार करणे आवश्यक आहे. अजेंडा वेळेची बचत करण्यास आणि दुय्यम मुद्द्यांवर जास्त काळ लक्ष न ठेवण्यास मदत करतो.

चांगल्या प्रकारे तयार केलेल्या अजेंडामध्ये हे समाविष्ट आहे:

* बैठकीचा उद्देश, तारीख, वेळ आणि ठिकाण;

* आमंत्रित व्यक्तींची यादी;

* चर्चा केलेल्या समस्यांची यादी;

* मुख्य थीम;

* भिन्न;

*पुढील बैठकीच्या तारखा.

बैठक हा विशिष्ट निर्णयांचा अवलंब (संवाद) करून व्यवसाय माहितीच्या एकत्रित देवाणघेवाणीचा एक मार्ग आहे. सर्वसाधारणपणे कामाची माहिती देण्यासाठी व्यवस्थापनाद्वारे बैठक आयोजित केली जाते.

सभा घेणे, सभा घेणे. सभेत संघर्ष

अधीनस्थांशी संप्रेषणाच्या सामान्यतः स्वीकारल्या जाणार्‍या पद्धती आणि त्याच वेळी व्यवस्थापकाचे कार्य आयोजित करण्याचे प्रकार म्हणजे उत्पादन मीटिंग आणि मीटिंग्ज.

मीटिंग आणि कॉन्फरन्स हे तुमच्या बॉसच्या मार्गदर्शनाखाली एकत्रितपणे व्यवसाय माहितीची देवाणघेवाण करण्याचा आणि विशिष्ट निर्णय घेण्याचा एक मार्ग आहे.

खालील प्रकारच्या मीटिंग्ज आणि मीटिंग्ज उद्देशानुसार ओळखल्या जातात:

प्रास्ताविक (नवीन प्रकल्पांचे सादरीकरण, प्रगत प्रशिक्षण);

माहितीपूर्ण (माहितीचे सामान्यीकरण, दृष्टिकोनाचा अभ्यास);

· स्पष्टीकरणात्मक (कर्मचार्‍यांना एखाद्या गोष्टीची खात्री पटवून देणे);

• समस्याप्रधान (समस्येच्या निराकरणासाठी सामूहिक शोध);

· उपदेशात्मक (आवश्यक माहितीचे लक्ष वेधून घेणे आणि कृतीची पद्धत स्पष्ट करणे);

ऑपरेशनल ("ऑपरेटिव्ह") (कार्यांच्या स्थितीबद्दल वर्तमान माहिती मिळवणे आणि "अडथळे" ओळखणे);

नियोजन बैठक (पुढील अल्प कालावधीसाठी कार्ये आणि योजना सेट करणे)

समन्वय (संवाद सुनिश्चित करणे

उपविभाग);

अंतिम (कालावधी किंवा उत्पादन चक्रासाठी सारांश);

पवित्रता (गंभीर सारांश,

कंपनीसाठी महत्त्वाच्या तारखा किंवा कार्यक्रम, सर्वोत्तम कर्मचार्‍यांना पुरस्कृत करणे);

"कामगार सामूहिक बैठक" (इतर सर्वांसाठी

मीटिंग्ज देखील एकत्रितपणे एकत्रितपणे कार्य करतात, परंतु हे नाव यावर जोर देते की बैठकीत काही महत्त्वाच्या मुद्द्यांवर चर्चा केली जाते, व्यवस्थापनापेक्षा एकत्रित कामासाठी अधिक - कामाची परिस्थिती, तयारी.

सुट्ट्या, इतर काही अनौपचारिक, विषयांच्या निर्मितीशी थेट संबंधित नाहीत; त्याच पंक्तीतून - कामगार संघटनेची बैठक).

"मीटिंग" आणि "मीटिंग" हे शब्द अनेकदा समानार्थी शब्दात घेतले जातात. तथापि, काटेकोरपणे सांगायचे तर, मीटिंग आणि मीटिंग या दोन्ही हेतू आणि ते आयोजित करण्याच्या पद्धतीमध्ये भिन्न आहेत.

आवश्यक तज्ञ आणि निर्णय घेण्यासाठी त्यांचे मत ऐकते (चर्चा आयोजित करते).... सहसा, प्रमुख, विभाग प्रमुख, अग्रगण्य तज्ञांच्या सहभागासह बैठका गोळा केल्या जातात - म्हणजे ज्यांचे मत महत्त्वपूर्ण आहे आणि दत्तक घेण्यावर प्रभाव टाकू शकतात.

तर, सभेचे कार्य सामूहिक कार्याची माहिती देणे आहे, सभेचे कार्य संयुक्त कार्य करणे आहे

समस्येमध्ये गुंतलेल्यांच्या संकुचित वर्तुळात उपाय

विशेषज्ञ व्यावसायिक संप्रेषणाच्या या स्वरूपांमधील फरक व्युत्पत्तीचे विश्लेषण करून समजून घेणे सोपे आहे.

(मूळ) त्यांची नावे: मीटिंगसाठी गोळा केली जाते

कोणत्याही हेतूने, बैठक प्रदान करण्यासाठी एकत्रित केली जाते. कोणतीही बैठक ही बैठक असते, परंतु प्रत्येक बैठक ही बैठक नसते. मीटिंगमध्ये सामान्यत: एक अरुंद स्वरूप समाविष्ट असते, म्हणून, आम्ही विस्तृत पैलूंचा समावेश करण्यासाठी मीटिंग आयोजित आणि आयोजित करण्याच्या मूलभूत तत्त्वांचा विचार करू.

सभेची तयारीउद्दिष्ट निश्चित करून, विषय, अजेंडा आणि सहभागींची रचना परिभाषित करण्यापासून सुरुवात होते.

बैठकीची प्रभावीता मुख्यत्वे द्वारे निर्धारित केली जाते

त्याच्या होल्डिंगची वेळ आणि ठिकाण, तसेच त्याची रचना

सहभागी किमान संख्येने लोकांना मीटिंगसाठी आमंत्रित केले पाहिजे - ज्यांच्याशिवाय ते कुचकामी ठरेल. (कधीकधी ज्या कामगारांना मीटिंग संपण्यापूर्वी हजर राहण्याची गरज नसते त्यांना सोडून देणे शहाणपणाचे असते.)

मीटिंगच्या यशाची गुरुकिल्ली हा एक सुव्यवस्थित अजेंडा आहे. सहसा ते मीटिंगच्या सहभागींना आधीच कळवले जाते जेणेकरून त्यांना आधीच माहित असेल की मीटिंगमध्ये कोणत्या मुद्द्यांवर चर्चा केली जाईल आणि ते तयारी करू शकतात. कोणत्याही परिस्थितीत, बैठकीच्या अगदी सुरुवातीला अजेंडा घोषित करणे आवश्यक आहे.

अजेंडा अनेकदा एक स्वतंत्र दस्तऐवज म्हणून चालते. हा दस्तऐवज दोन्ही आहे

बैठकीची घोषणा, आणि अशा आणि अशा विषयावर बैठक आयोजित करण्याचा आदेश

अशा आणि अशा प्रश्नांसह आणि अशा आणि अशा सहभागींसह. म्हणून, ऑर्डर बोर्डवर पोस्ट करणे अर्थपूर्ण आहे.

बैठकीच्या कार्यसूचीमध्ये हे समाविष्ट असणे आवश्यक आहे:

· सभेचे शीर्षक (विषय);

· बैठकीचे ठिकाण, वेळ आणि कालावधी याबद्दल माहिती; ...

· मीटिंगमधील सहभागींची माहिती (कोण उपस्थित असावे);

· चर्चेसाठी प्रश्नांची यादी (आवश्यक असल्यास - वक्त्यांच्या नावांसह);

नियम - अजेंडा आयटमवर वेळेचे वितरण. सभेची स्थिती क्षुल्लक असल्यास, विषय, वेळ-स्थळ, अजेंडातील समस्यांची यादी आणि

काही सभांना तपशीलवार अजेंडा आवश्यक नसतो. उदाहरणार्थ, एखाद्या लहान बैठकीसाठी, कधीकधी

मौखिकपणे ठिकाण-वेळ, सहभागींची यादी आणि घोषणा करणे पुरेसे आहे

विषय. चर्चेच्या मुद्द्यांची यादी या बैठकीतच तयार केली जाईल.

सभेची सुरुवात.मीटिंगचे नेतृत्व नेहमी एका व्यक्तीने केले आहे -

पीठासीन अधिकारी बहुतेकदा स्वतः नेता असतो. सभेच्या अगदी पहिल्या, प्रारंभिक टप्प्यात, अध्यक्ष, सर्व प्रथम, मुख्य प्रक्रियात्मक समस्यांकडे लक्ष वेधतात: बैठकीचा विषय आणि उद्देश, अजेंडाची सामग्री, प्रक्रियेचे नियम.

बैठक आयोजित करणेव्यवस्थापकासाठी, ते नेहमी दोन समांतर रेषांमध्ये विभागले जाते: प्रक्रिया राखणे आणि सामग्री राखणे.

बैठक आयोजित करणे

लोकांच्या एका विशिष्ट गटासाठी, विशिष्ट ठिकाणी, विविध विषयांवर चर्चा किंवा विशिष्ट समस्यांवर निर्णय घेतलेले अनेक प्रकारचे कार्यक्रम असतात. उदाहरणार्थ, भागधारकांची त्रैमासिक बैठक किंवा सर्वसाधारण कॉर्पोरेट बैठक. या क्रियाकलाप अनेक प्रकारांमध्ये विभागलेले आहेत:

ü बैठक

ü बैठक

ü व्यवसाय बैठक:

Ø व्यवसाय संभाषण

Ø वाटाघाटी

बैठक काही नियमांनुसार चालते ( बैठक आयोजित करण्याची प्रक्रिया), जे संस्थेच्या चार्टरमध्ये स्पष्ट केले आहे. सभेचे आयोजन आणि त्यात घेतलेले निर्णय एका विशेष दस्तऐवजात नोंदवले जातात बैठकीचे इतिवृत्त.

बैठक मीटिंगपेक्षा भिन्न आहे ज्यामध्ये सहसा थोड्या लोकांना मीटिंगसाठी आमंत्रित केले जाते. उदाहरणार्थ, एकाच संस्थेच्या वेगवेगळ्या विभागांचे प्रतिनिधीत्व करणारे लोक किंवा वेगवेगळ्या कंपन्या आणि फर्मचे प्रतिनिधी.

मीटिंग्ज पेक्षा मीटिंग्स बहुतेक वेळा नियमित असतात. ते ठराविक वेळी, सहसा आठवड्यातून एकदा बोलावले जातात. ज्वलंत समस्या आणि समस्यांवर चिंतन करण्यासाठी बैठका अस्तित्वात आहेत. अशा बैठका तातडीच्या गरजेनुसार न्याय्य असल्यास त्या अनुसूचित केल्या जाऊ शकतात. मीटिंगमध्ये इतिवृत्त सहसा ठेवले जात नाहीत, परंतु निकालांच्या आधारे ठराव निश्चितपणे मंजूर केला जातो.

व्यवसाय सभा मध्ये उपविभाजित व्यवसाय संभाषणेआणि वाटाघाटी

व्यवसाय संभाषणमुक्त संभाषणाच्या स्वरूपात घडते आणि विविध महत्वाच्या क्षणिक कार्यांवर चर्चा करण्यासाठी आयोजित केले जाते, परंतु शेवटी एक निर्णय जारी केला जातो.

वाटाघाटीअधिक मूलभूत समस्यांचे निराकरण आणि कंपन्या, संस्था किंवा उपक्रमांच्या संयुक्त क्रियाकलापांसाठी कार्ये प्रदान करतात, जसे की: परस्परसंवादाची श्रेणी निश्चित करणे, प्रभावाचे क्षेत्र मर्यादित करणे इ. अंतिम करारावर किंवा मौखिक विधानावर स्वाक्षरी करून वाटाघाटी समाप्त होतात.

प्रत्येक उद्योजक, व्यापारी, व्यापारी, त्याच्या क्रियाकलापांच्या स्वरूपानुसार, सहसा सहभागी म्हणून कार्य करणे किंवा विविध बैठका, परिषदा आणि व्यवसाय बैठका स्वतः आयोजित करणे आवश्यक असते. या इव्हेंट्स पार पाडण्यासाठी एक स्थापित प्रक्रिया आहे, ज्याचे पालन करणे आवश्यक आहे, कारण त्याचा थेट व्यवसायाच्या यशावर आणि विकासावर परिणाम होतो.

या कार्यक्रमांची तयारी आणि उच्च दर्जासह पार पाडण्यासाठी कोणत्या अटी पूर्ण केल्या पाहिजेत?

1. विषय स्पष्टपणे परिभाषित करणे आणि अजेंडा शेड्यूल करणे महत्वाचे आहे.

अजेंड्यात 2-3 महत्त्वाचे मुद्दे आणि 3-4 दुय्यम मुद्दे समाविष्ट केले पाहिजेत. हे प्रमाण का आहे? जर काही मुख्य प्रश्न असतील, तर तुम्ही त्यांचा अधिक सखोल विचार करण्यासाठी आणि त्यावर काम करण्यासाठी अधिक वेळ देऊ शकता. जर त्यापैकी बरेच असतील तर, मर्यादित वेळ लक्षात घेता, मुख्य मुद्द्यांचा वरवर विचार केला जाईल आणि अनेक बारकावे चुकतील.

2. बैठक, बैठक, वाटाघाटीसाठी आमंत्रित केलेल्या विशिष्ट व्यक्तींची यादी तयार करा.

अपवाद आहे उत्पादन बैठक.हे नियमितपणे आणि अपरिवर्तित उपस्थिती सूचीसह आयोजित केले जाते.

3. कार्यक्रमासाठी तारीख आणि विशिष्ट वेळ सेट करा.

वाटाघाटीची तारीख आणि वेळ सर्व पक्षांशी सहमत असणे आवश्यक आहे.

4. कार्यक्रमाची तारीख आणि वेळेबद्दल सर्व संभाव्य व्यक्तींची अनिवार्य सूचना.

बैठक होण्यासाठी, हे किमान एक आठवडा अगोदर करणे आवश्यक आहे. केवळ तेच लोक जे त्यात सतत सहभागी नसतात त्यांना आगामी उत्पादन बैठकीबद्दल चेतावणी दिली जाते.

5. हा कार्यक्रम कोणत्या कालावधीत होईल ते निश्चित करा आणि सर्व सहभागींना त्यांच्याबद्दल सूचित करा.

अनुभव दर्शवितो की इव्हेंटच्या समाप्तीच्या वेळेबद्दल चेतावणी उपस्थित असलेल्या सर्वांना शिस्त लावते आणि कार्यक्रमाची वेळ 10 ते 15% कमी करते.

6. मुख्य भाषण तयार करणे आवश्यक आहे. तो अहवाल किंवा छोटा संदेश असू शकतो. चर्चेसाठी आवश्यक उपस्थितांना नियुक्त करा.

भाषण विषयावर कठोरपणे केले पाहिजे आणि विचाराधीन समस्या प्रकट केली पाहिजे. युक्तिवाद आणि निष्कर्ष तथ्यांद्वारे प्रमाणित आणि समर्थित असले पाहिजेत. निष्क्रिय बोलणे आणि विशिष्टतेचा अभाव यामुळे प्रेक्षकांमध्ये केवळ दुर्लक्ष आणि उदासीनता निर्माण होईल.

7. परिसर निश्चित करा आणि कार्यक्रमासाठी तयार करा.

खोली किंवा हॉल आरामदायक आणि सर्व अपेक्षित उपस्थितांना सामावून घेण्याइतपत मोठा असावा. जागांच्या संख्येबद्दल आगाऊ विचार करा - प्रत्येकासाठी पुरेशा खुर्च्या असाव्यात. काही आकस्मिक राखीव ठेवणे चांगले. वाटाघाटी आयोजित करण्यासाठी, प्रत्येक सहभागीच्या समोर संपूर्ण आद्याक्षरांसह कार्ड ठेवणे योग्य नाही. ज्या संस्थेच्या वतीने ही व्यक्ती उपस्थित आहे त्या संस्थेचे किंवा कंपनीचे नाव त्यावर सूचित करा. प्रत्येक सहभागीसाठी टेबलवर कागदाचा तुकडा / वही आणि काही पेन ठेवा. पेये (गॅससह आणि शिवाय खनिज पाणी) आणि ग्लासेसची उपस्थिती प्रोत्साहित केली जाते. सौजन्याचे धोरण वाटाघाटी दरम्यान चहा आणि कॉफी देण्याची तरतूद करते.

ठरलेल्या वेळी काम कठीण झाले पाहिजे. विलंबामुळे आणखी मोठ्या विलंबाने सुरू होणार्‍या त्यानंतरच्या इव्हेंटलाच कारणीभूत ठरेल. सर्व पक्षांद्वारे वाटाघाटी आयोजित करताना - सहभागी, बिनशर्त काम सुरू होण्याच्या क्षणाचे निरीक्षण करण्याची प्रथा आहे. भागीदारांद्वारे वाटाघाटींसाठी तुमचा अवास्तव उशीर हा अत्यंत दुर्लक्ष मानला जाईल आणि पुढील परिणामांचा अंदाज लावणे कठीण होईल.

कार्यक्रमादरम्यान सर्वसाधारण वातावरण स्वागतार्ह असल्याची खात्री करा. व्यक्तिमत्त्वांमध्ये संक्रमण, नातेसंबंधांचे स्पष्टीकरण, अपमान आणि चिथावणी अस्वीकार्य आहेत.

बैठक आयोजित करण्यासाठी, तुम्हाला अध्यक्ष निवडण्याची गरज आहे.हे सर्वसाधारण खुल्या किंवा बंद मतदानाद्वारे केले जाते. हा टप्पा अनिवार्यपणे प्रोटोकॉलमध्ये रेकॉर्ड केला जातो.

अध्यक्षांना नियमांवर नियंत्रण ठेवण्यास आणि प्रत्येक स्पीकरचे नाव आणि आडनाव, त्याचे स्थान आणि सहभागी ज्या कंपनीच्या वतीने बोलतो त्या कंपनीचे नाव घोषित करण्यास बांधील आहे.

निवडलेला वक्ता विशिष्ट गुण असलेली व्यक्ती असणे आवश्यक आहे. सर्वात महत्त्वाचे म्हणजे अध्यक्ष हा सक्षम आणि निष्पक्ष व्यक्ती असावा. तो स्वतःला स्पष्टपणे आणि स्पष्टपणे व्यक्त करण्यास सक्षम असणे आवश्यक आहे, विरुद्ध मत सहनशील असणे आवश्यक आहे. त्याला कोणाला प्राधान्य देण्याचा आणि आपले मत लादण्याचा अधिकार नाही. सभेदरम्यान त्यांचे स्वतःचे प्रस्ताव असतील तर सर्व वक्त्यांनंतरच अध्यक्षांना व्यक्त करण्याचा अधिकार आहे.

कोणत्याही कार्यक्रमाचा सर्वात महत्वाचा क्षण म्हणजे स्टॉक घेणे आणि निर्णय घेणे. बर्याचदा, या क्षणी, काही प्रकारचे ऊर्जा आणि असहायता कमी होते. याचे कारण मनोवैज्ञानिक पैलू आहे: सहभागींना हे समजू शकत नाही की वेळ संपत आहे आणि काही प्रकारचे निर्णय घेणे आवश्यक आहे. त्यांना शंका वाटू लागते, संकोच वाटतो, निवड करण्यात संकोच होतो. अशी परिस्थिती उद्भवल्यास, एक प्रस्ताव घेऊन त्यावर विचार करणे हा उत्तम मार्ग आहे. जेव्हा चर्चा संपली पाहिजे तेव्हा एक क्षण गमावू नये हे खूप महत्वाचे आहे. हे सर्वस्वी अध्यक्षांच्या अनुभवावर अवलंबून आहे. मध्यावधी मतदानाची प्रथा देखील आहे, जेव्हा चर्चेच्या प्रत्येक टप्प्यासाठी सारांश तयार केला जातो. परंतु हा निर्णय अल्पसंख्याकांनी नाकारला तर तुम्ही अंतिम निर्णयाची घाई करू नये. या प्रकरणात, चर्चेच्या सर्व बाजूंचे समाधान करणार्‍या समाधानापर्यंत येण्यासाठी तुम्हाला चर्चा सुरू ठेवण्याची आवश्यकता आहे.

सचिवाच्या पवित्र कर्तव्यांपैकी एक म्हणजे विविध स्तरावरील नेत्यांनी सुरू केलेल्या बैठका, परिषदा आणि बैठका तयार करणे. बहुतेक प्रकरणांमध्ये, सचिव अशा घटनांचे मिनिटे देखील ठेवतात. हा लेख तुम्हाला या प्रक्रिया अधिक कार्यक्षम कसे बनवायचे ते दर्शवेल.

प्रोटोकॉलबद्दल बोलणे सुरू करण्यासाठी, सर्वप्रथम, तुम्हाला मीटिंगच्या तयारीवर लक्ष केंद्रित करणे आवश्यक आहे. अशा कार्यक्रमापूर्वी, अजेंडावर विचार करणे, सहभागींची रचना निश्चित करणे, सर्व स्पीकर आणि इतर सामग्रीचे अहवाल वाचणे महत्वाचे आहे. या सर्वांसाठी अतिरिक्त प्रयत्नांची आवश्यकता असेल, परंतु परिणामी, प्रोटोकॉल राखणे खूप सोपे होईल.

वेळ कसा वाचवायचा?

विविध अभ्यासानुसार, संस्थेचे प्रमुख आणि इतर कर्मचार्‍यांच्या कामकाजाच्या वेळेच्या 10 ते 50% पर्यंत मीटिंग घालवल्या जाऊ शकतात. घालवलेला वेळ कमी करण्यासाठी, मीटिंग आरंभकर्ते, यजमान आणि उपस्थितांनी खालील मार्गदर्शक तत्त्वे लक्षात ठेवावीत:

मीटिंगमध्ये फक्त अशाच मुद्द्यांवर चर्चा करा जे नियमितपणे सोडवता येत नाहीत.

मीटिंगमध्ये सहभागी होणाऱ्यांची संख्या मर्यादित करा. हे इव्हेंटच्या कालावधीच्या थेट प्रमाणात आहे. जर 5 कर्मचार्‍यांसह मीटिंगचा कालावधी 1 तास असेल, तर सहभागींची संख्या 10 किंवा त्याहून अधिक असल्यास, ते 2 तास किंवा त्याहून अधिक काळ टिकण्याची शक्यता आहे.

आगाऊ मीटिंग ब्रीफिंग तयार करा. गणना, विश्लेषणात्मक अहवाल, तक्ते, आलेख, सारांश, फोटो आणि व्हिडिओ सामग्री, सादरीकरणे, उत्पादनांचे नमुने, तज्ञांची मते विशेष तज्ञांनी प्रदान केली पाहिजेत. परंतु सभेच्या सचिवांनी साहित्याची तयारी तपासण्याचे बंधन आहे. म्हणून, कार्यक्रमाच्या एक किंवा दोन दिवस आधी, आपण हे करावे:

अ) जबाबदार व्यक्तींच्या मदतीने जे सादरीकरणे करतील, सर्व माहिती सामग्रीची यादी तयार करा;

b) जबाबदार व्यक्तींकडून इलेक्ट्रॉनिक साहित्य प्राप्त करा (उदाहरणार्थ, सादरीकरणे, स्पष्टीकरणात्मक नोट्स इ.);

c) जबाबदार व्यक्तींकडून अहवालांचे छापील गोषवारे आणि मजकूर प्राप्त करा.

प्रत्येक प्रश्नासाठी, एक जबाबदार कर्मचारी नियुक्त करा, जरी लोकांच्या गटाने ऑर्डरची अंमलबजावणी करावी.

गुन्हेगाराचा पर्दाफाश करण्यात वेळ वाया घालवू नका. लक्षात ठेवा की प्रत्येक बैठकीचे मुख्य कार्य अजेंडावर चर्चा करणे आणि त्यावर निर्णय घेणे आहे.

अजेंडा

बैठकीत चर्चा करावयाच्या मुद्द्यांची ही यादी आहे. ते सभेचे अध्यक्ष ठरवतात. मात्र, या प्रक्रियेत सचिवही सहभागी होऊ शकतात.

तुमचा अजेंडा विकसित करताना खालील मार्गदर्शक तत्त्वे वापरा:

• अनेक उपविषयांमध्ये खूप विस्तृत असलेले मीटिंग विषय विभाजित करा.आवश्यक असल्यास, प्रत्येक उप-विषयासाठी केंद्रबिंदूंद्वारे पूर्वतयारी बैठका आयोजित केल्या जाऊ शकतात.

उदाहरणार्थ, "मुख्य उत्पादन दुकानांद्वारे नियोजित लक्ष्यांच्या पूर्ततेवर" या विषयावर महिन्याच्या अखेरीस नियोजित केलेली बैठक, दुकानांमध्ये छोट्या बैठकांच्या मालिकेपूर्वी असावी: "योजनेच्या पूर्ततेवर फाउंड्री", "प्रोक्योरमेंट शॉपद्वारे योजनेच्या पूर्ततेवर", "मशीन शॉपद्वारे योजनेच्या पूर्ततेवर", "असेंबली शॉपद्वारे योजनेच्या अंमलबजावणीवर." किंवा "एंटरप्राइझमध्ये ईआरपी सिस्टमच्या अंमलबजावणीवर" या विषयावरील बैठकीच्या आधी अनेक बैठका घेतल्या पाहिजेत: "उत्पादनात ईआरपी सिस्टम सादर करण्याच्या समस्यांवर", "इआरपी सिस्टम आणि अकाउंटिंगमध्ये 1 सी दरम्यान संवाद सुनिश्चित करण्यावर ", "ईआरपी सिस्टम आणि डेटा ट्रान्सफरच्या तांत्रिक समर्थनावर", इ.

• समान महत्त्वाच्या अजेंडा मुद्द्यांवर आणा, एका समान थीमद्वारे एकत्रित करा... उदाहरणार्थ, वाहतुकीची तरतूद, वेअरहाऊसमध्ये वितरणाचा आदेश, एंटरप्राइझच्या प्रदेशातून तयार उत्पादने शिपमेंट आणि काढून टाकणे.

परस्परसंबंधित समस्यांची विस्तृत श्रेणी देखील अजेंडावर ठेवली जाऊ शकते. उदाहरणार्थ, त्यात हे समाविष्ट असू शकते:

नवीन उत्पादन लाइनचे संपादन;

उत्पादनाची तांत्रिक तयारी;

नवीन उपकरणांच्या खरेदीच्या संबंधात डिझाइन आणि तांत्रिक दस्तऐवजीकरणातील बदल;

उत्पादन इमारतींचे आधुनिकीकरण आणि मशीन टूल बाइंडिंगचा विकास;

उत्पादनासाठी साहित्य आणि तांत्रिक समर्थन.

त्याच वेळी, कारखान्याच्या प्रवेशद्वाराची पुनर्रचना किंवा कारखाना कॅन्टीनच्या प्रवेशद्वारासाठी इलेक्ट्रॉनिक पेमेंटची संस्था या बैठकीत स्पष्टपणे चर्चा करणे योग्य नाही.

हे स्पष्ट आहे की सचिव नेहमी अजेंडाच्या सामग्रीवर प्रभाव टाकू शकत नाही. नेत्याने बैठक बोलावली आहे, तो समस्यांची श्रेणी देखील मांडतो. आणि जर व्यवस्थापकाने कास्टिंगच्या उत्पादनासाठी आणि स्प्रिंग क्लीनअपच्या संस्थेसाठी नवीन उत्पादन लाइन खरेदी करणे या बैठकीच्या अजेंड्यात समाविष्ट केले असेल तर त्याला पटवणे शक्य होणार नाही. परंतु आमच्या बाजूने, आम्ही स्वच्छतेचा दिवस आयोजित करण्याच्या चर्चेला दुसर्‍या बैठकीत आणण्याचा प्रस्ताव देऊ शकतो, उदाहरणार्थ, एखाद्या इमारतीच्या दर्शनी भागावर पेंटिंग करणे किंवा संस्थेच्या वाढदिवसानिमित्त उत्सव आयोजित करणे या मुद्द्याशी एकत्र करणे.

• मीटिंगमधील सहभागींची क्षमता आणि जबाबदारीच्या क्षेत्रात येणाऱ्या मुद्द्यांवरूनच अजेंडा बनवा. उदाहरणार्थ, पुरवठा प्रमुखाच्या अनुपस्थितीत पुरवठा समस्यांवर चर्चा करणे निरुपयोगी ठरेल.
• अजेंडावरील विषय आणि समस्यांची संख्या मर्यादित करा... दिलेल्या कालावधीत प्रभावीपणे चर्चा आणि निराकरण केले जाऊ शकते म्हणून त्यापैकी बरेच असले पाहिजेत. उदाहरणार्थ, मीटिंगच्या 1 तासात, आपण चर्चा केलेल्या विषयांच्या प्रमाणात आणि मीटिंगच्या तयारीच्या गुणवत्तेवर अवलंबून 1 ते 5 प्रश्नांवर चर्चा करू शकता.
• शेवटच्या बैठकीत दिलेल्या असाइनमेंट आणि असाइनमेंटचा अहवाल अजेंडामध्ये समाविष्ट कराजर मीटिंगमध्ये सामायिक थीम आणि सहभागींची रचना असेल. या वस्तुस्थितीसाठी तयार रहा की, अजेंड्यावर असा कोणताही विषय नसला तरीही, अध्यक्ष त्यांच्या अधिकाराने ते सादर करू शकतात. म्हणून, सूचनांची यादी आगाऊ छापणे चांगले आहे - ती अध्यक्ष, प्रभारी व्यक्ती आणि सचिव यांच्याकडे असावी.

सभेचे सहभागी

कार्यक्रम सहभागींसाठी सामान्य आवश्यकता:

अजेंडावरील मुद्द्यांमध्ये क्षमता आणि स्वारस्य;

बैठकीच्या निकालांवर आधारित निर्णय घेण्यासाठी आणि अधीनस्थांना सूचना देण्यासाठी पुरेसे उच्च स्थान.

कार्यक्रमादरम्यान सहभागींची रचना बदलू शकते. जर मीटिंगमधील सर्व सहभागींना प्रभावित करणारे विषय अजेंड्यावर असतील आणि त्यातील काही समस्यांशी संबंधित असतील तर प्रथम सामान्य समस्यांवर चर्चा केली पाहिजे. बैठकीच्या या भागाच्या शेवटी, पुढील चर्चेत सहभागी नसलेल्या कर्मचार्यांना सोडले जाऊ शकते.

सर्वांना कसे सूचित करावे

सर्व मीटिंग सहभागींना कळवा कार्यक्रमाची तारीख, वेळ, ठिकाण, विषय याविषयी.

तुम्ही फोन कॉल, एसएमएस, ईमेल (डिलिव्हरी आणि रीड नोटिफिकेशन), वैयक्तिक बायपास वापरून मीटिंगची तक्रार करू शकता.

सहभागींपैकी एखादा विविध कारणांमुळे (वार्षिक रजा, तात्पुरते अपंगत्व, व्यवसाय सहल इ.) कामाच्या ठिकाणी अनुपस्थित असल्यास, अनुपस्थितीचे कारण शोधणे आवश्यक आहे आणि अनुपस्थित व्यक्तीची जागा घेणार्‍या कर्मचार्‍याची आठवण करून देणे आवश्यक आहे. बदली योजना जी त्याने मीटिंगला उपस्थित राहणे आवश्यक आहे.

तुमच्या संगणकावरील कॅलेंडरमध्ये “नियोजन मीटिंगला उपस्थित राहण्यासाठी डेप्युटीला आठवण करून द्या” सारखे पॉप-अप प्रॉम्प्ट जोडणे देखील उपयुक्त ठरेल.

मीटिंगबद्दल कोणाला सतर्क केले जाते आणि टेबलमध्ये केव्हा प्रविष्ट केले जाऊ शकते याबद्दल माहिती (उदाहरण 1).

उदाहरण १

सभेतील सहभागींना सतर्क करणे

ही बैठक 24 जून 2017 रोजी सकाळी 11:00 वाजता खरेदी संचालक कार्यालयात होईल.

विषय: 2017 च्या दुसऱ्या सहामाहीसाठी पुरवठादारांसह कराराचा निष्कर्ष.

सभेतील सहभागींसाठी आसनव्यवस्था

मीटिंग सहभागींसाठी आसन तक्ता तयार करण्याचे सुनिश्चित करा जर:

शीर्ष अधिकारी (शहरे, प्रदेश, प्रदेश, प्रजासत्ताक, महासंघ);

ट्रान्सनॅशनल कॉर्पोरेशन आणि होल्डिंग्जचे मालक इ.;

भागीदार संस्थांचे प्रतिनिधी.

शक्य असल्यास, सचिवांना अध्यक्षांच्या टेबलाशेजारी वेगळ्या टेबलवर बसवले पाहिजे (उदाहरण 2).

उदाहरण २

आसन तक्ता

नाव कार्ड

संबंधित ठिकाणांच्या विरुद्ध असलेल्या टेबलांवर, स्थान आणि (किंवा) पूर्ण नावासह नाव कार्डे ठेवणे आवश्यक आहे. प्रत्येक सहभागी. सर्वात सोपा पर्याय म्हणजे कागदाची दुमडलेली शीट (अंजीर 1)

तांदूळ. एकमीटिंग सहभागी नाव कार्ड

बॅज

विशेषतः गंभीर प्रकरणांमध्ये, बॅज (बिल्ला) तयार करणे आवश्यक आहे, ज्यावर आपण सूचित केले पाहिजे:

पूर्ण नाव. सहभागी;

त्यांची पदे;

प्रत्येक सहभागी प्रतिनिधित्व करतो त्या संस्थेचे नाव;

निर्दिष्ट संस्था जेथे स्थित आहे ते परिसर.

बॅजमध्ये हे देखील समाविष्ट असू शकते:

सहभागीद्वारे प्रतिनिधित्व केलेल्या संस्थेचा लोगो;

कार्यक्रमाचा लोगो (चिन्ह) (मीटिंग, कॉन्फरन्स इ.).

आपण ड्रॉस्ट्रिंग किंवा कपडपिनसह बॅज वापरू शकता. ते स्टेशनरी आणि कार्यालयीन पुरवठा स्टोअरमध्ये विकले जातात.

तुम्ही स्वतः मजकूरासह इन्सर्ट विकसित करू शकता, नंतर त्यांना प्रिंटरवर मुद्रित करू शकता, त्यांना कात्रीने कापून टाकू शकता आणि त्यांना बॅजमध्ये ठेवू शकता (चित्र 2).

तांदूळ. 2.स्वयं-डिझाइन केलेला बॅज घाला

जर तयारीसाठी पुरेसा निधी वाटप केला गेला असेल, तर प्रिंटिंग सेवा प्रदान करणार्‍या संस्थेकडून कार्ड घाला. आणि नियमित अंतर्गत बैठकांसाठी, बिल्ले अजिबात आवश्यक नाहीत.

सभेचा कालावधी

वेगवेगळ्या प्रकारच्या मीटिंगमध्ये वेळ वेगवेगळा असतो. उदाहरणार्थ, सकाळच्या बैठकीला सुमारे अर्धा तास लागू शकतो आणि विशिष्ट विषयावरील आंतरप्रादेशिक बैठकीला संपूर्ण दिवस लागू शकतो.

संमेलनाच्या लांबीचे आगाऊ नियोजन केले पाहिजे. सर्व सहभागींना कार्यक्रमाची सुरुवात आणि समाप्ती वेळ माहित असणे आवश्यक आहे. हे तुम्हाला त्वरीत आणि कार्यक्षमतेने काम करण्यात मदत करेल जेणेकरून तुम्ही उशीर होणार नाही.

तोडण्यासाठी

जर मीटिंग खगोलीय तासापेक्षा जास्त असेल (60 मिनिटे), तर प्रत्येक शैक्षणिक तासाला (45 मिनिटे) ब्रेक घ्यावा.

विशेषतः लांब कार्यक्रमांमध्ये, विराम दिले जाऊ शकतात, ज्या दरम्यान सहभागींना स्नॅक्स (सँडविच, फळे, मिठाई) आणि पेये (चहा, कॉफी, रस, खनिज पाणी इ.) दिले जातात.

जेव्हा मीटिंगची पातळी कमी असेल आणि मीटिंग रूमच्या शेजारी ऑफिस अभ्यागतांसाठी कूलर, कॉफी मशीन आणि डिस्पोजेबल डिशेस असतील, तेव्हा मीटिंगमधील सहभागी स्वतःला कॉफी, चहा किंवा पाणी ओतण्यास सक्षम असतील.

मीटिंगमधील सहभागी ज्या टेबलवर बसतात त्या टेबलवर पाण्याच्या बाटल्या आणि ग्लासेस आगाऊ ठेवता येतात - मग ते केवळ ब्रेक दरम्यानच नव्हे तर कधीही त्यांची तहान भागवू शकतात. टेबलवर अन्न न ठेवणे चांगले. सहभागींपैकी एकाने बिझनेस पेपरवर सँडविच टाकल्यास किंवा कॉफी गळती केल्यास ते लाजिरवाणे होईल.

एका वेगळ्या खोलीत स्नॅक्स आणि पेयांसह टेबल सेट करणे चांगले आहे. हे सहसा सेक्रेटरीद्वारे केले जाते, परंतु जर त्याने मिनिटे ठेवली नाहीत तरच. जेव्हा सेक्रेटरी मीटिंग दरम्यान खोली सोडू शकत नाही, तेव्हा असे करण्यासाठी नियुक्त केलेल्या दुसर्‍या व्यक्तीने ब्रेकची व्यवस्था करावी. किंवा, पर्यायाने, सचिव मीटिंग सुरू होण्यापूर्वी कॉफी ब्रेकसाठी सर्वकाही तयार करतात. विस्तारित बैठकांसाठी, सहाय्यक सहसा अपरिहार्य असतात.

वेळ फ्रेम

कार्यक्रमाचा कालावधी नियंत्रित केला पाहिजे. या नियमावर सभेचे अध्यक्ष देखरेख करतात.

तुमचा मीटिंग अजेंडा आखताना, प्रत्येक वक्त्याला बोलण्यासाठी आणि प्रत्येक मुद्द्यावर चर्चा करण्यासाठी लागणारा वेळ लक्षात घ्या.

प्रत्येक सादरीकरणाची टाइमलाइन चेअरमनकडे तपासा.

आवश्यकतेनुसार वेळापत्रक ब्रेक.

कॅल्क्युलेटरवरील सर्व वेळ मध्यांतरे जोडा आणि एकूणमध्ये जोडा

बैठकीला किती वेळ लागू शकतो हे अध्यक्षांना कळवावे. जर तो या आकृतीशी सहमत असेल तर, नियम सर्व सहभागींच्या लक्षात आणून दिले पाहिजेत, तसे न केल्यास, समायोजन करावे लागेल आणि पुन्हा अध्यक्षांना कळवावे लागेल.

एकदा सहमत झाल्यानंतर, वेळ-मर्यादित अजेंडा सर्व मीटिंग सहभागींना पाठविला जातो (उदाहरण 3).

उदाहरण ३

वेळ-मर्यादित अजेंडा

मीटिंगची मिनिटे: 5 प्रमुख पायऱ्या

प्रोटोकॉलकायमस्वरूपी महाविद्यालयीन संस्था (कमिशन, समित्या, कौन्सिल इ.) आणि तात्पुरत्या महाविद्यालयीन संस्था - विविध बैठका, परिषदा, परिसंवाद आणि परिषदांच्या दोन्ही क्रियाकलापांचे दस्तऐवजीकरण करा.

खालील प्रकारचे प्रोटोकॉल आहेत:

. संक्षिप्त प्रोटोकॉल- एक दस्तऐवज ज्यामध्ये पूर्ण नाव रेकॉर्ड केले आहे. आणि मीटिंगमधील सहभागींची स्थिती, त्याचा विषय, मुख्य प्रश्न, अहवालांचा सारांश, घेतलेले निर्णय, प्रत्येक जबाबदार व्यक्तीच्या कार्यांची यादी. हा प्रोटोकॉल सहसा ऑपरेशनल मीटिंगमध्ये ठेवला जातो.

. पूर्ण प्रोटोकॉल, वरील सर्व व्यतिरिक्त, सर्व भाषणे, मते, दुरुस्त्या आणि चर्चेतील इतर बारकावे यांचे तपशीलवार रेकॉर्ड समाविष्ट करते. हा दस्तऐवज तुम्हाला बैठकीच्या तपशीलवार चित्राची पुनर्रचना करण्याची परवानगी देतो.

मिनिटे ठेवण्याचा प्रकार मीटिंगचे अध्यक्ष किंवा एंटरप्राइझच्या प्रमुखाद्वारे निवडला जातो.

सभेसाठी तयार केलेले भाषणांचे मजकूर आणि इतर साहित्य संलग्नक स्वरूपात तयार केले जाते. प्रोटोकॉलच्या मजकुरात त्यांचा संदर्भ असणे आवश्यक आहे.

मीटिंगचा कोर्स किती अचूक आणि पूर्णपणे रेकॉर्ड केला जातो यासाठी सचिव जबाबदार आहे. ही जबाबदारी कमी लेखली जाऊ नये, कारण प्रोटोकॉल हा एकमेव दस्तऐवज आहे जो सर्व भाषणे, चर्चा, टिप्पण्या आणि घेतलेले निर्णय प्रतिबिंबित करतो ज्याची अंमलबजावणी करणे आवश्यक आहे. मीटिंग दरम्यान, त्यातील सहभागींना काहीतरी ऐकू येत नाही, ते लिहिण्यासाठी वेळ नसतो. प्रोटोकॉलचा संदर्भ देऊन पुनर्प्राप्त करणे सोपे होईल.

पायरी 1: कामाची जागा तयार करणे

मीटिंगपूर्वी मिनिटे ठेवणे सोपे करण्यासाठी:

. हॉलमध्ये स्वतःसाठी एक जागा निवडाजिथे कार्यक्रम होईल. सर्व सहभागी त्यामधून दृश्यमान असले पाहिजेत, अध्यक्ष, वक्ते आणि "प्रेक्षकांच्या टिप्पण्या" यांचे भाषण स्पष्टपणे ऐकू येण्यासारखे असावे (उदाहरण 2 मधील आसन तक्ता पहा).

. तुमच्या डेस्कवर मीटिंगमधील सहभागींची यादी त्यांच्या पूर्ण नावांसह ठेवा. आणि पोझिशन्स, तसेच बसण्याचा तक्ता... बैठक सुरू होण्यापूर्वी, कोण कुठे बसले आहे याचा काळजीपूर्वक अभ्यास करणे आणि नंतर आवश्यकतेनुसार आकृतीकडे लक्ष देणे उपयुक्त ठरेल.

. स्टेशनरीचा साठा करा... 2-3 पेन, 2 पेन्सिल, 2 इरेजर सोबत घ्या.

. कार्यालयीन उपकरणे आणि इतर उपकरणे कार्यरत आहेत का ते तपासा: घड्याळ, व्हॉइस रेकॉर्डर, कॅमकॉर्डर (असल्यास). पॉवर कॉर्ड आणि अतिरिक्त बॅटरी किंवा संचयक विसरू नका.

मीटिंगपूर्वी सर्व चर्चेतील मुख्य मुद्दे ताजे करा.

पायरी 2: मीटिंगची प्रगती कॅप्चर करा

सभेसाठी तयार केलेल्या साहित्याव्यतिरिक्त (अहवालांचे मजकूर, भाषणे, संदर्भ, मसुदा निर्णय, अजेंडा, सहभागींच्या याद्या इ.) ध्वनी रेकॉर्डिंग, व्हिडिओ रेकॉर्डिंग, उतारा किंवा खडबडीत हस्तलिखितांच्या आधारे मिनिटे तयार केली जातात. मीटिंग दरम्यान ठेवलेल्या नोट्स.

मी रफ नोट्स कशी ठेवू?

1. ड्राफ्ट मिनिटांसाठी पत्रके तयार करा- त्यांची संख्या अजेंडाच्या आकारावर अवलंबून असते. पहिल्या शीटवर, मीटिंगची तारीख, त्याचा विषय, मिनिटे क्रमांक, सहभागींची यादी, अजेंडा (उदाहरण 4) लिहा.

उदाहरण ४

बैठकीच्या इतिवृत्तांचा मसुदा. पत्रक क्रमांक १

नोट्ससाठी पुरेशी जागा सोडून वेगळ्या कोऱ्या कागदावर चर्चेसाठी प्रश्न लिहा:

पत्रक क्रमांक 2: "नॉन-फेरस आणि फेरस धातूच्या पुरवठ्यासाठी कराराच्या निष्कर्षावर कामाच्या स्थितीवर." पी.डी. प्रोखोरोव्हचा अहवाल;

पत्रक क्रमांक 3

पत्रक क्रमांक 4: "पुरवठ्याच्या वाहतुकीवर." व्ही.यू. मेदवेदेव यांचा अहवाल;

पत्रक क्रमांक 5:… (मीटिंग दरम्यान पूर्ण करणे);

पत्रक क्रमांक 6: "कच्चा माल आणि सामग्रीच्या खरेदीसाठी निष्कर्ष काढलेल्या आणि अंमलात आणलेल्या करारांतर्गत सेटलमेंटच्या स्थितीवर." केडी फोमिना यांचा अहवाल;

पत्रक क्रमांक 7:… (मीटिंग दरम्यान पूर्ण करणे);

पत्रक क्रमांक 8: "जेएससी ईएसपीझेडला स्टील आणि मिश्र धातुंच्या पुरवठ्यावर एलएलसी अॅमेटिस्टसह कराराच्या निष्कर्षावर." I.I.Telegina चे प्रस्ताव;

पत्रक क्रमांक 9:… (बैठक दरम्यान पूर्ण करणे).

2. सर्व मीटिंग सहभागी उपस्थित असल्याचे सत्यापित करा.पेन्सिलमध्ये मसुदा प्रोटोकॉलमध्ये अनुपस्थित असलेल्यांना बाहेर काढा - त्यांना उशीर होऊ शकतो. बैठकीनंतर अनुपस्थिती आणि उशीराची कारणे शोधा.

ज्यांना उशीर झाला त्यांच्या आगमनाची वेळ थेट प्रोटोकॉलच्या मजकुरात कंसात नोंदवा:

अशावेळी सभेत उपस्थितांपैकी नेमके कोणते आणि नेमके काय चुकले हे कळेल.

3. "ऐकलेले" आयटम भरा... मसुद्याच्या पहिल्या शीटवर आणि अहवालांच्या संबंधित शीर्षकांसह शीटवर, व्यक्तीचे संपूर्ण नाव सातत्याने नोंदवा. आणि स्पीकर शीर्षके, विषय आणि सारांश. आपल्याला फक्त मूलभूत माहिती रेकॉर्ड करण्याची आवश्यकता आहे: तारखा, संख्या, तथ्ये... त्यानंतर, दिलेल्या भाषणाच्या मजकुरासह नोट्स तपासा (प्रबंध). तुम्हाला विसंगती आढळल्यास, कृपया मीटिंगच्या अध्यक्षांना कळवा.

4. "बोललेले" आयटम प्रविष्ट करा(गरज असल्यास). हा परिच्छेद पूर्ण होतो जेव्हा स्पीकर्सचा कोर्स इतर सहभागींच्या टिप्पण्या, प्रश्न आणि आक्षेपांनी व्यत्यय आणला जातो. पूर्ण प्रोटोकॉलमध्येअशी प्रत्येक टिप्पणी ताबडतोब रेकॉर्ड केली पाहिजे, विशेषत: जर ती वाक्यांशासह असेल: "कृपया प्रोटोकॉलमध्ये प्रवेश करा." उदाहरणार्थ:

वस्तुस्थिती अशी आहे की कोणतेही विधान मीटिंगचा मार्ग बदलू शकते आणि नंतर हे घडले तेव्हा आणि त्याच्या संबंधात तो क्षण हायलाइट करणे आवश्यक आहे.

थोड्याच मिनिटांत

मीटिंग ही एक अनिवार्य घटना आहे ज्यामध्ये संस्थेचे सर्व सदस्य भाग घेतात, उदाहरणार्थ, भागधारकांची वार्षिक बैठक किंवा सहकारी सदस्यांची सर्वसाधारण सभा. मीटिंग आयोजित करण्याची प्रक्रिया संबंधित संस्थेच्या चार्टरद्वारे नियंत्रित केली जाते, मीटिंगचा कोर्स आणि घेतलेले निर्णय एका विशेष दस्तऐवजात रेकॉर्ड केले जातात - मीटिंगचे इतिवृत्त.

मीटिंगच्या विपरीत, मीटिंगमध्ये लोकांचे एक निश्चित वर्तुळ, नियमानुसार, विविध फर्म किंवा एंटरप्राइझच्या विभागांचे प्रतिनिधी उपस्थित असतात. बैठका सहसा नियमित असतात आणि काटेकोरपणे परिभाषित पद्धतीने भेटतात.

विभाजित वेळ, बहुतेकदा आठवड्यातून एकदा, आणि सध्याच्या समस्यांवर चर्चा करण्याच्या उद्देशाने आहे, जरी उत्पादनाच्या गरजांमुळे अनियोजित बैठका असू शकतात. मीटिंगचे इतिवृत्त ठेवणे आवश्यक नाही, परंतु सामान्यतः बैठकीच्या शेवटी निर्णय घेतला जातो.

व्यवसाय बैठक व्यवसाय संभाषणे आणि वाटाघाटी मध्ये विभागली आहेत. व्यवसाय संभाषणे विनामूल्य स्वरूपात आयोजित केली जातात, उद्भवलेल्या कोणत्याही समस्यांवर चर्चा करण्याच्या हेतूने असतात आणि निर्णय घेऊन समाप्त होणे आवश्यक नसते. वाटाघाटींचा उद्देश एंटरप्राइजेसच्या संयुक्त क्रियाकलाप, क्रियाकलापांच्या क्षेत्रांचे सीमांकन, किंमत धोरणाचा विकास इत्यादी गंभीर समस्यांचे निराकरण करण्यासाठी आहे. ते अंतिम दस्तऐवज किंवा तोंडी घोषणांचा अवलंब करून समाप्त होतात.

त्याच्या कामाच्या वैशिष्ट्यांमुळे, कोणत्याही व्यावसायिकाला बर्‍याचदा विविध मीटिंग्ज, कॉन्फरन्स आणि बिझनेस मीटिंगमध्ये भाग घ्यावा लागतो, तसेच हे कार्यक्रम स्वतः आयोजित करावे लागतात. ते त्यांच्या संस्था आणि आचार स्थापित क्रम अनुसरण करणे आवश्यक आहे, पासून अनेकदा सर्व व्यावसायिक कामाचे यश त्यावर अवलंबून असते.

मीटिंग, मीटिंग किंवा वाटाघाटी तयार करताना, तुम्ही हे करणे आवश्यक आहे:

1. एक अजेंडा निवडा आणि स्पष्टपणे व्यक्त करा. अजेंड्यामध्ये दोन किंवा तीन मुख्य मुद्दे आणि तीन किंवा चार किरकोळ मुद्दे असू शकतात. जर काही मुख्य प्रश्न असतील, तर मीटिंग फुरसतीने होईल आणि त्यांच्या पुरेशा संख्येइतका वेळ लागेल आणि मोठ्या संख्येने प्रश्न असतील तर चर्चा वरवरची होईल.

2. सहभागींची रचना निश्चित करा (मीटिंग्ज, वाटाघाटींसाठी). अपवाद म्हणजे उत्पादन सभा, ज्या नियमितपणे (सामान्यतः आठवड्यातून एकदा) स्थायी सदस्यत्वासह आयोजित केल्या जातात.

3. कार्यक्रमाचा दिवस आणि वेळ निवडा. वाटाघाटी आयोजित करताना, दिवस आणि वेळ सर्व सहभागींसह आगाऊ मान्य केली जाते.

4. कार्यक्रमाचा दिवस आणि वेळेबद्दल सहभागींना सूचित करा. बैठक आयोजित करताना, हे 5-7 दिवस अगोदर करण्याचा सल्ला दिला जातो. केवळ त्यात आमंत्रित केलेल्यांना, जे मीटिंगचे कायमस्वरूपी सहभागी नाहीत, त्यांना उत्पादन बैठकीचा दिवस आणि वेळ सूचित केले जाते.

5. कार्यक्रमाचा अपेक्षित कालावधी सेट करा आणि सहभागींना त्याबद्दल चेतावणी द्या. अनुभवाने दर्शविले आहे की मीटिंग किंवा मीटिंगची समाप्ती वेळ घोषित केल्याने त्याचा कालावधी 10-15% कमी होईल.

6. मुख्य भाषण किंवा सादरीकरण तयार करा आणि चर्चेसाठी आवश्यक सहभागी ओळखा. अहवाल विशिष्ट असणे आवश्यक आहे, विचाराधीन मुद्द्याचे सार प्रतिबिंबित करणे आवश्यक आहे, निष्कर्ष सिद्ध करणे आवश्यक आहे. अहवाल किंवा संदेशातील शब्दशः आणि विशिष्टतेचा अभाव यामुळे श्रोत्यांमध्ये उदासीनता निर्माण होते.

7. खोली निवडा आणि तयार करा. सर्व सहभागींना सामावून घेण्यासाठी खोली पुरेशी आरामदायक आहे याची खात्री करण्यासाठी काळजी घेणे आवश्यक आहे. खुर्च्यांची कमतरता नसावी. प्रत्येक सहभागीच्या समोर टेबलवर वाटाघाटी आयोजित करताना, आडनाव, नाव, आश्रयस्थान आणि तो ज्या कंपनीचे प्रतिनिधित्व करतो त्याचे नाव दर्शविणारे कार्ड ठेवण्याचा सल्ला दिला जातो. टेबलवर कागद आणि लेखन साहित्य देखील असावे, आपण नाश्ता ठेवू शकता. वाटाघाटी दरम्यान थोड्या प्रमाणात पेस्ट्रीसह चहा किंवा कॉफी सर्व्ह करणे चांगले मानले जाते.

तुम्हाला नेमून दिलेल्या वेळेत काम सुरू करावे लागेल. मीटिंग किंवा मीटिंग सुरू होण्यास उशीर झाल्यास याचा अर्थ असा होतो की पुढील मीटिंग उपस्थितांसाठी उशीर होईल. सर्व पक्षांद्वारे वाटाघाटी सुरू होण्याची वेळ पाळण्याची प्रथा आहे; वाटाघाटीसाठी उशीर होणे हे भागीदारांसाठी अत्यंत अनादर मानले जाते आणि त्याचे अनिष्ट परिणाम होऊ शकतात.

मीटिंग (मीटिंग) किंवा बिझनेस मीटिंग दरम्यानचे वातावरण मैत्रीपूर्ण असावे. सहभागींवर वैयक्तिक हल्ले, संबंधांचे स्पष्टीकरण अस्वीकार्य आहे.

सभा आयोजित करण्यासाठी अध्यक्षाची निवड केली जाते. अध्यक्षांची मुख्य कर्तव्ये आहेत:

नियमांचे पालन करा;

स्पीकरचे नाव आणि स्थान घोषित करा, ज्या संस्थेचा तो प्रतिनिधी आहे त्याचे नाव.

मीटिंगच्या अध्यक्षाने काही आवश्यकता पूर्ण केल्या पाहिजेत, ज्यापैकी मुख्य आहेत: क्षमता, निष्पक्षता, स्पष्टपणे आणि स्पष्टपणे व्यक्त करण्याची क्षमता आणि इतर लोकांच्या मतांची सहनशीलता. अध्यक्षांना एक किंवा दुसर्‍या मतासाठी किंवा सभेत सहभागी होण्यासाठी त्यांची पसंती दर्शविण्याचा, तसेच त्यांचे मत लादण्याचा अधिकार नाही. शेवटी त्याने आपले प्रस्ताव मांडावेत.

कोणत्याही बैठकीमध्ये किंवा बैठकीतील महत्त्वाचा टप्पा म्हणजे निर्णय घेणे. अशा क्षणी, बैठक अनेकदा असहाय्य होते, जणू काही ऊर्जा गमावली. असे घडते कारण सहभागींना हे समजू शकत नाही की निर्णय घेण्याची वेळ आली आहे, किंवा संकोच, निवड करण्याचे धाडस नाही. अशा परिस्थितीत, एक प्रस्ताव निवडणे आणि त्यावर विचार करणे सुरू ठेवणे चांगले. जेव्हा वादविवाद बंद केला पाहिजे तो क्षण गमावू नये हे महत्वाचे आहे - यासाठी अध्यक्षांचा अनुभव आणि कौशल्य आवश्यक आहे. एक चांगला मार्ग म्हणजे मध्यावधी मतदान. हे चर्चेच्या पुढील टप्प्याचा सारांश देते. तथापि, एखाद्याने अंतिम मताची घाई करू नये, जसे अल्पसंख्याकांनी नाकारलेला निर्णय घेतला जाण्याची शक्यता आहे. या प्रकरणात, अल्पसंख्याक सदस्य बहुसंख्य चुकीचे आहे हे सिद्ध करण्यासाठी कारवाई करू शकतात, ज्यामुळे चर्चा पुन्हा सुरू होऊ शकते आणि आधीच प्राप्त केलेले निकाल गमावले जाऊ शकतात.

एक विशेष प्रकारची बैठक तथाकथित "मंथन" आहे. जेव्हा एखादी कठीण समस्या सोडवणे, गोंधळलेल्या परिस्थितीतून मार्ग काढणे आणि जबाबदार निर्णय घेणे आवश्यक असते तेव्हा अशी बैठक घेतली जाते.

अशी बैठक आयोजित करण्यासाठी, सर्व प्रथम, कार्य स्पष्टपणे तयार करणे आवश्यक आहे - फक्त एक, सर्वात कठीण किंवा सर्वात महत्वाचे. 7-12 पेक्षा जास्त लोकांनी चर्चेत भाग न घेणे इष्ट आहे. "गॅलरी" आणि "प्रेसिडियम" नसावे म्हणून खुर्च्या एका वर्तुळात व्यवस्थित करण्याचा सल्ला दिला जातो. चर्चेची वेळ निश्चितपणे निश्चित केली पाहिजे. वेळेच्या कमतरतेमुळे तणाव निर्माण होतो जो मेंदूच्या क्रियाकलापांना उत्तेजित करतो. अशा बैठकीसाठी इष्टतम वेळ सुमारे 30 मिनिटे आहे. मांडलेल्या प्रस्तावांवर कोणीही टीका करू नये. बहुतेक लोक नैतिक धोक्याच्या परिस्थितीत सर्जनशीलपणे कार्य करू शकत नाहीत, जर एखाद्याला मागे खेचले गेले तर इतर सर्वांपेक्षा मूर्ख कसे वाटू नये याचा विचार करतील. चर्चेच्या सुरुवातीला, एक नियम म्हणून, सामान्य, रिक्त कल्पना पुढे ठेवल्या जातात. टीकेवरील बंदीमुळे कोणत्याही कल्पना आणणे सोपे होते, ज्यामध्ये काही खूप मौल्यवान असू शकतात. सर्वोत्कृष्ट कल्पना निवडण्याचा सल्ला दिला जातो, आणि सर्वात वाईट सोडून देऊ नका, जे आता निरुपयोगी वाटत होते ते नंतर उपयोगी पडू शकते. कल्पनांचे लेखकत्व स्थापित करण्याची आवश्यकता नाही - सर्वोत्तम कल्पना नेहमीच सामूहिक सर्जनशीलतेचे उत्पादन असतात.

जेव्हा कठीण परिस्थितीतून बाहेर पडण्याचा मार्ग सापडतो, तेव्हा "समर्थक" आणि "विरोधक" या दोन गटांमध्ये विभागण्याचा सल्ला दिला जातो आणि विकसित समाधानामध्ये कमकुवत मुद्दे शोधण्याचा प्रयत्न केला जातो. अंतिम निर्णय स्पष्टपणे तयार आणि रेकॉर्ड करणे आवश्यक आहे.